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SAP PRESS ist eine gemeinschaftliche Initiative von SAP und Galileo Press.

Ziel ist es, Anwendern qualifiziertes SAP-Wissen zur Verfgung zu stellen.


SAP PRESS vereint das fachliche Know-how der SAP und die verlegerische
Kompetenz von Galileo Press. Die Bcher bieten Expertenwissen zu tech-
nischen wie auch zu betriebswirtschaftlichen SAP-Themen.

Schmalzing, Messner
Controlling mit SAP 100 Tipps & Tricks
2014, 417 S., brosch.
ISBN 978-3-8362-2602-8

Schlagenhauf, Siebert
Anlagenbuchhaltung mit SAP
2. Auflage 2014, ca. 500 S., geb.
ISBN 978-3-8362-2947-0

Forsthuber, Siebert
Praxishandbuch SAP-Finanzwesen
5. Auflage 2013, 653 S., geb.
ISBN 978-3-8362-2033-0

Jrg Siebert
Abschlussarbeiten im SAP-Finanzwesen
2014, 336 S., geb.
ISBN 978-3-8362-1832-0

Munzel, Munzel
SAP-Finanzwesen Customizing
2. Auflage 2012, 608 S., geb.
ISBN 978-3-8362-1827-6

Aktuelle Angaben zum gesamten SAP PRESS-Programm finden Sie unter


www.sap-press.de.
Carolin Klein, Ulrike Messner

Finanzbuchhaltung mit SAP

100 Tipps & Tricks

Bonn  Boston
Liebe Leserin, lieber Leser,

vielen Dank, dass Sie sich fr ein Buch von SAP PRESS entschieden haben.

Jedes Mal, wenn ich an einem Buch aus der Reihe 100 Tipps & Tricks
arbeite, wird mir bewusst, wie viele Workarounds ich tglich verwende. Wie
oft habe mich bei manchen Aufgaben schon gefragt, ob nicht auch ein krzerer
Weg zum Ziel fhrt oder mir gewnscht, dass sich manche Ablufe automa-
tisieren lieen.

Wenn es Ihnen hnlich geht und Sie mit FI arbeiten, dann ist dieses Buch wie
fr Sie gemacht. Carolin Klein und Ulrike Messner haben 100 hilfreiche Tipps
fr Sie zusammengetragen, die Ihnen bei Ihrer tglichen Arbeit mit FI weiter-
helfen. Ob Hauptbuchhaltung, Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung oder
Anlagenbuchhaltung: Lernen Sie neue Lsungen fr altbekannte Probleme
kennen, und probieren Sie die Tipps gleich im System aus. Ich bin mir sicher,
dass auch Ihnen an der einen oder anderen Stelle ein Licht aufgehen wird.

Wir freuen uns stets ber Lob, aber auch ber kritische Anmerkungen, die
uns helfen, unsere Bcher zu verbessern. Scheuen Sie sich nicht, mich zu kon-
taktieren. Ihre Fragen und Anmerkungen sind jederzeit willkommen.

Ihr Martin Angenendt


Lektorat SAP PRESS

Galileo Press
Rheinwerkallee 4
53227 Bonn

martin.angenendt@galileo-press.de
www.sap-press.de
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insbesondere:

Lektorat Martin Angenendt, Eva Tripp


Korrektorat Osseline Fenner, Troisdorf
Herstellung E-Book Kamelia Brendel
Covergestaltung Eva Schmcker
Satz E-Book SatzPro, Krefeld

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Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek:


Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der
Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind
im Internet ber http://dnb.d-nb.de abrufbar.

ISBN 978-3-8362-2646-2 (Buch)


ISBN 978-3-8362-2647-9 (E-Book)

1. Auflage 2014
Galileo Press, Bonn 2014
Inhalt

Einleitung .............................................................................................. 11

TEIL 1 Finanzbuchhaltung allgemein .................................... 15

Tipp 1 Standardtexte zwischen Systemen bertragen ........................ 16


Tipp 2 Textbausteine in Einzelpostentexten verwenden .................... 18
Tipp 3 Belegerfassung durch Erfassungsvarianten erleichtern ............ 21
Tipp 4 Beleg mittels Referenzbeleg erfassen ...................................... 26
Tipp 5 Falschbuchungen mittels Validierungen vermeiden ................ 30
Tipp 6 Buchungsperioden automatisch ffnen und schlieen ............ 34
Tipp 7 Feld Zuordnung korrekt befllen ......................................... 38
Tipp 8 Zweiten Zeitraum fr erlaubte Buchungsperioden nutzen ....... 43
Tipp 9 Mit Selektionsvarianten arbeiten ............................................ 47
Tipp 10 Mittels Aufzeichnungen Massen-Datenerfassung
erleichtern ............................................................................. 49
Tipp 11 Felder ber Parameter-IDs vorbelegen ................................... 57
Tipp 12 Saldovortrag in SAP verstehen ............................................... 60
Tipp 13 Inhalt des Feldes Zuordnung in FI-Belegen korrigieren ........ 67
Tipp 14 Buchungsdatum fr vorerfasste Belege ndern ....................... 70
Tipp 15 Zustzliche Felder in Einzelpostenanzeige aufnehmen ............ 74
Tipp 16 Globale und benutzerspezifische Anzeigelayouts nutzen ........ 76

TEIL 2 Sachkonten und Hauptbuchhaltung ........................ 79

Trick 17 Kontosteuerung nachtrglich ndern ..................................... 80


Tipp 18 Sachkontenstammdaten zwischen Systemen bertragen ........ 83
Tipp 19 In Sonderperioden buchen ..................................................... 87
Tipp 20 Belegnummernlcken nachweisen ......................................... 91
Tipp 21 Plandaten in FI erstellen (klassisches Hauptbuch) ................... 93
Tipp 22 Plandaten in FI erstellen (neues Hauptbuch) .......................... 97
Tipp 23 Einzelposten nachtrglich aufbauen ....................................... 101
Tipp 24 Einzelposten nachtrglich abbauen ........................................ 104
Tipp 25 Offene-Posten-Verwaltung fr Sachkonten aufbauen ............. 107
Tipp 26 Offene Posten fr Sachkonten abbauen ................................. 109
Tipp 27 Query fr Sachkontenstammdaten erstellen ........................... 112
Tipp 28 Allokationen im neuen Hauptbuch einsetzen ......................... 121
Tipp 29 Feldstatus fr Sachkonten definieren ...................................... 127

7
Inhalt

Tipp 30 Massennderung fr Sachkonten einsetzen ............................ 132


Tipp 31 E-Bilanz an Microsoft Excel bergeben .................................. 136
Tipp 32 Massenstorno fr FI-Belege durchfhren ................................ 139

TEIL 3 Bankenbuchhaltung ....................................................... 143


Tipp 33 Bankkonto des Kreditors ber Partnerbanktyp auswhlen ...... 144
Tipp 34 Whrungskurse mithilfe von Arbeitsvorrten pflegen ............. 148
Tipp 35 Bankunterkonten automatisch ausziffern ................................ 152
Tipp 36 IBAN fr Hausbankkonten pflegen ......................................... 155
Tipp 37 Bankenreihenfolge im Produktivsystem ndern ...................... 158
Tipp 38 Kontoauszge lschen ........................................................... 161

TEIL 4 Kreditorenbuchhaltung und


Rechnungsprfung ......................................................... 165
Tipp 39 Mit gemerkten Belegen arbeiten ............................................ 166
Tipp 40 Sensible Felder definieren (Vieraugenprinzip) ......................... 169
Tipp 41 Kreditorenstammdaten mit Massennderung aktualisieren ..... 173
Tipp 42 Probleme im Zahllauf mithilfe des Zusatzprotokolls lsen ....... 177
Tipp 43 Anzeige der Vorschlagsliste im Zahllauf ndern ...................... 180
Tipp 44 Zahlungsavise per Fax oder E-Mail versenden ........................ 185
Tipp 45 Doppelt gebuchte Rechnungen auflisten ................................ 187
Tipp 46 Ausgleich zurcknehmen ....................................................... 190
Tipp 47 Beim Rechnungseingang weitere Rechnungen von
abweichenden Lieferanten erfassen ........................................ 193
Tipp 48 Ungeplante Bezugsnebenkosten verbuchen ........................... 197
Tipp 49 Kontenfindung fr nicht bestandsgefhrte Materialien
einrichten .............................................................................. 201
Tipp 50 Belegarten fr die logistische Rechnungsprfung
vorbelegen ............................................................................. 205

TEIL 5 Debitorenbuchhaltung .................................................. 209


Tipp 51 Ratenzahlungsbedingungen definieren ................................... 210
Tipp 52 Freie Selektionen im Zahllauf nutzen ...................................... 213
Tipp 53 Alternative Abstimmkonten bebuchen ................................... 215
Tipp 54 Offene Merkposten ausziffern ................................................ 220
Tipp 55 Kreditorische Posten im Mahnlauf bercksichtigen ................ 222

8
Inhalt

Tipp 56 Zusatzprotokoll im Mahnlauf nutzen ...................................... 226


Tipp 57 Massenstorno des Mahnlaufs durchfhren ............................. 229
Tipp 58 Debitoren auf Dubletten prfen ............................................. 232

TEIL 6 Anlagenbuchhaltung ..................................................... 235


Tipp 59 Massennderungen
bei Anlagenstammstzen durchfhren .................................... 236
Tipp 60 Stammdaten aus Buchungen heraus anlegen .......................... 243
Tipp 61 Anlagen per Massentransfer bertragen ................................. 246
Tipp 62 Massenabgang fr Anlagen durchfhren ................................ 251
Tipp 63 Validierungen im Anlagenstamm verwenden ......................... 256
Tipp 64 Substitutionen im Anlagenstamm einsetzen ........................... 263
Tipp 65 CO-Objekt zeitunabhngig definieren .................................... 267
Tipp 66 Bilanzstruktur in Abhngigkeit vom Bewertungsbereich
hinterlegen ............................................................................ 269
Tipp 67 Anlagenbewegungen per Herkunftsnachweis
nachvollziehen ....................................................................... 271
Tipp 68 Berichte fr Anlagen stillgelegter Buchungskreise erstellen ..... 274
Tipp 69 Versicherungsbasiswerte neu berechnen ................................ 276
Tipp 70 Zustzliche Felder in Anlagen-Reporting aufnehmen .............. 279
Tipp 71 Anlagengitter in Microsoft Excel herunterladen ...................... 284
Tipp 72 Hauptbuch- und Anlagenbuchhaltung abstimmen .................. 288
Tipp 73 Unvollstndige Anlagen prfen und vervollstndigen ............. 293
Tipp 74 Unbebuchte Anlagen analysieren ........................................... 295

TEIL 7 Abschluss und Reporting ............................................. 299


Tipp 75 Konten in der GuV-Struktur einseitig zuordnen ...................... 300
Tipp 76 Positionen in der GuV-Struktur einseitig zuordnen ................. 303
Tipp 77 Nicht zugeordnete Konten in Bilanzstruktur bearbeiten ......... 307
Tipp 78 Bilanz- und GuV-Struktur im Produktivsystem pflegen ........... 311
Tipp 79 Buchungen mit falschen Funktionsbereichen korrigieren ........ 313
Tipp 80 Aus der Bilanz in andere Berichte abspringen ......................... 317
Tipp 81 Bilanzreport mit Ledger-Vergleich fr das neue
Hauptbuch erstellen .............................................................. 320
Tipp 82 Accrual Engine fr Abgrenzungsbuchungen einsetzen ............ 324
Tipp 83 Rollierende/jahresbergreifende Bilanzen darstellen .............. 329
Tipp 84 Sets und Kontengruppen auf Basis der
Bilanzstruktur erstellen .......................................................... 332

9
Inhalt

Tipp 85 Selektionsvarianten mit Variablen definieren .......................... 335


Tipp 86 Reportvarianten transportieren .............................................. 337

TEIL 8 Integrationsaspekte ...................................................... 339


Tipp 87 MM-Kontenfindung nachvollziehen ....................................... 340
Tipp 88 Report Bilanzwert pro Konto im Abschluss einsetzen .......... 342
Tipp 89 CO-Kontierungen automatisch ableiten ................................. 347
Tipp 90 Dummy fr Funktionsbereiche einrichten ............................... 350
Tipp 91 Ableitung von Funktionsbereichen beeinflussen ..................... 355
Tipp 92 Anlagenzugnge ber Investitionsmanahmen abwickeln ...... 359
Tipp 93 Plan-Abschreibungen fr zuknftige Investitionen
ermitteln ................................................................................ 365
Tipp 94 Planung von CO in FI bernehmen ........................................ 371
Tipp 95 Anzahl der FI-Belegpositionen reduzieren .............................. 375
Tipp 96 Mit der integrierten Anzahlungsabwicklung arbeiten ............. 379
Tipp 97 berleitungsfehler aus SD prfen und beseitigen ................... 385
Tipp 98 Erlskontenfindung nachvollziehen ........................................ 388
Tipp 99 SD-Beleginformationen an FI-Beleg bergeben ...................... 390
Tipp 100 Anzahlungsabwicklung ber Basiskonditionen in
SD abbilden ........................................................................... 394

Die Autorinnen ...................................................................................... 399


Index ..................................................................................................... 401

10
Einleitung

Einer unserer Kunden bat uns mit den folgenden Worten um ein Audit der
SAP-Komponente FI: Wer mchte denn Radfahren, wenn er einen Porsche
in der Garage stehen hat! Er hatte den Eindruck, dass das Potenzial des FI-
Systems nicht vollstndig ausgenutzt wird. Gleichzeitig stand er stndig
unter dem Druck, dass der Abschluss immer schneller erstellt werden
musste.

Fast Close ist heutzutage eben nicht mehr nur ein Schlagwort, das viel disku-
tiert wird. Der Fast Close wird von vielen Unternehmen gelebt, und die Zeit-
vorgaben, bis wann ein rechtsgltiger Abschluss vorliegen muss, werden
immer krzer. Das zwingt die Mitarbeiter in den Unternehmen, ihre Arbeit
immer effizienter durchzufhren. Gelingen kann dies nur, wenn neben der
notwendigen Organisation die zur Verfgung stehenden Mittel, darunter
auch das SAP-ERP-System, mglichst optimal und effizient genutzt werden.

Mit den 100 Tipps und Tricks in diesem Buch mchten wir Sie an unseren
Erfahrungen teilhaben lassen und Ihnen zeigen, wie die Prozesse durch ein-
fache Systemeinstellungen sicherer gestaltet werden knnen und sich somit
die Datenqualitt erhhen lsst. Denn durch eine hhere Datenqualitt kn-
nen Differenzen reduziert oder gar vermieden werden, die den Zeitaufwand
im Abschluss deutlich beeinflussen: Wer Differenzen erst gar nicht analysie-
ren und beseitigen muss, ist eindeutig schneller. Aber nicht nur durch ver-
besserte Datenqualitt lsst sich ein Abschluss schneller erstellen. Auch
durch den geschickten Einsatz der zur Verfgung stehenden Funktionalit-
ten in den Transaktionen kann der Anwender effizienter arbeiten.

Zielgruppe
Dieses Buch richtet sich an Anwender und Key-User der Finanzbuchhaltung
sowie an Mitarbeiter in der IT, die die SAP-Komponente FI betreuen. Man-
che Tipps setzen bereits Erfahrung in SAP voraus, einzelne wiederum kn-
nen auch sehr gut von Einsteigern nachvollzogen werden. Die Tipps geben
Ihnen neue Ideen fr die Erleichterung und effizientere Gestaltung der
Arbeit mit FI.

11
Einleitung

Fr einige Tipps bentigen Sie einen Entwicklerschlssel. In diesen Tipps


weisen wir darauf hin, dass Sie die Untersttzung eines Entwicklers benti-
gen, sofern Sie nicht selbst die Berechtigung und einen Entwicklerschlssel
zum Einbau von Coding in SAP haben.

Zielsetzung und Inhalt


Die Tipps, die wir in diesem Buch zusammengestellt haben, stammen aus
Kundenprojekten, die wir bei Firmen aus unterschiedlichen Branchen durch-
gefhrt haben. Darunter befinden sich kleinere und grere mittelstndische
Unternehmen bis hin zu Grokonzernen. Unsere Tipps sollen Ihnen die tgli-
che Arbeit erleichtern und dabei helfen, die Datenqualitt zu verbessern. Das
Buch ist in acht Teile gegliedert und enthlt Tipps zu allen Teilkomponenten
in FI sowie zu integrativen Prozessen in anderen Komponenten. Auch wenn
manche Tipps direkt im System umgesetzt werden knnen, mchten wir dar-
auf hinweisen, dass die Tipps die Umsetzung beschreiben, jedoch eine
gewisse Erfahrung im Umgang mit dem SAP-System voraussetzen.

Zum Aufbau
Dieses Buch ist in acht Teile gegliedert. Jeder Teil enthlt mehrere Tipps zu
einem Themengebiet. Je nach Gre des Themengebiets unterscheidet sich
die Anzahl der Tipps pro Buchteil. Fr manche Tipps finden Sie Verweise auf
weiterfhrende oder angrenzende Tipps zum Sachverhalt in diesem Buch.
Die Tipps sind jedoch unabhngig voneinander, das heit, die Reihenfolge,
in der Sie die Tipps lesen, spielt keine Rolle.

Systemvoraussetzungen
Ein Groteil der Tipps bezieht sich auf Kernfunktionalitten und ist daher
nicht an ein Release gebunden. Einige Tipps sind nur mit dem neuen Haupt-
buch umsetzbar, wir weisen Sie darauf im jeweiligen Tipp explizit hin. Soll-
ten Tipps die Aktivierung von Business Functions oder Erweiterungspaketen
erforderlich machen, werden diese im Tipp genannt. Die Screenshots in den
Tipps wurden auf einem aktuellen SAP-ERP-System (Release 6.0 EHP 6)
erstellt.

12
Einleitung

Danksagung
An dieser Stelle mchten wir die Gelegenheit nicht versumen, allen Perso-
nen zu danken, die direkt oder auch indirekt Anteil daran haben, dass dieses
Buch zustande gekommen ist. Zum einen sind dies Berater-Kolleginnen, die
den einen oder anderen Tipp beigesteuert haben. Andererseits aber auch
unser privates Umfeld, das uns den Rcken freigehalten und uns die notwen-
dige Zeit zugestanden hat, selbst an Feiertagen und im Urlaub, um an diesem
Werk zu arbeiten.

Carolin Klein und Ulrike Messner

13
TEIL 1
TEIL 1 Finanzbuchhaltung allgemein
Eine Reihe von Funktionen, die in FI zur Verfgung stehen, knnen in mehre-
ren Bereichen von FI eingesetzt werden. Die Tipps zu solchen bergreifenden
Funktionen haben wir in diesem Teil gesammelt. Lernen Sie z. B., wie Sie
Falschbuchungen mittels Validierungen vermeiden, Belege mithilfe von Refe-
renzbelegen schnell erfassen oder auch Buchungsperioden automatisch ffnen
und schlieen knnen. Des Weiteren finden Sie in diesem Teil zwei Tipps zum
Feld Zuordnung, das fr viele Prozesse eine zentrale Bedeutung hat, und
einen Tipp zu Parameter-IDs, die Ihnen in vielen Transaktionen die Arbeit
erleichtern knnen.

Tipps in diesem Teil


Tipp 1 Standardtexte zwischen Systemen bertragen ........................ 16
Tipp 2 Textbausteine in Einzelpostentexten verwenden .................... 18
Tipp 3 Belegerfassung durch Erfassungsvarianten erleichtern ............ 21
Tipp 4 Beleg mittels Referenzbeleg erfassen ...................................... 26
Tipp 5 Falschbuchungen mittels Validierungen vermeiden ................ 30
Tipp 6 Buchungsperioden automatisch ffnen und schlieen ............ 34
Tipp 7 Feld Zuordnung korrekt befllen ......................................... 38
Tipp 8 Zweiten Zeitraum fr erlaubte Buchungsperioden nutzen ....... 43
Tipp 9 Mit Selektionsvarianten arbeiten ............................................ 47
Tipp 10 Mittels Aufzeichnungen Massen-Datenerfassung erleichtern .. 49
Tipp 11 Felder ber Parameter-IDs vorbelegen ................................... 57
Tipp 12 Saldovortrag in SAP verstehen ............................................... 60
Tipp 13 Inhalt des Feldes Zuordnung in FI-Belegen korrigieren ........ 67
Tipp 14 Buchungsdatum fr vorerfasste Belege ndern ....................... 70
Tipp 15 Zustzliche Felder in Einzelpostenanzeige aufnehmen ............ 74
Tipp 16 Globale und benutzerspezifische Anzeigelayouts nutzen ........ 76

15
TEIL 1 Finanzbuchhaltung allgemein

Tipp 1
Tipp 1 Standardtexte zwischen
Systemen bertragen
Standardtexte erleichtern die Formulargestaltung ungemein. In diesem Tipp
zeigen wir Ihnen, wie Sie die Standardtexte zwischen Systemen bertragen
knnen.

rgert es Sie auch von Zeit zu Zeit, dass Sie an mehreren Stellen Aktualisie-
rungen vornehmen mssen, wenn Formulare angepasst werden mssen,
z. B. wenn sich die Bankverbindung oder der Geschftsfhrer ndert? Das
muss nicht sein! Sie knnen Standardtexte einsetzen und diese in andere Sys-
teme transportieren.

Standardtexte knnen Sie ber Transaktion SO10 zentral pflegen und im


Customizing an verschiedenen Stellen je nach Anwendungsfall hinterlegen,
wie z. B. fr das Mahnformular, Zahlungsavise, fr Fakturen im Vertrieb etc.

Und so gehts
Rufen Sie Transaktion SA38 auf, und starten Sie Programm RSTXTRAN. Es
ffnet sich ein neues Fenster.

Selektion der Standardtexte

16
Standardtexte zwischen Systemen bertragen Tipp 1

Die Felder Textschlssel Objekt, Textschlssel Id und Textschlssel


Sprache werden vorbelegt. Passen Sie hier gegebenenfalls die Sprache an,
wenn der Standardtext nicht in Sprache DE erfasst wurde. Im Feld Text-
schlssel Name knnen Sie den Standardtext direkt eingeben oder mithilfe
des Asterisk-Zeichens (*) suchen. Im Beispiel werden alle Standardtexte
selektiert, die mit F_0001_* beginnen. Fhren Sie den Bericht aus, indem Sie
auf das Icon (Ausfhren) klicken. Es ffnet sich ein neues Fenster.

Liste der transportierbaren Standardtexte

Als Ergebnis erscheint eine Liste aller gefundenen Standardtexte, die trans-
portiert werden knnen. Achten Sie darauf, dass nur die Standardtexte mar-
kiert sind, die Sie transportieren mchten. Im gezeigten Beispiel soll nur der
Standardtext F_0001_FOOTER transportiert werden. Besttigen Sie dies mit
(). Es ffnet sich eine Liste, in der die zu transportierenden Texte ange-
zeigt werden.

Selektierte Standardtexte

Klicken Sie auf die Schaltflche Texte in Korr. bern., und besttigen Sie die
Abfrage. Legen Sie einen neuen Transportauftrag an, oder bernehmen Sie
die Standardtexte in einen bestehenden Transportauftrag. Die Standardtexte
stehen nun zur bertragung in die Zielsysteme bereit.

17
TEIL 1 Finanzbuchhaltung allgemein

Tipp 2
Tipp 2 Textbausteine in Einzelposten-
texten verwenden
Es gibt Texte, die Sie bei der Belegerfassung immer wieder eingeben mssen.
In diesem Tipp zeigen wir Ihnen, wie Sie mit Textbausteinen Einzelpostentexte
schnell erfassen knnen. Dabei knnen Sie sogar Variablen einsetzen.

Bei der Belegerfassung knnen Sie sich die Arbeit durch den Einsatz von
Textbausteinen erleichtern. Dabei knnen Sie hufig wiederkehrende Texte
als Textbausteine im Customizing hinterlegen. Die hinterlegten Texte kn-
nen ber eine sogenannte Text-ID bei der Belegerfassung in die Belegposi-
tion bernommen werden.

Und so gehts
Die Textbausteine werden im Customizing hinterlegt. Rufen Sie dazu Trans-
aktion OB56 oder folgenden Eintrag im Customizing auf:

Finanzwesen (neu) Grundeinstellungen Finanzwesen (neu) Beleg Texte


fr Belegpositionen hinterlegen

Klicken Sie auf Neue Eintrge. Tragen Sie die Text-Id (LEAS) und die Text-
Schablone (Leasinggebhr fr Kfz im Monat $BUP) ein. Die Zeichenfolge
$BUP dient als Variable, die bei der Belegerfassung durch den Buchungsmo-
nat ersetzt wird, in den der Beleg gebucht wird. Wenn Sie die Checkbox
Kontrollanzeige aktivieren, wird der Text im Beleg angezeigt. Klicken Sie auf
das Icon (Sichern), um den Eintrag zu sichern.

18
Textbausteine in Einzelpostentexten verwenden Tipp 2

Textbaustein anlegen

Der Textbaustein steht nun fr die Verwendung in der Belegerfassung zur


Verfgung. Im Folgenden zeigen wir Ihnen anhand einer Sachkontenbu-
chung, wie Sie die Textbausteine einsetzen knnen.

Rufen Sie Transaktion FB50 oder folgenden Eintrag im Men auf:

Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Buchung Sachkontenbe-


leg erfassen

Erfassen Sie wie gewohnt den Beleg. Geben Sie nun im Feld Text ein Gleich-
heitszeichen gefolgt von der Text-ID (=LEAS) ein.

Belegerfassung mit Textbaustein

Durch Drcken auf () wird der Textbaustein Leasinggebhr fr Kfz im


Monat $BUP bernommen, den Sie zuvor im Customizing festgelegt haben.

19
TEIL 1 Finanzbuchhaltung allgemein

Wie Sie sehen, wird die Variable $BUP durch den Buchungsmonat 03/2014
ersetzt.

Text aus Textbaustein

20
Belegerfassung durch Erfassungsvarianten erleichtern Tipp 3

Tipp 3
Tipp 3 Belegerfassung durch Erfas-
sungsvarianten erleichtern
Nutzen Sie Enjoy-Transaktionen, und strt es Sie, dass in der Erfassungsmaske
sehr viele Felder erscheinen, die Sie gar nicht brauchen? Erfahren Sie in diesem
Tipp, wie Sie sich mithilfe von Erfassungsvarianten die Belegerfassung erleich-
tern knnen.

Wenn Sie die Enjoy-Transaktionen FB50, FB60 oder FB70 aufrufen, erhalten
Sie fr die Positionserfassung eine Vielzahl an Feldern, von denen Sie in der
Regel nur eine begrenzte Anzahl bentigen. ber Erfassungsvarianten kn-
nen Sie Erfassungsmasken definieren, in denen nur die Felder enthalten
sind, die Sie auch tatschlich brauchen. Sie knnen mehrere Erfassungsvari-
anten anlegen. Auf diese Weise knnen Sie die Anzahl der auszufllenden
Felder bersichtlich halten und manuelle Buchungen schneller erfassen.

Und so gehts
In unserem Beispiel mchten wir eine Erfassungsvariante fr Transaktion
FB50 (Sachkontenbeleg erfassen) anlegen. Rufen Sie zum Anlegen einer
Erfassungsvariante Transaktion SHD0 auf.

Erfassungsvariante anlegen

21
TEIL 1 Finanzbuchhaltung allgemein

Klicken Sie auf die Registerkarte Screenvarianten. Technisch heien Erfas-


sungsvarianten Screenvarianten. Tragen Sie in das Feld Transaktionscode
FB50 ein. Geben Sie in das Feld Screenvariante einen technischen Namen
fr die Variante ein, in das Feld Programm das Programm SAPLFSKB und
in das Feld Dynpro den Wert 0100.

Klicken Sie auf das Icon (Anlegen), um eine neue Erfassungsvariante anzu-
legen. Es ffnet sich ein neues Fenster. Geben Sie ein Belegdatum ein, und
drcken Sie ().

Belegdatum erfassen

Sie gelangen in das Bild Bildeingaben besttigen. Erfassen Sie einen Kurztext
fr die Erfassungsvariante im Feld Kurztext Screenvariante. In unserem Bei-
spiel nennen wir die Variante Kostenstelle und Auftrag, da wir eine Erfas-
sungsvariante anlegen mchten, die fr die Kontierung in CO nur die beiden
Felder Kostenstelle und Auftrag beinhaltet.

Felder fr Erfassungsvariante festlegen

22
Belegerfassung durch Erfassungsvarianten erleichtern Tipp 3

Zunchst erscheinen im Bild Bildeingaben besttigen Felder, die Sie in der


Regel immer bentigen. Wenn Sie ber den Scrollbalken nach unten scrol-
len, erscheinen die Felder, die Ihnen fr die Positionserfassung angeboten
werden.

Generell knnen Sie definieren, ob das Feld nur angezeigt (Spalte Nur Aus-
gabe), unsichtbar (Spalte Unsichtbar) oder obligatorisch (Spalte Obligat.)
sein soll. Auerdem knnen Sie fr einzelne Felder auch Werte vorschlagen
lassen, indem Sie die Spalte Mit Inhalt aktivieren. In unserem Beispiel akti-
vieren wir fr alle Felder, die wir nicht in der Erfassungsvariante sehen
mchten, die Checkbox in der Spalte Unsichtbar, wie Sie der nchsten Abbil-
dung entnehmen knnen. Die Inhalte einzelner Felder mchten wir nicht
bernehmen und auch keine Felder nur anzeigen lassen. Klicken Sie auf die
Schaltflche Beenden u. Sichern, um die Feldauswahl zu bernehmen.

Felder fr Erfassungsvariante ausblenden

Klicken Sie auf das Icon (Sichern), um die Erfassungsvariante zu spei-


chern. Daraufhin erscheint die Abfrage eines Entwicklungspakets, das Sie
mit Ihrer Systemadministration abstimmen sollten. Nach dem Speichern des
Entwicklungspakets erscheint die Abfrage eines Transportauftrags. Legen Sie
einen Transportauftrag an, indem Sie auf das Icon (Auftrag anlegen) kli-
cken und eine Kurzbeschreibung fr den Transportauftrag erfassen.

23
TEIL 1 Finanzbuchhaltung allgemein

Transportauftrag anlegen

Testen Sie die Einstellungen, bevor Sie den Transportauftrag freigeben.


Rufen Sie dazu erneut Transaktion SHD0 auf. Geben Sie im Feld Transaktion
die Transaktion FB50 und im Feld Screenvariante die neu angelegte Erfas-
sungsvariante (Z_BSP) ein, und klicken Sie auf das Icon (Testen). Im Erfas-
sungsbild erscheinen nun nur noch die ausgewhlten Felder.

Erfassungsvariante im Testmodus anzeigen

Um die Erfassungsvariante in den Enjoy-Transaktionen verwenden zu kn-


nen, muss sie in der jeweiligen Transaktion der Liste der Erfassungsvarianten
hinzugefgt werden.

Rufen Sie Transaktion FB50 auf. Unter Umstnden sind bei Ihnen die
Arbeitsvorlagen noch ausgeblendet. Ist dies der Fall, erscheint in der Icon-
Leiste die Schaltflche Arbeitsvorgang an. Klicken Sie auf die Schaltflche
Arbeitsvorgang an, um die Arbeitsvorlagen einzublenden.

24
Belegerfassung durch Erfassungsvarianten erleichtern Tipp 3

Klicken Sie nun im linken Bildbereich auf den Eintrag Erfassungsvarianten


fr Positionen, klicken Sie auf die rechte Maustaste, und whlen Sie Erfas-
sungsvarianten Erfassungsvariante hinzufgen. Whlen Sie aus der Liste
die neu erfasste Erfassungsvariante aus, und klicken Sie auf Weiter. Whlen
Sie die Erfassungsvariante per Doppelklick aus, damit Ihnen im rechten Bild-
bereich die Felder der Erfassungsvariante angezeigt werden.

Sachkontenbeleg mit Erfassungsvariante erfassen

Auf diese Weise knnen Sie mehrere Erfassungsvarianten anlegen, je nach-


dem, welche Felder Sie fr welche Buchungsvorgnge gemeinsam benti-
gen, und so die manuelle Belegerfassung einfacher und schneller gestalten.

25
TEIL 1 Finanzbuchhaltung allgemein

Tipp 4
Tipp 4 Beleg mittels Referenzbeleg
erfassen
Erfahren Sie in diesem Tipp, wie Sie Korrekturbuchungen durch die Nutzung
von Referenzbelegen einfacher und schneller durchfhren knnen.

In der Praxis treten immer wieder Flle auf, in denen Sie Sachverhalte
buchen oder stornieren bzw. zurcknehmen mssen, die sich auf vorherge-
hende Belege beziehen. Whrend es ein Leichtes ist, einen Beleg zu stornie-
ren, knnen Sie Stornobelege nicht wieder stornieren. Belegpositionen auf
Konten, die eine Offene-Posten-Steuerung haben, erzeugen durch einen
Storno keine offenen Posten, sondern gleichen die stornierten offenen Pos-
ten aus. Sie knnen durch einen Storno die offenen Posten also nicht einfach
zurckdrehen. Es bleibt nur die Mglichkeit, die Belege neu einzubuchen.

Wenn Sie dabei nicht alle Daten erneut erfassen mchten, aber auch wenn
Sie den Buchungsvorgang mit Bezug zum ursprnglichen Sachverhalt einbu-
chen mchten, hilft Ihnen hier die Belegerfassung mit Bezug zu einem Refe-
renzbeleg weiter.

Und so gehts
Die Funktionalitt der Belegerfassung mit Bezug zu einem Referenzbeleg fin-
den Sie nicht in einer gesonderten Transaktion. Sie ist in verschiedene FI-
Buchungstransaktionen im klassischen Hauptbuch eingebunden und kann
ber die Menleiste aufgerufen werden. Aber auch im neuen Hauptbuch
steht sie weiterhin zur Verfgung. Die Funktionalitt, Belege mit Bezug zu
einem Referenzbeleg zu buchen, hat viele Optionen, die auch kombiniert
eingesetzt werden knnen. In diesem Tipp stellen wir Ihnen die Funktionali-
tt anhand eines Beispiels vor.

26
Beleg mittels Referenzbeleg erfassen Tipp 4

In unserem Beispiel haben wir einem unserer Kunden eine Leistung in Rech-
nung gestellt. Da es sich um einen nicht alltglichen Vorgang handelt, wurde
die Rechnung direkt in FI eingebucht. Die Rechnung, die unter der FI-Beleg-
nummer 1800000014 im System gespeichert wurde, wurde versehentlich
unter Verwendung eines falschen Erlskontos (540100) erfasst.

Beleg mit falschem Erlskonto

Ein Stornieren des Belegs ist nicht mehr mglich, da der Beleg bereits ausge-
glichen ist. Bei der Korrektur mchten wir den Belegzusammenhang erhal-
ten, daher buchen wir nicht einfach den Erls um, sondern nehmen eine
Umkehrbuchung vor, indem wir den Beleg mittels des Referenzbelegs erfas-
sen. Zur Erfassung der Korrekturbuchung rufen wir z. B. Transaktion FB70
auf, die Sie auch ber folgenden Menpfad finden:

Rechnungswesen Finanzwesen Debitoren Buchung Rechnung

Sie gelangen in das Einstiegsbild zur Erfassung einer Debitorenrechnung.


Whlen Sie in der Menleiste Springen Buchen mit Vorlage. In dem sich
ffnenden Fenster knnen Sie nun den Referenzbeleg, das heit die Beleg-
nummer des zuvor falsch gebuchten Belegs in das Feld Belegnummer
(1800000014) eintragen. Erfassen Sie den Buchungskreis (1000) und das
Geschftsjahr (2014), falls sie nicht bereits dem Buchungskreis und dem
Geschftsjahr des Referenzbelegs entsprechen. Da wir den falsch erfassten
Beleg zurckdrehen mchten, mssen Sie im Bereich Ablaufsteuerung die
Checkbox Umkehrbuchung erzeugen aktivieren. Besttigen Sie Ihre Einga-
ben mit ().

27
TEIL 1 Finanzbuchhaltung allgemein

Optionen fr Buchen mit Vorlage

Das System springt in die Buchungsmaske einer allgemeinen Buchung und


bernimmt die Daten aus dem Referenzbeleg, wobei automatisch die ent-
sprechenden Buchungsschlssel eingesetzt werden, in unserem Beispiel ist
dies der Buchungsschlssel 12 (Feld Bschl) fr die Stornorechnung zum
Debitor. Passen Sie das Belegdatum (13.05.2014) und das Buchungsdatum
(13.05.2014) an, erfassen Sie gegebenenfalls einen Belegkopftext, und best-
tigen Sie die Eingaben mit ().

Beleg mit Vorlage buchen (1)

28
Beleg mittels Referenzbeleg erfassen Tipp 4

Sie gelangen in die Debitorenposition. Auch in diesem Bild werden die


Daten aus dem Referenzbeleg bernommen. Wenn Sie mchten, knnen Sie
auch hier einen erluternden Text eintragen. Der Buchungsschlssel in Feld
Bschl wird wiederum entsprechend eingetragen. In unserem Beispiel korri-
gieren wir die Erlsbuchung, die ursprnglich mit Buchungsschlssel 50 auf
Konto 540100 gebucht war, mit einer Soll-Buchung unter dem korrespon-
dierenden Buchungsschlssel 40 (Feld Bschl). Falls Sie eine Infomeldung
erhalten, dass die Nettoflligkeit in der Vergangenheit liegt, knnen Sie diese
mit () besttigen; da wir nur eine interne Korrektur vornehmen, hat die
Flligkeit keine Bedeutung. Besttigen Sie Ihre Eingaben erneut mit (), um
in die nchste Buchungszeile bzw. in das nchste Bild zu springen.

Beleg mit Vorlage buchen (2)

Nachdem alle Positionen des Referenzbelegs bernommen sind, wird der


Beleg nochmals angezeigt und kann durch einen Klick auf das Icon
(Buchen) gebucht werden. Anschlieend muss die Rechnung nochmals
erfasst werden, diesmal mit dem korrekten Erlskonto. Die offenen Posten
der beiden Belege sollten Sie am Anschluss miteinander ausgleichen.

Die Option Umkehrbuchung erzeugen knnen Sie brigens nicht nur ver-
wenden, wenn Sie einen bereits stornierten Beleg stornieren mchten. Sie
ist auch fr alle anderen Belege einsetzbar.

29
TEIL 1 Finanzbuchhaltung allgemein

Tipp 5
Tipp 5 Falschbuchungen mittels
Validierungen vermeiden
Mssen Sie immer wieder Falschbuchungen korrigieren, weil z. B. falsche
Kostenstellen oder Auftrge kontiert wurden? Sie knnen Falschbuchungen
von vornherein durch den Einsatz von Validierungen vermeiden.

Kommt es in Ihrem System immer wieder zu Fehlkontierungen? Eventuell


sogar, obwohl Sie bereits Default-Kontierungen einsetzen, wie in Tipp 89,
CO-Kontierungen automatisch ableiten, beschrieben? In manchen Unter-
nehmen sind die Kontierungsanforderungen sehr vielfltig und somit fr
den Erfasser komplex und fehleranfllig.

Wenn Sie bestimmte Kontierungskombinationen dauerhaft definieren kn-


nen, knnen Sie sie als Default-Kontierung hinterlegen. Diese Default-Kon-
tierungen sind jedoch auch kein Allheilmittel, da die Vorschlagswerte bei
der Belegerfassung berschrieben werden knnen, solange der Eintrag im
Feld des Kontierungsobjekts nderbar ist. Kann das Feld fr den Buchungs-
vorgang nicht fr nderungen gesperrt, das heit auf Anzeige umgestellt
werden, knnen Sie mithilfe einer sogenannten Validierung den Benutzer
untersttzen und die Anzahl der Fehlbuchungen reduzieren.

Und so gehts
Im vorliegenden Beispiel sollen fr das Sachkonto 470000 nur die Kosten-
stellen 1210 und 2410 zur Kontierung zugelassen werden. Rufen Sie dazu
zunchst die Validierung ber folgenden Pfad im Customizing auf:

Finanzwesen (neu) Grundeinstellungen Finanzwesen (neu) Werkzeuge


Validierung/Substitution Validierung in Buchhaltungsbelegen

30
Falschbuchungen mittels Validierungen vermeiden Tipp 5

Klicken Sie auf die Schaltflche Neue Eintrge. Es ffnet sich ein neues Fens-
ter. Tragen Sie hier den Buchungskreis in das Feld BuKr und den Zeitpunkt
2 (Belegposition) in das Feld Zeitpkt ein, und whlen Sie im Men Umfeld
Validierung.

Validierung anlegen

Klicken Sie auf die Schaltflche Validierung. Wenn noch keine Validierung
im System existiert, mssen Sie eine Nachrichtenklasse eintragen. Stimmen
Sie diese mit Ihrer IT ab. Es ffnet sich ein neues Fenster. Vergeben Sie einen
technischen Namen im Feld Validierung und eine Bezeichnung im Feld
rechts davon.

Eine Validierung kann mehrere Schritte beinhalten, das heit, alle Prfun-
gen, die Sie fr einen Buchungskreis auf Belegpositionsebene durchfhren
mchten, ordnen Sie in mehreren Schritten einer Validierung zu. Klicken Sie
auf die Schaltflche Schritt. Sie gelangen in das nchste Fenster.

Voraussetzung anlegen

31
TEIL 1 Finanzbuchhaltung allgemein

Schritt 001 wird automatisch angelegt. Erfassen Sie zunchst eine Bezeich-
nung fr den neuen Schritt. Klicken Sie anschlieend im linken Fenster auf
Voraussetzung, und whlen Sie im rechten Fenster Struktur BSEG Beleg-
segment Buchhaltung per Doppelklick aus. Suchen Sie in der Liste das Feld
Hauptbuch. Zum Suchen knnen Sie das Icon (Suchen) zu Hilfe nehmen.
bernehmen Sie das Feld per Doppelklick in den oberen Fensterabschnitt,
klicken Sie auf das und dann auf die Schaltflche Konstante. Tragen Sie
die Kontonummer 470000 in das sich ffnende Fenster ein.

Klicken Sie im linken Fensterabschnitt auf Prfung. Es ffnet sich ein neues
Fenster. bernehmen Sie nun, wie zuvor fr das Feld Hauptbuch beschrie-
ben, das Feld Kostenstelle aus der Struktur BSEG Belegsegment Buchhal-
tung, und erfassen Sie die folgende Prfung: Kostenstelle = '1210' OR Kos-
tenstelle = '2410'.

Klicken Sie anschlieend im linken Fensterabschnitt auf Nachricht. Sie kn-


nen entweder eine bereits vorhandene Nachricht nutzen oder eine neue
anlegen. Mchten Sie eine neue Nachricht anlegen, whlen Sie Umfeld
Nachrichten pflegen. Im Feld Nachrichtentyp mssen Sie ein W eintragen,
wenn Sie eine Warnmeldung ausgeben mchten, oder ein E, wenn eine
Fehlermeldung ausgegeben werden soll. Erfassen Sie die Nachrichtennum-
mer im Feld Nachrichtennr. Falls einige Textteile variabel sind (&-Zeichen im
Nachrichtentext als Platzhalter fr Variablen), mssen Sie im Bereich Nach-
richtenvariablen definieren, welche Felder dafr eingesetzt werden sollen.
Sie knnen bis zu vier Felder fr Variablen verwenden, wobei jedes Feld aus
zwei Teilen besteht. Im ersten Teil (links) wird die Tabelle ausgewhlt, die
das Feld fr die Nachrichtenvariable enthlt. Im zweiten Teil (rechts) wird
das Feld eingetragen, z. B. das Konto oder die Kostenstelle.

Nachricht pflegen

32
Falschbuchungen mittels Validierungen vermeiden Tipp 5

Speichern Sie die Validierung ber das Icon (Sichern), und verlassen Sie
die Validierungspflege ber das Icon (Beenden). Nun muss die Validie-
rung noch aktiviert werden, damit sie in den Buchungen durchlaufen wird.
Tragen Sie die soeben angelegte Validierung fr den Buchungskreis zum
Zeitpunkt 2 ein, und geben Sie im Feld AktivGrad 1 ein, um die Validie-
rung zu aktivieren. In unserem Beispiel haben wir die Validierung ZVAL_01
fr den Buchungskreis 0005 zum Zeitpunkt 2 aktiviert. Sichern Sie die Ein-
stellungen.

Validierung aktivieren

Wenn nun eine abweichende Kostenstelle fr Konto 470000 kontiert wird,


erhlt der Benutzer eine Fehlermeldung.

Fehlermeldung bei Belegerfassung

Dies ist ein sehr einfaches Beispiel fr eine Kontierung. ber Validierungen
knnen auch komplexe Sachverhalte geprft werden. So knnen z. B. Kon-
tengruppen- und Kostenstellen-Kombinationen geprft werden und vieles
mehr. Auerdem steht ein User-Exit zur Verfgung, in dem weiterfhrende
Prfungen abgebildet werden knnen.

33
TEIL 1 Finanzbuchhaltung allgemein

Tipp 6
Tipp 6 Buchungsperioden automa-
tisch ffnen und schlieen
Sind Sie es leid, Buchungsperioden manuell ffnen und schlieen zu mssen?
Wir zeigen Ihnen, wie Sie die Pflege von FI-Buchungsperioden automatisieren
knnen.

Das ffnen und Schlieen von Buchungsperioden in FI ist in jedem Unter-


nehmen ein Thema. In der Regel ist es das Ziel, die Buchungsperioden zeit-
nah zu ffnen bzw. zu schlieen, um Falschbuchungen zu vermeiden. Sie
haben daher zwei Mglichkeiten: Entweder Sie ffnen die neue Buchungspe-
riode am Abend des letzten Arbeitstages im Monat, um den laufenden
Betrieb am nchsten Morgen nicht aufzuhalten, oder am nchsten Morgen,
bevor die ersten Buchungen stattfinden.

Da in beiden Fllen die Gefahr besteht, dass Buchungskreise vergessen wer-


den, und das ffnen und Schlieen besonders bei vielen Buchungskreisen
sehr lange dauern knnen, ist eine Automatisierung sinnvoll. SAP stellt zu
diesem Zweck die beiden Reports RFPERIOD_OPEN und RFPERIOD_CLOSE
zur Verfgung, die Sie als Batch-Jobs einplanen knnen, um so Buchungspe-
rioden automatisch ffnen und schlieen zu knnen.

Und so gehts
In unserem Beispiel stellen wir Ihnen den Report RFPERIOD_OPEN vor.
Report RFPERIOD_CLOSE ist weniger umfangreich und kann analog einge-
setzt werden.

Den Report knnen Sie ber Transaktion SA38 oder ber den folgenden
Pfad in der Menleiste aufrufen:

System Dienste Reporting

34
Buchungsperioden automatisch ffnen und schlieen Tipp 6

Sie gelangen in das Bild ABAP: Programmausfhrung. Tragen Sie den Report-
namen RFPERIOD_OPEN in das Feld Programm ein. Klicken Sie auf das
Icon (Ausfhren), um das Programm zu starten.

ABAP-Programm ausfhren

Der Report enthlt die gleichen Felder wie die Transaktion OB52 zum manu-
ellen ffnen und Schlieen von Buchungsperioden. Weiterfhrende Infor-
mationen zur generellen Bedienung der Transaktion OB52 knnen Sie in
Tipp 8, Zweiten Zeitraum fr erlaubte Buchungsperioden nutzen, nach-
lesen.

Es ffnet sich das Eingabebild des Reports RFPERIOD_OPEN. Tragen Sie fol-
gende Angaben ein:

Buchungskreisvariante: Tragen Sie die Buchungskreisvariante ein, die Sie


ndern mchten.

Von Geschftsjahr: Tragen Sie hier das Geschftsjahr ein, ab dem der Zeit-
raum 1 geffnet sein soll.

Von Periode (Zeitraum 1): Tragen Sie hier die Von-Periode ein, ab der Zeit-
raum 1 geffnet werden soll.

Bis Geschftsjahr: Tragen Sie hier das Geschftsjahr ein, bis zu dem der
Zeitraum 1 geffnet sein soll.

Bis Periode (Zeitraum 1): Tragen Sie hier die Bis-Periode ein, bis zu der
Zeitraum 1 geffnet werden soll.

Von Geschftsjahr (Zeitraum 2): Tragen Sie hier das Geschftsjahr ein, ab
dem der Zeitraum 2 geffnet sein soll.

Von Periode (Zeitraum 2): Tragen Sie hier die Von-Periode ein, ab der Zeit-
raum 2 geffnet werden soll.

Bis Geschftsjahr (Zeitraum 2): Tragen Sie hier das Geschftsjahr ein, bis
zu dem der Zeitraum 2 geffnet sein soll.

35
TEIL 1 Finanzbuchhaltung allgemein

Bis Periode (Zeitraum 2): Tragen Sie hier die Bis-Periode ein, bis zu der
Zeitraum 2 geffnet werden soll.

Kontoart/Maskierung: Tragen Sie hier die Kontoart, z. B. S fr Sachkonto


oder A fr Konten des Anlagevermgens etc. oder ein + (= Maskie-
rung) fr alle Kontoarten ein.

Von Konto: Falls Sie innerhalb einer Kontoart auf bestimmte Konten oder
Kontenintervalle einschrnken mchten, knnen Sie hier die Konten an-
geben.

Bis Konto: analog Feld Von Konto.


Berechtigungsgruppe: Berechtigungsgruppe fr Zeitraum 1, falls mit ge-
trennten Zeitrumen gearbeitet wird.

In unserem Beispiel mchten wir fr alle Konten (Feld Kontoart/Maskierung


= +) die folgenden Perioden ffnen:

fr die Benutzer mit der Berechtigungsgruppe FIBU die Perioden 12/2013


bis 01/2014

fr alle anderen Benutzer nur die Periode 01/2014

Eingabebild des Reports RFPERIOD_OPEN

Speichern Sie die Eingaben nun in einer Reportvariante, indem Sie auf das
Icon (Als Variante sichern) klicken. Tragen Sie in das Feld Varianten-

36
Buchungsperioden automatisch ffnen und schlieen Tipp 6

name einen technischen Namen und in das Feld Bedeutung eine Bezeich-
nung ein, und klicken Sie auf das Icon (Sichern).

Reportvariante Attribute pflegen

Legen Sie fr alle Kontoarten und deren Zeitrume je eine Reportvariante an,
und lassen Sie das Programm fr alle Reportvarianten von Ihrer Systemadmi-
nistration zum entsprechenden Datum einplanen.

37
TEIL 1 Finanzbuchhaltung allgemein

Tipp 7
Tipp 7 Feld Zuordnung korrekt
befllen
Kommt es bei Ihnen vor, dass Sie offene Posten auf manchen Konten nicht
automatisiert ausgleichen knnen? Lesen Sie hier, woran es liegen knnte.

Das Feld Zuordnung hat in FI eine zentrale Bedeutung. ber dieses Feld wer-
den offene Posten fr den maschinellen Ausgleich selektiert, auch Ausziffern
genannt. Wird das Feld Zuordnung falsch befllt, knnen Belege nicht oder
nur ber Umwege ausgeglichen werden. Insbesondere bei integrierten, in
anderen Komponenten ausgefhrten Prozessen kann es sehr wichtig sein,
dass das Feld Zuordnung passend gefllt wird, da die jeweilige Funktion der
Anwendung das manuelle Befllen des Feldes nicht anbietet. Daher besteht
die Mglichkeit, das Feld Zuordnung systemseitig maschinell befllen zu las-
sen. Dadurch wird gewhrleistet, dass alle zusammengehrenden Belege
identifiziert und ausgeglichen werden knnen.

Und so gehts
Wir zeigen Ihnen das maschinelle Befllen des Feldes Zuordnung anhand
des Beispiels Wareneingangs-Rechnungseingangs-Verrechnungskontos, kurz
WE/RE-Konto. Das WE/RE-Konto ist das Konto, ber das im Rahmen der
Beschaffungsvorgnge mit Bestellbezug Wareneingnge und Rechnungsein-
gnge verbucht und somit automatisch abgegrenzt werden. Das Konto wird
im Normalfall ber offene Posten gefhrt, da man die Bestellvorgnge auf
der Ebene der Bestellposition als Kontrollmedium fr den korrekten buch-
halterischen Abschluss eines externen Beschaffungsvorgangs nutzt. Der
letzte Schritt des Beschaffungsvorgangs ist in der Regel das Ausziffern der
zugehrigen offenen Posten des WE/RE-Kontos. Dies sollte erfolgen, nach-
dem mit Bezug zur Bestellposition alle zugehrigen Wareneingnge und

38
Feld Zuordnung korrekt befllen Tipp 7

Rechnungseingnge gebucht wurden und auch die Mengenpflege des WE/


RE-Kontos durchgefhrt wurde.

Das WE/RE-Konto wird also durch Wareneingnge und Rechnungseingnge


bebucht, die pro Bestellposition miteinander ausgeglichen werden mssen.
Ein automatischer Ausgleich findet nicht statt. Fr das Ausgleichen ist es not-
wendig, dass das System die zusammengehrenden Wareneingnge und
Rechnungseingnge pro Bestellposition identifizieren kann. In keinem der
Buchungsvorgnge kann die Zuordnungsnummer manuell mitgegeben wer-
den. Sie muss also maschinell befllt werden, das heit, man muss dafr sor-
gen, dass sowohl beim Wareneingang als auch beim Rechnungseingang der
zum Vorgang passende Inhalt in das Feld Zuordnung geschrieben wird, in
diesem Fall die Bestellnummer und -position.

Mit welcher Information das Feld Zuordnung befllt werden soll, knnen Sie
ber das Feld Sortierschlssel im Sachkonto steuern. Rufen Sie dazu Trans-
aktion FSS0 oder folgenden Menpfad auf:

Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Stammdaten Sachkonten


Einzelbearbeitung Im Buchungskreis

Sortierschlssel im Sachkontenstamm

39
TEIL 1 Finanzbuchhaltung allgemein

Sie gelangen in das Bild Sachkonto anzeigen: Buchungskreisdaten, das Sie in


der vorangehenden Abbildung sehen. Klicken Sie auf das Icon (ndern),
und tragen Sie in das Feld SortierSchlssel auf der Registerkarte Steuerungs-
daten den Wert 014 fr die Bestellung ein, um fr das WE/RE-Konto die
Bestellnummer und -position in das Feld Zuordnung schreiben zu lassen.

Werden nun Wareneingnge und Rechnungseingnge auf dem WE/RE-


Konto gebucht, wird die zugehrige Bestellnummer (beginnend mit 45,
zehnstellig) und -position (jeweils 00010) in das Feld Zuordnung in der FI-
Belegposition fortgeschrieben.

FI-Beleg Bestellnummer und -position im Feld Zuordnung

SAP liefert im Standard eine Reihe von Sortierschlsseln aus, die Sie fr die
maschinelle Befllung des Feldes Zuordnung fr die verschiedenen Prozesse
verwenden knnen. In der nachfolgenden Abbildung sehen Sie einen Aus-
zug aus der Liste der zur Verfgung stehenden Sortierschlssel, die Sie ber
Taste (F4) aufrufen knnen.

Standard-Sortierschlssel fr das Feld Zuordnung

40
Feld Zuordnung korrekt befllen Tipp 7

Sollten Sie eine Information fr das Feld Zuordnung bentigen, die nicht in
der Liste aufgefhrt ist, knnen Sie kundenspezifische Sortierschlssel defi-
nieren. Rufen Sie dazu Transaktion OB16 oder z. B. folgenden Eintrag im
Customizing auf:

Finanzwesen Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung Debitorenkonten


Einzelposten Anzeigen Einzelposten Anzeigen Einzelposten ohne ALV
Standardsortierung fr Einzelposten festlegen

Sie gelangen in das Bild Sicht Regeln fr den Aufbau des Feldes ZUORD-
NUNG ndern: bersicht. Klicken Sie auf Neue Eintrge, um neue Sortier-
schlssel anzulegen.

Sortierschlssel anlegen

Tragen Sie im sich ffnenden Fenster in das Feld SortSchlssel einen techni-
schen Schlssel (Z01) fr den neuen Sortierschlssel und im Feld Bedeutung
einen erklrenden Text ein. Whlen Sie in Feld 1 ein Feld aus der Liste aus,
die Sie ber Taste (F4) aufrufen knnen. Die Liste beinhaltet alle Felder, die
Sie fr die Definition des Sortierschlssels verwenden knnen. Bestimmen
Sie ber Feld Offset, ab welcher Stelle der Feldinhalt bernommen werden
soll (6), und ber Feld Lnge, wie viele Zeichen bernommen werden sollen
(12). In unserem Beispiel bernehmen wir vom Inhalt des Feldes ESRRE
(ESR-Referenznummer) die Zeichen 6 bis 18. Wenn Sie das Feld Offset leer
lassen, wird der Inhalt ab der ersten Stelle bernommen. Speichern Sie die
Einstellungen durch einen Klick auf das Icon (Sichern).

41
TEIL 1 Finanzbuchhaltung allgemein

Kundenspezifischen Sortierschlssel anlegen

Beachten Sie: Wenn Sie den Sortierschlssel im Sachkontenstamm ndern,


werden die bereits gebuchten Belegpositionen nicht automatisch an die ver-
nderte Zuordnungsregel angepasst. Dafr mssen Sie selbst sorgen, indem
Sie eine entsprechende nderung durchfhren. Lesen Sie hierzu Tipp 13,
Inhalt des Feldes Zuordnung in FI-Belegen korrigieren.

Fr manche Prozesse knnen Sie die Befllung des Feldes Zuordnung bri-
gens nicht in FI steuern. In Tipp 99, SD-Beleginformationen an FI-Beleg
bergeben, finden Sie ein entsprechendes Beispiel.

42
Zweiten Zeitraum fr erlaubte Buchungsperioden nutzen Tipp 8

Tipp 8
Tipp 8 Zweiten Zeitraum fr erlaubte
Buchungsperioden nutzen
Haben Sie sich schon oft gefragt, warum in der Tabelle fr die erlaubten
Buchungsperioden zwei Zeitrume enthalten sind? Die Antwort erfahren
Sie in diesem Tipp.

In der Finanzbuchhaltung mssen oft noch mehrere Tage nach dem Monats-
wechsel Buchungen in die Vorperiode erfasst werden. Buchungen aus den
angrenzenden Komponenten sollen jedoch verhindert werden. Das System
soll also einerseits Buchungen in FI fr die Vorperiode zulassen, andererseits
jedoch verhindern, dass Buchungen aus anderen Komponenten in die Vor-
periode mglich sind. Genau fr diese Anforderung stehen in der Tabelle fr
die Buchungsperiodenpflege zwei Zeitrume zur Verfgung.

Und so gehts
Zunchst erlutern wir Ihnen den Aufbau der Tabelle zur Steuerung der Bu-
chungsperioden. Die Tabelle zur Buchungsperiodensteuerung enthlt zwei
Zeitrume:

Zeitraum 1 umfasst die Felder Von Per.1/Jahr bis Bis. Per.1/Jahr.


Zeitraum 2 umfasst die Felder Von Per.2/Jahr bis Bis. Per.2/Jahr.

Var. K Von Konto Bis Konto Von Per. 1 Jahr Bis Per. 1 Jahr Von Per. 2 Jahr Bis Per. 2 Jahr BeGr
Buchungskreisvariante

Zeitraum 1 Zeitraum 2
Kontoart/Maskierung

Berechtigungsgruppe

Kontenintervall fr Benutzer, denen die


Berechtigungsgruppe in Feld fr alle Benutzer gltig
BeGr zugeordnet ist

Felder der Buchungsperiodensteuerung

43
TEIL 1 Finanzbuchhaltung allgemein

Zeitraum 1 knnen Sie mit einer Berechtigungsgruppe versehen. Das heit,


die Benutzer, denen diese Berechtigungsgruppe zugewiesen wird, knnen in
die Perioden buchen, die im Zeitraum 1 definiert sind. Zeitraum 2 gilt fr
alle Benutzer und kann nicht eingeschrnkt werden. Die im Zeitraum 2 ein-
getragenen Perioden sind also fr alle Benutzer und Buchungsvorgnge
geffnet.

Welche Einstellungen sind konkret vorzunehmen, um mit beiden Zeitru-


men arbeiten zu knnen? Wir erlutern Ihnen den Sachverhalt anhand eines
Beispiels:

Sie mchten fr den Jahresabschluss zum 31.12.2013 die Periode 12 plus


Sonderperioden des Geschftsjahres 2013 und Periode 1 des neuen Ge-
schftsjahres 2014 fr die Buchhaltungsmitarbeiter geffnet lassen. Fr alle
Buchungen anderer Benutzer mchten Sie nur die Buchungsperiode 1 des
neuen Geschftsjahres 2014 ffnen. Rufen Sie hierzu Transaktion OB52 oder
S_ALR_87003642 oder folgenden Menpfad auf:

Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Umfeld Lfd. Einstellungen

Sie gelangen in das Bild Sicht Buchungsperioden: Zeitrume festlegen


ndern: bersicht. Klicken Sie auf die Schaltflche Neue Eintrge und geben
Sie fr unser Beispiel die Werte wie folgt ein. Die Reihenfolge in der Aufzh-
lung entspricht der Reihenfolge der Felder in der Tabelle.

Buchungskreisvariante (Feld Var.): Tragen Sie die Buchungskreisvariante


ein, die Ihrem Buchungskreis zugeordnet ist (0002).

Kontoart/Maskierung (Feld K): Tragen Sie hier die Kontoart, z. B. S fr


Sachkonto oder A fr Konten des Anlagevermgens etc. oder ein +
(= Maskierung) fr alle Kontoarten ein.

Feld Von Konto: Lassen Sie das Feld leer, um die Einstellungen fr alle
Konten vorzunehmen, sofern Sie in Feld K (Kontoart/Maskierung) ein +
eingetragen haben. Fr alle anderen Kontoarten knnen Sie auf einzelne
Konten oder Kontenintervalle eingrenzen.

Feld Bis Konto: Lassen Sie das Feld leer, um die Einstellungen fr alle Kon-
ten vorzunehmen, sofern Sie in Feld K (Kontoart/Maskierung) ein + ein-
getragen haben. Fr alle anderen Kontoarten knnen Sie auf einzelne Kon-
ten oder Kontenintervalle eingrenzen.

44
Zweiten Zeitraum fr erlaubte Buchungsperioden nutzen Tipp 8

Feld Von Per. 1: Tragen Sie hier die Von-Periode ein, ab der Zeitraum 1 ge-
ffnet werden soll (12).

Feld Jahr: Tragen Sie hier das Geschftsjahr ein, ab dem der Zeitraum 1 ge-
ffnet sein soll (2013).

Feld Bis Per. 1: Tragen Sie hier die Bis-Periode ein, bis zu der Zeitraum 1
geffnet werden soll (1).

Feld Jahr: Tragen Sie hier das Geschftsjahr ein, bis zu dem der Zeitraum
1 geffnet sein soll (2014).

Feld Von Per. 2: Tragen Sie hier die Von-Periode ein, ab der Zeitraum 2 ge-
ffnet werden soll (1).

Feld Jahr: Tragen Sie hier das Geschftsjahr ein, ab dem der Zeitraum 2 ge-
ffnet sein soll (2014).

Feld Bis Per. 2: Tragen Sie hier die Bis-Periode ein, bis zu der Zeitraum 2
geffnet werden soll (1).

Feld Jahr: Tragen Sie hier das Geschftsjahr ein, bis zu dem der Zeitraum
2 geffnet sein soll (2014).

Feld BeGr: Tragen Sie hier die Berechtigungsgruppe fr den Zeitraum 1 ein
(FIBU).

Speichern Sie Ihre Eingaben mit einem Klick auf das Icon (Sichern).

Neue Eintrge hinzufgen

Nachdem die Eintrge in der Tabelle zur Buchungsperiodensteuerung vorge-


nommen sind, mssen Sie von Ihrer Berechtigungsverwaltung die Rechte
aller Benutzer um das Berechtigungsobjekt F_BKPF_BUP ergnzen lassen.
Den Benutzern der Finanzbuchhaltung wird dann die Berechtigungsgruppe
FIBU zugeordnet, allen anderen werden keine Berechtigungen zugewiesen.

Sie knnen Berechtigungsgruppen brigens nicht nur fr alle Kontoarten


pauschal, also fr Kontoart +, sondern auch detailliert pro Kontoart und

45
TEIL 1 Finanzbuchhaltung allgemein

sogar fr einzelne Konten bzw. Kontenintervalle vergeben. Auf diese Weise


knnen Sie sich eine detaillierte Buchungsperiodensteuerung fr Ihre Ab-
schlusszeitrume aufbauen, um eine grtmgliche Sicherheit in Bezug auf
geffnete Buchungsperioden zu erreichen.

46
Mit Selektionsvarianten arbeiten Tipp 9

Tipp 9
Tipp 9 Mit Selektionsvarianten
arbeiten
Anstatt Selektionskriterien bei jedem Programmaufruf erneut einzugeben,
knnen Sie diese in einer Variante abspeichern.

Viele Programme werden regelmig mit identischen Selektionskriterien


aufgerufen. Damit Sie nicht bei jedem Programmaufruf dieselben Daten
erneut eingeben mssen, knnen Sie diese in einer sogenannten Selektions-
variante speichern.

Und so gehts
Zahlreiche Programme und Transaktionen in SAP bieten die Mglichkeit,
mit Selektionsvarianten zu arbeiten. In diesem Tipp erstellen wir eine Selek-
tionsvariante fr die Bilanz und GuV. Rufen Sie die Bilanz ber folgenden
Menpfad auf:

Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Infosystem Berichte zum


Hauptbuch (neu) Bilanz/GuV/Cash Flow Allgemein Ist-/Ist Vergleiche
Bilanz/GuV

Tragen Sie alle Angaben ein, die Sie in der Variante speichern mchten, und
whlen Sie Springen Varianten Als Variante sichern. Es ffnet sich ein
neues Fenster. Geben Sie den Variantennamen (BILANZ_HGB) und eine
Bedeutung (Bilanz HGB (BilMoG)) ein, und sichern Sie die Variante.

47
TEIL 1 Finanzbuchhaltung allgemein

Variantenattribute

Wenn Sie in Zukunft die Bilanz aufrufen mchten, knnen Sie die gespei-
cherte Variante aufrufen und die Werte in die Selektionsfelder automatisch
eintragen lassen. Verlassen Sie die Transaktion, und rufen Sie das Programm
erneut auf. Whlen Sie nun Springen Varianten Holen. Der Variantenkata-
log ffnet sich.

