UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE

GCI- DEPARTAMENTO DE CINCIA DA INFORMAO

DISCIPLINA: TRABALHO DE CONCLUSO DE CURSO II

LUCIANA RAQUEL MARINS DA SILVA

ESTUDO DE CASO SOBRE O SETOR DE EXPEDIO

EM ARQUIVO DA DIRETORIA DE RECURSOS
HUMANOS DO MINISTRIO PBLICO DO ESTADO
DO RIO DE JANEIRO

NITERI

2016
 CURSO BACHAREL EM ARQUIVOLOGIA

ESTUDO DE CASO SOBRE O SETOR DE EXPEDIO EM ARQUIVO DA

DIRETORIA DE RECURSOS HUMANOS DO MINISTRIO PBLICO D
ESTADO DO RIO DE JANEIRO

NITEROI
2016
 LUCIANA RAQUEL MARINS DA SILVA

ESTUDO DE CASO SOBRE O SETOR DE EXPEDIO EM

ARQUIVO DA DIRETORIA DE RECURSOS HUMANOS DO
MINISTRIO PBLICO D ESTADO DO RIO DE JANEIRO

Trabalho de concluso do curso apresentado

por Luciana Raquel Marins ao curso de
Arquivologia da Universidade Federal
Fluminense em Niteri, como requisitos para
obteno do grau de Bacharel em
Arquivologia

Orientadora:
Prof(a). Lindalva Rosinete Silva

NITEROI
2016
S586 Silva, Luciana Raquel Marins da.
Estudo de caso sobre o setor de expedio em arquivo da Diretoria
de Recursos Humanos do Ministrio Pblico do Estado do Rio de
Janeiro / Luciana Raquel Marins da Silva. 2016.
41 f. : il.
Orientadora: Lindalva Rosinete Silva Neves.
Trabalho de Concluso de Curso (Graduao em Arquivologia)
Universidade Federal Fluminense, 2016.
Bibliografia: f. 37-39.
1. Gesto de documento. 2. Arquivo. 3. Informao. I. Neves,
Lindalva Rosinete Silva. II. Universidade Federal Fluminense. Instituto
de Arte e Comunicao Social. III. Ttulo.
 LUCIANA RAQUEL MARINS DA SILVA

ESTUDO DE CASO SOBRE O SETOR DE EXPEDIO EM ARQUIVO DA

DIRETORIA DE RECURSOS HUMANOS DO MINISTRIO PBLICO D
ESTADO DO RIO DE JANEIRO

Trabalho de Concluso de Curso apresentado

Universidade Federal Fluminense como
requisito para a obteno do ttulo de Bacharel
em Arquivologia.

BANCA EXAMINADORA

ORIENTADOR: ________________________________________
Prof. Msc. Lindalva Rosinete Silva

MEMBRO: ____________________________________________

Prof . Gabriel Moore Forell Bevilacqua

MEMBRO: ____________________________________________

Prof. Ma. Priscila Freitas de Carvalho

Niteri, 21 de julho de 2016

 Agradecimentos
Primeiramente agradeo a Deus, que me deu sade e fora quando surgiram
dificuldades em meu caminho, e que me ajudou a ter uma incrvel jornada universitria;
ao corpo docente do curso de Arquivologia, que me proporcionou o conhecimento
racional e o estmulo ao pensamento, dos quais surgiu este trabalho; professora
Lindalva, que me guiou, aconselhou, e contribuiu para que eu fizesse o melhor trabalho
possvel; aos amigos que fiz, companheiros de trabalhos e do dia a dia, obrigada pelo
companheirismo, pela ajuda e por fazer esses 4 anos mais divertidos; e por ltimo,
agradeo a minha me e minha filha, pelo apoio incondicional que sempre me deram e
por acreditarem no meu sucesso e na minha vitria
 DEDICATRIA
Dedico este trabalho aos professores e alunos do curso de Arquivologia; espero
que ele possa contribuir de alguma forma para o aprimoramento do seu conhecimento;
aos amigos que fiz nesse caminho, obrigada por sempre terem sido companheiros, sou
grata por ter partilhado essas experincias com vocs; e minha famlia, pelo suporte
que sempre me deram ao longo desse caminho; no teria tido sucesso sem o apoio de
vocs
 1

RESUMO

A gesto de documentos arquivsticos um tema debatido atualmente, no mbito pblico,

pois busca facilitar e simplificar o processo de recuperao da informao, melhorando a
qualidade e assegurando maior transparncia dos servios pblicos. O objetivo deste trabalho
realizar um estudo de caso sobre os procedimentos do arquivo da Diretoria de Recursos
Humanos (DRH) do Ministrio Pblico do Estado do Rio de Janeiro. Tem como objetivos
especficos : compreender como se d a gesto de documentos voltados para os procedimentos
de arquivo; identificar as atividades desenvolvida atravs da estrutura de arranjo e diretrizes
para as atividades praticadas na organizao dos arquivos; descrever os procedimentos de arranjo
e reviso de arranjo das pastas de assentamentos funcionais. A metodologia foi realizada a partir
de uma pesquisa bibliogrfica, seguida por uma anlise documental dos procedimentos do
arquivo da DRH do Ministrio Pblico do Estado do Rio de Janeiro. Procura apresentar os
procedimentos adotados pela DRH que permitem simplificar e racionalizar o ciclo documental,
visando otimizar o acesso s informaes na tomada de decises, garantindo maior qualidade e
produtividade do servio pblico, oferecendo melhores condies para o planejamento e
transparncia nas aes governamentais.

Palavras-chave: Gesto de documentos. Arquivo. Informaes.

 2

ABSTRACT

The archival document management and currently a subject of debate, no public scope, since it
seeks to facilitate and simplify the recovery process of information, improving quality and
ensuring Greater Transparency of Public Service. The objective of this work was one Case Study
About the Board File Procedures of Human Resources (DHR) of the Public Ministry of the State
of Rio de Janeiro. How does Specific Objectives: Understanding How is the A Document
Management aimed paragraph OS File Procedures; identify how activities developed through the
ARRANGEMENT structure and Para Guidelines as practiced activities THE ORGANIZATION
OF Files; THE ARRANGEMENT describe procedures and Review ARRANGEMENT the
masses Functional settlements. The methodology was carried out from a literature search,
followed by a documentary analysis of the HRD File Procedures Public Ministry of the State of
Rio de Janeiro. Study to show OS Procedures adopted DRH For making it possible to simplify
and rationalize the documentary cycle to optimize access to information in decision making,
ensuring Increased Quality and Productivity to PUBLIC, providing better conditions for the
planning and transparency in government actions.

Keywords: Document Management. File. Information.

