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La Fonction Comptable
dans
les socits dassurance
Contribuer
la
performance
de lentreprise
PREFACE
Pour atteindre cet objectif, lObservatoire sest entour dune quipe pluridisciplinaire
de professionnels de haut niveau. Ils conduisent des actions de recherche, de
benchmarking, de formation et de publication dans le but dvaluer et de faire
connatre limpact des nouvelles technologies et des nouveaux contextes
conomiques, tels que la globalisation et lmergence des entreprises en rseau, sur
les mtiers comptables.
Par ses actions, lambition de lObservatoire est damliorer et faire voluer les
comptences individuelles et collectives des professionnels du chiffre par la rflexion
en quipe, la formation, la production darticles, douvrages et doutils interactifs, et
leur apporter un socle, un systme de valeurs et des rfrences en phase avec les
attentes de leurs clients et les objectifs de lentreprise, qui donnent un sens leur
action.
Engager une dmarche qualit est un investissement qui permet dobtenir un retour
important. En effet, un systme de management de la qualit au sein de la fonction
comptable, amne un certain nombre de retombes positives. Ainsi se trouvent
renforcs :
La notion de Fonction utilise ici rentre dans le cadre de cette vision transversale
de lentreprise travers lapproche par les processus. La Fonction Comptable peut
ainsi se dfinir comme une fonction cl de lentreprise ayant en charge le bon
fonctionnement dun certain nombre de processus, chacun correspondant une
finalit dtermine et devant satisfaire des clients internes et externes et tant en
relation avec des fournisseurs galement internes ou externes lentreprise. La
fonction comptable dpasse de ce fait la notion strictement organisationnelle des
services comptables. Elle porte sur lensemble des activits de conception et des
activits oprationnelles qui contribuent la satisfaction de sa mission. Ces activits
se situent, bien souvent en priorit au sein des services comptables mais aussi au sein
des autres directions oprationnelles de lentreprise. Lidentification des processus
apparat ainsi de plus en plus comme le point de dpart de la reprsentation des
organisations.
Entreprise
4 Processus en rsultats
liaison avec la
gestion interne
9. Primes et encaissements
10. Sinistres et dcaissements
11. Comptabilit des intermdiaires
12. Rassurance : acceptations et cessions
13. Inventaire technique
Trois processus en liaison avec les processus amont gestion des actifs dassurance
Quatre processus gestion interne (en liaison avec les processus de gestion interne)
sa finalit
le dbut du processus
la fin du processus
Un processus peut se dfinir comme une somme dactivits exerces par des acteurs
au sein de lentreprise ou dune fonction. Il est par consquent ncessaire de lister les
activits essentielles ralises dans chaque processus. Lnonc de ces activits
permet de prciser la ralit des oprations caches derrire le titre donn chaque
processus. A linverse, toute activit ralise par les acteurs de lentreprise ou de la
fonction doit pouvoir tre attache un processus et surtout la finalit dun
processus sous peine dapparatre comme dnu dintrt et de valeur ajoute.
Le dbut du processus
La fin du processus
Finalit
Ce processus comprend les activits relatives la dfinition et au contrle des
rfrentiels comptables et rglementaires ncessaires la fonction comptable,
correspondant dune part aux spcifications internes lentreprise ou au groupe
auquel appartient lentreprise et dautre part externes, essentiellement
rglementaires. Il concerne la dfinition, la formalisation et le contrle de la bonne
application des normes de lentreprise.
Dfinition et contrle de la mise jour des donnes comptables dans les autres
rfrentiels de lentreprise (rfrentiels contrats et assurs, rfrentiels produits,
rfrentiels titres, etc.)
Fin
Diffusion interne et validation de la bonne application de la doctrine comptable de
ltablissement et des normes.
