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REA ADMINISTRATIVA
I
CERTIFICACIN
Ingeniera.
Vernica Alexandra Armijos Buitrn. M.B.A.
DIRECTORA DEL TRABAJO DE FIN DE MAESTRA
C E R T I F I C A:
f) ..
II
DECLARACIN DE AUTORA Y CESIN DE DERECHOS
Yo, Letty Janett Castillo Castillo, declaro ser autor (a) del presente trabajo y eximo
expresamente a la Universidad Tcnica Particular de Loja y a sus representantes
legales de posibles reclamos o acciones legales.
f)
Letty Janett Castillo Castillo
CI: 1103764609
III
DEDICATORIA
Todas las personas tenemos aspiraciones en nuestra vida y una de ellas para mi es
culminar la maestra, que ha sido plasmada con la realizacin del presente trabajo que
lo dedico con mucho amor y cario a Dios por darme la oportunidad de vivir y guiar mi
camino. A mis padres, por todo su apoyo.
De manera especial a mi esposo Jorge e hijas Alison y Dana quienes son mi fuente de
inspiracin y estmulo.
IV
AGRADECIMIENTO
Agradezco a mi directora Ing. Vernica Armijos Buitrn, quien con su valioso tiempo
aporto con sus conocimientos y sugerencias para culminar con xito la investigacin.
A todas y cada una de las personas que de alguna manera incentivaron y aportaron
para la feliz culminacin de esta tesis.
V
NDICE DE CONTENIDOS
CARTULA .................................................................................................................................... I
CERTIFICACIN ........................................................................................................................... II
DEDICATORIA ............................................................................................................................ IV
AGRADECIMIENTO ..................................................................................................................... V
CAPTULO I ................................................................................................................................... 3
1. Introduccin ............................................................................................................................. 3
1.5 Alcance..................................................................................................................................... 9
CAPTULO II ................................................................................................................................ 10
2. Metodologa ............................................................................................................................ 10
VI
3.2.3 Procesos de apoyo ............................................................................................................. 23
CAPTULO IV .............................................................................................................................. 35
CAPTULO V ............................................................................................................................... 47
VII
5.4.1.2 Adquisiciones ................................................................................................................... 53
5.4.1.7 Presupuestos por capacitaciones y exposiciones de investigacin fuera del pas ......... 58
5.5.1.5 Diagrama SIPOC para el subproceso de Viticos (salidas de campo, muestreos) ........ 73
VIII
5.5.1.6 Diagrama SIPOC para el subproceso Presupuestos por capacitaciones o exposiciones
de investigaciones fuera del pas ................................................................................................. 74
5.5.1.7 Diagrama SIPOC para el subproceso Presupuestos por visitas de profesores nacionales
y extranjeros ................................................................................................................................. 74
5.5.1.7 Diagrama SIPOC para el subproceso Trmites para capacitacin nacionales ............... 75
5.5.3.2 Diagrama SIPOC para el subproceso Presupuestos por capacitacin y estancias ........ 78
5.5.3.7 Diagrama SIPOC para el subproceso de Garantas bancarias por compras y convenios.80
CONCLUSIONES ........................................................................................................................ 85
RECOMENDACIONES ................................................................................................................ 86
BIBLIOGRAFA ........................................................................................................................... 87
IX
RESUMEN EJECUTIVO
1
ABSTRACT
The research work is presented in five chapters: the first chapter is a collection of
information where problems are identified, and sets out the objectives and hypotheses
to be fulfilled. Chapter two presents the methodology that is going to continue making
personal conversations with some sections officials of the Department of Chemistry,
resulting in the description of the Department, how it work and what are their products
and customers. In the third chapter, the theoretical framework with the definitions and
ideas to development and support of the methodology applied in the research. Chapter
four presents the general background of UTPL and Department of Chemistry. Chapter
five, with the information gathered proceeded to develop the process map, flow charts
and SIPOC of each subprocess and indicators.
2
CAPTULO I
1. Introduccin
3
El presente trabajo tiene como propsito fundamental presentar un estudio detallado
de cmo se han venido manejando los modelos de gestin por procesos en el
Departamento de Qumica de la Universidad Tcnica Particular de Loja, para de esta
manera determinar su importancia al constituirse en instrumento de innovacin dentro
del desarrollo empresarial de esta institucin.
Asimismo se pretende por medio de este estudio, alcanzar los objetivos propuestos
como lograr la efectividad administrativa dentro de este departamento universitario,
pero primero identificando sus causas que motivan la baja de calidad en la atencin y
desarrollo vinculado con la gestin, desde la perspectiva de empresa, y determinar
cul sera la solucin ms acertada para corregir tales motivaciones.
4
1.1 Planteamiento del problema
1. Productos Naturales
2. Ingeniera Ambiental
3. Qumica Analtica
4. Ingeniera de Procesos
5. Fisicoqumica de materiales
5
En el presente diagrama se muestra la estructura actual de departamento.
Departamento de Qumica
Consejo de Departamento
Direccin Departamental
6
No existen procedimientos para la elaboracin y aprobacin de presupuestos para
viajes de docentes investigadores o docentes invitados. As mismo en el sistema
financiero no existe un proceso para realizar el ingreso de facturas, y cuando se
registran mal las cuantas se debe hacer regulaciones.
