INFORME DE AUDITORA DE SISTEMA DE GESTIN

1. INFORMACIN GENERAL
ORGANIZACIN

MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL

SITIO WEB: www.mineducacion.gov.co

LOCALIZACIN DEL SITIO PERMANENTE PRINCIPAL:

Calle 43 No. 57 14 CAN, Bogot D.C.

La certificacin solo cubre el sitio permanente principal

Direccin del sitio permanente Localizacin Actividades del alcance o procesos

(ciudad - pas) desarrollados en este sitio
NA NA NA

ALCANCE DE LA CERTIFICACION:

Diseo y prestacin de servicios en definicin de polticas y normatividad, desarrollo de proyectos,

asistencia tcnica, distribucin y seguimiento de recursos financieros, suministro y divulgacin de
informacin, para el fortalecimiento de la Educacin en Colombia. Tambin el servicio de atencin de
trmites de aseguramiento de calidad para la Educacin Superior.

Design and provide services in defining policies and standards, development projects and technical
assistance, distribution and monitoring of financial resources, provision and disclosure of information to
strengthen education in Colombia. Also care service quality assurance procedures for higher education

EXCLUSIONES JUSTIFICADAS (En el caso de sistema de gestin de calidad)

7.6. Equipos de Seguimiento y Medicin: Durante la realizacin del producto / servicio no se requieren
hacer mediciones que impliquen la utilizacin de instrumentos / equipos de medicin a los cuales se
requiera demostrar la trazabilidad con patrones trazables nacional o internacionalmente.

CDIGO IAF: [CS 37-0] Educacin

CATEGORIA DE ISO/TS 22003 : NA
REQUISITOS DE SISTEMA DE GESTION: ISO 9001:2008 NTCGP 1000:2009

REPRESENTANTE DE LA DIRECCION
Nombre: Cristina Miranda Escandn
Cargo: Subdirectora de Desarrollo Organizacional
Correo electrnico cmiranda@mineducacion.gov.co
TIPO DE AUDITORIA: Inicial o de Otorgamiento
Seguimiento
Renovacin
Ampliacin de alcance
Reduccin de alcance
Extraordinaria

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1. INFORMACIN GENERAL

FECHA Das de auditora)

Preparacin de la auditora y elaboracin del plan 2014-11-21 0.5
Auditora en sitio 2014-12-01/02 2.0
Verificacin complementaria (Si aplica) NA
EQUIPO AUDITOR
Auditor lder Pablo Emilio Riveros Silva
Auditor NA
Experto Tcnico NA
DATOS DEL CERTIFICADO DE SISTEMA DE GESTION
Cdigo asignado por ICONTEC SC 4006-1 GP 001-1
Fecha de aprobacin inicial 2006-08-23 2006 -08-23
Fecha vencimiento: 2015-07-22 2015 -07-22

2. OBJETIVOS DE LA AUDITORIA
Determinar la conformidad del sistema de gestin con los requisitos de la norma de sistema de
gestin.
Evaluar la capacidad del sistema de gestin para asegurar el cumplimiento de los requisitos. legales y
reglamentarios aplicables al alcance del sistema de gestin y a la norma de requisitos de gestin
Determinar la eficaz implementacin y mantenimiento del sistema de gestin
Identificar oportunidades de mejora en el sistema de gestin

3. ACTIVIDADES DESARROLLADAS

Fecha de envo del plan de auditora: 2014-11-21

Los criterios de la auditoria incluyen la documentacin del sistema de gestin desarrollada en

respuesta a los requisitos de la norma / documento normativo: ISO 9001:2008 NTCGP 1000:2009

La auditora se realiz en forma combinada y/o integrada?:

Si No
Auditora combinada , auditora integrada ; Combinada con ISO 14001.

Es aplicable la toma de muestra de sitios permanentes por mltiple sitio, segn condiciones de IAF
MD 1 o ISO/TS 22003, por ejemplo?:
Si No .

Si es auditora de renovacin, Se defini el plan de muestreo en el programa de auditora por seguir

para el prximo ciclo de certificacin (auditoras de seguimiento anuales y renovacin)) en el ES-P-
SG-02-F-030?
Si No .
La presente es una auditora de seguimiento.

