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1. PROTECCIN DEL TRABAJO

E xcel permite ciertos niveles de proteccin del trabajo que has

realizado en un libro. Cuando hablamos de proteccin, nos
estamos refiriendo a impedir que se produzcan cambios no deseados,
bien en el libro de trabajo o bien en una determinada hoja de clculo.

Existen dos niveles fundamentales de proteccin: a nivel de

libro de trabajo o a nivel de hoja de clculo. En el grupo de comandos
Cambios de la ficha Revisar de la Cinta de opciones se encuentran
los comandos que utilizaremos para proteger el libro o la hoja.

PROTECCIN DEL LIBRO:

Si pulsas en el botn , podrs proteger la estructura del

libro o las ventanas, activando la opcin u opciones correspondientes.

Para que la proteccin sea

efectiva, debers incluir una
contrasea, ya que, en otro caso,
un usuario no autorizado podra

ejecutar el comando

para poder realizar cualquier

cambio en el mismo.

Si decides proteger la Estructura del libro, un usuario

no autorizado no podr realizar, entre otras cosas:

Ver las hojas de clculo que estn ocultas.

Mover, eliminar, ocultar o cambiar de nombre las hojas de
clculo.
Insertar nuevas hojas de clculo u hojas de grcos. Sin
embargo, s que podra agregar grcos incrustados en una
hoja existente.
Mover o copiar hojas de clculo en otro libro.
Utilizar las herramientas para anlisis de datos que coloquen
los resultados en una hoja nueva.

Si la proteccin se realiza activando la casilla Ventanas,

entonces se incluye proteccin para impedir:

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Cambiar el tamao y la posicin de las ventanas del libro

cuando ste se abra.
Mover, cambiar el tamao o cerrar las ventanas. Sin embargo,
s que podra ocultar o mostrar las ventanas.

PROTECCIN DE LA HOJA DE CLCULO:

Al proteger la hoja de clculo en s y no el libro en su totalidad,

a travs del comando , incluirs un nivel de proteccin ms

concreto del trabajo que has hecho.

Al proteger la hoja, podremos indicar qu podrn hacer los

usuarios sobre la misma.

Para ello, en este cuadro

de dilogo aparece una lista,
en la que podrs activar o
desactivar lo que permitirs.

Por defecto, los usuarios

Ten mucho
cuidado en de una hoja protegida slo
no olvidar la pueden seleccionar las celdas,
contrasea tanto las bloqueadas como las
que utilices
para proteger desbloqueadas, para poder
tu trabajo, cambiar su contenido (a
porque, en continuacin veremos lo que
caso de que
la olvides o significa esto).
pierdas, ni t
mismo podras En cualquier caso, es fundamental introducir una contrasea. Si
desproteger
la hoja de no lo haces, la proteccin no tendr ningn sentido, ya que cualquiera
clculo. podra desproteger la hoja.

Muchas veces querrs proteger ciertas zonas de tu hoja de clculo

y dejar otras que s puedan ser editadas. Por ejemplo, podemos dejar
que los usuarios puedan introducir ciertos datos en determinadas celdas
de la hoja pero no cambiar otros detalles.

En la imagen que te muestro a continuacin, podramos dejar

que los usuarios introduzcan los detalles de los gastos que se van
produciendo (celdas B13 a E20), pero evitar que cambien el perodo de
gastos o la columna del importe, cuyo valor podra obtenerse a travs
de una determinada frmula.

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Recuerda que A travs de la ficha Proteger del cuadro de Formato de celdas

este cuadro de puedes desproteger una determinada zona y mantener otra protegida.
Formato de
celdas puedes
mostrarlo a
travs de la
opcin Forma-
to de celdas
del men
del botn

(en la ficha
Inicio), desde
el Iniciador
de cuadro de
dilogo
de los grupos
de comandos
de esta ficha o
desde el men
contextual
de la celda o
celdas selec- Si quieres que una celda no est bloqueada cuando se proteja
cionadas.
la hoja, desactiva la casilla Bloqueada (lgicamente, esta accin no
puede hacerse una vez se ha protegido la hoja de clculo). Esta casilla
slo tiene efecto cuando se ha protegido la hoja de clculo, en un nivel
que afecte a las celdas de la misma.