1.2 Justificacin
De este modo se espera que el modelo de gestin por procesos propuesto sirva al
personal que actualmente labora en las diferentes secciones o que pueda incorporarse
luego, no tengan inconvenientes ni deficiencias internas y que sirva de gua al
momento de realizar las actividades asignadas.
7
1.3 Objetivos
1.4 Hiptesis
8
3. Los docentes del Departamento de Qumica no se encuentran satisfechos con los
procesos administrativos que se siguen debido a las condiciones operativas
inadecuadas.
1.5 Alcance
Esta investigacin pretende sugerir una forma de accin que mejore la calidad de los
procesos en las actividades administrativas, en funcin de los intereses que persigue
la UTPL y especficamente el Departamento de Qumica, a travs de conocer,
estandarizar y mejorar sus procesos, buscando la interaccin de todos los entes
relacionados con esta actividad.
9
CAPTULO II
2. Metodologa
10
La presente propuesta de investigacin se desarrollar a travs de la siguiente
metodologa.
Una vez identificado y seleccionado los procesos se debe definir una estructura de
manera que facilite la determinacin y la interrelacin que existe entre los mismos.
Es decir conocer cules sern los procedimientos que sern utilizados para
clarificar de mejor forma el fenmeno motivo de investigacin.
11
procesos es flexible y permite medir procesos de forma cualitativa, en este
contexto se emplearn las tcnicas cualitativas (entrevistas) que servirn para
obtener informacin de personas expertas en la temtica, esto con relacin a
lograr los objetivos propuestos como es la efectividad administrativa dentro del
departamento de Qumica, para ello se partir de un anlisis descriptivo sobre las
caractersticas observadas en el fenmeno que motiv realizar la investigacin.
Los datos que sern recogidos sern analizados y explicados en funcin de las
variables planteadas en el sentido de poder determinar cules son las razones
para que no se haya cumplido con efectividad, adems se hizo hacer una
observacin tratando de entender a profundidad la naturaleza de esta realidad y su
relacin con otros hechos, de la misma manera se recurrir a la tcnica de anlisis
de contenidos, aspectos cuantitativos, para poder determinar si el fenmeno es
medible y replicable utilizando un lenguaje apropiado con precisin matemtica,
para posteriormente estructurar el anlisis estadstico.
Los anlisis de contenidos fueron tiles para obtener informacin que no estuvo
directamente expresada en el mensaje, entendindose aquello como el
procesamiento de la informacin que se realiz para adquirir conocimientos sobre
el objeto de estudio, es decir a travs de aplicaciones objetivas y sistemticas de
reglas de categorizacin en datos que pudieron ser analizados y cuantificados para
la descripcin objetiva, sistemtica y cuantitativa sobre el uso de los procesos, es
decir sobre el rendimiento de cada uno de los componentes.
12
2.1 Participantes
Todo este conjunto de personas sern el puntal fundamental para obtener informacin
suficiente, la misma que ser analizada para mirar con claridad el problema y de esta
manera poder dar solucin en funcin de mejorar los procesos para satisfacer las
necesidades y que se maneje de una forma uniforme y eficiente los procesos en los
que estn involucrados dentro del Departamento.
13
Inductivo Deductivo.- el estudio de los casos particulares nos faculta reconocer la
realidad, determinar el aporte de todos responsables de las secciones y llegar a
conclusiones lgicas acerca de los procesos que se desarrollaran en el
Departamento.
14
CAPTULO III
3. Marco Terico
15
3.1 La gestin por procesos
La gestin por procesos nos ayuda a identificar indicadores para poder evaluar el
rendimiento de las diferentes actividades que se llevan a cabo, para alcanzar buenos
resultados.
La Gestin por Procesos tiene como propsito asegurar que todos los procesos de
una empresa, organizacin se desarrollen de forma coordinada, mejorando la
efectividad y la satisfaccin de todas las partes interesadas como el personal que
labora en la empresa, clientes, proveedores y la sociedad en general. Todo proceso
entrega unas salidas: resultados, productos, bienes o servicios que requieren unos
clientes, usuarios, o consumidores, los proveedores suministran unas entradas como
son los insumos, materias primas.
Hoy en da la Gestin por Procesos, ha sido adoptada por las organizaciones tanto
pblicas como privadas porque ayuda a dar respuesta a una sociedad que demanda
de cambios, incluye una serie de componentes necesarios para competir con xito en
el nuevo milenio generando beneficios como es mejorar el nivel de satisfaccin de
nuestro clientes, la calidad, reduccin de los tiempos del proceso, gestin del cambio,
prevencin de posibles errores.
Los procesos son una secuencia de actividades orientadas a generar un valor aadido
sobre una entrada para conseguir un resultado, y una salida que a su vez satisfaga
los requerimientos del cliente, por lo tanto su diseo y operacin deben ser funcin de
1
BRAVO, Juan (2011). Gestin de Procesos (alineados a la estrategia), Editorial Evolucin S.A., Chile.
