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3.

Le projet : tape par tape


T-Kit
Gestion
de projets

3.1 Introduction

3.1.1 A propos de la gestion identiques et, si leurs terminologies se ressem-


blent, leur signification et leurs implications dif-
En termes simples, la gestion est la comptence frent trs souvent.
ou la pratique qui consiste contrler, mener ou
planifier quelque chose; cest lacte de diriger ou Il ne sagit pas de dire que les ONG ne doivent pas
de mener dans un objectif prcis. Autrement tre gres avec efficacit et professionnalisme.
dit, la gestion concerne les efforts dploys pour Elles le devraient et pas uniquement parce quelles
planifier, organiser et mobiliser les individus et recourent gnralement des fonds publics quil
les ressources pour un objectif donn. Dans le convient dutiliser bon escient. Dans la gestion
cas de la gestion de projet, les capacits et les des ONG, nombreux sont les secteurs qui exigent
comptences requises sont celles qui rendent le un niveau de spcialisation et dexpertise iden-
projet faisable et concret. tique et parfois mme suprieur celui nces-
saire aux entreprises. Nanmoins, lorsque nous
La gestion de projet est un outil qui permet du- voquons la formation et la prparation des ges-
vrer en faveur de changements, notamment dans tionnaires de projet, nous ne faisons pas uni-
les organisations volontaires et les associations quement allusion des comptences de gestion
de jeunesse. Le transfert dintrt de lducation techniques. Souvenez-vous, le projet vise au pre-
politique la formation sest accompagn dune mier chef la mise en uvre dun changement,
multiplication des offres et des demandes de for- dune diffrence. Aussi le porteur de projet doit-il
mation autour de la gestion de projet: gestion du possder les comptences requises pour conduire
temps, gestion dquipe, management des organi- et encadrer le projet de la faon la plus pertinente
sations, gestion des conflits, gestion financire, possible eu gard aux besoins du projet.
etc. La symbiose croissante observe cette der-
nire dcennie entre le secteur des entreprises, Dans le travail social et de jeunesse, il incombe au
dune part, et le secteur non gouvernemental et porteur de projet de grer les ressources humaines
but non lucratif dautre part, a indubitablement et matrielles et de mener le projet jusquaux
contraint les ONG relever le dfi de la rentabi- rsultats attendus.
lit, de lefficacit et dune gestion professionnelle.
De la mme faon, le management des entreprises Les gestionnaires de projet portent plusieurs cas-
a adopt des termes et des concepts apparus quettes ils doivent tre capables de travailler en
dans le secteur associatif dont aider la prise quipe, savoir communiquer, savoir grer le temps, 3
de responsabilits est le meilleur exemple. Ne collecter des fonds, motiver les individus, ngocier
nous mprenons pas pourtant: ces deux secteurs Mais, tout dabord, ils doivent tre des tres
nemploient pas les mmes termes des fins humains.

En consquence, le porteur de projet doit tre :


Un organisateur, avec la capacit de comprendre, de planifier et de coordonner les ressources pour
atteindre les objectifs fixs.
Un stratge, en mesure de dfinir des objectifs court et long terme et de les garder prsents lesprit
pendant toute la dure de vie du projet.
Un moteur, avec les comptences et les attitudes permettant de motiver et dimpliquer les individus
dans le projet ou dencourager leur participation (travailleurs, volontaires, jeunes).
Un collecteur de fonds, avec les connaissances et lassurance ncessaires pour solliciter des fonds, les
administrer et en rendre compte avec intgrit et comptence.
Un activiste, dans le sens o il doit savoir reprer les initiatives et organiser les ides en actions
valeur sociale, fondes sur des valeurs claires voluant avec le temps.
Un visionnaire, cest--dire un individu capable dimaginer des changements et des innovations sociales.
Un animateur socioculturel, particulirement sensibilis aux problmes de la collectivit et/ou de
lorganisation dont il fait partie.
Un travailleur social, capable dapporter soutien aux autres sans les remplacer, en leur insufflant la
motivation et la confiance ncessaires pour pouvoir prendre part la construction de leur avenir et
la ralisation de leurs projets.
Un enseignant et un apprenant, capable de donner aux autres les moyens dagir, mais aussi de tirer
les enseignements de ses expriences pour les mettre profit dans lorganisation, le projet ou la
communaut en accompagnant et en valuant un processus par rapport aux objectifs, en modifiant
les plans, voire les objectifs, au vu des circonstances.

