058 Informe de Auditoria 2015

CONTRALORA GENERAL DEL ESTADO
DIRECCIN DE AUDITORA DE DESARROLLO SECCIONAL Y SEGURIDAD SOCIAL
DADSySS-0061 -2015
EM PRESA PUBLICA M ETRO PO LITANA DE G ESTIO N DE DESTINO TURISTICO
INFORME GENERAL
a los ingresos; gastos, y contratacin de bienes y servicios, su recepcin y uso en la
TIPO DE EXAM EN : EE PERIODO DESDE : 2010/09/01 H A S T A : 2014/12/31

EM PRESA P BLICA M E TR O P O LITA N A DE G ESTI N DE DESTINO TUR STIC O
A los ingresos, gastos y contratacin de bienes y

servicios, su recepcin y uso en la EM PRESA PBLICA
M E TR O P O LITA N A DE G ESTI N DE DESTINO
TUR STIC O
Perodo: 1 de septiembre de 2010 y el 31 de diciembre de 2014
DIRECCI N DE A U D ITO R A DE D E S A R R O LLO SEC C IO N A L Y SEG U R ID A D SO CIAL

Q uito-E cuador
NDICE
CONTENIDO pGINA
Carta de Presentacin -I
CAPTULO I
INFORMACIN INTRODUCTORIA
Motivo del examen 2
Objetivos del examen 2
Alcance del examen 2
Base Legal 3
Estructura Orgnica 3
Procesos Gobernantes 3
Procesos Centrales/ Agregadores de Valor 3
Procesos Habilitantes 4
Objetivos de la entidad 4
Monto de los recursos exam inados 5
CAPTULO II
RESULTADOS DEL EXAMEN
Seguimiento de recomendaciones 7
Ingresos de la Empresa 7
Conclusin 9
Recomendacin al Director Financiero 9
Contrato de servicios de catering para la Feria MITM 2010 9

Conclusiones 14
Recomendaciones al Gerente General 15

Recomendaciones al Director Financiero 15
Contrato 094-AJ-M C-2012, adquisicin de uniformes 15
Puntos de vista 25
Conclusiones 26
J
Recomendaciones al Gerente General
27
Proceso COB-EPMGDT-001-2011 instalacin de sealtica 28
Puntos de vista posteriores a la lectura del borrador de informe 32
Conclusin
33
Recomendacin al Gerente General
33
Contrato de Instructor de conduccin y deducible de vehculo no
recuperado
33
Puntos de vista posteriores a la lectura de borrador de informe 36
Conclusin
37
Recomendacin a la Gerente General 37
Pago de servicio de catering fue posterior al costo de los productos
Recibidos por la Empresa
37
Puntos de vista posteriores a la lectura del borrador de informe 39
Conclusin
39
Hecho subsecuente
40
Recomendaciones a la Gerente General 40
Recomendaciones al Director Financiero y Tesorera 40
EXAMEN ESPECIAL A LOS INGRESOS, GASTOS Y CONTRATACIN DE BIENES Y
SERVICIOS, SU RECEPCIN Y USO.
EMPRESA PBLICA METROPOLITANA DE GESTIN DE DESTINO TURSTICO
SIGLAS Y ABREVIATURAS
CCEE: Centro de Convenciones Eugenio Espejo.
DA4: Direccin de Auditora 4.
DADSySS: Direccin de Auditora de Desarrollo Seccional y Seguridad Social
DMQ: Distrito Metropolitano de Quito.
EPMGDT: Empresa Pblica Metropolitana de Gestin de Destino Turstico.
INCOP: Instituto Nacional de Contratacin Pblica.
MITM: Meeting and Incentive Trade Market.
INCOP: Instituto Nacional de Contratacin Pblica.
SERCOP: Servicio Nacional de Contratacin Pblica.
USD: Dlares americanos.

EXAM EN E SPECIAL A LOS ING RESO S, G ASTO S Y CO N TR A TA C I N DE BIENES Y
SER VIC IO S , SU REC EPC I N Y USO EN LA E M PR ESA PB LIC A M E TR O P O LITA N A
DE G ESTI N DE DESTINO TURSTICO

Perodo: 1 de septiem bre de 2010 y el 31 de diciem bre de 2014
_______ CARTA DE P RESENTA CI N

DIRECCI N DE A U D ITO R A DE D E S A R R O LLO SEC C IO N A L Y S EG U R ID A D SO CIAL
Q uito-E cuador
Quito,
S eor
M IE M B R O S DEL DIR E C TO R IO Y G E R EN TE G E N ER A L DE LA
EM P R E SA P B LIC A M E TR O P O LITA N A DE G ESTI N DE DESTINO TU R S TIC O
Presente
De mi consideracin:
La C ontralora G eneral del Estado, en uso de sus atribuciones constitucionales y legales

efectu el exam en especial a los ingresos, gastos y contratacin de bienes y servicios,
su recepcin y uso, de la E m presa Pblica M etropolitana de G estin de Destino
Turstico, p or el perodo com prendido entre el 1 de septiem bre de 2010 y el 31 de
diciem bre de 2014.
N uestra accin de control se efectu de acuerdo con las Norm as E cuatorianas de

A uditora G ubernam ental em itidas por la Contralora G eneral del Estado. Estas norm as
requieren que el exam en sea planificado y ejecutado para obtener certeza razonable de
que la inform acin y la docum entacin exam inada no contienen exposiciones errneas
de carcter significativo, igualm ente que las operaciones a las cuales corresponden, se
hayan ejecutado de conform idad con las disposiciones legales y reglam entarias
vigentes, polticas y dem s norm as aplicables.
Debido a la naturaleza de la accin de control efectuada, los resultados se encuentran

expresados en los com entarios, conclusiones y recom endaciones que constan en el
presente informe.
De conform idad con lo dispuesto en el artculo 92 de la Ley O rgnica de la Contralora

G eneral del Estado, las recom endaciones deben ser aplicadas de m anera inm ediata y
con el carcter de obligatorio.
A tentam ente,
Dios, Patria y Libertad,
Ing. Mar
D irector de A uditora de D esarrollo Seccional y Seguridad Social
A LOS ING RESO S, G ASTO S Y C O N TR A TA C I N DE BIENES Y SER VIC IO S, SU
RECEPCI N Y USO EN LA E M PR ESA PBLICA M E TR O P O LITA N A DE G ESTI N DE
DESTINO TU R STIC O
C A PTULO I
_ _________IN FO R M A C I N IN TR O D U C TO R IA
D IRECCIO N DE A U D ITO R IA DE D E S A R R O LLO S EC C IO N A L Y SEG U R ID A D SO CIAL
Q uito-E cuador
Empresa Pblica Metropolitana de Gestin de Destino Turstico.
C A P TU LO I
IN FO R M A C I N IN TR O D U C TO R IA
M otivo del exam en
El exam en especial en la Em presa Pblica M etropolitana de G estin de Destino

Turstico, se realiz en cumplimiento de la orden de trabajo 0002-DADSySS-2015 de 19
de enero de 2015, con cargo al Plan Operativo de Control del ao 2015, de la Direccin
de Auditora de Desarrollo Seccional y Seguridad Social,.
O bjetivos del exam en
Verificar la propiedad, legalidad y veracidad de los ingresos y gastos, ejecutados
durante el perodo exam inado y si stos se encuentran debidam ente respaldados con
la docum entacin pertinente y obedecen al cumplimiento de los objetivos

institucionales.
Determ inar el cumplimiento de las disposiciones legales y dem s normas de procesos

de determinacin y recaudacin de ingresos.
Determ inar que los procesos de contratacin y ejecucin de los contratos de bienes
y servicios, se hayan realizado conforme a las disposiciones legales y reglamentarias

vigentes, as como, verificar la recepcin y utilizacin.
A lcance del exam en
El exam en especial com prendi el anlisis de los ingresos, gastos y contratacin de

bienes y servicios, su recepcin y uso en la Em presa Pblica M etropolitana de Gestin
de Destino Turstico, por el perodo com prendido entre el 1 de septiem bre de 2010 y el
31 de diciem bre de 2014.
special a los ingresos, gastos y contratacin de bienes y servicios, su recepcin y uso.
2
Empresa Pblica Metropolitana de Gestin de Destino Turistico.
Base legal
El C oncejo M etropolitano de Quito con Resolucin C 506 de 14 de septiem bre de 2001,

autoriz la constitucin de la C orporacin M etropolitana de Turism o com o persona
jurdica de derecho privado con la finalidad social sin fines de lucro y autnom a, sujeta
a las norm as del ttulo X X IX del Libro I del Cdigo Civil Ecuatoriano, a las dem s leyes
pertinentes de la Repblica y al correspondiente estatuto; as com o para que el
M unicipio del Distrito M etropolitano de Quito sea m iem bro fundador.
El C oncejo M etropolitano de Quito con ordenanza M etropolitana 272 publicada en el
Registro Oficial 533 de 20 de febrero de 2009, cre la Em presa M etropolitana de

Turism o, la cual sucede jurdicam ente a la C orporacin M etropolitana de Turism o.
Posteriorm ente, el C oncejo M etropolitano de Quito con O rdenanza M etropolitana 309
publicada en el Registro Oficial 186 de 5 de mayo de 2010, cre la Em presa Pblica
M etropolitana de G estin de Destino Turstico.
Estructura orgnica
La Empresa Pblica M etropolitana de Gestin de Destino Turstico como parte de su

organizacin conforme Acta de Directorio celebrada el 26 de noviembre de 2010, aprob
la Estructura Orgnica y O rganigram a Estructural por Procesos de la Empresa, as:
Procesos G obernantes
Directorio
G erencia General
Procesos Centrales / A gregadores de V alor
C oordinacin Tcnica General
Desarrollo del Destino Turstico

Diseo de Producto y Servicios Tursticos
Calidad y Asistencia Tcnica
M ercadeo y C om ercializacin
Especial a los ingresos, gastos y contratacin de bienes y servicios, su recepcin y uso.
3
M ercadeo y Prom ocin
N egocios y Ventas
P rocesos H abilitantes
Asesores
Jurdica
Planificacin
Com unicacin Social

Auditora
De Apoyo
A d m in is tra c i n /T a le n to Hum ano

Financiero
Sistem as e Inform acin
O bjetivos de la entidad
La Em presa Pblica M etropolitana de Gestin de Destino Turstico, segn lo dispuesto
en la O rdenanza 309 del C oncejo M etropolitano de Quito, publicado en Registro Oficial

186 de 5 de m ayo de 2010, tiene los siguientes objetivos:
a) D esarrollar la actividad turstica en el Distrito M etropolitano de Quito, tales

com o la generacin y reconversin de nuevos productos tursticos, adecuacin
de la infraestructura turstica, capacitacin, form acin y profesionalizacin en
el sector turstico, entre otras.
b) P rom ocionar el Distrito M etropolitano de Quito com o destino turstico nacional

e internacional.
c) C oordinar las actividades del Fondo de Prom ocin y D esarrollo Turstico.
Exam en Especial a los ingresos, gastos y contratacin de bienes y servicios, su recepcin y uso.
Gast 1^
4
d) Fom entar la inversin en el sector turstico, a travs de cualquier instrum ento o
sistema.
e) R ealizar investigaciones y estudios de la oferta y dem anda turstica y la

produccin de instrum entos de planificacin y gestin en el sector turstico.
f) Desarrollar, en el m arco de la legislacin vigente, rubros de negocios
relacionados, directa o indirectam ente, con las actividades tursticas previstas
en la legislacin ecuatoriana, en coordinacin con otras em presas.
g) P restar servicios pblicos, a travs de la infraestructura a su cargo, como
partcipe o integrador en la actividad de ferias, eventos y convenciones.
h) P restar servicios pblicos relacionados con la gestin de Quito com o destino
turstico en todos los m bitos de la actividad turstica.
i) Las dem s actividades operativas relativas a las com petencias que en el

m bito turstico corresponden al M unicipio del Distrito M etropolitano de Quito,
de conform idad con la ley, y las que en esta m ateria le han sido transferidas
por el G obierno Nacional.
Para el cum plim iento de su objeto y fines, la Em presa Pblica M etropolitana de G estin
de Destino Turstico, podr transm itir la ciencia y tcnica de m ercadeo turstico; producir
y difundir una im agen y m arca del Distrito; editar, distribuir m ateriales prom ocionales y
publicitarios; producir, com ercializar m ercaderas y artesanas relacionadas con la
ciudad; y, organizar y participar en convenciones, ferias, eventos prom ocionales y
com erciales.
Monto de recursos exam inados
Los recursos exam inados en el perodo de anlisis se describen en el siguiente cuadro:
Examen Especial a los ingresos, gastos y contratacin de bienes y servicios, su recepcin y uso.
QO /
Ingresos Gastos
Ao
Ejecutados Examinados
USD
USD USD
2010 * 2 905 120,11 2 493 430,14 477 553,13
2011 7 106 978,32 5 823 471,82 1 083 462,90
2012 7 460 329,77 6 553 264,03 1 210 918, 93
2013 7 414 666,13 6 836 084,98 538 851,18
2014 8 577 558,48 7 604 133,26 356 334,37
Total 33 464 652,81 29 310 384,23 3 667 120,51
Fuente: Cdulas presupuestarias de ingresos y gastos.
* Inform acin desde el 1 de septiem bre de 2010 al 31 de diciem bre de 2010.
En relacin a los Gastos se examinaron recursos por 3 667 120,51 USD, (Anexo 1 -
Contratos).
Servidores relacionados
Anexo 2.
Exameq Especial a los ingresos, gastos y contratacin de bienes y servicios, su recepcin y uso.
6
E M PR ESA PBLICA M E TR O P O LITA N A DE G ESTI N DE DESTINO TU R S TIC O
A LOS ING RESO S, G ASTO S Y C O N TR A TA C I N DE BIENES Y SER VIC IO S, SU

