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Schmalzing, Messner
Controlling mit SAP 100 Tipps & Tricks
2014, 417 S., brosch.
ISBN 978-3-8362-2602-8
Schlagenhauf, Siebert
Anlagenbuchhaltung mit SAP
2. Auflage 2014, ca. 500 S., geb.
ISBN 978-3-8362-2947-0
Forsthuber, Siebert
Praxishandbuch SAP-Finanzwesen
5. Auflage 2013, 653 S., geb.
ISBN 978-3-8362-2033-0
Jrg Siebert
Abschlussarbeiten im SAP-Finanzwesen
2014, 336 S., geb.
ISBN 978-3-8362-1832-0
Munzel, Munzel
SAP-Finanzwesen Customizing
2. Auflage 2012, 608 S., geb.
ISBN 978-3-8362-1827-6
Bonn Boston
Liebe Leserin, lieber Leser,
vielen Dank, dass Sie sich fr ein Buch von SAP PRESS entschieden haben.
Jedes Mal, wenn ich an einem Buch aus der Reihe 100 Tipps & Tricks
arbeite, wird mir bewusst, wie viele Workarounds ich tglich verwende. Wie
oft habe mich bei manchen Aufgaben schon gefragt, ob nicht auch ein krzerer
Weg zum Ziel fhrt oder mir gewnscht, dass sich manche Ablufe automa-
tisieren lieen.
Wenn es Ihnen hnlich geht und Sie mit FI arbeiten, dann ist dieses Buch wie
fr Sie gemacht. Carolin Klein und Ulrike Messner haben 100 hilfreiche Tipps
fr Sie zusammengetragen, die Ihnen bei Ihrer tglichen Arbeit mit FI weiter-
helfen. Ob Hauptbuchhaltung, Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung oder
Anlagenbuchhaltung: Lernen Sie neue Lsungen fr altbekannte Probleme
kennen, und probieren Sie die Tipps gleich im System aus. Ich bin mir sicher,
dass auch Ihnen an der einen oder anderen Stelle ein Licht aufgehen wird.
Wir freuen uns stets ber Lob, aber auch ber kritische Anmerkungen, die
uns helfen, unsere Bcher zu verbessern. Scheuen Sie sich nicht, mich zu kon-
taktieren. Ihre Fragen und Anmerkungen sind jederzeit willkommen.
Galileo Press
Rheinwerkallee 4
53227 Bonn
martin.angenendt@galileo-press.de
www.sap-press.de
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Dieses E-Book ist urheberrechtlich geschtzt. Mit dem Erwerb des E-Books
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ten. Sie sind berechtigt, dieses E-Book fr persnliche Zwecke zu nutzen. Sie
drfen es auch ausdrucken und kopieren, aber auch dies nur fr den persn-
lichen Gebrauch. Die Weitergabe einer elektronischen oder gedruckten Kopie
an Dritte ist dagegen nicht erlaubt, weder ganz noch in Teilen. Und auch nicht
eine Verffentlichung im Internet oder in einem Firmennetzwerk.
Wir hoffen sehr, dass Ihnen dieses Buch gefallen hat. Bitte teilen Sie
uns doch Ihre Meinung mit und lesen Sie weiter auf den Serviceseiten.
1. Auflage 2014
Galileo Press, Bonn 2014
Inhalt
Einleitung .............................................................................................. 11
7
Inhalt
8
Inhalt
9
Inhalt
10
Einleitung
Einer unserer Kunden bat uns mit den folgenden Worten um ein Audit der
SAP-Komponente FI: Wer mchte denn Radfahren, wenn er einen Porsche
in der Garage stehen hat! Er hatte den Eindruck, dass das Potenzial des FI-
Systems nicht vollstndig ausgenutzt wird. Gleichzeitig stand er stndig
unter dem Druck, dass der Abschluss immer schneller erstellt werden
musste.
Fast Close ist heutzutage eben nicht mehr nur ein Schlagwort, das viel disku-
tiert wird. Der Fast Close wird von vielen Unternehmen gelebt, und die Zeit-
vorgaben, bis wann ein rechtsgltiger Abschluss vorliegen muss, werden
immer krzer. Das zwingt die Mitarbeiter in den Unternehmen, ihre Arbeit
immer effizienter durchzufhren. Gelingen kann dies nur, wenn neben der
notwendigen Organisation die zur Verfgung stehenden Mittel, darunter
auch das SAP-ERP-System, mglichst optimal und effizient genutzt werden.
Mit den 100 Tipps und Tricks in diesem Buch mchten wir Sie an unseren
Erfahrungen teilhaben lassen und Ihnen zeigen, wie die Prozesse durch ein-
fache Systemeinstellungen sicherer gestaltet werden knnen und sich somit
die Datenqualitt erhhen lsst. Denn durch eine hhere Datenqualitt kn-
nen Differenzen reduziert oder gar vermieden werden, die den Zeitaufwand
im Abschluss deutlich beeinflussen: Wer Differenzen erst gar nicht analysie-
ren und beseitigen muss, ist eindeutig schneller. Aber nicht nur durch ver-
besserte Datenqualitt lsst sich ein Abschluss schneller erstellen. Auch
durch den geschickten Einsatz der zur Verfgung stehenden Funktionalit-
ten in den Transaktionen kann der Anwender effizienter arbeiten.
Zielgruppe
Dieses Buch richtet sich an Anwender und Key-User der Finanzbuchhaltung
sowie an Mitarbeiter in der IT, die die SAP-Komponente FI betreuen. Man-
che Tipps setzen bereits Erfahrung in SAP voraus, einzelne wiederum kn-
nen auch sehr gut von Einsteigern nachvollzogen werden. Die Tipps geben
Ihnen neue Ideen fr die Erleichterung und effizientere Gestaltung der
Arbeit mit FI.
11
Einleitung
Zum Aufbau
Dieses Buch ist in acht Teile gegliedert. Jeder Teil enthlt mehrere Tipps zu
einem Themengebiet. Je nach Gre des Themengebiets unterscheidet sich
die Anzahl der Tipps pro Buchteil. Fr manche Tipps finden Sie Verweise auf
weiterfhrende oder angrenzende Tipps zum Sachverhalt in diesem Buch.
Die Tipps sind jedoch unabhngig voneinander, das heit, die Reihenfolge,
in der Sie die Tipps lesen, spielt keine Rolle.
Systemvoraussetzungen
Ein Groteil der Tipps bezieht sich auf Kernfunktionalitten und ist daher
nicht an ein Release gebunden. Einige Tipps sind nur mit dem neuen Haupt-
buch umsetzbar, wir weisen Sie darauf im jeweiligen Tipp explizit hin. Soll-
ten Tipps die Aktivierung von Business Functions oder Erweiterungspaketen
erforderlich machen, werden diese im Tipp genannt. Die Screenshots in den
Tipps wurden auf einem aktuellen SAP-ERP-System (Release 6.0 EHP 6)
erstellt.
12
Einleitung
Danksagung
An dieser Stelle mchten wir die Gelegenheit nicht versumen, allen Perso-
nen zu danken, die direkt oder auch indirekt Anteil daran haben, dass dieses
Buch zustande gekommen ist. Zum einen sind dies Berater-Kolleginnen, die
den einen oder anderen Tipp beigesteuert haben. Andererseits aber auch
unser privates Umfeld, das uns den Rcken freigehalten und uns die notwen-
dige Zeit zugestanden hat, selbst an Feiertagen und im Urlaub, um an diesem
Werk zu arbeiten.
13
TEIL 1
TEIL 1 Finanzbuchhaltung allgemein
Eine Reihe von Funktionen, die in FI zur Verfgung stehen, knnen in mehre-
ren Bereichen von FI eingesetzt werden. Die Tipps zu solchen bergreifenden
Funktionen haben wir in diesem Teil gesammelt. Lernen Sie z. B., wie Sie
Falschbuchungen mittels Validierungen vermeiden, Belege mithilfe von Refe-
renzbelegen schnell erfassen oder auch Buchungsperioden automatisch ffnen
und schlieen knnen. Des Weiteren finden Sie in diesem Teil zwei Tipps zum
Feld Zuordnung, das fr viele Prozesse eine zentrale Bedeutung hat, und
einen Tipp zu Parameter-IDs, die Ihnen in vielen Transaktionen die Arbeit
erleichtern knnen.
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TEIL 1 Finanzbuchhaltung allgemein
Tipp 1
Tipp 1 Standardtexte zwischen
Systemen bertragen
Standardtexte erleichtern die Formulargestaltung ungemein. In diesem Tipp
zeigen wir Ihnen, wie Sie die Standardtexte zwischen Systemen bertragen
knnen.
rgert es Sie auch von Zeit zu Zeit, dass Sie an mehreren Stellen Aktualisie-
rungen vornehmen mssen, wenn Formulare angepasst werden mssen,
z. B. wenn sich die Bankverbindung oder der Geschftsfhrer ndert? Das
muss nicht sein! Sie knnen Standardtexte einsetzen und diese in andere Sys-
teme transportieren.
Und so gehts
Rufen Sie Transaktion SA38 auf, und starten Sie Programm RSTXTRAN. Es
ffnet sich ein neues Fenster.
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Standardtexte zwischen Systemen bertragen Tipp 1
Als Ergebnis erscheint eine Liste aller gefundenen Standardtexte, die trans-
portiert werden knnen. Achten Sie darauf, dass nur die Standardtexte mar-
kiert sind, die Sie transportieren mchten. Im gezeigten Beispiel soll nur der
Standardtext F_0001_FOOTER transportiert werden. Besttigen Sie dies mit
(). Es ffnet sich eine Liste, in der die zu transportierenden Texte ange-
zeigt werden.
Selektierte Standardtexte
Klicken Sie auf die Schaltflche Texte in Korr. bern., und besttigen Sie die
Abfrage. Legen Sie einen neuen Transportauftrag an, oder bernehmen Sie
die Standardtexte in einen bestehenden Transportauftrag. Die Standardtexte
stehen nun zur bertragung in die Zielsysteme bereit.
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TEIL 1 Finanzbuchhaltung allgemein
Tipp 2
Tipp 2 Textbausteine in Einzelposten-
texten verwenden
Es gibt Texte, die Sie bei der Belegerfassung immer wieder eingeben mssen.
In diesem Tipp zeigen wir Ihnen, wie Sie mit Textbausteinen Einzelpostentexte
schnell erfassen knnen. Dabei knnen Sie sogar Variablen einsetzen.
Bei der Belegerfassung knnen Sie sich die Arbeit durch den Einsatz von
Textbausteinen erleichtern. Dabei knnen Sie hufig wiederkehrende Texte
als Textbausteine im Customizing hinterlegen. Die hinterlegten Texte kn-
nen ber eine sogenannte Text-ID bei der Belegerfassung in die Belegposi-
tion bernommen werden.
Und so gehts
Die Textbausteine werden im Customizing hinterlegt. Rufen Sie dazu Trans-
aktion OB56 oder folgenden Eintrag im Customizing auf:
Klicken Sie auf Neue Eintrge. Tragen Sie die Text-Id (LEAS) und die Text-
Schablone (Leasinggebhr fr Kfz im Monat $BUP) ein. Die Zeichenfolge
$BUP dient als Variable, die bei der Belegerfassung durch den Buchungsmo-
nat ersetzt wird, in den der Beleg gebucht wird. Wenn Sie die Checkbox
Kontrollanzeige aktivieren, wird der Text im Beleg angezeigt. Klicken Sie auf
das Icon (Sichern), um den Eintrag zu sichern.
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Textbausteine in Einzelpostentexten verwenden Tipp 2
Textbaustein anlegen
Erfassen Sie wie gewohnt den Beleg. Geben Sie nun im Feld Text ein Gleich-
heitszeichen gefolgt von der Text-ID (=LEAS) ein.
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TEIL 1 Finanzbuchhaltung allgemein
Wie Sie sehen, wird die Variable $BUP durch den Buchungsmonat 03/2014
ersetzt.
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Belegerfassung durch Erfassungsvarianten erleichtern Tipp 3
Tipp 3
Tipp 3 Belegerfassung durch Erfas-
sungsvarianten erleichtern
Nutzen Sie Enjoy-Transaktionen, und strt es Sie, dass in der Erfassungsmaske
sehr viele Felder erscheinen, die Sie gar nicht brauchen? Erfahren Sie in diesem
Tipp, wie Sie sich mithilfe von Erfassungsvarianten die Belegerfassung erleich-
tern knnen.
Wenn Sie die Enjoy-Transaktionen FB50, FB60 oder FB70 aufrufen, erhalten
Sie fr die Positionserfassung eine Vielzahl an Feldern, von denen Sie in der
Regel nur eine begrenzte Anzahl bentigen. ber Erfassungsvarianten kn-
nen Sie Erfassungsmasken definieren, in denen nur die Felder enthalten
sind, die Sie auch tatschlich brauchen. Sie knnen mehrere Erfassungsvari-
anten anlegen. Auf diese Weise knnen Sie die Anzahl der auszufllenden
Felder bersichtlich halten und manuelle Buchungen schneller erfassen.
Und so gehts
In unserem Beispiel mchten wir eine Erfassungsvariante fr Transaktion
FB50 (Sachkontenbeleg erfassen) anlegen. Rufen Sie zum Anlegen einer
Erfassungsvariante Transaktion SHD0 auf.
Erfassungsvariante anlegen
21
TEIL 1 Finanzbuchhaltung allgemein
Klicken Sie auf das Icon (Anlegen), um eine neue Erfassungsvariante anzu-
legen. Es ffnet sich ein neues Fenster. Geben Sie ein Belegdatum ein, und
drcken Sie ().
Belegdatum erfassen
Sie gelangen in das Bild Bildeingaben besttigen. Erfassen Sie einen Kurztext
fr die Erfassungsvariante im Feld Kurztext Screenvariante. In unserem Bei-
spiel nennen wir die Variante Kostenstelle und Auftrag, da wir eine Erfas-
sungsvariante anlegen mchten, die fr die Kontierung in CO nur die beiden
Felder Kostenstelle und Auftrag beinhaltet.
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Belegerfassung durch Erfassungsvarianten erleichtern Tipp 3
Generell knnen Sie definieren, ob das Feld nur angezeigt (Spalte Nur Aus-
gabe), unsichtbar (Spalte Unsichtbar) oder obligatorisch (Spalte Obligat.)
sein soll. Auerdem knnen Sie fr einzelne Felder auch Werte vorschlagen
lassen, indem Sie die Spalte Mit Inhalt aktivieren. In unserem Beispiel akti-
vieren wir fr alle Felder, die wir nicht in der Erfassungsvariante sehen
mchten, die Checkbox in der Spalte Unsichtbar, wie Sie der nchsten Abbil-
dung entnehmen knnen. Die Inhalte einzelner Felder mchten wir nicht
bernehmen und auch keine Felder nur anzeigen lassen. Klicken Sie auf die
Schaltflche Beenden u. Sichern, um die Feldauswahl zu bernehmen.
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TEIL 1 Finanzbuchhaltung allgemein
Transportauftrag anlegen
Rufen Sie Transaktion FB50 auf. Unter Umstnden sind bei Ihnen die
Arbeitsvorlagen noch ausgeblendet. Ist dies der Fall, erscheint in der Icon-
Leiste die Schaltflche Arbeitsvorgang an. Klicken Sie auf die Schaltflche
Arbeitsvorgang an, um die Arbeitsvorlagen einzublenden.
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Belegerfassung durch Erfassungsvarianten erleichtern Tipp 3
25
TEIL 1 Finanzbuchhaltung allgemein
Tipp 4
Tipp 4 Beleg mittels Referenzbeleg
erfassen
Erfahren Sie in diesem Tipp, wie Sie Korrekturbuchungen durch die Nutzung
von Referenzbelegen einfacher und schneller durchfhren knnen.
In der Praxis treten immer wieder Flle auf, in denen Sie Sachverhalte
buchen oder stornieren bzw. zurcknehmen mssen, die sich auf vorherge-
hende Belege beziehen. Whrend es ein Leichtes ist, einen Beleg zu stornie-
ren, knnen Sie Stornobelege nicht wieder stornieren. Belegpositionen auf
Konten, die eine Offene-Posten-Steuerung haben, erzeugen durch einen
Storno keine offenen Posten, sondern gleichen die stornierten offenen Pos-
ten aus. Sie knnen durch einen Storno die offenen Posten also nicht einfach
zurckdrehen. Es bleibt nur die Mglichkeit, die Belege neu einzubuchen.
Wenn Sie dabei nicht alle Daten erneut erfassen mchten, aber auch wenn
Sie den Buchungsvorgang mit Bezug zum ursprnglichen Sachverhalt einbu-
chen mchten, hilft Ihnen hier die Belegerfassung mit Bezug zu einem Refe-
renzbeleg weiter.
Und so gehts
Die Funktionalitt der Belegerfassung mit Bezug zu einem Referenzbeleg fin-
den Sie nicht in einer gesonderten Transaktion. Sie ist in verschiedene FI-
Buchungstransaktionen im klassischen Hauptbuch eingebunden und kann
ber die Menleiste aufgerufen werden. Aber auch im neuen Hauptbuch
steht sie weiterhin zur Verfgung. Die Funktionalitt, Belege mit Bezug zu
einem Referenzbeleg zu buchen, hat viele Optionen, die auch kombiniert
eingesetzt werden knnen. In diesem Tipp stellen wir Ihnen die Funktionali-
tt anhand eines Beispiels vor.
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Beleg mittels Referenzbeleg erfassen Tipp 4
In unserem Beispiel haben wir einem unserer Kunden eine Leistung in Rech-
nung gestellt. Da es sich um einen nicht alltglichen Vorgang handelt, wurde
die Rechnung direkt in FI eingebucht. Die Rechnung, die unter der FI-Beleg-
nummer 1800000014 im System gespeichert wurde, wurde versehentlich
unter Verwendung eines falschen Erlskontos (540100) erfasst.
Ein Stornieren des Belegs ist nicht mehr mglich, da der Beleg bereits ausge-
glichen ist. Bei der Korrektur mchten wir den Belegzusammenhang erhal-
ten, daher buchen wir nicht einfach den Erls um, sondern nehmen eine
Umkehrbuchung vor, indem wir den Beleg mittels des Referenzbelegs erfas-
sen. Zur Erfassung der Korrekturbuchung rufen wir z. B. Transaktion FB70
auf, die Sie auch ber folgenden Menpfad finden:
27
TEIL 1 Finanzbuchhaltung allgemein
28
Beleg mittels Referenzbeleg erfassen Tipp 4
Die Option Umkehrbuchung erzeugen knnen Sie brigens nicht nur ver-
wenden, wenn Sie einen bereits stornierten Beleg stornieren mchten. Sie
ist auch fr alle anderen Belege einsetzbar.
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TEIL 1 Finanzbuchhaltung allgemein
Tipp 5
Tipp 5 Falschbuchungen mittels
Validierungen vermeiden
Mssen Sie immer wieder Falschbuchungen korrigieren, weil z. B. falsche
Kostenstellen oder Auftrge kontiert wurden? Sie knnen Falschbuchungen
von vornherein durch den Einsatz von Validierungen vermeiden.
Und so gehts
Im vorliegenden Beispiel sollen fr das Sachkonto 470000 nur die Kosten-
stellen 1210 und 2410 zur Kontierung zugelassen werden. Rufen Sie dazu
zunchst die Validierung ber folgenden Pfad im Customizing auf:
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Falschbuchungen mittels Validierungen vermeiden Tipp 5
Klicken Sie auf die Schaltflche Neue Eintrge. Es ffnet sich ein neues Fens-
ter. Tragen Sie hier den Buchungskreis in das Feld BuKr und den Zeitpunkt
2 (Belegposition) in das Feld Zeitpkt ein, und whlen Sie im Men Umfeld
Validierung.
Validierung anlegen
Klicken Sie auf die Schaltflche Validierung. Wenn noch keine Validierung
im System existiert, mssen Sie eine Nachrichtenklasse eintragen. Stimmen
Sie diese mit Ihrer IT ab. Es ffnet sich ein neues Fenster. Vergeben Sie einen
technischen Namen im Feld Validierung und eine Bezeichnung im Feld
rechts davon.
Eine Validierung kann mehrere Schritte beinhalten, das heit, alle Prfun-
gen, die Sie fr einen Buchungskreis auf Belegpositionsebene durchfhren
mchten, ordnen Sie in mehreren Schritten einer Validierung zu. Klicken Sie
auf die Schaltflche Schritt. Sie gelangen in das nchste Fenster.
Voraussetzung anlegen
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TEIL 1 Finanzbuchhaltung allgemein
Schritt 001 wird automatisch angelegt. Erfassen Sie zunchst eine Bezeich-
nung fr den neuen Schritt. Klicken Sie anschlieend im linken Fenster auf
Voraussetzung, und whlen Sie im rechten Fenster Struktur BSEG Beleg-
segment Buchhaltung per Doppelklick aus. Suchen Sie in der Liste das Feld
Hauptbuch. Zum Suchen knnen Sie das Icon (Suchen) zu Hilfe nehmen.
bernehmen Sie das Feld per Doppelklick in den oberen Fensterabschnitt,
klicken Sie auf das und dann auf die Schaltflche Konstante. Tragen Sie
die Kontonummer 470000 in das sich ffnende Fenster ein.
Klicken Sie im linken Fensterabschnitt auf Prfung. Es ffnet sich ein neues
Fenster. bernehmen Sie nun, wie zuvor fr das Feld Hauptbuch beschrie-
ben, das Feld Kostenstelle aus der Struktur BSEG Belegsegment Buchhal-
tung, und erfassen Sie die folgende Prfung: Kostenstelle = '1210' OR Kos-
tenstelle = '2410'.
Nachricht pflegen
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Falschbuchungen mittels Validierungen vermeiden Tipp 5
Speichern Sie die Validierung ber das Icon (Sichern), und verlassen Sie
die Validierungspflege ber das Icon (Beenden). Nun muss die Validie-
rung noch aktiviert werden, damit sie in den Buchungen durchlaufen wird.
Tragen Sie die soeben angelegte Validierung fr den Buchungskreis zum
Zeitpunkt 2 ein, und geben Sie im Feld AktivGrad 1 ein, um die Validie-
rung zu aktivieren. In unserem Beispiel haben wir die Validierung ZVAL_01
fr den Buchungskreis 0005 zum Zeitpunkt 2 aktiviert. Sichern Sie die Ein-
stellungen.
Validierung aktivieren
Dies ist ein sehr einfaches Beispiel fr eine Kontierung. ber Validierungen
knnen auch komplexe Sachverhalte geprft werden. So knnen z. B. Kon-
tengruppen- und Kostenstellen-Kombinationen geprft werden und vieles
mehr. Auerdem steht ein User-Exit zur Verfgung, in dem weiterfhrende
Prfungen abgebildet werden knnen.
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TEIL 1 Finanzbuchhaltung allgemein
Tipp 6
Tipp 6 Buchungsperioden automa-
tisch ffnen und schlieen
Sind Sie es leid, Buchungsperioden manuell ffnen und schlieen zu mssen?
Wir zeigen Ihnen, wie Sie die Pflege von FI-Buchungsperioden automatisieren
knnen.
Und so gehts
In unserem Beispiel stellen wir Ihnen den Report RFPERIOD_OPEN vor.
Report RFPERIOD_CLOSE ist weniger umfangreich und kann analog einge-
setzt werden.
Den Report knnen Sie ber Transaktion SA38 oder ber den folgenden
Pfad in der Menleiste aufrufen:
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Buchungsperioden automatisch ffnen und schlieen Tipp 6
Sie gelangen in das Bild ABAP: Programmausfhrung. Tragen Sie den Report-
namen RFPERIOD_OPEN in das Feld Programm ein. Klicken Sie auf das
Icon (Ausfhren), um das Programm zu starten.
ABAP-Programm ausfhren
Der Report enthlt die gleichen Felder wie die Transaktion OB52 zum manu-
ellen ffnen und Schlieen von Buchungsperioden. Weiterfhrende Infor-
mationen zur generellen Bedienung der Transaktion OB52 knnen Sie in
Tipp 8, Zweiten Zeitraum fr erlaubte Buchungsperioden nutzen, nach-
lesen.
Es ffnet sich das Eingabebild des Reports RFPERIOD_OPEN. Tragen Sie fol-
gende Angaben ein:
Von Geschftsjahr: Tragen Sie hier das Geschftsjahr ein, ab dem der Zeit-
raum 1 geffnet sein soll.
Von Periode (Zeitraum 1): Tragen Sie hier die Von-Periode ein, ab der Zeit-
raum 1 geffnet werden soll.
Bis Geschftsjahr: Tragen Sie hier das Geschftsjahr ein, bis zu dem der
Zeitraum 1 geffnet sein soll.
Bis Periode (Zeitraum 1): Tragen Sie hier die Bis-Periode ein, bis zu der
Zeitraum 1 geffnet werden soll.
Von Geschftsjahr (Zeitraum 2): Tragen Sie hier das Geschftsjahr ein, ab
dem der Zeitraum 2 geffnet sein soll.
Von Periode (Zeitraum 2): Tragen Sie hier die Von-Periode ein, ab der Zeit-
raum 2 geffnet werden soll.
Bis Geschftsjahr (Zeitraum 2): Tragen Sie hier das Geschftsjahr ein, bis
zu dem der Zeitraum 2 geffnet sein soll.
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TEIL 1 Finanzbuchhaltung allgemein
Bis Periode (Zeitraum 2): Tragen Sie hier die Bis-Periode ein, bis zu der
Zeitraum 2 geffnet werden soll.
Von Konto: Falls Sie innerhalb einer Kontoart auf bestimmte Konten oder
Kontenintervalle einschrnken mchten, knnen Sie hier die Konten an-
geben.
Speichern Sie die Eingaben nun in einer Reportvariante, indem Sie auf das
Icon (Als Variante sichern) klicken. Tragen Sie in das Feld Varianten-
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Buchungsperioden automatisch ffnen und schlieen Tipp 6
name einen technischen Namen und in das Feld Bedeutung eine Bezeich-
nung ein, und klicken Sie auf das Icon (Sichern).
Legen Sie fr alle Kontoarten und deren Zeitrume je eine Reportvariante an,
und lassen Sie das Programm fr alle Reportvarianten von Ihrer Systemadmi-
nistration zum entsprechenden Datum einplanen.
37
TEIL 1 Finanzbuchhaltung allgemein
Tipp 7
Tipp 7 Feld Zuordnung korrekt
befllen
Kommt es bei Ihnen vor, dass Sie offene Posten auf manchen Konten nicht
automatisiert ausgleichen knnen? Lesen Sie hier, woran es liegen knnte.
Das Feld Zuordnung hat in FI eine zentrale Bedeutung. ber dieses Feld wer-
den offene Posten fr den maschinellen Ausgleich selektiert, auch Ausziffern
genannt. Wird das Feld Zuordnung falsch befllt, knnen Belege nicht oder
nur ber Umwege ausgeglichen werden. Insbesondere bei integrierten, in
anderen Komponenten ausgefhrten Prozessen kann es sehr wichtig sein,
dass das Feld Zuordnung passend gefllt wird, da die jeweilige Funktion der
Anwendung das manuelle Befllen des Feldes nicht anbietet. Daher besteht
die Mglichkeit, das Feld Zuordnung systemseitig maschinell befllen zu las-
sen. Dadurch wird gewhrleistet, dass alle zusammengehrenden Belege
identifiziert und ausgeglichen werden knnen.
Und so gehts
Wir zeigen Ihnen das maschinelle Befllen des Feldes Zuordnung anhand
des Beispiels Wareneingangs-Rechnungseingangs-Verrechnungskontos, kurz
WE/RE-Konto. Das WE/RE-Konto ist das Konto, ber das im Rahmen der
Beschaffungsvorgnge mit Bestellbezug Wareneingnge und Rechnungsein-
gnge verbucht und somit automatisch abgegrenzt werden. Das Konto wird
im Normalfall ber offene Posten gefhrt, da man die Bestellvorgnge auf
der Ebene der Bestellposition als Kontrollmedium fr den korrekten buch-
halterischen Abschluss eines externen Beschaffungsvorgangs nutzt. Der
letzte Schritt des Beschaffungsvorgangs ist in der Regel das Ausziffern der
zugehrigen offenen Posten des WE/RE-Kontos. Dies sollte erfolgen, nach-
dem mit Bezug zur Bestellposition alle zugehrigen Wareneingnge und
38
Feld Zuordnung korrekt befllen Tipp 7
Mit welcher Information das Feld Zuordnung befllt werden soll, knnen Sie
ber das Feld Sortierschlssel im Sachkonto steuern. Rufen Sie dazu Trans-
aktion FSS0 oder folgenden Menpfad auf:
Sortierschlssel im Sachkontenstamm
39
TEIL 1 Finanzbuchhaltung allgemein
SAP liefert im Standard eine Reihe von Sortierschlsseln aus, die Sie fr die
maschinelle Befllung des Feldes Zuordnung fr die verschiedenen Prozesse
verwenden knnen. In der nachfolgenden Abbildung sehen Sie einen Aus-
zug aus der Liste der zur Verfgung stehenden Sortierschlssel, die Sie ber
Taste (F4) aufrufen knnen.
40
Feld Zuordnung korrekt befllen Tipp 7
Sollten Sie eine Information fr das Feld Zuordnung bentigen, die nicht in
der Liste aufgefhrt ist, knnen Sie kundenspezifische Sortierschlssel defi-
nieren. Rufen Sie dazu Transaktion OB16 oder z. B. folgenden Eintrag im
Customizing auf:
Sie gelangen in das Bild Sicht Regeln fr den Aufbau des Feldes ZUORD-
NUNG ndern: bersicht. Klicken Sie auf Neue Eintrge, um neue Sortier-
schlssel anzulegen.
Sortierschlssel anlegen
Tragen Sie im sich ffnenden Fenster in das Feld SortSchlssel einen techni-
schen Schlssel (Z01) fr den neuen Sortierschlssel und im Feld Bedeutung
einen erklrenden Text ein. Whlen Sie in Feld 1 ein Feld aus der Liste aus,
die Sie ber Taste (F4) aufrufen knnen. Die Liste beinhaltet alle Felder, die
Sie fr die Definition des Sortierschlssels verwenden knnen. Bestimmen
Sie ber Feld Offset, ab welcher Stelle der Feldinhalt bernommen werden
soll (6), und ber Feld Lnge, wie viele Zeichen bernommen werden sollen
(12). In unserem Beispiel bernehmen wir vom Inhalt des Feldes ESRRE
(ESR-Referenznummer) die Zeichen 6 bis 18. Wenn Sie das Feld Offset leer
lassen, wird der Inhalt ab der ersten Stelle bernommen. Speichern Sie die
Einstellungen durch einen Klick auf das Icon (Sichern).
41
TEIL 1 Finanzbuchhaltung allgemein
Fr manche Prozesse knnen Sie die Befllung des Feldes Zuordnung bri-
gens nicht in FI steuern. In Tipp 99, SD-Beleginformationen an FI-Beleg
bergeben, finden Sie ein entsprechendes Beispiel.
42
Zweiten Zeitraum fr erlaubte Buchungsperioden nutzen Tipp 8
Tipp 8
Tipp 8 Zweiten Zeitraum fr erlaubte
Buchungsperioden nutzen
Haben Sie sich schon oft gefragt, warum in der Tabelle fr die erlaubten
Buchungsperioden zwei Zeitrume enthalten sind? Die Antwort erfahren
Sie in diesem Tipp.
In der Finanzbuchhaltung mssen oft noch mehrere Tage nach dem Monats-
wechsel Buchungen in die Vorperiode erfasst werden. Buchungen aus den
angrenzenden Komponenten sollen jedoch verhindert werden. Das System
soll also einerseits Buchungen in FI fr die Vorperiode zulassen, andererseits
jedoch verhindern, dass Buchungen aus anderen Komponenten in die Vor-
periode mglich sind. Genau fr diese Anforderung stehen in der Tabelle fr
die Buchungsperiodenpflege zwei Zeitrume zur Verfgung.
Und so gehts
Zunchst erlutern wir Ihnen den Aufbau der Tabelle zur Steuerung der Bu-
chungsperioden. Die Tabelle zur Buchungsperiodensteuerung enthlt zwei
Zeitrume:
Var. K Von Konto Bis Konto Von Per. 1 Jahr Bis Per. 1 Jahr Von Per. 2 Jahr Bis Per. 2 Jahr BeGr
Buchungskreisvariante
Zeitraum 1 Zeitraum 2
Kontoart/Maskierung
Berechtigungsgruppe
43
TEIL 1 Finanzbuchhaltung allgemein
Feld Von Konto: Lassen Sie das Feld leer, um die Einstellungen fr alle
Konten vorzunehmen, sofern Sie in Feld K (Kontoart/Maskierung) ein +
eingetragen haben. Fr alle anderen Kontoarten knnen Sie auf einzelne
Konten oder Kontenintervalle eingrenzen.
Feld Bis Konto: Lassen Sie das Feld leer, um die Einstellungen fr alle Kon-
ten vorzunehmen, sofern Sie in Feld K (Kontoart/Maskierung) ein + ein-
getragen haben. Fr alle anderen Kontoarten knnen Sie auf einzelne Kon-
ten oder Kontenintervalle eingrenzen.
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Zweiten Zeitraum fr erlaubte Buchungsperioden nutzen Tipp 8
Feld Von Per. 1: Tragen Sie hier die Von-Periode ein, ab der Zeitraum 1 ge-
ffnet werden soll (12).
Feld Jahr: Tragen Sie hier das Geschftsjahr ein, ab dem der Zeitraum 1 ge-
ffnet sein soll (2013).
Feld Bis Per. 1: Tragen Sie hier die Bis-Periode ein, bis zu der Zeitraum 1
geffnet werden soll (1).
Feld Jahr: Tragen Sie hier das Geschftsjahr ein, bis zu dem der Zeitraum
1 geffnet sein soll (2014).
Feld Von Per. 2: Tragen Sie hier die Von-Periode ein, ab der Zeitraum 2 ge-
ffnet werden soll (1).
Feld Jahr: Tragen Sie hier das Geschftsjahr ein, ab dem der Zeitraum 2 ge-
ffnet sein soll (2014).
Feld Bis Per. 2: Tragen Sie hier die Bis-Periode ein, bis zu der Zeitraum 2
geffnet werden soll (1).
Feld Jahr: Tragen Sie hier das Geschftsjahr ein, bis zu dem der Zeitraum
2 geffnet sein soll (2014).
Feld BeGr: Tragen Sie hier die Berechtigungsgruppe fr den Zeitraum 1 ein
(FIBU).
Speichern Sie Ihre Eingaben mit einem Klick auf das Icon (Sichern).
45
TEIL 1 Finanzbuchhaltung allgemein
46
Mit Selektionsvarianten arbeiten Tipp 9
Tipp 9
Tipp 9 Mit Selektionsvarianten
arbeiten
Anstatt Selektionskriterien bei jedem Programmaufruf erneut einzugeben,
knnen Sie diese in einer Variante abspeichern.
Und so gehts
Zahlreiche Programme und Transaktionen in SAP bieten die Mglichkeit,
mit Selektionsvarianten zu arbeiten. In diesem Tipp erstellen wir eine Selek-
tionsvariante fr die Bilanz und GuV. Rufen Sie die Bilanz ber folgenden
Menpfad auf:
Tragen Sie alle Angaben ein, die Sie in der Variante speichern mchten, und
whlen Sie Springen Varianten Als Variante sichern. Es ffnet sich ein
neues Fenster. Geben Sie den Variantennamen (BILANZ_HGB) und eine
Bedeutung (Bilanz HGB (BilMoG)) ein, und sichern Sie die Variante.
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TEIL 1 Finanzbuchhaltung allgemein
Variantenattribute
Wenn Sie in Zukunft die Bilanz aufrufen mchten, knnen Sie die gespei-
cherte Variante aufrufen und die Werte in die Selektionsfelder automatisch
eintragen lassen. Verlassen Sie die Transaktion, und rufen Sie das Programm
erneut auf. Whlen Sie nun Springen Varianten Holen. Der Variantenkata-
log ffnet sich.
