DOCUMENTOS COMERCIALES De acuerdo a sus funciones, existen tres tipos distintos de

DOCUMENTOS facturas. Entre ellas, la factura de uso ms frecuente es

COMERCIALES
Los documentos comerciales son todos los comprobantes
extendidos por escrito en los que se deja constancia de las
operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de
acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las
disposiciones de la ley.
La misin que cumplen los documentos comerciales es de
suma importancia, conforme surge de lo siguiente:
definitivamente la factura ordinaria.
Una factura ordinaria es un documento que sirve para
dejar constancia de unaoperacin econmica, ya sea esta
una compraventa o la prestacin de algn servicio. Este
tipo de factura debe recoger toda la informacin necesaria
sobre dicha operacin.

* En ellos queda precisada la relacin jurdica entre las partes

que intervienen en una determinada operacin, o sea sus
derechos y obligaciones.

* Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar

la realizacin de los actos de comercio
* Constituyen tambin el elemento fundamental para la
contabilizacin de dichas operaciones. * Permiten el control de
las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y
la comprobacin de los asientos de contabilidad
TIPOS DE DOCUMENTOS
Los documentos comerciales son:
1.- Factura
2.- Orden de compra
3.- Remito
4.- Recibo
5.- Nota de dbito
6.- Nota de crdito
7.- Cheque
8.- Pagare
9.- Nota de crdito bancaria o boleto de deposito

Factura rectificativa
FACTURA
Una factura es un documento que respalda la realizacin de Una factura rectificativa es precisamente un tipo de factura
una operacin econmica, que por lo general, se trata de una que se emite para corregir algn error o agregar algn dato
compraventa. En otras palabras, una factura es el documento que sea necesario.
a travs del cual una persona que vende puede rendir cuentas,
de forma instrumentalizada, al contrato de compraventa
Una factura rectificativa es un documento que detalla
comercial.
alguna correccin en la factura ordinaria o bien la devolucin
La factura adems reemplaza a la boleta en las transacciones
de la mercanca. Esta factura se debe emitir en caso que la
de una organizacin o negocio, para efectos impositivos; estas
factura original no cumpla con los requisitos establecidos por
son vlidas para los organismos fiscalizadores dada la
la ley vigente. Asimismo, tambin se debe emitir una factura
completa informacin que dan de cada transaccin, como un
rectificativa en caso que se produzca algn error con la
registro detallado de cada compra y venta.
mercanca, ya sean errores en el precio, descuentos,
Existen tres tipos de facturas, las que se denominan A, B y C,
devoluciones, etc.
que, respectivamente corresponden a las facturas ordinarias,
rectificativas y recapitulativas.

Factura recapitulativas

Una factura recapitulativaofrece la posibilidad deagrupar

varias facturasemitidas hacia un mismo destinatario y dentro
de un mismo mes. Pero para que este documento sea vlido,
es necesario anular dichas facturas.