16
los resultados esperados para con ello conseguir la mxima satisfaccin y eficacia
interna.
17
finalmente por el cliente. Para elaborar este mapa de procesos debe intervenir toda la
organizacin, con el personal que conozca de los diferentes procesos que se realizan
o se deben realizar en las empresas.
Los procesos representan la manera en que una empresa, crea y entrega valor a sus
clientes. El proceso es realizado por personas organizadas segn una cierta
estructura, tienen tecnologa de apoyo y manejan informacin. En las organizaciones
2
BELTRN, Jaime; MIGUEL, Carmona; CARRASCO, Ramiro; RIVAS, Miguel; TEJEDOR, Fernando. Gua para
una Gestin Basada en Procesos, Instituto Andaluz de Tecnologa, pg. 13
3
BELTRN, Jaime; MIGUEL, Carmona; CARRASCO, Ramiro; RIVAS, Miguel; TEJEDOR, Fernando. Gua para
una Gestin Basada en Procesos, Instituto Andaluz de Tecnologa, pg. 15
18
tradicionales, los procesos son divididos, invisibles, no nombrados, ni administrados
por lo que tienen un bajo desempeo.
RECURSOS.- son los medios utilizados para transformar las entradas al proceso en el
servicio que se entrega al usuario, este comprende al personal, recursos econmicos,
las instalaciones, los equipos, las tcnicas y los mtodos.
19
A continuacin se detalla una figura con los elementos de un proceso.
REFERENCIAS
ENTRADAS ACCIONES SALIDAS
(INPUTS) (Secuencia de actividades) (OUTPUTS)
RECURSOS
Fuente: http://www.fundacioncetmo.org/fundacion/publicaciones/transporte.viajeros/procesos.mejora.pdf
Fecha: 16-03-2013 hora 16h30.
Elaborado por: Letty Castillo Castillo
Antes de clasificar los procesos debemos primero identificarlos, esto nos permitir
entender la existencia de las clases de procesos, tambin requiere el entendimiento de
los procesos generales, en los que est trabajando la empresa y organizacin como
por ejemplo cuando un cliente requiere un producto partimos desde su diseo hasta
que llega a manos de los consumidores.
20
gerencia designe un responsable del proceso, quien tiene la responsabilidad de rendir
cuentas por la gestin que haga con respecto a los procesos.
As mismo en la Gua para una Gestin Basada en Procesos del Instituto Andaluz de
Tecnologa, podemos encontrar que los procesos se agrupan en dos tipos entre los
primeros tenemos: Procesos Estratgicos, Procesos Operativos y Procesos de Apoyo.
4
MARIO, Hernando (2001). Gerencia de Procesos. Alfaomega S. A. , Bogot.
21
PROCESOS ESTRATGICOS
E
E
C L I E N T
C L I E N T
PROCESOS OPERATIVOS
PROCESOS APOYO
Conocidos tambin como procesos de negocios o procesos clave, son aquellos que
aaden valor al cliente o inciden directamente en su satisfaccin o insatisfaccin,
generen salidas. Se encargan de realizar el producto, programacin de servicios e
implementacin de soluciones, son fciles de identificar, sus actividades estn
22
relacionadas con la razn de ser de la empresa. Este proceso interviene en la misin
de la organizacin y consumen la mayor parte de los recursos de una Organizacin.
PROCESOS PLANIFICACIN
C L I E N T E
C L I E N T E
23
3.2.4 Procesos de planificacin
24
3.3 Principios de la gestin por procesos
5 y6
http://www.gestiopolis.com/recursos4/docs/ger/gestitra.htm
25
No se puede mejorar un proceso sin datos, por lo que es necesario indicadores
que permitan revisar la eficacia y eficiencia de los procesos.
En la dinmica de mejora de procesos, se pueden distinguir dos fases: la
estabilizacin y la mejora del proceso. La primera tiene por objeto normalizar el
proceso de forma que se llegue a un estado de control, en el que la variabilidad
es conocida y puede ser controlada, la segunda tiene por objeto reducir los
mrgenes de variabilidad del proceso y/o mejorar sus niveles de eficacia y
eficiencia.6
Los procesos de una organizacin pueden verse afectados por diversos requisitos
legales y/o normativos, del cliente, internos y externos, medioambientales, de calidad,
de seguridad, de medio ambiente, de productividad, pueden surgir nuevos requisitos o
verse modificados los actuales, pero la estructura de procesos no tiene porqu sufrir
modificaciones.7
7
http://www.gestiopolis.com/recursos4/docs/ger/gestitra.htm
26
3.4 Herramientas para la medicin y el seguimiento de los procesos
Para obtener una buena eficacia y eficiencia del sistema enfocado a la gestin por
proceso es necesario tener en cuenta algunas herramientas para la medicin y
seguimiento de los procesos que ayuden a la empresa.
Las auditoras internas de calidad son una de las herramientas ms importantes de los
sistemas de gestin de calidad. Permiten evaluar la eficacia del sistema de calidad y
mejorar todos los procesos. La mima que debe cumplir algunas condiciones:
Tener un enfoque a proceso.
Tener un enfoque a gestin.
