Beruflich Dokumente
Kultur Dokumente
FUENTES DE DATOS
2
| Este documento contiene la Semana 8
FUENTES DE DATOS
Como est dicho, las fuentes de datos de las que se obtienen los antecedentes para preparar los
estados financieros son los libros y registros del sistema de contabilidad, especialmente el Libro
Mayor.
Sin embargo, al precisar estas fuentes en el detalle del trabajo se descubren algunas diferencias. Por
ejemplo, en la preparacin del Balance y del Estado de Resultados se emplean los saldos de las
cuentas, en tanto que al elaborar el Estado de Flujo de Efectivo lo ms significativo es el movimiento
de cargos y abonos, o sea, los flujos de operaciones.
As los datos para preparar el Balance y el Estado de Resultados se obtienen del Libro Mayor, ms
especficamente de los saldos de las cuentas contenidas en ese Libro. Es frecuente, sin embargo, que
por razones prcticas y facilidad de anlisis se obtenga la informacin desde las cuentas y saldos de
las hojas de trabajo que para el efecto se emplean. En ellas se incorporan, simultneamente con las
anotaciones en libros, los ajustes y regularizaciones peridicas que completan los registros del
ejercicio y actualizan los saldos.
Estas hojas de trabajo corresponden a una extensin del formato conocido con el nombre de
Balance de Comprobacin y de Saldos. En efecto, en l se anotan las cuentas del Mayor con sus
Dbitos, sus Crditos y los saldos respectivos; a continuacin se registran los cargos y abonos por
ajustes y regularizaciones del ejercicio, obteniendo de este modo los saldos finales ajustados de las
cuentas que integran el Balance y el Estado de Resultados. En forma simultnea y paralela al registro
en la hoja de trabajo los ajustes son asentados en el Libro Diario y traspasados al Mayor,
actualizando Dbitos, Crditos y, consiguientemente, los saldos de las cuentas.
En la figura que sigue se ilustra lo descrito.
En el ejemplo siguiente mostramos el uso de esta hoja de trabajo, comenzando por los datos del
Balance de Comprobacin y de Saldos, seguidos de los antecedentes sobre regularizaciones
3
| Este documento contiene la Semana 8
peridicas, los asientos de ajustes y las anotaciones en la hoja de trabajo, para culminar con la
distribucin de los saldos definitivos en las columnas destinadas al Balance y al Estado de
Resultados.
Los Dbitos, Crditos y saldos de este Balance sintetizan todas las operaciones del ao,
excepto las originadas en ajustes y regularizaciones de fin de ao.
4
| Este documento contiene la Semana 8
Ajustes y Regularizaciones Peridicas
Las regularizaciones peridicas de nuestro ejemplo se refieren a los seis temas
siguientes:
1. Correccin Monetaria
2. Estimacin de Deudas Incobrables
3. Depreciaciones
4. Amortizaciones
5. Ingresos Diferidos, y
6. Provisiones
Adems, hay que considerar los ajustes en las cuentas de IVA y el traslado al pasivo de
corto plazo de documentos registrados en el largo plazo cuyo vencimiento es inferior al
plazo de un ao. El detalle de las regularizaciones y ajustes es el que sigue:
1) Correccin Monetaria
5
| Este documento contiene la Semana 8
e) De las cuentas de Resultado Ganancia
Para este ejercicio la empresa estima como incobrables el 1% del saldo de la cuenta
Clientes.
3) Ajuste de IVA
En el Balance debe figurar el pasivo neto a favor del Fisco por el Impuesto al Valor
Agregado, lo que requiere del ajuste de saldos de las cuentas de este impuesto.
4) Amortizaciones
6) Ingresos Diferidos
Los ingresos diferidos corresponden a intereses recibidos por adelantado, de los cuales
se ha ganado el 80% al cierre del presente ejercicio.
En los documentos por pagar de largo plazo hay $ 420.000 que vencen durante el
prximo ejercicio.
8) Provisiones
Para impuesto a la renta se estima en $ 890.000 y para gastos generales (luz, agua,
gas y telfono) se calculan en $ 122.000.
6
| Este documento contiene la Semana 8
Asientos de Ajustes y Regularizaciones
Los asientos en el Libro Diario por los ajustes y regularizaciones antes sealados son
los siguientes:
7
| Este documento contiene la Semana 8
8
| Este documento contiene la Semana 8
Es preciso advertir que si los informes finales en preparacin corresponden al Balance y
Estado de Resultados anual, cuyo ejercicio termina el 31 de diciembre, estos asientos
se registran tanto en la hoja de trabajo como en los Libros de Contabilidad. Pero, si se
trata de informes de perodos intermedios: (mensuales, trimestrales, semestrales u
otros), los asientos de ajustes y regularizaciones podran ir slo a la hoja de trabajo y
no a los libros, pues se trata de clculos parciales para informes de perodos
intermedios en los que no procede el cierre de las cuentas ni de los libros.