RECEPCI N Y USO EN LA E M PR ESA PBLICA M E TR O P O LITA N A DE G ESTI N DE
D ESTINO TUR STIC O

CA PTULO II
R ESU LTA D O S DEL EXAMEN
D IRECCI N DE A U D ITO R A DE D E S A R R O LLO S EC C IO N A L Y SEG U R ID A D SO CIAL
Q uito-E cuador
C A P TU LO II
R E S U LTA D O S DEL EXAMEN
S egu im iento de recom endaciones
En el inform e D A 4-0043-2010 del exam en especial a las O peraciones A dm inistrativas y
Financieras de la Em presa Pblica M etropolitana de G estin de Destino Turstico, por

el perodo com prendido entre el 20 de febrero de 2009 y el 31 de agosto de 2010, que
fue aprobado el 23 de agosto de 2012 y rem itido a la entidad con oficio 21 737-DADSySS
de 31 del m ism o mes y ao; constan 9 recom endaciones, una vez realizado el
seguim iento sobre su im plem entacin, se determ in que fueron cum plidas en su
totalidad por las autoridades y servidores a quienes fueron dirigidas.
Ingresos de la Em presa
El desarrollo de las actividades de la em presa se financi principalm ente con las

asignaciones efectuadas por el M unicipio del Distrito M etropolitano de Quito, Tasa por
facilidades y servicios tursticos, Tasa nica de funcionam iento, y, en lo relacionado con
ingresos de autogestin, cont con los ingresos provenientes del arrendam iento de las
instalaciones del Centro de Convenciones Eugenio Espejo.
Se revisaron los ingresos recibidos y recaudados en el perodo com prendido entre el 1

de septiem bre de 2010 y el 31 de diciem bre de 2014, producto de lo cual se estableci
que stos, se encuentran registrados contablem ente y de conform idad con la
docum entacin de sustento en el siguiente cuadro se detalla los conceptos y valores de

ingresos totales:
AOS Y VA LO RES USD

CO NCEPTO S
2010* 2011 2012 2013 2014
V E N TA DE BASES 7 000,00 2 385,00

TA S A UNICA A N U A L DE
276 666,18 674 503,87 752 987,27 898 608,33 849 780,82
FU N C IO NAM IENTO
TA S A POR FACILID ADES Y
800 591,49 1 220 109,71 1 281 301,87 1 301 033,57 1 282 271,03
SERVIC IO S TUR ISTIC OS
O TR AS VEN TAS DE PRO DU CTO S Y
60 003,79 226 968,37 243 092,14 224 239,91
M ATERIALES
RUTAS TURISTIC AS 63 245,08
DE ES PECTC ULO S PBLICO S 67 460,24 57 544,41
PA RTICIPACI N VENTAS EVENTOS
8 000,00
AR TISTICO S
r 7
AOS Y VALO RES USD

CONCEPTO S 2014
2010 * 2011 2012 2013
5 500,00 2 500 00 44 642,82

V E N TA DE PUBLICIDAD
O RG ANIZACI N Y COORDINACIN 897 963,74 670 635,63 1 155 775,52
DE EVENTOS
73 462,50
AUSPICIO S EN EVENTOS PROPIOS
PARTICIPACI N IV FERIA 6 780,00 18 999,18 30 084,50
AR TES AN A L TEXTURAS Y COLORES
CO N VENIO FERRO CARRILES DEL 64 285,72
ECUADO R
VE N TA DE PUBLICIDAD Y STANDS 52 000,00
TM LA 2013
7 425,92 43 317 86 30 914,90 6 859 78
INTERS POR DEPSITOS A PLAZO
AR R EN D A M IEN TO S LOCALES DEL 684 421,07 766 109,33 983 729,02 985 210,16
300 250,51
CCEE
ESPACIOS Y SERVICIO S CENTRO DE 464 056,53
EVENTO S BICENTENARIO
LO CALES CO M ERCIALES LA RONDA 4 002,70 17 755,57 17 319,99
ESPACIOS PATRIM ONIALES

FUNDACI N BOTNICA DE LOS 2 100,00 175,00
AND ES
EDIFICIOS, LOCALES Y RESIDENCIAS 16 071,48 16 071,48
T R IAN A
A R R IEN DO INM UEBLES ANTIG UO 259 933,73 357 259,46
A E R O PU ERTO
A LQ U ILER DE ESPACIOS PARA 203
EVENTO S Y FERIAS 390,24
AR R IEND O M UEBLES AN TIG U O 3 678,98 707,50
AE RO PUERTO
OTRAS MULTAS 28 784,50 103 862,00

138 488,00
A PO RTE DEL G O BIER NO CENTRAL
478 202,52
(M INISTER IO DE TURISM O )
1 346 666,64 1 986 102,66 1 670 320,00 1 660 320,00 2 277 264,08
APO RTE DEL M UNICIPIO DE QUITO
SEG U NDA CUM BRE M UNDIAL DE
250 000,00
C O M UNICACIO N POLTICA
NO CHES PATRIM ONIALES 250 000,00

QUITO A PIE 250 000,00
FONDO AM BIEN TAL 335 000,00

I FORO DE RESPONSABILIDAD
40 000,00
SO CIAL DE QUITO
C O NVENIO SETEC 33 750,00 61 605,44 22 500,00
FER RO CAR RILES DEL ECUADOR 1 500,00 15 000,00
20 000,00
EM PRESA PBLICA FEEP
CO NVENIO SECRETARIA DE
111 904,77 72 000,00
AM BIEN TE MDMQ
OTROS NO ESPECIFICADOS 173 519,37 63 995,83 35 895,63 49 200,87 20 546,56
REEM BO LSO GASTOS COM UNALES 36 956,07 75 391,77

REEM BO LSO G ASTOS BSICOS
4 204,10
CCEE
SALDOS DE CAJA BANCOS 0,00 751 321,01 923 827,64 632 809,92 400 000,00
SALDO FONDO QUITO A PIE IPC 57 097,86

SALDO FONDO NOCHES
66 000,00
PATRIM O NIALES IPC
SALDO FONDO NOCHES
78 780,00
PATRIM O NIALES M INTUR
DE CUENTAS PO R COBRAR MDMQ 450 000,00
EQUIPOS, SISTEM AS Y PAQUETES
651,67
INFORM TICO S
TOTAL USD 2 905 120,11 7 106 978,32 7 460 329,77 7 414 666,13 8 577 558,48
CCfO /
C onclusin
El D irector Financiero, la Jefe de Presupuesto y la Contadora im plantaron controles
que perm itieron asegurar los niveles de eficiencia en la recaudacin y registro de
ingresos provenientes de las diferentes fuentes de financiam iento con que cuenta la
em presa.
Recom endacin
Al D irector Financiero
1. D ispondr a la Jefe de Presupuesto y Contadora continen realizando sus
funciones de control y registro de los ingresos, situacin que perm itir contar con
inform acin oportuna y confiable para la tom a de decisiones.
C ontrato de servicios de catering para la Feria MITM 2010
La G erente General de la Em presa Pblica M etropolitana de G estin de Destino

T urstico (EPM G D T) y un representante de la G SA M arketing S.L, suscribieron un
convenio de com prom iso el 12 de diciem bre de 2009, en el cual se design a Quito
com o establecim iento sede para la realizacin de la feria Meeting and Incentive Trade
M arket 2010, (M ITM ), evento que tuvo com o finalidad m antener un espacio de
negociacin, com ercializacin de productos y destinos tursticos, entre com pradores,

proveedores y m iem bros de la prensa nacional e internacional.
En la seccin IV letra G) del referido convenio, se estableci com o una de las

obligaciones de la E PM G D T proporcionar servicios de alim entacin, tales com o coffe-
breaks y alm uerzos; y, com o contrapartida G SA M arketing S.L duea del evento MITM,
prom overa y prom ocionara la participacin de expositores de em presas y organism os
de Quito y Ecuador.
Con Resolucin A dm inistrativa 02-G G -LE C -2010 de 5 de octubre de 2010, la G erente

G eneral, adjudic a la em presa Hotel Coln Internacional C.A, el servicio de catering
para los participantes de la feria MITM; en la m ism a fecha se suscribi el contrato de
servicios con un plazo de ejecucin hasta el 10 de octubre de m ism o ao, por 47 018,00
JGo& A
9
Empresa PblicQ Metropolitana de Gestin de Destino Turstico.
USD; adems, se design com o adm inistrador del contrato al D irector de
C om ercializacin y Negocios.
El adm inistrador del contrato, el G erente Tcnico y un representante del contratista,

suscribieron el 13 de octubre de 2010, el acta de entrega recepcin correspondiente a
los servicios prestados, en la cual se dej constancia de la conform idad de las partes,
en el referido docum ento no se adjunt la liquidacin econm ica contable de los
servicios prestados.
Con m em orando E PM G D T-G N C -029-2010 de 23 de noviem bre de 2010, el G erente
Adm inistrativo y Financiero, a base de la solicitud efectuada por el D irector de

C om ercializacin y Negocios, autoriz la cancelacin de la factura 001-023-11867, por
48 076,80 USD, a favor del Hotel Coln Internacional C.A, m ediante com probante de
pago 170 de 7 de diciem bre de 2010, por servicios de catering del 6, 7 y 8 de octubre
de 2010, das en los cuales se realiz la feria M ITM -M eeting and Incentive Trade M arket
2010 .
De lo anteriorm ente descrito, podem os m encionar los siguientes hechos:
1.- El listado de participantes de la feria M ITM -M eeting and Incentive Trade M arket 2010,
que consta en el expediente de contratacin estableci que asistieron 90 expositores,
72 com pradores, 13 periodistas y 4 representantes de la em presa G SA M arketing S.L,
es decir 179 personas en total; sin em bargo, en el detalle de servicios de catering

reportado por la contratista, se entregaron y pagaron 176 productos adicionales, si
com param os con el nm ero de asistentes al evento, tal com o se detalla en anexo 3.
La situacin com entada se ocasion por cuanto el adm inistrador del contrato no realiz
la liquidacin econm ica contable de los servicios de catering recibidos, en la cual se
debi detallar el nm ero de asistentes a la feria, los productos efectivam ente recibidos
en relacin a los participantes y el valor de los servicios pendientes, hecho que origin
el pago en exceso de 3 958,90 USD por 176 productos servidos sin justificativos.
Con oficios 029 al 032-D A D S yS S -E P M G D T-H B -2015 de 16 de m arzo de 2015, se

com unicaron los resultados provisionales al G erente A dm inistrativo y Financiero,
Tesorera, D irector Tcnico y A dm inistrador del Contrato.
Especial a los ingresos, gastos y contratacin de bienes y servicios, su recepcin y uso.
10
El G erente A dm inistrativo y Financiero y la Tesorera, con oficio LR M -D F-032-2015 de

