Informe de Gestin 2015

Calle 163 B No.45-32.

 Contenido

1. REGLAMENTO PARA LA ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS ................. 5

2. CONDICIONES PARA SER MIEMBRO DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIN ............................ 6
2.1. Requisitos ...................................................................................................................... 6
2.2. Principios orientadores ................................................................................................... 6
2.3. Derechos y Deberes ........................................................................................................ 6
3. CONVOCATORIA ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA C. R. LA ESPERANZA I Y II P.H. ............... 7
4. PODER .............................................................................................................................. 8
5. PROPUESTAS GENERALES .................................................................................................. 9
6. INFORME DE GESTIN DE LOS RGANOS ADMINISTRATIVOS AO 2015-2016 .................. 10
6.1. Aspectos Administrativos ............................................................................................. 10
6.2. Indicadores de Gestin 2015 ......................................................................................... 12
6.3. Aspectos Financieros .................................................................................................... 13
6.4. Aspectos Jurdicos ........................................................................................................ 27
6.5. Seguridad ..................................................................................................................... 28
6.6. Obras y Mantenimiento ................................................................................................ 28
6.7. Otras Gestiones: ........................................................................................................... 31
6.8. RECOMENDACIONES FINALES ....................................................................................... 31
7. INFORME COMIT DE CONVIVENCIA 2015 ........................................................................... 32
8. ESTADOS FINANCIEROS COMPARATIVOS 2014-2015 ........................................................ 33
8.1. NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS A 31 DE DICIEMBRE DE 2014 Y 2013 ..................... 35
9. PRESUPUESTO DE INGRESOS Y EGRESOS VS. EJECUCIN PRESUPUESTAL AO 2015 .......... 40
10. CERTIFICACION ESTADOS FINANCIEROS ............................................................................. 42
11. INFORME REVISORA FISCAL .............................................................................................. 44
12. PROYETO DE PRESUPUESTO Y PLAN DE INVERSIN Y FINANCIACIN AO 2016 ................. 48
12.1. PLAN DE INVERSIN Y FINANCIACIN 2016 ................................................................. 49
13. METODOLOGA Y REGLAS PARA ELECCIN DE REPRESENTANTES AL CONSEJO .................... 50
MISION

La Misin del Conjunto Residencial La Esperanza, es la de conformar un espacio de vivienda

organizado y en donde se busca propiciar espacios de comunicacin, sana convivencia y en donde
reine la armona, la paz, el respeto mutuo y la equidad para todos los propietarios siguiendo los
lineamientos establecidos en nuestro reglamento con el fin de lograr un desarrollo humano
sostenible.

VISION

La Visin del Conjunto Residencial la Esperanza, es la de constituirse en un ejemplo a seguir desde

el punto de vista de organizacin residencial, armona con la naturaleza, as mismo motivo de orgullo
de todos los propietarios por ser reconocidos como el mejor conjunto residencial del sector,
comprometidos con el progreso y caracterizados por la integridad, respeto valores y principios
orientados a lo que es justo para todos los Copropietarios.

VALORES

Nuestros valores en el Conjunto Residencial la Esperanza son:

Honestidad: La honestidad forma parte de aquellas cualidades ms gratas que puede poseer una
persona, ella garantiza confianza, seguridad, respaldo, confidencia, integridad.

Respeto: Trata a las personas con respeto, igual como te gustara que te trataran. Cuando lidies con
personas complicadas, utiliza todo tu conocimiento para comprender el origen de sus problemas o
situacin para estar por encima de la situacin.

Eficiencia: es el logro de los resultados deseados en el menor tiempo posible y con la menor
cantidad de recursos posibles para llevarlo a cabo.

Trabajo en equipo: Trabajar para que todo el personal de la copropiedad conozca el objetivo comn
y se involucre, y ste sea parte intrnseca de las conversaciones, reuniones y presentaciones diarias,
aportando su experiencia, formacin, personalidad, aptitudes, etc., que van a influir decisivamente
en los resultados.

Creatividad: Capacidad humana que consiste en la generacin de nuevas ideas o conceptos o de

nuevas asociaciones entre ideas ya conocidas, que suele producir soluciones originales.

Constancia: persistencia, firmeza, dedicacin o tesn, tanto en las ideas, como en las actitudes, en
la realizacin de algo, en la ejecucin de los propsitos, y tambin en las resoluciones del nimo,
buscando el xito de la copropiedad de manera firme y perseverante.

C.R. La Esperanza I y II Pgina N 1

Seores Copropietarios:

Reciban un cordial saludo.

Durante el periodo 2015-2016, continuamos trabajando a partir del gerenciamiento de la

copropiedad, orientados en tres ejes: Seguridad, Optimizacin y Convivencia.

En Seguridad se realiz el estudio y se estn adelantando los trmites para su implementacin en la

medida de la posibilidad del recurso, esto nos har sentir ms protegidos. En Optimizacin el foco
estuvo en realizar gestin de la cartera, disminucin de gastos, y en asignar los recursos mediante
mecanismos de priorizacin. En Convivencia, realizamos eventos de sano esparcimiento e
integracin con la comunidad, promovimos el buen trato y el respeto entre residentes y
colaboradores.

En el presente informe y siendo fiel a los principios de Transparencia, encontrarn en detalle las
actividades realizadas durante el perodo comprendido entre el 1 de abril de 2015 al 31 de marzo
de 2016, los invito a que lo lean detenidamente.

Igualmente encontrarn las propuestas de proyectos que no dan espera y que deben ser realizados,
tales como: Pintura de fachadas y ventanas, arreglo de grietas; Refuerzo, arreglo y pintura de la reja
perimetral; plan de Emergencia y evacuacin del Conjunto, con la sealizacin adecuada; cambio
del techo y mejorar la iluminacin de la Sede Social y pintura de los techos, arreglo, nivelacin y
sealizacin de los parqueaderos.

En conjunto sigamos mejorando nuestra Copropiedad y por ende la inversin que tenemos en ella.
La Asamblea General del 16 de abril de 2016, ser un espacio de construccin colectiva donde se
requiere la participacin de todos nosotros.

C.R. La Esperanza I y II Pgina N 2

Seores Copropietarios

Reciban un Cordial Saludo

Sea esta la oportunidad para expresar nuestro agradecimiento por la acogida que tuvo el plan de
inversin presentado el 5 de septiembre de 2015, por parte de ustedes, quienes con su pago
puntual, permitieron que los proyectos propuestos se estn llevando a cabo e incluso se hicieran
obras adicionales.

Fue as, como logramos la reparacin e impermeabilizacin de los tanques de agua potable, el
cambio de la red hidrulica, montaje de bombas, cambio de pasa muros en acero inoxidable,
adecuacin de pozos eyectores, el cambio de bombillos a tecnologa led, se realiz la reparacin y
mantenimiento de la puerta vehicular y se cambi el brazo hidrulico, entre otros.

As mismo es importante mencionar que no todas las mejoras que el Conjunto requiere fueron
realizadas, tales como: un aseguramiento del Conjunt de acuerdo al avalu que realizo la
aseguradora y nos beneficiemos todos en caso de un desastre, Reacondicionar, remodelar o hacer
pintar los Bicicleteros, renovacin de sillas y mesas del saln Social, reemplazar o Re tapizar los
muebles de la Recepcin y compra de tapetes protectores, Actualizacin del Reglamento Interno de
propiedad horizontal del conjunto, incluyendo el manual de convivencia.

En cuanto al tema de Convivencia, agradezco al comit, su apoyo y le reitero a todos los residentes,
la importancia de los buenos hbitos y costumbres para que podamos permanecer en armona,
generando paz en nuestro sitio de vivienda.

Los invito a que lean el presente informe, en el que encontrarn el detalle de las actividades
realizadas durante este perodo.

Me despido, convocndolos a que participen activamente en la prxima Asamblea General a

realizarse el sbado 16 de abril de 2016, y desendoles xitos al nuevo consejo.

Manuel Gutirrez Cubillos

Presidente

C.R. La Esperanza I y II Pgina N 3

 CONSEJO DE ADMINISTRACION 2015 - 2016

Manuel Gutirrez Cubillos

Presidente

Antonio Daz Porras

Vicepresidente

Silia Mara Ardila

Tesorera

Jos Antonio Castro

Augusto Prada

COMIT DE CONVIVENCIA

Eva de Prada
Mery Penagos
Yolanda Garca

COMIT DE OBRAS

Luis Alfredo Prieto

Carlos Ciza

REVISOR FISCAL

Luis Alberto Sarmiento Molano

ADMINISTRADORA

Mara Natalia Alfonso Hasta el 31 de enero de 2016

Martha Beatriz Labrador Pinzn desde el 1 de febrero de 2016

C.R. La Esperanza I y II Pgina N 4

 1. REGLAMENTO PARA LA ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS

1. Podrn participar con voz y voto todos los COPROPIETARIOS personalmente o por
representacin con poder.

2. Cada copropietario podr conferir poder a un tercero para ser representado en la Asamblea. No
se aceptan poderes que se otorguen a menores de edad.