Ser un elemento del sistema de gestin de la calidad.
3.4.2 Autoevaluacin
27
Apoyar la alineacin con el entorno (escenario-clientes).
Facilitar la comprensin de la relacin existente entre las medidas de
funcionamiento interno y la satisfaccin del cliente y los objetivos de la
empresa.
La gestin: toma de decisiones, asegurar que el da a da este bajo control.
Servir de soporte para la comunicacin interna de la empresa, para lo cual el
cuadro de mando debe ser fcilmente comprensible.
28
3.5 Metodologa para la mejora de procesos
Apoyo en la gestin.
Retroalimentacin y revisin de los pasos en cada proceso.
Claridad en la responsabilidad de cada acto realizado.
Poder para el trabajador.
Forma tangible de realizar las mediciones de los resultados de cada proceso
8
http://www.monografias.com/trabajos94/proceso-mejoramiento-continuo-servicio-atencion-al-
paciente/proceso-mejoramiento-continuo-servicio-atencion-al-paciente.shtml. 27-05-2013 hora 16h00
29
Dentro de la metodologa de procesos tenemos:
9
http://es.scribd.com/doc/38652083/Metodologia-mejora-procesos, 8 de junio, 17h00.
30
3.6 Indicadores de gestin
Los indicadores de gestin son los medios, instrumentos o mecanismos que nos
ayuda a evaluar hasta qu punto o en qu medida estamos logrando los objetivos
estratgicos, evalan el desempeo de una organizacin frente a sus metas, objetivos
y responsabilidades con los grupos de referencia. Tambin permiten a las empresas
tomar mejores decisiones.
31
Indicadores de eficacia: hacen efectivo un propsito, estn relacionados con el
grado de satisfaccin de los clientes cuando se presta un servicio o trabajo,
miden el logro de los resultados propuestos en la organizacin e indicar si se
hicieron las cosas que se deban hacer o los proceso correctos, adems
debemos conocer y definir operacionalmente los requerimientos del cliente del
proceso para comparar lo que entrega el proceso contra lo que l espera.
32
3.7 Introduccin al mejoramiento continuo
El mejoramiento continuo debe ser prioridad para toda empresa u organizacin por
cuanto el mundo est cambiando constantemente. Si no nos esforzamos en mejorar
la calidad y la productividad, quizs un da descubramos que las oportunidades se han
reducido y que el resto del mundo nos deja a un lado. El nico medio para
mantenernos exitosos es mejorar continuamente de manera de realizar las cosas y
superando las metas y logros, necesitamos competir con nosotros mismo, y siempre
esforzndonos por hacer y dar lo mejor y alcanzar las metas y objetivos propuestos.
Para alcanzar notables mejoras en nuestra calidad de vida, siempre debemos estar
pendientes de revisar nuestros procesos y mejorarlos de forma continua y permanente.
33
La mejora continua contribuye a mejorar las debilidades y afianzar las fortalezas de la
organizacin. Puesto que, a travs del mejoramiento continuo se logra ser ms
productivos y competitivos en el mundo actual en el que vivimos, por otra parte las
empresas deben analizar los procesos utilizados, de manera tal que si existe algn
inconveniente pueda mejorarse o corregirse, con el fin de aumentarla satisfaccin de
los consumidores, el valor agregado por empleado.
34
CAPTULO IV
35
4.1 La institucin y el sector al que pertenece
La UTPL fue creada por la Agrupacin Marista Ecuatoriana con autorizacin y apoyo
de la Dicesis de Loja, al amparo del documento Modus Vivendi celebrado entre la
Santa Sede y el Estado Ecuatoriano, teniendo en cuenta las normas de la Iglesia en su
organizacin y gobierno.
Una verdad como horizonte, una formacin integral que une las dimensiones cientfico-
tcnicas de alta calidad, un espritu de investigacin que contribuye al desarrollo de
las ciencias experimentales y experienciales, as como una disposicin al servicio de la
sociedad que supone un efectivo aporte al desarrollo sustentable de su entorno local y
de todo el pas.
36
4.2 Marco legal
10
BELTRAN, Roberto; Estatuto Orgnico. Universidad Tcnica Particular de Loja, Art. 3, 5, 6 y 7
37
4.3. Modelo educativo
11http://www.utpl.edu.ec/utpl/informacion-general/documentos-institucionales
38
4.4 Organizacin
La UTPL cuenta con una nueva estructura acadmica y de investigacin:12
Vicerrectorado
Vicerrectorado Vicerrectorado de
Modalidad Abierta
Acadmico Investigacin
y a Distancia
Departamento Grados
Ciencias de la Postgrados
Comunicacin Programas de
Investigacin
Proyectos
Grados
Postgrados
Programas de
Investigacin
Proyectos
12
Estructura Acadmica y de Investigacin. Universidad Tcnica Particular de Loja, pag. 5
39
Vicerrectorado modalidad abierta y a distancia.- son los que definen las polticas
para el desarrollo del modelo educativo, la accin docente, la investigacin y la calidad
en la Modalidad Abierta y a Distancia de la UTPL.