26 de m arzo de 2015, m encionaron que la respuesta con los argum entos
correspondientes la em iti el D irector Tcnico de la em presa y adjunt copias del
referido docum ento.
El D irector Tcnico con oficio 007-G T-E P M G D T de 26 de m arzo de 2015, m anifest lo

siguiente:
" . . . si bien el nmero de delegados oficiales a la feria fueron 179 personas, este
tipo de eventos debe contar siempre con la presencia de las principales autoridades
de la ciudad y el pas, en este caso el evento de inauguracin cont con la presencia
del alcalde... Ministro de Turismo... la Gerente de Quito Turismo... as como
concejales y autoridades del Municipio de Quito y personeros de Quito Turismo...
en este tipo de eventos de promocin turstica... se realizan invitaciones a
diferentes autoridades nacionales, locales, em presarios... estos invitados se
suman a los delegados oficiales a la feria. Es m uy difcil determinar el nmero real
de asistentes a los eventos... por lo que procede es hacer un clculo estimado de
los asistentes (presupuesto) y sobre esta base se realizan los procesos de
contratacin del catering, pero... siempre se hace una liquidacin sobre los
productos efectivamente servidos y provistos... El monto p o r el cual se contrat al
hotel... suma $ 47.018,00 USD... pero la factura efectivamente pagada... ascendi
a $ 44.070,40 USD... diferencia se debe a que se prestaron 183 productos
m enos...".
En relacin a los productos entregados por el contratista, el D irector Tcnico seal una
diferencia en m enos de 183 productos, com paracin que la efectu tom ando en
consideracin el nm ero de productos contenidos en los pliegos y com o lo m enciona el
propio servidor, este rubro constituye un presupuesto, un clculo estim ado de

participantes, por tanto la relacin efectuada no cabe, debido a que de form a efectiva
se prest el servicio de catering a un nm ero superior de asistentes a los sustentados
docum entalm ente en el expediente de contratacin, por lo cual el com entario se

m antiene.
El adm inistrador del contrato en com unicacin s/n de 27 de m arzo de 2015, mencion:
en todos (sic) estas Ferias Internacionales se cuenta con la presencia de

" .. .
autoridades nacionales as como invitados especiales de instituciones pblicas y
privad as...
El referido servidor no adjunt el detalle o listado de los asistentes adicionales a los que
constan en el expediente, es decir el exceso de 179 productos, por tanto no se m odifica
la observacin de auditora.
special a los ingresos, gastos y contratacin de bienes y servicios, su recepcin y uso.
11
2 - En el detalle de servicios de catering prestados por la contratista, constan las
siguientes bebidas:
Precio Total 10% 12% Total

unitario Servicios IVA (IVA y
Fecha CHK Detalle Cantidad servicio)
USD USD USD USD USD
Vino blanco- vino
tinto 32 12 384 38,4 46,08 468,48
79
Champagne Concha
y Toro 20 20 400 40,0 48,00 488,00
2010-10-06
Vino tinto 90 12 1 080 108,0 129,60 1 317,60
81 Whisky 28 20 560 56,0 67,20 683,20
Vodka 14 18 252 25,2 30,24 307,44
Vino tinto 122 12 1 464 146,4 175,68 1 786,08
Whisky 38 20 760 76,0 91,20 927,20

2010-10-07 90
Vodka 14 18 252 25,2 30,24 307,44
Trago varios n/d n/d 600 60,0 72,00 732,00
TOTAL USD 358 5 752 575,2 690,24 7 017,44
* Documento proporcionado por la contratista que detalla los servicios prestados

Fuente: Comprobante de pago 653 / 2010-12-07
Con Resolucin A dm inistrativa 68-G G -P G -2010 de 30 de septiem bre de 2010, con la
cual el G erente General, encargado aprob los pliegos de procedim ientos para este
contrato, en el num eral 4.6 Especificaciones tcnicas , seccin V productos
esperados, literal c) notas im portantes, se estableci que no se deben incluir bebidas
alcohlicas en los eventos.
El adm inistrador del contrato suscribi a conform idad el acta de entrega recepcin de
los servicios de catering prestados por el contratista sin considerar que en los productos
se incluyeron bebidas alcohlicas las cuales no fueron contem pladas en los pliegos,
situacin que ocasion se incluyan 358 productos con contenido alcohlico por 7 017,44
USD.
Por su parte, el G erente A dm inistrativo y Financiero y la Tesorera, no efectuaron el
control previo de la docum entacin, ni realizaron observaciones referentes a la inclusin
de bebidas alcohlicas incluidas en los servicios prestados, previo a proceder al trm ite
del pago al contratista.
Al respecto de la com unicacin de resultados provisionales, el D irector Tcnico con

oficio 007-G T-E P M G D T de 26 de m arzo de 2015, m anifest:
Examen, Especial a los ingresos, gastos y contratacin de bienes y servicios, su recepcin y uso.
frfc
12
... si bien en los plieg os... se establece que no se deben incluir bebidas alcohlicas
en los eventos, esta nota/regla se refiere a los eventos propios de Quito Turismo,
no siendo el caso de esta feria, la cual pertenece y es manejada p o r la empresa
GSAR Marketing, quien establece las condiciones y estndares de cmo se tienen
que desarrollar la misma, incluyendo las funciones sociales y que en este caso las
bebidas mencionadas son un requerimiento de cumplimiento obligatorio....
Lo m encionado por el funcionario no m odifica la situacin com entada, debido a que las
especificaciones tcnicas de la contratacin del servicio de catering contenidas en los
pliegos aprobados por el G erente General, encargado, son de cum plim iento obligatorio
y en caso de que fueran necesarias m odificaciones, se debi g estionar dichos cam bios
a fin de contem plar el sum inistro de bebidas con contenido de alcohol.
El adm inistrador del contrato en com unicacin s/n de 27 de m arzo de 2015, en la parte
pertinente seal:
.. este tipo de eventos donde se muestra lo m ejor del destino, sus atractivos
tursticos... siempre van acompaadas conciertas bebidas internacionalmente
aceptadas... y que son una norma comn a nivel m undial... estndares
internacionales... son exigidos por los organizadores y propietarios de la F e ria ...
Los estndares especficos exigidos por los propietarios de la feria G SA M arketing S.L,
en el caso de la inclusin de bebidas con contenido alcohlico, se encontraron
taxativam ente im pedidas en los pliegos aprobados, por tanto la observacin se

m antiene, situacin que origin el pago en exceso de 3 958,90 USD, y 7 017,44 USD
por productos no previstos en los pliegos para la contratacin, dando un total de

10 976,34 USD.
Por lo expuesto, el adm inistrador del contrato incum pli los deberes y atribuciones
previstos en el artculo 77 num eral 3 literal a) y j) de la Ley O rgnica de la Contralora
G eneral del Estado, los artculos 121 y 125 del R eglam ento G eneral de la Ley O rgnica
del Sistem a N acional de C ontratacin Pblica y la Norm a de Control Interno 100-03
Responsables del Control Interno; el G erente A dm inistrativo y Financiero y la Tesorera
incum plieron los deberes y atribuciones previstos en el artculo 77 num eral 3 literales a),
c) y j) de la Ley O rgnica de la Contralora General del Estado, e inobservaron las

Norm as de Control Interno 100-03 R esponsables de Control Interno y 403-08 Control
previo al pago.
special a los Ingresos, gastos y contratacin de bienes y servicios, su recepcin y uso.

P osterior a la conferencia final de com unicacin de resultados, el D irector Financiero y
la Tesorera con oficios LRM-DF-041 y 042-2015, de 10 de abril de 2015,
respectivam ente, en la parte pertinente m anifestaron:
.. Adems, al revisar el acta de entrega recepcin de los bienes, en la que se detalla

lo que se ha recibido, en ningn momento se hace notar algn tipo de bebida
alcohlica y es el documento oficial p or el cual el administrador del contrato declara
los servicios recibidos.
Lo expuesto por los servidores no m odifica el com entario por cuanto no verificaron los
docum entos com probatorios y no exigieron la presentacin de la liquidacin econm ico
contable.
C onclusiones
Los servicios de catering prestados a la Em presa en la feria M ITM -M eeting and Incentive
Trade M arket 2010, excedieron en 176 productos servidos en relacin a los 179
asistentes, situacin que no fue observada por el adm inistrador del contrato, quien
suscribi el acta de entrega recepcin a conform idad, por cuanto no realiz la liquidacin
econm ico contable de los productos recibidos, lo cual ocasion que se pague en
exceso 3 958,90 USD.
El adm inistrador del contrato del servicio de catering para la feria M ITM -M eeting and
Incentive Trade M arket 2010, no consider que en los pliegos de la contratacin const
taxativam ente la prohibicin de incluir bebidas alcohlicas en los productos recibidos y
suscribi el acta de entrega recepcin sin observar que dentro de los productos figuraron
358 bebidas alcohlicas, situacin que origin el pago de 7 017,44 USD, por productos
no previstos en los pliegos de contratacin.
R ecom endaciones
A la G erente G eneral
2. D ispondr a los servidores que sean designados com o adm inistradores de

contratos de prestacin de servicios, que previo a la suscripcin de las actas de
entrega recepcin verifiquen que los productos y servicios contratados estn de
acuerdo a los contenidos en los pliegos; adem s debern realizar obligatoriam ente
cial a los ingresos, gastos y contratacin de bienes y servicios, su recepcin y uso.
14
la liquidacin econm ico contable de los productos y/o servicios recibidos, lo que
perm itir que las cantidades y valores pendientes de pago correspondan a
obligaciones legalm ente exigibles.
Al D irector Financiero
3. C onjuntam ente con la Tesorera, previo a proceder con el trm ite de pago a
proveedores, verificarn que la docum entacin referente a obligaciones derivadas

de procesos de contratacin, guarden conform idad con la liquidacin econm ico
contable de los bienes y servicios efectivam ente contratados, recibidos y requeridos

en los pliegos, lo que perm itir salvaguardar los recursos institucionales.
C ontrato 094-A J-M C -2012, adquisicin de uniform es
En el expediente del procedim iento de contratacin de M enor Cuanta M C -EP M G D T-

09-2012 de 20 de noviem bre de 2012, cuyo objeto fue la adquisicin de uniform es para
el personal de la Em presa Pblica M etropolitana de G estin de Destino Turstico, se

determ inaron los siguientes hechos:
1.- Fase Precontractual
1 1 - El Jefe A dm inistrativo y de Talento H um ano con m em orando Q T-D A F-JA -747-2012

de 19 de noviem bre de 2012, em iti las especificaciones tcnicas para la contratacin
de uniform es para el personal y no estableci el m aterial a utilizarse, el color y las
caractersticas para la confeccin de los m ism os, tal com o se dem uestra en el siguiente
cuadro:
Gnero Artculo Material Color Caractersticas
Camisa Por definir No se menciona S constan

Pantaln Por definir No se menciona S constan
Hombre
Chaleco Por definir No se menciona S constan
Por definir de acuerdo a la
Saco Por definir No se menciona oferta
Pantaln Por definir No se menciona S constan
Chaqueta
Mujer
femenina Por definir No se menciona S constan
Blusa 1 Por definir No se menciona S constan
&b0? f>
1 15
Empresa Pblica Metropolitana de Gestin de Destino Turistico.
[Blusa 2 Por definir No se menciona S constan
Blusa 3 Por definir No se menciona S constan
Chaleco Por definir No se menciona S constan

