Reunion Es

ptima
1
Direccin de MOTIVOS POR LOS QUE LAS
Equipos REUNIONES NO SUELEN SER
y
EFICACES
Gestin de
Reuniones
COMO SOLUCIONARLOS
#Coaching, #Mindfulness, #Liderazgo, Habilidades Directivas, Desarrollo Personal

@robcrobu @optimacoaching / Tel. + 34 665 536 059 / www.optimacoaching.es
MOTIVOS MOTIVOS
No se es puntuales (se llega tarde)
No hay moderador definido / Convocador
No estn estructuradas (orden del da)
Errores en convocar asistentes
No se acude con info preparada
Personajes con roles disfuncionales
Doble tareas mientras se est en reunin
Exceso de Prisa / Calma
Asistentes se ausentan durante la reunin
Miedo
Curiosidad/ necesidades personales por encima de las
colectivas Hasto / Frustracin por antiguas rencillas no superadas
No se definen acciones No adecuacin de comentarios pblicos/ privados
No se designan responsables de acciones No se hace acta (o se enva tarde)
No se definen plazos Acta no refleja adecuadamente lo sucedido
No se definen prioridades No hay un calendario establecido
#Coaching, #Mindfulness, #Liderazgo, Habilidades Directivas, Desarrollo Personal #Coaching, #Mindfulness, #Liderazgo, Habilidades Directivas, Desarrollo Personal
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INDICADORES INDICADORES
Hay demasiadas
No se ejecutan planes de accin
Duran ms de lo necesario
Se toman grandes decisiones pero luego nada
No da tiempo prepararlas por su solape
Siempre hablan los mismos/ Participacin dispar
Se dan explicaciones sobre hechos pasados
Monlogos unidireccionales
Hay que resumir antecedentes
Implican Grandes Desplazamientos Frecuentes
Se analiza pero no se toman decisiones
La gente se sigue reuniendo una vez finalizada la hora
La gente se aburre
Se enva la convocatoria justo antes del inicio
Interrupciones
Se acaba hablando de otros temas
1
2 TIPOLOGA Segn Actores
TIPOLOGA DE REUNIONES Cara a cara

Pequeos Grupos / Comits
Colectivas
ESTRUCTURAS Y TIMING Virtuales Simultneas: Skype / Videoconferencias
Virtuales en Diferido: Plataformas de Puesta en Comn /
Google Drive
TIPOLOGA Segn Formato TIPOLOGA Segn Objetivos
Comunicacin: Informativas
Estructurado (BNI) (SCRUM)
Comunicacin: Definicin de Objetivos
Semi Estructurado (Reuniones de Vecinos)
Problem Solving: Anlisis / Debate
Libre (sin estructura tipo reunin de amigos)
Problem Solving: Creatividad / Formulacin de Ideas
Problem Solving: Toma de Decisiones
Problem Solving: Plan de Accin
Clsico (orden del da, debate, anlisis, sntesis, decisin)
Seguimiento: Ajuste y Feed-Back
Briefing (coordinacin rpida, puesta en comn)
Disciplinares: Mediacin / Resolucin de Conflictos
Informal (fomentar relaciones interpersonales)
Disciplinares: Sanciones / Refuerzos Positivos
ESTRUCTURA TIMING
Segn Orden del Da (asignar tiempos por punto) Depende de Numero de Asistentes Participantes
Repaso Men General Previo y Eleccin Prioridades
Cada Punto: Depende del Nmero de Puntos del Orden del Da
Resumen Antecedentes (acta anterior) y Objetivos Generales
Detalle Cuestiones Pendientes
Depende del Objetivo de la Reunin
Debate: Creacin, Anlisis, Decisin, Accin
Asignacin Plazos
Asignacin Responsables (Cierre) Turno de Palabra Obligatorio o Libre?
Redaccin y Envo de Acta
Lectura Acta / Alegaciones Tiempos de Intervencin limitados o libres?
Nueva Convocatoria con Orden del Da
2
3 CONCLUSIONES
PLANTEAR OBJETIVOS:
Nadie Puede Darle A Un Blanco
EL MTODO P.A.R.E.M.O.S. Que No Puede Ver
Robin Sharma
CONCLUSIONES POSTULADO
Y Si Le Da, Posiblemente Uno Es Importante Tener Claro El Objetivo

