Lio 06: Introduo Consolidao de dados

O Recurso de Consolidao de dados permite que faamos clculos consolidados a partir de mltiplas planilhas, mltiplas
fontes externas de dados ou uma mescla entre planilhas do Excel e fontes externas.
Vamos considerar o seguinte exemplo: Voc recebe, mensalmente, uma planilha com os consolidados de vendas por
regio/produto. Ao final do ano voc precisa criar uma planilha com o total anual de vendas. Vamos supor que os dados
mensais estejam em uma planilha com o nome do ms. Vamos supor que na clula E3, de cada planilha, tenhamos o total de
vendas do produto X para a regio Sul. Na clula E3 da planilha dos totais anuais, voc teria que utilizar a seguinte
frmula:
=Jan!E3+Fev!E3+Mar!E3+Abr!E3+Mai!E3+Jun!E3+Jul!E3+Ago!E3
+Set!E3+Out!E3+Nov!E3+Dez!E3
Agora imagine o trabalho para criar todas as frmulas necessrias para o total anual, especialmente se a planilha for
complexa, com diferentes clculos. Com o recurso de consolidao podemos fazer com que o Excel crie todas as frmulas
necessrias, automaticamente.
Um detalhe importante: "Para utilizarmos o recurso de consolidao, todas as planilhas a serem consolidadas devem ter a
mesma estrutura, ou seja, o mesmo nmero de linhas e colunas, com os dados nas mesmas posies.
Considere o exemplo das trs planilhas a seguir:

Figura 4.17 - Totais de vendas por regio/produto - Janeiro

Figura 4.18 - Totais de vendas por regio/produto - Fevereiro

Figura 4.19 - Totais de vendas por regio/produto - Maro.

As planilhas apresentam os totais de vendas por Regio/Produto, para os meses de Janeiro, Fevereiro e Maro. Na planilha
Trim1 queremos consolidar os dados para o primeiro trimestre, ou seja, a soma das vendas contidas nas planilhas Jan, Fev e
Mar. Uma das maneiras seria criar as frmulas manualmente, conforme descrito anteriormente. Tambm podemos utilizar o
recurso de consolidao de dados, o que simplificar bastante o nosso trabalho, conforme veremos no exemplo prtico da
prxima lio.
Existem duas maneiras diferentes de fazermos a consolidao de dados:
Por posio.
Por categoria.
Consolidao de dados por posio:
Ao utilizar a consolidao por posio, o Excel utilizar uma referncia esttica s clulas das planilhas, isto , o Excel faz
referncia sempre as mesmas clulas que foram utilizadas quando o comando de consolidao foi utilizado. Com isso as
planilhas onde esto os dados no podem ser modificadas, pois se alterarmos as posies das clulas nas planilhas de
dados, as referncias na planilha de consolidao continuaro "apontando" para os endereos antigos, o que ir gerar
resultados incorretos.
Os rtulos e demais informaes das planilhas de dados no so includos na planilha de consolidao. Por exemplo, os
rtulos da linha 4 e da coluna A, das planilhas do exemplo anterior, no sero includos na planilha de consolidao. Os
rtulos tero que ser digitados manualmente na planilha de consolidao.
A consolidao por posio somente indicada para fontes de dados que tem estruturas idnticas e quando os usurios no
alteram a localizao dos dados, dentro das respectivas fontes.
Consolidao de dados por categoria:
Ao utilizar a consolidao por categoria, o Excel utilizar referncias aos rtulos dos dados, ao invs de referncia esttica
s clulas das planilhas, isto , o Excel tentar localizar os dados, em cada planilha de dados, com base em rtulos na
planilha de consolidao, independente da posio e/ou do nmero de linhas. Com isso as planilhas onde esto os dados
podem ser modificadas, desde que no sejam alterados os rtulos, que so as referncias para a planilha de consolidao.
Os rtulos e demais informaes das planilhas de dados so includos na planilha de consolidao. Por exemplo, os rtulos
da linha 4 e da coluna A, das planilhas do exemplo anterior, sero includos na planilha de consolidao. Com a
consolidao por categoria possvel aplicar filtros na planilha de consolidao. Para isso acrescentamos apenas os rtulos
dos dados que queremos que sejam exibidos na planilha consolidada.
Funes de clculo disponveis para a consolidao de dados:
Ao criarmos uma planilha consolidada podemos definir se queremos que seja efetuada uma soma, uma mdia e assim por
diante. Esto disponveis as seguintes funes de clculo:
Lio 07: Consolidao de dados: e um exemplo simples
Nessa lio faremos um exemplo prtico, de consolidao, passo-a-passo.
Exerccio 04: Abrir o arquivo C:\ExcelAvanado\Modulo 4 - Exerccio 04.xls. Esse arquivo contm quatro planilhas,
conforme indicado nas figuras da lio Anterior. Temos dados de vendas por produto para Janeiro, Fevereiro e Maro. Na
planilha Trim1 queremos que o Excel faa a consolidao dos dados de vendas por produto para o primeiro trimestre.
1. Abra o Excel.
2. Selecione o comando Arquivo -> Abrir.
3. Navegue at a pasta C:\ExcelAvanado.
4. Selecione o arquivo Modulo 4 - Exerccio 04.xls.
5. Clique em Abrir.
6. Ser aberto o arquivo com quatro planilhas: Jan, Fev, Mar e Trim1.
7. Clique na guia Trim1 para ir para a planilha onde ser feita a consolidao de dados.
8. Clique na clula B5 para indicar o local onde iniciaro os dados consolidados.
9. Selecione o comando Dados -> Consolidar...
10. Ser exibida a janela Consolidar, indicada na Figura 4.20:

Figura 4.20 - A janela Consolidar.

11. Agora temos que informar ao Excel, as faixas onde esto os dados a serem consolidados.
12. Clique no boto ( ), ao lado do campo Referncia.
13. A janela Consolidar ser ocultada e a planilha exibida. Voc pode usar o mouse para indicar a primeira faixa de
clulas. No nosso exemplo clique na planilha Jan e depois selecione a faixa B5:F9, conforme indicado na Figura 4.21:

Figura 4.21 - Selecionando a primeira faixa de clulas.

14. Clique no boto ( ), na janela Consolidar - Referncia. Voc estar de volta janela Consolidar, com o endereo Jan!
$B$5:$F$9. Observe que o Excel est utilizando endereos absolutos.
15. Clique no boto Adicionar. A faixa Jan!$B$5:$F$9 ser includo na lista de faixas para consolidao, conforme indicado
na Figura 4.22:

Figura 4.22 - Adicionando a primeira faixa para consolidao.

16. Repita os passos de 12 a 15, para adicionar as faixas Fev!$B$5:$F$9 e Mar!$B$5:$F$9 . A janela Consolidar deve
estar conforme indicado na Figura 4.23:

Figura 4.23 - Definindo as demais faixas para consolidao.

17. Certifique-se de que esteja selecionada a funo Soma.
18. Como estamos consolidando Por posio, desmarque as opes Linha superior e Coluna esquerda. Marque a opo
Criar vnculos com os dados de origem. Marcar essa opo faz com que o Excel atualize automaticamente os dados da rea
de consolidao quando os dados so alterados em qualquer uma das reas de origem.
19. Clique em OK. Rapidamente o Excel calcula os totais consolidados para o primeiro trimestre, sem que tenhamos que ter
digitado uma nica frmula, conforme indicado na Figura 4.24:

Figura 4.24 - Dados consolidados para o primeiro trimestre.