3. La verificacin del qurum se realizar desde la hora de citacin y hasta media hora posterior a
la hora de iniciacin de la verificacin. As mismo se verificar el qurum al trmino de la
Asamblea.

4. Cada copropietario podr intervenir hasta dos veces sobre un mismo asunto y durante un lapso
no mayor de tres minutos. Slo con autorizacin de la Asamblea podrn prolongarse estas
intervenciones, las cuales debern ceirse en todos los casos al tema en discusin.

5. En uso de la palabra deber dirigirse a la Asamblea y no a una persona en particular.

6. El Consejo de Administracin presentar a la Asamblea General un mnimo de tres aspirantes al

cargo de REVISOR FISCAL, junto con los resultados obtenidos del proceso de preseleccin,
adelantado por ste.

7. Todas las proposiciones y recomendaciones se deben ser diligenciado en el formato adjunto y

pasarlo a la Administracin, mnimo dos das antes a la Asamblea.

C.R. La Esperanza I y II Pgina N 5

 2. CONDICIONES PARA SER MIEMBRO DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIN

2.1. Requisitos

1. Ser "propietario" (titular de dominio)

2. Podrn ser elegidos para conformar el Consejo de Administracin aquellos
copropietarios que estn presentes en la Asamblea y que estn al da en sus pagos.
3. Haber observado siempre una conducta impecable y caracterizarse por su puntual y
estricto cumplimiento de todas las normas del Reglamento

2.2. Principios orientadores

1. Confidencialidad de los temas tratados en las reuniones

2. Transparencia actuando siempre en beneficio de la comunidad, sin permitir que
relaciones, de amistad, simpata o desafectos hacia otros miembros de la comunidad,
influya sobre sus determinaciones
3. Actuacin colegiada y no a ttulo individual
4. Observacin de Conductos: Cualquier observacin sobre las empresas o personas
contratadas, ser formulada a travs del Administrador.
5. Responsabilidad sobre las decisiones tomadas
6. Prerrogativas: Ningn consejero, puede ser acreedor de prerrogativas o tratamientos
especiales y/o preferenciales, en razn a su condicin de miembro principal o suplente
del Consejo de Administracin. Asimismo no podr subrogarse ningn derecho especial
sobre los bienes del Conjunto, aprovechando su condicin.
7. Idoneidad: En su papel como consejero, el copropietario se compromete a aplicar su
mxima diligencia y conocimientos en pro de los intereses de la copropiedad, sin perder
la objetividad del trabajo en equipo como parte del Consejo.

2.3. Derechos y Deberes

1. Los miembros del Consejo ejercern su cargo "Ad Honorem" y cumpliendo una
funcin social de servicio a la comunidad, por lo que actuarn siempre en funcin
del bien comn.
2. No podr desempear ningn cargo remunerado en la copropiedad,
simultneamente con el ejercicio como consejero, ni ser empleado de la
administracin.
3. Durante su investidura deber dar estricto cumplimiento al reglamento interno de
la copropiedad. Como consejero no deber incurrir en mora en el pago de sus
obligaciones pecuniarias con la administracin.
4. Cumplir con las funciones contempladas en el artculo 61 del Reglamento de
Propiedad Horizontal del Conjunto Residencial La Esperanza P.H.

C.R. La Esperanza I y II Pgina N 6

 3. CONVOCATORIA ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA CONJUNTO RESIDENCIAL LA
ESPERANZA I Y II P.H.

Fecha Convocatoria : 30 de marzo de 2.016

Fecha Asamblea : 16 de ABRIL de 2.016
Hora : 2:00 pm
Lugar : Saln Social del Conjunto

La suscrita Administradora del Conjunto, Martha Beatriz Labrador Pinzn, se permite convocar
a todos los copropietarios, con base en las facultades estatuarias y legales consagradas en el
reglamento de Propiedad Horizontal y el artculo 39 de la Ley 675 de 2.001, a la celebracin de
la ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA, de acuerdo con lo expuesto en el encabezado.
El orden del da sometido a consideracin de la Asamblea es el siguiente:

1. Verificacin del Qurum

2. Lectura y aprobacin del orden del da
3. Aprobacin Reglamento de la Asamblea
4. Eleccin de Presidente y Secretario de la Asamblea
5. Nombramiento de la Comisin Verificadora del Acta de la Asamblea
6. Presentacin del Informe de Gestin de los rganos Administrativos. Ao 2015
7. Informe del Comit de Convivencia.
8. Informe de Revisora Fiscal
9. Aprobacin de Estados Financieros 2015
10. Presentacin y Aprobacin del Proyecto de Presupuesto 2016 y Plan de Inversin
11. Eleccin y Nombramiento del Consejo de Administracin para la Vigencia 2016-2017
12. Eleccin y Nombramiento del Revisor Fiscal
13. Eleccin y Nombramiento del Comit de Convivencia
14. Proposiciones y Recomendaciones
15. Cierre

En caso de no concretarse el qurum exigido, de conformidad con lo previsto en el artculo 41

de la Ley 675 de 2001, la Asamblea se reunir y decidir vlidamente con un nmero plural de
copropietarios que asistan el tercer da hbil siguiente, veinte (20) de abril a las 8:00 pm, en el
saln social del conjunto.

Los libros de contabilidad, estados financieros, correspondencia y dems documentos de la

copropiedad, se encuentran a disposicin de los copropietarios para consulta en la oficina de la
administracin, en el horario establecido. De igual manera las inquietudes sobre los estados
financieros sern atendidas por la administracin.

La inasistencia a esta convocatoria tendr una sancin equivalente al 25% del valor de la cuota
de administracin.

MARTHA B. LABRADOR PINZN

Administradora Representante Legal

C.R. La Esperanza I y II Pgina N 7

 4. PODER

Seores:
Asamblea General Ordinaria
Conjunto Residencial La Esperanza I y II P.H.
Bogot D.C.

Yo ______________________________________ mayor de edad y vecino (a) identificado (a) con

cdula de ciudadana No. ________________de ________________ en mi calidad de propietario
del apartamento No. _____ de la Torre _____ manifiesto que confiero poder general amplio y
suficiente al seor (a) __________________________________________ identificado con cdula
de ciudadana No. ________________ de ________________ para que en mi nombre y
representacin asista e intervenga con derecho a voz y voto en las deliberaciones de la Asamblea
General Ordinaria, que se celebrara el da 16 de Abril de 2016 a las 2:00 PM en el Saln Social del
Conjunto, Asamblea para la cual fui citado debidamente por la Administracin del Conjunto.

Si por falta de qurum, no se puede llevar a cabo la reunin en el da citado, el poder tambin ser
vlido para la segunda convocatoria, a las 8:00 PM del da 20 de abril de 2016.

Atentamente,

PROPIETARIO APODERADO

NOMBRE:_______________________________NOMBRE__________________________________

FIRMA:_________________________________FIRMA____________________________________

C.C:____________________________________C.C.:_____________________________________

C.R. La Esperanza I y II Pgina N 8

 5. PROPUESTAS GENERALES

Seores:
Copropietarios
Conjunto Residencial La Esperanza I y II P.H.
Bogot D.C.

Con el fin de agilizar el desarrollo de la Asamblea General Ordinaria a realizarse el da 16 de abril

de 2016, a las 2:00 PM y en especial el punto de proposiciones y varios, nos permitimos remitir
a ustedes este formato.

Les recomendamos que stas deben hacerse llegar a la oficina de la Administracin o al correo
electrnico conreslaesperanza@hotmail.com con el fin de organizarlos para su respectiva
presentacin a ms tardar el mircoles 13 de abril de 2016. Solamente se tendrn en cuenta las
que lleguen dentro de este plazo.

TEMA:________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
____________________.

TEMA:________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
____________________.

Cordialmente,

PROPIETARIO
NOMBRE: ____________________________________________________________________
Cdula de Ciudadana ___________________________________________________________
Bloque N_______________________ Apartamento N________________________________

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 6. INFORME DE GESTIN DE LOS RGANOS ADMINISTRATIVOS AO 2015-2016

El informe que se presenta contiene aspectos financieros, administrativos, jurdicos, tcnicos y

operativos que se desarrollaron durante el 1 de abril de 2015 al 31 de marzo de 2016, en
cumplimiento del normal funcionamiento del Conjunto Residencial la Esperanza P. H.