Variantenkatalog
Whlen Sie die Variante BILANZ_HGB aus. Die in der Variante zuvor abge-
speicherten Selektionskriterien werden in die Selektionsfelder bertragen.
Sie knnen das Programm ohne weitere Eingaben starten.
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Mittels Aufzeichnungen Massen-Datenerfassung erleichtern Tipp 10
Tipp 10
Tipp 10 Mittels Aufzeichnungen
Massen-Datenerfassung
erleichtern
Mssen Sie hin und wieder grere Datenmengen erfassen und wrden dies
gerne automatisieren? Lesen Sie, wie Sie mithilfe von Batch-Input-Mappen die
Erfassung beschleunigen knnen.
Und so gehts
Um Massendaten einbuchen zu knnen, bentigen wir zunchst eine soge-
nannte Aufzeichnung des Erfassungsvorgangs. In unserem Beispiel mchten
wir das Kreditlimit auf Kreditkontroll-Bereichsebene unserer Debitoren
aktualisieren. Das Kreditlimit wird ber Transaktion FD32 bearbeitet. Notie-
ren Sie zunchst eine Debitorennummer, mit der Sie die Transaktion auf-
zeichnen mchten. Rufen Sie dann Transaktion SHDB oder folgenden Ein-
trag in der Menleiste auf, um die Aufzeichnung durchzufhren:
49
TEIL 1 Finanzbuchhaltung allgemein
Aufzeichnung starten
Die Transaktion FD32 wird gestartet. Sie knnen die Daten nun wie
gewohnt erfassen. Im Hintergrund werden alle Dateneingaben und Klicks
aufgezeichnet. Vergessen Sie nicht, die Daten zu sichern, indem Sie sie mit
einem Klick auf das Icon (Sichern) speichern. Nach dem Speichern springt
das System zurck in den Transaktionsrecorder, in dem nun die Aufzeich-
nung angezeigt wird. Klicken Sie auf das Icon (Sichern), um die Aufzeich-
nung zu speichern.
50
Mittels Aufzeichnungen Massen-Datenerfassung erleichtern Tipp 10
Aufzeichnung anzeigen
Markieren Sie zur Erzeugung des Programms zunchst die zuvor angelegte
Aufzeichnung (FD32_LIMIT), und klicken Sie dann auf die Schaltflche Pro-
gramm.
Transaktionsrecorder bersicht
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TEIL 1 Finanzbuchhaltung allgemein
Es ffnet sich das Bild fr die Programmeigenschaften. Geben Sie einen Titel
fr das Programm ein. Whlen Sie im Feld Typ den Programmtyp 1 Ausfhr-
bares Programm aus. Whlen Sie im Feld Status die Option Produktives
Kundenprogramm oder Testprogramm und im Feld Anwendung den Eintrag
gem Ihren firmeninternen Vorgaben aus. In unserem Beispiel ordnen wir
das Programm der Anwendung F Finanzbuchhaltung zu. Klicken Sie an-
schlieend auf die Schaltflche Quelltext.
Programmeigenschaften definieren
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Mittels Aufzeichnungen Massen-Datenerfassung erleichtern Tipp 10
Es erscheint die Abfrage nach einem Entwicklungspaket. Geben Sie das kun-
denspezifische Paket (Z001) ein, das in Ihrem Unternehmen dafr definiert
wurde. Klicken Sie auf das Icon (Sichern), um das Programm anzulegen.
Klicken Sie auf das Icon (Beenden), um die Bearbeitung des Programms
zu verlassen.
Entwicklungspaket zuweisen
Nachdem das Programm angepasst ist und Sie die einzulesenden Daten in
einer Datei aufbereitet haben, kann die Batch-Input-Mappe zur Verbuchung
der Daten mithilfe des zuvor neu erstellten Programms erzeugt werden.
Rufen Sie dazu Transaktion SA38 oder folgenden Eintrag in der Menleiste
auf:
Tragen Sie den Programmnamen (ZFD32) in das Feld Programm ein, und kli-
cken Sie auf das Icon (Ausfhren), um das Programm zu starten.
53
TEIL 1 Finanzbuchhaltung allgemein
Sie gelangen in das Selektionsbild des Programms. Beachten Sie, dass wir an
dieser Stelle mit dem SAP-Standardprogramm arbeiten. Das Selektionsbild
des bei Ihnen angepassten Programms wird aber im Wesentlichen vergleich-
bar aussehen.
Whlen Sie die Option Mappe erzeugen, und geben Sie in das Feld Mappen-
name einen Namen (FD32) fr die zu erstellende Batch-Input-Mappe ein.
ber das Aktivieren der Checkbox Mappe halten erreichen Sie, dass auch
eine erfolgreich eingespielte Mappe in der Mappenbersicht erhalten bleibt.
Tragen Sie in das Feld DATASET das Verzeichnis und den Dateinamen (D:\
Daten_FD32_Batch-Input.txt) der Datei ein, in der die Daten fr die Batch-
Input-Mappenerstellung abgelegt sind. Klicken Sie anschlieend auf das Icon
(Ausfhren), um die Batch-Input-Mappe zu erstellen. Verlassen Sie das
Programm per Klick auf das Icon (Beenden).
Batch-Input-Mappe erzeugen
Hier sehen Sie die neu angelegte Mappe (FD32). Markieren Sie die Mappe,
und klicken Sie auf die Schaltflche Abspielen, um die Mappe abzuspielen,
das heit, um die Daten, die aus der Datei in die Mappe eingelesen wurden,
im System zu verbuchen.
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Mittels Aufzeichnungen Massen-Datenerfassung erleichtern Tipp 10
Mappenbersicht
Sichtbar abspielen
Bei Auswahl dieser Option wird Ihnen Bild fr Bild angezeigt, wie die Da-
ten verbucht werden. Diese Option sollte vor allem dann gewhlt werden,
wenn eine Batch-Input-Mappe das erste Mal erstellt wird, um die Daten-
verbuchung zu prfen.
Hintergrund
Bei dieser Einstellung wird die Verarbeitung in den Hintergrund gestellt,
das heit, Ihnen wird auch im Fehlerfall nicht direkt am Bildschirm etwas
angezeigt. Falls Fehler aufgetreten sind, knnen Sie diese im Nachgang
entweder ber das Fehlerprotokoll oder durch das erneute Abspielen der
Mappe im Modus Sichtbar abspielen herausfinden, was sich aber nur bei
einer geringen Anzahl fehlerhafter Stze empfiehlt.
Nach dem Abspielen der Mappe ist das Ergebnis in der Mappenbersicht zu
sehen. In der Spalte wird die Anzahl der erfolgreich verbuchten Daten-
stze angezeigt. In der Spalte erscheint die Anzahl der fehlerhaften
Datenstze. Falls in der Mappe fehlerhafte Datenstze enthalten sind, kn-
nen Sie das Fehlerprotokoll durch einen Klick auf die Schaltflche Protokoll
aufrufen, nachdem Sie die Mappe markiert haben.
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TEIL 1 Finanzbuchhaltung allgemein
Auch wenn es zur Technik der Aufzeichnung (SHDB) seit Lngerem techni-
sche Alternativen gibt, wie z. B. die LSMW (Legacy System Migration Work-
bench), die im Wesentlichen fr die Datenmigration entwickelt wurde, ist
die Batch-Input-Technik dennoch immer noch eine gute Option, um Massen-
daten automatisiert zu verarbeiten, da sie einfach zu bedienen ist. Erwhnen
mchten wir an dieser Stelle noch, dass speziell die Enjoy-Transaktionen
unter Umstnden Probleme verursachen knnen, da sie nicht fr die Batch-
Input-Technik entwickelt wurden.
56
Felder ber Parameter-IDs vorbelegen Tipp 11
Tipp 11
Tipp 11 Felder ber Parameter-IDs
vorbelegen
rgern Sie sich, dass Sie manche Felder immer wieder aufs Neue erfassen ms-
sen? Erfahren Sie hier, wie Parameter-IDs Ihnen die Arbeit erleichtern knnen.
Ist es Ihnen lstig, dass Sie ein und denselben Eintrag immer wieder aufs
Neue erfassen mssen, obwohl Sie immer mit einem gleichbleibenden Wert
arbeiten? Fr manche Felder gibt es sogenannte Set/Get-Parameter, die dafr
sorgen, dass nach der Anmeldung am System und dem erstmaligen Erfassen
des Eintrags der erfasste Wert bei der nchsten Erfassung wieder vorgeschla-
gen wird. Das funktioniert aber nicht bei allen Feldern.
Und so gehts
Wie Sie mit Parameter-IDs arbeiten knnen, zeigen wir Ihnen anhand eines
Beispiels fr das Feld Buchungskreis. Zunchst mssen Sie berprfen, ob
fr ein Feld eine Parameter-ID definiert ist. In unserem Beispiel rufen wir
dazu Transaktion FB50 oder folgenden Menpfad auf:
Es ffnet sich das Fenster Buchungskreis eingeben. Klicken Sie in das Feld
Buchungskreis, und drcken Sie (F1).
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TEIL 1 Finanzbuchhaltung allgemein
Buchungskreis eingeben
Es ffnet sich die Hilfe zum Feld Buchungskreis. Klicken Sie auf die Schaltfl-
che Technische Info. Im sich ffnenden Fenster wird die Parameter-Id im
Abschnitt Feld-Daten angezeigt, sofern fr das Feld eine Parameter-ID defi-
niert ist. In unserem Beispiel lautet die Parameter-ID BUK.
Technische Info
Verlassen Sie die Transaktion, indem Sie so oft auf das Icon (Zurck) kli-
cken, bis Sie wieder im SAP-Men sind. Als Nchstes muss die Parameter-ID
mit dem entsprechenden Wert in Ihren persnlichen Benutzerdaten hinter-
legt werden. Rufen Sie dazu in der Menleiste System Benutzervorgaben
Eigene Daten auf.
Es ffnet sich das Bild Pflege eigener Benutzervorgaben. Klicken Sie auf die
Registerkarte Parameter. Tragen Sie in das Feld Set-/Get-Parameter-Id die
Parameter-ID (BUK) und in das Feld Parameterwert die Nummer des Bu-
58
Felder ber Parameter-IDs vorbelegen Tipp 11
chungskreises (1100) ein. Klicken Sie auf das Icon (Sichern), um Ihre Ein-
gaben zu speichern.
Wenn Sie nun eine Transaktion aufrufen, in der der Buchungskreis vor-
kommt, wird automatisch Buchungskreis 1100 eingetragen. In der genann-
ten Transaktion FB50 wird das Fenster Buchungskreis eingeben sogar ber-
sprungen, da die Eingabe des Buchungskreises nicht mehr notwendig ist.
59
TEIL 1 Finanzbuchhaltung allgemein
Tipp 12
Tipp 12 Saldovortrag in SAP verstehen
Sie knnen sich nicht erklren, wie der Saldo eines Kontos zustande kommt,
da hierzu keine Buchungen im System zu finden sind? Das knnte am Saldo-
vortrag liegen.
Und so gehts
Bestandskonten des Hauptbuchs sowie der Debitoren- und Kreditorenbuch-
haltung werden auf sich selbst vorgetragen. Fr diese Konten sind somit
keine Einstellungen notwendig. Fr Ertragskonten muss im Customizing ein
Vortragskonto hinterlegt werden, fr das wie bereits erwhnt keine
Buchungen erzeugt werden. Aus technischen Grnden ist es jedoch erforder-
60
Saldovortrag in SAP verstehen Tipp 12
Tragen Sie im sich ffnenden Fenster den Kontenplan (YIKR) ein, und best-
tigen Sie die Eingabe mit (). Sie gelangen in das Bild Konfig. Buchhaltung
pflegen: Autom. Buchungen Konten. Sie sehen, dass fr den Vorgang BIL
Bilanzvortrag und fr den Erfolgskontentyp X das Konto 350000 hinterlegt
ist. Auf dieses Konto werden die Salden der Erfolgskonten vorgetragen. Das
Konto muss als Bestandskonto definiert sein.
Vortragskonto hinterlegen
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TEIL 1 Finanzbuchhaltung allgemein
Im sich ffnenden Fenster wird Ihnen das Ergebnis des Programmlaufs ange-
zeigt. Im Protokoll wird, neben den Selektionsdaten, in der vorletzten Zeile
das Ergebnis ausgegeben. In unserem Beispiel erhalten wir die Meldung,
dass der Saldovortrag erfolgreich durchgefhrt werden konnte. Wenn Sie
zuvor die Checkbox Ergebnisliste ausgeben aktiviert haben, erscheinen die
beiden Schaltflchen Bilanzkonten und Ergebnisvortragskonten. Klicken Sie
auf Bilanzkonten, um den Saldovortrag fr die Bilanzkonten anzuschauen.
62
Saldovortrag in SAP verstehen Tipp 12
Sie gelangen in das Bild Anzeige der Bilanzkonten. Die vorgetragenen Salden
werden pro Bilanzkonto (Spalte Konto) in allen aktiven Hauswhrungen, in
unserem Beispiel Buchungskreiswhrung (Spalte Bukrs.whr) und Konzern-
whrung (Spalte Konzernw.), sowie in der Transaktionswhrung (Spalte
TWhrung) ausgegeben. Klicken Sie auf das Icon (Zurck), um zum Proto-
koll zurckzukehren.
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TEIL 1 Finanzbuchhaltung allgemein
Geben Sie die Kontonummer (im Beispiel 69990), den Buchungskreis (1000)
und das Geschftsjahr (2014) ein, auf das Sie die Salden vorgetragen haben,
und klicken Sie auf das Icon (Ausfhren), um die Salden anzuzeigen. In
der Saldenanzeige wird in der Zeile Saldovortrag der vorgetragene Wert
angezeigt.
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Saldovortrag in SAP verstehen Tipp 12
Sie sollten den Saldovortrag immer mglichst zeitnah zu Beginn des neuen
Geschftsjahres durchfhren. Die Programme fr den Saldovortrag knnen
Sie auch als automatische Jobs fr den ersten Tag des neuen Geschftsjahres
einplanen. Nach der Ausfhrung des Saldovortrags werden die Saldenvor-
trge bei Rckbuchungen in das alte Geschftsjahr systemseitig automatisch
aktualisiert. Der Saldovortrag ist immer einstufig, das bedeutet, er trgt
immer genau von einem Jahr auf das andere Jahr vor und holt nicht alle exis-
tierenden Jahre davor automatisch nach. Weiter zurckliegende Jahre
werden also nicht korrigiert.
65
TEIL 1 Finanzbuchhaltung allgemein
weitere Hinweise zum Thema und zur Vorgehensweise bei fehlerhaften Sal-
denvortrgen, z. B. SAP-Hinweis 1930937 (FI-GL: Saldovortrag FAGLGVTR
luft nicht wie erwartet).
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Inhalt des Feldes Zuordnung in FI-Belegen korrigieren Tipp 13
Tipp 13
Tipp 13 Inhalt des Feldes Zuordnung
in FI-Belegen korrigieren
Sie haben den Sortierschlssel zur Befllung des Feldes Zuordnung korrigiert
und mchten den Feldinhalt nun in bereits gebuchten Belegen ebenfalls aktu-
alisieren?
Beim Anlegen neuer Sachkonten kann es vorkommen, dass ein falscher Sor-
tierschlssel eingetragen wurde. Der Sortierschlssel steuert die Befllung
des Feldes Zuordnung. Lesen Sie Tipp 7, Feld Zuordnung korrekt befl-
len, fr weitere Informationen zum Feld Zuordnung.
Wenn bereits Belege auf das Sachkonto gebucht wurden, werden die
Inhalte im Feld Zuordnung in diesen bereits bestehenden Belegpositionen
durch die nderung des Sortierschlssels im Sachkonto nicht automatisch
korrigiert. Sind bereits viele Buchungen erfasst, kann eine manuelle nde-
rung der Belege zu aufwendig sein. ber SAP-Hinweis 322910 (RSZUN000
(ZUORDNUNG_AUFBAUEN) ZUONR, HZUON fehlerhaft) liefert SAP ein
Programm aus, ber das die Inhalte im Feld Zuordnung korrigiert werden
knnen.
Und so gehts
Lassen Sie das Programm ZF_CHANGE_ZUONR zur Korrektur der Inhalte im
Feld Zuordnung von einem Entwickler gem SAP-Hinweis 322910 in Ihr
System einbauen. Bevor Sie das Korrekturprogramm starten knnen, mssen
Sie den Sortierschlssel im Sachkontenstamm entsprechend Ihrer Vorstel-
lung angepasst haben.
Rufen Sie nach der Korrektur des Sortierschlssels Transaktion SA38 oder
folgenden Eintrag in der Menleiste auf, um das Programm zu starten:
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TEIL 1 Finanzbuchhaltung allgemein
68
Inhalt des Feldes Zuordnung in FI-Belegen korrigieren Tipp 13
Das Programm gibt die Anzahl der Stze aus, die gendert werden. berpr-
fen Sie, ob die Anzahl der Stze mit Ihrer Analyse der fehlerhaften Einzelpos-
ten bereinstimmt, bevor Sie den Report im Update-Modus starten.
69
TEIL 1 Finanzbuchhaltung allgemein
Tipp 14
Tipp 14 Buchungsdatum fr vorerfasste
Belege ndern
Sie arbeiten mit vorerfassten Belegen und mssen aufgrund des Geschftsjah-
reswechsels deren Buchungsdatum ndern? Lesen Sie hier, welche Mglich-
keiten Sie dazu haben.
Wenn Sie mit vorerfassten Belegen arbeiten, mssen Sie nach einem
Geschftsjahreswechsel das Buchungsdatum der noch offenen vorerfassten
Belege ndern, da das Buchen in das zurckliegende Geschftsjahr nicht
mehr mglich ist. Fr vorerfasste Belege gibt es eigene Transaktionen, ber
die die Belege gendert werden knnen. Wir stellen Ihnen in diesem Tipp
einerseits die Transaktion zur nderung des Buchungsdatums eines einzel-
nen Belegs vor. Des Weiteren stellen wir Ihnen ein Programm vor, ber das
Sie das Buchungsdatum fr eine groe Anzahl von vorerfassten Belegen
ndern knnen.
Und so gehts
Zunchst stellen wir Ihnen die Transaktion zum ndern des Buchungsda-
tums einzelner Belege vor. Rufen Sie dazu Transaktion FBV4 oder folgenden
Menpfad auf:
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Buchungsdatum fr vorerfasste Belege ndern Tipp 14
Sie gelangen in die Kopfdaten des vorerfassten Belegs. Geben Sie das neue
Buchungsdatum (05.06.2014) ein, und sichern Sie die nderung durch
einen Klick auf das Icon (Beleg parken).
Buchungsdatum ndern
Wenn Sie sehr viele vorerfasste Belege haben, deren Buchungsdatum Sie
ndern mssen, knnen Sie den Report ZFSAP2_B gem SAP-Hinweis
99775 (FIPP: FBV4 Massennderung des Buchungsdatums/GJahrs) von Ihrer
Systemadministration einbauen lassen. Rufen Sie nach dem Einbau die
Transaktion SA38 oder folgenden Eintrag in der Menleiste auf:
Geben Sie im sich ffnenden Fenster den Report ZFSAP2_B in das Feld Pro-
gramm ein, und klicken Sie auf das Icon (Ausfhren). Sie gelangen in das
Selektionsbild des Reports. Geben Sie den Buchungskreis (1000) und das
71
TEIL 1 Finanzbuchhaltung allgemein
72
Buchungsdatum fr vorerfasste Belege ndern Tipp 14
Das Programm zeigt im Protokoll an, welche Belege gendert wurden. In der
nachfolgenden Abbildung ist zu sehen, dass Beleg 100000167 nicht gendert
werden konnte, da er von einem Benutzer in Bearbeitung war. Wir empfeh-
len daher, den Report zu einer Zeit zu starten, in der mglichst wenig Benut-
zer Belege erfassen.
73
TEIL 1 Finanzbuchhaltung allgemein
Tipp 15
Tipp 15 Zustzliche Felder in Einzel-
postenanzeige aufnehmen
Vermissen Sie ein Feld in der Einzelpostenanzeige? Erfahren Sie in diesem
Tipp, wie Sie zustzliche Felder in die Einzelpostenanzeige aufnehmen
knnen.
Und so gehts
Wir erlutern Ihnen die Funktionalitt anhand eines Beispiels: Das Feld
Finanzposition soll zustzlich in die Feldliste der Debitoren-Einzelpostenan-
zeige aufgenommen werden.
74
Zustzliche Felder in Einzelpostenanzeige aufnehmen Tipp 15
Buchhaltung aus. Klicken Sie nun auf das Icon oder drcken Sie die Taste
(F4) im Feld Feldname, um das Feld Finanzposition (FIPOS) auszuwhlen.
Klicken Sie auf das Icon (Sichern), um den Eintrag zu speichern.
Sie gelangen in das Bild Debitoren Einzelpostenliste. Rufen Sie die Liste fr
einen beliebigen Debitor auf. Whlen Sie in der Menleiste Einstellungen
Anzeigevariante Aktuelle. Das Feld Finanzposition steht nun in der Feld-
liste (ausgeblendete Felder) zur Verfgung und kann in die Einzelposten-
anzeige aufgenommen werden. Wenn Sie zur Anpassung von Einzelposten-
anzeigen weitere Informationen bentigen, knnen Sie diese in Tipp 16,
Globale und benutzerspezifische Anzeigelayouts nutzen, nachlesen.
75
TEIL 1 Finanzbuchhaltung allgemein
Tipp 16
Tipp 16 Globale und benutzerspezifi-
sche Anzeigelayouts nutzen
Strt es Sie, dass Ihnen in manchen Listen nicht alle Felder angezeigt werden,
die Sie brauchen? Dann hilft Ihnen dieser Tipp weiter.
Und so gehts
In diesem Beispiel richten wir ein Layout fr die Einzelposten der Sachkon-
ten (Transaktion FBL3N oder FAGLL03) ein. Zustzlich zu den angezeigten
Feldern soll die Kostenstelle eingeblendet werden. Whlen Sie in der Men-
leiste Einstellungen Anzeigevariante Aktuelle. Es ffnet sich ein neues
Fenster. Im linken Fensterteil sehen Sie die aktuell in den Einzelposten ange-
zeigten Felder. Im rechten Fensterteil sehen Sie die Liste der Felder, die
auerdem eingeblendet werden knnen.
Sie knnen einzelne Felder aus der Anzeige entfernen, indem Sie das Feld
markieren und mit dem Icon in die Liste der nicht angezeigten Felder ver-
schieben. Ebenso knnen Sie ein Feld aus der rechten Liste markieren und
mit dem Icon in die Liste der angezeigten Felder aufnehmen. Um die
gewnschten Felder leichter zu finden, knnen Sie die Liste der nicht ange-
zeigten Felder mithilfe der Icons (Sortieren aufsteigend) oder (Sortie-
ren absteigend) alphabetisch sortieren. Markieren Sie im linken Fensterteil
das Feld, vor dem Sie die Kostenstelle anordnen mchten, z. B. das Feld Text.
Suchen Sie dann im rechten Fensterteil die Kostenstelle, markieren Sie das
76
Globale und benutzerspezifische Anzeigelayouts nutzen Tipp 16
Feld, und bernehmen Sie es per Klick auf das Icon in die Liste der ange-
zeigten Felder.
Layout ndern
Layout sichern
Sie knnen das Layout nur fr Ihren Benutzer oder fr alle definieren:
77
TEIL 1 Finanzbuchhaltung allgemein
Benutzerspezifisch
Soll das Layout nur fr Sie verwendbar sein, knnen Sie einen beliebigen
Namen vergeben. Aktivieren Sie dafr das Kennzeichen Benutzerspezi-
fisch, und geben Sie eine Bezeichnung ein.
Layoutverwaltung
Markieren Sie das Layout, und whlen Sie in der Menleiste Bearbeiten
Voreinstellung setzen. Beim nchsten Aufruf der Transaktion werden direkt
die Felder angezeigt, die Sie in diesem Layout definiert haben. Sollten Sie
Felder in der Liste der zur Verfgung stehenden Felder vermissen, knnen
Sie in Tipp 15 nachlesen, wie Sie zustzliche Felder in die Einzelpostenan-
zeige aufnehmen knnen.
78
TEIL 2
TEIL 2 Sachkonten und
Hauptbuchhaltung
In der Hauptbuchhaltung laufen die Buchungen aus den vorgelagerten Kom-
ponenten und aus dem Rechnungswesen auf den Sachkonten zusammen.
Lesen Sie in diesem Teil unter anderem, wie Sie im Rahmen des Abschlusses
Nummernlcken nachweisen oder auch in Sonderperioden buchen knnen.
Auerdem erfahren Sie, wie Sie die Kontensteuerung fr offene Posten oder
die Einzelpostenverwaltung auf- oder abbauen knnen. Nicht zuletzt hilft
Ihnen unser Tipp zur Definition von Feldstatusgruppen, Kontierungsfehler zu
vermeiden.
79
TEIL 2 Sachkonten und Hauptbuchhaltung
Trick 17
Tipp 17 Kontosteuerung nachtrglich
ndern
Sie haben ein Sachkonto aus Versehen als Erfolgskonto anstatt als Bilanzkonto
definiert und knnen die Einstellung nicht mehr ndern, da bereits Belege
gebucht sind? Lesen Sie hier, wie Sie die Einstellungen korrigieren knnen.
Nachdem Buchungen auf ein Sachkonto erfolgt sind, kann die Einstellung,
ob das Konto ein Bilanz- oder ein Erfolgskonto ist, im SAP-Standard nicht
mehr gendert werden. SAP empfiehlt in solchen Fllen in der Regel die
Anlage eines neuen Sachkontos. In vielen Unternehmen ist jedoch ein zeit-
aufwendiger Ablauf vorgeschrieben, um ein neues Sachkonto anzulegen.
Wenn Sie also aus diesem oder auch aus anderen Grnden das Sachkonto
beibehalten mchten, knnen Sie wie in diesem Trick beschrieben vorgehen.
ndern Sie den Kontentyp jedoch nur, wenn Sie absolut sicher sind, dass das
Konto falsch angelegt wurde! Die nderung des Kontentyps kann z. B. Aus-
wirkungen auf den Saldovortrag haben.
Und so gehts
Um die Einstellung zum Kontentyp im Sachkonto ndern zu knnen, darf
das Konto keinen Saldo aufweisen. Sie mssen einen gegebenenfalls vorhan-
denen Saldo somit zunchst ausbuchen. Nachdem das geschehen ist, knnen
Sie die Einstellungen zum Kontentyp im Sachkonto noch nicht ndern, da
das System auf gebuchte Belege auf dem Sachkonto hin prft. Sie erhalten
die Fehlermeldung Wechsel der Bilanzsteuerung trotz Buchungen.
80
Kontosteuerung nachtrglich ndern Trick 17
Geben Sie im sich ffnenden Fenster das Arbeitsgebiet (FH) ein, und bestti-
gen Sie die Eingabe mit ().
Sie gelangen in das Bild Sicht Steuerung der Nachrichten durch den Anwen-
der ndern: bersicht. Klicken Sie auf Neue Eintrge, um die Steuerung der
Meldung gegenber dem SAP-Standard zu ndern.
81
TEIL 2 Sachkonten und Hauptbuchhaltung
Suchen Sie ber die Taste (F4) fr das Feld MsgNr den Eintrag 601 Wechsel
der Bilanzsteuerung trotz Buchungen heraus. Geben Sie einen Benutzer-
namen (KLEINC) ein. Durch die Eingabe eines Benutzers stellen Sie sicher,
dass nur dieser Benutzer die Einstellung fr den Sachkontentyp ndern darf.
Tragen Sie in die Felder Dialog und BatchI jeweils ein W fr Warnmel-
dung ein. Vergessen Sie nicht, Ihre Einstellungen durch einen Klick auf das
Icon (Sichern) zu speichern. Da es sich bei diesen Einstellungen um Cus-
tomizing-Einstellungen handelt, wird ein Transportauftrag abgefragt. Wen-
den Sie sich hierzu bei Bedarf an Ihre Systemadministration.
Nachdem die Meldung als Warnmeldung definiert ist, kann die Einstellung
zum Kontentyp im Sachkonto gendert werden. Vergessen Sie nicht, einen
Saldo, den Sie gegebenenfalls zuvor ausbuchen mussten, wieder einzubu-
chen und die Einstellungen zur Fehlermeldung wieder zu lschen, um verse-
hentliche nderungen an der Kontosteuerung zu vermeiden.
82
Sachkontenstammdaten zwischen Systemen bertragen Tipp 18
Tipp 18
Tipp 18 Sachkontenstammdaten zwi-
schen Systemen bertragen
Strt es Sie, dass Sie Sachkontenstammdaten in mehreren Systemen manuell
anlegen mssen, um z. B. Tests zu ermglichen?
Und so gehts
Rufen Sie Transaktion SA38 auf, und starten Sie das Programm RFBISA10. Es
ffnet sich ein neues Fenster. Tragen Sie eine einzelne Sachkontennummer
oder ein Sachkontenintervall in Feld Sachkonto ein. Geben Sie auerdem
den Buchungskreis an, aus dem Sie die Sachkontenstammdaten exportieren
mchten.
83
TEIL 2 Sachkonten und Hauptbuchhaltung
Statusmeldung
Nachdem Sie die Datei erzeugt haben, knnen Sie sie als Nchstes auf Ihren
PC herunterladen. Rufen Sie dazu Transaktion CG3Y auf, um die Datei vom
Server auf Ihren PC herunterzuladen. Sollten Sie die Berechtigung fr Trans-
aktion CG3Y nicht haben, knnen Sie alternativ Ihren Systemadministrator
bitten, die Datei auf den Zielserver zu kopieren.
Geben Sie im Feld Quelldatei auf Applikationsserver die Datei mit dem Ver-
zeichnis (G:\usr\sap\ECI\SYS\global\FBISSK_1) ein. Im Feld Zieldatei auf
Frontend mssen Sie angeben, wo die Datei auf Ihrem Rechner abgelegt wer-
den soll. Geben Sie als bertragungsformat der Daten ASC an, und klicken
Sie auf das Icon (Herunterladen), um die Datei herunterzuladen. Wenn
84
Sachkontenstammdaten zwischen Systemen bertragen Tipp 18
eine Sicherheitsabfrage erscheint, besttigen Sie diese durch einen Klick auf
die Schaltflche Zulassen.
Datei herunterladen
Als Nchstes knnen Sie die Datei von Ihrem PC auf den Zielserver bertra-
gen. Rufen Sie dazu Transaktion CG3Z auf. Geben Sie im Feld Quelldatei auf
Frontend den Pfad auf Ihrem PC und den Dateinamen an (C:\Users\Messner\
Desktop\FBISSK_1.dat). Im Feld Zieldatei auf Applikationsserver mssen Sie
das Zielverzeichnis und die Datei eingeben (G:\usr\sap\QCI\SYS\global\
FBISSK_1.dat).
Whlen Sie als bertragungsformat der Daten ASC, und klicken Sie auf das
Icon (Hochladen). Wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator, wenn
Sie sich nicht sicher sind, wie das Verzeichnis auf dem Zielserver heit.
Datei hochladen
Geben Sie den Dateinamen, den Sie zuvor beim Exportieren gewhlt haben,
in das Feld Dateiname ein. Geben Sie den Zielbuchungskreis ein. Als Batch-
Input Mappenname wird RFBISA20 vorgeschlagen. Sie knnen den Batch-
Input-Mappennamen bernehmen oder einen eigenen vergeben. Sie knnen
fr das Importieren zwischen folgenden Optionen whlen:
85
TEIL 2 Sachkonten und Hauptbuchhaltung
Klicken Sie auf das Icon (Ausfhren), um das Programm auszufhren. Sie
erhalten die Meldung, dass eine Batch-Input + Mappe erstellt wurde, im Bei-
spiel ist das die Mappe RFBISA20. Whlen Sie im Men System Dienste
Batch-Input Mappen, um die Daten im Zielsystem einzuspielen. Es ffnet
sich ein neues Fenster. Markieren Sie Mappe RFBISA20, und klicken Sie auf
das Icon (Ausfhren), um das Abspielen zu starten. Es ffnet sich ein
neues Fenster. Whlen Sie den Abspielmodus Hintergrund, und klicken Sie
auf die Schaltflche Abspielen. Die neuen Sachkonten stehen nun im Zielsys-
tem zur Verfgung.
Batch-Input-Mappe RFBISA20
86
In Sonderperioden buchen Tipp 19
Tipp 19
Tipp 19 In Sonderperioden buchen
Mithilfe von Sonderperioden knnen Sie die Stnde mehrerer Nachtrags-
bilanzen abbilden und so die verschiedenen Stnde des Jahresabschlusses
festhalten.
Und so gehts
Wenn Sie nicht sicher sind, ob Sonderperioden in Ihrem System eingerichtet
sind, knnen Sie dies im Customizing prfen. Die Einstellungen dazu befin-
den sich in zwei verschiedenen Tabellen.
87
TEIL 2 Sachkonten und Hauptbuchhaltung
Links sehen Sie den Buchungskreis (BuKr) und rechts davon die zugeordnete
GeschJahresvariante. In unserem Fall ist z. B. die Geschftsjahresvariante K4
den Buchungskreisen 0MB1 und 1000 zugeordnet.
Geschftsjahresvariante definieren
88
In Sonderperioden buchen Tipp 19
Nachdem wir nun wissen, dass wir in unserem System vier Sonderperioden
eingerichtet haben, zeigen wir Ihnen, wie Sie in Sonderperioden buchen
knnen. Rufen Sie dazu Transaktion FB50 oder folgenden Menpfad auf:
Buchen in Sonderperioden
Sollte bei Ihnen das Feld Periode nicht angezeigt oder fr manuelle Eingaben
nicht offen sein, knnen Sie dies ber die Bearbeitungsoptionen einstellen.
Rufen Sie dazu in der Belegerfassung Einstellungen Bearbeitungsoptionen
auf. Es ffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie die beiden Checkboxen Peri-
ode anzeigen und Buchen in Sonderperiode ernglichen aktivieren mssen.
Bearbeitungsoptionen
89
TEIL 2 Sachkonten und Hauptbuchhaltung
Speichern Sie anschlieend die Einstellungen, und kehren Sie zurck in die
Belegerfassung. Das System gibt eine Warnung aus, dass Sie in ein zurcklie-
gendes Geschftsjahr buchen mchten. Diese und auch die Meldung, dass
das Buchungs- und Belegdatum in verschiedenen Geschftsjahren liegen,
knnen Sie mit () besttigen. Vervollstndigen Sie den Beleg, und buchen
Sie ihn.
Nun knnen Sie jederzeit die Bilanz und GuV fr die Perioden 1 bis 12 mit
dem Stand vor der Buchung in Periode 13 auswerten. Den Stand nach der
Buchung in die Sonderperiode erhalten Sie, indem Sie die Bilanz und GuV
fr die Perioden 1 bis 13 aufrufen.
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Belegnummernlcken nachweisen Tipp 20
Tipp 20
Trick 20 Belegnummernlcken
nachweisen
Fr den Nachweis von Lcken in den Belegnummern des FI steht Ihnen ein
Report zur Verfgung.
Und so gehts
Rufen Sie Transaktion SA38 auf, und starten Sie das Programm
RFBNUM00N. Es ffnet sich ein neues Fenster.
Selektionsbild
91
TEIL 2 Sachkonten und Hauptbuchhaltung
Geben Sie den Buchungskreis und das Geschftsjahr ein. Optional knnen
Sie die Selektion auf einzelne Belegarten einschrnken. In unserem Beispiel
schrnken wir auf die Belegart RV (Fakturabernahme) ein.
Klicken Sie auf das Icon (Ausfhren), um den Report zu starten. Das
Ergebnis wird in einem neuen Fenster angezeigt.
In der ersten Zeile wird ganz links der Buchungskreis (BuKr) 0001 ange-
zeigt, rechts daneben der Nummernkreis (Nr) RV, rechts davon das Ge-
schftsjahr (VJahr) und (BJahr) 2013, das Nummernintervall
(Von_Nummer und Bis_Nummer) 0000800000 bis 0001099999, der Num-
mernstand 881539 und ob es sich um einen externen Nummernkreis (Ext.