Por definir de acuerdo a la
Saco Por definir No se menciona oferta
Fuente: Especificaciones tcnicas-P liegos/ M em orando Q T-DAF-JA-747-2012
En la seccin III C ondiciones G enerales, num eral 4.8 A nexos de las condiciones
especficas de pliegos del procedim iento de contratacin elaborados por el Jefe
A dm inistrativo y de Talento Hum ano que fueron aprobados por la G erente General con
Resolucin A dm inistrativa 563-G G -LE C -2012 de 20 de noviem bre de 2012, no se
especific los precios unitarios de los uniform es; los que s constan en los form ularios 3
y 4 de la oferta presentada por la contratista y adem s contienen las especificaciones
de la com posicin de la tela ofertada para la confeccin de los uniform es.
La Ley O rgnica del Sistem a Nacional de C ontratacin Pblica en el artculo 31
establece que los pliegos contendrn toda la inform acin tcnica y econm ica requerida
en un proceso, circunstancia que tam bin consta en el artculo 1 del Instructivo para
C ontratar Bienes y Servicios incluidos los de Consultora, sujetos a la Ley O rgnica del
Sistem a Nacional de C ontratacin Pblica, Reglam ento General y Resoluciones del
INCO P , aprobado por la G erente G eneral de la EPM G DT con Resolucin
A dm inistrativa 17 5-G G -LE C -2011 de 2 de mayo de 2011.
El D irector Ejecutivo del INCOP, con Resolucin INCOP 054-2011 de 12 de noviem bre
de 2011, expidi las Norm as Relacionadas con las E specificaciones Tcnicas, Trm inos
de Referencia y el E stablecim iento de Plazos y Trm inos que form an parte de los
Pliegos para los procedim ientos de Contratacin Pblica, las cuales en su artculo 4
m encionan:
" .. . Elaboracin de las especificaciones tcnicas... a) Para el caso de bienes, se

establecern en funcin de las propiedades de su uso y empleo, as como sus
caractersticas fundamentales... c) Las especificaciones han de ser claras,
completas... no deben presentar... indicaciones parciales sobre determinado
tpico....
El Jefe A dm inistrativo y de Talento Hum ano con oficio 041-D A -E P M G D T-2015 de 17 de

m arzo de 2015, en respuesta a la com unicacin de resultados provisionales oficio 022-
D A D S yS S-EP M G D T-H B -2015 de 9 del mism o mes y ao seal:
l-jh
16
"... en ese momento no contbamos con caractersticas o especificaciones

tcnicas... se efectu una presentacin de tipos de telas y modelos p o r parte del
agente... de la empresa MOON S STREET, de las prendas que se podran usar como
uniformes , en este reunin el agente... tom nota variables com o... tipos de tela y
modelos disponibles... el oferente presenta su oferta y en ella se describe... el
material que fue presentado anteriorm ente... justam ente porque conoca cuales eran
los materiales elegidos... Quito Turismo resguardaba sus intereses, y reserva el
derecho respecto a elegir colores y modelos o m odificar los ya elegidos...
Lo m encionado por el servidor ratifica el hecho com entado debido a que los tipos de tela
y m odelos fueron escogidos en una reunin con el proveedor, y por tanto no constaron
en los pliegos, circunstancia que se corrobora en la oferta presentada por el contratista,
donde se reflej las caractersticas y precios.
Por lo expuesto, el Jefe A dm inistrativo y de Talento Humano, incum pli el artculo 31 de
la Ley O rgnica del Sistem a Nacional de Contratacin, el artculo 1 del Instructivo para
Sistem a Nacional de C ontratacin Pblica, Reglam ento G eneral y Resoluciones del
INCOP de la EPM GDT, e inobserv el artculo 4 de la Resolucin INCOP 054-2011,
circunstancia que se origin por cuanto no incorpor en los pliegos del proceso de
contratacin, la inform acin obtenida de las ofertas presentadas por el proveedor
respecto al tipo de m aterial y color a ser utilizado en la confeccin de los uniform es para
el personal.
1.2.- Pliegos
Los pliegos del procedim iento de contratacin de uniform es en su seccin IV

C ondiciones especficas , num eral 4.8, estableci com o obligaciones del proveedor las
siguientes:
" .. . Presentar un listado del equipo que se usar para este trabajo... Presentar un
listado del personal que trabajar para este trabajo (sic)....
Al respecto, en la oferta presentada por la proveedora el 26 de noviem bre de 2012, no

se pudo verificar que el expediente contenga los requerim ientos sealados en el prrafo
anterior; sin em bargo, en el docum ento de Revisin de ofertas, la Asistente

A dm inistrativa y de Talento Humano, estableci que cum pla con las especificaciones
tcnicas definidas por la Empresa; situacin que fue corroborada por el Jefe
A dm inistrativo y de Talento Humano, quien con m em orando Q T-D A F-JA -756-2012 de
Examen Espacial a los ingresos, gastos y contratacin de bienes y servicios, su recepcin y uso.
Hk
17
28 de noviem bre de 2012, com unic a la G erente General que la oferta de la contratista
cum pli los requisitos establecidos en los pliegos y recom end su adjudicacin.
La G erente G eneral de la Empresa, con Resolucin A dm inistrativa 571-G G -LEC-2012,
de 28 de noviem bre de 2012, resolvi adjudicar el contrato.
El R eglam ento G eneral a la Ley O rgnica del Sistem a Nacional de C ontratacin Pblica
en su artculo 58, establece que en las contrataciones bajo el procedim iento de M enor
Cuanta, la m xim a autoridad o su delegado podr seleccionar directam ente y adjudicar
al contratista que cum pla con los requerim ientos previstos en los pliegos elaborados por
la entidad contratante, es decir, al no haber presentado el contratista los listados del
equipo a utilizarse y el personal que iba a laborar en la confeccin de uniform es, se
incum pli con lo establecido en los pliegos, por lo cual no debi ser aceptada su oferta.
Con oficios 022 y 023-D A D S yS S -E P M G D T-H B -2015 de 12 de m arzo de 2015 se
com unic los resultados provisionales al Jefe A dm inistrativo y A sistente A dm inistrativa
de Talento Humano, quienes respectivam ente con oficios 041 y 045-D A -E P M G D T-2015
de 17 y 25 de m arzo de 2015, sealaron:
..si bien el proveedor no present en su oferta el listado del equipo mnimo este
fue constatado personalm ente... por esta razn al elaborar el cuadro de calificacin
asigna el puntaje requerido... y... me adhiero a este inform e... se realiz una visita
a la fbrica con el fin de verificar si el proveedor contaba con los equipos y personal
necesario. En tal razn se asigna el puntaje requerido....
Lo m encionado por el Jefe A dm inistrativo y A sistente A dm inistrativa de Talent Humano,

respectivam ente, confirm a el criterio de auditora por cuanto no se observ
docum entacin que evidencie la visita efectuada a las instalaciones de la contratista.
Los servidores citados en el prrafo precedente incum plieron el artculo 58 del
Reglam ento G eneral a la Ley O rgnica del Sistem a Nacional de C ontratacin Pblica e
inobservaron la Norma de Control Interno 100-03 Responsables del Control Interno.
La situacin com entada se origin debido a que la A sistente A dm inistrativa y de Talento

Hum ano no verific, ni el Jefe A dm inistrativo y de Talento H um ano supervis, la
ausencia de los listados de los equipos y el personal que efectuara la confeccin de
&WOOIO 4
18
uniform es, en sustitucin a estos requisitos, se dio com o vlida la visita a las
instalaciones de la contratista, de lo cual tam poco se observ evidencia docum ental.
2.- Fase Contractual:
La G erente G eneral de la E m presa Pblica M etropolitana de G estin de Destino
Turstico y la contratista, el 29 de noviem bre de 2012, suscribieron el contrato 094-AJ-
MC-2012, por 23 204,70 USD, cuyo objeto fue la adquisicin de uniform es para el
personal de la Empresa; adem s, en la clusula dcim o sexta se design como
adm inistradora del contrato a la A sistente A dm inistrativa y de Talento Hum ano.
2.1 C lculo de multas
La adm inistradora del contrato y la contratista el 30 de abril de 2013, suscribieron el acta
de entrega recepcin de los uniform es para el personal de la Em presa; sin em bargo la
m encionada servidora con m em orando Q T-D A F-JA -603-2013 de 26 de junio de 2013,

inform a la G erente G eneral que fue necesaria una segunda tom a de m edidas para el
arreglo de uniform es, debido a que, en el caso de las dam as, 42 de los 47 ju e go s de
pantalones y 22 de los 47 ju e go s de blusas; y, para los caballeros, 17 de los 35 juegos
de pantalones, no correspondan a las m edidas de los servidores, por lo cual, afirm

que existe un incum plim iento de la contratista, inclusive especific que del total de 799
prendas, fueron entregadas 627, quedando pendientes 172 prendas que represent un
21,5% del total y recom end efectuar la term inacin unilateral del contrato debido a que
las m ultas sobrepasaron el 5% del valor del mismo.
Por su parte, la contratista en com unicacin s/n de 19 de ju lio de 2013 dirigida a la

adm inistradora del contrato, manifest:
" . . . Con fecha 9 de ju lio se hace la entrega definitiva de los ltimos pantalones...
Este retraso se origina porque nos toc hacer nuevos pantalones y ese deparaba
(sic) m andar a hacer la tela, cortar, confeccionar y tinturar, situacin que origina el
retraso ms importante.
La Directora General A dm inistrativa Financiera con oficio Q T-D G A F-108-2013 de 19 de

ju lio de 2013, inform a la G erente G eneral que:
yg i ueur /73
19
una vez revisadas las prendas fallantes, tanto en calidad y talla, se desprende
que cumple con las especificaciones tcnicas insertas en el contrato, en tal razn, la
administracin del Contrato ACEPTA la subsanacin y se autoriza la suscripcin del
acta entrega recepcin definitiva. Sin embargo, en la liquidacin del contrato se
deber descontar al contratista las respectivas multas por concepto dem ora...,
Situacin que fue aprobada por la G erente G eneral con sum illa inserta en el oficio citado.
P osteriorm ente, el 19 de julio de 2013, la adm inistradora del contrato y la contratista
suscribieron la segunda acta de entrega recepcin de los uniform es para el personal de
la Empresa.
La clusula octava del contrato 094-AJ-M C-2012, estableci el plazo de (90) noventa
das para la provisin de uniform es, contados a partir de la fecha en la cual se tom en
las m edidas al personal de la Empresa; situacin que ocurri el 30 de enero de 2013,
segn lo especifica la adm inistradora el contrato en el acta de entrega recepcin
definitiva de los uniform es, es decir las prendas deban ser recibidas por la Em presa el
29 de abril de 2013, sin em bargo debido a inconvenientes en las m edidas de las
prendas, fue necesario efectuar una segunda acta de entrega-recepcin el 19 de julio
de 2013, por lo que, existi un retraso en la entrega de 80 das.
La clusula dcim a del contrato seala que la multa a aplicar por cada da de retardo en
el cum plim iento de las obligaciones contractuales es el uno por mil del valor del contrato.
En com probante de pago 1619 de 12 de septiem bre de 2013, con el cual se cancel a
la contratista los rubros correspondientes a la adquisicin de uniform es para el personal

de la Empresa, se estableci que el valor descontado por m ultas fue de 1 160,24
USD que corresponde a 50 das de retraso, lapso diferente al tiem po total del retardo
transcurrido, tal com o se seala a continuacin:
Multa segn EPMGDT * Multa segn Auditora Diferencia

Das Valor USD Das Valor USD USD
(a) Retraso (b) (a-b)
Retraso
50 1 160,24 80 1 856,38 -696,14
* Fuente: Comprobante de pago 1619 / 2013-09-12.
Por tanto existi una diferencia de 696,14 USD, que no fue cobrada a la contratista, la
adm inistradora del contrato, incum pli el artculo 121 del R eglam ento General a la Ley
Ubut*. m
20
O rgnica del Sistem a Nacional de Contratacin Pblica; las clusulas dcim a y dcim o
sptim a del contrato 094-AJ-M C-2012.
Por su parte, el D irector Financiero y la Tesorera de la EPM GDT, inobservaron las
Norm as de Control Interno 100-03 R esponsables de Control Interno y 403-08 Control
previo al pago, al no haber revisado que el valor correspondiente a las m ultas por
retrasos en la entrega de uniform es tena una diferencia en m enos de 696,14 USD.
La adm inistradora del contrato con oficio 045-D A -E P M G D T-2015 de 23 de m arzo de

