CS13155 Computacin: Microsoft Office e Internet

Tema 14. Herramientas ms usadas en PowerPoint

Introduccin
Algunas de las herramientas que ms se utilizan en PowerPoint no tienen que ver precisamente con la creacin de presentaciones,
sino ms bien con su manejo. PowerPoint nos ofrece una serie de accesorios y funciones que nos ayudan a manejar eficientemente
los datos que se introducen a una presentacin.
A continuacin analizaremos algunas de estas herramientas para mejorar nuestras habilidades en el uso de PowerPoint.
Explicacin
14.1 Bsqueda y remplazo automtico de datos, duplicar objetos, animaciones, transiciones y presentaciones
personalizadas; Bsqueda y reemplazo automtico de datos
Algunas veces podemos elaborar presentaciones con un alto volumen de contenido, lo que puede hacer que sea difcil encontrar
una palabra, un dato, o un signo en especfico.
Cuando deseamos encontrar una palabra, dato o signo en una presentacin PowerPoint, debemos pulsar el botn Buscar del
grupo Edicin, en la pestaa Inicio de la barra de herramientas, o bien, podemos utilizar la combinacin de teclas Ctrl+B. Una vez
hecho esto, se desplegar una ventana en el que debemos indicar la palabra, dato o signo que intentamos encontrar. Si queremos
hacer una bsqueda ms detallada, podemos especificar si la palabra que estamos buscando debe coincidir exactamente con
maysculas y minsculas segn la escribamos, o bien, si deseamos slo encontrar palabras completas.

En PowerPoint, al igual que en Word y Excel, tambin podemos reemplazar datos, palabras o signos, ya sea una sola vez o todas
las veces que se repitan. Esto resulta muy til cuando tenemos un error en algn dato, palabra o signo y debemos corregirlos a lo
largo de toda la presentacin. Para lograrlo debemos dirigirnos a la pestaa Inicio, grupoEdicin,
opcin Reemplazar Reemplazar.

Duplicar objetos
En PowerPoint se le denomina Objeto a cualquier elemento que este dentro del rea de trabajo de una diapositiva, por ejemplo: un
grfico, una figura, un cuadro de texto, etc. En ocasiones es necesario duplicar los objetos que tenemos en una diapositiva, ya sea
para colocarlos en la misma diapositiva, o bien, para colocarlos en una diapositiva diferente.
Para trabajar con un objeto, lo primero que tenemos que hacer es seleccionarlo. Esto lo podemos lograr simplemente haciendo clic
sobre el objeto con el que deseamos trabajar. En el caso de que sean varios objetos los que queramos duplicar, podemos
seleccionarlos dando clic en el primer objeto; luego debemos sostener la tecla "Shift" del teclado y dar clic en el segundo objeto, y
as sucesivamente hasta seleccionarlos todos. Otra forma de seleccionar varios objetos a la vez es abarcar el rea donde se
encuentran (si es que todos se encuentran juntos), dar clic sobre la superficie de la diapositiva y arrastrar el ratn hasta abarcar el
rea completa. Una tercera forma de seleccionar objetos es pulsar la combinacin de teclas Ctrl+E. esta combinacin seleccionar
todos los objetos de una diapositiva. Tambin podemos dirigirnos a la fichaInicio, grupo Edicin, botn Seleccionar. Al
seleccionar los objetos, estos debern visualizarse con un recuadro, tal como se muestra a continuacin.

Una vez que hayamos seleccionado los objetos que deseamos duplicar, debemos pulsar clic derecho sobre estos y elegir la
opcin Copiar. Tambin podemos utilizar la combinacin de teclas Ctrl+C.

A continuacin debemos situarnos en la diapositiva en la que deseamos colocar el objeto, pulsar clic derecho y elegir la
opcin Pegar, o pulsar la combinacin de teclasCtrl+V. Al hacer esto tendremos una rplica exacta de los objetos.

