Instrumentos Pblicos Extra Protocolares

4.1. Definicin de Instrumentos Pblicos Extra Protocolares

Son aquellas atestaciones notariales que no se incorporan al protocolo, y sobre

los que el manto de la fe pblica se circunscribe en forma limitada al acto, hecho o
circunstancia que el notario presencie o le conste por percepcin sensorial y que no sea
de competencia propia de otra funcin (art. 98 LN.), (Gonzales, 2012, P. 1299).

Segn nuestra ley, los instrumentos extra-protocolares pueden ser actas o

certificaciones. Las primeras son instrumentos redactados por el notario, en el que se da
fe de la realizacin de un hecho y, especialmente, de una declaracin de voluntad. Los
segundos son atestaciones en documento privado, en donde el notario deja constancia
de aquello que hace o le consta.

Si tenemos en cuenta la definicin de "acta", como instrumento notarial

comprobador de un hecho, cualquiera que este fuese, y que solamente se encuentra

excluido para los casos en que la atestacin constituya una potestad delegada a otro

funcionario (art. 98 LN), entonces la conclusin es que estas se rigen por el principio de

nmeros apertus, y el notario podr constatar cualquier hecho, salvo norma en

contrario (por atribucin a un tercero de la potestad fedante). Por tal motivo, son

plenamente vlidas las actas de subasta privada o remate organizado por un particular,

sin que ello se encuentre circunscrito a los casos regulados en el D.L. 674.

La Ley del Notariado Peruano, para el autor, regula en sus artculos 94 a 116
los instrumentos pblicos extraprotocolares, es decir, aquellos que no forman parte del
protocolo del notario, nos referimos a las actas y a las certificaciones. Las actas, son
instrumentos pblicos extraprotocolares, en el que el notario consignar los actos,
hechos o circunstancias que presencie o le conste y que no sean de competencia de otra
funcin. Las actas podrn ser suscritas por los interesados y necesariamente por quien
formule observacin. Antes de la faccin del acta, el notario dar a conocer su condicin
de tal y que ha sido solicitada su intervencin para autorizar el instrumento pblico extra-
protocolar.

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 Para Cuba (2006), el acta notarial es el instrumento original en el que el notario
hace constar bajo fe uno o varios hechos presenciados por l y que los asienta en un
libro del protocolo.

En el caso de la actas extraprotocolares, la legislacin notarial es pobre

limitndose a sealar sus clases o modalidades; en cambio otras, -en el campo del
derecho comparado- dedican prrafos completos a su estudio, determinacin y
clasificacin. As, en el caso de Espaa, Mxico e incluso en legislaciones estatales
como las de las Provincias del. Chaco, Entre Ros y Buenos Aires en la Repblica
Argentina, se puede encontrar gran riqueza ordenativa de estas materias; a veces (el
caso Espaol) por la va reglamentaria o en otros casos (Mxico, provincias Argentinas)
por la va legislativa misma se establece la existencia de prrafos completos dedicados
al tratamiento del levantamiento Notarial de Actas. No es nuestra intencin profundizar
aqu -ya tendremos ocasin de examinarlas- los citados casos y varios otros existentes
en el derecho comparado, por lo que nos limitaremos por el momento a enfatizar no slo
su importancia terica normativa sino tambin su ndole eminentemente prctica, ya que
generalmente se comienza por definir qu debemos entender por Acta Notarial, para
luego poner acento en sus caractersticas, los diferentes tipos contemplados por cada
ordenamiento y el establecimiento en detalle de los requisitos substantivos y formales
que la confeccin de cada una de ellas requiere, todo lo cual otorga certeza y seguridad
al sistema as como tranquilidad al Notario y a los interesados que recurren a este
especial modo probatorio generalmente preventivo (Vsquez et al. 1997, P. 151-152).

El acta notarial, para el autor, al igual que la escritura pblica, es el documento

especializado que debe ser realizado por notario para que adquiera relevancia pblica;
es un instrumento par y a la vez igualitario en importancia, a la escritura pblica y sin
embargo, recibe por parte del legislador, slo un menosprecio ni siquiera de hermano
menor, sino que se le ignora e inobserva. Ms de las veces se hace el silencio respecto
de ellas, mientras la escritura es objeto de grandes atenciones y rigores normativos,
incluso en la ley de fondo, las primeras en cambio, no son tratadas ni siquiera en los
Cdigos formales, leyes especiales e incluso en la Ley del Notariado existente.

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 Asimismo, la Ley del Notariado menciona que las actas extra-protocolares son
de varias clases: la autorizacin para viaje de menores, destruccin de bienes, de
entrega, de juntas, directorios, asambleas, comits y dems actuaciones corporativas,
de licitaciones y concursos, de inventarios y subastas de conformidad con la Ley de
Promocin de la Inversin Privada de las Empresas del Estado, de sorteos y entrega de
premios, de constatacin de identidad para efectos de la prestacin de servicios de
certificacin digital, de transmisin por medios electrnicos de la manifestacin de
voluntad de terceros, de verificacin de documentos y comunicaciones electrnicas en
general y otras que la ley seale.

Las certificaciones, agrega Gonzales (2012), se caracterizan porque la actuacin

notarial se circunscribe a una atestacin concreta y especfica en cuyo caso la
intervencin del notario se hace sobre un instrumento ajeno a l, del cual no es autor.
Esta especialidad de las certificaciones, hace que se rijan, por el principio de nmeros
clausus, que no cabe ser extendido por va analgica. Esta conclusin se extrae del
mismo texto legal.

Nuestra Ley del Notariado, establece qu son certificaciones: la entrega de

cartas notariales, la expedicin de copias certificadas, la certificacin de firmas, la
certificacin de reproducciones, la certificacin de apertura de libros, la constatacin de
supervivencia, la constatacin domiciliaria y otras que la ley determine.

