Libro de caja

Un libro de caja o registro de caja chica, es un libro para hacer el seguimiento de

las compras pequeas en efectivo. Algunas pequeas empresas como
restaurantes encuentran a los libros de caja especialmente tiles debido a que
estas compaas tienden a tener pequeas cantidades de materiales fcilmente
disponibles para compensar los dficit impredecibles. Otros, como las empresas
de tecnologa, por lo general usan sus libros de caja con menor frecuencia debido
a que son menos propensos a tener necesidades urgentes de los activos tangibles
que pueden comprarse en una ubicacin, como una tienda de la esquina.

Usos del libro de caja

Un libro de caja es til para la contabilidad, ya que permite a una empresa realizar
un seguimiento de las compras pequeas en efectivo que fcilmente pueden
deslizarse a travs de las grietas. Un libro de caja debe ser parte de un fondo de
caja chica de empresa, que es una suma de dinero reservado para las compras de
bajo costo que son inconvenientes para hacer ya sea con cheque o tarjeta de
crdito. Algunos proveedores, como las cabinas de mercado de los agricultores no
pueden aceptar tarjetas de dbito o crdito, por lo que es necesario el uso de la
caja chica en la compra de ellos.

Protocolos de libros de caja

Lleva un libro de caja, enumera la cantidad de dinero que se utiliza para iniciar el
fondo de caja chica y luego una haz una lista y resta el monto de cada compra que
sale del fondo. Cuando se agote la cantidad que utilizaste para iniciar tu fondo de
caja chica, aade ms dinero y anota la cantidad que has aadido en tu libro de
caja chica. Peridicamente concilia la cuenta asegurndote de que el importe del
fondo coincide con el saldo observado en el libro.

Efectivo de contabilidad del libro

Tu libro de caja debe ser un registro de transacciones que son gastos legtimos de
negocios tales como materiales y suministros. Debido a que son gastos legtimos
de negocios, tendrs que transferir los registros de estas transacciones a partir de
tu libro de caja para tu contabilidad con el fin de reclamar estos gastos como
deducciones. Asigna estos gastos en las categoras apropiadas. Tambin registra
las sumas que se retiran de tu cuenta bancaria para transferir al fondo de caja
chica sealando en la contabilidad bancaria.

Cuestiones de libro de caja

Puede ser difcil determinar qu compras son las ms apropiadas para la
contabilidad del libro de caja. Los empleados que no estn autorizados para emitir
cheques o tarjetas de crdito pueden utilizar los fondos de la caja chica para las
compras que en realidad son lo suficientemente grandes como para merecer otras
formas de pago. Adems, una empresa que crece excesivamente dependiente de
las compras de caja chica puede gastar mucho dinero para los artculos que estn
disponibles a travs de fuentes ms baratas al por mayor.
Los libros auxiliares desarrollan y complementan las cuentas de los
libros principales y sus asientos deben guardar una estrecha concordancia
con las sumas del Mayor.

Los libros de caja y mayor disfrutan de lo que se puede considerar como una
relacin confusa porque el libro de caja en realidad funciona como libro mayor. En
compaas que manejan grandes cantidades de transacciones de dbito y crdito,
el libro de caja toma un lugar de cuenta de efectivo separada del libro mayor
principal de la compaa. Los negocios con mejores pagos y recibos pueden no
necesitar un libro de caja y usar solamente una cuenta de efectivo.

Libros mayores
El libro mayor general para una compaa sigue diferentes estructuras
organizacionales que un libro de caja. Un libro mayor separa las finanzas de una
compaa en diferentes cuentas como ganancias, gastos, activos, pasivos y
patrimonio. Las transacciones individuales, como pagos o recibos, son ingresados
en la cuenta adecuada cuando el libro mayor es actualizado. Por momentos, las
transacciones se mueven de una cuenta de libro mayor general a otra. Por
ejemplo, un contador o tenedor de libros categoriza los pagos recibidos por
adelantado de la entrega de los bienes o servicios como una cuenta pasiva
llamada "ingresos no devengados". Cuando el producto es entregado, esa entrada
se mueve a "activos".

Libros de caja
Un negocio usa un libro de caja para llevar un registro de diferentes recibos de
efectivo y pagos que se mueven a travs de la compaa. En contraste con la
forma en que la mayora de los individuos hacen balance de libros de caja
personales o cuentas de libros mayores, un negocio con libro de caja considera
los pagos como crditos y gastos como dbito. Una cuenta registra las
transacciones en forma cronolgica a medida que ocurren dentro de las columnas
de dbito o crdito.