La gestin administrativa, cont con la participacin efectiva de la Administracin, Consejo de

Administracin, que con su acompaamiento, seguimiento y control permanente, generaron los
resultados que ponemos en su conocimiento, incluyendo entre otros la valoracin de riesgos y el
plan de inversiones, que fueron estudiados y avalados en estrecha colaboracin, supervisin..

PRESUPUESTO

De acuerdo con el pronunciamiento oficial del Consejo Tcnico de la Contadura Pblica de julio 1
de 2008, en lo referente a los estados de propsito especial, sin duda alguna, la preparacin por
parte de la administracin como responsable de la contabilidad, es el Estado de resultados
presupuestal cuya finalidad es la de mostrar la eficacia de la administracin en la ejecucin del
presupuesto aprobado por la Asamblea General de Copropietarios, igualmente, la contabilidad
llevada de acuerdo con las normas vigentes y de manera sistemtica y uniforme, constituyendo la
base fundamental sobre la cual se prepara el presupuesto de ingresos y gastos para la vigencia
siguiente.
El presupuesto es, una herramienta de gestin que indica que para la financiacin de las expensas
necesarias para la administracin de los edificios o conjuntos inmobiliarios y consiste en determinar
el monto de los gastos que dividido entre los ndices de copropiedad determina las cuotas de
administracin a aportar los copropietarios, o arrendatarios segn sea el caso.

A continuacin se relacionan las actividades realizadas durante el periodo de la siguiente manera:

6.1. Aspectos Administrativos

1. Actualizacin de libros de contabilidad.

2. Actualizacin y correcto archivo de comunicaciones internas y externas.
3. Actualizacin de datos a proveedores de servicios para portera.
4. Presentacin de medios magnticos y actualizacin del RUT
5. Actualizacin de la personera jurdica ante la alcalda de suba.
6. Cancelacin oportuna de la rete-fuente.
7. Adelantar procesos de cobro de cartera.
8. Se realiz el cambio de firmas en las cuenta de ahorros para el manejo de los dineros del
Conjunto.
9. Entrega de instrucciones a los vigilantes para la adecuada prestacin del servicio.
10. Actualizacin de listados de vehculos, empleadas y residentes.
11. Reunin mensual con el consejo de administracin.
12. Se hizo entrega del aguinaldo navideo al personal de vigilancia y aseo que labora para el
Conjunto, se distribuy equitativamente el dinero recaudado y aportado por los residentes
y a este se le sumo el dinero que se haba incluido en el presupuesto anual de la

C.R. La Esperanza I y II Pgina N 10

 Copropiedad, en el ao 2.015. La administracin entrego el dinero a cada uno, de los
trabajadores de la copropiedad.
13. Los gastos y pagos del conjunto fueron evaluados y aprobados por el Consejo de
Administracin.
14. El presupuesto para la vigencia del ao 2015, se ejecut y control mensualmente.
15. Se realizaron tres (3) jornadas de Normalizacin de Cartera, con el fin de depurar la cartera.
16. Se elabor el Manual de Convivencia, ya que es una herramienta importante para el manejo
de las normas internas del Conjunto y as prevenir la ocurrencia de conflictos y socializar el
cumplimiento de las obligaciones de los propietarios y residentes frente a la copropiedad.
Es conveniente que este manual de convivencia haga parte integral del reglamento interno
de la Copropiedad.
17. Para el manejo de la contabilidad bajo la nueva reglamentacin de NIFF Se contrat con
DAYTONA, INTER CLOUD. Este manejo es requerido y necesario para as parametrizar
nuevamente toda la contabilidad y adecuar al PUC especfico para manejo de contabilidad
de propiedad horizontal.
18. Se Contrat la Consultora para la implementacin de las NIIF en la contabilidad del
Conjunto.
19. Se actualizo la informacin y firmas del Conjunto ante las entidades Financieras, Distritales
y Nacionales.
20. Se Pag a los proveedores en forma mensual previa verificacin de las facturas y cuentas de
cobro; igualmente se verifico la cancelacin de aportes laborales obligatorios en cuanto a
vigilancia, aseo, contabilidad, revisora fiscal. De igual forma pago de servicios pblicos y
dems obligaciones a cargo de la copropiedad.
21. Se firm contrato de portal con pago por transferencia en el Banco AV Villas. Esta modalidad
acabara con la compra de chequeras y con la tentacin de que los cheques se giren a
nombre del Representante Legal (un ahorro para la Copropiedad) y as podemos tambin
tener la informacin diariamente de los movimientos de la cuenta.

6.1.2. Personal al Servicio del Conjunto

PERSONAL AL SERVIO DEL CONJUNTO RESIDENCIAL LA ESPERANZA

CARGO CANTIDAD EMPRESA
VIGILANTES 4 SEGURIDAD SCANNER LTDA.
COORDINADOR DE VIGILANCIA 1 SEGURIDAD SCANNER LTDA.
ASEADORAS 2 SERVILIMA S.A.S.
TODERO 1 SERVILIMA S.A.S.
JARDINERO 1 SERVILIMA S.A.S.
CONTADOR 1 INDEPENDIENTE
REVISOR FISCAL 1 INDEPENDIENTE
ADMINISTRADOR 1 INDEPENDIENTE
TOTAL PERSONAL 12

6.1.2.1. GESTIN DEL TALENTO HUMANO

1. Revisor Fiscal: En Asamblea General de marzo de 2015, se eligi al Seor Luis Alberto
Sarmiento Molano para asumir la revisora y control de los estados financieros y de
la gestin administrativa del ao 2015.

C.R. La Esperanza I y II Pgina N 11

 2. Departamento contable y financiero: Se cont con los servicios de contabilidad con
la seora Gloria Cristina Hernndez Cruz, contador titulado de alta experiencia en
Propiedad Horizontal.

3. Administrador; se hizo convocatoria en el mes de abril del 2015 y se contrat a la

seora MARIA NATALIA ALFONSO MARTINEZ, con la cual tuvimos inconvenientes
varios, entre ellos la falta de gestin y visin, quien renunci a partir el 1 de enero
de 2016. En este mismo mes se hizo convocatoria nuevamente y se contrat a la
seora MARTHA BEATRIZ LABRADOR PINZON, con muy buena experiencia como
Administradora y conocedora de las Normas y Leyes de propiedad Horizontal.

6.2. Indicadores de Gestin 2015

Fuente de
Perspectiva Indicador Unidad Meta Resultado Cumplimiento
Informacin

Ejecucin Presupuestal % Sistema Contable $ 366.504.000 $ 385.699.505 105% ok

Cartera Morosa pesos Sistema Contable $ 179.227.273 $ 185.059.272 103% ok
Valor total de Energa pesos Recibo Codensa $ 18.984.000 $ 18.318.460 96% ok
Financiera
Valor Total de Agua pesos Recibo Acueducto $ 2.568.000 $ 1.305.830 51% x
Valor total de ETB pesos Recibo ETB $ 1.992.000 $ 1.152.976 58% x
Valor total de Gas pesos Recibo Gas $ 144.000 $ 138.820 96% ok
Interna Nmero de Incidentes Nmero Informe Seguridad 0 1 x

6.2.1. Contratos

A continuacin describimos los Contratos y su presupuesto para el ao 2016:

a. Contrato de Servicio de Vigilancia: Se suscribi con la firma Vigilancia Scanner Ltda. desde
Noviembre 1 de 2014 hasta Octubre 31 de 2017. Con clusula de indemnizacin en caso de
terminacin equivalente a una (01) mensualidad del servicio de vigilancia Presupuesto
estimado nuevo contrato 163.6 millones de pesos.
b. Contrato de Servicio de Aseo: Se suscribi contrato con la firma Servilima SAS desde el 01
de febrero de 2015 hasta 31 de enero 2016. Presupuesto estimado nuevo contrato 68.9
millones de pesos.
c. Contrato Pliza Copropiedad: Se contrat por 1 ao con la firma CHUBB DE COLOMBIA
COMPAA DE SEGUROS S.A., se adquiri la Pliza N43282214 el 15 de junio de 2015, con
cubrimiento del 33,22% del costo de reconstruccin del conjunto y reconstruccin de los
bienes comunes, a valores de avalo 2015. Presupuesto estimado nuevo contrato 37,5
millones de pesos.
d. Contrato Administrador y Representante Legal: Se suscribi contrato con la Sra. Natalia
Alfonso desde el 01 de mayo de 2015, presento renuncia en el mes de enero 2016.
Presupuesto estimado 24 millones de pesos.
e. Contrato Contador: Se suscribi contrato con la Sra. Gloria Cristina Hernndez Cruz desde
el 1 de marzo de 2016 al 28 de febrero de 2017. Presupuesto estimado 8.3 millones de
pesos.
f. Contrato Mantenimiento Preventivo Motobombas: Suscrito con Electrobombas GMS, el
cual vence el 30 de marzo 2017 Presupuesto estimado 1 Milln de pesos.