Factura ordinaria Esta factura, al tener el mismo valor legal que una factura
ordinaria, tambin debe cumplir los mismos requisitos
bsicos. Por esta razn, la factura recapitulativa no solo
debe mostrar el valor total de las ventas del mes, sino que
debe hacer una breve descripcin de todas las
operaciones que est agrupando.
Con estas pautas, una factura recapitulativa agiliza y
simplifica los procesos de facturacin, pero siempre
respetando la normativa vigente establecida por la ley.
ORDEN DE COMPRA
Una orden de compra es una solicitud escrita a un
proveedor, por determinados artculos a un precio
convenido. La solicitud tambin especifica los trminos
de pago y de entrega.
La orden de compra es una autorizacin al proveedor
para entregar los artculos y presentar una factura.Todos
los artculos comprados por una compaa deben
acompaarse de las rdenes de compra, que se
enumeran en serie con el fin de suministrar control sobre
su uso.Por lo general se incluyen los siguientes aspectos
en una orden de compra:- Nombre impreso y direccin de
la compaa que hace el pedido- Nmero de orden de
compra- Nombre y direccin del proveedor- Fecha del
pedido y fecha de entrega requerida- Trminos de
entrega y de pago- Cantidad de artculos solicitados-
Nmero de catlogo- Descripcin- Precio unitario y total-
Costo de envo, de manejo, de seguro y relacionados.
Costo total de laorden- Firma autorizada
REMITO
El remito es un documento que extiende el vendedor para
documentar la entrega y/o remisin al cliente de las
mercaderas. La persona que recibe dichas mercaderas,
mediante su firma, reconoce haber recibido las mismas segn
el detalle efectuado en el remito, con lo cual queda concretado
el derecho del vendedor a cobrar y la obligacin del comprador
a pagar.
La nota de remisin o remito se utiliza aunque no
haya orden de compra extendida en formulario ni
nota de venta, y sirve de base para la confeccin
de la factura si la entrega de las mercaderas es
previa a la facturacin.
REQUISITOS O DATOS DE LA NOTA DE REMISION
O REMITO.
Los datos fundamentales de la nota de remisin
son los siguientes:
1. Fecha de emisin.
2. Nmero de orden de compra y nota de venta (si
se han utilizado estos comprobantes).
3. Detalle de las mercaderas entregadas (sin
precio).
4. Lugar de entrega.
5. Conformidad del comprador (en el ejemplar que
queda en poder del vendedor).
6. Segn la Resolucin General 3419 de la DGI,
los remitos deben contener los mismos datos
identificatorios del comprador y vendedor que las
facturas y la leyenda DOCUMENTO NO VLIDO
COMO FACTURA.
7. La letra R en el recuadro central del borde
superior
RECIBO
Un recibo o constancia de pago es una constancia que sirve
para certificar que se ha pagado por un servicio o
producto.Hay de diversos tipos segn el formato, si queda
registrado, y otras caractersticas. Los recibos por lo general,
se extienden por duplicado. El original se entrega a quien hizo
el pago y el duplicado queda en poder de quien lo recibe. Un
recibo puede ser de muchas maneras diferente como por
ejemplo: una persona o empresa, y el detalle de facturas o
servicios que se pagan con este cheque emitido, quien lo
opera, quien lo revisa, quien lo recibe conforme a lo descrito,
fecha de recibido, descripcin de las facturas (nmeros que se
pagan), los precios totales, los descuentos y los impuestos. Es
utilizado para dejar constancia por parte de una empresa de
que fue lo que se pago o realiz con la emisin de mencionado
cheque que consta en la copia voucher. Se refiere a voucher
cuando tiene copias al carbn, como el caso de los vouchers
de las tarjetas de crdito que tiene varias copias segn el uso
de los interesados. Adems sirve para sacar cuentas de
cunto dinero se ha gastado.
 CHEQUE
NOTA DE DBITO Un cheque (anglicismo de cheque o check) es un documento
contable de valor en el que la persona que es autorizada para
Es un comprobante que una empresa enva a su extraerdinero de una cuenta (por ejemplo, el titular), extiende a
cliente, en la que se le notifica haber cargado o otra persona una autorizacin para retirar una determinada
debitado en su cuenta una determinada suma o cantidad de dinero de su cuenta la cual se expresa en el
documento, prescindiendo de la presencia del titular de la
valor, por el concepto que se indica en la misma
cuenta bancaria.
nota. Este documento incrementa el valor de la
deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error
en la facturacin, inters por mora en el pago, o
cualquier otra circunstancia que signifique el
incremento del saldo de una cuenta.

CHEQUE A LA ORDEN
A la orden de una persona determinada: esto es en el
anverso del cheque escribimos el nombre del legtimo tenedor
persona que, salvo que transmita el documento a un tercero, es
quien lo debe cobrar. El incluir la clusula "A LA ORDEN" tiene
el mismo efecto que no incluirla si bien pone de manifiesto
explicitamente la capacidad que tiene el legtimo tenedor del
cheque de transmitir o endosar este a un tercero.