Como la casilla aparece activada por defecto en las celdas, lo

que se hace es desactivarla en aquellas celdas donde el usuario podr
introducir los datos necesarios en la hoja protegida. Posteriormente,
debers proteger la hoja de clculo.

La casilla Oculta oculta la frmula que tenga la celda para que no

aparezca en la barra de frmulas al seleccionar la celda. Igual que la
otra opcin, esto slo tiene efecto si la hoja est protegida.

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Existe otro nivel de proteccin que ya conoces. Se refiere a la posibilidad

de proteger el archivo para que slo pueda ser abierto por aquellos usuarios
Tambin po- autorizados (es decir, los que conozcan la contrasea correspondiente).
dras aconsejar
que el archivo
se abra como Podras introducir una contrasea de apertura, de forma que
slo lectura, cualquier usuario que quiera abrir el archivo deba conocerla. Si quieres
mostrando un que otros usuarios puedan abrir el archivo, pero no modificarlo, utiliza
mensaje al
abrirlo. Ten la contrasea de escritura.
en cuenta que
esto es slo Puedesestablecerestasopcionesatravsdelcomando Herramientas-
una suge-
rencia, por lo Opciones generales del cuadro de dilogo de Guardar.
que el usua-
rio podra no
hacer caso y
abrir el archivo 2. CREAR UN LIBRO COMPARTIDO
normalmente,

E
en lectura y xcel permite que distintos usuarios utilicen al mismo tiempo
escritura.
un libro y que puedan trabajar en la misma hoja de clculo.

Al crear un libro compartido, ests permitiendo que distintos

usuarios lo modifiquen al mismo tiempo y que incluso puedan ver los
cambios que otros hacen en el mismo.

Por ejemplo, fjate en la hoja de clculo que te muestro a

continuacin. Esta hoja se ha confeccionado para recoger los resultados
de una encuesta que se realiza a la salida de los colegios electorales
durante unas elecciones municipales.

Supn que tenemos un equipo de encuestadores, y cada uno de los

miembros de ese equipo se encarga de un determinado colegio electoral.
Todos ellos tienen acceso a este libro, de forma que, a medida que vayan
recogiendo datos, los tienen que ir reflejando en la hoja de clculo.

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En este caso, es una buena idea el compartir el libro, para tener

esta informacin actualizada en todo momento.

Lo primero es preparar el libro para ser compartido. Por ejemplo,

si quieres proteger la hoja, debers hacerlo antes de compartir el libro.

Tambin existen otras caractersticas, como combinar celdas,

aplicar formatos condicionales, crear grficos, etc., que no estarn
disponibles una vez compartido el libro.

Para compartir el libro, pulsa en el botn , en la ficha Revisar

de la Cinta de opciones, y activa la casilla Permitir la modificacin

por varios usuarios a la vez del cuadro de dilogo que aparecer.

En la parte
inferior de este cuadro
Incluso, desde de dilogo aparece una
esta ventana,
podras utilizar lista con los usuarios
el botn Quitar que estn accediendo
usuario para en estos momentos al
desconectar a
un determina- libro.
do usuario del
libro, una vez A travs de la
lo ests com-
partiendo. ficha Uso avanzado
podemos establecer
algunas opciones inte-
resantes a la hora de
compartir un libro.

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Por ejemplo, podremos guardar un historial con los cambios

que vayan realizndose. Esto puede venir muy bien cuando surjan
conflictos, es decir, cuando dos usuarios modifiquen una misma celda
de la hoja de clculo.

Tambin podremos indicar cada cuanto tiempo se actualizarn los

cambios que vaya sufriendo el libro (por parte de todos los usuarios).
De esta forma, podramos comprobar y actualizar los cambios cada vez
que se guarde el libro o a intervalos regulares.

Finalmente, indicaremos cul debe ser el comportamiento a seguir

por Excel cuando encuentre cambios conflictivos. Lo mejor suele ser
permitir que sea el usuario quien decida qu hacer.