NK) handelt.
92
Plandaten in FI erstellen (klassisches Hauptbuch) Tipp 21
Tipp 21
Tipp 21 Plandaten in FI erstellen
(klassisches Hauptbuch)
Sie mchten fr Ihre Bilanz und GuV Plandaten im Finanzwesen hinterlegen,
um Plan/Ist-Vergleiche durchfhren zu knnen?
Und so gehts
Zunchst mssen Sie im Customizing Einstellungen fr die Planungszeit-
rume vornehmen. Rufen Sie dazu folgenden Eintrag im Customizing auf:
Planperioden pflegen
93
TEIL 2 Sachkonten und Hauptbuchhaltung
wurde fr Variante (Var.) 0001 der Zeitraum von Periode 1 Jahr 2011 bis
Periode 16 Jahr 2015 als erlaubter Planungszeitraum eingetragen.
Planversionen pflegen
Setzen Sie fr das Ledger (Ld) und die Version (Ver), in der Sie die Plandaten
speichern mchten, das Kennzeichen Man. Plan. (manuelle Planung).
Geben Sie den Buchungskreis (0001), das Geschftsjahr (2014), die Version
(0), das Ledger (0) und die Bilanz/GuV-Struktur (IKR) an, fr die Sie Planda-
ten erfassen mchten. Sollten Sie Geschftsbereiche einsetzen, knnen Sie
nach Geschftsbereichen selektieren. Optional knnen Sie auch in einer
Transaktionswhrung (z. B. CHF) planen, wenn Sie nicht in der Buchungs-
kreiswhrung planen mchten.
94
Plandaten in FI erstellen (klassisches Hauptbuch) Tipp 21
Planung Einstieg
Klicken Sie auf die Schaltflche Erfassen. Es ffnet sich ein neues Fenster.
Markieren Sie die Position in der Bilanzstruktur, fr die Sie Plandaten erfas-
sen mchten. Sie knnen eine beliebige Position unterhalb des Wurzelkno-
tens, der obersten Ebene, auswhlen. Klicken Sie auf die Schaltflche Pla-
nung, um in die Erfassungsmaske zu gelangen.
95
TEIL 2 Sachkonten und Hauptbuchhaltung
Plandaten erfassen
Alle der Position zugeordneten Konten werden zur Eingabe angeboten. Soll-
ten Sie eine von der Buchungskreiswhrung abweichende Transaktionswh-
rung eingegeben haben, erfassen Sie die Werte in der Spalte Trans.Whrung.
Die Betrge werden dabei anhand des Mittelkurses in die Buchungskreis-
whrung umgerechnet und in der Spalte Buchungskreiswhrung angezeigt.
Wenn Sie zuvor im Selektionsbild Hauswhrung planen ausgewhlt haben
(siehe Abbildung Planung Einstieg), knnen Sie die Plandaten in Bu-
chungskreiswhrung erfassen. Klicken Sie auf das Icon (Buchen), um die
erfassten Betrge zu speichern. Anschlieend knnen Sie z. B. Transaktion
S_ALR_87012253 aufrufen, um einen Plan/Ist-Vergleich durchzufhren.
96
Plandaten in FI erstellen (neues Hauptbuch) Tipp 22
Tipp 22
Tipp 22 Plandaten in FI erstellen
(neues Hauptbuch)
Sie mchten fr Ihre Bilanz und GuV Plandaten im Finanzwesen hinterlegen,
um Plan/Ist-Vergleiche durchfhren zu knnen?
Und so gehts
Um eine manuelle Planung in FI erfassen zu knnen, mssen Sie zunchst
Einstellungen im Customizing vornehmen. Als Erstes mssen Sie die Pla-
nungszeitrume definieren. Rufen Sie dazu folgenden Eintrag im Customi-
zing auf:
97
TEIL 2 Sachkonten und Hauptbuchhaltung
Planperioden pflegen
Setzen Sie fr das Ledger (Ld) und die Version (Ver), in der Sie die Plandaten
speichern mchten, das Kennzeichen Man. Plan. (manuelle Planung).
Planversionen pflegen
Sie gelangen in das Bild Plandaten ndern Merkmale. An dieser Stelle ms-
sen Sie auswhlen, fr welche Merkmale des neuen Hauptbuchs Sie die Plan-
daten erfassen mchten. Sie knnen dazu ber die Icons (Vorheriges
Layout bzw. Nchstes Layout) das Layout ndern, um z. B. anstatt auf der
Ebene der Profit-Center auf Segmenten oder anderen Merkmalen Plandaten
zu erfassen. In unserem Beispiel mchten wir Plandaten fr Profit-Center er-
fassen und whlen deshalb das Layout 0FAGL-01 (Profit-Center, Konto).
Geben Sie die Periode von (1), Periode bis (12), das Profitcenter (YB110), den
Buchungskreis (1000), das Ledger (0L), die Version (0) und das Geschftsjahr
98
Plandaten in FI erstellen (neues Hauptbuch) Tipp 22
Geben Sie nun noch die Sachkonten an, fr die Sie die Planung erfassen
mchten. Wir erfassen in unserem Beispiel die Planung komplett fr alle
Bilanz- und GuV-Konten. Dazu geben wir in das Feld Kontonummer die
Sachkontonummer 1 und in das unterste Feld bis die Sachkontonummer
9999999999 ein, um alle Sachkonten zu selektieren. Aktivieren Sie die
Option formularbasiert, damit Ihnen fr alle existierenden Sachkonten eine
Eingabezeile vorgeschlagen wird, und klicken Sie anschlieend auf das Icon
(bersichtsbild), um das Erfassungsbild fr die Plandatenerfassung auf-
zurufen.
Sie befinden sich nun im Bild Plandaten ndern Kumulierte Werte, in dem
fr jedes existierende Sachkonto eine eingabebereite Zeile angezeigt wird.
Beachten Sie, dass Sie kumulierte Werte erfassen; das heit, Sie berschrei-
ben gegebenenfalls zuvor bereits erfasste Werte. Die Erfassung erfolgt in der
Transaktionswhrung, also in der Whrung, die Sie im Bild zuvor eingege-
ben haben (EUR). Sofern es sich um eine Whrung ungleich der Hauswh-
rung (= Buchungskreiswhrung) handelt, werden die Betrge entsprechend
dem im Customizing fr die Planung eingetragenen Kurstyp umgerechnet.
Klicken Sie auf das Icon (Buchen), um die erfassten Betrge auf der Daten-
bank fortzuschreiben.
99
TEIL 2 Sachkonten und Hauptbuchhaltung
Plandaten erfassen
100
Einzelposten nachtrglich aufbauen Tipp 23
Tipp 23
Tipp 23 Einzelposten nachtrglich
aufbauen
Sie haben ein Konto angelegt, bereits bebucht und vergessen, vorher die
Einzelposten-Fortschreibung zu aktivieren? Wir zeigen Ihnen, wie Sie die
Einzelposten nachtrglich aufbauen knnen.
Wenn Sie bei der Anlage des Sachkontos das Aktivieren der Einzelposten-
anzeige vergessen haben, knnen Sie diese nachtrglich aktivieren. Nach der
Aktivierung der Einzelpostenanzeige werden fr neu erstellte Belege Einzel-
posten gebucht. Mithilfe eines Programms knnen Sie Einzelposten fr
bereits verbuchte Belege nachtrglich aufbauen.
Und so gehts
Um die Einzelposten nachtrglich aufbauen zu knnen, mssen Sie zunchst
die Einzelpostenanzeige fr das Sachkonto aktivieren. Sperren Sie das Konto
fr Buchungen im Buchungskreis, damit whrend der Umstellung keine
Buchungen vorgenommen werden knnen. Rufen Sie dazu nun Transaktion
SA38 auf, und starten Sie das Programm RFSEPA01. Es ffnet sich ein neues
Fenster.
Aufbau Einzelpostenselektion
101
TEIL 2 Sachkonten und Hauptbuchhaltung
Geben Sie den Buchungskreis (1000) und das Sachkonto (140000) ein. Optio-
nal knnen Sie die Belegnummern angeben, fr die Sie Einzelposten nach-
trglich fortschreiben mchten. Whlen Sie anschlieend in der Menleiste
Programm Im Hintergrund ausfhren.
Besttigen Sie die Abfrage fr den Drucker mit einem Klick auf das Icon
(Weiter). Klicken Sie in der Abfrage des Starttermins auf die Schaltflche
Sofort, und sichern Sie die Startterminangabe mit einem Klick auf das Icon
(Sichern). Rufen Sie Transaktion SM37 auf, und klicken Sie auf die Schalt-
flche Ausfhren.
Jobbersicht
In der Jobbersicht wird der Job RFSEPA01 angezeigt. Aktivieren Sie die
Checkbox links neben Jobname RPSEPA01, und klicken Sie auf die Schaltfl-
che Spool, um das Protokoll anzuzeigen. Es ffnet sich ein neues Fenster.
Spool-Liste
Aktivieren Sie die Checkbox links neben der Spool-Nr. (11314), und klicken
Sie auf das Icon (Inhalt anzeigen). Im Protokoll wird angezeigt, fr wel-
che Belegnummer (Belegnr.) wie viele Einzelposten (Einzelpost) fr welches
Jahr angelegt wurden. Aus dem Protokoll wird ersichtlich, dass nachtrglich
102
Einzelposten nachtrglich aufbauen Tipp 23
Entfernen Sie nun die Buchungssperre fr das Konto wieder. Bei Buchungen
auf das Sachkonto werden ab sofort direkt bei der Buchung Einzelposten
fortgeschrieben.
103
TEIL 2 Sachkonten und Hauptbuchhaltung
Tipp 24
Tipp 24 Einzelposten nachtrglich
abbauen
Sie mchten die Einzelpostenanzeige fr ein Sachkonto deaktivieren und die
bereits gebuchten Einzelposten nachtrglich abbauen? Dieser Tipp zeigt
Ihnen, wie es geht.
Mchten Sie die Einzelposten fr ein Konto nicht mehr fortschreiben, da bei-
spielsweise das Belegvolumen zu gro wird, knnen Sie die Einzelpostenan-
zeige deaktivieren. Sie knnen auerdem die bereits gebuchten Einzelposten
mithilfe eines Programms nachtrglich abbauen.
Und so gehts
Um die Einzelposten nachtrglich abbauen zu knnen, mssen Sie zunchst
die Einzelpostenanzeige fr das Sachkonto deaktivieren. Sperren Sie auer-
dem das Konto fr Buchungen im Buchungskreis, damit whrend der Um-
stellung keine Buchungen vorgenommen werden knnen. Rufen Sie dazu
Transaktion FSS0 oder folgenden Menpfad auf:
104
Einzelposten nachtrglich abbauen Tipp 24
Einzelpostenanzeige ndern
Nun knnen Sie beginnen, die Einzelposten abzubauen. Rufen Sie Transak-
tion SA38 auf, und starten Sie das Programm RFSEPA04. Es ffnet sich ein
neues Fenster. Geben Sie den Buchungskreis (1000) und das Sachkonto
(140000) ein. Whlen Sie in der Menleiste Programm Im Hintergrund
ausfhren.
Abbau Einzelpostenanzeige
Besttigen Sie die Abfrage fr den Drucker durch einen Klick auf das Icon
(Weiter). Klicken Sie in der Abfrage des Starttermins auf die Schaltflche
Sofort, und sichern Sie die Startterminangabe durch einen Klick auf das Icon
105
TEIL 2 Sachkonten und Hauptbuchhaltung
(Sichern). Rufen Sie Transaktion SM37 auf, und klicken Sie auf die Schalt-
flche Ausfhren, um die Jobbersicht aufzurufen.
Jobbersicht
In der Jobbersicht wird der Job RFSEPA04 angezeigt. Aktivieren Sie die
Checkbox links neben dem Jobnamen RFSEPA04, und klicken Sie auf die
Schaltflche Spool, um das Protokoll anzuzeigen. Es ffnet sich ein neues
Fenster.
Spool-Liste
Aktivieren Sie die Checkbox links neben der Spool-Nr. (11306), und klicken
Sie auf das Icon (Inhalt anzeigen), um das Listprotokoll zu ffnen. Im List-
protokoll werden die Belegnummern ausgegeben, fr die die Einzelposten
gelscht wurden. Entfernen Sie die Buchungssperre fr das Sachkonto. Die
Einzelposten sind gelscht, und das Konto kann wieder fr Buchungen ver-
wendet werden.
106
Offene-Posten-Verwaltung fr Sachkonten aufbauen Tipp 25
Tipp 25
Tipp 25 Offene-Posten-Verwaltung fr
Sachkonten aufbauen
Sie mchten fr ein Konto, fr das bislang keine offenen Posten fortgeschrie-
ben wurden, die Offene-Posten-Verwaltung aktivieren?
Und so gehts
Lesen Sie SAP-Hinweis 1770786 (FAQ Offene-Posten-Verwaltung
FAGL_ACTIVATE_OP) aufmerksam durch, bevor Sie die Transaktion einset-
zen! Auerdem bentigen Sie zunchst ein Sachkonto, ber das die Belege
fr die Aktivierung der offenen Posten aus- und wieder eingebucht werden
knnen. Hierbei handelt es sich um ein technisches Sachkonto fr Umbu-
chungen, das nach der Aktivierung einen Saldo von null ausweist. Lassen Sie
sich von Ihrem Kontenplanverantwortlichen ein Sachkonto nennen, das Sie
dafr verwenden knnen.
107
TEIL 2 Sachkonten und Hauptbuchhaltung
Tragen Sie eine Belegart (SA) und im Feld Konto fr Umbuchung das techni-
sche Sachkonto (294001) ein. Aktivieren Sie die Checkbox Rckbuchung
durchfhren, damit die ausgebuchten Belege auf dem ursprnglichen Haupt-
buchkonto wieder eingebucht werden.
Aktivieren Sie die Checkbox Testlauf, und fhren Sie das Programm aus,
indem Sie auf das Icon (Ausfhren) klicken. Als Ergebnis erhalten Sie ein
Protokoll, das Sie darber informiert, ob die Offene-Posten-Verwaltung fr
das Sachkonto aktiviert werden konnte oder nicht. Falls Probleme auftreten,
werden diese im Fehlerprotokoll detailliert dargestellt. War der Testlauf
erfolgreich, muss das Programm im Hintergrund ausgefhrt werden, um das
Sachkonto tatschlich auf die Offene-Posten-Verwaltung umzustellen.
108
Offene Posten fr Sachkonten abbauen Tipp 26
Tipp 26
Tipp 26 Offene Posten fr Sachkonten
abbauen
Sie haben ein Konto, fr das bislang offene Posten fortgeschrieben wurden
und mchten nun die Steuerung fr die offenen Posten deaktivieren und die
bereits gebuchten Belege ohne Offene-Posten-Steuerung verbuchen?
Wenn Sie fr ein Konto die Steuerung fr offene Posten aktiviert haben, sei
es aus Versehen oder auch absichtlich, und Sie mchten die Steuerung nach-
trglich deaktivieren, mssen Sie nicht zwangslufig ein neues Konto anle-
gen. SAP stellt einen Report zur Verfgung, ber den Sie fr ein existieren-
des Konto die offenen Posten abbauen knnen. Hierbei spielt es keine Rolle,
ob Sie die klassische oder die neue Hauptbuchhaltung einsetzen.
Und so gehts
Lassen Sie sich von Ihrer IT das Programm RFSEPA03 gem SAP-Hinweis
175960 (RFSEPA02/03 ab 4.5A nicht untersttzt. Was tun?) als Report
ZFSEPA03 einbauen. Ist dies geschehen, gehen Sie wie folgt vor:
Setzen Sie zunchst die Buchungssperre fr das Konto, fr das Sie die Steue-
rung der offenen Posten deaktivieren mchten. Rufen Sie dazu Transaktion
FSS0 oder folgenden Menpfad auf:
109
TEIL 2 Sachkonten und Hauptbuchhaltung
Nachdem die Buchungssperre fr das Konto gesetzt ist, knnen die Belege
umgesetzt werden. Rufen Sie dazu Report ZFSEPA03 ber Transaktion SA38
oder ber den Pfad System Dienste Reporting in der Menleiste auf. Tra-
gen Sie den Reportnamen in das Feld Programm ein.
ber einen Klick auf das Icon (Ausfhren) gelangen Sie in das Selektions-
bild des Reports. Dort tragen Sie den Buchungskreis und das Sachkonto ein.
110
Offene Posten fr Sachkonten abbauen Tipp 26
Nach erneutem Klick auf das Icon (Ausfhren) erscheint das Listprotokoll.
Das Protokoll informiert darber, dass die offenen Posten aus Tabelle BSIS
selektiert und gendert wurden. Die offenen Posten wurden fr die unter
Spalte Belegnr. aufgefhrten Belege (100000039) abgebaut.
111
TEIL 2 Sachkonten und Hauptbuchhaltung
Tipp 27
Tipp 27 Query fr Sachkonten-
stammdaten erstellen
Mchten Sie sich bestimmte Sachkontenstammdaten in einer einzeiligen
Liste anzeigen lassen, um z. B. ein bersichtliches Sachkontenverzeichnis
zu erstellen?
Und so gehts
Mithilfe von Queries knnen Sie eigene Auswertungen erstellen. Zunchst
muss dazu ein sogenanntes InfoSet angelegt werden. Ein InfoSet beinhaltet
die notwendigen Tabellen, in denen die relevanten Daten abgelegt sind.
Rufen Sie zur Erstellung eines InfoSets folgenden Menpfad auf:
Geben Sie einen Namen im Feld InfoSet (FI_Sachkonten) ein, und klicken Sie
auf die Schaltflche Anlegen.
112
Query fr Sachkontenstammdaten erstellen Tipp 27
InfoSet Einstieg
Erfassen Sie eine Bezeichnung, tragen Sie in das Feld Tabellen-Join ber
Tabelle SKA1 ein, und besttigen Sie dies mit (). Tabelle SKA1 beinhal-
tet die kontenplanspezifischen Daten, wie z. B. die Definition, ob es sich um
ein Bestands- oder Erfolgskonto handelt. Als Nchstes verknpfen wir die
Tabelle mit den buchungskreisabhngigen Daten.
InfoSet anlegen
Klicken Sie dazu auf das Icon (Tabelle einfgen), geben Sie in das Feld
Tabelle SKB1 ein, und besttigen Sie dies mit einem Klick auf das Icon
(Weiter). Fgen Sie anschlieend auf die gleiche Weise Tabelle SKAT hinzu,
wenn Sie zustzlich die Langtexte der Sachkonten einbeziehen mchten. Im
113
TEIL 2 Sachkonten und Hauptbuchhaltung
InfoSet-Tabellen
Klicken Sie auf das Icon (Zurck), whlen Sie im sich ffnenden Fenster
alle Tabellenfelder aufnehmen, und besttigen Sie dies mit (). Klicken Sie
auf das Icon (Sichern). Wenn das System, in dem Sie das InfoSet anlegen,
ein System mit Transportanschluss ist, erscheint die Abfrage nach einem
Paket. Wenden Sie sich an Ihre Entwicklung, wenn Sie nicht sicher sind, was
Sie hier eintragen mssen. Klicken Sie auf das Icon (Sichern), und geben
Sie den Transportauftrag an. Klicken Sie auf das Icon (Zurck), und best-
tigen Sie Abfrage, ob Sie das InfoSet generieren mchten, durch einen Klick
auf die Schaltflche Ja.
Das soeben angelegte InfoSet muss nun noch einer Benutzergruppe zugeord-
net werden. Rufen Sie dazu folgenden Menpfad auf:
Suchen Sie die Benutzergruppe ber die Taste (F4) aus der Liste aus, der Sie
das InfoSet zuordnen mchten. Wenn noch keine passende Benutzergruppe
existiert, mssen Sie zuerst eine neue anlegen. Geben Sie zu diesem Zweck
einen Namen fr die Benutzergruppe ein, klicken Sie auf die Schaltflche
Anlegen, und erfassen Sie im sich ffnenden Fenster einen Namen fr die
Benutzergruppe. Klicken Sie auf die Schaltflche Sichern, um die Benutzer-
gruppe anzulegen.
114
Query fr Sachkontenstammdaten erstellen Tipp 27
Benutzergruppe
Als Nchstes mssen Sie der Benutzergruppe die Benutzer zuordnen, die die
Query verwenden drfen. Klicken Sie auf die Schaltflche Benutzer und Info-
Sets zuordnen. Es ffnet sich ein neues Fenster.
Benutzer zuordnen
Tragen Sie den bzw. die Benutzer ein, die die Query aufrufen drfen, und
klicken Sie auf das Icon (Sichern). Klicken Sie anschlieend auf das Icon
(Zurck).
InfoSet zuordnen
115
TEIL 2 Sachkonten und Hauptbuchhaltung
Whlen Sie die Benutzergruppe aus, der Sie das InfoSet zuordnen mchten,
indem Sie die Checkbox davor aktivieren. Sie knnen in der Liste nach unten
blttern, indem Sie auf das Icon (Nchste Seite) klicken. Klicken Sie auf
das Icon (Sichern), um die Zuordnung zu sichern.
Klicken Sie auf das Icon (Benutzergruppe wechseln), und whlen Sie die
zuvor angelegte Benutzergruppe (FI) aus. Geben Sie einen Namen fr die
Query (FI01) ein, und klicken Sie auf die Schaltflche Anlegen.
Query anlegen
Geben Sie im sich ffnenden Fenster einen Titel ein, und tragen Sie im
Abschnitt Listenformat den Wert 200 in das Feld Spalten ein. Klicken Sie
auf das Icon (Nchstes Bild).
116
Query fr Sachkontenstammdaten erstellen Tipp 27
Feldgruppen auswhlen
Sie gelangen in die Feldauswahl. Aktivieren Sie hier nun die Checkboxen fr
alle Felder, die Sie in der Stammdatenliste anzeigen mchten. Felder, die
mehrfach vorkommen, mssen Sie nur einmal aktivieren. ber das Icon
117
TEIL 2 Sachkonten und Hauptbuchhaltung
(Nchste Seite) knnen Sie nach unten blttern, um weitere Felder auszu-
whlen. Aktivieren Sie auf jeden Fall das Feld Sprachenschlssel, um beim
Aufruf der Liste auf nur eine Sprache eingrenzen zu knnen. Sonst erhalten
Sie pro Sachkonto mehrere Zeilen. Klicken Sie wiederum auf das Icon
(Nchstes Bild).
Feldauswahl
Sie gelangen in das Bild zur Bestimmung der Selektionsfelder. Aktivieren Sie
z. B. die Checkbox fr die Felder Kontenplan, Buchungskreis und Sprachen-
schlssel. Klicken Sie anschlieend auf die Schaltflche Grundliste.
118
Query fr Sachkontenstammdaten erstellen Tipp 27
Selektionsfelder
Es ffnet sich das Bild fr das Layoutdesign. In diesem Bild definieren Sie
nun, welche Felder in der Liste ausgegeben werden sollen. Klicken Sie auf
das Icon , z. B. vor der Feldgruppe Sachkontenstamm (Kontenplan) fr
Tabelle SKA1, um die Liste der Tabellenfelder einzublenden. Aktivieren Sie
die Checkbox in der Spalte Liste fr alle Felder, die Sie in der Stammdaten-
liste anzeigen mchten. Klicken Sie auf das Icon (Sichern), um die Query
zu sichern. Tragen Sie das Paket ein, falls wie bereits bei der Pflege des
InfoSets die Abfrage nach einem Paket erscheint, und geben Sie anschlie-
end den Transportauftrag ein. Klicken Sie auf das Icon (Beenden).
Layoutdesign
119
TEIL 2 Sachkonten und Hauptbuchhaltung
Nun ist die Query fertiggestellt und kann ausgefhrt werden. Rufen Sie dazu
erneut folgenden Menpfad auf:
Geben Sie die Query (FI01) ein, und klicken Sie auf das Icon (Ausfhren).
Query ausfhren
Geben Sie den Kontenplan (INT), den Buchungskreis (1000) und den Spra-
chenschlssel (DE) ein, und klicken Sie auf das Icon (Ausfhren). Die
Liste der Felder wird entsprechend Ihrer Query-Definition ausgegeben, wie
im nachfolgenden Beispiel dargestellt.
Liste Sachkontenstammdaten
120
Allokationen im neuen Hauptbuch einsetzen Tipp 28
Tipp 28
Tipp 28 Allokationen im neuen
Hauptbuch einsetzen
Erfahren Sie in diesem Tipp, wie Sie im neuen Hauptbuch Verrechnungen mit-
hilfe von Umlage- und Verteilungszyklen vornehmen knnen.
Und so gehts
In unserem Beispiel stellen wir Ihnen die Verrechnung zwischen Profit-Cen-
tern mithilfe einer Umlage vor. Zunchst sollten Sie prfen, ob die von
Ihnen bentigten Merkmale fr die Umlage definiert sind. Rufen Sie dazu
Transaktion GCA1 oder folgenden Eintrag im Customizing auf:
121
TEIL 2 Sachkonten und Hauptbuchhaltung
Zeile, und klicken Sie auf das Icon (Detail), um die Einstellungen zum
Feld Profitcenter anzuzeigen.
Feldverwendung ndern
122
Allokationen im neuen Hauptbuch einsetzen Tipp 28
123
TEIL 2 Sachkonten und Hauptbuchhaltung
124
Allokationen im neuen Hauptbuch einsetzen Tipp 28
125
TEIL 2 Sachkonten und Hauptbuchhaltung
Klicken Sie auf das Icon (Sichern), um den Zyklus zu sichern. Speichern
Sie den Zyklus in einem Transportauftrag, sofern dieser abgefragt wird. Ver-
lassen Sie die Transaktion ber einen Klick auf das Icon (Beenden), und
besttigen Sie die Abfrage zum Speichern mit Ja.
Nun steht der Umlagezyklus im neuen Hauptbuch zur Verfgung. Rufen Sie
Transaktion FAGLGA15 oder folgenden Eintrag im Men auf, um die
Umlage zu buchen:
Sie gelangen in das Bild Ist-Umlage ausfhren: Einstieg. Geben Sie das
Ledger (0L), die Periode (2) bis (2), das Geschftsjahr (2014), die Belegart
(SA) und den Zyklus (Z1) ein. Klicken Sie auf das Icon (Ausfhren), um die
Umlage auszufhren.
Ist-Umlage ausfhren
Das Programm gibt, auch im Testlauf, ein Protokoll aus, in dem Sie erkennen
knnen, ob die Umlage fehlerfrei ausgefhrt werden konnte bzw. welche
Werte fr den Sender und die Empfnger gebucht werden.
126
Feldstatus fr Sachkonten definieren Tipp 29
Tipp 29
Tipp 29 Feldstatus fr Sachkonten
definieren
Mchten Sie die Qualitt der Buchungen in Ihrem System erhhen? Erfahren
Sie hier, wie Sie dies ber den Feldstatus im Sachkonto erreichen knnen.
Und so gehts
Der Feldstatus fr Sachkonten wird ber Feldstatusgruppen gesteuert. Feld-
statusgruppen dienen dazu, dieselben Feldstatus fr mehrere Felder in Grup-
pen zusammenzufassen. Auf diese Weise mssen die Feldstatus eines Sach-
kontos nicht fr jedes Konto einzeln definiert werden.
127
TEIL 2 Sachkonten und Hauptbuchhaltung
Sachkonto anzeigen
128
Feldstatus fr Sachkonten definieren Tipp 29
Feldstatusvarianten ndern
129
TEIL 2 Sachkonten und Hauptbuchhaltung
Feldstatusgruppen ndern
Sie gelangen in das Bild Feldstatusgruppe pflegen: bersicht. Klicken Sie auf
den Eintrag, dessen Details Sie ndern mchten. In unserem Beispiel klicken
wir auf Zusatzkontierungen. Klicken Sie nun auf das Icon (Auswhlen),
um die einzelnen Felder der Untergruppe Zusatzkontierungen anzuzeigen.
Feldstatusgruppe pflegen
Ausblenden: Das Feld ist gar nicht sichtbar bei der Belegerfassung. Somit
ist keine Datenerfassung fr das Feld mglich.
130
Feldstatus fr Sachkonten definieren Tipp 29
Kanneingabe: Eine Eingabe in diesem Feld ist mglich, aber nicht zwin-
gend erforderlich.
131
TEIL 2 Sachkonten und Hauptbuchhaltung
Tipp 30
Tipp 30 Massennderung fr
Sachkonten einsetzen
Erfahren Sie in diesem Tipp, wie Sie mithilfe der Massennderung mehrere
Sachkonten auf einmal ndern knnen.
132
Massennderung fr Sachkonten einsetzen Tipp 30
Und so gehts
In unserem Beispiel stellen wir Ihnen die Transaktion zur nderung von
Sachkontenstammdaten auf Buchungskreisebene anhand einer nderung
der Feldstatusgruppe fr bestimmte Sachkonten vor. Rufen Sie dazu Transak-
tion OB_GLACC12 oder folgenden Menpfad auf:
In dem sich nun ffnenden Fenster erscheinen zunchst mehrere Felder der
Buchungskreisdaten. Klicken Sie auf das Icon (Felder auswhlen), um die
zu ndernden Felder zu bestimmen. Markieren Sie in der linken Feldliste
(Auswahl) die Felder, die nicht gendert werden sollen, und entfernen Sie sie
durch einen Klick auf das Icon (Markiertes nicht auswhlen). Besttigen
Sie Ihre Auswahl mit ().
133
TEIL 2 Sachkonten und Hauptbuchhaltung
Felder auswhlen
Im oberen Bildabschnitt sind nun zwei Eintrge zu sehen, in der ersten Zeile
der Eintrag Neu fr Neue Werte und in der zweiten Zeile der Eintrag
Erse... fr Ersetze nur. Tragen Sie nun in der ersten Zeile (Neue Werte) in
Feld Fel... die Feldstatusgruppe YB04 ein, wie in der nachfolgenden Abbil-
dung dargestellt. Um nur Sachkonten zu ndern, deren bisherige Feldstatus-
gruppe YB01 ist, mssen Sie in der zweiten Zeile (Ersetze nur) in Feld Fel...
den Wert YB01 eintragen. Markieren Sie Spalte Fel..., und klicken Sie
anschlieend auf das Icon (Massennderung durchfhren).
134
Massennderung fr Sachkonten einsetzen Tipp 30
Nun werden die neuen Werte in Spalte Fel... angezeigt. Um die ursprngli-
chen Werte fr die Feldstatusgruppe anzeigen zu knnen, knnen Sie auf die
Schaltflche Alte Werte klicken. Die Anzeige erfolgt anschlieend zweizeilig
pro Sachkonto, wie in der folgenden Abbildung zu sehen ist; in der ersten
markierten Zeile ist das Sachkonto mit der neuen Feldstatusgruppe aufgelis-
tet, in der Zeile darunter wird die bisher zugeordnete Feldstatusgruppe ange-
zeigt. Auf diese Weise haben Sie die Mglichkeit, die nderungen nochmals
zu prfen, bevor sie endgltig durchgefhrt werden. Klicken Sie auf das Icon
(Sichern), um die Massennderung durchzufhren. Besttigen Sie die
Warnmeldung, die gegebenenfalls erscheint, um die nderungen durchzu-
fhren. Sollten Sie sich nicht sicher sein, knnen Sie den Vorgang durch
einen Klick auf das Icon (Aktion abbrechen) abbrechen.
Achten Sie immer uerst genau darauf, dass Sie nicht mehr Sachkonten zur
nderung selektiert haben, als Sie tatschlich ndern mchten!
135
TEIL 2 Sachkonten und Hauptbuchhaltung
Tipp 31
Tipp 31 E-Bilanz an Microsoft Excel
bergeben
Mchten Sie die E-Bilanz an Microsoft Excel bergeben? Wir zeigen Ihnen,
wie es geht.
Und so gehts
Rufen Sie Transaktion FSE0_XBRL oder folgenden Menpfad auf:
Sie gelangen in das Selektionsbild fr die E-Bilanz. Geben Sie den Buchungs-
kreis (1000), den Whrungstyp (10), das Ledger (0L), das Geschftsjahr
(2013), die Berichtsperiode (1) bis (12) und die Bilanzstruktur in das Feld Bil/
GuV-Struktur (Z_E-BILANZ) ein. Aktivieren Sie die Checkbox mit Konten-
nachweis, und klicken Sie anschlieend auf das Icon (Ausfhren).
136
E-Bilanz an Microsoft Excel bergeben Tipp 31
Klicken Sie im sich ffnenden Fenster auf den kleinen schwarzen Pfeil im
rechten Bereich des Icons (Drucken der Ansicht), und whlen Sie den
Eintrag Druckvorschau der Ansicht aus.
Druckvorschau aufrufen
Whlen Sie nun in der sich ffnenden Druckvorschau in der Menleiste Sys-
tem Liste Sichern lokale Datei. Whlen Sie das Format unkonvertiert,
und besttigen Sie dies mit ().
137
TEIL 2 Sachkonten und Hauptbuchhaltung
Format auswhlen
Geben Sie im sich ffnenden Fenster das Verzeichnis an, in das Sie die Datei
speichern mchten, und tragen Sie einen Dateinamen in das Feld Dateiname
ein, unter dem Sie die Daten speichern mchten. Klicken Sie anschlieend
auf die Schaltflche Erzeugen. Besttigen Sie die gegebenenfalls erscheinende
Sicherheitsabfrage mit einem Klick auf Zulassen.
Nun steht die E-Bilanz im txt-Format auf Ihrem Rechner bereit und kann in
Excel geffnet und entsprechend weiterverarbeitet werden.
138
Massenstorno fr FI-Belege durchfhren Tipp 32
Tipp 32
Tipp 32 Massenstorno fr FI-Belege
durchfhren
Erfahren Sie in diesem Tipp, wie Sie im Fall von Falschbuchungen eine groe
Anzahl an Belegen mithilfe des Massenstornos stornieren knnen.
In der Praxis kommt es immer wieder vor, dass eine grere Anzahl an Bele-
gen storniert werden muss. SAP stellt im Standard eine Transaktion fr eine
Massenstornierung von FI-Belegen zur Verfgung, die wir Ihnen in diesem
Tipp vorstellen. Beachten Sie jedoch, dass nicht alle FI-Belege mit dieser
Funktion storniert werden knnen, wie z. B. ausgeglichene Belege. Grund-
stzlich sollten Sie prfen, ob Belege ber vorgelagerte Applikationen stor-
niert werden mssen, in denen sie entstanden sind, um Schiefstnde zu
vermeiden. So knnen auch Belege der Anlagenbuchhaltung nicht in FI stor-
niert, sondern mssen ber Transaktion AB08 storniert werden.
Und so gehts
Bevor Sie Belege stornieren, sollten Sie sicherstellen, dass Sie die Belege ein-
deutig identifiziert haben, die Sie stornieren mssen. Rufen Sie zur Stornie-
rung der Belege die Transaktion F.80 oder folgenden Menpfad auf:
139
TEIL 2 Sachkonten und Hauptbuchhaltung
Abgrenzungen oder auch ber die Felder der freien Abgrenzungen vorneh-
men. Die Felder der freien Abgrenzungen knnen Sie durch einen Klick auf
das Icon (Freie Abgrenzungen) einblenden.
Geben Sie den Buchungskreis (1000) und das Geschftsjahr (2014) ein, in
dem die zu stornierenden Belege gebucht wurden. Wenn die zu stornieren-
den Belege mehrere Buchungskreise betreffen, knnen Sie durch einen Klick
auf das Icon (Mehrfachselektion) weitere Buchungskreise erfassen. Beim
Storno von buchungskreisbergreifenden Belegen mssen Sie im Abschnitt
Buchungskreisbergreifende Vorgnge zustzlich angeben, wie diese Belege
storniert werden sollen.
Das Feld Ledger, das erscheint, wenn in Ihrem System die neue Hauptbuch-
haltung aktiv ist, wird brigens nur fr die Selektion der Belege bercksich-
tigt. Es hat keine Auswirkung darauf, in welchem Ledger die Belege storniert
werden. Die Belege werden immer genau in denjenigen Ledgern storniert, in
denen der zu stornierende Beleg gebucht wurde.