No Se De Cuenta de Ello Para Saber Si Lo He Logrado o No
Roberto Crobu
POSTULADO
TRABAJAR POR OBJETIVOS ES POR QU MUCHAS VECES NO

FUNDAMENTAL PARA SABER SI CONSEGUIMOS OBJETIVOS O PERDEMOS
ESTAMOS SIENDO PRODUCTIVOS MUCHO TIEMPO EN INTENTARLO?
3
Por Qu No Conseguimos Objetivos O
Protocolo P.A.R.E.M.O.S.
Tardamos Mucho En Hacerlo
No definimos adecuadamente el Objetivo. Es una metodologa para la definicin eficaz de objetivos.
Confundimos Objetivo con Deseo. Y Para la gestin eficiente de los recursos y del tiempo para
lograrlo.
No definimos adecuadamente lo que tenemos que hacer y como
hacerlo .
Protocolo de 25 preguntas.
Confundimos Acciones con Intenciones.
Aplicable a Personas Individualmente (2 horas) y a Equipos de
Confundimos Resultados con Expectativas. Trabajo (4 horas).
Nos Equivocamos en lo que hicimos para conseguirlo. Cumple con los valores de Equilibrio, Fluidez, Armona,
Determinacin y Constancia.
Ejercicio 4 Ejercicio 4
Protocolo P.A.R.E.M.O.S. Protocolo P.A.R.E.M.O.S. Simplificado
Cuanto es de POSITIVO de 1 a 10.

Puedes Escribir en un folio un objetivo que quieres lograr?
Cuanto es de ADECUADO de 1 a 10.
Responde lo que has escrito a una frase de entre 5 y 15 palabras?
Cuanto es de RETADOR de 1 a 10.
Pondremos a prueba del mtodo P.A.R.E.M.O.S. lo que has escrito
para ver si se trata de un objetivo o de un simple deseo.. Cuanto es de ESPECFICO de 1 a 10.
Cuanto es de MEDIBLE de 1 a 10.
Cuanto es de ORIENTADOR de 1 a 10.
Cuanto es de SOSTENIBLE de 1 a 10.
FALACIAS DE
LA GESTIN DEL TIEMPO 4
DETECCIN DE ROLES Y GESTIN
Los objetivos marcan el principio
de un proceso, no su final MODELO BELBIN
Ken Blanchard
4
MODELO BELBIN
CEREBRO
Suena a Eneagrama?
Cerebro Genera Ideas Aporta Soluciones
Investigador Ensimismado Ignora a Otros
Coordinador
Impulsor
Monitor/ Evaluador
Cohesionador
Implementador
Finalizador
Especialista
INVESTIGADOR COORDINADOR
Busca Oportunidades Desarrolla Contactos Maduro Delega Seguro de S

Demasiado Optimista Pierde Inters Tras Inicio Puede percibirse como manipulador/aprovechado
IMPULSOR MONITOR
Retador Dinmico Iniciativa - Coraje Serio Estratega Analiza Eficaz

Puede Provocar hasta caer en antipata Puede Carecer de Iniciativa a la Accin - Crtico
5
COHESIONADOR IMPLEMENTADOR
Colaborador Diplomtico - Escucha Prctico Fiable Eficiente - Organiza

Indeciso Evita la Confrontacin Poca Flexibilidad Lento en Responder
FINALIZADOR ESPECIALISTA
Esmerado Busca Errores y Perfecciona Resuelto Dinmico Especfico - Preciso

Ansioso Preocupado Exceso de Control Tecnicsta Puede carecer de Visin Global
ROLES SIMPLIFICADO EQUILIBRIO
Problem Solving: Anlisis / Debate TODO DESEQUILIBRIO EN UN EQUIPO

Problem Solving: Creatividad / Formulacin de Ideas
QUE HAGA QUE NO EST UNO DE LOS
Problem Solving: Toma de Decisiones
CUATRO ROLES O QUE EL CONJUNTO
Problem Solving: Plan de Accin
DE LOS MIEMBROS TIENDA A
CIERTOS ROLES, HAR QUE EL
EQUIPO NO FLUYA
6
5 PLAN DE ACCIN
OBJETIVO: (PARA QU) ________________