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 g. Contrato de Asesora Legal: Contina la Dra. Raquel Helena Zuleta y el Dr. Diego Armando
Sarmiento Ch. 10 de marzo de 2015 y 16 de marzo 2015 respectivamente. Los apartamentos
en cobro jurdico por parte del abogado Sarmiento son: 1-404, 2-103, 6-303, 6-401. Valor
$57.973.350 a la fecha, 31 de marzo 2016. Y de la abogada Zuleta son: 3-201, 3-203, 3-501,
4-601, 4-604, 5-503, 6-202, 8-604, 9-301, 9-503, 10-602. Por valor de $107.658.892. Estos
contratos se pagan en funcin de los resultados.
h. Contrato Plan de emergencia: Plan de Emergencia y evacuacin del Conjunto, con la
sealizacin adecuada Presupuesto estimado 2.2 Millones de pesos.
i. Contrato de Soporte Software Contable, Arrendamiento Inter Cloud: Suscrito con
DAYTONA, INTER CLOUD Con vencimiento el 31 de diciembre 2016. As mismo se adicion
el aplicativo NIFF (Normas Internacionales de Informacin Financiera). Presupuesto
estimado 1.5 millones de pesos.

6.2.2. Servicios Pblicos: destacamos el servicio de Energa Elctrica, Agua, ETB y gas con
un Presupuesto estimado de 25.5 millones de pesos

6.2.3. Actividades de Integracin

Nos complace registrar que los residentes cada vez ms, asisten a las actividades
programadas, tales como: Celebracin del Da de la Madre, la Fiesta de los Nios, la Noche
de Velitas, la Novena de Aguinaldo y Celebracin de la Sagrada Eucarista los domingos. Es
as como generamos espacios que fomentan el compartir como comunidad.

6.3. Aspectos Financieros

6.3.1. INGRESOS, COSTOS Y GASTOS

Los ingresos, costos y gastos de este tipo de entes econmicos deben registrarse y
representarse por el sistema de causacin y su realizacin no implica necesariamente flujos
de efectivo, sino la generacin de derechos y obligaciones.

Los ingresos de la copropiedad estn integrados por las cuotas con las cuales contribuyen
los copropietarios residentes o arrendatarios para sufragar las expensas necesarias, a travs
de cuotas ordinarias o extraordinarias, al igual que aquellos que se obtengan por la
explotacin econmica de los bienes comunes, cuando tal actividad se realice.

Las contribuciones a expensas comunes son determinadas en su cuanta y condiciones de

pago por la Asamblea y constituyen una obligacin inexcusable de los copropietarios y
residentes o arrendatarios, as no hayan participado en la asamblea, de acuerdo con
reglamento de propiedad horizontal y la normatividad vigente.

Los gastos estn representados por las erogaciones necesarias causadas por la
administracin y la prestacin de servicios comunes esenciales para la existencia, seguridad
y conservacin de los bienes comunes, de acuerdo con el reglamento de propiedad
horizontal y la normatividad vigente.

Durante la vigencia 2015 el presupuesto se manej como una herramienta de gestin, razn
por la cual el Consejo de Administracin realiz un detallado anlisis de los gastos para que
cada rubro se pudiese optimizar, no con el nimo de generar excedentes pues este no es el

C.R. La Esperanza I y II Pgina N 13

objeto social del ente econmico, pero si el de racionalizar el gasto, tal como se muestra en
la ejecucin del presupuesto en cada uno de sus tems, su resultado fue un excedente en
libros de $ 29.041.928 Es importante resaltar que la administracin advirti al consejo de
administracin que las cuotas no se ajustaban a los coeficientes de acuerdo con la norma.
Debido bsicamente al ingreso de los intereses de mora y la cuota extraordinaria y a la no
ejecucin de algunos gastos.

La ejecucin presupuestal presento una variacin positiva de los ingresos frente a los
egresos de $488.784.000.00. El recaudo de las cuotas de administracin se efectu segn
lo aprobado por la asamblea de copropietarios, es decir, del primero (1) al quince (15) de
cada mes se otorgando un descuento del 25%, si un residente no cancela dentro del mes las
expensas de administracin se cobra el 2 % de inters de mora y sin el descuento.

El presupuesto por ser un proyecto a futuro puede ser afectado por situaciones imprevistas,
que inciden de manera positiva o negativa en su ejecucin.

Se evidencia un incremento de las cuotas de administracin del 4.6% debido bsicamente

al incremento autorizado por la asamblea para que se surtieron durante el ao 2015.

Los intereses se disminuyeron en un 32,52 % en referencia ao anterior debido a la

disminucin de la cartera y recuperacin de la misma.

Los descuentos por pronto pago aumentaron en un 8% ya que la copropiedad en mayor

medida a los descuentos mejorando el flujo.

Los otros ingresos como multas y sanciones y alquiler de sede social fueron los ms
relevantes.

Los gastos se disminuyeron en un 3,9% a pesar de que las cuotas se incrementaron en un

4,6%, lo cual quiere decir que se racionalizo el gasto con respecto al ao anterior. Como se
evidencia en el siguiente cuadro los gastos presentaron reduccin con respecto al ao
anterior son:

C.R. La Esperanza I y II Pgina N 14

 Al racionalizar el gasto se presenta un ahorro de 22.048.541.

6.3.2. MOVIMIENTO DEL DISPONIBLE DEL CONJUNTO

A continuacin damos un resumen del comportamiento del disponible. Como se evidencia

el disponible aumento en un 38%; debido a que el efectivo operacional aumento en un 100%
y la cuenta bancaria de la provisin en un 27% con ocasin del recaudo de la cuota
extraordinaria y recuperacin de la cartera.

Hasta la fecha el conjunto ha podido responder con sus obligaciones debido a la

apropiacin de provisiones y excedentes que respaldan de alguna manera la cartera.
Excedentes que respaldan cartera

Su mayor acreencia es con los copropietarios ya que las provisiones y excedentes no se

encuentran totalmente lquidos.
Obligaciones cubiertas con el disponible

C.R. La Esperanza I y II Pgina N 15

El disponible est compuesto por:

EXCEDENTES AO: Presenta un disminucin del 51% con relacin al ao anterior pero
como ya se explic este no se encuentra disponible debido a la cartera.
LOS EXCEDENTES DE EJERCICIOS ANTERIORES: debido a que se llev los excedentes del
ao 2014.
FONDO DE IMPREVISTOS: En el fondo de imprevistos se present una disminucin del
(39%) debido a la apropiacin del recurso para atender obras prioritarias como lo
aprob la asamblea.
PROVISION DE FONDO DE IMPREVISTOS PARA OBRAS. Corresponde a la apropiacin
de los recursos aprobados por la asamblea para la obra de la cubierta.
CUOTA EXTRAORDINARIA: corresponde a la acusacin de tres (3) de las seis (6) de cuota
extraordinaria para la cubierta y de la aplicacin de la cuota extraordinaria para el
contrato de las motobombas costado norte segunda etapa e impermeabilizacin de un
tanque ms los honorarios de interventora.

INGRESOS RECIBIDOS POR ANTICIPADO: corresponde a los pagos de administracin de

los copropietarios que pagan de forma anticipada presento un disminucin del 19%
CONSIGNACIONES POR IDENTIFICAR: corresponde a las consignaciones que no
entregaron a fin de mes pero que ya fueron identificadas en el mes de enero.

Disponible que est representado en:

CAJA: representa el valor de caja menor

BANCOS: El saldo en el banco el cual incremento en un 100% debido al recaudo de la
cuota extraordinaria y recuperacin de cartera.
CTA FONDO DE IMPREVISTOS: Representa el saldo en la cuenta de la apropiacin de los
recursos de la provisin de imprevistos, y provisin de obras
DEUDORES: Los deudores se mantuvieron de un ao a otro, a pesar del cobro de la
cuota extraordinaria.
GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADOS: Estas corresponden a pago del seguro de zonas
comunes.

C.R. La Esperanza I y II Pgina N 16

6.3.3. COMPORTAMIENTO RECAUDO 2015

Entre los hallazgos que se encontraron es que las cuotas de administracin estaban mal
aplicadas ya que los coeficientes. Se solicitan los certificados y se evidencia que los
coeficientes de los apartamentos de las torres 1, 2, 9 y 10 tienen como coeficiente un
93% en cada uno de los apartamentos. Se tomaron las reas de cada uno de los activos
de los propietarios para sacar los coeficientes y poder establecer cuotas.

