Gua de los Fundamentos para la Direccin de Proyectos

Quinta Edicin
PMI Project Management Institute

DEFINICIN DE PROYECTOS

Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado
nico.
La naturaleza temporal de los proyectos indica un principio y un final definidos.
El final se alcanza cuando se logra los objetivos del proyecto o cuando se termina el proyecto porque
sus objetivos no se cumplirn, no puede ser cumplidos, o cuando ya no existe la necesidad que dio
origen el proyecto.
La mayor parte de los proyectos se emprende para crear un resultado duradero.
Los proyectos pueden tener impactos sociales, econmicas y ambientales.

DIRECCION DE PROYECTOS

La direccin de proyectos es la aplicacin de conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas a

las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo. Se logra mediante los 5
procesos:
1. INICIACIN
2. PLANIFICACIN
3. EJECUCIN
4. SEGUIMIENTO Y CONTROL
5. CIERRE

Dirigir un proyecto por lo general implica:

1. Identificar requisitos
2. Abordar los diversas necesidades, inquietudes y expectativas de los interesados segn se
planifica y efecta el proyecto.
3. Equilibrar las restricciones contrapuestas del proyecto que se relacionan, entre otros
aspectos, como: el alcance, la calidad, el cronograma, el presupuesto, los recursos y el
riesgo.

RELACIONES ENTRE LA DIRECCION DE PROYECTOS, LA DIRECCION DE PROGRAMAS Y

LA GESTIN DEL PORTAFOLIO.

1. Gestin de los portafolios.

El trmino de portafolio se refiere a un conjunto de proyectos o programas y otros tipos de trabajos
que se agrupan para facilitar la direccin eficaz de ese trabajo para cumplir con los objetivos
estratgicos del negocio.
La gestin del portafolio se refiere a la gestin centralizada de uno o ms portafolios, que incluye
identificar, establecer prioridades, autorizar, dirigir y controlar proyectos, programas y otros tipos de
trabajo.
La gestin del portafolio se debe centrar en asegurar que los proyectos o programas se revisen a fin
de establecer prioridades para la asignacin de los recursos y en la gestin sea consistente con las
estrategias de la organizacin y este alineadas con ellas.

2. Direccin de programas
Un programa se define como un grupo de proyectos relacionados administrados de forma coordinada
para obtener beneficios y control.
Un programa incluye siempre proyectos. Un proyecto puede o no formar parte de un programa.
La direccin de un programa se define como la direccin coordinada y centralizada de un programa
para lograr los objetivos y beneficios estratgicos de la organizacin.
La direccin de un programa debe incluir:
a) Resolver restricciones de los recursos y/o conflictos que afectan mltiples proyectos dentro
del sistema.
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b) Ajustar la direccin estratgica de la organizacin que afectan las metas y objetivos de los
proyectos y programas.
c) Resolver problemas y cambiar la gestin dentro de una estructura de gobernabilidad
compartida.

3. Proyectos y planificacin estratgica

Los proyectos se autorizan como resultado de una o ms de las siguientes consideraciones
estratgicas:
a) Demanda del mercado
b) Oportunidad estratgica o necesidad comercial
c) Solicitud de un cliente
d) Adelantos tecnolgicos
e) Requisitos legales

4. Oficina de direccin de proyectos

Es un cuerpo o entidad dentro de una organizacin que tiene varias responsabilidades que abarca
desde proveer funciones de apoyo para la direccin de proyectos hasta la responsabilidad de dirigir
proyectos directamente.
Una funcin fundamental de esta oficina es brindar apoyo a los directores de proyectos de diferentes
formas:
a) Gestionar recursos compartidos por todos los proyectos dirigidos por la oficina de direccin
de proyectos.
b) Identificar o desarrollar una metodologa, mejores prcticas y normas para la direccin de
proyectos.
c) Instruir, orientar, capacitar y supervisar.
d) Vigilar el cumplimiento de las polticas, normas, entre otros.
e) Coordinar la comunicacin entre los proyectos.