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LISTA DE ABREVIATURAS

CIEE - Centro de Integrao Empresa Escola

DRH - Diretoria de Recursos Humanos

UERJ - Universidade Estadual do Rio de Janeiro

FIA Fundo da infncia e do adolescente

GPP - Gerencia Pagamento de Pessoal

MP - Ministrio Pblico

MPRJ - Ministrio Pblico do Rio de Janeiro

MPERJ - Ministrio Pblico do Estado do Rio de Janeiro

NUSEG - Ncleo Superior de Estudos Governamentais

MGP - Mdulo de Gesto de Processos

SRH - Sistema de Recursos Humanos

SEA - Setor de Expedio e Arquivo

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SUMRIO
1. INTRODUO .................................................................................................................. 5
1.1. JUSTIFICATIVA............................................................................................................. 5
1.2. OBJETIVOS .................................................................................................................... 6
1.2.1. Objetivo Geral .............................................................................................................. 6
1.2.2. Objetivos Especficos.................................................................................................... 6
1.3. METODOLOGIA ............................................................................................................ 6
1.4. REFERENCIAL TERICO ............................................................................................. 7
2. ASPECTOS GERAIS DA GESTO DE DOCUMENTOS .............................................. 9
2.1. MTODOS E PROCEDIMENTOS DE ARQUIVAMENTO ........................................ 12
3. APRESENTAO E ANLISE DE DADOS ................................................................ 14
3.1. BREVE HISTRICO DO ARQUIVO DA DIRETORIA DE RECURSOS HUMANOS
(DRH) ........................................................................................................................................14
3.2. ESTRUTURA ADMINISTRATIVA ............................................................................. 15
3.2.1. Organograma da Diretoria de Recursos Humanos: ...................................................... 16
3.2.2. Atividades desenvolvidas pela equipe do arquivo do DRH .......................................... 16
3.3. ESTRUTURA DE ARRANJO DA DOCUMENTAO DO ARQUIVO DA DRH ..... 18
3.4. INSTRUMENTOS DE PESQUISA ............................................................................... 21
3.5. DIRETRIZES PARA AS ATIVIDADES DO ARQUIVO ............................................. 22
3.5.1. Critrios para formao de pasta ................................................................................. 22
3.5.2. Recebimento e arquivamento de processos e documentos no arquivo .......................... 23
3.5.3. Critrios para recebimento de processos encaminhados para o arquivo ........................ 24
3.5.4. Passo-a-passo do recebimento e arquivamento: ........................................................... 24
3.6. EMPRSTIMO DE DOCUMENTOS E PROCESSOS NO ARQUIVO E
TRANSFERNCIA AO ARQUIVO-GERAL .......................................................................... 25
3.6.1. Emprstimo ................................................................................................................ 25
3.6.2. Devoluo .................................................................................................................. 25
4. ARRANJO E REVISO DE ARRANJO DAS PASTAS DE ASSENTAMENTOS
FUNCIONAIS DA DRH ARQUIVO ................................................................................... 26
4.1. ASSUNTOS PARA ARRANJO DAS PASTAS FUNCIONAIS CLASSIFICAO.. 27
5. CONCLUSO .................................................................................................................. 29
REFERNCIAS ....................................................................................................................... 30
GLOSSRIO ........................................................................................................................... 34
 5

1. INTRODUO

Na Administrao Pblica, a partir da Constituio Federal de 1988, os arquivos

passaram a ser considerados importantes conquistas de direitos civis e exerccio pleno da
cidadania, assegurando a todos os cidados o direito informao e de receb-la dos rgos
pblicos de seu interesse particular ou coletivo geral, conforme encontrado no art. 5, incisos
XIV e XXIX. Por isso, torna-se relevante um breve aprofundamento sobre o que so os arquivos,
documentos e a gesto documental.

Os documentos de arquivos so produzidos para atender as diversas finalidades que

abrangem a complexa demanda de informaes. A organicidade dos documentos que compem
o arquivo torna-se fundamental, uma vez que possui a funo de explicar, demonstrar,
comprovar e proporcionar o conhecimento da realidade que se busca entender (RONCAGLIO et
al, 2004).

Dessa forma, compreende-se que a gesto de documentos se torna responsvel pelos

procedimentos e operaes que buscam organizar os documentos em sua fase corrente e
intermediria, de acordo com a possibilidade de elimin-los ou encaminha-los para o
armazenamento permanente (GONALVES, 2009).

Conforme relatam Bernardes e Delatorre (2008) os arquivos pblicos possuam apenas a

responsabilidade de armazenar e divulgar o patrimnio histrico e cultural, porm, percebe-se
que atualmente o poder pblico est se dedicando criao de sistemas de arquivos para integrar
todos os rgos e entidades, formando o Arquivo Pblico. As autoras afirmam ainda que muitas
vezes so criadas Comisses de Avaliao de Documentos, buscando o alcance de melhor
articulao entre a entidade central e demais rgos setoriais.

1.1. JUSTIFICATIVA

Este estudo se justifica tendo em vista que o tema abordado ocorre em vrias instituies,
devido as falhas existentes nos sistemas de controle da produo e tramitao dos documentos ,
principalmente, pela existncia de acumulao desordenada e carncia na padronizao de
normas e procedimentos arquivsticos prejudicando a qualidade dos servios pblicos.
Consequentemente prejudicam o acesso informao, alm de onerar o espao fsico e elevar
consideravelmente os custos operacionais.

Conforme, Freixo e Toutain( 2014, p. 20) :

 6

A formao continuada de servidores uma condio essencial para o

sucesso efetivo do sistema de arquivos e, nesse sentido, os servidores
da instituio so agentes do sistema de arquivos. Assim sendo, todos
devem conhecer o Cdigo de Classificao e a Tabela de
Temporalidade e Destinao, a fim de poder aplic-los corretamente
quando solicitados a faz-lo, seja por estarem afeitos funo
arquivstica, seja por razes de suporte temporrio ao setor.

Por isso, este trabalho pretende abordar algumas diretrizes para o recebimento e
arquivamento de processos e documentos a partir de um estudo de caso.

1.2. OBJETIVOS

1.2.1. Objetivo Geral

O objetivo deste trabalho realizar um breve estudo de caso sobre os procedimentos do

arquivo da Diretoria de Recursos Humanos (DRH) do Ministrio Pblico do Estado do Rio de
Janeiro, a fim de identificar algumas etapas realizadas pelo planejamento tcnico do setor, desde
sua criao at o seu trmino.

1.2.2. Objetivos Especficos

Os objetivos especficos so: compreender como se d a gesto de documentos voltados

para os procedimentos de arquivo; identificar as atividades desenvolvidas, estrutura de arranjo e
diretrizes para as atividades praticadas na organizao dos arquivos; descrever os procedimentos
de arranjo e reviso de arranjo das pastas de assentamentos funcionais, a fim de visualizar sua
organizao e arquivamento dentro deste acervo e mapeando os servios prestados ao usurio no
sentido de identificar suas estruturas e necessidades.