Animaciones
A todos los objetos de una diapositiva podemos aplicarle algn tipo de animacin, esto con el fin de hacer ms interactiva y
atractiva la presentacin para el pblico. PowerPoint nos ofrece una pestaa completa en la barra de herramientas y un panel de
tareas para aplicar animaciones a los objetos existentes en una diapositiva. A esta pestaa se le llama Animaciones.
Para aplicar a un objeto algn tipo de animacin, es necesario dirigirnos a la pestaa Animacin, grupo Animacin avanzada,
opcin Agregar animacin. Este desplegar una serie de opciones de animacin que podemos aplicar al objeto en cuestin.
Podemos aplicar:

Animaciones de entrada: este tipo de animaciones es para aplicar un efecto de entrada al objeto.
Animaciones de nfasis: este tipo de animaciones se utiliza cuando queremos resaltar el objeto.
Animaciones de salida: Este tipo de animaciones se usa para aplicar efectos de salida a los objetos.
Trayectorias de animacin: Este tipo de animaciones hace un efecto de desplazamiento del objeto segn el tipo que
elijamos (de rebote, lnea, arcos, giros, formas y bucles, entre otros).

Si tenemos ms de un objeto con animacin dentro de una diapositiva, tambin podemos establecer el orden de secuencia que
debern seguir estos objetos. Es decir, podemos especificar cul deseamos que aparezca primero y cul deseamos que le preceda.
Este orden de secuencia lo podemos definir en el Panel de animacin, el cual se encuentra en la pestaa Animaciones,
grupo Animacin avanzada, botn Panel de animacin. Al hacer esto, se desplegar un panel de tareas a la izquierda de nuestra
pantalla, en donde podremos ubicar cada objeto de la diapositiva y asignarle el nmero que deseamos. Para ordenar los objetos en
el Panel de animacin, simplemente arrastraremos el nombre del objeto a la posicin en la que deseamos que aparezca.

Adems, si deseamos que las animaciones aplicadas a los objetos tengan intervalos de tiempo para efectuarse, podemos utilizar las
opciones del grupo Intervalos, de la pestaa Animaciones. En la opcin Inicio, podemos elegir si deseamos iniciar la
reproduccin de la animacin al mismo tiempo que la animacin anterior (opcin: Con la anterior), si deseamos que se
reproduzca al dar clic (opcin: Al hacer clic), o bien, si deseamos que se efecte la animacin al terminar la animacin anterior
(opcin:Despus de la anterior). Tambin podemos establecer en la opcin Duracin, el tiempo que deseemos que dure la
animacin. Con la opcin Retraso, podemos establecer el tiempo de retraso con el que deber efectuarse la animacin.

Transiciones
Las transiciones son la manera en que aparecer una diapositiva durante su proyeccin cmo pasar a la siguiente diapositiva. Esta
accin la podemos realizar por medio de animaciones.
Para definir el tipo de transicin que queremos aplicar a una diapositiva, debemos dirigirnos a la pestaa Transiciones,
grupo Transicin a esta diapositiva. En este grupo podemos elegir un estilo de transicin. Una vez elegido el estilo podemos
personalizarla desplegando la lista del botn Opciones de efectos del grupo Transicin a esta diapositiva. En este podemos
definir cmo deseamos que se efecte el estilo que hemos seleccionado.

Tambin podemos establecer el tiempo de proyeccin de la diapositiva. Esto lo podemos realizar en la misma
pestaa Transiciones, grupo Intervalos, opcin Despus de. En esta opcin podemos definir los minutos y segundos que
deseamos que se proyecte la diapositiva. Al cumplirse dicho tiempo automticamente se pasar a la siguiente diapositiva. Sin
embargo, si no sabemos cunto tiempo se tendr que proyectar la diapositiva podemos dejar esta opcin sin definir y habilitar la
casilla Al hacer clic con el mouse (como se muestra en la figura anterior).
PowerPoint tambin nos ofrece la opcin de incluir sonido al efectuar Transiciones a las diapositivas. Esto lo podemos hacer
desde la opcin Sonido en el grupo Intervalos, en la pestaa Transiciones. En esta opcin podemos elegir uno de los tipos de
sonido ofrecidos en la lista, o bien, agregar un sonido que ya tengamos grabado desde otra ubicacin. Para ello debemos elegir la
opcin Otro sonido, que a su vez desplegar la ventana del explorador de Windows en donde podemos ubicar el archivo que
deseamos agregar.
Si deseamos aplicar el mismo tipo de transicin a todas las diapositivas, basta con pulsar el botn Aplicar a todo, del
grupo Intervalos en la pestaa Transiciones.
Presentaciones personalizadas
En ocasiones necesitamos que ciertas partes de una presentacin no se muestren. PowerPoint nos permite hacer esto mediante la
herramienta de Presentaciones personalizadas; consiste en dividir la presentacin en partes y asignar un nombre a cada una para
distinguirla de las dems.
Para lgrarlo, debemos dirigirnos a la pestaa Presentacin con diapositivas de la barra de herramientas, grupo Iniciar
presentacin con diapositivas, botn Presentacin personalizada Presentaciones personalizadas. Al pulsarlo obtendremos
el siguiente cuadro de dilogo:

Daremos clic en el botn Nueva, para crear una nueva presentacin personalizada, el cual a su vez desplegar el siguiente cuadro
de dilogo:
El proceso que debemos hacer consiste en trasladar los elementos de la lista Diapositivas de la presentacin a Diapositivas de la
presentacin personalizada. Las diapositivas que agreguemos de la primera a la segunda son las que se vern durante la
proyeccin. Para hacer esto bastar con seleccionar la diapositiva y pulsar el botn Agregar. Al finalizar daremos clic en el
botn Aceptar, el cual nos llevar al cuadro de dialogo anterior. Posteriormente daremos clic en el botn Mostrar (que se activar
al regresar al cuadro). Se desplegar la presentacin como la ver el pblico.
14.2 Encabezado y pie de pginas, comentarios y creacin de notas
Al igual que en Word, en PowerPoint podemos insertar encabezados y pies de pgina, para repetir ciertas partes del texto en todas
las diapositivas. Tambin podemos insertar comentarios y crear notas, que son de gran utilidad para el usuario al momento de dar
una presentacin.
Para aplicar los encabezados y pies de pgina, debemos dirigirnos a la pestaa Insertar de la barra de herramientas, grupo Texto,
botn Encabezado y pie de pgina, el cual a su vez nos desplegar el siguiente cuadro:

Como podemos observar el cuadro cuenta con dos pestaas: Diapositivas y Notas y documentos para distribuir.
La pestaa Diapositiva, nos permite establecer datos en las diapositivas destinados al pie de pgina, como Fecha y hora (que nos
permite poner la fecha y hora actuales como pie de pgina); Numero de diapositiva (aade el nmero de la diapositiva actual); Pie
de pgina (nos permite redactar un texto y establecerlo como pie de pgina); No mostrar en diapositiva de ttulo (se encarga de
ocultar el pie de pgina de la diapositiva de tipo ttulo); botn Aplicar a todo (se encarga de aadir el pie de pgina a todas las
diapositivas); y botn Aplicar (se encarga de aadir el pie de pgina solo a la diapositiva en la que estamos trabajando).
La pestaa Notas y documentos para distribuir, nos permite establecer los datos para el pie de pgina o encabezado de las notas
del usuario. Esta pestaa contiene los mismos elementos que la pestaa Diapositiva, con la nica diferencia de la
opcin Encabezado, la cual nos permite redactar el texto que predeterminaremos como encabezado de todas las notas del usuario.
Para crear las notas del orador, debemos dirigirnos a la pestaa Vista de la barra de herramientas, grupo Vistas de presentacin,
opcin Pgina de notas. Al elegir esta opcin PowerPoint cambiar la ventana de trabajo para que podamos crear o modificar las
notas. Se agregar un cuadro al final de la diapositiva con el mensaje Haga clic para agregar texto, y es en este cuadro donde
deberemos agregar el texto de la nota.
Por ltimo PowerPoint tambin nos ofrece la opcin de Insertar comentarios a las presentaciones, con el fin de colocar
recordatorios o indicar observaciones sobre los elementos contenidos en las diapositivas.
Para insertar un nuevo comentario, debemos seleccionar el elemento sobre el cual deseamos insertar el comentario, luego debemos
dirigirnos a la pestaa Revisar, grupoComentarios, opcin Nuevo Comentario. Al pulsar este botn se desplegar un panel de
comentarios a la derecha de la pantalla, con un cuadro con nuestro nombre y un recuadro listo para que empecemos a escribir.
Podemos notar que, al hacer esto, aparece en la diapositiva un pequeo globo al lado del objeto sobre el cual insertamos el
comentario, esto para indicarnos que dicho objeto tiene un comentario.