5. Direccin de proyectos y gestin de operaciones

Las operaciones son una funcin de la organizacin que efectan permanentemente actividades que
generen un mismo producto o proveen un servicio.
Los proyectos requieren la direccin de proyectos, mientras que las operaciones necesitan la gestin
de procesos de negocio. Los proyectos pueden entrecruzarse con operaciones en varios puntos
durante el ciclo de vida del producto:
a) Cierre de cada fase
b) Cuando se desarrolla un producto nuevo , se mejora un producto existente o se expande las
salidas.
c) En la mejora de operaciones o del proceso de desarrollo del producto

6. Rol del director del proyecto

El director del proyecto es la persona asignada por la organizacin ejecutante para alcanzar los
objetivos del proyecto.
El rol de director del proyecto es diferente al gerente funcional u operaciones.
El gerente funcional se dedica a la supervisin gerencial de un rea administrativa. El gerente de
operaciones es responsable de una faceta del negocio bsico.
De acuerdo a la estructura organizacional el director de proyectos puede estar bajo la supervisin
de un gerente funcional.
El director de proyectos debe contar:
a) Conocimiento
b) Desempeo
c) Personal (liderazgo y manejo de trabajo en equipo)

7. Fundamentos para la direccin de proyectos

La gua PMBOK es la norma donde describe los procesos, herramientas y tcnicas de la direccin
de proyecto.
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La direccin de programas se trata en La Norma para la Direccin de Programas (The Standard for
Program Management) mientras que la gestin de porfolios se aborda en La Norma para la Gestin
del Portafolio (The Standard for Portfolio Management). El examen de las capacidades de los
procesos de la direccin de proyectos de una empresa se aborda en el Organizational Project
Management Maturity Model (OPM3) (Modelo de Madurez para la Direccion de Proyectos de una
Organizacion).

8. Factores ambientales de la empresa

Se refiere a elementos tanto internos como externos que rodean el xito de un proyecto.
Entre los factores ambientales se incluye:
a. Procesos, estructura y cultura de la organizacin.
b. Normas de la industria
c. Infraestructura
d. Recursos humanos existente
e. Administracin de personal
f. Sistema de autorizacin de trabajo de la compaa
g. Condiciones del mercado
h. Tolerancia al riesgo por parte de los interesados
i. Canales de comunicacin

CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

El ciclo de vida proporciona el marco de referencia bsico para dirigir el proyecto.
ESTRUCTURA DE CICLO DE VIDA DEL PROYECTO
Inicio
Organizacin y preparacin
Ejecucin del trabajo
Cierre
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RELACIONES ENTRE EL CICLO DE VIDA DEL PRODUCTO Y DEL PROYECTO

El ciclo de vida del producto consta de fases que determinan la funcin de las necesidades de
fabricacin y control de la organizacin. Y el ciclo de vida del proyecto est contenido dentro de uno
o ms ciclo de vida del producto. Todos los proyectos tienen un propsito y un objetivo.

Un producto puede tener muchos proyectos asociados, es posible alcanzar una mayor eficiencia si
todos los proyectos se relacionados se dirigen colectivamente.

FASES DEL PROYECTO

STAKEHOLDERS - INTERESADOS

Los interesados son personas u organizaciones que participan activamente en el proyecto. Los
interesados pueden ejercer influencia sobre el proyecto, los entregables y los miembros del
equipo.

El equipo de direccin de proyectos debe identificar tanto a los interesados internos como
externos, con objetivo de determinar los requisitos del proyecto

Los interesados tienen diferentes responsabilidades y autoridad cuando participan en un

proyecto.

CLIENTES Y USUARIOS. Son las que usaran el producto o servicio; pueden ser internos o externos
de la organizacin

PATROCINADOR. Es la persona o grupo que proporcionan los recursos financieros.

DIRECTORES DEL PORTAFOLIO. Los directores del portafolio son responsables de la

gobernabilidad de alto nivel de un conjunto de proyectos o programas, por lo general son los
ejecutivos de la organizacin que actan como un panel de seleccin de proyectos. Tiene a su
cargo la revisin, los riesgos asociados y otros atributos del proyecto.
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DIRECTORES DEL PROGRAMA. Son responsables de la gestin coordinada de proyectos
relacionados, para obtener beneficios y un control. Los directores del programan interactan
con los directores del proyecto.

OFICINA DE DIRECCIN DE PROYECTOS (PMO).

Es un cuerpo o entidad dentro de una organizacin que tiene varias responsabilidades asignadas
con relacin a la direccin centralizada y coordinada de aquellos proyectos que se encuentran
bajo su jurisdiccin.

Entre las funciones del PMO:

Servicios de apoyo, tales como polticas, metodologas y plantillas

Capacitacin y asesora a los directores del proyectos

Capacitacin sobre direccin de proyectos y uso de las herramientas

Alineacin de los recursos del personal del proyecto

Centralizacin del proyecto entre los directores del proyecto, patrocinadores,

directores y otros interesados.