FINALIDAD DEL MANUAL

El presente Manual de Organizacin y Funciones de la empresa MADS es un Documento normativo

que tiene por finalidad:

1. Dar a conocer la estructura de las diferentes reas que componen la empresa determinando
las funciones generales y especficas de su estructura interna, los niveles de responsabilidad
y autoridad, delegados a cada una de las reas y las relaciones internas y externas de las
mismas.
2. Definir claramente su organizacin y funciones.
3. Brindar informacin acerca de las funciones y responsabilidades a todo el personal que
labora en las diferentes reas de la empresa. Para ello se distribuirn copias del presente
Manual de Organizacin y Funciones.
Todo el personal est en la obligacin de cumplir con lo establecido en el presente Manual
de Funciones.
Las estructuras o actividades no consideradas en el presente documento debern
desarrollarse de acuerdo a una lgica y prctica interpretacin del espritu del Manual.

ALCANCE

El presente Manual de Organizacin y Funciones, cubre la organizacin estructural funcional de la

Empresa MADS siendo su mbito de aplicacin todo el Personal que labora en las distintas reas de
la Empresa, desde la Gerencia General, Gerentes de las reas Administrativas, Comercial y
Operativas y personal que labora en los distintos niveles.

APROBACIN

El Manual de Organizacin y Funciones de la Empresa MADS ser aprobado por el directorio de la

empresa.
ESTRUCTURA ORGNICA

GERENTE
GENERAL

SECRETARIA

JEFE DE
GERENCIA JEFE DE
ADMINSITRACION
COMERCIAL OPERACIONES
Y FINANZAS

ENCARGADO DE
CONTADOR JEFE DE VENTAS
DISTRIBUCION

AUXILIAR
VENDEDOR 1 CHOFERES
CONTABLE

ENCARGADO DE
VENDEDOR 2 AYUDANTES
ALMACENES

VENDEDOR 3
 ORGANOS DE DIRECCIN

GERENCIA GENERAL

Es el mximo rgano de direccin encargado de la gestin administrativa e institucional de la

organizacin est a cargo del Gerente General.

PRINCIPALES FUNCIONES

a) Establecer polticas de acuerdo a los lineamientos de los accionistas.

b) Establecer objetivos estratgicos en reas como satisfaccin de intereses, produccin,
rentabilidad, eficiencia, inversiones, desempeo de la organizacin, responsabilidad pblica
entre otros.
c) Ejecutar las disposiciones del directorio, as como ejercer la rentabilidad jurdica, comercial y
administrativa de la sociedad, en concordancia con las atribuciones que le confieren los
estatutos y el manual de organizacin y funciones.
d) Asegurar una buena alineacin estratgica entre la organizacin y el medio.
e) Traducir los objetivos estratgicos en metas operacionales especficas.
f) Encargado de designar al Gerente General Adjunto, de acuerdo a las necesidades que
considere.

REQUISITOS PARA EL PUESTO

El Gerente General debe de ser un Profesional en Administracin o carreras afines.

Debe de tener una experiencia mnima de 03 aos en el puesto de Gerente de Operaciones
y/o de 02 aos en el puesto de Gerente General.
Haber recibido capacitacin en temas de Finanzas, Contabilidad Gerencial, Seguridad
Industrial.
Poseer la siguientes habilidades:

- Creatividad

- Planificacin.

- Iniciativa.

- Inters por el cliente (interno y externo).

- Responsabilidad.
 - Capacidad para comunicarse.

- Visin de Conjunto.

- Capacidad para la toma de decisiones.

- Capacidad para dirigir y motivar el grupo.

- Trabajo en Equipo.

SECRETARIA DE GERENCIA

La unidad de Secretara Gerencia est a cargo de una Secretaria Ejecutiva, quien administra la
agenda del Gerente General y la documentacin que ingresa a la Gerencia para conocimiento,
opinin, consulta, revisin, firma o visacin del Gerente, el cargo lo ocupa personal administrativo
de nivel superior.

a) Recepcionar y clasificar la documentacin de Gerencia.

b) Redactar la correspondencia, de acuerdo a las especificaciones generales.
c) Mantener actualizado el Archivo del Despacho de Gerencia. En coordinacin con el
personal auxiliar
d) Cuidar del buen estado y uso de los bienes y enseres asignados a la Oficina de Gerencia.
e) Llevar el registro de ingresos y salidas de Oficios, Memorandos, Circulares, Cartas y
Resoluciones que firma el Gerente de la empresa.
f) Recepcionar la correspondencia y distribucin de la misma a las reas correspondientes.
g) Redaccin de cartas a los clientes, adjuntando la documentacin solicitada por ellos
segn contrato.
h) Realizar el seguimiento a los clientes en cuanto a las cobranzas.
i) Apoyar en la coordinacin con Gerencia General, Administracin y Finanzas y Gerencia
Comercial para diferentes eventos de la empresa.