13
Estructura Acadmica y de Investigacin. Universidad Tcnica Particular de Loja
40
4.5 Descripcin del departamento de Qumica
4.5.1 Antecedentes
41
polticas de evaluacin docente, as como realizar otra funciones que se le asignen los
estatutos de la Universidad o la legislacin y normativa procedente.
42
Estudiar nuevos materiales y sus aplicaciones industriales con la finalidad de
aportar al aprovechamiento sustentable de los recursos naturales.
43
4. Fisicoqumica.- A travs de herramientas computacionales estudian la interaccin
entre distintos materiales, adems realiza investigaciones en modelacin qumico
cuntica: materiales, catlisis heterognea, estudia la actividad cataltica de metales y
xidos, estudia relaciones estructura actividad de metabolitos secundarios, y cuenta
con un laboratorio computacional para el clculo de propiedades de materiales.
4.6 Productos
Entre los servicios que presta son: asesora en distintos procesos, especialmente
relacionados a la transferencia de calor, asesora en el uso de especies medicinales,
asesora en valoracin ambiental de desechos y alternativas de tratamiento (aguas),
caracterizacin de aceites esenciales mediante Cromatografa de Gases acoplado a
Espectrometra de masas (GC-MS), determinacin de la concentracin de metales en
distintas matrices como suelo, agua, minerales, etc., mediante Absorcin Atmica,
Anlisis de Aguas; Elucidacin estructural de compuestos aislados provenientes de la
plantas medicinales y aromticas con diversas aplicaciones farmacuticas e
industriales mediante Resonancia Magntica Nuclear (RMN), Desarrollo y validacin
de productos farmacuticos y control qumico de la seguridad de los alimentos
mediante Cromatografa Lquida de Alta Eficiencia (HPLC).
44
4.7 Clientes
Entre alagunas de las entidades con las que trabaja el Departamento estn:
Universidad de Arkansas, Universidad de Pava, Universidad de Salerno, Gobierno
45
Provincial de Loja, Junta Parroquial de Chantaco, Ministerio del Ambiente de Loja,
Ministerio del Ambiente de Zamora, Municipio de Loja, Municipio de Zamora, Municipio
de Gualaquiza, Empresa Natura de Brasil, Comunidades de Saraguro, INIAP.
Luego de esta pequea descripcin se puede decir que este tema del diseo de un
modelo de gestin por procesos es de relevancia y de acuerdo a las investigaciones
desarrolladas en este mbito y siendo prioridad para el Departamento de Qumica que
se haga este estudio para poder manejar de manera eficiente los procesos de apoyo
que se desarrollan da a da en el Departamento.
46
CAPTULO V
47
5.1 Identificacin y secuencia de los procesos
PROCESO SUBPROCESO
Procesos estratgicos: se refieren a los procesos vinculados a las responsabilidades de la
direccin, son a largo plazo y nos sirven para marcar las pautas en donde se ubican el resto de
procesos.
Impulsar las relaciones interdisciplinarias e
interinstitucionales para la realizacin de proyectos
Proyectos de investigacin,
acadmicos y de investigacin.
extensin y servicios
Velar porque los proyectos estn dentro de las lneas
de investigacin del Departamento.
Acreditacin
Calidad de la Investigacin
Plan Operativo Anual
48
Tabla 5.1.3 Procesos de Apoyo
PROCESO SUBPROCESO
Procesos de apoyo: Proporcionan los recursos que necesitan los dems procesos y sirven de
apoyo a todos los procesos anteriores.
Gestin y seguimiento a proyectos
Adquisiciones
Compras
Pagos
Viticos (salidas de campo, muestreos)
Administracin de los proyectos
Presupuestos por visitas de profesores nacionales y
extranjeros
Presupuestos por capacitaciones y exposiciones de
investigaciones fuera del pas
Presupuestos para capacitaciones nacionales
Contratacin docentes invitados que consten en el
distributivo
Presupuestos y aprobaciones para componentes que
Recursos Humanos se dicten como curso o seminario
Pagos honorarios
Logstica
Apoyo al docente
Fondo rotativo
Presupuestos por capacitacin
Salidas de campo
* Gestin Administrativa del Adquisiciones
Departamento Compras
Pagos
Garantas Bancarias
* Se refiere a todos los procesos manejados que estn fuera del presupuesto de
proyectos
49
5.2. Mapa de procesos del departamento de Qumica
PROCESOS ESTRATGICOS
APOYO ADMINISTRATIVO
PROYECTOS - DOCENCIA
Docencia
PROCESOS DE APOYO
Gestin Administrativa
del Departamento
50
5.3 Descripcin de los procesos
51
5.4. Flujogramas
Inicio
Elaboracin del
Revisa
Proyecto
Si
Cambios?
No
Ingresa al
No Cambios?
Intranetcittes
Si
Devuelve para
correccin
Solicita crear
dimensiones y
cuentas para el
proyecto
Fin
52
5.4.1.2 Adquisiciones
Adquisiciones
Inicio
Requerimiento de
material, equipo
reactivo
Cotizar y
Seleccionar
Esta de
acuerdo?