2015, en contestacin a la com unicacin de resultados provisionales oficio 023-
D A D S yS S -E P M G D T-H B -2015 de 12 de m ism o mes y ao, seal:
.. indiqu los diferentes incumplimientos incurridos p o r la contratista, as como el

hecho de que las multas sobrepasaron el 5% del valor total de contrato, p o r lo que
se sugiri dar p o r terminado el contrato...
Lo afirm ado por la servidora no m odifica el hecho com entado debido a que ratifica que
las m ultas superaron el 5% del valor total del contrato, sin em bargo en el com probante
de pago nicam ente consta el valor de la m ulta calculado a base del porcentaje citado.
2.2 Recepcin de uniform es
La adm inistradora del contrato y la contratista, el 30 de abril de 2013, suscribieron el

acta de entrega recepcin de los uniform es para el personal de la Empresa,
posteriorm ente, por inconvenientes en las m edidas de las prendas, la contratista efectu
arreglos a los uniform es, los cuales fueron entregados a la Em presa el 20 y 29 de mayo
de 2013, y el rem anente el 9 de julio del m ism o ao, segn 3 listados que contienen los
arreglos efectuados a las prendas.
La adm inistradora del contrato con m em orando Q T-D A F-JA -603-2013 de 26 de junio de
2013, inform a la Gerente General que de form a adicional a los retrasos existieron
inconvenientes en la calidad de las telas, por lo cual seal:
" .. . las prendas deban ser hechas a la medida de cada... funcionario. Lo cual no
sucedi... ya que en el caso de los pantalones el contratista se bas en tallas y es
p o r eso que los pantalones no estuvieron acorde a las medidas de cada funcionario...
la calidad de la tela de los pantalones no cumplieron lo establecido en las
especificaciones tcnicas... el material elegido fue Gabardina 65% Algodn 35%;
material que no fue utilizado en la confeccin de pantalones....
tm
21
La Directora General A dm inistrativa Financiera con m em orando Q T-D G A F-108-2013 de
19 de ju lio de 2013, inform a la G erente General que las prendas faltantes cum plieron
las especificaciones tcnicas y autoriz la suscripcin del acta de entrega recepcin
definitiva; con sum illa inserta en el docum ento citado, la G erente G eneral aprob lo
requerido.
De la revisin efectuada a la segunda acta de entrega-recepcin suscrita por la
adm inistradora del contrato y la contratista el 19 de julio de 2013, se estableci
diferencias entre las cantidades y valores ofertados por la contratista (form ulario 4 tabla
de cantidades y precios); y, los efectivam ente entregados a la em presa, tal com o se
detalla a continuacin:
- La oferta del contratista estableci la entrega de 188 pantalones de dam a cuya tela
est com puesta de 65% gabardina y 35% algodn; sin em bargo, la Em presa recibi 47
pantalones de casim ir y 141 jeans, en el caso de los caballeros se recibieron 32
pantalones de casim ir y 96 pantalones jeans, es decir, de dos telas diferentes,
circunstancia no prevista en la oferta, hecho corroborado por la adm inistradora del

contrato en m em orando Q T-D A F-JA -603-2013 de 26 de junio de 2013, descrito en
prrafos anteriores.
La situacin com entada se produjo debido a que la adm inistradora del contrato recibi
a conform idad los uniform es sin considerar las diferencias en la cantidad y calidad de
las prendas, por lo cual incum pli el artculo 121 del Reglam ento a la Ley O rgnica del
Sistem a Nacional de Contratacin Pblica, e inobserv la clusula dcim o sptim a del
contrato.
com unicaron los resultados provisionales a la adm inistradora del contrato, Director
Financiero, Tesorera y la contratista, respectivam ente.
La adm inistradora del contrato con oficio 045-D A -E P M G D T-2015 de 23 de m arzo de
2015 en contestacin a la observacin de auditora no present ningn argum ento al

respecto.
22
La T esorera con oficio LR M -D F-034-2015 de 27 de m arzo de 2015 seal, que las
observaciones deban ser resueltas por la adm inistradora del contrato, por lo cual no se
m odifica el hecho com entado.
2.3 Utilizacin uniform es
La A sistente A dm inistrativa y de Talento Humano, con correo electrnico de 7 de
noviem bre de 2013, com unic a la Directora G eneral A dm inistrativa y Financiera lo

siguiente:
.. Una vez que se han superado los problemas con el proveedor de los uniformes y
que el 84% del personal cuenta con el uniforme completo. Les comunico que p o r
disposicin de la Direccin General Administrativa Financiera a partir d e l... 11 de
noviembre de 2013, el uso del uniforme ser de uso obligatorio para todo el
personal... detallo el horario que deber cumplirse... solicito a todos los Directores
velar p o r el cumplimiento de esta disposicin....
A su vez, la Directora G eneral A dm inistrativa y Financiera m ediante correo electrnico

de 7 de noviem bre de 2013, com unic al personal de la E PM G D T la obligatoriedad del
uso de los uniform es, sin em bargo entre el 19 de ju lio de 2013 y el 11 de noviem bre de
2013, transcurrieron 115 das y los uniform es no fueron utilizados.
Si bien se dict la disposicin sealada en el prrafo anterior, la EMGDT, no cont con

norm ativa interna aprobada por la G erente G eneral en la cual se reglam ente la
utilizacin de los uniform es, reglam ento que segn se desprende de las descripciones
de puestos correspondientes a la E specialista de Talento Hum ano y la Directora General
A dm inistrativa Financiera, aprobados por la G erente General en m arzo 2013 y el 28 de
ju lio de 2013, deba ser sugerido y propuesto por las servidoras m encionadas,
circunstancia que no ocurri.
La G erente G eneral con m em orando 155A-LEC -2012 de 2 de abril de 2012, deleg a la

Especialista de Talento Hum ano, de form a tem poral, las funciones y responsabilidades
que estn relacionadas con el rea de Talento Hum ano establecidas en el R eglam ento
Interno, sin em bargo, la servidora no elabor, ni propuso la realizacin de norm ativa

interna que form alice la utilizacin de los uniform es institucionales, lo cual ocasion que
no se im plem ente su uso en el personal.
;ial a los Ingresos, gastos y contratacin de bienes y servicios, su recepcin y uso.
23
La Directora General A dm inistrativa Financiera con com unicacin s/n de 20 de marzo
de 2015, m anifest:
"...de forma verbal en reiteradas ocasiones insist a... Asistente Administrativa y de

Talento Humano para que comunique al personal la obligacin de usar el uniforme,
sin embargo y pese a m i insistencia la servidora en cuestin no oficializaba esta
cuestin... en lo que dice relacin... sobre la remisin del proyecto de normativa
interna que reglamente la utilizacin de uniform es... debo indicar q u e ... no me consta
que aquello haya acaecido....
La Especialista de Talento Hum ano (adm inistradora del contrato) con oficio 045-DA-
E PM G D T-2015 de 23 de marzo de 2015, seal:
" . . . la expedicin del Reglamento de Uniformes no deba ser decidida p o r la

Especialista de Talento Humano dependiente administrativamente de la Direccin
General Administrativa Financiera....
Lo expresado por las dos servidoras confirm a el com entario de auditora debido a que
no se evidencio la existencia de un reglam ento interno para el uso de uniform es en la
empresa.
Por lo expuesto, el Jefe A dm inistrativo y de Talento Humano; la A sistente A dm inistrativa

y de Talento Hum ano (adm inistradora del contrato - Especialista de Talento Humano);
el Director Financiero; la Tesorera; y la Directora General A dm inistrativa Financiera
incum plieron el artculo 77 num erales 2 literal a) y 3 literal a) y j), de la Ley O rgnica de
la Contralora G eneral del Estado, respectivam ente.
Adem s, el D irector Financiero y la Tesorera inobservaron las Norm as de Control
Interno 100-03 R esponsables de Control Interno y 403-08 Control previo al pago.
Puntos de vista posteriores a la lectura del borrador de informe
El Director Financiero con oficio LR M -D F-041-2015 de 10 de abril de 2015, al respecto

m anifest lo siguiente:
Como se puede observar, la Direccin Financiera en este caso actu con el

" .. .
descuento de multas en el proceso de pago, pese a que no fue notificado
oficialmente con la determinacin exacta del valor de la m ulta... pero tuve
conocimiento de los inconvenientes que se venan presentando y por ello, en
salvaguardia de los recursos pblicos sent la necesidad de actuar.
24
La Tesorera con oficio LR M -D F-042-2015 de 10 de abril de 2015, seal:
.. A l realizar el pago de este contrato, en el sistema contable de la empresa se

encuentra registrado un comprobante de diario elaborado en el rea de
contabilidad, en la que se establece una cuenta por cobrar p o r concepto de
m ultas... Lo que me corresponde en m i calidad de Tesorera es realizar el cobro del
derecho econmico contabilizado....
El Jefe A dm inistrativo y de Talento Humano, con oficio 063-D A -E P M G D T-2015 de 10
de abril de 2015, indic:
..es importante recalcar que no contbamos con la normalizacin de estos bienes

puesto que sus caractersticas o especificaciones tcnicas no estaban
estandarizadas u homologadas... dicha proforma mencionaba tipos de tela
identificados por nombres y no p o r composicin; esto tiene sentido puesto que la
seleccin de telas y colores se facilita para quien no es experto en este tipo de
compras, la eleccin se centra en colores o en texturas y no en porcentajes de
composicin o m aterial... Copia de la referida proforma y que es base del precio
referenciaI del proceso cantidad y tipo de tela me permito rem itir... puesto esto es
lo que a m i entender justificara la falta de especificaciones... Respecto a la
observacin de la calificacin de la oferta y la no presentacin del equipo mnimo,
quien califico la oferta fue la Leda (...) p o r estar al tanto del proceso y sus por
m enores....
La E specialista de Talento H um ano con oficio 062-D A -E P M G D T-2015 de 10 de abril de
2015, en la parte pertinente manifest:
.. Los parmetros de calificacin observados no tiene puntaje, y se aclara esta

inconsistencia mediante memorando QT-DAF-JA-761-2012, de 28 de noviembre de
2012, adjuntado al proceso donde se menciona ...hubo un error de tipeo al
especificar el cumplimiento de especificaciones tcnicas...... Pese a la existencia
de m i informe, la Directora General Administrativa Financiera, con memorando QT-
DGAF-108-2013 de 19 de ju lio de 2013 no consider m i criterio como
administradora del contrato; por el contrario se autoriz la suscripcin del acta de
entrega recepcin definitiva, autorizado p o r la Gerencia G eneral....
Lo expuesto por los servidores no m odifica el com entario, por cuanto no realizaron el
control previo al pago, recom end la adjudicacin de la oferente sin contar con las
especificaciones tcnicas sobre el tipo de tela a ser utilizada, no elabor el proyecto de
reglam entacin de la utilizacin de los uniform es, y, no cuantific el valor total por los
das de mora en la entrega de los uniform es, respectivam ente.
il a los ingresos, gastos y contratacin de bienes y servicios, su recepcin y uso.
25
Conclusiones
Las especificaciones tcnicas y los pliegos de la contratacin de uniform es, elaborados
por el Jefe A dm inistrativo y de Talento Hum ano no sealaron el m aterial, los colores, y
caractersticas de las prendas que se deban confeccionar. A dem s, tam poco se
observ los precios unitarios de los uniformes.
En la seccin IV C ondiciones especficas, num eral 4.8 de los pliegos de la contratacin

se estableci que la contratista deba presentar un listado del equipo y del personal con
el cual realizara la confeccin de uniform es, docum entacin que no se observ en el
expediente de la oferta; sin em bargo, la Asistente A dm inistrativa y de Talento Hum ano
estableci que la contratista cum pli con todos los requisitos, situacin que fue acogida
por el Jefe A dm inistrativo y de Talento Humano, quien recom end la adjudicacin de la
oferente.
La clusula octava del contrato 094-AJ-M C-2012, suscrito para la contratacin de
uniform es del personal de la EPM G DT, estableci que el plazo para la entrega del
producto contratado fue de noventa (90) das a partir de la fecha en la cual el contratista
efecte la tom a de m edidas al personal de la Empresa, lo cual ocurri el 30 de enero de
2013. Por tanto, los uniform es deban ser entregados el 29 de abril de 2013, sin
em bargo fueron recibidos a conform idad por la adm inistradora del contrato el 19 de julio
del mism o ao, por lo que existi un retraso de 80 das en la entrega de los uniform es
que gener multas por 1 856,38 USD, sin embargo, de la revisin al com probante de
pago 1619 de 12 de septiem bre de 2013 con el cual se cancel a la contratista, se

evidenci que la m ulta descontada fue de 1 160,24 USD, es decir se produjo una
diferencia de 696,14 USD no cobrada.
La adm inistradora del contrato, en form a conjunta con la contratista, el 19 de ju lio de