As como, las actas y certificaciones, que son susceptibles de incorporarse al

protocolo notarial, a solicitud de parte interesada, cumplindose las regulaciones que
sobre el particular rigen. Cabe precisar, que la fe del notario en las actas y
certificaciones es por la autorizacin de un instrumento pblico extraprotocolar,
realizada con arreglo a las prescripciones de la ley; en ellas, da fe de la realizacin del
acto, hecho o circunstancia, de la identidad de las personas u objetos, de la suscripcin
de documentos, confirindoles fecha cierta.

La entrega de cartas notariales consiste en que el notario certificar la entrega

de cartas y documentos que los interesados le soliciten, en la direccin del destinatario,
dentro de los lmites de su jurisdiccin, dejando constancia de su entrega o de las

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circunstancias de su diligenciamiento en el duplicado que devolver a los interesados.
El notario podr cursar las cartas por correo certificado, a una direccin situada fuera de
su jurisdiccin, agregando al duplicado que devolver a los interesados, la constancia
expedida por la oficina de correo. Debe enfatizarse que el notario no asume
responsabilidad sobre el contenido de la carta, ni de la firma, identidad, capacidad o
representacin del remitente. El notario llevar un registro, donde anotar, en orden
cronolgico la entrega de cartas o instrumentos notariales, el que expresar la fecha de
ingreso, el nombre del remitente y del destinatario y la fecha del diligenciamiento.

Tambin, refiere, que el notario expedir copias certificadas que contengan la

transcripcin literal o parte pertinente de actas y dems documentos, con indicacin, en
su caso, de la certificacin del libro u hojas sueltas, folios de que consta y donde obran
los mismos, nmero de firmas y otras circunstancias que sean necesarias para dar una
idea cabal de su contenido. El notario no asume responsabilidad por el contenido del
libro u hojas sueltas, acta o documento, ni firma, identidad, capacidad o representacin
de quienes aparecen suscribindolo.

Adems, certificar firmas en documentos privados cuando hayan sido suscritas

en su presencia o cuando le conste de modo indubitable su autenticidad. No tiene
validez alguna la certificacin de firma en cuyo texto se seale que la misma se ha
efectuado por va indirecta o por simple comparacin con el documento nacional de
identidad o los documentos de identidad para extranjeros. Si alguno de los otorgantes
del documento no sabe o no puede firmar, lo har una persona llevada por l a su
ruego; en este caso el notario exigir, ser posible, la impresin de la huella digital de
aquel, certificando la firma de la persona y dejando constancia, en su caso, de la
impresin de la huella digital. El notario no asume responsabilidad sobre el contenido
del documento de lo que deber dejar constancia en la certificacin, salvo que
constituya en s mismo un acto ilcito o contrario a la moral o a las buenas costumbres.
El notario podr certificarfirmas en documentos redactados en idioma extranjero; en
este caso, el otorgante asumela plena responsabilidaddel contenido del documento y de
los efectos que de l se deriven.

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 De la misma manera, el notario certificar reproducciones de documentos
obtenidos por cualquier medio idneo, autorizandocon su firma que la copia que se le
presenta guarda absoluta conformidad con el original. En caso que el documento
presente enmendaduras el notario, a su criterio, podr denegar la certificacin que se le
solicita o expedirla dejando constancia de la existencia de las mismas.

Otra modalidad es que el notario certifica la apertura de libros u hojas sueltas de

actas, de contabilidad y otros que la ley seale. La certificacin consiste en una
constancia puesta en la primera foja til dellibro o primera hoja suelta; con indicacin del
nmeroque el notario le asignar; del nombre, de la denominacin o razn social de la
entidad; el objeto del libro; nmeros de folios de que consta y si sta es llevada en
forma simple o doble; da y lugar en que se otorga; sello y firma del notario. Todos los
folios llevarn sello notarial. El notario llevar un registro cronolgico de certificacin de
apertura de libros y hojas sueltas, con laindicacin del nmero, nombre, objeto y fecha
de la legalizacin. Para solicitar la certificacin de un segundo libro u hojas sueltas,
deber acreditarse el hecho de haberse concluido el anterior o la presentacin de
certificacin que demuestre en forma fehaciente su prdida. La certificacin de
apertura de libro deber ser solicitada por el interesado o su representante, que es el
mismo que acreditar su calidad de tal ante el notario.

Respecto de los poderes, existen dos que son extraprotocolares, por cuanto el
poder por escritura pblica, no obstante estar contenido en el captulo tres de la ley,
como se desprende de su nombre, es instrumento protocolar. Aquellos dos
mencionados son el poder fuera de registro y el poder por carta con firma legalizada.

El poder fuera de registro se rige por las disposiciones establecidas en la seccin

primera del Ttulo II de la ley, sin requerir para su validez de su incorporacin al
protocolo notarial.

El poder por carta con firma legalizada, se otorga en documento privado,

conforme las disposiciones sobre la materia, respecto a asuntos inherentes al cobro de
beneficios de derechos laborales, seguridad social en salud y pensiones, etc., El poder
porcarta con firma legalizada tiene una validez de tres meses para cantidades menores

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a media Unidad Impositiva Tributaria (UIT). Cuando enlos poderes por escritura pblica
y fuera de registro, se cite normas legales, sin indicacin de su contenido y estn
referidas a actos de disposicin u otorgamiento de facultades, el notario transcribir
literalmente las mismas. El uso de cada una de estas modalidades de poder estar
determinado en razn de la cuanta del encargo. En caso de no ser este susceptible de
valuacin, regirn las normas sobre el derecho comn.