Usar un libro de caja

El primer ingreso de un libro de caja es el balance inicial durante el comienzo de
un perodo contable. Cada ingreso en el libro debera contener fecha, un
recordatorio o "particular" sobre el gasto o recibo, y el monto total de la
transaccin. El libro de caja tambin contiene una pequea casilla para indicar la
pgina del libro mayor que corresponde a esa entrada. Esta casilla debera ser
llamada "L.F" o "Ledger Folio" (folio de libro mayor) en un libro de caja dedicado.

Grabar transacciones de libro de caja en libro mayor

Un negocio responsable debera equilibrar constantemente el libro de caja con la
declaracin bancaria mensual recibida de su institucin financiera y tener en
cuenta cualquier discrepancia en los fondos. Las transacciones del libro de caja
tambin deben ser transferidas a las cuentas apropiadas o titulares dentro del libro
mayor general. Por ejemplo, se deben anotar los pagos recibidos por servicios
bajo la seccin de "activos" en el libro mayor. Los gastos en efectivo para
negocios de suministros y otros materiales como gastos. El nmero de pgina del
libro mayor anotada en el libro de caja ayuda a apresurar este proceso.

La caja chica es un sistema que registra gastos pequeos, como de

estacionamiento, que no son adecuados para abonar con tarjeta de crdito o
dbito. Un libro de gastos de caja chica es un libro de contabilidad que se lleva
para registrar los importes que se suman o re restan del saldo. La caja chica
puede ser parte de un sistema de contabilidad mayor que documenta la forma en
que la empresa transfiere fondos de una cuenta a otra o gasta dinero.

Informacin de compra
El libro de caja chica te permite registrar informacin relevante sobre la compra
que has hecho. Dedica un campo especial a las descripciones de los elementos y
utilzalo para ingresar tanta informacin como consideres necesario. Por ejemplo,
si compraste un tornillo en la ferretera de la esquina, puedes anotar si la compra
ha sido para reparar una pieza de un equipo de la infraestructura o como parte de
un producto que le venders directamente a un cliente. Incluye tambin campos
para la fecha y el importe de la compra.

Informacin del saldo

Un libro de caja chica debe proporcionar un sistema claro y simple para saber qu
cantidad de dinero hay ahora. Incluye campos para calcular el saldo y poder volver
a calcularlo cada vez que extraes o aades dinero. Estos campos deben
proporcionarte un marco para resolver ecuaciones simples, lo que te permite
restar los importes de aquello que compres al saldo y aadir otros montos para
ingresos de efectivo que repongas.

Comparacin
Los importes que registres en el libro de la caja chica y el saldo que calcules cada
vez que extraes o aades dinero deben coincidir con la cantidad de dinero que
quede en la caja luego de que hayas llevado a cabo la transaccin. Los protocolos
del libro deben incluir un sistema de verificacin, que permita determinar si los
fondos se han aadido o sustrado de forma precisa y honesta. Por ejemplo,
cuenta los fondos y compralos con la cantidad de dinero que hay en el ilbro cada
vez.

Integracin
La informacin del libro es parte de un sistema de contabilidad ms amplio que
explica la actividad financiera de la compaa a los fines impositivos y que da
informacin sobre la eficacia y rentabilidad del negocio. Integra de forma peridica
la informacin del libro con los registros del sistema de contabilidad general,
enumerando los importes de las compras en las categoras adecuadas y utilizando
cifras para compensar las ganancias. Mantn adems registros de cmo obtuviste
los fondos que utilizaste para comentar y reponer la caja, como una extraccin de
dinero del banco.
LIBRO DE CAJA
El Libro de Caja es uno de los libros auxiliares ms usados. En l se lleva
registro de todo el movimiento de cobros y de pagos en efectivo y del
saldo de Caja.

Las columnas son las siguientes:

Fecha ,Conceptos, Debe, Haber y Saldo , aunque a veces pueden

encontrarse los encabezamientos: Cobros, Pagos y Saldo.

En este libro los saldos son arrastrados ,es decir, despus de cada
asiento se computa el saldo.

Al pasar a otra pgina se totalizan los Cobros y los Pagos y el primer

asiento de la pgina siguiente se escribe: Sumas anteriores y se consignan
los totales de la pgina anterior en la que habremos escrito: Suma y sigue ...

Para el cuadre de esta cuenta el total de los cobros menos el total de

los pagos deber ser igual al ltimo saldo.

LIBRO AUXILIAR DE CAJA COLUMNADO

El uso del formato del libro de caja columnado es muy prctico en la
Contabilidad ya que no solamente llevamos el control de los ingresos y
salidas de caja sino que al mismo tiempo vamos registrando cada movimiento
en la Cuenta correspondiente que lo ha originado.