Hoja de Trabajo
Los cargos y abonos por ajustes y regularizaciones se incorporan en la columna de
ajustes de la hoja de trabajo, en la lnea de las cuentas afectadas. Las nuevas cuentas
que surjan de estos ajustes se agregan al final, a continuacin de las que iniciaron la
hoja de trabajo.
El paso siguiente consiste en actualizar los saldos deudores y acreedores con los cargos
y abonos de los ajustes y anotar los saldos finales ajustados en las columnas para el
Balance y para el resultado, segn corresponda.
Al efectuar la separacin entre los saldos de las cuentas del Balance y de resultado, se
9
| Este documento contiene la Semana 8
observa que la suma del Debe y Haber de las columnas del Balance son diferentes. Esta
misma diferencia se aprecia entre el Debe y Haber en las columnas del resultado. Si en
las columnas del Balance el Debe es mayor que el Haber la diferencia es la utilidad y
esta utilidad se verifica en las columnas de resultado en donde el Debe es menor que el
Haber, como ocurre en la hoja de trabajo de nuestro ejercicio. En caso de prdida se
produce la situacin inversa, o sea, en las columnas del Balance el Debe es menor que
el Haber y en las de resultado el Debe es mayor que el Haber. (1)
Por ltimo, las cuentas que presentan saldos finales en las columnas del Balance y del
Resultado, deben respaldarse con los anlisis de saldos en los que se indica la
composicin de los mismos. Estos anlisis se reflejan en los arqueos de dinero y
documentos en caja, en las conciliaciones bancarias, en inventarios de deudas por
cobrar y por pagar con identificacin de deudores, acreedores, antigedad,
vencimientos y montos; en inventarios fsicos de bienes y su valorizacin para el rubro
existencias, para activos fijos y otras inversiones fsicas; como tambin en
descripciones, relaciones o explicaciones para saldos de cuentas que representan a los
dems activos, pasivos y patrimonio.
Cabe sealar, igualmente, que algunos formatos de hojas de trabajo para Balance y
Estado de Resultados no incluyen los Dbitos ni Crditos, inicindose con las columnas
de los saldos. Y en algunos casos se sustituyen las expresiones debe y haber de las
columnas del balance por las de activo y pasivo respectivamente; o el Debe y Haber de
las columnas de resultado por las de prdidas y ganancias. Estos cambios en el formato
no alteran el propsito de la hoja ni modifican las explicaciones aqu contenidas. Son
tan slo formas distintas.
Recordando lo estudiado en el captulo anterior, el activo est constituido por todos los
recursos econmicos y financieros con que cuenta un negocio o empresa para el
desarrollo de su objetivo social. El pasivo, en tanto, est formado por las obligaciones
(deudas) de la empresa a favor de terceros. Y, el patrimonio corresponde a la propiedad
neta de l o los dueos de la empresa.
10
| Este documento contiene la Semana 8
as como diseos diferentes de formatos para la presentacin del Balance.
Balance clasificado
En nuestro caso recurriremos a la clasificacin financiera de las partidas del Balance, en
la que se ordenan los activos de acuerdo a su liquidez o disponibilidad y los pasivos
conforme a su exigibilidad; diferenciando los recursos y obligaciones de corto plazo,
representados por el activo circulante y pasivo circulante, de los de largo plazo,
integrados por el activo fijo y otros activos de largo plazo y por el pasivo de largo plazo
y el patrimonio; todo lo cual da forma a la siguiente estructura del Balance:
RECURSOS OBLIGACIONES
Activo Circulante Pasivo Circulante
Activo Fijo Pasivo Largo Plazo
Otros Activos Patrimonio
Siguiendo este esquema y tomando los saldos de las cuentas del Balance en la hoja de
trabajo de nuestro ejercicio, ordenadas y clasificadas, obtenemos el siguiente Balance.
11
| Este documento contiene la Semana 8
BALANCE
Al 31 de diciembre de 200X
Clientes $ 1.258.000
12
| Este documento contiene la Semana 8
- Estimacin Deudas Incobrables 12.580
ESTADO DE RESULTADOS
13
| Este documento contiene la Semana 8
Perodo del 01 enero al 31 de diciembre de 200X
1. El margen operacional no es una cuenta sino que se obtiene por diferencia entre
el monto de las ventas y el costo de venta de las mismas. Refleja el excedente
bruto de las ventas destinado a absorber los gastos de operaciones y a generar
el resultado de las actividades del giro del negocio.