14.3 Insercin de tablas, conectores, fecha y hora, archivos de sonido y video

En PowerPoint tambin podemos insertar muchos tipos de elementos como tablas, conectores, fecha y hora, e incluso archivos de
sonido y video.
Insercin de tablas
Para insertar una tabla en una diapositiva de PowerPoint, debemos dirigirnos a la pestaa Insertar de la barra de herramientas,
grupo Tablas, botn Tabla.
Al igual que en Word, en PowerPoint podemos insertar una tabla definiendo el nmero de renglones y columnas desde una
cuadrcula. Podemos hacer esto desde la opcinInsertar tabla. Si nuestra tabla tiene dimensiones ms grandes que una cuadrcula
debemos insertarla dese Dibujar tabla, Si deseamos establecer el tamao y las dimensiones de la tabla manualmente, podemos
hacerlo arrastrando el ratn dentro del rea de trabajo. Por ltimo, si queremos insertar una tabla tipo hoja de clculo de Excel,
debemos hacerlo desde la opcin Hoja de clculo de Excel.

Insercin de conectores
Los conectores son lneas que unen dos objetos que se encuentran contenidos en una diapositiva. La utilidad de estos conectores
radica en que pueden mantener unidos a los objetos aunque estos se desplacen a otras ubicaciones. Son muy tiles cuando creamos
organigramas o diagramas de flujo.
Para crear un conector, primero debemos tener dos objetos en la diapositiva que deseemos conectar. Luego debemos dirigirnos a la
pestaa Insertar, grupo Ilustraciones, opcin Formas. Se desplegar una lista de formas de donde podremos elegir un conector
(especficamente de la seccin de lneas).

Una vez elegido el tipo de conector que deseemos, debemos hacer clic en uno de los puntos del contorno del primer objeto despus
sin soltar el botn del ratn, debemos arrastrar el ratn hasta lograr conectar la lnea en otro de los puntos del contorno del segundo
objeto.

Insercin de fecha y hora

En ocasiones necesitamos visualizar la fecha y la hora un una diapositiva. Para lograrlo, deberemos dirigirnos a la
pestaa Insertar de la barra de herramientas, grupo Texto, botn Fecha y hora. Al pulsar este botn se desplegar el siguiente
cuadro de dilogo:
Como podemos observar se trata del mismo cuadro que vimos para insertar encabezados y pies de pgina.
Para insertar la fecha y hora, simplemente activaremos la casilla Fecha y hora. Si deseamos establecer un formato de fecha
especfico deberemos desplegar la lista del botnActualizar automticamente para poder elegir un formato. Si lo que queremos
es que se inserte una fecha que no cambie deberemos activar la opcin Fija. Para aplicar la fecha y hora a la diapositiva actual
debemos pulsar el botn Aplicar. Si queremos aplicar la fecha y hora a todas las diapositivas deberemos pulsar el botn Aplicar a
todo.
Insercin de sonido
Uno de los atractivos de PowerPoint es que podemos proyectar las presentaciones acompaadas de un audio, ya sea que est
grabado por nosotros mismos, que ya lo tengamos grabado en nuestra computadora, o que se encuentre en las imgenes
prediseadas (aplausos, telfono, etc.).
Para insertar un archivo de sonido, es necesario que nos dirijamos a la pestaa Insertar, grupo Multimedia, botn Audio. Este a
su vez desplegar tres opciones: Audio en lnea, Audio en mi PC, y Grabar Audio.

Audio en lnea: Con esta opcin podemos buscar audios de imgenes predefinidas en Office.com. Se recomienda bajar de
internet el archivo de audio y utilizar la siguiente opcin.
Audio en Mi PC: Con esta opcin podemos insertar archivos de audio que ya tengamos grabados en nuestra computadora.
Grabar Audio: Con esta opcin podemos grabar un archivo de audio nosotros mismos. Cuando elegimos esta opcin se
despliega una ventana que nos permite grabar y nombrar el audio que queramos, solo necesitamos tener un micrfono.

Insercin de videos
En ocasiones necesitamos que nuestra presentacin incluya un video o pelcula. PowerPoint nos permite realizarlo mediante los
siguientes pasos.
Para insertar un archivo de video e incluirlo a nuestra presentacin, debemos dirigirnos a la pestaa Insertar, grupo Multimedia,
opcin Video. Esta opcin desplegar una lista con las opciones de Video en lnea y Video en mi PC.