1.3. METODOLOGIA

A metodologia deste estudo foi realizada inicialmente a partir de uma pesquisa

bibliogrfica, cuja finalidade proporcionar a base para a redao de um trabalho cientfico,
sendo possvel alcanar os objetivos desejados a partir da coleta de referenciais tericos em
obras que tratam da temtica proposta neste estudo. Para a coleta de dados, foram utilizados
livros, artigos cientficos de bases de dados reconhecidas e peridicos que abordam o assunto,
proporcionando o conhecimento aprofundado necessrio para sua concluso deste estudo.
 7

Posteriormente, foi realizada uma pesquisa de campo atravs da anlise documental dos
procedimentos do arquivo da DRH do Ministrio Pblico do Estado do Rio de Janeiro.

1.4. REFERENCIAL TERICO

A gesto de documentos imprescindvel em qualquer instituio, seja ela pblica ou

privada

A necessidade da gesto documental assume maior importncia quando

se tratam das organizaes pblicas, pois a informao produzida e a
informao custodiada, nestas unidades, so reflexo do carter pblico e
social, que devem servir ao coletivo, ou seja, ao bem comum.
Consequentemente, tais informaes so de acesso garantido - inclusive
com previso constitucional -, ao pblico que delas se relacionam. Os
desafios para a efetivao da gesto de documentos e informaes
aumentam pela falta de conscincia dos gestores frente ao tema,
inexistncia ou escassez de recursos financeiros, humanos e
tecnolgicos e, principalmente, pela cultura organizacional arraigada e
inflexvel, que no incentiva as mudanas necessrias, para se efetivar
um contexto organizacional pautado no uso racional da informao.
(SHFER; LIMA, 2012, p. 140).

Por outro lado, Rodrigues (2006, p. 109) enfatiza que

Os itens documentais de um arquivo no so escolhidos previamente

para serem acumulados, eles se acumulam medida que so produzidos.
Mas uma boa Cumulatividade, aquela que promove a perfeita
organicidade do arquivo, se realiza quando os documentos so
organizados de acordo com o desenvolvimento das aes; quando o
fluxo de acumulao acompanha o fluxo das aes que criam os
documentos. Isso dificilmente se realiza perfeitamente sem que haja
uma ao orientada para esse fim. O que orientar essa ao ser o
chamado Plano de Classificao que se constitui na principal atividade
da gesto de documentos de uso corrente.

E, Indolfo(2007, p. 56) assinala que :

No Brasil, somente a partir da introduo do conceito de gesto de

documentos disposto na Lei de Arquivos que se pode afirmar que a
sua adoo comeou a ser identificada como forma de garantir o
controle do ciclo de vida dos documentos, permitindo uma avaliao
criteriosa e assegurando a organizao de conjuntos documentais que
viessem alcanar a guarda permanente.

E, finalizando esta breve fundamentao terica, inclui-se a viso de Medeiros e Amaral

(2010, p.301) que completam:
 8

Assim, a gesto de documentos um processo arquivstico que busca

intervir nas fases que compem o ciclo vital dos documentos
determinando o tempo necessrio de permanncia nas fases de
arquivamento (corrente e intermediria) at que seja dada a destinao
final (eliminao ou guarda permanente), para que se possa alcanar a
eficcia, eficincia a menor custo na gesto de documentos e arquivos.

No prximo capitulo, ser abordada a gesto de documentos propriamente dita, a partir de

seus aspectos gerais.
 9

2. ASPECTOS GERAIS DA GESTO DE DOCUMENTOS

Este captulo busca analisar os referenciais tericos relacionados com a temtica

proposta, abordando os aspectos gerais da gesto de documentos, para compreender como ocorre
este processo, atravs dos mtodos e procedimentos arquivsticos, que possibilitam o adequado
controle da informao

Historicamente, a gesto de documentos originou-se no final do sculo XIX a partir da

teoria das duas idades, quando os documentos arquivsticos iam do arquivo corrente para o
permanente ou eram eliminados. Dessa forma, os documentos no mais utilizados ou que
perdiam parcialmente o interesse ficavam armazenados nos arquivos correntes, abarrotando-os e
perdendo a finalidade pela qual foram criados (MEDEIROS; AMARAL, 2010).

Independente de sua estrutura, finalidade, rea de atuao ou mesmo

personalidade (pblica ou privada), todas as organizaes produzem
documentos arquivsticos para executar suas atividades e atingir seus
objetivos. Ou seja, consenso que toda organizao depende
determinantemente dos ativos informacionais para se manter estruturada
e atuante. Entretanto, isso no representa a garantia de que as
informaes sero adequadamente gerenciadas (SCHFER; LIMA,
2012, p. 139)

Devido necessidade de armazenar documentos em massa, bem como de desenvolver

aes de preservao, conservao e tratamento tcnico aos mesmos, foram desenvolvidas novas
metodologias e sistemas arquivsticos, a fim de proporcionar uma organizao e administrao
eficiente e eficaz a um custo acessvel. Isto foi preconizado pela teoria das trs idades, que se
manteve contextualizada em estratgias de avaliao documental e mudana no ciclo vital dos
documentos, propiciando aos documentos um ciclo controlado e criterioso at seu destino final
(MEDEIROS; AMARAL, 2010).

Todo documento possui um ciclo de vida constitudo por trs fases: ciclo corrente, que
abrange o valor administrativo da informao; ciclo intermedirio referente ao valor probatrio
e/ou legal da informao; e por fim, ciclo permanente, onde o valor histrico e cientfico mais
valorizado que os demais. Quando o documento no se enquadra em um destes ciclos,
normalmente eliminado (RONCAGLIO et al, 2004).

Conforme relatam Seffrin et al (2001, p. 05) os documentos costumam apresentar

elementos caractersticos comuns como suporte, forma, formato, gnero, espcie, tipo,
 10

complementado pelo contexto de produo, entendido como as circunstncias que fizeram com
que o documento existisse. Estas caractersticas so encontradas na tabela abaixo:

Tabela 1 Caractersticas dos documentos

Elementos Definio Tcnica Exemplos

Suporte Material sobre o qual as Fita magntica, filme de

informaes so registradas. nitrato, papel.

Forma Estgio de preparao e de Original, cpia, minuta,

transmisso de documentos. rascunho.

Formato Configurao fsica de um Caderno, cartaz, dispositivo,

suporte, de acordo com folha, livro, mapa, planta rolo
natureza e o modo como foi de filme.
confeccionado.

Gnero Configurao que assume um Documentao audiovisual,

documento de acordo com o documentao fonogrfica,
sistema de signos utilizado na documentao iconogrfica,
comunicao de seu contedo. documentao textual.

Espcie Configurao que assume um Boletim, certido, declarao,

documento de acordo com a relatrio.
disposio e a natureza das
informaes nele contidas.

Tipo Configurao que assume uma Boletim de ocorrncia, boletim

espcie documental de acordo de frequncia e rendimento
com a atividade que a gerou. escolar, certido de
nascimento, certido de bito,
declarao de bens, declarao
de imposto de renda, relatrio
de atividades, relatrio de
fiscalizao.

Fonte: Seffrin et al (2001)

A Gesto de Documentos o conjunto de procedimentos, bem como de atividades

tcnicas que visam produzir, tramitar, utilizar, avaliar e arquivar documentos em fase corrente e
intermediria, a fim de elimin-lo ou armazen-lo. O gerenciamento destes documentos de
 11

fundamental importncia para atender demandas internas e externas associadas s necessidades

que envolvem a prestao de informaes para que praticadas de maneira eficiente e adequada
(BRASIL, 2013).