Una vez aceptado el cuadro, Excel te indicar que guardar el

libro. A partir de ese momento, en la barra de ttulo aparecer la palabra
[Compartido], para indicarnos esta circunstancia.
No debes
guardar el
libro com-
partido en un El siguiente paso sera situar este libro en una carpeta compartida
servidor web,
ya que se trata
de la red, es decir, en un lugar al que puedan acceder los distintos
de un libro de usuarios que van a modificarlo.
Excel y no de
una pgina A partir de entonces, los usuarios podrn acceder al libro y
web.
modificarlo, para incluir los datos necesarios.

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3. TRABAJAR EN UN LIBRO COMPARTIDO

A medida que se trabaja en el libro compartido y, dependiendo

de cmo lo hayas configurado, irs viendo los cambios que
realiza el resto de usuarios que lo tienen abierto.

Por defecto, estos cambios se muestran cada vez que guardas el

libro. En ese momento, Excel comprueba si otro usuario ha guardado
anteriormente el libro y ha realizado cambios.

En este caso, Excel mostrar las modificaciones de los otros

usuarios en la hoja de clculo y te indicar dicha circunstancia.

Si no hay ningn conflicto entre las celdas que hayan modificado

los otros usuarios del libro y los cambios que hayas hecho t en la hoja,
la actualizacin se lleva a cabo sin ningn problema.

Pero tambin es posible que dos usuarios modifiquen las mismas

celdas de la hoja de clculo. En este caso, se produce un conflicto en el que
Excel necesita saber qu datos son los que finalmente prevalecern.

Los libros
compartidos
son una he-
rramienta til,
pero, debido a
este compor- Esto no debera ser muy frecuente, ya que cada usuario del libro
tamiento que debe saber qu rangos de celdas puede modificar.
hemos descrito
cuando ocurre
un conflicto, Cuando ocurre un conflicto, debes decidir qu hacer: mantener
los usuarios los datos que habas escrito t o los datos de los otros usuarios del
tienen que sa-
ber claramente
libro. Para ello, utiliza los botones del cuadro de dilogo.
lo que tienen
que hacer y Ten en cuenta que cualquier usuario del libro tiene la oportunidad
lo que pue- de decidir mantener sus datos o aceptar los que ha introducido otro.
den escribir o
modificar en el Esta decisin la tomar el ltimo que guarde el libro y haya modificado
libro. celdas que entren en conflicto con otros usuarios.

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4. EL HISTORIAL DE CAMBIOS

E n cualquier momento puedes resaltar los cambios que se han

producido en la hoja de clculo e incluso acceder al historial
de dichos cambios. De esta forma, conoceremos quin modific una
determinada celda y qu valor tena antes de hacerlo.

Para esto, pulsa el botn y selecciona la

opcin Resaltar cambios.

En el cuadro de dilogo que aparecer indicaremos cules son los

cambios que deseamos resaltar. Las condiciones se establecen a travs
de las listas Cundo, Quin y Dnde.

Por ejemplo, podramos resaltar los cambios efectuados por un

determinado usuario o los cambios producidos en un determinado
rango de celdas.
El mostrar
los cambios
en una hoja Tambin podemos indicar si los cambios se resaltarn en pantalla,
nueva suele se vern a travs de una nueva hoja de clculo o de las dos formas.
ser til cuando
hay muchos
cambios en un Al resaltar los cambios en pantalla, se mostrar un borde en las
libro o para celdas cambiadas y, si pones el cursor del ratn sobre la misma, se
que puedas
estudiar y se- mostrarn los detalles del cambio (quin realiz el cambio, en qu
guir la pista de momento, etc.).
una serie de
cambios.

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Si muestras los cambios en una hoja nueva, Excel crear la hoja

de clculo Historial, donde mostrar toda la informacin sobre los
cambios efectuados en el libro compartido: quin los realiz, en qu
momento, el contenido inicial y final de la celda y si prevaleci o fue
sustituido por otro cambio.

Fjate que aparece el filtro activado, de forma que puedas mostrar

fcilmente slo la informacin que realmente quieras. Por ejemplo,
podras ver los cambios realizados por un determinado usuario o en
una determinada fecha.