Lio 08: Consolidao por categoria - um exemplo prtico
Nessa lio vamos utilizar os mesmos dados do exerccio da lio anterior, porm faremos uma consolidao por categoria.
A nica diferena que, os rtulos da primeira linha e da primeira coluna tambm faro parte da faixa a ser selecionada
para a consolidao. Com isso os rtulos sero copiados para a planilha Trim1. A vantagem desse mtodo que, mesmo
que os dados sejam deslocados de posio, em uma ou mais planilhas, o Excel consegue manter a referncia, com base nos
rtulos. No podem haver rtulos repetidos.
Nesse exemplo utilizaremos o arquivo Modulo 4 - Exerccio 04.xls. Observe que na planilha Trim1 no tem rtulos, os
quais sero copiados diretamente das planilhas Jan, Fev e Mar.
Exerccio 05: Abrir o arquivo C:\ExcelAvanado\Modulo 4 - Exerccio 05.xls. Esse arquivo contm quatro planilhas,
conforme indicado nas figuras da lio Anterior. Temos dados de vendas por produto para Janeiro, Fevereiro e Maro. Na
planilha Trim1 queremos que o Excel faa a consolidao dos dados de vendas por produto para o primeiro trimestre.
1. Abra o Excel.
2. Selecione o comando Arquivo -> Abrir.
3. Navegue at a pasta C:\ExcelAvanado.
4. Selecione o arquivo Modulo 4 - Exerccio 05.xls.
5. Clique em Abrir.
6. Ser aberto o arquivo com quatro planilhas: Jan, Fev, Mar e Trim1.
7. Clique na guia Trim1 para ir para a planilha onde ser feita a consolidao de dados. Observe que a planilha Trim1 no
possui os rtulos dos dados, conforme indicado na Figura 4.25:

Figura 4.25 - Planilha de consolidao - sem rtulos.

8. Clique na clula A4 para indicar o local onde iniciaro os dados consolidados, incluindo os rtulos.
9. Selecione o comando Dados -> Consolidar...
10. Ser exibida a janela Consolidar, indicada na Figura 4.26:

Figura 4.26 - A janela Consolidar.

11. Agora temos que informar ao Excel, as faixas onde esto os dados a serem consolidados.
12. Clique no boto ( ), ao lado do campo Referncia.
13. A janela Consolidar ser ocultada e a planilha exibida. Voc pode usar o mouse para indicar a primeira faixa de
clulas. No nosso exemplo clique na planilha Jan e depois selecione a faixa A4:F9, conforme indicado na Figura 4.27:

Figura 4.27 - Selecionando inclusive os rtulos.

14. Clique no boto ( ), na janela Consolidar - Referncia. Voc estar de volta janela Consolidar, com o endereo Jan!
$A$A:$F$9. Observe que o Excel est utilizando endereos absolutos.
15. Clique no boto Adicionar. A faixa Jan!$A$4:$F$9 ser includo na lista de faixas para consolidao, conforme
indicado na Figura 4.28:

Figura 4.28 - Adicionando a primeira faixa para consolidao.

16. Repita os passos de 12 a 15, para adicionar as faixas Fev!$A$4:$F$9 e Mar!$A$4:$F$9 . A janela Consolidar deve
estar conforme indicado na Figura 4.29:

Figura 4.29 - Definindo as demais faixas para consolidao.

17. Certifique-se de que esteja selecionada a funo Soma.
18. Como estamos consolidando Por categoria, marque as opes Linha superior e Coluna esquerda. Marque a opo Criar
vnculos com os dados de origem. Marcar essa opo faz com que o Excel atualize automaticamente os dados da rea de
consolidao quando os dados so alterados em qualquer uma das reas de origem.
19. Clique em OK. Rapidamente o Excel calcula os totais consolidados para o primeiro trimestre, sem que tenhamos que ter
digitado uma nica frmula, conforme indicado na Figura 4.30:

Figura 4.30 - Dados consolidados para o primeiro trimestre.

20. Observe que ao lado de cada regio exibido um sinal de +. Se voc clicar nesse sinal de + sero exibidos os registros
individuais, de cada planilha, que formam o total consolidado da regio sul, conforme indicado na Figura 4.31:

Figura 4.31 - Detalhes da consolidao para a regio Sul.

21. O sinal de + se transforma em um sinal de -. Ao clicar no sinal de - os detalhes so ocultados. Salve e feche a planilha.