REQUISITOS PARA EL PUESTO

Certificacin como Secretaria Ejecutiva.

Experiencia mnima de 01 ao en labores administrativas.
Computacin Bsica, Office a nivel de usuario.
Poseer las siguientes habilidades:
 - Responsabilidad.

- Planificacin.

- Capacidad para comunicarse.

- Iniciativa.

- Puntualidad.

JEFE DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS

PROPOSITO PRINCIPAL

Dirigir el proceso de planeacin organizacional para la formulacin del plan estratgico y dems
planes, estrategias e instrumentos requeridos en la Empresa para el desarrollo y consolidacin de
del sistema de gestin, que permitan una mejora continua y liderar la definicin y estructuracin de
proyectos asociados la misin de La Terminal, conforme a las polticas institucionales y sectoriales
de movilidad.

FUNCIONES ESENCIALES

1. Articular los procesos para la definicin de polticas, estrategias y acciones tendientes al

mejoramiento continuo e integral de la organizacin, con las reas responsables, de
conformidad con las polticas sectoriales.

2. Dirigir e implementar mecanismos y estrategias requeridas para el desarrollo institucional,

la planeacin estratgica y la gestin de calidad, con la generacin de indicadores de
gestin y de resultado e informacin gerencial.

3. Dirigir el proceso de planeacin, formulacin, evaluacin, actualizacin y divulgacin de

las polticas, normas, procedimientos, manuales, metodologas, instructivos y formatos
con el fin de estandarizar y garantizar el desarrollo organizacional de la Empresa.

4. Dirigir los estudios para la formulacin e implementacin de las estrategias, planes y

programas para el desarrollo y control de los proyectos a cargo de la empresa, incluyendo
los lineamientos, especificaciones y requerimientos en materia social y ambiental, entre
otras, de conformidad con los objetivos estratgicos definidos en la plataforma
estratgica.
 5. Dirigir el proceso de implementacin y administracin de los componentes del sistema de
gestin; verificando que ste se encuentre formalmente establecido dentro de la Terminal
para garantizar el cumplimiento de los requisitos y lograr la satisfaccin del cliente, tanto
interno como externo.

CONOCIMIENTOS BSICOS O ESENCIALES

1. Polticas y normatividad de gestin y desarrollo urbano

2. Gerencia o administracin de proyectos.

3. Planeacin estratgica e indicadores de gestin

4. Sistema Integrado de Gestin

5. Plan de desarrollo econmico, social, ambiental y de obras pblicas para Bogot D.C.

6. Coordinacin de equipos de trabajo

REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA

Ttulo de Formacin Profesional en Ciencias sociales y humanas, Economa, administracin

y afines.

Ttulo de posgrado en reas relacionadas con las funciones del cargo.

Cuarenta y ocho (48) meses de experiencia profesional

JEFE DE VENTAS

PROPOSITO PRINCIPAL

Fortalecer la presencia y activa participacin de MADS en el mercado, mediante una adecuada y

oportuna gestin comercial, orientada al desarrollo de nuevos negocios a nivel local, departamental,
nacional e internacional. Para lograr este propsito, es fundamental el diseo, planeacin, direccin,
ejecucin y control de las polticas, planes y proyectos relacionados con la gestin de mercadeo y
ventas en Mads. Estimular el cumplimiento de las metas comerciales establecidas, en trminos de
ingresos por concepto de arrendamientos de reas, ferias y eventos propios o mediante alianzas
estratgica y la comercializacin de espacios publicitarios, atendiendo a cabalidad las estrategias
definidas por la Gerencia.
PRINCIPALES FUNCIONES

a) Mantener permanentemente informados a los directivos y profesionales bajo su

responsabilidad, sobre el estado de accin y planes de mejoramiento que se derivan de las
auditoras realizadas a su Gerencia.

b) Apoyar y ejecutar los requerimientos del Sistema de Gestin de Calidad que permitan
evidenciar el mejoramiento continuo de MADS.

c) Apoyar la internacionalizacin de la ciudad ejecutando proyectos especiales impactando la

competitividad organizacional.