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Cette liste nest pas exhaustive. Dans votre orga- Que faut-il grer?
nisation ou projet, quelles sont les fonctions ou
les qualits les plus importantes? En outre, ces Il est utile de faire la distinction entre:
qualits ne sont pas ncessairement utiles tous la responsabilit de chacun de grer son propre
les types de projets. Trs souvent, elles ne sont travail;
pas possdes par une personne unique, mais
rparties et assumes par diffrentes personnes la responsabilit de la gestion de lorganisation
au sein dune ou plusieurs quipes. Nanmoins, il (fixer et grer des objectifs long et moyen
est clair quil ne sagit pas seulement de savoir- terme et laborer des politiques); ex.: le conseil
faire ou de comptences. Il sagit aussi de connais- dadministration dune organisation de jeunesse;
sances et daptitude les employer, de faons de la responsabilit de la gestion quotidienne de
se comporter et de travailler avec les autres, lorganisation (que fait lorganisation, comment
dexploiter ses expriences et den tirer les ensei- elle le fait et quelle est la qualit du travail
gnements. En dautres termes, les comptences produit), des personnes qui font le travail et
requises sont aussi du domaine des attitudes. Ces des ressources; ex.: le Secrtaire gnral dune
dernires, ceci dit, ne peuvent tre enseignes ou organisation internationale de jeunesse et son
expliques dans un manuel. Elles sont acquises, quipe;
dveloppes, rvises et ajustes par lintermdiai-
re de la pratique ou dans le cadre de situations
laresponsabilit de la gestion dune quipe
ou dun projet; ex.: une quipe qui conduit un
de formation relles.
projet spcifique organis par lorganisation de
jeunesse.

Quest-ce que grer un projet ?


Nous faisons tous, ou presque, de la gestion de
haut niveau en permanence. Une personne capable Qui gre?
de faire shabiller trois enfants, de leur faire prendre
leur petit-djeuner, de les emmener lcole et
darriver son travail lheure (avec les transports De nos jours, la plupart des projets sont grs
publics) est un manager de premier ordre. Toute par une quipe. Les projets de travail jeunesse
personne capable dorganiser et de donner un dner ne sont plus la difficile mission de travailleurs
pour douze convives sait grer un ensemble de de jeunesse isols mais le fruit de leffort collec-
tches administratives et fonctionnelles. Toute per- tif dun groupe form de personnes diffrentes,
3 sonne capable de survivre grce aux prestations de possdant toute une palette de comptences,
la scurit sociale est un manager financier. Les dattentes, dantcdents, dexpriences et des
individus ont simplement besoin de confiance cultures diffrentes.
en eux pour pouvoir transfrer ces comptences Les quipes sont aujourdhui considres comme
dans dautres situations (Adirondack, 1992). une solution des problmes dadaptation exter-
ne, parce quelles rpondent la complexit en
La gestion, de faon fondamentale, consiste apportant une large palette de perspectives, tout
garantir quun projet exploite les ressources en rpondant des changements dynamiques par
disponibles de la faon la plus efficace et ren- lencouragement de la prise de dcisions sur le
table possible, de manire parvenir aux objec- front, sur le lieu de laction. (Schneider et Barsoux,
tifs convenus. 1997)

8 raisons qui font le succs dun projet

1. La structure organisationnelle est adapte lquipe de projet.


2. Lquipe de projet participe la planification.
3. Lquipe de projet est implique dans la dfinition des calendriers.
4. Lquipe de projet est implique dans la dfinition de budgets ralistes.
5. Le projet exploite convenablement les techniques de planification de rseaux et ne laisse pas
le plan devenir une fin en soi.
6. Lquipe de projet travaille avec et non pas contre la bureaucratie, la politique et les procdures.
7. Lquipe de projet convient de buts spcifiques et ralistes.
8. Le groupe cible est impliqu ds le dmarrage du projet.

