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Investigacin de Operaciones

Cul es su verdadero Nivel de Agotados?


Analizando el Impacto de los Excesos y los
Agotados en la Cadena de Suministro
En una conversacin reciente con el Gerente General de una empresa
productora de muebles (que en adelante llamaremos Muebles y Muebles
S.A.) estbamos analizando cul era la magnitud de las ventas perdidas.
Obviamente me sorprend cuando su respuesta fue menos del 2%, pues
yo esperaba una respuesta alrededor del 20% o del 30%. Por qu la
diferencia tan grande? En este artculo veremos que la subestimacin de
los agotados no se limita a esta empresa y analizaremos el porqu.
Por: Alejandro Cspedes Pea
alejandrocespedes@simplesolutions.com.co
www.simplesolutions.com.co

A ntes de entender la razn


de la diferencia entre el clculo
del Gerente y mi estimacin es
importante explicar una de las
premisas bsicas de cualquier
cadena de suministro: mientras
el consumidor final no haya com-
prado, nadie en la cadena de su-
ministro ha vendido; sin embar-
go las empresas asumen que al
despacharle al siguiente eslabn
en la cadena ya se logr la venta.
Este supuesto no slo es corto-
placista e incorrecto sino que es
responsable de muchas de las
prcticas que luego empeoran el
desempeo de la cadena de su-
ministro, tal como examinaremos
ms adelante.

Tambin es importante tener en


cuenta que Muebles y Muebles
S.A. no le vende directamente al
consumidor final; como la mayo-
ra de empresas, ella le vende a
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otros eslabones tales como dis- puesto que no; de hecho no existe el cual es bastante representativo
tribuidores y almacenes, que a manera alguna de saber exacta- y - peor an -muchas empresas ni
su vez le venden al consumidor mente cuntas ventas adicionales siquiera son conscientes de esto.
final. Por esta razn para Muebles se habran obtenido por no tener
y Muebles S.A. la demanda es re- agotados pero es claro que la cifra Al comienzo de este artculo men-
presentada por los pedidos que es mucho mayor del que estiman cionamos que muchas compaas
le hacen los distribuidores y los los supermercados actualmente. asumen que cuando le despachan
almacenes. Por esto no es extra- y facturan al siguiente eslabn de
o que los agotados los calculen la cadena logran una venta; este
comparando las rdenes hechas No haga pronsticos supuesto hace que las empresas
por los distribuidores y almacenes empujen los inventarios hacia sus
para horizontes largos
contra los pedidos despachados y clientes, ofreciendo descuentos
que por esto reportarn unos ago- de tiempo y no produzca por volumen y exigiendo pedidos
tados del 2%. con base en ellos; defina mnimos pues creen que de esa
un inventario objetivo manera incrementan sus ventas.
Aunque el clculo a primera vista de acuerdo al consumo Los clientes no tienen ms reme-
es correcto, cuando analizamos la esperado y sus tiempos dio que pronosticar la demanda
cadena de suministro completa para horizontes de tiempo muy
de reabastecimiento y
y no slo la interaccin entre el largos y comprar en grandes can-
proveedor y el consumidor vemos luego reponga slo el tidades, lo cual inevitablemente
que en la realidad no lo es. De consumo real. repercute en que unos SKUs ro-
hecho si un cliente va a un alma- tan ms de lo pronosticado ge-
cn buscando un mueble y no lo nerando agotados y otros rotan
encuentra, esta venta perdida no Las tiendas acostumbran a calcu- menos, generando excesos. Lo
es una venta perdida del almacn lar sus agotados como el porcen- que no hemos tenido en cuen-
solamente Es una venta perdida taje de SKUs (Stock Keeping Units) ta en nuestro anlisis es que los
de toda la cadena de suministro! que estn en cero del total que excesos de inventario de algunas
Si esto es correcto, entonces los deberan estar disponibles. Pero referencias magnifican el dao de
agotados a nivel de consumidor este porcentaje no dice mucho los agotados, sobre todo a nivel
final son los verdaderos agotados pues los SKUs que ms rpido se de retail.
de Muebles y Muebles S.A., de sus agotan son precisamente los que
proveedores, de los proveedores ms se venden; as que un 5% de Los daos obvios de tener exce-
de sus proveedores y as sucesi- agotados no significa un 5% ms sos de inventario a nivel de retail
vamente hasta el final de la cade- de ventas. Si son productos de son la absorcin de capital de tra-
na de suministro. Por lo tanto la muy alta rotacin, eliminar este bajo, el incremento de los gastos
pregunta que hay que plantear es 5% de agotados puede repre- de manejo de inventario y la ocu-
Cul es el nivel de agotados en sentar fcilmente 20% ms de pacin de espacio de exhibicin;
los puntos de venta, que son los ventas. Adems no es raro toparse pero la consecuencia ms grave es
que realmente le venden al con- con consumidores que al no en- que los excesos magnifican y per-
sumidor final? Sin embargo este contrar algunos de los artculos petan el problema de agotados
cuestionamiento nos lleva a un que quieren comprar, prefieren no porque las empresas - para salir
callejn sin salida pues esto es - comprar nada. de los altos inventarios - acostum-
para efectos prcticos - imposible bran a hacerlo mediante grandes
de responder. En otras palabras Los agotados descuentos, dndole espacios es-
de unos SKUs afectan las ventas tratgicos en los anaqueles y en
Piense en su ltima visita a mer- de otros que s estaban disponi- las gndolas y pidindole a los la
car... Encontr todo lo que estaba bles; por esto el porcentaje de fuerza de ventas que impulsen la
buscando? Lo ms probable es referencias agotadas no refleja ni venta de estos productos con los
que su respuesta sea negativa. Y de cerca la verdadera magnitud de consumidores que entran a los al-
ser posible que el supermercado las ventas que se estn perdiendo. macenes.
monitoree y conozca cada caso en Pero todava no hemos terminado
que esto ocurre y estime cuntas pues no hemos tenido en cuenta En resumen todos los recursos y
ventas se perdieron por no tener el impacto que tienen los excesos toda la atencin se centra en los
100% de disponibilidad? Por su- de inventario sobre los agotados, productos que menos se estn
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Excesos en el Retail
Los daos obvios de tener excesos de inventario
a nivel de retail son la absorcin de capital de
trabajo, el incremento de los gastos de manejo
de inventario y la ocupacin de espacio de
exhibicin; pero la consecuencia ms grave
es que los excesos magnifican y perpetan el
problema de agotados.