Variantenkatalog

Whlen Sie die Variante BILANZ_HGB aus. Die in der Variante zuvor abge-
speicherten Selektionskriterien werden in die Selektionsfelder bertragen.
Sie knnen das Programm ohne weitere Eingaben starten.

48
Mittels Aufzeichnungen Massen-Datenerfassung erleichtern Tipp 10

Tipp 10
Tipp 10 Mittels Aufzeichnungen
Massen-Datenerfassung
erleichtern
Mssen Sie hin und wieder grere Datenmengen erfassen und wrden dies
gerne automatisieren? Lesen Sie, wie Sie mithilfe von Batch-Input-Mappen die
Erfassung beschleunigen knnen.

Sogenannte Batch-Input-Mappen eignen sich zum Einspielen von greren


Datenmengen und bei nicht zu komplexen Erfassungsvorgngen. Ein kom-
plexer Erfassungsvorgang knnte zum Beispiel das Anlegen eines Kunden-
auftrags mit vielen Bildwechseln darstellen. Bei weniger umfangreichen
Transaktionen ist der Einsatz der Batch-Input-Technik jedoch gut geeignet.
Wir stellen Ihnen in diesem Tipp das Aufzeichnen und Abspielen einer
Batch-Input-Mappe anhand des Beispiels Kreditlimit aktualisieren vor.
Batch-Input-Mappen knnen Sie aber auch zum Einbuchen von Belegen ein-
setzen. Wir empfehlen Ihnen, in diesem Fall die Transaktion FB01 zu ver-
wenden, da sie sich besser eignet als die Enjoy-Transaktionen FB50, FB60
und FB70. Zur Umsetzung dieses Tipps im System wird ein Entwickler-
schlssel bentigt.

Und so gehts
Um Massendaten einbuchen zu knnen, bentigen wir zunchst eine soge-
nannte Aufzeichnung des Erfassungsvorgangs. In unserem Beispiel mchten
wir das Kreditlimit auf Kreditkontroll-Bereichsebene unserer Debitoren
aktualisieren. Das Kreditlimit wird ber Transaktion FD32 bearbeitet. Notie-
ren Sie zunchst eine Debitorennummer, mit der Sie die Transaktion auf-
zeichnen mchten. Rufen Sie dann Transaktion SHDB oder folgenden Ein-
trag in der Menleiste auf, um die Aufzeichnung durchzufhren:

49
TEIL 1 Finanzbuchhaltung allgemein

System Dienste Batch-Input Recorder

Sie gelangen in das Bild Transaktionsrecorder: Aufzeichnungsbersicht. Kli-


cken Sie auf Neue Aufzeichnung, um eine neue Aufzeichnung anzulegen.
Geben Sie im sich ffnenden Fenster im Feld Aufzeichnung einen techni-
schen Namen (FD32_Limit) ein. Tragen Sie in das Feld Transaktionscode
(FD32) die Transaktion ein, fr die Sie die Aufzeichnung vornehmen mch-
ten. Lassen Sie die restlichen Einstellungen unverndert, und klicken Sie auf
Aufzeichnung starten.

Aufzeichnung starten

Die Transaktion FD32 wird gestartet. Sie knnen die Daten nun wie
gewohnt erfassen. Im Hintergrund werden alle Dateneingaben und Klicks
aufgezeichnet. Vergessen Sie nicht, die Daten zu sichern, indem Sie sie mit
einem Klick auf das Icon (Sichern) speichern. Nach dem Speichern springt
das System zurck in den Transaktionsrecorder, in dem nun die Aufzeich-
nung angezeigt wird. Klicken Sie auf das Icon (Sichern), um die Aufzeich-
nung zu speichern.

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Mittels Aufzeichnungen Massen-Datenerfassung erleichtern Tipp 10

Aufzeichnung anzeigen

Klicken Sie nun auf das Icon (Zurck), um in die Aufzeichnungsbersicht


des Transaktionsrecorders zurckzukehren. Nachdem die Transaktion aufge-
zeichnet ist, muss ein Programm erzeugt werden, ber das die Batch-Input-
Mappe zur Verarbeitung von mehreren Datenstzen erstellt werden kann.
Dafr wird nun ein Entwicklerschlssel bentigt. Bitten Sie einen Mitarbei-
ter der Entwicklungsabteilung, das Programm zur Aufzeichnung anzulegen,
falls Sie selbst nicht die Berechtigung dazu haben.

Markieren Sie zur Erzeugung des Programms zunchst die zuvor angelegte
Aufzeichnung (FD32_LIMIT), und klicken Sie dann auf die Schaltflche Pro-
gramm.

Transaktionsrecorder bersicht

Tragen Sie im sich ffnenden Fenster einen Programmnamen (ZFD32) ein,


und whlen Sie die Option von Datei lesen. Optional knnen Sie noch eine
Datei mit Testdaten erstellen lassen, indem Sie die Checkbox anlegen im
Abschnitt Testdaten aktivieren. Geben Sie in diesem Fall zustzlich einen
Dateinamen im Feld Dateiname ein. Klicken Sie anschlieend auf das Icon
(Weiter).

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TEIL 1 Finanzbuchhaltung allgemein

Programm zur Aufzeichnung anlegen

Es ffnet sich das Bild fr die Programmeigenschaften. Geben Sie einen Titel
fr das Programm ein. Whlen Sie im Feld Typ den Programmtyp 1 Ausfhr-
bares Programm aus. Whlen Sie im Feld Status die Option Produktives
Kundenprogramm oder Testprogramm und im Feld Anwendung den Eintrag
gem Ihren firmeninternen Vorgaben aus. In unserem Beispiel ordnen wir
das Programm der Anwendung F Finanzbuchhaltung zu. Klicken Sie an-
schlieend auf die Schaltflche Quelltext.

Programmeigenschaften definieren

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Mittels Aufzeichnungen Massen-Datenerfassung erleichtern Tipp 10

Es erscheint die Abfrage nach einem Entwicklungspaket. Geben Sie das kun-
denspezifische Paket (Z001) ein, das in Ihrem Unternehmen dafr definiert
wurde. Klicken Sie auf das Icon (Sichern), um das Programm anzulegen.
Klicken Sie auf das Icon (Beenden), um die Bearbeitung des Programms
zu verlassen.

Entwicklungspaket zuweisen

Das Programm zur Erstellung von Batch-Input-Mappen steht nun bereit. An


dieser Stelle mchten wir anmerken, dass es sich empfiehlt, das Programm
von Ihrer Entwicklungsabteilung anpassen zu lassen. Der Hintergrund dafr
ist, dass das generierte Programm mit einer Datei mit fester Feldlnge arbei-
tet, die aus einem Verzeichnis auf dem SAP-Server gelesen wird. Eine Datei
mit fester Feldlnge knnen Sie jedoch z. B. mit Microsoft Excel nur ber
Makros erzeugen. Wir empfehlen daher, das Programm nach der Erstellung
anpassen zu lassen, sodass es Excel-Dateien im Textformat (mit Tabulator
getrennt) mit direktem Zugriff auf Ihren Rechner verarbeiten kann.

Nachdem das Programm angepasst ist und Sie die einzulesenden Daten in
einer Datei aufbereitet haben, kann die Batch-Input-Mappe zur Verbuchung
der Daten mithilfe des zuvor neu erstellten Programms erzeugt werden.
Rufen Sie dazu Transaktion SA38 oder folgenden Eintrag in der Menleiste
auf:

System Dienste Reporting

Tragen Sie den Programmnamen (ZFD32) in das Feld Programm ein, und kli-
cken Sie auf das Icon (Ausfhren), um das Programm zu starten.

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TEIL 1 Finanzbuchhaltung allgemein

Sie gelangen in das Selektionsbild des Programms. Beachten Sie, dass wir an
dieser Stelle mit dem SAP-Standardprogramm arbeiten. Das Selektionsbild
des bei Ihnen angepassten Programms wird aber im Wesentlichen vergleich-
bar aussehen.

Whlen Sie die Option Mappe erzeugen, und geben Sie in das Feld Mappen-
name einen Namen (FD32) fr die zu erstellende Batch-Input-Mappe ein.
ber das Aktivieren der Checkbox Mappe halten erreichen Sie, dass auch
eine erfolgreich eingespielte Mappe in der Mappenbersicht erhalten bleibt.
Tragen Sie in das Feld DATASET das Verzeichnis und den Dateinamen (D:\
Daten_FD32_Batch-Input.txt) der Datei ein, in der die Daten fr die Batch-
Input-Mappenerstellung abgelegt sind. Klicken Sie anschlieend auf das Icon
(Ausfhren), um die Batch-Input-Mappe zu erstellen. Verlassen Sie das
Programm per Klick auf das Icon (Beenden).

Batch-Input-Mappe erzeugen

Rufen Sie anschlieend Transaktion SM35 oder folgenden Eintrag in der


Menleiste auf, um die Batch-Input-Mappe abzuspielen:

System Dienste Batch-Input Mappen

Hier sehen Sie die neu angelegte Mappe (FD32). Markieren Sie die Mappe,
und klicken Sie auf die Schaltflche Abspielen, um die Mappe abzuspielen,
das heit, um die Daten, die aus der Datei in die Mappe eingelesen wurden,
im System zu verbuchen.

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Mittels Aufzeichnungen Massen-Datenerfassung erleichtern Tipp 10

Mappenbersicht

Beim Abspielen der Batch-Input-Mappen haben Sie folgende Mglichkeiten:

Sichtbar abspielen
Bei Auswahl dieser Option wird Ihnen Bild fr Bild angezeigt, wie die Da-
ten verbucht werden. Diese Option sollte vor allem dann gewhlt werden,
wenn eine Batch-Input-Mappe das erste Mal erstellt wird, um die Daten-
verbuchung zu prfen.

Nur Fehler anzeigen


Bei dieser Option wird Ihnen das Bild zur Datenverbuchung nur dann an-
gezeigt, wenn ein Fehler auftritt. Der Fehler kann dann entweder gleich
behoben werden, indem die fehlerhaften Daten mit dem korrekten Wert
berschrieben werden. Oder Sie knnen den Datensatz durch Eingabe von
/n im Kommandofeld berspringen, wenn nicht klar ist, wie der Fehler
behoben werden kann. Fehlerhafte Datenstze knnen spter weiterbear-
beitet werden, indem die Mappe erneut abgespielt wird.

Hintergrund
Bei dieser Einstellung wird die Verarbeitung in den Hintergrund gestellt,
das heit, Ihnen wird auch im Fehlerfall nicht direkt am Bildschirm etwas
angezeigt. Falls Fehler aufgetreten sind, knnen Sie diese im Nachgang
entweder ber das Fehlerprotokoll oder durch das erneute Abspielen der
Mappe im Modus Sichtbar abspielen herausfinden, was sich aber nur bei
einer geringen Anzahl fehlerhafter Stze empfiehlt.

Nach dem Abspielen der Mappe ist das Ergebnis in der Mappenbersicht zu
sehen. In der Spalte wird die Anzahl der erfolgreich verbuchten Daten-
stze angezeigt. In der Spalte erscheint die Anzahl der fehlerhaften
Datenstze. Falls in der Mappe fehlerhafte Datenstze enthalten sind, kn-
nen Sie das Fehlerprotokoll durch einen Klick auf die Schaltflche Protokoll
aufrufen, nachdem Sie die Mappe markiert haben.

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TEIL 1 Finanzbuchhaltung allgemein

Mappenbersicht nach dem Abspielen

Auch wenn es zur Technik der Aufzeichnung (SHDB) seit Lngerem techni-
sche Alternativen gibt, wie z. B. die LSMW (Legacy System Migration Work-
bench), die im Wesentlichen fr die Datenmigration entwickelt wurde, ist
die Batch-Input-Technik dennoch immer noch eine gute Option, um Massen-
daten automatisiert zu verarbeiten, da sie einfach zu bedienen ist. Erwhnen
mchten wir an dieser Stelle noch, dass speziell die Enjoy-Transaktionen
unter Umstnden Probleme verursachen knnen, da sie nicht fr die Batch-
Input-Technik entwickelt wurden.

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Felder ber Parameter-IDs vorbelegen Tipp 11

Tipp 11
Tipp 11 Felder ber Parameter-IDs
vorbelegen
rgern Sie sich, dass Sie manche Felder immer wieder aufs Neue erfassen ms-
sen? Erfahren Sie hier, wie Parameter-IDs Ihnen die Arbeit erleichtern knnen.

Ist es Ihnen lstig, dass Sie ein und denselben Eintrag immer wieder aufs
Neue erfassen mssen, obwohl Sie immer mit einem gleichbleibenden Wert
arbeiten? Fr manche Felder gibt es sogenannte Set/Get-Parameter, die dafr
sorgen, dass nach der Anmeldung am System und dem erstmaligen Erfassen
des Eintrags der erfasste Wert bei der nchsten Erfassung wieder vorgeschla-
gen wird. Das funktioniert aber nicht bei allen Feldern.

Im SAP-System sind fr einige Felder sogenannte Parameter-IDs angelegt,


ber die der Feldinhalt in den Benutzerparametern dauerhaft hinterlegt wer-
den kann. Der im Benutzerstamm hinterlegte Wert wird dann automatisch
in das Feld bei der Erfassung des Vorgangs eingetragen.

Und so gehts
Wie Sie mit Parameter-IDs arbeiten knnen, zeigen wir Ihnen anhand eines
Beispiels fr das Feld Buchungskreis. Zunchst mssen Sie berprfen, ob
fr ein Feld eine Parameter-ID definiert ist. In unserem Beispiel rufen wir
dazu Transaktion FB50 oder folgenden Menpfad auf:

Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Buchung Sachkonten-


beleg erfassen

Es ffnet sich das Fenster Buchungskreis eingeben. Klicken Sie in das Feld
Buchungskreis, und drcken Sie (F1).

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TEIL 1 Finanzbuchhaltung allgemein

Buchungskreis eingeben

Es ffnet sich die Hilfe zum Feld Buchungskreis. Klicken Sie auf die Schaltfl-
che Technische Info. Im sich ffnenden Fenster wird die Parameter-Id im
Abschnitt Feld-Daten angezeigt, sofern fr das Feld eine Parameter-ID defi-
niert ist. In unserem Beispiel lautet die Parameter-ID BUK.

Technische Info

Verlassen Sie die Transaktion, indem Sie so oft auf das Icon (Zurck) kli-
cken, bis Sie wieder im SAP-Men sind. Als Nchstes muss die Parameter-ID
mit dem entsprechenden Wert in Ihren persnlichen Benutzerdaten hinter-
legt werden. Rufen Sie dazu in der Menleiste System Benutzervorgaben
Eigene Daten auf.

Es ffnet sich das Bild Pflege eigener Benutzervorgaben. Klicken Sie auf die
Registerkarte Parameter. Tragen Sie in das Feld Set-/Get-Parameter-Id die
Parameter-ID (BUK) und in das Feld Parameterwert die Nummer des Bu-

58
Felder ber Parameter-IDs vorbelegen Tipp 11

chungskreises (1100) ein. Klicken Sie auf das Icon (Sichern), um Ihre Ein-
gaben zu speichern.

Parameter-ID und Wert erfassen

Wenn Sie nun eine Transaktion aufrufen, in der der Buchungskreis vor-
kommt, wird automatisch Buchungskreis 1100 eingetragen. In der genann-
ten Transaktion FB50 wird das Fenster Buchungskreis eingeben sogar ber-
sprungen, da die Eingabe des Buchungskreises nicht mehr notwendig ist.

59
TEIL 1 Finanzbuchhaltung allgemein

Tipp 12
Tipp 12 Saldovortrag in SAP verstehen
Sie knnen sich nicht erklren, wie der Saldo eines Kontos zustande kommt,
da hierzu keine Buchungen im System zu finden sind? Das knnte am Saldo-
vortrag liegen.

Haben Sie Differenzen bei der Abstimmung in der Finanzbuchhaltung gefun-


den, z. B. bei der Abstimmung der Anlagenbuchhaltung mit dem Hauptbuch?
Oder haben Sie schon vergeblich nach der Erffnungs- und Abschlussbu-
chung im Rahmen des FI-Abschlusses gesucht?

In SAP existiert selbstverstndlich die Funktion des Saldovortrags. Jedoch


werden im SAP-Standard keine Abschluss- und Erffnungsbuchungen durch-
gefhrt, die normalerweise die Erfolgskonten ber das Konto des Jahresber-
schusses abschlieen und die Salden der Bestandskonten ber die Schlussbi-
lanz sowie die Erffnungsbilanz auf ihre eigenen Vortragssalden bertragen
wrden. Stattdessen werden die Endsalden der Konten mit einem techni-
schen Update vorgetragen: Sowohl bei Bestandskonten im Sachkontenbe-
reich als auch bei Debitoren- und Kreditorenkonten erfolgt ein entsprechen-
des Update im Feld Saldovortrag.

Beachten Sie: In einigen Lndern, wie z. B. in Italien, sind Abschluss- und


Erffnungsbuchungen gesetzlich vorgeschrieben. Diese Anforderung wird
durch SAP durch zustzliche, landesspezifische Funktionalitten ermglicht,
die nicht Inhalt dieses Tipps sind.

Und so gehts
Bestandskonten des Hauptbuchs sowie der Debitoren- und Kreditorenbuch-
haltung werden auf sich selbst vorgetragen. Fr diese Konten sind somit
keine Einstellungen notwendig. Fr Ertragskonten muss im Customizing ein
Vortragskonto hinterlegt werden, fr das wie bereits erwhnt keine
Buchungen erzeugt werden. Aus technischen Grnden ist es jedoch erforder-

60
Saldovortrag in SAP verstehen Tipp 12

lich, ein Vortragskonto zu hinterlegen. Die Einstellungen fr den Saldovor-


trag von Erfolgskonten finden Sie ber Transaktion OB53 oder folgenden
Eintrag im Customizing des neuen Hauptbuchs:

Finanzwesen Hauptbuchhaltung Periodische Arbeiten Vortragen


Ergebnisvortragskonto festlegen

Im klassischen Hauptbuch finden Sie den Eintrag ber folgenden Pfad:

Finanzwesen Hauptbuchhaltung Geschftsvorflle Abschluss Vortra-


gen Ergebnisvortragskonto festlegen

Tragen Sie im sich ffnenden Fenster den Kontenplan (YIKR) ein, und best-
tigen Sie die Eingabe mit (). Sie gelangen in das Bild Konfig. Buchhaltung
pflegen: Autom. Buchungen Konten. Sie sehen, dass fr den Vorgang BIL
Bilanzvortrag und fr den Erfolgskontentyp X das Konto 350000 hinterlegt
ist. Auf dieses Konto werden die Salden der Erfolgskonten vorgetragen. Das
Konto muss als Bestandskonto definiert sein.

Vortragskonto hinterlegen

Beim Durchfhren des Saldovortrags ber Transaktion FAGLGVTR im neuen


Hauptbuch und Transaktion S.16 im klassischen Hauptbuch wird auf das in
Transaktion OB53 hinterlegte Vortragskonto zugegriffen. Da sich die Trans-
aktionen im klassischen und neuen Hauptbuch nicht wesentlich unterschei-
den, beschrnken wir uns hier auf die des neuen Hauptbuchs. Den Saldovor-
trag knnen Sie auch ber folgenden Menpfad aufrufen:

Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Periodische Arbeiten


Abschluss Vortragen Saldovortrag

61
TEIL 1 Finanzbuchhaltung allgemein

Sie gelangen in das Selektionsbild des Saldovortragsprogramms. Geben Sie


das Ledger (0L), den Buchungskreis (1000) und das neue Geschftsjahr
(2014) in das Feld Vortrag auf Geschftsjahr ein, auf das die Salden vorge-
tragen werden sollen. Wenn Sie die Werte sehen mchten, die auf das
Vortragskonto vorgetragen werden, mssen Sie die Checkbox Ergebnisliste
ausgeben aktivieren. Wenn Sie die Salden pro Sachkonto sehen mchten,
die vorgetragen werden, mssen Sie zustzlich die Checkbox Einzelsalden
Erg.vortr.konto aktivieren. Im neuen Hauptbuch haben Sie auerdem die
Mglichkeit, den Saldovortrag nach zustzlichen Merkmalen zu unterglie-
dern, wie z. B. nach Profit-Center oder Segment, indem Sie die zustzlichen
Merkmale in den Feldern 1. Feldname bis 3. Feldname eintragen. Klicken Sie
auf das Icon (Ausfhren), um das Programm zu starten.

Selektionsbild zum Saldovortragsprogramm

Im sich ffnenden Fenster wird Ihnen das Ergebnis des Programmlaufs ange-
zeigt. Im Protokoll wird, neben den Selektionsdaten, in der vorletzten Zeile
das Ergebnis ausgegeben. In unserem Beispiel erhalten wir die Meldung,
dass der Saldovortrag erfolgreich durchgefhrt werden konnte. Wenn Sie
zuvor die Checkbox Ergebnisliste ausgeben aktiviert haben, erscheinen die
beiden Schaltflchen Bilanzkonten und Ergebnisvortragskonten. Klicken Sie
auf Bilanzkonten, um den Saldovortrag fr die Bilanzkonten anzuschauen.

62
Saldovortrag in SAP verstehen Tipp 12

Protokoll des Saldovortrags

Sie gelangen in das Bild Anzeige der Bilanzkonten. Die vorgetragenen Salden
werden pro Bilanzkonto (Spalte Konto) in allen aktiven Hauswhrungen, in
unserem Beispiel Buchungskreiswhrung (Spalte Bukrs.whr) und Konzern-
whrung (Spalte Konzernw.), sowie in der Transaktionswhrung (Spalte
TWhrung) ausgegeben. Klicken Sie auf das Icon (Zurck), um zum Proto-
koll zurckzukehren.

Anzeige des Saldovortrags der Bilanzkonten

Klicken Sie nun auf die Schaltflche Ergebnisvortragskonten, um den Saldo-


vortrag fr die Erfolgskonten aufzurufen. Wenn Sie zuvor die Checkbox Ein-
zelsalden Erg.vortr.konto aktiviert haben, wird nicht nur der Gesamtsaldo
auf dem Vortragskonto 350000 (Spalte Erg.konto) angezeigt, sondern der
vorgetragene Saldo pro Erfolgskonto (Spalte GuV-Konto). Auch fr die
Erfolgskonten werden die vorgetragenen Salden in allen aktiven Hauswh-
rungen analog der Liste fr die Bilanzkonten ausgegeben.

63
TEIL 1 Finanzbuchhaltung allgemein

Anzeige des Saldovortrags der Erfolgskonten

Nach Durchfhrung des Echtlaufs erscheint der Saldovortrag in der Salden-


anzeige. Die Saldenanzeige knnen Sie ber Transaktion FAGLB03 im neuen
Hauptbuch, Transaktion FS10N im klassischen Hauptbuch oder ber folgen-
den Menpfad aufrufen:

Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Konto Salden anzeigen

Geben Sie die Kontonummer (im Beispiel 69990), den Buchungskreis (1000)
und das Geschftsjahr (2014) ein, auf das Sie die Salden vorgetragen haben,
und klicken Sie auf das Icon (Ausfhren), um die Salden anzuzeigen. In
der Saldenanzeige wird in der Zeile Saldovortrag der vorgetragene Wert
angezeigt.

Saldenanzeige fr ein Sachkonto

64
Saldovortrag in SAP verstehen Tipp 12

Sie sollten den Saldovortrag immer mglichst zeitnah zu Beginn des neuen
Geschftsjahres durchfhren. Die Programme fr den Saldovortrag knnen
Sie auch als automatische Jobs fr den ersten Tag des neuen Geschftsjahres
einplanen. Nach der Ausfhrung des Saldovortrags werden die Saldenvor-
trge bei Rckbuchungen in das alte Geschftsjahr systemseitig automatisch
aktualisiert. Der Saldovortrag ist immer einstufig, das bedeutet, er trgt
immer genau von einem Jahr auf das andere Jahr vor und holt nicht alle exis-
tierenden Jahre davor automatisch nach. Weiter zurckliegende Jahre
werden also nicht korrigiert.

Wenn Sie feststellen, dass der Saldovortrag in einem bereits abgeschlossenen


Jahr nicht stimmt und korrigiert werden soll, mssten Sie grundstzlich den
Saldovortrag ab dem fehlerhaften Jahr wiederholen. Fr bereits abgeschlos-
sene und testierte Geschftsjahre sollten Sie dies jedoch nur unter Rckspra-
che mit Ihren Prfern tun. Zudem sollten Sie prfen, ob in Ihrem System in
der Zwischenzeit wesentliche technische nderungen erfolgt sind. Hier
mchten wir insbesondere darauf hinweisen, dass in den folgenden oder
vergleichbaren Fllen dringend von einer rckwirkenden Durchfhrung des
Saldovortrags abzuraten ist:

nach der Umstellung des Vortragskontos fr Erfolgskonten, z. B. bei Ein-


fhrung einer parallelen Rechnungslegung mit dem Kontenmodell

nach der Durchfhrung einer Whrungsumstellung, hier typischerweise


der Euro-Umstellung

Weitere Ursachen fr einen falschen Saldovortrag knnen unter anderem


technische Probleme z. B. bei Updates der Datenbank sein, eine fehlerhafte
Funktion des Saldovortragsprogramms in frheren Softwarestnden oder
nderungen in der Steuerung des Sachkontos; hier ist vor allem die Aus-
steuerung als Bestands- oder Erfolgskonto zu nennen. Daher sind nderun-
gen, wie in Trick 17, Kontosteuerung nachtrglich ndern, beschrieben,
nur mit uerster Vorsicht durchzufhren. Informationen zu weiteren Ursa-
chen fr fehlerhafte Saldenvortrge erhalten Sie auch in SAP-Hinweis
402917 (Saldovortrag nicht korrekt).

Wenn Sie fehlerhafte Saldovortrge feststellen, ist es wichtig zu analysieren,


ab wann der Fehler auftritt und welche Konten und auch Whrungstypen
betroffen sind. Je nach Fehlersituation stellt sich dann die Wahl der Lsung
dar. Im einfachsten Fall kann der Saldovortrag wie beschrieben wiederholt
werden. Fr komplexere, bereits bekannte Fehlerursachen bietet SAP oft-
mals Korrekturen an, die in der Regel durch Ihre Systemadministration tech-
nisch durchgefhrt werden knnen. Im SAP Service Marketplace finden Sie

65
TEIL 1 Finanzbuchhaltung allgemein

weitere Hinweise zum Thema und zur Vorgehensweise bei fehlerhaften Sal-
denvortrgen, z. B. SAP-Hinweis 1930937 (FI-GL: Saldovortrag FAGLGVTR
luft nicht wie erwartet).

Die Ausfhrungen dieses Tipps gelten analog fr Nebenbcher der Debito-


ren und Kreditoren sowie fr weitere Ledger, z. B. spezielle Ledger wie das
Profit-Center-Ledger 8A oder das UKV-Ledger 0F. In der Anlagenbuchhal-
tung entspricht der Geschftsjahreswechsel dem Saldenvortag. In der Mate-
rialbuchhaltung wird dies durch den sogenannten Periodenverschieber durch-
gefhrt.

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Inhalt des Feldes Zuordnung in FI-Belegen korrigieren Tipp 13

Tipp 13
Tipp 13 Inhalt des Feldes Zuordnung
in FI-Belegen korrigieren
Sie haben den Sortierschlssel zur Befllung des Feldes Zuordnung korrigiert
und mchten den Feldinhalt nun in bereits gebuchten Belegen ebenfalls aktu-
alisieren?

Beim Anlegen neuer Sachkonten kann es vorkommen, dass ein falscher Sor-
tierschlssel eingetragen wurde. Der Sortierschlssel steuert die Befllung
des Feldes Zuordnung. Lesen Sie Tipp 7, Feld Zuordnung korrekt befl-
len, fr weitere Informationen zum Feld Zuordnung.

Wenn bereits Belege auf das Sachkonto gebucht wurden, werden die
Inhalte im Feld Zuordnung in diesen bereits bestehenden Belegpositionen
durch die nderung des Sortierschlssels im Sachkonto nicht automatisch
korrigiert. Sind bereits viele Buchungen erfasst, kann eine manuelle nde-
rung der Belege zu aufwendig sein. ber SAP-Hinweis 322910 (RSZUN000
(ZUORDNUNG_AUFBAUEN) ZUONR, HZUON fehlerhaft) liefert SAP ein
Programm aus, ber das die Inhalte im Feld Zuordnung korrigiert werden
knnen.

Und so gehts
Lassen Sie das Programm ZF_CHANGE_ZUONR zur Korrektur der Inhalte im
Feld Zuordnung von einem Entwickler gem SAP-Hinweis 322910 in Ihr
System einbauen. Bevor Sie das Korrekturprogramm starten knnen, mssen
Sie den Sortierschlssel im Sachkontenstamm entsprechend Ihrer Vorstel-
lung angepasst haben.

Rufen Sie nach der Korrektur des Sortierschlssels Transaktion SA38 oder
folgenden Eintrag in der Menleiste auf, um das Programm zu starten:

67
TEIL 1 Finanzbuchhaltung allgemein

System Dienste Reporting

Geben Sie ZF_CHANGE_ZUONR in das Feld Programm ein, und klicken


Sie auf das Icon (Ausfhren), um das Programm zu starten. Sie gelangen
in das Selektionsbild des Korrekturprogramms. Geben Sie den Buchungs-
kreis (1000) in das Feld Company Code und das Geschftsjahr (2014) in das
Feld Fiscal Year ein, in dem die Belege mit der falschen Zuordnung gebucht
wurden. Wenn Sie ein hohes Belegaufkommen haben und nicht alle Belege
mit einer falschen Zuordnung gebucht wurden, knnen Sie die Selektion
ber die Felder Document number und bis bzw. die Mehrfachselektion, die
Sie durch einen Klick auf das Icon erreichen, auf die Belege einschrn-
ken, die korrigiert werden mssen. Tragen Sie auerdem das Konto ein, des-
sen Sortierschlssel falsch gepflegt war. In unserem Beispiel wurde der Sor-
tierschlssel fr das Konto 234110 falsch eingetragen. Es handelt sich um ein
Sachkonto, deshalb tragen wir es in das Feld GL Account ein. Wenn Sie die
Zuordnung fr Debitorenkonten korrigieren mchten, mssen Sie das Debi-
torenkonto in das Feld Customer Account eintragen, und fr Kreditorenkon-
ten mssen Sie das Feld Vendor Account fllen.

Selektionsbild des Korrekturprogramms

Im Abschnitt Processing parameters muss die Option Overwrite exiting


fields gewhlt werden, damit die falschen Zuordnungen in den gebuchten
Belegen mit dem korrekten Wert berschrieben werden. Wenn die Option
Process only initial fields gewhlt ist, wrde die Zuordnung nur fr die
Belege korrigiert, fr die das Feld Zuordnung nicht gefllt ist. Lassen Sie die

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Inhalt des Feldes Zuordnung in FI-Belegen korrigieren Tipp 13

Checkbox Update zunchst deaktiviert, um das Programm im Testmodus


ausfhren. Klicken Sie auf das Icon (Ausfhren), um das Programm zu
starten.

Das Programm gibt die Anzahl der Stze aus, die gendert werden. berpr-
fen Sie, ob die Anzahl der Stze mit Ihrer Analyse der fehlerhaften Einzelpos-
ten bereinstimmt, bevor Sie den Report im Update-Modus starten.

Protokoll des Korrekturprogramms ohne Update

Wird das Programm im Update-Modus ausgefhrt (Checkbox Update akti-


vieren), werden im Protokoll alle korrigierten Belege angezeigt.

Protokoll des Korrekturprogramms nach Update

69
TEIL 1 Finanzbuchhaltung allgemein

Tipp 14
Tipp 14 Buchungsdatum fr vorerfasste
Belege ndern
Sie arbeiten mit vorerfassten Belegen und mssen aufgrund des Geschftsjah-
reswechsels deren Buchungsdatum ndern? Lesen Sie hier, welche Mglich-
keiten Sie dazu haben.

Wenn Sie mit vorerfassten Belegen arbeiten, mssen Sie nach einem
Geschftsjahreswechsel das Buchungsdatum der noch offenen vorerfassten
Belege ndern, da das Buchen in das zurckliegende Geschftsjahr nicht
mehr mglich ist. Fr vorerfasste Belege gibt es eigene Transaktionen, ber
die die Belege gendert werden knnen. Wir stellen Ihnen in diesem Tipp
einerseits die Transaktion zur nderung des Buchungsdatums eines einzel-
nen Belegs vor. Des Weiteren stellen wir Ihnen ein Programm vor, ber das
Sie das Buchungsdatum fr eine groe Anzahl von vorerfassten Belegen
ndern knnen.

Und so gehts
Zunchst stellen wir Ihnen die Transaktion zum ndern des Buchungsda-
tums einzelner Belege vor. Rufen Sie dazu Transaktion FBV4 oder folgenden
Menpfad auf:

Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Beleg Vorerfate Belege


Kopf ndern

Sie gelangen in das Einstiegsbild zur nderung von vorerfassten Belegen.


Geben Sie den Buchungskreis (1000), die Belegnummer des vorerfassten
Belegs (100000175) und das Geschftsjahr (2013) des Belegs ein. Besttigen
Sie die Eingaben mit ().

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Buchungsdatum fr vorerfasste Belege ndern Tipp 14

Einstieg in Transaktion FBV4

Sie gelangen in die Kopfdaten des vorerfassten Belegs. Geben Sie das neue
Buchungsdatum (05.06.2014) ein, und sichern Sie die nderung durch
einen Klick auf das Icon (Beleg parken).

Buchungsdatum ndern

Der Beleg wird unter einer neuen Belegnummer im laufenden Geschftsjahr


gesichert und kann nun weiterbearbeitet bzw. gebucht werden. Die Beleg-
nummer 100000175 aus dem alten Geschftsjahr wird gelscht.

Wenn Sie sehr viele vorerfasste Belege haben, deren Buchungsdatum Sie
ndern mssen, knnen Sie den Report ZFSAP2_B gem SAP-Hinweis
99775 (FIPP: FBV4 Massennderung des Buchungsdatums/GJahrs) von Ihrer
Systemadministration einbauen lassen. Rufen Sie nach dem Einbau die
Transaktion SA38 oder folgenden Eintrag in der Menleiste auf:

System Dienste Reporting

Geben Sie im sich ffnenden Fenster den Report ZFSAP2_B in das Feld Pro-
gramm ein, und klicken Sie auf das Icon (Ausfhren). Sie gelangen in das
Selektionsbild des Reports. Geben Sie den Buchungskreis (1000) und das

71
TEIL 1 Finanzbuchhaltung allgemein

Geschftsjahr (2013) ein, in dem die vorerfassten Belege erfasst wurden.


Geben Sie im Feld Buchungsdatum das Buchungsdatum (05.06.2014) ein,
das in den zu ndernden Belegen eingetragen werden soll. Klicken Sie auf
das Icon (Ausfhren), um den Report zu starten.

Selektionsbild des Reports

Im sich ffnenden Fenster werden alle vorerfassten Belege aufgelistet, die


der Selektion entsprechen. Prfen Sie, ob das Buchungsdatum fr alle
Belege, die in der Liste erscheinen, gendert werden soll. Ist dies nicht der
Fall, mssen Sie die Selektion strker eingrenzen, um nur die Belege zu
erhalten, die Sie ndern mchten. Erscheinen in der Liste nur Belege, deren
Buchungsdatum gendert werden soll, knnen Sie alle Belege ber die
Schaltflche Alle markieren in einem Schritt auswhlen. Klicken Sie auf das
Icon (Buchen), um das Buchungsdatum fr die markierten Belege zu
ndern.

Selektierte vorerfasste Belege

72
Buchungsdatum fr vorerfasste Belege ndern Tipp 14

Das Programm zeigt im Protokoll an, welche Belege gendert wurden. In der
nachfolgenden Abbildung ist zu sehen, dass Beleg 100000167 nicht gendert
werden konnte, da er von einem Benutzer in Bearbeitung war. Wir empfeh-
len daher, den Report zu einer Zeit zu starten, in der mglichst wenig Benut-
zer Belege erfassen.

Ergebnisse der Belegnderungen

Bei der nderung des Buchungsdatums fr vorerfasste Belege werden die


Belege mit ihrer ursprnglichen Belegnummer beibehalten.

73
TEIL 1 Finanzbuchhaltung allgemein

Tipp 15
Tipp 15 Zustzliche Felder in Einzel-
postenanzeige aufnehmen
Vermissen Sie ein Feld in der Einzelpostenanzeige? Erfahren Sie in diesem
Tipp, wie Sie zustzliche Felder in die Einzelpostenanzeige aufnehmen
knnen.

In den Einzelpostenanzeigen der verschiedenen Teilkomponenten Haupt-


buch, Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung etc. wird im SAP-Standard
eine Vielzahl von Feldern zur Anzeige angeboten. In den Feldlisten der zur
Auswahl stehenden Felder sind aber nicht alle Felder der Einzelposten ent-
halten. Im Customizing gibt es eine Transaktion, ber die zustzliche Felder
in die Feldliste fr die Einzelpostenanzeige aufgenommen werden knnen.

Und so gehts
Wir erlutern Ihnen die Funktionalitt anhand eines Beispiels: Das Feld
Finanzposition soll zustzlich in die Feldliste der Debitoren-Einzelpostenan-
zeige aufgenommen werden.

Rufen Sie Transaktion O7R3 oder folgenden Eintrag im Customizing auf:

Finanzwesen (neu) Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung Debitoren-


konten Einzelposten Anzeigen Einzelposten Zustzliche Felder fr die
Einzelpostenanzeige definieren

Sie gelangen in das Bild Sicht Sonderfelder Zeilenaufbauvarianten ndern:


bersicht. Klicken Sie auf die Schaltflche Neue Eintrge, um neue Eintrge
zu erfassen. Klicken Sie auf das Icon , oder drcken Sie die Taste (F4) im
Feld Tabelle, um die Liste der zur Verfgung stehenden Tabellen anzuzeigen.
Whlen Sie aus der sich ffnenden Liste den Eintrag BSEG Belegsegment

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Zustzliche Felder in Einzelpostenanzeige aufnehmen Tipp 15

Buchhaltung aus. Klicken Sie nun auf das Icon oder drcken Sie die Taste
(F4) im Feld Feldname, um das Feld Finanzposition (FIPOS) auszuwhlen.
Klicken Sie auf das Icon (Sichern), um den Eintrag zu speichern.

Neues Feld fr Einzelpostenanzeige hinzufgen

Rufen Sie nun die Debitoren-Einzelpostenliste ber Transaktion FBL5N oder


folgenden Menpfad auf:

Rechnungswesen Finanzwesen Debitoren Konto Posten anzeigen/


ndern

Sie gelangen in das Bild Debitoren Einzelpostenliste. Rufen Sie die Liste fr
einen beliebigen Debitor auf. Whlen Sie in der Menleiste Einstellungen
Anzeigevariante Aktuelle. Das Feld Finanzposition steht nun in der Feld-
liste (ausgeblendete Felder) zur Verfgung und kann in die Einzelposten-
anzeige aufgenommen werden. Wenn Sie zur Anpassung von Einzelposten-
anzeigen weitere Informationen bentigen, knnen Sie diese in Tipp 16,
Globale und benutzerspezifische Anzeigelayouts nutzen, nachlesen.

Feldliste inklusive neues Feld Finanzposition

75
TEIL 1 Finanzbuchhaltung allgemein

Tipp 16
Tipp 16 Globale und benutzerspezifi-
sche Anzeigelayouts nutzen
Strt es Sie, dass Ihnen in manchen Listen nicht alle Felder angezeigt werden,
die Sie brauchen? Dann hilft Ihnen dieser Tipp weiter.

Sie knnen in verschiedenen Transaktionen die angezeigten Felder gem


Ihren Anforderungen anpassen und in einem sogenannten Layout abspei-
chern. Dabei gibt es benutzerspezifische Layouts, auf die nur der Ersteller
selbst zugreifen kann, und sogenannte globale Layouts, die fr alle Benutzer
gltig sind.

Und so gehts
In diesem Beispiel richten wir ein Layout fr die Einzelposten der Sachkon-
ten (Transaktion FBL3N oder FAGLL03) ein. Zustzlich zu den angezeigten
Feldern soll die Kostenstelle eingeblendet werden. Whlen Sie in der Men-
leiste Einstellungen Anzeigevariante Aktuelle. Es ffnet sich ein neues
Fenster. Im linken Fensterteil sehen Sie die aktuell in den Einzelposten ange-
zeigten Felder. Im rechten Fensterteil sehen Sie die Liste der Felder, die
auerdem eingeblendet werden knnen.

Sie knnen einzelne Felder aus der Anzeige entfernen, indem Sie das Feld
markieren und mit dem Icon in die Liste der nicht angezeigten Felder ver-
schieben. Ebenso knnen Sie ein Feld aus der rechten Liste markieren und
mit dem Icon in die Liste der angezeigten Felder aufnehmen. Um die
gewnschten Felder leichter zu finden, knnen Sie die Liste der nicht ange-
zeigten Felder mithilfe der Icons (Sortieren aufsteigend) oder (Sortie-
ren absteigend) alphabetisch sortieren. Markieren Sie im linken Fensterteil
das Feld, vor dem Sie die Kostenstelle anordnen mchten, z. B. das Feld Text.
Suchen Sie dann im rechten Fensterteil die Kostenstelle, markieren Sie das

76
Globale und benutzerspezifische Anzeigelayouts nutzen Tipp 16

Feld, und bernehmen Sie es per Klick auf das Icon in die Liste der ange-
zeigten Felder.

Layout ndern

Whlen Sie in der Menleiste Einstellungen Anzeigevariante Sichern. Es


ffnet sich ein neues Fenster.

Layout sichern

Sie knnen das Layout nur fr Ihren Benutzer oder fr alle definieren:

Global fr alle Benutzer


Soll das Layout fr alle Benutzer zur Verfgung stehen, mssen Sie im Feld

77
TEIL 1 Finanzbuchhaltung allgemein

Layout einen Namen vergeben, der mit einem Schrgstrich / beginnt.


Geben Sie auerdem eine Bezeichnung ein.

Benutzerspezifisch
Soll das Layout nur fr Sie verwendbar sein, knnen Sie einen beliebigen
Namen vergeben. Aktivieren Sie dafr das Kennzeichen Benutzerspezi-
fisch, und geben Sie eine Bezeichnung ein.

In der Einzelpostenliste wird nun zustzlich die Kostenstelle angezeigt.


Wenn Sie mchten, dass die Einzelposten in Zukunft immer mit diesem Lay-
out ausgegeben werden, knnen Sie das Layout als Voreinstellung definie-
ren. Whlen Sie dazu in der Menleiste Einstellungen Anzeigevariante
Verwaltung. Es ffnet sich ein neues Fenster.

Layoutverwaltung

Markieren Sie das Layout, und whlen Sie in der Menleiste Bearbeiten
Voreinstellung setzen. Beim nchsten Aufruf der Transaktion werden direkt
die Felder angezeigt, die Sie in diesem Layout definiert haben. Sollten Sie
Felder in der Liste der zur Verfgung stehenden Felder vermissen, knnen
Sie in Tipp 15 nachlesen, wie Sie zustzliche Felder in die Einzelpostenan-
zeige aufnehmen knnen.

78
TEIL 2
TEIL 2 Sachkonten und
Hauptbuchhaltung
In der Hauptbuchhaltung laufen die Buchungen aus den vorgelagerten Kom-
ponenten und aus dem Rechnungswesen auf den Sachkonten zusammen.
Lesen Sie in diesem Teil unter anderem, wie Sie im Rahmen des Abschlusses
Nummernlcken nachweisen oder auch in Sonderperioden buchen knnen.
Auerdem erfahren Sie, wie Sie die Kontensteuerung fr offene Posten oder
die Einzelpostenverwaltung auf- oder abbauen knnen. Nicht zuletzt hilft
Ihnen unser Tipp zur Definition von Feldstatusgruppen, Kontierungsfehler zu
vermeiden.

Tipps in diesem Teil


Trick 17 Kontosteuerung nachtrglich ndern ..................................... 80
Tipp 18 Sachkontenstammdaten zwischen Systemen bertragen ........ 83
Tipp 19 In Sonderperioden buchen ..................................................... 87
Tipp 20 Belegnummernlcken nachweisen ......................................... 91
Tipp 21 Plandaten in FI erstellen (klassisches Hauptbuch) ................... 93
Tipp 22 Plandaten in FI erstellen (neues Hauptbuch) .......................... 97
Tipp 23 Einzelposten nachtrglich aufbauen ....................................... 101
Tipp 24 Einzelposten nachtrglich abbauen ........................................ 104
Tipp 25 Offene-Posten-Verwaltung fr Sachkonten aufbauen ............. 107
Tipp 26 Offene Posten fr Sachkonten abbauen ................................. 109
Tipp 27 Query fr Sachkontenstammdaten erstellen ........................... 112
Tipp 28 Allokationen im neuen Hauptbuch einsetzen ......................... 121
Tipp 29 Feldstatus fr Sachkonten definieren ...................................... 127
Tipp 30 Massennderung fr Sachkonten einsetzen ............................ 132
Tipp 31 E-Bilanz an Microsoft Excel bergeben .................................. 136
Tipp 32 Massenstorno fr FI-Belege durchfhren ................................ 139

79
TEIL 2 Sachkonten und Hauptbuchhaltung

Trick 17
Tipp 17 Kontosteuerung nachtrglich
ndern
Sie haben ein Sachkonto aus Versehen als Erfolgskonto anstatt als Bilanzkonto
definiert und knnen die Einstellung nicht mehr ndern, da bereits Belege
gebucht sind? Lesen Sie hier, wie Sie die Einstellungen korrigieren knnen.

Nachdem Buchungen auf ein Sachkonto erfolgt sind, kann die Einstellung,
ob das Konto ein Bilanz- oder ein Erfolgskonto ist, im SAP-Standard nicht
mehr gendert werden. SAP empfiehlt in solchen Fllen in der Regel die
Anlage eines neuen Sachkontos. In vielen Unternehmen ist jedoch ein zeit-
aufwendiger Ablauf vorgeschrieben, um ein neues Sachkonto anzulegen.
Wenn Sie also aus diesem oder auch aus anderen Grnden das Sachkonto
beibehalten mchten, knnen Sie wie in diesem Trick beschrieben vorgehen.
ndern Sie den Kontentyp jedoch nur, wenn Sie absolut sicher sind, dass das
Konto falsch angelegt wurde! Die nderung des Kontentyps kann z. B. Aus-
wirkungen auf den Saldovortrag haben.

Und so gehts
Um die Einstellung zum Kontentyp im Sachkonto ndern zu knnen, darf
das Konto keinen Saldo aufweisen. Sie mssen einen gegebenenfalls vorhan-
denen Saldo somit zunchst ausbuchen. Nachdem das geschehen ist, knnen
Sie die Einstellungen zum Kontentyp im Sachkonto noch nicht ndern, da
das System auf gebuchte Belege auf dem Sachkonto hin prft. Sie erhalten
die Fehlermeldung Wechsel der Bilanzsteuerung trotz Buchungen.

80
Kontosteuerung nachtrglich ndern Trick 17

Fehlermeldung aufgrund gebuchter Belege

Um das Sachkonto ndern zu knnen, kann die Meldung Wechsel der


Bilanzsteuerung trotz Buchungen gendert werden, sodass sie nicht mehr als
Fehlermeldung, sondern als Warnmeldung erscheint. Im Customizing wird
fr Meldungen der Begriff Nachrichten verwendet. Rufen Sie dazu folgenden
Eintrag im Customizing auf:

Anwendungsbergreifende Komponenten Bankenverzeichnis Nachrich-


tensteuerung ndern

Geben Sie im sich ffnenden Fenster das Arbeitsgebiet (FH) ein, und bestti-
gen Sie die Eingabe mit ().

Arbeitsgebiet der Meldung

Sie gelangen in das Bild Sicht Steuerung der Nachrichten durch den Anwen-
der ndern: bersicht. Klicken Sie auf Neue Eintrge, um die Steuerung der
Meldung gegenber dem SAP-Standard zu ndern.

Meldungen des Arbeitsgebiets FH

81
TEIL 2 Sachkonten und Hauptbuchhaltung

Suchen Sie ber die Taste (F4) fr das Feld MsgNr den Eintrag 601 Wechsel
der Bilanzsteuerung trotz Buchungen heraus. Geben Sie einen Benutzer-
namen (KLEINC) ein. Durch die Eingabe eines Benutzers stellen Sie sicher,
dass nur dieser Benutzer die Einstellung fr den Sachkontentyp ndern darf.
Tragen Sie in die Felder Dialog und BatchI jeweils ein W fr Warnmel-
dung ein. Vergessen Sie nicht, Ihre Einstellungen durch einen Klick auf das
Icon (Sichern) zu speichern. Da es sich bei diesen Einstellungen um Cus-
tomizing-Einstellungen handelt, wird ein Transportauftrag abgefragt. Wen-
den Sie sich hierzu bei Bedarf an Ihre Systemadministration.

Steuerung der Nachricht definieren

Nachdem die Meldung als Warnmeldung definiert ist, kann die Einstellung
zum Kontentyp im Sachkonto gendert werden. Vergessen Sie nicht, einen
Saldo, den Sie gegebenenfalls zuvor ausbuchen mussten, wieder einzubu-
chen und die Einstellungen zur Fehlermeldung wieder zu lschen, um verse-
hentliche nderungen an der Kontosteuerung zu vermeiden.

82
Sachkontenstammdaten zwischen Systemen bertragen Tipp 18

Tipp 18
Tipp 18 Sachkontenstammdaten zwi-
schen Systemen bertragen
Strt es Sie, dass Sie Sachkontenstammdaten in mehreren Systemen manuell
anlegen mssen, um z. B. Tests zu ermglichen?

Mit dem Programm RFBISA10 knnen Sie Sachkontenstammdaten per Pro-


gramm exportieren und in ein Zielsystem oder einen Zielmandanten impor-
tieren. Sie knnen das Programm jedoch auch verwenden, um Sachkonten-
stammdaten in anderen Buchungskreisen im selben System zu aktualisieren.
In unserem Beispiel werden neu angelegte Sachkontenstammdaten aus
einem System in ein anderes transferiert.

Und so gehts
Rufen Sie Transaktion SA38 auf, und starten Sie das Programm RFBISA10. Es
ffnet sich ein neues Fenster. Tragen Sie eine einzelne Sachkontennummer
oder ein Sachkontenintervall in Feld Sachkonto ein. Geben Sie auerdem
den Buchungskreis an, aus dem Sie die Sachkontenstammdaten exportieren
mchten.

Markieren Sie das Kennzeichen bertragen Stammdaten im Abschnitt Aus-


wahl der zu bertragenden Bereiche. Tragen Sie im Feld Name der Datei im
Abschnitt Daten auf sequentielle Datei schreiben (nur fr fremde SAP-Sys-
teme) einen beliebigen Namen fr die Datei ein. Der vierstellige Name wird
an das Ende des vollen Dateinamens angehngt.

83
TEIL 2 Sachkonten und Hauptbuchhaltung

bertragen der Sachkontenstammdaten Senden

Klicken Sie auf das Icon (Ausfhren), um das Programm auszufhren. Es


ffnet sich ein neues Fenster. Neben der Anzeige der selektierten Konten
wird Ihnen in der Statuszeile des Bildschirms (ganz unten) angezeigt, dass
die Datendatei erzeugt wurde. In unserem Beispiel wurde die Datei
FBISSK_1 im Verzeichnis G:\usr\sap\ECI\SYS\global\ erzeugt.

Statusmeldung

Nachdem Sie die Datei erzeugt haben, knnen Sie sie als Nchstes auf Ihren
PC herunterladen. Rufen Sie dazu Transaktion CG3Y auf, um die Datei vom
Server auf Ihren PC herunterzuladen. Sollten Sie die Berechtigung fr Trans-
aktion CG3Y nicht haben, knnen Sie alternativ Ihren Systemadministrator
bitten, die Datei auf den Zielserver zu kopieren.

Geben Sie im Feld Quelldatei auf Applikationsserver die Datei mit dem Ver-
zeichnis (G:\usr\sap\ECI\SYS\global\FBISSK_1) ein. Im Feld Zieldatei auf
Frontend mssen Sie angeben, wo die Datei auf Ihrem Rechner abgelegt wer-
den soll. Geben Sie als bertragungsformat der Daten ASC an, und klicken
Sie auf das Icon (Herunterladen), um die Datei herunterzuladen. Wenn

84
Sachkontenstammdaten zwischen Systemen bertragen Tipp 18

eine Sicherheitsabfrage erscheint, besttigen Sie diese durch einen Klick auf
die Schaltflche Zulassen.

Datei herunterladen

Als Nchstes knnen Sie die Datei von Ihrem PC auf den Zielserver bertra-
gen. Rufen Sie dazu Transaktion CG3Z auf. Geben Sie im Feld Quelldatei auf
Frontend den Pfad auf Ihrem PC und den Dateinamen an (C:\Users\Messner\
Desktop\FBISSK_1.dat). Im Feld Zieldatei auf Applikationsserver mssen Sie
das Zielverzeichnis und die Datei eingeben (G:\usr\sap\QCI\SYS\global\
FBISSK_1.dat).

Whlen Sie als bertragungsformat der Daten ASC, und klicken Sie auf das
Icon (Hochladen). Wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator, wenn
Sie sich nicht sicher sind, wie das Verzeichnis auf dem Zielserver heit.

Datei hochladen

Nach dem Kopieren auf den Zielserver stehen die Sachkontenstammdaten


fr den Import bereit. Rufen Sie Transaktion SA38 auf, und starten Sie das
Programm RFBISA20. Es ffnet sich ein neues Fenster.

Geben Sie den Dateinamen, den Sie zuvor beim Exportieren gewhlt haben,
in das Feld Dateiname ein. Geben Sie den Zielbuchungskreis ein. Als Batch-
Input Mappenname wird RFBISA20 vorgeschlagen. Sie knnen den Batch-
Input-Mappennamen bernehmen oder einen eigenen vergeben. Sie knnen
fr das Importieren zwischen folgenden Optionen whlen:

85
TEIL 2 Sachkonten und Hauptbuchhaltung

Datei sofort verbuchen


Bei Aktivierung des Kennzeichens Datei sofort verbuchen werden die
Sachkontenstammdaten sofort verbucht. Nur fr fehlerhafte Daten wird
eine Batch-Input-Mappe erstellt. Ist das Kennzeichen nicht aktiviert, wer-
den zunchst alle Daten in eine Batch-Input-Mappe gestellt.

Datei nur prfen


Die Aktivierung des Kennzeichens Datei nur prfen bewirkt, dass die Sach-
kontenstammdaten zunchst nur geprft werden. Es findet keine Verbu-
chung statt.

Sachkontenstammdaten bertragen Empfangen

Klicken Sie auf das Icon (Ausfhren), um das Programm auszufhren. Sie
erhalten die Meldung, dass eine Batch-Input + Mappe erstellt wurde, im Bei-
spiel ist das die Mappe RFBISA20. Whlen Sie im Men System Dienste
Batch-Input Mappen, um die Daten im Zielsystem einzuspielen. Es ffnet
sich ein neues Fenster. Markieren Sie Mappe RFBISA20, und klicken Sie auf
das Icon (Ausfhren), um das Abspielen zu starten. Es ffnet sich ein
neues Fenster. Whlen Sie den Abspielmodus Hintergrund, und klicken Sie
auf die Schaltflche Abspielen. Die neuen Sachkonten stehen nun im Zielsys-
tem zur Verfgung.

Batch-Input-Mappe RFBISA20

86
In Sonderperioden buchen Tipp 19

Tipp 19
Tipp 19 In Sonderperioden buchen
Mithilfe von Sonderperioden knnen Sie die Stnde mehrerer Nachtrags-
bilanzen abbilden und so die verschiedenen Stnde des Jahresabschlusses
festhalten.

Nach dem Jahresabschluss notwendige Buchungen, z. B. die Korrektur einer


Rckstellung, knnen Sie in eine Sonderperiode buchen. Durch das Buchen in
Sonderperioden knnen Sie verschiedene Stnde des Jahresabschlusses fest-
halten. So knnen Sie z. B. Korrekturbuchungen, die vom Wirtschaftsprfer
veranlasst wurden, in eine Sonderperiode buchen. In diesem Tipp zeigen wir
Ihnen zunchst, wie Sie nachschauen knnen, ob in Ihrem System Sonderpe-
rioden definiert sind. Daraufhin zeigen wir Ihnen, wie Sie in Sonderperio-
den buchen knnen.

Achtung: ndern Sie in einem produktiven System die Einstellungen zu den


Geschftsperioden nicht einfach ab! Dies kann zu Inkonsistenzen oder gar
zum Systemstillstand fhren.

Und so gehts
Wenn Sie nicht sicher sind, ob Sonderperioden in Ihrem System eingerichtet
sind, knnen Sie dies im Customizing prfen. Die Einstellungen dazu befin-
den sich in zwei verschiedenen Tabellen.

berprfen Sie zunchst, welche Geschftsjahresvariante Ihrem Buchungs-


kreis zugeordnet ist. Rufen Sie dazu folgenden Eintrag im Customizing auf:

Finanzwesen (neu) Grundeinstellungen Finanzwesen (neu) Bcher


Geschftsjahr und Buchungsperioden Buchungskreis einer Geschftsjah-
resvariante zuordnen

87
TEIL 2 Sachkonten und Hauptbuchhaltung

Zuordnung Geschftsjahresvariante zu Buchungskreis

Links sehen Sie den Buchungskreis (BuKr) und rechts davon die zugeordnete
GeschJahresvariante. In unserem Fall ist z. B. die Geschftsjahresvariante K4
den Buchungskreisen 0MB1 und 1000 zugeordnet.

Ob Sonderperioden fr die Geschftsjahresvariante definiert sind, knnen


Sie ebenfalls im Customizing nachschauen. Rufen Sie dazu folgenden Eintrag
auf:

Finanzwesen (neu) Grundeinstellungen Finanzwesen (neu) Bcher


Geschftsjahr und Buchungsperioden Geschftsjahresvariante pflegen
(Rumpfgeschftsjahr pflegen)

In der Spalte GV finden Sie die dem Buchungskreis zugeordnete Geschfts-


jahresvariante. In der Spalte Anzahl Buchungsp ist die Anzahl der regul-
ren Perioden des Geschftsjahres eingetragen. In der Spalte Anzahl Sonder-
per (ganz rechts) ist die Anzahl der Sonderperioden eingetragen. In unserem
Beispiel sind zwlf regulre und vier Sonderperioden fr die Geschftsjah-
resvariante K4 definiert. Die vier Sonderperioden sind somit die Perioden 13
bis 16, die fr Buchungen im oder auch nach dem Jahresabschluss zur Verf-
gung stehen.

Geschftsjahresvariante definieren

88
In Sonderperioden buchen Tipp 19

Nachdem wir nun wissen, dass wir in unserem System vier Sonderperioden
eingerichtet haben, zeigen wir Ihnen, wie Sie in Sonderperioden buchen
knnen. Rufen Sie dazu Transaktion FB50 oder folgenden Menpfad auf:

Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Buchung Sachkonten-


beleg erfassen

Tragen Sie das Belegdatum (20.03.2014), das Buchungsdatum (31.12.2013)


und die Periode (13) ein. Beachten Sie dabei die beiden folgenden Punkte:

Das Buchungsdatum muss in der letzten regulren Periode liegen.


Die Sonderperiode muss manuell eingegeben werden.

Buchen in Sonderperioden

Sollte bei Ihnen das Feld Periode nicht angezeigt oder fr manuelle Eingaben
nicht offen sein, knnen Sie dies ber die Bearbeitungsoptionen einstellen.
Rufen Sie dazu in der Belegerfassung Einstellungen Bearbeitungsoptionen
auf. Es ffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie die beiden Checkboxen Peri-
ode anzeigen und Buchen in Sonderperiode ernglichen aktivieren mssen.

Bearbeitungsoptionen

89
TEIL 2 Sachkonten und Hauptbuchhaltung

Speichern Sie anschlieend die Einstellungen, und kehren Sie zurck in die
Belegerfassung. Das System gibt eine Warnung aus, dass Sie in ein zurcklie-
gendes Geschftsjahr buchen mchten. Diese und auch die Meldung, dass
das Buchungs- und Belegdatum in verschiedenen Geschftsjahren liegen,
knnen Sie mit () besttigen. Vervollstndigen Sie den Beleg, und buchen
Sie ihn.

Nun knnen Sie jederzeit die Bilanz und GuV fr die Perioden 1 bis 12 mit
dem Stand vor der Buchung in Periode 13 auswerten. Den Stand nach der
Buchung in die Sonderperiode erhalten Sie, indem Sie die Bilanz und GuV
fr die Perioden 1 bis 13 aufrufen.

Sonderperioden knnen Sie unabhngig davon verwenden, wie Sie Ihr


Geschftsjahr definiert haben. Sonderperioden unterteilen die Jahresab-
schlussperiode nach von Ihnen frei whlbaren Kriterien. Dadurch ist es mg-
lich, mehrere Nachtragsbilanzen zu erstellen.

90
Belegnummernlcken nachweisen Tipp 20

Tipp 20
Trick 20 Belegnummernlcken
nachweisen
Fr den Nachweis von Lcken in den Belegnummern des FI steht Ihnen ein
Report zur Verfgung.

Durch Verbuchungsabbrche oder die Pufferung von Belegnummern kann


es immer wieder vorkommen, dass Belegnummern im System fehlen, das
heit nicht vergeben werden. Um die Anforderungen der GoB (Grundstze
ordnungsmiger Buchfhrung) erfllen zu knnen, ist es erforderlich, feh-
lende Belegnummern nachweisen zu knnen. Diesen Anforderungen kn-
nen Sie mithilfe eines Reports nachkommen.

Und so gehts
Rufen Sie Transaktion SA38 auf, und starten Sie das Programm
RFBNUM00N. Es ffnet sich ein neues Fenster.

Selektionsbild

91
TEIL 2 Sachkonten und Hauptbuchhaltung

Geben Sie den Buchungskreis und das Geschftsjahr ein. Optional knnen
Sie die Selektion auf einzelne Belegarten einschrnken. In unserem Beispiel
schrnken wir auf die Belegart RV (Fakturabernahme) ein.

Klicken Sie auf das Icon (Ausfhren), um den Report zu starten. Das
Ergebnis wird in einem neuen Fenster angezeigt.

Lcken in der Belegnummernvergabe

Die Ergebnisliste wird zweizeilig ausgegeben:

In der ersten Zeile wird ganz links der Buchungskreis (BuKr) 0001 ange-
zeigt, rechts daneben der Nummernkreis (Nr) RV, rechts davon das Ge-
schftsjahr (VJahr) und (BJahr) 2013, das Nummernintervall
(Von_Nummer und Bis_Nummer) 0000800000 bis 0001099999, der Num-
mernstand 881539 und ob es sich um einen externen Nummernkreis (Ext.
NK) handelt.

In der zweiten Zeile werden die fehlenden Belegnummern ausgegeben. In


unserem Beispiel fehlen fr das Jahr 2013 im Buchungskreis (BuKr) 0001
im Nummernintervall (Nr) RV die Belegnummern (Lcke von) 881535 bis
(Lcke bis) 881536.

Beachten Sie, dass einzelne Release- bzw. Support-Stnde fehlerhafte Ergeb-


nisse fr diesen Report liefern. Lesen Sie hierzu SAP-Hinweis 1293028
(RFBNUM00N).

92
Plandaten in FI erstellen (klassisches Hauptbuch) Tipp 21

Tipp 21
Tipp 21 Plandaten in FI erstellen
(klassisches Hauptbuch)
Sie mchten fr Ihre Bilanz und GuV Plandaten im Finanzwesen hinterlegen,
um Plan/Ist-Vergleiche durchfhren zu knnen?

Wie in CO knnen auch in FI Plandaten erfasst werden. Hierbei besteht die


Mglichkeit, die Planung aus CO in FI maschinell zu bernehmen. In Tipp 94,
Planung von CO in FI bernehmen, knnen Sie nachlesen, wie das funk-
tioniert. Darber hinaus knnen Sie Plandaten auch manuell direkt in FI ein-
pflegen. In diesem Tipp erklren wir Ihnen, wie das im klassischen Haupt-
buch umgesetzt wird.

Und so gehts
Zunchst mssen Sie im Customizing Einstellungen fr die Planungszeit-
rume vornehmen. Rufen Sie dazu folgenden Eintrag im Customizing auf:

Finanzwesen Hauptbuchhaltung Geschftsvorflle Planung Planperio-


den definieren

Planperioden pflegen

Pflegen Sie in der zum Buchungskreis zugeordneten Variante in den ersten


vier Spalten (Zeitraum 1) die zulssigen Perioden. Im dargestellten Beispiel

93
TEIL 2 Sachkonten und Hauptbuchhaltung

wurde fr Variante (Var.) 0001 der Zeitraum von Periode 1 Jahr 2011 bis
Periode 16 Jahr 2015 als erlaubter Planungszeitraum eingetragen.

Zustzlich muss die Version fr die manuelle Planung zugelassen werden.


Rufen Sie dazu folgenden Eintrag im Customizing auf:

Finanzwesen Hauptbuchhaltung Geschftsvorflle Planung Planver-


sionen definieren

Planversionen pflegen

Setzen Sie fr das Ledger (Ld) und die Version (Ver), in der Sie die Plandaten
speichern mchten, das Kennzeichen Man. Plan. (manuelle Planung).

Nachdem das Customizing vorgenommen wurde, kann die Planungstransak-


tion aufgerufen werden. Rufen Sie dazu Transaktion FSE5N oder folgenden
Menpfad auf:

Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Periodische Arbeiten


Planung Erfassen

Geben Sie den Buchungskreis (0001), das Geschftsjahr (2014), die Version
(0), das Ledger (0) und die Bilanz/GuV-Struktur (IKR) an, fr die Sie Planda-
ten erfassen mchten. Sollten Sie Geschftsbereiche einsetzen, knnen Sie
nach Geschftsbereichen selektieren. Optional knnen Sie auch in einer
Transaktionswhrung (z. B. CHF) planen, wenn Sie nicht in der Buchungs-
kreiswhrung planen mchten.

94
Plandaten in FI erstellen (klassisches Hauptbuch) Tipp 21

Planung Einstieg

Klicken Sie auf die Schaltflche Erfassen. Es ffnet sich ein neues Fenster.