2013 suscribieron el acta de entrega recepcin definitiva de los uniform es para el
personal de la Empresa, sin em bargo, no se consider que fueron entregados
pantalones para dam as y caballeros confeccionados con dos tipos diferentes de telas,
circunstancia no prevista en los pliegos.
Entre la fecha de suscripcin del acta de entrega recepcin definitiva de los uniform es
realizada el 19 de julio de 2013, y la fecha en la cual la Directora General A dm inistrativa
'JauMiftiy fff
26
y Financiera dispuso la utilizacin obligatoria del uniform e, esto es el 11 de noviem bre
de 2013, transcurrieron 115 das, circunstancia que se produjo por la ausencia de una
norm ativa interna aprobada por la G erente G eneral, que regule la utilizacin de
uniform es por parte del personal de la Empresa.
Hecho subsecuente
El D irector Financiero con oficio LR M -D F-030-2015 de 25 de m arzo de 2015 inform al

equipo de auditora sobre la em isin del Ttulo de Crdito 001-2014 0001 de 23 de marzo
de 2015 por 696,14 USD, a nom bre de la contratista, em itido por la diferencia de 30 das
de retraso en la entrega de uniform es al personal de la Empresa.
La G erente G eneral con oficio 003905 de 24 de m arzo de 2015 seal:
para futuros procesos de adquisicin de uniformes para el personal, se

" .. .
proceder a em itir la disposicin respectiva a la Coordinacin de Talento Humano
en cuanto a la estructuracin de la normativa interna para uso de uniformes, su
aprobacin y aplicacin . . .
R ecom endaciones
4. Dispondr a los servidores designados para la elaboracin de los pliegos de los

procesos de contratacin, incluyan en sus estudios las caractersticas fundam entales
que deben cum plir los bienes requeridos y las condiciones especficas con las cuales
se prestarn los servicios, ya sea que se realicen especificaciones tcnicas o
trm inos de referencia, segn el caso, a fin de que las necesidades generadas en las
diferentes unidades de la Em presa sean satisfechas en cantidad, calidad, precio y
tiem po requeridos.
5. D ispondr a los servidores encargados de la calificacin de ofertas, verifiquen que

los docum entos presentados por los proveedores de bienes y servicios, contengan
los requisitos establecidos en los pliegos de contratacin, a fin de garantizar que los
oferentes aceptados presenten las m ejores condiciones en los aspectos tcnicos,
financieros y legales.
27
6. D ispondr a los servidores designados com o adm inistradores de contratos en los
procedim ientos de adquisicin de bienes y servicios que previo a la suscripcin del
acta de entrega recepcin definitiva, verifiquen que el contratista cum pla las
condiciones establecidas en los pliegos y contratos; y, en caso de existir retrasos,
debern efectuar el clculo de las m ultas respectivas a base del perodo de tiem po
efectivo de retardo a fin de que los bienes y servicios recibidos contribuyan al logro
de objetivos instituciones de la Empresa.
7. D ispondr al A seso r Jurdico presente un proyecto de norm ativa interna en la cual
se reglam ente la utilizacin de los uniform es de la em presa, para lo cual se

considerar las actividades realizadas por los servidores de la entidad, a fin de
prom over el m ejoram iento continuo de la imagen institucional.
P roceso C O B-EPM G DT-001-2011 instalacin de sealtica
La G erente G eneral de la EMGDT, con Resolucin A dm inistrativa 170-G G -LE C -2011
de 17 de mayo de 2011 aprob los pliegos y la publicacin del proceso C O B -E PM G D T-

001-2011 para la contratacin de la produccin e instalacin de la sealizacin en el
Centro Histrico y paradas de Transporte Pblico en la zona de la Mariscal.
La G erente General con Resolucin A dm inistrativa 2 05-G G -LE C -2011 de 13 de junio de

2011, adjudic el proceso a la em presa PUBLIO NE y suscribi el contrato 0063-2011-
COB-S, el 15 de junio de 2011, con un plazo de 60 das, por 74 640,82 USD.
En la clusula dcim a sptim a del contrato 006 3 -2 01 1-COB-S, se design como
adm inistradora del contrato a la Directora de Desarrollo Turstico.
Con m em orando circular Q T-D A F-JA -054-2011 de 20 de mayo de 2011, el Jefe
A dm inistrativo com unic al D irector Tcnico, Directora de Desarrollo Turstico y

E specialista en Proyectos que fueron designados com o m iem bros de la com isin tcnica
para llevar a cabo el proceso.
La adm inistradora del contrato, los m iem bros de la com isin tcnica y el contratista
suscribieron el 21 de noviem bre de 2011, el acta de entrega recepcin (m em orando

Q T-D D -831-2011), correspondiente a los servicios prestados, en la cual se dej
constancia de la conform idad de las partes y sealando que:
\)e'*3uceujO
28
.. los equipos elctricos, no estn instalados p o r fuerza mayor, el proveedor nos

entrega y se compromete a instalar posterior cuando QT lo requiera sin que esto
modifique el contrato en forma y fondo....
En el referido docum ento se observ, que los productos contratados no cum plieron con
las especificaciones tcnicas, aprobadas en la Resolucin A dm inistrativa 205-G G -LE C -
2011 de 13 de junio de 2011, conform e se detalla a continuacin:
SEGN PLIEGOS APROBADOS SEGN ACTA ENTREGA RECEPCIN
VALOR VALOR
DESCRIPCIN CANT. DESCRIPCIN CANT.
USD USD
Produccin de seales de
Productos de seales de
acceso de 3 m con paneles
acceso de 3 m con paneles
de 0,70 m x 0,20
de 0,70 m x 0,20
aproximadamente.
aproximadamente.
20 900 Material, poste con tubo 20 900
Material, poste con bridas
cuadrado, galvanizada
giratorias y pintura
(debido a solicitud de la
electrosttica. Paneles de tol
EPMMOP). Paneles de tol
con vinil adhesivo.
con vinil adhesivo.
Produccin de directorios y
Produccin de subdirectorios
subdirectorios de atractivos
de atractivos tursticos, ttem
tursticos, ttem informativo
informativo de 2,50 mt. x 0,80
de 2,50 mt. x 0,80 m
m aproximadamente. Diseo
aproximadamente. Diseo e
e instalacin elctrica para su
instalacin elctrica para su
iluminacin. Material:
iluminacin. Material:
estructura interna con
estructura interna con
platinas o tubo cuadrado 19 1700 19 1700
platinas o tubo cuadrado
forrado con tol negro de 1,1 m
forrado con tol negro de 1,1
y pintura de electrosttica.
m y pintura de electrosttica.
Madera intermedia para el
Madera intermedia para el
panel informativo recubierto
panel informativo recubierta
con vinil adhesivo y
con vinil adhesivo y
proteccin de acrlico de 2
proteccin de acrlico de 2
mm. Iluminacin.
mm.
El equipo de auditora, conjuntam ente con una E specialista de O peraciones de la

EPM GDT, el 23 de m arzo de 2015, efectu la constatacin fsica a las sealticas
instaladas en el C entro Histrico y paradas del sector de la Mariscal, de lo cual se
observ que las m ism as no cum plen con las caractersticas de los pliegos.
Los m iem bros de la com isin tcnica no consideraron los estudios y diseos com pletos,
definitivos y actualizados, situacin que origin el cam bio de las especificaciones en la
sealtica contratada (poste con bridas giratorias a poste con tubo cuadrado;
subdirectorios de atractivos tursticos con ilum inacin a subdirectorios de atractivos
\tew*\uooae to,
29
tursticos sin ilum inacin), razn por la cual incum plieron los artculos 31 de la Ley
O rgnica del Sistem a Nacional de Contratacin, 1 segundo prrafo del Instructivo para
Sistem a Nacional de Contratacin Pblica, Reglam ento General y Resoluciones del
INCOP de la E PM G D T de la R esolucin-175-G G -LE C -2011, e inobserv el artculo 4 de
la Resolucin INCOP 054-2011.
La Directora de Desarrollo Turstico (adm inistradora del contrato), incum pli el artculo
121 del Reglam ento General del Sistem a Nacional de Contratacin Pblica; e inobserv
el artculo 3 del Instructivo para C ontratar Bienes y Servicios incluidos los de

Consultora, sujetos a la Ley O rgnica del Sistem a Nacional de Contratacin Pblica,
Reglam ento G eneral y R esoluciones del INCOP de la EPM G DT de la R esolucin-175-
G G -LE C -2011.

com unic los resultados provisionales a la Directora de Desarrollo Turstico, Contratista,
C oordinadora de Facilitacin Turstica, Jefe de O peraciones y D irector Tcnico,
respectivam ente, a fin de que expongan sus puntos de vista en form a docum entada.
La C oordinadora de Facilitacin Turstica encargada de realizar el seguim iento hasta la
entrega de los productos contratados (delegada por la Directora de Desarrollo Turstico),
en com unicacin de 25 de marzo de 2015, m anifest lo siguiente:
"... La empresa Elctrica entreg un oficio DCZU 2011127 de fecha 21 de

septiembre del 2011 en la que indica las razones por las que no se puede colocar
la luminarias en los ttems.- Debido a que las bodegas del Centro de Convenciones
tienen humedad no se pudo guardar ah el sistema elctrico de los ttems que no
fueron colocados, he hablado con el proveedor y el martes 31 de marzo del 2015
me entregar con un acta debido a que el proveedor se encuentra fuera de la ciudad
y en esa fecha regresa..- Aplicando el m anual de sealizacin turstica que tiene el
Ministerio de Turismo y haciendo un anlisis tcnico sobre la utilizacin de brindas
giratorias, mismas que iba a generar problemas de vandalismo en funcin del
direccionamiento de los atractivos, pues para las personas que hacen este tipo de
actividades era m uy fcil el m over la sealizacin y direccionar a otra parte, se
decidi que las brindas no sean giratorias sino ms bien cuadradas, pues eso
ayudara a m antener el direccionamiento de los atractivos, los dems materiales y
caractersticas se mantienen y el valor es el mismo, esto no causo perjuicio
econmico a la empresa Quito Turismo...".
acial a los ingresos, gastos y contratacin de bienes y servicios, su recepcin y uso.
30
La Directora de Desarrollo Turstico, m iem bro de la com isin tcnica (adm inistradora del
contrato), en com unicacin s/n de 26 m arzo de 2015, adjunta el m ism o anexo de
respuesta de la C oordinadora de Facilitacin Turstica.
El E specialista en Proyectos, m iem bro de la com isin tcnica, en com unicacin de 27

de m arzo de 2015, indic:
" . . . Los trminos de referencia se realizaron en base al estudio denominado

Sistema de Sealizacin Turstica del DMQ, en el cual establece los parmetros
generales de los ttems, seales de acceso y paradas de buses. Cabe aadir que
la sealizacin turstica es un tema bastante dinmico y en constante evolucin, lo
cual implica cambios, aplicacin de tecnologa actualizada, manejo de colores, entre
o tro s....
Es im portante m encionar que el D irector de C om ercializacin de la Em presa Elctrica
Quito S.A. con oficio DCSU-2011127 de 21 de septiem bre de 2011, al respecto de las
acom etidas para la instalacin de los paneles tursticos inform o lo siguiente:
... De los 20 puntos solicitados solamente podemos atender a tres sitios con
acometidas areas... Los otros sitios previstos para instalar estos paneles
tursticos, estn ubicados en plazas y sitios donde la Empresa no dispone de redes
de distribucin, para lo cual es necesario abrir zanjas o rom per las piedras de las
plazas o instalar acometidas areas, lo cual est prohibido en el Centro Histrico
p o r parte de la Ilustre Municipalidad de Quito... Nos permitimos poner a su
consideracin las siguientes alternativas de solucin: Que su Empresa gestione la
autorizacin ante la Ilustre Municipalidad del Distrito Metropolitano de Quito, para
que puedan realizar obras civiles (abrir zanjas, rom per piedras en plazas) y cuando
estn lisos estos trabajos, nos comuniquen para proceder a instalar acometidas
subterrneas....
Cabe sealar que el m aterial no instalado (equipos elctricos) fue entregado por el
proveedor el 31 de m arzo de 2015, esto es despus de transcurridos tres aos de haber
efectuado el acta de entrega recepcin, de igual m anera no se ha realizado gestin
alguna a fin de obtener los perm isos correspondientes y poner en funcionam iento los
paneles en la noche.
La Directora de Desarrollo Turstico, (adm inistradora del contrato), la C oordinadora de

Facilitacin Turstica, el E specialista en Proyectos y el D irector Tcnico (M iem bros de la
Com isin Tcnica), incum plieron el artculo 77 num eral 2 literal a) de la Ley O rgnica de
la C ontralora G eneral del Estado.
Examen Especial a los Ingresos, gastos y contratacin de bienes y servicios, su recepcin y uso.
( jf
La Coordinadora de Facilitacin Turstica, con com unicacin sin nm ero de 13 de abril
de 2015, al respecto m anifest lo siguiente:
. .Dentro del proceso yo fui designada de forma verbal para apoyar el seguimiento
de las etapas contratadas, mis informes se le entrego a la Directora de Desarrollo
turstico (SIC) quien es la administradora del contrato, para su validacin y
consideraciones.
El E specialista en Proyectos, con com unicacin sin nm ero de 13 de abril de 2015, al
respecto seal lo siguiente:
" . . . En ese momento es decir: ao 2011 era el NICO DOCUMENTO TCNICO