Vdeo en lnea: Busca e inserta vdeos desde Skydrive o Facebook.

Vdeo en mi PC: Busca e inserta vdeos contenidos en el disco duro de la computadora.

Cierre
Insertar archivos de video y audio es una de las herramientas ms utilizadas de PowerPoint, ya que nos permite hacer ms atractiva
la presentacin. PowerPoint tambin nos ofrece diversas opciones para aplicar animaciones a los elementos de una presentacin.
Esperamos que estas herramientas te sean tiles a lo largo de tu carrera acadmica y profesional.
Checkpoint
Asegrate de comprender:

La aplicacin de animaciones y transiciones.

La utilidad de poder insertar archivos de video y audio.

Tema 15. Trabajo colaborativo e Internet con PowerPoint

Introduccin
En la actualidad el trabajo colaborativo resulta ser un factor muy importante para el desarrollo de documentos y contenidos
(incluyendo las presentaciones). Es por estoo que Microsoft PowerPoint 2013 ofrece una amplia variedad de opciones que nos
permiten compartir, revisar, guardar, desarrollar y modificar presentaciones sobre la Web, utilizando la aplicacin de Microsoft
Skydrive.
Explicacin
15.1 Revisar y compartir presentaciones
PowerPoint permite revisar los cambios que se le han realizado a una presentacin por medio de la opcin Comparar, de la
pestaa Revisar, grupo Comparar. Para ello necesitamos contar con dos versiones de la misma presentacin, es decir, la versin
original, y la versin de los cambios para poder comparar las dos versiones.
Primero debemos abrir la versin original de nuestra presentacin. Despus debemos pulsar el botn Comparar, que nos
desplegar el explorador de Windows para que indiquemos cul es el archivo que ha sido modificado. Al elegir el archivo,
PowerPoint los comparar e indicar los cambios o los elementos diferentes entre una versin y otra, como se muestra en la
siguiente imagen.
Como podemos observar PowerPoint nos indica exactamente en qu diapositiva se efectu el cambio, qu palabra se sustituy y
quin fue la persona que realiz el cambio. Podemos observar que se despleg un panel de revisiones, en el cual se nos indica los
cambios de diapositivas, y los cambios de presentaciones.
Para terminar la revisin de cambios, debemos pulsar el botn Terminar revisin, de la pestaa Revisar, grupo Comparar.
A travs de la pestaa Revisar, tambin podemos revisar la ortografa de los textos de la presentacin, as como tambin revisar los
comentarios insertados en ella, y las notas vinculadas a la misma.
Otra de las funciones que nos permite realizar PowerPoint 2013 es la compartir presentaciones con otros usuarios, esto con la
finalidad de realizar trabajo colaborativo, y que los involucrados puedan modificar, editar y desarrollar contenido en la misma
presentacin.
Para compartir una presentacin deberemos hacer uso de la aplicacin de Skydrive. Para ello debemos tener una cuenta de correo
electrnico de Microsoft (hotmail, outlook, o live). Posteriormente debemos dirigirnos a la pestaa Archivo, opcin Guardar
como, y elegir la opcin Skydrive. Una vez hecho esto tenemos que elegir en que carpeta de Skydrive deseamos guardar la
presentacin.
A continuacin debemos accesar a nuestra cuenta desde Internet explorer (u otro explorador), posicionarnos sobre la presentacin
que deseamos compartir y dar clic derecho. Se desplegar una lista de opciones de las cuales elegiremos la opcin Compartir.
A continuacin se mostrar una pantalla en la que debemos indicar el correo electrnico de la persona con la que compartiremos la
informacin. Tambin debemos activar la casilla Los destinatarios pueden editar, en caso de que deseemos que la persona con
quien compartimos la presentacin pueda editarla. Por ltimo debemos pulsar el botn Compartir.

15.2 Hipervnculos
Los Hipervnculos son enlaces a recursos externos, ya sean de internet, de otros archivos o de una diapositiva diferente.
Para insertar un Hipervnculo dentro de una presentacin, debemos seleccionar el texto donde estableceremos el Hipervnculo.
Despus debemos dirigirnos a la pestaaInsertar de la barra de herramientas, grupo Vnculos, opcin Hipervnculo.
Al hacer lo anterior, se nos desplegar el siguiente cuadro de dilogo.