No
Si
No
Devolucin
Fin
53
5.4.1.3 Compras
Compras
Responsable de la Departamento
Secretaria Responsable Seccin Gerencia de Proyecto
compra Administrativo
Inicio
Ingreso al sistema
Recepcin facturas
financiero BABAN
Revisa y recepta la
adquisicin Diario
Adquisicin y
No
Factura Correcta
Acta entrega -
recepcin
Intranet
Si
Recibe, revisa y
Sumilla
aprueba
Anular
Intranet
adquisicin
Aprobar y
pagar la Pago directo
adquisicin Recepcin
Formulario Formulario
Pagos
Sumilla
Fin
54
5.4.1.4 Pagos
Pagos
Departamento Departamento
Secretaria Responsable de Seccin Proveedor
Administrativo Financiero
Inicio
SI
Monto > 2000 Recepcin
No
Recepcin
Revisin y
clasificacin por
proveedores
Revisin y No
Clasificacin por el pago
proveedores procede?
Si
Transferencia
Transferencia
BAAN Regulacin o
reversos(CD2)
Verificacin
Depsitos
Diario
Sumilla
Fin
55
5.4.1.5 Viticos
Responsable del
Responsable de seccin Secretaria Gerencia de proyectos Departamento Financiero
Proyecto
Inicio
Recepcin
Viticos y
subsistencias
Dispone Cta.
Bancaria
Formulario
Sumilla
Si No
Recepta, revisa y
aprueba
Fin
56
5.4.1.6 Presupuestos por visitas de profesores nacionales y extranjeros
Departamento
Docente Secretaria Responsable de Seccin Gerencia de proyectos
Financiero
Inicio
Recibe y verifica
completitud de rea de
documentacin Presupuestos
Presenta
documentacin
Cotizacin de Elaboracin
pasajes Recepta, revisa y Presupuesto
Sumilla
aprueba
Solicitud Presupuesto
Solicitar
aprobaciones segn
montos
Presupuesto Viticos
Aprobado
No
Pago inscripcin Pago organizadores
Si
Revisa
documentacin
Solicitar pago de
inscripcin como Sumilla
anticipo
Transferencia
Confirmacin de
Formulario
Envo por email pago con
organizadores
Reservacin de
Asiste Capacitacin
pasajes
Ingreso factura
Factura
BAAN
Diario
Fin
57
5.4.1.7 Presupuestos por capacitaciones y exposiciones de investigacin fuera
del pas
Departamento
Docente Secretaria Responsable de Seccin Gerencia de proyectos
Financiero
Inicio
Recibe y verifica
completitud de rea de
documentacin Presupuestos
Presenta
documentacin
Cotizacin de Elaboracin
pasajes Recepta, revisa y Presupuesto
Sumilla
aprueba
Solicitud Aprobacin
Presupuesto
Presupuesto
Aprobado
Viticos
No
Pago inscripcin
Pago organizadores
Si
Solicitar pago de
inscripcin como Sumilla
anticipo Revisa
documentacin
Transferencia
Confirmacin de
pago con Formulario
Envo por email
organizadores
Reservacin de
Asiste Capacitacin
pasajes
Ingreso factura
Factura
BAAN
Diario
Fin
58
5.4.1.8 Presupuestos para capacitaciones nacionales
Departamento
Docente Responsable de Seccin Secretaria Gerencia de Proyecto Organizadores Evento
Financiero
Inicio
Ingreso al sistema
Emisin Factura
financiero
Diario
Sumilla
Solicitud pago a la
Intranetcittes
Formulario
Recibe, revisa y
Recepcin
aprueba
Pagos
Transferencia
Verifican pago
Fin
59
5.4.2 Proceso recursos humanos
Secretaria Gerencia de
Secretaria Docente
rea
Inicio
Solicitar
Entrega carpeta
documentacin
Recibe y revisa
completitud
No Solicitar
Correcto documentos
faltantes
Si
Fin
60
5.4.2.2 Presupuestos y aprobaciones para componentes tipo curso o seminario
Consejo de Departamento
Seccin Departamental Secretaria Junta rea Biolgica
Departamento Financiero
Inicio
Analiza, aprueba el
Requerimientos
diseo, planificacin
cubrir componente
y presupuesto
SI Elabora consulta
Organizado Aprueba
aprobacin
No
Ingreso de factura
sistema financiero
Recepcin
Diario
Pagos
Sumilla
Autorizacin de
pago
Fin
61
5.4.2.3 Pagos honorarios
Pagos honorarios
Departamento
Docente Secretaria Responsable de Seccin
Financiero
Inicio
Sistema Financiero
Factura
BAAN
Formulario Recepcin
Solicitud pago +
Sumilla Recibe, revisa
contrato
Pago a docente
Transferencia
Fin
62
5.4.2.4 Logstica
Logstica
Departamento
Secretaria Docente
Financiero
Inicio
Presupuesto
Aprobado
Reservacin de
Hospedaje y Cdigo reserva
Alimentacin
Compra
Recepcin Ticket
Viaje
Fin
63
5.4.2.5 Apoyo al docente
Apoyo al docente