Position der Bilanzstruktur auswhlen

Markieren Sie die Position in der Bilanzstruktur, fr die Sie Plandaten erfas-
sen mchten. Sie knnen eine beliebige Position unterhalb des Wurzelkno-
tens, der obersten Ebene, auswhlen. Klicken Sie auf die Schaltflche Pla-
nung, um in die Erfassungsmaske zu gelangen.

95
TEIL 2 Sachkonten und Hauptbuchhaltung

Plandaten erfassen

Alle der Position zugeordneten Konten werden zur Eingabe angeboten. Soll-
ten Sie eine von der Buchungskreiswhrung abweichende Transaktionswh-
rung eingegeben haben, erfassen Sie die Werte in der Spalte Trans.Whrung.
Die Betrge werden dabei anhand des Mittelkurses in die Buchungskreis-
whrung umgerechnet und in der Spalte Buchungskreiswhrung angezeigt.
Wenn Sie zuvor im Selektionsbild Hauswhrung planen ausgewhlt haben
(siehe Abbildung Planung Einstieg), knnen Sie die Plandaten in Bu-
chungskreiswhrung erfassen. Klicken Sie auf das Icon (Buchen), um die
erfassten Betrge zu speichern. Anschlieend knnen Sie z. B. Transaktion
S_ALR_87012253 aufrufen, um einen Plan/Ist-Vergleich durchzufhren.

96
Plandaten in FI erstellen (neues Hauptbuch) Tipp 22

Tipp 22
Tipp 22 Plandaten in FI erstellen
(neues Hauptbuch)
Sie mchten fr Ihre Bilanz und GuV Plandaten im Finanzwesen hinterlegen,
um Plan/Ist-Vergleiche durchfhren zu knnen?

Ebenso wie in CO knnen auch in FI Plandaten erfasst werden. Hierbei


besteht die Mglichkeit, die Planung aus CO in FI maschinell zu berneh-
men. In Tipp 94, Planung von CO in FI bernehmen, knnen Sie nachle-
sen, wie das funktioniert. Darber hinaus knnen Sie Plandaten auch manu-
ell direkt in FI einpflegen. In diesem Tipp zeigen wir Ihnen, wie die
manuelle Planung in FI im neuen Hauptbuch funktioniert.

Und so gehts
Um eine manuelle Planung in FI erfassen zu knnen, mssen Sie zunchst
Einstellungen im Customizing vornehmen. Als Erstes mssen Sie die Pla-
nungszeitrume definieren. Rufen Sie dazu folgenden Eintrag im Customi-
zing auf:

Finanzwesen (neu) Hauptbuchhaltung (neu) Planung Planperioden


definieren

Pflegen Sie in der zum Buchungskreis zugeordneten Variante in den ersten


vier Spalten (Zeitraum 1) die zulssigen Perioden. Im dargestellten Beispiel
wurde fr Variante (Var.) 1000 der Zeitraum von Periode 1 im Jahr 2013 bis
Periode 12 im Jahr 9999 als erlaubter Planungszeitraum eingetragen.

97
TEIL 2 Sachkonten und Hauptbuchhaltung

Planperioden pflegen

Zustzlich muss die Version fr die manuelle Planung zugelassen werden.


Rufen Sie dazu folgenden Eintrag im Customizing auf:

Finanzwesen (neu) Hauptbuchhaltung (neu) Planung Planversionen


Planversionen definieren

Setzen Sie fr das Ledger (Ld) und die Version (Ver), in der Sie die Plandaten
speichern mchten, das Kennzeichen Man. Plan. (manuelle Planung).

Planversionen pflegen

Nachdem das Customizing vorgenommen wurde, kann die Planungstransak-


tion genutzt werden. Rufen Sie dazu Transaktion GP12N oder folgenden
Menpfad auf:

Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Periodische Arbeiten Pla-


nung Planwerte Erfassen (neu)

Sie gelangen in das Bild Plandaten ndern Merkmale. An dieser Stelle ms-
sen Sie auswhlen, fr welche Merkmale des neuen Hauptbuchs Sie die Plan-
daten erfassen mchten. Sie knnen dazu ber die Icons (Vorheriges
Layout bzw. Nchstes Layout) das Layout ndern, um z. B. anstatt auf der
Ebene der Profit-Center auf Segmenten oder anderen Merkmalen Plandaten
zu erfassen. In unserem Beispiel mchten wir Plandaten fr Profit-Center er-
fassen und whlen deshalb das Layout 0FAGL-01 (Profit-Center, Konto).
Geben Sie die Periode von (1), Periode bis (12), das Profitcenter (YB110), den
Buchungskreis (1000), das Ledger (0L), die Version (0) und das Geschftsjahr

98
Plandaten in FI erstellen (neues Hauptbuch) Tipp 22

(2014) ein. Tragen Sie in das Feld Whrung die Buchungskreiswhrung


(EUR) ein. Optional knnen Sie auch in anderen Whrungen als der Bu-
chungskreiswhrung planen.

Geben Sie nun noch die Sachkonten an, fr die Sie die Planung erfassen
mchten. Wir erfassen in unserem Beispiel die Planung komplett fr alle
Bilanz- und GuV-Konten. Dazu geben wir in das Feld Kontonummer die
Sachkontonummer 1 und in das unterste Feld bis die Sachkontonummer
9999999999 ein, um alle Sachkonten zu selektieren. Aktivieren Sie die
Option formularbasiert, damit Ihnen fr alle existierenden Sachkonten eine
Eingabezeile vorgeschlagen wird, und klicken Sie anschlieend auf das Icon
(bersichtsbild), um das Erfassungsbild fr die Plandatenerfassung auf-
zurufen.

Einstieg in die Planung

Sie befinden sich nun im Bild Plandaten ndern Kumulierte Werte, in dem
fr jedes existierende Sachkonto eine eingabebereite Zeile angezeigt wird.
Beachten Sie, dass Sie kumulierte Werte erfassen; das heit, Sie berschrei-
ben gegebenenfalls zuvor bereits erfasste Werte. Die Erfassung erfolgt in der
Transaktionswhrung, also in der Whrung, die Sie im Bild zuvor eingege-
ben haben (EUR). Sofern es sich um eine Whrung ungleich der Hauswh-
rung (= Buchungskreiswhrung) handelt, werden die Betrge entsprechend
dem im Customizing fr die Planung eingetragenen Kurstyp umgerechnet.
Klicken Sie auf das Icon (Buchen), um die erfassten Betrge auf der Daten-
bank fortzuschreiben.

99
TEIL 2 Sachkonten und Hauptbuchhaltung

Plandaten erfassen

Nachdem die Plandaten gespeichert sind, knnen Sie den Plan/Ist-Vergleich


fr Ihre Bilanz und GuV z. B. ber Transaktion S_PL0_86000029 (Bilanz/
GuV-Plan/Ist-Vergleich) aufrufen.

100
Einzelposten nachtrglich aufbauen Tipp 23

Tipp 23
Tipp 23 Einzelposten nachtrglich
aufbauen
Sie haben ein Konto angelegt, bereits bebucht und vergessen, vorher die
Einzelposten-Fortschreibung zu aktivieren? Wir zeigen Ihnen, wie Sie die
Einzelposten nachtrglich aufbauen knnen.

Wenn Sie bei der Anlage des Sachkontos das Aktivieren der Einzelposten-
anzeige vergessen haben, knnen Sie diese nachtrglich aktivieren. Nach der
Aktivierung der Einzelpostenanzeige werden fr neu erstellte Belege Einzel-
posten gebucht. Mithilfe eines Programms knnen Sie Einzelposten fr
bereits verbuchte Belege nachtrglich aufbauen.

Und so gehts
Um die Einzelposten nachtrglich aufbauen zu knnen, mssen Sie zunchst
die Einzelpostenanzeige fr das Sachkonto aktivieren. Sperren Sie das Konto
fr Buchungen im Buchungskreis, damit whrend der Umstellung keine
Buchungen vorgenommen werden knnen. Rufen Sie dazu nun Transaktion
SA38 auf, und starten Sie das Programm RFSEPA01. Es ffnet sich ein neues
Fenster.

Aufbau Einzelpostenselektion

101
TEIL 2 Sachkonten und Hauptbuchhaltung

Geben Sie den Buchungskreis (1000) und das Sachkonto (140000) ein. Optio-
nal knnen Sie die Belegnummern angeben, fr die Sie Einzelposten nach-
trglich fortschreiben mchten. Whlen Sie anschlieend in der Menleiste
Programm Im Hintergrund ausfhren.

Besttigen Sie die Abfrage fr den Drucker mit einem Klick auf das Icon
(Weiter). Klicken Sie in der Abfrage des Starttermins auf die Schaltflche
Sofort, und sichern Sie die Startterminangabe mit einem Klick auf das Icon
(Sichern). Rufen Sie Transaktion SM37 auf, und klicken Sie auf die Schalt-
flche Ausfhren.

Jobbersicht

In der Jobbersicht wird der Job RFSEPA01 angezeigt. Aktivieren Sie die
Checkbox links neben Jobname RPSEPA01, und klicken Sie auf die Schaltfl-
che Spool, um das Protokoll anzuzeigen. Es ffnet sich ein neues Fenster.

Spool-Liste

Aktivieren Sie die Checkbox links neben der Spool-Nr. (11314), und klicken
Sie auf das Icon (Inhalt anzeigen). Im Protokoll wird angezeigt, fr wel-
che Belegnummer (Belegnr.) wie viele Einzelposten (Einzelpost) fr welches
Jahr angelegt wurden. Aus dem Protokoll wird ersichtlich, dass nachtrglich

102
Einzelposten nachtrglich aufbauen Tipp 23

fr alle sich noch im System befindlichen Buchungen Einzelposten erzeugt


wurden.

Entfernen Sie nun die Buchungssperre fr das Konto wieder. Bei Buchungen
auf das Sachkonto werden ab sofort direkt bei der Buchung Einzelposten
fortgeschrieben.

103
TEIL 2 Sachkonten und Hauptbuchhaltung

Tipp 24
Tipp 24 Einzelposten nachtrglich
abbauen
Sie mchten die Einzelpostenanzeige fr ein Sachkonto deaktivieren und die
bereits gebuchten Einzelposten nachtrglich abbauen? Dieser Tipp zeigt
Ihnen, wie es geht.

Mchten Sie die Einzelposten fr ein Konto nicht mehr fortschreiben, da bei-
spielsweise das Belegvolumen zu gro wird, knnen Sie die Einzelpostenan-
zeige deaktivieren. Sie knnen auerdem die bereits gebuchten Einzelposten
mithilfe eines Programms nachtrglich abbauen.

Und so gehts
Um die Einzelposten nachtrglich abbauen zu knnen, mssen Sie zunchst
die Einzelpostenanzeige fr das Sachkonto deaktivieren. Sperren Sie auer-
dem das Konto fr Buchungen im Buchungskreis, damit whrend der Um-
stellung keine Buchungen vorgenommen werden knnen. Rufen Sie dazu
Transaktion FSS0 oder folgenden Menpfad auf:

Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Stammdaten Sachkonten


Einzelbearbeitung Im Buchungskreis

Sie gelangen in das Bild Sachkonto Anzeigen: Buchungskreisdaten. Geben


Sie die Kontonummer in das Feld Sachkonto und den Buchungskreis ein. Kli-
cken Sie auf das Icon (ndern), um in den nderungsmodus zu wechseln.
Deaktivieren Sie die Checkbox Einzelpostenanzeige. Klicken Sie anschlie-
end auf das Icon (Sperren), um die Buchungssperre zu setzen.

104
Einzelposten nachtrglich abbauen Tipp 24

Einzelpostenanzeige ndern

Aktivieren Sie im Abschnitt Sperren im Buchungskreis die Checkbox Ge-


sperrt zum Buchen, und klicken Sie auf das Icon (Sichern), um die Einstel-
lungen zu sichern.

Buchungssperre im Buchungskreis setzen

Nun knnen Sie beginnen, die Einzelposten abzubauen. Rufen Sie Transak-
tion SA38 auf, und starten Sie das Programm RFSEPA04. Es ffnet sich ein
neues Fenster. Geben Sie den Buchungskreis (1000) und das Sachkonto
(140000) ein. Whlen Sie in der Menleiste Programm Im Hintergrund
ausfhren.

Abbau Einzelpostenanzeige

Besttigen Sie die Abfrage fr den Drucker durch einen Klick auf das Icon
(Weiter). Klicken Sie in der Abfrage des Starttermins auf die Schaltflche
Sofort, und sichern Sie die Startterminangabe durch einen Klick auf das Icon

105
TEIL 2 Sachkonten und Hauptbuchhaltung

(Sichern). Rufen Sie Transaktion SM37 auf, und klicken Sie auf die Schalt-
flche Ausfhren, um die Jobbersicht aufzurufen.

Jobbersicht

In der Jobbersicht wird der Job RFSEPA04 angezeigt. Aktivieren Sie die
Checkbox links neben dem Jobnamen RFSEPA04, und klicken Sie auf die
Schaltflche Spool, um das Protokoll anzuzeigen. Es ffnet sich ein neues
Fenster.

Spool-Liste

Aktivieren Sie die Checkbox links neben der Spool-Nr. (11306), und klicken
Sie auf das Icon (Inhalt anzeigen), um das Listprotokoll zu ffnen. Im List-
protokoll werden die Belegnummern ausgegeben, fr die die Einzelposten
gelscht wurden. Entfernen Sie die Buchungssperre fr das Sachkonto. Die
Einzelposten sind gelscht, und das Konto kann wieder fr Buchungen ver-
wendet werden.

106
Offene-Posten-Verwaltung fr Sachkonten aufbauen Tipp 25

Tipp 25
Tipp 25 Offene-Posten-Verwaltung fr
Sachkonten aufbauen
Sie mchten fr ein Konto, fr das bislang keine offenen Posten fortgeschrie-
ben wurden, die Offene-Posten-Verwaltung aktivieren?

Sie haben ein Konto ohne Offene-Posten-Verwaltung angelegt und mchten


nun nachtrglich, nachdem bereits Belege gebucht sind, die Belege auf die-
sem Konto mit Offener-Posten-Verwaltung verbuchen? Wenn Sie fr ein
Konto die Offene-Posten-Verwaltung nicht aktiviert haben, sei es aus Verse-
hen oder auch absichtlich, und Sie mchten die Offene-Posten-Verwaltung
nun nachtrglich aktivieren, mssen Sie nicht zwangslufig ein neues Konto
anlegen.

SAP stellt ab Release 6.0 EHP 3 die Transaktion FAGL_ACTIVATE_OP zur


Verfgung, ber die Sie fr ein existierendes Konto die Offene-Posten-Ver-
waltung aufbauen knnen. Sie knnen die Transaktion sowohl bei Einsatz
der klassischen sowie der neuen Hauptbuchhaltung einsetzen.

Und so gehts
Lesen Sie SAP-Hinweis 1770786 (FAQ Offene-Posten-Verwaltung
FAGL_ACTIVATE_OP) aufmerksam durch, bevor Sie die Transaktion einset-
zen! Auerdem bentigen Sie zunchst ein Sachkonto, ber das die Belege
fr die Aktivierung der offenen Posten aus- und wieder eingebucht werden
knnen. Hierbei handelt es sich um ein technisches Sachkonto fr Umbu-
chungen, das nach der Aktivierung einen Saldo von null ausweist. Lassen Sie
sich von Ihrem Kontenplanverantwortlichen ein Sachkonto nennen, das Sie
dafr verwenden knnen.

In unserem Beispiel stellen wir das Sachkonto 394510 auf Offene-Posten-


Verwaltung um. Das technische Konto fr die Umbuchungen hat die Num-
mer 294001. Ledgerspezifisches Ausgleichen wird nicht eingesetzt.

107
TEIL 2 Sachkonten und Hauptbuchhaltung

Rufen Sie nun Transaktion FAGL_ACTIVATE_OP auf. Sie gelangen in das


Selektionsbild Umstellung auf Offene-Posten-Verwaltung. Markieren Sie die
Option Standard, tragen Sie den Buchungskreis, das Hauptbuchkonto
(394510) und das Umstellungsdatum (Feld Umstellung zum) ein.

Selektionsbild der Transaktion FAGL_ACTIVATE_OP

Tragen Sie eine Belegart (SA) und im Feld Konto fr Umbuchung das techni-
sche Sachkonto (294001) ein. Aktivieren Sie die Checkbox Rckbuchung
durchfhren, damit die ausgebuchten Belege auf dem ursprnglichen Haupt-
buchkonto wieder eingebucht werden.

Aktivieren Sie die Checkbox Testlauf, und fhren Sie das Programm aus,
indem Sie auf das Icon (Ausfhren) klicken. Als Ergebnis erhalten Sie ein
Protokoll, das Sie darber informiert, ob die Offene-Posten-Verwaltung fr
das Sachkonto aktiviert werden konnte oder nicht. Falls Probleme auftreten,
werden diese im Fehlerprotokoll detailliert dargestellt. War der Testlauf
erfolgreich, muss das Programm im Hintergrund ausgefhrt werden, um das
Sachkonto tatschlich auf die Offene-Posten-Verwaltung umzustellen.

108
Offene Posten fr Sachkonten abbauen Tipp 26

Tipp 26
Tipp 26 Offene Posten fr Sachkonten
abbauen
Sie haben ein Konto, fr das bislang offene Posten fortgeschrieben wurden
und mchten nun die Steuerung fr die offenen Posten deaktivieren und die
bereits gebuchten Belege ohne Offene-Posten-Steuerung verbuchen?

Wenn Sie fr ein Konto die Steuerung fr offene Posten aktiviert haben, sei
es aus Versehen oder auch absichtlich, und Sie mchten die Steuerung nach-
trglich deaktivieren, mssen Sie nicht zwangslufig ein neues Konto anle-
gen. SAP stellt einen Report zur Verfgung, ber den Sie fr ein existieren-
des Konto die offenen Posten abbauen knnen. Hierbei spielt es keine Rolle,
ob Sie die klassische oder die neue Hauptbuchhaltung einsetzen.

Und so gehts
Lassen Sie sich von Ihrer IT das Programm RFSEPA03 gem SAP-Hinweis
175960 (RFSEPA02/03 ab 4.5A nicht untersttzt. Was tun?) als Report
ZFSEPA03 einbauen. Ist dies geschehen, gehen Sie wie folgt vor:

Setzen Sie zunchst die Buchungssperre fr das Konto, fr das Sie die Steue-
rung der offenen Posten deaktivieren mchten. Rufen Sie dazu Transaktion
FSS0 oder folgenden Menpfad auf:

Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Stammdaten Sachkonten


Einzelbearbeitung Im Buchungskreis

Sie gelangen in das Bild Sachkonto bearbeiten: Buchungskreisdaten. Klicken


Sie auf das Icon (Sperren), und aktivieren Sie die Checkbox Gesperrt zum
Buchen im Abschnitt Sperren im Buchungskreis.

109
TEIL 2 Sachkonten und Hauptbuchhaltung

Sachkonto zum Buchen sperren

Nachdem die Buchungssperre fr das Konto gesetzt ist, knnen die Belege
umgesetzt werden. Rufen Sie dazu Report ZFSEPA03 ber Transaktion SA38
oder ber den Pfad System Dienste Reporting in der Menleiste auf. Tra-
gen Sie den Reportnamen in das Feld Programm ein.

Programm ZFSEPA03 ausfhren

ber einen Klick auf das Icon (Ausfhren) gelangen Sie in das Selektions-
bild des Reports. Dort tragen Sie den Buchungskreis und das Sachkonto ein.

Selektionsbild des Reports ZFSEPA02

110
Offene Posten fr Sachkonten abbauen Tipp 26

Nach erneutem Klick auf das Icon (Ausfhren) erscheint das Listprotokoll.

Listprotokoll des Reports ZFSEPA03

Das Protokoll informiert darber, dass die offenen Posten aus Tabelle BSIS
selektiert und gendert wurden. Die offenen Posten wurden fr die unter
Spalte Belegnr. aufgefhrten Belege (100000039) abgebaut.

111
TEIL 2 Sachkonten und Hauptbuchhaltung

Tipp 27
Tipp 27 Query fr Sachkonten-
stammdaten erstellen
Mchten Sie sich bestimmte Sachkontenstammdaten in einer einzeiligen
Liste anzeigen lassen, um z. B. ein bersichtliches Sachkontenverzeichnis
zu erstellen?

SAP bietet verschiedene Stammdatenberichte fr Sachkonten an. Diese sind


jedoch entweder mehrzeilig und eher unbersichtlich, oder es stehen nur
sehr wenige Informationen zur Verfgung. Gerade in Umstellungs- oder
Neueinfhrungsprojekten, aber auch im laufenden Betrieb, kann eine einzei-
lig aufbereitete Liste des Kontenplans sehr hilfreich sein.

Und so gehts
Mithilfe von Queries knnen Sie eigene Auswertungen erstellen. Zunchst
muss dazu ein sogenanntes InfoSet angelegt werden. Ein InfoSet beinhaltet
die notwendigen Tabellen, in denen die relevanten Daten abgelegt sind.
Rufen Sie zur Erstellung eines InfoSets folgenden Menpfad auf:

Werkzeuge ABAP Workbench Hilfsmittel SAP Query InfoSets

Geben Sie einen Namen im Feld InfoSet (FI_Sachkonten) ein, und klicken Sie
auf die Schaltflche Anlegen.

112
Query fr Sachkontenstammdaten erstellen Tipp 27

InfoSet Einstieg

Erfassen Sie eine Bezeichnung, tragen Sie in das Feld Tabellen-Join ber
Tabelle SKA1 ein, und besttigen Sie dies mit (). Tabelle SKA1 beinhal-
tet die kontenplanspezifischen Daten, wie z. B. die Definition, ob es sich um
ein Bestands- oder Erfolgskonto handelt. Als Nchstes verknpfen wir die
Tabelle mit den buchungskreisabhngigen Daten.

InfoSet anlegen

Klicken Sie dazu auf das Icon (Tabelle einfgen), geben Sie in das Feld
Tabelle SKB1 ein, und besttigen Sie dies mit einem Klick auf das Icon
(Weiter). Fgen Sie anschlieend auf die gleiche Weise Tabelle SKAT hinzu,
wenn Sie zustzlich die Langtexte der Sachkonten einbeziehen mchten. Im

113
TEIL 2 Sachkonten und Hauptbuchhaltung

InfoSet werden die drei Tabellen, die die Sachkontenstammdaten beinhal-


ten, nun automatisch miteinander verknpft.

InfoSet-Tabellen

Klicken Sie auf das Icon (Zurck), whlen Sie im sich ffnenden Fenster
alle Tabellenfelder aufnehmen, und besttigen Sie dies mit (). Klicken Sie
auf das Icon (Sichern). Wenn das System, in dem Sie das InfoSet anlegen,
ein System mit Transportanschluss ist, erscheint die Abfrage nach einem
Paket. Wenden Sie sich an Ihre Entwicklung, wenn Sie nicht sicher sind, was
Sie hier eintragen mssen. Klicken Sie auf das Icon (Sichern), und geben
Sie den Transportauftrag an. Klicken Sie auf das Icon (Zurck), und best-
tigen Sie Abfrage, ob Sie das InfoSet generieren mchten, durch einen Klick
auf die Schaltflche Ja.

Das soeben angelegte InfoSet muss nun noch einer Benutzergruppe zugeord-
net werden. Rufen Sie dazu folgenden Menpfad auf:

Werkzeuge ABAP Workbench Hilfsmittel SAP Query Benutzer-


gruppen

Suchen Sie die Benutzergruppe ber die Taste (F4) aus der Liste aus, der Sie
das InfoSet zuordnen mchten. Wenn noch keine passende Benutzergruppe
existiert, mssen Sie zuerst eine neue anlegen. Geben Sie zu diesem Zweck
einen Namen fr die Benutzergruppe ein, klicken Sie auf die Schaltflche
Anlegen, und erfassen Sie im sich ffnenden Fenster einen Namen fr die
Benutzergruppe. Klicken Sie auf die Schaltflche Sichern, um die Benutzer-
gruppe anzulegen.

114
Query fr Sachkontenstammdaten erstellen Tipp 27

Benutzergruppe

Als Nchstes mssen Sie der Benutzergruppe die Benutzer zuordnen, die die
Query verwenden drfen. Klicken Sie auf die Schaltflche Benutzer und Info-
Sets zuordnen. Es ffnet sich ein neues Fenster.

Benutzer zuordnen

Tragen Sie den bzw. die Benutzer ein, die die Query aufrufen drfen, und
klicken Sie auf das Icon (Sichern). Klicken Sie anschlieend auf das Icon
(Zurck).

Nachdem die Benutzer einer Benutzergruppe zugeordnet sind, muss der


Benutzergruppe noch das InfoSet zugeordnet werden. Tragen Sie dazu das
InfoSet (FI_SACHKONTEN) ein, und klicken Sie auf die Schaltflche ndern.

InfoSet zuordnen

115
TEIL 2 Sachkonten und Hauptbuchhaltung

Whlen Sie die Benutzergruppe aus, der Sie das InfoSet zuordnen mchten,
indem Sie die Checkbox davor aktivieren. Sie knnen in der Liste nach unten
blttern, indem Sie auf das Icon (Nchste Seite) klicken. Klicken Sie auf
das Icon (Sichern), um die Zuordnung zu sichern.

Benutzergruppe InfoSet zuordnen

Nachdem Sie das InfoSet angelegt und einer Benutzergruppe zugeordnet


haben, kann die Query angelegt werden. Rufen Sie dazu folgenden Men-
pfad auf:

Werkzeuge ABAP Workbench Hilfsmittel SAP Query Queries

Klicken Sie auf das Icon (Benutzergruppe wechseln), und whlen Sie die
zuvor angelegte Benutzergruppe (FI) aus. Geben Sie einen Namen fr die
Query (FI01) ein, und klicken Sie auf die Schaltflche Anlegen.

Query anlegen

Geben Sie im sich ffnenden Fenster einen Titel ein, und tragen Sie im
Abschnitt Listenformat den Wert 200 in das Feld Spalten ein. Klicken Sie
auf das Icon (Nchstes Bild).

116
Query fr Sachkontenstammdaten erstellen Tipp 27

Query anlegen Titel, Format

Sie gelangen in die Feldgruppenauswahl. Aktivieren Sie die Checkboxen fr


alle drei Feldgruppen, wie in der nchsten Abbildung dargestellt, und kli-
cken Sie auf das Icon (Nchstes Bild).

Feldgruppen auswhlen

Sie gelangen in die Feldauswahl. Aktivieren Sie hier nun die Checkboxen fr
alle Felder, die Sie in der Stammdatenliste anzeigen mchten. Felder, die
mehrfach vorkommen, mssen Sie nur einmal aktivieren. ber das Icon

117
TEIL 2 Sachkonten und Hauptbuchhaltung

(Nchste Seite) knnen Sie nach unten blttern, um weitere Felder auszu-
whlen. Aktivieren Sie auf jeden Fall das Feld Sprachenschlssel, um beim
Aufruf der Liste auf nur eine Sprache eingrenzen zu knnen. Sonst erhalten
Sie pro Sachkonto mehrere Zeilen. Klicken Sie wiederum auf das Icon
(Nchstes Bild).

Feldauswahl

Sie gelangen in das Bild zur Bestimmung der Selektionsfelder. Aktivieren Sie
z. B. die Checkbox fr die Felder Kontenplan, Buchungskreis und Sprachen-
schlssel. Klicken Sie anschlieend auf die Schaltflche Grundliste.

118
Query fr Sachkontenstammdaten erstellen Tipp 27

Selektionsfelder

Es ffnet sich das Bild fr das Layoutdesign. In diesem Bild definieren Sie
nun, welche Felder in der Liste ausgegeben werden sollen. Klicken Sie auf
das Icon , z. B. vor der Feldgruppe Sachkontenstamm (Kontenplan) fr
Tabelle SKA1, um die Liste der Tabellenfelder einzublenden. Aktivieren Sie
die Checkbox in der Spalte Liste fr alle Felder, die Sie in der Stammdaten-
liste anzeigen mchten. Klicken Sie auf das Icon (Sichern), um die Query
zu sichern. Tragen Sie das Paket ein, falls wie bereits bei der Pflege des
InfoSets die Abfrage nach einem Paket erscheint, und geben Sie anschlie-
end den Transportauftrag ein. Klicken Sie auf das Icon (Beenden).

Layoutdesign

119
TEIL 2 Sachkonten und Hauptbuchhaltung

Nun ist die Query fertiggestellt und kann ausgefhrt werden. Rufen Sie dazu
erneut folgenden Menpfad auf:

Werkzeuge ABAP Workbench Hilfsmittel SAP Query Queries

Geben Sie die Query (FI01) ein, und klicken Sie auf das Icon (Ausfhren).

Query ausfhren

Geben Sie den Kontenplan (INT), den Buchungskreis (1000) und den Spra-
chenschlssel (DE) ein, und klicken Sie auf das Icon (Ausfhren). Die
Liste der Felder wird entsprechend Ihrer Query-Definition ausgegeben, wie
im nachfolgenden Beispiel dargestellt.

Liste Sachkontenstammdaten

120
Allokationen im neuen Hauptbuch einsetzen Tipp 28

Tipp 28
Tipp 28 Allokationen im neuen
Hauptbuch einsetzen
Erfahren Sie in diesem Tipp, wie Sie im neuen Hauptbuch Verrechnungen mit-
hilfe von Umlage- und Verteilungszyklen vornehmen knnen.

Die Allokationstechniken Umlage und Verteilung der Komponente CO sind


vielen Anwendern bekannt. Auch fr spezielle Ledger und die alte Profit-
Center-Rechnung konnten bereits Zyklen fr Umlage und Verteilung genutzt
werden. SAP stellt diese Technik auch im neuen Hauptbuch zur Verfgung;
speziell um Verrechnungen zwischen den Merkmalen Segment und Profit-
Center vornehmen zu knnen.

Beachten Sie, dass SAP empfiehlt, die Verrechnungen zwischen Kostenstel-


len weiterhin im Controlling auszufhren. Im neuen Hauptbuch knnen Sie
neben Verrechnungen fr die Merkmale Segment und Profit-Center auch
Verrechnungen zwischen Geschfts- und Funktionsbereichen durchfhren.

Und so gehts
In unserem Beispiel stellen wir Ihnen die Verrechnung zwischen Profit-Cen-
tern mithilfe einer Umlage vor. Zunchst sollten Sie prfen, ob die von
Ihnen bentigten Merkmale fr die Umlage definiert sind. Rufen Sie dazu
Transaktion GCA1 oder folgenden Eintrag im Customizing auf:

Finanzwesen (neu) Hauptbuchhaltung (neu) Periodische Arbeiten


Allokation Feldverwendung fr Umlage definieren

Sie gelangen in das Bild Sicht Feldverwendung Allokation ndern: ber-


sicht. Wie Sie in der nachfolgenden Abbildung erkennen knnen, ist ein Ein-
trag fr das Feld Profitcenter (Spalte Feld: PRCTR) fr die Umlage (Spalte
Allokation: Umlage) im Ist (Spalte Ist/Plan: Ist) enthalten. Markieren Sie die

121
TEIL 2 Sachkonten und Hauptbuchhaltung

Zeile, und klicken Sie auf das Icon (Detail), um die Einstellungen zum
Feld Profitcenter anzuzeigen.

Feldverwendung ndern

Sie gelangen in das Bild Sicht Feldverwendung Allokation ndern: Detail.


Im Abschnitt Allgemeine Einstellungen ist die Checkbox Anzeige aktiviert
und die Anzeigeposition auf 5 eingestellt, sodass wir sicher sein knnen,
dass das Feld im Umlagezyklus eingeblendet ist. Wichtig ist ebenfalls, dass
im Feld Steuerung in Zeile Sender und in Zeile Empfnger ein X eingetragen
ist. Das X bewirkt, dass das Feld im Umlagezyklus als optionales Feld verfg-
bar ist. Die aktivierten Checkboxen Einzelwert, Intervall und Set fhren
dazu, dass im Umlagezyklus entweder ein Einzelwert fr das Profit-Center,
ein Intervall oder ein Set, also eine Profit-Center-Gruppe, angegeben werden
kann.

Feldverwendung Details ndern

122
Allokationen im neuen Hauptbuch einsetzen Tipp 28

Die Einstellungen, die wir fr die Verrechnung zwischen Profit-Centern


brauchen, sind also korrekt. Als Nchstes bentigen wir ein Sachkonto, ber
das die Umlage verbucht werden kann. Legen Sie hierfr am besten ein eige-
nes Sachkonto an, das Sie in der Bilanz- und GuV-Struktur dem Knoten Kon-
ten mit Saldo Null zuweisen.

Nun sind alle Voraussetzungen geschaffen, um einen Umlagezyklus anlegen


zu knnen. Rufen Sie dazu Transaktion FAGLGA11 oder folgenden Eintrag
im Menpfad auf:

Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Periodische Arbeiten


Abschluss Allokation Ist-Umlage Anlegen

Sie gelangen in das Bild Hauptbuch: Ist-Umlagezyklus anlegen: Einstieg.


Geben Sie das Ledger (0L), einen technischen Namen fr den Zyklus (Z1) und
das Anfangsdatum (01.01.2014) ein, ab dem der Zyklus gltig sein soll.
Besttigen Sie Ihre Eingaben mit ().

Einstiegsbild Umlagezyklus anlegen

Sie gelangen in das Bild Hauptbuch: Ist-Umlagezyklus anlegen: Kopfdaten.


Erfassen Sie im Feld Text eine Bezeichnung fr den Umlagezyklus. Soll die
Umlage nur in bestimmten Ledgern gebucht werden, mssen Sie eine
Ledger-Gruppe in das gleichnamige Feld eintragen. Lassen Sie das Feld
Ledger-Gruppe leer, werden die Umlagen in allen Ledgern gebucht. Tragen
Sie den Buchungskreis (1000) und die Version (1) ein.

Die Einstellungen in den Abschnitten Kennzeichen und Feldgruppen sind


optional. Entnehmen Sie die Details der Online-Hilfe ber die (F1)-Hilfe
zum jeweiligen Feld. Klicken Sie auf die Schaltflche Anhngen Segment, um
die Details zum Umlagezyklus anzulegen.

123
TEIL 2 Sachkonten und Hauptbuchhaltung

Kopfdaten im Umlagezyklus anlegen

Sie gelangen in das Bild Hauptbuch: Ist-Umlagezyklus anlegen: Segment.


Tragen Sie im Feld Segmentname einen technischen Namen (S1) und eine
Bezeichnung ein. Erfassen Sie im Feld Umlagekonto das Konto, ber das die
Umlage gebucht werden soll (900000). In unserem Beispiel mchten wir die
gebuchten Ist-Werte auf dem sendenden Profit-Center zu 100 % an andere
Profit-Center umlegen. Wir whlen deshalb im Abschnitt Senderwerte die
Sender-Regel = 1 Gebuchte Betrge, Anteil in % = 100,00 % und aktivieren
den Radiobutton Herkunft Istwerte. Auf die empfangenden Profit-Center
sollen die Werte prozentual umgelegt werden. Dies erreichen wir durch die
Einstellung 3 Feste Prozentstze im Feld Empfnger-Regel.

Segment im Umlagezyklus anlegen Segmentkopf

124
Allokationen im neuen Hauptbuch einsetzen Tipp 28

Klicken Sie auf die Registerkarte Sender/Empfnger. In dem sich ffnenden


Bild werden die Sender- und Empfngerdaten eingetragen. Erfassen Sie im
Abschnitt Sender die Kontonummer von (600000) und bis (700000) sowie
das Profitcenter von (YB800) und im Abschnitt Empfnger die empfangen-
den Profitcenter von (YB110) und bis (YB700).

Segment im Umlagezyklus anlegen Sender/Empfnger

Klicken Sie auf die Registerkarte Empfngerbezugsbasis. Tragen Sie in die


Spalte Anteil/Prozent die Prozentstze fr das jeweilige empfangende Profit-
Center ein (z. B. Profit-Center YB600 = 40 %).

Segment im Umlagezyklus anlegen Empfngerbezugsbasis

125
TEIL 2 Sachkonten und Hauptbuchhaltung

Klicken Sie auf das Icon (Sichern), um den Zyklus zu sichern. Speichern
Sie den Zyklus in einem Transportauftrag, sofern dieser abgefragt wird. Ver-
lassen Sie die Transaktion ber einen Klick auf das Icon (Beenden), und
besttigen Sie die Abfrage zum Speichern mit Ja.

Nun steht der Umlagezyklus im neuen Hauptbuch zur Verfgung. Rufen Sie
Transaktion FAGLGA15 oder folgenden Eintrag im Men auf, um die
Umlage zu buchen:

Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Periodische Arbeiten


Abschluss Allokation Ist-Umlage Ausfhren

Sie gelangen in das Bild Ist-Umlage ausfhren: Einstieg. Geben Sie das
Ledger (0L), die Periode (2) bis (2), das Geschftsjahr (2014), die Belegart
(SA) und den Zyklus (Z1) ein. Klicken Sie auf das Icon (Ausfhren), um die
Umlage auszufhren.

Ist-Umlage ausfhren

Das Programm gibt, auch im Testlauf, ein Protokoll aus, in dem Sie erkennen
knnen, ob die Umlage fehlerfrei ausgefhrt werden konnte bzw. welche
Werte fr den Sender und die Empfnger gebucht werden.

126
Feldstatus fr Sachkonten definieren Tipp 29

Tipp 29
Tipp 29 Feldstatus fr Sachkonten
definieren
Mchten Sie die Qualitt der Buchungen in Ihrem System erhhen? Erfahren
Sie hier, wie Sie dies ber den Feldstatus im Sachkonto erreichen knnen.

Im SAP-System gibt es verschiedene Mglichkeiten, fehlerhafte Buchungen


zu unterbinden, wie z. B. die Validierung, die in Tipp 5, Falschbuchungen
mittels Validierungen vermeiden, beschrieben wird. Auch kann der Benut-
zer mithilfe von Default-Kontierungen untersttzt werden. Das Verwenden
von Default-Kontierungen stellen wir in Tipp 89, CO-Kontierungen automa-
tisch ableiten, vor.

Eine weitere Mglichkeit, die Erfassung von Buchungen sicherer zu gestal-


ten, ist die entsprechende Definition des Feldstatus im Sachkonto. ber den
Feldstatus kann gesteuert werden, ob ein Feld fr ein Sachkonto ein Muss-
Feld, ein optionales Feld oder ein nur angezeigtes Feld sein soll.

Und so gehts
Der Feldstatus fr Sachkonten wird ber Feldstatusgruppen gesteuert. Feld-
statusgruppen dienen dazu, dieselben Feldstatus fr mehrere Felder in Grup-
pen zusammenzufassen. Auf diese Weise mssen die Feldstatus eines Sach-
kontos nicht fr jedes Konto einzeln definiert werden.

Zunchst zeigen wir Ihnen, wo die Feldstatusgruppe im Sachkontenstamm-


satz eingetragen wird. Rufen Sie dazu Transaktion FSS0 oder folgenden Ein-
trag im Menpfad auf:

Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Stammdaten Sachkonten


Einzelbearbeitung Im Buchungskreis

127
TEIL 2 Sachkonten und Hauptbuchhaltung

Sie gelangen in das Bild Sachkonto Anzeigen: Buchungskreisdaten. Klicken


Sie auf die Registerkarte Erfassung/Bank/Zins. Im Feld Feldstatusgruppe
sehen Sie die dem Sachkonto zugeordnete Feldstatusgruppe (YB04).

Sachkonto anzeigen

Die Feldstatusgruppen werden im Customizing definiert und eingestellt. Um


zu wissen, welche Feldstatusgruppen in Ihrem Buchungskreis verwendet
werden, mssen Sie zunchst prfen, welche Feldstatusvariante Ihrem Bu-
chungskreis zugeordnet ist. Die Feldstatusvariante fasst mehrere Feldstatus-
gruppen zusammen. Durch die Zusammenfassung der Feldstatusgruppen in
Feldstatusvarianten ist es mglich, dieselben Feldstatusgruppen in mehreren
Buchungskreisen einzusetzen, sodass Sie nicht fr jeden Buchungskreis ein-
zeln die Feldstatusgruppen definieren mssen.

Rufen Sie Transaktion OBC5 oder folgenden Eintrag im Customizing auf, um


die Zuordnung der Feldstatusvariante zum Buchungskreis anzuzeigen:

Finanzwesen (neu) Grundeinstellungen Finanzwesen (neu) Bcher


Felder Buchungskreis Feldstatusvarianten zuordnen

Sie gelangen in das Bild Sicht Zuordnung Buchungskreis -> Feldstatusvari-


ante ndern: bersicht. In unserem Beispiel ist dem Buchungskreis 0MB1
die Feldstatusvariante 0001 und dem Buchungskreis 1000 die Feldstatusvari-
ante 0010 zugeordnet.

128
Feldstatus fr Sachkonten definieren Tipp 29

Zuordnung Feldstatusvariante zu Buchungskreis ndern

Rufen Sie nun Transaktion OBC4 oder folgenden Eintrag im Customizing


auf, um die Feldstatusvariante bzw. deren Feldstatusgruppen zu bearbeiten:

Finanzwesen (neu) Grundeinstellungen Finanzwesen (neu) Bcher


Felder Feldstatusvarianten definieren

Sie gelangen in das Bild Sicht Feldstatusvarianten ndern: bersicht. Mar-


kieren Sie die Feldstatusvariante im rechten Bildabschnitt, die Ihrem Bu-
chungskreis zugeordnet ist. In unserem Beispiel markieren wir den Eintrag
0010 Feld Status Hauptbuch. Rufen Sie nun ber einen Doppelklick auf
Feldstatusgruppen im linken Bildabschnitt die Feldstatusgruppen auf.

Feldstatusvarianten ndern

Sie gelangen in das Bild Sicht Feldstatusgruppen ndern: bersicht. Mar-


kieren Sie im rechten Bildabschnitt die Feldstatusgruppe, deren Details Sie
ndern mchten, und klicken Sie auf die Schaltflche Feldstatus (Feldstatus
auflsen).

129
TEIL 2 Sachkonten und Hauptbuchhaltung

Feldstatusgruppen ndern

Sie gelangen in das Bild Feldstatusgruppe pflegen: bersicht. Klicken Sie auf
den Eintrag, dessen Details Sie ndern mchten. In unserem Beispiel klicken
wir auf Zusatzkontierungen. Klicken Sie nun auf das Icon (Auswhlen),
um die einzelnen Felder der Untergruppe Zusatzkontierungen anzuzeigen.

Feldstatusgruppe pflegen

Das Bild Feldstatusgruppe pflegen: Zusatzkontierungen wird angezeigt. In


diesem Bild knnen Sie nun festlegen, wie der Status jedes einzelnen Feldes
definiert sein soll. Sie knnen dabei whlen zwischen:

Ausblenden: Das Feld ist gar nicht sichtbar bei der Belegerfassung. Somit
ist keine Datenerfassung fr das Feld mglich.

Musseingabe: In das Feld ist zwingend etwas einzugeben. Ohne Eintrag in


diesem Feld kann der Beleg nicht gespeichert werden.

130
Feldstatus fr Sachkonten definieren Tipp 29

Kanneingabe: Eine Eingabe in diesem Feld ist mglich, aber nicht zwin-
gend erforderlich.

Untergruppe Zusatzkontierungen pflegen

In unserem Beispiel ist die Kostenstelle als Muss-Feld (Musseingabe) defi-


niert. Das PSP-Element wird ausgeblendet (Ausblenden), die restlichen Fel-
der sind optional (Kanneingabe).

Auf diese Weise knnen Sie die Felder im Buchungsbeleg entsprechend


Ihren Anforderungen ausprgen und eine bessere Datenqualitt erreichen.
Bedenken Sie, dass auch andere Sachkonten die von Ihnen genderte Feld-
statusgruppe verwenden knnten.

131
TEIL 2 Sachkonten und Hauptbuchhaltung

Tipp 30
Tipp 30 Massennderung fr
Sachkonten einsetzen
Erfahren Sie in diesem Tipp, wie Sie mithilfe der Massennderung mehrere
Sachkonten auf einmal ndern knnen.

Mssen Sie systematische nderungen an einer hohen Anzahl Ihrer Sach-


konten durchfhren, weil Sie z. B. das Umsatzkostenverfahren einfhren
oder eine andere grundlegende nderung durchfhren mchten? Nachdem
der Kontenplan erstellt ist und die Feldeinstellungen der Sachkonten vorge-
nommen sind, ist der nderungsbedarf an den Sachkonten meist nicht so
hoch und kann relativ gut manuell und pro einzelnem Sachkonto durchge-
fhrt werden.

Wenn Sie jedoch weitreichende nderungen in Ihrem System durchfhren,


entsteht sehr oft die Anforderung, viele Sachkontenstammdaten ndern zu
mssen. Hierfr knnen Sie die Massennderung einsetzen. Da der Sachkon-
tenstammsatz aus mehreren Segmenten besteht, gibt es mehrere Transaktio-
nen zur Massennderung von Sachkonten:

Transaktion OB_GLACC11 fr Kontenplandaten (A-Segment)


ber diese Transaktion knnen Sie die buchungskreisbergreifenden
Sachkontenstammdaten ndern, wie z. B. den Funktionsbereich.

Transaktion OB_GLACC12 fr Buchungskreisdaten (B-Segment)


Diese Transaktion stellt die Felder fr eine nderung auf Buchungskreis-
ebene zur Verfgung.

Transaktion OB_GLACC13 fr Bezeichnungen


ber diese Transaktion knnen Sie die Kontenbezeichnungen ndern. Die
nderung der Bezeichnungen ist kontenplanbergreifend mglich.

132
Massennderung fr Sachkonten einsetzen Tipp 30

Und so gehts
In unserem Beispiel stellen wir Ihnen die Transaktion zur nderung von
Sachkontenstammdaten auf Buchungskreisebene anhand einer nderung
der Feldstatusgruppe fr bestimmte Sachkonten vor. Rufen Sie dazu Transak-
tion OB_GLACC12 oder folgenden Menpfad auf:

Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Stammdaten Sachkonten


Sammelbearbeitung Buchungskreisdaten

Sie gelangen in das Bild Massenpflege Sachkonto. In unserem Beispiel


mchten wir fr alle Sachkonten des Intervalls 639000 bis 669000, fr die
bisher Feldstatusgruppe YB01 eingetragen ist, die Feldstatusgruppe auf YB04
ndern. Geben Sie dazu den Buchungskreis (1000) und die Sachkonten im
Feld Sachkonto (639000) und bis (669000) ein. Klicken Sie anschlieend auf
das Icon (Ausfhren).

Felder zur Selektion ausfllen

In dem sich nun ffnenden Fenster erscheinen zunchst mehrere Felder der
Buchungskreisdaten. Klicken Sie auf das Icon (Felder auswhlen), um die
zu ndernden Felder zu bestimmen. Markieren Sie in der linken Feldliste
(Auswahl) die Felder, die nicht gendert werden sollen, und entfernen Sie sie
durch einen Klick auf das Icon (Markiertes nicht auswhlen). Besttigen
Sie Ihre Auswahl mit ().

133
TEIL 2 Sachkonten und Hauptbuchhaltung

Felder auswhlen

Im unteren Bildabschnitt werden die selektierten Sachkonten aufgelistet.


Alle Sachkonten sind automatisch markiert. Sie knnen an dieser Stelle noch
einzelne Sachkonten von der nderung ausschlieen, indem Sie deren Mar-
kierung entfernen. Eine andere Mglichkeit, bestimmte Konten von der
nderung auszuschlieen, ist, im oberen Bildabschnitt eine Einschrnkung
zu definieren. Klicken Sie dazu auf die Schaltflche Einschrnkungen.

Selektierte Sachkonten zur Massennderung

Im oberen Bildabschnitt sind nun zwei Eintrge zu sehen, in der ersten Zeile
der Eintrag Neu fr Neue Werte und in der zweiten Zeile der Eintrag
Erse... fr Ersetze nur. Tragen Sie nun in der ersten Zeile (Neue Werte) in
Feld Fel... die Feldstatusgruppe YB04 ein, wie in der nachfolgenden Abbil-
dung dargestellt. Um nur Sachkonten zu ndern, deren bisherige Feldstatus-
gruppe YB01 ist, mssen Sie in der zweiten Zeile (Ersetze nur) in Feld Fel...
den Wert YB01 eintragen. Markieren Sie Spalte Fel..., und klicken Sie
anschlieend auf das Icon (Massennderung durchfhren).

134
Massennderung fr Sachkonten einsetzen Tipp 30

Nun werden die neuen Werte in Spalte Fel... angezeigt. Um die ursprngli-
chen Werte fr die Feldstatusgruppe anzeigen zu knnen, knnen Sie auf die
Schaltflche Alte Werte klicken. Die Anzeige erfolgt anschlieend zweizeilig
pro Sachkonto, wie in der folgenden Abbildung zu sehen ist; in der ersten
markierten Zeile ist das Sachkonto mit der neuen Feldstatusgruppe aufgelis-
tet, in der Zeile darunter wird die bisher zugeordnete Feldstatusgruppe ange-
zeigt. Auf diese Weise haben Sie die Mglichkeit, die nderungen nochmals
zu prfen, bevor sie endgltig durchgefhrt werden. Klicken Sie auf das Icon
(Sichern), um die Massennderung durchzufhren. Besttigen Sie die
Warnmeldung, die gegebenenfalls erscheint, um die nderungen durchzu-
fhren. Sollten Sie sich nicht sicher sein, knnen Sie den Vorgang durch
einen Klick auf das Icon (Aktion abbrechen) abbrechen.

Sachkonten mit altem und neuem Wert

Nach dem Durchfhren der Massennderung erscheint das Protokoll, dem


Sie entnehmen knnen, ob die nderung durchgefhrt werden konnte
(grne Ampel) oder nicht (rote Ampel).

Achten Sie immer uerst genau darauf, dass Sie nicht mehr Sachkonten zur
nderung selektiert haben, als Sie tatschlich ndern mchten!

135
TEIL 2 Sachkonten und Hauptbuchhaltung

Tipp 31
Tipp 31 E-Bilanz an Microsoft Excel
bergeben
Mchten Sie die E-Bilanz an Microsoft Excel bergeben? Wir zeigen Ihnen,
wie es geht.

Sie suchen eine Mglichkeit, die E-Bilanz zu exportieren, um sie in Excel


weiterbearbeiten oder analysieren zu knnen? Leider wird eine direkte Inte-
gration fr einen Export nach Excel im SAP-Standard nicht untersttzt. Es
gibt aber dennoch eine Mglichkeit, die E-Bilanz in eine Datei zu exportie-
ren. Diese Datei knnen Sie dann in Excel ffnen und weiterbearbeiten.

Und so gehts
Rufen Sie Transaktion FSE0_XBRL oder folgenden Menpfad auf:

Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Infosystem Berichte


zum Hauptbuch (neu) E-Bilanz Bilanz/GuV gem XBRL-Taxonomie
anzeigen

Sie gelangen in das Selektionsbild fr die E-Bilanz. Geben Sie den Buchungs-
kreis (1000), den Whrungstyp (10), das Ledger (0L), das Geschftsjahr
(2013), die Berichtsperiode (1) bis (12) und die Bilanzstruktur in das Feld Bil/
GuV-Struktur (Z_E-BILANZ) ein. Aktivieren Sie die Checkbox mit Konten-
nachweis, und klicken Sie anschlieend auf das Icon (Ausfhren).

136
E-Bilanz an Microsoft Excel bergeben Tipp 31

E-Bilanz Selektionsdaten erfassen

Klicken Sie im sich ffnenden Fenster auf den kleinen schwarzen Pfeil im
rechten Bereich des Icons (Drucken der Ansicht), und whlen Sie den
Eintrag Druckvorschau der Ansicht aus.

Druckvorschau aufrufen

Whlen Sie nun in der sich ffnenden Druckvorschau in der Menleiste Sys-
tem Liste Sichern lokale Datei. Whlen Sie das Format unkonvertiert,
und besttigen Sie dies mit ().

137
TEIL 2 Sachkonten und Hauptbuchhaltung

Format auswhlen

Geben Sie im sich ffnenden Fenster das Verzeichnis an, in das Sie die Datei
speichern mchten, und tragen Sie einen Dateinamen in das Feld Dateiname
ein, unter dem Sie die Daten speichern mchten. Klicken Sie anschlieend
auf die Schaltflche Erzeugen. Besttigen Sie die gegebenenfalls erscheinende
Sicherheitsabfrage mit einem Klick auf Zulassen.

Verzeichnis und Dateiname angeben

Nun steht die E-Bilanz im txt-Format auf Ihrem Rechner bereit und kann in
Excel geffnet und entsprechend weiterverarbeitet werden.

138
Massenstorno fr FI-Belege durchfhren Tipp 32

Tipp 32
Tipp 32 Massenstorno fr FI-Belege
durchfhren
Erfahren Sie in diesem Tipp, wie Sie im Fall von Falschbuchungen eine groe
Anzahl an Belegen mithilfe des Massenstornos stornieren knnen.

In der Praxis kommt es immer wieder vor, dass eine grere Anzahl an Bele-
gen storniert werden muss. SAP stellt im Standard eine Transaktion fr eine
Massenstornierung von FI-Belegen zur Verfgung, die wir Ihnen in diesem
Tipp vorstellen. Beachten Sie jedoch, dass nicht alle FI-Belege mit dieser
Funktion storniert werden knnen, wie z. B. ausgeglichene Belege. Grund-
stzlich sollten Sie prfen, ob Belege ber vorgelagerte Applikationen stor-
niert werden mssen, in denen sie entstanden sind, um Schiefstnde zu
vermeiden. So knnen auch Belege der Anlagenbuchhaltung nicht in FI stor-
niert, sondern mssen ber Transaktion AB08 storniert werden.

Und so gehts
Bevor Sie Belege stornieren, sollten Sie sicherstellen, dass Sie die Belege ein-
deutig identifiziert haben, die Sie stornieren mssen. Rufen Sie zur Stornie-
rung der Belege die Transaktion F.80 oder folgenden Menpfad auf:

Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Beleg Stornieren


Massenstorno

Sie gelangen in das Bild Massenstornierung von Belegen: Einstieg. Erfassen


Sie hier die notwendigen Selektionskriterien, um die zuvor identifizierten
Belege fr den Storno zu selektieren. In unserem Beispiel knnen wir die
Belege nur ber die Belegnummern eindeutig selektieren, weshalb wir die
Felder Belegnummer (1800000011) und bis (1800000014) gefllt haben.
Alternativ knnen Sie die Selektion ber die Felder im Abschnitt Allgemeine

139
TEIL 2 Sachkonten und Hauptbuchhaltung

Abgrenzungen oder auch ber die Felder der freien Abgrenzungen vorneh-
men. Die Felder der freien Abgrenzungen knnen Sie durch einen Klick auf
das Icon (Freie Abgrenzungen) einblenden.

Selektionsbild zum Massenstorno

Geben Sie den Buchungskreis (1000) und das Geschftsjahr (2014) ein, in
dem die zu stornierenden Belege gebucht wurden. Wenn die zu stornieren-
den Belege mehrere Buchungskreise betreffen, knnen Sie durch einen Klick
auf das Icon (Mehrfachselektion) weitere Buchungskreise erfassen. Beim
Storno von buchungskreisbergreifenden Belegen mssen Sie im Abschnitt
Buchungskreisbergreifende Vorgnge zustzlich angeben, wie diese Belege
storniert werden sollen.

Das Feld Ledger, das erscheint, wenn in Ihrem System die neue Hauptbuch-
haltung aktiv ist, wird brigens nur fr die Selektion der Belege bercksich-
tigt. Es hat keine Auswirkung darauf, in welchem Ledger die Belege storniert
werden. Die Belege werden immer genau in denjenigen Ledgern storniert, in
denen der zu stornierende Beleg gebucht wurde.

140
Massenstorno fr FI-Belege durchfhren Tipp 32

Nun mssen Sie im Abschnitt Angaben zu den Stornobuchungen noch defi-


nieren, wie die Stornobuchungen durchgefhrt werden sollen. Geben Sie
einen Stornogrund (01) und das Buchungsdatum ein, zu dem der Storno
durchgefhrt werden soll. Wenn Sie das Feld Buchungsdatum leer lassen,
wird der Storno mit dem Datum des zu stornierenden Ursprungsbelegs
gebucht.

Nachdem alle Angaben zur Selektion der Belege vorgenommen sind, emp-
fehlen wir Ihnen, das Programm zunchst im Testmodus durch einen Klick
auf das Icon (Ausfhren) zu starten. Achtung: Wenn Sie die Checkbox
Testlauf deaktivieren, werden alle selektierten Belege sofort storniert.

Im sich ffnenden Fenster werden Ihnen im Testlauf zunchst alle Belege


angezeigt, die aufgrund der eingegebenen Selektionskriterien selektiert wur-
den. Die Liste wird in zwei Abschnitte unterteilt. Im ersten Abschnitt wer-
den alle stornierbaren Belege aufgelistet, im zweiten Abschnitt sehen Sie alle
Belege, die nicht storniert werden knnen. Prfen Sie die Liste der stornier-
baren Belege. Wenn Sie sicher sind, dass die Belege korrekt selektiert wur-
den, knnen Sie die Stornierung durch einen Klick auf die Schaltflche
Belege stornieren ausfhren.

Liste der selektierten Belege

Nach der Stornierung wird die Liste unter Angabe der Stornobelegnummer
ausgegeben. Wie eingangs erwhnt, knnen bereits ausgeglichene Belege
ber diese Transaktion nicht storniert werden. Sie knnen den Ausgleich
jedoch zurcknehmen, wie in Tipp 46, Ausgleich zurcknehmen, beschrie-
ben wird. Danach sind auch die zuvor ausgeglichenen Belege wieder als
offen gekennzeichnet und knnen somit storniert werden.

141
TEIL 3
TEIL 3 Bankenbuchhaltung
Die Bankenbuchhaltung umfasst alle Geschftsvorflle, die ber die Bank
abgewickelt werden, wie z. B. eingehende und ausgehende Zahlungen. Erfah-
ren Sie in diesem Teil des Buches, wie Sie das Bankkonto des Kreditors ber
Partnerbanktypen auswhlen knnen, wenn Ihre Kreditoren mehrere Bank-
konten zur Zahlung vorgeben. Wir zeigen Ihnen, wie Sie die Bankenreihen-
folge fr ausgehende Zahlungen festlegen knnen, um ein berziehen des
Kontos zu vermeiden, oder auch, wie Sie Whrungskurse leicht mithilfe von
Arbeitsvorrten pflegen knnen, fr die Sie keinen automatischen Upload im
System vornehmen knnen.

Tipps in diesem Teil


Tipp 33 Bankkonto des Kreditors ber Partnerbanktyp auswhlen ...... 144
Tipp 34 Whrungskurse mithilfe von Arbeitsvorrten pflegen ............. 148
Tipp 35 Bankunterkonten automatisch ausziffern ................................ 152
Tipp 36 IBAN fr Hausbankkonten pflegen ......................................... 155
Tipp 37 Bankenreihenfolge im Produktivsystem ndern ...................... 158
Tipp 38 Kontoauszge lschen ........................................................... 161

143
TEIL 3 Bankenbuchhaltung

Tipp 33
Tipp 33 Bankkonto des Kreditors ber
Partnerbanktyp auswhlen
Mssen Sie fr Kreditoren Zahlungen auf mehrere Bankkonten vornehmen?
Wir zeigen Ihnen, wie Sie die Zahlungen ber den Partnerbanktyp auf ver-
schiedene Bankkonten steuern knnen.

Wenn einer Ihrer Geschftspartner mehrere Bankverbindungen unterhlt


und Ihnen vorgibt, auf welche Bank ein bestimmter Vorgang gezahlt werden
soll, knnen Sie die Bankverbindung ber den Partnerbanktyp bestimmen.
Eine vergleichbare Situation kann in Systemen vorliegen, in denen mehrere
Buchungskreise aktiv sind und diese dieselben zentralen Stammdaten nutzen.

Und so gehts
Sie haben die Bankverbindungen des Kreditors im Kreditorenstammsatz hin-
terlegt. Zustzlich mssen Sie nun den Partnerbanktyp pflegen. Rufen Sie
dazu folgenden Meneintrag auf:

Rechnungswesen Finanzwesen Kreditoren Stammdaten ndern

Tragen Sie den Kreditor und den Buchungskreis ein, und aktivieren Sie die
Checkbox Zahlungsverkehr. Besttigen Sie Ihre Angaben mit () , um in die
Pflege der Bankverbindungen zu gelangen.

144
Bankkonto des Kreditors ber Partnerbanktyp auswhlen Tipp 33

Kreditor ndern

Tragen Sie fr alle existierenden Bankverbindungen einen Schlssel fr den


Partnerbanktyp (BTyp) ein. In unserem Beispiel haben wir den Partnerbank-
typ DBFR fr die Bankverbindung bei der Deutschen Bank Frankfurt und
den Partnerbanktyp CBFR fr die Bankverbindung bei der Commerzbank
Frankfurt eingetragen. Klicken Sie auf das Icon (Sichern), um Ihre Einga-
ben zu sichern.

Kreditor ndern Zahlungsverkehr

Sie knnen jetzt bei der Erfassung einer Eingangsrechnung oder bei der
Rechnungsprfung den Partnerbanktyp und somit die Bankverbindung
erfassen, mit der die Zahlung durchgefhrt werden soll. In unserem Beispiel
buchen wir eine Eingangsrechnung. Rufen Sie dazu Transaktion FB60 oder
folgenden Meneintrag auf:

145
TEIL 3 Bankenbuchhaltung

Rechnungswesen Finanzwesen Kreditoren Buchung Rechnung

Erfassen Sie wie bisher die Eingangsrechnung, und wechseln Sie dann auf
die Registerkarte Zahlung. Tragen Sie im Feld PartnBank den Schlssel fr
die Bankverbindung ein, auf die die Zahlung erfolgen soll. In unserem Bei-
spiel haben wir den Schlssel CBFR eingetragen, da die Zahlung auf die
Bankverbindung bei der Commerzbank Frankfurt erfolgen soll. Klicken Sie
auf das Icon (Buchen), um den Beleg zu buchen.

Kreditorenrechnung mit Partnerbanktyp erfassen

Im Zahllauf wird die Zahlung nun mit der Bankverbindung durchgefhrt, die
fr den im Beleg eingetragenen Partnerbanktyp im Kreditorenstammsatz
hinterlegt ist. Sie knnen die Bankverbindung im Zahlungsvorschlag prfen,
indem Sie die Zeile markieren und auf die Schaltflche Anzeigen klicken.

146
Bankkonto des Kreditors ber Partnerbanktyp auswhlen Tipp 33

Zahlungsvorschlag mit Bankverbindung

147
TEIL 3 Bankenbuchhaltung

Tipp 34
Tipp 34 Whrungskurse mithilfe von
Arbeitsvorrten pflegen
Erleichtern Sie sich die Erfassung von Whrungskursen durch den Einsatz von
Arbeitsvorrten. Die Erfassung wird dadurch bersichtlicher und schneller.

Whrungskurse, die tagesgenau gepflegt werden, werden oftmals per


Upload in das System eingelesen. Darber hinaus werden aber hufig auch
Whrungskurse bentigt, die blicherweise nur monatlich aktualisiert wer-
den. Viele Konzerne geben z. B. Konzernkurse fr die Konsolidierung vor,
die meist auf Monatsbasis aktualisiert werden. Diese Kurse mssen manuell
im System erfasst werden. Die Pflege der Whrungskurse erfolgt normaler-
weise ber eine Customizing-Transaktion.

Mithilfe von Arbeitsvorrten knnen Whrungskurse aber auch ber die


Anwendung erfasst werden. Zum einen wird die Erfassung erleichtert und
beschleunigt, da kein Blttern in der Whrungskurstabelle notwendig ist.
Zum anderen wird dadurch auch eine parallele Bearbeitung von Whrungs-
kursen ermglicht, da die Sperre der Bearbeitung auf Ebene des Arbeitsvor-
rats erfolgt. ber Berechtigungen auf der Ebene des jeweiligen Arbeitsvor-
rats kann auerdem gesteuert werden, wer welche Whrungskurse pflegen
darf.

Und so gehts
Zunchst muss im Customizing ein Arbeitsvorrat definiert werden. Rufen Sie
dazu folgenden Eintrag im Customizing auf:

SAP NetWeaver Allgemeine Einstellungen Whrungen Arbeitsvorrat


fr die Wechselkurseingabe festlegen

148
Whrungskurse mithilfe von Arbeitsvorrten pflegen Tipp 34

Klicken Sie auf die Schaltflche Neue Eintrge, um einen neuen Arbeitsvorrat
anzulegen. Tragen Sie in das Feld Arbeitsv. einen Schlssel fr den Arbeits-
vorrat (Konzern) und in das Feld Text einen beschreibenden Text ein (Kon-
zernkurs (monatlich)). Im Feld Pflegeint. knnen Sie das zeitliche Intervall
definieren, in dem der Kurs gepflegt werden muss (M monatlich). ber die
Einstellung des Intervalls knnen Sie in der Pflegetransaktion anzeigen las-
sen, ob die Pflege noch zu erfolgen hat; in diesem Fall erscheint eine rote
Ampel. Ist der Kurs fr den Zeitraum bereits gepflegt worden, erscheint eine
grne Ampel. Im Feld Toleranz % knnen Sie optional einen Prozentsatz ein-
tragen. Ist ein Wert eingetragen, prft das System die Vernderung des
neuen Kurses gegenber dem vorhergehenden. Ist die Toleranz berschrit-
ten, wird eine Fehlermeldung ausgegeben. Wenn Sie keinen Wert eintragen,
erfolgt keine Prfung. Klicken Sie auf das Icon (Sichern), um die Einstel-
lungen zu speichern.

Neuen Arbeitsvorrat definieren

Nachdem der Arbeitsvorrat angelegt ist, mssen diesem die Whrungskurse,


die ber ihn gepflegt werden sollen, zugewiesen werden. Rufen Sie dazu fol-
genden Eintrag im Customizing auf:

SAP NetWeaver Allgemeine Einstellungen Whrungen Whrungskurs


dem Arbeitsvorrat zuordnen

Klicken Sie auf die Schaltflche Neue Eintrge, um dem Arbeitsvorrat Kurse
zuzuordnen. Tragen Sie in das Feld Kurstyp den Kurstyp (ZK), in das Feld
Von-Whr. die Von-Whrung (USD, CHF), in das Feld Nach-Whr. die Nach-
Whrung (EUR) und in das Feld Arbeitsv. den Arbeitsvorrat (KONZERN) ein.
Im Feld Notierung bestimmen Sie, ob Sie in der Pflegetransaktion den Kurs
als mengen- oder preisnotierten Kurs erfassen mchten.