Tambin se encontr mal aplicacin de multas y sanciones, generando una cartera con
muchas reclamaciones, sin embargo se hicieron varios llamados a los residentes para
que se acercaran a la administracin y arreglar sus cuentas, lo cual significo un gran
desgaste ya que muchas de ellas tienen problemas desde hace ms de 10 aos.

De igual forma se realiz una investigacin de los procesos jurdicos los cuales estaban
abandonados, por ello se debi llegar a acuerdos de pagos.

6.3.4. Cartera

A diciembre 31 de 2015 la cartera de la copropiedad cerr en $ 219.641.847 pesos. Se

detalla a continuacin como est conformada:

Composicin de la Cartera Valor (pesos) Porcentaje

Cuotas de Administracin $ 102.532.042 55,40%
Intereses de Mora $ 59.554.718 32,18%
Cuotas Extraordinarias $ 55.749.900 30,13%
Multas-Sanciones $ 1.204.750 0,65%
Tarjetas v Villas $ 18.000 0,01%
Contribucin $ 94.500 0,05%
Costos Jurdicos $ 487.937 0,26%
Anticipos Avances $ 6.764.200 3,66%
provisin cartera -$ 41.678.775 -22,52%
Otros deudores $ 332.000 0,18%

C.R. La Esperanza I y II Pgina N 17

6.3.5. RELACION DE CARTERA DETALLADO AL 31 DE DICIEMBE DE 2015

C.R. La Esperanza I y II Pgina N 18

Lo preocupante es que la gran mayora de cartera con saldos muy altos no estaban en cobro
jurdico lo cual genero a la copropiedad una prescripcin como paso con el apto 4-601 que
el juzgado solo ordeno el cobro de los cinco ltimos aos y los dems prescribieron a dems
debi reliquidarse ya que los cobros no coincidan con los coeficientes del apartamento.

6.3.6. Fondos de Destinacin Especfica

FONDO DE IMPREVISTOS: El registro y control del fondo de imprevistos ordenado por el

artculo 35 de la Ley 675 de 2001 est orientado a cubrir erogaciones para la existencia,
seguridad y conservacin de los bienes comunes, no previstas en el presupuesto.

C.R. La Esperanza I y II Pgina N 19

Por su naturaleza y en consideracin a que se toma como parte de los valores causados y
recaudados a cargo de los propietarios debe contabilizarse en forma simultnea con el
reconocimiento de los ingresos como un pasivo a favor de la copropiedad hasta que cumpla
con su finalidad o destinacin de acuerdo con el mandato de la Asamblea General de
copropietarios, el administrador podr disponer de tales recursos, previa aprobacin de la
asamblea general, en su caso, y de conformidad con lo establecido en el reglamento de
propiedad horizontal.

As las cosas, el Fondo de Imprevistos tiene como finalidad garantizar los recursos necesarios
en el momento en el que se incurra en situaciones inciertas, no presupuestadas, que
implican la disposicin de recursos adicionales a los recursos recaudados en las cuotas
ordinarias de administracin. Como consecuencia, la naturaleza del Fondo que establece la
Ley 675 de 2001, corresponde a la separacin de los recursos monetarios en una cuenta de
destinacin especfica, como por ejemplo una cuenta de ahorros, un fondo fiduciario
lquido, que garantice la disponibilidad inmediata de los recursos, durante esta vigencia se
ha ido abonando porcentualmente. Los valores a la fecha estn representado en una cuenta
de ahorros del BANCO del OCCIDENTE por $ 42.906.968.

PROVISION DE IMPREVISTOS MOVIMIENTO

6.3.7. SEGUROS

Se procede a cotizar plizas con otras compaas aseguradoras las culs se presentan al
consejo para su aprobacin, entre las seleccionadas CHUBB cumple con los requerimiento
para poder dar un mejor cubrimiento con el presupuesto aprobado, adicionalmente se
consigui un valor agregado reflejado en el avalo del Conjunto Residencial La Esperanza,
para as poder tener certeza de lo que se debe asegurar.
Sin embargo se le recomienda al consejo revaluar el presupuesto asignado a la pliza de
acuerdo al avalu dado para el presupuesto del 2016
En cumplimiento de lo consagrado en la ley 675 del 3 de agosto se tom la pliza de seguros
a que obliga la norma. Actualmente el Conjunto cuenta con la pliza de zonas comunes de
la copropiedad, es importante mencionar que dicha pliza se cie a los lineamientos dados
en el reglamento de copropiedad y sus valores no se ajustan al avalu calificado. La vigencia
de esta, es del 06 de marzo de 2015 hasta el 06 de marzo de 2016.

C.R. La Esperanza I y II Pgina N 20

Se adquiri la Pliza N43282214 con la empresa CHUBB DE COLOMBIA COMPAA DE
SEGUROS S.A.

El costo de la pliza para el 2015 fue de $ 12.968.001.00 con CHUBB SEGUROS S.A. y
financiado con CREDIVALORES a tres cuotas mensuales de $ 4.321.221.

Se hizo un avalu de la Reconstruccin del Conjunto Residencial La Esperanza, a travs de

la Inmobiliaria Barrios AREA URBANA E.U INBAU E.U., certificada por CORPOLONJAS, este
valor complementario lo aporto la COMPAA DE SEGUROS S.A. CHUBB DE COLOMBIA y
dio como resultado:
a. VALOR TOTAL DE RECONSTRUCCION DEL CONJUNTO; SON: Veintin mil ciento
cincuenta y tres millones setecientos veintinueve mil pesos MCTE.
($21.153.729.000) (Se incluye mquinas y equipos).
b. VALOR TOTAL DE RECONSTRUCCION DE LOS BIENES COMUNES: SON: Diecisis mil
doscientos cuarenta y un millones ciento setenta y nueve mil pesos MCTE.
($16.241.179.000.00) (Se incluye mquinas y equipos).
Da como resultado un valor promedio de Reconstruccin de $1.509.309.00 por M
2 para la copropiedad.

6.3.8. COEFICIENTES DE LA COPROPIEDAD

Son los ndices que establecen la participacin porcentual de cada uno de los propietarios
de bienes de dominio particular en los bienes comunes del edificio o conjunto sometido al
rgimen de propiedad horizontal. Definen adems su participacin en la asamblea de
propietarios y la proporcin con que cada uno contribuir en las expensas comunes del
edificio o conjunto, sin perjuicio de las que se determinen por mdulos de contribucin, en
edificios o conjuntos de uso comercial o mixto.

ARTCULO 26. DETERMINACIN. Salvo lo dispuesto en la presente ley para casos

especficos, los coeficientes de copropiedad se calcularn con base en el rea privada
construida de cada bien de dominio particular, con respecto al rea total privada del edificio
o conjunto. El rea privada libre se determinar de manera expresa en el reglamento de
propiedad horizontal, en proporcin al rea privada construida, indicando los factores de
ponderacin utilizados.

Estimado lo anterior se encontr que los coeficiente con los cuales se hacan los cobros no
corresponden a los estimados en las escrituras por ello y con el objetivo de dar certeza se
solicitaron los certificados de libertad de cada uno de los inmuebles registrado en las
escrituras, una vez entregados los certificados se realiza una base de datos con toda la
informacin que los certificados.

Es as como nos dimos cuenta que los certificados tienen un error en los coeficientes ya que
en los certificados de la etapa I nos da por cada uno 94% en los apartamentos, y esto es un
error.