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Que font les managers?

STRATGIQUE
G ES TIO N
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Recrutement et slection
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Encourager le travail en quipe


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Informations et consultations appropries

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Participation adapte la prise de dcision
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Garantir les comptences et les connaissances requises
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Formation Encadrement
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TRAVAIL Soutien personnel


stra

LA COMMUNICATION
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Dfinir des cibles claires et ralistes
tion

Evaluer les ides et les informations

bjectif
s adap
Garantir les ressources appropries
Dvelopper des

manant de sources extrieures


Planifica

Planifier

s
FAIRE LE TRAVAIL lorganisation/lquipe
Systmes et procdures de qualit

s
t es
Evaluer les ides et les informations
Gestion du temps Dans les petites organisations,
de lintrieur
Normes et attentes claires il arrive que les managers
Organiser les informations
Contrle de la qualit doivent aussi faire le travail
Communiquer de faon adquate
et de la quantit de travail de lorganisation.
Stocker les informations
Amliorations et changements Tous les travailleurs
sont responsables
de leur auto-gestion. GRER LES RELATIONS
EXTRIEURES
GRER LES RESSOURCES Lien avec les autres
MATRIELLES organisations/quipes
Liaison avec les sponsors/financeurs
Grer les locaux GRER Reprsenter
Grer les quipements lorganisation/lquipe
LES FINANCES
Grer le matriel Promotion
Grer les stocks Relations publiques
Planification financire (budgets)
S?
Q

Suivi financier
Contrle financier

E
U

Grer les financements et les budgets

FO
Grer la recherche de financements

E R 3

NT A G
LES M AN

Source: page 3, Sandy Adirondak Just about managing ? Effective management for voluntary organisations and community groups,
3rd Ed., 1998, ISBN 1-872582-17-6 Sandy Adirondak et London Voluntary Service Council.

8 raisons qui font lchec dun projet

1. Autorit inadapte.
2. Manque de participation et de planification de la part de lquipe
de projet.
3. Manque de participation de lquipe de projet la rsolution
dun problme.
4. Comptences communicationnelles inadaptes.
5. Comptences techniques inadaptes.
6. Comptences administratives inadaptes.
7. Calendrier du projet non raliste.
8. Manque de clart des objectifs du projet.

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Quatre facteurs de la russite dun projet !


Une gestion de projet de qualit consiste combiner quatre facteurs diffrents, parfois
conflictuels.

Le besoin ou le problme Lide et la vision


Le travail sur les projets fonctionne mieux Les projets doivent se fonder sur une
lorsque les individus impliqus compren- vision si lon veut parvenir unifier len-
nent et considrent les besoins et les pro- semble des activits et des efforts mis en
blmes quils doivent aborder. Il importe oeuvre. Cest de la vision que dcoule-
dvaluer correctement le besoin ou le ront les stratgies, les objectifs et le pro-
problme cible. Quels sont ses causes ? gramme de travail. Lide qui articule le
Quels en sont les symptmes ? Quelle en est projet doit tre suffisamment claire pour
la porte ? Pour qui est-ce un problme ? apporter une rponse significative et
durable au besoin ou au problme.