d) Participar activamente en la definicin, divulgacin y ejecucin de la estrategia institucional

e) Liderar y apoyar a su equipo de colaboradores para la alineacin estratgica de los procesos

a su cargo, la definicin coherente de sus planes de accin y de los presupuestos
relacionados

f) Presentar con periodicidad convenida todos los informes de ejecucin y de resultados que
solicite la Gerencia General y los diferentes entes de control.

g) Disear las polticas, procedimientos y actividades concernientes a los clientes internos y

externos dentro de los procesos a su cargo, buscando documentar, ejecutar y hacer
seguimiento a las acciones preventivas, correctivas y de mejora pertinentes.

h) Realizar procesos de investigacin de buenas prcticas empresariales e innovacin en todos

los aspectos relacionados con los procesos a su cargo, buscando apropiacin del
conocimiento.

i) Proponer a la Gerencia General iniciativas que proyecten a MADS hacia el futuro, en los
procesos y temas a su cargo buscando la modernizacin que se requiere para convertir a la
organizacin en la preferida y referente para la realizacin de eventos.

REQUISITOS

Ttulo profesional en Administracin de Empresas, Comunicacin Social, Administracin de

Mercadeo, Profesional en Mercadeo, Profesional en Mercadeo y Publicidad. Con estudios
de Especializacin en alguna de las siguientes reas: Gerencia de Mercadeo, Gerencia
Comercial y Mercadeo y otras relacionadas con la misin del cargo.
 Cuatro (4) aos como gerente o director de mercadeo, gerente de ventas, gerente
comercial, con experiencia demostrable en el acompaamiento a la fuerza de ventas y
capacidad para la elaboracin de planes estratgicos de mercado, anlisis del mercado,
diseo de productos/servicios y costos.

CONOCIMIENTOS BSICOS O ESENCIALES

- Costos y Presupuestos.

- Proyeccin de Ventas.

- Direccin de Equipo de Ventas.

- Programas de Fidelizacin.

- Diseo de Planes Estratgicos de Mercadeo.

- Anlisis de Rentabilidad.

- Flujo de Caja.

- Anlisis de Mercado.

- Planeacin Estratgica

JEFE DE OPERACIONES

PROPOSITO PRINCIPAL

Identificar las necesidades y oportunidades de nuevos eventos en la ciudad, realizar investigacin

de mercados y ser generador de ideas. Manejar y dirigir la planeacin, realizacin y liquidacin de
los eventos propios y en asociacin de MADS

PRINCIPALES FUNCIONES

a) Participar en el diseo, organizacin, ejecucin y control de planes, programas y proyectos

generados en la Dependencia y velar por la adecuada aplicacin de las normas y
procedimientos vigentes en MADS.

b) Aplicar conocimientos, principios y tcnicas de su disciplina acadmica para lograr los fines
de la Dependencia.

c) Contribuir a asegurar una mejor integracin y sinergia entre las dependencias y servicios
internos de MADS.
 d) Liderar el anlisis, revisin, evaluacin y control de los sistemas y procedimientos de la
Dependencia, para procurar su efectividad.

e) Administrar adecuadamente los activos fijos y devolutivos asignados para fines

exclusivamente laborales, que se encuentran bajo su responsabilidad.

f) Presentar con la periodicidad acordada con el Jefe de la Dependencia/ otras instancias de

mayor jerarqua en Plaza Mayor, los informes de gestin, que dan cuenta del avance logrado
frente a las metas aprobadas en los planes de accin.

REQUISITOS

Ttulo Profesional en Administracin de Empresas, Administracin de Mercadeo, Mercadeo

y Ventas y otras reas afines con el objeto social de MADS

Estudios de Especializacin en reas relacionadas con las funciones del cargo como Alta
Gerencia, Gerencia de Mercadeo, Ventas y otros.

Tres (3) aos ocupando cargos de alto compromiso misional, del nivel ejecutivo, comercial
o directivo, con habilidad en el direccionamiento de equipos comerciales y cumplimiento
de presupuestos y metas.

CONOCIMIENTOS BSICOS O ESENCIALES

- Costos y Presupuestos.

- Proyeccin de Ventas.

- Direccin de Equipo de Ventas.

- Programas y Estrategias de Fidelizacin.

- Flujo de Caja. - Anlisis de Mercado.

- Manejo avanzado de Herramientas Office (Word, Excel, power point). Direccionamiento

Estratgico.

- Habilidades de Negociacin.

- Comunicacin Asertiva.