140
Massenstorno fr FI-Belege durchfhren Tipp 32
Nachdem alle Angaben zur Selektion der Belege vorgenommen sind, emp-
fehlen wir Ihnen, das Programm zunchst im Testmodus durch einen Klick
auf das Icon (Ausfhren) zu starten. Achtung: Wenn Sie die Checkbox
Testlauf deaktivieren, werden alle selektierten Belege sofort storniert.
Nach der Stornierung wird die Liste unter Angabe der Stornobelegnummer
ausgegeben. Wie eingangs erwhnt, knnen bereits ausgeglichene Belege
ber diese Transaktion nicht storniert werden. Sie knnen den Ausgleich
jedoch zurcknehmen, wie in Tipp 46, Ausgleich zurcknehmen, beschrie-
ben wird. Danach sind auch die zuvor ausgeglichenen Belege wieder als
offen gekennzeichnet und knnen somit storniert werden.
141
TEIL 3
TEIL 3 Bankenbuchhaltung
Die Bankenbuchhaltung umfasst alle Geschftsvorflle, die ber die Bank
abgewickelt werden, wie z. B. eingehende und ausgehende Zahlungen. Erfah-
ren Sie in diesem Teil des Buches, wie Sie das Bankkonto des Kreditors ber
Partnerbanktypen auswhlen knnen, wenn Ihre Kreditoren mehrere Bank-
konten zur Zahlung vorgeben. Wir zeigen Ihnen, wie Sie die Bankenreihen-
folge fr ausgehende Zahlungen festlegen knnen, um ein berziehen des
Kontos zu vermeiden, oder auch, wie Sie Whrungskurse leicht mithilfe von
Arbeitsvorrten pflegen knnen, fr die Sie keinen automatischen Upload im
System vornehmen knnen.
143
TEIL 3 Bankenbuchhaltung
Tipp 33
Tipp 33 Bankkonto des Kreditors ber
Partnerbanktyp auswhlen
Mssen Sie fr Kreditoren Zahlungen auf mehrere Bankkonten vornehmen?
Wir zeigen Ihnen, wie Sie die Zahlungen ber den Partnerbanktyp auf ver-
schiedene Bankkonten steuern knnen.
Und so gehts
Sie haben die Bankverbindungen des Kreditors im Kreditorenstammsatz hin-
terlegt. Zustzlich mssen Sie nun den Partnerbanktyp pflegen. Rufen Sie
dazu folgenden Meneintrag auf:
Tragen Sie den Kreditor und den Buchungskreis ein, und aktivieren Sie die
Checkbox Zahlungsverkehr. Besttigen Sie Ihre Angaben mit () , um in die
Pflege der Bankverbindungen zu gelangen.
144
Bankkonto des Kreditors ber Partnerbanktyp auswhlen Tipp 33
Kreditor ndern
Sie knnen jetzt bei der Erfassung einer Eingangsrechnung oder bei der
Rechnungsprfung den Partnerbanktyp und somit die Bankverbindung
erfassen, mit der die Zahlung durchgefhrt werden soll. In unserem Beispiel
buchen wir eine Eingangsrechnung. Rufen Sie dazu Transaktion FB60 oder
folgenden Meneintrag auf:
145
TEIL 3 Bankenbuchhaltung
Erfassen Sie wie bisher die Eingangsrechnung, und wechseln Sie dann auf
die Registerkarte Zahlung. Tragen Sie im Feld PartnBank den Schlssel fr
die Bankverbindung ein, auf die die Zahlung erfolgen soll. In unserem Bei-
spiel haben wir den Schlssel CBFR eingetragen, da die Zahlung auf die
Bankverbindung bei der Commerzbank Frankfurt erfolgen soll. Klicken Sie
auf das Icon (Buchen), um den Beleg zu buchen.
Im Zahllauf wird die Zahlung nun mit der Bankverbindung durchgefhrt, die
fr den im Beleg eingetragenen Partnerbanktyp im Kreditorenstammsatz
hinterlegt ist. Sie knnen die Bankverbindung im Zahlungsvorschlag prfen,
indem Sie die Zeile markieren und auf die Schaltflche Anzeigen klicken.
146
Bankkonto des Kreditors ber Partnerbanktyp auswhlen Tipp 33
147
TEIL 3 Bankenbuchhaltung
Tipp 34
Tipp 34 Whrungskurse mithilfe von
Arbeitsvorrten pflegen
Erleichtern Sie sich die Erfassung von Whrungskursen durch den Einsatz von
Arbeitsvorrten. Die Erfassung wird dadurch bersichtlicher und schneller.
Und so gehts
Zunchst muss im Customizing ein Arbeitsvorrat definiert werden. Rufen Sie
dazu folgenden Eintrag im Customizing auf:
148
Whrungskurse mithilfe von Arbeitsvorrten pflegen Tipp 34
Klicken Sie auf die Schaltflche Neue Eintrge, um einen neuen Arbeitsvorrat
anzulegen. Tragen Sie in das Feld Arbeitsv. einen Schlssel fr den Arbeits-
vorrat (Konzern) und in das Feld Text einen beschreibenden Text ein (Kon-
zernkurs (monatlich)). Im Feld Pflegeint. knnen Sie das zeitliche Intervall
definieren, in dem der Kurs gepflegt werden muss (M monatlich). ber die
Einstellung des Intervalls knnen Sie in der Pflegetransaktion anzeigen las-
sen, ob die Pflege noch zu erfolgen hat; in diesem Fall erscheint eine rote
Ampel. Ist der Kurs fr den Zeitraum bereits gepflegt worden, erscheint eine
grne Ampel. Im Feld Toleranz % knnen Sie optional einen Prozentsatz ein-
tragen. Ist ein Wert eingetragen, prft das System die Vernderung des
neuen Kurses gegenber dem vorhergehenden. Ist die Toleranz berschrit-
ten, wird eine Fehlermeldung ausgegeben. Wenn Sie keinen Wert eintragen,
erfolgt keine Prfung. Klicken Sie auf das Icon (Sichern), um die Einstel-
lungen zu speichern.
Klicken Sie auf die Schaltflche Neue Eintrge, um dem Arbeitsvorrat Kurse
zuzuordnen. Tragen Sie in das Feld Kurstyp den Kurstyp (ZK), in das Feld
Von-Whr. die Von-Whrung (USD, CHF), in das Feld Nach-Whr. die Nach-
Whrung (EUR) und in das Feld Arbeitsv. den Arbeitsvorrat (KONZERN) ein.
Im Feld Notierung bestimmen Sie, ob Sie in der Pflegetransaktion den Kurs
als mengen- oder preisnotierten Kurs erfassen mchten.
149
TEIL 3 Bankenbuchhaltung
Beachten Sie, dass Sie bei Verwendung von mehreren Arbeitsvorrten die
Kombination aus Kurstyp, Von-Whrung und Nach-Whrung hchstens
einem Arbeitsvorrat zuordnen knnen. Speichern Sie die Einstellungen
durch einen Klick auf das Icon (Sichern).
150
Whrungskurse mithilfe von Arbeitsvorrten pflegen Tipp 34
alle Eingaben eingetragen sind. Klicken Sie im darauffolgenden Bild auf das
Icon (Sichern), um die Eingaben zu speichern.
Whrungskurse eingeben
151
TEIL 3 Bankenbuchhaltung
Tipp 35
Tipp 35 Bankunterkonten automatisch
ausziffern
In diesem Tipp mchten wir Ihnen zeigen, wie Sie die offenen Posten auf den
Bankunterkonten automatisch ausziffern knnen.
Offene Posten in den Nebenbchern werden bei der Verrechnung der Zah-
lung automatisch ausgeziffert. Da pro Buchungsbeleg jedoch immer nur ein
offener Posten ausgeglichen werden kann, bleiben die offenen Posten auf
den Bankunterkonten stehen und mssen in einem separaten Schritt ausge-
glichen werden. SAP bietet das Standardprogramm SAPF124 fr das automa-
tische Ausziffern von Bankunterkonten an, das Sie in Ihrem System ber
einen periodischen Job regelmig laufen lassen knnen. Lesen Sie in die-
sem Tipp, mit welchen Selektionskriterien Sie das Programm dafr versehen
mssen.
Und so gehts
Das Programm zum Ausziffern von Bankunterkonten finden Sie im Bereichs-
men der Hauptbuchhaltung. Rufen Sie Transaktion F.13 oder folgenden
Menpfad auf:
Sie gelangen in das Bild Maschinelles Ausgleichen. Geben Sie den Buchungs-
kreis (1000) ein, aktivieren Sie die Checkbox Sachkonten auswhlen, und
geben Sie die Bankunterkonten in die beiden darunterliegenden Felder hin-
ter Sachkonten ein. Sie knnen ber das Icon (Mehrfachauswahl) meh-
rere Bankunterkonten eintragen, um alle Bankunterkonten in einem Pro-
grammlauf ausziffern zu lassen.
152
Bankunterkonten automatisch ausziffern Tipp 35
153
TEIL 3 Bankenbuchhaltung
In einem neuen Fenster wird Ihnen das Ergebnis des Programmlaufs ange-
zeigt. Das System prft zunchst, ob der Saldo der offenen Posten in Haus-
whrung und Fremdwhrung null betrgt. Darber hinaus kann man bis zu
fnf Kriterien im Customizing angeben, fr die eine bereinstimmung zum
Ausgleich der offenen Posten gesucht wird. In unserem Beispiel ist das Sys-
tem so eingestellt, dass es zustzlich zur Haus- und Fremdwhrung ber die
beiden Felder Zuordnung und Partnergesellschaft (PartnGesellsch) einen
Abgleich vornimmt. Stimmen alle Kriterien berein, werden die Belege mit-
einander ausgeglichen.
154
IBAN fr Hausbankkonten pflegen Tipp 36
Tipp 36
Tipp 36 IBAN fr Hausbankkonten
pflegen
Sie haben ein neues Hausbankkonto mit zugehriger IBAN angelegt, die IBAN
ist aber nicht in das Produktivsystem transportiert worden? Hier erfahren Sie,
wie Sie die IBAN fr Hausbankkonten nachtragen knnen.
Nicht erst seit der SEPA-Einfhrung wird anstelle der in Deutschland bli-
chen Bankleitzahl und Kontonummer die IBAN verwendet. Dies gilt nicht
nur fr die Bankdaten Ihrer Geschftspartner in den Debitoren- und Kredito-
renstammstzen (z. B. fr das automatische Zahlungsprogramm), sondern
auch fr Ihre eigenen, in SAP definierten Hausbanken.
Wenn Sie die Einstellungen zur neu angelegten Hausbank nun vom Entwick-
lungssystem in das Produktivsystem transportieren, ist die IBAN im Produk-
tivsystem nicht vorhanden, da Stammdaten nicht mit transportiert werden.
In diesem Tipp zeigen wir Ihnen eine Mglichkeit, wie Sie Ihre Hausbanken
mit der bentigten IBAN im Produktivsystem versehen knnen.
Und so gehts
Im Produktivsystem ist das Customizing aus gutem Grund normalerweise
nicht nderbar; das heit, man bentigt eine Alternative zur Pflege der IBAN.
Die Zuordnung der IBAN zum Hausbankkonto knnen Sie mithilfe des im
Folgenden beschriebenen Tricks erreichen.
155
TEIL 3 Bankenbuchhaltung
Kreditor ndern
Sie gelangen in die Pflege der Bankverbindungen. Tragen Sie das Land, den
Bankschlssel (Bankleitzahl) und das Bankkonto Ihrer Hausbank ein, und
klicken Sie auf das Icon (IBAN pflegen). Besttigen Sie die Informations-
meldung mit (), dass Sie die vorgeschlagene IBAN prfen mchten.
156
IBAN fr Hausbankkonten pflegen Tipp 36
Im sich ffnenden Fenster wird die IBAN vorgeschlagen. Klicken Sie auf das
Icon (Weiter), wenn sie korrekt erzeugt wurde; sollte der Vorschlag nicht
korrekt sein, passen Sie die Daten vorher an.
IBAN anzeigen
157
TEIL 3 Bankenbuchhaltung
Tipp 37
Tipp 37 Bankenreihenfolge im
Produktivsystem ndern
Lesen Sie in diesem Tipp, wie Sie im Fall von mehreren Hausbanken die
Reihenfolge der Bankkonten fr das Zahlprogramm bestimmen knnen.
Haben Sie mehrere Bankkonten, ber die Sie Zahlungen fr denselben Zahl-
weg und mit derselben Whrung vornehmen mchten? Und mchten Sie die
Reihenfolge der Hausbanken im Zahlprogramm abhngig von den zur Verf-
gung stehenden Betrgen auf dem jeweiligen Konto steuern? Fr das Zahl-
programm stehen Ihnen zwei Transaktionen zur Verfgung, ber die Sie
bestimmen knnen, von welcher/n Bank/en die Zahlungen erfolgen sollen.
Und so gehts
ber die erste Transaktion knnen Sie eintragen, welcher Betrag pro Bank-
konto fr Zahlungen zur Verfgung steht. Rufen Sie zur Pflege der Betrge
Transaktion S_ALR_87001486 oder folgenden Menpfad auf:
Geben Sie im sich ffnenden Fenster den Buchungskreis ein, und besttigen
Sie diesen mit (). Sie gelangen in das Bild Sicht Disponierte Betrge fr
das Zahlungsprogramm ndern: bersicht. Tragen Sie in das Feld Verfgbar
fr Zahlungsausgang den Betrag pro Bankkonto ein, der fr Zahlungen in
SAP zur Verfgung stehen soll. Sollten Sie zu jeder Zeit ber ausreichende
Geldmittel auf allen Bankkonten verfgen, knnen Sie auch fr alle Banken,
Konten und Whrungen einen Betrag von 9.999.999.999 eintragen. In die-
158
Bankenreihenfolge im Produktivsystem ndern Tipp 37
sem Fall wird die Reihenfolge der Banken rein ber die zweite Transaktion
bestimmt, die nachfolgend beschrieben wird.
Optional knnen Sie in das Feld Geplanter Zahlungseingang einen Wert ein-
tragen, um Zahlungseingnge zu bercksichtigen, die in der Zeit bis zur
Durchfhrung des Zahlungslaufs eingehen. In diesem Fall mssen Sie in das
Feld Tage eine Anzahl Tage ungleich 999 eintragen, damit der geplante Zah-
lungseingang bercksichtigt wird. Dies wird jedoch in der Regel nur im
Zusammenhang mit Wechseln bentigt, wenn Sie Wechselzahlungen vor
Flligkeit buchen mssen. In allen anderen Fllen knnen Sie 999 in das Feld
Tage eingeben. Klicken Sie auf das Icon (Sichern), um die Einstellungen
zu speichern.
Nachdem Sie die disponierten Betrge gepflegt haben, mssen Sie noch die
Bankenauswahl pflegen. Rufen Sie dazu Transaktion S_ALR_87001487 oder
folgenden Menpfad auf:
Es ffnet sich zunchst ein Fenster, in dem der zahlende Buchungskreis abge-
fragt wird. Tragen Sie den zahlenden Buchungskreis in das Feld Zahl.Bukrs.
ein, und besttigen Sie die Eingabe mit (). Passen Sie im sich daraufhin
ffnenden Fenster gegebenenfalls die Reihenfolge der Hausbanken an. Fr
unser Beispiel sehen Sie, dass alle Zahlwege zunchst ber die Hausbank DB
reguliert werden und erst danach ber die Hausbank DRE. Wenn Sie fr
einen Zahlweg die Reihenfolge ndern mchten, knnen Sie die Werte in
der Spalte Hausbank berschreiben.
159
TEIL 3 Bankenbuchhaltung
160
Kontoauszge lschen Tipp 38
Tipp 38
Tipp 38 Kontoauszge lschen
Sie mchten Testdaten fr Kontoauszge lschen oder das Datenvolumen des
Bankdatenspeichers reduzieren?
Und so gehts
Zum Lschen von Kontoauszgen steht das SAP-Standardprogramm
RFEBKA96 zur Verfgung. Rufen Sie Transaktion SA38 oder folgenden Pfad
in der Menleiste auf:
Tragen Sie das Programm RFEBKA96 ein, und klicken Sie auf das Icon
(Ausfhren), um das Programm zu starten.
Programm ausfhren
161
TEIL 3 Bankenbuchhaltung
Whlen Sie im Feld Anwendung aus der Liste der mglichen Anwendungen
den Eintrag 0001 Elektronischer und manueller Kontoauszug aus. Klicken Sie
auf das Icon (Ausfhren), um die Liste der Kontoauszge aufzurufen.
Selektionsdaten erfassen
162
Kontoauszge lschen Tipp 38
Selektionsdaten ergnzen
Nun werden nur noch die Kontoauszge bis zum letzten Auszug des Jahres
2004 in der Liste ausgegeben. Auf diese Weise knnen Sie sicherstellen, dass
Sie nicht aus Versehen neuere Kontoauszge lschen, die gegebenenfalls
noch bentigt werden.
Klicken Sie auf die Schaltflche Auszge lschen, wenn Sie sicher sind, dass
alle markierten Kontoauszge gelscht werden knnen. Besttigen Sie die
erscheinende Abfrage mit Ja, um die Kontoauszge definitiv zu lschen.
163
TEIL 4
TEIL 4 Kreditorenbuchhaltung und
Rechnungsprfung
ber die Kreditorenbuchhaltung werden alle Geschftsvorflle abgewickelt,
die der externen Beschaffung von Gtern und Dienstleistungen dienen. Lesen
Sie in diesem Teil, wie Sie Massennderungen an Kreditorenstammdaten
durchfhren und fr nderungen bestimmter Felder ein Vieraugenprinzip
installieren knnen. Erfahren Sie darber hinaus, wie Sie durch den Einsatz des
Zusatzprotokolls im Zahllauf Probleme bei Zahlungen schneller lsen knnen
und wie Sie die Belegart in der logistischen Rechnungsprfung vorbelegen
knnen, falls Sie mit abweichenden Belegarten arbeiten mssen.
165
TEIL 4 Kreditorenbuchhaltung und Rechnungsprfung
Tipp 39
Tipp 39 Mit gemerkten Belegen
arbeiten
rgert es Sie, dass Sie einen Beleg wegen einer zuvor erhaltenen Fehlermel-
dung erneut erfassen mssen? Mithilfe von gemerkten Belegen knnen Sie
eine erneute Erfassung umgehen.
Wer kennt das nicht? Sie erfassen einen Beleg, haben schon fast alle Daten
eingegeben und kurz bevor der Beleg vollstndig ist, erhalten Sie eine Feh-
lermeldung. Sie knnen den Beleg nicht buchen und mssen den Vorgang
bis zur Klrung der Fehlermeldung zur Seite legen. Damit Sie nun die Bele-
gerfassung nicht abbrechen und den Beleg nach der Klrung der Fehlermel-
dung komplett neu erfassen mssen, gibt es die Mglichkeit, Belege im Sys-
tem merken zu lassen. Sie knnen ber diese Funktionalitt brigens auch
Belege zwischenspeichern, mit deren Erfassung Sie begonnen haben, fr die
Sie die Erfassung aber unterbrechen mssen. Die Funktionalitt der gemerk-
ten Belege kann Ihnen also das unerwnschte Doppelerfassen von Belegen
ersparen und Sie z. B. im Monatsabschluss dabei untersttzen, keine wert-
volle Zeit zu verlieren.
Und so gehts
Erfassen Sie wie gewohnt den Beleg. Wenn Sie eine Fehlermeldung erhalten
und den bereits erfassten Beleg nicht verwerfen mchten, knnen Sie den
Beleg in seinem fehlerhaften Zustand sichern. Je nach verwendeter Transak-
tion befindet sich die Funktionalitt zum Merken von Belegen an unter-
schiedlicher Stelle. Wenn Sie eine Enjoy-Transaktion verwenden, wie z. B.
FB50, FB60, FB70 oder MIRO, knnen Sie auf die Schaltflche Merken
(Beleg merken) klicken. In Transaktion FB01 mssen Sie die Funktion hinge-
gen ber die Menleiste Beleg Merken aufrufen.
166
Mit gemerkten Belegen arbeiten Tipp 39
Es ffnet sich das Fenster, in dem Sie die Belegnummer fr den gemerkten
Beleg erfassen mssen. Klicken Sie auf die Schaltflche Beleg merken, um
den Beleg zu sichern. Fr gemerkte Belege gibt es keine automatische Num-
mernvergabe. Sie werden nur darauf hingewiesen, dass die Nummer bereits
existiert, falls Sie versuchen, eine Nummer mehrmals zu verwenden.
Die Liste der gemerkten Belege wird angezeigt. Diese Liste zeigt die gemerk-
ten Belege aber nicht nur an. Sie knnen die Belege ber diese Liste auch
weiterbearbeiten, indem Sie den Beleg anklicken und auf die Schaltflche
Auswahl klicken.
167
TEIL 4 Kreditorenbuchhaltung und Rechnungsprfung
Gemerkte Belege knnen Sie brigens auch aus der jeweiligen Erfassungs-
transaktion heraus aufrufen. In den Enjoy-Transaktionen, wie z. B. FB50,
funktioniert dies ber die Menleiste und dort ber Bearbeiten Gemerkten
Beleg auswhlen. Hier mssen Sie allerdings die Belegnummer wissen, um
den gemerkten Beleg aufrufen zu knnen.
168
Sensible Felder definieren (Vieraugenprinzip) Tipp 40
Tipp 40
Tipp 40 Sensible Felder definieren
(Vieraugenprinzip)
Wir zeigen Ihnen, wie Sie sensible Felder durch das Vieraugenprinzip
schtzen knnen.
Und so gehts
Sie mssen im Customizing die Felder als sensible Felder definieren, fr die
das Vieraugenprinzip angewandt werden soll. Rufen Sie dazu folgenden Ein-
trag im Customizing auf:
Klicken Sie auf Schaltflche Neue Eintrge, und drcken Sie die Taste (F4).
Es erscheint die Feldliste der zur Verfgung stehenden Felder. In unserem
Beispiel werden wir den Bankschlssel (Feld LFBK-BANKL) und die Bank-
kontonummer (Feld LFBK-BANKN) als sensible Felder definieren. Klicken
Sie auf das Icon (Suchen), und geben Sie den Begriff Bank im Feld Feld-
name ein. Markieren Sie das Feld LFBK-BANKL in den Suchergebnissen, und
bernehmen Sie es durch einen Klick auf das Icon (Auswhlen). berneh-
169
TEIL 4 Kreditorenbuchhaltung und Rechnungsprfung
men Sie auf diese Weise auch das Feld LFBK-BANKN. Klicken Sie auf das
Icon (Sichern), um Ihre Eingaben zu sichern.
Nachdem die Felder Bankschlssel und Bankkonto als sensible Felder defi-
niert sind, wird der Anwender bei einer nderung dieser Felder informiert,
dass die nderung der allgemeinen Daten besttigt werden muss. Beachten
Sie, dass bei aktivem Vieraugenprinzip der Kreditor so lange fr Zahlungen
gesperrt wird, bis die nderungen besttigt wurden.
Geben Sie den Kreditor und den Buchungskreis ein, und besttigen Sie dies
mit (). Es ffnet sich ein neues Fenster.
170
Sensible Felder definieren (Vieraugenprinzip) Tipp 40
Kreditornderungen
Wenn Sie die nderungen besttigen, wird der Kreditor fr Zahlungen wie-
der freigegeben. Haben Sie die nderungen abgelehnt, wird der Bestti-
gungsstatus auf Abgelehnt gesetzt. Der Kreditor bleibt weiterhin fr Zah-
lungen gesperrt. In diesem Fall muss die Bankverbindung des Kreditors erst
korrigiert und danach erneut von einem zweiten Benutzer besttigt werden.
171
TEIL 4 Kreditorenbuchhaltung und Rechnungsprfung
Eine Liste der unbesttigten oder abgelehnten nderungen finden Sie unter
folgendem Meneintrag:
Geben Sie den Buchungskreis ein, aktivieren Sie die Checkboxen noch nicht
besttigte Konten und abgelehnte Konten, und klicken Sie auf das Icon
(Ausfhren).
172
Kreditorenstammdaten mit Massennderung aktualisieren Tipp 41
Tipp 41
Tipp 41 Kreditorenstammdaten mit
Massennderung aktualisieren
Mssen Sie fr eine hohe Anzahl von Kreditoren die Stammdaten ndern, wie
dies z. B. bei der Einfhrung eines neuen Zahlwegs der Fall ist? Wir zeigen
Ihnen, wie Sie dies mithilfe einer Massennderung durchfhren knnen.
Und so gehts
Wir stellen Ihnen die Massennderung von Kreditorenstammdaten am Bei-
spiel der nderung des Zahlwegs vor. In unserem Beispiel ndern wir im
Zuge der Umstellung auf SEPA fr die europischen Lieferanten den Zahlweg
von U fr berweisung auf 5 fr SEPA-berweisung. Rufen Sie die Mas-
sennderung ber folgenden Eintrag im Menpfad auf:
173
TEIL 4 Kreditorenbuchhaltung und Rechnungsprfung
Klicken Sie auf das Icon (Suchen), um das Feld fr den Zahlweg zu suchen.
Geben Sie als Suchbegriff Zahlweg ein, und besttigen Sie dies mit ().
Markieren Sie das Feld Zahlwege, und klicken Sie auf das Icon (Aus-
fhren).
174
Kreditorenstammdaten mit Massennderung aktualisieren Tipp 41
Es ffnet sich ein neues Fenster. Klicken Sie in diesem auf das Icon (Selek-
tionsfelder auswhlen), um das Feld Land in die Selektion aufzunehmen. Es
ffnet sich das Fenster Felder auswhlen.
Suchen Sie das Feld Land (LFA1_LAND1) in der Liste rechts (Spalte Vorrat),
markieren Sie es, und bernehmen Sie es in die linke Liste (Spalte Auswahl),
indem Sie auf das Icon klicken. Besttigen Sie die Auswahl mit ().
Massenpflege Selektion
Geben Sie den Buchungskreis ein, und erfassen Sie im Feld Land (LFA1-
LAND1) alle Lnder der EU. Klicken Sie zur Erfassung mehrerer Lnder auf
das Icon (Mehrfachauswahl), und klicken Sie auf das Icon (Ausfh-
ren). Klicken Sie in dem sich gegebenenfalls ffnenden Fenster auf die
Schaltflche Alle Stze anzeigen. Es ffnet sich erneut ein neues Fenster.
Massennderung Zahlwege
175
TEIL 4 Kreditorenbuchhaltung und Rechnungsprfung
Massenpflege Nachrichten
176
Probleme im Zahllauf mithilfe des Zusatzprotokolls lsen Tipp 42
Tipp 42
Tipp 42 Probleme im Zahllauf mithilfe
des Zusatzprotokolls lsen
Analysieren und beseitigen Sie Probleme im Zahllauf schneller mithilfe des
Zusatzprotokolls.
Und so gehts
Rufen Sie Transaktion F110 oder folgenden Menpfad auf:
Sie gelangen in das Selektionsbild fr den Zahllauf. Erfassen Sie die Parame-
ter fr den Zahllauf wie gewohnt. Klicken Sie dann auf die Registerkarte
Zusatzprotokoll. Im Bildabschnitt Gewnschte Protokollierung knnen Sie
folgende Optionen aktivieren:
Prfung der Flligkeit: Wenn Sie diese Checkbox aktivieren, werden die
Details zur Flligkeit im Protokoll ausgegeben.
177
TEIL 4 Kreditorenbuchhaltung und Rechnungsprfung
Starten Sie nun wie gewohnt den Vorschlagslauf. Klicken Sie anschlieend
auf die Schaltflche Vorschlag (Vorschlagsprotokoll anzeigen). Das Protokoll
zum Vorschlagslauf wird nun mit zustzlichen Detailinformationen ausge-
geben.
178
Probleme im Zahllauf mithilfe des Zusatzprotokolls lsen Tipp 42
In den Zeilen 1 bis 12 des Protokolls sehen Sie unter der berschrift Zusatz-
protokoll Buchungsbelege in Zeile 3 ein Beispiel fr die Option Positionen
der Zahlungsbelege.
179
TEIL 4 Kreditorenbuchhaltung und Rechnungsprfung
Tipp 43
Tipp 43 Anzeige der Vorschlagsliste im
Zahllauf ndern
Vermissen Sie bestimmte Informationen in der Zahlungs- und Vorschlagsliste?
Wir zeigen Ihnen, wie Sie die angezeigten Felder dauerhaft anpassen knnen.
Ist es Ihnen auch schon so gegangen? Sie haben die Anzeige der Vorschlags-
liste im Zahllauf angepasst und das Layout gesichert. Beim erneuten Aufru-
fen der Vorschlagsliste erscheint sie aber wieder so, wie sie beim vorherge-
henden Aufruf erschienen ist. Ihre nderungen wurden scheinbar nicht
bercksichtigt. Wir zeigen Ihnen, wie Sie eigene Anzeigen definieren und
diese auch dauerhaft verfgbar machen knnen.
Und so gehts
Zum ndern der angezeigten Felder in der Vorschlagsliste rufen wir die Vor-
schlagsliste eines existierenden Zahlungsvorschlags ber Transaktion F110
oder folgenden Menpfad auf:
180
Anzeige der Vorschlagsliste im Zahllauf ndern Tipp 43
Zahlungsregulierungsliste
Das Bild Layout ndern wird geffnet. In unserem Beispiel wollen wir in den
Positionszeilen das Feld Geschftsbereich entfernen und das Feld Zahlungs-
sperre hinzufgen. Klicken Sie dazu auf die Schaltflche Position. Markieren
Sie in der linken Liste der Felder das Feld Geschftsbereich, und klicken Sie
auf Icon (sel. Felder ausbl.), um das Feld aus der Anzeige zu entfernen.
Markieren Sie danach in der rechten Liste der Felder das Feld Zahlungs-
sperre, und klicken Sie auf das Icon (sel. Felder einbl.), um das Feld in die
Anzeige aufzunehmen. Klicken Sie anschlieend auf die Schaltflche ber-
nehmen.
Layout ndern
181
TEIL 4 Kreditorenbuchhaltung und Rechnungsprfung
Layout sichern
Nun haben wir die Anzeige mit den Feldern definiert und gesichert, wie wir
sie fr die Vorschlagsliste beim nchsten Zahllauf aufrufen mchten. Damit
die Einstellungen beim nchsten Aufruf wieder angezeigt werden, mssen
wir eine sogenannte Reportvariante fr das Anzeigeprogramm der Vor-
schlagsliste definieren.
Rufen Sie dazu Transaktion SA38 oder folgenden Pfad in der Menleiste auf:
Geben Sie das Programm RFZALI20 ein, und rufen Sie die Variantenpflege
ber Springen Variante in der Menleiste auf. Geben Sie einen technischen
Namen in das Feld Variante (ZS) ein, und klicken Sie auf die Schaltflche
Anlegen.
182
Anzeige der Vorschlagsliste im Zahllauf ndern Tipp 43
Variante anlegen
Sie gelangen in das Bild zur Pflege der Reportvariante. Tragen Sie in das Feld
Anzeigevariante auf der Registerkarte Ausgabesteuerung das zuvor angelegte
Layout (/ZAHLSPERR) ein. Klicken Sie auf das Icon (Zurck), und bestti-
gen Sie die Abfrage Sollen die Werte gesichert werden? mit einem Klick auf
die Schaltflche Ja.
Ausgabesteuerung festlegen
Es ffnet sich ein neues Fenster. Geben Sie im Feld Bedeutung eine Beschrei-
bung fr die Variante ein, und klicken Sie auf das Icon (Sichern), um die
Variante zu speichern. Klicken Sie auf das Icon (Beenden), um die Varian-
tenpflege zu verlassen.
183
TEIL 4 Kreditorenbuchhaltung und Rechnungsprfung
Variantenattribute pflegen
Rufen Sie nun erneut den Zahllauf ber Transaktion F110 oder folgenden
Menpfad auf:
Nun wird das zuvor definierte Layout ohne das Feld Geschftsbereich und
mit dem Feld Zahlungssperre direkt angezeigt. Die Reportvariante wird beim
Anmelden am System beim nchsten Aufruf automatisch vorgeschlagen.
184
Zahlungsavise per Fax oder E-Mail versenden Tipp 44
Tipp 44
Tipp 44 Zahlungsavise per Fax oder
E-Mail versenden
Mchten Sie Ihren Papierverbrauch, aber auch die manuelle Handhabung
von Druckdokumenten sowie deren Versand per Post reduzieren? Gerade
im Rahmen des weitgehend automatisierten Zahlungswesens bietet sich ein
Versand ber E-Mail an.
Und so gehts
Fr diesen Tipp bentigen Sie einen Entwicklerschlssel. Auerdem ist es
erforderlich, dass alle notwendigen Komponenten fr eine Kommunikation
per E-Mail direkt aus SAP heraus bereits in Ihrem System implementiert
sind. Lassen Sie die notwendigen Einstellungen, wie in den SAP-Hinweisen
836169 (Beratung: Zahlungsavise per Mail oder Fax) und 1033893 (Zah-
lungsavis per Mail: Einleitender Text mit Anhang) beschrieben, von einem
Ihrer Entwickler im System einbauen.
185
TEIL 4 Kreditorenbuchhaltung und Rechnungsprfung
E-Mail-Adresse im Kreditorenstamm
Sollte Ihnen die E-Mail-Adresse des Lieferanten nicht bekannt sein, haben
Sie die Mglichkeit, die E-Mail-Adresse Ihres intern zustndigen Kollegen
einzutragen. Alternativ knnen Sie Ihren Entwickler bitten, z. B. eine Tabelle
zu definieren, ber die Sie gegebenenfalls buchungskreisabhngig E-Mail-
Adressen eintragen knnen, die im Fall von nicht gefundenen E-Mail-Adres-
sen der Kreditoren verwendet werden. Auf diese Weise knnen Sie sicher-
stellen, dass kein Avis unbemerkt nicht gemailt werden konnte. Der Avis
kann anschlieend nach Bekanntwerden der E-Mail-Adresse an den Kreditor
weitergeleitet oder alternativ per Fax oder Post zugestellt werden, bis die
E-Mail-Adresse bekannt und eingetragen ist.
Wenn Sie nun einen Zahllauf mit Aviserstellung einplanen, werden die Avise
nicht mehr auf dem Drucker ausgegeben, sondern per E-Mail direkt an den
Empfnger bermittelt.
186
Doppelt gebuchte Rechnungen auflisten Tipp 45
Tipp 45
Tipp 45 Doppelt gebuchte Rechnungen
auflisten
Verbessern Sie Ihre Liquiditt, indem Sie mehrfach eingebuchte Rechnungen
ausfindig machen. SAP stellt hierfr einen Standardreport zur Verfgung.
Und so gehts
Report RFBNUM10 prft pro Debitor oder Kreditor, ob eine erfasste Refe-
renznummer mehrfach vorkommt. Wir zeigen Ihnen anhand eines Beispiels,
wie Sie fr Kreditorenrechnungen auf mehrfach erfasste Eingangsrechnun-
gen hin prfen knnen. Rufen Sie dazu Transaktion S_ALR_87012341 oder
folgenden Menpfad auf:
187
TEIL 4 Kreditorenbuchhaltung und Rechnungsprfung
Geben Sie den Buchungskreis (1000) und das Geschftsjahr (2014) ein. Akti-
vieren Sie die Checkbox Kreditoren. Die beiden Checkboxen gleicher Betrag
und gleiches Belegdatum sind optional und fhren bei Aktivierung dazu,
dass zustzlich zum Feld Referenz auf bereinstimmende Betrge bzw. Beleg-
datum hin geprft wird. Fr die Prfung, ob dieselbe Referenz mehrfach
erfasst wurde, knnen Sie definieren, auf wie viele Stellen des Feldes Refe-
renz geprft werden soll. Tragen Sie die Anzahl der Stellen in das Feld
Anz.gleiche Stellen Ref.Nr. (16) ein. Mit der Checkbox von links bestimmen
Sie, ob das Feld Referenz bei einer krzeren Anzahl als 16 Stellen von rechts
oder von links gelesen und geprft werden soll. Klicken Sie auf das Icon
(Ausfhren), um den Report zu starten.