OFICIAL, para implem entar sealizacin turstica en el Distrito Metropolitano
de Q uito... El documento elaborado fue puesto en conocimiento para la aprobacin
de la Direccin de Desarrollo Turstico....
El D irector Tcnico con com unicacin sin nm ero de 17 de abril de 2015, en la parte
pertinente seal lo siguiente:
...M i actuacin dentro de este proceso su (SIC) nicamente en la fase

precontractual a travs de la Comisin Tcnica designada para el efecto... esto
quiere decir designacin de la secretara de la comisin recepcin de ofertas,
apertura de sobres, calificacin de las propuestas y seleccin de la oferta ganadora
de acuerdo a los trminos establecidos en los p lieg os....
Lo expuesto por los servidores de la Empresa, no justifican lo com entado por cuanto no
existe evidencia docum ental que justifique los cam bios de los trm inos de referencia.
Conclusin
Los M iem bros de la Com isin Tcnica antes de iniciar el procedim iento precontractual
no contaron con estudios y diseos com pletos, definitivos y actualizados, situacin que
origin el cam bio de las especificaciones en la sealtica contratada, la adm inistradora

del contrato no tom las m edidas necesarias para dejar evidencia docum ental de los
cam bios en los paneles.
R ecom endacin
^ y fft
8. D ispondr a los m iem bros de las com isiones tcnicas que antes de iniciar un
proceso cuenten con estudios com pletos, definitivos y actualizados lo que perm itir
salvaguardar los intereses de la entidad, de igual m anera dispondr a los
adm inistradores de los contratos designados, cum plan con las funciones a ellos
encom endadas.
C ontratacin de Instructor de conduccin y deducible de vehculo no recuperado
La E specialista de Talento Humano, el 24 de junio de 2014, con m em orando Q T-D G AF-
680-2014, solicit al D irector Financiero la disponibilidad presupuestaria para la
contratacin del servicio de capacitacin, m ediante el procedim iento de nfim a cuanta,

con m em orando Q T-D G A F-689-2014 de 26 de junio de 2014, la m ism a servidora solicit
a la Directora G eneral A dm inistrativa Financiera em itir la orden de servicio para contratar
un curso de Conduccin D efensiva , en la cual se m anifiesta que:
",.. No se adjunta otras proformas debido a que es el nico proveedor que dictara
este tipo de capacitacin en la m ateria....
Sin em bargo, en el Instructivo para contratar bienes y servicios, incluidos los de
consultora sujetos a la Ley O rgnica del Sistem a Nacional de C ontratacin Pblica,

Reglam ento General y R esoluciones del INCO P , constante en la Resolucin
A dm inistrativa 175-G G -LE C -2011 de 2 de m ayo de 2011, consta com o requisito contar
con tres proform as para dicha contratacin.
Al respecto podem os m encionar que la E specialista de Talento Humano, no justific la

creacin de la necesidad para realizar un contrato de esta naturaleza, no defini la
experiencia que debera cum plir el proveedor del servicio, que por tratarse de
capacitacin en el rea de conduccin a la defensiva debi establecerse, adem s de
que la persona contratada tiene licencia tipo B. De la revisin efectuada a las
actividades econm icas que constan en el Registro nico de C ontribuyentes se

estableci que no consta ninguna relacionada con la de instructor, adem s que no existe
evidencia docum ental en su hoja de vida en la que certifique la calidad de docente en
m ateria de conduccin defensiva.
En el desarrollo de la capacitacin del 27 de ju n io de 2014, organizada para los
conductores de la em presa el instructor contratado, volc accidentalm ente el vehculo
los ingresos, gastos y contratacin de bienes y servicios, su recepcin y uso.
33
PM F-0814 de propiedad de la Empresa, (m em orando Q T-D G A F-1413-2014), luego de
las gestiones realizadas por el Jefe A dm inistrativo la A seguradora reconoci

11 000,00 USD por el siniestro, descontndose 1 100,00 USD del deducible, valor que
no ha sido recuperado hasta el 2 de abril de 2015, fecha de lectura del borrador de
informe, por la diferencia se em iti un cheque por 9 900,00 USD, segn com probante
de ingreso 1158 de 22 de diciem bre de 2014.
Cabe m encionar que con oficios 039 al 042-D A D S yS S -E P M G D T-H B -2015 de 23 de
m arzo de 2015, se com unicaron los resultados provisionales a la Directora General

A dm inistrativa Financiera, Especialista de Talento Humano, G erente G eneral e
Instructor contratado.
La Directora G eneral A dm inistrativa Financiera con com unicacin sin nm ero de 31 de
octubre de 2015, al respecto m anifest lo siguiente:
"... Es de advertir que el curso estaba particular y especialmente diseado para

satisfacer las necesidades de la empresa, considerando las peculiaridades y la
particularidades que viven en el da a da los choferes de la institucin, debido a ello
se centr en una metodologa de capacitacin preponderantemente terica; el
aspecto prctico sirvi simplemente para evaluar a los conductores y de este modo
determinar sus fortalezas y debilidades, focalizadas en el aspecto de la conduccin
defensiva... adems en su hoja de vida consta una amplia y larga experiencia en
competiciones, conduccin defensiva y deportiva; y docencia en prestigiosas
escuelas de conduccin como el Auto Club de la Universidad San Francisco de Quito,
ANETA, entre otras...
El instructor - contratado en com unicacin sin nm ero de 31 de m arzo de 2015, en la
parte pertinente seal:
Adems de la licencia tipo B que poseo, adjunto m i otra U cencia Nacional

..
otorgada (SIC) la Federacin de Automovilismo y Kartismo, en la categora
PROTOTIPOS, la cual avala m i experiencia como PILOTO E INSTRUCTOR en
materia de conduccin de vehculos...
M ediante oficios 051 y 053-D A D S yS S -E P M G D T-H B -2015 de 9 de abril de 2015, se

solicit inform acin a; A N E TA y a la Federacin de A utom ovilism o y Kartismo; con el
objeto de verificar lo antes m encionado.
La Com isin Deportiva Nacional del A utom vil Club del Ecuador, ANETA, ASN en
Ecuador, R epresentante de la FIA, en contestacin a nuestro requerim iento, con

com unicacin sin nm ero de 16 de abril de 2015, al respecto m anifest lo siguiente:
" .. . tengo a bien comunicarle que revisados los Archivos (SIC) de la Comisin
Deportiva Nacional del Autom vil Club del Ecuador, Aneta, ASN en Ecuador,
Representante de la FIA del Ecuador, consta que el seor (...), que obtuvo la
Licencia Deportiva Nacional No. 00646, expedida el 02 mayo del 2012, la misma
que tenia una valides hasta 31 de diciembre del 2012... Cabe indicar que estas
licencias se emiten cada ao nica y exclusivamente para participar en
competencias de Automovilismo en el Ecuador....
El Presidente de la Federacin Ecuatoriana de Autom ovilism o y Kartismo Deportivo, con

oficio 000-375 de 20 de abril de 2015, en la parte pertinente seal:
...Sobre las actividades permitidas al titular de la licencia deportiva, dentro de la

Reglamentacin de la federacin no existe una normativa especfica sobre las
mismas, sin embargo en concordancia con lo disponen los reglamentos de la
Federacin Internacional del Automvil FIA, un piloto tiene como principal atribucin
en funcin de su licencia... La conduccin y el pilotear los vehculos de competencia
de acuerdo a la disciplina en la que compita..
La Directora General Adm inistrativa Financiera y la Especialista de Talento Humano

incumplieron el artculo 77 numeral 2 literal a) de la Ley Orgnica de la Contralora General
del Estado; e inobservaron las Normas de Control Interno 100-03, Responsables del
Control Interno; 402-02, Control previo al com prom iso y los artculos 6 del Captulo II
Procedimientos, Cuantas y Responsables de la Contratacin y 9 del Captulo IV de la

Resolucin Adm inistrativa 175-G G -LEC -2011 de 2 de mayo de 2011, Instructivo para
contratar bienes y servicios, incluidos los de consultora sujetos a la Ley Orgnica del
Sistem a Nacional de Contratacin Pblica, Reglam ento General y Resoluciones del

INCO P.
La Directora General Adm inistrativa Financiera con com unicacin sin nmero de 7 de abril
de 2015, se manifest en los mism os trm inos que en la contestacin de la com unicacin
de resultados provisionales y ratific que en la hoja de vida del instructor consta una
ampla y larga experiencia en competiciones, conduccin defensiva y deportiva; y
docencia en prestigiosas escuelas de conduccin com o el Auto Club de la Universidad
San Francisco de Quito, ANETA, entre otras.
ljEUiA CvlCE ^
La Especialista de Talento Humano con oficio 062-DA-EPM G DT-2015 de 10 de abril de
2015, en la parte pertinente manifest:
. . . A fin de cumplir y ejecutar el plan, se realizaron las consultas a las escuelas de

conduccin Aneta y Auto Club San Francisco sobre este servicio a travs de la pgina
web y va telefnica... sin embargo, el costo y ejecucin del curso dependa del
nmero de participantes... A l contar nicamente con tres choferes en la nmina no
era factible contratar directamente y debamos esperar a que exista un nmero
mnimo de participantes para que se abra el curso... Por lo que se opt por contactar
al seor (...) quin adems se su licencia tipo b cuenta con una licencia deportiva
otorgada por la escuela de conduccin Aneta', adems, en su hoja de vida se pudo
constatar su experiencia como piloto y capacitador en tema de conduccin, por tal
razn se consider pertinente la contratacin...
Lo expuesto por las servidoras, ANETA, la Federacin Ecuatoriana de A utom ovilism o y

Kartism o Deportivo y el Instructor, ratifica el com entario por cuanto se contrat a una
persona cuya principal actividad econm ica no es la de docente en m ateria de

conduccin defensiva, la licencia nacional otorgada por la Federacin de A utom ovilism o
y Kartism o se encontraba caducada (2012-12-31), adem s que la m ism a no le faculta
com o docente o instructor de conduccin.
Conclusin
La Directora G eneral Adm inistrativa Financiera autoriz la contratacin de nfim a cuanta

sin verificar la existencia de tres proform as y la E specialista de Talento H um ano cre la
necesidad del curso de conduccin defensiva sin contar con los justificativos que el caso
am eritaba, adem s de que la persona contratada posee licencia tipo B y la licencia

nacional otorgada por la Federacin de A utom ovilism o y Kartism o se encontraba
caducada (2012-12-31), de la revisin efectuada a las actividades econm icas que
constan en el Registro nico de Contribuyentes se estableci que no consta ninguna

relacionada con la de instructor, adem s que no existe evidencia docum ental en su hoja
de vida en la que certifique la calidad de docente en m ateria de conduccin defensiva,

en el desarrollo de la capacitacin se produjo un accidente en el vehculo de propiedad
de la Empresa, lo que motivo que la aseguradora reconozca el valor asegurado y
descuente el valor del deducible de 1 100,00 USD del siniestro ocurrido, m onto que no
ha sido recuperado.
Examen Especial a jo s ingresos, gastos y contratacin de bienes y servicios, su recepcin y uso.

s tiy ( p
36
Recom endacin
9. D ispondr al A se so r Jurdico, inicie las acciones legales correspondientes a fin de

recuperar el valor del deducible descontado por la aseguradora, situacin que
perm itir salvaguardar los intereses de la Entidad.
Pago de servicio de catering fue superior al costo de los productos recibidos por
la Em presa
El G erente G eneral de la Em presa M etropolitana de G estin de Destino Turstico y el

p roveedor Banquetes y Eventos ALVADEL, el 16 de septiem bre de 2010, suscribieron
el contrato de servicios 00009, para la provisin de servicios de catering por 30 das
para varios eventos del Centro de Convenciones Eugenio Espejo, con un plazo de
ejecucin hasta el 31 de diciem bre del m ism o ao, designndose com o adm inistrador
del contrato al C oordinador de C om ercializacin y V entas de EPM GDT.
El 12 de octubre de 2010, el adm inistrador del contrato, la Coordinadora del CCEE y la
proveedora, suscribieron el acta de entrega recepcin correspondiente a los servicios

prestados, en la cual se dej constancia de la conform idad de las partes; en el referido
docum ento no se evidenci la liquidacin econm ico contable de los servicios recibidos.
Con m em orando Q T-C C EE -096-2010 de 9 de noviem bre de 2010, el D irector de