Debemos tener en cuenta que al tratarse de contabilidad por partida

doble, cada asiento en el Debe de Caja se balancea con otro asiento en el
Haber de otra cuenta y cada asiento en el Haber de Caja se balancea con
otro asiento en el Debe de otra cuenta.

Por lo que si asentamos una partida en el Debe de Caja es porque ha

salido del Haber de otra cuenta ,y si asentamos una partida en el Haber de
Caja es porque entra en el Debe de otra cuenta.

Los cobros como es dinero que entra, se asientan en el Debe de Caja

y los pagos como es dinero que sale, se asientan en el Haber de Caja.

Para el cuadre de este libro comprobaremos que la suma del Debe de

Caja ha de ser igual que la suma del Haber de todas las otras cuentas y la
suma del Haber de Caja ha de ser igual que la suma del Debe de todas las
otras cuentas.

Cuando se utiliza este tipo de Libro de Caja al finalizar el mes ,todo

el movimiento de cobros y pagos del mes se redacta en muy pocos asientos
en el libro de Diario.
LIBRO DE CUENTAS CORRIENTES BANCARIAS
El Libro de Cuentas Corrientes bancarias lleva el control de todos los
movimientos de dinero en las relaciones de la empresa con un banco
determinado.

En este libro se asientan los ingresos y los pagos que se realicen a

travs del Banco .Despus de cada ingreso o de cada pago se determina el
saldo de la cuenta corriente.

Cuando se mantienen relaciones con diversos Bancos se llevar una

cuenta corriente para cada un de ellos .

Al final del mes el total de todos los saldos de los distintos Bancos
debe ser igual al saldo que arroje en el Libro Mayor la cuenta de bancos.

Al final de cada pgina ,la ltima lnea es para escribir Suma y

sigue..." y anotar los totales que se trasportan a la pgina siguiente que
empieza con "Sumas anteriores..." y se anotan el total de ingresos ,de pagos
y el saldo.

Las columnas para los importes se suelen encabezar con los epgrafes:
Debe para los ingresos ,Haber para los pagos y Saldo.

LIBRO DE CLIENTES
En el Libro de clientes se lleva una cuenta para cada cliente con el
que tenemos relaciones comerciales.

Todas las facturas que le despachamos y todas las notas de cargo las
asentamos en el Debe de su cuenta.

Todas las cantidades recibidas ya sean en efectivo ,transferencias,

cheques ,endosos, devoluciones etc ... se anotan en el Haber .

Resumiendo:

Todo lo que nos debe el cliente se anota en el Debe y todo lo que nos
paga se anota en el Haber.

Despus de asentar cada partida en la cuenta del cliente se determina

el saldo de la cuenta.

Cada asiento en el Debe se suma al saldo y cada asiento en el Haber

se resta al saldo.

Para efectuar el cuadre de esta cuenta se totalizan las columnas del

Debe y del Haber y la diferencia entre ambas cantidades debe ser igual al
ltimo saldo.

Observaciones:

Es obvio que si un cliente realiza una compra en efectivo, no tenemos

que utilizar para nada su cuenta.

S anotaremos en el debe de su cuenta cualquier compra que realice

a crdito.

Si un cliente nos devuelve mercaderas, por la causa que sea, anotaremos

su importe en el haber de su cuenta.

Si el banco nos devuelve un cheque o una letra de un cliente, por

cualquier causa, debemos anotar de nuevo su importe en el debe de su
cuenta y adems los gastos originados por la devolucin, si los hubiere.

Al computar cada saldo en este tipo de cuentas, debemos consignar

al lado del mismo, si es deudor o acreedor.

LIBRO DE PROVEEDORES
El libro de Proveedores tiene por objeto llevar una cuenta para cada
uno de los Proveedores con los que tenemos relaciones comerciales.

En cada cuenta se registrarn las compras de mercaderas que

realicemos a crdito y los pagos que hagamos a los mencionados
proveedores.

Las compras que hagamos a crdito se asientan en el Haber de esa

cuenta.

Los pagos y las devoluciones de mercaderas que hagamos se asientan

en el Debe de esa cuenta.

El formato del libro de proveedores consiste en una columna para la

fecha, otra columna ms ancha que las dems para describir el asiento y tres
columnas para las cantidades :Una para el Debe ,otra para el Haber y la
ltima para registrar el Saldo despus de cada asiento.

Al computar cada saldo determinaremos si es deudor o acreedor.

La diferencia entre el total del Debe y el total del Haber coincidir
con el ltimo Saldo.

Al revs que en el Libro de Clientes, un asiento en el Debe se resta

del Saldo y un asiento en el Haber se suma al Saldo.

Se llevar una cuenta corriente para cada Proveedor y la suma total de

todos los saldos debe ser igual al saldo de la cuenta de Proveedores en el
Libro Mayor.