Se auditaron actividades en sitios temporales o fuera del sitio (Por ejemplo instalaciones de cliente,
proyectos (de acuerdo al listado de contratos o proyectos entregado por la empresa)?:
Si No No aplica .

La auditora se realiz por muestreo selectivo de evidencias de las actividades y resultados de la

organizacin y por ello tiene asociado incertidumbre por no haber verificado todos los documentos y

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3. ACTIVIDADES DESARROLLADAS
registros.

En el caso de los esquemas en los que es aplicable el requisito de diseo y desarrollo (Por ejemplo
el numeral 7.3 de la nota ISO 9001), este aplica en el alcance del certificado?:
Si No .
El requisito de diseo y desarrollo aplica pero en esta auditora no se program el proceso que lo
aplica.

Existen requisitos legales o reglamentarios aplicables al alcance de certificacin?

Si No .
se verific la capacidad de cumplimiento de los siguientes requisitos legales aplicables, mediante su
identificacin, la planificacin de su cumplimiento, la implementacin y la verificacin por la
organizacin de su cumplimiento

Los artculos 27, 41, 67, 69, 70 y 366 de la Constitucin Poltica de 1991
Ley 30 de 1992, por la cual se organiza el servicio pblico de la Educacin Superior
Ley 115 de 8 de febrero de 1994 por la cual se expide la ley general de educacin
Ley 715 de 2001 por la cual se dictan normas orgnicas en materia de recursos y competencias de
conformidad con los artculos 151, 288, 356 y 357 de la Constitucin Poltica y se dictan otras
disposiciones para organizar la prestacin de los servicios de educacin y salud, entre otros. (Artculos
5 y 10).
Ley 30 de 1992 por la cual se organiza el servicio pblico de la Educacin Superior
Ley 1188 de 2008, relacionada con registro calificado
Ley 749 de 2000, relacionada con ciclos propeduticos
Decreto 1295 de 2010 reglamenta la ley 1188 de 2008

Se evidencia requerimientos legales especficos asociados al funcionamiento de la organizacin o

los proyectos que realiza, por ejemplo habilitacin, registro sanitario, licencia de funcionamiento,
licencia o permisos ambientales en los que la organizacin sea responsable?:
Si No .

Se evidencian cambios significativos en la organizacin, desde la anterior auditora, por ejemplo

relacionados con alta direccin, representante de la direccin, estructura organizacional, sitios
permanentes bajo el alcance de la certificacin, entre otros?
Si No .
La Ministra de Educacin y los directores.

Se evidenciaron las acciones tomadas por la organizacin para solucionar los hallazgos clasificados
como reas de preocupacin, reportados en el informe de la Etapa 1? (Aplica solo para auditoras
iniciales o de otorgamiento):
Si No No aplica .

Se presentaron, durante la auditoria, cambios que hayan impedido cumplir con el plan de auditora
inicialmente acordado?
Si No ,

Existen aspectos significativos que incidan en el programa de auditora?

Si No ,

El equipo auditor maneja la documentacin suministrada por la empresa en forma confidencial y

retorna a la organizacin toda la documentacin, en forma fsica o elimina la entregada en otro medio,
solicitada antes y durante el proceso de auditora?:
Si No .

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3. ACTIVIDADES DESARROLLADAS

Se recibi la propuesta de plan de accin para la solucin de no conformidades el 2014-12-16, los

cuales fueron aceptados

En el caso de auditora de seguimiento o renovacin y sin que se ampli el alcance de la

certificacin, se modifica la redaccin del alcance?
Si No .
.