Como podemos observar en la imagen anterior, en el men izquierdo Vincular a, debemos definir si queremos crear un enlace a
una pgina web o a algn lugar dentro del mismo documento; si deseamos crear un nuevo documento o si deseamos crear el enlace
a una direccin de correo electrnico.

Archivo o pgina Web existente: En la caja de texto Direccin debemos teclear la direccin Web a la que deseamos
crear el enlace; por ejemplo: http://www.hotmail.com
Lugar de este documento: Se desplegar la lista de diapositivas contenidas en la presentacin actual y debemos elegir la
diapositiva a la cual deseamos crear el enlace.
Crear nuevo documento: Se desplegar una caja de texto donde debemos teclear el nombre del nuevo documento que
crearemos, as como la ruta donde se localizar. Adems podemos especificar si deseamos modificar el documento nuevo
ms tarde o en ese preciso instante.
Direccin de correo electrnico: Se desplegarn tres cajas de texto, una donde debemos teclear la direccin de correo
electrnico, otra donde debemos especificar el asunto, y una tercera donde de encontraremos las direcciones de correo
utilizadas recientemente.

Una vez elegida una de las anteriores opciones debemos pulsar el botn Aceptar, y automticamente se crear el enlace.
Cierre
Utilizar el Internet y poder compartir nuestras presentaciones es uno de los atractivos que presenta PowerPoint 2013, ya que resulta
muy til cuando deseamos trabajar de manera colaborativa porque permite editar dicha presentacin con varios usuarios a la vez.
Esperamos que utilices estas herramientas en tus trabajos en equipo.
Checkpoint
Asegrate de comprender:

La utilidad de revisar y compartir presentaciones.

El concepto de Hipervnculos.
 Evidencia 2:
Presentacin electrnica y colaborativa en Internet de una solucin utilizando Excel para resolver un problema que se presenta.
Instrucciones para realizar evidencia:

1. Con base en tu experiencia:

a. Describe 5 o ms de las herramientas ms utilizadas en Excel para realizar clculos.
b. Describe 5 o ms de las herramientas ms utilizadas en PowerPoint para la elaboracin de presentaciones
dinmicas y atractivas.
2. Realiza lo siguiente:

Haz clic en cada botn siguiendo la secuencia.

Excel

a. Crea un archivo Excel. Este te servir para realizar Anlisis crediticios para cada cliente solicitante de un crdito.
b. El Anlisis que calculars debe ser de 2 tipos (Crdito fijo, y Crdito de duracin variable).
c. Crea una hoja de Excel llamada Crdito fijo. Esta hoja servir de plantilla para el clculo de crditos fijos, por lo que
deber contener:
i. Nombre del solicitante
ii. Monto del crdito
iii. Tipo de crdito (crdito fijo)
iv. Enganche Inicial
v. Tasa de inters: 12%
vi. Nmero de meses del crdito: (para el caso del crdito fijo deber ser siempre 60 meses)
vii. Pago mensual
d. Aade una hoja de clculo llamada Crdito Variable. Esta servir de plantilla para el clculo de crditos de duracin
variable, por lo que deber contener:
i. Nombre del solicitante
ii. Monto del crdito
iii. Tipo de crdito
iv. Enganche Inicial
v. Tasa de inters: 8%
vi. Nmero de meses del crdito: (para el caso del crdito variable aumentar la tasa de inters mensual un 2% a
partir del mes 24).
vii. Pago mensual
e. Agrega las funciones y parmetros necesarios para calcular el pago mensual y la tasa de inters en cada uno de los
siguientes casos:

Nombre Tipo de crdito Monto del crdito Nmero de meses Tasa de inters

an Antonio ngulo Fijo 350000 60 ?

uadalupe Hernndez Variable 425000 24 ?

enda Czares Variable 240000 18 ?

turo Elizondo Fijo 150000 60 ?

dro Chvez Variable 200000 36 ?

PowerPoint

a. Disea y elabora un Podcast en PowerPoint con los resultados obtenidos y grabado con tu voz. La presentacin deber
tener una duracin mxima de 5 minutos y contener:
i. Portada
ii. ndice con hipervnculos
iii. Grficas generadas a partir de los clculos
iv. Funciones y procedimientos que realizaste
v. Resultados obtenidos
vi. Conclusiones