Lio 09: Configuraes relacionadas a consolidao de dados

Nessa lio veremos como alterar algumas configuraes e clculos em planilhas onde foram feitos dados consolidados.
Veremos como alterar os clculos que esto sendo realizados e como aplicar algumas formataes bsicas ao resultado da
consolidao.
Exerccio 06: Abrir o arquivo C:\ExcelAvanado\Modulo 4 - Exerccio 06.xls. Esse arquivo contm quatro, sendo que a
quarta planilha - Trim1 - a consolidao das trs primeiras planilhas. Na planilha Trim1 est sendo calculado o total de
vendas, vamos alterar para que seja feito o clculo da mdia.
1. Abra o Excel.
2. Selecione o comando Arquivo -> Abrir.
3. Navegue at a pasta C:\ExcelAvanado.
4. Selecione o arquivo Modulo 4 - Exerccio 06.xls.
5. Clique em Abrir.
6. Ser aberto o arquivo com quatro planilhas: Jan, Fev, Mar e Trim1.
7. Clique na guia Trim1 para ir para a planilha onde feita a consolidao de dados. Observe que a planilha Trim1apresenta
os totais consolidados.
8. Selecione o comando Dados -> Consolidar...
9. Ser exibida a janela Consolidar com a funo Soma j selecionada. Selecione a funo Mdia, conforme indicado na
Figura 4.32:
Figura 4.32 - Alterando a funo de clculo.
10. Clique em OK. A planilha ser atualizada para exibir as mdias de vendas por regio/produto, nos trs primeiros meses
do ano, conforme indicado na Figura 4.33.

Figura 4.33 - Mdia de vendas por regio/produto.

11. Agora vamos formatar os dados usando o formato Contbil com duas casas decimais. Selecione a faixa de valores.
12. Selecione o comando Formatar -> Clulas. Marque a opo Contbil, com duas casas decimais, conforme indicado na
Figura 4.34:

Figura 4.34 - Formatando as clulas de valores.

13. Clique em OK. Os dados sero formatados conforme indicado na Figura 4.35:

Figura 4.35 - Valores formatados.

14. Salve e feche a planilha.
Lio 10: Consolidao com dados de mltiplos arquivos
Nessa lio aprenderemos a fazer a consolidao de dados no Excel, a partir de dados de diferentes arquivos. Vamos utilizar
dois arquivos no formato .txt.
Nota: Para maiores detalhes sobre acessar dados externos no formato de arquivos .txt, consulte as lies do Mdulo 1 .
Utilizaremos dados do arquivo Pedidos - 1997.txt, onde temos o total de vendas por pas, para o ano de 1997, conforme
indicado na Figura 4.36:

Figura 4.36 - Total de vendas para 1997 - no formato .txt

Tambm utilizaremos dados do arquivo Pedidos - 1998.txt, onde temos o total de vendas por pas, para o ano de 1998,
conforme indicado na Figura 4.37:

Figura 4.37 - Total de vendas para 1998 - no formato .txt

Vamos utilizar o Excel para calcular o total de vendas consolidado para os dois anos. O Excel ir acessar os dados
diretamente nos arquivos .txt e, a partir desses dados fazer o clculo do total consolidado. Para isso teremos que criar fontes
externas de dados, conforme descrito nas lies do Mdulo 2.
Nota: Os arquivos .txt esto na pasta C:\ExcelAvancado, conforme veremos no exerccio prtico a seguir.
Exerccio 07: Abrir o Excel e criar uma nova planilha, na qual ser calculado o total consolidado de vendas para 1997 e
1998. Salvar a planilha com o nome de Modulo 4 - Exerccio 07.xls na pasta C:\ExcelAvancado.
1. Abra o Excel.
2. Vamos acessar, inicialmente, os dados do arquivo Pedidos - 1998.txt.
3. Selecione o comando Dados -> Obter dados externos -> Importar arquivo de texto...
4. Ser aberta a janela Importar arquivo de texto. Navegue at a pasta C:\ExcelAvancado e clique no arquivo Pedidos -
1998.txt para seleciona-lo.
5. Clique no boto Importar.
6. Ser aberto o assistente para importao de texto. Na primeira tela voc precisa informar se os dados esto no formato
delimitado ou largura fixa. Selecione Delimitado e d um clique no boto Avanar.
7. Na segunda tela do assistente voc tem que informar o caractere separador de campo. Selecione somente ponto e vrgula.
Na lista qualificador de texto selecione Nenhum e clique em Avanar.
8. Ser exibida a terceira etapa do assistente. Clique em Concluir.
9. Ser exibida a janela Importar dados. Clique em OK.
10. Os dados do arquivo Pedidos - 1998.txt sero importados para a planilha Plan1, conforme indicado na Figura 4.38:

Figura 4.38 - Dados de vendas para 1998.

11. V para a planilha Plan2 e clique na Clula A1. Repita os passos de 3 a 9 para importar os dados do arquivo Pedidos -
1998.txt para a planilha Plan2.
12. Agora temos os dados de 1998 na planilha Plan1 e os dados de 1997 na planilha Plan2. Na Planilha Plan3 vamos
calcular o consolidado desses dois anos.
13. Clique na planilha Plan3 e em seguida clique na Clula A1.
14. Selecione o comando Dados -> Consolidar...
15. Ser exibida a janela Consolidar, indicada na Figura 4.39:

Figura 4.39 - A janela Consolidar.

16. Agora temos que informar ao Excel, as faixas onde esto os dados a serem consolidados.
17. Clique no boto ( ), ao lado do campo Referncia.
18. A janela Consolidar ser ocultada e a planilha exibida. Voc pode usar o mouse para indicar a primeira faixa de
clulas. No nosso exemplo clique na planilha Plan1 e depois selecione a faixa A1:C22.
19. Clique no boto ( ), na janela Consolidar - Referncia. Voc estar de volta janela Consolidar, com o endereo
Plan1!$A$1:$C$22. Observe que o Excel est utilizando endereos absolutos.
20. Clique no boto Adicionar. A faixa Plan1!$A$1:$C$22 ser includo na lista de faixas para consolidao.
21. Repita os passos de 16 a 20, para adicionar a faixa Plan2!$A$1:$C$22 . A janela Consolidar deve estar conforme
indicado na Figura 4.40:

Figura 4.40 - Definindo as demais faixas para consolidao.

22. Certifique-se de que esteja selecionada a funo Soma.
23. Como estamos consolidando Por categoria, marque as opes Linha superior e Coluna esquerda. Marque a opo Criar
vnculos com os dados de origem. Marcar essa opo faz com que o Excel atualize automaticamente os dados da rea de
consolidao quando os dados so alterados em qualquer uma das reas de origem.
24. Clique em OK. Rapidamente o Excel calcula os totais consolidados para os anos de 1997 e 1998, sem que tenhamos
que ter digitado uma nica frmula, conforme indicado na Figura 4.41:

Figura 4.41 - Dados consolidados para 1997 e 1998.

25. Salvar a planilha com o nome de Modulo 4 - Exerccio 07.xls na pasta C:\ExcelAvancado.
26. Feche a planilha.
Nota: Os dados exibidos nas planilhas do excel, podem ser atualizados para refletir alteraes que tenham sido feitas nos
arquivos .txt, a partir dos quais os dados foram importados. Para isso selecione o comando Dados -> Obter dados externos
-> Propriedades do intervalo de dados. Na janela que exibida voc pode configurar um intervalo de atualizao, para que
o Excel sincronize os dados da planilha com os dados dos arquivos de texto. Voc tambm pode exibir a barra de
ferramentas Dados externos: Exibir -> Barra de ferramentas -> Dados externos. Em seguida clique em uma das clulas de
dados e depois clique no boto Atualizar dados ( ), para que o Excel faa uma atualizao imediata dos dados.
Quaisquer alteraes que tenham sido feitas nos arquivos .txt, sero refletidas na planilha quando a sincronizao for
efetuada.