4. CONFORMIDAD DEL SISTEMA DE GESTIN

Mayores 0
Nmero de no conformidades detectadas en esta auditoria
Menores 2
Mayores 0
Nmero de no conformidades pendientes de solucin de la anterior auditoria
Menores 1
Nmero de no conformidades solucionadas en esta auditora (se incluyen las Mayores 0
no conformidades menores pendientes de la auditora anterior y las no
Menores 1
conformidades mayores identificadas en esta auditora)
Mayores 0
Nmero total de no conformidades que quedan pendientes de solucin
Menores 2

5. HALLAZGOS DE LA AUDITORA

ASPECTOS QUE INDICAN FORTALEZAS

El nivel de detalle y suficiencia con que son tratados todos los temas en la revisin por la direccin,
incluyendo los soportes necesarios que permiten ver el avance y evolucin de la gestin y el
mejoramiento que se viene alcanzando.

La reformulacin de la gestin de riesgos, con la respectiva actualizacin, pasndose de 131 a

144 riesgos identificados.

La calificacin dada por UNESCO al portal educativo del MEN, ubicndolo en el tercer lugar en
amrica latina.

La implementacin de auditoras integradas (9001-14001-MECI) con participacin de equipos de

auditores conformados para tal fin, lo cual coadyuva con hacer ms productivas tales auditoras.

El enfoque que est orientando Gestin de Tecnologa, para contar con un SISTEMA UNIFICADO
que coadyuve con la integracin de informacin, dados los beneficios que con sta se van a
lograr.

El manejo y actualizacin de hojas de vida de los equipos objeto de mantenimiento, por la

informacin que aportan para el seguimiento y control.

La buena trazabilidad entre las noticias divulgadas y el impacto generado, a la luz de los medios
utilizados para las comunicaciones orientadas a los diferentes pblicos.

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5. HALLAZGOS DE LA AUDITORA
El mejoramiento evidenciado en las encuestas de satisfaccin (con excepcin de atencin al
ciudadano cuya disminucin se debe a razones coyunturales claramente identificadas y
planteadas las acciones pertinentes), de acuerdo con el cuadro siguiente, cuyo anlisis
desagregado y razones de las variaciones estn docimentadas.

Pblico objetivo 3013 2014

Secretarias de educacin 4.5 4.8
IES publicas 4.6 4.9
IES Privadas 4.7 4.7
Atencin al ciudadano 5.4 4.9
Contratistas 4.5 4.8
Las calificaciones son realizadas bajo a base de 6

OPORTUNIDADES DE MEJORA

Con base en que el manual de la calidad tiene como visin la proyectada para el ao 2014, de
aconsejable ajustarla a fin de que su enfoque permita trazar el nuevo rumbo, y una vez se
reformule, sean establecidos los objetivos pertinentes que permitan avanzar a la luz del horizonte
que sea propuesto.

Fortalecer la cultura orientada a determinar las actividades dirigidas a eliminar las causas de las
no conformidades que son identificadas por las auditoras internas, con la oportunidad establecida
en el respetivo procedimiento, a fin de que su solucin sea dada sin demoras injustificadas.

La redaccin de las acciones preventivas a fin de que indiquen claramente la no conformidad

potencial que se pretende prevenir.

Con base en que los indicadores establecidos para el proceso Fortalecimiento de la Pertinencia
estn mostrando el alcance de las metas propuestas para la fase que est terminando,
relacionada con aspectos tales como: contenidos educativos, formacin de docentes, de
directivos, implementacin de centros de informacin, entre otros, es conveniente identificar
nuevos indicadores que permitan evaluar el impacto de lo que se ha implementado, en los cuales
es aconsejable incluir evaluaciones relacionadas con:
-. Evaluacin de los docentes por parte de los estudiantes
-. Evaluacin del desempeo docente.
-. Resultados de los estudiantes
-. Disponibilidad y aprovechamiento de los recursos.
-. Realizar anlisis cruzado de indicadores segn sea pertinente.

El establecimiento de un repositorio de lecciones aprendidas que aporten al aprendizaje

organizacional y reduzcan los riesgos propios de la rotacin cuando esta se d, fundamentalmente
aplicable para los procesos misionales

Establecer metodologa que permita determinar la eficacia de la formacin/capacitacin de pares,

por ejemplo mediante evaluacin por las IES en las cuales realizan los trabajos respetivos, lo cual
dems coadyuva con la identificacin de oportunidades de mejora.