FIJAR PLANES DE ACCIN
ACCIN PRIORIDAD (A-B-C) PLAZO
Y
ATRIBUIR RESPONSABILIDADES
MAPA DE COMPROMISOS PLAN DE ACCIN EFICIENTE
OBJETIVO: (PARA QU) ________________ OBJETIVO: (PARA QU) ________________
ACCIN RESPONSABLE PLAZO ACCIN PRIORIDAD TIEMPO PLAZO RESPONSABLE

(A_B_C) NECESARIO
ESTILOS DE LIDERAZGO
LIDERAZGO SITUACIONAL
Y ETAPAS DE MADURACIN
El lder ni nace ni se hace, sino que todos podemos

en algn momento en la vida tener que gestionar PARTICIPATIVO AUTORITARIO
situaciones en las que vamos a ser un referente
para los dems y podemos influir en ellos. (NO PUEDE SABE) (NOVATO)
En qu situaciones de tu vida
eres referente para alguien? LIBERAL CONSULTIVO
De quien eres un referente? (EXPERTO) (PUEDE NO SABE)
Coaching, Formacin, Orientacin / Tel. + 34 665 536 059 / www.optimacoaching.es Coaching, Formacin, Orientacin / Tel. + 34 665 536 059 / www.optimacoaching.es
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6 CIRCULOS CALIDAD
Ishikawa (aos 60)
MODELOS DE REUNIONES Grupos de Voluntarios de 4 a 8 personas

ACTUALMENTE USADOS EN Calidad Centrada en mejora de Procesos y Productos
ORGANIZACIONES E INDUSTRIA Procedimiento Secuencial
Grupo Auto-Organizado
Crculos de Calidad
Muy til para generar Confianza y Responsabilizar
SCRUM Fomenta la Participacin y Motivacin del Personal
Mtodo ptima Integra filosofa de mejora continua, enfocado a
soluciones no a quejas ni reivindicaciones.
CIRCULOS DE CALIDAD CIRCULOS DE CALIDAD
Sprint Planning: reunin para acordar Product Backup y

compromiso, plazos, miembros. Max 8 horas.
Facilitador/ Moderador (no lder)
Portavoz / Representante de la Empresa Dayly Scrum: 15 independientemente de numero
miembros misma hora todos los das en mismo lugar.
Informe: consensuado y firmado por participantes
Equipo de Personas Implicadas que Trabajan de manera Scrum de Scrum: cuando hay varios teams en solape 15
Propositiva: solo analizan y proponen pero no deciden. diariamente tras el Dayly con un representante de cada
Direccin: quien valora las propuesta y las acepta o team.
declina. Sprint Review Meeting: revisin del producto, mejoras,
pruebas, presentacin. 4 horas.
Sprint Retrospective: mejora formal del proceso. 4 horas.
SCRUM SCRUM
Nonaka y Takeuchi (1986)
Lo descubren analizando empresas de base tecnolgica
Se inspira a la formacin Mel del Rugby (Scrum) SCRUM Master: Facilitador/ Coach pero no lder / Mtodo
Product Owner: Representante Stakeholder/ Voz Cliente
Desarrollo Incremental en lugar de Planificacin Completa
Product Backup: Requisitos del Sprint
Calidad Centrada en Know How en lugar de Procesos
Team: Personas Implicadas que Trabajan
Solapamiento fases del proyecto en lugar de Secuencial
Sprint: de una a cuatro semanas
Grupo Auto-Organizado
Permite cambios en necesidades del cliente
Muy til en entornos VUCA, con inestabilidad No permite cambiar el Product Backup
Aporta Rapidez y Flexibilidad
Ken Schwaber lo desarrolla en 1996
8
SCRUM SCRUM
Sprint Planning: reunin para acordar Product Backup y Preguntas Daily SCRUM
compromiso, plazos, miembros. Max 8 horas. Qu has hecho desde ayer?
Qu es lo que hars para maana?
Daily Scrum: 15 independientemente de numero
Has tenido algn problema que te haya impedido alcanzar tu
miembros misma hora todos los das en mismo lugar. objetivo?
Scrum de Scrum: cuando hay varios teams en solape 15
diariamente tras el Daily con un representante de cada Preguntas SCRUM de SCRUM
team. Qu ha hecho tu equipo desde nuestra ltima reunin?
Qu har tu equipo antes que nos volvamos a reunir?
Sprint Review Meeting: revisin del producto, mejoras, Hay algo que demora o estorba a tu equipo?
pruebas, presentacin. 4 horas. Ests a punto de poner algo en el camino del otro equipo?
Sprint Retrospective: mejora formal del proceso. 4 horas.
SCRUM SCRUM
MODELO PTIMA MODELO PTIMA
Derivacin del GROW