149
TEIL 3 Bankenbuchhaltung

Kurse dem Arbeitsvorrat zuordnen

Beachten Sie, dass Sie bei Verwendung von mehreren Arbeitsvorrten die
Kombination aus Kurstyp, Von-Whrung und Nach-Whrung hchstens
einem Arbeitsvorrat zuordnen knnen. Speichern Sie die Einstellungen
durch einen Klick auf das Icon (Sichern).

Nachdem die Customizing-Einstellungen vorgenommen sind, knnen Sie


Whrungskurse ber den Arbeitsvorrat in der Anwendung erfassen. Rufen
Sie dazu Transaktion TCURMNT oder folgenden Menpfad auf:

Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Umfeld Lfd. Einstellungen


Whrungskurse ber Arbeitsvorrat eingeben

Sie gelangen in das Bild Whrungskurse: Arbeitsvorrte. Wie Sie an der


roten Ampel ( ) erkennen knnen, wurde der Whrungskurs fr den
Arbeitsvorrat KONZERN noch nicht gepflegt. Markieren Sie den Arbeitsvor-
rat KONZERN, und klicken Sie auf das Icon (Kurse zum Arbeitsvorrat ein-
geben).

Whrungskurse ber Arbeitsvorrat pflegen

Im Arbeitsvorrat werden nun fr alle Whrungskombinationen eingabebe-


reite Zeilen eingeblendet, die im Customizing definiert wurden. Geben Sie
fr alle Whrungskombinationen im Feld gltig ab das Datum (01.02.2014)
ein, ab dem der Kurs gltig ist, und im Feld Kurs den zugehrigen Kurs (z. B.
0,80 in Zeile 1 fr CHF/EUR). Klicken Sie auf das Icon (Zurck), nachdem

150
Whrungskurse mithilfe von Arbeitsvorrten pflegen Tipp 34

alle Eingaben eingetragen sind. Klicken Sie im darauffolgenden Bild auf das
Icon (Sichern), um die Eingaben zu speichern.

Whrungskurse eingeben

Auf diese Weise knnen Sie Whrungskurse regelmig direkt im Produktiv-


system erfassen.

151
TEIL 3 Bankenbuchhaltung

Tipp 35
Tipp 35 Bankunterkonten automatisch
ausziffern
In diesem Tipp mchten wir Ihnen zeigen, wie Sie die offenen Posten auf den
Bankunterkonten automatisch ausziffern knnen.

Offene Posten in den Nebenbchern werden bei der Verrechnung der Zah-
lung automatisch ausgeziffert. Da pro Buchungsbeleg jedoch immer nur ein
offener Posten ausgeglichen werden kann, bleiben die offenen Posten auf
den Bankunterkonten stehen und mssen in einem separaten Schritt ausge-
glichen werden. SAP bietet das Standardprogramm SAPF124 fr das automa-
tische Ausziffern von Bankunterkonten an, das Sie in Ihrem System ber
einen periodischen Job regelmig laufen lassen knnen. Lesen Sie in die-
sem Tipp, mit welchen Selektionskriterien Sie das Programm dafr versehen
mssen.

Und so gehts
Das Programm zum Ausziffern von Bankunterkonten finden Sie im Bereichs-
men der Hauptbuchhaltung. Rufen Sie Transaktion F.13 oder folgenden
Menpfad auf:

Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Periodische Arbeiten


Maschinell ausgleichen Ohne Vorgabe der Ausgleichswhrung

Sie gelangen in das Bild Maschinelles Ausgleichen. Geben Sie den Buchungs-
kreis (1000) ein, aktivieren Sie die Checkbox Sachkonten auswhlen, und
geben Sie die Bankunterkonten in die beiden darunterliegenden Felder hin-
ter Sachkonten ein. Sie knnen ber das Icon (Mehrfachauswahl) meh-
rere Bankunterkonten eintragen, um alle Bankunterkonten in einem Pro-
grammlauf ausziffern zu lassen.

152
Bankunterkonten automatisch ausziffern Tipp 35

Wenn Sie im Abschnitt Ausgabesteuerung alle drei Checkboxen (Ausgleich-


bare Belege, Nicht ausgleichbare Belege und Fehlermeldungen) aktivieren,
wird in der Ausgabeliste fr alle Belege auf den Bankunterkonten das Ergeb-
nis des Programmlaufs angezeigt.

Vom System wird die Checkbox Testlauf automatisch aktiviert. Vergessen


Sie fr den Echtlauf nicht, die Checkbox zu deaktivieren. Klicken Sie auf das
Icon (Ausfhren), um das Programm zu starten.

Daten fr Ausziffern der Bankunterkonten erfassen

153
TEIL 3 Bankenbuchhaltung

In einem neuen Fenster wird Ihnen das Ergebnis des Programmlaufs ange-
zeigt. Das System prft zunchst, ob der Saldo der offenen Posten in Haus-
whrung und Fremdwhrung null betrgt. Darber hinaus kann man bis zu
fnf Kriterien im Customizing angeben, fr die eine bereinstimmung zum
Ausgleich der offenen Posten gesucht wird. In unserem Beispiel ist das Sys-
tem so eingestellt, dass es zustzlich zur Haus- und Fremdwhrung ber die
beiden Felder Zuordnung und Partnergesellschaft (PartnGesellsch) einen
Abgleich vornimmt. Stimmen alle Kriterien berein, werden die Belege mit-
einander ausgeglichen.

Ergebnisliste des Auszifferungslaufs

154
IBAN fr Hausbankkonten pflegen Tipp 36

Tipp 36
Tipp 36 IBAN fr Hausbankkonten
pflegen
Sie haben ein neues Hausbankkonto mit zugehriger IBAN angelegt, die IBAN
ist aber nicht in das Produktivsystem transportiert worden? Hier erfahren Sie,
wie Sie die IBAN fr Hausbankkonten nachtragen knnen.

Nicht erst seit der SEPA-Einfhrung wird anstelle der in Deutschland bli-
chen Bankleitzahl und Kontonummer die IBAN verwendet. Dies gilt nicht
nur fr die Bankdaten Ihrer Geschftspartner in den Debitoren- und Kredito-
renstammstzen (z. B. fr das automatische Zahlungsprogramm), sondern
auch fr Ihre eigenen, in SAP definierten Hausbanken.

Wenn Sie einen Debitoren- oder Kreditorenstammsatz anlegen, knnen Sie


bei der Pflege der Bankdaten in die Pflege der IBAN abspringen. Sobald Sie
den Stammsatz sichern, wird im Hintergrund auch die jeweilige IBAN gesi-
chert. Das Gleiche gilt, wenn Sie im Customizing von FI eine neue Hausbank
anlegen: Auch hier gibt es einen Absprung in die IBAN-Pflege, und beim
Sichern des Customizings wird die IBAN ebenfalls gesichert.

Wenn Sie die Einstellungen zur neu angelegten Hausbank nun vom Entwick-
lungssystem in das Produktivsystem transportieren, ist die IBAN im Produk-
tivsystem nicht vorhanden, da Stammdaten nicht mit transportiert werden.
In diesem Tipp zeigen wir Ihnen eine Mglichkeit, wie Sie Ihre Hausbanken
mit der bentigten IBAN im Produktivsystem versehen knnen.

Und so gehts
Im Produktivsystem ist das Customizing aus gutem Grund normalerweise
nicht nderbar; das heit, man bentigt eine Alternative zur Pflege der IBAN.
Die Zuordnung der IBAN zum Hausbankkonto knnen Sie mithilfe des im
Folgenden beschriebenen Tricks erreichen.

155
TEIL 3 Bankenbuchhaltung

Suchen Sie einen Debitoren- oder Kreditorenstammsatz im Produktivsystem,


der aktuell nicht genutzt wird, z. B. einen gesperrten Stammsatz. Rufen Sie
die Transaktion zum ndern des Stammsatzes des Geschftspartners auf,
z. B. Transaktion FK02 (Kreditor ndern).

Geben Sie im Selektionsbild den Kreditor (KRED01) und den Buchungskreis


(1000) ein. Aktivieren Sie im Abschnitt Allgemeine Daten die Checkbox Zah-
lungsverkehr, und besttigen Sie dies mit ().

Kreditor ndern

Sie gelangen in die Pflege der Bankverbindungen. Tragen Sie das Land, den
Bankschlssel (Bankleitzahl) und das Bankkonto Ihrer Hausbank ein, und
klicken Sie auf das Icon (IBAN pflegen). Besttigen Sie die Informations-
meldung mit (), dass Sie die vorgeschlagene IBAN prfen mchten.

Bankverbindung eintragen und IBAN erstellen

156
IBAN fr Hausbankkonten pflegen Tipp 36

Im sich ffnenden Fenster wird die IBAN vorgeschlagen. Klicken Sie auf das
Icon (Weiter), wenn sie korrekt erzeugt wurde; sollte der Vorschlag nicht
korrekt sein, passen Sie die Daten vorher an.

IBAN anzeigen

Sie gelangen zurck in die Pflege der Bankverbindung. Um die IBAN zu


sichern, mssen Sie die nderungen des Kreditorenstammsatzes noch spei-
chern. Klicken Sie dazu auf das Icon (Sichern).

Gehen Sie anschlieend noch einmal in den Kreditorenstammsatz, und l-


schen Sie die Bankverbindung des Hausbankkontos wieder. Hiermit wird
ausschlielich die Verbindung zwischen Bankenstammdaten und Kredito-
renstammdaten aufgelst. Die im Hintergrund angelegten Bankenstammda-
ten fr die Hausbank bleiben inklusive der zugehrigen IBAN im System er-
halten. Sie knnen nun im Anzeigemodus im Customizing Ihrer Hausbanken
prfen und sehen, dass die IBAN zur betreffenden Hausbank-ID gepflegt ist.

157
TEIL 3 Bankenbuchhaltung

Tipp 37
Tipp 37 Bankenreihenfolge im
Produktivsystem ndern
Lesen Sie in diesem Tipp, wie Sie im Fall von mehreren Hausbanken die
Reihenfolge der Bankkonten fr das Zahlprogramm bestimmen knnen.

Haben Sie mehrere Bankkonten, ber die Sie Zahlungen fr denselben Zahl-
weg und mit derselben Whrung vornehmen mchten? Und mchten Sie die
Reihenfolge der Hausbanken im Zahlprogramm abhngig von den zur Verf-
gung stehenden Betrgen auf dem jeweiligen Konto steuern? Fr das Zahl-
programm stehen Ihnen zwei Transaktionen zur Verfgung, ber die Sie
bestimmen knnen, von welcher/n Bank/en die Zahlungen erfolgen sollen.

Und so gehts
ber die erste Transaktion knnen Sie eintragen, welcher Betrag pro Bank-
konto fr Zahlungen zur Verfgung steht. Rufen Sie zur Pflege der Betrge
Transaktion S_ALR_87001486 oder folgenden Menpfad auf:

Rechnungswesen Finanzwesen Banken Umfeld Lfd. Einstellungen


Disponierte Betrge fr das Zahlungsprogramm eingeben

Geben Sie im sich ffnenden Fenster den Buchungskreis ein, und besttigen
Sie diesen mit (). Sie gelangen in das Bild Sicht Disponierte Betrge fr
das Zahlungsprogramm ndern: bersicht. Tragen Sie in das Feld Verfgbar
fr Zahlungsausgang den Betrag pro Bankkonto ein, der fr Zahlungen in
SAP zur Verfgung stehen soll. Sollten Sie zu jeder Zeit ber ausreichende
Geldmittel auf allen Bankkonten verfgen, knnen Sie auch fr alle Banken,
Konten und Whrungen einen Betrag von 9.999.999.999 eintragen. In die-

158
Bankenreihenfolge im Produktivsystem ndern Tipp 37

sem Fall wird die Reihenfolge der Banken rein ber die zweite Transaktion
bestimmt, die nachfolgend beschrieben wird.

Disponierte Betrge ndern

Optional knnen Sie in das Feld Geplanter Zahlungseingang einen Wert ein-
tragen, um Zahlungseingnge zu bercksichtigen, die in der Zeit bis zur
Durchfhrung des Zahlungslaufs eingehen. In diesem Fall mssen Sie in das
Feld Tage eine Anzahl Tage ungleich 999 eintragen, damit der geplante Zah-
lungseingang bercksichtigt wird. Dies wird jedoch in der Regel nur im
Zusammenhang mit Wechseln bentigt, wenn Sie Wechselzahlungen vor
Flligkeit buchen mssen. In allen anderen Fllen knnen Sie 999 in das Feld
Tage eingeben. Klicken Sie auf das Icon (Sichern), um die Einstellungen
zu speichern.

Nachdem Sie die disponierten Betrge gepflegt haben, mssen Sie noch die
Bankenauswahl pflegen. Rufen Sie dazu Transaktion S_ALR_87001487 oder
folgenden Menpfad auf:

Rechnungswesen Finanzwesen Banken Umfeld Lfd. Einstellungen


Bankenauswahl fr das Zahlungsprogramm einrichten

Es ffnet sich zunchst ein Fenster, in dem der zahlende Buchungskreis abge-
fragt wird. Tragen Sie den zahlenden Buchungskreis in das Feld Zahl.Bukrs.
ein, und besttigen Sie die Eingabe mit (). Passen Sie im sich daraufhin
ffnenden Fenster gegebenenfalls die Reihenfolge der Hausbanken an. Fr
unser Beispiel sehen Sie, dass alle Zahlwege zunchst ber die Hausbank DB
reguliert werden und erst danach ber die Hausbank DRE. Wenn Sie fr
einen Zahlweg die Reihenfolge ndern mchten, knnen Sie die Werte in
der Spalte Hausbank berschreiben.

159
TEIL 3 Bankenbuchhaltung

Bankenauswahl fr Zahlungsprogramm festlegen

160
Kontoauszge lschen Tipp 38

Tipp 38
Tipp 38 Kontoauszge lschen
Sie mchten Testdaten fr Kontoauszge lschen oder das Datenvolumen des
Bankdatenspeichers reduzieren?

Nachdem Kontoeinzge im System verbucht sind und einige Zeit vergangen


ist, werden diese Daten nicht mehr bentigt. Um die Datenmenge nicht
unendlich anwachsen zu lassen, gibt es die Mglichkeit, Kontoauszge zu
lschen, die nicht mehr bentigt werden. Achten Sie jedoch darauf, nicht aus
Versehen noch bentigte Kontoauszge zu lschen! Lschen Sie deshalb nur
Daten aus weiter zurckliegenden Zeitrumen.

Und so gehts
Zum Lschen von Kontoauszgen steht das SAP-Standardprogramm
RFEBKA96 zur Verfgung. Rufen Sie Transaktion SA38 oder folgenden Pfad
in der Menleiste auf:

System Dienste Reporting

Tragen Sie das Programm RFEBKA96 ein, und klicken Sie auf das Icon
(Ausfhren), um das Programm zu starten.

Programm ausfhren

161
TEIL 3 Bankenbuchhaltung

Whlen Sie im Feld Anwendung aus der Liste der mglichen Anwendungen
den Eintrag 0001 Elektronischer und manueller Kontoauszug aus. Klicken Sie
auf das Icon (Ausfhren), um die Liste der Kontoauszge aufzurufen.

Selektionsdaten erfassen

In der Liste werden alle im System vorhandenen Kontoauszge aufgelistet.


Kontrollieren Sie nun, welche Kontoauszge Sie lschen mchten. In unse-
rem Beispiel befinden sich noch Kontoauszge aus dem Jahr 2004 im Sys-
tem. Aus welchem Jahr der Kontoauszug stammt, knnen Sie in der Spalte
Ident.Kontoauszug erkennen. Die Identifikationsnummer des Kontoauszugs
wird aus dem Jahr plus einer fortlaufenden Nummer gebildet. In unserem
Beispiel mchten wir alle Kontoauszge lschen, die im Jahr 2004 erstellt
wurden. Dazu blttern wir in der Liste nach unten, bis wir den letzten Kon-
toauszug des Jahres 2004 gefunden haben. Das ist der Auszug mit dem Kurz-
Key 14945. Diese Nummer merken wir uns und klicken auf das Icon
(Zurck), um die Liste zunchst noch einmal zu verlassen.

Liste aller Kontoauszge

162
Kontoauszge lschen Tipp 38

Geben Sie im Selektionsbild zustzlich zur Anwendung noch den Kurzschls-


sel 1 bis 14945 ein, und klicken Sie erneut auf das Icon (Ausfhren).

Selektionsdaten ergnzen

Nun werden nur noch die Kontoauszge bis zum letzten Auszug des Jahres
2004 in der Liste ausgegeben. Auf diese Weise knnen Sie sicherstellen, dass
Sie nicht aus Versehen neuere Kontoauszge lschen, die gegebenenfalls
noch bentigt werden.

Klicken Sie auf die Schaltflche Auszge lschen, wenn Sie sicher sind, dass
alle markierten Kontoauszge gelscht werden knnen. Besttigen Sie die
erscheinende Abfrage mit Ja, um die Kontoauszge definitiv zu lschen.

163
TEIL 4
TEIL 4 Kreditorenbuchhaltung und
Rechnungsprfung
ber die Kreditorenbuchhaltung werden alle Geschftsvorflle abgewickelt,
die der externen Beschaffung von Gtern und Dienstleistungen dienen. Lesen
Sie in diesem Teil, wie Sie Massennderungen an Kreditorenstammdaten
durchfhren und fr nderungen bestimmter Felder ein Vieraugenprinzip
installieren knnen. Erfahren Sie darber hinaus, wie Sie durch den Einsatz des
Zusatzprotokolls im Zahllauf Probleme bei Zahlungen schneller lsen knnen
und wie Sie die Belegart in der logistischen Rechnungsprfung vorbelegen
knnen, falls Sie mit abweichenden Belegarten arbeiten mssen.

Tipps in diesem Teil


Tipp 39 Mit gemerkten Belegen arbeiten ............................................ 166
Tipp 40 Sensible Felder definieren (Vieraugenprinzip) ......................... 169
Tipp 41 Kreditorenstammdaten mit Massennderung aktualisieren .... 173
Tipp 42 Probleme im Zahllauf mithilfe des Zusatzprotokolls lsen ....... 177
Tipp 43 Anzeige der Vorschlagsliste im Zahllauf ndern ...................... 180
Tipp 44 Zahlungsavise per Fax oder E-Mail versenden ........................ 185
Tipp 45 Doppelt gebuchte Rechnungen auflisten ................................ 187
Tipp 46 Ausgleich zurcknehmen ....................................................... 190
Tipp 47 Beim Rechnungseingang weitere Rechnungen von
abweichenden Lieferanten erfassen ........................................ 193
Tipp 48 Ungeplante Bezugsnebenkosten verbuchen ........................... 197
Tipp 49 Kontenfindung fr nicht bestandsgefhrte Materialien
einrichten .............................................................................. 201
Tipp 50 Belegarten fr die logistische Rechnungsprfung
vorbelegen ............................................................................. 205

165
TEIL 4 Kreditorenbuchhaltung und Rechnungsprfung

Tipp 39
Tipp 39 Mit gemerkten Belegen
arbeiten
rgert es Sie, dass Sie einen Beleg wegen einer zuvor erhaltenen Fehlermel-
dung erneut erfassen mssen? Mithilfe von gemerkten Belegen knnen Sie
eine erneute Erfassung umgehen.

Wer kennt das nicht? Sie erfassen einen Beleg, haben schon fast alle Daten
eingegeben und kurz bevor der Beleg vollstndig ist, erhalten Sie eine Feh-
lermeldung. Sie knnen den Beleg nicht buchen und mssen den Vorgang
bis zur Klrung der Fehlermeldung zur Seite legen. Damit Sie nun die Bele-
gerfassung nicht abbrechen und den Beleg nach der Klrung der Fehlermel-
dung komplett neu erfassen mssen, gibt es die Mglichkeit, Belege im Sys-
tem merken zu lassen. Sie knnen ber diese Funktionalitt brigens auch
Belege zwischenspeichern, mit deren Erfassung Sie begonnen haben, fr die
Sie die Erfassung aber unterbrechen mssen. Die Funktionalitt der gemerk-
ten Belege kann Ihnen also das unerwnschte Doppelerfassen von Belegen
ersparen und Sie z. B. im Monatsabschluss dabei untersttzen, keine wert-
volle Zeit zu verlieren.

Und so gehts
Erfassen Sie wie gewohnt den Beleg. Wenn Sie eine Fehlermeldung erhalten
und den bereits erfassten Beleg nicht verwerfen mchten, knnen Sie den
Beleg in seinem fehlerhaften Zustand sichern. Je nach verwendeter Transak-
tion befindet sich die Funktionalitt zum Merken von Belegen an unter-
schiedlicher Stelle. Wenn Sie eine Enjoy-Transaktion verwenden, wie z. B.
FB50, FB60, FB70 oder MIRO, knnen Sie auf die Schaltflche Merken
(Beleg merken) klicken. In Transaktion FB01 mssen Sie die Funktion hinge-
gen ber die Menleiste Beleg Merken aufrufen.

166
Mit gemerkten Belegen arbeiten Tipp 39

Es ffnet sich das Fenster, in dem Sie die Belegnummer fr den gemerkten
Beleg erfassen mssen. Klicken Sie auf die Schaltflche Beleg merken, um
den Beleg zu sichern. Fr gemerkte Belege gibt es keine automatische Num-
mernvergabe. Sie werden nur darauf hingewiesen, dass die Nummer bereits
existiert, falls Sie versuchen, eine Nummer mehrmals zu verwenden.

Vorlufige Belegnummer eingeben

Um gemerkte Belege nach der Klrung weiterbearbeiten zu knnen, knnen


Sie Transaktion FB11 aufrufen. ber diese Transaktion werden Ihnen alle
gemerkten Belege angezeigt, unabhngig davon, mit welcher Transaktion sie
ursprnglich erfasst wurden. Sie gelangen in das Bild Gemerkten Beleg
buchen: Kopfdaten. Klicken Sie auf die Schaltflche Belegliste, um die Liste
der gemerkten Belege aufzurufen. Im Feld Benutzer wird Ihr SAP-Benutzer
automatisch vorgeschlagen. ndern Sie den Benutzer, wenn Sie Belege von
anderen Benutzern auflisten mchten. Alternativ knnen Sie im Feld Benut-
zer auch einen Asterisk (*) eingeben, um alle gemerkten Belege aufzulisten.

Gemerkte Belege anzeigen

Die Liste der gemerkten Belege wird angezeigt. Diese Liste zeigt die gemerk-
ten Belege aber nicht nur an. Sie knnen die Belege ber diese Liste auch
weiterbearbeiten, indem Sie den Beleg anklicken und auf die Schaltflche
Auswahl klicken.

167
TEIL 4 Kreditorenbuchhaltung und Rechnungsprfung

Liste der gemerkten Belege

Der Beleg wird im Bearbeitungsmodus aufgerufen; dabei gelangen Sie direkt


an die Stelle, die den Fehler verursacht hat. Sollten Sie weitere Fehlermel-
dungen erhalten, knnen Sie den Beleg erneut ber Beleg Merken in der
Menleiste als gemerkten Beleg speichern. Sind alle Fehlermeldungen besei-
tigt, knnen Sie den Beleg wie bekannt buchen. Der gemerkte Beleg wird aus
der Liste der gemerkten Belege gelscht.

Gemerkten Beleg vervollstndigen

Gemerkte Belege knnen Sie brigens auch aus der jeweiligen Erfassungs-
transaktion heraus aufrufen. In den Enjoy-Transaktionen, wie z. B. FB50,
funktioniert dies ber die Menleiste und dort ber Bearbeiten Gemerkten
Beleg auswhlen. Hier mssen Sie allerdings die Belegnummer wissen, um
den gemerkten Beleg aufrufen zu knnen.

Beachten Sie, dass gemerkte Belege nicht fr Auswertungen zur Verfgung


stehen. Fr sie werden keine Salden fortgeschrieben, im Unterschied z. B. zu
vorerfassten Belegen, fr die Verkehrszahlen fortgeschrieben werden.

168
Sensible Felder definieren (Vieraugenprinzip) Tipp 40

Tipp 40
Tipp 40 Sensible Felder definieren
(Vieraugenprinzip)
Wir zeigen Ihnen, wie Sie sensible Felder durch das Vieraugenprinzip
schtzen knnen.

nderungen an sensiblen Stammdaten, wie z. B. die Bankverbindung von


Kreditoren, knnen Sie durch ein Vieraugenprinzip absichern. Oftmals wer-
den Sie auch von Ihren Wirtschaftsprfern aufgefordert, das Vieraugenprin-
zip einzufhren. Dazu mssen Sie die Felder, deren nderungen Sie von
einer zweiten Person besttigen lassen mchten bzw. mssen, als sensible
Felder definieren.

Und so gehts
Sie mssen im Customizing die Felder als sensible Felder definieren, fr die
das Vieraugenprinzip angewandt werden soll. Rufen Sie dazu folgenden Ein-
trag im Customizing auf:

Finanzwesen Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung Kreditorenkonten


Stammdaten Anlegen der Kreditorenstammdaten vorbereiten Sen-
sible Felder fr 4-Augen-Prinzip definieren (Kreditoren)

Klicken Sie auf Schaltflche Neue Eintrge, und drcken Sie die Taste (F4).
Es erscheint die Feldliste der zur Verfgung stehenden Felder. In unserem
Beispiel werden wir den Bankschlssel (Feld LFBK-BANKL) und die Bank-
kontonummer (Feld LFBK-BANKN) als sensible Felder definieren. Klicken
Sie auf das Icon (Suchen), und geben Sie den Begriff Bank im Feld Feld-
name ein. Markieren Sie das Feld LFBK-BANKL in den Suchergebnissen, und
bernehmen Sie es durch einen Klick auf das Icon (Auswhlen). berneh-

169
TEIL 4 Kreditorenbuchhaltung und Rechnungsprfung

men Sie auf diese Weise auch das Feld LFBK-BANKN. Klicken Sie auf das
Icon (Sichern), um Ihre Eingaben zu sichern.

Sensible Felder definieren

Nachdem die Felder Bankschlssel und Bankkonto als sensible Felder defi-
niert sind, wird der Anwender bei einer nderung dieser Felder informiert,
dass die nderung der allgemeinen Daten besttigt werden muss. Beachten
Sie, dass bei aktivem Vieraugenprinzip der Kreditor so lange fr Zahlungen
gesperrt wird, bis die nderungen besttigt wurden.

Um den Kreditor fr Zahlungen wieder freizugeben, mssen die nderun-


gen also zunchst von einem anderen Benutzer besttigt werden. Rufen Sie
dazu folgenden Eintrag im Men auf:

Rechnungswesen Finanzwesen Kreditoren Stammdaten nderungs-


besttigung Einzeln

Geben Sie den Kreditor und den Buchungskreis ein, und besttigen Sie dies
mit (). Es ffnet sich ein neues Fenster.

Kreditor nderungen besttigen

170
Sensible Felder definieren (Vieraugenprinzip) Tipp 40

Klicken Sie auf die Schaltflche nderungen an sensiblen Feldern, um sich


Informationen zu den nderungen anzeigen zu lassen. Klicken Sie auf die
Schaltflche Lschungen, um sich die nderungen an sensiblen Feldern
anzeigen zu lassen.

nderungen an sensiblen Feldern anzeigen

Per Doppelklick auf den Eintrag Lieferantenstamm (Bankverbindungen) wer-


den die Werte vor der nderung der sensiblen Felder angezeigt. Durch
einen Klick auf die Schaltflche Erfassungen knnen Sie sich die neuen
Werte zu den sensiblen Feldern anzeigen lassen.

Kreditornderungen

Klicken Sie auf das Icon (Beenden), um zum Einstiegsbild zurckzukeh-


ren. Klicken Sie auf die Schaltflche Besttigen, wenn Sie die nderungen
akzeptieren mchten. Klicken Sie auf die Schaltflche Ablehnen, wenn Sie
die nderungen nicht annehmen mchten.

Wenn Sie die nderungen besttigen, wird der Kreditor fr Zahlungen wie-
der freigegeben. Haben Sie die nderungen abgelehnt, wird der Bestti-
gungsstatus auf Abgelehnt gesetzt. Der Kreditor bleibt weiterhin fr Zah-
lungen gesperrt. In diesem Fall muss die Bankverbindung des Kreditors erst
korrigiert und danach erneut von einem zweiten Benutzer besttigt werden.

171
TEIL 4 Kreditorenbuchhaltung und Rechnungsprfung

Eine Liste der unbesttigten oder abgelehnten nderungen finden Sie unter
folgendem Meneintrag:

Rechnungswesen Finanzwesen Kreditoren Stammdaten nderungs-


besttigung Liste

Geben Sie den Buchungskreis ein, aktivieren Sie die Checkboxen noch nicht
besttigte Konten und abgelehnte Konten, und klicken Sie auf das Icon
(Ausfhren).

Liste der Kreditorennderungen

Die in der Liste mit einer roten Ampel versehenen Kreditorennderun-


gen (Kreditor 1004) wurden abgelehnt. Noch zu besttigende Kreditorenn-
derungen (Kreditor 1006) werden mit einer gelben Ampel aufgelistet.

172
Kreditorenstammdaten mit Massennderung aktualisieren Tipp 41

Tipp 41
Tipp 41 Kreditorenstammdaten mit
Massennderung aktualisieren
Mssen Sie fr eine hohe Anzahl von Kreditoren die Stammdaten ndern, wie
dies z. B. bei der Einfhrung eines neuen Zahlwegs der Fall ist? Wir zeigen
Ihnen, wie Sie dies mithilfe einer Massennderung durchfhren knnen.

Wenn Sie viele Stammstze mit denselben Werten aktualisieren mssen,


kann das bei einer manuellen Bearbeitung sehr aufwendig sein. Mithilfe der
Massennderung knnen Sie mit geringem Aufwand eine Vielzahl von
Stammstzen auf einmal aktualisieren.

Und so gehts
Wir stellen Ihnen die Massennderung von Kreditorenstammdaten am Bei-
spiel der nderung des Zahlwegs vor. In unserem Beispiel ndern wir im
Zuge der Umstellung auf SEPA fr die europischen Lieferanten den Zahlweg
von U fr berweisung auf 5 fr SEPA-berweisung. Rufen Sie die Mas-
sennderung ber folgenden Eintrag im Menpfad auf:

Logistik Materialwirtschaft Einkauf Stammdaten Lieferant


Massenpflege

Massenpflege Lieferant Tabellen

173
TEIL 4 Kreditorenbuchhaltung und Rechnungsprfung

Markieren Sie die Eintrge Lieferantenstamm (allgemeiner Teil) und Liefe-


rantenstamm (Buchungskreis), und klicken Sie auf die Registerkarte Felder.

Massenpflege Lieferant Felder

Klicken Sie auf das Icon (Suchen), um das Feld fr den Zahlweg zu suchen.
Geben Sie als Suchbegriff Zahlweg ein, und besttigen Sie dies mit ().
Markieren Sie das Feld Zahlwege, und klicken Sie auf das Icon (Aus-
fhren).

Massenpflege Felder auswhlen

174
Kreditorenstammdaten mit Massennderung aktualisieren Tipp 41

Es ffnet sich ein neues Fenster. Klicken Sie in diesem auf das Icon (Selek-
tionsfelder auswhlen), um das Feld Land in die Selektion aufzunehmen. Es
ffnet sich das Fenster Felder auswhlen.

Suchen Sie das Feld Land (LFA1_LAND1) in der Liste rechts (Spalte Vorrat),
markieren Sie es, und bernehmen Sie es in die linke Liste (Spalte Auswahl),
indem Sie auf das Icon klicken. Besttigen Sie die Auswahl mit ().

Massenpflege Selektion

Geben Sie den Buchungskreis ein, und erfassen Sie im Feld Land (LFA1-
LAND1) alle Lnder der EU. Klicken Sie zur Erfassung mehrerer Lnder auf
das Icon (Mehrfachauswahl), und klicken Sie auf das Icon (Ausfh-
ren). Klicken Sie in dem sich gegebenenfalls ffnenden Fenster auf die
Schaltflche Alle Stze anzeigen. Es ffnet sich erneut ein neues Fenster.

Massennderung Zahlwege

Klicken Sie auf die Registerkarte Lieferantenstamm (Buchungskreis), und tra-


gen Sie im oberen Fensterteil 5 in das Feld Zahlwege ein. Klicken Sie auf

175
TEIL 4 Kreditorenbuchhaltung und Rechnungsprfung

das Icon (Massennderung), um die Massennderung durchzufhren. Kli-


cken Sie schlielich auf das Icon (Sichern), um die Massennderung abzu-
speichern.

Beachten Sie, dass fr manche Kreditoren mehrere Zahlwege gepflegt sein


knnen. Sollte dies der Fall sein, wrden die zuvor eingetragenen Zahlwege
berschrieben, sodass anschlieend nur noch ein Zahlweg eingetragen wre.
Um dies zu vermeiden, mssten Sie das Feld Zahlwege zustzlich zum Feld
Land in die Selektion mit aufnehmen.

Sie erhalten eine Meldung, ob die nderungen durchgefhrt werden konn-


ten. Sollten Fehlermeldungen auftreten, mssen die Kreditorenstammstze
geprft und korrigiert werden.

Massenpflege Nachrichten

176
Probleme im Zahllauf mithilfe des Zusatzprotokolls lsen Tipp 42

Tipp 42
Tipp 42 Probleme im Zahllauf mithilfe
des Zusatzprotokolls lsen
Analysieren und beseitigen Sie Probleme im Zahllauf schneller mithilfe des
Zusatzprotokolls.

Im Zahllauf steht Ihnen im SAP-Standard ein Zusatzprotokoll zur Verfgung,


mit dessen Hilfe Sie schneller analysieren knnen, warum offene Posten
nicht ausgeglichen werden konnten. Durch die Aktivierung des Zusatzproto-
kolls erhalten Sie wertvolle Informationen, die Ihnen behilflich sein knnen,
um z. B. hufiger Skonto zu ziehen und Ihre Liquiditt zu verbessern.

Und so gehts
Rufen Sie Transaktion F110 oder folgenden Menpfad auf:

Rechnungswesen Finanzwesen Kreditoren Periodische Arbeiten


Zahlen

Sie gelangen in das Selektionsbild fr den Zahllauf. Erfassen Sie die Parame-
ter fr den Zahllauf wie gewohnt. Klicken Sie dann auf die Registerkarte
Zusatzprotokoll. Im Bildabschnitt Gewnschte Protokollierung knnen Sie
folgende Optionen aktivieren:

Prfung der Flligkeit: Wenn Sie diese Checkbox aktivieren, werden die
Details zur Flligkeit im Protokoll ausgegeben.

Zahlwegauswahl in allen Fllen: Diese Checkbox knnen Sie alternativ zu


der folgenden Checkbox Zahlwegauswahl falls nicht erfolgreich aktivie-
ren. Bei Aktivierung wird im Protokoll nur dann eine Meldung ausgege-
ben, wenn kein Zahlweg gefunden wurde.

177
TEIL 4 Kreditorenbuchhaltung und Rechnungsprfung

Zahlwegauswahl falls nicht erfolgreich: Aktivieren Sie diese Checkbox,


wenn Sie nur Details zum Beleg im Zusatzprotokoll sehen mchten, falls
die Zahlwegauswahl nicht erfolgreich war. Wenn Sie diese Checkbox akti-
vieren, knnen Sie die zuvor beschriebene Checkbox Zahlwegauswahl in
allen Fllen nicht aktivieren.

Positionen der Zahlungsbelege: Bei Aktivierung dieser Checkbox werden


die Belegpositionen der Zahlungsbelege bei Zahlungsdurchfhrung im Zu-
satzprotokoll aufgefhrt.

In unserem Beispiel aktivieren wir die beiden Checkboxen Zahlwegauswahl


falls nicht erfolgreich und Positionen der Zahlungsbelege. Erfassen Sie
auerdem im Bildabschnitt Gewnschte Konten im Feld Kreditoren (von/
bis) das Intervall 1 bis ZZZZZZZZZZ. Durch die Angabe aller theoretisch
mglichen Kreditoren stellen Sie sicher, dass fr alle auf der Registerkarte
Parameter selektierten Kreditoren ein Zusatzprotokoll ausgegeben wird. Das
gilt analog auch fr Debitoren, sollten Sie diese in den Zahllauf einbeziehen.

Angaben fr Zusatzprotokoll vornehmen

Starten Sie nun wie gewohnt den Vorschlagslauf. Klicken Sie anschlieend
auf die Schaltflche Vorschlag (Vorschlagsprotokoll anzeigen). Das Protokoll
zum Vorschlagslauf wird nun mit zustzlichen Detailinformationen ausge-
geben.

178
Probleme im Zahllauf mithilfe des Zusatzprotokolls lsen Tipp 42

Erweitertes Protokoll/Zusatzprotokoll anzeigen

In den Zeilen 1 bis 12 des Protokolls sehen Sie unter der berschrift Zusatz-
protokoll Buchungsbelege in Zeile 3 ein Beispiel fr die Option Positionen
der Zahlungsbelege.

Ab Zeile 14 in unserem Beispiel wird aufgrund der Aktivierung des Flags


Zahlwegauswahl falls nicht erfolgreich das Zusatzprotokoll Zahlwegauswahl
ausgegeben. In diesem Fall wurde Zahlweg U fr den Kreditor 300012
gefunden. Der Posten kann jedoch nicht reguliert werden, da der Zahlweg
U ein Zahlweg fr Inlandsberweisung ist, fr den Kreditor jedoch eine
Bankverbindung im Ausland eingetragen ist.

Mithilfe des Fernglas-Icons (Suchen) knnen Sie im Fehlerprotokoll auch


gezielt nach einzelnen Kreditoren oder Belegen etc. suchen.

Die Einstellungen fr das Zusatzprotokoll knnen Sie komfortabel in einen


neuen Zahllauf bernehmen, indem Sie die Parameter eines vorhergehenden
Zahllaufs kopieren. Whlen Sie dazu beim Anlegen eines neuen Zahllaufs in
der Menleiste Bearbeiten Parameter kopieren auf der Registerkarte
Parameter.

179
TEIL 4 Kreditorenbuchhaltung und Rechnungsprfung

Tipp 43
Tipp 43 Anzeige der Vorschlagsliste im
Zahllauf ndern
Vermissen Sie bestimmte Informationen in der Zahlungs- und Vorschlagsliste?
Wir zeigen Ihnen, wie Sie die angezeigten Felder dauerhaft anpassen knnen.

Ist es Ihnen auch schon so gegangen? Sie haben die Anzeige der Vorschlags-
liste im Zahllauf angepasst und das Layout gesichert. Beim erneuten Aufru-
fen der Vorschlagsliste erscheint sie aber wieder so, wie sie beim vorherge-
henden Aufruf erschienen ist. Ihre nderungen wurden scheinbar nicht
bercksichtigt. Wir zeigen Ihnen, wie Sie eigene Anzeigen definieren und
diese auch dauerhaft verfgbar machen knnen.

Und so gehts
Zum ndern der angezeigten Felder in der Vorschlagsliste rufen wir die Vor-
schlagsliste eines existierenden Zahlungsvorschlags ber Transaktion F110
oder folgenden Menpfad auf:

Rechnungswesen Finanzwesen Kreditoren Periodische Arbeiten


Zahlen

Rufen Sie nun fr einen existierenden Zahllauf-Vorschlag die Vorschlagsliste


ber Bearbeiten Vorschlag Vorschlagsliste... in der Menleiste auf. Best-
tigen Sie den Eintrag im sich ffnenden Fenster mit (). Sie gelangen in das
Bild Zahlungsregulierungsliste. Klicken Sie auf das Icon (Layout n-
dern...), um in den nderungsmodus zu gelangen. Besttigen Sie die Abfrage
Wollen Sie in die Variantenpflege verzweigen? mit einem Klick auf Ja.
Klicken Sie erneut auf das Icon (Layout ndern...), um die angezeigten
Felder zu ndern.

180
Anzeige der Vorschlagsliste im Zahllauf ndern Tipp 43

Zahlungsregulierungsliste

Das Bild Layout ndern wird geffnet. In unserem Beispiel wollen wir in den
Positionszeilen das Feld Geschftsbereich entfernen und das Feld Zahlungs-
sperre hinzufgen. Klicken Sie dazu auf die Schaltflche Position. Markieren
Sie in der linken Liste der Felder das Feld Geschftsbereich, und klicken Sie
auf Icon (sel. Felder ausbl.), um das Feld aus der Anzeige zu entfernen.
Markieren Sie danach in der rechten Liste der Felder das Feld Zahlungs-
sperre, und klicken Sie auf das Icon (sel. Felder einbl.), um das Feld in die
Anzeige aufzunehmen. Klicken Sie anschlieend auf die Schaltflche ber-
nehmen.

Layout ndern

181
TEIL 4 Kreditorenbuchhaltung und Rechnungsprfung

Sie gelangen zurck in das Bild Zahlungsregulierungsliste. Klicken Sie nun


auf das Icon (Layout sichern), um die Einstellungen fr die angezeigten
Felder zu sichern. Deaktivieren Sie die Checkbox Benutzerspezifisch, und
tragen Sie in das Feld Layout einen technischen Namen beginnend mit /
(/ZAHLSPERR) ein. Dadurch steht das Layout auch Ihren Kollegen zur Verf-
gung. Erfassen Sie auerdem eine Bezeichnung fr das Layout. Klicken Sie
anschlieend auf die Schaltflche Sichern, um das Layout zu sichern.

Layout sichern

Nun haben wir die Anzeige mit den Feldern definiert und gesichert, wie wir
sie fr die Vorschlagsliste beim nchsten Zahllauf aufrufen mchten. Damit
die Einstellungen beim nchsten Aufruf wieder angezeigt werden, mssen
wir eine sogenannte Reportvariante fr das Anzeigeprogramm der Vor-
schlagsliste definieren.

Rufen Sie dazu Transaktion SA38 oder folgenden Pfad in der Menleiste auf:

System Dienste Reporting

Geben Sie das Programm RFZALI20 ein, und rufen Sie die Variantenpflege
ber Springen Variante in der Menleiste auf. Geben Sie einen technischen
Namen in das Feld Variante (ZS) ein, und klicken Sie auf die Schaltflche
Anlegen.

182
Anzeige der Vorschlagsliste im Zahllauf ndern Tipp 43

Variante anlegen

Whlen Sie im sich ffnenden Fenster die Option Fr alle Selektionsbilder


aus, und besttigen Sie dies mit ().

Sie gelangen in das Bild zur Pflege der Reportvariante. Tragen Sie in das Feld
Anzeigevariante auf der Registerkarte Ausgabesteuerung das zuvor angelegte
Layout (/ZAHLSPERR) ein. Klicken Sie auf das Icon (Zurck), und bestti-
gen Sie die Abfrage Sollen die Werte gesichert werden? mit einem Klick auf
die Schaltflche Ja.

Ausgabesteuerung festlegen

Es ffnet sich ein neues Fenster. Geben Sie im Feld Bedeutung eine Beschrei-
bung fr die Variante ein, und klicken Sie auf das Icon (Sichern), um die
Variante zu speichern. Klicken Sie auf das Icon (Beenden), um die Varian-
tenpflege zu verlassen.

183
TEIL 4 Kreditorenbuchhaltung und Rechnungsprfung

Variantenattribute pflegen

Rufen Sie nun erneut den Zahllauf ber Transaktion F110 oder folgenden
Menpfad auf:

Rechnungswesen Finanzwesen Kreditoren Periodische Arbeiten


Zahlen

Wenn Sie nun fr einen existierenden Zahllauf-Vorschlag die Vorschlagsliste


ber Bearbeiten Vorschlag Vorschlagsliste... in der Menleiste aufrufen,
knnen Sie die Reportvariante im sich ffnenden Fenster eintragen. Geben
Sie die zuvor angelegte Reportvariante (ZS) in das Feld Variante ein, und
besttigen Sie dies mit ().

Variante fr Vorschlagsliste eingeben

Nun wird das zuvor definierte Layout ohne das Feld Geschftsbereich und
mit dem Feld Zahlungssperre direkt angezeigt. Die Reportvariante wird beim
Anmelden am System beim nchsten Aufruf automatisch vorgeschlagen.

184
Zahlungsavise per Fax oder E-Mail versenden Tipp 44

Tipp 44
Tipp 44 Zahlungsavise per Fax oder
E-Mail versenden
Mchten Sie Ihren Papierverbrauch, aber auch die manuelle Handhabung
von Druckdokumenten sowie deren Versand per Post reduzieren? Gerade
im Rahmen des weitgehend automatisierten Zahlungswesens bietet sich ein
Versand ber E-Mail an.

Das automatische Zahlungsprogramm bietet die Mglichkeit, Zahlungsavise


zu erstellen und in einer Druckdatei fr den spteren Ausdruck auf Papier
und anschlieenden Versand per Post zur Verfgung zu stellen. In Zeiten des
elektronischen Datenaustausches scheint es zeitgem, die erstellten Avise
nicht mehr per Briefpost, sondern per Fax oder besser noch per E-Mail zu
versenden. Mithilfe der Funktionalitt der sogenannten Business Transaction
Events, kurz BTE, knnen Sie diese Funktion in Betrieb nehmen. Ein BTE ist
ein Erweiterungszeitpunkt, zu dem ein Programm modifikationsfrei erwei-
tert werden kann.

Und so gehts
Fr diesen Tipp bentigen Sie einen Entwicklerschlssel. Auerdem ist es
erforderlich, dass alle notwendigen Komponenten fr eine Kommunikation
per E-Mail direkt aus SAP heraus bereits in Ihrem System implementiert
sind. Lassen Sie die notwendigen Einstellungen, wie in den SAP-Hinweisen
836169 (Beratung: Zahlungsavise per Mail oder Fax) und 1033893 (Zah-
lungsavis per Mail: Einleitender Text mit Anhang) beschrieben, von einem
Ihrer Entwickler im System einbauen.

Damit die Zahlungsavise an den Kreditor gemailt werden knnen, mssen


Sie die E-Mail-Adresse im Kreditorenstamm auf Buchungskreisebene im Ab-
schnitt Korrespondenz in das Feld Internet Sachb. eintragen.

185
TEIL 4 Kreditorenbuchhaltung und Rechnungsprfung

E-Mail-Adresse im Kreditorenstamm

Sollte Ihnen die E-Mail-Adresse des Lieferanten nicht bekannt sein, haben
Sie die Mglichkeit, die E-Mail-Adresse Ihres intern zustndigen Kollegen
einzutragen. Alternativ knnen Sie Ihren Entwickler bitten, z. B. eine Tabelle
zu definieren, ber die Sie gegebenenfalls buchungskreisabhngig E-Mail-
Adressen eintragen knnen, die im Fall von nicht gefundenen E-Mail-Adres-
sen der Kreditoren verwendet werden. Auf diese Weise knnen Sie sicher-
stellen, dass kein Avis unbemerkt nicht gemailt werden konnte. Der Avis
kann anschlieend nach Bekanntwerden der E-Mail-Adresse an den Kreditor
weitergeleitet oder alternativ per Fax oder Post zugestellt werden, bis die
E-Mail-Adresse bekannt und eingetragen ist.

Wenn Sie nun einen Zahllauf mit Aviserstellung einplanen, werden die Avise
nicht mehr auf dem Drucker ausgegeben, sondern per E-Mail direkt an den
Empfnger bermittelt.

186
Doppelt gebuchte Rechnungen auflisten Tipp 45

Tipp 45
Tipp 45 Doppelt gebuchte Rechnungen
auflisten
Verbessern Sie Ihre Liquiditt, indem Sie mehrfach eingebuchte Rechnungen
ausfindig machen. SAP stellt hierfr einen Standardreport zur Verfgung.

Beim Einbuchen von Rechnungen, sei es ber die logistische Rechnungspr-


fung oder die manuelle Erfassung von Rechnungen in FI, haben Sie die Mg-
lichkeit, auf doppelt erfasste Rechnungen hin zu prfen. Das System prft
dabei, ob eine Referenznummer zum Kreditor erneut erfasst wird. Ist dies
der Fall, wird eine Warnmeldung mit dem Hinweis ausgegeben, dass der
Beleg eventuell bereits erfasst sein knnte.

Trotzdem kann es immer wieder vorkommen, dass Rechnungen doppelt


erfasst werden. Meist fllt dies erst spter auf, wenn z. B. der Lieferant Rck-
meldung gibt, dass die Zahlung mehrfach eingegangen ist. Mithilfe des Stan-
dardreports RFBNUM10 knnen Sie mehrfach erfasste Rechnungen frhzei-
tig ausfindig machen und stornieren und so Ihre Liquiditt verbessern.

Und so gehts
Report RFBNUM10 prft pro Debitor oder Kreditor, ob eine erfasste Refe-
renznummer mehrfach vorkommt. Wir zeigen Ihnen anhand eines Beispiels,
wie Sie fr Kreditorenrechnungen auf mehrfach erfasste Eingangsrechnun-
gen hin prfen knnen. Rufen Sie dazu Transaktion S_ALR_87012341 oder
folgenden Menpfad auf:

Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Infosystem Berichte zum


Hauptbuch Beleg Allgemein Doppelt vergebene Rechnungsnummern

187
TEIL 4 Kreditorenbuchhaltung und Rechnungsprfung

Geben Sie den Buchungskreis (1000) und das Geschftsjahr (2014) ein. Akti-
vieren Sie die Checkbox Kreditoren. Die beiden Checkboxen gleicher Betrag
und gleiches Belegdatum sind optional und fhren bei Aktivierung dazu,
dass zustzlich zum Feld Referenz auf bereinstimmende Betrge bzw. Beleg-
datum hin geprft wird. Fr die Prfung, ob dieselbe Referenz mehrfach
erfasst wurde, knnen Sie definieren, auf wie viele Stellen des Feldes Refe-
renz geprft werden soll. Tragen Sie die Anzahl der Stellen in das Feld
Anz.gleiche Stellen Ref.Nr. (16) ein. Mit der Checkbox von links bestimmen
Sie, ob das Feld Referenz bei einer krzeren Anzahl als 16 Stellen von rechts
oder von links gelesen und geprft werden soll. Klicken Sie auf das Icon
(Ausfhren), um den Report zu starten.

Selektionsbild des Reports RFBNUM10

Ihnen wird die Liste der mehrfach erfassten Rechnungen pro Kreditor ange-
zeigt. Sie knnen direkt aus der Liste in die einzelnen Belege abspringen,
indem Sie auf den Beleg doppelklicken.

188
Doppelt gebuchte Rechnungen auflisten Tipp 45

Liste der mehrfach erfassten Rechnungen

Sollte sich nach der Prfung herausstellen, dass Rechnungen tatschlich


mehrfach erfasst wurden, knnen diese storniert werden. Wenn Sie den zu
viel erfassten Beleg mit Bezug zum Originalbeleg stornieren, z. B. ber Trans-
aktion FB08, werden danach keine mehrfach erfassten Belege mehr in der
Liste ausgegeben.

189
TEIL 4 Kreditorenbuchhaltung und Rechnungsprfung

Tipp 46
Tipp 46 Ausgleich zurcknehmen
Erfahren Sie in diesem Tipp, wie Sie z. B. im Fall von Falschbuchungen den
Ausgleich fr offene Posten zurcknehmen knnen.

Hin und wieder kann es vorkommen, dass beim Ausgleichen der offenen
Posten der falsche Beleg ausgeglichen wird, z. B. wenn der Zahlungseingang
manuell erfasst wurde. Aber auch bei maschinellen Belegverarbeitungen,
wie z. B. einem fehlerhaften maschinellen Zahlungslauf, kann es vorkom-
men, dass die Buchungen storniert werden mssen. Um den Zahlungslauf
nach der Stornierung erneut ausfhren zu knnen, mssen Sie den Ausgleich
fr die offenen Posten zurcknehmen.

Und so gehts
In unserem Beispiel mchten wir den Ausgleich zu einer Ausgangszahlung
zurcknehmen. Zudem soll der Ausgleichsbeleg komplett storniert werden,
um den offenen Posten, der ber den Ausgleichsbeleg flschlicherweise aus-
geglichen wurde, spter erneut im Zahlungslauf regulieren zu knnen.

Nachdem wir den Beleg, fr den der Ausgleich zurckgenommen werden


muss, identifiziert haben, knnen Sie Transaktion FBRA oder folgenden
Menpfad aufrufen:

Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Beleg Ausgl. zurck-


nehmen

Die Transaktion finden Sie auerdem auch im Men der Debitoren- und Kre-
ditorenbuchhaltung jeweils unter dem Punkt Beleg.

Tragen Sie im Selektionsbild die Nummer des Ausgleichsbelegs in das Feld


Ausgleichsbeleg (2000000026) ein. Geben Sie auerdem den Buchungskreis
(1000) und das Geschftsjahr (2014) ein, in dem der Beleg gebucht wurde.

190
Ausgleich zurcknehmen Tipp 46

Wenn Sie vor der Rcknahme des Belegs nochmals prfen mchten, ob Sie
den richtigen Beleg eingetragen haben, knnen Sie den Beleg mit den zuge-
hrigen offenen Posten ber die Schaltflche Posten anzeigen lassen.

Ausgleich zurcknehmen

Sie gelangen in das Bild Posten Rcknahme Ausgleich. Klicken Sie auf das
Icon (Zurck), um in das Selektionsbild zurckzukehren. ber die Schalt-
flche Zugehrige Korrespondenz knnen Sie auerdem prfen, ob Korres-
pondenzen zum Ausgleichsbeleg erzeugt und diese bereits versendet wur-
den.

Wenn Sie alle Prfungen durchgefhrt haben, knnen Sie den Ausgleich
zurcknehmen, indem Sie in der Menleiste den Eintrag Ausgleich Zurck-
nehmen aufrufen. Klicken Sie im sich ffnenden Fenster auf die Schaltflche
Rcknahme und Storno, um den Ausgleichsbeleg zur stornieren.

Storno des Ausgleichsbelegs

Geben Sie im sich ffnenden Fenster einen Stornogrund (01) und ein
Buchungsdatum ein, wenn es vom Datum des Ausgleichsbelegs abweichen
soll. Wenn Sie das Feld Buchungsdatum leer lassen, wird der Beleg mit dem-
selben Datum storniert, mit dem er gebucht wurde. Das Feld Steuermelde-
datum ist nur relevant, wenn Sie die Erfassung des Steuermeldedatums in
den Belegen im Customizing aktiviert haben. Klicken Sie auf das Icon
(Weiter), um die Belegstornierung auszufhren.

191
TEIL 4 Kreditorenbuchhaltung und Rechnungsprfung

Stornodaten erfassen

Nach dem Storno des Ausgleichsbelegs ist der zugehrige Beleg wieder als
offener Posten gekennzeichnet.

Offene Posten nach Stornierung des Ausgleichsbelegs

Hufig ist es erforderlich, nicht nur einen, sondern eine groe Anzahl an
Ausgleichsbelegen zu stornieren. Leider gibt es fr die Rcknahme des Aus-
gleichs und den zugehrigen Storno keine Massentransaktionen. In diesem
Fall knnen Sie jedoch z. B. eine Massenverarbeitung per Batch-Input durch-
fhren, wie wir sie in Tipp 10, Mittels Aufzeichnungen Massen-Datenerfas-
sung erleichtern, vorstellen.

192
Beim Rechnungseingang weitere Rechnungen von abweichenden Lieferanten

Tipp 47
Tipp 47 Beim Rechnungseingang wei-
tere Rechnungen von abwei-
chenden Lieferanten erfassen
Sie knnen in der Rechnungsprfung auch Rechnungen von Rechnungsstellern
mit Bezug zur Bestellung erfassen, die vom Bestelllieferanten abweichen, wie
z. B. Spediteurrechnungen.

In der Logistik-Rechnungsprfung ist es mglich, eine Rechnung eines


abweichenden Rechnungsstellers direkt auf die zugehrige Bestellung zu
erfassen. So knnen Sie z. B. die Rechnung des Spediteurs mit Bezug zur
Bestellung erfassen. Die Voraussetzung dafr ist, dass Sie mit geplanten
Bezugsnebenkosten in der Bestellung arbeiten.

Und so gehts
Erfassen Sie eine Bestellung mit geplanten Bezugsnebenkosten. Rufen Sie
dazu folgenden Eintrag im Menpfad auf:

Logistik Materialwirtschaft Einkauf Bestellung Anlegen Lieferant/


Lieferwerk bekannt

Bitten Sie gegebenenfalls einen Kollegen aus der Einkaufsabteilung um


Untersttzung bei der Bestellungserfassung. Bevor Sie die Bestellung spei-
chern, mssen Sie geplante Bezugsnebenkosten erfassen.

Wechseln Sie in den Positionsdaten auf die Registerkarte Konditionen. In


unserem Beispiel erfassen wir eine Frachtrechnung des Spediteurs mit Bezug
zu dieser Bestellung. Tragen Sie dazu in einer leeren Zeile die Konditionsart
in das Feld KArt (FRB1) und einen Betrag (100) ein, und besttigen Sie dies

193
TEIL 4 Kreditorenbuchhaltung und Rechnungsprfung

mit (). Markieren Sie die soeben erfasste Zeile, und klicken Sie auf das
Icon (Konditionsdetail).

Bestellung anlegen

Tragen Sie ganz unten rechts in das Feld Kreditor die Kreditorennummer des
Spediteurs (300006) ein. Klicken Sie auf das Icon (Zurck), und speichern
Sie die Bestellung.

Konditionsdetail

194
Beim Rechnungseingang weitere Rechnungen von abweichenden Lieferanten

Die Rechnung des Spediteurs knnen Sie ber die Logistik-Rechnungspr-


fung einbuchen. Rufen Sie dazu folgenden Eintrag im Menpfad auf:

Logistik Materialwirtschaft Logistik-Rechnungsprfung Belegerfas-


sung Eingangsrechnung hinzufgen

Eingangsrechnung des Spediteurs hinzufgen

Erfassen Sie das Rechnungsdatum (25.04.2014), den Betrag (119,00), den


Steuerbetrag (19,00) und die Bestellnummer (4500000310) rechts neben
dem Feld Bestellung/Lieferplan. Whlen Sie im Auswahlfeld rechts von der
Bestellnummer den Eintrag 2 geplante Nebenkosten aus, und drcken Sie
die Taste ().

Zur Kontrolle knnen Sie die Registerkarte Detail aufrufen. Dort sehen Sie
die Kreditorennummer des Spediteurs im Feld RechnSteller.

195
TEIL 4 Kreditorenbuchhaltung und Rechnungsprfung

Abweichender Rechnungssteller

Klicken Sie auf das Icon (Buchen), um die Rechnung zu buchen. Die Ver-
bindlichkeit ist nun eingebucht und kann wie gewohnt beglichen werden.

196
Ungeplante Bezugsnebenkosten verbuchen Tipp 48

Tipp 48
Tipp 48 Ungeplante Bezugsneben-
kosten verbuchen
Lesen Sie hier, wie Sie ungeplante Bezugsnebenkosten fr Fracht- oder Zoll-
rechnungen in der Logistik-Rechnungsprfung verbuchen knnen.

Im Zusammenhang mit der Logistik-Rechnungsprfung stehen Ihnen zwei


Mglichkeiten zur Verfgung, ungeplante Bezugsnebenkosten zu verbuchen:

Verteilung auf die Positionen


In diesem Fall werden die bisher berechneten Rechnungsbetrge ein-
schlielich der aktuellen Rechnung bercksichtigt und die ungeplanten Be-
zugsnebenkosten im Verhltnis der Positionsbetrge verteilt.

Buchung auf ein separates Sachkonto


Bei dieser Einstellung werden die ungeplanten Bezugsnebenkosten in ei-
ner eigenen Belegposition auf ein separates Sachkonto gebucht.

Wie das System reagieren soll, wird im Customizing eingestellt. Sie knnen
die Einstellungen pro Buchungskreis vornehmen.

Und so gehts
Mchten Sie die ungeplanten Bezugsnebenkosten auf die Positionen vertei-
len, sind keine Einstellungen notwendig. Wenn Sie die ungeplanten Bezugs-
nebenkosten jedoch auf ein separates Sachkonto buchen mchten, mssen
Sie dies im Customizing einrichten. Rufen Sie folgenden Eintrag im Customi-
zing auf:

Materialwirtschaft Logistik-Rechnungsprfung Eingangsrechnung


Buchen von ungeplanten Nebenkosten einstellen

197
TEIL 4 Kreditorenbuchhaltung und Rechnungsprfung

Klicken Sie auf Neue Eintrge, und erfassen Sie den Buchungskreis (BuKr).
Tragen Sie eine 2 im Feld Unge fr die Verbuchung in eine getrennte
Sachkontenzeile ein.

Einstellungen fr ungeplante Bezugsnebenkosten

Fr die Verbuchung auf ein separates Sachkonto ist ein Steuerkennzeichen


notwendig. Dieses kann als Vorschlagswert hinterlegt werden. Rufen Sie
dazu folgenden Eintrag im Customizing auf:

Materialwirtschaft Logistik-Rechnungsprfung Eingangsrechnung


Vorschlagswerte fr Steuerkennzeichen pflegen

Markieren Sie den Buchungskreis, und klicken Sie auf das Icon (Auswh-
len). Tragen Sie im Bereich Vorschlag ungeplante Nebenkosten das Steuer-
kennzeichen im Feld Steuerkennz (VA) ein, das fr die ungeplanten Bezugs-
nebenkosten vorgeschlagen werden soll.

Steuerkennzeichen Vorschlag

In der MM-Kontenfindung muss das Sachkonto fr die ungeplanten Bezugs-


nebenkosten hinterlegt werden. Rufen Sie dazu folgenden Eintrag im Custo-
mizing auf:

198
Ungeplante Bezugsnebenkosten verbuchen Tipp 48

Materialwirtschaft Bewertung und Kontierung Kontenfindung


Kontenfindung ohne Assistent Automatische Buchungen einstellen

Klicken Sie auf die Schaltflche Kontierung. Suchen Sie den Vorgang Unge-
plante Bezugsnebenkosten UPF, und klicken Sie anschlieend auf das Icon
(Auswhlen).

Kontenfindung

Geben Sie im sich ffnenden Fenster den im Buchungskreis verwendeten


Kontenplan ein, und besttigen Sie dies mit (). Tragen Sie das Sachkonto
in das Feld Konto (231600) ein, auf das die ungeplanten Bezugsnebenkosten
gebucht werden sollen.

Kontenzuordnung

Nun sind alle Vorbereitungen getroffen, um in der Logistik-Rechnungspr-


fung ungeplante Bezugsnebenkosten auf ein separates Sachkonto buchen zu
knnen. Rufen Sie die Logistik-Rechnungsprfung ber Transaktion MIRO
oder folgenden Meneintrag auf:

199
TEIL 4 Kreditorenbuchhaltung und Rechnungsprfung

Logistik Materialwirtschaft Logistik-Rechnungsprfung Belegerfas-


sung Eingangsrechnung hinzufgen

Erfassen Sie die Eingangsrechnung wie gewohnt. Klicken Sie dann auf die
Registerkarte Detail. Tragen Sie die ungeplanten Bezugsnebenkosten im Feld
Ungepl.NebKost. ein.

Eingangsrechnung mit geplanten Bezugsnebenkosten

Klicken Sie auf die Schaltflche Simulieren, um die Belegzeilen anzuzeigen.

Belegsimulation

Die ungeplanten Bezugsnebenkosten werden auf ein separates Sachkonto


(231600) gebucht. Im Fall der Verteilung anhand der Positionsbetrge wer-
den die Bezugsnebenkosten direkt auf das Bestandskonto verbucht.

200
Kontenfindung fr nicht bestandsgefhrte Materialien einrichten Tipp 49

Tipp 49
Tipp 49 Kontenfindung fr nicht
bestandsgefhrte Materialien
einrichten
Erleichtern Sie Ihren Kollegen im Einkauf die Erfassung des Sachkontos fr
kontierte Bestellungen.

Sie beschaffen Waren und Dienstleistungen, die nicht im Bestand gefhrt


werden, ber Bestellungen in MM und mchten dafr keinen Material-
stammsatz anlegen? Ihren Kollegen im Einkauf mchten Sie die Arbeit
auerdem erleichtern, indem sie ber Warengruppen eine Zuordnung auf
Sachkonten vornehmen knnen? In diesem Tipp lesen Sie, wies geht.

Und so gehts
Als Erstes mssen Bewertungsklassen definiert werden. Sie bentigen eine
Bewertungsklasse pro Sachkonto. Rufen Sie folgenden Eintrag im Customi-
zing auf:

Materialwirtschaft Bewertung und Kontierung Kontenfindung Kon-


tenfindung ohne Assistent Bewertungsklassen festlegen

Klicken Sie auf die Schaltflche Bewertungsklasse, und legen Sie neue Ein-
trge an. Sie knnen die Bewertungsklasse (BewKl) numerisch oder alphanu-
merisch anlegen. Vergeben Sie auerdem eine Bezeichnung pro Bewertungs-
klasse.

201
TEIL 4 Kreditorenbuchhaltung und Rechnungsprfung

Bewertungsklassen definieren

Legen Sie als Nchstes die Warengruppen analog zu den Bewertungsklassen


an. Rufen Sie hierzu folgenden Eintrag im Customizing auf:

Logistik Allgemein Materialstamm Einstellungen zu zentralen Feldern


Warengruppen definieren

Vergeben Sie einen technischen Namen im Feld Warengrp und eine Waren-
gruppenbezeichnung im Feld Warengruppenbez.

Warengruppen definieren

Die Bewertungsklassen mssen den Warengruppen zugeordnet werden.


Rufen Sie dazu folgenden Eintrag im Customizing auf:

Materialwirtschaft Einkauf Materialstamm Erfassungshilfe fr Posi-


tionen ohne Materialstammsatz

Tragen Sie in der Spalte BewKl die Bewertungsklasse zur Warengruppe ein.

202
Kontenfindung fr nicht bestandsgefhrte Materialien einrichten Tipp 49

Bedarfsklassen zu Warengruppen zuordnen

Nun muss noch das Sachkonto hinterlegt werden, das fr die Warengruppe
bzw. die Bewertungsklasse kontiert werden soll. Rufen Sie dazu folgenden
Eintrag im Customizing auf:

Materialwirtschaft Bewertung und Kontierung Kontenfindung Kon-


tenfindung ohne Assistent Automatische Buchungen einstellen

Klicken Sie auf die Schaltflche Kontierung. Es ffnet sich ein neues Fenster.
Suchen Sie den Eintrag Gegenbuchung zur Bestandsbuchung Vorgang GBB
aus der Liste aus, und ffnen Sie ihn per Doppelklick.

