INSTRUCCIN EN PRCTICAS DE

ALMACENAMIENTO Y MANEJO DE
CENTROS DE DISTRIBUCION, ALMACENES Y
BODEGAS

Ing Luis Guerrero MSc

Enero 2017
PROCESOS MEDULARES
PLANEACION Y COMPRAS
RECEPCION (REVISION Y SEGREGACIN)
ALMACENAMIENTO (MANTENIMIENTO Y
UBICACIN)
PREPARACION (PICKING, PACKING)
DISTRIBUCION (TRANSPORTE Y ENTREGA)
 EL ALMACENAMIENTO
Es el proceso de guardar temporalmente, en condiciones apropiadas, en lugares determinados
y en cantidades conocidas los repuestos que en un perodo conocido servirn para abastecer
los requerimientos de los clientes (internos o externos).
PARA ADMINISTRAR EL ALMACENAMIENTO SE RECURRE A:
LA ADMINISTRACION DE INVENTARIOS (qu, cundo y cunto se debe tener
almacenado)
LA ADMINISTRACION DE BODEGAS (cmo y con qu se debe tener almacenado)
 ADMINISTRACION DE INVENTARIOS: su
enfoque es la planeacin de los stocks.
controla los niveles de inventario, la variedad
del inventario (surtido), los momentos para
pedir aprovisionamiento (punto de reorden).
El objetivo es obtener la mayor utilidad y
disponibilidad (nivel de servicio).

ADMINISTRACION DE BODEGAS: se enfoca

en la gestin fsica de los materiales dentro
de un espacio y en la administracin de los
procesos internos de almacenamiento. El
objetivo es la calidad del stock fsico y en la
prestacin fiable del servicio.
 ORDENAMIENTO DE UN ALMACN
1. DEFINIR EL PROPOSITO DEL ALMACN: para proveer al taller, a los clientes
externos, a otros clientes internos.
2. DEFINIR EL TIPO DE PRODUCTO: repuestos y accesorios, devoluciones, productos
obsoletos, archivo de la compaa, otros materiales (aseo, papelera, ropa,
artculos de navidad?)
3. DEFINIR EL MODO DE ALMACENAJE: con estanteras, sobre el piso, producto
colgado.
4. DEFINIR LOS PROCESOS INTERNOS Y SU REQUERIMIENTO DE REA: recepcin
courier, revisin de muestras, procesos administrativos, archivo de documentos,
productos en cuarentena, entrega de productos, proceso de embalaje, etc.
5. ZONIFICACION: a partir del listado de procesos y tamaos requeridos se asigna una
zona dentro del almacn procurando en lo posible un flujo unidireccional.
 FLUJO UNIDIRECCIONAL?
EJEMPLO DE ZONIFICACION A PARTIR DE LOS PROCESOS Y SU EFECTO EN LOS FLUJOS
INTERNOS
 SISTEMAS DE UBICACIN DE
LOCALIZACIN ARTCULOS
1. Sistema de memoria 1. Estratificacin del
inventario
2. Sistema de posicin fija
2. Agrupacin por
3. Sistema de zonificacin
familias
4. Sistema aleatorio (catico) 3. Consideraciones
5. Sistema combinados especiales
Metodologa de Metodologa de segregacin
utilizacin del almacn de los productos

Los sistemas de localizacin proporcionan una visin amplia del sitio donde se encuentran las unidades en
existencias en el interior de una instalacin.

El control fsico del inventario mejora si se detalla aun ms la manera en que los productos deben
disponerse dentro de un sistema de localizacin particular
 A. SISTEMAS DE LOCALIZACIN

Si no se puede controlar la localizacin

del producto, desde los puntos de vista
tanto fsico como de mantenimiento de
registros, la precisin del inventario se
ver afectada.
 OBJETIVO GENERAL SISTEMAS DE LOCALIZACIN:
Conservar de manera permanente la precisin del inventario.

El propsito de un sistema de localizacin de materiales es la creacin de

procedimientos que permitan seguir el movimiento de los productos dentro de
las instalaciones desde su llegada hasta su salida

CMO LOGRAR ESTE OBJETIVO?

1. formalizar el sistema general de la localizacin que se utiliza en toda la instalacin.