2. Bajo la denominacin de Gastos Operacionales se incluyen las sumas de los
gastos de remuneraciones, distribucin, publicidad, generales, deudas
incobrables, amortizaciones, depreciaciones, todos los cuales han sido
considerados como propios de las actividades operacionales del negocio. Es
posible clasificar y presentar los gastos operacionales en dos conceptos: gastos
de administracin y gastos de comercializacin. O bien, presentar la relacin
completa de conceptos que originan estos gastos. Una u otra forma es aceptada,
aunque hemos preferido sintetizar la informacin de los gastos operacionales
para no distraer la atencin de las partidas ms relevantes, sin perjuicio de
acompaar los detalles en informes anexos.
3. La utilidad operacional es el resultado generado en las actividades propias del
giro del negocio y se obtiene por diferencia entre el margen operacional menos
los gastos de las operaciones.
4. A continuacin estn las partidas no operacionales o extraordinarias con los
nombres genricos ms frecuentemente empleados. En ingresos no
operacionales se incluy el valor de los intereses ganados y en gastos no
operacionales, el monto de los intereses pagados, ambas partidas consideradas
como extraordinarias, ajenas al giro habitual del negocio. Figura tambin en
esta seccin la utilidad por correccin monetaria.
5. La utilidad antes de impuesto corresponde a la suma de la utilidad operacional
ms la utilidad no operacional. De ella se rebaja el impuesto a la renta
provisionado para obtener el resultado final, en este caso utilidad, la misma que
nos entrega la hoja de trabajo.
14
| Este documento contiene la Semana 8
emplean los saldos de las cuentas, en la construccin del Estado de Flujo de Efectivo
(EFE) la fuente de datos son los flujos de operaciones; o sea, los cargos y abonos. Ms
precisamente los flujos que afectan a los rubros o cuentas de efectivo.
Otro elemento de ayuda y simplificacin para obtener los flujos de efectivos y preparar
de manera expedita el informe de flujos de efectivo se relaciona con el empleo de
recursos informticos adecuados; esto es, uso de programas computacionales que de
manera automtica, al capturar los datos para asentar las operaciones, seleccionen y
acumulen los flujos de efectivo y equivalente de efectivo en el clasificador de igual
nombre.
15
| Este documento contiene la Semana 8
Uso de clasificador de Ingresos y Egresos de Efectivo
Luego, los flujos de efectivo acumulados mediante este clasificador son fcilmente
identificables para preparar el informe correspondiente. Ms fcil resultar si al capturar
el dato desde el asiento contable o la modalidad de ingreso contable que se emplee, se
incorpora algn cdigo para diferenciar en este clasificador los flujos de efectivo de
operaciones, de financiamiento y de inversin y producir el informe de manera
automtica.
16
| Este documento contiene la Semana 8
MEJORES CONOCIMIENTOS S.A.
ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO
Si se tuviera que asociar este rubro del EFE con los dems estados financieros,
necesariamente habra que vincularlo al estado de resultado, pues ah estn los
conceptos de ingresos costo y gastos que produjeron los flujos de efectivo que este
informe muestra.
Asociando este tem con los dems estados financieros, la relacin se evidencia con las
fuentes de financiamiento, estos es, el pasivo y patrimonio en el balance y
particularmente con los incrementos y decrementos de pasivo y patrimonio ocasionados
por operaciones en efectivo.
17
| Este documento contiene la Semana 8
activo fijo por M$ 140.
El flujo de efectivo de actividades de inversin, tiene identidad con los activos de las
empresas, los cuales representan a las inversiones de los negocios. Generando, ah,
egresos de efectivo por inversiones o ingresos por desinversiones, como sucede en el
caso que estamos analizando.
Por ltimo, este valor debe coincidir con el efectivo que se presente en una o ms
cuentas en el Balance.
Volviendo a las formas de presentacin del Estado de Flujo de Efectivo, diremos que
este debe ir acompaado de un anexo con las partidas ms significativas de
financiamiento e inversin que no requirieron de efectivo. Y, cuando se opta por la
presentacin indirecta, se debe acompaar otro anexo con la conciliacin del resultado
del ejercicio y el flujo neto de efectivo de las actividades de operaciones.
Esta informacin adicional se conoce con el nombre de notas a los estados financieros y
forma parte integrante de stos. El alcance actual de la expresin estados financieros
en conjunto supone la existencia de tres informes a saber: Balance, Estado de
Resultados y Estado de Flujo de Efectivo, adems de las notas explicativas a los
mismos.