Kontenfindung MM

Geben Sie Ihren Kontenplan ein, und besttigen Sie ihn mit (). Sie gelan-
gen in die Kontenfindung fr den Vorgang GBB.

203
TEIL 4 Kreditorenbuchhaltung und Rechnungsprfung

Kontenfindung einrichten

Klicken Sie auf das Icon (Neue Eintrge), um neue Eintrge zu erfassen,
oder drcken Sie (Strg) + (F4). Es ffnet sich ein neues Fenster.

Konten eintragen

Tragen Sie in der ersten Spalte mit der berschrift Bewertun die Bewer-
tungsmodifikationskonstante ein. Stimmen Sie diese gegebenenfalls mit Ihrer
IT ab. Erfassen Sie in der Spalte Allg. Modifi den Eintrag VBR. Diese beiden
Eintrge bleiben immer gleich. Tragen Sie in der rechten Spalte Bewertun
die Bewertungsklasse (9000) fr die Warengruppe und in die Spalten Soll
und Haben das zugehrige Sachkonto (405200) ein. Erfassen Sie auf diese
Weise alle Bewertungsklassen und die Sachkonten fr alle Warengruppen,
die Sie verwenden mchten.

Nun sind alle notwendigen Einstellungen vorgenommen. Beim Erfassen


einer Bestellung kann die Warengruppe in der Position eingegeben werden.
Das Sachkonto wird automatisch ber die Warengruppe ermittelt und einge-
tragen.

204
Belegarten fr die logistische Rechnungsprfung vorbelegen Tipp 50

Tipp 50
Tipp 50 Belegarten fr die logistische
Rechnungsprfung vorbelegen
Sie verwenden fr Eingangsrechnungen eine von der Standardbelegart RE
abweichende Belegart und mchten diese als Vorschlagswert vorbelegen?
In diesem Tipp erfahren Sie, wie Sie dafr vorgehen mssen.

In der logistischen Rechnungsprfung wird Belegart RE als zu verwen-


dende Belegart fr Eingangsrechnungen vorgeschlagen. Wenn Sie eine
davon abweichende Belegart verwenden mchten, knnen Sie die Belegart
whrend der Erfassung ndern. Verwenden Sie berwiegend eine von der
Belegart RE abweichende Belegart, knnen Sie diese ber das Customizing
vorschlagen lassen.

Und so gehts
Rufen Sie Transaktion OMR4 oder folgenden Eintrag im Customizing auf,
um den Vorschlagswert fr die Belegart zu ndern:

Materialwirtschaft Logistik-Rechnungsprfung Eingangsrechnung


Nummernvergabe Nummernvergabe fr Buchhaltungsbelege pflegen

Sie gelangen in das Bild Belegarten/Nummernkreis Rechnungseingang. Kli-


cken Sie auf die Schaltflche Belegarten Rechnungsprfung, um die ber-
sicht ber die einzelnen Erfassungstransaktionen aufzurufen.

205
TEIL 4 Kreditorenbuchhaltung und Rechnungsprfung

Belegarten fr die logistische Rechnungsprfung einstellen

Sie gelangen in die Liste der Erfassungstransaktionen. Hier knnen Sie die
Belegarten auch fr andere Transaktionen vorbelegen, wie z. B. MIR7. Mar-
kieren Sie den Eintrag MIRO Eingangsrechnung erfassen, das heit die
Transaktion fr die logistische Rechnungsprfung, und klicken Sie auf das
Icon (Detail).

Transaktion auswhlen

Tragen Sie im Feld Belegart die Belegart (Y1) ein, die Sie in der logistischen
Rechnungsprfung vorschlagen lassen mchten. Speichern Sie die Eingaben
durch einen Klick auf das Icon (Sichern).

206
Belegarten fr die logistische Rechnungsprfung vorbelegen Tipp 50

Vorschlagsbelegart ndern

Wenn Sie nun die logistische Rechnungsprfung ber Transaktion MIRO


aufrufen, wird im Feld Belegart die festgelegte Belegart (Y1) vorgeschlagen.

Vorgeschlagene Belegart in Transaktion MIRO

207
TEIL 5
TEIL 5 Debitorenbuchhaltung
ber die Debitorenbuchhaltung werden alle Geschftsvorflle abgewickelt,
die im Zusammenhang mit den Verkaufsvorgngen entstehen. Lesen Sie in
diesem Teil, wie Sie Ratenzahlungsbedingungen definieren knnen, das
Zusatzprotokoll im Mahnlauf nutzen oder einen Mahnlauf stornieren knnen.
Auerdem erfahren Sie, wie Sie vermeiden knnen, dass Debitorenstamm-
stze mehrfach angelegt werden. Des Weiteren erfahren Sie, wie Sie im Mahn-
lauf vermeiden knnen, dass Sie Kunden anmahnen, gegenber denen Ihre
eigenen Verbindlichkeiten Ihre Forderungen bersteigen. Erfahren Sie auer-
dem, wie Sie durch die Nutzung der freien Selektionen im Zahllauf das Proto-
koll fr Abbuchungen ber SEPA Direct Debit bersichtlicher gestalten und
dadurch schneller bearbeiten knnen.

Tipps in diesem Teil


Tipp 51 Ratenzahlungsbedingungen definieren ................................... 210
Tipp 52 Freie Selektionen im Zahllauf nutzen ...................................... 213
Tipp 53 Alternative Abstimmkonten bebuchen ................................... 215
Tipp 54 Offene Merkposten ausziffern ................................................ 220
Tipp 55 Kreditorische Posten im Mahnlauf bercksichtigen ................ 222
Tipp 56 Zusatzprotokoll im Mahnlauf nutzen ...................................... 226
Tipp 57 Massenstorno des Mahnlaufs durchfhren ............................. 229
Tipp 58 Debitoren auf Dubletten prfen ............................................. 232

209
TEIL 5 Debitorenbuchhaltung

Tipp 51
Tipp 51 Ratenzahlungsbedingungen
definieren
Sie mchten mit Ihren Kunden Ratenzahlungen vereinbaren? Wir zeigen
Ihnen, was Sie dafr einstellen mssen.

Sie knnen Ratenzahlungsbedingungen im System definieren und diese in


Vertriebsauftrgen nutzen. Bei der berleitung der Faktura von SD an FI
wird aufgrund der Ratenzahlungsbedingungen je ein offener Posten pro Rate
erstellt.

Und so gehts
Zunchst mssen Sie eine neue Zahlungsbedingung fr die Ratenzahlungsab-
wicklung anlegen. Rufen Sie dazu folgenden Eintrag im Customizing auf:

Finanzwesen (neu) Grundeinstellungen Finanzwesen (neu) Debitoren-


und Kreditorenbuchhaltung Geschftsvorflle Rechnungsausgang/Gut-
schriftsausgang Zahlungsbedingungen pflegen

Tragen Sie im Feld Zahlungsbed einen Schlssel und im Feld Vertriebstext


eine Bezeichnung fr die Ratenzahlungsbedingung ein. Optional knnen Sie
im Feld Eig.Erluterung einen erluternden Text eintragen. Aktivieren Sie
mindestens eine Checkbox fr die Kontoart Debitor und Kreditor. Whlen
Sie einen Vorschlag fr das Basisdatum aus in unserem Beispiel haben wir
das Belegdatum aktiviert , und aktivieren Sie die Checkbox Ratenzahlung.
Klicken Sie auf das Icon (Sichern), um Ihre Eingaben zu sichern.

210
Ratenzahlungsbedingungen definieren Tipp 51

Ratenzahlungsbedingung anlegen

Nun mssen Sie fr jede Rate eine Zahlungsbedingung definieren. Sie kn-
nen auch bereits vorhandene Zahlungsbedingungen verwenden, sofern sie
den Ratenvereinbarungen entsprechen. In unserem Beispiel sind drei Zah-
lungsbedingungen mit folgenden Konditionen definiert:

ZR01: Rate fllig nach 15 Tagen ab Basisdatum ohne Abzug


ZR02: Rate fllig nach 30 Tagen ab Basisdatum ohne Abzug
ZR03: Rate fllig nach 45 Tagen ab Basisdatum ohne Abzug
Im letzten Schritt mssen Sie die Zahlungsbedingungen der einzelnen Raten
der Ratenzahlungsbedingung zuordnen. Rufen Sie dazu folgenden Eintrag im
Customizing auf:

Finanzwesen (neu) Grundeinstellungen Finanzwesen (neu) Debitoren-


und Kreditorenbuchhaltung Geschftsvorflle Rechnungsausgang/Gut-
schriftsausgang Ratenzahlungsbedingungen definieren

211
TEIL 5 Debitorenbuchhaltung

Klicken Sie auf die Schaltflche Neue Eintrge. Es ffnet sich ein neues Fens-
ter. Erfassen Sie hier im Feld Zahlungsbedingu die Ratenzahlungsbedingung,
die Sie im ersten Schritt angelegt haben (R001), im Feld Rate die Ratennum-
mer, im Feld Prozent den Prozentsatz der Rate und im Feld Kondition die
Zahlungsbedingung fr die jeweilige Rate.

Ratenzahlungsbedingung definieren

Wird die Ratenzahlungsbedingung im Vertriebsbeleg eingetragen, wird bei


der Fakturaberleitung von SD an FI ein Beleg mit je einer Belegposition pro
Rate erzeugt.

FI-Beleg zur SD-Faktura mit Ratenzahlungskondition

212
Freie Selektionen im Zahllauf nutzen Tipp 52

Tipp 52
Tipp 52 Freie Selektionen im Zahllauf
nutzen
Lesen Sie hier, wie Sie die Anzahl der Ausnahmen im Zahllauf reduzieren und
gleichzeitig die Laufzeit verbessern knnen.

Wenn Sie einen Zahllauf einplanen, z. B. fr den Zahlweg SEPA Direct Debit,
werden nicht nur die Debitoren fr den Zahllauf selektiert, die den Zahlweg
SEPA Direct Debit eingetragen haben, vielmehr werden alle Debitoren selek-
tiert. Eine Mglichkeit wre, die Debitoren direkt in den Parametern zu hin-
terlegen, fr die das Abbuchungsverfahren angewandt wird. Dafr mssten
Sie die betroffenen Debitoren aber zunchst ermitteln. Eine viel einfachere
und schnellere Lsung ist es, mit den freien Selektionen zu arbeiten.

Und so gehts
Planen Sie den Zahllauf wie gewohnt ber Transaktion F110 oder folgenden
Menpfad ein:

Rechnungswesen Finanzwesen Kreditoren Periodische Arbeiten


Zahlen

In unserem Beispiel planen wir einen Zahllauf fr den Zahlweg 6 (SEPA


Direct Debit) ein. Wir schrnken die Debitoren nicht auf der Registerkarte
Parameter ein, da wir nicht wissen, welche Debitoren mit SEPA Direct Debit
reguliert werden. Klicken Sie nun auf die Registerkarte freie Selektion.

Klicken Sie auf das erste Feld mit der Bezeichnung Feldname, und drcken
Sie die Taste (F4). Wenn Sie das erste Mal mit den freien Selektionen arbei-
ten, erscheint zunchst eine Abfrage, zu welchem Objekt Sie ein Feld suchen
mchten. Es kann sich um folgende Objekte handeln:

213
TEIL 5 Debitorenbuchhaltung

Beleg
Kreditorenstamm
Debitorenstamm
In unserem Beispiel mchten wir ber die freien Selektionen den Zahlweg
im Debitorenstamm selektieren. Aktivieren Sie deshalb den Eintrag Debito-
renstamm, und besttigen Sie dies mit (). Wenn Sie die freien Selektionen
spter erneut verwenden mchten, mssen Sie nach dem Drcken auf Taste
(F4) doppelt auf den Eintrag andere... klicken. Daraufhin erscheint wie-
derum die Abfrage des Objekts. Es ffnet sich die Liste der mglichen Felder
zum Debitorenstamm. Whlen Sie das Feld KNB1-ZWELS aus der Liste aus.
Im Feld Feldname wird nun automatisch der Eintrag Zahlwege eingefgt.
Tragen Sie in das Feld Werte 6 fr den Zahlweg SEPA Direct Debit ein.

Freie Selektion definieren

Speichern Sie die Einstellungen ber das Icon (Parameter sichern). Wenn
Sie nun den Zahlungsvorschlag erstellen, werden nur Belege zur Zahlung
vorgeschlagen, die ber den Zahlweg 6 reguliert werden sollen. Die Vor-
schlagsliste enthlt somit nur noch Ausnahmemeldungen, die diesen Zahl-
weg betreffen, ist wesentlich bersichtlicher und kann dadurch schneller
bearbeitet werden. Auerdem verbessert sich die Laufzeit fr den Vorschlag
und den Zahllauf.

214
Alternative Abstimmkonten bebuchen Tipp 53

Tipp 53
Tipp 53 Alternative Abstimmkonten
bebuchen
Mssen Sie bestimmte Geschftsvorflle auf gesonderte Abstimmkonten
buchen? Lesen Sie hier, wie es funktioniert.

Im Debitoren- und Kreditorenstammsatz knnen Sie jeweils nur ein einziges


Abstimmkonto hinterlegen. Wenn die Anforderung besteht, bestimmte Ge-
schftsvorflle auf separate Abstimmkonten buchen zu mssen, knnen Sie
die abweichenden Abstimmkonten nicht im Stammsatz des Geschftspart-
ners eintragen. Eine Mglichkeit, auf abweichende Abstimmkonten zu bu-
chen, ist die Verwendung von Sonderhauptbuch-Kennzeichen, z. B. fr An-
zahlungen.

Fr den Fall, dass Sonderhauptbuch-Kennzeichen fr Ihre Anforderungen


nicht eingesetzt werden knnen und Sie die Mehrfachanlage von Debitoren
und Kreditoren vermeiden mchten, gibt es im FI-Customizing die Mglich-
keit, pro Abstimmkonto mehrere abweichende Abstimmkonten zu hinter-
legen.

Und so gehts
Rufen Sie folgenden Eintrag im Customizing auf, um die zulssigen abwei-
chenden Abstimmkonten festzulegen:

Finanzwesen Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung Geschftsvorflle


Buchungen mit abweichendem Abstimmkonto Abweichende Abstimm-
konten definieren

Zunchst werden Sie gefragt, welchen Kontenplan Sie verwenden. Geben Sie
den Kontenplan ein, und besttigen Sie dies mit (). Daraufhin gelangen

215
TEIL 5 Debitorenbuchhaltung

Sie in das Bild Sicht Zulssige abweichende Abstimmkonten ndern: ber-


sicht. Klicken Sie auf die Schaltflche Neue Eintrge. Tragen Sie in das Feld
Hauptb das im Debitor oder Kreditor eingetragene Abstimmkonto ein. Das
abweichende Abstimmkonto mssen Sie in das Feld Abw.Hauptb eingeben.
Optional knnen Sie einen zweistelligen Kurzschlssel in das Feld Kurzschlss
eintragen. Sichern Sie Ihre Eingaben durch einen Klick auf das Icon
(Sichern).

Zulssige abweichende Abstimmkonten erfassen

Damit Sie anschlieend auch tatschlich auf abweichende Abstimmkonten


buchen knnen, muss die Eingabe des Abstimmkontos zugelassen sein. Dies
erreichen Sie, indem Sie die Checkbox Abstimmkonto eingabebereit im
Sachkontenstammsatz der betroffenen Abstimmkonten aktivieren. Rufen Sie
dazu Transaktion FSS0 oder folgenden Menpfad auf:

Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Stammdaten Sachkonten


Einzelbearbeitung Im Buchungskreis

Sie gelangen in die Bearbeitung der Buchungskreisdaten des Sachkontos.


Geben Sie das Sachkonto (440000) und den Buchungskreis (1000) ein, und
klicken Sie auf das Icon (ndern). Wechseln Sie auf die Registerkarte
Erfassung/Bank/Zins, und aktivieren Sie die Checkbox Abstimmkto eingabe-
bereit.

Abstimmkonto als eingabebereit definieren

216
Alternative Abstimmkonten bebuchen Tipp 53

Sollte die Checkbox nicht zu sehen sein, ist die manuelle Erfassung von
Abstimmkonten noch nicht zugelassen. Dies knnen Sie in den Einstellun-
gen zur Kontengruppe ndern. Rufen Sie dazu Transaktion OBD4 oder fol-
genden Eintrag im Customizing auf:

Finanzwesen Hauptbuchhaltung Stammdaten Sachkonten Vorarbei-


ten Kontengruppe definieren

Sie gelangen in das Bild Sicht Kontengruppen Sachkonten ndern: ber-


sicht. Klren Sie mit Ihrer Fachabteilung, ob Sie gegebenenfalls eine neue
Kontengruppe anlegen mssen, da die in Ihrem System angelegte Konten-
gruppe eventuell fr alle Abstimmkonten gilt und die Kontengruppe nicht
fr alle Abstimmkonten gendert werden soll. Suchen Sie die betroffene
Kontengruppe in der Liste, oder kopieren Sie die existierende Kontengruppe
fr Abstimmkonten. Markieren Sie die zu ndernde Kontengruppe (ABST),
und ffnen Sie die Details durch einen Klick auf die Schaltflche Feldstatus.

Kontengruppe ndern

Springen Sie per Doppelklick auf den Eintrag Belegerfassung in die Einstel-
lungen zu den einzelnen Feldern.

Feldstatusgruppe Belegerfassung pflegen

217
TEIL 5 Debitorenbuchhaltung

Aktivieren Sie den Radiobutton Kanneingabe fr den Eintrag Abstimmkonto


eingabebereit. Speichern Sie Ihre Eingabe durch einen Klick auf das Icon
(Sichern).

Kann-Eingabe fr Abstimmkonto definieren

Nun knnen Sie in der Buchung ein abweichendes Abstimmkonto eintragen.


In unserem Beispiel erfassen wir einen Beleg ber Transaktion FB60 oder
folgenden Menpfad:

Rechnungswesen Finanzwesen Kreditoren Buchung Rechnung

Erfassen Sie wie gewohnt alle Daten, und klicken Sie auf die Registerkarte
Detail. Das Feld Hauptbuch ist nun zur manuellen nderung des Abstimm-
kontos geffnet. ber Taste (F4) werden in diesem Feld die mglichen Ein-
gaben angezeigt.

Kreditorenrechnung mit abweichendem Abstimmkonto erfassen

218
Alternative Abstimmkonten bebuchen Tipp 53

Mit EHP 6 fr Release 6.0 knnen abweichende Abstimmkonten nun auch


ber die SD-Kontenfindung automatisch bebucht werden. Sollten Sie im
Rahmen der logistischen Rechnungsprfung (Transaktion MIRO) auf abwei-
chende Abstimmkonten buchen mssen, knnen Sie die Funktionalitt ber
die Erweiterung FIN_LOC_CI_14 aktivieren, die ebenfalls mit EHP 6 zur Ver-
fgung steht.

219
TEIL 5 Debitorenbuchhaltung

Tipp 54
Tipp 54 Offene Merkposten ausziffern
Sie haben offene Merkposten, die nicht mehr bentigt werden, z. B. aus der
Anzahlungsabwicklung, und mchten diese ausziffern?

Arbeiten Sie in der Anzahlungsabwicklung mit Anzahlungsanforderungen,


das heit mit Merkposten? Und kommt es hin und wieder vor, dass die Pos-
ten nicht ausgeglichen wurden, da die Anzahlung z. B. ohne Bezug zur
Anzahlungsanforderung gebucht wurde? Um zu vermeiden, dass bereits
gezahlte Anzahlungsanforderungen angemahnt werden, knnen Sie diese
offenen Posten mithilfe der Transaktion zum Stornieren von Belegen aus-
ziffern.

Und so gehts
Rufen Sie Transaktion FB08 oder folgenden Meneintrag auf, um den Merk-
posten auszuziffern:

Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Beleg Stornieren Einzel-


storno

Beleg stornieren

220
Offene Merkposten ausziffern Tipp 54

Tragen Sie in das Feld Belegnummer die Belegnummer (1400000005) des


Merkpostens ein. Geben Sie auerdem den Buchungskreis (1000) und das
Geschftsjahr (2014) an, und whlen Sie einen Stornogrund (01) aus. Wenn
Sie den Beleg vor dem Sichern anschauen mchten, klicken Sie auf die
Schaltflche Anzeige vor Storno. Der Beleg wird angezeigt.

Beleg anzeigen

Klicken Sie auf das Icon (Buchen), um den Merkposten zu stornieren.


Nach dem Stornieren ist der Merkposten ausgeziffert bzw. nicht mehr als
offen gekennzeichnet (grne Ampel), wie in der folgenden Abbildung zu
sehen ist.

Ausgezifferten Merkposten anzeigen

221
TEIL 5 Debitorenbuchhaltung

Tipp 55
Tipp 55 Kreditorische Posten im
Mahnlauf bercksichtigen
Mchten Sie kreditorische Posten von Kunden, die gleichzeitig auch Lieferan-
ten sind, im Mahnlauf bercksichtigen?

Sie mchten die flligen Posten eines Kunden, wenn er gleichzeitig Lieferant
bei Ihnen ist, nicht mahnen, sofern Ihre Verbindlichkeiten ihm gegenber
hher sind als Ihre Forderungen? Dazu knnen Sie im Mahnlauf kreditori-
sche Posten bercksichtigen. Um dies zu erreichen, sind nur wenige Voraus-
setzungen zu erfllen:

Im Debitorenstammsatz muss der Kreditor eingetragen sein.


Beide Stammstze, also Debitor und Kreditor, mssen demselben
Mahnbereich zugeordnet sein.

Und so gehts
Zunchst zeigen wir Ihnen, wo Sie im Debitorenstammsatz den zugehrigen
Kreditorenstammsatz eintragen knnen. Rufen Sie dazu Transaktion FD02
oder folgenden Menpfad auf:

Rechnungswesen Finanzwesen Debitoren Stammdaten ndern

Tragen Sie im sich ffnenden Fenster die Debitorennummer und den


Buchungskreis ein, und besttigen Sie dies mit (). Sie gelangen in das Bild
Debitor ndern: Allgemeine Daten. Wechseln Sie auf die Registerkarte Steu-
erungsdaten, und tragen Sie die Kreditorennummer in das Feld Kreditor ein
(7061806).

222
Kreditorische Posten im Mahnlauf bercksichtigen Tipp 55

Kreditor im Debitorenstammsatz eintragen

Nachdem die Stammstze miteinander bekannt gemacht sind, knnen wir


den Mahnlauf einplanen. Rufen Sie dazu Transaktion F150 oder folgenden
Menpfad auf:

Rechnungswesen Finanzwesen Debitoren Periodische Arbeiten


Mahnen

Sie gelangen in das Selektionsbild fr den Mahnlauf. Erfassen Sie das Aus-
fhrungsdatum im Feld Ausfhrung am (07.03.2014) und ein Krzel (DK1)
im Feld Identifikation, und wechseln Sie auf die Registerkarte Parameter.
Tragen Sie hier das Mahndatum (07.03.2014), das Datum, bis zu dem die
gebuchten Belege bercksichtigt werden sollen, in das Feld Belege gebucht
bis (07.03.2014) und den Buchungskreis (1000) ein. Erfassen Sie einzelne
Debitoren im Bildabschnitt Kontoeinschrnkungen oder Intervalle von Debi-
toren. Sie knnen auch auf die Schaltflche (Mehrfachselektion) klicken,
falls Sie mehrere Einzelwerte und/oder Intervalle erfassen mchten bzw.
einzelne Debitoren vom Mahnlauf ausschlieen mchten. In unserem Bei-
spiel erfassen wir Debitor 21710.

Parameter erfassen

223
TEIL 5 Debitorenbuchhaltung

Wechseln Sie nun auf die Registerkarte Zusatzprotokoll. ber das Zusatzpro-
tokoll erhalten Sie zustzliche Informationen zur Ermittlung der Mahndaten.
Weiterfhrende Informationen zum Einsatz des Zusatzprotokolls erhalten
Sie in Tipp 56, Zusatzprotokoll im Mahnlauf nutzen. Erfassen Sie im Feld
Debitor (1) und im Feld bis (99999999) rechts davon die Debitorennum-
mern, fr die das Zusatzprotokoll ausgegeben werden soll. Nehmen Sie fr
das Feld Kreditor (1) und das Feld bis (99999999) rechts dahinter die glei-
chen Eintragungen vor. Klicken Sie auf das Icon (Sichern), um die Daten
zu speichern.

Eintrge fr Zusatzprotokoll vornehmen

Starten Sie nun wie gewohnt den Mahnlauf. Klicken Sie anschlieend auf die
Schaltflche Protokoll. Im Protokoll sehen Sie in der ersten Zeile, dass das
Debitorenkonto 21710 mit Kreditorenkonto 7061806 verrechnet wird. In
der drittletzten Zeile des Protokolls wird der Gesamtsaldo ausgegeben, das
heit der Saldo des Debitors plus der des Kreditors (6.001,01-). Der Debitor
wird aufgrund des Haben-Saldos nicht gemahnt.

Protokoll anzeigen

224
Kreditorische Posten im Mahnlauf bercksichtigen Tipp 55

Beachten Sie, dass die Checkbox Dezentrale Verarbeitung auf der Register-
karte Korrespondenz im Debitorenstammsatz nicht gesetzt sein darf, wenn
Sie diese Funktion nutzen.

225
TEIL 5 Debitorenbuchhaltung

Tipp 56
Tipp 56 Zusatzprotokoll im Mahnlauf
nutzen
Lesen Sie hier, wie Sie der Einsatz des Zusatzprotokolls bei der Analyse des
Mahnlaufs untersttzen kann.

Fragen Sie sich hin und wieder, warum z. B. einzelne Debitoren beim Mahn-
lauf nicht bercksichtigt wurden? Der SAP-Standard bietet ein Zusatzproto-
koll, das zustzliche Informationen zum Mahnlauf ausgibt und mit dessen
Hilfe Sie nachvollziehen knnen, wie die offenen Posten im Mahnlauf
bercksichtigt werden. Sie werden somit untersttzt, fllige Zahlungen zeit-
naher anzumahnen, und knnen damit Ihre Liquiditt verbessern.

Und so gehts
Rufen Sie Transaktion F150 oder folgenden Menpfad auf:

Rechnungswesen Finanzwesen Debitoren Periodische Arbeiten


Mahnen

Sie gelangen in das Selektionsbild fr den Mahnlauf. Erfassen Sie das Aus-
fhrungsdatum im Feld Ausfhrung am (01.03.2014) und ein Krzel (FI1) im
Feld Identifikation, und klicken Sie auf die Registerkarte Parameter.

Tragen Sie hier das Mahndatum (01.03.2014), das Datum, bis zu dem die
gebuchten Belege bercksichtigt werden sollen, im Feld Belege gebucht bis
(01.03.2014) und den Buchungskreis (1000) ein. Erfassen Sie gegebenen-
falls im Bildabschnitt Kontoeinschrnkungen einzelne Debitoren oder Inter-
valle von Debitoren. Dazu knnen Sie auch auf die Schaltflche
(Mehrfachselektion) klicken, falls Sie mehrere Einzelwerte und/oder Inter-
valle erfassen bzw. einzelne Debitoren vom Mahnlauf ausschlieen mch-

226
Zusatzprotokoll im Mahnlauf nutzen Tipp 56

ten. In unserem Beispiel mchten wir die Debitoren CUSTOMER00 bis CUS-
TOMERZZ mahnen.

Parameter zum Mahnlauf erfassen

Wechseln Sie nun auf die Registerkarte Zusatzprotokoll. Erfassen Sie in den
Feldern Debitor und bis die Debitorennummern, fr die das Zusatzprotokoll
ausgegeben werden soll. Wenn Sie wie in unserem Beispiel die Debitoren-
nummern von 1 bis ZZZZZZZZZZ eintragen, stellen Sie sicher, dass fr jeden
Debitor, der auf der Registerkarte Parameter angegeben wurde, ein Zusatz-
protokoll ausgegeben wird. Speichern Sie die Einstellungen durch einen
Klick auf das Icon (Sichern).

Debitorennummern fr Zusatzprotokoll erfassen

227
TEIL 5 Debitorenbuchhaltung

Starten Sie nun wie gewohnt den Mahnlauf. Klicken Sie anschlieend auf die
Schaltflche Protokoll. Das Protokoll zum Mahnlauf wird nun mit zustzli-
chen Detailinformationen pro Debitor ausgegeben. So knnen Sie z. B. der
nachfolgenden Abbildung entnehmen, dass Beleg 0090000041 nicht ange-
mahnt wird, da der Beleg einen Zahlweg fr einen Zahlungseingang hat
(siehe Zeile 5 des Protokolls) bzw. der Mahnsperrgrund A eingetragen ist
(siehe Zeile 6 des Protokolls).

Erweitertes Protokoll/Zusatzprotokoll anzeigen

Das Zusatzprotokoll liefert somit sehr detaillierte Informationen, ber die


Sie schnell herausfinden knnen, weshalb ein Debitor nicht gemahnt wurde
bzw. warum gegebenenfalls einzelne Belege in der Mahnung fehlen.

Hilfreich ist es auch, beim Erstellen eines neuen Mahnlaufs die Parameter
eines bereits existierenden Mahnlaufs zu kopieren. Die Einstellungen zum
Zusatzprotokoll werden ebenfalls kopiert, Sie mssen sie also nicht fr jeden
Mahnlauf erneut einstellen. Whlen Sie dazu einfach Bearbeiten Kopieren
in der Menleiste, nachdem Sie auf die Registerkarte Parameter geklickt
haben.

228
Massenstorno des Mahnlaufs durchfhren Tipp 57

Tipp 57
Tipp 57 Massenstorno des Mahnlaufs
durchfhren
Sie haben aus Versehen einen Mahnlauf mit falschen Parametern durchgefhrt
und mchten ihn nun rckgngig machen? Lesen Sie hier, wie Sie dazu vorge-
hen mssen.

Ist Ihnen das auch schon passiert? Sie haben einen Mahnlauf durchgefhrt,
die Mahnungen sind gedruckt, und nun stellen Sie fest, dass etwas schiefge-
laufen ist. Nun mssen die Mahndaten in den Belegen und im Debitoren-
stammsatz zurckgesetzt werden. Dies manuell durchzufhren, ist bei einer
groen Anzahl von Stamm- und Bewegungsdaten nahezu unmglich. SAP
stellt hierfr den Standardreport RFCORR14 zur Verfgung.

Und so gehts
Sollte der Report noch nicht in Ihrem System vorhanden sein, knnen Sie ihn
im Kundennamensraum als ZRFCORR14 von Ihrer Systemadministration ein-
pflegen lassen. Den Report finden Sie im SAP Service Marketplace in SAP-
Hinweis 6591 (Zurcksetzen von Mahndaten nach dem Druck). Im Programm
ist zur Sicherheit eine Abfrage auf einen Benutzer enthalten, der das Pro-
gramm ausfhren darf. Lassen Sie den Benutzer, der die Berechtigung er-
halten soll, ebenfalls von Ihrer Systemadministration im Programm eintragen.

Nachdem das Programm in Ihrem System zur Verfgung steht, knnen Sie es
ber Transaktion SA38 oder folgenden Eintrag in der Menleiste aufrufen:

System Dienste Reporting

Tragen Sie das Programm ZRFCORR14 ein, und klicken Sie auf das Icon
(Ausfhren).

229
TEIL 5 Debitorenbuchhaltung

Programm ZRFCORR14 starten

Sie gelangen in das Selektionsbild zum Programm. Geben Sie den Tag der
Ausfhrung (30.01.2014) und die Identifikation (ER00) des Mahnlaufs an,
den Sie rckgngig machen mchten. Klicken Sie auf das Icon (Ausfh-
ren), um das Programm zu starten.

Selektionsdaten erfassen

Ein Protokoll des Testlaufs wird angezeigt, in dem alle Belege aufgelistet
werden, fr die das Mahndatum und die Mahnstufe zurckgesetzt werden.
In unserem Beispiel wird das Mahndatum des Belegs 943100 vom
30.01.2014 auf das Mahndatum 00.00.0000 zurckgesetzt, das heit, dieser
Beleg wurde zuvor noch nicht gemahnt. Entsprechend wird die Mahnstufe
(Spalte Stufe) von 1 auf 0 zurckgesetzt. Das gilt auch fr Beleg 943101. Dar-
ber hinaus wird im Protokoll angezeigt, dass auch das Mahndatum im Debi-
torenstammsatz 64093 vom 30.01.2014 auf das Datum 00.00.0000 zurck-
gesetzt wird. In Beleg 918546 war bislang das Mahndatum 30.01.2014
eingetragen, das nun auf das Mahndatum 23.01.2014 zurckgesetzt wird.
Die Mahnstufe des Belegs wird von 3 auf 2 zurckgesetzt. Im Debitoren-
stamm des zum Beleg gehrenden Debitors wird ebenfalls das Mahndatum

230
Massenstorno des Mahnlaufs durchfhren Tipp 57

vom 30.01.2014 auf das Datum 23.01.2014 zurckgesetzt. Verlassen Sie das
Protokoll durch einen Klick auf das Icon (Zurck).

Protokoll des Testlaufs

Aktivieren Sie die Checkbox Echtlauf mit Update auf BSEG!, wenn Sie sicher
sind, dass Sie den Mahnlauf rckgngig machen und die Mahndaten in den
Belegen zurcksetzen mchten, und klicken Sie auf das Icon (Ausfhren).

In den Belegpositionen werden nun das Mahndatum sowie die Mahnstufe


auf den vorherigen Wert zurckgesetzt. In den Debitorenstammstzen dage-
gen wird ausschlielich das Mahndatum zurckgesetzt, nicht aber die Mahn-
stufe. Da das Feld Mahnstufe im Debitorenstammsatz jedoch nur informa-
tiven Charakter hat, wirkt sich das nicht auf folgende Mahnlufe aus.
Sptestens beim nchsten Mahnlauf wird die Information auch im Debito-
renstammsatz wieder aktuell angezeigt.

231
TEIL 5 Debitorenbuchhaltung

Tipp 58
Tipp 58 Debitoren auf Dubletten prfen
rgern Sie sich, dass manche Debitoren mehrfach angelegt sind? Es gibt die
Mglichkeit, bei identischem Namen und Adresse eine Meldung auszugeben.

So gut wie alle Unternehmen haben mit dem Thema Dubletten zu kmpfen.
So geschieht es beispielsweise sehr schnell, dass ein Debitor ein weiteres Mal
angelegt wird. Die daraus resultierenden Folgen sind sehr unschn. Umsatz-
erlse und offene Posten laufen auf mehreren Kontokorrentkonten, obwohl
es sich um ein und denselben Geschftspartner handelt, und gegebenenfalls
wird das Kreditlimit nicht korrekt geprft. Mithilfe einer selbst steuerbaren
Meldung besteht die Mglichkeit, bereits bei der Stammdatenanlage auf
doppelte Erfassung hin prfen zu lassen. Der Anwender erhlt im Fall einer
erneuten Erfassung eine Informationsmeldung. Die Prfung erfolgt dabei auf
Name und Adresse hin.

Und so gehts
Die Einstellung fr die Meldung mssen Sie im Customizing vornehmen.
Rufen Sie dazu folgenden Eintrag auf:

Finanzwesen Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung Debitorenkonten


Stammdaten Anlegen der Debitorenstammdaten vorbereiten Nach-
richtensteuerung fr Debitorenstamm ndern

Sie gelangen in das Bild Sicht Steuerung der Nachrichten durch den Anwen-
der ndern: bersicht. Klicken Sie auf die Schaltflche Neue Eintrge. Es
ffnet sich ein neues Fenster. Geben Sie die Nachrichtennummer 145 in
das Feld MsgNr, in das Feld Dialog ein I fr Infomeldung und in das Feld
BatchI (Batch-Input) ebenfalls ein I fr Infomeldung ein. Klicken Sie auf
das Icon (Sichern), um die Einstellungen zu speichern.

232
Debitoren auf Dubletten prfen Tipp 58

Neue Eintrge hinzufgen

Leider kann fr die Meldung kein W fr Warnmeldung oder E fr Feh-


lermeldung eingetragen werden. Zumindest wird so jedoch eine Informati-
onsmeldung angezeigt, sollten Sie einen Debitor anlegen, der bereits exis-
tiert.

Infomeldung fr Dublette

Die Aktivierung der Meldung gewhrleistet eine gewisse Untersttzung, um


Dubletten in den Stammdaten zu vermeiden. Komplett verhindern lassen
sich Duplikate dadurch jedoch sicher nicht. Es ist also trotzdem notwendig,
bei der Stammdatenanlage die gebotene Sorgfalt walten zu lassen.

Sie knnen die Funktionalitt brigens auch fr Kreditoren einsetzen. In die-


sem Fall mssen Sie Nachrichtennummer 144 eintragen.

233
TEIL 6
TEIL 6 Anlagenbuchhaltung
Die Anlagenbuchhaltung dient der Verwaltung und berwachung des Sachan-
lagevermgens. Lesen Sie in diesem Teil unter anderem, wie Sie die Datenqua-
litt Ihrer Anlagenstammstze mithilfe von Validierungen und Substitutionen
erhhen oder eine Massennderung fr Anlagenstammstze durchfhren kn-
nen. Lernen Sie auerdem, wie Sie Anlagenbewegungen mithilfe des Her-
kunftsnachweises nachvollziehen. Fr das Reporting zeigen wir Ihnen, wie Sie
zustzliche Felder in das Anlagen-Reporting aufnehmen und die Bilanzstruktur
in Abhngigkeit vom Bewertungsbereich hinterlegen knnen.

Tipps in diesem Teil


Tipp 59 Massennderungen bei Anlagenstammstzen durchfhren ..... 236
Tipp 60 Stammdaten aus Buchungen heraus anlegen .......................... 243
Tipp 61 Anlagen per Massentransfer bertragen ................................. 246
Tipp 62 Massenabgang fr Anlagen durchfhren ................................ 251
Tipp 63 Validierungen im Anlagenstamm verwenden ......................... 256
Tipp 64 Substitutionen im Anlagenstamm einsetzen ........................... 263
Tipp 65 CO-Objekt zeitunabhngig definieren .................................... 267
Tipp 66 Bilanzstruktur in Abhngigkeit vom Bewertungsbereich
hinterlegen ............................................................................ 269
Tipp 67 Anlagenbewegungen per Herkunftsnachweis
nachvollziehen ....................................................................... 271
Tipp 68 Berichte fr Anlagen stillgelegter Buchungskreise erstellen ..... 274
Tipp 69 Versicherungsbasiswerte neu berechnen ................................ 276
Tipp 70 Zustzliche Felder in Anlagen-Reporting aufnehmen .............. 279
Tipp 71 Anlagengitter in Microsoft Excel herunterladen ...................... 285
Tipp 72 Hauptbuch- und Anlagenbuchhaltung abstimmen .................. 289
Tipp 73 Unvollstndige Anlagen prfen und vervollstndigen ............. 294
Tipp 74 Unbebuchte Anlagen analysieren ........................................... 296

235
TEIL 6 Anlagenbuchhaltung

Tipp 59
Tipp 59 Massennderungen
bei Anlagenstammstzen
durchfhren
Mssen Sie eine Vielzahl von Anlagenstammstzen ndern? Mchten Sie
dies ber eine Massennderung tun? Erfahren Sie hier, wie das geht.

Es ist immer wieder erforderlich, aufgrund grerer, aber auch kleinerer


Umorganisationen innerhalb des Unternehmens nderungen an Anlagen-
stammstzen vorzunehmen. Die nderungen manuell durchzufhren kann
in groen Organisationen bzw. wenn viele Anlagenstammstze vorhanden
sind sehr aufwendig sein. Die nderung an Anlagenstammstzen kann des-
halb auch maschinell untersttzt durchgefhrt werden, sodass Sie eine Viel-
zahl von Stammstzen in einem Lauf ndern knnen.

Und so gehts
Wir erlutern die Funktionalitt der Massennderung an Anlagenstammst-
zen anhand eines Beispiels: Fr einen Teil der existierenden Anlagen muss
die Kostenstelle gendert werden, der sie zugeordnet sind. Wir mchten alle
Anlagen, die bisher Kostenstelle 1750 zugeordnet sind, ab dem Gltigkeits-
datum 01.03.2014 der Kostenstelle 1755 zuordnen.

Um dies zu erreichen, muss als Erstes eine Substitution fr nderungen an


Anlagenstammdaten angelegt werden. Die Substitution mssen Sie im Ent-
wicklungssystem erstellen, da hierfr ein Transport abgefragt wird. Lassen
Sie die Einstellungen fr den Einsatz im Produktivsystem von Ihrer System-
administration transportieren. Rufen Sie dazu Transaktion OA02 oder fol-
genden Menpfad auf:

236
Massennderungen bei Anlagenstammstzen durchfhren Tipp 59

Rechnungswesen Finanzwesen Anlagen Umfeld Regel Massen-


nderung

Sie gelangen in das Bild Sicht Substitution bei Massennderungen ndern:


bersicht. Klicken Sie auf die Schaltflche Neue Eintrge. Es ffnet sich das
Bild Neue Eintrge: bersicht Hinzugefgte. Geben Sie den Buchungskreis
(1000), eine fortlaufende Nummer, z. B. 1, in das Feld Nr. ein, und whlen
Sie Springen Substitution in der Menleiste.

Neue Eintrge hinzufgen

Sie gelangen in das Bild Substitution ndern: bersicht. Klicken Sie auf die
Schaltflche Substitution, um eine neue Substitution anzulegen. Es ffnet
sich ein neues Fenster. Geben Sie im Feld Substitution einen technischen
Namen (ZKST) und dahinter eine Bezeichnung (Kostenstelle ndern) ein. Kli-
cken Sie danach auf die Schaltflche Schritt, um einen Schritt zur Substitu-
tion anzulegen.

Neue Substitution (Kopfdaten) anlegen

Es ffnet sich das Fenster Substituierbare Felder (Klasse 033). Scrollen Sie
nach unten, und whlen Sie aus der Liste der Felder die beiden Felder ANLZ-
ADATU Gltig ab und ANLZ-KOSTL Kostenstelle aus. Klicken Sie dann auf
das Icon (Auswhlen).

237
TEIL 6 Anlagenbuchhaltung

Substituierbare Felder auswhlen

Es ffnet sich ein neues Fenster. Whlen Sie die Option Konstanter Wert fr
beide Felder, und klicken Sie jeweils auf das Icon (Weiter).

Sie gelangen in das Bild Substitution ndern: ZKST Schritt 001 bersicht.
Fr den Schritt wird automatisch die nchste freie Nummer vergeben, in
unserem Beispiel ist dies die 001. Tragen Sie hinter der Schrittnummer eine
Bezeichnung ein, z. B. Kostenstelle 1750 --> 1755.

Schritt 001 anlegen

Klicken Sie nun im linken Bildbereich auf den Menpunkt Voraussetzung.


Es ffnet sich ein neues Fenster. Whlen Sie anschlieend im rechten Fens-
ter auf der Registerkarte Tabellenfelder aus der Liste der Strukturen Struktur
ANLZ per Doppelklick aus. Suchen Sie als Nchstes in der Liste das Feld Kos-
tenstelle. Zum Suchen knnen Sie das Fernglas-Icon (Suchen) zu Hilfe
nehmen. bernehmen Sie das Feld per Doppelklick in den oberen Fenster-
abschnitt, und klicken Sie auf die Schaltflche . Klicken Sie nun auf die
Schaltflche Konstante. Geben Sie in dem sich ffnenden Fenster die Kos-
tenstelle (1750) ein, und klicken Sie auf das Icon (Weiter).

238
Massennderungen bei Anlagenstammstzen durchfhren Tipp 59

Voraussetzung anlegen

Klicken Sie nun im linken Bildbereich auf den Menpunkt Substitutionen.


Es ffnet sich ein neues Fenster. Geben Sie im rechten Bildbereich im Feld
Gltig ab das Datum (01.03.2014) ein, ab dem die Anlage der neuen Kos-
tenstelle zugeordnet sein soll, und in das Feld Kostenstelle die neue Kos-
tenstelle (1755). Klicken Sie auf das Icon (Sichern), um die Eingaben zu
speichern. Klicken Sie auf das Icon (Beenden), um die Pflege der Sub-
stitutionen zu verlassen.

Substitutionen eintragen

Sie gelangen erneut in das Bild Neue Eintrge: bersicht Hinzugefgte. Ord-
nen Sie hier nun dem zuvor eingetragenen Buchungskreis (1000) und der
fortlaufenden Nummer (1) die soeben angelegte Substitution (ZKST) zu. Spei-
chern Sie Ihre Eingaben.

Substitution zuordnen

239
TEIL 6 Anlagenbuchhaltung

Nachdem wir nun die Regeln fr die Massennderung definiert bzw. die
Substitution angelegt haben und sie in das Produktivsystem transportiert
wurde, brauchen wir noch einen sogenannten Arbeitsvorrat. Der Arbeitsvor-
rat soll alle Anlagenstammstze umfassen, deren Kostenstellenzuordnung
gendert werden soll. Rufen Sie dazu Transaktion AR01 oder folgenden
Menpfad auf:

Rechnungswesen Finanzwesen Anlagen Umfeld Arbeitsvorrat


Erzeugen

Sie gelangen in das Bild Anlagenbestand. Tragen Sie hier den Buchungskreis
(1000) und fr unser Beispiel die Kostenstelle (1750) ein. Sie knnen auer-
dem im Feld Sortiervariante die Variante 0002 (Buchungskreis/Werk/Kos-
tenstelle) eintragen, um in der Ausgabeliste bei Bedarf die Kostenstelle ein-
blenden zu knnen. Aktivieren Sie den Radiobutton Anlagen anlisten, damit
Ihnen in der Ausgabeliste alle selektierten Anlagen angezeigt werden. Kli-
cken Sie auf das Icon (Ausfhren), um die Anlagen zu selektieren.

Selektionsbild Arbeitsvorrat erzeugen

240
Massennderungen bei Anlagenstammstzen durchfhren Tipp 59

Im sich ffnenden Fenster wird die Anlagenliste ausgegeben. Es wurden nur


Anlagen aufgelistet, die Kostenstelle 1750 zugeordnet sind (siehe nachfol-
gende Abbildung). Prfen Sie, ob die Selektion korrekt ist. Ist dies der Fall,
klicken Sie auf die Schaltflche AV (Arbeitsvorrat anlegen), um den Arbeits-
vorrat zu erzeugen.

Ausgabeliste Arbeitsvorrat erzeugen

Anschlieend ffnet sich das Fenster Anlegen Arbeitsvorrat: Auswahl Work-


flowausgabe. Geben Sie in das Feld Bezeichnung AV eine Bezeichnung
(BuKr1000_Kst1750) ein, und markieren Sie den Workflow, den Sie durch-
fhren mchten. In unserem Beispiel mchten wir Anlagenstammstze
ndern. Markieren Sie dazu den Eintrag Anlage ndern o. Dialog (Mas-
sennd.), und klicken Sie auf das Icon (Weiter).

Workflow-Aufgabe auswhlen

241
TEIL 6 Anlagenbuchhaltung

Tragen Sie in dem sich ffnenden Fenster die zuvor angelegte Substitution
ZKST in das Feld Substitution ein, und besttigen Sie dies mit einem Klick
auf das Icon (Weiter). Nun ist der Arbeitsvorrat angelegt.

Rufen Sie als Nchstes Transaktion AR31 oder folgenden Menpfad auf, um
die Massennderung durchzufhren:

Rechnungswesen Finanzwesen Anlagen Umfeld Arbeitsvorrat Bear-


beiten

Sie gelangen in das Bild Bearbeiten Arbeitsvorrat. Whlen Sie den zuvor
angelegten Arbeitsvorrat (000000000003) im Feld Arbeitsvorrat aus, und kli-
cken Sie auf das Icon (Ausfhren). Optional knnen Sie vor dem Ausfh-
ren die Sortiervariante auf 0002 Buchungskreis/Werk/Kostenstelle umstel-
len, falls Sie die Selektion vor der Massennderung nochmals berprfen
mchten.

Arbeitsvorrat bearbeiten

Die Ausgabeliste des Arbeitsvorrats wird angezeigt. In der Ausgabeliste wer-


den die zu ndernden Anlagen aufgefhrt. Klicken Sie auf die Schaltflche
Freigeben (Arbeitsvorrat freigeben), um die Massennderung durchzufh-
ren. Klicken Sie danach auf das Icon (Auffrischen), um die Ausgabeliste zu
aktualisieren. In der Ausgabeliste ist bei eingeblendeter Kostenstelle zu
sehen, dass die Anlagen der neuen Kostenstelle zugeordnet sind.

242
Stammdaten aus Buchungen heraus anlegen Tipp 60

Tipp 60
Tipp 60 Stammdaten aus Buchungen
heraus anlegen
Sie knnen Anlagenstammstze nicht nur im Voraus auf Vorrat erfassen,
sondern auch direkt im Rahmen der Buchung in der Anlagenbuchhaltung.

Sie erfassen eine Eingangsrechnung fr das Anlagevermgen und mchten


das Verrechnungskonto (Sachkonto) auflsen, das durch die Eingangsrech-
nung bebucht wurde. Dabei stellen Sie fest, dass der notwendige Anlagen-
stammsatz noch nicht vorhanden ist.

SAP bietet Ihnen die Mglichkeit, Anlagenstammdaten aus Buchungen her-


aus anzulegen. Somit entfllt z. B. das Notieren der Anlagennummer im Vor-
feld der Buchung. Der Vorgang kann sozusagen in einem Rutsch abgear-
beitet werden.

Und so gehts
Rufen Sie Transaktion ABZON oder folgenden Menpfad auf:

Rechnungswesen Finanzwesen Anlagen Buchung Zugang Kauf


Zugang Gegenbuchung automatisch

Nachdem Sie die Funktion aufgerufen haben, ffnet sich ein neues Fenster.
Markieren Sie anstelle der vorgeschlagenen exist. Anlage das Optionsfeld
neue Anlage. Anschlieend knnen Sie in die Felder Bezeichnung, Anlagen-
klasse und Kostenstelle Werte eingeben. Die Felder fr die Anlagennummer
und die Unternummer (rechts neben dem Optionsfeld neue Anlage) reagie-

243
TEIL 6 Anlagenbuchhaltung

ren je nach Einstellung Ihrer Anlagenklasse, genauer gesagt deren Num-


mernkreissteuerung, unterschiedlich:

Bei interner Nummernvergabe wird die Nummer vom System vergeben.


Im weiteren Verlauf der Transaktion wird daraufhin nur eine vorlufige
Anlagennummer INTERN-0001 angezeigt.

Bei externer Nummernvergabe mssen Sie die Nummer selbst eingeben.


Diese wird dann im weiteren Verlauf der Transaktion angezeigt.

In beiden Fllen wird die Anlage erst dann angelegt und die Anlagennum-
mer endgltig verwendet und vergeben, wenn Sie den Buchungsbeleg
buchen. Falls Sie den Beleg verwerfen, erfolgt keinerlei Anlage von Anlagen-
stammdaten.

Anlagenbuchung verndertes Eingabebild

Durch Anklicken der Schaltflche Stammdaten knnen Sie in eine redu-


zierte, vereinfachte Stammdatenpflege der Anlage verzweigen. Es ffnet sich
ein weiteres Fenster.

In diesem Fenster knnen Sie weitere Daten, wie z. B. das Werk oder die
Inventarnummer, ndern oder ergnzen oder auch beim Anlegen des
Stammsatzes wie in der normalen Anlagenstammsatz-Anlage auf einen
bereits vorhandenen Stammsatz Bezug nehmen.

244
Stammdaten aus Buchungen heraus anlegen Tipp 60

Pflege Anlagenstammdaten

Klicken Sie auf die Schaltflche Weitere Daten, um in die normale Stammda-
tenpflege zu verzweigen. Wenn Sie dies nicht mchten, klicken Sie auf das
Icon (Weiter) oder drcken die ()-Taste, um Ihre Eingaben zu best-
tigen. Sie kehren zum Grundbild der Buchungstransaktion zurck. Dort
fahren Sie wie blich mit Ihren Eingaben fort, die fr die Buchung bentigt
werden. Beim Speichern der Buchung wird nun gleichzeitig der Anlagen-
stammsatz angelegt.

Sollten Sie nach dem Beenden der Transaktion die Information vom System
erhalten, dass der Anlagenstammsatz unvollstndig angelegt wurde, pr-
fen Sie die Stammdaten im Nachgang ber Transaktion AS02, und ergnzen
Sie die fehlenden Informationen. Ob es unvollstndige Anlagen gibt, knnen
Sie brigens auch ber alle Anlagenstammstze hinweg prfen. Lesen Sie
hierzu Tipp 73, Unvollstndige Anlagen prfen und vervollstndigen.

245
TEIL 6 Anlagenbuchhaltung

Tipp 61
Tipp 61 Anlagen per Massentransfer
bertragen
Lesen Sie in diesem Tipp, wie Sie beispielsweise im Fall einer Umorganisation
Anlagen systemuntersttzt transferieren knnen.

Im Zuge einer Umorganisation, wie z. B. einer Ausgliederung von Unterneh-


mensteilen oder einer Unternehmenszusammenfhrung, steht meist die
Aufgabe an, Anlagen zu transferieren. Aber auch im Fall eines physischen
Umzugs einer Anlage innerhalb des Konzerns und eines damit verbundenen
Buchungskreiswechsels ist es notwendig, die Anlage vom bisherigen Bu-
chungskreis in einen anderen zu transferieren. Schlielich kann auch ein An-
lagentransfer innerhalb eines Buchungskreises notwendig sein, z. B. wenn
eine Reorganisation der Anlagenklassen ansteht.

In diesem Tipp zeigen wir Ihnen, wie Sie eine hhere Anzahl von Anlagen
mithilfe eines Massentransfers zwischen Buchungskreisen transferieren kn-
nen.

Und so gehts
Einen Massentransfer von Anlagen fhren Sie mithilfe eines sogenannten
Arbeitsvorrats durch. Rufen Sie dazu Transaktion AR01 oder folgenden Men-
pfad auf:

Rechnungswesen Finanzwesen Anlagen Umfeld Arbeitsvorrat


Erzeugen

Sie gelangen in das Bild Anlagenbestand. Geben Sie mindestens den Bu-
chungskreis (1000) ein, aus dem die Anlagen abgehen sollen. Sollen nicht
alle Anlagen des Buchungskreises fr den Transfer selektiert werden, kn-
nen Sie ber die Felder im Abschnitt Selektionen oder auch ber die freien

246
Anlagen per Massentransfer bertragen Tipp 61

Abgrenzungen, die Sie ber das Icon aufrufen knnen, weiter einschrn-
ken. Klicken Sie auf das Icon (Ausfhren), um die Selektion der Anlagen
auszufhren.

Selektierte Anlagen anzeigen

Klicken Sie nun auf die Schaltflche AV (Arbeitsvorrat anlegen). Das Fenster
Anlegen Arbeitsvorrat: Auswahl Workflowaufgabe ffnet sich. Geben Sie
eine Bezeichnung fr den Arbeitsvorrat in das Feld Bezeichnung AV ein, und
markieren Sie in der Aufgabenauswahl den Eintrag Anlagentransfer. Bestti-
gen Sie Ihre Eingaben mit ().

Workflow-Aufgabe fr Arbeitsvorrat definieren

Sie gelangen in das Detailbild fr den Anlagentransfer. Geben Sie das Beleg-
datum (17.03.2014), das Buchungsdatum (17.03.2014) und das Bezugsda-
tum (01.03.2014) ein, zu dem Sie den Transfer buchen mchten. Im Feld
Transfervar. mssen Sie eine Transfervariante eintragen. Die Transfervari-

247
TEIL 6 Anlagenbuchhaltung

ante steuert zum einen, welche Felder bei einer automatischen Anlage der
Zielanlage bernommen werden. Zum anderen steuert sie, wie der Anlagen-
transfer gebucht wird:

Brutto oder Netto


Brutto bedeutet, dass die Anlagen im Zielbuchungskreis mit Anschaffungs-
kosten und Wertberichtigung eingebucht werden. Netto bedeutet, dass die
Anlagen mit dem Restbuchwert im Zielbuchungskreis zugehen.

Bewegungsart fr Zu- und Abgang


Im Customizing ist fr jede Transfervariante voreingestellt, mit welcher
Bewegungsart der Abgang im abgebenden Buchungskreis und mit welcher
Bewegungsart der Zugang im empfangenden Buchungskreis gebucht wird.

Des Weiteren mssen Sie den empfangenden Buchungskreis (2000) und,


falls Geschftsbereiche genutzt werden, auch den empfangenden Geschfts-
bereich eingeben. Bei Verwendung von Geschftsbereichen mssen Sie so
viele Arbeitsvorrte anlegen, wie Sie Transfers in verschiedene Geschftsbe-
reiche vornehmen mssen. r den abgebenden Buchungskreis mssen Sie
nun im Abschnitt Erls noch whlen, ob Sie den Abgang zum Restbuchwert
des jeweiligen Bewertungsbereichs buchen mchten. Aktivieren Sie in die-
sem Fall die Option kein Erls. Alternativ knnen Sie den Restbuchwert
eines Bewertungsbereichs fr alle Bewertungsbereiche verwenden. Aktivie-
ren Sie in diesem Fall die Option RWB aus Ber., und geben Sie im Feld
dahinter den Bewertungsbereich an, aus dem der Restbuchwert als Erls
bernommen werden soll.

Daten fr den Anlagentransfer erfassen

248
Anlagen per Massentransfer bertragen Tipp 61

Optional knnen Sie die Felder Referenz, Zuordnung und Text fllen. Das
System schlgt im Feld Text automatisch die Bezeichnung des Arbeitsvorrats
vor, den Sie bei Bedarf noch anpassen knnen. Klicken Sie auf das Icon
(Weiter), nachdem Sie alle Angaben vorgenommen haben. Daraufhin wird
der Arbeitsvorrat angelegt. Verlassen Sie die Transaktion durch einen Klick
auf das Icon (Beenden).

Nachdem der Arbeitsvorrat angelegt ist, knnen Sie ihn bearbeiten, genauer
gesagt kann der Anlagentransfer gebucht werden. Rufen Sie dazu Transak-
tion AR31 oder folgenden Menpfad auf:

Rechnungswesen Finanzwesen Anlagen Umfeld Arbeitsvorrat Bear-


beiten

Suchen Sie mithilfe der (F4)-Taste im sich ffnenden Selektionsbild den


Arbeitsvorrat heraus, den Sie soeben angelegt haben. Klicken Sie anschlie-
end auf das Icon (Ausfhren), um die Verarbeitung zu starten.

Arbeitsvorrat bearbeiten

Klicken Sie nun auf die Schaltflche Freigeben, um den Anlagentransfer zu


buchen. Die Anlagen werden im abgebenden Buchungskreis zum Restbuch-
wert ausgebucht, und das Deaktivierungsdatum wird auf das Bezugdatum
gesetzt. Im empfangenden Buchungskreis werden die Anlagen mit Anschaf-
fungskosten und Wertberichtigungen eingebucht.

Beachten Sie, dass Sie zum Anlegen von Anlagenhauptnummern mit meh-
reren Unternummern die Business Function FIN_GL_CI_3 aktivieren ms-

249
TEIL 6 Anlagenbuchhaltung

sen. Diese Business Function ermglicht auerdem die bernahme der An-
lagenhautpnummer in den Zielbuchungskreis. Ohne die Aktivierung der
Business Function knnen die Anlagenhauptnummern nicht bernommen
werden. Neue Anlagenstammstze werden neu nummeriert und mit Unter-
nummer 0 angelegt. Allerdings knnen auch ber die Business Function
FIN_GL_CI_3 nur fortlaufende Unternummern angelegt werden, das heit,
die Unternummern werden unter Umstnden neu durchnummeriert, wenn
Unternummern im abgebenden Buchungskreis bereits deaktiviert wurden.

250
Massenabgang fr Anlagen durchfhren Tipp 62

Tipp 62
Tipp 62 Massenabgang fr Anlagen
durchfhren
Sind Sie es leid, den Abgang einer groen Anzahl von Anlagen
manuell zu buchen?

Immer wieder kommt es vor, dass fr eine grere Anzahl von Anlagen ein
Abgang gebucht werden muss, z. B. im Rahmen einer Inventur oder wenn
geringwertige Wirtschaftsgter (GwG) ausgebucht werden mssen. Das
manuelle Buchen gestaltet sich dann oft sehr zeitaufwendig.

Im SAP-System steht hierfr eine Transaktion zur Verfgung, ber die ein
Massenabgang, das heit ein Abgang fr eine Vielzahl von Anlagen in einem
Lauf durchgefhrt werden kann. Sie knnen dabei whlen, wie der Abgang
gebucht werden soll. Folgende Mglichkeiten stehen zur Auswahl:

Abgang ohne Erls (zum Restbuchwert)


Abgang mit Erls
Anlagentransfer

Und so gehts
Wir stellen Ihnen die Funktion fr den Massenabgang anhand eines Abgangs
ohne Erls vor. Zunchst mssen wir einen sogenannten Arbeitsvorrat anle-
gen. Rufen Sie dazu Transaktion AR01 oder folgenden Menpfad auf:

Rechnungswesen Finanzwesen Anlagen Umfeld Arbeitsvorrat


Erzeugen

Sie gelangen in das Bild Anlagenbestand. Geben Sie den Buchungskreis


(0020) ein. Klicken Sie auf die Schaltflche (Mehrfachselektion) rechts

251
TEIL 6 Anlagenbuchhaltung

hinter dem Feld bis fr die Anlagennummer, und tragen Sie im sich ffnen-
den Fenster Mehrfachselektion fr Anlagennummer die Anlagen ein, fr die
Sie den Abgang ohne Erls buchen mchten, wie in der nachfolgenden
Abbildung dargestellt. Klicken Sie auf das Icon (bernehmen), um die
Mehrfachselektion zu bernehmen. Klicken Sie dann auf das Icon (Aus-
fhren), um die Anlagen zu selektieren.

Selektionsbild Arbeitsvorrat anlegen

Im sich ffnenden Fenster wird die Anlagenliste ausgegeben. Es wurden nur


die Anlagen aufgelistet, die in der Mehrfachselektion eingetragen wurden.
Klicken Sie auf die Schaltflche AV (Arbeitsvorrat anlegen), um den Arbeits-
vorrat zu erzeugen.

Ausgabeliste Arbeitsvorrat erzeugen

252
Massenabgang fr Anlagen durchfhren Tipp 62

Es ffnet sich das Fenster Anlegen Arbeitsvorrat: Auswahl Workflowausgabe.


Geben Sie im Feld Bezeichnung AV eine Bezeichnung (BuKr0020_GwG2013)
ein, und markieren Sie den Workflow, den Sie durchfhren mchten. In
unserem Beispiel mchten wir einen Abgang ohne Erls buchen. Markieren
Sie dazu den Eintrag Abgang ohne Erls, und klicken Sie auf das Icon
(Weiter).

Workflow-Aufgabe auswhlen

Es ffnet sich ein neues Fenster, in dem nun noch die Details fr die
Abgangsbuchung erfasst werden mssen. Tragen Sie das Buchungsdatum
(31.12.2013), das Belegdatum (31.12.2013), das Bezugsdatum (31.12.2013)
und einen Text ein.

Sie knnen den automatisch aus der Bezeichnung des Arbeitsvorrats ber-
nommenen Text mit einem eigenen berschreiben. Dieser Text wird in der
Buchung in den Belegkopftext und in den Belegpositionstext bernommen.

Die Bewegungsart (200) wird automatisch eingetragen. Sobald Sie die Einga-
ben mit einem Klick auf das Icon (Weiter) besttigen, wird der Arbeits-
vorrat erstellt.

253
TEIL 6 Anlagenbuchhaltung

Detailangaben zum Abgang ohne Erls erfassen

Rufen Sie als Nchstes Transaktion AR31 oder folgenden Menpfad auf, um
die Massennderung durchzufhren:

Rechnungswesen Finanzwesen Anlagen Umfeld Arbeitsvorrat Bear-


beiten

Sie gelangen in das Bild Bearbeiten Arbeitsvorrat. Whlen Sie den zuvor
angelegten Arbeitsvorrat (000000617004) im Feld Arbeitsvorrat aus, und kli-
cken Sie auf das Icon (Ausfhren).

Selektionsbild Arbeitsvorrat bearbeiten

254
Massenabgang fr Anlagen durchfhren Tipp 62

Die Ausgabeliste des Arbeitsvorrats wird angezeigt. In der Ausgabeliste wer-


den die zu buchenden Anlagen aufgefhrt. Klicken Sie auf die Schaltflche
Freigeben (Arbeitsvorrat freigeben), um fr die angezeigten Anlagen den
Abgang ohne Erls zu buchen.

Bearbeiten Arbeitsvorrat Freigabe

Die Abgangsbuchung ohne Erls wurde nun fr alle Anlagen des ausgewhl-
ten Arbeitsvorrats gebucht. Die Anlagen wurden automatisch deaktiviert.

255
TEIL 6 Anlagenbuchhaltung

Tipp 63
Tipp 63 Validierungen im Anlagen-
stamm verwenden
Mithilfe von Validierungen knnen Sie Anlagenstammdaten bereits beim
Anlegen verproben und so die Datenqualitt erhhen.

Kommt es auch bei Ihnen immer wieder vor, dass Anlagenstammstze nicht
korrekt gepflegt wurden? So kann es z. B. sein, das die Selektion der Anlagen
fr die Inventur nicht korrekt ist. Mithilfe von Validierungen knnen Sie
bereits bei der Anlage der Anlagenstammstze falsche Eingaben bzw. falsche
Datenkombinationen vermeiden.

Anhand eines Beispiels zeigen wir Ihnen, wie Sie Validierungen fr Anlagen-
stammstze nutzen knnen. In unserem Beispiel erlutern wir Ihnen, wie Sie
in einem Konzern mit mehreren Buchungskreisen und vielen Werken die
Kombination Buchungskreis, Werk und Kostenstelle verproben knnen. Das
Feld Werk wird in den Anlagenstammstzen eingetragen, um die Anlagen
rumlich zuordnen zu knnen. Das Feld Werk wird jedoch im SAP-Standard
nicht auf zulssige Kombinationen hin geprft, weder mit z. B. dem Bu-
chungskreis noch mit der Kostenstelle. Um konsistente Daten gewhrleisten
zu knnen, knnen Sie fr die Verprobung eine Validierung einsetzen.