Na perspectiva da arquivologia, a gesto de documentos reconhecida como o conjunto

de aes e atividades que buscam a racionalizao e eficincia no controle dos documentos. A
classificao de documentos de carter permanente denominada de Arranjo (RODRIGUES,
2006).

Todas as operaes e procedimentos da gesto de documentos asseguram o controle de

todos os documentos em qualquer idade, da produo at a destinao final, visando
racionalizao e eficincia administrativa, como tambm preservao do patrimnio
documental (GONALVES, 2009, p. 13-14).

Roncaglio et al (2004, p. 05) afirmam que:

[...] a operacionalizao da gesto de documentos, isto , a organizao

interna do trabalho, conta muito nos resultados obtidos. Por trs das
metodologias escolhidas e das normas implantadas deve existir um
conjunto de pessoas com competncias e habilidades variadas, pensando
e atuando juntas para que o fluxo e a tramitao dos documentos, os
assuntos selecionados, os prazos definidos, os cuidados de conservao
estabelecidos e o arquivamento final espelhem a realidade institucional
ou contribuam para a sua interpretao.

A gesto de documentos no praticada apenas por um funcionrio, mas por uma equipe
integrada com os objetivos organizacionais, onde cada colaborador possui uma responsabilidade
e uma funo, impactando no controle das informaes, pois qualquer falha na classificao,
avaliao e armazenamento, podem acarretar danos tcnicos desastrosos.

O programa de gesto documental dever definir normas e

procedimentos tcnicos referentes produo, tramitao, classificao,
avaliao, uso e arquivamento dos documentos durante todo o seu ciclo
de vida (idade corrente, idade intermediria e idade permanente), com a
definio de seus prazos de guarda e de sua destinao final, requisitos
necessrios inclusive, para o desenvolvimento de sistemas
informatizados de gesto de informaes (BERNARDES;
DELATORRE, 2008, p. 07).

Com isso, a implantao de um programa de gesto documental possibilita aos rgos

pblicos o pleno controle sobre as informaes que produzem e recebem, impactando na
economia de recursos com a minimizao da massa documental, racionalizao dos espaos
fsicos e ganho de agilidade na busca dos documentos.
 12

2.1. MTODOS E PROCEDIMENTOS DE ARQUIVAMENTO

O arquivo definido como sendo o conjunto de documentos produzidos e recebidos por

rgos pblicos, instituies de carter pblico, entidades privadas e pessoas fsicas em
decorrncia do exerccio de suas atividades, qualquer que seja o suporte da informao ou a
natureza do documento (BRASIL, 2013, p. 12).

A funo do arquivo armazenar a documentao, sobretudo assegurar sua recuperao

aos interessados de modo rpido e seguro. Com isso, a classificao deve ser exercida atravs de
mtodos eficientes, que buscam atender a estrutura da empresa e suas funes, respeitando a
natureza das informaes.

Cabe ressaltar que:

O mtodo de arquivamento adotado pela empresa pblica ou privada,

assim como os cuidados de conservao e os procedimentos de
eliminao, transferncia e recolhimento, quando for o caso, devem ser
repassados para todas as unidades administrativas, para que estas
fiquem cientes, possam se adequar ao mtodo e efetivamente implant-
lo pois a organizao dos arquivos, como foi exposto aqui, inicia-se com
a produo dos documentos, assim como a responsabilidade pela
organizao das informaes, em diferentes graus, diz respeito a todos
os funcionrios (RONCAGLIO et al, 2004, p. 03).

Os autores ainda afirmam que fundamental que o profissional arquivista registe

detalhadamente o mtodo de classificao de documentos adotados, para que em situaes de
alteraes no quadro de pessoal, o processo no seja prejudicado.

Na viso de Schellenberg (1973, p. 92):

Conquanto os documentos pblicos, geralmente, devam ser agrupados

segundo a organizao e funo, far-se- exceo a essa regra para
certos tipos de documentos, tais como os que no provm da ao
governamental positiva ou no esto a ela vinculados. Incluem-se nesses
documentos as pastas de referncia e informaes. [...] s em casos
excepcionais os documentos pblicos devem ser classificados em
relao aos assuntos que se originam da anlise de determinado campo
de conhecimento. Esses casos excepcionais referem-se a materiais de
pesquisa, de referncia e similares.

De acordo com Gonalves (2009) a escolha do mtodo de arquivamento considera as

caractersticas dos documentos que devero ser classificados, de acordo com a identificao do
aspecto pelo qual o mesmo ser consultado com maior frequncia. No existe apenas um mtodo
vlido, na realidade, pode-se utilizar apenas um ou a combinao de diferentes abordagens. Os
mtodos mais comuns so:
 13

- Alfabtico: utilizado quando o elemento principal para a recuperao da informao for

de natureza onomstica.

- Geogrfico: quando a recuperao da informao se der a partir do local (cidade, estado,

pas).

- Numrico simples: quando o nmero do documento for o elemento principal na busca;

ou numrico cronolgico, destinado ao nmero associado data.

- Ideogrfico: quando o elemento principal for o assunto, devendo seguir a modalidade

alfabtica (dicionrio ou enciclopdica) ou numrica (decimal ou duplex).

Recomenda-se que seja utilizado o mtodo mais fcil e adequado no processo de

recuperao da informao. No entanto quando o documento for transferido do arquivo
intermedirio para o central, faz-se uso do plano de classificao.

Gonalves (2009, p. 19), complementa conceituando o plano de classificao como:

o instrumento de gesto documental utilizado para classificar os

documentos de arquivo, agrupando-os de acordo com a competncia do
rgo produtor, identificando o grupo, a funo e a atividade
responsvel pela produo ou acumulao. A adoo de uma abordagem
funcional e no estrutural mais segura, considerando as mudanas
administrativas que ocorrem com frequncia no setor pblico e afetam
as estruturas organizacionais.