NOTA DE CRDITO

Es el comprobante que una empresa enva a su cliente

a su cliente, con el objeto de informar la acreditacin en
su cuenta un valor determinado, por el concepto que se
indica en la misma nota. Algunos casos en que se
emplea la nota crdito pueden ser por: avera de
productos vendidos, rebajas o disminucin de precios, CHEQUE AL PORTADOR
devoluciones o descuentos especiales, o corregir
errores por exceso en la facturacin. La nota crdito Es aquel que no indica una persona especfica a
disminuye la deuda o el saldo de la respectiva cuenta. favor de quien se expide. Este tipo de cheque debe
indicar la leyenda al portador en el espacio
Desde el punto de vista de la empresa, la nota debito
destinado para sealar el nombre del beneficiario.

significa un ingreso para sta, y la nota crdito significa

una erogacin.
Caractersticas particulares:
 El beneficiario del cheque puede entregarlo
como pago a otra persona o empresa sin
necesidad de endosarlo, ya que la persona que
sea el portador del cheque es quien podr
cobrarlo.
No es necesario presentar una identificacin
para realizar su cobro, ni escribir los datos del
tenedor del cheque al momento de presentarlo.
El cheque al portador podr ser expedido hasta
por la cantidad que cada institucin determine,
de acuerdo a sus polticas internas.
Recomendaciones:
Al recibir un cheque al portador, depostalo o
cbralo inmediatamente, ya que en caso de
extravo o robo, podr ser cobrado por
cualquier persona.
Recuerda que aunque el cheque te haya sido
robado, la institucin bancaria tiene la
obligacin de pagarlo a quien lo presente para
su cobro, por lo que debes notificar
inmediatamente el extravo o el robo al banco,
adems de seguir el procedimiento que ste te
indique para llevar a cabo este tipo de
cancelacin.
Antes de expedir un cheque al portador verifica
con tu banco cual es la cantidad mxima por la
que este puede ser expedido, ya que al ser
disposiciones del Banco de Mxico, estas
pueden variar.
Respecto a la cancelacin de este tipo de
cheques, sta se har efectiva hasta que hayan
transcurrido los plazos de presentacin que
establece la Ley General de Ttulos y
Operaciones de Crdito; misma que seala
que ser de 15 das naturales que sigan al de
su fecha, si fueran pagaderos en el mismo
lugar de su expedicin. Dentro de un mes si
fueran expedidos y pagaderos en diversos
lugares del territorio nacional; y dentro de 3
meses si son expedidos en el extranjero y
pagaderos en territorio nacional o viceversa.
Mientras no transcurran estos plazos, no puede
ser cancelado el cheque, salvo en caso de
robo.
CHEQUE CERTIFICADO
En algunas ocasiones el beneficiario de un cheque
necesita estar totalmenteseguro de que este
documento cuenta con los fondos suficientes para
ser pagado por el banco; para lo cual solicita al
librador, quien a su vez requerir al banco certifique
la existencia de estos fondos. Esto significa que el
banco retira el importe sealado en el cheque de la
cuenta de la persona que lo expide, sellndolo y
firmndolo como prueba de garanta de que el
documento contar con los fondos suficientes
cuando el beneficiario lo presente para su cobro en
el plazo establecido. Con este tipo de cheques se
asegura la existencia de recursos para el pago del
documento an cuando posteriormente la cuenta
pudiera quedarse sin fondos, ya que el titular de la
misma no podr disponer de ese dinero.
Caractersticas particulares
El cuentahabiente es el nico que puede
solicitar la certificacin.
Debe ser nominativo, es decir estar a nombre
de una persona o una empresa determinada.
No es negociable por lo que no pueden cederse
sus derechos mediante endosos y slo puede
canjearse por el beneficiario, quien deber
cobrarlo o depositarlo en su cuenta.
Junto con la leyenda en que se indique que el
cheque est certificado, debe contener dos
firmas de funcionarios facultados por el banco.
Se cobra comisin por su certificacin.
Este cheque podr ser cancelado por el
cuentahabiente que solicit su certificacin
siempre y cuando no haya sido cobrado y se
devuelva el documento al banco para realizar
la cancelacin.
A diferencia del cheque de caja, para ste tipo
de cheques es necesario que quien lo emite
tenga una cuenta en el banco que lo va a
certificar, por lo que puede decirse que
nicamente es para clientes de ese banco.
Este tipo de documento puede ser muy til
cuando se quiere asegurar de que el cheque
entregado como pago tenga fondos cuando se
cobre en el banco.
Recomendaciones
Pregunta en tu banco sobre las comisiones que
cobra por la certificacin de cheques y el cargo
en caso de cancelacin.
Si la cancelacin se debe a robo o extravo del
documento, debers levantar un acta ante el
ministerio pblico y presentarte con una copia
de la misma ante el banco para que procedan
a realizar los trmites de cancelacin.
CHEQUE DE CAJA