Und so gehts
Wir beschrnken unser Beispiel auf einen Buchungskreis und ein Werk.
Bevor wir die Validierung anlegen, legen wir ein Set an, das wir in der Vali-
dierung verwenden mchten. Das Set beinhaltet die Kostenstellen, die inner-
halb des Werks existieren bzw. gltig sind. Rufen Sie dazu die Transaktion
GS01 oder folgenden Menpfad auf:

Rechnungswesen Controlling Kostenstellenrechnung Infosystem


Werkzeuge Report Painter Report Writer Set Anlegen

256
Validierungen im Anlagenstamm verwenden Tipp 63

Sie gelangen in das Bild Set anlegen: Einstieg. Geben Sie einen technischen
Namen (ZFIAA__KST_WERK_1000) in das Feld Setname ein. Tragen Sie die
Tabelle ANLZ in das Feld Tabelle ein, und aktivieren Sie den Radiobutton
Basic-Set. Besttigen Sie Ihre Eingaben mit ().

Set anlegen

Es ffnet sich das Fenster Set anlegen: Feldname. Tragen Sie hier KOSTL in
das Feld Feldname ein. Besttigen Sie dies mit einem Klick auf das Icon
(Weiter).

Feldname fr Set eingeben

Es ffnet sich das Bild Set anlegen: Werte. Erfassen Sie hinter dem techni-
schen Namen (ZFIAA_KST_WERK_1000) eine Bezeichnung fr das Set, z. B.
Kostenstellen im Werk 1000. Erfassen Sie dann alle Kostenstellen, die im
Werk 1000 gltig sind, in den Feldern Von Wert und Bis Wert. In unserem
Beispiel sind im Werk 1000 die Kostenstellen 1000 bis 1999 gltig. Klicken
Sie auf das Icon (Sichern), um Ihre Eingaben zu speichern.

257
TEIL 6 Anlagenbuchhaltung

Werte fr Set erfassen

Nun knnen wir die Validierung anlegen. Rufen Sie dazu Transaktion OACV
oder folgenden Eintrag im Customizing auf:

Finanzwesen (neu) Anlagenbuchhaltung Stammdaten Validierung


definieren

Sie gelangen in das Bild Sicht Validierung Stammdaten (Anlagenbuchhal-


tung) ndern: bersicht. Klicken Sie auf die Schaltflche Neue Eintrge.
Geben Sie den Buchungskreis in das Feld BuKr. (1000), die Feldgruppen-
Tabellenzuordnung A fr Anlagenstammdaten (Tabelle ANLA) in das Feld
Fegtb und die logische Feldgruppe 003 fr zeitabhngige Daten in das Feld
Log. Fegru ein. Klicken Sie dann auf die Schaltflche Validierung.

Neue Eintrge fr Validierung hinzufgen

Sie gelangen in das Bild Validierung ndern: bersicht. Klicken Sie auf die
Schaltflche Validierung. Sollte in Ihrem System noch keine Stammdatenvali-
dierung fr Anlagen angelegt worden sein, ffnet sich zunchst das Fenster
Nachrichtenklasse Konfigurieren. Hier mssen Sie eine Nachrichtenklasse
aus dem Kundennamensraum eintragen. Stimmen Sie diese mit Ihrer IT ab.

258
Validierungen im Anlagenstamm verwenden Tipp 63

Nachdem die Nachrichtenklasse eingetragen ist, gelangen Sie in das Bild


Validierung anlegen: Neue Validierung (Kopfdaten). Tragen Sie in das Feld
Validierung einen technischen Namen (ZFIAA) und im Feld dahinter eine
Bezeichnung (Buchungskreis 1000) ein. Klicken Sie dann auf die Schaltflche
Schritt.

Kopfdaten der Validierung anlegen

Sie gelangen in das Bild Validierung anlegen: ZFIAA Schritt 001 ber-
sicht. Fr den Schritt wird automatisch die nchste freie Nummer vergeben,
in unserem Beispiel ist dies 001. Tragen Sie hinter der Schrittnummer eine
Bezeichnung ein, z. B. Werk 1000/Kostenstelle prfen.

Schritt einfgen

Klicken Sie nun im linken Bildbereich auf den Menpunkt Voraussetzung.


Es ffnet sich ein neues Fenster. Whlen Sie nun im rechten Bildbereich auf
der Registerkarte Tabellenfelder aus der Liste der Strukturen Struktur ANLZ
per Doppelklick aus. Suchen Sie als Nchstes in der Liste das Feld Werk. Zum
Suchen knnen Sie das Fernglas-Icon (Suchen) zu Hilfe nehmen. berneh-
men Sie das Feld per Doppelklick in den oberen Fensterabschnitt, und kli-

259
TEIL 6 Anlagenbuchhaltung

cken Sie auf die Schaltflche . Klicken Sie nun auf die Schaltflche Kon-
stante. Geben Sie in dem sich ffnenden Fenster das Werk (1000) ein, und
klicken Sie auf das Icon (Weiter).

Voraussetzung definieren

Klicken Sie nun im linken Bildbereich auf den Menpunkt Prfung. Es ffnet
sich ein neues Fenster. Whlen Sie jetzt im rechten Bildbereich auf der Regis-
terkarte Tabellenfelder aus der Liste der Strukturen Struktur ANLZ per Dop-
pelklick aus. Suchen Sie in der Liste der Felder das Feld Kostenstelle, und
whlen Sie es per Doppelklick aus. Klicken Sie dann auf die Schaltflche IN
und anschlieend auf die Schaltflche Setverzeichnis. Geben Sie im sich ff-
nenden Fenster im Feld Setname das zuvor angelegte Set der im Werk zuls-
sigen Kostenstellen (ZFIAA_KST_WERK_1000) ein.

Prfung definieren

Klicken Sie nun im linken Bildbereich auf den Menpunkt Nachricht. Es ff-
net sich ein neues Fenster. Klicken Sie auf das Icon (Nachrichten pflegen),
um eine neue Nachricht anzulegen. Klicken Sie im sich ffnenden Fenster
auf die Schaltflche Nchste freie, um die nchste freie Nachrichtennummer
(001) zu ermitteln, und anschlieend auf die Schaltflche Einzelpflege.
Geben Sie nun in der bearbeitbaren Zeile den Text ein, den Sie im Fall einer

260
Validierungen im Anlagenstamm verwenden Tipp 63

unpassenden Kombination von Buchungskreis, Werk und Kostenstelle aus-


geben mchten, z. B. Kombination Kostenstelle &1, Werk &2 und Buchungs-
kreis &3 unzulssig. Die Zeichen &1, &2 und &3 dienen dabei als Platz-
halter fr Variablen, die wir gleich auch noch definieren. Statt der Variablen
werden spter die jeweiligen Werte fr Buchungskreis, Werk und Kosten-
stelle ausgegeben. Speichern Sie die Nachricht durch einen Klick auf das Icon
(Sichern). Kehren Sie durch einen Klick auf das Icon (Zurck) in die
Validierungspflege zurck.

Nachricht anlegen

Nun mssen wir noch die Nachrichtenvariablen fr Buchungskreis, Werk


und Kostenstellen eintragen. Im Bereich Nachrichtenvariablen stehen die
notwendigen Felder fr vier Nachrichtenvariablen zur Verfgung. Jede
Nachrichtenvariable besteht aus zwei Feldern. Im ersten Feld wird die
Tabelle ausgewhlt, die das Merkmal fr die Nachrichtenvariable enthlt.
Das zweite Feld enthlt das Merkmal, das in der Fehlermeldung variabel dar-
gestellt wird.

Nachricht definieren

Wir erfassen fr unser Beispiel in der Nachrichtenvariable 1 im ersten Feld


Tabelle ANLZ und Feld KOSTL, in Nachrichtenvariable 2 im ersten Feld
Tabelle ANLZ und Feld WERKS und in Nachrichtenvariable 3 im ersten Feld
Tabelle ANLA und Feld BUKRS. Speichern Sie die Validierung anschlieend

261
TEIL 6 Anlagenbuchhaltung

durch einen Klick auf das Icon (Sichern). Verlassen Sie die Validierungs-
pflege durch einen Klick auf das Icon (Beenden).

Sie gelangen zurck in das Bild Sicht Validierung Stammdaten (Anlagen-


buchhaltung) ndern: bersicht. Tragen Sie in das Feld Validierung die
zuvor angelegte Validierung (ZFIAA) ein. Damit die Validierung wirksam
wird, muss sie noch aktiviert werden. Whlen Sie dazu im Feld Aktiv den
Eintrag 1 Aktiv aus, und speichern Sie die Eingaben mit einem Klick auf das
Icon (Sichern).

Validierung aktivieren

Legen Sie nun eine Anlage an, erhalten Sie eine Fehlermeldung, wenn die
Kombination aus Buchungskreis 1000, Werk 1000 und Kostenstelle nicht
gltig ist.

Im Fall von sehr komplexen Kombinationen knnen sehr viele einzelne Vali-
dierungsschritte notwendig werden. In diesem Fall kann auch eine kunden-
spezifische Tabelle definiert und innerhalb der Validierung ber einen User-
Exit auf diese Tabelle zugegriffen werden. Die Verwendung von User-Exits
in der Validierung knnen wir im Rahmen dieses Tipps jedoch nicht be-
schreiben.

262
Substitutionen im Anlagenstamm einsetzen Tipp 64

Tipp 64
Tipp 64 Substitutionen im Anlagen-
stamm einsetzen
Lesen Sie in diesem Tipp, wie Sie sich einerseits die Arbeit erleichtern und
andererseits die Qualitt Ihrer Anlagenstammdaten erhhen knnen.

Die Qualitt der Stammdaten ist in allen Komponenten und Teilkomponen-


ten elementar fr reibungslose Prozessablufe. Dies gilt auch fr die Stamm-
daten der Anlagenbuchhaltung. Mithilfe von Substitutionen knnen Sie sich
die Arbeit erleichtern und erzielen gleichzeitig eine hhere Datenqualitt, da
sich dadurch Falscherfassungen vermeiden lassen.

Wir stellen Ihnen die Substitution im Anlagenstammsatz anhand eines einfa-


chen Beispiels vor, in dem wir das Feld Werk automatisch anhand der einge-
tragenen Kostenstelle ableiten bzw. befllen lassen.

Und so gehts
In unserem Beispiel sind die Kostenstellen des Werks 1000 mit den Num-
mern 1000 bis 1999 definiert, die Kostenstellen des Werks 2000 umfassen
die Nummern 2000 bis 2999 etc. Das Werk kann somit aus der ersten Ziffer
der Kostenstellennummer abgeleitet werden.

Rufen Sie zur Definition einer Substitution fr Anlagenstammstze Transak-


tion OACS oder folgenden Eintrag im Customizing auf:

Finanzwesen Anlagenbuchhaltung Stammdaten Substitution


definieren

Whlen Sie im sich ffnenden Fenster Substitution fr Anlegen Anlagen


definieren aus. Klicken Sie auf die Schaltflche Neue Eintrge. Sie gelangen in
das Bild Neue Eintrge: bersicht Hinzugefgte. Geben Sie den Buchungs-

263
TEIL 6 Anlagenbuchhaltung

kreis (1000), die Feldgruppen-Tabellenzuordnung A fr Anlagenstammda-


ten (Tabelle ANLA) in das Feld Fegtb und die logische Feldgruppe 003 fr
zeitabhngige Daten in das Feld Log... ein. Klicken Sie anschlieend auf die
Schaltflche Substitution.

Neue Eintrge hinzufgen

Sie gelangen in das Bild Substitution anlegen: Neue Substitution (Kopfda-


ten). Klicken Sie auf die Schaltflche Substitution, und tragen Sie im Feld
Substitution einen technischen Namen (ZWERK) und im Feld dahinter eine
Bezeichnung (Werk aus Kostenstelle ableiten) fr die Substitution ein. Kli-
cken Sie anschlieend auf die Schaltflche Schritt.

Substitution anlegen

Es ffnet sich das Fenster Substituierbare Felder (Klasse 033). Whlen Sie
aus der Liste der Felder das Werk (Tabelle ANLZ, Feld WERKS) aus, und
besttigen Sie Ihre Eingaben mit ().

Substituierbare Felder auswhlen

264
Substitutionen im Anlagenstamm einsetzen Tipp 64

Aktivieren Sie in der sich ffnenden Abfrage den Eintrag Konstanter Wert,
und besttigen Sie dies mit (). Tragen Sie im sich ffnenden Fenster hinter
dem Feld Schritt eine Bezeichnung (Werk 1000) ein. Die Schrittnummer 001
wird automatisch vergeben.

Schritt anlegen

Klicken Sie nun im linken Bildbereich auf den Menpunkt Voraussetzung.


Whlen Sie anschlieend im rechten Fenster auf der Registerkarte Tabellen-
felder aus der Liste der Strukturen Struktur ANLZ per Doppelklick aus.
Suchen Sie als Nchstes in der Liste das Feld Kostenstelle. Zum Suchen kn-
nen Sie das Fernglas-Icon (Suchen) zu Hilfe nehmen. bernehmen Sie das
Feld per Doppelklick in den oberen Fensterabschnitt, und klicken Sie auf die
Schaltflche Teilfeld. Tragen Sie im sich ffnenden Fenster Feldgrenzen im
Feld von: 1 und im Feld bis: 1 ein. Klicken Sie nun auf die Schaltflche
und anschlieend auf die Schaltflche Konstante. Tragen Sie im sich
ffnenden Fenster 1 im Feld Konstante ein. Der so erfasste Eintrag Kos-
tenstelle :1-1: = '1' bewirkt, dass die Substitution nur durchgefhrt wird,
wenn die Kostenstellennummer mit einer 1 beginnt.

Voraussetzung anlegen

265
TEIL 6 Anlagenbuchhaltung

Klicken Sie nun im linken Bildbereich auf den Menpunkt Substitutionen.


Tragen Sie im rechten Bildbereich im Feld Konstanter Wert das Werk
1000 ein. Speichern Sie die Substitution durch einen Klick auf das Icon
(Sichern).

Substitutionswert eintragen

Sie gelangen zurck in das Bild Neue Eintrge: bersicht Hinzugefgte. Ord-
nen Sie hier nun dem zuvor eingetragenen Buchungskreis 1000, der Feld-
gruppen-Tabellenzuordnung A und der logischen Feldgruppe 003 die soe-
ben angelegte Substitution ZWERK zu. Whlen Sie nun noch im Feld Aktiv
den Eintrag 1 Aktiv aus, um die Substitution zu aktivieren. Speichern Sie Ihre
Eingaben, und lassen Sie sie von Ihrer Systemadministration in das Produk-
tivsystem transportieren.

Substitution aktivieren

Nach dem Transport ist die Substitution im Produktivsystem aktiv. Wenn Sie
nun eine neue Anlage anlegen und in den zeitabhngigen Daten eine Kosten-
stelle erfassen, die mit einer 1 beginnt, wird automatisch Werk 1000 einge-
tragen. Auf diese Weise lassen sich verschiedene Stammdaten automatisch
befllen, sofern Sie ein eindeutiges Kriterium definieren knnen, ber das
sie abgeleitet werden knnen.

266
CO-Objekt zeitunabhngig definieren Tipp 65

Tipp 65
Tipp 65 CO-Objekt zeitunabhngig
definieren
Sie fhren Bilanzen auf Ebene von Profit-Centern oder Geschftsbereichen und
mchten manuelle Umbuchungen der zugeordneten Anlagenbestnde ver-
meiden, wenn nderungen an zeitabhngigen Objekten im Anlagenstammsatz
vorgenommen werden?

In der Systemeinstellung der Anlagenbuchhaltung kann man die Einstellun-


gen so vornehmen, dass die Umbuchungen der Anlagenbestnde in Profit-
Center-Rechnungen bzw. in der Geschftsbereichsbuchhaltung im Fall von
Kostenstellennderungen automatisch vom System ausgefhrt werden. Die
Umbuchungen erfolgen im Hintergrund unmittelbar im Anschluss an die
Stammsatznderung der Anlage.

Im Anlagenstammsatz besteht in diesem Fall allerdings nicht mehr die Mg-


lichkeit, Kostenstellen pro Zeitintervall mit unterschiedlichen Inhalten zu
fllen. Die Steuerung dieser Einstellung erfolgt pro Buchungskreis. In die-
sem Tipp zeigen wir Ihnen daher, wie Sie CO-Objekte zeitunabhngig defi-
nieren knnen.

Und so gehts
Rufen Sie folgenden Pfad im Customizing auf, um die Systemeinstellungen
anzupassen:

Finanzwesen Anlagenbuchhaltung Stammdaten Zeitunabhngiges


Fhren von Org.Einheiten festlegen

Nachdem Sie die Funktion aufgerufen haben, ffnet sich ein neues Fenster.

267
TEIL 6 Anlagenbuchhaltung

Zeitunabhngige Definition von Organisationseinheiten

Markieren Sie die Checkbox Zeitunabh. Organisationseinheiten in den Zei-


len der Buchungskreise, fr die Sie die CO-Objekte zeitunabhngig fhren
mchten.

Beachten Sie, dass die beschriebenen Einstellungen nicht fr eine automati-


sche Umbuchung des Anlagenbestandes in der Profit-Center-Rechnung sor-
gen, wenn Sie die Kostenstelle in Ihrem eigenen Stammsatz einem anderen
Profit-Center zuordnen.

268
Bilanzstruktur in Abhngigkeit vom Bewertungsbereich hinterlegen Tipp 66

Tipp 66
Tipp 66 Bilanzstruktur in Abhngig-
keit vom Bewertungsbereich
hinterlegen
In diesem Tipp erfahren Sie, wie Sie Bilanzversionen in Kombination mit
Sortiervarianten nutzen und damit die Abstimmung zwischen Anlagenbuch-
haltung und Hauptbuchhaltung erleichtern sowie Differenzen zwischen den
Bchern besser analysieren knnen.

Im Reporting der Anlagenbuchhaltung besteht die Mglichkeit, zur Gestal-


tung der Berichte unterschiedliche Sortiervarianten zu verwenden. Diese ge-
stalten zum einen die Zwischensummen, aber auch die Sortierung des List-
krpers als solchen. Der SAP-Standard summiert die Werte des Berichts z. B.
mit der Variante 0003 Buchungskreis/Bestandskonto/Anlagenklasse auf
der zweiten Ebene ber das Bestandskonto der Anlagenbuchhaltung. Um
beim Einsatz der Kontenlsung fr die parallele Bewertung eine Summierung
auf dem Bestandskonto des jeweiligen Bewertungsbereichs zu erzielen, ms-
sen Sie die passende Bilanzstruktur den Bewertungsbereichen in der System-
einstellung zuordnen.

Und so gehts
Rufen Sie folgenden Pfad im Customizing auf, um die Systemeinstellungen
anzupassen:

Finanzwesen Anlagenbuchhaltung Integration mit dem Hauptbuch


Bilanzversion fr Anlagenberichte festlegen

269
TEIL 6 Anlagenbuchhaltung

Nachdem Sie die Funktion aufgerufen haben, ffnet sich ein neues Fenster.

Buchungskreis auswhlen

Whlen Sie den Buchungskreis aus, fr den Sie die Zuordnung der Bilanzver-
sionen durchfhren mchten, indem Sie auf der rechten Seite die entspre-
chende Zeile mit einem Klick markieren und links auf Bilanzversion zuord-
nen doppelklicken.

Das Detailbild des Buchungskreises wird Ihnen angezeigt, in dem die dort
aktiven Bewertungsbereiche aufgelistet sind.

Bewertungsbereich des Buchungskreises

Tragen Sie in der Spalte BilStr fr jeden Bewertungsbereich diejenige Bilanz-


struktur ein, die der jeweiligen Rechnungslegung entspricht.

Ab sofort wird im Informationssystem der Anlagenbuchhaltung das Anla-


genbestandskonto zur Bildung der Zwischensummen und Sortierstufen
genutzt, das dem korrespondierenden Bewertungsbereich in der Kontenfin-
dung zugeordnet ist. Dies gilt logischerweise nur, wenn Sie Sortiervarianten
verwenden, die auch auf der Ebene Bestandskonto Zwischensummen bil-
den und sortieren.

270
Anlagenbewegungen per Herkunftsnachweis nachvollziehen Tipp 67

Tipp 67
Tipp 67 Anlagenbewegungen per Her-
kunftsnachweis nachvollziehen
Sie bentigen Informationen zu den Originalbelastungen, die zu Anschaffungs-
kosten auf aktiven Anlagen fhren, bis hin zum einzelnen Ursprungsbeleg?
Hier lesen Sie, wie Sie Anlagenbewegungen nachvollziehen knnen.

SAP bietet Ihnen die Mglichkeit, Anlagenbelastungen sozusagen rck-


wrts von der aktiven Anlage bis hin zur ursprnglichen Belastung zu
recherchieren und in Reportform darzustellen.

Buchungen, die auf Anlagen oder Anlagen im Bau vorgenommen wurden,


werden angezeigt, und die dazugehrigen Detailinformationen werden gelis-
tet und aus Sicht der Anlage zusammengefasst, z. B.:

welcher Kreditor die Rechnung gestellt hat


welches Material aus dem Lager auf die Anlage entnommen wurde
welches Gegenkonto hinter einer Sachkonten-Umbuchung steht
Anlagenbuchungen, die aufgrund von Auftrags- oder Projektabrechnungen
erfolgt sind, werden ebenfalls angezeigt. Allerdings werden nur fr diejeni-
gen Buchungen, die ber Investitionsmanahmen im SAP-Investitionsma-
nagement (IM) erfolgt sind, die Details bis hin zur ursprnglichen Buchung
dargestellt.

Und so gehts
Rufen Sie Transaktion S_ALR_87012058 oder folgenden Menpfad auf:

Rechnungswesen Finanzwesen Anlagen Infosystem Berichte zur


Anlagenbuchhaltung Tagesgeschft International Herkunftsnachweis
von Anlagenbelastungen

271
TEIL 6 Anlagenbuchhaltung

Nachdem Sie die Funktion aufgerufen haben, ffnet sich ein neues Fenster.
Sie gelangen in das Selektionsbild des Reports.

Anforderungsbild Herkunftsnachweis von Anlagenbelastungen

Hier knnen Sie Ihre Reportabgrenzungen vornehmen. Legen Sie z. B. fest,


welche Buchungskreise, Anlagenklassen und Kostenstellen Sie auswerten
mchten.

Wenn Sie die Checkbox Stornobewegungen zeigen markieren, knnen Sie


neben den normalen Buchungen auch eventuelle Stornobuchungen sowie
von der jeweiligen Anlage abgehende Umbuchungen anzeigen lassen. Durch
die Markierung der Checkbox Originalposten zeigen veranlassen Sie, dass
Anlagenbelastungen, die im Rahmen von Investitionsmanahmen erzeugt
wurden, ber die IM-Abrechnung bis hin zum Ursprungsbeleg nachgewie-
sen werden.

Starten Sie den Report mit einem Klick auf das Icon (Ausfhren). Es ffnet
sich ein neues Fenster, in dem das Ergebnis des Reports dargestellt wird.

272
Anlagenbewegungen per Herkunftsnachweis nachvollziehen Tipp 67

Liste Herkunftsnachweis von Anlagenbelastungen

Zum Inhalt und Aufbau der Liste ist Folgendes zu erwhnen:

Die angezeigten Werte stammen grundstzlich aus dem Bewertungsbe-


reich 01.

Die Liste weist neben einzelnen Zeilen pro Belastung Summen aus:
grundstzlich pro Anlagenbewegungsart

je nach genutzter Sortiervariante weitere Summen


z. B. pro Buchungskreis, Anlagenklasse, Bestandskonto

Im dargestellten Menpfad des Anwendungsmens in der Anlagenbuchhal-


tung finden Sie auerdem den Bericht Herkunftsnachweis nach Kostenarten.
Dieser Report ist hnlich, eignet sich aber nur im Rahmen der Zugangsab-
wicklung ber die Investitionsabwicklung mit der Komponente IM. Mehr
Informationen zur Investitionsabwicklung mit IM finden Sie auch in Tipp
92, Anlagenzugnge ber Investitionsmanahmen abwickeln.

273
TEIL 6 Anlagenbuchhaltung

Tipp 68
Tipp 68 Berichte fr Anlagen stillgeleg-
ter Buchungskreise erstellen
Strt es Sie, dass Sie auch fr inaktive Anlagenbuchungskreise einen Jahres-
wechsel und Jahresabschlsse durchfhren mssen, auch wenn Sie nur
Berichte aufrufen mchten?

Die Nutzung der Anlagenbuchhaltung bedingt regelmige Jahreswechsel-


und auch Jahresabschlussarbeiten. Dies gilt auch fr Anlagenbuchungs-
kreise, die nicht mehr operativ genutzt werden, aber trotzdem im Reporting
ausgewertet werden sollen. Es gibt jedoch eine Mglichkeit, wie Sie dies
umgehen knnen.

Und so gehts
Jeder Anlagenbuchungskreis trgt einen Status, der die mgliche Funktio-
nalitt steuert. Produktiv genutzte Buchungskreise tragen in der Regel den
Status Blank (bzw. 0, wenn Sie sich im Anzeigemodus befinden) mit der
Statusbezeichnung Altdatenbernahme abgeschlossen. Dieser steht fr voll-
umfngliche, produktive Nutzung.

Rufen Sie folgenden Pfad im Customizing auf, um die Systemeinstellungen


anpassen zu knnen:

Finanzwesen Anlagenbuchhaltung Produktionsvorbereitung Produk-


tivstart Buchungskreis produktiv setzen

Nachdem Sie die Funktion aufgerufen haben, gelangen Sie in das Bild Sicht
FI-AA: Status des Buchungskreises setzen ndern: bersicht.

274
Berichte fr Anlagen stillgelegter Buchungskreise erstellen Tipp 68

FI-AA Buchungskreisstatus verndern

Whlen Sie nun in der Spalte Status die Eingabehilfe, oder drcken Sie die
Taste (F4), nachdem Sie den Cursor in der Spalte positioniert haben. In der
Folge ffnet sich ein Pop-up-Fenster, in dem die mglichen Status aufgefhrt
sind.

Mgliche Buchungskreisstatus

Whlen Sie Status 3 fr Buchungskreis deaktiv nachtrgliches Reporting


erlaubt, und speichern Sie Ihre nderung.

Ab sofort knnen Sie in diesem Buchungskreis in spteren Geschftsjahren


ohne Weiteres das Berichtswesen der Anlagenbuchhaltung nutzen, ohne
Abschreibungslufe oder auch periodische Bestandsbuchungen durchfhren
und ohne Jahreswechsel und Jahresabschluss vornehmen zu mssen.

275
TEIL 6 Anlagenbuchhaltung

Tipp 69
Tipp 69 Versicherungsbasiswerte neu
berechnen
Sie mchten nach dem Anlagenjahresabschluss Versicherungsindizes des
vergangenen Jahres eingeben und basierend darauf Ihre Versicherungswerte
neu berechnen? Hier lesen Sie, wies geht!

Die SAP-Anlagenbuchhaltung ist maximal zwei Jahre gleichzeitig fr Bu-


chungen offen. Das bedeutet, dass der technische Jahresabschluss normaler-
weise bereits durchgefhrt wurde, bevor Sie die aktuellen Indexpunktzahlen
fr das vergangene Geschftsjahr erhalten und im System eingetragen ha-
ben. Mithilfe des Programms Versicherungsbasiswert Neurechnen knnen
Sie nach der Erfassung der Indexpunktzahlen im neuen Geschftsjahr eine
Neuberechnung der Versicherungswerte durchfhren, ohne das vergangene
Geschftsjahr rckwirkend nochmals ffnen zu mssen.

Und so gehts
Tragen Sie zunchst wie gewohnt die Jahreszahlen fr die von Ihnen genutz-
ten Indexreihen in SAP ein. Rufen Sie danach folgenden Pfad in der Anwen-
dung auf:

Rechnungswesen Finanzwesen Anlagenbuchhaltung Umfeld VersBa-


siswert neur.

Sie gelangen in das Selektionsbild des Reports. Hier knnen Sie mithilfe der
Felder und Checkboxen die Reportabgrenzungen eingeben, mit denen Sie
das Programm ausfhren mchten:

276
Versicherungsbasiswerte neu berechnen Tipp 69

Buchungskreis ... bis


Hier legen Sie den oder die Buchungskreise fest, fr die Sie die Neuberech-
nung durchfhren mchten.

Anlagenhauptnummer ... bis und Anlagenunternummer ... bis


Hier legen Sie die Anlagenhauptnummern und die Anlagenunternummern
fest, falls Sie die Neuberechnung nur fr einzelne Anlagen durchfhren
mchten.

Neurechnen ab Geschftsjahr
Hier legen Sie das Geschftsjahr fest, ab dem Sie die Basiswerte neu be-
rechnen mchten. Dies ist in der Regel das vergangene, nun bereits ge-
schlossene Geschftsjahr.

Auerdem knnen Sie mithilfe der Checkbox Testlauf festlegen, ob Sie einen
Testlauf durchfhren mchten. Es wird empfohlen, als ersten Lauf immer
einen Testlauf durchzufhren.

Anforderungsbild des Programms Versicherungsbasiswert Neurechnen

Starten Sie das Programm. Sie erhalten eine Liste hier exemplarisch darge-
stellt , in der der bisherige und der neue, auf Basis der vernderten Index-
punktzahlen berechnete Versicherungsbasiswert aufgelistet werden.

Ergebnis des Programms Versicherungsbasiswert Neurechnen

277
TEIL 6 Anlagenbuchhaltung

Beachten Sie, dass Sie dieses Programm im Echtlauf nur im Hintergrund als
Batch-Lauf ausfhren knnen.

Nachdem Sie das Programm ausgefhrt haben, knnen Sie Ihre Versiche-
rungsliste erzeugen. Dort werden nun diejenigen Versicherungswerte ver-
wendet, die aufgrund der aktualisierten Versicherungsbasiswerte berechnet
werden.

278
Zustzliche Felder in Anlagen-Reporting aufnehmen Tipp 70

Tipp 70
Tipp 70 Zustzliche Felder in Anlagen-
Reporting aufnehmen
Sie mchten bestimmte Felder in den Anlagenberichten anzeigen. Diese sind
aber in der Feldauswahl der Berichte nicht enthalten? Lesen Sie hier, wie Sie
zustzliche Felder aufnehmen knnen.

Im SAP-Standard steht eine Reihe von Standardberichten in der Anlagen-


buchhaltung zur Verfgung, in denen Sie ber sogenannte Sortiervarianten
das Layout auswhlen knnen, in dem die Informationen der verschiedenen
Reports ausgegeben werden sollen. SAP liefert rund 20 Sortiervarianten aus,
aus denen Sie auswhlen knnen. Die Sortiervarianten enthalten die am hu-
figsten bentigten Felder, die Sie in der Liste ausgeben knnen bzw. nach
denen Sie sortieren und summieren knnen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie
zustzliche Felder, die nicht in den Standard-Sortiervarianten enthalten sind,
in den Listen ausgeben und zur Sortierung und Summierung verwenden
knnen.

Und so gehts
In unserem Beispiel mchten wir die beiden Felder Ursprngliche Anlage in
die Berichte der Anlagenbuchhaltung aufnehmen. Das erste Feld enthlt die
Nummer der ursprnglichen Anlage (30006) und das zweite die Unternum-
mer (0), die dieser Anlage zugeordnet ist. Die beiden Felder finden Sie im
Anlagenstammsatz auf der Registerkarte Herkunft. In den Standard-Sortier-
varianten stehen diese Felder nicht zur Verfgung.

279
TEIL 6 Anlagenbuchhaltung

Ursprngliche Anlage im Anlagenstammsatz

Um die beiden Felder in den Berichten ausgeben zu knnen, muss eine neue
Sortiervariante angelegt werden. Rufen Sie dazu Transaktion OAVI oder fol-
genden Eintrag im Customizing auf:

Finanzwesen Anlagenbuchhaltung Informationssystem Sortiervarian-


ten fr Anlagenberichte definieren

Sie gelangen in das Bild Sicht Sortiervarianten Anlagenreporting ndern:


bersicht. Wenn Sie die Felder zustzlich zu einer existierenden Sortiervari-
ante hinzufgen mchten, ist es am einfachsten, wenn Sie eine vorhandene
Sortiervariante kopieren. In unserem Beispiel kopieren wir die Sortiervari-
ante 0014 Kostenstelle. Markieren Sie dazu die Sortiervariante, und klicken
Sie auf das Icon (Kopieren als...).

Sortiervariante kopieren

280
Zustzliche Felder in Anlagen-Reporting aufnehmen Tipp 70

Sie gelangen in das Bild Sicht Sortiervarianten Anlagenreporting ndern:


Detail Auswahlmenge. Vergeben Sie einen technischen Schlssel fr die Sor-
tiervariante (Z002) und eine Bezeichnung (Kostenstelle/ursprngl. Anlage).
Tragen Sie in die zweite Zeile der Tabelle ANLAV in das Feld Tabelle und
AIBN1 in das Feld Feldname fr die ursprngliche Anlage ein. Tragen Sie
in die dritte Zeile der Tabelle ebenfalls ANLAV in das Feld Tabelle und
AIBN2 in das Feld Feldname fr die Unternummer der ursprnglichen
Anlage ein. Lassen Sie die Felder Offs (Offset) und Lng (Lnge) leer, damit
Ihnen die komplette Nummer der urspnglichen Anlage und deren Unter-
nummer angezeigt werden. ber die Checkbox Summe steuern Sie, ob Sie
eine Zwischensumme fr die Werte der ursprnglichen Anlage bzw. deren
Unternummer in der Liste sehen mchten. Wir aktivieren die Checkbox fr
die Summe nicht, da wir die Felder bzw. deren Inhalte nur in der Liste
zustzlich einblenden, aber keine Zwischensummen dafr bilden mchten.
ber die Option Seite steuern Sie, auf welcher Ebene ein Seitenwechsel
stattfinden soll. Wir bernehmen die Standardeinstellung mit Aktivierung
fr die Kostenstelle, das heit, es wird ein Seitenwechsel vorgenommen,
sobald die Kostenstelle wechselt.

Sortiervariante anlegen

Nun ist die Sortiervariante angelegt und kann in den Berichten verwendet
werden. In unserem Beispiel rufen wir die Anlagenbestandsliste ber Trans-
aktion S_ALR_87011964 oder folgenden Menpfad auf:

Rechnungswesen Finanzwesen Anlagen Infosystem Berichte zur


Anlagenbuchhaltung Anlagenbestand Bestandslisten Anlagenbestand
nach Anlagenklasse

281
TEIL 6 Anlagenbuchhaltung

Sie gelangen in das Selektionsbild. Geben Sie den Buchungskreis (1000) ein,
und tragen Sie die neu angelegte Sortiervariante (Z002) ein. Aktivieren Sie
die Option Anlagen anlisten, und klicken Sie auf das Icon (Ausfhren),
um den Bericht aufzurufen.

Anlagenbestand selektieren

Die Liste der Anlagen wird angezeigt. Klicken Sie nun auf das Icon (Lay-
out ndern...), um die zur Verfgung stehenden Felder anzuzeigen. Im sich
ffnenden Fenster werden nun in der Feldliste der ausgeblendeten Felder
(rechts) die zwei neu hinzugefgten Felder Ursprngliche Anlage und Anla-
gen-Unternummer angezeigt. bernehmen Sie die Felder in die Liste, indem
Sie sie zunchst markieren, danach auf das Icon (Sel. Felder einbl.) und
anschlieend auf bernehmen klicken. Wenn Sie im linken Bildabschnitt
keine Zeile markieren, werden die Felder unten angefgt, in der Ausgabe-
liste stehen diese dann ganz rechts. Markieren Sie zuvor im linken
Bildabschnitt eine Zeile, werden die Felder oberhalb eingefgt, in der Ausga-
beliste stehen diese dann links neben dem zuvor ausgewhlten Feld.

282
Zustzliche Felder in Anlagen-Reporting aufnehmen Tipp 70

Layout ndern

Wie Sie der nachfolgenden Abbildung entnehmen knnen, werden die Fel-
der Urspr. Anlage und Unr. AiB nun im Bericht ausgegeben.

Bestandsliste mit zustzlichen Feldern anzeigen

ber Sortiervarianten kann eine Vielzahl von Feldern der Anlagenbuchhal-


tung im Berichtswesen verwendet werden. Wenn Sie darber hinaus zustz-
liche Felder in den Berichten bentigen, knnen Sie die den Berichten
zugrunde liegenden Strukturen erweitern. Fr den Einbau der zustzlichen
Felder bzw. die Erweiterung der Struktur wird ein Entwicklerschlssel ben-
tigt. Wie Sie die Einbindung der zustzlichen Felder technisch vornehmen
knnen, knnen Sie bzw. Ihre Kollegen aus der Entwicklungsabteilung SAP-
Hinweis 335065 (Eigene Felder in Berichte einbinden) entnehmen. In die-
sem SAP-Hinweis wird auch beschrieben, welche Felder nicht eingebunden
werden knnen.

283
TEIL 6 Anlagenbuchhaltung

Tipp 71
Tipp 71 Anlagengitter in Microsoft
Excel herunterladen
Wrden Sie das Anlagengitter gerne nach Microsoft Excel exportieren, rgern
sich aber ber das unpraktische Format des Gitters, nachdem Sie die Datei in
Excel geffnet haben?

Das Anlagengitter wird in SAP ber sogenannte Sortiervarianten aufgerufen.


In einer Sortiervariante wird festgelegt, welche Felder in den Auswertungen
der Anlagenbuchhaltung zur Verfgung stehen und fr welche Felder Zwi-
schensummen ausgegeben werden. Wird das Anlagengitter ber eine Sor-
tiervariante aufgerufen und nach Excel exportiert bzw. die exportierte Datei
in Excel geffnet, mssen die Daten aufwendig nachbearbeitet werden, da
die Daten nicht wie zuvor im SAP-System einheitlich in Zeilen und Spalten
erscheinen. Es gibt jedoch eine Mglichkeit, das Anlagengitter in einer struk-
turierten Form nach Excel zu bertragen, die wir Ihnen in diesem Tipp vor-
stellen.

Und so gehts
Zunchst mssen Sie in Excel das Aktivieren von Makros zulassen. Die in
diesem Tipp verwendete Excel-Version ist Excel 2010. Starten Sie dazu Excel
auf Ihrem Rechner, und whlen Sie Datei Optionen. Klicken Sie im linken
Bildbereich auf Sicherheitscenter und im sich ffnenden rechten Bildbereich
anschlieend auf die Schaltflche Einstellungen fr Makros.

Whlen Sie im sich ffnenden Bild den Eintrag Alle Makros mit Benachrich-
tigung deaktivieren aus. Besttigen Sie die Eingaben durch einen Klick auf
die Schaltflche OK.

284
Anlagengitter in Microsoft Excel herunterladen Tipp 71

Einstellungen fr Makros vornehmen

Nun knnen Sie das Anlagengitter ber Transaktion S_ALR_87011990 oder


den folgenden Menpfad aufrufen:

Rechnungswesen Finanzwesen Anlagen Infosystem Berichte zur


Anlagenbuchhaltung Erluterungen zur Bilanz International Anlagen-
gitter

Geben Sie den Buchungskreis (1000) ein, und whlen Sie eine Sortiervari-
ante aus, z. B. 0013 (Buchungskreis). Passen Sie gegebenenfalls das Berichts-
datum und den Bewertungsbereich an. Wir aktivieren den Radiobutton
Anlagen anlisten, da wir alle Anlagen im Anlagengitter auffhren mchten.
Aktivieren Sie in jedem Fall die Checkbox ALV Grid Control benutzen. Kli-
cken Sie auf das Icon (Ausfhren), um das Anlagengitter aufzurufen.

Selektionsbild zum Anlagengitter

285
TEIL 6 Anlagenbuchhaltung

Daraufhin wird das Anlagengitter in tabellarischer Form in der sogenann-


ten ALV-Grid-Control-Darstellung angezeigt.

Anlagengitter anzeigen

Klicken Sie auf das Icon (Microsoft Excel), um das Anlagengitter mit der
Excel-Umgebung zu ffnen. Nun wird automatisch Excel geffnet. Es er-
scheint der Sicherheitshinweis fr Excel, dass die Verwendung von Makros
deaktiviert wurde. Klicken Sie auf die Schaltflche Makros aktivieren, um
Makros zu aktivieren, damit das Anlagengitter mit der Excel-Umgebung auf-
gerufen werden kann.

Sicherheitsabfrage in Microsoft Excel

Das Anlagengitter wird nun innerhalb von SAP mit der Excel-Integration
geffnet.

286
Anlagengitter in Microsoft Excel herunterladen Tipp 71

Anlagengitter mit Excel-Umgebung innerhalb von SAP anzeigen

Markieren Sie nun alle Zellen innerhalb der Excel-Tabelle, und bernehmen
Sie die Liste mit (Strg) + (C) in die Zwischenablage. ffnen Sie eine leere
Arbeitsmappe in Excel, und fgen Sie den Inhalt aus der Zwischenablage mit
(Strg) + (V) ein. Das Anlagengitter steht nun in Excel zur weiteren Bearbei-
tung zur Verfgung.

287
TEIL 6 Anlagenbuchhaltung

Tipp 72
Tipp 72 Hauptbuch- und Anlagenbuch-
haltung abstimmen
Im Rahmen des Jahresabschlusses sollten Sie Ihre Anlagenbuchhaltung mit der
Hauptbuchhaltung abstimmen. Lesen Sie hier, wie Sie dies mithilfe zweier
Reports erreichen knnen.

Durch die Technik der Abstimmkonten zu jeder Anlagenklasse wird im


Customizing ein Abstimmkonto der Hauptbuchhaltung zugeordnet sollten
im Normalfall keine Differenzen zwischen Haupt- und Anlagenbuchhaltung
auftreten. Trotzdem knnen Differenzen z. B. durch nicht sachgeme Da-
tenbernahmen oder Programmfehler entstehen.

Um sicherzustellen, dass nicht nur bei Datenbernahmen, sondern auch bei


allen anderen Buchungen im laufenden Geschftsjahr keine Unstimmigkei-
ten aufgetreten sind, sollten die Anlagenbuchhaltung regelmig im Rahmen
des Monats- und Jahresabschlusses mit der Hauptbuchhaltung abgestimmt
und die Differenzen noch im laufenden Geschftsjahr bereinigt werden. Die
Differenzen knnen Sie identifizieren, indem Sie das Anlagengitter der Anla-
genbuchhaltung mit der Saldenliste des Hauptbuchs manuell abgleichen.
SAP stellt hierfr auch Reports zur Verfgung, die Sie hierbei systemseitig
untersttzen.

Und so gehts
Der erste Report, den wir Ihnen vorstellen, ist das Programm RAABST02.
Dieser Report stellt die gebuchten Werte in beiden Bchern Hauptbuch
und Anlagenbuch auf Ebene der Sachkonten gegenber. ber diesen
Schritt knnen Sie zunchst prfen, ob grundstzlich Differenzen aufgetre-
ten sind. Sie knnen ihn ber Transaktion ABST2 oder folgenden Menpfad
aufrufen:

288
Hauptbuch- und Anlagenbuchhaltung abstimmen Tipp 72

Rechnungswesen Finanzwesen Anlagen Periodische Arbeiten Jahres-


abschluss Abstimmung Konten

Geben Sie im Selektionsbild des Reports den Buchungskreis (2000) ein, fr


den Sie die Abstimmung durchfhren mchten. Klicken Sie auf das Icon
(Ausfhren), um den Report zu starten.

Selektionsbild des Reports RAABST02

Der Report analysiert die Buchungen des laufenden Geschftsjahres ein-


schlielich des Saldovortrags der Vorjahre. Sie sollten ihn also starten, bevor
der Jahreswechsel durchgefhrt wird, da das Jahr nicht fr die Selektion
bestimmt werden kann. Als Ergebnis erhalten Sie eine Liste aller Sachkon-
ten, fr die eine Differenz gefunden wurde. Sind keine Differenzen aufgetre-
ten, erscheint nur eine leere Tabelle. In unserem Beispiel besteht eine Diffe-
renz auf Konto 57000. Der Differenzbetrag von 1.000,00 wird in Spalte
1.HW Delta angezeigt. In Spalte 1.HW Saldo AA steht der Saldo der Anlagen-
buchhaltung, in Spalte 1.HW Saldo GL der der Hauptbuchhaltung.

Ergebnis des Reports RAABST02

Verlassen Sie den Report ber einen Klick auf das Icon (Zurck). Im Fall
von Abweichungen werden Sie darauf hingewiesen, dass Differenzen aufge-
treten sind.

289
TEIL 6 Anlagenbuchhaltung

Meldung zur Fehlerliste

Nachdem Sie ber den Report RAABST02 geprft haben, ob Differenzen


bestehen, knnen Sie Report RAABST01 einsetzen, um die Ursache fr die
Differenz zu analysieren.

Dieser zweite Report prft die gebuchten Einzelposten der Anlagenbuch-


haltung und der zugehrigen Einzelposten in der Hauptbuchhaltung auf
Differenzen hin. Da die jeweiligen Einzelposten geprft werden, muss die
Einzelpostensteuerung fr das Sachkonto aktiviert sein. Sollte die Einzel-
postensteuerung fr ein Sachkonto, das eine Differenz aufweist, nicht aktiv
sein, knnen Sie diese nachtrglich aktivieren und fr die bereits erfolgten
Buchungen die Einzelposten nachtrglich aufbauen. In Tipp 23, Einzelpos-
ten nachtrglich aufbauen, haben wir beschrieben, wie Sie dazu vorgehen
mssen. Report RAABST01 knnen Sie ber Transaktion ABST oder folgen-
den Menpfad aufrufen:

Rechnungswesen Finanzwesen Anlagen Umfeld Problemanalyse


Abstimmung Hauptbuch

Geben Sie im Selektionsbild den Buchungskreis (2000), das Geschftsjahr


(2014), den Bewertungsbereich (1) und das Abstimmkonto (57000) ein.
Beachten Sie, dass ber diesen Report nur Belege echt gefhrter Bewertungs-
bereiche analysiert werden knnen. Aktivieren Sie die Checkbox Stornierte
Belege prfen, wenn Sie auch stornierte Belege in die Analyse einbeziehen
mchten. Starten Sie den Report durch einen Klick auf das Icon (Aus-
fhren).

290
Hauptbuch- und Anlagenbuchhaltung abstimmen Tipp 72

Selektionsbild des Reports RAABST01

Im Fehlerprotokoll werden die Anlage mit ihrer Unternummer (UNr.) und


die Belegnummer (Belegnr) des fehlerhaften Einzelpostens ausgegeben. In
Spalte Zeileninhalt werden Sie darber informiert, ob der Fehler in der Anla-
genbuchhaltung oder in der Hauptbuchhaltung begrndet liegt. ber den
Eintrag in der Spalte Referenzschlssel knnen Sie auf den Einzelposten
abspringen, zu dem kein Pendant im jeweils anderen Buch gefunden wurde.
In unserem Beispiel liegt eine Differenz fr Anlage 30030 mit Unternummer
0 vor. Fr den Anlageneinzelposten mit der Belegnummer 100000008
konnte kein Einzelposten in der Hauptbuchhaltung gefunden werden.

Fehlerprotokoll des Reports RAABST01

Zur Beseitigung der Inkonsistenz mssen Sie ber Transaktion ABF1 eine
Korrekturbuchung vornehmen. Diese Transaktion darf ausschlielich fr
Korrekturen eingesetzt werden. Sie ist nicht in das SAP-Men eingebunden.
Die Transaktion ist analog Transaktion FB01 zu bedienen. Beachten Sie fol-
gende Besonderheiten:

Um auf ein Abstimmkonto der Anlagenbuchhaltung direkt buchen zu kn-


nen, mssen Sie als Buchungsschlssel entweder Buchungsschlssel 70
(Bschl) mit Bewegungsart 100 (BWA) oder Buchungsschlssel 75 (Bschl) mit
Bewegungsart 200 (BWA) erfassen, je nachdem, ob Sie einen Zugang oder
einen Abgang in der Anlagenbuchhaltung korrigieren mssen.

291
TEIL 6 Anlagenbuchhaltung

Im Feld Konto mssen Sie im Gegensatz zu einer normalen Anlagenbuchung


nicht die Anlagennummer, sondern das Abstimmkonto eingeben.

Korrekturbeleg erfassen

Wir empfehlen, bei der Buchung mit uerster Sorgfalt vorzugehen und fr
Korrekturbuchungen eine eigene Belegart zu verwenden. Auf diese Weise
knnen diese Buchungen leicht identifiziert werden.

292
Unvollstndige Anlagen prfen und vervollstndigen Tipp 73

Tipp 73
Tipp 73 Unvollstndige Anlagen prfen
und vervollstndigen
Im Rahmen von automatisch erzeugten Anlagen kann es vorkommen, dass
diese unvollstndig angelegt wurden. In diesem Tipp zeigen wir Ihnen, wie Sie
solche Anlagenstammstze berwachen und bereinigen knnen.

Wenn Sie Anlagenstammstze aus anderen Anwendungen heraus anlegen,


wie z. B. aus der Pflege von (CO-)Investitionsauftrgen, kann der Fall auftre-
ten, dass diese Stammdaten systemseitig unvollstndig angelegt werden.
Diese Anlagen sind zwar grundstzlich gespeichert, allerdings fehlt ihnen
eine wesentliche Stammsatzinformation. Dieses Manko sollte berwacht
und bereinigt werden. In diesem Tipp zeigen wir Ihnen, wie Sie dies durch-
fhren knnen.

Und so gehts
Rufen Sie die Liste unvollstndiger Anlagen ber Transaktion AUVA oder
folgenden Menpfad auf:

Rechnungswesen Finanzwesen Anlagen Umfeld Problemanalyse


Unvollst. Anlagen

Sie gelangen in das Selektionsbild fr den Bericht. Geben Sie den Buchungs-
kreis (1000) ein. Optional knnen Sie die Selektion noch weiter einschrn-
ken, z. B. nach der Anlagenklasse. Klicken Sie auf das Icon (Ausfhren),
um die Liste der unvollstndigen Anlagen aufzurufen.

293
TEIL 6 Anlagenbuchhaltung

Bericht fr unvollstndige Anlagen aufrufen

In der Liste werden die unvollstndigen Anlagen aufgefhrt. Die fr die Ver-
vollstndigung relevanten Informationen finden Sie in den Spalten Anlage
und Feldgruppenbez.. In unserem Beispiel fehlt das Kfz-Kennzeichen in den
beiden Anlagen 30035 und 30036. Durch einen Klick auf die Anlagennum-
mer in der Spalte Anlage kann direkt in die Pflege der Anlage abgesprungen
werden.

Liste der unvollstndigen Anlagen

Nach erfolgter nderung der Anlagen mssen Sie den Bericht neu aufrufen,
um die Liste zu aktualisieren.

Beachten Sie, dass dieser Bericht bei einer nachtrglichen nderung der
Feldsteuerung die unvollstndigen Anlagen nicht identifizieren kann. Diese
Liste knnen Sie nur fr neu angelegte Anlagen nach Einrichtung der Feld-
steuerung nutzen.

294
Unbebuchte Anlagen analysieren Tipp 74

Tipp 74
Tipp 74 Unbebuchte Anlagen
analysieren
berprfen Sie Ihr System regelmig auf nicht bebuchte Anlagen hin, um
Fehlkontierungen aufzuspren oder zu vermeiden.

Unabhngig davon, mit welcher Vorgehensweise Sie Ihre Anlagenzugnge


abwickeln, z. B. ber Direktzugang auf die finale Anlage oder ber eine
Zugangsabwicklung ber Investitionsmanahmen, kann es sein, dass Anla-
genstammstze angelegt werden, die spter nicht bebucht werden. Dabei
kann es sich einerseits um versehentlich doppelt angelegte Anlagenstamm-
stze handeln, andererseits kann es sich aber auch um Anlagen handeln, die
ber Investitionsmanahmen automatisch erstellt, allerdings niemals bebucht
wurden. Um unbebuchte Anlagen auffinden zu knnen, stellt SAP einen Stan-
dardreport zur Verfgung, den wir Ihnen in diesem Tipp vorstellen.

Und so gehts
Rufen Sie Transaktion S_ALR_87012056 oder folgenden Menpfad auf, um
den Report fr unbebuchte Anlagen aufzurufen:

Rechnungswesen Finanzwesen Anlagen Infosystem Berichte zur


Anlagenbuchhaltung Tagesgeschft International Verzeichnis unbe-
buchter Anlagen

Sie gelangen in das Selektionsbild des Reports. Geben Sie den Buchungskreis
(1000) ein. Die Sortiervariante 0007 wird automatisch vorgeschlagen,
ebenso das Erffnungsdatum von 01.01.1900 bis 31.12.2014. Als Bis-Datum
wird immer das Ende des laufenden Geschftsjahres vorgeschlagen. Sie kn-
nen die Selektion wie in den anderen Berichten noch weiter einschrnken,
z. B. knnen Sie ein krzeres Zeitintervall definieren. Wir empfehlen dies

295
TEIL 6 Anlagenbuchhaltung

jedoch nicht, um sicherzustellen, dass Ihnen alle unbebuchten Anlagen in


der Ausgabeliste angezeigt werden. Nachdem alle Eingaben vorgenommen
sind, knnen Sie den Bericht durch einen Klick auf das Icon (Ausfhren)
ausfhren.

Selektionsbild

Im Verzeichnis unbebuchter Anlagen werden Ihnen nun alle Anlagen aufge-


listet, die bislang noch nicht bebucht wurden. Per Doppelklick knnen Sie in
die Anzeige der Anlagenstammstze springen.

Verzeichnis unbebuchter Anlagen

296
Unbebuchte Anlagen analysieren Tipp 74

Um bei doppelt angelegten oder nicht verwendeten Anlagen AiB-Buchungen


auf die berzhlige Anlage zu vermeiden, knnen Sie die Anlage bis zur Kl-
rung des Sachverhalts ber Transaktion AS05 sperren. Mchten Sie unbe-
buchte Anlagen lschen, knnen Sie sie ber Transaktion AS06 direkt von
der Datenbank lschen. Ein Archivierungslauf ist fr diese Anlagen nun
nicht mehr notwendig. Bedenken Sie dabei jedoch, dass bei interner Num-
mernvergabe Lcken in der Nummernvergabe der Anlagen auftreten, wenn
Sie einzelne Anlagen lschen.

297
TEIL 7
Abschluss und Reporting
In diesem Teil finden Sie Tipps zu verschiedenen Themen im Abschluss und
Reporting. Erfahren Sie, wie Sie in der Bilanzstruktur Konten und Positionen
einseitig zuordnen und nicht zugeordnete Konten bearbeiten knnen. Wir zei-
gen Ihnen auerdem, wie Sie aus der Bilanz in andere Berichte abspringen, mit
welchem Bericht Sie einen Ledger-Vergleich durchfhren und wie Sie mithilfe
der Accrual Engine Abgrenzungsbuchungen im Abschluss automatisieren kn-
nen. Wenn Sie das Umsatzkostenverfahren einsetzen, knnen Sie nachlesen,
wie Sie Buchungen mit falschen Funktionsbereichen korrigieren knnen.

Tipps in diesem Teil


Tipp 75 Konten in der GuV-Struktur einseitig zuordnen ...................... 300
Tipp 76 Positionen in der GuV-Struktur einseitig zuordnen ................. 303
Tipp 77 Nicht zugeordnete Konten in Bilanzstruktur bearbeiten ......... 307
Tipp 78 Bilanz- und GuV-Struktur im Produktivsystem pflegen ........... 311
Tipp 79 Buchungen mit falschen Funktionsbereichen korrigieren ........ 313
Tipp 80 Aus der Bilanz in andere Berichte abspringen ......................... 317
Tipp 81 Bilanzreport mit Ledger-Vergleich fr das neue
Hauptbuch erstellen .............................................................. 320
Tipp 82 Accrual Engine fr Abgrenzungsbuchungen einsetzen ............ 324
Tipp 83 Rollierende/jahresbergreifende Bilanzen darstellen .............. 329
Tipp 84 Sets und Kontengruppen auf Basis der Bilanzstruktur
erstellen ................................................................................ 332
Tipp 85 Selektionsvarianten mit Variablen definieren .......................... 335
Tipp 86 Reportvarianten transportieren .............................................. 337

299
TEIL 7 Abschluss und Reporting

Tipp 75
Tipp 75 Konten in der GuV-Struktur
einseitig zuordnen
Hier erfahren Sie, wie Sie der Bilanz- und GuV-Struktur ein Konto abhngig
von seinem Saldo zuordnen knnen.

Manche Konten, wie z. B. Bank-Kontokorrentkonten, mssen abhngig von


ihrem Saldo entweder als Forderungen oder als Verbindlichkeiten in der
Bilanz ausgewiesen werden.

Und so gehts
Die Pflege der Bilanz- und GuV-Struktur kann entweder ber die Transaktion
zur Bearbeitung der Sachkonten aufgerufen werden, sofern die direkte
Pflege im Produktivsystem zugelassen ist. Oder Sie knnen die Bilanz- und
GuV-Struktur ber eine Transaktion im Customizing bearbeiten.

Rufen Sie folgenden Meneintrag auf, um die Bilanz- und GuV-Struktur


direkt im Produktivsystem zu pflegen:

Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Stammdaten Sachkonten


Einzelbearbeitung Zentral

Im Customizing finden Sie die Transaktion ber folgenden Pfad:

Finanzwesen (neu) Hauptbuchhaltung (neu) Periodische Arbeiten


Dokumentieren Bilanz-/GuV-Strukturen definieren

Wenn Sie die Pflege ber das Customizing aufgerufen haben, knnen Sie in
der sich ffnenden Tabelle die Bilanz- und GuV-Struktur auswhlen, die Sie

300
Konten in der GuV-Struktur einseitig zuordnen Tipp 75

ndern mchten, indem Sie die Zeile markieren und auf die Schaltflche Bil./
GuV-Positionen klicken.

Wenn Sie ber die Sachkontentransaktion eingestiegen sind, mssen Sie


zunchst die Schaltflche Bilanz/GuV-Struktur bearbeiten anklicken. Whlen
Sie im sich ffnenden Fenster die Struktur aus, die Sie anpassen mchten. In
beiden Fllen ffnet sich ein neues Fenster.

Bilanz/GuV-Struktur ndern

Expandieren Sie die Positionen ber die Icons am Anfang der Zeile, bis
Sie die betroffene Bilanz- oder GuV-Position so weit expandiert haben, dass
Ihnen die relevante Position angezeigt wird. Legen Sie gegebenenfalls
zunchst eine neue Position ber die Schaltflche Positionen anlegen an. Im
dargestellten Beispiel soll das Bankkonto 280000 Deutschen Bank Inland
bei einem Haben-Saldo als Verbindlichkeit ausgewiesen werden.

Markieren Sie dazu die Position im Bereich der Verbindlichkeiten, unter der
das Konto ausgewiesen werden soll, und klicken Sie auf die Schaltflche
Konten zuordnen. Es ffnet sich ein neues Fenster. Tragen Sie das Konto
(280000) im Feld Von Kto. ein, und markieren Sie die Checkbox H fr
Haben. Markieren Sie anschlieend die Position im Bereich der Forderun-
gen, unter der das Konto im Fall eines Soll-Saldos ausgewiesen werden soll.
Klicken Sie auf die Schaltflche Konten zuordnen. Es ffnet sich ein neues

301
TEIL 7 Abschluss und Reporting

Fenster. Tragen Sie das Konto (280000) im Feld Von Kto. ein, und markieren
Sie die Checkbox S fr Soll.

Konten ndern

Je nach Saldo wird nun das Bankkonto 280000 entweder unter den Forde-
rungen oder den Verbindlichkeiten in der Bilanz ausgewiesen.

Sie knnen auch ganze Positionen einseitig zuordnen. Wie Sie dazu vorge-
hen mssen, erfahren Sie in Tipp 76, Positionen in der GuV-Struktur einsei-
tig zuordnen.

302
Positionen in der GuV-Struktur einseitig zuordnen Tipp 76

Tipp 76
Tipp 76 Positionen in der GuV-Struktur
einseitig zuordnen
Lesen Sie hier, wie Sie eine Reihe von Konten, die alle einer Position zugeord-
net werden, abhngig vom Saldo der Position der Bilanz- und GuV-Struktur
zuordnen.

Manche Bilanzpositionen, wie z. B. Kontokorrentkonten Ihrer Bankkonten,


mssen abhngig von ihrem Saldo entweder als Forderungen oder Verbind-
lichkeiten in der Bilanz ausgewiesen werden. Dabei existieren meist mehrere
Bankkonten, die zu einer Position zusammengefasst und in Abhngigkeit des
gesamten Saldos der Position ausgewiesen werden mssen.

Und so gehts
Die Pflege der Bilanz- und GuV-Struktur kann entweder ber die Transaktion
zur Bearbeitung der Sachkonten aufgerufen werden, sofern die direkte
Pflege im Produktivsystem zugelassen ist. Oder Sie knnen die Bilanz- und
GuV-Struktur ber eine Transaktion im Customizing bearbeiten.

Rufen Sie folgenden Meneintrag auf, um die Bilanz- und GuV-Struktur


direkt im Produktivsystem zu pflegen:

Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Stammdaten Sachkonten


Einzelbearbeitung Zentral

Im Customizing finden Sie die Transaktion ber folgenden Pfad:

Finanzwesen (neu) Hauptbuchhaltung (neu) Periodische Arbeiten


Dokumentieren Bilanz-/GuV-Strukturen definieren

303
TEIL 7 Abschluss und Reporting

Haben Sie die Pflege ber das Customizing aufgerufen, knnen Sie direkt die
Bilanz- und GuV-Struktur auswhlen, die Sie ndern mchten. Klicken Sie
dann auf die Schaltflche Bil./GuV-Positionen.

Wenn Sie ber die Sachkontentransaktion eingestiegen sind, mssen Sie


zunchst die Schaltflche Bilanz/GuV-Struktur bearbeiten anklicken. Whlen
Sie im sich ffnenden Fenster die Struktur aus, die Sie anpassen mchten.

In beiden Fllen ffnet sich ein neues Fenster. Legen Sie je eine Position fr
den Ausweis des Saldos als Forderung und eine fr den Ausweis als Verbind-
lichkeit gegenber der Bank an. Ordnen Sie einer der beiden Positionen die
zugehrigen Bankkonten zu.

Bilanz/GuV-Struktur ndern

Markieren Sie eine der beiden Positionen ber Bearbeiten Markieren. Kli-
cken Sie danach die zweite Position an, und whlen Sie Bearbeiten Saldo-
wechsel Definieren.

Saldowechsel definieren

304
Positionen in der GuV-Struktur einseitig zuordnen Tipp 76

Definieren Sie im sich ffnenden Fenster, welches die Sollposition und wel-
ches die Habenposition sein soll. Da im aufgefhrten Beispiel die Position
1024110/10 den Forderungen zugeordnet ist, wird sie als Soll-Position defi-
niert. Besttigen Sie die Definition mit ().

Wie Sie sehen, werden in der Bilanz- und GuV-Struktur fr die Positionen
die jeweiligen Gegenpositionen angezeigt. In unserem Beispiel wird hinter
der Position 2032110/10 die Gegenposition 1024110/10 aufgefhrt.

Bilanz mit Saldowechsel

In der Bilanz werden nun alle Konten abhngig vom Saldo der gesamten Posi-
tion entweder in der Aktiva oder der Passiva der Bilanz angezeigt. Die einzel-
nen Konten der Gruppe werden mit dem jeweiligen Saldo ausgewiesen.

In der folgenden Abbildung weisen die Bankkonten im Gesamtsaldo im Be-


richtszeitraum sowie im Vergleichszeitraum einen Haben-Saldo (61.885,64)
aus und werden deshalb als Verbindlichkeiten ausgewiesen. In den Forde-
rungen erscheinen diese Konten im Beispiel gar nicht.

305
TEIL 7 Abschluss und Reporting

Bilanz

Wenn Sie nur ein einzelnes Konto einseitig zuordnen mchten, erhalten Sie
alle ntigen Informationen in Tipp 75, Konten in der GuV-Struktur einseitig
zuordnen.

306
Nicht zugeordnete Konten in Bilanzstruktur bearbeiten Tipp 77

Tipp 77
Tipp 77 Nicht zugeordnete Konten in
Bilanzstruktur bearbeiten
Bearbeiten Sie die nicht zugeordneten Konten, um eine korrekte Bilanz und
GuV zu gewhrleisten.

Die Bilanzstruktur ist in SAP so definiert, dass jedes Sachkonto zwingend


einer Position zugeordnet sein muss. Nicht zugeordnete Sachkonten werden
automatisch unter der Position nicht zugeordnete Konten ausgegeben, sobald
ein Saldo ausgewiesen wird. Dadurch wird gewhrleistet, dass alle Sachkon-
ten in der Bilanzstruktur enthalten sind. In die Ermittlung des Ergebnisses
gehen diese Sachkonten jedoch nicht ein. Deshalb mssen Sie dafr Sorge
tragen, dass alle Konten einer Position zugeordnet sind.

Und so gehts
Ein neu angelegtes Sachkonto erscheint zunchst unter der Position nicht
zugeordnete Konten. Rufen Sie die Bilanz und GuV ber folgenden Menein-
trag auf:

Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Infosystem Berichte zum


Hauptbuch (neu) Bilanz/GuV/Cash Flow Allgemein Ist-/Ist Vergleiche
Bilanz/GuV

Im Beispiel wird das Sachkonto 693000 unter der Position Nicht zugeord-
nete Konten ausgewiesen. Der Bilanzgewinn betrgt im Berichtszeitraum
590.146,81 EUR.