Ihnen wird die Liste der mehrfach erfassten Rechnungen pro Kreditor ange-
zeigt. Sie knnen direkt aus der Liste in die einzelnen Belege abspringen,
indem Sie auf den Beleg doppelklicken.
188
Doppelt gebuchte Rechnungen auflisten Tipp 45
189
TEIL 4 Kreditorenbuchhaltung und Rechnungsprfung
Tipp 46
Tipp 46 Ausgleich zurcknehmen
Erfahren Sie in diesem Tipp, wie Sie z. B. im Fall von Falschbuchungen den
Ausgleich fr offene Posten zurcknehmen knnen.
Hin und wieder kann es vorkommen, dass beim Ausgleichen der offenen
Posten der falsche Beleg ausgeglichen wird, z. B. wenn der Zahlungseingang
manuell erfasst wurde. Aber auch bei maschinellen Belegverarbeitungen,
wie z. B. einem fehlerhaften maschinellen Zahlungslauf, kann es vorkom-
men, dass die Buchungen storniert werden mssen. Um den Zahlungslauf
nach der Stornierung erneut ausfhren zu knnen, mssen Sie den Ausgleich
fr die offenen Posten zurcknehmen.
Und so gehts
In unserem Beispiel mchten wir den Ausgleich zu einer Ausgangszahlung
zurcknehmen. Zudem soll der Ausgleichsbeleg komplett storniert werden,
um den offenen Posten, der ber den Ausgleichsbeleg flschlicherweise aus-
geglichen wurde, spter erneut im Zahlungslauf regulieren zu knnen.
Die Transaktion finden Sie auerdem auch im Men der Debitoren- und Kre-
ditorenbuchhaltung jeweils unter dem Punkt Beleg.
190
Ausgleich zurcknehmen Tipp 46
Wenn Sie vor der Rcknahme des Belegs nochmals prfen mchten, ob Sie
den richtigen Beleg eingetragen haben, knnen Sie den Beleg mit den zuge-
hrigen offenen Posten ber die Schaltflche Posten anzeigen lassen.
Ausgleich zurcknehmen
Sie gelangen in das Bild Posten Rcknahme Ausgleich. Klicken Sie auf das
Icon (Zurck), um in das Selektionsbild zurckzukehren. ber die Schalt-
flche Zugehrige Korrespondenz knnen Sie auerdem prfen, ob Korres-
pondenzen zum Ausgleichsbeleg erzeugt und diese bereits versendet wur-
den.
Wenn Sie alle Prfungen durchgefhrt haben, knnen Sie den Ausgleich
zurcknehmen, indem Sie in der Menleiste den Eintrag Ausgleich Zurck-
nehmen aufrufen. Klicken Sie im sich ffnenden Fenster auf die Schaltflche
Rcknahme und Storno, um den Ausgleichsbeleg zur stornieren.
Geben Sie im sich ffnenden Fenster einen Stornogrund (01) und ein
Buchungsdatum ein, wenn es vom Datum des Ausgleichsbelegs abweichen
soll. Wenn Sie das Feld Buchungsdatum leer lassen, wird der Beleg mit dem-
selben Datum storniert, mit dem er gebucht wurde. Das Feld Steuermelde-
datum ist nur relevant, wenn Sie die Erfassung des Steuermeldedatums in
den Belegen im Customizing aktiviert haben. Klicken Sie auf das Icon
(Weiter), um die Belegstornierung auszufhren.
191
TEIL 4 Kreditorenbuchhaltung und Rechnungsprfung
Stornodaten erfassen
Nach dem Storno des Ausgleichsbelegs ist der zugehrige Beleg wieder als
offener Posten gekennzeichnet.
Hufig ist es erforderlich, nicht nur einen, sondern eine groe Anzahl an
Ausgleichsbelegen zu stornieren. Leider gibt es fr die Rcknahme des Aus-
gleichs und den zugehrigen Storno keine Massentransaktionen. In diesem
Fall knnen Sie jedoch z. B. eine Massenverarbeitung per Batch-Input durch-
fhren, wie wir sie in Tipp 10, Mittels Aufzeichnungen Massen-Datenerfas-
sung erleichtern, vorstellen.
192
Beim Rechnungseingang weitere Rechnungen von abweichenden Lieferanten
Tipp 47
Tipp 47 Beim Rechnungseingang wei-
tere Rechnungen von abwei-
chenden Lieferanten erfassen
Sie knnen in der Rechnungsprfung auch Rechnungen von Rechnungsstellern
mit Bezug zur Bestellung erfassen, die vom Bestelllieferanten abweichen, wie
z. B. Spediteurrechnungen.
Und so gehts
Erfassen Sie eine Bestellung mit geplanten Bezugsnebenkosten. Rufen Sie
dazu folgenden Eintrag im Menpfad auf:
193
TEIL 4 Kreditorenbuchhaltung und Rechnungsprfung
mit (). Markieren Sie die soeben erfasste Zeile, und klicken Sie auf das
Icon (Konditionsdetail).
Bestellung anlegen
Tragen Sie ganz unten rechts in das Feld Kreditor die Kreditorennummer des
Spediteurs (300006) ein. Klicken Sie auf das Icon (Zurck), und speichern
Sie die Bestellung.
Konditionsdetail
194
Beim Rechnungseingang weitere Rechnungen von abweichenden Lieferanten
Zur Kontrolle knnen Sie die Registerkarte Detail aufrufen. Dort sehen Sie
die Kreditorennummer des Spediteurs im Feld RechnSteller.
195
TEIL 4 Kreditorenbuchhaltung und Rechnungsprfung
Abweichender Rechnungssteller
Klicken Sie auf das Icon (Buchen), um die Rechnung zu buchen. Die Ver-
bindlichkeit ist nun eingebucht und kann wie gewohnt beglichen werden.
196
Ungeplante Bezugsnebenkosten verbuchen Tipp 48
Tipp 48
Tipp 48 Ungeplante Bezugsneben-
kosten verbuchen
Lesen Sie hier, wie Sie ungeplante Bezugsnebenkosten fr Fracht- oder Zoll-
rechnungen in der Logistik-Rechnungsprfung verbuchen knnen.
Wie das System reagieren soll, wird im Customizing eingestellt. Sie knnen
die Einstellungen pro Buchungskreis vornehmen.
Und so gehts
Mchten Sie die ungeplanten Bezugsnebenkosten auf die Positionen vertei-
len, sind keine Einstellungen notwendig. Wenn Sie die ungeplanten Bezugs-
nebenkosten jedoch auf ein separates Sachkonto buchen mchten, mssen
Sie dies im Customizing einrichten. Rufen Sie folgenden Eintrag im Customi-
zing auf:
197
TEIL 4 Kreditorenbuchhaltung und Rechnungsprfung
Klicken Sie auf Neue Eintrge, und erfassen Sie den Buchungskreis (BuKr).
Tragen Sie eine 2 im Feld Unge fr die Verbuchung in eine getrennte
Sachkontenzeile ein.
Markieren Sie den Buchungskreis, und klicken Sie auf das Icon (Auswh-
len). Tragen Sie im Bereich Vorschlag ungeplante Nebenkosten das Steuer-
kennzeichen im Feld Steuerkennz (VA) ein, das fr die ungeplanten Bezugs-
nebenkosten vorgeschlagen werden soll.
Steuerkennzeichen Vorschlag
198
Ungeplante Bezugsnebenkosten verbuchen Tipp 48
Klicken Sie auf die Schaltflche Kontierung. Suchen Sie den Vorgang Unge-
plante Bezugsnebenkosten UPF, und klicken Sie anschlieend auf das Icon
(Auswhlen).
Kontenfindung
Kontenzuordnung
199
TEIL 4 Kreditorenbuchhaltung und Rechnungsprfung
Erfassen Sie die Eingangsrechnung wie gewohnt. Klicken Sie dann auf die
Registerkarte Detail. Tragen Sie die ungeplanten Bezugsnebenkosten im Feld
Ungepl.NebKost. ein.
Belegsimulation
200
Kontenfindung fr nicht bestandsgefhrte Materialien einrichten Tipp 49
Tipp 49
Tipp 49 Kontenfindung fr nicht
bestandsgefhrte Materialien
einrichten
Erleichtern Sie Ihren Kollegen im Einkauf die Erfassung des Sachkontos fr
kontierte Bestellungen.
Und so gehts
Als Erstes mssen Bewertungsklassen definiert werden. Sie bentigen eine
Bewertungsklasse pro Sachkonto. Rufen Sie folgenden Eintrag im Customi-
zing auf:
Klicken Sie auf die Schaltflche Bewertungsklasse, und legen Sie neue Ein-
trge an. Sie knnen die Bewertungsklasse (BewKl) numerisch oder alphanu-
merisch anlegen. Vergeben Sie auerdem eine Bezeichnung pro Bewertungs-
klasse.
201
TEIL 4 Kreditorenbuchhaltung und Rechnungsprfung
Bewertungsklassen definieren
Vergeben Sie einen technischen Namen im Feld Warengrp und eine Waren-
gruppenbezeichnung im Feld Warengruppenbez.
Warengruppen definieren
Tragen Sie in der Spalte BewKl die Bewertungsklasse zur Warengruppe ein.
202
Kontenfindung fr nicht bestandsgefhrte Materialien einrichten Tipp 49
Nun muss noch das Sachkonto hinterlegt werden, das fr die Warengruppe
bzw. die Bewertungsklasse kontiert werden soll. Rufen Sie dazu folgenden
Eintrag im Customizing auf:
Klicken Sie auf die Schaltflche Kontierung. Es ffnet sich ein neues Fenster.
Suchen Sie den Eintrag Gegenbuchung zur Bestandsbuchung Vorgang GBB
aus der Liste aus, und ffnen Sie ihn per Doppelklick.
Kontenfindung MM
Geben Sie Ihren Kontenplan ein, und besttigen Sie ihn mit (). Sie gelan-
gen in die Kontenfindung fr den Vorgang GBB.
203
TEIL 4 Kreditorenbuchhaltung und Rechnungsprfung
Kontenfindung einrichten
Klicken Sie auf das Icon (Neue Eintrge), um neue Eintrge zu erfassen,
oder drcken Sie (Strg) + (F4). Es ffnet sich ein neues Fenster.
Konten eintragen
Tragen Sie in der ersten Spalte mit der berschrift Bewertun die Bewer-
tungsmodifikationskonstante ein. Stimmen Sie diese gegebenenfalls mit Ihrer
IT ab. Erfassen Sie in der Spalte Allg. Modifi den Eintrag VBR. Diese beiden
Eintrge bleiben immer gleich. Tragen Sie in der rechten Spalte Bewertun
die Bewertungsklasse (9000) fr die Warengruppe und in die Spalten Soll
und Haben das zugehrige Sachkonto (405200) ein. Erfassen Sie auf diese
Weise alle Bewertungsklassen und die Sachkonten fr alle Warengruppen,
die Sie verwenden mchten.
204
Belegarten fr die logistische Rechnungsprfung vorbelegen Tipp 50
Tipp 50
Tipp 50 Belegarten fr die logistische
Rechnungsprfung vorbelegen
Sie verwenden fr Eingangsrechnungen eine von der Standardbelegart RE
abweichende Belegart und mchten diese als Vorschlagswert vorbelegen?
In diesem Tipp erfahren Sie, wie Sie dafr vorgehen mssen.
Und so gehts
Rufen Sie Transaktion OMR4 oder folgenden Eintrag im Customizing auf,
um den Vorschlagswert fr die Belegart zu ndern:
205
TEIL 4 Kreditorenbuchhaltung und Rechnungsprfung
Sie gelangen in die Liste der Erfassungstransaktionen. Hier knnen Sie die
Belegarten auch fr andere Transaktionen vorbelegen, wie z. B. MIR7. Mar-
kieren Sie den Eintrag MIRO Eingangsrechnung erfassen, das heit die
Transaktion fr die logistische Rechnungsprfung, und klicken Sie auf das
Icon (Detail).
Transaktion auswhlen
Tragen Sie im Feld Belegart die Belegart (Y1) ein, die Sie in der logistischen
Rechnungsprfung vorschlagen lassen mchten. Speichern Sie die Eingaben
durch einen Klick auf das Icon (Sichern).
206
Belegarten fr die logistische Rechnungsprfung vorbelegen Tipp 50
Vorschlagsbelegart ndern
207
TEIL 5
TEIL 5 Debitorenbuchhaltung
ber die Debitorenbuchhaltung werden alle Geschftsvorflle abgewickelt,
die im Zusammenhang mit den Verkaufsvorgngen entstehen. Lesen Sie in
diesem Teil, wie Sie Ratenzahlungsbedingungen definieren knnen, das
Zusatzprotokoll im Mahnlauf nutzen oder einen Mahnlauf stornieren knnen.
Auerdem erfahren Sie, wie Sie vermeiden knnen, dass Debitorenstamm-
stze mehrfach angelegt werden. Des Weiteren erfahren Sie, wie Sie im Mahn-
lauf vermeiden knnen, dass Sie Kunden anmahnen, gegenber denen Ihre
eigenen Verbindlichkeiten Ihre Forderungen bersteigen. Erfahren Sie auer-
dem, wie Sie durch die Nutzung der freien Selektionen im Zahllauf das Proto-
koll fr Abbuchungen ber SEPA Direct Debit bersichtlicher gestalten und
dadurch schneller bearbeiten knnen.
209
TEIL 5 Debitorenbuchhaltung
Tipp 51
Tipp 51 Ratenzahlungsbedingungen
definieren
Sie mchten mit Ihren Kunden Ratenzahlungen vereinbaren? Wir zeigen
Ihnen, was Sie dafr einstellen mssen.
Und so gehts
Zunchst mssen Sie eine neue Zahlungsbedingung fr die Ratenzahlungsab-
wicklung anlegen. Rufen Sie dazu folgenden Eintrag im Customizing auf:
210
Ratenzahlungsbedingungen definieren Tipp 51
Ratenzahlungsbedingung anlegen
Nun mssen Sie fr jede Rate eine Zahlungsbedingung definieren. Sie kn-
nen auch bereits vorhandene Zahlungsbedingungen verwenden, sofern sie
den Ratenvereinbarungen entsprechen. In unserem Beispiel sind drei Zah-
lungsbedingungen mit folgenden Konditionen definiert:
211
TEIL 5 Debitorenbuchhaltung
Klicken Sie auf die Schaltflche Neue Eintrge. Es ffnet sich ein neues Fens-
ter. Erfassen Sie hier im Feld Zahlungsbedingu die Ratenzahlungsbedingung,
die Sie im ersten Schritt angelegt haben (R001), im Feld Rate die Ratennum-
mer, im Feld Prozent den Prozentsatz der Rate und im Feld Kondition die
Zahlungsbedingung fr die jeweilige Rate.
Ratenzahlungsbedingung definieren
212
Freie Selektionen im Zahllauf nutzen Tipp 52
Tipp 52
Tipp 52 Freie Selektionen im Zahllauf
nutzen
Lesen Sie hier, wie Sie die Anzahl der Ausnahmen im Zahllauf reduzieren und
gleichzeitig die Laufzeit verbessern knnen.
Wenn Sie einen Zahllauf einplanen, z. B. fr den Zahlweg SEPA Direct Debit,
werden nicht nur die Debitoren fr den Zahllauf selektiert, die den Zahlweg
SEPA Direct Debit eingetragen haben, vielmehr werden alle Debitoren selek-
tiert. Eine Mglichkeit wre, die Debitoren direkt in den Parametern zu hin-
terlegen, fr die das Abbuchungsverfahren angewandt wird. Dafr mssten
Sie die betroffenen Debitoren aber zunchst ermitteln. Eine viel einfachere
und schnellere Lsung ist es, mit den freien Selektionen zu arbeiten.
Und so gehts
Planen Sie den Zahllauf wie gewohnt ber Transaktion F110 oder folgenden
Menpfad ein:
Klicken Sie auf das erste Feld mit der Bezeichnung Feldname, und drcken
Sie die Taste (F4). Wenn Sie das erste Mal mit den freien Selektionen arbei-
ten, erscheint zunchst eine Abfrage, zu welchem Objekt Sie ein Feld suchen
mchten. Es kann sich um folgende Objekte handeln:
213
TEIL 5 Debitorenbuchhaltung
Beleg
Kreditorenstamm
Debitorenstamm
In unserem Beispiel mchten wir ber die freien Selektionen den Zahlweg
im Debitorenstamm selektieren. Aktivieren Sie deshalb den Eintrag Debito-
renstamm, und besttigen Sie dies mit (). Wenn Sie die freien Selektionen
spter erneut verwenden mchten, mssen Sie nach dem Drcken auf Taste
(F4) doppelt auf den Eintrag andere... klicken. Daraufhin erscheint wie-
derum die Abfrage des Objekts. Es ffnet sich die Liste der mglichen Felder
zum Debitorenstamm. Whlen Sie das Feld KNB1-ZWELS aus der Liste aus.
Im Feld Feldname wird nun automatisch der Eintrag Zahlwege eingefgt.
Tragen Sie in das Feld Werte 6 fr den Zahlweg SEPA Direct Debit ein.
Speichern Sie die Einstellungen ber das Icon (Parameter sichern). Wenn
Sie nun den Zahlungsvorschlag erstellen, werden nur Belege zur Zahlung
vorgeschlagen, die ber den Zahlweg 6 reguliert werden sollen. Die Vor-
schlagsliste enthlt somit nur noch Ausnahmemeldungen, die diesen Zahl-
weg betreffen, ist wesentlich bersichtlicher und kann dadurch schneller
bearbeitet werden. Auerdem verbessert sich die Laufzeit fr den Vorschlag
und den Zahllauf.
214
Alternative Abstimmkonten bebuchen Tipp 53
Tipp 53
Tipp 53 Alternative Abstimmkonten
bebuchen
Mssen Sie bestimmte Geschftsvorflle auf gesonderte Abstimmkonten
buchen? Lesen Sie hier, wie es funktioniert.
Und so gehts
Rufen Sie folgenden Eintrag im Customizing auf, um die zulssigen abwei-
chenden Abstimmkonten festzulegen:
Zunchst werden Sie gefragt, welchen Kontenplan Sie verwenden. Geben Sie
den Kontenplan ein, und besttigen Sie dies mit (). Daraufhin gelangen
215
TEIL 5 Debitorenbuchhaltung
216
Alternative Abstimmkonten bebuchen Tipp 53
Sollte die Checkbox nicht zu sehen sein, ist die manuelle Erfassung von
Abstimmkonten noch nicht zugelassen. Dies knnen Sie in den Einstellun-
gen zur Kontengruppe ndern. Rufen Sie dazu Transaktion OBD4 oder fol-
genden Eintrag im Customizing auf:
Kontengruppe ndern
Springen Sie per Doppelklick auf den Eintrag Belegerfassung in die Einstel-
lungen zu den einzelnen Feldern.
217
TEIL 5 Debitorenbuchhaltung
Erfassen Sie wie gewohnt alle Daten, und klicken Sie auf die Registerkarte
Detail. Das Feld Hauptbuch ist nun zur manuellen nderung des Abstimm-
kontos geffnet. ber Taste (F4) werden in diesem Feld die mglichen Ein-
gaben angezeigt.
218
Alternative Abstimmkonten bebuchen Tipp 53
219
TEIL 5 Debitorenbuchhaltung
Tipp 54
Tipp 54 Offene Merkposten ausziffern
Sie haben offene Merkposten, die nicht mehr bentigt werden, z. B. aus der
Anzahlungsabwicklung, und mchten diese ausziffern?
Und so gehts
Rufen Sie Transaktion FB08 oder folgenden Meneintrag auf, um den Merk-
posten auszuziffern:
Beleg stornieren
220
Offene Merkposten ausziffern Tipp 54
Beleg anzeigen
221
TEIL 5 Debitorenbuchhaltung
Tipp 55
Tipp 55 Kreditorische Posten im
Mahnlauf bercksichtigen
Mchten Sie kreditorische Posten von Kunden, die gleichzeitig auch Lieferan-
ten sind, im Mahnlauf bercksichtigen?
Sie mchten die flligen Posten eines Kunden, wenn er gleichzeitig Lieferant
bei Ihnen ist, nicht mahnen, sofern Ihre Verbindlichkeiten ihm gegenber
hher sind als Ihre Forderungen? Dazu knnen Sie im Mahnlauf kreditori-
sche Posten bercksichtigen. Um dies zu erreichen, sind nur wenige Voraus-
setzungen zu erfllen:
Und so gehts
Zunchst zeigen wir Ihnen, wo Sie im Debitorenstammsatz den zugehrigen
Kreditorenstammsatz eintragen knnen. Rufen Sie dazu Transaktion FD02
oder folgenden Menpfad auf:
222
Kreditorische Posten im Mahnlauf bercksichtigen Tipp 55
Sie gelangen in das Selektionsbild fr den Mahnlauf. Erfassen Sie das Aus-
fhrungsdatum im Feld Ausfhrung am (07.03.2014) und ein Krzel (DK1)
im Feld Identifikation, und wechseln Sie auf die Registerkarte Parameter.
Tragen Sie hier das Mahndatum (07.03.2014), das Datum, bis zu dem die
gebuchten Belege bercksichtigt werden sollen, in das Feld Belege gebucht
bis (07.03.2014) und den Buchungskreis (1000) ein. Erfassen Sie einzelne
Debitoren im Bildabschnitt Kontoeinschrnkungen oder Intervalle von Debi-
toren. Sie knnen auch auf die Schaltflche (Mehrfachselektion) klicken,
falls Sie mehrere Einzelwerte und/oder Intervalle erfassen mchten bzw.
einzelne Debitoren vom Mahnlauf ausschlieen mchten. In unserem Bei-
spiel erfassen wir Debitor 21710.
Parameter erfassen
223
TEIL 5 Debitorenbuchhaltung
Wechseln Sie nun auf die Registerkarte Zusatzprotokoll. ber das Zusatzpro-
tokoll erhalten Sie zustzliche Informationen zur Ermittlung der Mahndaten.
Weiterfhrende Informationen zum Einsatz des Zusatzprotokolls erhalten
Sie in Tipp 56, Zusatzprotokoll im Mahnlauf nutzen. Erfassen Sie im Feld
Debitor (1) und im Feld bis (99999999) rechts davon die Debitorennum-
mern, fr die das Zusatzprotokoll ausgegeben werden soll. Nehmen Sie fr
das Feld Kreditor (1) und das Feld bis (99999999) rechts dahinter die glei-
chen Eintragungen vor. Klicken Sie auf das Icon (Sichern), um die Daten
zu speichern.
Starten Sie nun wie gewohnt den Mahnlauf. Klicken Sie anschlieend auf die
Schaltflche Protokoll. Im Protokoll sehen Sie in der ersten Zeile, dass das
Debitorenkonto 21710 mit Kreditorenkonto 7061806 verrechnet wird. In
der drittletzten Zeile des Protokolls wird der Gesamtsaldo ausgegeben, das
heit der Saldo des Debitors plus der des Kreditors (6.001,01-). Der Debitor
wird aufgrund des Haben-Saldos nicht gemahnt.
Protokoll anzeigen
224
Kreditorische Posten im Mahnlauf bercksichtigen Tipp 55
Beachten Sie, dass die Checkbox Dezentrale Verarbeitung auf der Register-
karte Korrespondenz im Debitorenstammsatz nicht gesetzt sein darf, wenn
Sie diese Funktion nutzen.
225
TEIL 5 Debitorenbuchhaltung
Tipp 56
Tipp 56 Zusatzprotokoll im Mahnlauf
nutzen
Lesen Sie hier, wie Sie der Einsatz des Zusatzprotokolls bei der Analyse des
Mahnlaufs untersttzen kann.
Fragen Sie sich hin und wieder, warum z. B. einzelne Debitoren beim Mahn-
lauf nicht bercksichtigt wurden? Der SAP-Standard bietet ein Zusatzproto-
koll, das zustzliche Informationen zum Mahnlauf ausgibt und mit dessen
Hilfe Sie nachvollziehen knnen, wie die offenen Posten im Mahnlauf
bercksichtigt werden. Sie werden somit untersttzt, fllige Zahlungen zeit-
naher anzumahnen, und knnen damit Ihre Liquiditt verbessern.
Und so gehts
Rufen Sie Transaktion F150 oder folgenden Menpfad auf:
Sie gelangen in das Selektionsbild fr den Mahnlauf. Erfassen Sie das Aus-
fhrungsdatum im Feld Ausfhrung am (01.03.2014) und ein Krzel (FI1) im
Feld Identifikation, und klicken Sie auf die Registerkarte Parameter.
Tragen Sie hier das Mahndatum (01.03.2014), das Datum, bis zu dem die
gebuchten Belege bercksichtigt werden sollen, im Feld Belege gebucht bis
(01.03.2014) und den Buchungskreis (1000) ein. Erfassen Sie gegebenen-
falls im Bildabschnitt Kontoeinschrnkungen einzelne Debitoren oder Inter-
valle von Debitoren. Dazu knnen Sie auch auf die Schaltflche
(Mehrfachselektion) klicken, falls Sie mehrere Einzelwerte und/oder Inter-
valle erfassen bzw. einzelne Debitoren vom Mahnlauf ausschlieen mch-
226
Zusatzprotokoll im Mahnlauf nutzen Tipp 56
ten. In unserem Beispiel mchten wir die Debitoren CUSTOMER00 bis CUS-
TOMERZZ mahnen.
Wechseln Sie nun auf die Registerkarte Zusatzprotokoll. Erfassen Sie in den
Feldern Debitor und bis die Debitorennummern, fr die das Zusatzprotokoll
ausgegeben werden soll. Wenn Sie wie in unserem Beispiel die Debitoren-
nummern von 1 bis ZZZZZZZZZZ eintragen, stellen Sie sicher, dass fr jeden
Debitor, der auf der Registerkarte Parameter angegeben wurde, ein Zusatz-
protokoll ausgegeben wird. Speichern Sie die Einstellungen durch einen
Klick auf das Icon (Sichern).
227
TEIL 5 Debitorenbuchhaltung
Starten Sie nun wie gewohnt den Mahnlauf. Klicken Sie anschlieend auf die
Schaltflche Protokoll. Das Protokoll zum Mahnlauf wird nun mit zustzli-
chen Detailinformationen pro Debitor ausgegeben. So knnen Sie z. B. der
nachfolgenden Abbildung entnehmen, dass Beleg 0090000041 nicht ange-
mahnt wird, da der Beleg einen Zahlweg fr einen Zahlungseingang hat
(siehe Zeile 5 des Protokolls) bzw. der Mahnsperrgrund A eingetragen ist
(siehe Zeile 6 des Protokolls).
Hilfreich ist es auch, beim Erstellen eines neuen Mahnlaufs die Parameter
eines bereits existierenden Mahnlaufs zu kopieren. Die Einstellungen zum
Zusatzprotokoll werden ebenfalls kopiert, Sie mssen sie also nicht fr jeden
Mahnlauf erneut einstellen. Whlen Sie dazu einfach Bearbeiten Kopieren
in der Menleiste, nachdem Sie auf die Registerkarte Parameter geklickt
haben.
228
Massenstorno des Mahnlaufs durchfhren Tipp 57
Tipp 57
Tipp 57 Massenstorno des Mahnlaufs
durchfhren
Sie haben aus Versehen einen Mahnlauf mit falschen Parametern durchgefhrt
und mchten ihn nun rckgngig machen? Lesen Sie hier, wie Sie dazu vorge-
hen mssen.
Ist Ihnen das auch schon passiert? Sie haben einen Mahnlauf durchgefhrt,
die Mahnungen sind gedruckt, und nun stellen Sie fest, dass etwas schiefge-
laufen ist. Nun mssen die Mahndaten in den Belegen und im Debitoren-
stammsatz zurckgesetzt werden. Dies manuell durchzufhren, ist bei einer
groen Anzahl von Stamm- und Bewegungsdaten nahezu unmglich. SAP
stellt hierfr den Standardreport RFCORR14 zur Verfgung.
Und so gehts
Sollte der Report noch nicht in Ihrem System vorhanden sein, knnen Sie ihn
im Kundennamensraum als ZRFCORR14 von Ihrer Systemadministration ein-
pflegen lassen. Den Report finden Sie im SAP Service Marketplace in SAP-
Hinweis 6591 (Zurcksetzen von Mahndaten nach dem Druck). Im Programm
ist zur Sicherheit eine Abfrage auf einen Benutzer enthalten, der das Pro-
gramm ausfhren darf. Lassen Sie den Benutzer, der die Berechtigung er-
halten soll, ebenfalls von Ihrer Systemadministration im Programm eintragen.
Nachdem das Programm in Ihrem System zur Verfgung steht, knnen Sie es
ber Transaktion SA38 oder folgenden Eintrag in der Menleiste aufrufen:
Tragen Sie das Programm ZRFCORR14 ein, und klicken Sie auf das Icon
(Ausfhren).
229
TEIL 5 Debitorenbuchhaltung
Sie gelangen in das Selektionsbild zum Programm. Geben Sie den Tag der
Ausfhrung (30.01.2014) und die Identifikation (ER00) des Mahnlaufs an,
den Sie rckgngig machen mchten. Klicken Sie auf das Icon (Ausfh-
ren), um das Programm zu starten.
Selektionsdaten erfassen
Ein Protokoll des Testlaufs wird angezeigt, in dem alle Belege aufgelistet
werden, fr die das Mahndatum und die Mahnstufe zurckgesetzt werden.
In unserem Beispiel wird das Mahndatum des Belegs 943100 vom
30.01.2014 auf das Mahndatum 00.00.0000 zurckgesetzt, das heit, dieser
Beleg wurde zuvor noch nicht gemahnt. Entsprechend wird die Mahnstufe
(Spalte Stufe) von 1 auf 0 zurckgesetzt. Das gilt auch fr Beleg 943101. Dar-
ber hinaus wird im Protokoll angezeigt, dass auch das Mahndatum im Debi-
torenstammsatz 64093 vom 30.01.2014 auf das Datum 00.00.0000 zurck-
gesetzt wird. In Beleg 918546 war bislang das Mahndatum 30.01.2014
eingetragen, das nun auf das Mahndatum 23.01.2014 zurckgesetzt wird.
Die Mahnstufe des Belegs wird von 3 auf 2 zurckgesetzt. Im Debitoren-
stamm des zum Beleg gehrenden Debitors wird ebenfalls das Mahndatum
230
Massenstorno des Mahnlaufs durchfhren Tipp 57
vom 30.01.2014 auf das Datum 23.01.2014 zurckgesetzt. Verlassen Sie das
Protokoll durch einen Klick auf das Icon (Zurck).
Aktivieren Sie die Checkbox Echtlauf mit Update auf BSEG!, wenn Sie sicher
sind, dass Sie den Mahnlauf rckgngig machen und die Mahndaten in den
Belegen zurcksetzen mchten, und klicken Sie auf das Icon (Ausfhren).
231
TEIL 5 Debitorenbuchhaltung
Tipp 58
Tipp 58 Debitoren auf Dubletten prfen
rgern Sie sich, dass manche Debitoren mehrfach angelegt sind? Es gibt die
Mglichkeit, bei identischem Namen und Adresse eine Meldung auszugeben.
So gut wie alle Unternehmen haben mit dem Thema Dubletten zu kmpfen.
So geschieht es beispielsweise sehr schnell, dass ein Debitor ein weiteres Mal
angelegt wird. Die daraus resultierenden Folgen sind sehr unschn. Umsatz-
erlse und offene Posten laufen auf mehreren Kontokorrentkonten, obwohl
es sich um ein und denselben Geschftspartner handelt, und gegebenenfalls
wird das Kreditlimit nicht korrekt geprft. Mithilfe einer selbst steuerbaren
Meldung besteht die Mglichkeit, bereits bei der Stammdatenanlage auf
doppelte Erfassung hin prfen zu lassen. Der Anwender erhlt im Fall einer
erneuten Erfassung eine Informationsmeldung. Die Prfung erfolgt dabei auf
Name und Adresse hin.
Und so gehts
Die Einstellung fr die Meldung mssen Sie im Customizing vornehmen.
Rufen Sie dazu folgenden Eintrag auf:
Sie gelangen in das Bild Sicht Steuerung der Nachrichten durch den Anwen-
der ndern: bersicht. Klicken Sie auf die Schaltflche Neue Eintrge. Es
ffnet sich ein neues Fenster. Geben Sie die Nachrichtennummer 145 in
das Feld MsgNr, in das Feld Dialog ein I fr Infomeldung und in das Feld
BatchI (Batch-Input) ebenfalls ein I fr Infomeldung ein. Klicken Sie auf
das Icon (Sichern), um die Einstellungen zu speichern.
232
Debitoren auf Dubletten prfen Tipp 58
Infomeldung fr Dublette
233
TEIL 6
TEIL 6 Anlagenbuchhaltung
Die Anlagenbuchhaltung dient der Verwaltung und berwachung des Sachan-
lagevermgens. Lesen Sie in diesem Teil unter anderem, wie Sie die Datenqua-
litt Ihrer Anlagenstammstze mithilfe von Validierungen und Substitutionen
erhhen oder eine Massennderung fr Anlagenstammstze durchfhren kn-
nen. Lernen Sie auerdem, wie Sie Anlagenbewegungen mithilfe des Her-
kunftsnachweises nachvollziehen. Fr das Reporting zeigen wir Ihnen, wie Sie
zustzliche Felder in das Anlagen-Reporting aufnehmen und die Bilanzstruktur
in Abhngigkeit vom Bewertungsbereich hinterlegen knnen.
235
TEIL 6 Anlagenbuchhaltung
Tipp 59
Tipp 59 Massennderungen
bei Anlagenstammstzen
durchfhren
Mssen Sie eine Vielzahl von Anlagenstammstzen ndern? Mchten Sie
dies ber eine Massennderung tun? Erfahren Sie hier, wie das geht.
Und so gehts
Wir erlutern die Funktionalitt der Massennderung an Anlagenstammst-
zen anhand eines Beispiels: Fr einen Teil der existierenden Anlagen muss
die Kostenstelle gendert werden, der sie zugeordnet sind. Wir mchten alle
Anlagen, die bisher Kostenstelle 1750 zugeordnet sind, ab dem Gltigkeits-
datum 01.03.2014 der Kostenstelle 1755 zuordnen.
236
Massennderungen bei Anlagenstammstzen durchfhren Tipp 59
Sie gelangen in das Bild Substitution ndern: bersicht. Klicken Sie auf die
Schaltflche Substitution, um eine neue Substitution anzulegen. Es ffnet
sich ein neues Fenster. Geben Sie im Feld Substitution einen technischen
Namen (ZKST) und dahinter eine Bezeichnung (Kostenstelle ndern) ein. Kli-
cken Sie danach auf die Schaltflche Schritt, um einen Schritt zur Substitu-
tion anzulegen.
Es ffnet sich das Fenster Substituierbare Felder (Klasse 033). Scrollen Sie
nach unten, und whlen Sie aus der Liste der Felder die beiden Felder ANLZ-
ADATU Gltig ab und ANLZ-KOSTL Kostenstelle aus. Klicken Sie dann auf
das Icon (Auswhlen).
237
TEIL 6 Anlagenbuchhaltung
Es ffnet sich ein neues Fenster. Whlen Sie die Option Konstanter Wert fr
beide Felder, und klicken Sie jeweils auf das Icon (Weiter).
Sie gelangen in das Bild Substitution ndern: ZKST Schritt 001 bersicht.
Fr den Schritt wird automatisch die nchste freie Nummer vergeben, in
unserem Beispiel ist dies die 001. Tragen Sie hinter der Schrittnummer eine
Bezeichnung ein, z. B. Kostenstelle 1750 --> 1755.
238
Massennderungen bei Anlagenstammstzen durchfhren Tipp 59
Voraussetzung anlegen
Substitutionen eintragen
Sie gelangen erneut in das Bild Neue Eintrge: bersicht Hinzugefgte. Ord-
nen Sie hier nun dem zuvor eingetragenen Buchungskreis (1000) und der
fortlaufenden Nummer (1) die soeben angelegte Substitution (ZKST) zu. Spei-
chern Sie Ihre Eingaben.