Cabe ressaltar que este plano essencial, pois torna visvel a padronizao da definio
dos documentos, facilitando e otimizando o critrio de arquivamento. As dificuldades podem
surgir apenas se forem utilizados critrios inadequados que consequentemente dificuldade a
reconstituio dos documentos j armazenados.
 14

3. APRESENTAO E ANLISE DE DADOS

3.1. BREVE HISTRICO DO ARQUIVO DA DIRETORIA DE RECURSOS HUMANOS (DRH)

Anteriormente a seo que era denominada Departamento de Recursos Humanos, tinha

a guarda de seus documentos em armrios-arquivos de ao e caixas que ficavam sob a posse das
gerncias, de acordo com assuntos pertinentes. Com a mudana da sede para a Av. Marechal
Cmara n370, foi contratada a equipe do Ncleo Superior de Estudos Governamentais (NUSEG),
da Universidade do Estado do Rio de Janeiro (UERJ), para implantao de um sistema mais eficaz
de arquivo e protocolo, incluindo projetos de informatizao que deram origem ao Sistema de
Recursos Humanos (SRH), Sistema de Protocolo (hoje substitudo pelo Mdulo de Gesto de
Processos MGP).
Com a mudana da sede, todos os setores levaram somente os processos e documentos
de uso corrente, deixando para trs toda documentao pouca consultada. A reunio desta
documentao deu origem ao que hoje o Arquivo- Geral do Ministrio Pblico do Estado do Rio
de Janeiro, localizado no Santo Cristo. Pela orientao da equipe do NUSEG, os documentos de
todas as gerencias foram reunidos em um nico espao, acondicionados em pastas pendulares em
arquivos deslizantes e em caixas em armrios de ao especialmente comprados para o projeto.
Foram formadas pastas funcionais, denominadas dossis que renem todos os documentos da vida
funcional de um servidor ou membro. Essas pastas foram organizadas pelo mtodo de arquivamento
alfabtico, separadas em quatro grupos diferentes: servidores e membros ativos; servidores e
membros inativos; cotistas; pensionistas.
Foram acondicionadas em caixas do tipo box todos os documentos que tratavam de assuntos
gerais, que diziam respeito ao coletivo e documentos cujo o prazo de guarda curto.
Em 1999, aprovada pela banca de avaliao e eliminao de documentos formada,ocorreu a
primeira eliminao da instituio, que englobou documentos da DRH.
Aps a concluso do NUSEG, pde-se observar que as diretrizes estabelecidas no foram
cumpridas em sua maioria, e os documentos voltaram a ser acumulados pelas gerncias. As
atividades de incumbncia do arquivo no foram muito bem desenvolvidas por falta de pessoal
capacitado, as quais foram delegadas a bolsistas FIA e posteriormente a um estagirio de graduao
em Arquivologia. Apenas em 2006, que a equipe passou a contar com uma arquivista e com mais
estagirios de graduao em Arquivologia. A partir de ento, o arquivo recolheu a documentao
que estava em posse das gerncias, restando apenas em posse da DRH- Superviso de estgio, o
 15

arquivo referente aos estagirios CIEE em atividade, e os documentos e processos em posse da

Gerncia de Pagamento de Pessoal (GPP) que toda documentao que envolve valores e
documentos sigilosos sobre pagamento.
Em 2007 com a implantao de um novo sistema de Gesto de documentos, o Mdulo
de Gesto de Processos (MGP), e com a elaborao de um novo concurso para servidor do quadro
permanente do MPRJ houve a necessidade de mudar o sistema de arquivamento das pastas
funcionais para o sistema numrico remissivo, de cada funcionrio (servidor ou membro) o qual
est relacionado a um nmero de pasta, facilitando sua localizao, restringindo o acesso direto e
poupando tempo.

3.2. ESTRUTURA ADMINISTRATIVA

A Primeira estrutura administrativa abordada o setor de expedio e arquivo composto

por 6 servidores, 9 estagirios da graduao em Arquivologia, e 2 estudantes de nvel mdio
responsvel pela protocolizao dos processos e a entrega dos pedido. Veja quadro abaixo:

Figura 1- Organograma do Setor de Expedio e Arquivo da Diretoria de Recursos Humanos

Fonte: Intranet MPRJ, Julho de 2016

 16

3.2.1. Organograma da Diretoria de Recursos Humanos:

So todos os setores ao qual o acervo atende, tornando-se mapa do usurio. Com esse
organograma de toda a diretoria possvel identificar as necessidades de cada usurio, pois os
pedidos de documentao so especficos para cada funcionrio.

Figura 2 - Organograma de todos os setores que o setor de expedio de arquivo atende

Fonte: Intranet MPRJ, Julho 2016

3.2.2. Atividades desenvolvidas pela equipe do arquivo do DRH

So atividades rotineiras do arquivo:

Recebimento e arquivamento de documentos e processos (fisicamente e atravs do

Mdulo de Gesto de Processos - MGP), obedecendo ao fluxo informacional existente dentro da
Diretoria de Recursos Humanos DRH. Entende-se por processo termo geralmente usado na
administrao pblica para designar o conjunto de documentos, reunidos em capa especial, e que vo sendo
organicamente acumulados no decurso de uma ao administrativa ou judiciria. (PAES. 1997, p. 27.)
 17

Figura 3- Mdulo de Gesto de Processos

Fonte: intranet MPRJ Rio de Janeiro, Julho 2016

Modulo de Gesto de processos o programa responsvel pelo arquivamento,

desarquivamento, consulta e cadastro dos processos Atravs desse sistema pode-se saber toda a
movimentao dos documentos desde sua entrada at seu arquivamento nas pastas correspondentes.
Seu acesso restrito entre funcionrios e estagirios e ocorre atravs do acesso a intranet
https://seguro.mprj.mp.br/web/intranet/home , mediante a uma senha e um login. A partir desse
procedimento consegue-se:

Atender s consultas, pesquisas e solicitaes de emprstimo de documentos e

processos;
Transferir para o Arquivo-Geral localizado no bairro do Santo Cristo, Rio de
Janeiro a documentao para guarda intermediria e permanente;
Zelar pela conservao e preservao de documentos da DRH.
 18

Estes procedimentos possibilitam que o arquivo tenha algumas necessidades

reconhecidas, tais como:

Adequao e ampliao dos mobilirios, do espao para guarda de documentos e

para a execuo das atividades, para comportar a atual e futura demanda pois o espao est
saturado;
Adequao do espao de trabalho, com mesas e cadeiras fora do espao de
depsito de documentos;
Compra e instalao de purificadores de ar (tipo Airfree) no espao do arquivo,
devido existncia de caros, fungos, mofo e bactrias nos documentos que so manuseados
continuamente;
Compra de jalecos (guarda p) para uso dos que trabalham dentro do espao do
arquivo (arquivista e estagirios);
Compra de envelopes de plstico grosso de quatro furos (24x33x015) em grande
quantidade para o arranjo das pastas funcionais;
Compra de luvas, mscaras e envelopes pequenos para fotografias;
Solicitar a troca do piso de carpete para piso frio (cermico).

3.3. ESTRUTURA DE ARRANJO DA DOCUMENTAO DO ARQUIVO DA DRH

O Arquivo da DRH, atualmente, guarda sua documentao em dois grandes grupos

diferentes: em pastas funcionais, nas quais so acumulados todos os documentos da vida funcional
do titular em pastas suspensas, e em sries, de acordo com os assuntos em caixas.

As pastas funcionais que esto neste arquivo so as dos servidores, membros, cotistas e
pensionistas que estejam em atividade ou aposentados. A documentao dos servidores falecidos,
mesmo que tenham pensionistas que recebam pelo MPERJ, devero ser transferidas para o
Arquivo-Geral.

As sries so compostas por processos de assuntos coletivos, que esto arquivados em

caixas, devidamente ordenados e h uma planilha de controle de localizao e identificao. A
definio de srie segundo o Arquivo Nacional corresponde a Subdiviso do quadro de arranjo que
corresponde a uma sequncia de documentos relativos a uma mesma funo, atividade, tipo
documental ou assunto. (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p.153.).