307
TEIL 7 Abschluss und Reporting

Nicht zugeordnete Konten

Am sichersten ist es, wenn Sie die Zuordnung neuer Konten direkt nach
deren Anlage vornehmen. Sie knnen die Pflege der Bilanzstruktur direkt
aus der Anlagetransaktion aufrufen. Rufen Sie dazu folgenden Meneintrag
auf:

Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Stammdaten Sachkonten


Einzelbearbeitung Im Buchungskreis

Geben Sie die Sachkontonummer ein, und whlen Sie Bilanz/GuV-Struktur


bearbeiten. Es ffnet sich ein neues Fenster. Geben Sie die Bilanz/GuV-
Struktur ein, und besttigen Sie diese. Sie gelangen in die Pflege der Bilanz-
struktur. Ordnen Sie das Sachkonto der korrekten Position zu. Markieren Sie
dazu die gewnschte Position in der Struktur, und klicken Sie auf die Schalt-
flche Konten zuordnen. Im sich ffnenden Bild sehen Sie alle der Position
zugeordneten Konten. Blttern Sie durch Klicken auf das Icon (Nchste
Seite) nach unten, bis freie Felder erscheinen. Tragen Sie die Kontonummer
im Feld Von Kto. ein. Wenn Sie mehrere hintereinander fortlaufende Konten
derselben Position zuordnen mchten, knnen Sie das letzte Konto des
Intervalls im Feld Bis Kto. eintragen. Aktivieren Sie die Checkboxen S (Soll)
und H (Haben), um die Konten unabhgig vom Saldo zuzuordnen. Lesen Sie

308
Nicht zugeordnete Konten in Bilanzstruktur bearbeiten Tipp 77

Tipp 75, Konten in der GuV-Struktur einseitig zuordnen, wenn Sie wissen
mchten, wie Sie Konten abhngig vom Saldo einbinden knnen.

Kontenzuordnung ndern

ber Struktur Prfen knnen Sie auerdem berprfen, ob es noch weitere


nicht zugeordnete Sachkonten gibt. Es ffnet sich ein neues Fenster.

Prfung ausfhren

Nach dem Besttigen erscheint die Liste aller nicht zugeordneten Konten des
Kontenplans.

309
TEIL 7 Abschluss und Reporting

Liste nicht zugeordneter Konten

Nach der Zuordnung ergibt sich, sofern bereits Buchungen auf den Sachkon-
ten erfolgt sind, ein neues Bilanzergebnis. Stellen Sie deshalb sicher, dass alle
Sachkonten einer Position zugeordnet werden.

310
Bilanz- und GuV-Struktur im Produktivsystem pflegen Tipp 78

Tipp 78
Tipp 78 Bilanz- und GuV-Struktur im
Produktivsystem pflegen
Mchten Sie die Bilanz- und GuV-Struktur direkt im Produktivsystem pflegen,
ohne sie aus dem Entwicklungssystem transportieren zu mssen?

Die Pflege der Bilanz- und GuV-Struktur ist im SAP-Standard als Customi-
zing-Aktivitt gekennzeichnet, das heit, Sie knnen die Bilanz- und GuV-
Struktur im Standard nur im Entwicklungssystem pflegen und per Transpor-
tauftrag in das Produktivsystem bertragen.

Wenn Sie die Bilanz- und GuV-Struktur nicht ber das Entwicklungssystem
pflegen mchten, sondern direkt im Produktivsystem, knnen Sie den Trans-
portanschluss dafr deaktivieren. Beachten Sie, dass die im Folgenden be-
schriebene Deaktivierung des Transportanschlusses nur fr Produktivman-
danten mglich ist.

Und so gehts
Zur Durchfhrung der in diesem Tipp notwendigen Systemeinstellungen
wird ein Entwicklerschlssel bentigt. Lassen Sie deshalb SAP-Hinweis
200674 (Bil/GuV-Struktur: Pflege in produktiven Mandanten) von Ihrer Sys-
temadministration einbauen. Nach dem Einbau knnen Sie die Bilanz/GuV-
Struktur direkt im Produktivsystem pflegen, ohne einen Transportauftrag
dafr anlegen zu mssen. Rufen Sie einfach die Customizing-Transaktion
OB58 im Produktivsystem wie bisher im Entwicklungssystem auf.

Alternativ knnen Sie auch ber Transaktion FS00, das heit direkt nach
dem Anlegen eines neuen Sachkontos, dieses in die Bilanz/GuV-Struktur auf-
nehmen. Transaktion FS00 finden Sie auch ber folgenden Menpfad:

Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Stammdaten Sachkonten


Einzelbearbeitung Zentral

311
TEIL 7 Abschluss und Reporting

Klicken Sie auf die Schaltflche Bilanz/GuV-Struktur auswhlen, um die


Bilanz/GuV-Struktur zu ndern. Whlen Sie im Feld Bilanz/GuV... die Bilanz/
GuV-Struktur aus, die Sie ndern mchten, und klicken Sie auf das Icon
(Auswhlen).

Bilanz/GuV-Struktur auswhlen

Wenn Sie nun nach dem Bearbeiten auf das Icon (Sichern) klicken, wird
kein Transportauftrag abgefragt.

Bei der Pflege der Bilanz/GuV-Struktur direkt im Produktivsystem sollten Sie


klren, ob ein Transport aus dem Entwicklungssystem in das Produktivsys-
tem weiterhin mglich sein soll. Wenn die Bilanz/GuV-Struktur weiterhin in
das Produktivsystem transportiert werden kann, knnen Einstellungen, die
im Produktivsystem vorgenommen wurden, berschrieben werden. Lesen
Sie SAP-Hinweis 356483 (Customizing: Laufende Einstellungen im Testsys-
tem), wenn Sie den Transportanschluss im Entwicklungs- und Testsystem
ausschalten mchten.

brigens kann die Bilanz/GuV-Struktur auch aus dem Produktivsystem in


einen Transportauftrag aufgenommen und in das Entwicklungssystem
zurckgespielt werden. Wenden Sie sich dazu an Ihre Systemadministration.

312
Buchungen mit falschen Funktionsbereichen korrigieren Tipp 79

Tipp 79
Tipp 79 Buchungen mit falschen Funk-
tionsbereichen korrigieren
Sie setzen das Umsatzkostenverfahren ein und haben immer wieder Buchun-
gen auf falschen Funktionsbereichen? Wir zeigen Ihnen, wie Sie die Buchun-
gen korrigieren knnen.

Nicht nur bei der Einfhrung des Umsatzkostenverfahrens, sondern auch im


spteren Betrieb, knnen immer wieder einmal Buchungen mit falschen
oder fehlenden Funktionsbereichen auftreten. SAP stellt fr die erneute
Ableitung von falschen Funktionsbereichen den Report ZFCORRFA_FAGL
(vor Release ECC 5.0 RFCORRFA) zur Verfgung. Dieser Report kann Funk-
tionsbereiche jedoch nicht in allen Ledgern korrigieren, z. B. mssen Belege
der klassischen Profit-Center-Rechnung separat korrigiert werden. Auer-
dem bucht der Korrekturreport keine Belege, sondern aktualisiert die origi-
nr gebuchten Belege und schreibt einen nderungsbeleg zu den Belegen
fort. Wenn Sie dies nicht mchten, sondern Korrekturbuchungen bevorzu-
gen, finden Sie in diesem Tipp eine Mglichkeit, mit der Sie auf einfache und
transparente Weise Buchungen auf falsche Funktionsbereiche korrigieren
knnen.

Und so gehts
Buchungen mit falschen Funktionsbereichen knnen Sie mittels Korrektur-
buchungen korrigieren. Auf diese Weise knnen Sie alle notwendigen An-
passungen auf Belegbasis vornehmen, unabhngig davon, welche Teilkom-
ponenten Sie einsetzen.

Wir empfehlen Ihnen, ein Erfolgskonto fr diese Korrekturbuchungen (im


Folgenden als Korrekturkonto bezeichnet) anzulegen und diesem einen
Dummy-Funktionsbereich zuzuordnen. Dadurch knnen Sie die Betrge, die
unter Umstnden auf dem Korrekturkonto stehen bleiben, transparent in

313
TEIL 7 Abschluss und Reporting

Ihrer Bilanz/GuV-Struktur darstellen. Wie Sie Dummy-Funktionsbereiche


anlegen, knnen Sie in Tipp 90, Dummy fr Funktionsbereiche einrichten,
nachlesen.

Wir empfehlen deshalb ein eigenes Sachkonto, da nach Abschluss der Kor-
rekturbuchungen der Saldo des Kontos immer null sein muss. Ordnen Sie
das Korrekturkonto in der Bilanz/GuV-Struktur am besten dem Abschnitt
Konten mit Saldo null zu, um im Monatsabschluss sicherzustellen, dass
kein Saldo aus Korrekturbuchungen stehen bleibt.

Sachkonto fr Korrektur des Funktionsbereichs

Nachdem das Konto definiert ist, knnen Sie die Korrekturbuchung durch-
fhren. Lassen Sie uns dies anhand eines Beispiels aufzeigen: Der Kosten-
stelle 6600 ist der falsche Funktionsbereich 250 zugeordnet worden. Bis die
falsche Zuordnung entdeckt wird, sind bereits Betrge auf die Kostenstelle
gebucht.

Buchungen auf Kostenstelle 6600

Konto Betrag Funktionsbereich

4711 5.000 250

4712 3.000 250

Buchungen mit falschem Funktionsbereich

314
Buchungen mit falschen Funktionsbereichen korrigieren Tipp 79

Falls es in Ihrem Unternehmen mglich ist, sollten Sie vor der Korrektur der
Kostenstelle organisatorisch sicherstellen, dass so lange keine Buchungen auf
die Kostenstelle stattfinden, bis Sie die Korrekturbuchungen durchgefhrt
haben. Damit knnen Sie ausschlieen, dass whrend der Korrektur weitere
Buchungen mit dem falschen Funktionsbereich auftreten.

Um die Korrektur vorzunehmen, buchen Sie in einer ersten Buchung die


Betrge mit dem falschen Funktionsbereich, das heit unter Kontierung der
Kostenstelle (6600), von den bebuchten Sachkonten auf das Korrekturkonto
um. Nachdem diese Buchung durchgefhrt ist, muss der Funktionsbereich in
der Kostenstelle auf den korrekten Wert gendert werden. In unserem Bei-
spiel tragen wir den vorgesehenen Funktionsbereich 300 in Kostenstelle
6600 ein.

Nach der Korrektur der Kostenstelle knnen Sie die Betrge ber eine wei-
tere Korrekturbuchung unter Kontierung auf die Kostenstelle (6600) vom
Korrekturkonto auf die ursprnglichen Sachkonten zurckbuchen. Auf der
Kostenstelle sind nun die Einzelposten aus der folgenden Tabelle gebucht.

Buchungen auf Kostenstelle 6600

Konto Betrag Funktionsbereich

4711 5.000 250

4712 3.000 250

4711 5.000 250

4712 3.000 250

4711 5.000 300

4712 3.000 300

Einzelposten der Kostenstelle

In der folgenden Abbildung ist die Vorgehensweise nochmals im berblick


dargestellt. Nach der Durchfhrung aller notwendigen Schritte sind die Be-
trge korrekt gebucht und das Korrekturkonto bzw. der Dummy-Funktions-
bereich hat wieder einen Null-Saldo.

315
TEIL 7 Abschluss und Reporting

Konto 4711 Konto 4712

1) FB 250 5.000 2) FB 250 5.000 1) FB 250 3.000 2) FB 250 3.000


3) FB 300 5.000 3) FB 300 3.000

Korrekturkonto
Buchungen
1) Buchungen mit falschem Fuktionsbereich (FB) 1) FB 999 8.000 3) FB 999 8.000
2) 1. Korrekturbuchung vor Korrektur der Kostenstelle
3) 2. Korrekturbuchung nach Korrektur der Kostenstelle

Buchungen im berblick

316
Aus der Bilanz in andere Berichte abspringen Tipp 80

Tipp 80
Tipp 80 Aus der Bilanz in andere
Berichte abspringen
Sie mchten von der Bilanz- und GuV-Struktur aus z. B. die Einzelposten zu
einem Konto oder die Saldenanzeige aufrufen?

Inzwischen ist es mglich, aus der Bilanz- und GuV-Struktur heraus andere
Berichte aufzurufen, wie z. B. die Saldenanzeige oder Einzelposten. SAP hat
hier die Funktionalitt der Bericht-Bericht-Schnittstelle eingebunden.

Und so gehts
Rufen Sie die Bilanz- und GuV-Struktur mit der Ausgabeoption ALV Grid
Control auf. Rufen Sie dazu folgenden Menpfad auf:

Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Infosystem Berichte zum


Hauptbuch (neu) Bilanz/GuV/Cash Flow Allgemein Ist-/Ist Vergleiche
Bilanz/GuV

Die Einstellungen fr die Ausgabeoption ALV Grid Control befinden sich im


Abschnitt Listausgabe.

Einstellung fr die Ausgabeoption

317
TEIL 7 Abschluss und Reporting

Bilanz anzeigen

Whlen Sie im Men Einstellungen Berichtszuordnung, um Berichte zuzu-


ordnen.

Berichte zuordnen

Klicken Sie auf das Icon (Zeile einfgen), um einen neuen Bericht auszu-
whlen. Sie knnen verschiedene Arten von Berichten auswhlen:

Berichtsheft
BW Query
SAP Query
Recherche

318
Aus der Bilanz in andere Berichte abspringen Tipp 80

ABAP-Report
Report-Writer
Transaktion
In unserem Beispiel sollen die Saldenanzeige und die Einzelpostenliste zuge-
ordnet werden. Klicken Sie auf die Schaltflche Anderer Berichtstyp, whlen
Sie Transaktion aus, und geben Sie in das Feld Transaktionscode die Transak-
tion FS10N bei Verwendung des klassischen Hauptbuchs bzw. FAGLB03 bei
Verwendung des neuen Hauptbuchs fr die Saldenanzeige ein. Wiederholen
Sie die Schritte, und geben Sie die Transaktion FBL3N (klassisches Haupt-
buch) bzw. FAGLL03 (neues Hauptbuch) ein. Sichern Sie schlielich die Ein-
stellungen mit einem Klick auf das Icon (Sichern).

Transaktionscode

Nun knnen Sie ber Springen Bericht aufrufen z. B. die Einzelpostenliste


aufrufen, indem Sie den Wert markieren, fr den Sie die Einzelposten anzei-
gen mchten.

Bericht auswhlen

Ab welchem Releasestand diese Funktionalitt zur Verfgung steht, knnen


Sie SAP-Hinweis 1696349 entnehmen. Beachten Sie gegebenenfalls auch
verwandte Hinweise.

319
TEIL 7 Abschluss und Reporting

Tipp 81
Tipp 81 Bilanzreport mit Ledger-
Vergleich fr das neue Haupt-
buch erstellen
Nutzen Sie das neue Hauptbuch, und mchten Sie die Ist-Daten eines Ledgers
mit den Ist-Daten eines anderen Ledgers vergleichen?

Sie nutzen das neue Hauptbuch und setzen die Ledger-Lsung ein? Dann
mchten Sie eventuell Ist-Daten aus verschiedenen Legdern einander gegen-
berstellen. Mit EHP 5 SP 2 liefert SAP einen Report aus, ber den Sie die Ist-
Daten eines Ledgers mit denen eines anderen Ledgers vergleichen knnen.
Mithilfe des Reports knnen Sie Abweichungen aufzeigen und direkt in Ein-
zelposten abspringen, um diese zu berprfen.

Und so gehts
Lassen Sie sich von Ihrer Systembetreuung den Bericht 0SAPBSPL-01 analog
zu SAP-Hinweis 1465948 (Recherche NewGL: Ledgervergleich) einbauen.
Sie knnen in Ihrem System auerdem fr den Bericht eine Transaktion ver-
geben und diese in das SAP-Bereichsmen einfgen lassen. Die Informatio-
nen dazu finden Sie ebenfalls im genannten SAP-Hinweis. In unserem
Demosystem befindet sich der Bericht unter folgendem Meneintrag:

Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Infosystem Berichte zum


Hauptbuch (neu) Bilanz/GuV/Cash Flow Allgemein Ist-/Ist Vergleiche
Bilanz/GuV Ledgervergleich

Sie gelangen in das Bild Selektion: Ledgervergleich. Geben Sie den Wh-
rungstyp (10) ein. Schrnken Sie auf weitere Merkmale ein, wie z. B. auf den
Buchungskreis (2100).

320
Bilanzreport mit Ledger-Vergleich fr das neue Hauptbuch erstellen Tipp 81

Felder fr Berichtsselektion ausfllen (1)

Scrollen Sie im Bild nach unten, bis der Abschnitt Berichtsselektionen er-
scheint. Geben Sie die Bilanz- und GuV-Struktur in das Feld Bil/GuV-Struk-
tur, das erste Ledger, das Sie auswerten mchten, in das Feld Ledger, sowie
das Geschftsjahr, Periode von und Periode bis ein. Tragen Sie auerdem das
Vergleichsledger, das Vergleichsjahr, die Vergl. Periode von und Vergl. Peri-
ode bis ein. Rufen Sie den Bericht mit einem Klick auf das Icon (Ausfh-
ren) auf.

Felder fr Berichtsselektion ausfllen (2)

Sie gelangen in das Bild Ledgervergleich ausfhren: bersicht. Klicken Sie


auf die Spaltenberschrift Bil/GuV-Pos/Konto in der Berichtsanzeige. Kli-
cken Sie dann auf Kontonummer im Abschnitt Navigation.

321
TEIL 7 Abschluss und Reporting

Ledger-Vergleich bersicht anzeigen

Nun wird im Bericht in der Schlsselspalte (links) die Kontonummer bzw.


deren Bezeichnung angezeigt, in der zweiten Spalte das erste Ledger (Ledger
0L), in der dritten Spalte das Vergleichs-Ledger (Ledger L1) und in der letz-
ten Spalte ganz rechts die Abweichung zwischen den beiden Ledgern.

Ledger-Vergleich Report anzeigen

322
Bilanzreport mit Ledger-Vergleich fr das neue Hauptbuch erstellen Tipp 81

Um die Buchungen zu einzelnen Werten genauer analysieren zu knnen,


knnen Sie direkt aus dem Bericht in die Einzelpostenanzeige abspringen.
Markieren Sie dazu den Wert, zu dem Sie die Einzelposten aufrufen mch-
ten, und whlen Sie im Men Springen Bericht aufrufen.

Markieren Sie den Bericht, in den Sie abspringen mchten, z. B. Sachkonten


Einzelpostenliste, und klicken Sie auf das Icon (Auswhlen).

Bericht auswhlen

Die Einzelpostenliste in der Hauptbuchsicht wird aufgerufen. Nach der ber-


prfung der Buchungen knnen Sie ber das Icon (Zurck) wieder in den
Report zum Ledger-Vergleich zurckkehren.

Sachkonten Einzelpostenliste

323
TEIL 7 Abschluss und Reporting

Tipp 82
Tipp 82 Accrual Engine fr Abgren-
zungsbuchungen einsetzen
Lesen Sie hier, wie Sie mithilfe der Accrual Engine Abgrenzungsbuchungen
automatisieren knnen. Bei einer parallelen Rechnungslegung knnen Sie
dabei auf verschiedene Konten oder in unterschiedliche Ledger buchen.

Die bereits seit Langem zur Verfgung stehende Transaktion FBD1 (Dauer-
beleg) ermglicht es Ihnen, laufend wiederkehrende Buchungen ber einen
Dauerbuchungsbeleg zu definieren und automatisiert zu verbuchen. Trans-
aktion FBD1 kann jedoch keine ledgerspezifischen Buchungen ausfhren.
Auerdem knnen Sie keine Berechnungen vornehmen lassen, das heit, Sie
mssen die zu buchenden Abgrenzungsbetrge selbst ermitteln und im Dau-
erbeleg eintragen.

Mithilfe der Accrual Engine knnen Sie Gesamtbetrge erfassen und diese
ber selbst definierbare Algorithmen auf die Laufzeit verteilen lassen. In die-
sem Tipp stellen wir Ihnen die Accrual Engine anhand eines einfachen Bei-
spiels vor.

Und so gehts
Um die Accrual Engine nutzen zu knnen, mssen Sie die Erweiterung EA-
FIN aktivieren. Beachten Sie jedoch, dass bei der Aktivierung von EA-FIN
noch weitere Zusatzfunktionalitten aktiviert werden. Wir erwhnen hier
vor allem die neue Abschreibungsrechnung, die ber EA-FIN ebenfalls akti-
viert wird. Prfen Sie daher sehr genau, ob die neue Abschreibungsrechnung
in der Anlagenbuchhaltung aktiviert werden darf. Weiterfhrende Hinweise
zur neuen Abschreibungsrechnung erhalten Sie in SAP-Hinweis 965032
(Unterschiede der Alten und Neuen Abschreibungsrechnung). Nach der Ak-
tivierung der Erweiterung EA-FIN stehen die Transaktionen zur Accrual
Engine im Menpfad bereit.

324
Accrual Engine fr Abgrenzungsbuchungen einsetzen Tipp 82

Im ersten Schritt mssen Sie ein Abgrenzungsobjekt anlegen. Rufen Sie dazu
Transaktion ACACTREE01 oder folgenden Menpfad auf:

Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Periodische Arbeiten


Manuelle Abgrenzungen Abgrenzungsobjekte anlegen

Sie gelangen in das Bild Abgrenzungsobjekt anlegen. Geben Sie den


Buchungskreis (1000), den Abgrenzungsobjekttyp (0RENTING) und eine
Beschreibung in das Feld Text ein. Erfassen Sie im Feld Laufzeit Anfang das
Beginndatum und im Feld Laufzeit Ende das Enddatum fr das Abgrenzungs-
objekt.

Abgrenzungsobjekt Kopfdaten erfassen

Klicken Sie nun auf das Icon (Zeile anhngen) auf der Registerkarte Po-
sitionsdaten. Es wird eine neue Zeile eingeblendet. Whlen Sie im Feld
Abgrz.Art die Abgrenzungsart (COSTSP) und im Feld RLV die Rechnungsle-
gungsvorschrift (HGB) aus. Die Rechnungslegungsvorschrift ist einem Ledger
zugeordnet. ber sie wird somit gesteuert, in welches Ledger die Abgren-
zung gebucht wird. Tragen Sie in das Feld Abzugrenzend. Betrag den Ge-
samtbetrag ein, den Sie abgrenzen mchten (120.000,00), und in das Feld
AWhrg die Whrung, in der die Abgrenzung gebucht werden soll (EUR). Das
Feld Gesamte abzugr. Menge und die zugehrige Mengeneinheit (Feld Ein-
heit) sind nur rein informatorisch nutzbar. Sie knnen die Abgrenzungsme-
thode im Feld Abgr.Meth. (LINEAR) an dieser Stelle direkt vorgeben oder
ber das Customizing vorschlagen lassen. Die Abgrenzungsmethode be-
stimmt, wie die Werte auf die Laufzeit verteilt werden. SAP liefert einige Ab-
grenzungsmethoden im Standard aus. Darber hinaus besteht die Mglich-
keit, kundenspezifische Abgrenzungsmethoden zu implementieren.

325
TEIL 7 Abschluss und Reporting

Abgrenzungsobjekt Positionsdaten erfassen

Klicken Sie auf die Registerkarte Kontierungen, und tragen Sie die Kontie-
rung ein. In unserem Beispiel sollen die Abgrenzungsbuchungen auf Kosten-
stelle 1101 gebucht werden.

Abgrenzungsobjekt Kontierung erfassen

Vor dem Sichern knnen Sie sich die berechneten Betrge und Buchungszeit-
rume anzeigen lassen, indem Sie auf die Schaltflche Prfen und Simulieren
klicken. Klicken Sie auf das Icon (Sichern), um das Abgrenzungsobjekt zu
speichern.

Berechnete Abgrenzungen anzeigen

Nachdem die Abgrenzungsobjekte angelegt sind, knnen die Abgrenzungs-


buchungen durchgefhrt werden. Rufen Sie dazu Transaktion ACACACT
oder folgenden Menpfad auf:

326
Accrual Engine fr Abgrenzungsbuchungen einsetzen Tipp 82

Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Periodische Arbeiten


Manuelle Abgrenzungen Periodischen Abgrenzungslauf starten

Sie gelangen in das Bild Manuelle Abgrenzungen: Periodischen Abgren-


zungslauf starten. Geben Sie den Buchungskreis (1000) ein. Optional kn-
nen Sie zustzlich auf die Rechnungslegungsvorschrift, die Abgrenzungsart,
den Abgrenzungsobjekttyp (0RENTING) und die Abgrenzungsobjektnum-
mer (0000000000000000100002) einschrnken.

Abgrenzungslauf ausfhren

Geben Sie den Stichtag fr die Abgrenzung in das Feld Stichtag Abgrenzung
(31.01.2014) ein. Als Ausfhrungsart wird N fr Normal vorgeschlagen.
Fhren Sie den Abgrenzungslauf bei der erstmaligen Ausfhrung mit dieser
Ausfhrungsart aus. Sollte ein Wiederholungslauf erforderlich sein, mssen
Sie diesen mit der Ausfhrungsart R fr Wiederholung starten. Sie haben
die Mglichkeit, den Abgrenzungslauf zunchst im Testmodus auszufhren.
Aktivieren Sie dazu die Checkbox Testlauf.

Nach erfolgreichem Abgrenzungslauf knnen Sie im angezeigten Protokoll


direkt in den FI-Beleg springen, indem Sie auf die Belegnummer im Feld
Ref.Beleg klicken.

327
TEIL 7 Abschluss und Reporting

Protokoll anzeigen

Den Abgrenzungslauf knnen Sie auch als periodischen Batch-Job einplanen.


Dadurch, dass im Gegensatz zur Funktionalitt der Dauerbuchungsbelege
keine Batch-Input-Mappen abgespielt werden mssen, knnen Sie mit der
Accrual Engine den Monatsabschluss schneller durchfhren.

328
Rollierende/jahresbergreifende Bilanzen darstellen Tipp 83

Tipp 83
Tipp 83 Rollierende/jahresber-
greifende Bilanzen darstellen
Mchten Sie die Bilanz und GuV rollierend, also geschftsjahresbergreifend
ausgeben? Wir zeigen Ihnen, wies geht.

In der Regel wird die Bilanz fr den Zeitraum eines Geschftsjahres ausge-
wertet. Eventuell mchten Sie jedoch darber hinaus die Bilanz und GuV rol-
lierend, das heit ber die Grenzen des Geschftsjahres hinweg betrachten,
um die aktuellsten Entwicklungen Ihrer Zahlen zu analysieren.

Und so gehts
Rufen Sie Transaktion S_ALR_87012284 oder folgenden Menpfad auf, um
die Bilanz und GuV aufzurufen:

Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Infosystem Berichte zum


Hauptbuch Bilanz/GuV/Cash Flow Allgemein Ist-/Ist Vergleiche
Bilanz/GuV

Sie gelangen in das Selektionsbild zur Bilanz und GuV. Geben Sie den
Buchungskreis (1000) und die Bilanz/GuV-Struktur (YIKR) ein. Auerdem
mssen Sie folgende Felder fllen:

Berichtsjahr
Berichtsperioden (von und bis)
Vergleichsjahr
Vergleichsperioden (von und bis)

329
TEIL 7 Abschluss und Reporting

Die Eintrge in den Jahres- und Periodenfeldern spielen keine Rolle, wenn
Sie eine geschftsjahresbergreifende Bilanz und GuV aufrufen mchten. Sie
mssen jedoch gefllt sein, da es sich um Muss-Felder handelt. Wechseln Sie
anschlieend auf die Registerkarte Sonderauswertungen.

Selektionsbild zu Bericht Bilanz/GuV

Erfassen Sie im Feld Bilanzart den Wert 2 fr Bewegungsbilanz. Aktivieren


Sie die Checkbox alternative Zeitraumsabgr., und geben Sie in die Felder
Berichts-Kalenderzeitraum (01.04.2013) und bis (31.03.2014) den Zeitraum
ein, fr den Sie die Bilanz und GuV aufrufen mchten.

Optional knnen Sie einen Vergleichszeitraum gegenberstellen, den Sie in


den Feldern Vergleichs-Kalenderzeitraum und bis definieren knnen.
Anschlieend knnen Sie den Bericht durch einen Klick auf das Icon
(Ausfhren) ausfhren.

330
Rollierende/jahresbergreifende Bilanzen darstellen Tipp 83

Angaben fr rollierende Bilanz und GuV erfassen

331
TEIL 7 Abschluss und Reporting

Tipp 84
Tipp 84 Sets und Kontengruppen
auf Basis der Bilanzstruktur
erstellen
Sie haben die Bilanz- und GuV-Struktur erstellt und mchten die gleiche
Kontenstruktur in anderen Berichten verwenden? Lesen Sie, wie Sie Sets
und Kontengruppen automatisch erzeugen knnen.

Wenn Sie in Report-Painter- oder Report-Writer-Berichten die Konten wie in


der Bilanz- und GuV-Struktur ausgeben mchten, mssen Sie dafr Sets bzw.
Kontengruppen definieren. Mithilfe des Programms RGSBIL00 knnen Sie
alle notwendigen Sets und Kontengruppen auf Basis der Bilanz- und GuV-
Struktur automatisch erzeugen.

Und so gehts
Rufen Sie Transaktion SA38 auf, und starten Sie das Programm RGSBIL00. Es
ffnet sich ein neues Fenster.

Set-Hierarchie erzeugen

332
Sets und Kontengruppen auf Basis der Bilanzstruktur erstellen Tipp 84

Tragen Sie die Bilanz/GuV-Struktur ein (YIKR), die als Vorlage dienen soll.
Sie knnen whlen, ob Sie Sets oder Kontengruppen anlegen mchten. Sie
haben die Wahl zwischen folgenden Optionen:

Kontengruppe (EC-PCA)
Fr Kontengruppen kann ein Prfix vorangestellt oder ein Suffix ange-
hngt werden. Dies kann ntzlich sein, wenn die Bilanz/GuV-Struktur
grundlegend gendert werden muss. In diesem Fall knnen Sie die Kon-
tengruppen mit einem Prfix oder Suffix erzeugen, z. B. Prfix 2012 fr die
Kontengruppe, die bis 2012 gltig ist bzw. war, 2013 fr die Konten-
gruppe, die ab 2013 gltig ist etc.

Set
Fr Sets kann nur ein Prfix vorangestellt werden. Die Verwendung des
Prfixes ist analog zur Kontengruppen. Die Felder Tabelle und Feldname
werden automatisch gefllt.

Klicken Sie auf das Icon (Ausfhren), um das Programm auszufhren.


Anschlieend wird die Struktur angezeigt.

Erzeugte Set-Hierarchie

333
TEIL 7 Abschluss und Reporting

In der Liste werden die technischen Namen (links) und die Bezeichnungen
(rechts) der angelegten Sets bzw. Kontengruppen angezeigt. Bei Bedarf
knnen vor dem Sichern noch nderungen vorgenommen werden. Sie
knnen z. B. die Bezeichnungen anpassen oder auch einzelne Konten
anders zuordnen. Nach dem Speichern stehen die Sets bzw. Kontengrup-
pen zur Verfgung.

334
Selektionsvarianten mit Variablen definieren Tipp 85

Tipp 85
Tipp 85 Selektionsvarianten mit
Variablen definieren
Sie mchten ein Programm als Job im Monatsabschluss einplanen, fr das
automatisch der Monatsletzte als Datum herangezogen werden soll? Zu
diesem Zweck knnen Sie auf Variablen zurckgreifen.

Sie haben die Mglichkeit, in Selektionsvarianten Variablen einzusetzen.


ber die Variablen knnen verschiedene Werte abgeleitet werden, wie z. B.
der Monatsletzte des laufenden oder des Vormonats. Diese Funktionalitt
kann im Monatsabschluss sehr hilfreich sein, insbesondere in Fast-Close-Sze-
narien. Sie knnen damit Programme als Hintergrundjobs einplanen und
somit Zeit sparen.

Und so gehts
Wir zeigen Ihnen den Einsatz von Variablen in Selektionsvarianten anhand
der Fremdwhrungsbewertung. Rufen Sie dazu im Men folgenden Pfad auf:

Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Periodische Arbeiten


Abschluss Bewerten Fremdwhrungsbewertung (neu)

In unserem Beispiel mchten wir, dass das Programm automatisch abhngig


vom Systemdatum die Datumsfelder Stichtag der Bewertung, Belegdatum,
Buchungsdatum und Storno-Buchungsdatum eintrgt.

Whlen Sie nach dem Aufrufen der Transaktion Springen Varianten Vari-
ante sichern als. Sie gelangen in ein neues Fenster. In der zweiten Spalte von
links werden die Felder aufgefhrt, die sich im Selektionsbild befinden. Tra-
gen Sie in die Spalte Selektionsvariable zum Feld Stichtag der Bewertung ein
D fr dynamische Datumsberechnung ein. Whlen Sie ganz rechts in der
Spalte Name der Variablen den Eintrag Letzter Tag des Vormonats aus.

335
TEIL 7 Abschluss und Reporting

Wiederholen Sie diese Eingaben fr die Felder Belegdatum, Buchungsdatum


und Storno-Buchungsdatum, wobei Sie fr das Storno-Buchungsdatum den
Eintrag Erster des aktuellen Monats auswhlen. Vergeben Sie einen Varian-
tennamen und eine Bedeutung, und sichern Sie dies mit einem Klick auf das
Icon (Sichern).

Variantenattribute

Wenn Sie den Bericht nun mit den gesicherten Einstellungen aufrufen, wer-
den die Datumsfelder automatisch gefllt.

Fremdwhrungsbewertung

336
Reportvarianten transportieren Tipp 86

Tipp 86
Tipp 86 Reportvarianten transportieren
Sie haben in einem System eine komplexe Selektionsvariante fr ein Pro-
gramm angelegt und bentigen diese in weiteren Systemen? Wir verraten
Ihnen, wie Sie Selektionsvarianten transportieren knnen.

Sie knnen Selektionsvarianten, auch Reportvarianten genannt, von einem


System in ein anderes transportieren. Voraussetzung dafr ist, dass Sie die
Berechtigung zum Anlegen von Transportauftrgen haben.

Und so gehts
In unserem Beispiel wurde eine komplexe Selektion fr Debitorenposten
ber Transaktion FBL5N eingerichtet und als Selektionsvariante Z_BEISPIEL
gespeichert. Sollten Sie nicht wissen, wie Sie eine Selektionsvariante spei-
chern, knnen Sie dies in Tipp 9, Mit Selektionsvarianten arbeiten, nachle-
sen. Um die Reportvariante in weitere Systeme transportieren zu knnen,
mssen Sie zunchst den Namen des Programms in Erfahrung bringen, zu
dem die Variante angelegt wurde.

Rufen Sie dazu das Programm auf, in unserem Beispiel Transaktion FBL5N,
und whlen Sie im Men System Status. Es ffnet sich ein neues Fenster.

Systemstatus

337
TEIL 7 Abschluss und Reporting

Im Abschnitt Repository-Daten finden Sie den Report RFITEMAR. Rufen Sie


Transaktion SA38 auf, und geben Sie im Feld Report RFITEMAR ein. Whlen
Sie im Men Springen Varianten. Es ffnet sich ein neues Fenster. Whlen
Sie hier in der Menleiste Hilfsmittel Transportauftrag aus. Sie gelangen
in ein neues Bild.

Reportvariante transportieren

Klicken Sie auf das Icon (Ausfhren). In einem neuen Fenster werden die
transportierbaren Varianten angezeigt. Markieren Sie die Variante(n), die Sie
transportieren mchten, und klicken Sie auf Weiter.

Transport von Varianten

Nehmen Sie die Variante(n) entweder in einen bestehenden Transportauf-


trag auf, oder legen Sie einen neuen Auftrag an. Nun steht die Variante be-
reit, um in ein anderes System bertragen zu werden.

338
TEIL 8
TEIL 8 Integrationsaspekte
SAP ist ein System, in dem die einzelnen Komponenten stark miteinander
integriert sind. In FI entstehen viele Buchungen, die durch Prozesse in vorge-
lagerten Komponenten ausgelst werden. In diesem Teil zeigen wir Ihnen, wie
Sie z. B. die Kontenfindung fr Prozesse nachvollziehen knnen, die in der
Komponente MM abgewickelt werden. Wir stellen Ihnen die Abwicklung von
Anlagenzugngen ber Investitionsmanahmen vor und wie Sie Plan-
Abschreibungen fr zuknftige Investitionen ermitteln knnen. Erfahren Sie
auerdem, wie Sie mit der integrierten Anzahlungsabwicklung im Einkauf
arbeiten knnen, berleitungsfehler fr Fakturen aus SD beseitigen und vieles
mehr.

Tipps in diesem Teil


Tipp 87 MM-Kontenfindung nachvollziehen ....................................... 340
Tipp 88 Report Bilanzwert pro Konto im Abschluss einsetzen .......... 342
Tipp 89 CO-Kontierungen automatisch ableiten ................................. 347
Tipp 90 Dummy fr Funktionsbereiche einrichten ............................... 350
Tipp 91 Ableitung von Funktionsbereichen beeinflussen ..................... 355
Tipp 92 Anlagenzugnge ber Investitionsmanahmen abwickeln ...... 359
Tipp 93 Plan-Abschreibungen fr zuknftige Investitionen
ermitteln ............................................................................... 365
Tipp 94 Planung von CO in FI bernehmen ........................................ 371
Tipp 95 Anzahl der FI-Belegpositionen reduzieren .............................. 375
Tipp 96 Mit der integrierten Anzahlungsabwicklung arbeiten ............. 379
Tipp 97 berleitungsfehler aus SD prfen und beseitigen ................... 385
Tipp 98 Erlskontenfindung nachvollziehen ........................................ 388
Tipp 99 SD-Beleginformationen an FI-Beleg bergeben ...................... 390
Tipp 100 Anzahlungsabwicklung ber Basiskonditionen in
SD abbilden ........................................................................... 394

339
TEIL 8 Integrationsaspekte

Tipp 87
Tipp 87 MM-Kontenfindung nach-
vollziehen
Sie mchten wissen, durch welche Vorgnge aus der Materialwirtschaft ein
Konto bebucht wird? Mit einem Report knnen Sie herausfinden, welchem
Konto welche Vorgnge zugeordnet sind.

Bei Vorgngen in der Bestandsfhrung und Rechnungsprfung werden auto-


matisch Sachkonten in FI bebucht. Hufig tritt die Frage auf, von welchem
Buchungsvorgang eine Buchung ausgelst wurde. ber den FI-Beleg ist dies
nur begrenzt nachvollziehbar. Es gibt jedoch einen Report, der aufzeigt, wel-
chem Konto welche Vorgnge zugeordnet sind.

Und so gehts
Rufen Sie die Transaktion SA38 auf, und starten Sie das Programm
RM07C030_LIST. Es ffnet sich ein neues Fenster.

Selektion

Geben Sie den Buchungskreis und den Bewertungskreis ein, und fhren Sie
das Programm aus. Sie erhalten eine Liste in einem neuen Fenster.

340
MM-Kontenfindung nachvollziehen Tipp 87

Verwendungsnachweis

In der Liste sind die Konten gelb unterlegt. Neben der Kontonummer sehen
Sie hier auch die Bezeichnung des Kontos und ob es sich um ein Bilanz- oder
um ein GuV-Konto handelt. Jeweils darunter werden die Vorgnge aufge-
fhrt, die das Konto bebuchen. Je nach Vorgang wird zustzlich die Abhn-
gigkeit von der Bewertungsklasse angegeben. In unserem Beispiel wird das
Konto 522050 bei Vorgang GBB/VQY und den Bewertungsklassen 7900 und
7920 bebucht.

341
TEIL 8 Integrationsaspekte

Tipp 88
Tipp 88 Report Bilanzwert pro Konto
im Abschluss einsetzen
Ermitteln Sie mithilfe des Reports Bilanzwert pro Konto den Niederstwert
fr Materialien. Mit dem Report Bilanzwert pro Konto knnen Sie die
Preisfelder des Materialstamms gegenberstellen und so den Niederstwert
ermitteln.

Wenn Sie unter Verwendung der Programme der Niederstwertermittlung


(z. B. Niederstwert nach Marktpreis, Reichweite oder Gngigkeit) Ihre steu-
erlichen Bewertungspreise ermitteln, knnen Sie die ermittelten Preise in
eines der Preisfelder im Materialstamm fortschreiben: Steuerrechtlicher
Preis 1 bis Steuerrechtlicher Preis 3 oder Handelsrechtlicher Preis 1 bis Han-
delsrechtlicher Preis 3.

Mithilfe des Reports Bilanzwert pro Konto knnen Sie Preise auswerten
und dem Bewertungspreis gegenberstellen. Die Ergebnisse aus der Gegen-
berstellung knnen in einer Liste ausgegeben und als Buchungsgrundlage
im Abschluss verwendet werden.

Und so gehts
In unserem Beispiel gehen wir davon aus, dass der Niederstwert nach Markt-
preisen in das Feld Steuerrechtlicher Preis 1 im Materialstamm fortgeschrie-
ben wurde. Nun mchten wir den Wert des Feldes Steuerrechtlichen Preis 1
dem Bewertungspreis gegenberstellen.

Den Report Bilanzwert pro Konto finden Sie im Benutzermen der Mate-
rialbewertung. Rufen Sie folgenden Eintrag im Menpfad auf:

Logistik Materialwirtschaft Bewertung Bilanzbewertung Ergebnisse


Bilanzwert pro Konto

342
Report Bilanzwert pro Konto im Abschluss einsetzen Tipp 88

Bilanzwerte pro Konto Selektion

Tragen Sie den Buchungskreis (1000) und den Abschluss-Stichtag


(25.08.2013) ein. Optional knnen Sie die Selektion nach Material, Werk,
Bewertungsart, Materialart, Bewertungsklasse oder Warengruppe ein-
schrnken. Klicken Sie auf die Schaltflche Preise / Stufen. Es ffnet sich ein
neues Fenster.

Preise/Stufen

343
TEIL 8 Integrationsaspekte

Aktivieren Sie auf der Registerkarte Inventurpreise die Checkbox Steuer-


rechtlicher Preis 1, und tragen Sie in das Feld Stufe 1 Steuerwert ein. Der
Begriff Steuerwert wird spter in der Ergebnisliste als berschrift fr die
Werte des Feldes Steuerrechtlicher Preis 1 ausgegeben. Aktivieren Sie die
Checkbox zu Stufe 0 in der Spalte Keine Aufwertung. Die Checkbox bewirkt,
dass, wenn der Wert im Feld Steuerrechtlicher Preis 1 hher ist als der
Bewertungspreis (der mit der Stufe 0 gleichgesetzt wird) der Bewertungs-
preis als Inventurpreis bernommen wird. Es wird also berprft, welcher
Preis niedriger ist, und der niedrigere Preis wird als Inventurpreis bernom-
men. Klicken Sie auf das Icon (Weiter), um die Einstellungen zu berneh-
men und in das Ausgangsbild zurckzukehren.

Als Nchstes nehmen wir die Einstellungen vor, wie die Liste aussehen soll,
die nach der Programmausfhrung ausgegeben wird. Klicken Sie auf die
Schaltflche Listaufbereitung. Es ffnet sich ein neues Fenster.

Listaufbereitung

Aktivieren Sie die Checkbox Details ausgeben, um die Details pro Material-
nummer zu erhalten, die Checkbox Summen ausgeben, um die Summe pro
Bestandskonto zu erhalten, und die Checkbox Druckaufbereitung, um die
Liste als Buchungsnachweis ausdrucken zu knnen. Klicken Sie auf das Icon
(Weiter), um die Einstellungen zu bernehmen. Sie gelangen in das Aus-
gangsbild. Klicken Sie nun auf das Icon (Ausfhren), um den Bericht aus-
zufhren.

344
Report Bilanzwert pro Konto im Abschluss einsetzen Tipp 88

Bilanzwerte pro Konto Liste

In der Liste werden folgende Werte pro Bewertungsklasse (BwtK), Material


und Bewertungsart (BewertArt) ausgebeben:

Bestandsmenge
Basismengeneinheit (BME)
Bestandswert (Bewertungspreis Bestandsmenge)
Steuerwert (steuerrechtlicher Preis 1 Bestandsmenge)
Bilanzwert (niedrigerer Preis aus der Gegenberstellung des Bewertungs-
preises mit dem Wert des Feldes Steuerrechtlicher Preis 1)

Grn unterlegt sind die Preise bzw. Werte, bei denen ein niedrigerer Preis
als der Bewertungspreis ber den Report ermittelt wurde.

In unserem Beispiel wurde fr die Bewertungsklasse 1000 und das Material


1689 die Bestandsmenge von 100 KG, ein Bestandswert von 80,00 und ein
Steuerwert von 78,00 ermittelt. Nach Anwendung des Niederstwertprinzips
ergibt sich ein Bilanzwert von 78,00. Der Steuerwert ist grn unterlegt, da er
niedriger ist als der Bestandswert.

Darunter erscheinen gelb unterlegt Summenzeilen pro Bewertungsklasse


(1000) und Sachkonto (300000). Da die beiden Summen identisch sind,
beschrnken wir uns auf die Summe pro Sachkonto. Im Beispiel ergibt sich
ein Bestandswert fr alle Materialien von 950,90 und ein Steuerwert von
946,70. Der niedrigere von beiden wird als Bilanzwert bernommen. In den

345
TEIL 8 Integrationsaspekte

Zeilen Differenz zum Bestandswert bzw. Abwertung wird die Differenz zwi-
schen Bestands- und Steuerwert in Hhe von 4,20 ausgewiesen.

In FI kann nun fr den Abschluss z. B. eine manuelle Buchung ber den


Abwertungsbetrag von 4,20 durchgefhrt und die Liste als Buchungsbeleg
zugrunde gelegt werden.

346
CO-Kontierungen automatisch ableiten Tipp 89

Tipp 89
Tipp 89 CO-Kontierungen
automatisch ableiten
Fragen Sie sich, wie eine automatische Kontierung in CO funktioniert, wenn es
in Ihrem System mehrere Buchungskreise gibt, die demselben Kostenrech-
nungskreis zugeordnet sind?

Auch wenn Ihr System mehrere Buchungskreise enthlt, die einem einzelnen
Kostenrechnungskreis zugeordnet sind, ist eine automatische Kontierung in
CO mglich. Diese Mglichkeit der automatischen Kontierung knnen Sie
brigens auch nutzen, wenn dem Kostenrechnungskreis nur ein Buchungs-
kreis zugeordnet ist.

Und so gehts
Mit Transaktion OKB9 besteht die Mglichkeit, verschiedene Default-Kon-
tierungen pro Buchungskreis zu hinterlegen. Rufen Sie hierzu folgenden
Pfad im Customizing auf:

Controlling Kostenstellenrechnung Istbuchungen Manuelle Istbu-


chungen Automatische Kontierungsfindung bearbeiten

Default-Kontierung ndern

347
TEIL 8 Integrationsaspekte

Im dargestellten Beispiel soll innerhalb desselben Kostenrechnungskreises


fr die Kostenart 574300 im Buchungskreis 1000 die Kostenstelle 1100 und
im Buchungskreis 2000 die Kostenstelle 2200 kontiert werden.

Klicken Sie auf die Schaltflche Neue Eintrge. Es ffnet sich ein neues Fens-
ter. Geben Sie den Buchungskreis (Spalte BuKr), die Kostenart und die Kos-
tenstelle (Spalte Kostenst.) ein, und sichern Sie Ihre Eingaben mit einem
Klick auf das Icon (Sichern).

Neue Eintrge hinzufgen

Wird nun eine Buchung mit Kontierung auf die eingetragene Kostenart
erfasst, wird automatisch die dafr hinterlegte Kostenstelle in Abhngigkeit
vom Buchungskreis kontiert.

In dieser Transaktion knnen Sie noch weitere Default-Kontierungen abhn-


gig vom Buchungskreis hinterlegen, z. B.:

Auftrag
Ergebnisobjekt
Profit-Center
Darber hinaus knnen Sie z. B. auch abhngig vom Bewertungskreis Kontie-
rungen hinterlegen. In unserem Beispiel ist eine Kontierung auf Auftrag
abhngig vom Bewertungskreis (Werk) dargestellt. Bei einer Buchung auf
Konto 574200 wird fr den Bewertungskreis 1000 Auftrag 4711 kontiert.
Wird die Buchung auf Konto 574200 fr den Bewertungskreis 1100 durch-
gefhrt, wird Auftrag 4712 kontiert.

348
CO-Kontierungen automatisch ableiten Tipp 89

Default-Kontierung pro Bewertungskreis

Beachten Sie, dass manuelle Eintrge in der Buchung immer Vorrang haben.
Bei einer manuellen Eingabe wird also die in diesem Tipp beschriebene
Default-Kontierung berschrieben. Wenn Sie das berschreiben verhindern
mchten, knnen Sie das Feld der CO-Kontierung in der Erfassungsmaske
auf Anzeige umstellen. In Tipp 3, Belegerfassung durch Erfassungsvarianten
erleichtern, knnen Sie eine Mglichkeit nachlesen, wie Sie dies erreichen
knnen. Sollte dies nicht mglich sein, da fr manche Buchungsvorgnge
eine manuelle Erfassung notwendig ist, knnen Sie Falschkontierungen auch
ber eine Validierung vermeiden. Wie das funktioniert, knnen Sie in Tipp
5, Falschbuchungen mittels Validierungen vermeiden, nachlesen.

349
TEIL 8 Integrationsaspekte

Tipp 90
Tipp 90 Dummy fr Funktionsbereiche
einrichten
rgert es Sie, dass immer wieder Buchungen ohne Funktionsbereich vorkom-
men und diese nur aufwendig korrigiert werden knnen? Wir zeigen Ihnen,
wie Sie sich manuelle Korrekturen erleichtern knnen.

Wird in Ihrem System das Umsatzkostenverfahren eingesetzt, mssen dafr


Funktionsbereiche kontiert werden. Hierbei kann es immer wieder vorkom-
men, dass Buchungen ohne Funktionsbereichskontierung vorgenommen
werden. Diese Buchungen mssen manuell korrigiert werden. Mithilfe eines
Dummy-Funktionsbereichs knnen Sie sich die Korrektur dieser fehlerhaf-
ten Buchungen erleichtern.

Und so gehts
Als Erstes muss ein Dummy-Funktionsbereich im Customizing definiert wer-
den. Rufen Sie dazu folgenden Pfad im Customizing auf:

Finanzwesen (neu) Grundeinstellungen Finanzwesen (neu) Bcher Fel-


der Standardfelder Funktionsbereich fr Umsatzkostenverfahren
Funktionsbereich definieren

Klicken Sie auf die Schaltflche Neue Eintrge, und erfassen Sie einen
Dummy-Funktionsbereich. Tragen Sie hierzu einen frei whlbaren Schlssel
(9999) in das Feld Funktionsbereich und eine Bezeichnung (Dummy) ein.

350
Dummy fr Funktionsbereiche einrichten Tipp 90

Dummy-Funktionsbereich anlegen

Dieser Dummy-Funktionsbereich soll immer dann in die Buchung eingetra-


gen werden, wenn kein Funktionsbereich gefunden wurde. Um dies zu
erreichen, muss eine Substitution angelegt werden. Sie finden die Einstel-
lung ber folgenden Pfad im Customizing:

Finanzwesen (neu) Grundeinstellungen Finanzwesen (neu) Werkzeuge


Validierung/Substitution Substitution fr das Umsatzkostenverfahren
definieren und aktivieren

Sind in Ihrem System noch keine Eintrge in der Tabelle enthalten, knnen
Sie direkt neue Eintrge erfassen. Klicken Sie auf die Schaltflche Neue Ein-
trge, sofern bereits Eintrge in der Tabelle vorhanden sind. Tragen Sie den
Buchungskreis, fr den die Substitution erfolgen soll, in das Feld BuKr ein.
Erfassen Sie auerdem im Feld Zeitpkt den Zeitpunkt 5, wenn Sie mit dem
klassischen Hauptbuch arbeiten und Zeitpunkt 6, wenn Sie mit dem neuen
Hauptbuch arbeiten.

Rufen Sie im sich ffnenden Fenster in der Menleiste Umfeld Substitution


auf, um in die Definition der Substitution zu gelangen. Es ffnet sich ein
neues Fenster.

Substitution anlegen

351
TEIL 8 Integrationsaspekte

Markieren Sie im linken Fenster den Eintrag Umsatzkostenverfahren, und


klicken Sie auf die Schaltflche Substitution. Im rechten Fenster wird ein
neuer Eintrag mit der Bezeichnung Neue Substitution vom System ange-
legt. Vergeben Sie einen technischen Namen im Feld Substitution, und tra-
gen Sie eine Bezeichnung im Feld rechts daneben ein. Klicken Sie auf die
Schaltflche Schritt. Es ffnet sich ein neues Fenster.

Substituierbare Felder

Markieren Sie den Eintrag fr Tabelle ACCIT, und besttigen Sie dies mit
(). Whlen Sie im sich ffnenden Fenster Konstanter Wert. Daraufhin ff-
net sich ein weiteres Fenster.

Schritt anlegen

Tragen Sie eine Bezeichnung fr den Schritt ein, und klicken Sie im linken
Bereich auf Voraussetzung. Es ffnet sich ein neues Fenster.

352
Dummy fr Funktionsbereiche einrichten Tipp 90

Tabellenfelder

Whlen Sie durch einen Doppelklick aus der Liste der Tabellenfelder den
Eintrag Schnittstelle ins Rechnungswesen: Positionsinformation aus. Suchen
Sie in der Liste der Felder das Feld FunktBereich, und whlen Sie es per Dop-
pelklick aus.

Klicken Sie anschlieend auf das Icon (Gleichheitszeichen) und dann


auf die Schaltflche Konstante. Lassen Sie das sich ffnende Fenster leer,
und besttigen Sie es mit (). Klicken Sie im linken Fenster auf Substituti-
onen, und tragen Sie als konstanten Wert im rechten Fenster den Dummy-
Funktionsbereich ein, den Sie zuvor angelegt haben. Sichern Sie Ihre Einga-
ben mit einem Klick auf das Icon (Sichern). Gehen Sie mit einem Klick auf
das Icon (Beenden) zurck in das erste Ausgangsbild, und tragen Sie Ihre
Substitution ein, um sie zu aktivieren.

Substitution aktivieren

Tragen Sie den Buchungskreis (Feld BuKr), fr den die Substitution durchge-
fhrt werden soll, den Zeitpunkt (Feld Zeitpkt), die neu angelegte Substitu-
tion und den Aktivierungsgrad (Feld AktivGrad) ein.

353
TEIL 8 Integrationsaspekte

Wird in der Buchung kein Funktionsbereich gefunden, wird der Dummy-


Funktionsbereich in den Beleg eingetragen. Dieser Funktionsbereich kann
im Bericht ausgewertet werden. Buchungen ohne gltigen Funktionsbereich
sind sofort erkennbar. Auf diese Weise sind auch Berichte ohne Bilanzstruk-
tur immer mit der GuV abgestimmt. Es ist nur eine Korrekturbuchung fr
fehlerhafte Funktionsbereiche notwendig.

Korrekturbuchungen knnen mithilfe des Dummy-Funktionsbereichs ein-


fach durchgefhrt werden, indem zustzlich ein Korrekturkonto eingerichtet
wird, dem der Dummy-Funktionsbereich fix zugeordnet ist. Sie knnen die
falsch gebuchten Betrge auf das Korrekturkonto ohne zustzliche Kontie-
rung umbuchen und nach Korrektur des Kontierungsobjekts den Betrag auf
das ursprngliche Kontierungsobjekt zurckbuchen.

Wenn Sie sich fragen, warum berhaupt immer wieder Buchungen ohne
Funktionsbereich vorkommen, lesen Sie auch Tipp 91, Ableitung von Funk-
tionsbereichen beeinflussen.

354
Ableitung von Funktionsbereichen beeinflussen Tipp 91

Tipp 91
Tipp 91 Ableitung von Funktions-
bereichen beeinflussen
Wenn Sie verstehen mchten, warum immer wieder Buchungen ohne
Funktionsbereiche auftreten, mssen Sie sich mit der zugrunde liegenden
Logik vertraut machen.

Um das Umsatzkostenverfahren in SAP abbilden zu knnen, mssen Funkti-


onsbereiche kontiert werden. Hierbei kann es immer wieder Buchungen
geben, in denen kein Funktionsbereich abgeleitet wurde. Wie kann das sein?
Die Ableitung des Funktionsbereichs erfolgt nach einer ganz bestimmten
Logik.

Und so gehts
Der Funktionsbereich wird in den Stammdaten der Kontierungsobjekte ein-
getragen. Mgliche Stammdaten sind:

Sachkonto
Kostenart
Kostenstelle
Auftrge:
Innenauftrge

Fertigungs- und Prozessauftrge

Instandhaltungs-, Service- und QM-Auftrag

Kundenauftrag bei Kundeneinzelfertigung

Produktkostensammler und Kostentrgerhierarchie

355
TEIL 8 Integrationsaspekte

PSP-Elemente
Netzplne
Die Ableitung des Funktionsbereichs erfolgt in einer festen Reihenfolge:

Manuelle Eingabe
Die manuelle Eingabe hat immer Vorrang, das heit, gleichgltig, ob im
Stammsatz des Sachkontos oder eines anderen Objekts etwas eingetragen
ist, es wird immer der manuelle Eintrag bernommen.

Substitution (nur im neuen Hauptbuch)


Im neuen Hauptbuch kann bereits whrend der Belegerfassung ein Funk-
tionsbereich ber eine Substitution abgeleitet werden (lesen Sie hierzu
Tipp 90, Dummy fr Funktionsbereiche einrichten). Der Vorteil ist, dass
whrend der Belegerfassung geprft werden kann, ob der abgeleitete bzw.
substituierte Funktionsbereich korrekt ist.

Eintrag im Stammsatz der Kostenart


Wurde weder manuell noch ber eine Substitution ein Funktionsbereich
eingetragen, wird der im Stammsatz der Kostenart eingetragene Funkti-
onsbereich bernommen, sofern ein Funktionsbereich in der Kostenart
hinterlegt ist.

Eintrag im Stammsatz des Sachkontos


Die Ableitung erfolgt analog zur Kostenart.

Eintrag im CO-Objekt (Auftrag, Kostenstelle, PSP-Element, Netzplan)


Wurde ber keinen der vorhergehenden Schritte ein Funktionsbereich ge-
funden, das heit, wurde weder manuell noch ber eine Substitution noch
ber einen Eintrag in der Kostenart oder dem Sachkonto ein Funktionsbe-
reich abgeleitet, wird er aus dem CO-Objekt bernommen.

Substitution
ber die Substitution kann z. B. ein Dummy-Funktionsbereich abgeleitet
werden, wenn in den vorhergehenden Schritten kein Funktionsbereich ge-
funden wurde. In seltenen Fllen kann es auch notwendig sein, anhand
eindeutiger Kriterien den Funktionsbereich ber eine Substitution abzulei-
ten. Dies sollte aber nur dann eingerichtet werden, wenn es keine andere
Mglichkeit gibt, da die Ableitung erst kurz vor dem Sichern des Belegs er-
folgt; somit kann erst nach dem Buchen geprft werden, ob der Beleg mit
dem korrekten Funktionsbereich gebucht wurde.

356
Ableitung von Funktionsbereichen beeinflussen Tipp 91

manuelle Eingabe
Durchlaufen der Schritte bis zum

Substitution Zeitpunkt 6 (nur neues Hauptbuch)


ersten Treffer

Eintrag im Stammsatz der Kostenart

Eintrag im Stammsatz des Sachkontos

Eintrag im Stammsatz des CO-Objekts

Substitution Zeitpunkt 5

Funktionsbereich im Beleg

Ableitung der Funktionsbereiche Reihenfolge

Wir raten von einer manuellen Erfassung des Funktionsbereichs ab, da dies
sehr aufwendig und auch fehleranfllig ist. In der Regel ist es mglich und
ausreichend, den Funktionsbereich aus den kontierten Objekten abzuleiten.
Zu beachten ist auerdem, dass der Funktionsbereich nur fr die echt kon-
tierten Objekte relevant ist.

Fr manche Objekte knnen die Funktionsbereiche auch im Customizing


hinterlegt werden. So kann sichergestellt werden, dass bereits bei der Anlage
des Stammsatzes der korrekte Funktionsbereich eingetragen wird. Anhand
welcher Kriterien ein Funktionsbereich im Customizing hinterlegt werden
kann, hngt vom jeweiligen Objekt ab:

Sachkonto
Fr Sachkonten und Kostenarten gibt es keine Mglichkeit, einen Vor-
schlagswert direkt im Customizing zu hinterlegen. ber eine Massennde-
rung kann aber fr mehrere Konten in einem Schritt ein Funktionsbereich
eingetragen werden.

357
TEIL 8 Integrationsaspekte

Kostenarten
Fr Kostenarten gibt es ebenfalls keine Mglichkeit, einen Vorschlagswert
im Customizing zu hinterlegen. Auerdem muss beachtet werden, dass bei
primren Kostenarten der Funktionsbereich aus dem Sachkonto bernom-
men wird und umgekehrt.

Kostenstelle
Fr Kostenstellen kann ein Funktionsbereich pro Kostenstellenart hinter-
legt werden.

Auftrge
Je nach Auftragsart kann der Funktionsbereich pro Auftragsart hinterlegt
werden. Eine Ausnahme stellt der Kundenauftrag dar. Fr ihn kann der
Funktionsbereich in der Bedarfsklasse hinterlegt werden.

PSP-Elemente
Fr PSP-Elemente kann der Funktionsbereich im Projektprofil vorbelegt
werden. Werden funktionsbereichsbergreifende Projekte verwendet,
muss der Funktionsbereich im Stammsatz des PSP-Elements eingetragen
werden.

Netzplne
Pro Netzplanart kann ein Funktionsbereich hinterlegt werden. Diese Netz-
planart kann im Netzplanprofil eingetragen werden. Bei funktionsbe-
reichsbergreifenden Projekten kann der Funktionsbereich auch aus dem
PSP-Element bernommen werden.

358
Anlagenzugnge ber Investitionsmanahmen abwickeln Tipp 92

Tipp 92
Tipp 92 Anlagenzugnge ber Investi-
tionsmanahmen abwickeln
Erfahren Sie in diesem Tipp, welche Vorteile Ihnen die Zugangsabwicklung
ber Investitionsmanahmen bringt und was eine Investitionsmanahme
charakterisiert.

Zugnge knnen in der Anlagenbuchhaltung auf verschiedene Arten abgewi-


ckelt werden. Sie knnen den Zugang z. B. auf eine Anlage im Bau (AiB) oder
direkt auf eine aktive Anlage buchen; alternativ knnen Sie den Zugang auch
zunchst auf einen Innenauftrag buchen, den Sie an eine AiB und bei Fertig-
stellung der Anlage auf eine aktive Anlage abrechnen.

Eine weitere Mglichkeit ist der Einsatz von Investitionsmanahmen. Hier-


bei buchen Sie den Zugang zunchst auf die sogenannte Manahme, die
anschlieend, wie der zuvor erwhnte Innenauftrag auch, an eine AiB abge-
rechnet wird und letztendlich auch an die endgltige, aktive Anlage. Eine
Investitionsmanahme bietet gegenber den anderen Alternativen eine Viel-
zahl an Vorteilen, die wir Ihnen in diesem Tipp vorstellen. Der Einsatz der
Kernfunktionalitt der Komponente IM (Investitionsmanagement), das heit
die Verwendung von Investitionsprogrammen, ist hierfr nicht notwendig.

Da die Zugangsabwicklung von Anlagen ein sehr umfangreiches Thema ist,


knnen wir Ihnen in diesem Tipp nicht alle notwendigen Einstellungen pr-
sentieren. Wir mchten Ihnen jedoch die wesentlichen Mglichkeiten und
Vorteile vorstellen, die die Abwicklung ber Investitionsmanahmen bietet.

Und so gehts
Investitionsmanahmen sind keine eigenstndigen Objekte in SAP, sondern
Objekte verschiedener Komponenten, die als Investitionsmanahmen ausge-
prgt werden knnen: Folgende Objekte stehen Ihnen dazu zur Verfgung:

359
TEIL 8 Integrationsaspekte

Innenauftrge
PSP-Elemente
Instandhaltungsauftrge
Wir werden in diesem Tipp ein Beispiel auf Basis von Innenauftrgen skiz-
zieren. Die anderen Objekte unterscheiden sich nicht in den aufgefhrten
Funktionalitten und Eigenschaften.

Sie knnen jedes der genannten Objekte als Investitionsmanahme auspr-


gen, indem Sie ihm ein Investitionsprofil zuordnen. Das Investitionsprofil
fr Innenauftrge wird ber Transaktion OITA oder folgenden Eintrag im
Customizing definiert:

Investitionsmanagement Innenauftrge als Investitionsmanahmen


Stammdaten Investitionsprofil definieren

Whlen Sie im sich ffnenden Fenster den Eintrag Investitionsprofil definie-


ren per Doppelklick aus. Sie gelangen in das Bild Sicht Investitionsprofil
ndern: bersicht. SAP liefert vier Muster fr Investitionsprofile aus, von
denen wir uns eines im Detail anschauen. Markieren Sie dazu das Profil
000001, und klicken Sie anschlieend auf das Icon (Detail).

Investitionsprofile

Die relevanten Einstellungen, um ein Objekt als Investitionsmanahme zu


definieren, finden Sie im sich ffnenden Detailbild im Abschnitt Investi-
tionsmanahme. ber das Aktivieren der Checkbox Anlage im Bau fhren
wird gesteuert, dass zu jedem Objekt automatisch bei dessen Anlage eine fest
damit verknpfte AiB angelegt wird. Diese Einstellung ist zur Definition
eines Objekts als Investitionsmanahme obligatorisch. Die Checkbox AiB je
Ursprungsschema und -zuordnung mssen Sie nur aktivieren, wenn Sie
mehrere AiBs erzeugen mchten, um die Belastungen auf der Investitions-
manahme getrennt auf unterschiedlichen AiBs auszuweisen. Hierber

360
Anlagenzugnge ber Investitionsmanahmen abwickeln Tipp 92

knnten Sie z. B. die Aktivierung und den Aufwand auf getrennte AiBs steu-
ern, um die tatschlichen Aktivierungen von den Belastungen zu trennen,
die spter in den Aufwand abgerechnet werden.

Im Feld Invm. Anlagenklasse knnen Sie die Anlagenklasse der AiB als Vor-
schlagswert eintragen. Wenn Sie verhindern mchten, dass der Anwender
die vorgeschlagene Anlagenklasse bei der Erstellung der Investitionsma-
nahme ndert, knnen Sie die Checkbox Fixe Anlagenklasse aktivieren.

Schlielich mssen Sie im Bereich Abrechnung noch whlen, wie Sie die
Belastungen auf der Investitionsmanahme an die AiB und die finale Anlage
bzw. Anlagen abrechnen mchten:

Summarische Aufteilung
Bei der summarischen Aufteilung knnen Sie die Belastungen maximal
nach Kostenarten getrennt auf die Empfnger abrechnen. Vom Empfnger
aus knnen Sie die Belastungen somit maximal nach Kostenart, ber die
die Belastung entstanden ist, und deren Herkunftsobjekt zurckverfolgen.
Die Rckverfolgbarkeit auf die Ursprungsbelege ist nicht mglich.