Finalit
Ce processus comprend les activits de type ingnierie, relatives la conception et
la maintenance du systme dinformation comptable de lentreprise, lorganisation
de la fonction comptable et la dfinition des modes opratoires comptables au
niveau des postes de travail et la mise en place dun dispositif dassurance qualit
Veille technologique
GT011 La fonction comptable dans les socits dassurance : 16
une approche par les processus
Mise en place des contrles internes et contrle de la piste daudit informatique
Dbut
Evolution des processus amont, du systme dinformation de lentreprise (ou du
groupe) et du cadre rglementaire.
Fin
Mise en place de nouvelles applications informatiques ou des modifications et diffusion
dune formation adapte aux collaborateurs concerns. Mise en place, en parallle,
dune organisation adapte.
Finalit
Ce processus comprend les activits relatives la centralisation conforme aux
rfrentiels, aux normes comptables et aux dlais tablis, des donnes provenant des
comptabilits auxiliaires, des centralisateurs comptables des filiales et succursales et
des critures diverses directement enregistres dans le centralisateur (ou base de
donnes centrale comptable).
Dbut
Prparation et rception des donnes en provenance des processus comptables
amonts et rception des informations dvnements conomiques ou comptables
traduire en critures comptables.
Finalit
Ce processus comprend les activits relatives la production et la diffusion du
reporting interne destination des diffrents niveaux de management, (direction
gnrale, directions oprationnelles, management intermdiaire, fonctions
spcialises telles que les contrles internes). Les informations concernes sont les
rsultats comptables de la priode, associs ou non aux rsultats des priodes
prcdentes et aux prvisions budgtaires. Les prvisions budgtaires sont rajustes
lors de chaque reporting. En revanche, les activits correspondant la prparation
des prvisions budgtaires ne font pas partie de ce processus. Le reporting prsente
les rsultats comptables de synthse de lentreprise ou du groupe ou les rsultats
comptables tablis en fonction des modalits de mesure des rsultats de chaque
entit.
Dbut
Besoin de reporting exprim par les clients internes.
Finalit
Ce processus comprend les activits relatives la communication financire
destination des diffrents interlocuteurs qui lentreprise doit communiquer des
informations relatives ses rsultats financiers (actionnaires, banques, agence de
notation, comit dentreprise, auditeurs externes, analystes financiers, COB,
organismes de tutelle, organismes professionnels, etc.)
Dbut
Rception des besoins de reporting et dinformations des clients externes et des
demandes de nouveaux reporting externes tablis par les responsables des normes de
la fonction comptable.
Fin
Communication des reporting et informations correspondantes aux clients
externes.
Finalit
Ce processus comprend les activits relatives la comptabilit fiscale et
ltablissement des documents fiscaux. La production des informations destines aux
organismes sociaux ne fait pas partie du processus de la fonction comptable.
Dbut
Dclinaison des consquences de la lgislation fiscale.
Fin
Etablissement des documents fiscaux et rapports associs.
Finalit
Ce processus concerne les groupes franais ayant effectuer la consolidation des
filiales franaises ou trangres. Il comprend les activits relatives aux oprations de
consolidation des comptes de groupe et la production des rsultats internes et
externes associs.
Dbut
Rception des donnes comptables en provenance des filiales.
Fin
Production des consolidations et rapports de consolidation.
Finalit
Ce processus comprend les activits relatives ltablissement des documents
rglementaires destins la Commission de contrle des assurances
Dbut
Prise en charge des informations fournies
Fin
Diffusion des tats annuels et trimestriels labors
Finalit
Ce processus comprend les oprations relatives lenregistrement comptable,
lencaissement des primes et au suivi des comptes dassurs. (*)
Comptes dassurs
lettrage des comptes dassurs en lien avec la trsorerie
Autres travaux
dtermination des bases de calcul des taxes sur les conventions dassurance
(**)
Fin
Le processus prend fin la transmission, pour enregistrement des informations, au
processus centralisation et gestion des arrts, et aprs justification des critures. Au
niveau micro-conomique, il sachve lorsque les crances sur les assurs sont zro.