Los cheques de caja son emitidos por una institucin de

crdito para que el cliente slo pueda cobrarlos en una

de las sucursales o filiales de dicha institucin.
El cliente entrega al banco la cantidad de dinero por la
que expedir el cheque y ste ser pagado en esa
misma institucin o en su caso podr depositarse en
una cuenta del beneficiario.
Libro Diario
En este libro se registran en forma descriptiva todas las
operaciones, actos o actividades siguiendo el orden
cronolgico en que stos se efecten, indicando la cuenta y el
movimiento de dbito o crdito que a cada una corresponda,
as como cualquier informacin complementaria que se
considere til para apoyar la correcta aplicacin en la
contabilidad de las operaciones; los registros de este libro
sern la base para la elaboracin del Libro Mayor.

PAGARE
El pagar es uno de los elementos ms utilizados en el mbito
comercial para documentar una deuda y una de las
herramientas ms eficaces para garantizar su futuro cobro.
En base a nuestra experiencia notamos que una gran mayora
utiliza esta arma comercial tan importante, sin tomar los
recaudos necesarios para su llenado en forma correcta.
Libro Mayor
En este libro, cada cuenta de manera individual presenta la
afectacin que ha recibido por los movimientos de dbito y
crdito, de todas y cada una de las operaciones, que han sido
registradas en el Libro Diario, con su saldo correspondiente.
Se presenta a nivel de cuenta de mayor o subcuenta, en
apego al Manual de Contabilidad Gubernamental en su
captulo III Plan de Cuentas emitido por el CONAC.

NOTA DE CRDITO BANCARIA O BOLETO DE

DEPOSITO
La nota de crdito bancario (o boleta de deposito) es un
documento que extiende el banco como constancia de haber
recibido una cantidad determinada de valores en calidad de
depsito, para ser sumada a la cuenta del titular.