CONTADOR

OBJETIVO DEL PUESTO

 a) Coordinar y controlar las actividades que deber realizar el Departamento de Contadura.

b) Organizar y coordinar las actividades para el registro de las operaciones contables

ejecutadas con base en el presupuesto institucional.

c) Controlar y dar seguimiento al archivo y reguardo de la documentacin generada de las

operaciones contables.

PRINCIPALES FUNCIONES

1. Planear y coordinar las actividades del Departamento de Contadura y, puntualmente, la

elaboracin de procesos para el registro contable.

2. Verificar selectivamente los procedimientos administrativos, contables y presupuestales.

3. Dirigir y coordinar las acciones de los funcionarios de Contadura y realizar directamente las
acciones que as lo requieran, para el cumplimiento del as funciones inherentes al cargo.

4. Establecer y asignar tareas especficas a su personal.

5. Efectuar y controlar el registro de las operaciones contables que afecten la asignacin

presupuestal de la institucin.

6. Registrar y controlar los movimientos diarios y efectuar las conciliaciones bancarias y

arqueos de las cuentas del Tribunal. 7. Efectuar los cierres contables. 8. Controlar el
cumplimiento de la normativa vigente en lo referente a recursos econmicos y financieros.
9. Aplicar las polticas, normas e instrucciones relacionadas con remuneraciones, velando
por la correcta y uniforme aplicacin de las normas legales y reglamentarias en materia de
derechos y obligaciones.

REQUISITOS

Ttulo universitario de Contador Pblico o Contador Pblico Licenciado en Administracin.

Amplios conocimientos de las NICSP vigentes.

Amplios conocimientos de las Normas Internacionales de Informacin Financiera (NIIF)

vigentes.

Adecuado manejo del uso del Expediente Electrnico APIA.

Amplios conocimientos del Sistema Integrado de Informacin Financiera (SIIF).

 Conocimiento de las ISSAI (Principios fundamentales, Requisitos previos para el
funcionamiento de las EFS, Principios fundamentales de auditora).

Manejo de sistemas contables y registros y documentacin procedente de movimientos

presupuestales.

CONOCIMIENTOS BSICOS O ESENCIALES

- Manejo de paquetes contables, de auditoria y office

- Conocimiento de normas laborales.

- Manejo de sistemas SAP Y SIMEC (Deseable)

AUXILIAR CONTABLE

Ejecucin de labores de registro, control de datos y anlisis en el rea contable que requieren la
aplicacin de principios tcnicos de contabilidad.

PRINCIPALES FUNCIONES

1. Ejecutar las actividades asignadas, en concordancia con las leyes, polticas, normas y
reglamentos, que rigen su rea, por lo que deber mantenerse permanentemente
actualizado.

2. Recibir la documentacin contable que sirve de soporte a las operaciones y transacciones

de la entidad, revisando su exactitud y devolviendo aquellos que presentan datos ilegibles
e incompletos.

3. Codificar los diversos documentos contables de acuerdo al Manual de Cuentas de la

empresa y realizar el registro de los asientos de diario, ajustes, reclasificaciones y otros
movimientos de naturaleza contable.

4. Distribuir los documentos de naturaleza contable a otras unidades de la empresa, as como

distribuir los listados de cheques.

5. Mantener actualizados los archivos de comprobante y otros documentos de naturaleza

contable y mantener el control consecutivo de los documentos.

6. Mantener actualizados los registros auxiliares asignados de aquellas cuentas del sistema
contable.

7. Analizar y conciliar cuentas contables que presentan inconsistencias dentro del sistema.
 8. Realizar conciliaciones de poco movimiento de las diferentes cuentas bancarias de la
empresa.

REQUISITOS

- Ttulo de Tcnico Medio

- De seis meses a un ao de experiencia en la ejecucin de labores relacionadas con el rea

de especialidad del puesto.

- Iniciativa, complejidad y supervisin recibida Requiere alguna iniciativa y supervisin, por

cuanto el trabajo permite seleccionar entre diversos mtodos y procedimientos ya
establecidos, sobre la base de instrucciones detalladas.

- Debe resolver situaciones similares de poca complejidad, buscando nuevos cursos de accin
para obtener la solucin.

JEFE DE ALMACENES

FUNCIONES PRINCIPALES

1. Revisin de los pactos de consumo / existencias (stock).

2. Asistencia a Comisiones Tcnicas. Atencin a proveedores y responsables de servicios.

3. Autorizar regularizaciones y devoluciones de mercanca.

4. Control de la jornada laboral, vacaciones y festivos del personal a su cargo.

5. Revisin de los acuerdos de iniciacin de expedientes.

6. Dar la orden de cierre mensual. Seguimiento de las programaciones de entradas.

Comunicacin y coordinacin con los responsables de Contratacin y Compras.