(*) Toutes les oprations relatives aux intermdiaires (commissions, comptes de tiers)
sont du ressort du processus Comptabilit des intermdiaires qui comprend
galement des oprations relatives aux sinistres dans le cas de la gestion dlgue
(**) Toutes les oprations relatives la taxe sur les conventions dassurance et aux
prlvements sociaux ont t traits dans le Processus n 6
Comptes de tiers
Justification et suivi des comptes de suspens (comptes de liaison sinistres,
capitaux chus, capitaux dcs dont les bnficiaires ne sont pas identifis)
Justification des autres comptes de tiers crditeurs relatifs aux prestations
(participation aux bnfices payer, intrts sur prestations payer)
Fin
Le processus prend fin la transmission, pour enregistrement des informations, au
processus centralisation et gestion des arrts, et aprs justification des critures. Au
niveau micro-conomique, il sachve lorsque les dettes sur les assurs sont zro ;
lorsque les crances (recours, sauvetages) sont zro ; lorsque les avances sur
polices ont t rembourses la compagnie
Oprations diverses
Cela concerne les autres oprations accessoires : facturation de fournitures,
dquipements, prts, cotisations,... et toutes les dclarations fiscales lies
lexercice du mandat de lintermdiaire
Dbut
Le processus dbute :
Fin
Le processus prend fin la transmission, pour enregistrement des informations, au
processus centralisation et gestion des arrts, et aprs justification des critures
Finalit
Ce processus comprend les activits de comptabilit relatives aux oprations de
cessions et dacceptation en rassurance et au suivi des comptes des cessionnaires et
des cdantes.
Inventaire technique :
centralisation des tats de calcul tablis/recueillis par le service de
rassurance (quote-part des charges techniques
Autres travaux :
Enregistrement et suivi des dpts et nantissements
FIN
Le processus prend fin la transmission, pour enregistrement des informations, au
processus centralisation et gestion des arrts, et aprs justification des critures.
Finalit
Ce processus comprend les activits relatives la comptabilisation des provisions
techniques et la validation du rsultat technique brut de cession et hors acceptations
Autres provisions
contrle et examen des autres provisions techniques (provision pour risque
en cours, provision dgalisation, provision pour risques croissants, PSNM,
PAF)
Autres travaux
dtermination des lments de calcul de la taxe sur les excdents de
provisions (*)
Dbut
Le processus dinventaire technique commence lors du recensement des informations
issues des processus amont (actuariat, gestion technique, financier) ou des tiers
(intermdiaires, coassureurs, groupements, pools).
Fin
Le processus dinventaire technique sachve lorsque tous les contrles effectus sur
les marges techniques sont satisfaisants. Les lments sont alors transmis pour
enregistrement au processus centralisation et gestion des arrts.
(*) les oprations relatives la taxe sur les excdents de provisions sont traites dans le
processus n6
Finalit
Ce processus comprend les activits de comptabilit relatives aux oprations de
placements immobiliers, de gestion locative (en direct ou par lintermdiaire de
mandataires) dun parc immobilier et aux oprations des Socits Civiles
Immobilires.
Divers
traitement des oprations en devises et calcul de la provision pour risque de
change
Dbut
Le processus dbute la dcision dexcution de lopration de placement immobilier
ou lencaissement des revenus tirs de ces mmes placements.
Fin
Le processus prend fin une fois que lopration de placement immobilier et les flux
relatifs la gestion locative ont t transmis au processus centralisation et gestion
des arrts pour enregistrement et que leur impact conomique a t dtermin pour
tre inscrit dans les comptes de lentreprise.
Finalit
Ce processus comprend les activits de comptabilit relatives aux oprations de
placements en valeurs mobilires et de prise de participation de lentreprise
dassurance dans dautres entreprises (entreprises lies ou entreprises avec lesquelles
existe un lien de participation).