De tal forma que se debe tomar todas las reas de cada uno de los inmuebles de los
propietarios y sacar los coeficientes esto nos dara una certeza de lo que se debera aplicar
de acuerdo a la norma.
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6.4. Aspectos Jurdicos
A continuacin se relacionan los procesos jurdicos por concepto de cartera y estado a la
fecha acorde con la gestin realizada tanto por la Administracin como por los Asesores
Jurdicos:

Abogada Raquel Zuleta

Apartamento Nombre
3 201 MARIA VIRGINIA MARTINEZ GRISALES $4.992.700
3 203 RAMIRO BARRAGAN $7.151.700
3 501 MARTHA ESPINOSA $4.869.200
4 601 MATILDE NUEZ $45.754.931
4 604 CECILIA DE ARIAS $5.610.890
5 503 CLEOTILDE BELTRAN DE MOSQUERA $2.834.650
6 202 EMILIA GONZALEZ $2.481.700
8 604 OLGA MERCEDES PERILLA $8.471.481
9 301 SANTIAGO PEREZ $4.182.700
9 503 CARMEN ELISA QUIROGA ESCOBAR $14.818.500
10 602 GLADYS SANCHEZ $6.490.437
TOTAL $107.658.892

Abogado Diego Sarmiento

1 404 FERNANDO JOSE ARIAS MORA 10.998.028
2 103 KENNETH ERIK CUECHA 42.654.962
6 303 FANNY DAZA DE LINARES 1.586.000
6 401 ALICIA DUQUE GUTIERREZ 2.734.360
TOTAL $57.973.350

6.4.1. Aspectos Jurdicos - Demanda en contra del Conjunto Residencial

1. Les informamos que la copropiedad tiene un proceso de demanda en el Juzgado
Civil Municipal 64 de Bogot proceso N11001400306420150149000, por la
empresa de vigilancia Toronto, tenemos una medida cautelar en el Banco Av Villas
por valor de $9.100.000.
2. La Seora Ruby Amparo Cleves, propietaria del Apto. 103 del Interior 9, tiene un
proceso de demanda en el Juzgado Civil Municipal 6 de Bogot proceso N
11001400300620010131001 contra el Conjunto y tenemos una medida cautelar en
el Banco Av Villas por $1.000.000.
Por estar los Juzgados en Huelga no ha sido posible conseguir los expedientes y
saber los pormenores de las demandas, por esta razn se le dio poder a la Doctora

C.R. La Esperanza I y II Pgina N 27

 Martha Lucia Quintero, para que nos represente y realice los procedimientos que
haya lugar en cada caso.

6.5. Seguridad
1. La administracin del seor Juan Carlos Rueda Navarrete, dejo un contrato firmado por tres
aos, con la empresa Vigilancia Scanner Ltda., y solo aportaron 12 cmaras sin instalacin,
que es poco el valor complementario aportado a la comunidad. (Valor Agregado).
2. Durante el ao 2015 no se presentaron eventos de inseguridad significativos al interior de
los apartamentos. Ante las eventualidades presentadas, la empresa Vigilancia Scanner Ltda.
atendi los requerimientos de los usuarios.
3. A pesar que se ha buscado que haya estabilidad del personal de vigilancia, no ha sido posible
ya que hay una alta rotacin.
4. Se seleccion un sitio en la Recepcin como espacio de Telecomunicaciones, el cual se
implement, con un nuevo cableado elctrico para la red de datos y video de vigilancia con
el traslado de DVR que estaba en parqueadero.
5. Se implement un sistema de video vigilancia con grabacin electrnica en dos (2) DVRs
ubicados en la Recepcin.
6. El conjunto cuenta con un sistema de video de vigilancia con las siguientes cmaras:
a. Dos (2) grabacin del Exterior de la paralela de la Autopista Norte (una hacia el
norte y otra hacia el sur)
b. Dos (2) grabacin del Exterior de la calle 163B (una hacia el oriente y otra hacia el
occidente).
c. una (1) grabacin del Exterior de la carrera 43 (una hacia el norte)
d. Uno (1) Domo ubicado en la Recepcin
e. Un (1) cmara entrada y salida de personal
f. Tres (3) cmara entrada y salida de personal hacia el parque.
g. Dos (2) cmaras entrada y sala vehicular
h. Catorce (14) cmaras en el parqueadero en vas de acceso, estratgicamente
colocadas, que han ayudado en diferentes investigaciones.
7. El evento de seguridad corresponde a un conato de robo en el interior 4 apartamento 104
en el costado noroccidental; la empresa de Vigilancia Scanner Ltda. Pago el arreglo de la
reja de la ventana. En la Administracin reposan los informes emitidos por la empresa de
seguridad sobre el incidente antes mencionado.

6.6. Obras y Mantenimiento

6.6.1. Reparacin e Impermeabilizacin de los Tanques de agua potable
Dentro delos contratos celebrados est el del sistema hidrulico el cual fue aprobado por el
consejo de administracin y priorizado por la asamblea, de tal forma que se inici la
adquisicin delos equipos necesarios para estas reparaciones y adecuaciones delas bombas
de hidrulica y las bombas de eyeccin de igual forma se impermeabilizo el tanque, cambio
de tres vlvulas de pie, cambio de tres tubos de succin 3en acero inoxidable, cuatro pasa
muros en acero inoxidable una escalera en acero inoxidable, tapa para el tanque.
En el cuarto de equipos se instalaron los siguientes elementos nuevos: un tablero con tres
guarda motores, un logo control, borneras de conexin, tres botones de tres posiciones,
tres pilotos de sealizacin una puesta a tierra, una flauta de 4, un cheque de 4 un registro
de 4, tres presos tatos, cuatro manmetro de presin, tres vlvulas, tres registros, dos
bombas IHM Ignacio Gmez, un Hidroflo. Dos bombas sumergibles para los tanque de

C.R. La Esperanza I y II Pgina N 28

eyeccin de aguas lluvias, con sus respectivos tableros de mando y controles Todos los
equipos y accesorios nuevos certificados por IHM, adicionalmente el consejo de
administracin decidi contratar un interventor para supervisar los trabajos hidrulico ya
que consideraban hay sobrecostos sin embargos el interventor en su informe considera que
todo lo contratado fue lo instalado; de igual forma el reporte del ingeniero de Ignacio
Gmez.
Por estas razones el consejo de administracin decide suspender el contrato del sistema
hidrulico incurriendo en incumplimiento en el contrato y exponiendo a cobros jurdico.
El proyect que ejecutado en un 70% esto se le informa a la nueva administracin.

6.6.2. Mantenimientos Ejecutados

Durante el periodo comprendido entre el 1 de abril de 2015 al 31 de marzo de 2016; se

adelantaron diversas gestiones de mantenimiento:
1. Mantenimiento de iluminacin en parqueadero-stano y pasillos.
2. Para optimizar el consumo de energa, se colocaron sensores de movimiento y paneles
Redondos LED en las escaleras de la mayora de las torres. . (ahorro de energa).
3. Para mejorar la iluminacin en el saln Social se colocaron luminarias-paneles Redondos
LED.
4. Se revis continuamente la iluminacin del Conjunto interna y externa y se cambiaron
los bombillos corrientes y ahorradores por LED, se ilumino la parte Occidental de las
torras 4, 5y 6; adems en los stanos se est implementando la tecnologa LED, en la
medida en que se ha requerido el cambio de luminarias.
5. Se instal lmparas Led en las reas externas alrededor del conjunto.
6. Se realiz el lavado de las cajas de aguas lluvias.
7. Se realiz la limpieza de los pozos eyectores.
8. Se hizo limpieza de las cajas de aguas negras.
9. Se imprimi el Boletn informativo N 1 y 2 y se distribuy a la comunidad. Tambin se
imprimi informes y campaas en las carteleras de cada torre para conocimiento de los
residentes.
10. Se repararon fisuras que estaban ocasionado goteras en los quintos pisos que tenan
filtracin y se destaparon tuberas.
11. Se realizaron las Fumigaciones reglamentarias, en todos los interiores del conjunto.
12. Compra candados puerta jardn y parque.

C.R. La Esperanza I y II Pgina N 29

6.6.3. Reparaciones Locativas:

Con cargo a la cuota extraordinaria recaudada en el 2015 al 29 de febrero de 2016, se

desarrollaron los siguientes proyectos de acuerdo a lo aprobado en la Asamblea del 5 de
septiembre de 2015:
Demolicin, e Impermeabilizacin y recubrimiento con mortero en las reas de circulacin
y jardines; y acabado con baldosas marca alfa o similar en las reas de circulacin del
conjunto residencial la esperanza. Primera parte de la obra equivalente a un 55% de la obra
total.
Para mantener el valor de la copropiedad, se fimo el 14 de marzo de 2016, el contrato de
obra civil con la empresa aprobada en la Asamblea del 5 de septiembre de 2015, S&G OBRAS
CIVILES S.A.S.
Este contrato no fue posible firmarlo en el ao 2015, debido a que los Copropietarios no
cancelaron a tiempo la cuota extraordinaria, por tal razn el valor inicial se nos increment
en un 7% ms, valor que se debe cargar al presupuesto del ao 2016, VEINTE MILLONES
TRESCIENTOS SESENTA Y UN MIL QUINIENTOS SESENTA Y SIETE PESOS MCTE. ($20.361.567).