Estes formam as seguintes sries que esto presentes no arquivo do DRH (diretoria de
recursos humanos):
 19

Srie Geral (fundo DRH): constituda de todos os processos que dizem respeito ao coletivo,
solicitaes de pessoas alheias aos quadros funcionais e consultas de outros rgos ao MP em
matria de Recursos Humanos;
Figura 4-Foto da organizao da caixa box da Srie Geral

Fonte: Elaborada pela autora

Srie Gratificao por Participao em rgo de Deliberao Coletiva: constituda unicamente

de processos sobre o assunto;
Figura 5-Foto da organizao da caixa box da Srie Gratificao

Fonte: Elaborada pela autora

Srie Sindicncia: composta por processos de ao disciplinar em que no houve um acusado ou

cujo volume grande demais para ser guardado em pasta funcional;
 20

Figura 6- Foto da organizao da caixa box da Srie Sindicncia

Fonte: Elaborada pela autora

Srie Planto: compreendida de processos de solicitao de pagamento de gratificao referente

realizao de planto judicirio;
Figura 7-Foto da organizao da caixa box da Srie Planto (convnio)

Fonte: Elaborado pelo autora

Srie Estgio CIEE/FIA: formada por processos de requerimento de estagirios e assuntos gerais
sobre estgio CIEE/FIA e dossi do estagirio/ bolsista desligado;
Figura 8- Foto da organizao da caixa box da Srie Estgio

Fonte: Elaborado pelo autora

 21

Srie Concursos para servidor do quadro permanente da Procuradoria-geral de Justia

(Ministrio Pblico do Estado do Rio de Janeiro): composta por processos dos concursos para
servidor do quadro permanente do MPRJ;
Figura 9- Foto da organizao da caixa box da Srie Concurso

Fonte: Elaborada pela autora

Srie Benefcios de servidores, compreendida de todos os documentos que diz respeito

ao coletivo ou de pessoas estranhas ao quadro de servidores sobre benefcios (alimentao/refeio,
sade, educao e transporte).

Figura 10- Foto da organizao da caixa box da Srie Benefcio

Fonte: Elaborada pela autora

3.4. INSTRUMENTOS DE PESQUISA

Os instrumentos de pesquisa so um Meio que permite a identificao, localizao ou

consulta a documentos ou a informaes neles contidas. Expresso normalmente empregada em
arquivos permanentes. (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 108.) . As Ferramentas de pesquisa
suprem as necessidades dos pedidos de desarquivamento dos documentos que so realizados via e-
 22

mail, ou os servidores da DRH podem fazer consulta as pastas funcionais no prprio arquivo. Os
instrumentos de pesquisas utilizados so:
Mdulo de Gesto de Processos (MGP) - um sistema para registro e
acompanhamento da tramitao de qualquer documento que circule na Instituio, em uma base de
dados institucional.
Sistema de Recursos Humanos (SRH) um sistema utilizado somente no DRH,
um banco de dados com as informaes de todos os servidores e membros como, processos,
dependentes, pensionistas.
Planilha de pastas funcionais do SEA uma planilha do Excel em que se tem a
localizao e identificao o n das pastas funcionais no arquivo deslizante e todas as informaes
sobre os membros e servidores.
Planilha de sries do SEA uma planilha no Excel de localizao e identificao das
sries do SEA, as sries so compostas por processos de assunto coletivo divididas em: Srie Geral,
Srie Gratificao, Srie Sindicncia, Srie planto, Srie Estgio, Srie Concursos e Srie
benefcios de servidores.

3.5. DIRETRIZES PARA AS ATIVIDADES DO ARQUIVO

3.5.1. Critrios para formao de pasta

Foi realizada em 2013 uma reviso das pastas funcionais para corrigir possveis erros de
arquivamento, desde ento no h problemas com a organizao do mesmo. O sistema de
arquivamento o sistema numrico remissivo que fica na Planilha de pastas funcionais do SEA, em
que cada servidor do MPRJ, est relacionada a um nmero de pasta, que facilita sua localizao,
restringindo o acesso direto aos documentos, a definio segundo ao Arquivo Nacional Conjunto
de rotinas, procedimentos e mtodos de arquivamento compatveis entre si, tendo em vista a
organizao e a preservao de preservao documentos ou documentos arquivos, bem como o
arquivos acesso informaes neles contidas(ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 156).

Nas pastas funcionais h o dossi do servidor/membro que classificado pelo assunto

do documento, os processos com capa, fichas financeiras e assentamento funcional individual. O
Conceito de dossi compreende a Unidade documental em que se renem informalmente
documentos de natureza diversa, para uma finalidade especfica. (CAMARGO; BELLOTTO,
1996), a saber:
 23

Membro ou servidor: dever possuir pasta a qual ser atribuda um nico

nmero. Conforme o aumento do volume de documentos dentro desta e houver necessidade de
abrir nova pasta (secundria), a mesma ser subsequente a principal e receber uma letra aps o
nmero da pasta.
Exemplo: M 0001, M 0002, M 0003 para membros que corresponde a juzes e
procuradores.

S 0001, S 0002, S 0003 para servidores, extraquadros, etc.

Caso o membro ou servidor tenha mais de uma matrcula, em decorrncia de mudana

de cargo ou, no caso de servidor cedido, for devolvido e requisitado novamente, dever ter toda sua
documentao guardada em uma s pasta, ainda que a anterior j tenha sido transferida (solicitar o
retorno da pasta ao Arquivo-Geral).

No Mdulo de Gesto de Processos (MGP) o documento dever ser sempre arquivado

na pasta principal, pois o sistema entende as pastas secundrias como sendo processos vinculados
ao que est na pasta principal, o que compromete o desarquivamento de documentos das pastas
secundrias (sero desarquivados todos: os da pasta secundria e os da principal) e no permitir
que outros processos sejam arquivados na pasta. Os pensionistas e os cotistas devero entrar na
pasta dos servidores e membros do ministrio pblico, por isso no pode haver pasta funcional no
nome dos beneficirios

3.5.2. Recebimento e arquivamento de processos e documentos no arquivo

Entende-se por documento todo aquele que no recebeu autuao no protocolo (nmero
de processo). De acordo com o Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica do Arquivo
Nacional: protocolo definido como Servio encarregado do recebimento, registro, classificao
distribuio, controle da tramitao e expedio de documentos. (ARQUIVO NACIONAL, 2005,
p.140).