Revenus
vrification et enregistrement des divers revenus des placements
(dividendes, intrts, quote-part de rsultat des ACAV...).
Rglementation
suivi de la rglementation et contrle de son respect en matire de :
placements admis en reprsentation des engagements, ratio de dispersion,
cantonnement des actifs (obligatoire et/ou dcision de gestion), localisation
des actifs (rgle de congruence), placements reprsentant les provisions
techniques des contrats en UC...
Divers
traitement des oprations en devises et calcul de la provision pour risque de
change.
rception et contrle des informations en provenance des filiales ou des
participations.
Dbut
Le processus dbute la dcision dexcution de lopration de placement mobilier ou
de prise de participation.
Fin
Le processus prend fin une fois que lopration de placement mobilier ou de prise de
participation a t transmise au processus centralisation et gestion des arrts pour
enregistrement dans les comptes et que son impact conomique a t dtermin pour
tre inscrit dans les comptes de lentreprise.
Finalit
Ce processus comprend les activits relatives au traitement comptable en comptes
bancaires (ou postaux) et en caisse des encaissements et dcaissements de
lentreprise effectus laide des divers modes de rglement utilisables.
Dbut
Le processus dbute la rception pour enregistrement comptable dune information
relative linitialisation dune demande de paiement quel que soit le mode de
rglement et la rception de toute information relative larrive dun
encaissement.
Fin
Le processus prend fin la transmission pour enregistrement des informations au
processus centralisation et gestion des arrts et aprs tablissement des tats de
rapprochement bancaire.
Finalit
Ce processus concerne les activits relatives :
Immobilisations
Contrle des achats immobilisables
Frais professionnels
Contrle des notes de frais et des justificatifs
Dbut
Le processus dbute :
Fin
Le processus prend fin :
Finalit
Ce processus concerne les activits relatives la comptabilisation des lments de
paie des employs et des charges sociales associes ainsi que le traitement comptable
des engagements contractuels entre lentreprise et les salaris (prts, avances sur
salaires, congs pays, engagements de retraite, gratifications, litiges, etc.).
Dbut
Le processus dbute la prise en compte en comptabilit et dans les documents
caractre comptable (annexe...) des lments de paie, des charges sociales et
assimils.
Fin
Le processus prend fin la transmission pour enregistrement des informations au
processus centralisation et gestion des arrts et au rglement de la dette ou crance
entre le salari et lentreprise
Finalit
Ce processus comprend les activits relatives la dtermination du revenu et du cot
des produits ou des services commercialiss par lentreprise, un niveau de dtail
ncessaire pour lanalyse et le reporting analytique par activit. Il inclut les transferts
et facturations internes (refinancement interne, allocations de fonds propres), la
mesure et les rpartitions de centres de cot internes.
Dbut
Le processus dbute la saisie de lvnement au niveau de dtail souhait
Fin
Le processus prend fin une fois que les rsultats analytiques sont dtermins dans un
systme analytique ou de centralisation comptable intgr.
Finalit
Ce processus comprend les activits relatives la tenue des comptes rciproques
entre entits juridiques diffrentes au sein dun groupe (entre filiales ou entre filiale et
maison mre).
Pilotage du respect des dates de cut-off priodique par les diffrentes fonctions
de lentreprise
Etablissement des tats de situation intra-groupe
Dbut
Le processus dbute la saisie de linformation correspondant aux transactions intra-
groupe.
Fin
Le processus prend fin la transmission pour enregistrement des informations au
processus centralisation et gestion des arrts et sous langle conomique aprs
apurement des suspens et, ventuellement, rglement financier des changes.
Publications de lOQC
Comment raliser le diagnostic qualit dun service comptable
Rsultats de lenqute benchmarking de La Fonction comptable des grandes entreprises (1997)
La fonction comptable dans les grandes entreprises Industrie & Service
www.qualite-comptable.com/
Tel. : 01 44 15 60 66 Fax : 01 44 15 90 05
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