Einzelposten-Aufteilung und -Herkunftsnachweis


Bei der Einzelposten-Aufteilung knnen Sie pro Einzelposten, ber die die
Belastungen auf die Investitionsmanahme gebucht wurden, bestimmen,
auf welche/n Empfnger der jeweilige Einzelposten abgerechnet werden
soll. Dadurch ist eine Rckverfolgbarkeit der Belastungen auf den Empfn-
gern AiB sowie Zielanlage/n ber den sogenannten Herkunftsnachweis
mglich. In Tipp 67, Anlagenbewegungen per Herkunftsnachweis nach-
vollziehen, erfahren Sie, wie Sie Belastungen rckverfolgen knnen.

Detaileinstellungen zum Investitionsprofil

361
TEIL 8 Integrationsaspekte

Zugeordnet wird das Investitionsprofil (000004) im Innenauftrag auf der


Registerkarte Investitionen.

Investitionsprofil im Innenauftrag

Die Investitionsmanahme stellt das zentrale Objekt dar, ber das die Sta-
dien Plan- bzw. Budgeterfassung, Beschaffung, Verfgbarkeitsprfung und
Zugang einer Anlage abgebildet werden knnen:

Planung der Anschaffungskosten fr Investitionen


ber die in den Komponenten CO, PS und PM zur Verfgung stehenden
Planungsfunktionalitten knnen Sie die geplanten Anschaffungskosten
fr zuknftige Investitionen erfassen. Voraussetzung dafr ist, dass das Bi-
lanzkonto der Anschaffungskosten als statistische Kostenart angelegt ist.

Budgetierung mit Verfgbarkeitsprfung


ber die Budgetierungsfunktionalitten der Komponenten CO, PS und PM
knnen Sie Budgets fr Investitionsmanahmen vergeben und verwalten
und diese optional zustzlich mit einer Verfgbarkeitsprfung versehen.
Hierfr muss das Bilanzkonto der Anschaffungskosten ebenfalls als statis-
tische Kostenart angelegt sein.

Reporting fr geplante Anlagenzugnge


Alle im Zusammenhang mit der Anlagenbeschaffung entstehenden Werte
Plan, Budget, Ist etc. der geplanten Investitionen knnen ber das CO-
bzw. PS-Reporting analysiert werden.

Anzahlungsabwicklung
Anzahlungen knnen auf Investitionsmanahmen gebucht und an die AiB
abgerechnet werden. Sie knnen auerdem im CO- oder PS-Reporting aus-
gewiesen werden.

362
Anlagenzugnge ber Investitionsmanahmen abwickeln Tipp 92

Verlinkung aller zusammengehrenden Objekte


Alle am Beschaffungsvorgang beteiligten Objekte bis hin zu den finalen
Anlagen sind ber ihre Stammstze miteinander verlinkt und knnen da-
durch leicht identifiziert werden. So knnen Sie z. B. von der Investitions-
manahme aus die zugehrige AiB aufrufen.

Herkunftsnachweis fr Anlagenbewegungen
Die Anlagenbewegungen knnen von der finalen Anlage aus bis auf die
Einzelbelege der Zugangsbuchungen zurckverfolgt werden. Dadurch ist
der Nachweis fr die Entstehung der Anschaffungskosten problemlos
mglich. In Tipp 67, Anlagenbewegungen per Herkunftsnachweis nach-
vollziehen, zeigen wir Ihnen, wie dies funktioniert.

Abbildung von nicht aktivierungsfhigen Kosten


Nicht aktivierungsfhige Kosten knnen auf die Investitionsmanahmen
erfasst und ber die Abrechnung in den Aufwand abgerechnet werden. Im
Reporting kann somit der gesamte Aufwand fr die Investitionsbeschaf-
fung bzw. fr Projekte ausgewiesen werden, unabhngig davon, ob sie ak-
tiviert werden oder nicht.

Abschreibungssimulation
Auf der Investitionsmanahme knnen Abschreibungen auf Basis der ge-
planten Anschaffungskosten ermittelt werden. Dadurch knnen Abschrei-
bungen fr noch laufende und auch zuknftige Investitionen im Plan
ermittelt werden. Lesen Sie hierzu Tipp 93, Plan-Abschreibungen fr zu-
knftige Investitionen ermitteln.

Abwicklung von Frdermanahmen


Erhaltene Investitionsfrderungen knnen auf der AiB gefhrt werden.

Zugangsabwicklung bei paralleler Rechnungslegung


Im Rahmen der parallelen Rechnungslegung ist es mglich, unterschied-
lich hohe Anschaffungskosten je Bewertungsbereich abzurechnen bzw. zu
aktivieren.

Viele dieser Funktionalitten knnen auch beim Einsatz reiner Innenauftrge


genutzt werden, jedoch nicht alle. Ein wesentlicher Vorteil beim Einsatz von
Investitionsmanahmen in der Investitionsbeschaffung besteht in der Rck-
verfolgbarkeit der Anschaffungsbuchungen, da der Nachweis der Anschaf-
fungskosten von den Wirtschaftsprfern regelmig eingefordert wird.

In der nachfolgenden Tabelle haben wir die Funktionalitten noch einmal


zusammengefasst. Sie gibt Ihnen zustzlich einen berblick, bei welcher

363
TEIL 8 Integrationsaspekte

Form der Zugangsabwicklung die jeweilige Funktionalitt zur Verfgung


steht.

Funktionalitten Zugang Zugang ber Zugang ber


direkt auf Innenauftrag Investitions-
Anlage oder PSP- manahme
Element

Planung der Anschaf- + +


fungskosten fr Inves-
titionen

Budgetierung mit Ver- + +


fgbarkeitsprfung

Reporting fr geplante + +
Anlagenzugnge

Anzahlungsabwicklung nur auf dafr + +


zulssige
Anlagen- bzw.
AiB-Klassen

Verlinkung aller +
zusammengehren-
den Objekte

Herkunftsnachweis fr +
Anlagenbewegungen

Abbildung von nicht + +


aktivierungsfhigen
Kosten

Abschreibungs- + +
simulation

Abwicklung von +
Frdermanahmen

Zugangsabwicklung +
bei paralleler
Rechnungslegung

Funktionalitten im berblick

364
Plan-Abschreibungen fr zuknftige Investitionen ermitteln Tipp 93

Tipp 93
Tipp 93 Plan-Abschreibungen fr
zuknftige Investitionen
ermitteln
Sie fragen sich, wie Sie Abschreibungen fr geplante Investitionen ermitteln
knnen? Wir zeigen Ihnen, was Sie dafr tun mssen.

In der Anlagenbuchhaltung haben Sie die Mglichkeit, fr bereits aktivierte


Anlagen die Abschreibungen (AfA) zu simulieren bzw. die geplante AfA fr
das laufende Geschftsjahr und kommende Geschftsjahre zu simulieren. Sie
knnen in der Anlagenbuchhaltung jedoch keine AfA fr noch laufende
sowie neue, zuknftige Investitionen ermitteln, fr die es noch keine Anla-
genstammstze gibt. Sie knnen jedoch Objekte anderer Komponenten ein-
setzen und dort die notwendigen AfA-Parameter hinterlegen, um die AfA
zuknftiger Zeitrume zu simulieren bzw. die geplante AfA zu ermitteln.

Und so gehts
Um die Plan-AfA ermitteln zu knnen, mssen Sie eine Investitionsma-
nahme anlegen. Wir stellen Ihnen die notwendigen Einstellungen anhand
eines Innenauftrags vor, der als Investitionsmanahme angelegt ist. In Tipp
92, Anlagenzugnge ber Investitionsmanahmen abwickeln, erfahren Sie
mehr ber Investitionsmanahmen. Rufen Sie den Innenauftrag ber Trans-
aktion KO02 oder folgenden Menpfad auf:

Rechnungswesen Controlling Innenauftrge Stammdaten Spezielle


Funktionen Auftrag ndern

Sie gelangen in das Bild Innenauftrag ndern: Stammdaten. Klicken Sie auf
die Registerkarte Investitionen, und tragen Sie im Abschnitt AfA-Simula-

365
TEIL 8 Integrationsaspekte

tionsdaten die Anlagenklasse (57000) fr die geplante Investition und das


geplante Aktivierungsdatum (01.04.2015) ein. Fr die AfA-Simulation bzw.
die Ermittlung der Plan-AfA werden die AfA-Parameter bernommen, die im
Customizing hinterlegt sind. Wenn Sie die Plan-AfA einer Kostenstelle
zuordnen mchten, mssen Sie auf das Icon (Aufteilung) klicken. Es ff-
net sich ein neues Fenster.

AfA-Simulationsdaten fr Plan-AfA eintragen

Geben Sie im Feld Kostenst. die Kostenstellen ein, der Sie die geplante AfA
zuordnen mchten. Sie knnen die geplante AfA auch auf mehrere Kosten-
stellen und unterschiedliche Anlagenklassen aufteilen. Erfassen Sie hierzu
weitere Zeilen, und geben Sie den Anteil in Prozent in die Spalte Prozent ein,
der auf die jeweilige Anlagenklasse bzw. Kostenstelle entfllt. Klicken Sie auf
das Icon (Zurck), und speichern Sie die Eingaben durch einen Klick auf
das Icon (Sichern).

366
Plan-Abschreibungen fr zuknftige Investitionen ermitteln Tipp 93

AfA-Simulation Aufteilung

Nachdem die notwendigen Informationen in den Stammdaten eingetragen


sind, mssen Sie zustzlich die Anschaffungskosten auf der Investitionsma-
nahme planen. In unserem Beispiel mchten wir eine Gesamtplanung vor-
nehmen, das heit, wir planen die Anschaffungskosten in Summe und jah-
resunabhngig, also ohne Bezug zu den einzelnen Geschftsjahren. Rufen Sie
hierzu Transaktion KO12 oder folgenden Menpfad auf:

Rechnungswesen Controlling Innenauftrge Planung Gesamt


ndern

Sie gelangen in das Einstiegsbild fr die Plandatenerfassung. Geben Sie die


Auftragsnummer (600062) in das Feld Auftrag ein, und klicken Sie auf die
Schaltflche Gesamtplanung.

Einstiegsbild der Auftragsplanung

367
TEIL 8 Integrationsaspekte

Geben Sie im sich ffnenden Fenster die geplanten Anschaffungskosten in


die Zeile Gesamt ein, und speichern Sie die Eingaben durch einen Klick auf
das Icon (Sichern).

Geplante Anschaffungskosten erfassen

Nun sind alle notwendigen Informationen gepflegt, um die geplante AfA


zu ermitteln. Rufen Sie dazu Transaktion S_ALR_87012936 oder folgenden
Menpfad auf:

Rechnungswesen Finanzwesen Anlagen Infosystem Berichte zur


Anlagenbuchhaltung Abschreibungsvorausschau Abschreibung aktive
Anlagen (Abschreibungssimulation)

Sie gelangen in das Bild Abschreibungssimulation. Klicken Sie als Erstes auf
das Icon (Alle Selektionen), um weitere Felder einzublenden, die wir fr
die Selektion bentigen. Aufgrund der Vielzahl der Felder beschrnken wir
uns in diesem Tipp auf die relevanten Felder im Hinblick auf die Afa-Simula-
tion.

Geben Sie den Buchungskreis (1000) und in das Feld Auftrag alle Investi-
tionsmanahmen (600062) ein, fr die Sie die Plan-AfA ermitteln mchten.
Aktivieren Sie auerdem die Checkbox Auftrge selektieren, damit die
Investitionsmanahmen auch tatschlich selektiert werden. Scrollen Sie
dann im Bild nach unten, bis Sie den Abschnitt Einstellungen sehen.

368
Plan-Abschreibungen fr zuknftige Investitionen ermitteln Tipp 93

Selektionsdaten fr Plan-AfA-Ermittlung

Geben Sie im Abschnitt Einstellungen das Berichtsdatum (31.12.2015) ein.


Bis zu diesem Datum wird die AfA berechnet, und die Ergebnisse im Bericht
werden ausgegeben. Klicken Sie auf das Icon (Ausfhren), um das Pro-
gramm auszufhren.

Abschnitt Einstellungen

369
TEIL 8 Integrationsaspekte

In der Ausgabeliste finden Sie die geplante AfA in Spalte AfA 2015 in der
jeweils zweiten Ausgabezeile zu den Investitionsmanahmen. In unserem
Beispiel werden 1.125,00 an geplanter AfA ermittelt.

Liste mit Plan-AfA

Sie knnen ber diesen Report auch die Plan-AfA fr einen lngeren Zeit-
raum ermitteln, indem Sie ein entsprechendes Berichtsdatum in der Zukunft
eintragen.

370
Planung von CO in FI bernehmen Tipp 94

Tipp 94
Tipp 94 Planung von CO in FI
bernehmen
Um sich doppelte Arbeit zu ersparen, knnen Sie Plandaten, die Sie in CO
erfasst haben, automatisch in FI bernehmen.

Damit Sie Plandaten nicht doppelt erfassen mssen, haben Sie die Mglich-
keit, in CO erfasste Plandaten automatisch in FI zu bernehmen. Hierbei
knnen Plandaten aus dem Gemeinkostencontrolling und aus der Ergebnis-
rechnung bernommen werden. In diesem Tipp wird die bernahme aus
dem Gemeinkostencontrolling beschrieben.

Und so gehts
Zunchst mssen die Fachbereiche Controlling und Finanzbuchhaltung ver-
einbaren, aus welcher Version die Plandaten bernommen werden sollen.
Damit die maschinelle Plandatenbernahme funktioniert, mssen die Versi-
onen in beiden Komponenten identisch definiert sein, das heit, wenn Sie
die Plandaten aus Version 0 in CO in FI bernehmen mchten, muss in FI
ebenfalls eine Version 0 angelegt werden.

Als Nchstes mssen Sie die Planintegration fr die Version im Customizing


aktivieren. Rufen Sie dazu folgenden Pfad auf:

Finanzwesen (neu) Hauptbuchhaltung (neu) Planung Planversionen


Planversionen definieren

Klicken Sie auf die Schaltflche Neue Eintrge. Erfassen Sie in dem sich ff-
nenden Fenster das Ledger (Spalte Ld), in das die Plandaten bernommen
werden sollen, und die Version (Spalte Ver). Markieren Sie die Checkbox
Planinteg., und geben Sie eine Bezeichnung fr die Version ein.

371
TEIL 8 Integrationsaspekte

Planversion definieren

Nun mssen noch die geschftsjahresabhngigen Versionsparameter ge-


pflegt werden. Rufen Sie dazu folgenden Pfad im Customing auf:

Finanzwesen (neu) Hauptbuchhaltung (neu) Planung Planversionen


Geschftsjahresabhngige Versionsparameter Planversion Geschftsjahr
zuordnen und aktivieren

Geben Sie in dem sich ffnenden Fenster das Ledger (Spalte Ld), die Version
(Spalte Ver), den Buchungskreis (Spalte BuKr) und das Geschftsjahr (Spalte
Jahr) an, in dem die Plandaten erstmalig bernommen werden sollen. Optio-
nal knnen Sie noch die Fortschreibung von Einzelposten (Spalte EPost) zur
Dokumentation von Plannderungen aktivieren, wenn nderungen nach-
vollziehbar sein sollen.

Geschftsjahresabhngige Parameter

Sollen Plandaten fr mehrere Buchungskreise bernommen werden, mssen


die Einstellungen fr jeden Buchungskreis vorgenommen werden.

Nachdem die notwendigen Einstellungen vorgenommen sind, muss nun die


Planintegration in CO aktiviert werden. Rufen Sie dazu den folgenden
Menpfad auf:

Rechnungswesen Controlling Kostenstellenrechnung Planung


Planungshilfen Integration aktivieren

372
Planung von CO in FI bernehmen Tipp 94

Planintegration aktivieren

Geben Sie die Version und das Geschftsjahr ein, fr das Sie die Planintegra-
tion aktivieren mchten. Sie knnen das Programm zunchst im Testmodus
laufen lassen, indem Sie die Checkbox Testlauf markieren. Beachten Sie, dass
es bei einem hohen Belegaufkommen zu langen Laufzeiten kommen kann.
Daher wird empfohlen, das Programm im Hintergrund laufen zu lassen,
indem Sie die Checkbox Hintergrundverarbeitung markieren. Nachdem die
Planintegration aktiviert ist, werden in CO erfasste Plandaten direkt nach FI
durchgebucht.

Wenn in Ihrem System die Planintegration in der Version bereits aktiv ist,
knnen Sie die Plandaten nachbuchen. Rufen Sie hierzu folgenden Pfad im
Customizing auf:

Finanzwesen (neu) Hauptbuchhaltung (neu) Planung Plandaten aus


CO-OM bernehmen

Geben Sie den Kostenrechnungskreis, das Geschftsjahr, die Version und


das Zielledger ein. Klicken Sie auf das Icon (Ausfhren), um das Pro-
gramm auszufhren.

Plandaten nachbuchen

373
TEIL 8 Integrationsaspekte

Im erscheinenden Protokoll werden Sie darber informiert, ob die Daten


erfolgreich verbucht werden konnten.

Protokoll

Beachten Sie, dass bei mehrmaligem Ausfhren jedes Mal Plandaten fortge-
schrieben werden. Wenn Sie das Programm mehrfach ausfhren, sind die
Plandaten mehrfach vorhanden.

374
Anzahl der FI-Belegpositionen reduzieren Tipp 95

Tipp 95
Tipp 95 Anzahl der FI-Belegpositionen
reduzieren
Mchten Sie die Anzahl der Belegpositionen in FI reduzieren, da der Beleg
sehr viele Positionen enthlt und unbersichtlich ist oder gar mehr als 999
Positionen enthlt und dadurch nicht verbucht werden kann?

FI-Belege, die aufgrund von Buchungen in vorgelagerten Komponenten ent-


stehen, wie z. B. in MM oder SD, enthalten teilweise sehr viele Positionen.
Wenn Sie z. B. die Ergebnisrechnung (CO-PA) einsetzen, knnen sehr viele
Belegpositionen fr ein Erlskonto entstehen. Diese Positionen werden
durch die Faktura erzeugt, falls dort mehrere Materialien laut Kontenfindung
auf dasselbe Erlskonto gesteuert werden. Dadurch entstehen in der Regel
ebenso viele FI-Belegpositionen auf dem Erlskonto, wie Materialien im
Beleg vorhanden sind. Das fhrt zu einem recht umfangreichen Beleg mit
vielen Positionen, die aus Sicht der Finanzbuchhaltung nicht von Interesse
sind. Unter Umstnden ist die Faktura sogar so umfangreich, dass mehr als
999 Belegpositionen im FI-Beleg entstehen wrden. In diesem Fall lsst sich
der Beleg berhaupt nicht buchen. Die Anzahl der Positionen muss also
reduziert werden, was Sie mithilfe der Belegverdichtung erreichen knnen.

Und so gehts
Wir mchten bei unserem eingangs erwhnten Beispiel bleiben, dass in SD
Fakturen erstellt werden, die sehr viele Positionen enthalten. Schauen wir
uns zunchst die Ausgangssituation anhand eines Belegs an.

In unserem Beispiel sehen Sie einen FI-Beleg zu einer SD-Faktura. Die SD-
Faktura umfasst drei Positionen, in denen immer dasselbe Material
B04_ART_FERT1 mit unterschiedlichen Mengen enthalten ist. Im FI-Beleg
werden ebenfalls drei Positionen erzeugt, alle auf dem Erlskonto 500000.

375
TEIL 8 Integrationsaspekte

FI-Beleg ohne Verdichtung

Aus Sicht der Finanzbuchhaltung kann auf die Informationen Material,


Menge und Basismengeneinheit (B...) verzichtet werden. Wir werden nun
fr diese Belege die FI-Belegverdichtung einstellen, sodass auf dem Erls-
konto nur noch eine Position gebucht wird.

Zunchst mssen Sie in Erfahrung bringen, wie der Referenzvorgang heit,


ber den der FI-Beleg erstellt wurde. Klicken Sie dazu in der Beleganzeige
auf das Icon (Belegkopf anzeigen). In unserem Beispiel wurde der Beleg
ber den Referenzvorgang VBRK gebucht.

Belegkopf anzeigen

376
Anzahl der FI-Belegpositionen reduzieren Tipp 95

Rufen Sie nun Transaktion OBCY oder folgenden Eintrag im Customizing


auf, wenn Sie das neue Hauptbuch einsetzen:

Finanzwesen Hauptbuchhaltung Periodische Arbeiten Integration


Vertrieb Belegverdichtung fr Vertrieb vornehmen

Im klassischen Hauptbuch finden Sie den Eintrag ber den folgenden Pfad:

Finanzwesen Hauptbuchhaltung Geschftsvorflle Integration Ver-


trieb Belegverdichtung fr Vertrieb vornehmen

Tragen Sie im sich ffnenden Fenster den Referenzvorgang VBRK ein, und
besttigen Sie dies mit (). Sie gelangen in das Bild Sicht FI-Verdichtung
abhngig vom Objekttyp ndern: bersicht. Klicken Sie auf Neue Eintrge,
um die zu verdichtenden Felder einzutragen.

FI-Verdichtung ndern

Erfassen Sie fr alle Felder der Tabelle BSEG je einen Eintrag. Zustzlich zu
den Feldern Material (MATNR), Basismengeneinheit (MEINS) und Menge
(MENGE) mssen Sie das Feld Partnerobjektnummer (PAOBJNR) eingeben,
wenn CO-PA wie in unserem Beispiel aktiv ist. Vergessen Sie nicht, Ihre Ein-
stellungen durch einen Klick auf das Icon (Sichern) zu speichern. Da es
sich bei diesen Einstellungen um Customizing-Einstellungen handelt, wird
ein Transportauftrag abgefragt. Wenden Sie sich hierzu bei Bedarf an Ihre
Systemadministration.

377
TEIL 8 Integrationsaspekte

Felder fr Verdichtung

Nachdem die Verdichtung fr die FI-Belege aktiviert ist, wird im FI-Beleg nur
noch eine Zeile fr die Buchungen auf das Erlskonto ausgegeben. Die ver-
dichteten Felder beinhalten keine Werte mehr, wie Sie in der nachfolgenden
Abbildung sehen knnen. Achten Sie also darauf, dass Sie keine Felder ver-
dichten, deren Informationen Sie in FI bentigen.

FI-Beleg mit Verdichtung

Soll- und Haben-Positionen mit identischen Werten in den zu verdichtenden


Feldern werden brigens nicht verdichtet; das bedeutet, wenn in einer Posi-
tion eine Gutschrift fr ein Material erscheint und in einer weiteren Position
eine Berechnung, erfolgt auch dann keine Verdichtung, wenn sonst alle zu
verdichtenden Felder bzw. deren Inhalte identisch sind.

378
Mit der integrierten Anzahlungsabwicklung arbeiten Tipp 96

Tipp 96
Tipp 96 Mit der integrierten Anzah-
lungsabwicklung arbeiten
Erfahren Sie in diesem Tipp, wie Sie die integrierte Anzahlungsabwicklung ein-
setzen knnen, ber die Sie bereits in der Bestellung Informationen fr Anzah-
lungen hinterlegen knnen.

Mit EHP 4 liefert SAP die Business Function LOG_MMFI_P2P aus, ber die
Sie Anzahlungsbetrge oder -prozentstze direkt in der Bestellung erfassen
knnen. Beim Einbuchen der Rechnung in der logistischen Rechnungspr-
fung knnen Sie auf diese Weise die Anzahlungen direkt verrechnen, ohne
in FI-Transaktionen wechseln zu mssen.

In diesem Tipp stellen wir Ihnen anhand eines Beispiels die in MM inte-
grierte Abwicklung vor.

Und so gehts
Beim Anlegen der Bestellung kann der Einkufer die mit dem Lieferanten
vereinbarte Anzahlung entweder in den Kopf- oder Positionsdaten erfassen.
Dazu muss auf der Registerkarte Rechnung zunchst die Art der Anzahlung
ber das Feld Anzahlungstyp ausgewhlt werden. Sie knnen aus folgenden
Anzahlungstypen auswhlen:

Anzahlung verpflichtend
Freiwillige Anzahlung
Keine Anzahlung (alternativ knnen Sie das Feld jedoch auch leer lassen,
wenn keine Anzahlung erfolgen soll)

Die Angabe des Anzahlungstyps dient zur Selektion der Bestellungen mit
Anzahlungen, wie Sie im weiteren Verlauf dieses Tipps noch sehen werden.

379
TEIL 8 Integrationsaspekte

Nachdem Sie den Anzahlungstyp ausgewhlt haben, ffnen sich weitere Fel-
der. Nun knnen Sie wahlweise den Anzahlungsbetrag oder den Anzah-
lungsprozentsatz in das Feld AnzProzentsatz eintragen. Auerdem mssen
Sie im Feld AnzahlDatum noch angeben, zu welchem Datum die Anzahlung
fllig wird. In unserem Beispiel muss ein Betrag von 2.380 EUR inklusive
19 % Steuer angezahlt werden, der zum 24.04.2014 fllig wird. Das ent-
spricht 23,80 % des Bestellwertes. Die Bestellung wurde fr ein Material mit
einem Einstandspreis von 10.000 EUR erstellt. Aus der Eingabe des Anzah-
lungsbetrags und des Einstandspreises errechnet sich der Anzahlungspro-
zentsatz automatisch. Beachten Sie, dass der Betrag, der auf die Steuer ent-
fllt, nicht automatisch ermittelt wird.

Anzahlungsdaten in der Bestellung

Bestellungen mit Anzahlungen knnen ber Transaktion ME2DP oder fol-


genden Menpfad selektiert werden:

Logistik Materialwirtschaft Einkauf Bestellung Auswertungen


Anzahlungsberwachung zur Bestellung

Sie gelangen in das Selektionsbild zur Transaktion. ber diese Transaktion


kann der Einkufer oder der Mitarbeiter in der Finanzbuchhaltung im
Anschluss an die Erfassung der Bestellung eine Anzahlungsanforderung oder
eine Anzahlung erstellen. ber die Felder Flligkeitsdatum der Anzahl.
(25.03.2014) und bis (24.05.2014) knnen Sie die zur Anzahlung anstehen-

380
Mit der integrierten Anzahlungsabwicklung arbeiten Tipp 96

den Bestellungen selektieren. Fhren Sie den Bericht durch einen Klick auf
das Icon (Ausfhren) aus.

Bestellungen mit Anzahlungen selektieren

Sie gelangen in die bersicht der Bestellungen. Alle Bestellungen, deren An-
zahlungen im gewhlten Zeitraum fllig sind, werden aufgelistet. Klicken Sie
auf die Bestellung, fr die Sie die Anzahlungsanforderung oder Anzahlung
erstellen mchten, und klicken Sie auf das Icon (Anzahlung) anlegen.

Bestellungen mit Anzahlungen bearbeiten

Im Anschluss ffnet sich das Bild Anzahlungen auf Basis von Bestellungen.
Aktivieren Sie die Option Anzahlungsanforderung, wenn Sie zunchst einen
Merkposten (Sonderhauptbuch-Kennzeichen F) fr die Anzahlung erstel-
len und die Anzahlung im Nachgang ber den Zahllauf durchfhren mch-
ten. Alternativ knnen Sie direkt in die FI-Transaktion fr Anzahlungen
abspringen, indem Sie die Option Anzahlung aktivieren. Drcken Sie (),
um fortzufahren.

381
TEIL 8 Integrationsaspekte

Anzahlung erstellen (1)

Im sich ffnenden Bild werden Ihnen die Daten aus der Bestellung fr die
Anzahlung vorgeschlagen. Klicken Sie auf das Icon (Ausfhren), um in die
Transaktion zur Erstellung einer Anzahlungsanforderung oder einer Anzah-
lung abzuspringen.

Anzahlung erstellen (2)

Beim spteren Einbuchen der Rechnung ber die logistische Rechnungspr-


fung kann die geleistete Anzahlung verrechnet werden. Sie erhalten die Mel-
dung, dass Anzahlungen zur Bestellung vorhanden sind. Klicken Sie auf die
Schaltflche Anzahlungsverrechnung, um die Anzahlung mit der Eingangs-
rechnung zu verrechnen. Es ffnet sich ein neues Fenster.

382
Mit der integrierten Anzahlungsabwicklung arbeiten Tipp 96

Eingangsrechnung erfassen

Geben Sie im Feld Erfasster Betrag den zu verrechnenden Anzahlungsbetrag


(2.380,00) ein, und klicken Sie auf das Icon (bernehmen).

Verrechnungsbetrag eingeben

Durch einen Klick auf die Schaltflche Simulieren knnen Sie sich die
Buchungszeilen der Rechnung anzeigen lassen. Sie sehen, dass die Buchun-
gen aus der Anzahlung gegengebucht wurden.

383
TEIL 8 Integrationsaspekte

Rechnung mit Anzahlungsverrechnung simulieren

Im Zahllauf erkennt das System, dass bereits Anzahlungen zur Bestellung


ausgefhrt wurden, und schlgt den Differenzbetrag zur Zahlung vor.

brigens: Wenn Sie Bestellungen mit Vorauskasse abwickeln mchten, kn-


nen Sie einfach den Gesamtbetrag der Bestellung inklusive Steuer in das Feld
Anzahlungsbetrag eingeben. Sollte in Ihrem System eine Fehlermeldung
erscheinen, dass Sie nicht mehr als 100 % erfassen drfen, mssen Sie noch
den SAP-Hinweis 1721644 (ME21N/ME22N: Vorkasse nicht mglich, da %
auf 100 begrenzt) einbauen lassen. Bitten Sie in diesem Fall Ihren Systemad-
ministrator um Untersttzung.

384
berleitungsfehler aus SD prfen und beseitigen Tipp 97

Tipp 97
Tipp 97 berleitungsfehler aus SD
prfen und beseitigen
Prfen Sie in regelmigen Abstnden die Fakturen, die von SD nicht
erfolgreich an FI bergeben werden konnten.

Wenn Fakturen von SD nicht in FI bergeleitet werden knnen und die


berleitung gesperrt wird, kann das verschiedene Ursachen haben. Transak-
tion VFX3 sammelt derartige Fakturen und beinhaltet ein Protokoll, um die
Ursache beseitigen und die Fakturen in der Folge in FI verbuchen zu knnen.

Und so gehts
Rufen Sie die Transaktion VFX3 fr gesperrte Fakturen auf. Sie finden sie im
SAP-Men ber folgenden Menpfad:

Logistik Vertrieb Fakturierung Faktura Gesperrte Fakturen

Im angezeigten Selektionsbild knnen Sie die Liste der Fakturen nach ver-
schiedenen Kriterien eingrenzen, wie z. B. nach der Verkaufsorganisation,
der Person, die die Faktura erstellt hat (erfat von) etc. Des Weiteren knnen
Sie im Abschnitt unvollstndig wegen nach Sperrgrnden einschrnken.

385
TEIL 8 Integrationsaspekte

Selektionsbild

Um die Liste der gesperrten Fakturen zu erzeugen, klicken Sie auf das Icon
(Ausfhren). Sie wird daraufhin in einem neuen Fenster angezeigt.

Liste gesperrter Fakturen

Whlen Sie eine Faktura aus, indem Sie die Zeile markieren, und klicken Sie
auf das Icon (Freigabe Buchhaltung), um die Faktura fr die Buchhaltung

386
berleitungsfehler aus SD prfen und beseitigen Tipp 97

freizugeben. In der Statuszeile erscheint die Informationsmeldung, dass Hin-


weise im Protokoll zu finden sind.

Statusmeldung

Das Protokoll knnen Sie in der Transaktion ber den Menpfad Springen
Hinweise aufrufen. Es wird ein neues Fenster geffnet. Zunchst wird das
Protokoll in zwei Zeilen dargestellt. Sie knnen die Details durch Klicken auf
das Icon links neben der Zeile einblenden.

Fehlerprotokoll

Im Abschnitt Diagnose erhalten Sie eine Beschreibung des Problems, das die
Sperre verursacht hat. Nach der Beseitigung der Fehlerursache kann die
Transaktion VFX3 erneut aufgerufen werden. Sofern alle Fehlerursachen
beseitigt wurden, wird die Faktura in FI verbucht.

Es wird empfohlen, mindestens einmal pro Monat, und dies sptestens zum
Monatsabschluss, die Liste ohne Einschrnkungen in der Selektion fr jede
Verkaufsorganisation aufzurufen. Auf diese Weise knnen Sie sicherstellen,
dass alle in der Periode erstellten Fakturen auch an die Buchhaltung berge-
leitet werden.

387
TEIL 8 Integrationsaspekte

Tipp 98
Tipp 98 Erlskontenfindung
nachvollziehen
Erfahren Sie in diesem Tipp, wie Sie nachvollziehen knnen, ber welche
Zugriffsfolge das Erlskonto fr eine Fakturaposition in SD ermittelt wird.

Die Erlskontenfindung in SD wird ber sogenannte Zugriffsfolgen abgebil-


det. Dazu gilt es, eine Reihe von Tabelleneintrgen zu definieren und so das
jeweilige Erlskonto von verschiedenen Abhngigkeiten ausgehend automa-
tisch in die Faktura bernehmen zu lassen. Das Nachvollziehen allein ber
die Customizing-Tabellen ist eher unbersichtlich. Einfacher ist es, direkt im
Fakturabeleg die Erlskontenfindung nachzuvollziehen. Auf diese Weise
knnen Fehler in der Erlskontenfindung erkannt und behoben werden.

Und so gehts
Rufen Sie die Faktura ber Transaktion VF03 oder ber folgenden Menpfad
auf:

Logistik Vertrieb Fakturierung Faktura Anzeigen

Geben Sie die Fakturanummer in das Feld Faktura ein, und drcken Sie
().

Faktura anzeigen

388
Erlskontenfindung nachvollziehen Tipp 98

Sie gelangen in die Positionsbersicht der Faktura. Whlen Sie im Men


Umfeld Kontierungsanalyse Erlskonten. Es ffnet sich das Bild Analyse
Kontenfindung.

Analyse Kontenfindung

Klicken Sie auf den Eintrag Position 000010 im linken Bildabschnitt. Es ff-
net sich der Eintrag fr die Konditionen, in unserem Beispiel ist dies Kondi-
tion PR00. Klicken Sie auf den Eintrag fr die Kondition, im Beispiel PR00
Preis. Nun ffnen sich unterhalb der Kondition (PR00) die Zugriffsfolgen, die
es im Customizing fr die Kondition PR00 gibt, wie in der folgenden Abbil-
dung zu sehen ist.

Folgende Erluterungen sollen Ihnen helfen, sich in den Angaben zurechtzu-


finden:

In der linken Bildhlfte wird das Kontenfindungsschema angezeigt, das fr


die Fakturaart hinterlegt ist (KOFI00). Darunter wird fr jede Fakturaposi-
tion ein Eintrag angezeigt (Position 000010, Position 000020 etc.). Unter
der jeweiligen Position erscheinen alle Konditionen, fr die eine Erlskon-
tenfindung durchgefhrt wird (PR00).

In der rechten Bildhlfte werden die Details fr den Eintrag auf der linken
Bildhlfte angezeigt. In unserem Beispiel sehen Sie, dass fr Position
000010 und Kondition PR00 das Sachkonto 0000500000 ermittelt wurde
(Zeilen 1 und 2). Im zweiten Abschnitt der Details zur Konditionsart PR00
ist zu sehen, ber welche Zugriffsfolge das Konto ermittelt wurde. In un-
serem Beispiel wurde das Konto aus Zugriffsfolge 40 ermittelt.

389
TEIL 8 Integrationsaspekte

Tipp 99
Tipp 99 SD-Beleginformationen an
FI-Beleg bergeben
Kommt es vor, dass Kunden bei der Bezahlung abweichende Daten angeben,
sodass Sie die Zahlung nicht zuordnen knnen? Wir zeigen Ihnen, wie Sie sol-
che Daten automatisch ausgleichen knnen.

Im SAP-Standard wird die SD-Fakturanummer in das Feld Referenz des FI-


Belegs weitergereicht und das Fakturadatum in das Feld Zuordnung. Wenn
Ihr Kunde nun unter Angabe einer abweichenden Information zahlt, z. B. sei-
ner Bestellnummer, knnen die offenen Posten nicht direkt zugeordnet wer-
den. Bei einer groen Anzahl an Belegen ist der Ausgleich der offenen Pos-
ten in diesem Fall sehr zeitaufwendig, ein automatisches Ausgleichen nicht
mglich. Der SAP-Standard bietet jedoch die Mglichkeit, die beiden Felder
Referenz und Zuordnung bei der Fakturabergabe von SD an FI mit Informa-
tionen aus dem SD-Beleg mit abweichenden Informationen zu befllen, so-
dass ein automatisches Ausgleichen ermglicht wird.

Und so gehts
Die Einstellungen, welche Informationen aus dem SD-Beleg in die Felder
Referenz und Zuordnung im FI-Beleg bernommen werden sollen, werden
im Customizing des Vertriebs vorgenommen. Dabei hngen die notwendi-
gen Einstellungen davon ab, ob Sie liefer- oder auftragsbezogen fakturieren:

Sie fakturieren lieferbezogen, wenn die Faktura mit Bezug zu einer Liefe-
rung erstellt wird.

Sie fakturieren auftragsbezogen, wenn die Faktura direkt zu einem Auftrag


erstellt wird, ohne dass eine Lieferung erstellt werden muss.

Kommt bei Ihnen beides vor, mssen Sie fr beide Flle Einstellungen vor-
nehmen. Wir zeigen Ihnen die Einstellungen am Beispiel der lieferbezoge-

390
SD-Beleginformationen an FI-Beleg bergeben Tipp 99

nen Faktura. Rufen Sie dazu Transaktion VTFL oder folgenden Eintrag im
Customizing auf:

Vertrieb Fakturierung Fakturen Kopiersteuerung fr Fakturen pflegen


Kopiersteuerung: Lieferbeleg nach Faktura

Sie gelangen in das Bild Sicht Kopf anzeigen: bersicht. Die Feldber-
nahme wird pro Fakturaart definiert. Stellen Sie also zunchst sicher, dass fr
alle Fakturen der betroffenen Fakturaart dieselben Informationen an FI ber-
geben werden knnen. Bei der lieferbezogenen Faktura werden die Informa-
tionen fr die Felder Zuordnung und Referenz des FI-Belegs aus der Liefe-
rung bernommen. In unserem Beispiel wird die Faktura mit Fakturaart F2,
fr die wir die Bestellnummer des Kunden in FI bernehmen mchten, mit
Bezug zu einer Lieferung der Lieferart LF erstellt. Klicken Sie auf die Schalt-
flche Positionieren, und geben Sie im sich ffnenden Fenster die Fakturaart
(F2) und die Lieferart (LF) ein, um auf den Eintrag fr die Kombination Fak-
turaart F2 und Lieferart LF zu springen.

Fakturaart und Lieferart eingeben

Markieren Sie den Eintrag F2 Rechnung LF Lieferung, und rufen Sie die
Details per Doppelklick auf.

Kopiersteuerung pflegen

391
TEIL 8 Integrationsaspekte

Sie gelangen in das Bild Sicht Kopf anzeigen: Detail. ber die Felder Refe-
renznummer und Zuordnungsnummer knnen Sie bestimmen, welche Infor-
mationen in die Felder Referenz und Zuordnung im FI-Beleg bernommen
werden sollen. Folgende Informationen knnen in die Felder Referenz und
Zuordnung bernommen werden:

A Kundenbestellnummer
B Kundenauftragsnummer
C Liefernummer
D Externe Liefernummer
E Aktuelle Fakturanummer
F Externe LieferNr falls vorhanden, sonst Liefernummer
In unserem Beispiel haben wir einige Kunden, die unter Angabe ihrer
Bestellnummer bezahlen. Deshalb mchten wir die Bestellnummer des Kun-
den aus dem Vertriebsauftrag in das Feld Zuordnung im FI-Beleg berneh-
men. Tragen Sie dazu in das Feld Zuordnungsnummer A fr die Kundenbe-
stellnummer ein.

Eintrag fr Zuordnungsnummer vornehmen

Mit dieser Einstellung wird nun die Bestellnummer des Kunden, die im Kun-
denauftrag eingetragen wird, bei einer lieferbezogenen Faktura in den FI-
Beleg in das Feld Zuordnung bernommen, wie in der folgenden Abbildung
dargestellt ist.

392
SD-Beleginformationen an FI-Beleg bergeben Tipp 99

bernahme der Bestellnummer in das Feld Zuordnung

Beachten Sie, dass die Verwendung der Felder Referenz und Zuordnung auf
jeden Fall zwischen SD und FI abgestimmt werden sollte. berprfen Sie
auch die Einstellungen fr Folgebelege wie Stornofakturen und Gutschriften
fr diese Geschftsvorflle.

393
TEIL 8 Integrationsaspekte

Tipp 100
Tipp 100 Anzahlungsabwicklung ber
Basiskonditionen in SD
abbilden
Bentigen Sie fr lieferrelevante Auftrge eine Anzahlungsabwicklung?
Lesen Sie hier, welche Mglichkeiten und Grenzen es dafr gibt.

In Enhancement Package (EHP) 2 stellt SAP die Business Function SD_01


bereit, ber die Sie die Anzahlungsabwicklung ber Basiskonditionen akti-
vieren knnen. Anzahlungen fr lieferrelevante Auftragspositionen knnen
nicht ber die seit Langem zur Verfgung stehende Funktionalitt der Fak-
turaplne abgewickelt werden; Fakturaplne knnen Sie nur fr auftragsbe-
zogen fakturierte Auftragspositionen verwenden. Mit der Anzahlungsab-
wicklung ber Basiskonditionen knnen Sie sowohl fr auftragsbezogene als
auch fr lieferbezogene Positionen Anzahlungen integriert abwickeln. In die-
sem Tipp stellen wir Ihnen die Mglichkeiten und Grenzen der Anzahlungs-
abwicklung ber Basiskonditionen aus Sicht des FI-Systems vor.

Und so gehts
Die Einstellungen fr die Anzahlungsabwicklung ber Basiskonditionen wer-
den in SD vorgenommen. Zunchst stellen wir Ihnen den Prozessablauf vor.
In unserem Beispiel kauft unser Kunde einen Schrank zu einem Verkaufs-
preis von 1.000,00 EUR zzgl. MwSt., fr den er eine Anzahlung ber 200,00
EUR zzgl. MwSt. leisten muss. Der Anzahlungsbetrag von 238,00 EUR muss
im Kundenauftrag in Kondition AZWA Kond Anzahlung/Soll eingetragen
werden. Sie knnen den Anzahlungsbetrag wahlweise in den Kopf- oder in
den Positionskonditionen erfassen.

394
Anzahlungsabwicklung ber Basiskonditionen in SD abbilden Tipp 100

Anzahlungsbetrag in Kondition AZWA

Sobald die Anzahlung des Kunden eingeht, muss diese auf den Kundenauf-
trag (Feld Verkaufsb.) kontiert werden, wie in der folgenden Abbildung dar-
gestellt.

Anzahlung kontiert auf Kundenauftrag

Nach erfolgter Lieferung wird der Anzahlungsbetrag bei der Erstellung der
Faktura bercksichtigt. Der angezahlte Betrag ber 238,00 EUR wird in die
Kondition AZWB Kond Anzahl/Verrechn bernommen.

395
TEIL 8 Integrationsaspekte

Anzahlungsverrechnung in der Faktura

Es verbleibt ein noch zu begleichender Restbetrag ber 952,00 EUR inklu-


sive MwSt., wie in der folgenden Abbildung der offenen Posten zum Debitor
zu sehen ist.

Offene Posten zum Debitor anzeigen

Nachdem wir Ihnen die Funktionsweise der Anzahlungsabwicklung ber


Basiskonditionen vorgestellt haben, gehen wir noch auf deren Grenzen ein.
Da diese Business Function vornehmlich fr Anzahlungsprozesse im Handel
entwickelt wurde, gibt es eine Reihe funktionaler Einschrnkungen, fr die
Sie teilweise Workarounds nutzen knnen.

Anzahlungsrechnung
Es ist nicht mglich, eine Anzahlungsrechnung zu erzeugen. Hierfr kn-
nen Sie z. B. den Anzahlungsbetrag und den verbleibenden Restbetrag auf

396
Anzahlungsabwicklung ber Basiskonditionen in SD abbilden Tipp 100

der Auftragsbesttigung ausdrucken oder eine Proforma-Rechnung ber


den Anzahlungsbetrag erstellen. Die Kopie des Belegs knnen Sie auch
in die Buchhaltung weiterleiten, um eine Anzahlungsanforderung zu er-
stellen.

Anzahlungsanforderung
Durch das Eintragen eines Anzahlungsbetrags im Kundenauftrag wird
nicht automatisch eine Anzahlungsanforderung erstellt. Die Anzahlungs-
anforderung mssen Sie ebenfalls mit der Angabe der Kundenauftrags-
nummer einbuchen, wie zuvor beim Einbuchen der Anzahlung aufgezeigt,
um eine Verrechnung der Anzahlung in der Faktura zu ermglichen. Die
Anzahlung mssen Sie in diesem Fall mit Bezug zur Anzahlungsanfor-
derung einbuchen, um die Verbindung zum Kundenauftrag aufrechtzu-
erhalten.

Liefersperre
Durch das Eintragen des Anzahlungsbetrags wird nicht automatisch eine
Liefersperre gesetzt. Diese msste beim Anlegen der Auftrge ber eine
Vorbelegung im Customizing gesetzt werden. Nach erfolgter Anzahlung
kann die Liefersperre aus dem Auftrag entfernt werden. Ein alternativer
Ansatz, um Lieferungen von noch nicht angezahlten Auftrgen zu vermei-
den, ist der Einsatz einer Sperre ber die Kreditlimitprfung.

Teillieferungen
Teillieferungen werden untersttzt, jedoch ist zu beachten, dass der An-
zahlungsbetrag auf Basis der gelieferten Menge pro Position bercksichtigt
wird. Ein Beispiel:

Ein Kunde bestellt zwei Kopfkissen zu je 100,00 EUR und zwei Decken zu
je 500,00 EUR. Der Verkaufspreis des gesamten Auftrags betrgt somit ins-
gesamt 1.200,00 EUR. Vor Lieferung muss der Kunde 25 %, also 300,00
EUR anzahlen. Bei Erfassung des Anzahlungsbetrags auf Kopfebene wird
der Anzahlungsbetrag analog zu den Positionsbetrgen aufgeteilt. Somit
erhlt die Position der Kissen 50,00 EUR und die der Decken 250,00 EUR
als Anzahlungsbetrag in Kondition AZWA. Nach erfolgter Anzahlung wer-
den je ein Kissen und eine Decke ausgeliefert. Der Anzahlungsbetrag von
300,00 EUR wird bei der Erstellung der Faktura anhand der gelieferten
Mengen auf die Positionen aufgeteilt, also nicht anhand der Betrge. Das
heit, auf das gelieferte Kissen entfallen 25,00 EUR und auf die gelieferte
Decke 125,00 EUR.

397
TEIL 8 Integrationsaspekte

Es wird also nur die Hlfte der geleisteten Anzahlung verrechnet, da auch
nur die Hlfte der Menge geliefert wurde. Ist dies nicht erwnscht, kann
der verrechnete Anzahlungsbetrag in der Faktura noch abgendert wer-
den.

Lesen Sie fr die notwendigen Einstellungen SAP-Hinweis 1788841 (Bera-


tungshinweis fr konditionsbasierte Anzahlungen) zum SD-Customizing, der
darber hinaus noch weitere Informationen zum Thema enthlt.

Beachten Sie, dass eine Kombination von Fakturaplnen mit der Anzahlungs-
abwicklung ber Basiskonditionen nicht mglich ist.

398
Die Autorinnen

Carolin Klein hat sich ihr umfangreiches Know-how


durch ihre mehr als 20-jhrige Ttigkeit als Beraterin
und Projektleiterin im internationalen Umfeld erwor-
ben. Ihre Beratungsschwerpunkte erstrecken sich ber
die Komponenten Financials, Controlling, Investitions-
management und Projektsystem. Vor ihrer beruflichen
Laufbahn hat sie ein Studium der Wirtschaftsinforma-
tik absolviert. Sie war langjhrig bei verschiedenen
Beratungshusern angestellt, bevor sie Anfang 2011 als
Teilhaberin der Balz Consulting GmbH beigetreten ist.

Ulrike Messner begann ihre berufliche Laufbahn als


Inhouse-Beraterin in einem mittelstndischen Tochter-
unternehmen eines internationalen Konzerns. Zuvor
studierte sie Betriebswirtschaft an der Berufsakademie.
Vor ihrem Wechsel in die Beratung war sie Leiterin
Controlling. Fachlich beschftigt sie sich seit mehr als
15 Jahren mit Themen in Financials, Controlling,
Investitionsmanagement, Materialbewertung, Projekt-
system und komponentenbergreifenden Wertefls-
sen. Seit Anfang 2011 ist sie Mitinhaberin der Balz Consulting GmbH. Sie ist
Koautorin des Buchs Controlling mit SAP 100 Tipps & Tricks (2014), das
ebenfalls bei SAP PRESS erschienen ist.

399
Index

A B
Abgrenzungsbuchung 324 Bankunterkonto 152
Abgrenzungsobjekt 325 Bankverbindung prfen 146
Abschlussbuchung 60 Basiskondition 394
Abschreibung (AfA) Batch-Input-Mappe 49, 51, 53, 54, 55, 85
geplante 365, 368 im Hintergrund abspielen 55
Kostenstelle 366 nur Fehler anzeigen 55
simulieren 365 sichtbar abspielen 55
Abschreibungssimulation 363, 368 Batch-Input-Technik 49
Abstimmkonto 215, 218 Beleg 375, 378
Accrual Engine 324, 328 merken 166, 167
Allokation 121 verdichten 377
Anlage zwischenspeichern 166
transferieren 246 Belegart RE 205
Verzeichnis unbebuchter Anlagen 296 Belegerfassung 18
Anlagenabgang 251 Belegnummer 91
Anlagenbestand 251 fehlende 91, 92
Anlagenbewegungen nachvollziehen 271 Belegverdichtung 375
Anlagenbuchhaltung 60, 66, 267, 269, 270, Benutzergruppe 114, 115, 116
271, 273, 274, 275, 276, 288, 359, 365 Berechtigungsgruppe 45
Abstimmkonto 291 Bericht-Bericht-Schnittstelle 317
mit Hauptbuchhaltung abstimmen 288 Bestellungserfassung 193
Sortiervariante 269, 270 Bewertungsbereich 269
zustzliches Feld 279 aktiver 270
Anlagenbuchungskreis 277 Bewertungsklasse 203, 341
stillgelegter 274 anlegen 201
Anlagengitter 284 Bewertungsmodifikationskonstante 204
Anlagenjahresabschluss 276 Bewertungspreis 342, 344
Anlagenklasse 361 Bezugsnebenkosten
Anlagen-Reporting 279 buchen 199
Anlagenstamm 236, 256 erfassen 193
falsche Eingabe vermeiden 256 geplante 193
Substitutionen einsetzen 263 Sachkonto 198
Anlagenzugang, geplant 362 ungeplante 197
Anlagevermgen 243 Bilanz 47
Anzahlungsabwicklung 220, 362, 379, 394 Bilanzkonto 341
ber Basiskondition 394 Bilanzstruktur 95, 269, 270, 300, 303, 305,
Anzahlungsanforderung 397 307, 314, 317, 332
Anzahlungsrechnung 396 Buchung, falscher Funktionsbereich 313
Anzahlungsverrechnung 396 Buchungsdatum
Anzeigelayout Layout ndern 70, 73
Arbeitsvorrat 148, 150 prfen 72
Ausgleich 190 Buchungskreis 347
Ausgleichsbeleg 190 Geschftsjahresvariante 87
Ausziffern 38 Massentransfer 246

401
Index

Buchungskreisvariante 35, 44 Erlskontenfindung 388


Buchungskreiswhrung 94, 96, 99 Erlskonto 27
Buchungskreiswechsel 246 Erffnungsbuchung 60
Buchungsperiode 34
Buchungsschlssel 28
Budgetierung 362 F
Business Function FIN_GL_CI_3 249
Business Function LOG_MMFI_P2P 379 Fakturaberleitung 212
Business Function SD_01 394 Falschbuchung 30
Business Transaction Event (BTE) 185 Fast-Close-Szenario 335
Fehlkontierung 30
aufspren 295
C Feld, sensibles 169, 170, 171
Feldstatusgruppe 127, 128, 131, 133,
CO 362, 371, 372, 373 134, 135
Allokation 121 pflegen 130
automatische Kontierung 347 Feldstatusvariante 128, 129
Investitionsauftrag 293 Frdermanahme 363
Kontierung 22, 347, 349 Frachtrechnung 193
Objekt 267, 268, 356 Funktionsbereich 355
OM 373 falscher 313
PA 375, 377 manuell erfassen 356, 357
Plandaten 93, 97 Substitution 356
Reporting 362

G
D
Geschftsbereich 94
Dublette 232, 233 Geschftsbereichsbuchhaltung 267
Dummy-Funktionsbereich 313, 350, 356 Geschftsjahresvariante 87, 88
Sonderperiode 88
Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) 47,
E 93, 300, 303, 307, 317, 329, 332, 341
GoB 91
EC-PCA 333 GuV-Konto 341
Eingangsrechnung 145, 205, 243 GuV-Struktur 300, 303, 305, 314, 317, 332
Einzelposten 104, 105, 317
aufbauen 101
Einzelpostenanzeige 101 H
anpassen 74
Einzelpostenliste 319 Haben-Position 378
Empfnger-Regel 124 Handelsrechtlicher Preis 342
Entwicklungspaket 53 Hausbank 155
Entwicklungssystem 155 Konto 155
Erfassungsvariante 21, 22, 23 mehrere 158
neu anlegen 22 neu anlegen 155
Erfolgskonto 63, 313 Herkunftsnachweis 271, 361
Ergebnisrechnung 371, 375 Anlagenbewegungen 363
Ergebnisvortragskonto 63

402
Index

I Ledger-Lsung 320
Ledgervergleich 321
IBAN 155 Legacy System Migration Workbench
pflegen 156 (LSMW) 56
IM 271, 273, 359 Lieferantenstamm 171, 174
Abrechnung 272 Liefersperre 397
Innenauftrag 360 Listenformat 116
Instandhaltungsauftrag 360 Logistik-Rechnungsprfung 193, 195, 197,
Inventurpreis 344 205, 382
Investitionsauftrag 293
Investitionsmanahme 295, 359, 360, 361,
362, 364, 365, 367, 368, 370 M
Einzelposten-Aufteilung 361
summarische Aufteilung 361 Mahnformular 16
Investitionsprofil 360, 362 Mahnlauf 223, 224, 226, 228, 231
Ist-Umlagezyklus anlegen 124 kreditorische Posten bercksichtigen 222
Massenstorno 229
Mahnsperrgrund 228
J Mahnstufe 230, 231
Mahnung 228
Jahresabschluss 87, 288 Mappenbersicht 55
Jahresberschuss 60 Massenabgang 251
Massennderung 173, 176, 240
Anlagenstammstze 236
K Massenstorno 139, 140
Materialwirtschaft 342
Kontierung, automatische 347 Merkposten 221
Kontoauszug ausziffern 221
auflisten 162 berflssiger 220
lschen 163 Microsoft Excel 53, 136, 138, 284, 286,
Kontokorrentkonto 232, 300, 303 287
Kontosteuerung 80 Makros zulassen 284
Korrekturbuchung 26 MM 201, 375, 379
Kosten, nicht aktivierungsfhig 363 Kontenfindung 198, 203, 340
Kostenrechnungskreis 347 Monatsabschluss 288, 314, 335
Kreditlimitprfung 397
Kreditor 187
Bankkonto 144 N
Kreditorennummer 195
Kreditorenstammsatz 215 Nachtragsbilanz 87
Nebenbuch, offene Posten 152
Netzplan 356, 358
L Niederstwert 342
Nummernkreissteuerung 244
Layout 75, 76, 119
0FAGL-01 98
benutzerspezifisch 76, 78
global 76, 77

403
Index

O PSP-Element 356, 358, 360, 364


PS-Reporting 362
Offene Posten 26, 29, 38, 152, 177,
192, 232
Ausgleich zurcknehmen 190 Q
Debitor 396
Offene-Posten-Steuerung 26 QM-Auftrag 355
deaktivieren 109 Query 112, 116, 120
Offene-Posten-Verwaltung 107, 108 Query-Definition 120

P R
Partnerbanktyp 144 Ratenzahlung 210
erfassen 145 Ratenzahlungsbedingung 210
pflegen 144 definieren 211
Periodenverschieber 66 Zahlungsbedingung zuordnen 211
Plandaten 93, 97 Rechnungsprfung 205
Bilanzstruktur 95 Referenzbeleg 26, 27, 28
manuell anlegen 93, 97 Referenznummer 187
Planung, manuelle 94, 98 Referenzvorgang VBRK 377
PM 362 Report 342
Produktivsystem 155 Report RAABST01 290, 291
Bilanz- und GuV-Struktur pflegen 311 Report RAABST02 289, 290
Profit-Center 121, 123, 268, 313 Report RFBNUM10 187, 188
Rechnung 121, 267, 268 Report RFCORR14 229
Profit-Center-Ledger 8A 66 Report RFITEMAR 338
Proforma-Rechnung 397 Report RFPERIOD_CLOSE 34
Programm erzeugen 51 Report RFPERIOD_OPEN 34, 35, 36
Programm RAABST02 288 Report ZFCORRFA_FAGL 313
Programm RFBISA10 83 Report ZFSAP2_B 71
Programm RFBISA20 85 Report ZFSEPA02 110
Programm RFBNUM00N 91 Report ZFSEPA03 109, 110
Programm RFEBKA96 161 Report-Painter-Bericht 332
Programm RFSEPA01 101 Reportvariante 36, 37
Programm RFSEPA03 109 pflegen 183
Programm RFSEPA04 105 Report-Writer-Bericht 332
Programm RFZALI20 182
Programm RGSBIL00 332
Programm RM07C030_LIST 340 S
Programm RSTXTRAN 16
Programm SAPF124 152 Sachkontenstammdaten 83, 112, 114
Programm SAPLFSKB 22 exportieren und importieren 83
Programm Versicherungsbasiswert Neurech- herunterladen 84
nen 276, 277 kopieren 85
Programm ZF_CHANGE_ZUONR 67 bertragen 85
Programm ZRFCORR14 229, 230 Sachkonto 201
PS 362 ndern 81
automatische Buchung 340

404
Index

Sachkonto (Forts.) Selektionsvariante (Forts.)


Bewertungsklasse 203 transportieren 337
Einzelpostenanzeige 101 SEPA Direct Debit 213
Feldstatus definieren 127 Soll-Position 378
Massennderung durchfhren 132, 134 Sonderperiode 87, 88
nachtrglich korrigieren 80 buchen 90
nicht zugeordnetes 307, 309 definieren 89
Position 307 Sortierschlssel 40, 41, 42, 67, 68
Position zuordnen 308 Sortiervariante 279, 281, 282, 295
separates 197 Spediteur 193
Steuerkennzeichen 198 Stammdaten
Warengruppe 203 aktualisieren 173
Saldenanzeige 317, 319 aus Buchungen heraus anlegen 243
Saldovortrag 60, 65 Massennderung 173
Bilanzkonto 63 sensible 169
falscher 65 Stammdatenbericht 112
Protokoll 62 Standardtext 16
wiederholen 65 Liste 17
SAP-Hinweis 1033893 185 selektieren 17
SAP-Hinweis 1293028 92 transportieren 17
SAP-Hinweis 1465948 320 Steuerrechtlicher Preis 342
SAP-Hinweis 1696349 319 Stornogrund 191
SAP-Hinweis 1721644 384 Struktur ANLZ 260
SAP-Hinweis 175960 109 Substitution 264
SAP-Hinweis 1770786 107 ndern 237
SAP-Hinweis 1788841 398
SAP-Hinweis 1930937 66
SAP-Hinweis 200674 311 T
SAP-Hinweis 322910 67
SAP-Hinweis 335065 283 Tabelle ACCIT 352
SAP-Hinweis 356483 312 Tabelle ANLA 258, 264
SAP-Hinweis 402917 65 Tabelle ANLAV 281
SAP-Hinweis 6591 229 Tabelle ANLZ 257, 261, 264
SAP-Hinweis 836169 185 Tabelle BSIS 111
SAP-Hinweis 965032 324 Teillieferung 397
SAP-Hinweis 99775 71 Textbaustein 18
Screenvariante Erfassungsvariante anlegen 18
SD 375 einsetzen 19
Basiskondition 394 Text-ID 18
Beleg 390 Transaktion AB08 139
Beleginformation 390 Transaktion ABF1 291
Customizing 398 Transaktion ABST 290
Erlskontenfindung 388 Transaktion ABST2 288
Faktura 210, 212, 375, 385, 390 Transaktion ABZON 243
Fakturanummer 390 Transaktion ACACACT 326
Kontenfindung 219 Transaktion ACACTREE01 325
berleitungsfehler 385 Transaktion AR01 240, 246, 251
Selektionskriterium speichern 48 Transaktion AR31 242, 249, 254
Selektionsvariante 47, 335 Transaktion AS02 245
sichern 47

405
Index

Transaktion AS05 297 Transaktion OB_GLACC13 132


Transaktion AS06 297 Transaktion OB16 41
Transaktion AUVA 293 Transaktion OB52 35, 44
Transaktion CG3Y 84 Transaktion OB53 61
Transaktion CG3Z 85 Transaktion OB56 18
Transaktion F.13 152 Transaktion OB58 311
Transaktion F.80 139 Transaktion OBC4 129
Transaktion F110 177, 180, 184, 213 Transaktion OBC5 128
Transaktion F150 223, 226 Transaktion OBCY 377
Transaktion FAGL_ACTIVATE_OP 107, 108 Transaktion OBD4 217
Transaktion FAGLB03 64, 319 Transaktion OITA 360
Transaktion FAGLGA11 123 Transaktion OKB9 347
Transaktion FAGLGA15 126 Transaktion OMR4 205
Transaktion FAGLGVTR 61 Transaktion S.16 61
Transaktion FAGLL03 76, 319 Transaktion S_ALR_87001486 158
Transaktion FB01 49, 166, 291 Transaktion S_ALR_87001487 159
Transaktion FB08 189, 220 Transaktion S_ALR_87003642 44
Transaktion FB11 167 Transaktion S_ALR_87011964 281
Transaktion FB50 19, 21, 24, 49, 57, 59, 89, Transaktion S_ALR_87011990 285
166, 168 Transaktion S_ALR_87012056 295
Transaktion FB60 21, 49, 145, 166, 218 Transaktion S_ALR_87012058 271
Transaktion FB70 21, 27, 49, 166 Transaktion S_ALR_87012253 96
Transaktion FBD1 324 Transaktion S_ALR_87012284 329
Transaktion FBL3N 76, 319 Transaktion S_ALR_87012341 187
Transaktion FBL5N 75, 337 Transaktion S_ALR_87012936 368
Transaktion FBRA 190 Transaktion S_PL0_86000029 100
Transaktion FBV4 70, 71 Transaktion SA38 16, 34, 53, 67, 71, 83,
Transaktion FD02 222 85, 91, 101, 105, 110, 161, 182, 229,
Transaktion FD32 49, 50 332, 338, 340
Transaktion FK02 156 Transaktion SHD0 21, 24
Transaktion FS00 311 Transaktion SHDB 49
Transaktion FS10N 64, 319 Transaktion SM35 54
Transaktion FSE0_XBRL 136 Transaktion SM37 102, 106
Transaktion FSS0 39, 104, 109, 127, 216 Transaktion TCURMNT 150
Transaktion GCA1 121 Transaktion VF03 388
Transaktion GP12N 98 Transaktion VFX3 385, 387
Transaktion GS01 256 Transaktion VTFL 391
Transaktion KO02 365 Transaktionsrecorder 50, 51
Transaktion KO12 367 Transaktionswhrung 63
Transaktion ME2DP 380
Transaktion MIRO 166, 199, 207, 219
Transaktion O7R3 74 U
Transaktion OA02 236
Transaktion OACS 263 berleitungsfehler 385
Transaktion OACV 258 UKV-Ledger 0F 66
Transaktion OAVI 280 Umsatzkostenverfahren 313, 350, 352, 355
Transaktion OB_GLACC11 132 Funktionsbereiche kontieren 355
Transaktion OB_GLACC12 132, 133

406
Index

V Warengruppe 201, 202, 203


anlegen 202
Validierung 30, 256, 258, 259, 262 Bewertungsklasse zuordnen 202
Fehlermeldung 32 Warengruppenbezeichnung 202
Schritte 31 WE/RE-Konto 38
Warnmeldung 32
Variantenpflege 180
Verrechnungskonto 243 Z
Versicherungsbasiswert 276, 278
Version 373 Zahllauf 146, 177, 182, 184, 213
Versionsparameter, geschftsjahrsabhngig Zahlungs- und Vorschlagsliste 180
372 Zahlungsavis 16, 185
Vieraugenprinzip 169 mailen 185
Vorlagebeleg Referenzbeleg Zahlungsbedingung definieren 211
Vorschlagslauf 178 Zahlungsbeleg, Belegposition 178
Vortragskonto hinterlegen 61 Zahlungseingang 190
Zahlungsregulierungsliste 182
Zahlweg ndern 173
W Zugangsabwicklung 295, 359
bei paralleler Rechnungslegung 363
Whrungskurs pflegen 148 Zugriffsfolge 388
Wareneingangs-Rechnungseingangs- Zuordnung, Feld 38, 39, 40, 41, 67, 68
Verrechnungskonto 38

407
Die Serviceseiten

Im Folgenden finden Sie Hinweise, wie Sie Kontakt zu uns aufnehmen knnen.

Lob und Tadel


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ren, empfehlen Sie das Buch bitte weiter. Wenn Sie meinen, es gebe doch
etwas zu verbessern, schreiben Sie direkt an den Lektor dieses Buches:
martin.angenendt@galileo-press.de. Wir freuen uns ber jeden Verbesserungs
vorschlag, aber ber ein Lob freuen wir uns natrlich auch!

Auch auf unserer Webkatalogseite zu diesem Buch haben Sie die Mglich-
keit, Ihr Feedback an uns zu senden oder Ihre Leseerfahrung per Facebook,
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Zusatzmaterialien
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inhaltliche Mngel bekannt werden, stellen wir Ihnen dort auch eine Liste mit
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