2. No perder los productos (desde arribo hasta despacho)
3. mantener registros oportunos del almacenamiento y movimiento de todos los
artculos.
QU EFECTO DIRECTO TIENE SU APLICACIN?

maximizar:
uso del espacio
uso del equipo
uso de la mano de obra
accesibilidad a todos los artculos
proteccin contra daos y accidentes
Facilidad para localizar los artculos
Flexibilidad
Reduccin de costos administrativos.
 1. SISTEMAS DE MEMORIA
Se basan exclusivamente en la recordacin humana (creo que est all)

Los fundamentos de este sistema son la simplicidad, la relativa ausencia de papeleo y digitacin de datos, y la
utilizacin mxima de todo espacio disponible. Dependen directamente de las personas.
FUNCIONA SIEMPRE Y CUANDO:
Los sitios de almacenamiento sean de nmero limitado.
Los sitios de almacenamiento sean de tamao limitado.
La variedad de los artculos almacenados en cada sitio sea limitada.
El tamao, forma o conversin en unidades de los artculos permite fcil identificacin visual y la separacin
de los items entre s.
Solo uno, o un nmero muy limitado de individuos, trabaja en el rea de almacenamiento.
Los trabajadores del rea de almacenamiento no tienen deberes que les exijan ausentarse de esa rea.
Los tipos bsicos de artculos que componen el inventario no cambian radicalmente en espacios breves de
tiempo.
No hay mucho movimiento de existencias.
 SISTEMAS DE MEMORIA (continuacin)
EFECTOS:
Permite la completa utilizacin del espacio disponible.
Es fcil de entender
Exige poco seguimiento permanente ya sea en papel o por computadora
Plena utilizacin del espacio
No exige asignar sitios de almacenamiento (cajn, gaveta, etc.)

Es perjudicial pues:
La capacidad para operar depende en gran medida de la memoria, la salud y la
disponibilidad de un solo individuo (o grupo pequeo de personas)
La precisin se afecta en forma significativa e inmediata cuando se producen
cambios en las condiciones descritas anteriormente.
Artculo que se olvida queda perdido para el sistema.
 2. SISTEMA DE LOCALIZACION FIJA
CARACTERSTICAS:
Cada artculo tiene su lugar y nada ms puede ocuparlo. En un mismo espacio
pueden asignarse dos o 4 artculos por ejemplo, pero en adelante solo se pueden
asignar esos artculos.

Este sistema exige grandes cantidades de espacio. el sistema de localizacin fija

genera el efecto panal que es espacio desperdiciado por:

a. forma del producto: no permite un mejor acomodo de los productos.

b. productos sobrantes. Requieren ubicaciones fijas.
c. normas del sistema de localizacin: si un lugar se encuentra vacio no es posible
ubicar otro producto ah pues pertenece el espacio a otro producto.
d. mala administracin domstica: los desechos, escritorios mal localizados, etc.,
hacen que haya espacios vacios en torno a ellos.
EJEMPLO DE EFECTO PANAL
BENEFICIOS SISTEMA FIJO
brinda conocimiento inmediato de dnde se encuentra N los artculos y reduce la
confusin de decisiones de ubicacin de productos al momento del recibo.
El tiempo requerido para su comprensin es reducido
Simplifica y acelera tanto la recepcin como los reabastecimiento de existencias.
Permite trazar una ruta controlada para procesar las rdenes.
Permite situar los productos cerca del punto de uso final.
Permite situar los productos en la ubicacin ms adecuada de acuerdo con el
tamao, peso, u otras caractersticas.

Es perjudicial pues:
Genera el efecto panal
Se requiere anlisis de volmenes de instalaciones y de productos.
Es un sistema inflexible.
Requiere mucha rea.
 3. SISTEMA DE ZONIFICACION
La zonificacin se relaciona con las caractersticas de los artculos. Al igual que
en un sistema fijo, solamente podrn estar en un rea especfica los artculos
que comparten determinadas caractersticas. Los que tienen atributos
diferentes tendrn que almacenarse en una zona diferente.

Por ejemplo productos grandes Vs productos pequeos. Productos delicados,

latonera, productos largos y delgados.
Impacto sobre el espacio fsico:
Genera el efecto panal y depende del criterio del operario.

El sistema es beneficioso pues permite el aislamiento de los items de acuerdo con

caractersticas tales como el tamao, peso, marca, etc.

permite flexibilidad en el movimiento rpido de artculos de una zona a otra

(ubicacin)

Permite el ingreso de nuevos items dentro de una misma zona (en contraste con
el sistema fijo) sin tener que mover cantidades significativas de productos o crear
espacio dentro de una localizacin asignada.