7. Deteccin de necesidades de material. Remisin de propuestas de pedidos a la Unidad de

Compras.

8. Planificacin, control y seguimiento del almacn. Definir indicadores de calidad. Elaboracin

de informes y estadsticas.

9. Analizar las coberturas, caducidades y obsolescencias. Reclamacin de mercanca pendiente

de servir.

JEFE DE VENTAS
Gestion y proceso de comercializacin del producto Supervision de Tareas operativas

FUNCIONES

Gestion del preceso de recepcin y entega del producto

Supervisin de tareas operativas

REQUISITOS

Titulado Superior

Recomendable titulo del rea de logstica

Experiencia en la entrega y distribucin del producto por lo menos de 2 aos

Capacidad de gestin y solucin de problemas

Capacidad para el trabajo en equipo

Facilidad para la comunicacin escrita o verbal

Capacidad de Organizacin

VENDEDORES

OBJETIVO PRINCIPAL

Realizar actividades de asesora, promocin y venta de artculos en los Centros de Venta, a fin de
satisfacer las necesidades de los clientes.

FUNCIONES

Trasladar la mercadera a los Centros de Venta, para proceder a acomodarla en la estantera,

de acuerdo a lo dispuesto, a fin de que el cliente pueda escoger con mayor facilidad el
producto.

Colaborar en la recepcin de mercaderas que ingresan a los Centros de Venta, revisando

las cantidades, condiciones y caractersticas de las mismas.

Atender, promocionar la venta y evacuar consultas de los clientes, indicndoles las

caractersticas de los artculos, precios, presentaciones y mercadera en promocin, a fin de
satisfacer sus necesidades.

Facturar las ventas, de acuerdo a los requisitos legales especificados en la factura.

 Etiquetar y realizar el cambio de precios de la mercadera cuando sea requerido, con el fin
de actualizarla y que el cliente no sufra ningn contratiempo al efectuar su compra.

Informar al Coordinador de Puntos de Venta las necesidades de productos que se requieren

para la venta.

Participar en la toma fsica de inventarios. 8. Realizar las labores de limpieza en los Centros
de Venta.

REQUISITOS

- Bachiller en Educacin Media y un ao de experiencia en labores similares.

- Conocimientos en paquetes de cmputo en uso de la institucin.

- Conocimientos en ventas

- Disponibilidad para trabajar en diferentes horarios

ENCARGADO DE DISTRIBUCIN

PRINCIPALES FUNCIONES

a) Organizar, dirigir y controlar la recepcin, clasificacin, almacenamiento y distribucin de

uniformes y equipamiento de necesidad operativa.

b) Verificar los inventarios peridicamente de acuerdo al registro y control de activos fijos y

bienes de la empresa.

c) Determinar las necesidades mnimas de stock y asegurar el stock mnimo.

d) Llevar los registros auxiliares de control de activos fijos y de los bienes de almacn.

e) Formular la solicitud de cotizaciones, creando un cuadro comparativo del mercado de

oferta, para ser analizado antes de ser aprobada la orden de compra.

f) Formular la orden de compra.

REQUISITOS PARA EL PUESTO

El Jefe de Soporte de Logstico deber de ser un profesional con ttulo Universitario y/o Diplomados
en temas del rea o afines.

Experiencia mnima de 2 aos en puestos similares.

 Capacidad para trabajar en equipo y relacionarse con pblico.

Haber recibido capacitacin en temas de administracin inventarios y de almacenes.

Debe poseer las siguientes habilidades:

- Planificacin.

- Responsabilidad

- Capacidad para comunicarse

- Iniciativa

- Capacidad para trabajar en equipo

- Creatividad

CONDUCTOR

FUNCIONES Y TAREAS

Carga de los carros de ropa limpia en el vehculo

Transporta la ropa a su destino

Descarga la ropa en las instalaciones del cliente

Carga la ropa sucia en los carros y stos en el vehculo en las instalaciones del cliente

Entrega de los albaranes correspondientes al encargado de planta y al cliente

Revisin mantenimiento y limpieza del vehculo.

Transmitir informacin entre Cliente y Jefe de planta.

REQUISITOS

- Licencia de Conducir Categora C

- Indispensable haber hecho reparto por la ciudad de La Paz.