Substitution zuordnen
239
TEIL 6 Anlagenbuchhaltung
Nachdem wir nun die Regeln fr die Massennderung definiert bzw. die
Substitution angelegt haben und sie in das Produktivsystem transportiert
wurde, brauchen wir noch einen sogenannten Arbeitsvorrat. Der Arbeitsvor-
rat soll alle Anlagenstammstze umfassen, deren Kostenstellenzuordnung
gendert werden soll. Rufen Sie dazu Transaktion AR01 oder folgenden
Menpfad auf:
Sie gelangen in das Bild Anlagenbestand. Tragen Sie hier den Buchungskreis
(1000) und fr unser Beispiel die Kostenstelle (1750) ein. Sie knnen auer-
dem im Feld Sortiervariante die Variante 0002 (Buchungskreis/Werk/Kos-
tenstelle) eintragen, um in der Ausgabeliste bei Bedarf die Kostenstelle ein-
blenden zu knnen. Aktivieren Sie den Radiobutton Anlagen anlisten, damit
Ihnen in der Ausgabeliste alle selektierten Anlagen angezeigt werden. Kli-
cken Sie auf das Icon (Ausfhren), um die Anlagen zu selektieren.
240
Massennderungen bei Anlagenstammstzen durchfhren Tipp 59
Workflow-Aufgabe auswhlen
241
TEIL 6 Anlagenbuchhaltung
Tragen Sie in dem sich ffnenden Fenster die zuvor angelegte Substitution
ZKST in das Feld Substitution ein, und besttigen Sie dies mit einem Klick
auf das Icon (Weiter). Nun ist der Arbeitsvorrat angelegt.
Rufen Sie als Nchstes Transaktion AR31 oder folgenden Menpfad auf, um
die Massennderung durchzufhren:
Sie gelangen in das Bild Bearbeiten Arbeitsvorrat. Whlen Sie den zuvor
angelegten Arbeitsvorrat (000000000003) im Feld Arbeitsvorrat aus, und kli-
cken Sie auf das Icon (Ausfhren). Optional knnen Sie vor dem Ausfh-
ren die Sortiervariante auf 0002 Buchungskreis/Werk/Kostenstelle umstel-
len, falls Sie die Selektion vor der Massennderung nochmals berprfen
mchten.
Arbeitsvorrat bearbeiten
242
Stammdaten aus Buchungen heraus anlegen Tipp 60
Tipp 60
Tipp 60 Stammdaten aus Buchungen
heraus anlegen
Sie knnen Anlagenstammstze nicht nur im Voraus auf Vorrat erfassen,
sondern auch direkt im Rahmen der Buchung in der Anlagenbuchhaltung.
Und so gehts
Rufen Sie Transaktion ABZON oder folgenden Menpfad auf:
Nachdem Sie die Funktion aufgerufen haben, ffnet sich ein neues Fenster.
Markieren Sie anstelle der vorgeschlagenen exist. Anlage das Optionsfeld
neue Anlage. Anschlieend knnen Sie in die Felder Bezeichnung, Anlagen-
klasse und Kostenstelle Werte eingeben. Die Felder fr die Anlagennummer
und die Unternummer (rechts neben dem Optionsfeld neue Anlage) reagie-
243
TEIL 6 Anlagenbuchhaltung
In beiden Fllen wird die Anlage erst dann angelegt und die Anlagennum-
mer endgltig verwendet und vergeben, wenn Sie den Buchungsbeleg
buchen. Falls Sie den Beleg verwerfen, erfolgt keinerlei Anlage von Anlagen-
stammdaten.
In diesem Fenster knnen Sie weitere Daten, wie z. B. das Werk oder die
Inventarnummer, ndern oder ergnzen oder auch beim Anlegen des
Stammsatzes wie in der normalen Anlagenstammsatz-Anlage auf einen
bereits vorhandenen Stammsatz Bezug nehmen.
244
Stammdaten aus Buchungen heraus anlegen Tipp 60
Pflege Anlagenstammdaten
Klicken Sie auf die Schaltflche Weitere Daten, um in die normale Stammda-
tenpflege zu verzweigen. Wenn Sie dies nicht mchten, klicken Sie auf das
Icon (Weiter) oder drcken die ()-Taste, um Ihre Eingaben zu best-
tigen. Sie kehren zum Grundbild der Buchungstransaktion zurck. Dort
fahren Sie wie blich mit Ihren Eingaben fort, die fr die Buchung bentigt
werden. Beim Speichern der Buchung wird nun gleichzeitig der Anlagen-
stammsatz angelegt.
Sollten Sie nach dem Beenden der Transaktion die Information vom System
erhalten, dass der Anlagenstammsatz unvollstndig angelegt wurde, pr-
fen Sie die Stammdaten im Nachgang ber Transaktion AS02, und ergnzen
Sie die fehlenden Informationen. Ob es unvollstndige Anlagen gibt, knnen
Sie brigens auch ber alle Anlagenstammstze hinweg prfen. Lesen Sie
hierzu Tipp 73, Unvollstndige Anlagen prfen und vervollstndigen.
245
TEIL 6 Anlagenbuchhaltung
Tipp 61
Tipp 61 Anlagen per Massentransfer
bertragen
Lesen Sie in diesem Tipp, wie Sie beispielsweise im Fall einer Umorganisation
Anlagen systemuntersttzt transferieren knnen.
In diesem Tipp zeigen wir Ihnen, wie Sie eine hhere Anzahl von Anlagen
mithilfe eines Massentransfers zwischen Buchungskreisen transferieren kn-
nen.
Und so gehts
Einen Massentransfer von Anlagen fhren Sie mithilfe eines sogenannten
Arbeitsvorrats durch. Rufen Sie dazu Transaktion AR01 oder folgenden Men-
pfad auf:
Sie gelangen in das Bild Anlagenbestand. Geben Sie mindestens den Bu-
chungskreis (1000) ein, aus dem die Anlagen abgehen sollen. Sollen nicht
alle Anlagen des Buchungskreises fr den Transfer selektiert werden, kn-
nen Sie ber die Felder im Abschnitt Selektionen oder auch ber die freien
246
Anlagen per Massentransfer bertragen Tipp 61
Abgrenzungen, die Sie ber das Icon aufrufen knnen, weiter einschrn-
ken. Klicken Sie auf das Icon (Ausfhren), um die Selektion der Anlagen
auszufhren.
Klicken Sie nun auf die Schaltflche AV (Arbeitsvorrat anlegen). Das Fenster
Anlegen Arbeitsvorrat: Auswahl Workflowaufgabe ffnet sich. Geben Sie
eine Bezeichnung fr den Arbeitsvorrat in das Feld Bezeichnung AV ein, und
markieren Sie in der Aufgabenauswahl den Eintrag Anlagentransfer. Bestti-
gen Sie Ihre Eingaben mit ().
Sie gelangen in das Detailbild fr den Anlagentransfer. Geben Sie das Beleg-
datum (17.03.2014), das Buchungsdatum (17.03.2014) und das Bezugsda-
tum (01.03.2014) ein, zu dem Sie den Transfer buchen mchten. Im Feld
Transfervar. mssen Sie eine Transfervariante eintragen. Die Transfervari-
247
TEIL 6 Anlagenbuchhaltung
ante steuert zum einen, welche Felder bei einer automatischen Anlage der
Zielanlage bernommen werden. Zum anderen steuert sie, wie der Anlagen-
transfer gebucht wird:
248
Anlagen per Massentransfer bertragen Tipp 61
Optional knnen Sie die Felder Referenz, Zuordnung und Text fllen. Das
System schlgt im Feld Text automatisch die Bezeichnung des Arbeitsvorrats
vor, den Sie bei Bedarf noch anpassen knnen. Klicken Sie auf das Icon
(Weiter), nachdem Sie alle Angaben vorgenommen haben. Daraufhin wird
der Arbeitsvorrat angelegt. Verlassen Sie die Transaktion durch einen Klick
auf das Icon (Beenden).
Nachdem der Arbeitsvorrat angelegt ist, knnen Sie ihn bearbeiten, genauer
gesagt kann der Anlagentransfer gebucht werden. Rufen Sie dazu Transak-
tion AR31 oder folgenden Menpfad auf:
Arbeitsvorrat bearbeiten
Beachten Sie, dass Sie zum Anlegen von Anlagenhauptnummern mit meh-
reren Unternummern die Business Function FIN_GL_CI_3 aktivieren ms-
249
TEIL 6 Anlagenbuchhaltung
sen. Diese Business Function ermglicht auerdem die bernahme der An-
lagenhautpnummer in den Zielbuchungskreis. Ohne die Aktivierung der
Business Function knnen die Anlagenhauptnummern nicht bernommen
werden. Neue Anlagenstammstze werden neu nummeriert und mit Unter-
nummer 0 angelegt. Allerdings knnen auch ber die Business Function
FIN_GL_CI_3 nur fortlaufende Unternummern angelegt werden, das heit,
die Unternummern werden unter Umstnden neu durchnummeriert, wenn
Unternummern im abgebenden Buchungskreis bereits deaktiviert wurden.
250
Massenabgang fr Anlagen durchfhren Tipp 62
Tipp 62
Tipp 62 Massenabgang fr Anlagen
durchfhren
Sind Sie es leid, den Abgang einer groen Anzahl von Anlagen
manuell zu buchen?
Immer wieder kommt es vor, dass fr eine grere Anzahl von Anlagen ein
Abgang gebucht werden muss, z. B. im Rahmen einer Inventur oder wenn
geringwertige Wirtschaftsgter (GwG) ausgebucht werden mssen. Das
manuelle Buchen gestaltet sich dann oft sehr zeitaufwendig.
Im SAP-System steht hierfr eine Transaktion zur Verfgung, ber die ein
Massenabgang, das heit ein Abgang fr eine Vielzahl von Anlagen in einem
Lauf durchgefhrt werden kann. Sie knnen dabei whlen, wie der Abgang
gebucht werden soll. Folgende Mglichkeiten stehen zur Auswahl:
Und so gehts
Wir stellen Ihnen die Funktion fr den Massenabgang anhand eines Abgangs
ohne Erls vor. Zunchst mssen wir einen sogenannten Arbeitsvorrat anle-
gen. Rufen Sie dazu Transaktion AR01 oder folgenden Menpfad auf:
251
TEIL 6 Anlagenbuchhaltung
hinter dem Feld bis fr die Anlagennummer, und tragen Sie im sich ffnen-
den Fenster Mehrfachselektion fr Anlagennummer die Anlagen ein, fr die
Sie den Abgang ohne Erls buchen mchten, wie in der nachfolgenden
Abbildung dargestellt. Klicken Sie auf das Icon (bernehmen), um die
Mehrfachselektion zu bernehmen. Klicken Sie dann auf das Icon (Aus-
fhren), um die Anlagen zu selektieren.
252
Massenabgang fr Anlagen durchfhren Tipp 62
Workflow-Aufgabe auswhlen
Es ffnet sich ein neues Fenster, in dem nun noch die Details fr die
Abgangsbuchung erfasst werden mssen. Tragen Sie das Buchungsdatum
(31.12.2013), das Belegdatum (31.12.2013), das Bezugsdatum (31.12.2013)
und einen Text ein.
Sie knnen den automatisch aus der Bezeichnung des Arbeitsvorrats ber-
nommenen Text mit einem eigenen berschreiben. Dieser Text wird in der
Buchung in den Belegkopftext und in den Belegpositionstext bernommen.
Die Bewegungsart (200) wird automatisch eingetragen. Sobald Sie die Einga-
ben mit einem Klick auf das Icon (Weiter) besttigen, wird der Arbeits-
vorrat erstellt.
253
TEIL 6 Anlagenbuchhaltung
Rufen Sie als Nchstes Transaktion AR31 oder folgenden Menpfad auf, um
die Massennderung durchzufhren:
Sie gelangen in das Bild Bearbeiten Arbeitsvorrat. Whlen Sie den zuvor
angelegten Arbeitsvorrat (000000617004) im Feld Arbeitsvorrat aus, und kli-
cken Sie auf das Icon (Ausfhren).
254
Massenabgang fr Anlagen durchfhren Tipp 62
Die Abgangsbuchung ohne Erls wurde nun fr alle Anlagen des ausgewhl-
ten Arbeitsvorrats gebucht. Die Anlagen wurden automatisch deaktiviert.
255
TEIL 6 Anlagenbuchhaltung
Tipp 63
Tipp 63 Validierungen im Anlagen-
stamm verwenden
Mithilfe von Validierungen knnen Sie Anlagenstammdaten bereits beim
Anlegen verproben und so die Datenqualitt erhhen.
Kommt es auch bei Ihnen immer wieder vor, dass Anlagenstammstze nicht
korrekt gepflegt wurden? So kann es z. B. sein, das die Selektion der Anlagen
fr die Inventur nicht korrekt ist. Mithilfe von Validierungen knnen Sie
bereits bei der Anlage der Anlagenstammstze falsche Eingaben bzw. falsche
Datenkombinationen vermeiden.
Anhand eines Beispiels zeigen wir Ihnen, wie Sie Validierungen fr Anlagen-
stammstze nutzen knnen. In unserem Beispiel erlutern wir Ihnen, wie Sie
in einem Konzern mit mehreren Buchungskreisen und vielen Werken die
Kombination Buchungskreis, Werk und Kostenstelle verproben knnen. Das
Feld Werk wird in den Anlagenstammstzen eingetragen, um die Anlagen
rumlich zuordnen zu knnen. Das Feld Werk wird jedoch im SAP-Standard
nicht auf zulssige Kombinationen hin geprft, weder mit z. B. dem Bu-
chungskreis noch mit der Kostenstelle. Um konsistente Daten gewhrleisten
zu knnen, knnen Sie fr die Verprobung eine Validierung einsetzen.
Und so gehts
Wir beschrnken unser Beispiel auf einen Buchungskreis und ein Werk.
Bevor wir die Validierung anlegen, legen wir ein Set an, das wir in der Vali-
dierung verwenden mchten. Das Set beinhaltet die Kostenstellen, die inner-
halb des Werks existieren bzw. gltig sind. Rufen Sie dazu die Transaktion
GS01 oder folgenden Menpfad auf:
256
Validierungen im Anlagenstamm verwenden Tipp 63
Sie gelangen in das Bild Set anlegen: Einstieg. Geben Sie einen technischen
Namen (ZFIAA__KST_WERK_1000) in das Feld Setname ein. Tragen Sie die
Tabelle ANLZ in das Feld Tabelle ein, und aktivieren Sie den Radiobutton
Basic-Set. Besttigen Sie Ihre Eingaben mit ().
Set anlegen
Es ffnet sich das Fenster Set anlegen: Feldname. Tragen Sie hier KOSTL in
das Feld Feldname ein. Besttigen Sie dies mit einem Klick auf das Icon
(Weiter).
Es ffnet sich das Bild Set anlegen: Werte. Erfassen Sie hinter dem techni-
schen Namen (ZFIAA_KST_WERK_1000) eine Bezeichnung fr das Set, z. B.
Kostenstellen im Werk 1000. Erfassen Sie dann alle Kostenstellen, die im
Werk 1000 gltig sind, in den Feldern Von Wert und Bis Wert. In unserem
Beispiel sind im Werk 1000 die Kostenstellen 1000 bis 1999 gltig. Klicken
Sie auf das Icon (Sichern), um Ihre Eingaben zu speichern.
257
TEIL 6 Anlagenbuchhaltung
Nun knnen wir die Validierung anlegen. Rufen Sie dazu Transaktion OACV
oder folgenden Eintrag im Customizing auf:
Sie gelangen in das Bild Validierung ndern: bersicht. Klicken Sie auf die
Schaltflche Validierung. Sollte in Ihrem System noch keine Stammdatenvali-
dierung fr Anlagen angelegt worden sein, ffnet sich zunchst das Fenster
Nachrichtenklasse Konfigurieren. Hier mssen Sie eine Nachrichtenklasse
aus dem Kundennamensraum eintragen. Stimmen Sie diese mit Ihrer IT ab.
258
Validierungen im Anlagenstamm verwenden Tipp 63
Sie gelangen in das Bild Validierung anlegen: ZFIAA Schritt 001 ber-
sicht. Fr den Schritt wird automatisch die nchste freie Nummer vergeben,
in unserem Beispiel ist dies 001. Tragen Sie hinter der Schrittnummer eine
Bezeichnung ein, z. B. Werk 1000/Kostenstelle prfen.
Schritt einfgen
259
TEIL 6 Anlagenbuchhaltung
cken Sie auf die Schaltflche . Klicken Sie nun auf die Schaltflche Kon-
stante. Geben Sie in dem sich ffnenden Fenster das Werk (1000) ein, und
klicken Sie auf das Icon (Weiter).
Voraussetzung definieren
Klicken Sie nun im linken Bildbereich auf den Menpunkt Prfung. Es ffnet
sich ein neues Fenster. Whlen Sie jetzt im rechten Bildbereich auf der Regis-
terkarte Tabellenfelder aus der Liste der Strukturen Struktur ANLZ per Dop-
pelklick aus. Suchen Sie in der Liste der Felder das Feld Kostenstelle, und
whlen Sie es per Doppelklick aus. Klicken Sie dann auf die Schaltflche IN
und anschlieend auf die Schaltflche Setverzeichnis. Geben Sie im sich ff-
nenden Fenster im Feld Setname das zuvor angelegte Set der im Werk zuls-
sigen Kostenstellen (ZFIAA_KST_WERK_1000) ein.
Prfung definieren
Klicken Sie nun im linken Bildbereich auf den Menpunkt Nachricht. Es ff-
net sich ein neues Fenster. Klicken Sie auf das Icon (Nachrichten pflegen),
um eine neue Nachricht anzulegen. Klicken Sie im sich ffnenden Fenster
auf die Schaltflche Nchste freie, um die nchste freie Nachrichtennummer
(001) zu ermitteln, und anschlieend auf die Schaltflche Einzelpflege.
Geben Sie nun in der bearbeitbaren Zeile den Text ein, den Sie im Fall einer
260
Validierungen im Anlagenstamm verwenden Tipp 63
Nachricht anlegen
Nachricht definieren
261
TEIL 6 Anlagenbuchhaltung
durch einen Klick auf das Icon (Sichern). Verlassen Sie die Validierungs-
pflege durch einen Klick auf das Icon (Beenden).
Validierung aktivieren
Legen Sie nun eine Anlage an, erhalten Sie eine Fehlermeldung, wenn die
Kombination aus Buchungskreis 1000, Werk 1000 und Kostenstelle nicht
gltig ist.
Im Fall von sehr komplexen Kombinationen knnen sehr viele einzelne Vali-
dierungsschritte notwendig werden. In diesem Fall kann auch eine kunden-
spezifische Tabelle definiert und innerhalb der Validierung ber einen User-
Exit auf diese Tabelle zugegriffen werden. Die Verwendung von User-Exits
in der Validierung knnen wir im Rahmen dieses Tipps jedoch nicht be-
schreiben.
262
Substitutionen im Anlagenstamm einsetzen Tipp 64
Tipp 64
Tipp 64 Substitutionen im Anlagen-
stamm einsetzen
Lesen Sie in diesem Tipp, wie Sie sich einerseits die Arbeit erleichtern und
andererseits die Qualitt Ihrer Anlagenstammdaten erhhen knnen.
Und so gehts
In unserem Beispiel sind die Kostenstellen des Werks 1000 mit den Num-
mern 1000 bis 1999 definiert, die Kostenstellen des Werks 2000 umfassen
die Nummern 2000 bis 2999 etc. Das Werk kann somit aus der ersten Ziffer
der Kostenstellennummer abgeleitet werden.
263
TEIL 6 Anlagenbuchhaltung
Substitution anlegen
Es ffnet sich das Fenster Substituierbare Felder (Klasse 033). Whlen Sie
aus der Liste der Felder das Werk (Tabelle ANLZ, Feld WERKS) aus, und
besttigen Sie Ihre Eingaben mit ().
264
Substitutionen im Anlagenstamm einsetzen Tipp 64
Aktivieren Sie in der sich ffnenden Abfrage den Eintrag Konstanter Wert,
und besttigen Sie dies mit (). Tragen Sie im sich ffnenden Fenster hinter
dem Feld Schritt eine Bezeichnung (Werk 1000) ein. Die Schrittnummer 001
wird automatisch vergeben.
Schritt anlegen
Voraussetzung anlegen
265
TEIL 6 Anlagenbuchhaltung
Substitutionswert eintragen
Sie gelangen zurck in das Bild Neue Eintrge: bersicht Hinzugefgte. Ord-
nen Sie hier nun dem zuvor eingetragenen Buchungskreis 1000, der Feld-
gruppen-Tabellenzuordnung A und der logischen Feldgruppe 003 die soe-
ben angelegte Substitution ZWERK zu. Whlen Sie nun noch im Feld Aktiv
den Eintrag 1 Aktiv aus, um die Substitution zu aktivieren. Speichern Sie Ihre
Eingaben, und lassen Sie sie von Ihrer Systemadministration in das Produk-
tivsystem transportieren.
Substitution aktivieren
Nach dem Transport ist die Substitution im Produktivsystem aktiv. Wenn Sie
nun eine neue Anlage anlegen und in den zeitabhngigen Daten eine Kosten-
stelle erfassen, die mit einer 1 beginnt, wird automatisch Werk 1000 einge-
tragen. Auf diese Weise lassen sich verschiedene Stammdaten automatisch
befllen, sofern Sie ein eindeutiges Kriterium definieren knnen, ber das
sie abgeleitet werden knnen.
266
CO-Objekt zeitunabhngig definieren Tipp 65
Tipp 65
Tipp 65 CO-Objekt zeitunabhngig
definieren
Sie fhren Bilanzen auf Ebene von Profit-Centern oder Geschftsbereichen und
mchten manuelle Umbuchungen der zugeordneten Anlagenbestnde ver-
meiden, wenn nderungen an zeitabhngigen Objekten im Anlagenstammsatz
vorgenommen werden?
Und so gehts
Rufen Sie folgenden Pfad im Customizing auf, um die Systemeinstellungen
anzupassen:
Nachdem Sie die Funktion aufgerufen haben, ffnet sich ein neues Fenster.
267
TEIL 6 Anlagenbuchhaltung
268
Bilanzstruktur in Abhngigkeit vom Bewertungsbereich hinterlegen Tipp 66
Tipp 66
Tipp 66 Bilanzstruktur in Abhngig-
keit vom Bewertungsbereich
hinterlegen
In diesem Tipp erfahren Sie, wie Sie Bilanzversionen in Kombination mit
Sortiervarianten nutzen und damit die Abstimmung zwischen Anlagenbuch-
haltung und Hauptbuchhaltung erleichtern sowie Differenzen zwischen den
Bchern besser analysieren knnen.
Und so gehts
Rufen Sie folgenden Pfad im Customizing auf, um die Systemeinstellungen
anzupassen:
269
TEIL 6 Anlagenbuchhaltung
Nachdem Sie die Funktion aufgerufen haben, ffnet sich ein neues Fenster.
Buchungskreis auswhlen
Whlen Sie den Buchungskreis aus, fr den Sie die Zuordnung der Bilanzver-
sionen durchfhren mchten, indem Sie auf der rechten Seite die entspre-
chende Zeile mit einem Klick markieren und links auf Bilanzversion zuord-
nen doppelklicken.
Das Detailbild des Buchungskreises wird Ihnen angezeigt, in dem die dort
aktiven Bewertungsbereiche aufgelistet sind.
270
Anlagenbewegungen per Herkunftsnachweis nachvollziehen Tipp 67
Tipp 67
Tipp 67 Anlagenbewegungen per Her-
kunftsnachweis nachvollziehen
Sie bentigen Informationen zu den Originalbelastungen, die zu Anschaffungs-
kosten auf aktiven Anlagen fhren, bis hin zum einzelnen Ursprungsbeleg?
Hier lesen Sie, wie Sie Anlagenbewegungen nachvollziehen knnen.
Und so gehts
Rufen Sie Transaktion S_ALR_87012058 oder folgenden Menpfad auf:
271
TEIL 6 Anlagenbuchhaltung
Nachdem Sie die Funktion aufgerufen haben, ffnet sich ein neues Fenster.
Sie gelangen in das Selektionsbild des Reports.
Starten Sie den Report mit einem Klick auf das Icon (Ausfhren). Es ffnet
sich ein neues Fenster, in dem das Ergebnis des Reports dargestellt wird.
272
Anlagenbewegungen per Herkunftsnachweis nachvollziehen Tipp 67
Die Liste weist neben einzelnen Zeilen pro Belastung Summen aus:
grundstzlich pro Anlagenbewegungsart
273
TEIL 6 Anlagenbuchhaltung
Tipp 68
Tipp 68 Berichte fr Anlagen stillgeleg-
ter Buchungskreise erstellen
Strt es Sie, dass Sie auch fr inaktive Anlagenbuchungskreise einen Jahres-
wechsel und Jahresabschlsse durchfhren mssen, auch wenn Sie nur
Berichte aufrufen mchten?
Und so gehts
Jeder Anlagenbuchungskreis trgt einen Status, der die mgliche Funktio-
nalitt steuert. Produktiv genutzte Buchungskreise tragen in der Regel den
Status Blank (bzw. 0, wenn Sie sich im Anzeigemodus befinden) mit der
Statusbezeichnung Altdatenbernahme abgeschlossen. Dieser steht fr voll-
umfngliche, produktive Nutzung.
Nachdem Sie die Funktion aufgerufen haben, gelangen Sie in das Bild Sicht
FI-AA: Status des Buchungskreises setzen ndern: bersicht.
274
Berichte fr Anlagen stillgelegter Buchungskreise erstellen Tipp 68
Whlen Sie nun in der Spalte Status die Eingabehilfe, oder drcken Sie die
Taste (F4), nachdem Sie den Cursor in der Spalte positioniert haben. In der
Folge ffnet sich ein Pop-up-Fenster, in dem die mglichen Status aufgefhrt
sind.
Mgliche Buchungskreisstatus
275
TEIL 6 Anlagenbuchhaltung
Tipp 69
Tipp 69 Versicherungsbasiswerte neu
berechnen
Sie mchten nach dem Anlagenjahresabschluss Versicherungsindizes des
vergangenen Jahres eingeben und basierend darauf Ihre Versicherungswerte
neu berechnen? Hier lesen Sie, wies geht!
Und so gehts
Tragen Sie zunchst wie gewohnt die Jahreszahlen fr die von Ihnen genutz-
ten Indexreihen in SAP ein. Rufen Sie danach folgenden Pfad in der Anwen-
dung auf:
Sie gelangen in das Selektionsbild des Reports. Hier knnen Sie mithilfe der
Felder und Checkboxen die Reportabgrenzungen eingeben, mit denen Sie
das Programm ausfhren mchten:
276
Versicherungsbasiswerte neu berechnen Tipp 69
Neurechnen ab Geschftsjahr
Hier legen Sie das Geschftsjahr fest, ab dem Sie die Basiswerte neu be-
rechnen mchten. Dies ist in der Regel das vergangene, nun bereits ge-
schlossene Geschftsjahr.
Auerdem knnen Sie mithilfe der Checkbox Testlauf festlegen, ob Sie einen
Testlauf durchfhren mchten. Es wird empfohlen, als ersten Lauf immer
einen Testlauf durchzufhren.
Starten Sie das Programm. Sie erhalten eine Liste hier exemplarisch darge-
stellt , in der der bisherige und der neue, auf Basis der vernderten Index-
punktzahlen berechnete Versicherungsbasiswert aufgelistet werden.
277
TEIL 6 Anlagenbuchhaltung
Beachten Sie, dass Sie dieses Programm im Echtlauf nur im Hintergrund als
Batch-Lauf ausfhren knnen.
Nachdem Sie das Programm ausgefhrt haben, knnen Sie Ihre Versiche-
rungsliste erzeugen. Dort werden nun diejenigen Versicherungswerte ver-
wendet, die aufgrund der aktualisierten Versicherungsbasiswerte berechnet
werden.
278
Zustzliche Felder in Anlagen-Reporting aufnehmen Tipp 70
Tipp 70
Tipp 70 Zustzliche Felder in Anlagen-
Reporting aufnehmen
Sie mchten bestimmte Felder in den Anlagenberichten anzeigen. Diese sind
aber in der Feldauswahl der Berichte nicht enthalten? Lesen Sie hier, wie Sie
zustzliche Felder aufnehmen knnen.
Und so gehts
In unserem Beispiel mchten wir die beiden Felder Ursprngliche Anlage in
die Berichte der Anlagenbuchhaltung aufnehmen. Das erste Feld enthlt die
Nummer der ursprnglichen Anlage (30006) und das zweite die Unternum-
mer (0), die dieser Anlage zugeordnet ist. Die beiden Felder finden Sie im
Anlagenstammsatz auf der Registerkarte Herkunft. In den Standard-Sortier-
varianten stehen diese Felder nicht zur Verfgung.
279
TEIL 6 Anlagenbuchhaltung
Um die beiden Felder in den Berichten ausgeben zu knnen, muss eine neue
Sortiervariante angelegt werden. Rufen Sie dazu Transaktion OAVI oder fol-
genden Eintrag im Customizing auf:
Sortiervariante kopieren
280
Zustzliche Felder in Anlagen-Reporting aufnehmen Tipp 70
Sortiervariante anlegen
Nun ist die Sortiervariante angelegt und kann in den Berichten verwendet
werden. In unserem Beispiel rufen wir die Anlagenbestandsliste ber Trans-
aktion S_ALR_87011964 oder folgenden Menpfad auf:
281
TEIL 6 Anlagenbuchhaltung
Sie gelangen in das Selektionsbild. Geben Sie den Buchungskreis (1000) ein,
und tragen Sie die neu angelegte Sortiervariante (Z002) ein. Aktivieren Sie
die Option Anlagen anlisten, und klicken Sie auf das Icon (Ausfhren),
um den Bericht aufzurufen.
Anlagenbestand selektieren
Die Liste der Anlagen wird angezeigt. Klicken Sie nun auf das Icon (Lay-
out ndern...), um die zur Verfgung stehenden Felder anzuzeigen. Im sich
ffnenden Fenster werden nun in der Feldliste der ausgeblendeten Felder
(rechts) die zwei neu hinzugefgten Felder Ursprngliche Anlage und Anla-
gen-Unternummer angezeigt. bernehmen Sie die Felder in die Liste, indem
Sie sie zunchst markieren, danach auf das Icon (Sel. Felder einbl.) und
anschlieend auf bernehmen klicken. Wenn Sie im linken Bildabschnitt
keine Zeile markieren, werden die Felder unten angefgt, in der Ausgabe-
liste stehen diese dann ganz rechts. Markieren Sie zuvor im linken
Bildabschnitt eine Zeile, werden die Felder oberhalb eingefgt, in der Ausga-
beliste stehen diese dann links neben dem zuvor ausgewhlten Feld.
282
Zustzliche Felder in Anlagen-Reporting aufnehmen Tipp 70
Layout ndern
Wie Sie der nachfolgenden Abbildung entnehmen knnen, werden die Fel-
der Urspr. Anlage und Unr. AiB nun im Bericht ausgegeben.
283
TEIL 6 Anlagenbuchhaltung
Tipp 71
Tipp 71 Anlagengitter in Microsoft
Excel herunterladen
Wrden Sie das Anlagengitter gerne nach Microsoft Excel exportieren, rgern
sich aber ber das unpraktische Format des Gitters, nachdem Sie die Datei in
Excel geffnet haben?
Und so gehts
Zunchst mssen Sie in Excel das Aktivieren von Makros zulassen. Die in
diesem Tipp verwendete Excel-Version ist Excel 2010. Starten Sie dazu Excel
auf Ihrem Rechner, und whlen Sie Datei Optionen. Klicken Sie im linken
Bildbereich auf Sicherheitscenter und im sich ffnenden rechten Bildbereich
anschlieend auf die Schaltflche Einstellungen fr Makros.
Whlen Sie im sich ffnenden Bild den Eintrag Alle Makros mit Benachrich-
tigung deaktivieren aus. Besttigen Sie die Eingaben durch einen Klick auf
die Schaltflche OK.
284
Anlagengitter in Microsoft Excel herunterladen Tipp 71
Geben Sie den Buchungskreis (1000) ein, und whlen Sie eine Sortiervari-
ante aus, z. B. 0013 (Buchungskreis). Passen Sie gegebenenfalls das Berichts-
datum und den Bewertungsbereich an. Wir aktivieren den Radiobutton
Anlagen anlisten, da wir alle Anlagen im Anlagengitter auffhren mchten.
Aktivieren Sie in jedem Fall die Checkbox ALV Grid Control benutzen. Kli-
cken Sie auf das Icon (Ausfhren), um das Anlagengitter aufzurufen.
285
TEIL 6 Anlagenbuchhaltung
Anlagengitter anzeigen
Klicken Sie auf das Icon (Microsoft Excel), um das Anlagengitter mit der
Excel-Umgebung zu ffnen. Nun wird automatisch Excel geffnet. Es er-
scheint der Sicherheitshinweis fr Excel, dass die Verwendung von Makros
deaktiviert wurde. Klicken Sie auf die Schaltflche Makros aktivieren, um
Makros zu aktivieren, damit das Anlagengitter mit der Excel-Umgebung auf-
gerufen werden kann.
Das Anlagengitter wird nun innerhalb von SAP mit der Excel-Integration
geffnet.
286
Anlagengitter in Microsoft Excel herunterladen Tipp 71
Markieren Sie nun alle Zellen innerhalb der Excel-Tabelle, und bernehmen
Sie die Liste mit (Strg) + (C) in die Zwischenablage. ffnen Sie eine leere
Arbeitsmappe in Excel, und fgen Sie den Inhalt aus der Zwischenablage mit
(Strg) + (V) ein. Das Anlagengitter steht nun in Excel zur weiteren Bearbei-
tung zur Verfgung.
287
TEIL 6 Anlagenbuchhaltung
Tipp 72
Tipp 72 Hauptbuch- und Anlagenbuch-
haltung abstimmen
Im Rahmen des Jahresabschlusses sollten Sie Ihre Anlagenbuchhaltung mit der
Hauptbuchhaltung abstimmen. Lesen Sie hier, wie Sie dies mithilfe zweier
Reports erreichen knnen.
Und so gehts
Der erste Report, den wir Ihnen vorstellen, ist das Programm RAABST02.
Dieser Report stellt die gebuchten Werte in beiden Bchern Hauptbuch
und Anlagenbuch auf Ebene der Sachkonten gegenber. ber diesen
Schritt knnen Sie zunchst prfen, ob grundstzlich Differenzen aufgetre-
ten sind. Sie knnen ihn ber Transaktion ABST2 oder folgenden Menpfad
aufrufen:
288
Hauptbuch- und Anlagenbuchhaltung abstimmen Tipp 72
Verlassen Sie den Report ber einen Klick auf das Icon (Zurck). Im Fall
von Abweichungen werden Sie darauf hingewiesen, dass Differenzen aufge-
treten sind.
289
TEIL 6 Anlagenbuchhaltung
290
Hauptbuch- und Anlagenbuchhaltung abstimmen Tipp 72
Zur Beseitigung der Inkonsistenz mssen Sie ber Transaktion ABF1 eine
Korrekturbuchung vornehmen. Diese Transaktion darf ausschlielich fr
Korrekturen eingesetzt werden. Sie ist nicht in das SAP-Men eingebunden.
Die Transaktion ist analog Transaktion FB01 zu bedienen. Beachten Sie fol-
gende Besonderheiten:
291
TEIL 6 Anlagenbuchhaltung
Korrekturbeleg erfassen
Wir empfehlen, bei der Buchung mit uerster Sorgfalt vorzugehen und fr
Korrekturbuchungen eine eigene Belegart zu verwenden. Auf diese Weise
knnen diese Buchungen leicht identifiziert werden.
292
Unvollstndige Anlagen prfen und vervollstndigen Tipp 73
Tipp 73
Tipp 73 Unvollstndige Anlagen prfen
und vervollstndigen
Im Rahmen von automatisch erzeugten Anlagen kann es vorkommen, dass
diese unvollstndig angelegt wurden. In diesem Tipp zeigen wir Ihnen, wie Sie
solche Anlagenstammstze berwachen und bereinigen knnen.