Las clases de depsitos bancarios ms comunes son: Cuenta

corriente. Plazo fijo. Caja de Ahorro.Tambin hay notas de
crdito bancarias por acreditacin de intereses, devolucin de
gastos mal cobrados, etc.Es decir la nota de credito bancaria es
el documento que emite el banco cuando nos acredita dinero en
nuestra cuenta.
Libro de inventarios, almacn y balances
Uno de los conceptos de mayor trascendencia en la Ley de
Contabilidad es el de Inventarios, Almacn y Balances.
En este libro, al terminar cada ejercicio, se deber registrar el
resultado del levantamiento fsico del inventario al 31 de
diciembre del ao correspondiente, de materias primas, identificndolo por cuenta y subcuenta, cantidad, unidad de
materiales y suministros para produccin, almacn de medida, costo unitario y monto.
materiales y suministros de consumo e inventarios de bienes Se deber llevar un analtico auxiliar de este libro por tipo de
muebles e inmuebles, el cual contendr en sus auxiliares una materiales, cuenta y subcuentas del catlogo de bienes
relacin detallada de las existencias a esa fecha, con armonizados con el Clasificador por Objeto de Gasto en su
indicacin de su costo unitario y total. Cuando la cantidad y concepto 2300 y la Lista de Cuentas a quinto nivel.
diversidad de materiales, productos y bienes dificulte su
registro detallado, ste puede efectuarse por resmenes o
grupos de artculos, siempre y cuando aparezcan
discriminados en registros auxiliares.
El control de inventarios y almacn se debe llevar en registros
auxiliares, identificndolo, por unidades o grupos
homogneos. En caso que los procesos de produccin o
transformacin dificulten el registro por unidades, se har por
grupos homogneos.
Respecto a los bienes muebles e inmuebles, los entes
pblicos debern registrar en su contabilidad los siguientes:
Libro de almacn de materiales y suministros de
I. Los inmuebles destinados a un servicio pblico conforme a la consumo
normativa aplicable; excepto los considerados como
monumentos arqueolgicos, artsticos o histricos conforme
En este libro registrarn las existencias derivadas del
a la Ley de la materia; levantamiento fsico del Inventario de Materias Primas,
II. Mobiliario y equipo, incluido el de cmputo, vehculos y dems Materiales y Suministros de consumo, segn se trate,
bienes muebles al servicio de los entes pblicos, y identificndolo por cuenta y subcuenta, cantidad, unidad de
III. Cualesquiera otros bienes muebles e inmuebles que el CONAC
determine que deban registrarse.
medida, costo unitario y monto.
Los registros contables de los bienes muebles e inmuebles se Se deber llevar un analtico auxiliar de este libro por tipo de
realizarn en cuentas especficas del activo. (Artculo 23 materiales, cuenta y subcuentas del catlogo de bienes
LGCG) armonizados con el Clasificador por Objeto de Gasto en sus
conceptos 2100, 2400, 2500, 2600, 2700 y 2900 y la Lista de
Calculadora de Regalo: Descargar, sirve para calcular Cuentas a quinto nivel.
fcilmente el ISR, IMSS e Infonavit de 2017 desde una
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Para dar cumplimiento, a lo sealado en las fracciones I, II y

III, anteriores, los entes pblicos:

a) Elaborarn un registro auxiliar sujeto a inventario de los

bienes muebles o inmuebles bajo su custodia que, por su
naturaleza, sean inalienables e imprescriptibles, como lo son
los monumentos arqueolgicos, artsticos e histricos.
b) Debern llevar a cabo el levantamiento fsico del
inventario de los bienes muebles e inmuebles. Dicho
inventario deber estar debidamente conciliado con el
registro contable. En el caso de los bienes inmuebles, no
podr establecerse un valor inferior al catastral que le
corresponda.
c) Contarn con un plazo de 30 das hbiles para incluir en el
inventario fsico los bienes que adquieran.
d) Publicarn el inventario de sus bienes a travs de internet,
Libro de inventarios de bienes muebles e inmuebles
el cual debern actualizar, por lo menos, cada seis meses. Los En este libro registrarn la relacin o lista de bienes muebles
municipios podrn recurrir a otros medios de publicacin, e inmuebles comprendidas en el activo por subcuenta, la cual
distintos al internet, cuando este servicio no est disponible, debe mostrar la descripcin de los mismos, cdigos de
siempre y cuando sean de acceso pblico.
identificacin y sus montos por grupos y clasificaciones
especficas.
Se deber llevar un analtico auxiliar de este libro al mayor
nivel de desagregacin, del catlogo de bienes armonizados
con el Clasificador por Objeto de Gasto en su captulo 5000 y
la Lista de Cuentas a quinto nivel.

Por lo tanto para la integracin del Libro de Inventarios,

Almacn y Balances se deber contar con:
Libro de inventarios de materias primas, materiales y
suministros para produccin
En este libro registrarn las existencias derivadas del Libro de balances
levantamiento fsico del Inventario de Materias Primas, En este libro incluirn los estados del ente pblico en apego al
Materiales y Suministros para produccin, segn se trate, Manual de Contabilidad Gubernamental, en su captulo VII
Normas y Metodologa para la Emisin de Informacin
Financiera y Estructura de los Estados Financieros Bsicos del
Ente Pblico y Caractersticas de sus Notas, emitido por el
CONAC.
Los estados y la informacin financiera que forme parte del
libro de balances, ser por cada uno de los ejercicios con
cifras del perodo y al cierre del mismo, segn corresponda.