Lopportunit du projet La capacit


Les projets doivent disposer dun espace Les projets exigent de disposer du juste
pour leur fonctionnement ou le crer. quilibre en termes de comptences,
Les projets doivent tre activement encou- dnergie, de ressources et dorganisa-
rags et bnficier de soutiens autres que tion pour se mettre en place et parvenir
financiers. Les personnes cls doivent sou- des rsultats. Ils doivent tre conus de
tenir le projet et le groupe cible doit y sorte gnrer un impact et produire
participer activement. des rsultats.

Tous ces facteurs doivent donc tre examins et conduite de nombreux projets. En fait, il est bas
valus sur un pied dgalit lors de la concep- sur un autre schma adopt par lquipe du pre-
tion du projet. Se concentrer sur un ou deux mier LTTC (au Centre Europen de la Jeunesse en
3 facteurs risque de conduire ngliger les autres. 1990), qui a t adapt et, esprons-le, amlior
grce diverses contributions. Nous lavons choisi
3.1.2 Suggestion dun modle aprs lavoir compar dautres (voir Chapitre 2.3
Modles de projet) et en avoir conclu quil nous
Il existe maintes faons de planifier et de grer
semblait comprhensible, logique et flexible. Vous
un projet, probablement autant quil y a de por-
devrez lutiliser et le lire comme expliqu ci-des-
teurs de projet, chacun avec sa faon de faire. Il
sus: la manire dun outil susceptible de vous
existe aussi de nombreux schmas, autres que
aider non seulement planifier et comprendre
ceux prsents dans la section prcdente, pour
votre projet dans chacune de ses phases, mais
expliquer les diffrentes tapes de la planifica-
aussi tirer tous les bnfices des efforts dploys
tion dun projet. Tous sont valables et prsentent
par vous, mais aussi par vos collgues et les jeunes
leurs avantages et leurs inconvnients. Car, aprs
impliqus. Si vous souhaitez y apporter des modi-
tout, la finalit qui est de dvelopper des comp-
fications, nhsitez pas supprimer ou ajouter
tences et des attitudes propres la planification
certains lments, selon vos besoins.
de projets peut sexprimer en termes simples:
Permettre ceux qui ont la charge du projet, au por- Vous trouverez donc ci-contre le modle propo-
teur de projet ou lquipe de projet, de contrler le s ainsi quune explication tape par tape de
projet. Leur donner la possibilit de modifier les plans, chacun des lments qui le composent. Plus loin,
de sadapter des situations inattendues et dexploi- nous vous fournirons quelques indications concer-
ter toute nouvelle opportunit. Et surtout, de savoir nant la formation la gestion de projet (Sugges-
ce quils souhaitent faire. Ainsi, ils pourront contrler, tions pour la formation) et la faon de remplir un
matriser et diriger le projet, au lieu dtre conduit formulaire de demande de subvention (Comment
par lui, mais aussi par les dlais et les contraintes de remplir le formulaire de demande) et enfin, un
toute sorte. exemple concret de projet international de jeu-
Le schma de rfrence employ dans ce chapitre nesse (Allons Ban Uppa !). Pour faciliter votre
nest ni meilleur ni plus mauvais que les autres. lecture, le Coyote dans la marge vous aidera
Nous lutilisons depuis des annes dans le cadre reprer dans le chapitre les diffrents lments
de diverses activits de formation et pour la graphiques.

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Suivi

Consolidation

Pour quoi ? Clbration

Par quel moyen ?

Quand ? Evaluation finale


Pour qui ?

Par qui ?

Comment ?
Mise en uvre
Avec quoi ?
Accompagnement Ressources
valuation Avec qui ?

Programme
dactivits O ?

Par quel
moyen ?
Stratgie ou
Comment ?
mthodologie Quand ?
3

Quoi ? Objectifs concrets

Pour quoi ? BUTS

Priorits Motivation
Par qui ?
institutionnelles personnelle

ANALYSE
Pourquoi ?
DES BESOINS

Par qui ?