La complementacin de los controles que son llevados con respecto a los vehculos,
estableciendo alarmas automticas para aquellos mantenimientos que son vitales, tanto para la
operacin, como a la luz de requisitos legales/reglamentarios

Con respecto a formacin para el trabajo:

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5. HALLAZGOS DE LA AUDITORA

La revisin de los indicadores de formacin para el trabajo en cuanto a su formulacin, al igual que
fortalecer los anlisis de los resultados de estos, de tal forma que aporten suficientemente a
identificar oportunidades de mejora, ms all de reproducir la relacin de metas contra resultados.

Cuando se establezcan planes de mejoramiento, que estos incluyan el objetivo pretendido con
ellos, responsable, plazo y estrategias o actividades a desarrollar

La desagregacin de las metas anuales por periodos para facilitar el seguimiento y toma oportuna
de acciones cuando sea pertinente.

6. RESULTADO DE LA REVISIN DE LAS CORRECCIONES Y ACCIONES CORRECTIVAS

PENDIENTES DE LA AUDITORIA ANTERIOR
Se evidenci que quedan pendientes no conformidades de la auditora anterior?: Si No .

Una relacionada con el requisito 8.5.2.f

Se implementaron los planes de correcciones y acciones correctivas aceptados SI NO

por ICONTEC?
La organizacin modific los planes de correcciones y acciones correctivas SI NO
acordados con ICONTEC?
Se evidencia eficacia de los planes implementados? SI NO

7. INFORMACIN COMPLEMENTARIA
7.1. Anlisis de la eficacia del sistema de gestin certificado
Incluir la tendencia anual de las reclamaciones o quejas pertinentes del cliente (aplica a partir de la
primera auditora de seguimiento en sistemas de gestin de la calidad):

El siguiente cuadro muestra su desagregacin por procesos, servicios y funcionarios comparando los
dos ltimos aos:

ASPECTO A septiembre de A septiembre de

2013 2014
Procesos 82 28
Servicios 191 177
Funcionarios 68 126
totales 341 331

En el ao 20114 con excepcin de las PQRS relacionadas con funcionarios, las dems muestran
disminucin con respeto al 2013.

Se tiene establecida una metodologa para el tratamiento de las reclamaciones y quejas de los
clientes y/o solicitudes de las partes interesadas, eventos adversos (Para ISO 13485), recogidas de
producto? (para ISO 9001, NTC 5830, ISO 22000 y FSSC 22000) , accidentes, incidentes (para
OHSAS 18001, ISO 14001):
Si No .

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7. INFORMACIN COMPLEMENTARIA
El Ministerio de Educacin recibe, radica y da tratamiento y respuesta a las PQRS a travs del registro
en el sistema. CORDIS y mediante la aplicacin de los procedimientos establecidos en el
macroproceso de Atencin al Ciudadano.

Se han presentado comunicaciones con las partes interesadas, incluyendo, si es pertinente, la de

organismos de vigilancia y que estn relacionadas con la actividad del sistema de gestin
correspondiente?
Si No .
Se mantienen las comunicaciones normales con Entidades Territoriales (Secretaras de Educacin
Departamentales, Distritos, Municipios Certificados y no certificados a travs de Secretarias
Departamentales) y con las Instituciones de educacin Superior.

Se evidencia el logro de los objetivos de desempeo establecidos por la organizacin en el ltimo

periodo desde la anterior auditora de ICONTEC? (este tem aplica a partir de la primera auditora de
seguimiento y solo para aquellas normas o os documentos normativos que contienen requisito de
objetivos):
Si No .

En el cuadro siguiente se muestra el nivel de cumplimiento de los objetivos de desempeo a junio de

2014, en forma comparativa con el mismo periodo del ao 2013.