Mesa de Servicios
Docente Invitado Secretaria
Tecnolgicos
Inicio
Fin
64
5.4.3 Proceso gestin administrativa del departamento
Fondo rotativo
Direccin Departamento
Docente Responsable de seccin Secretaria
Departamental Financiero
Inicio
Recepta factura
Ingresa al sistema
financiero
Comprobante diario
Sumilla Recepcin
Orden de pago
Cobra orden
banco
Fin
65
5.4.3.2 Presupuestos por capacitacin fuera del pas
Departamento
Docente Secretaria Responsable de Seccin
Financiero
Inicio
Recibe y verifica
Presenta
completitud de rea de
documentacin
documentacin Presupuestos
Cotizacin de Elaboracin
pasajes Sumilla Presupuesto
Solicitud
Aprobacin
Presupuesto
Presupuesto
Aprobado
Viticos
No
Pago inscripcin
Si
Revisa
Solicitar pago de documentacin
inscripcin como Sumilla
anticipo
Pago organizadores
Transferencia
Confirmacin de
pago con Formulario
Reservacin de
Asiste Capacitacin pasajes
Diario
Fin
66
5.4.3.3 Salidas de campo
Salidas de campo
Inicio
Viticos y
Recepcin
subsistencias
Si No
Sumilla
Transferencia Orden de pago
Fin
67
5.4.3.4 Adquisiciones
Adquisiciones
Inicio
Requerimiento de
material, equipo o
reactivo
Cotizar y seleccionar
Ingreso sistema
Solicitud de pedido Revisin tramite
Intranet
No Formulario
Esta de acuerdo Sumilla
Si
Si
Monto > 500 Recepcin
Sumilla
No Revisa y aprueba
Solicitar
aprobaciones
dependiendo de
montos
Aprobada Compra
Envo a proveedor
para despacho
Fin
68
5.4.3.5 Compras
Compras
Responsable de la Departamento
Secretaria Responsable Seccin
compra Administrativo
Revisa y recepta la
adquisicin Diario
Adquisicin y
No
Factura Correcta
Acta entrega -
recepcin
Intranet
Si
Anular
Intranet
adquisicin
Aprobar y
pagar la Pago directo
adquisicin Sumilla Recepcin
Formulario Formulario
Pagos
Fin
69
5.4.3.6 Pagos
Pagos
Departamento Departamento
Secretaria Responsable de Seccin Proveedor
Administrativo Financiero
Inicio
Revisin y
No Recepcin clasificacin por
proveedores
Revisin y
Clasificacin por
proveedores el pago
procede?
No
Si
Transferencia
Transferencia
BAAN Regulacin o
reversos(CD2)
Verificacin
Depsitos
Diario
Sumilla
Fin
70
5.4.3.7 Garantas Bancarias
Garantas Bancarias
Departamento
Secretaria Proveedor Procuradura General Cancillera
Financiero
Inicio
No
Devolucin Correcto Si
Aprueba
Contrato o convenio
Garantas bancarias Recepcin
firmadas
Verificacin
Pago
transferencia
Fin
71
5.5 Diagrama SIPOC
72
5.5.1.3 Diagrama SIPOC para el subproceso de Compras
Proveedor Entrada Actividad Salida Cliente
Ingreso de factura al
Responsable Adquisicin Responsable
Sistema Financiero Diario
de la compra despachada de Seccin
BAAN
Aprobar la adquisicin
Responsable Factura, acta Formulario Responsable
en el Sistema Intranet-
de la compra entrega para pago de Seccin
cittes y solicitar pago
73
5.5.1.6 Diagrama SIPOC para el subproceso Presupuestos por capacitaciones o
exposiciones de investigaciones fuera del pas
Proveedor Entrada Actividad Salida Cliente
Solicitud de Verificacin de Docente
Docente que Informacin
autorizacin documentacin que realiza
realiza el viaje verificada
de viaje necesaria para el viaje el viaje
Realizar solicitud a
Gerencia de Proyectos
Docente
Solicitud para para la autorizacin de Solicitud
Secretaria que realiza
viaje elaboracin y aprobado
el viaje
aprobacin del
presupuesto
Realizar reservas de
pasajes nacionales y
solicitar compras de
Reservas de
pasajes nacionales, Docente
Presupuesto pasajes,
Secretaria internacionales, pago de que realiza
aprobado tickets, y
inscripcin y depsitos el viaje
Transferencia
de los viticos y
subsistencias.
Ingresar la factura al
Facturas e Departame
Docente que Sistema Financiero Solicitud para
informes de nto
realiza el viaje BAAN para justificar el justificar
viaje Financiero
pago por inscripcin
74
5.5.1.7 Diagrama SIPOC para el subproceso Trmites para capacitacin
nacionales
75
5.5.2.2 Diagrama SIPOC para el subproceso de Presupuestos y aprobaciones
para componentes que se dicten como curso o seminario.