El nmero de notas explicativas es variable entre una y otra empresa, como lo son las
materias y detalles que cubren; refirindose en general a temas como: procedimientos
contables en uso, mtodos de valorizacin empleados en las existencias, en las
inversiones, en el activo fijo, en deudas, en depreciaciones y amortizaciones; cambios
en las prcticas contables; indemnizaciones y contingencias; sanciones y hechos
18
| Este documento contiene la Semana 8
posteriores al cierre del ejercicio u otras materias que faciliten la comprensin e
interpretacin de estos informes.
A rengln seguido, entrega una pauta que contiene 41 notas, entre las que destacan los
siguientes temas:
Concluyen estas instrucciones sobre notas de la SVS agregando: "adems de las notas
a los estados financieros mencionadas anteriormente, se debern incluir todas aquellas
que proporcionen suficiente informacin para comprenderlos e interpretarlos".
19
| Este documento contiene la Semana 8
de empresa en nuestro pas.
Los datos para preparar las notas se obtienen principalmente de los anlisis de saldos
de las cuentas, adems de antecedentes contenidos en la documentacin fuente que
respalda las contabilizaciones o documentacin legal y reglamentaria.
Por cierto que los grandes inversionistas, bancos, acreedores o el Fisco no slo tienen
conocimientos suficientes sobre materias contables sino que disponen tambin de
equipos de asesores especializados en el anlisis e interpretacin de los estados
financieros.
Por su parte, el uso de grficos para representar informes contables se aprecia en las
memorias anuales de las empresas, en publicaciones de prensa, en conferencias, en
imgenes de videos, de TV o en publicaciones de orden didctico. Los grficos de mayor
empleo son los de puntos, de barras y los circulares.
1. Grficos de Puntos
Los grficos de puntos se emplean para representar series continuas de datos; por
ejemplo: saldos mensuales del efectivo, de cuentas por cobrar o por pagar, de
inventarios, de ventas, de remuneraciones u otras cuentas. Permiten ver el
comportamiento ocurrido en un perodo de tiempo, que puede ser del ejercicio
20
| Este documento contiene la Semana 8
comercial o de varios ejercicios. En estos grficos es posible representar ms de una
variable o dato, sobretodo si se requiere informacin comparada.
Por ejemplo, se pueden presentar las ventas y los costos de las ventas mensuales, para
observar el comportamiento de uno respecto del otro y las tendencias de ambas
variables.
2. Grficos de Barras
Este tipo de grficos se emplea para representar datos a travs del tiempo, como
pueden ser los activos de varios ejercicios, las utilidades o el patrimonio. Tambin se
usan para presentar informacin comparativa como pueden ser la venta de uno o varios
perodos con los costos y gastos de los mismos perodos. O bien, representar los
diversos componentes del Balance u otros informes.
3. Grficos Circulares
Ejercicios
21
| Este documento contiene la Semana 8
2. Con los antecedentes entregados en el punto anterior prepare y presente el
Estado de Resultados del primer trimestre del ao.
3. Prepare la Hoja de Trabajo y determine la utilidad o prdida al 31 de diciembre
de 200X. Para ello utilice los siguientes antecedentes obtenidos en el Libro
Mayor y la informacin adicional que se acompaa sobre las regularizaciones del
ejercicio:
22
| Este documento contiene la Semana 8
Informacin Adicional:
23
| Este documento contiene la Semana 8
ajustes si la hay).
24
| Este documento contiene la Semana 8
Cuestionario
1. Cul es el monto del Capital pagado?
2. Cunto suma el Debe del Libro Diario?
3. Cunto Efectivo tiene disponible?
4. Con qu porcentaje de utilidad sobre el costo se vendieron las mercaderas?
5. Cunto suma el Activo Circulante?
6. Cunto es el monto del Capital por Suscribir y Pagar?
7. Cunto suma el Pasivo Circulante?
8. Si la cuenta Deudores por Ventas slo fue afectada por ventas y pagos por qu
monto se emitieron facturas?
9. Cunto gan o perdi la empresa?
10. Indique el monto de las obligaciones con terceros (deudas).
11. Qu porcentaje de las mercaderas en existencia fueron vendidas?
12. Cul es el valor del Resultado Operacional (Utilidad o Prdida)?
13. Cunto suma el Patrimonio?
14. Cul es el valor del Pasivo a Largo Plazo?
15. Cul es el valor en Libros del Activo Fijo?
16. Cul es el monto del Resultado No Operacional (Utilidad o Prdida)?
17. Cunto suman los saldos Deudores?
18. Indique el monto del capital de trabajo
19. Seale el monto neto de los recursos de la empresa.
20. Hasta qu monto se podran girar cheques?
Finalmente, el Director de Contabilidad le sugiere que para facilitar las respuestas del
cuestionario prepare el Balance y Estado de Resultados Respectivo.
25
| Este documento contiene la Semana 8