OBJETIVO NIVEL DE CUMPLIMIENTO

A junio de 2013 A junio de 2014

1. Aumentar los niveles de 92% 97%
satisfaccin de los clientes Mediante encuesta a Se ampli la muestra se
secretarias y a IES pblicas pas de 1022 encuestados
y privadas a 1363
2. Fortalecer la prestacin de los 63% 75%
servicios orientados al Se basa en proyectos
mejoramiento de la cobertura,
calidad, eficiencia y pertinencia
de la educacin
(EFECTIVIDAD MISIONAL)

3. Fortalecer el desempeo de los 67% 86%

Macroprocesos establecidos en
el MEN

4. Garantizar la disponibilidad, el 97% 96%

uso eficiente de los recursos
financieros y la disponibilidad y
competencia del recurso humano

5. Fortalecer la aplicacin de 86% 76%

mecanismos de autocontrol y de Se hace segn los cambios
evaluacin para garantizar la en el MECI es decir con
mejora continua cambio de metodologa
6. Garantizar mecanismos de 100% 100%
participacin ciudadana y control
social sobre la gestin del MEN

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7. INFORMACIN COMPLEMENTARIA
7. Mejorar el desempeo ambiental 93% 97%
del MEN

8. Mejorar el desempeo de 100% 100%

procesos sectoriales

7.2. Recurrencia de no conformidades detectadas en auditoras previas del ciclo de certificacin

A partir de la auditora de otorgamiento o renovacin, indicar contra cules requisitos se han reportado no
conformidades y si existe recurrencia a algn requisito en particular

Auditoria Nmero de no conformidades Requisitos

Otorgamiento / Renovacin 0 NA
1 de seguimiento del ciclo 1 8.5.2
2. de seguimiento del ciclo 2 7.5 8.2.2.b
Se evidencia recurrencia de no conformidades detectadas en las auditoras de ICONTEC el ciclo de
certificacin?
Si No .

7.3 Anlisis del proceso de auditora interna

La ltima auditora interna fue realizada entre el 21 de mayo y el 15 de noviembre de 2014 por KPMG, de
manera integrada (ISO 9001 - ISO 14001 - MECI) con participacin de equipos de auditores competentes
conformados para tal fin.

La auditora cubri todos los procesos del SGC, ajustada al programa y plan establecidos.

La orientacin de las auditoras sigue el procedimiento acorde con las directrices de ISO 19011: 2011

7.4 Anlisis de la revisin del sistema por la direccin

Se evidencia un buen nivel de detalle y suficiencia con que son tratados todos los temas en la revisin por la
direccin, incluyendo las entradas y salidas alineadas con los criterios de las normas ISO 9001:2008 y
NTCGP 1000:2009.
Los temas objeto de la revisin cuentan con los anlisis y propuestas de mejora respectivas. La evolucin de
los indicadores muestra tendencia general al mejoramiento.

7.5 Uso del certificado de sistema de gestin y autenticidad del certificado:

El logo o la marca de conformidad se usa en publicidad de acuerdo a lo establecido en el reglamento
ES-R-SG-001 y al Manual de Imagen de ICONTEC?
Si No .

El logo o la marca de conformidad se usa sobre el producto o sobre el empaque o envase o

embalaje del producto a la vista o de cualquier otra forma que denote conformidad del producto?
Si No

Se evidencia la adecuacin de la informacin contenida en el certificado (vigencia del certificado,

logos de organismos de acreditacin de acuerdo con razn social registrada en documentos de
existencia y representacin legal, direcciones de sitios permanentes cubiertos por la certificacin,
alcance, etc.?
Si No .

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8-INFORMACION RELACIONADA CON NO CONFORMIDADES Y LOS PLANES DE ACCION PARA SOLUCIONARLAS