Permite flexibilidad en el planeamiento. Los artculos se asignan a una zona en

general sin que tengan una posicin especfica en la que deban permanecer. Esto
no exige planificar el cien por ciento el espacio cbico que ocupa cada artculo.
 4. SISTEMAS DE LOCALIZACION ALEATORIA (CATICO)

En un sistema aleatorio, nada tiene un lugar fijo, pero se sabe dnde est
todo. Tambin es el llamado sistema catico.

Permiten maximizar el espacio por cuanto ningn artculo tiene una ubicacin
fija y puede situarse donde quiera que exista espacio.

En resumen es el sistema de Memoria pero con un alto contenido tecnolgico

e informtico en el cual el operario no toma decisiones pues el sistema
informtico es el administrador del almacn.
 5. SISTEMAS COMBINADOS
Permite beneficiarse de todos los mtodos ya explicados sin
necesariamente caer en los efectos negativos que esos sistemas en estado
puro generaran.
Si no se cuenta con un paquete informtico robusto de administracin de
almacenes es el mejor sistema comprobado.

Este sistema aprovecha las mejores caractersticas del sistema fijo y del
sistema aleatorio. Se asigna lugares fijos solo a artculos seleccionados, a
partir de criterios como alta rotacin, necesidad de estar cerca, peso fsico,
alto costo, productos muy delicados o productos sensibles a ser robados,
pero no se asigna a todos los productos ubicaciones fijas.

El resto de productos pueden ubicarse por zonas o aleatoriamente

respondiendo tambin a ciertas caractersticas fsicas, a su rotacin.
 B. UBICACIN DE ARTCULOS
Los sistemas de localizacin proporcionan una visin amplia del sitio
donde se encuentran los productos en el interior de una instalacin.

Estas maneras se resumen en tres conceptos:

Estratificacin del inventario.

Agrupacin por familias
Consideraciones especiales
A. ESTRATIFICACION DEL INVENTARIO
Comprende dos partes o pasos.
1. Categorizacin ABC basado en frecuencia de pedido: a partir del
histrico de ventas se analiza los productos que se solicitan ms
frecuentemente y en mayor cantidad unitaria.
2. Utilizacin de la razn descarga/carga de las unidades de existencias:
separar fsicamente los productos segn su clasificacin dejando los
de ms alta clasificacin en los lugares cercanos al despacho o al rea
de trabajo.
Ejemplo de estratificacin
B. AGRUPACION POR FAMILIAS

Es otro enfoque de la clasificacin ABC pero a partir de caractersticas

de los productos. Toma los productos de una sola familia o productos
de caractersticas similares y los agrupa en las ubicaciones dentro de
la misma estantera. Ejemplo: familia de filtros, repuestos de
mantenimiento, partes elctricas, pinturas, etc.
Se puede combinar la agrupacin por familias y la estratificacin del
inventario pues dentro de la misma familia hay productos que tienen
alta demanda.
 C. CONSIDERACIONES ESPECIALES