Integracin de las 5W
Un problema es todo tipo de
Integracin del Modelo Briefings
Enfoque Orientado a Soluciones situacin que requiere que
hagamos algo para, de donde
Muy til en entornos VUCA estemos, llegar a otro punto
Muy adaptable a equipos variados
donde queremos estar
No requiere que los asistentes se conozcan o tengan
confianza (funciona incluso bajo conflictos encubiertos)
Visin Pragmtica de un Problema Roberto Crobu
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MODELO PTIMA MODELO PTIMA
robertocrobu.wordpress.com www.caminoalcambio.com
CONTACTO GRACIAS!
www.optimacoaching.es
FORMACIN Y
COACHING MOTIVACIN AUTOESTIMA
Roberto Crobu
DEPRESIN
ASERTIVIDAD EMPATA
E-MAIL: roberto@optimacoaching.es
TEL. 665 536 059 TRABAJO EN INTELIGENCIA

LIDERAZGO
EQUIPO EMOCIONAL
BLOG: robertocrobu.wordpress.com GESTIN DEL
ESTRS Y TIEMPO
PERSUASIN
WEB: www.optimacoaching.es ANSIEDAD
PENSAMIENTO RESOLUCIN DE
Twitter: @robcrobu SUPERACIN PROBLEMAS
POSITIVO
PERSONAL
#Coaching, #Mindfulness, #Liderazgo, Habilidades Directivas, Desarrollo Personal
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TIPOLOGA DE REUNIONES Cara a cara

TIPOLOGA Segn Formato TIPOLOGA Segn Objetivos

Y Si Le Da, Posiblemente Uno Es Importante Tener Claro El Objetivo

TRABAJAR POR OBJETIVOS ES POR QU MUCHAS VECES NO

No definimos adecuadamente el Objetivo. Es una metodologa para la definicin eficaz de objetivos.

Cuanto es de POSITIVO de 1 a 10.

Cuanto es de MEDIBLE de 1 a 10.

Cuanto es de ORIENTADOR de 1 a 10.

Cuanto es de SOSTENIBLE de 1 a 10.

Busca Oportunidades Desarrolla Contactos Maduro Delega Seguro de S

Retador Dinmico Iniciativa - Coraje Serio Estratega Analiza Eficaz

Colaborador Diplomtico - Escucha Prctico Fiable Eficiente - Organiza

Esmerado Busca Errores y Perfecciona Resuelto Dinmico Especfico - Preciso

ROLES SIMPLIFICADO EQUILIBRIO

Problem Solving: Anlisis / Debate TODO DESEQUILIBRIO EN UN EQUIPO

OBJETIVO: (PARA QU) ________________

MAPA DE COMPROMISOS PLAN DE ACCIN EFICIENTE

OBJETIVO: (PARA QU) ________________ OBJETIVO: (PARA QU) ________________

ACCIN RESPONSABLE PLAZO ACCIN PRIORIDAD TIEMPO PLAZO RESPONSABLE

El lder ni nace ni se hace, sino que todos podemos

De quien eres un referente? (EXPERTO) (PUEDE NO SABE)

MODELOS DE REUNIONES Grupos de Voluntarios de 4 a 8 personas

CIRCULOS DE CALIDAD CIRCULOS DE CALIDAD

Sprint Planning: reunin para acordar Product Backup y

MODELO PTIMA MODELO PTIMA

Derivacin del GROW

TEL. 665 536 059 TRABAJO EN INTELIGENCIA

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OBJETIVO: (PARA QU) OBJETIVO: (PARA QU)