Communaut - Jeunes

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3.1.3 Dfinition Mise en oeuvre des activits: tout comme la dfinition, lvalua-
Evaluation tion et les tches affrentes sont bien souvent
invisibles pour le public:
Une faon simple et frquente de concevoir le pro- les procdures dvaluation: constater les rsul-
jet consiste le scinder en trois phases principales: tats obtenus et ceux non obtenus;
la dfinition, la mise en oeuvre et lvaluation. limpact sur la communaut et sur lorganisa-
tion;
Dfinition les mesures de suivi envisager;
La dfinition englobe lensemble du travail initial remercier les personnes impliques et clbrer;
de prparation et de planification de lanalyse
des besoins jusqu la dfinition des objectifs et
rdiger les documents ncessaires;
lidentification des activits et des ressources transmettre les rapports financiers, clturer les
ncessaires. Cest en fait tout le travail invisible comptes.
men avant mme le dmarrage du projet. Cest
ce moment que le projet va commencer prendre Cette faon de considrer la gestion de projets
forme et que son destin se dcide. Le travail prsente lavantage de pouvoir apprhender le
conduit dans cette premire phase doit inclure: projet dans lintgralit de sa dure valuation
lanalyse des besoins au niveau de la ralit comprise. Nous le savons tous, la difficult des
sociale; projets nest pas dans la conduite des activits,
mais plutt dans lexcution de lensemble des
lanalyse des capacits et des intrts de lor-
tches numres dans la partie valuation. Par
ganisation;
contre, cette structuration de la gestion de pro-
une premire dfinition des buts et des objec- jets est relativement artificielle: nombreux sont
tifs concrets; les chevauchements. En fait, ces phases ont une
lidentification des activits possibles/probables; telle influence les unes sur les autres quil est
les besoins relatifs lvaluation; difficile de les distinguer parfaitement. Ceci dit,
le calendrier du projet; aucun projet nest envisageable sans prpara-
tion, mise en uvre et valuation.
les ressources potentielles;
les personnes en charge du projet; La grille de planification de projet, prsente par
les partenaires; le graphique, a pour but de favoriser une com-
la rdaction dune bauche du projet; prhension visuelle de ces trois principaux
3 ventuellement, la sollicitation de fonds. moments mme si leur dcoupage est artificiel.

Mise en oeuvre
La phase de mise en oeuvre chevauche souvent 3.1 4 La grille des W - ou
celle de la dfinition. De fait, de nombreuses mthode de Laswell
tches qui font partie intgrante du projet ont
Why ? What for ? Who ? When ? Where ? (Pourquoi?
dj dmarr tandis que se poursuit la dmarche
Pour faire quoi? Qui? Quand? O?) sont les cinq
de dfinition. La phase de mise en uvre doit questions classiques qui aident clarifier le pour-
prendre en considration: quoi et le comment dun projet. Dans la formation
les activits prvues et le lien entre elles; la gestion de projet notamment, elles aident les
la gestion des ressources humaines, financires stagiaires faire le point sur leurs ides et leurs
et techniques; actions. Au mme moment, elles permettent de
la stratgie de communication et de relations distinguer et de dfinir les diffrentes tapes de
publiques; la planification des projets (ex.: diffrence entre
les processus dvaluation, de feed-back et de analyse des besoins et analyse des objectifs).
rgulation;
La liste complte de ces questions est galement
le compte rendu et la tenue de dossiers;
extrmement utile pour concevoir ou prparer
la faon dimpliquer les individus, notamment une demande de subvention, en particulier en
les jeunes et, gnralement, la collectivit. labsence de formulaire type. En fin de compte,
quelle que soit linstitution sollicite ces ques-
Evaluation tions sont celles pour lesquelles tout sponsor ou
Lvaluation fait partie du plan du projet. Elle se financeur potentiel aura besoin de rponses.
droule gnralement la fin du projet, mais des
valuations intermdiaires sont galement nces- Nous avons ajout ces questions sur les cts
saires. En fait, le projet ne se termine pas la fin du graphique en guise de complment.

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