Requisito(s)s de la
Clasificacin norma, en caso de Correccin propuesta
Descripcin de la no Anlisis de causas (indicar Accin correctiva propuesta y
# (mayor o auditora combinada o y fecha de
conformidad la(s) causas erices) fecha de implementacin
menor) integrada indicar la implementacin
designacin de la norma
1. Realizar una
1. En los informes capacitacin con los
finales de auditora servidores que realizan
de cada proceso se el informe del programa
hace referencia al de auditoras sobre la
cumplimiento de importancia de incluir
requisitos del SGC en las conclusiones del
asociados al mismo, mismo el concepto
pero se requiere sobre la eficacia,
consolidar las eficiencia y efectividad
No se est
determinando como conclusiones del en el sistema segn el
resultado de la auditoria programa de numeral 5.6.1
1 interna, si el SGC se auditoras en
mantiene de manera trminos de 2. Incluir en el informe
d eficaz, eficiente y No aplica
e efectiva.
MENOR 8.2.2.b eficiencia, eficacia y final del programa de
correccin
efectividad para el auditoras las
2 Evidencia. sistema de Gestin conclusiones sobre la
de Calidad en su eficacia, eficiencia y
Informes semestrales de conjunto. efectividad del SGC y
auditora interna 2. Desconocimiento y/o evidenciar los avances
omisin de la con periodicidad
actividad prevista en semestral para la
el proceso en la evaluacin del
estructuracin del desempeo del sistema
informe final del en la revisin efectuada
programa de por la alta direccin.
auditoras. A partir de:
15/07/2015 - 30/01/2016

Omisin en el
No se lleva a cabo el diligenciamiento del
servicio de calidad de la 1. Realizar un control
formato aludido para el
educacin en cuanto a documental previo y
evento de capacitacin de
capacitacin de pares pares del rea de salud, posterior a la realizacin de
de registro calificado, situacin que se present cada evento que garantice
bajo condiciones para este evento en la aplicacin del formato
controladas, particular y no de manera de evaluacin de los
general, lo cual no permite mismos.
2 Evidencia: medir el nivel de
satisfaccin de los mismos 2. Aplicar la encuesta de
d No se evidencia No aplica frente a la calidad de la satisfaccin a los eventos
e
MENOR 7.5.1/4.2.4
diligenciado el formato correccin. capacitacin impartida. de capacitacin que se
A-FM-TH-DE-00-01
2 versin 3 encuesta de realicen con el fin de
1. El supervisor del identificar oportunidades
satisfaccin contrato de logstica
relacionado con de mejora y nivel de
del evento no socializ satisfaccin de la misma.
capacitacin de pares con el contratista los
en ciencias de la salud
formatos que se deben
en el presente ao. A partir de:
emplear para evaluar
las capacitaciones de
pares. 05/12/2014 -30/06/2015
2. El contratista no

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atendi las
instrucciones del
supervisor y emple los
formatos propios.
3. El lder del evento
(servidor de la
Subdireccin de
Aseguramiento) no
solicit al contratista
de logstica las
evaluaciones de
satisfaccin del evento,
para evaluar la eficacia
del evento realizado.
.

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9. Relacin de registros adicionales que se deben cargar en el sistema informtico bpm (marcar
con una x los documentos que se cargan en bpm) Para uso interno de ICONTEC
Programa de auditoras (obligatorio para otorgamiento, renovacin y cada ciclo de certificacin
Plan de muestreo para multisitio (obligatorio para otorgamiento, renovacin y siempre que se
hagan cambios al plan de muestreo en los seguimientos).
No conformidades firmadas por el cliente (se anexan al informe) X
Cuestionario de evaluacin de FSSC 22000 (solo aplica para este esquema)

10. CONCLUSIONES DEL EQUIPPO AUDITOR DE ACUERDO CON EL ES-R-SG-01

Se recomienda otorgar la Certificacin del Sistema de Gestin
Se recomienda no otorgar la Certificacin del Sistema de Gestin
Se recomienda renovar la Certificacin del Sistema de Gestin
Se recomienda reactivar la Certificacin del Sistema de Gestin
Se recomienda ampliar / reducir la Certificacin del Sistema de Gestin
Se recomienda no ampliar la Certificacin del Sistema de Gestin
Se recomienda suspender la Certificacin del Sistema de Gestin
Mantener la Certificacin del Sistema de Gestin X
Se recomienda cancelar o retirar la Certificacin del Sistema de Gestin
Comentarios adicionales:

Nombre auditor lder: PABLO EMILIO RIVEROS SILVA FECHA: 2014 12 17

Este informe es propiedad de ICONTEC y se comunicar despus de la auditoria nicamente a la empresa y no ser divulgado a
terceros sin autorizacin de la empresa.

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