vendiendo y ahora - gracias a las de descuento para el iPad 1. Ob- e impidiendo que sean las refe-
promociones - en los que me- viamente la promocin fue exito- rencias de mejor rotacin las que
nos contribuirn a la utilidad de sa bajo los estndares tradiciona- reciban los mejores espacios de
la empresa, justo lo contrario de les, pues las existencias de iPad exhibicin. Incluso conozco una
lo que debera ocurrir; pero esta 1 se agotaron en pocas horas en gran y reconocida empresa pro-
prctica no es exclusiva del retail. todos sus puntos de venta; pero ductora y comercializadora de
Por ejemplo en muchos restau- lo que ocurri en realidad es que ropa exterior e interior que para
rantes las sugerencia del chef muchos clientes con la capacidad no desperdiciar la tela sobrante
no son ni los mejores platos ni los adquisitiva y la intencin de com- de los productos que no rotaron
ms nuevos Son los platos que prar el iPad 2, optaron por comprar conforme a lo presupuestado, le
utilizan insumos de los cuales el iPad 1. De hecho yo fui uno de ordena a sus diseadores que ha-
hay mucho inventario o que estn ellos. En este caso se perdieron gan prendas con la tela sobrante
prximos a vencerse. ventas futuras que tenan el po- a pesar de que ya se sabe que esa
tencial de generar una mucha me- tela no tuvo buena aceptacin en
El verdadero dao de los excesos jor contribucin a las utilidades, al el pblico.
se causa por tres vas: La primera tiempo que se hicieron ventas con
es que los excesos retrasan la re- un margen demasiado bajo. Pero no es slo eso; en algunos
posicin de los productos de alta casos el sobrante de tela no es
rotacin pues si las tiendas tienen suficiente para vestir todos los
mucho inventario, es probable No es raro toparse con puntos de venta, por lo cual esta
que tengan problemas de liqui- empresa compra ms de esta tela
dez o de espacio para comprar
consumidores que al no para poder abastecer todas las
ms inventario y prefieran esperar encontrar algunos de los tiendas de productos de baja ro-
a que salgan de los excesos antes artculos que quieren tacin. En pocas palabras Ocu-
de comprar ms. comprar, prefieren no pan espacio con artculos que de
comprar nada. En otras antemano se sabe que no se van
La segunda va es que al reducirle a vender bien.
palabras los agotados
el precio a los productos que no
estn rotando, se canibaliza las de unos SKUs afectan Por todo esto me cuesta entender
ventas de artculos similares sin las ventas de otros que por qu tantas empresas sostie-
descuento. Miremos un ejemplo: s estaban disponibles. nen que no tienen mucho espacio
al momento de escribir este art- para crecer pues su participacin
culo, el iPad 2 est en pleno auge de mercado ya es muy grande. Si
y precisamente la semana pasada Y la tercera es que los excesos las organizaciones miraran su ca-
una de las mayores cadenas de ocupan el limitado espacio que dena de suministro completa y no
supermercados de nuestro pas hay en las tiendas, reduciendo el slo una parte de ella, veran que
hizo una promocin de un 50% portafolio que se puede exhibir el potencial de crecer mejorando
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la disponibilidad a nivel del con- problemas. El potencial del au- comparados con la disminucin