Negocios y C om ercializacin solicit la cancelacin respectiva, ante lo cual, El D irector
Financiero, autoriz el pago de la factura 003-001-243 de 4 de noviem bre de 2010 por
12 341,40 USD, correspondiente a los servicios prestados por el proveedor ALVADEL.
Segn consta en el acta de entrega recepcin del servicio prestado y de los precios
unitarios de la proform a 491-10 de ALV A D E L, se estableci que existi una facturacin
con valores distintos a los convenidos contractualm ente por 1 029,93 USD, segn el
siguiente detalle:
^ ----------o I0S ingresos, gastos y contratacin de bienes y servicios, su recepcin y uso.
37
Proforma
Acta de entrega
491-10* Segn auditora
recepcin
(ALVADEL)
Precio por Subtotal 10% 12% Iva Total
Fecha No. Pax persona Servicio
USD. USD. USD. USD. USD.
2010-10-11 200 12,06 2 412,00 241,20 289,44 2 942,64

2010-10-11 70 12,06 844,20 84,42 101,30 1 029,92
2010-10-11 70 12,06 844,20 84,42 101,30 1029,92
2010-10-11 60 4,50 270,00 27,00 32,40 329,40
2010 10 12 60 4,50 270,00 27,00 32,40 329,40
2010-10-11 70 38,80 2 716,00 271,60 325,92 3 313,52
2010-10-11 70 21 82 1 527,40 152,74 183.29 1 863,43
2010-10 11 15 12 93 193,95 19,40 23 27 236,62
2010-1C 15 12,93 193,95 19,40 23 27 236,62
Total segn auditora 9 271,70 927,17 1 112,60 11 311,47
Factura 003-001-243 pagada 10 115,90 1 011,59 1 213,91 12 341,40
Diferencia en ms 844,20 84,42 101,31 1 029,93
* Los precios por persona constan en la proforma 491-10 del proveedor ALV AD EL (2010-10-07).
Situacin que se produjo debido a que el adm inistrador del contrato, no realiz la
liquidacin econm ico contable tom ando como referencia los costos asignados al
servicio y los valores pendientes de pago resultantes.
Lo com entado se produjo debido a que el Director Financiero no supervis y la Tesorera
no realiz el control previo y procedi con el trm ite de pago sin considerar que la factura
presentada por el proveedor A LV A D E L contena un valor superior a los servicios

prestados, por lo cual incum plieron el artculo 77 num eral 3 literales a) y c) de la Ley
O rgnica de la Contralora General del Estado e inobservaron las Norm as de Control

Interno 100-03 Responsables de Control Interno y 403-08 Control previo al pago,
ocasionando que la em presa efecte la cancelacin por 1 029,93 USD por productos
que no fueron recibidos.
Con oficios 008 al 0 1 1-D A D S yS S-EP M G D T-H B -2015 de 23 de febrero de 2015, se

com unicaron los resultados provisionales al adm inistrador del contrato, D irector
Financiero, Tesorera y la Contratista, respectivam ente, a fin de que expongan sus
puntos de vista y presenten los justificativos del caso.
Examen Especial a los ingresos, gastos y contratacin de bienes y servicios, su recepcin y uso
paO fi J //ft
38
Al respecto, en com unicacin sin nm ero de 26 de m arzo de 2015, el adm inistrador del
contrato en la parte pertinente seal:
..el acta de entrega recepcin no tiene inconsistencias ni con el servicio ni con

los valores y detalles... de acuerdo a mis funciones y com petencias... no soy
ordenador de p a g o ...
Lo expuesto por el servidor no m odifica lo com entado debido a que no ju stific la falta
de la liquidacin econm ico contable de los servicios recibidos com o docum ento
habilitante del acta de entrega recepcin, lo que origin el pago en exceso de 1 029,93
USD, sin sustento legal.
El D irector Financiero con oficio LR M -D F-041-2015 de 10 de abril de 2015, al respecto
m anifest lo siguiente:
" . . . el administrador del contrato, la Coordinadora del CCEE y la contratista

suscriben el acta de entrega recepcin de los servicios y declaran la conformidad
y aceptacin. Adicionalmente, en la factura No. 003-001-243 de 4 de noviembre de
2010, en la cual como es lgico se define el valor del servicio efectivamente
prestado tiene recib conforme de la Coordinadora del CCEE, quien como se
manifest, tambin firma el acta de entrega recepcin... El Director de Negocios y
Comercializacin, con memorando No. QT-CCEE-096-2010 de 9 de noviembre de
2010 y que consta en el expediente, solicita la cancelacin respectiva, adjuntando
los documentos comprobatorios exigidos... ratificndose con las firmas en el acta
de entrega recepcin y la firman de recib conforme en la factura es decir actuaron
con pleno conocimiento de que el valor que solicitaban el pago por los servicios
recibidos era el que consta en la factura....
Lo m encionado por el D irector Financiero, no m odifica el com entario por cuanto no

ju stifica docum entadam ente la revisin del acta de entrega recepcin presentada por el
adm inistrador del contrato.
Conclusin
En el contrato con A LV A D E L por servicio de catering el adm inistrador del contrato no
realiz y adjunto la liquidacin econm ico contable, el D irector Financiero y la Tesorera

autorizaron y pagaron respectivam ente la factura 003-001-243, sin considerar los
valores de los productos recibidos eran inferiores a lo facturado, lo que ocasion el pago
de 1 029,93 USD.
T ttS JtM b t* ib
Hecho subsecuente
El D irector Financiero y Tesorera con oficio LR M -D F-037-2015 de 31 de m arzo de 2015,

al respecto del com entario m anifestaron:
" .. . en vista de no haber tenido respuestas favorables de los funcionarios a los

cuales se requiri realicen las gestiones pertinentes para recuperar el valor pagado
en exceso y con el propsito de salvaguardar los recursos pblicos se ha procedido
a em itir el ttulo de crdito a Nombre de Viviana de Guadalupe Salazar Bustamante
p o r un monto de $1.029,92 (Un m il veinte y nueve con 92/100), lo cual est siendo
comunicado mediante oficio N LRM-DF-035-2015 de esta fecha, conminndole a
que proceda a realizar el depsito en la cuenta de la Empresa y concedindole un
plazo de 8 das, caso contrario proceder con su cobro a travs de la va coactiva . . .
Recom endaciones
10. D ispondr a los servidores designados com o adm inistradores de contratos que
previo a la suscripcin de las actas de entrega recepcin de bienes y servicios, se

elabore la liquidacin econm ico contable de los servicios efectivam ente recibidos
por la Empresa, a fin de que los recursos sean destinados para el cum plim iento de
los fines institucionales.
Al D irector Financiero y Tesorera
11. Supervisarn y verificarn que la docum entacin referente a obligaciones derivadas
de procesos de contratacin guarde conform idad con la cantidad y precios de los

bienes y servicios efectivam ente recibidos, lo que perm itir que los desem bolsos
correspondan a obligaciones previam ente autorizadas y entregadas.
Ing. M anuel Tapia Tapia

D irector de A uditora de D esarrollo Seccional y Seguridad Social
Examen g jp e c ia l a los ingresos, gastos y contratacin de bienes y servicios, su recepcin y uso.

058 Informe de Auditoria 2015

Hochgeladen von

Dokumentinformationen

Copyright

Verfügbare Formate

Dieses Dokument teilen

Dokument teilen oder einbetten

Freigabeoptionen

Stufen Sie dieses Dokument als nützlich ein?

Sind diese Inhalte unangemessen?

Copyright:

Verfügbare Formate

058 Informe de Auditoria 2015

Hochgeladen von

Copyright:

Verfügbare Formate

CONTRALORA GENERAL DEL ESTADO

DIRECCIN DE AUDITORA DE DESARROLLO SECCIONAL Y SEGURIDAD SOCIAL

EM PRESA PUBLICA M ETRO PO LITANA DE G ESTIO N DE DESTINO TURISTICO

a los ingresos; gastos, y contratacin de bienes y servicios, su recepcin y uso en la

TIPO DE EXAM EN : EE PERIODO DESDE : 2010/09/01 H A S T A : 2014/12/31

A los ingresos, gastos y contratacin de bienes y

M E TR O P O LITA N A DE G ESTI N DE DESTINO

DIRECCI N DE A U D ITO R A DE D E S A R R O LLO SEC C IO N A L Y SEG U R ID A D SO CIAL

Procesos Centrales/ Agregadores de Valor 3

Monto de los recursos exam inados 5

Recomendacin al Director Financiero 9

Contrato de servicios de catering para la Feria MITM 2010 9

Recomendaciones al Gerente General 15

EMPRESA PBLICA METROPOLITANA DE GESTIN DE DESTINO TURSTICO

CCEE: Centro de Convenciones Eugenio Espejo.

DA4: Direccin de Auditora 4.

DADSySS: Direccin de Auditora de Desarrollo Seccional y Seguridad Social

DMQ: Distrito Metropolitano de Quito.

EPMGDT: Empresa Pblica Metropolitana de Gestin de Destino Turstico.

INCOP: Instituto Nacional de Contratacin Pblica.

MITM: Meeting and Incentive Trade Market.

INCOP: Instituto Nacional de Contratacin Pblica.

SERCOP: Servicio Nacional de Contratacin Pblica.

USD: Dlares americanos.

DE G ESTI N DE DESTINO TURSTICO

_______ CARTA DE P RESENTA CI N

La C ontralora G eneral del Estado, en uso de sus atribuciones constitucionales y legales

N uestra accin de control se efectu de acuerdo con las Norm as E cuatorianas de

Debido a la naturaleza de la accin de control efectuada, los resultados se encuentran

De conform idad con lo dispuesto en el artculo 92 de la Ley O rgnica de la Contralora

M otivo del exam en

El exam en especial en la Em presa Pblica M etropolitana de G estin de Destino

O bjetivos del exam en

Verificar la propiedad, legalidad y veracidad de los ingresos y gastos, ejecutados

la docum entacin pertinente y obedecen al cumplimiento de los objetivos

Determ inar el cumplimiento de las disposiciones legales y dem s normas de procesos

y servicios, se hayan realizado conforme a las disposiciones legales y reglamentarias

A lcance del exam en

El exam en especial com prendi el anlisis de los ingresos, gastos y contratacin de

special a los ingresos, gastos y contratacin de bienes y servicios, su recepcin y uso.

El C oncejo M etropolitano de Quito con Resolucin C 506 de 14 de septiem bre de 2001,

M unicipio del Distrito M etropolitano de Quito sea m iem bro fundador.

El C oncejo M etropolitano de Quito con ordenanza M etropolitana 272 publicada en el

Registro Oficial 533 de 20 de febrero de 2009, cre la Em presa M etropolitana de

Posteriorm ente, el C oncejo M etropolitano de Quito con O rdenanza M etropolitana 309

publicada en el Registro Oficial 186 de 5 de mayo de 2010, cre la Em presa Pblica

M etropolitana de G estin de Destino Turstico.

La Empresa Pblica M etropolitana de Gestin de Destino Turstico como parte de su

la Estructura Orgnica y O rganigram a Estructural por Procesos de la Empresa, as:

Procesos Centrales / A gregadores de V alor

C oordinacin Tcnica General

Desarrollo del Destino Turstico

Especial a los ingresos, gastos y contratacin de bienes y servicios, su recepcin y uso.

M ercadeo y Prom ocin

Com unicacin Social

A d m in is tra c i n /T a le n to Hum ano

Sistem as e Inform acin

La Em presa Pblica M etropolitana de Gestin de Destino Turstico, segn lo dispuesto

en la O rdenanza 309 del C oncejo M etropolitano de Quito, publicado en Registro Oficial

a) D esarrollar la actividad turstica en el Distrito M etropolitano de Quito, tales

b) P rom ocionar el Distrito M etropolitano de Quito com o destino turstico nacional

c) C oordinar las actividades del Fondo de Prom ocin y D esarrollo Turstico.

d) Fom entar la inversin en el sector turstico, a travs de cualquier instrum ento o

e) R ealizar investigaciones y estudios de la oferta y dem anda turstica y la