Und so gehts
Rufen Sie die Liste unvollstndiger Anlagen ber Transaktion AUVA oder
folgenden Menpfad auf:
Sie gelangen in das Selektionsbild fr den Bericht. Geben Sie den Buchungs-
kreis (1000) ein. Optional knnen Sie die Selektion noch weiter einschrn-
ken, z. B. nach der Anlagenklasse. Klicken Sie auf das Icon (Ausfhren),
um die Liste der unvollstndigen Anlagen aufzurufen.
293
TEIL 6 Anlagenbuchhaltung
In der Liste werden die unvollstndigen Anlagen aufgefhrt. Die fr die Ver-
vollstndigung relevanten Informationen finden Sie in den Spalten Anlage
und Feldgruppenbez.. In unserem Beispiel fehlt das Kfz-Kennzeichen in den
beiden Anlagen 30035 und 30036. Durch einen Klick auf die Anlagennum-
mer in der Spalte Anlage kann direkt in die Pflege der Anlage abgesprungen
werden.
Nach erfolgter nderung der Anlagen mssen Sie den Bericht neu aufrufen,
um die Liste zu aktualisieren.
Beachten Sie, dass dieser Bericht bei einer nachtrglichen nderung der
Feldsteuerung die unvollstndigen Anlagen nicht identifizieren kann. Diese
Liste knnen Sie nur fr neu angelegte Anlagen nach Einrichtung der Feld-
steuerung nutzen.
294
Unbebuchte Anlagen analysieren Tipp 74
Tipp 74
Tipp 74 Unbebuchte Anlagen
analysieren
berprfen Sie Ihr System regelmig auf nicht bebuchte Anlagen hin, um
Fehlkontierungen aufzuspren oder zu vermeiden.
Und so gehts
Rufen Sie Transaktion S_ALR_87012056 oder folgenden Menpfad auf, um
den Report fr unbebuchte Anlagen aufzurufen:
Sie gelangen in das Selektionsbild des Reports. Geben Sie den Buchungskreis
(1000) ein. Die Sortiervariante 0007 wird automatisch vorgeschlagen,
ebenso das Erffnungsdatum von 01.01.1900 bis 31.12.2014. Als Bis-Datum
wird immer das Ende des laufenden Geschftsjahres vorgeschlagen. Sie kn-
nen die Selektion wie in den anderen Berichten noch weiter einschrnken,
z. B. knnen Sie ein krzeres Zeitintervall definieren. Wir empfehlen dies
295
TEIL 6 Anlagenbuchhaltung
Selektionsbild
296
Unbebuchte Anlagen analysieren Tipp 74
297
TEIL 7
Abschluss und Reporting
In diesem Teil finden Sie Tipps zu verschiedenen Themen im Abschluss und
Reporting. Erfahren Sie, wie Sie in der Bilanzstruktur Konten und Positionen
einseitig zuordnen und nicht zugeordnete Konten bearbeiten knnen. Wir zei-
gen Ihnen auerdem, wie Sie aus der Bilanz in andere Berichte abspringen, mit
welchem Bericht Sie einen Ledger-Vergleich durchfhren und wie Sie mithilfe
der Accrual Engine Abgrenzungsbuchungen im Abschluss automatisieren kn-
nen. Wenn Sie das Umsatzkostenverfahren einsetzen, knnen Sie nachlesen,
wie Sie Buchungen mit falschen Funktionsbereichen korrigieren knnen.
299
TEIL 7 Abschluss und Reporting
Tipp 75
Tipp 75 Konten in der GuV-Struktur
einseitig zuordnen
Hier erfahren Sie, wie Sie der Bilanz- und GuV-Struktur ein Konto abhngig
von seinem Saldo zuordnen knnen.
Und so gehts
Die Pflege der Bilanz- und GuV-Struktur kann entweder ber die Transaktion
zur Bearbeitung der Sachkonten aufgerufen werden, sofern die direkte
Pflege im Produktivsystem zugelassen ist. Oder Sie knnen die Bilanz- und
GuV-Struktur ber eine Transaktion im Customizing bearbeiten.
Wenn Sie die Pflege ber das Customizing aufgerufen haben, knnen Sie in
der sich ffnenden Tabelle die Bilanz- und GuV-Struktur auswhlen, die Sie
300
Konten in der GuV-Struktur einseitig zuordnen Tipp 75
ndern mchten, indem Sie die Zeile markieren und auf die Schaltflche Bil./
GuV-Positionen klicken.
Bilanz/GuV-Struktur ndern
Expandieren Sie die Positionen ber die Icons am Anfang der Zeile, bis
Sie die betroffene Bilanz- oder GuV-Position so weit expandiert haben, dass
Ihnen die relevante Position angezeigt wird. Legen Sie gegebenenfalls
zunchst eine neue Position ber die Schaltflche Positionen anlegen an. Im
dargestellten Beispiel soll das Bankkonto 280000 Deutschen Bank Inland
bei einem Haben-Saldo als Verbindlichkeit ausgewiesen werden.
Markieren Sie dazu die Position im Bereich der Verbindlichkeiten, unter der
das Konto ausgewiesen werden soll, und klicken Sie auf die Schaltflche
Konten zuordnen. Es ffnet sich ein neues Fenster. Tragen Sie das Konto
(280000) im Feld Von Kto. ein, und markieren Sie die Checkbox H fr
Haben. Markieren Sie anschlieend die Position im Bereich der Forderun-
gen, unter der das Konto im Fall eines Soll-Saldos ausgewiesen werden soll.
Klicken Sie auf die Schaltflche Konten zuordnen. Es ffnet sich ein neues
301
TEIL 7 Abschluss und Reporting
Fenster. Tragen Sie das Konto (280000) im Feld Von Kto. ein, und markieren
Sie die Checkbox S fr Soll.
Konten ndern
Je nach Saldo wird nun das Bankkonto 280000 entweder unter den Forde-
rungen oder den Verbindlichkeiten in der Bilanz ausgewiesen.
Sie knnen auch ganze Positionen einseitig zuordnen. Wie Sie dazu vorge-
hen mssen, erfahren Sie in Tipp 76, Positionen in der GuV-Struktur einsei-
tig zuordnen.
302
Positionen in der GuV-Struktur einseitig zuordnen Tipp 76
Tipp 76
Tipp 76 Positionen in der GuV-Struktur
einseitig zuordnen
Lesen Sie hier, wie Sie eine Reihe von Konten, die alle einer Position zugeord-
net werden, abhngig vom Saldo der Position der Bilanz- und GuV-Struktur
zuordnen.
Und so gehts
Die Pflege der Bilanz- und GuV-Struktur kann entweder ber die Transaktion
zur Bearbeitung der Sachkonten aufgerufen werden, sofern die direkte
Pflege im Produktivsystem zugelassen ist. Oder Sie knnen die Bilanz- und
GuV-Struktur ber eine Transaktion im Customizing bearbeiten.
303
TEIL 7 Abschluss und Reporting
Haben Sie die Pflege ber das Customizing aufgerufen, knnen Sie direkt die
Bilanz- und GuV-Struktur auswhlen, die Sie ndern mchten. Klicken Sie
dann auf die Schaltflche Bil./GuV-Positionen.
In beiden Fllen ffnet sich ein neues Fenster. Legen Sie je eine Position fr
den Ausweis des Saldos als Forderung und eine fr den Ausweis als Verbind-
lichkeit gegenber der Bank an. Ordnen Sie einer der beiden Positionen die
zugehrigen Bankkonten zu.
Bilanz/GuV-Struktur ndern
Markieren Sie eine der beiden Positionen ber Bearbeiten Markieren. Kli-
cken Sie danach die zweite Position an, und whlen Sie Bearbeiten Saldo-
wechsel Definieren.
Saldowechsel definieren
304
Positionen in der GuV-Struktur einseitig zuordnen Tipp 76
Definieren Sie im sich ffnenden Fenster, welches die Sollposition und wel-
ches die Habenposition sein soll. Da im aufgefhrten Beispiel die Position
1024110/10 den Forderungen zugeordnet ist, wird sie als Soll-Position defi-
niert. Besttigen Sie die Definition mit ().
Wie Sie sehen, werden in der Bilanz- und GuV-Struktur fr die Positionen
die jeweiligen Gegenpositionen angezeigt. In unserem Beispiel wird hinter
der Position 2032110/10 die Gegenposition 1024110/10 aufgefhrt.
In der Bilanz werden nun alle Konten abhngig vom Saldo der gesamten Posi-
tion entweder in der Aktiva oder der Passiva der Bilanz angezeigt. Die einzel-
nen Konten der Gruppe werden mit dem jeweiligen Saldo ausgewiesen.
305
TEIL 7 Abschluss und Reporting
Bilanz
Wenn Sie nur ein einzelnes Konto einseitig zuordnen mchten, erhalten Sie
alle ntigen Informationen in Tipp 75, Konten in der GuV-Struktur einseitig
zuordnen.
306
Nicht zugeordnete Konten in Bilanzstruktur bearbeiten Tipp 77
Tipp 77
Tipp 77 Nicht zugeordnete Konten in
Bilanzstruktur bearbeiten
Bearbeiten Sie die nicht zugeordneten Konten, um eine korrekte Bilanz und
GuV zu gewhrleisten.
Und so gehts
Ein neu angelegtes Sachkonto erscheint zunchst unter der Position nicht
zugeordnete Konten. Rufen Sie die Bilanz und GuV ber folgenden Menein-
trag auf:
Im Beispiel wird das Sachkonto 693000 unter der Position Nicht zugeord-
nete Konten ausgewiesen. Der Bilanzgewinn betrgt im Berichtszeitraum
590.146,81 EUR.
307
TEIL 7 Abschluss und Reporting
Am sichersten ist es, wenn Sie die Zuordnung neuer Konten direkt nach
deren Anlage vornehmen. Sie knnen die Pflege der Bilanzstruktur direkt
aus der Anlagetransaktion aufrufen. Rufen Sie dazu folgenden Meneintrag
auf:
308
Nicht zugeordnete Konten in Bilanzstruktur bearbeiten Tipp 77
Tipp 75, Konten in der GuV-Struktur einseitig zuordnen, wenn Sie wissen
mchten, wie Sie Konten abhngig vom Saldo einbinden knnen.
Kontenzuordnung ndern
Prfung ausfhren
Nach dem Besttigen erscheint die Liste aller nicht zugeordneten Konten des
Kontenplans.
309
TEIL 7 Abschluss und Reporting
Nach der Zuordnung ergibt sich, sofern bereits Buchungen auf den Sachkon-
ten erfolgt sind, ein neues Bilanzergebnis. Stellen Sie deshalb sicher, dass alle
Sachkonten einer Position zugeordnet werden.
310
Bilanz- und GuV-Struktur im Produktivsystem pflegen Tipp 78
Tipp 78
Tipp 78 Bilanz- und GuV-Struktur im
Produktivsystem pflegen
Mchten Sie die Bilanz- und GuV-Struktur direkt im Produktivsystem pflegen,
ohne sie aus dem Entwicklungssystem transportieren zu mssen?
Die Pflege der Bilanz- und GuV-Struktur ist im SAP-Standard als Customi-
zing-Aktivitt gekennzeichnet, das heit, Sie knnen die Bilanz- und GuV-
Struktur im Standard nur im Entwicklungssystem pflegen und per Transpor-
tauftrag in das Produktivsystem bertragen.
Wenn Sie die Bilanz- und GuV-Struktur nicht ber das Entwicklungssystem
pflegen mchten, sondern direkt im Produktivsystem, knnen Sie den Trans-
portanschluss dafr deaktivieren. Beachten Sie, dass die im Folgenden be-
schriebene Deaktivierung des Transportanschlusses nur fr Produktivman-
danten mglich ist.
Und so gehts
Zur Durchfhrung der in diesem Tipp notwendigen Systemeinstellungen
wird ein Entwicklerschlssel bentigt. Lassen Sie deshalb SAP-Hinweis
200674 (Bil/GuV-Struktur: Pflege in produktiven Mandanten) von Ihrer Sys-
temadministration einbauen. Nach dem Einbau knnen Sie die Bilanz/GuV-
Struktur direkt im Produktivsystem pflegen, ohne einen Transportauftrag
dafr anlegen zu mssen. Rufen Sie einfach die Customizing-Transaktion
OB58 im Produktivsystem wie bisher im Entwicklungssystem auf.
Alternativ knnen Sie auch ber Transaktion FS00, das heit direkt nach
dem Anlegen eines neuen Sachkontos, dieses in die Bilanz/GuV-Struktur auf-
nehmen. Transaktion FS00 finden Sie auch ber folgenden Menpfad:
311
TEIL 7 Abschluss und Reporting
Bilanz/GuV-Struktur auswhlen
Wenn Sie nun nach dem Bearbeiten auf das Icon (Sichern) klicken, wird
kein Transportauftrag abgefragt.
312
Buchungen mit falschen Funktionsbereichen korrigieren Tipp 79
Tipp 79
Tipp 79 Buchungen mit falschen Funk-
tionsbereichen korrigieren
Sie setzen das Umsatzkostenverfahren ein und haben immer wieder Buchun-
gen auf falschen Funktionsbereichen? Wir zeigen Ihnen, wie Sie die Buchun-
gen korrigieren knnen.
Und so gehts
Buchungen mit falschen Funktionsbereichen knnen Sie mittels Korrektur-
buchungen korrigieren. Auf diese Weise knnen Sie alle notwendigen An-
passungen auf Belegbasis vornehmen, unabhngig davon, welche Teilkom-
ponenten Sie einsetzen.
313
TEIL 7 Abschluss und Reporting
Wir empfehlen deshalb ein eigenes Sachkonto, da nach Abschluss der Kor-
rekturbuchungen der Saldo des Kontos immer null sein muss. Ordnen Sie
das Korrekturkonto in der Bilanz/GuV-Struktur am besten dem Abschnitt
Konten mit Saldo null zu, um im Monatsabschluss sicherzustellen, dass
kein Saldo aus Korrekturbuchungen stehen bleibt.
Nachdem das Konto definiert ist, knnen Sie die Korrekturbuchung durch-
fhren. Lassen Sie uns dies anhand eines Beispiels aufzeigen: Der Kosten-
stelle 6600 ist der falsche Funktionsbereich 250 zugeordnet worden. Bis die
falsche Zuordnung entdeckt wird, sind bereits Betrge auf die Kostenstelle
gebucht.
314
Buchungen mit falschen Funktionsbereichen korrigieren Tipp 79
Falls es in Ihrem Unternehmen mglich ist, sollten Sie vor der Korrektur der
Kostenstelle organisatorisch sicherstellen, dass so lange keine Buchungen auf
die Kostenstelle stattfinden, bis Sie die Korrekturbuchungen durchgefhrt
haben. Damit knnen Sie ausschlieen, dass whrend der Korrektur weitere
Buchungen mit dem falschen Funktionsbereich auftreten.
Nach der Korrektur der Kostenstelle knnen Sie die Betrge ber eine wei-
tere Korrekturbuchung unter Kontierung auf die Kostenstelle (6600) vom
Korrekturkonto auf die ursprnglichen Sachkonten zurckbuchen. Auf der
Kostenstelle sind nun die Einzelposten aus der folgenden Tabelle gebucht.
315
TEIL 7 Abschluss und Reporting
Korrekturkonto
Buchungen
1) Buchungen mit falschem Fuktionsbereich (FB) 1) FB 999 8.000 3) FB 999 8.000
2) 1. Korrekturbuchung vor Korrektur der Kostenstelle
3) 2. Korrekturbuchung nach Korrektur der Kostenstelle
Buchungen im berblick
316
Aus der Bilanz in andere Berichte abspringen Tipp 80
Tipp 80
Tipp 80 Aus der Bilanz in andere
Berichte abspringen
Sie mchten von der Bilanz- und GuV-Struktur aus z. B. die Einzelposten zu
einem Konto oder die Saldenanzeige aufrufen?
Inzwischen ist es mglich, aus der Bilanz- und GuV-Struktur heraus andere
Berichte aufzurufen, wie z. B. die Saldenanzeige oder Einzelposten. SAP hat
hier die Funktionalitt der Bericht-Bericht-Schnittstelle eingebunden.
Und so gehts
Rufen Sie die Bilanz- und GuV-Struktur mit der Ausgabeoption ALV Grid
Control auf. Rufen Sie dazu folgenden Menpfad auf:
317
TEIL 7 Abschluss und Reporting
Bilanz anzeigen
Berichte zuordnen
Klicken Sie auf das Icon (Zeile einfgen), um einen neuen Bericht auszu-
whlen. Sie knnen verschiedene Arten von Berichten auswhlen:
Berichtsheft
BW Query
SAP Query
Recherche
318
Aus der Bilanz in andere Berichte abspringen Tipp 80
ABAP-Report
Report-Writer
Transaktion
In unserem Beispiel sollen die Saldenanzeige und die Einzelpostenliste zuge-
ordnet werden. Klicken Sie auf die Schaltflche Anderer Berichtstyp, whlen
Sie Transaktion aus, und geben Sie in das Feld Transaktionscode die Transak-
tion FS10N bei Verwendung des klassischen Hauptbuchs bzw. FAGLB03 bei
Verwendung des neuen Hauptbuchs fr die Saldenanzeige ein. Wiederholen
Sie die Schritte, und geben Sie die Transaktion FBL3N (klassisches Haupt-
buch) bzw. FAGLL03 (neues Hauptbuch) ein. Sichern Sie schlielich die Ein-
stellungen mit einem Klick auf das Icon (Sichern).
Transaktionscode
Bericht auswhlen
319
TEIL 7 Abschluss und Reporting
Tipp 81
Tipp 81 Bilanzreport mit Ledger-
Vergleich fr das neue Haupt-
buch erstellen
Nutzen Sie das neue Hauptbuch, und mchten Sie die Ist-Daten eines Ledgers
mit den Ist-Daten eines anderen Ledgers vergleichen?
Sie nutzen das neue Hauptbuch und setzen die Ledger-Lsung ein? Dann
mchten Sie eventuell Ist-Daten aus verschiedenen Legdern einander gegen-
berstellen. Mit EHP 5 SP 2 liefert SAP einen Report aus, ber den Sie die Ist-
Daten eines Ledgers mit denen eines anderen Ledgers vergleichen knnen.
Mithilfe des Reports knnen Sie Abweichungen aufzeigen und direkt in Ein-
zelposten abspringen, um diese zu berprfen.
Und so gehts
Lassen Sie sich von Ihrer Systembetreuung den Bericht 0SAPBSPL-01 analog
zu SAP-Hinweis 1465948 (Recherche NewGL: Ledgervergleich) einbauen.
Sie knnen in Ihrem System auerdem fr den Bericht eine Transaktion ver-
geben und diese in das SAP-Bereichsmen einfgen lassen. Die Informatio-
nen dazu finden Sie ebenfalls im genannten SAP-Hinweis. In unserem
Demosystem befindet sich der Bericht unter folgendem Meneintrag:
Sie gelangen in das Bild Selektion: Ledgervergleich. Geben Sie den Wh-
rungstyp (10) ein. Schrnken Sie auf weitere Merkmale ein, wie z. B. auf den
Buchungskreis (2100).
320
Bilanzreport mit Ledger-Vergleich fr das neue Hauptbuch erstellen Tipp 81
Scrollen Sie im Bild nach unten, bis der Abschnitt Berichtsselektionen er-
scheint. Geben Sie die Bilanz- und GuV-Struktur in das Feld Bil/GuV-Struk-
tur, das erste Ledger, das Sie auswerten mchten, in das Feld Ledger, sowie
das Geschftsjahr, Periode von und Periode bis ein. Tragen Sie auerdem das
Vergleichsledger, das Vergleichsjahr, die Vergl. Periode von und Vergl. Peri-
ode bis ein. Rufen Sie den Bericht mit einem Klick auf das Icon (Ausfh-
ren) auf.
321
TEIL 7 Abschluss und Reporting
322
Bilanzreport mit Ledger-Vergleich fr das neue Hauptbuch erstellen Tipp 81
Bericht auswhlen
Sachkonten Einzelpostenliste
323
TEIL 7 Abschluss und Reporting
Tipp 82
Tipp 82 Accrual Engine fr Abgren-
zungsbuchungen einsetzen
Lesen Sie hier, wie Sie mithilfe der Accrual Engine Abgrenzungsbuchungen
automatisieren knnen. Bei einer parallelen Rechnungslegung knnen Sie
dabei auf verschiedene Konten oder in unterschiedliche Ledger buchen.
Die bereits seit Langem zur Verfgung stehende Transaktion FBD1 (Dauer-
beleg) ermglicht es Ihnen, laufend wiederkehrende Buchungen ber einen
Dauerbuchungsbeleg zu definieren und automatisiert zu verbuchen. Trans-
aktion FBD1 kann jedoch keine ledgerspezifischen Buchungen ausfhren.
Auerdem knnen Sie keine Berechnungen vornehmen lassen, das heit, Sie
mssen die zu buchenden Abgrenzungsbetrge selbst ermitteln und im Dau-
erbeleg eintragen.
Mithilfe der Accrual Engine knnen Sie Gesamtbetrge erfassen und diese
ber selbst definierbare Algorithmen auf die Laufzeit verteilen lassen. In die-
sem Tipp stellen wir Ihnen die Accrual Engine anhand eines einfachen Bei-
spiels vor.
Und so gehts
Um die Accrual Engine nutzen zu knnen, mssen Sie die Erweiterung EA-
FIN aktivieren. Beachten Sie jedoch, dass bei der Aktivierung von EA-FIN
noch weitere Zusatzfunktionalitten aktiviert werden. Wir erwhnen hier
vor allem die neue Abschreibungsrechnung, die ber EA-FIN ebenfalls akti-
viert wird. Prfen Sie daher sehr genau, ob die neue Abschreibungsrechnung
in der Anlagenbuchhaltung aktiviert werden darf. Weiterfhrende Hinweise
zur neuen Abschreibungsrechnung erhalten Sie in SAP-Hinweis 965032
(Unterschiede der Alten und Neuen Abschreibungsrechnung). Nach der Ak-
tivierung der Erweiterung EA-FIN stehen die Transaktionen zur Accrual
Engine im Menpfad bereit.
324
Accrual Engine fr Abgrenzungsbuchungen einsetzen Tipp 82
Im ersten Schritt mssen Sie ein Abgrenzungsobjekt anlegen. Rufen Sie dazu
Transaktion ACACTREE01 oder folgenden Menpfad auf:
Klicken Sie nun auf das Icon (Zeile anhngen) auf der Registerkarte Po-
sitionsdaten. Es wird eine neue Zeile eingeblendet. Whlen Sie im Feld
Abgrz.Art die Abgrenzungsart (COSTSP) und im Feld RLV die Rechnungsle-
gungsvorschrift (HGB) aus. Die Rechnungslegungsvorschrift ist einem Ledger
zugeordnet. ber sie wird somit gesteuert, in welches Ledger die Abgren-
zung gebucht wird. Tragen Sie in das Feld Abzugrenzend. Betrag den Ge-
samtbetrag ein, den Sie abgrenzen mchten (120.000,00), und in das Feld
AWhrg die Whrung, in der die Abgrenzung gebucht werden soll (EUR). Das
Feld Gesamte abzugr. Menge und die zugehrige Mengeneinheit (Feld Ein-
heit) sind nur rein informatorisch nutzbar. Sie knnen die Abgrenzungsme-
thode im Feld Abgr.Meth. (LINEAR) an dieser Stelle direkt vorgeben oder
ber das Customizing vorschlagen lassen. Die Abgrenzungsmethode be-
stimmt, wie die Werte auf die Laufzeit verteilt werden. SAP liefert einige Ab-
grenzungsmethoden im Standard aus. Darber hinaus besteht die Mglich-
keit, kundenspezifische Abgrenzungsmethoden zu implementieren.
325
TEIL 7 Abschluss und Reporting
Klicken Sie auf die Registerkarte Kontierungen, und tragen Sie die Kontie-
rung ein. In unserem Beispiel sollen die Abgrenzungsbuchungen auf Kosten-
stelle 1101 gebucht werden.
Vor dem Sichern knnen Sie sich die berechneten Betrge und Buchungszeit-
rume anzeigen lassen, indem Sie auf die Schaltflche Prfen und Simulieren
klicken. Klicken Sie auf das Icon (Sichern), um das Abgrenzungsobjekt zu
speichern.
326
Accrual Engine fr Abgrenzungsbuchungen einsetzen Tipp 82
Abgrenzungslauf ausfhren
Geben Sie den Stichtag fr die Abgrenzung in das Feld Stichtag Abgrenzung
(31.01.2014) ein. Als Ausfhrungsart wird N fr Normal vorgeschlagen.
Fhren Sie den Abgrenzungslauf bei der erstmaligen Ausfhrung mit dieser
Ausfhrungsart aus. Sollte ein Wiederholungslauf erforderlich sein, mssen
Sie diesen mit der Ausfhrungsart R fr Wiederholung starten. Sie haben
die Mglichkeit, den Abgrenzungslauf zunchst im Testmodus auszufhren.
Aktivieren Sie dazu die Checkbox Testlauf.
327
TEIL 7 Abschluss und Reporting
Protokoll anzeigen
328
Rollierende/jahresbergreifende Bilanzen darstellen Tipp 83
Tipp 83
Tipp 83 Rollierende/jahresber-
greifende Bilanzen darstellen
Mchten Sie die Bilanz und GuV rollierend, also geschftsjahresbergreifend
ausgeben? Wir zeigen Ihnen, wies geht.
In der Regel wird die Bilanz fr den Zeitraum eines Geschftsjahres ausge-
wertet. Eventuell mchten Sie jedoch darber hinaus die Bilanz und GuV rol-
lierend, das heit ber die Grenzen des Geschftsjahres hinweg betrachten,
um die aktuellsten Entwicklungen Ihrer Zahlen zu analysieren.
Und so gehts
Rufen Sie Transaktion S_ALR_87012284 oder folgenden Menpfad auf, um
die Bilanz und GuV aufzurufen:
Sie gelangen in das Selektionsbild zur Bilanz und GuV. Geben Sie den
Buchungskreis (1000) und die Bilanz/GuV-Struktur (YIKR) ein. Auerdem
mssen Sie folgende Felder fllen:
Berichtsjahr
Berichtsperioden (von und bis)
Vergleichsjahr
Vergleichsperioden (von und bis)
329
TEIL 7 Abschluss und Reporting
Die Eintrge in den Jahres- und Periodenfeldern spielen keine Rolle, wenn
Sie eine geschftsjahresbergreifende Bilanz und GuV aufrufen mchten. Sie
mssen jedoch gefllt sein, da es sich um Muss-Felder handelt. Wechseln Sie
anschlieend auf die Registerkarte Sonderauswertungen.
330
Rollierende/jahresbergreifende Bilanzen darstellen Tipp 83
331
TEIL 7 Abschluss und Reporting
Tipp 84
Tipp 84 Sets und Kontengruppen
auf Basis der Bilanzstruktur
erstellen
Sie haben die Bilanz- und GuV-Struktur erstellt und mchten die gleiche
Kontenstruktur in anderen Berichten verwenden? Lesen Sie, wie Sie Sets
und Kontengruppen automatisch erzeugen knnen.
Und so gehts
Rufen Sie Transaktion SA38 auf, und starten Sie das Programm RGSBIL00. Es
ffnet sich ein neues Fenster.
Set-Hierarchie erzeugen
332
Sets und Kontengruppen auf Basis der Bilanzstruktur erstellen Tipp 84
Tragen Sie die Bilanz/GuV-Struktur ein (YIKR), die als Vorlage dienen soll.
Sie knnen whlen, ob Sie Sets oder Kontengruppen anlegen mchten. Sie
haben die Wahl zwischen folgenden Optionen:
Kontengruppe (EC-PCA)
Fr Kontengruppen kann ein Prfix vorangestellt oder ein Suffix ange-
hngt werden. Dies kann ntzlich sein, wenn die Bilanz/GuV-Struktur
grundlegend gendert werden muss. In diesem Fall knnen Sie die Kon-
tengruppen mit einem Prfix oder Suffix erzeugen, z. B. Prfix 2012 fr die
Kontengruppe, die bis 2012 gltig ist bzw. war, 2013 fr die Konten-
gruppe, die ab 2013 gltig ist etc.
Set
Fr Sets kann nur ein Prfix vorangestellt werden. Die Verwendung des
Prfixes ist analog zur Kontengruppen. Die Felder Tabelle und Feldname
werden automatisch gefllt.
Erzeugte Set-Hierarchie
333
TEIL 7 Abschluss und Reporting
In der Liste werden die technischen Namen (links) und die Bezeichnungen
(rechts) der angelegten Sets bzw. Kontengruppen angezeigt. Bei Bedarf
knnen vor dem Sichern noch nderungen vorgenommen werden. Sie
knnen z. B. die Bezeichnungen anpassen oder auch einzelne Konten
anders zuordnen. Nach dem Speichern stehen die Sets bzw. Kontengrup-
pen zur Verfgung.
334
Selektionsvarianten mit Variablen definieren Tipp 85
Tipp 85
Tipp 85 Selektionsvarianten mit
Variablen definieren
Sie mchten ein Programm als Job im Monatsabschluss einplanen, fr das
automatisch der Monatsletzte als Datum herangezogen werden soll? Zu
diesem Zweck knnen Sie auf Variablen zurckgreifen.
Und so gehts
Wir zeigen Ihnen den Einsatz von Variablen in Selektionsvarianten anhand
der Fremdwhrungsbewertung. Rufen Sie dazu im Men folgenden Pfad auf:
Whlen Sie nach dem Aufrufen der Transaktion Springen Varianten Vari-
ante sichern als. Sie gelangen in ein neues Fenster. In der zweiten Spalte von
links werden die Felder aufgefhrt, die sich im Selektionsbild befinden. Tra-
gen Sie in die Spalte Selektionsvariable zum Feld Stichtag der Bewertung ein
D fr dynamische Datumsberechnung ein. Whlen Sie ganz rechts in der
Spalte Name der Variablen den Eintrag Letzter Tag des Vormonats aus.
335
TEIL 7 Abschluss und Reporting
Variantenattribute
Wenn Sie den Bericht nun mit den gesicherten Einstellungen aufrufen, wer-
den die Datumsfelder automatisch gefllt.
Fremdwhrungsbewertung
336
Reportvarianten transportieren Tipp 86
Tipp 86
Tipp 86 Reportvarianten transportieren
Sie haben in einem System eine komplexe Selektionsvariante fr ein Pro-
gramm angelegt und bentigen diese in weiteren Systemen? Wir verraten
Ihnen, wie Sie Selektionsvarianten transportieren knnen.
Und so gehts
In unserem Beispiel wurde eine komplexe Selektion fr Debitorenposten
ber Transaktion FBL5N eingerichtet und als Selektionsvariante Z_BEISPIEL
gespeichert. Sollten Sie nicht wissen, wie Sie eine Selektionsvariante spei-
chern, knnen Sie dies in Tipp 9, Mit Selektionsvarianten arbeiten, nachle-
sen. Um die Reportvariante in weitere Systeme transportieren zu knnen,
mssen Sie zunchst den Namen des Programms in Erfahrung bringen, zu
dem die Variante angelegt wurde.
Rufen Sie dazu das Programm auf, in unserem Beispiel Transaktion FBL5N,
und whlen Sie im Men System Status. Es ffnet sich ein neues Fenster.
Systemstatus
337
TEIL 7 Abschluss und Reporting
Reportvariante transportieren
Klicken Sie auf das Icon (Ausfhren). In einem neuen Fenster werden die
transportierbaren Varianten angezeigt. Markieren Sie die Variante(n), die Sie
transportieren mchten, und klicken Sie auf Weiter.
338
TEIL 8
TEIL 8 Integrationsaspekte
SAP ist ein System, in dem die einzelnen Komponenten stark miteinander
integriert sind. In FI entstehen viele Buchungen, die durch Prozesse in vorge-
lagerten Komponenten ausgelst werden. In diesem Teil zeigen wir Ihnen, wie
Sie z. B. die Kontenfindung fr Prozesse nachvollziehen knnen, die in der
Komponente MM abgewickelt werden. Wir stellen Ihnen die Abwicklung von
Anlagenzugngen ber Investitionsmanahmen vor und wie Sie Plan-
Abschreibungen fr zuknftige Investitionen ermitteln knnen. Erfahren Sie
auerdem, wie Sie mit der integrierten Anzahlungsabwicklung im Einkauf
arbeiten knnen, berleitungsfehler fr Fakturen aus SD beseitigen und vieles
mehr.
339
TEIL 8 Integrationsaspekte
Tipp 87
Tipp 87 MM-Kontenfindung nach-
vollziehen
Sie mchten wissen, durch welche Vorgnge aus der Materialwirtschaft ein
Konto bebucht wird? Mit einem Report knnen Sie herausfinden, welchem
Konto welche Vorgnge zugeordnet sind.
Und so gehts
Rufen Sie die Transaktion SA38 auf, und starten Sie das Programm
RM07C030_LIST. Es ffnet sich ein neues Fenster.
Selektion
Geben Sie den Buchungskreis und den Bewertungskreis ein, und fhren Sie
das Programm aus. Sie erhalten eine Liste in einem neuen Fenster.
340
MM-Kontenfindung nachvollziehen Tipp 87
Verwendungsnachweis
In der Liste sind die Konten gelb unterlegt. Neben der Kontonummer sehen
Sie hier auch die Bezeichnung des Kontos und ob es sich um ein Bilanz- oder
um ein GuV-Konto handelt. Jeweils darunter werden die Vorgnge aufge-
fhrt, die das Konto bebuchen. Je nach Vorgang wird zustzlich die Abhn-
gigkeit von der Bewertungsklasse angegeben. In unserem Beispiel wird das
Konto 522050 bei Vorgang GBB/VQY und den Bewertungsklassen 7900 und
7920 bebucht.
341
TEIL 8 Integrationsaspekte
Tipp 88
Tipp 88 Report Bilanzwert pro Konto
im Abschluss einsetzen
Ermitteln Sie mithilfe des Reports Bilanzwert pro Konto den Niederstwert
fr Materialien. Mit dem Report Bilanzwert pro Konto knnen Sie die
Preisfelder des Materialstamms gegenberstellen und so den Niederstwert
ermitteln.
Mithilfe des Reports Bilanzwert pro Konto knnen Sie Preise auswerten
und dem Bewertungspreis gegenberstellen. Die Ergebnisse aus der Gegen-
berstellung knnen in einer Liste ausgegeben und als Buchungsgrundlage
im Abschluss verwendet werden.
Und so gehts
In unserem Beispiel gehen wir davon aus, dass der Niederstwert nach Markt-
preisen in das Feld Steuerrechtlicher Preis 1 im Materialstamm fortgeschrie-
ben wurde. Nun mchten wir den Wert des Feldes Steuerrechtlichen Preis 1
dem Bewertungspreis gegenberstellen.
Den Report Bilanzwert pro Konto finden Sie im Benutzermen der Mate-
rialbewertung. Rufen Sie folgenden Eintrag im Menpfad auf:
342
Report Bilanzwert pro Konto im Abschluss einsetzen Tipp 88
Preise/Stufen
343
TEIL 8 Integrationsaspekte
Als Nchstes nehmen wir die Einstellungen vor, wie die Liste aussehen soll,
die nach der Programmausfhrung ausgegeben wird. Klicken Sie auf die
Schaltflche Listaufbereitung. Es ffnet sich ein neues Fenster.
Listaufbereitung
Aktivieren Sie die Checkbox Details ausgeben, um die Details pro Material-
nummer zu erhalten, die Checkbox Summen ausgeben, um die Summe pro
Bestandskonto zu erhalten, und die Checkbox Druckaufbereitung, um die
Liste als Buchungsnachweis ausdrucken zu knnen. Klicken Sie auf das Icon
(Weiter), um die Einstellungen zu bernehmen. Sie gelangen in das Aus-
gangsbild. Klicken Sie nun auf das Icon (Ausfhren), um den Bericht aus-
zufhren.