Entende-se por processo todo aquele que recebeu autuao no protocolo. Para o
Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica do Arquivo Nacional processo definido como
conjunto de documentos oficialmente reunidos no decurso de uma ao administrativa ou judicial,
que constitui uma unidade de arquivamento. (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p.138).
 24

3.5.3. Critrios para recebimento de processos encaminhados para o arquivo

Todos os processos devero ser encaminhados ao arquivo atravs de guia de remessa

gerada pelo MGP (tramitados para DRH-Arquivo) e ter o despacho de ARQUIVE-SE (ou ao
arquivo podendo ser impresso, carimbado ou mo), com exceo dos seguintes assuntos:

Assunto Despacho

Frias de membro Lanado no SRH

Licena especial de Lanado no SRH

membro

BIM (membro ou Lanado no SRH

servidor)

Alterao de dados Lanado no SRH

cadastrais

Carteira funcional Assinado e datado

pelo requerente dizendo que
recebeu.

Solicitao de Assinado e datado

certido / declarao pelo requerente dizendo que
recebeu o original

3.5.4. Passo-a-passo do recebimento e arquivamento:

Verificar se h o despacho de Arquive- se ou despacho final correspondente em

todos os processos;
Conferir se todos os processos encaminhados constam na guia de remessa;
Identificar o requerente/interessado no processo e fazer a notao do nmero de
sua pasta funcional ou a localizao na caixa de sua respectiva srie no canto superior direito;
Caso haja mais de um interessado, elaborar remissiva;
Receber a guia de remessa fisicamente;
Receber a guia de remessa no MGP;
Arquivar os processos no MGP;
 25

Se pertencer a uma srie arquivada em caixa, inserir seus dados na planilha

correspondente de acordo com o assunto;
Guardar a guia de remessa em pasta prpria;
Carimbar os processos (carimbo ARQUIVO DRH) e arquivar fisicamente em seus
lugares

3.6. EMPRSTIMO DE DOCUMENTOS E PROCESSOS NO ARQUIVO E TRANSFERNCIA

AO ARQUIVO-GERAL

O Arquivo atende a emprstimos, consultas e pesquisas somente aos servidores da DRH

para fins laborais E NO PESSOAIS. Aos servidores ou membros que no so da DRH, somente
com autorizao expressa da Diretoria.

3.6.1. Emprstimo

Anotar na Guia de Emprstimos o(s) documento(s) solicitado(s);

Recolher assinatura do servidor na Guia de Emprstimos;
Guardar na pasta de Guia de Emprstimos, pela letra inicial do nome, at sua
devoluo;
Lanar o emprstimo na planilha de controle de emprstimos para cobrana.

3.6.2. Devoluo

Conferir se todos os documentos emprestados foram devolvidos;

Datar e colocar nome por extenso na Guia fora definido como, Indicador
colocado no lugar de uma unidade de arquivamento ou pea [item] documental para assinalar sua
remoo temporria. (CAMARGO & BELLOTTO. Dicionrio..., 1996.) da pessoa que recebeu a
devoluo no arquivo;
Dar baixa na planilha de emprstimos;
Caso haja alguma pendncia a guia permanecer na pasta de Guia de
Emprstimos at a devoluo total e os documentos devolvidos podem ir para pasta funcional;
Caso no haja nenhuma pendncia, a Guia de emprstimo ser guardada na pasta
funcional, assim como os documentos devolvidos.
 26

4. ARRANJO E REVISO DE ARRANJO DAS PASTAS DE ASSENTAMENTOS

FUNCIONAIS DA DRH ARQUIVO

H hoje a necessidade de continuar a reviso das pastas do arquivo para corrigir

possveis erros no arquivamento e para classificar os documentos. A classificao por assunto,
baseada no plano de classificao do MPRJ e pelos critrios de busca mais usados, por dois motivos
principais: para facilitar e agilizar a busca e recuperao de documentos nas pastas e para aplicao
da tabela de temporalidade que definida como um Instrumento de destinao, destinao
aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condies de guarda tendo em vista a
transferncia, transferncia recolhimento, recolhimento descarte ou descarte eliminao de
eliminao documentos. (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p.159.)

As principais diretrizes so:

Verificar se todos os documentos da pasta so do titular (nome e nmero

da matrcula);
Separar pelo assunto do documento (classificao);
Ordenar os documentos em ordem cronolgica decrescente dentro dos
assuntos;
Verificar a necessidade de troca da capa do dossi (capa de processo ao
avesso);
Colocar as divisrias necessrias para separao dos documentos por
assunto dentro do dossi;
Colocar etiqueta com o assunto em cada divisria;
Colocar etiqueta com nome do titular e nmero da pasta na capa do dossi;
Colocar o nmero da pasta a lpis no canto direito de cada documento e
carimbar em lugar devido com o carimbo ARQUIVO-DRH;
Caso haja fotografia solta na pasta, anotar no verso da mesma o nome da
pessoa a lpis;
Verificar o estado da pasta suspensa ao final do arranjo do dossi para
constatar a possvel necessidade de abertura de uma nova pasta subsequente ou a colocao (ou
mesmo retirada, se a pasta ficar menor) do acabamento plstico que a deixa mais larga.
Caso haja poucos documentos na pasta e suspeite-se do titular no estar
mais em atividade, verificar a sua situao no SRH;
 27

Observar se h os originais das cpias de processos na pasta e a existncia de vrias cpias

idnticas. Eliminar as cpias idnticas e as cpias quando se tem o original, sempre checando antes
se conferem.

4.1. ASSUNTOS PARA ARRANJO DAS PASTAS FUNCIONAIS CLASSIFICAO

As pastas funcionais dos servidores e membros so compostas por processos com capa,
assentamento, ficha financeira e um Dossi, quando se fala em arranjo da pasta funcional, pode-se
falar em classificao por assunto. O Dossi dividido atravs de sacos plstico com identificao
feito com etiqueta, onde cada assunto fica na sua rea. Segue abaixo todos os assuntos referente a
documentao que o setor de expedio e arquivo recebe dos servidores, membros e pensionistas.

Remessiva : Folhas remissivas

Afastamento: Afastamento para candidatura, exerccio de cargo eletivo, filiao partidria,
ministrao de cursos.
Aposentadoria: Tudo referente a aposentadoria
Atos: Todas as cpias de publicaes no D.O. e os documentos com mscara da GCMF: atos,
apostilas, decretos, vacncia, permuta, encaminhamento, ofcios de cesso, temo de posse,
remoo, acumulao de promotorias.
Auxlio-Alimentao / Refeio: Tudo referente ao auxlio alimentao EXCETO OS
COMPROVANTES DE RECEBIMENTO DO TQUETE E OS TQUETES (arquivados em caixa
em separado).
Auxlio-educao (Antigo Auxlio Creche): Tudo referente ao auxlio educao.
Auxlio-moradia: Tudo referente ao auxlio moradia.
Auxlio-sade: Tudo referente ao auxlio sade.
Auxlio-transporte: Tudo referente ao auxlio transporte.
Bim (Boletim de inspeo mdica): Todos os BIMs e documentos vindos do Ncleo de Sade
Ocupacional (NSO).
Carteira funcional: Solicitaes de carteira funcional.
Convocaes da justia: Oitivas, testemunhos em juzo.
Diria: Tudo referente diria.
Documentos cadastrais: Documentos entregues ao ingressar no MP e pedidos de alterao de
dados cadastrais (nome, endereo...): cpias de documentos pessoais, cpia de diplomas e
certificados de cursos, declaraes.
 28

Elogios: Todos os elogios.