sumir final es enorme Por qu mento de ventas es ilimitado si de inventarios y el incremento en
desgastarnos y desenfocarnos tenemos presente que vivimos ventas.
buscando cmo reducir costos en un mundo totalmente interco-
para ganar ms dinero?, No es nectado y que crecer en nuestros Reponga solamente lo vendido.
preferible determinar cmo ali- mercados o en nuevos mercados No haga pronsticos para hori-
near toda la cadena de suministro son dos posibilidades totalmente zontes largos de tiempo y no pro-
con el consumidor final as esto realistas y alcanzables para cual- duzca con base en ellos; defina un
implique cambiar por completo quier empresa. inventario objetivo de acuerdo al
las relaciones con los clientes? consumo esperado y sus tiempos
Hoy existen diversas metodo- de reabastecimiento y luego re-
Si Muebles y Muebles S.A. busca- logas para hacerlo, entre ellas ponga slo el consumo real.
ra formas para que los almacenes est la Teora de Restricciones
que venden sus productos mejo- que provee mtodos y soluciones Monitoree el nivel de inventario
raran su disponibilidad, sus ven- especficas para hacerlo. Si bien establecido y ajstelo con base
tas automticamente mejoraran. la solucin completa se sale del en el comportamiento del inven-
Es cierto que esto es mucho ms alcance de este artculo, algunos tario.
difcil pues se trata de empresas lineamientos bsicos son:
independientes con sus respec- Si hay temporadas con alta esta-
tivos dueos y polticas y que es Disminuya el tiempo de reabas- cionalidad, incremente los inven-
mucho ms fcil reducir costos tecimiento y la frecuencia de des- tarios objetivo antes de la tem-
haciendo despidos masivos y exi- pachos. Esto no slo mejora la porada y redzcalos cuando sta
gindoles menores precios a los precisin de los pronsticos sino pase.
proveedores, pero ese es el ver- que permite disminuir el inventa-
dadero reto. rio y mejorar los tiempos de res- Redefina sus indicadores para
puesta para reaccionar a los cam- que estos reflejen el verdadero
Finalmente el potencial de la re- bios en la demanda; los posibles impacto de los agotados en toda
duccin de costos es limitado y aumentos en los costos y gastos la cadena de suministro. No tome
trae como consecuencia muchos normalmente son despreciables decisiones con base en las eficien-
cias y los costos unitarios sino con
el impacto de cualquier decisin
en el trput (margen de contribu-
cin de los productos), la inver-
sin y los gastos de operacin.

Con todo esto en mente volva-


mos a plantear la pregunta del co-
mienzo: Cul es el nivel de ago-
tados de Muebles y Muebles S.A.?
Espero que ahora un 20% o 30%
nos parezca un nmero bastante
conservador.

* Para entender mejor cmo funciona


una cadena de suministro le reco-
miendo que investigue un poco sobre
el juego de la cerveza de MIT y que
vea este video del Dr. Goldratt sobre
los riesgos de mirar las cadenas de
suministro de forma local. http://www.
youtube.com/watch?v=jU2iWZEYbKA.
Para ms informacin sobre la Teora
Al reducirle el precio a los productos de Restricciones visite www.simple-
que no estn rotando, se canibaliza solutions.com.co o www.toc-goldratt.
las ventas de artculos similares sin
descuento.
com

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