76
5.5.2.5 Diagrama SIPOC para el subproceso apoyo al docente
77
5.5.3.2 Diagrama SIPOC para el subproceso Presupuestos por capacitacin y
estancias
78
5.5.3.4 Diagrama SIPOC para el subproceso de Adquisiciones
79
5.5.3.6 Diagrama SIPOC para el subproceso de Pagos
80
5.6.1 Indicadores para el proceso: administracin de los proyectos
Reporte de datos (a
Frecuencia
Indicador Frmula de clculo Rango Responsable Fuente de datos quien se reporta,
de medicin
donde quedan)
Direccin de
Gestin y Gerencia de Proyectos,
Proyectos ejecutados x100 Investigacin,
seguimiento a Anual _ Secretaria Direccin de
Proyectos aprobados Departamento de
proyectos Investigacin
Qumica
Total presupuesto ejecutado x100
Inversin en Sistema Departamento de
Total presupuesto aprobado Anual _ Secretaria
proyectos Financiero BAAN Qumica
Nro. de rdenes recibidas x 100
Sistema Responsable del
Adquisiciones Total de ordenes enviadas Mensual _ Secretaria
Intranetcittes proyecto
Viticos ejecutados por salidas de campo, Gerencia de Proyectos,
Ejecucin Sistema
muestreos ________________________x 100 Mensual _ Secretaria Departamento de
viticos Intranetcittes
Viticos programados para salidas de campo Qumica
Gerencia de Proyectos,
Presupuestos Presupuesto ejecutado x 100 Sistema
Semestral _ Secretaria Departamento de
por visitas Presupuesto programado Financiero BAAN
Qumica
Presupuestos Gerencia de Proyectos,
Presupuesto capacitacin ejecutada x 100 Sistema
para Semestral _ Secretaria Departamento de
Presupuesto capacitacin programada Financiero BAAN
Capacitacin Qumica
81
5.6.2 Indicadores para el proceso: recursos humanos
Reporte de datos (a
Frecuencia
Indicador Frmula de clculo Rango Responsable Fuente de datos quien se reporta,
de medicin
donde quedan)
Departamento de
Total de docentes invitados necesarios Qumica
Contratacin
contratados x100 Semestral _ Secretaria Distributivo Direccin General
de docentes
Total docentes invitados Acadmica
RRHH
Presupuestos Departamento de
componentes Presupuesto ejecutado x 100 Presupuestos Qumica
Semestral _ Secretaria
(cursos, Presupuesto aprobado elaborados Direccin General
seminarios) Acadmica
Departamento de
Nmero de reservas solicitadas x 100 Correos
Logstica Semestral _ Secretaria Qumica
Nmero de reservas utilizadas electrnicos
Docentes
Pagos de Nmero de facturas recibidas x 100 Departamento de Departamento de
Semestral _ Secretaria
honorarios Nmero de facturas pagadas Qumica Qumica
Docentes
Pagos de Nmero de facturas recibidas x 100 Departamento de Departamento de
Semestral _ Secretaria
hospedaje Nmero de facturas pagadas Qumica Qumica
82
5.6.3 Indicadores para el proceso: gestin administrativa de del departamento
Reporte de datos (a
Frecuencia
Indicador Frmula de clculo Rango Responsable Fuente de datos quien se reporta,
de medicin
donde quedan)
Cumplimiento Departamento de
Fondo rotativo ejecutado x 100 Sistema
del Fondo Mensual _ Secretaria Qumica
Fondo rotativo asignado Financiero BAAN
rotativo Direccin Financiera
Viticos para
Salidas de campo aprobadas x100 Sistema Departamento de
salidas de Mensual _ Secretaria
Salidas de campo solicitadas Intranetcittes Qumica
campo
Capacitacin Capacitaciones aprobadas x 100 Sistema Departamento de
Mensual _ Secretaria
personal Capacitaciones solicitadas Intranetcittes Qumica
Departamento de
Requerimiento Garantas elaboradas y aprobadas x 100 Departamento de Qumica, Procuradura
Semestral Secretaria
de garantas Capacitaciones solicitadas Qumica General, Departamento
Financiero
83
5.7 Mejora de los procesos
Para identificar los procesos se realiz una observacin de las actividades diarias que
se efectan en todas las secciones del Departamento y se pudo conocer si estos
alcanzan los resultados planificados y donde existen oportunidades de mejora, es
decir buscar la mejor alternativa para dar solucin al problema motivo de investigacin.
84
CONCLUSIONES
El apoyo brindado por parte de los directivos del Departamento de Qumica fueron
factores muy importantes; que permitieron obtener informacin muy valiosa para la
identificacin y descripcin de cada uno de los procesos.
85
RECOMENDACIONES
86
BIBLIOGRAFA
Prez Fernndez Jos Antonio, (2012) Gestin por Procesos, ESIC Editorial; 5
ed., 1 imp. edition
Maldonado, J.A., (2011) Gestin por procesos. [en lnea], disponible en:
http://www.eumed.net/libros/2011e/1084/pasos.html [consulta febrero 2013]
87
Metodologa para la mejora de procesos de la organizacin, [en lnea], disponible
en: http://es.scribd.com/doc/38652083/Metodologia-mejora-procesos [consulta
junio 2013]
Instituto Andaluz de Tecnologa Gua para una gestin basada en procesos. [en
lnea], disponible en:
http://www.iat.es/excelencia/html/subidas/descarga/guiagestionprocesos.pdf
[consulta diciembre 2012]
88