Estgio experimental: Tudo referente ao estgio experimental.
Estgio probatrio: Tudo referente ao estgio probatrio.
Frias: Tudo referente a frias: concesso, cancelamento, adiantamento, adiamento e averbao.
Frequncia: Tudo referente frequncia, inclusive comunicao de prestao servio eleitoral
(TRE), ausncia para prestao de provas.
Fundo de reserva: Tudo referente ao fundo de reserva.
Gratificao por especial dedicao: tudo sobre ged.
Imposto de renda: Incluso e excluso de dependentes e iseno por doena. NO ARQUIVAR
O IMPOSTO DE RENDA (arquivados em caixa a parte), E CASO SEJA UMA DECLARAO
DE BENS TEM QUE ESTAR JUNTO COM O ATO DE NOMEAO OU EXONERAO.

IPERJ/IASERJ: Tudo referente ao convnio.

Licena especial (Antiga Licena Prmio): Tudo sobre licena especial.

Licena maternidade, paternidade, nojo e gala: Tudo sobre as referidas licenas.

Margem consignvel: Tudo sobre margem consignvel.

MP-MED: Tudo sobre MP-Med.

Pagamento: Solicitao de declaraes, abono permanncia, equiparao salarial, contra-cheque,

incorporao de vantagens, vantagem pecuniria.

Planto: Tudo sobre planto.

Previdncia: Tudo sobre previdncia.

Salrio famlia: Tudo sobre salrio famlia.
Tempo de servio: Averbao de tempo de servio, certido de tempo de servio e mapa de
tempo de servio.
Trinio: Tudo sobre trinio.
 29

5. CONCLUSO

Atravs deste estudo pode-se compreender que a gesto de documentos envolve o

conjunto de procedimentos e mtodos que envolvem a produo, tramitao, avaliao,
classificao e arquivamento dos documentos que passaram por trs ciclos: corrente,
intermedirio e permanente.

Os mtodos de arquivamento so utilizados de acordo com a natureza das informaes

produzidas e recebidas, bem como das necessidades e demandas vivenciadas pela organizao. A
adequada classificao e avaliao dos documentos tornam-se de fundamental importncia para
o registro e guarda dos mesmos, no prejudicando o devido controle das informaes.

A partir do tema abordado, optou-se por um breve estudo de caso no DRH do Ministrio
Pblico , responsvel pelo recebimento e arquivamento de documentos e processos, atendendo a
demanda de consultas, pesquisas e solicitao, zelando por sua preservao e conservao. O
arquivo dividido em duas grandes pastas, as funcionais, destinadas aos documentos dos
servidores, membros, cotistas e pensionistas que estejam em atividade ou aposentados; e em
sries, que abrangem diversos assuntos coletivos.

Cabe ressaltar que a DRH adota critrios para o recebimento e arquivamento de processos
e documentos no arquivo. E como foi exposto, os emprstimos so permitidos apenas aos
servidores da DRH para fins laborais e para outros membros, mas o acesso garantido apenas
com autorizao da diretoria. Constata-se que estes critrios so indispensveis para assegurar o
controle das informaes e seu adequado armazenamento, evitando perdas ou extravios.

A partir do estudo de caso deste trabalho do MP, conclui-se que no mbito pblico, os
procedimentos adotados pela DRH permitem simplificar e racionalizar o ciclo documental,
visando otimizar o acesso s informaes na tomada de decises; garantir maior qualidade e
produtividade do servio pblico; e oferecer melhores condies para o planejamento e
transparncias nas aes governamentais.

Portanto, este trabalho apresenta uma explicao baseada no acesso e procedimentos

utilizados no DRH/MP o qual possibilitou um aprimoramento profissional pessoal, bem como
sua complementao das informaes para rea arquivstica.
 30

REFERNCIAS

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Tcnicas, N. 51. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional. 2005. p. 156

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Tcnicas, N. 51. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional. 2005. p. 159
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 34

GLOSSRIO

ARRANJO. Ordenamento fsico dos documentos visando torn-los inteligveis e utilizveis,

realizado com base em sua classificao e em princpios e mtodos especficos.
(SCHELLENBERG
ARQUIVAMENTO. Conjunto das operaes de acondicionamento e armazenamento de
documentos. (CAMARGO & BELLOTTO, Dicionrio... 1996.)

ARQUIVO. . Conjunto de documentos independente da natureza dos suportes, acumulados por

uma pessoa fsica ou jurdica, pblica ou privada, no desempenho de suas atividades. 52.
Instituio ou servio que tem por finalidade a custdia, o processamento tcnico, a conservao
e utilizao de arquivos. (CONS. NAC. ARQ. Classificao..., 2001, p. 135.)

CLASSIFICAO. Sequncia de operaes que, de acordo com as diferentes estruturas,

funes e atividades da entidade produtora, visam a distribuir os documentos de um arquivo.
(CAMARGO & BELLOTTO, Dicionrio... 1996)

DOCUMENTO. Unidade de registro de informaes, qualquer que seja o suporte ou o

formato. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.)

DOSSI. Unidade documental em que se renem informalmente documentos de natureza

diversa, para uma finalidade especfica. (CAMARGO & BELLOTTO, Dicionrio..., 1996.)

GESTO DE DOCUMENTOS. Conjunto de medidas e rotinas visando racionalizao e

eficincia na criao, tramitao, classificao , uso primrio e avaliao de arquivos .
(CAMARGO & BELLOTTO. Dicionrio..., 1996.) Termo equivalente a gesto documental

GUIA-FORA. Indicador colocado no lugar de uma unidade de arquivamento ou pea [item]

documental para assinalar sua remoo temporria. (CAMARGO & BELLOTTO. Dicionrio...,
1996.)

INSTRUMENTO DE PESQUISA. Meio que permite a identificao, localizao ou consulta

a documentos ou a informaes neles contidas. Expresso normalmente empregada em arquivos
permanentes. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.)
 35

PRESERVAO. Funo arquivstica destinada a assegurar as atividades de

acondicionamento, armazenamento, conservao e restaurao de documentos. (CAMARGO e
BELLOTTO. Dicionrio..., 1996.)
PROCESSO. Unidade documental em que se renem oficialmente documentos de natureza
diversa, no decurso de uma ao administrativa ou judiciria, formando um conjunto
materialmente indivisvel. (CAMARGO e BELLOTTO. Dicionrio..., 1996.)

PROTOCOLO. Setor encarregado do recebimento, classificao, registro, distribuio interna,

controle da tramitao, e expedio de documentos para destinatrios externos. (MACHADO &
CAMARGO. Como implantar arquivos pblicos municipais, 2000, p. 23. CAMARGO &
BELLOTTO, Dicionrio..., 2005.)

SRIE. Sequncia de unidades de um mesmo tipo documental. (CAMARGO & BELLOTTO.

Dicionrio..., 1996.)

TRANSFERNCIA. Passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo

intermedirio. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.)