6.6.4. Equipos:
1. Se realiz la Reparacin e Impermeabilizacin de Dos Tanques de Agua Potable, Cambio
de la Red Hidrulica, montaje de Bombas, cambio de pasa muros en acero inoxidable,
adecuacin de pozos eyectores. Las empresas que realizaron esta obra fueron:
MECANIMEC y ELECTROBOMAS G.M.S.
2. Se traslad la caja del DVRs, que estaba en el parqueadero a la recepcin, con el fin de
tener control sobre los videos de seguridad, tambin para evitarnos gastos futuros ya
que se encontraba ubicado dentro del cuarto de las electrobombas del agua. Pbrazoara
poderlos bajar se requiere que venga un supervisor de la compaa de vigilancia.
3. Se instal un telfono en la recepcin para facilitar la comunicacin de la vigilancia en
casos de emergencia.
4. Se reemplazaron 2 cmaras de grabacin en el circuito cerrado de televisin y se realiz
mantenimiento correctivo en las otras.
5. Se realiz reparacin y mantenimiento preventivo al sistema de citofona, del conjunto.
6. Se realiz la reparacin y mantenimiento de la puerta vehicular y se cambi el brazo
hidrulico por uno nuevo de la puerta vehicular y se instal un semforo para
sealizacin el ingreso y salida de vehculos del parqueadero.
7. Se implement el sistema de lector de tarjeta para la entrada y salida vehicular.
8. Se cambi el brazo hidrulico por uno nuevo y el vidrio de la puerta de ingreso y salida
de los residentes en la recepcin.
9. Se compr guadaa para corte de csped, hierbas, arbustos.(Ahorro gastos en corte
de csped y poda de rboles.
10. Se compr herramientas, como alicates, martillo, llaves de expansin, llave de tubo,
destornilladores, y otras.
11. Se compr impresora multifuncional de tner para ahorrar en fotocopias.
12. Se Compra de una (1) cartelera para la recepcin.
13. Se remplazaron en dos ocasiones las bombonas y bombillos que destruyeron vndalos
en el costado nororiental, paralela e la auto norte.

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6.7. Otras Gestiones:

1. Se instal la decoracin navidea en todas las zonas de circulacin del conjunto y la

administracin realiz dos novenas de Aguinaldos. As mismo se instalaron luces navideas
en la fachada del Conjunto.
2. Se instalaron en botellas con arena velas encendidas, el da 7 de diciembre como
celebracin del da de las velitas
3. El comit de Obras, adelant el proceso de cotizacin, evaluacin y seleccin del Contratista
del Proyecto de obra civil de Demolicin, e Impermeabilizacin y Recubrimiento con
Mortero en las reas de circulacin y Jardines; y acabado con Baldosas marca Alfa o similares
en las reas de circulacin del conjunto residencial la esperanza, el cual se inici la ejecucin
el 16 de marzo de 2016.
4. El contrato de las obras comunes se firm el 16 de marzo de 2016, inmediatamente el
Ingeniero Contratista empez a construir su campamento, el 28 de marzo se inicia en firme
el trabajo en las zonas comunes de nuestro conjunto, primera parte 55%, torres: 2-3-4-5-6-
7 y 8. La segunda parte 45% se ejecutara una vez sea entregada la impermeabilizacin del
55% inicial.
5. Se realizaron diversa gestiones de cotizacin, verificacin y calificacin para adelantar los
proyectos de reparacin e impermeabilizacin de los tanques de agua potable y cambio de
la red hidrulica, montaje de bombas, cambio de pasa muros en acero inoxidable,
adecuacin de pozos eyectores, obra que ya se ejecut en un 100%.

6.8. RECOMENDACIONES FINALES

El Consejo de administracin y la Administracin pone a consideracin a la Asamblea y a los

prximos integrantes de los rganos administrativos del Conjunto, el desarrollo de las siguientes
actividades:

1. Impulsar el proyecto de ampliacin del Circuito Cerrado de Televisin para mejorar la

vigilancia y reubicacin de cmaras.

2. Realizar estricto control a los trabajos adelantados por la Constructora de tal manera que
se garantice la ejecucin total y con calidad de los pendientes ya establecidos.

3. Impulsar proyectos comunitarios con el Edil Pablo Emilio Gutirrez para beneficio de la
comunidad del Conjunto. (mejorar el parque, solicitarle la dotacin de elementos
deportivos para el parque, cancha mltiple, gimnasio ecolgico y el cerramiento definitivo
de las puertas del parque, ya que ha convertido en un bao Pblico para perros y sitio de
drogadictos).

4. Solicitar a la Asamblea Ordinaria la aprobacin para realizar una auditoria externa de los
ltimos 8 aos en que estuvo como administrador el seor Juan Carlos Rueda.

C.R. La Esperanza I y II Pgina N 31

 7. INFORME COMIT DE CONVIVENCIA 2015

Los miembros del Comit de Convivencia elegidos por la ASAMBLEA GENERAL, reunida en marzo de
2015, design a los residentes Eva de Prada, Mery Penagos, Yolanda Garca, para contribuir en el
cumplimiento de las funciones que estn consignadas en el Manual de convivencia del Conjunto
Residencial La Esperanza Etapas I II P.H.
En nombre de las integrantes del Comit de Convivencia reciban un salud de agradecimiento a toda la
comunidad por la confianza depositad en nosotras, por su colaboracin y participacin en cada u no de
los eventos realizados; especialmente a los integrantes del Consejo de Administracin de quienes
obtuvimos su permanente apoyo.

Eventos realizados en el ao 2015

1. Da de las madres
2. Da de los nios
3. Novenas de Aguinaldos
4. Actividad en el parque en horas de la tarde
Agradecimientos especiales
1. Nios del Conjunto, por su activa participacin en todos los eventos, as como a las madres y abuelas
en su da.
2. A la Seorita KAREN CHALOT por su colaboracin en la celebracin de las novenas.
3. A la persona que dono los helados para una novena
4. A la seora Eva Prada por los arreglos florales para la recepcin del Conjunto.
Temas preocupantes.
1. Drogadiccin: con tristeza y preocupacin se observ al interior del Conjunto este flagelo, por lo
que recomendamos a los residentes estar atentos de sus hijos de los amigos.
2. Manejo de Mascotas: Debido al incumplimiento de las normas policivas en cuanto al uso del collar
y bozal, se presentaron agresiones entre los animales y por ende enfrentamientos entre sus
dueos
3. Escndalos, Fumadores, ropas tendidas en las ventanas y arrojo de desperdicios de comida. Pese a
los constantes llamados de atencin tanto verbales como escritos algunos residentes continan
perturbando la tranquilada de los vecinos con escndalos hasta altas horas de la noche, fumando en
las escaleras de los interiores y en las ventanas de los apartamentos afectando la salud de las
personas y contaminando el ambiente, igualmente se observa a diario como arrojan por las ventanas
que dan a los parqueaderos comida (arroz, pan, maz, etc.). Se adelant en forma permanente junto
con la empresa de vigilancia la invitacin a que no colgaran ropa a secar en las ventas ya que esto da
un mal aspecto a la Copropiedad.
4. As mismo informamos que hay residentes que arrojan materia fecal y orines en bolsas plsticas y
las botan en el shut; causando infecciones y malos olores a las personas que manejan las basuras.
(Falta de respeto).
5. Manejo inadecuado de basuras y material reciclable: Hacemos un llamado especial a todos los
copropietarios y/o residentes para que tengamos sentido de pertenencia y compromiso con el
manejo de basuras, no arrojar por los Shut bolsas sin amarrar y tamaos muy grandes ya que
ocasiona malos olores y taponamientos.
Recuerde.
1. Usar bolsas negras para material no reciclable y bolsas blancas para material reciclable.
2. No arrojar vidrios y materiales de construccin por los shut pueden ocasionar accidentes al
personal que labora en servicios.
3. Informamos que se est normatizando el manual de convivencia como herramienta para el
manejo de la copropiedad.
Eva de Prada Mery Penagos Yolanda Garca

C.R. La Esperanza I y II Pgina N 32

8. ESTADOS FINANCIEROS COMPARATIVOS 2014-2015

C.R. La Esperanza I y II Pgina N 33

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8.1. NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS A 31 DE DICIEMBRE DE 2014 Y 2013

NOTA 1 - ENTIDAD REPORTANTE

El CONJUNTO RESIDENCIAL LA ESPERANZA P.H es una entidad sin nimo de lucro, con domicilio
en la Calle 163 B No.45-32 en la ciudad de Bogot D.C. Su objeto social es el de administrar en
forma correcta y eficiente las zona comunes y en especial mejorar la calidad de vida de los
copropietarios del conjunto, utilizando para ello los recursos que de acuerdo con el
presupuesto anual sern destinados a garantizar la seguridad de la copropiedad, mantenimiento
de zonas comunes y dems gastos relacionados con la conservacin de las reas comunes. El
Conjunto se identifica para efectos tributarios y fiscales con el NIT 800.166.969-6.
No es responsable de los Impuestos de Renta, IVA, y de Industria y Comercio; la nica obligacin
tributaria es la Retencin en la Fuente.