Las caractersticas de un producto pueden exigir formas

especiales o particulares de manejarlos, tal es el caso de los
productos muy pesados que deben ir en pallets o productos
inflamables, corrosivos, sustancias bajo control del Consep, o
productos de gran volumen. Ej: llantas, aceites, tuberas, etc.
 PRCTICAS DE CONTROL EN ALMACENES HBITOS OPERACIONALES
SALUDABLES
INGRESO RESTRINGIDO. MNIMO NMERO DE PUERTAS.
PROCESOS CLAROS (ESCRITOS, IMPRESOS, CONOCIDOS Y ACEPTADOS)
SEPARACION CLARA DE REAS INTERNAS
REAS DE SERVICIO Y PROCESOS COMPLEMENTARIOS SEPARADOS (MESAS DE PREPARACION,
MATERIALES DE EMBALAJE, IMPLEMENTOS DE ASEO, BAOS, PAPELERA, IMPLEMENTOS
PERSONALES, ETC.)
IDENTIFICACION Y ROTULACION DE LAS REAS Y ZONAS INTERNAS
CONTROL DE ARCHIVO FSICO Y DOCUMENTACION EN ORDEN
RESGISTROS ESCRITOS DE INGRESO/EGRESO DE MATERIALES
SEGREGACION DE DESECHOS SLIDOS, DEVOLUCIONES, PRODUCTOS AVERIADOS, MUESTRAS,
ETC.
APLICACIN DE SISTEMAS INFORMTICOS.
CONTROL DE LA DIRECCION DEL FLUJO DE MATERIALES (CONTAMINACION CRUZADA)
INVENTARIOS CCLICOS Y ANUALES
IDENTIFICAR A SUS CLIENTES Y A SUS PROVEEDORES (INTERNOS Y EXTERNOS)
 BUENAS PRCTICAS DE ALMACENAMIENTO (MANDAMIENTOS)
Escribir y Seguir los procedimientos, instructivos y manuales brindados.
Documentar el trabajo realizado a travs de registros formales
Validar los procedimientos (Compararlos con la realidad)
Disear y construir las instalaciones y equipos adecuados.
Dar mantenimiento a las instalaciones y equipos.
Mantener una excelente higiene personal.
Utilizar todos los implementos de seguridad y proteccin personal brindados por la empresa en las
actividades diarias dentro de bodega (guantes, mandil, botas etc.)
Diligenciar los registros y formatos correspondientes a cada proceso dentro del almacn.
Identificar los productos que lo requieran y mantener a la vista los cdigos.
Identificar las ubicaciones y estanteras.
Ubicar fsicamente y en el sistema informtico todo producto que ingrese/egrese del el almacn.
Hacer seguimiento al mantenimiento de equipos y herramientas del almacn.
 BUENAS PRCTICAS DE ALMACENAMIENTO
No se deben armar escaleras con las cajas o con el producto.
Verificacin de los productos en el despacho (cdigo al 100%, cantidad y estado)
Los productos con embalajes en mal estado deben ser revisados internamente.
Revisar la mercadera al 100% en el momento del recibo
Tener un cronograma de trabajo interno de aseo y limpieza y las herramientas correspondientes.
Mantener ordenado, aseado y limpio el lugar de trabajo, siguiendo el programa de aseo y limpieza
correspondiente.
En todo momento se debe mantener libre de mercanca el acceso a los extintores e hidrantes, as
como los corredores y reas de circulacin (pasillos libres) y puertas de acceso.
Se deben definir reas especficas de recepcin y despacho y los productos y materiales deben estar
protegidos de las condiciones del tiempo.
Todos los materiales y productos deben almacenarse en condiciones apropiadas establecidas por el
fabricante como capacidad de apilamiento y direccin vertical (ver pictogramas)
Todos los productos deben almacenarse en plataformas o estanteras pero no directamente el suelo.
Se deben segregar los desechos slidos causados por la operacin en reas especficas.
No se ingieren alimentos o bebidas dentro del rea de almacenamiento. Jams fumar o ingerir
bebidas alcohlicas dentro del rea de almacenamiento
Tener un sistema formal de seguimiento del orden y de los estndares como las 5S
BENEFICIOS
MEJORA LA TOMA DE DECISIONES Y LA VELOCIDAD DE RESPUESTA
MEJORA EL CONOCIMIENTO Y CONTROL DE LA OPERACIN EN TIEMPO
REAL
PERMITE LA CENTRALIZACION Y UNIFICACION DE LA INFORMACION
AUMENTA LA PRODUCTIVIDAD (EFICIENCIA)
PERMITE AHORROS (REDUCCION DE COSTOS)
AUMENTA LA EXACTITUD Y EL NIVEL DE SERVICIO EN LOS FLUJOS DE
ENTRADA Y SALIDA
RACIONALIZA EL TRABAJO (MEJORA LA DISCIPLINA INTERNA)
MEJORA LA COMUNICACION
Un cdigo QR (Quick Response code, "cdigo de respuesta rpida")
mdulo para almacenar informacin en una matriz de puntos o en
un cdigo de barras bidimensional
HANDHELDS
 Radio-Frequency IDentification
RFID
MRP MATERIAL REQUIRIMENT PLANNING
MRP-II MANUFACTURING RESOURCE PLANNING
STOCK PICKER ELECTRICO Y MONTACARGAS DE CONTRAPESO
JACK PALLETS O ESTIBADORES
 STOCK PICKERS PERSONALES

PALETIZADOR DE ALTA VELOCIDAD

EQUIPOS MONTACARGAS TRILATERALES
ALMACENES ROBOTIZADOS
ALMACENES AUTOPORTANTES