Adems, gracias al historial de cambios, siempre puedes volver a

una situacin anterior de la hoja. Para ello, accede a la opcin Aceptar
o rechazar cambios del botn .

Podrs indicar desde qu fecha quieres revisar los cambios, para

qu usuario y el rango de celdas. Excel ir pasando por cada celda que
se cambi segn lo indicado y, en cada caso, podrs volver al estado
anterior o mantener los valores actuales.

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5. ENVIAR Y COMBINAR LIBROS

E n Excel tambin puedes enviar un documento a un compaero

a travs de Internet, utilizando el correo electrnico.

Desde el submen Enviar del Botn de Office puedes

enviar el libro actual adjunto en un mensaje de correo electrnico a la
persona o personas que selecciones.

Adems, si has instalado el complemento o plug-in para crear

documentos PDF o XPS desde los archivos de Office, tambin
aparecern unas opciones que permiten generar un documento de estos
tipos y enviarlo adjunto en un mensaje de correo electrnico.

Otra posibilidad es enviar un libro a una o varias personas para

que lo revisen o completen, haciendo los cambios o comentarios que
crean oportunos.

Ahora enviaremos el libro a una persona mediante el comando de

revisin para que complete los datos que faltan.

Los comandos de enviar y revisar que vamos a utilizar en esta

leccin no estn disponibles en la Cinta de opciones, por lo que,
para acceder a ellos, adelos a la barra de herramientas de acceso
rpido (recuerda que esto se hace desde la seccin Personalizar del
cuadro de las Opciones de Excel). Estos comandos son Enviar para
revisin y Responder con cambios .

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A continuacin, para enviar el libro, pulsa el botn Destinatario

de correo (para revisin) de esta barra de herramientas de acceso
rpido.

En este caso, es interesante compartir el libro, porque, de esta

manera, luego podremos combinarlo con los libros modificados que
recibamos de las personas a las que se lo mandemos. Excel nos indica
esto y nos da la posibilidad de compartir el libro.

A continuacin, se abrir el programa para mandar mensajes de

correo electrnico, que, por defecto, es Microsoft Outlook, que es
parte de Office.

En el mensaje a enviar se incluye el archivo a revisar como un

adjunto, para que lo reciban la persona o personas a las que lo enves.

En el campo Asunto se suele escribir un pequeo texto que indica

de qu trata el mensaje. Excel incluye automticamente la indicacin
de que se revise el libro, pero puedes escribir lo que quieras.

Finalmente, pulsa el botn para mandar por correo

electrnico el mensaje.

Entonces, la persona o personas a las que hemos mandado el libro

recibirn el mensaje. Tendrn que abrir el archivo adjunto, modificar o
introducir los datos adecuados y devolvernos el libro.
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Cuando el usuario al que has enviado el libro lo abra, se activar

el botn Remitente original , desde el que podr volver a enviarte
el libro, una vez haya acabado de modificarlo.

Cuando recibamos el libro modificado, podemos guardarlo con

otro nombre. Para combinar los libros, de forma que se unan todas las
modificaciones realizadas en un libro, debemos utilizar el comando
Comparar y combinar libros , que tampoco aparece en la Cinta
de opciones, por lo que debes aadirlo a la barra de herramientas de
acceso rpido.

Al pulsar pulsa en este botn Comparar y combinar libros ,

podremos seleccionar y abrir el libro revisado o modificado que hemos
recibido en el mensaje de correo, con lo que se combinarn los libros,
de forma que se unirn todas las modificaciones realizadas.

Por otro lado, si dispones

de conexin con un servidor
web que tenga los servicios
Microsoft SharePoint, desde la
opcin Publicar - Crear rea
de trabajo de documento del
Botn de Office puedes
crear una zona virtual o rea
de documentos, que es una
ubicacin compartida donde
incluir documentos de Office en
los que vayan a trabajar un grupo
de usuarios.

En el rea de documentos
puedes exponer documentos para
que acceda una serie de usuarios
y los revisen.

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