Mediante Escritura Publica N 622 del 04 febrero de 2.003, de la Notaria diecinueve de Bogot, la
unidad residencial protocolizo el reglamento de propiedad horizontal de acuerdo con lo establecido
por la ley 675 del 3 de Agosto de 2001 la cual se encuentra registrada en la Oficina de Instrumentos
Pblicos en el folio de matrcula 50N 142105 y cuya representacin legal est inscrita en la Alcalda
local de Suba.

NOTA 2 - POLTICAS Y PRACTICAS CONTABLES

El Conjunto se acogi voluntariamente al Plan nico de Cuentas (P.U.C.) vigente para sociedades
comerciales en lo que respecta al cdigo contable; se observan principios de contabilidad
generalmente aceptados en Colombia que son prescritos por el Decreto 2649 de 1993, vigente a
partir del 1 de Enero de 1994 el cual modific algunas normas en materia contable.

La contabilidad de la unidad residencial se maneja en forma sistematizada, utilizando para ello el

Programa "DAYTONA, que adquiri la Copropiedad, el cual cuenta con la respetiva licencia de uso de
los programas y que pertenece al Conjunto.

NOTA 3 DISPONIBLE

El saldo del disponible al 31 de diciembre de 2015, comprenden los saldos de las siguientes
cuentas, que estn debidamente conciliadas y dichas conciliaciones forman parte integral de la
informacin contable.

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NOTA 4 INVERSIONES

El saldo del disponible al 31 de diciembre comprende:

Este CDT fue redimido el 5 de febrero de 2015, conforme a los registros contables.

NOTA 5 DEUDORES

El saldo de la cuenta de Deudores al 31 de diciembre comprende los siguientes valores:

NOTA 6 - PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO Y DEPRECIACIN ACUMULADA

La propiedad planta y equipo comprende los siguientes grupos de activos, los cuales se
encuentran depreciados en su totalidad.

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NOTA 7 DIFERIDOS

Representa el saldo por amortizar de la Pliza de reas comunes N43282214 adquirida el da 15

de junio de 2015, a travs de la empresa CHUBB DE COLOMBIA COMPAA DE SEGUROS S.A., con
un cubrimiento del 33,22% del costo de reconstruccin del conjunto y reconstruccin de los
bienes comunes, con vencimiento el 14 de junio del 2016. El saldo a diciembre 31 es el siguiente:

NOTA 8 COSTOS Y GASTOS POR PAGAR

El saldo de las cuentas por pagar corresponde a los siguientes conceptos:

NOTA 9 RETENCION EN LA FUENTE

El saldo corresponde al pago pendiente de la Declaracin de Rete fuente a 31 de diciembre de

2015.

NOTA 11 DIFERIDOS

Corresponde al saldo de cuotas de Administracin pagadas por anticipado y consignacin sin identificar:

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 NOTA 12 FONDOS

El saldo a Diciembre 31/2015 se origina una vez realizadas las destinaciones, las cuales se
relacionan a continuacin:

NOTA 13 PATRIMONIO

Corresponde al valor de las reservas, y valor de los excedentes del ejercicio por el ao terminado
el 31 de diciembre comprende:

El origen de los recursos proviene de las cuotas de administracin que son canceladas por sus
copropietarios. En el desarrollo de su objeto social pueden reflejar en un momento determinado
excedentes o prdidas que afectan el patrimonio de la copropiedad.

NOTA 14 - INGRESOS OPERACIONALES

El saldo de los Ingresos NO operacionales por el ao terminado el 31 de diciembre de 2015

comprende:

NOTA 15 - GASTOS OPERACIONALES DE ADMINISTRACION

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El saldo de los gastos operacionales de administracin por el ao terminado el 31 de diciembre
comprende los siguientes conceptos y valores:

NOTA 16 - INGRESOS NO OPERACIONALES

NOTA 17 GASTOS NO OPERACIONALES

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9. PRESUPUESTO DE INGRESOS Y EGRESOS VS. EJECUCIN PRESUPUESTAL AO 2015

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10. CERTIFICACION ESTADOS FINANCIEROS

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11. INFORME REVISORA FISCAL

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12. PROYETO DE PRESUPUESTO Y PLAN DE INVERSIN Y FINANCIACIN AO 2016

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12.1. PLAN DE INVERSIN Y FINANCIACIN 2016
Teniendo en cuenta las necesidades de la Copropiedad y atendiendo las normas que rigen
actualmente, ponemos a consideracin de la Asamblea el siguiente plan de inversin, que involucra
para su atencin los recursos propios y el cobro de una cuota extraordinaria.

1. PROYECTO DE INVERSION 2016 CON RECURSOS PROPIOS

a. Ejecucin de las siguientes obras con recursos propios:

b. Mejorar el aseguramiento del Conjunt de acuerdo al avalu que realizo la aseguradora y
nos beneficiemos todos en caso de un desastre.
c. Reacondicionar, remodelar o hacer pintar los Bicicleteros.
d. Compra de extintores que hacen falta en los interiores.
e. Magnetizacin Digital de Copropietarios y visitantes. Y chalecos o un sistema de
identificacin a domiciliarios.
f. Renovacin de sillas y mesas del saln Social
g. Adecuacin de Juegos Electrnicos y medios de Entretenimiento para el saln social.
h. Reemplazar o Re tapizar los muebles de la Recepcin y compra de tapetes protectores.
i. Construccin de un cuarto para los materiales reciclables.
j. Canecas de Reciclaje
K. Numerar los Depsitos con placa, de acuerdo a los Certificados de Libertad.
L. Actualizacin del Reglamento Interno de propiedad horizontal del conjunto, incluyendo el
manual de convivencia.

2. PROYECTOS A FUTURO PARA MEJORAR ELCONJUNTO RESIDENCIAL:

La Administracin y el Consejo de Administracin; con el fin de mejorar el aspecto del conjunto,

est realizando una evaluacin con personal calificado de las mejoras ms urgentes que
debemos adelantar, paso a paso y estamos cotizando:

a. Pintura de fachadas y ventanas, arreglo de grietas; para darle un realce y embellecimiento

a nuestro conjunto.

b. Refuerzo, arreglo y pintura de la reja perimetral del conjunto.

c. Plan de Emergencia y evacuacin del Conjunto, con la sealizacin adecuada.

d. Cambio del techo y mejorar la iluminacin de la Sede Social.

e. Pintura de los techos, arreglo, nivelacin y sealizacin de los parqueaderos

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 13. METODOLOGA Y REGLAS PARA ELECCIN DE REPRESENTANTES AL CONSEJO

Segn el Artculo 38 de la ley 675 de 2001. Naturaleza y funciones: La asamblea general de

propietarios es el rgano de direccin de la persona jurdica que surge por mandato de esta ley

Dentro de sus funciones bsicas, se establece en el numeral 5, la siguiente:

5. Elegir y remover los miembros del consejo de administracin y, cuando exista, al Revisor Fiscal y
su suplente, para los perodos establecidos en el reglamento de propiedad horizontal, que en su
defecto, ser de un ao.

Conforme al artculo 58 del Reglamento de Propiedad Horizontal, anualmente la Asamblea General

de Copropietarios elegir por votacin, por el sistema de cociente electoral, el Consejo de
Administracin, el cual estar integrado por un nmero impar de por lo menos cinco (5) miembros
y mximo once (11), los cuales debern ser copropietarios o mandatarios de personas titulares del
dominio.

Teniendo en cuenta estas consideraciones, a continuacin se expone la metodologa para la eleccin

de los representantes al Consejo de Administracin 2016-2017:

Se llamar torre por torre comenzando desde el nmero 1 hasta la 10 y se invitar a las personas
que voluntariamente deseen postularse como miembros del Consejo de Administracin. Es de
aclarar que los postulados pueden postularse por voluntad propia o a solicitud de otros
asamblestas. En todo caso la postulacin debe ser expresamente aceptada por la persona.

La mesa directiva verificar que los postulados cumplan con las condiciones establecidas en el
numeral 3 de este documento.

Se preguntar a los asamblestas si alguien tiene alguna objecin en la postulacin de alguna de las
personas. En caso afirmativo, quien exprese la objecin, debe argumentarla.

Si llegare a postularse ms de dos personas por una torre, los postulados se sometern a votacin
por parte de los asamblestas presentes en la reunin. En dicha votacin se tendr en cuenta el voto
simple para determinar los resultados. Quedarn elegidas las dos personas que hayan obtenido la
mayora de votos.

Una vez elegidos los representantes al Consejo de Administracin, se dar por conformado el
Consejo de Administracin 2016-2017.

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