344
Report Bilanzwert pro Konto im Abschluss einsetzen Tipp 88
Bestandsmenge
Basismengeneinheit (BME)
Bestandswert (Bewertungspreis Bestandsmenge)
Steuerwert (steuerrechtlicher Preis 1 Bestandsmenge)
Bilanzwert (niedrigerer Preis aus der Gegenberstellung des Bewertungs-
preises mit dem Wert des Feldes Steuerrechtlicher Preis 1)
Grn unterlegt sind die Preise bzw. Werte, bei denen ein niedrigerer Preis
als der Bewertungspreis ber den Report ermittelt wurde.
345
TEIL 8 Integrationsaspekte
Zeilen Differenz zum Bestandswert bzw. Abwertung wird die Differenz zwi-
schen Bestands- und Steuerwert in Hhe von 4,20 ausgewiesen.
346
CO-Kontierungen automatisch ableiten Tipp 89
Tipp 89
Tipp 89 CO-Kontierungen
automatisch ableiten
Fragen Sie sich, wie eine automatische Kontierung in CO funktioniert, wenn es
in Ihrem System mehrere Buchungskreise gibt, die demselben Kostenrech-
nungskreis zugeordnet sind?
Auch wenn Ihr System mehrere Buchungskreise enthlt, die einem einzelnen
Kostenrechnungskreis zugeordnet sind, ist eine automatische Kontierung in
CO mglich. Diese Mglichkeit der automatischen Kontierung knnen Sie
brigens auch nutzen, wenn dem Kostenrechnungskreis nur ein Buchungs-
kreis zugeordnet ist.
Und so gehts
Mit Transaktion OKB9 besteht die Mglichkeit, verschiedene Default-Kon-
tierungen pro Buchungskreis zu hinterlegen. Rufen Sie hierzu folgenden
Pfad im Customizing auf:
Default-Kontierung ndern
347
TEIL 8 Integrationsaspekte
Klicken Sie auf die Schaltflche Neue Eintrge. Es ffnet sich ein neues Fens-
ter. Geben Sie den Buchungskreis (Spalte BuKr), die Kostenart und die Kos-
tenstelle (Spalte Kostenst.) ein, und sichern Sie Ihre Eingaben mit einem
Klick auf das Icon (Sichern).
Wird nun eine Buchung mit Kontierung auf die eingetragene Kostenart
erfasst, wird automatisch die dafr hinterlegte Kostenstelle in Abhngigkeit
vom Buchungskreis kontiert.
Auftrag
Ergebnisobjekt
Profit-Center
Darber hinaus knnen Sie z. B. auch abhngig vom Bewertungskreis Kontie-
rungen hinterlegen. In unserem Beispiel ist eine Kontierung auf Auftrag
abhngig vom Bewertungskreis (Werk) dargestellt. Bei einer Buchung auf
Konto 574200 wird fr den Bewertungskreis 1000 Auftrag 4711 kontiert.
Wird die Buchung auf Konto 574200 fr den Bewertungskreis 1100 durch-
gefhrt, wird Auftrag 4712 kontiert.
348
CO-Kontierungen automatisch ableiten Tipp 89
Beachten Sie, dass manuelle Eintrge in der Buchung immer Vorrang haben.
Bei einer manuellen Eingabe wird also die in diesem Tipp beschriebene
Default-Kontierung berschrieben. Wenn Sie das berschreiben verhindern
mchten, knnen Sie das Feld der CO-Kontierung in der Erfassungsmaske
auf Anzeige umstellen. In Tipp 3, Belegerfassung durch Erfassungsvarianten
erleichtern, knnen Sie eine Mglichkeit nachlesen, wie Sie dies erreichen
knnen. Sollte dies nicht mglich sein, da fr manche Buchungsvorgnge
eine manuelle Erfassung notwendig ist, knnen Sie Falschkontierungen auch
ber eine Validierung vermeiden. Wie das funktioniert, knnen Sie in Tipp
5, Falschbuchungen mittels Validierungen vermeiden, nachlesen.
349
TEIL 8 Integrationsaspekte
Tipp 90
Tipp 90 Dummy fr Funktionsbereiche
einrichten
rgert es Sie, dass immer wieder Buchungen ohne Funktionsbereich vorkom-
men und diese nur aufwendig korrigiert werden knnen? Wir zeigen Ihnen,
wie Sie sich manuelle Korrekturen erleichtern knnen.
Und so gehts
Als Erstes muss ein Dummy-Funktionsbereich im Customizing definiert wer-
den. Rufen Sie dazu folgenden Pfad im Customizing auf:
Klicken Sie auf die Schaltflche Neue Eintrge, und erfassen Sie einen
Dummy-Funktionsbereich. Tragen Sie hierzu einen frei whlbaren Schlssel
(9999) in das Feld Funktionsbereich und eine Bezeichnung (Dummy) ein.
350
Dummy fr Funktionsbereiche einrichten Tipp 90
Dummy-Funktionsbereich anlegen
Sind in Ihrem System noch keine Eintrge in der Tabelle enthalten, knnen
Sie direkt neue Eintrge erfassen. Klicken Sie auf die Schaltflche Neue Ein-
trge, sofern bereits Eintrge in der Tabelle vorhanden sind. Tragen Sie den
Buchungskreis, fr den die Substitution erfolgen soll, in das Feld BuKr ein.
Erfassen Sie auerdem im Feld Zeitpkt den Zeitpunkt 5, wenn Sie mit dem
klassischen Hauptbuch arbeiten und Zeitpunkt 6, wenn Sie mit dem neuen
Hauptbuch arbeiten.
Substitution anlegen
351
TEIL 8 Integrationsaspekte
Substituierbare Felder
Markieren Sie den Eintrag fr Tabelle ACCIT, und besttigen Sie dies mit
(). Whlen Sie im sich ffnenden Fenster Konstanter Wert. Daraufhin ff-
net sich ein weiteres Fenster.
Schritt anlegen
Tragen Sie eine Bezeichnung fr den Schritt ein, und klicken Sie im linken
Bereich auf Voraussetzung. Es ffnet sich ein neues Fenster.
352
Dummy fr Funktionsbereiche einrichten Tipp 90
Tabellenfelder
Whlen Sie durch einen Doppelklick aus der Liste der Tabellenfelder den
Eintrag Schnittstelle ins Rechnungswesen: Positionsinformation aus. Suchen
Sie in der Liste der Felder das Feld FunktBereich, und whlen Sie es per Dop-
pelklick aus.
Substitution aktivieren
Tragen Sie den Buchungskreis (Feld BuKr), fr den die Substitution durchge-
fhrt werden soll, den Zeitpunkt (Feld Zeitpkt), die neu angelegte Substitu-
tion und den Aktivierungsgrad (Feld AktivGrad) ein.
353
TEIL 8 Integrationsaspekte
Wenn Sie sich fragen, warum berhaupt immer wieder Buchungen ohne
Funktionsbereich vorkommen, lesen Sie auch Tipp 91, Ableitung von Funk-
tionsbereichen beeinflussen.
354
Ableitung von Funktionsbereichen beeinflussen Tipp 91
Tipp 91
Tipp 91 Ableitung von Funktions-
bereichen beeinflussen
Wenn Sie verstehen mchten, warum immer wieder Buchungen ohne
Funktionsbereiche auftreten, mssen Sie sich mit der zugrunde liegenden
Logik vertraut machen.
Und so gehts
Der Funktionsbereich wird in den Stammdaten der Kontierungsobjekte ein-
getragen. Mgliche Stammdaten sind:
Sachkonto
Kostenart
Kostenstelle
Auftrge:
Innenauftrge
355
TEIL 8 Integrationsaspekte
PSP-Elemente
Netzplne
Die Ableitung des Funktionsbereichs erfolgt in einer festen Reihenfolge:
Manuelle Eingabe
Die manuelle Eingabe hat immer Vorrang, das heit, gleichgltig, ob im
Stammsatz des Sachkontos oder eines anderen Objekts etwas eingetragen
ist, es wird immer der manuelle Eintrag bernommen.
Substitution
ber die Substitution kann z. B. ein Dummy-Funktionsbereich abgeleitet
werden, wenn in den vorhergehenden Schritten kein Funktionsbereich ge-
funden wurde. In seltenen Fllen kann es auch notwendig sein, anhand
eindeutiger Kriterien den Funktionsbereich ber eine Substitution abzulei-
ten. Dies sollte aber nur dann eingerichtet werden, wenn es keine andere
Mglichkeit gibt, da die Ableitung erst kurz vor dem Sichern des Belegs er-
folgt; somit kann erst nach dem Buchen geprft werden, ob der Beleg mit
dem korrekten Funktionsbereich gebucht wurde.
356
Ableitung von Funktionsbereichen beeinflussen Tipp 91
manuelle Eingabe
Durchlaufen der Schritte bis zum
Substitution Zeitpunkt 5
Funktionsbereich im Beleg
Wir raten von einer manuellen Erfassung des Funktionsbereichs ab, da dies
sehr aufwendig und auch fehleranfllig ist. In der Regel ist es mglich und
ausreichend, den Funktionsbereich aus den kontierten Objekten abzuleiten.
Zu beachten ist auerdem, dass der Funktionsbereich nur fr die echt kon-
tierten Objekte relevant ist.
Sachkonto
Fr Sachkonten und Kostenarten gibt es keine Mglichkeit, einen Vor-
schlagswert direkt im Customizing zu hinterlegen. ber eine Massennde-
rung kann aber fr mehrere Konten in einem Schritt ein Funktionsbereich
eingetragen werden.
357
TEIL 8 Integrationsaspekte
Kostenarten
Fr Kostenarten gibt es ebenfalls keine Mglichkeit, einen Vorschlagswert
im Customizing zu hinterlegen. Auerdem muss beachtet werden, dass bei
primren Kostenarten der Funktionsbereich aus dem Sachkonto bernom-
men wird und umgekehrt.
Kostenstelle
Fr Kostenstellen kann ein Funktionsbereich pro Kostenstellenart hinter-
legt werden.
Auftrge
Je nach Auftragsart kann der Funktionsbereich pro Auftragsart hinterlegt
werden. Eine Ausnahme stellt der Kundenauftrag dar. Fr ihn kann der
Funktionsbereich in der Bedarfsklasse hinterlegt werden.
PSP-Elemente
Fr PSP-Elemente kann der Funktionsbereich im Projektprofil vorbelegt
werden. Werden funktionsbereichsbergreifende Projekte verwendet,
muss der Funktionsbereich im Stammsatz des PSP-Elements eingetragen
werden.
Netzplne
Pro Netzplanart kann ein Funktionsbereich hinterlegt werden. Diese Netz-
planart kann im Netzplanprofil eingetragen werden. Bei funktionsbe-
reichsbergreifenden Projekten kann der Funktionsbereich auch aus dem
PSP-Element bernommen werden.
358
Anlagenzugnge ber Investitionsmanahmen abwickeln Tipp 92
Tipp 92
Tipp 92 Anlagenzugnge ber Investi-
tionsmanahmen abwickeln
Erfahren Sie in diesem Tipp, welche Vorteile Ihnen die Zugangsabwicklung
ber Investitionsmanahmen bringt und was eine Investitionsmanahme
charakterisiert.
Und so gehts
Investitionsmanahmen sind keine eigenstndigen Objekte in SAP, sondern
Objekte verschiedener Komponenten, die als Investitionsmanahmen ausge-
prgt werden knnen: Folgende Objekte stehen Ihnen dazu zur Verfgung:
359
TEIL 8 Integrationsaspekte
Innenauftrge
PSP-Elemente
Instandhaltungsauftrge
Wir werden in diesem Tipp ein Beispiel auf Basis von Innenauftrgen skiz-
zieren. Die anderen Objekte unterscheiden sich nicht in den aufgefhrten
Funktionalitten und Eigenschaften.
Investitionsprofile
360
Anlagenzugnge ber Investitionsmanahmen abwickeln Tipp 92
knnten Sie z. B. die Aktivierung und den Aufwand auf getrennte AiBs steu-
ern, um die tatschlichen Aktivierungen von den Belastungen zu trennen,
die spter in den Aufwand abgerechnet werden.
Im Feld Invm. Anlagenklasse knnen Sie die Anlagenklasse der AiB als Vor-
schlagswert eintragen. Wenn Sie verhindern mchten, dass der Anwender
die vorgeschlagene Anlagenklasse bei der Erstellung der Investitionsma-
nahme ndert, knnen Sie die Checkbox Fixe Anlagenklasse aktivieren.
Schlielich mssen Sie im Bereich Abrechnung noch whlen, wie Sie die
Belastungen auf der Investitionsmanahme an die AiB und die finale Anlage
bzw. Anlagen abrechnen mchten:
Summarische Aufteilung
Bei der summarischen Aufteilung knnen Sie die Belastungen maximal
nach Kostenarten getrennt auf die Empfnger abrechnen. Vom Empfnger
aus knnen Sie die Belastungen somit maximal nach Kostenart, ber die
die Belastung entstanden ist, und deren Herkunftsobjekt zurckverfolgen.
Die Rckverfolgbarkeit auf die Ursprungsbelege ist nicht mglich.
361
TEIL 8 Integrationsaspekte
Investitionsprofil im Innenauftrag
Die Investitionsmanahme stellt das zentrale Objekt dar, ber das die Sta-
dien Plan- bzw. Budgeterfassung, Beschaffung, Verfgbarkeitsprfung und
Zugang einer Anlage abgebildet werden knnen:
Anzahlungsabwicklung
Anzahlungen knnen auf Investitionsmanahmen gebucht und an die AiB
abgerechnet werden. Sie knnen auerdem im CO- oder PS-Reporting aus-
gewiesen werden.
362
Anlagenzugnge ber Investitionsmanahmen abwickeln Tipp 92
Herkunftsnachweis fr Anlagenbewegungen
Die Anlagenbewegungen knnen von der finalen Anlage aus bis auf die
Einzelbelege der Zugangsbuchungen zurckverfolgt werden. Dadurch ist
der Nachweis fr die Entstehung der Anschaffungskosten problemlos
mglich. In Tipp 67, Anlagenbewegungen per Herkunftsnachweis nach-
vollziehen, zeigen wir Ihnen, wie dies funktioniert.
Abschreibungssimulation
Auf der Investitionsmanahme knnen Abschreibungen auf Basis der ge-
planten Anschaffungskosten ermittelt werden. Dadurch knnen Abschrei-
bungen fr noch laufende und auch zuknftige Investitionen im Plan
ermittelt werden. Lesen Sie hierzu Tipp 93, Plan-Abschreibungen fr zu-
knftige Investitionen ermitteln.
363
TEIL 8 Integrationsaspekte
Reporting fr geplante + +
Anlagenzugnge
Verlinkung aller +
zusammengehren-
den Objekte
Herkunftsnachweis fr +
Anlagenbewegungen
Abschreibungs- + +
simulation
Abwicklung von +
Frdermanahmen
Zugangsabwicklung +
bei paralleler
Rechnungslegung
Funktionalitten im berblick
364
Plan-Abschreibungen fr zuknftige Investitionen ermitteln Tipp 93
Tipp 93
Tipp 93 Plan-Abschreibungen fr
zuknftige Investitionen
ermitteln
Sie fragen sich, wie Sie Abschreibungen fr geplante Investitionen ermitteln
knnen? Wir zeigen Ihnen, was Sie dafr tun mssen.
Und so gehts
Um die Plan-AfA ermitteln zu knnen, mssen Sie eine Investitionsma-
nahme anlegen. Wir stellen Ihnen die notwendigen Einstellungen anhand
eines Innenauftrags vor, der als Investitionsmanahme angelegt ist. In Tipp
92, Anlagenzugnge ber Investitionsmanahmen abwickeln, erfahren Sie
mehr ber Investitionsmanahmen. Rufen Sie den Innenauftrag ber Trans-
aktion KO02 oder folgenden Menpfad auf:
Sie gelangen in das Bild Innenauftrag ndern: Stammdaten. Klicken Sie auf
die Registerkarte Investitionen, und tragen Sie im Abschnitt AfA-Simula-
365
TEIL 8 Integrationsaspekte
Geben Sie im Feld Kostenst. die Kostenstellen ein, der Sie die geplante AfA
zuordnen mchten. Sie knnen die geplante AfA auch auf mehrere Kosten-
stellen und unterschiedliche Anlagenklassen aufteilen. Erfassen Sie hierzu
weitere Zeilen, und geben Sie den Anteil in Prozent in die Spalte Prozent ein,
der auf die jeweilige Anlagenklasse bzw. Kostenstelle entfllt. Klicken Sie auf
das Icon (Zurck), und speichern Sie die Eingaben durch einen Klick auf
das Icon (Sichern).
366
Plan-Abschreibungen fr zuknftige Investitionen ermitteln Tipp 93
AfA-Simulation Aufteilung
367
TEIL 8 Integrationsaspekte
Sie gelangen in das Bild Abschreibungssimulation. Klicken Sie als Erstes auf
das Icon (Alle Selektionen), um weitere Felder einzublenden, die wir fr
die Selektion bentigen. Aufgrund der Vielzahl der Felder beschrnken wir
uns in diesem Tipp auf die relevanten Felder im Hinblick auf die Afa-Simula-
tion.
Geben Sie den Buchungskreis (1000) und in das Feld Auftrag alle Investi-
tionsmanahmen (600062) ein, fr die Sie die Plan-AfA ermitteln mchten.
Aktivieren Sie auerdem die Checkbox Auftrge selektieren, damit die
Investitionsmanahmen auch tatschlich selektiert werden. Scrollen Sie
dann im Bild nach unten, bis Sie den Abschnitt Einstellungen sehen.
368
Plan-Abschreibungen fr zuknftige Investitionen ermitteln Tipp 93
Selektionsdaten fr Plan-AfA-Ermittlung
Abschnitt Einstellungen
369
TEIL 8 Integrationsaspekte
In der Ausgabeliste finden Sie die geplante AfA in Spalte AfA 2015 in der
jeweils zweiten Ausgabezeile zu den Investitionsmanahmen. In unserem
Beispiel werden 1.125,00 an geplanter AfA ermittelt.
Sie knnen ber diesen Report auch die Plan-AfA fr einen lngeren Zeit-
raum ermitteln, indem Sie ein entsprechendes Berichtsdatum in der Zukunft
eintragen.
370
Planung von CO in FI bernehmen Tipp 94
Tipp 94
Tipp 94 Planung von CO in FI
bernehmen
Um sich doppelte Arbeit zu ersparen, knnen Sie Plandaten, die Sie in CO
erfasst haben, automatisch in FI bernehmen.
Damit Sie Plandaten nicht doppelt erfassen mssen, haben Sie die Mglich-
keit, in CO erfasste Plandaten automatisch in FI zu bernehmen. Hierbei
knnen Plandaten aus dem Gemeinkostencontrolling und aus der Ergebnis-
rechnung bernommen werden. In diesem Tipp wird die bernahme aus
dem Gemeinkostencontrolling beschrieben.
Und so gehts
Zunchst mssen die Fachbereiche Controlling und Finanzbuchhaltung ver-
einbaren, aus welcher Version die Plandaten bernommen werden sollen.
Damit die maschinelle Plandatenbernahme funktioniert, mssen die Versi-
onen in beiden Komponenten identisch definiert sein, das heit, wenn Sie
die Plandaten aus Version 0 in CO in FI bernehmen mchten, muss in FI
ebenfalls eine Version 0 angelegt werden.
Klicken Sie auf die Schaltflche Neue Eintrge. Erfassen Sie in dem sich ff-
nenden Fenster das Ledger (Spalte Ld), in das die Plandaten bernommen
werden sollen, und die Version (Spalte Ver). Markieren Sie die Checkbox
Planinteg., und geben Sie eine Bezeichnung fr die Version ein.
371
TEIL 8 Integrationsaspekte
Planversion definieren
Geben Sie in dem sich ffnenden Fenster das Ledger (Spalte Ld), die Version
(Spalte Ver), den Buchungskreis (Spalte BuKr) und das Geschftsjahr (Spalte
Jahr) an, in dem die Plandaten erstmalig bernommen werden sollen. Optio-
nal knnen Sie noch die Fortschreibung von Einzelposten (Spalte EPost) zur
Dokumentation von Plannderungen aktivieren, wenn nderungen nach-
vollziehbar sein sollen.
Geschftsjahresabhngige Parameter
372
Planung von CO in FI bernehmen Tipp 94
Planintegration aktivieren
Geben Sie die Version und das Geschftsjahr ein, fr das Sie die Planintegra-
tion aktivieren mchten. Sie knnen das Programm zunchst im Testmodus
laufen lassen, indem Sie die Checkbox Testlauf markieren. Beachten Sie, dass
es bei einem hohen Belegaufkommen zu langen Laufzeiten kommen kann.
Daher wird empfohlen, das Programm im Hintergrund laufen zu lassen,
indem Sie die Checkbox Hintergrundverarbeitung markieren. Nachdem die
Planintegration aktiviert ist, werden in CO erfasste Plandaten direkt nach FI
durchgebucht.
Wenn in Ihrem System die Planintegration in der Version bereits aktiv ist,
knnen Sie die Plandaten nachbuchen. Rufen Sie hierzu folgenden Pfad im
Customizing auf:
Plandaten nachbuchen
373
TEIL 8 Integrationsaspekte
Protokoll
Beachten Sie, dass bei mehrmaligem Ausfhren jedes Mal Plandaten fortge-
schrieben werden. Wenn Sie das Programm mehrfach ausfhren, sind die
Plandaten mehrfach vorhanden.
374
Anzahl der FI-Belegpositionen reduzieren Tipp 95
Tipp 95
Tipp 95 Anzahl der FI-Belegpositionen
reduzieren
Mchten Sie die Anzahl der Belegpositionen in FI reduzieren, da der Beleg
sehr viele Positionen enthlt und unbersichtlich ist oder gar mehr als 999
Positionen enthlt und dadurch nicht verbucht werden kann?
Und so gehts
Wir mchten bei unserem eingangs erwhnten Beispiel bleiben, dass in SD
Fakturen erstellt werden, die sehr viele Positionen enthalten. Schauen wir
uns zunchst die Ausgangssituation anhand eines Belegs an.
In unserem Beispiel sehen Sie einen FI-Beleg zu einer SD-Faktura. Die SD-
Faktura umfasst drei Positionen, in denen immer dasselbe Material
B04_ART_FERT1 mit unterschiedlichen Mengen enthalten ist. Im FI-Beleg
werden ebenfalls drei Positionen erzeugt, alle auf dem Erlskonto 500000.
375
TEIL 8 Integrationsaspekte
Belegkopf anzeigen
376
Anzahl der FI-Belegpositionen reduzieren Tipp 95
Im klassischen Hauptbuch finden Sie den Eintrag ber den folgenden Pfad:
Tragen Sie im sich ffnenden Fenster den Referenzvorgang VBRK ein, und
besttigen Sie dies mit (). Sie gelangen in das Bild Sicht FI-Verdichtung
abhngig vom Objekttyp ndern: bersicht. Klicken Sie auf Neue Eintrge,
um die zu verdichtenden Felder einzutragen.
FI-Verdichtung ndern
Erfassen Sie fr alle Felder der Tabelle BSEG je einen Eintrag. Zustzlich zu
den Feldern Material (MATNR), Basismengeneinheit (MEINS) und Menge
(MENGE) mssen Sie das Feld Partnerobjektnummer (PAOBJNR) eingeben,
wenn CO-PA wie in unserem Beispiel aktiv ist. Vergessen Sie nicht, Ihre Ein-
stellungen durch einen Klick auf das Icon (Sichern) zu speichern. Da es
sich bei diesen Einstellungen um Customizing-Einstellungen handelt, wird
ein Transportauftrag abgefragt. Wenden Sie sich hierzu bei Bedarf an Ihre
Systemadministration.
377
TEIL 8 Integrationsaspekte
Felder fr Verdichtung
Nachdem die Verdichtung fr die FI-Belege aktiviert ist, wird im FI-Beleg nur
noch eine Zeile fr die Buchungen auf das Erlskonto ausgegeben. Die ver-
dichteten Felder beinhalten keine Werte mehr, wie Sie in der nachfolgenden
Abbildung sehen knnen. Achten Sie also darauf, dass Sie keine Felder ver-
dichten, deren Informationen Sie in FI bentigen.
378
Mit der integrierten Anzahlungsabwicklung arbeiten Tipp 96
Tipp 96
Tipp 96 Mit der integrierten Anzah-
lungsabwicklung arbeiten
Erfahren Sie in diesem Tipp, wie Sie die integrierte Anzahlungsabwicklung ein-
setzen knnen, ber die Sie bereits in der Bestellung Informationen fr Anzah-
lungen hinterlegen knnen.
Mit EHP 4 liefert SAP die Business Function LOG_MMFI_P2P aus, ber die
Sie Anzahlungsbetrge oder -prozentstze direkt in der Bestellung erfassen
knnen. Beim Einbuchen der Rechnung in der logistischen Rechnungspr-
fung knnen Sie auf diese Weise die Anzahlungen direkt verrechnen, ohne
in FI-Transaktionen wechseln zu mssen.
In diesem Tipp stellen wir Ihnen anhand eines Beispiels die in MM inte-
grierte Abwicklung vor.
Und so gehts
Beim Anlegen der Bestellung kann der Einkufer die mit dem Lieferanten
vereinbarte Anzahlung entweder in den Kopf- oder Positionsdaten erfassen.
Dazu muss auf der Registerkarte Rechnung zunchst die Art der Anzahlung
ber das Feld Anzahlungstyp ausgewhlt werden. Sie knnen aus folgenden
Anzahlungstypen auswhlen:
Anzahlung verpflichtend
Freiwillige Anzahlung
Keine Anzahlung (alternativ knnen Sie das Feld jedoch auch leer lassen,
wenn keine Anzahlung erfolgen soll)
Die Angabe des Anzahlungstyps dient zur Selektion der Bestellungen mit
Anzahlungen, wie Sie im weiteren Verlauf dieses Tipps noch sehen werden.
379
TEIL 8 Integrationsaspekte
Nachdem Sie den Anzahlungstyp ausgewhlt haben, ffnen sich weitere Fel-
der. Nun knnen Sie wahlweise den Anzahlungsbetrag oder den Anzah-
lungsprozentsatz in das Feld AnzProzentsatz eintragen. Auerdem mssen
Sie im Feld AnzahlDatum noch angeben, zu welchem Datum die Anzahlung
fllig wird. In unserem Beispiel muss ein Betrag von 2.380 EUR inklusive
19 % Steuer angezahlt werden, der zum 24.04.2014 fllig wird. Das ent-
spricht 23,80 % des Bestellwertes. Die Bestellung wurde fr ein Material mit
einem Einstandspreis von 10.000 EUR erstellt. Aus der Eingabe des Anzah-
lungsbetrags und des Einstandspreises errechnet sich der Anzahlungspro-
zentsatz automatisch. Beachten Sie, dass der Betrag, der auf die Steuer ent-
fllt, nicht automatisch ermittelt wird.
380
Mit der integrierten Anzahlungsabwicklung arbeiten Tipp 96
den Bestellungen selektieren. Fhren Sie den Bericht durch einen Klick auf
das Icon (Ausfhren) aus.
Sie gelangen in die bersicht der Bestellungen. Alle Bestellungen, deren An-
zahlungen im gewhlten Zeitraum fllig sind, werden aufgelistet. Klicken Sie
auf die Bestellung, fr die Sie die Anzahlungsanforderung oder Anzahlung
erstellen mchten, und klicken Sie auf das Icon (Anzahlung) anlegen.
Im Anschluss ffnet sich das Bild Anzahlungen auf Basis von Bestellungen.
Aktivieren Sie die Option Anzahlungsanforderung, wenn Sie zunchst einen
Merkposten (Sonderhauptbuch-Kennzeichen F) fr die Anzahlung erstel-
len und die Anzahlung im Nachgang ber den Zahllauf durchfhren mch-
ten. Alternativ knnen Sie direkt in die FI-Transaktion fr Anzahlungen
abspringen, indem Sie die Option Anzahlung aktivieren. Drcken Sie (),
um fortzufahren.
381
TEIL 8 Integrationsaspekte
Im sich ffnenden Bild werden Ihnen die Daten aus der Bestellung fr die
Anzahlung vorgeschlagen. Klicken Sie auf das Icon (Ausfhren), um in die
Transaktion zur Erstellung einer Anzahlungsanforderung oder einer Anzah-
lung abzuspringen.
382
Mit der integrierten Anzahlungsabwicklung arbeiten Tipp 96
Eingangsrechnung erfassen
Verrechnungsbetrag eingeben
Durch einen Klick auf die Schaltflche Simulieren knnen Sie sich die
Buchungszeilen der Rechnung anzeigen lassen. Sie sehen, dass die Buchun-
gen aus der Anzahlung gegengebucht wurden.
383
TEIL 8 Integrationsaspekte
384
berleitungsfehler aus SD prfen und beseitigen Tipp 97
Tipp 97
Tipp 97 berleitungsfehler aus SD
prfen und beseitigen
Prfen Sie in regelmigen Abstnden die Fakturen, die von SD nicht
erfolgreich an FI bergeben werden konnten.
Und so gehts
Rufen Sie die Transaktion VFX3 fr gesperrte Fakturen auf. Sie finden sie im
SAP-Men ber folgenden Menpfad:
Im angezeigten Selektionsbild knnen Sie die Liste der Fakturen nach ver-
schiedenen Kriterien eingrenzen, wie z. B. nach der Verkaufsorganisation,
der Person, die die Faktura erstellt hat (erfat von) etc. Des Weiteren knnen
Sie im Abschnitt unvollstndig wegen nach Sperrgrnden einschrnken.
385
TEIL 8 Integrationsaspekte
Selektionsbild
Um die Liste der gesperrten Fakturen zu erzeugen, klicken Sie auf das Icon
(Ausfhren). Sie wird daraufhin in einem neuen Fenster angezeigt.
Whlen Sie eine Faktura aus, indem Sie die Zeile markieren, und klicken Sie
auf das Icon (Freigabe Buchhaltung), um die Faktura fr die Buchhaltung
386
berleitungsfehler aus SD prfen und beseitigen Tipp 97
Statusmeldung
Das Protokoll knnen Sie in der Transaktion ber den Menpfad Springen
Hinweise aufrufen. Es wird ein neues Fenster geffnet. Zunchst wird das
Protokoll in zwei Zeilen dargestellt. Sie knnen die Details durch Klicken auf
das Icon links neben der Zeile einblenden.
Fehlerprotokoll
Im Abschnitt Diagnose erhalten Sie eine Beschreibung des Problems, das die
Sperre verursacht hat. Nach der Beseitigung der Fehlerursache kann die
Transaktion VFX3 erneut aufgerufen werden. Sofern alle Fehlerursachen
beseitigt wurden, wird die Faktura in FI verbucht.
Es wird empfohlen, mindestens einmal pro Monat, und dies sptestens zum
Monatsabschluss, die Liste ohne Einschrnkungen in der Selektion fr jede
Verkaufsorganisation aufzurufen. Auf diese Weise knnen Sie sicherstellen,
dass alle in der Periode erstellten Fakturen auch an die Buchhaltung berge-
leitet werden.
387
TEIL 8 Integrationsaspekte
Tipp 98
Tipp 98 Erlskontenfindung
nachvollziehen
Erfahren Sie in diesem Tipp, wie Sie nachvollziehen knnen, ber welche
Zugriffsfolge das Erlskonto fr eine Fakturaposition in SD ermittelt wird.
Und so gehts
Rufen Sie die Faktura ber Transaktion VF03 oder ber folgenden Menpfad
auf:
Geben Sie die Fakturanummer in das Feld Faktura ein, und drcken Sie
().
Faktura anzeigen
388
Erlskontenfindung nachvollziehen Tipp 98
Analyse Kontenfindung
Klicken Sie auf den Eintrag Position 000010 im linken Bildabschnitt. Es ff-
net sich der Eintrag fr die Konditionen, in unserem Beispiel ist dies Kondi-
tion PR00. Klicken Sie auf den Eintrag fr die Kondition, im Beispiel PR00
Preis. Nun ffnen sich unterhalb der Kondition (PR00) die Zugriffsfolgen, die
es im Customizing fr die Kondition PR00 gibt, wie in der folgenden Abbil-
dung zu sehen ist.
In der rechten Bildhlfte werden die Details fr den Eintrag auf der linken
Bildhlfte angezeigt. In unserem Beispiel sehen Sie, dass fr Position
000010 und Kondition PR00 das Sachkonto 0000500000 ermittelt wurde
(Zeilen 1 und 2). Im zweiten Abschnitt der Details zur Konditionsart PR00
ist zu sehen, ber welche Zugriffsfolge das Konto ermittelt wurde. In un-
serem Beispiel wurde das Konto aus Zugriffsfolge 40 ermittelt.
389
TEIL 8 Integrationsaspekte
Tipp 99
Tipp 99 SD-Beleginformationen an
FI-Beleg bergeben
Kommt es vor, dass Kunden bei der Bezahlung abweichende Daten angeben,
sodass Sie die Zahlung nicht zuordnen knnen? Wir zeigen Ihnen, wie Sie sol-
che Daten automatisch ausgleichen knnen.
Und so gehts
Die Einstellungen, welche Informationen aus dem SD-Beleg in die Felder
Referenz und Zuordnung im FI-Beleg bernommen werden sollen, werden
im Customizing des Vertriebs vorgenommen. Dabei hngen die notwendi-
gen Einstellungen davon ab, ob Sie liefer- oder auftragsbezogen fakturieren:
Sie fakturieren lieferbezogen, wenn die Faktura mit Bezug zu einer Liefe-
rung erstellt wird.
Kommt bei Ihnen beides vor, mssen Sie fr beide Flle Einstellungen vor-
nehmen. Wir zeigen Ihnen die Einstellungen am Beispiel der lieferbezoge-
390
SD-Beleginformationen an FI-Beleg bergeben Tipp 99
nen Faktura. Rufen Sie dazu Transaktion VTFL oder folgenden Eintrag im
Customizing auf:
Sie gelangen in das Bild Sicht Kopf anzeigen: bersicht. Die Feldber-
nahme wird pro Fakturaart definiert. Stellen Sie also zunchst sicher, dass fr
alle Fakturen der betroffenen Fakturaart dieselben Informationen an FI ber-
geben werden knnen. Bei der lieferbezogenen Faktura werden die Informa-
tionen fr die Felder Zuordnung und Referenz des FI-Belegs aus der Liefe-
rung bernommen. In unserem Beispiel wird die Faktura mit Fakturaart F2,
fr die wir die Bestellnummer des Kunden in FI bernehmen mchten, mit
Bezug zu einer Lieferung der Lieferart LF erstellt. Klicken Sie auf die Schalt-
flche Positionieren, und geben Sie im sich ffnenden Fenster die Fakturaart
(F2) und die Lieferart (LF) ein, um auf den Eintrag fr die Kombination Fak-
turaart F2 und Lieferart LF zu springen.
Markieren Sie den Eintrag F2 Rechnung LF Lieferung, und rufen Sie die
Details per Doppelklick auf.
Kopiersteuerung pflegen
391
TEIL 8 Integrationsaspekte
Sie gelangen in das Bild Sicht Kopf anzeigen: Detail. ber die Felder Refe-
renznummer und Zuordnungsnummer knnen Sie bestimmen, welche Infor-
mationen in die Felder Referenz und Zuordnung im FI-Beleg bernommen
werden sollen. Folgende Informationen knnen in die Felder Referenz und
Zuordnung bernommen werden:
A Kundenbestellnummer
B Kundenauftragsnummer
C Liefernummer
D Externe Liefernummer
E Aktuelle Fakturanummer
F Externe LieferNr falls vorhanden, sonst Liefernummer
In unserem Beispiel haben wir einige Kunden, die unter Angabe ihrer
Bestellnummer bezahlen. Deshalb mchten wir die Bestellnummer des Kun-
den aus dem Vertriebsauftrag in das Feld Zuordnung im FI-Beleg berneh-
men. Tragen Sie dazu in das Feld Zuordnungsnummer A fr die Kundenbe-
stellnummer ein.
Mit dieser Einstellung wird nun die Bestellnummer des Kunden, die im Kun-
denauftrag eingetragen wird, bei einer lieferbezogenen Faktura in den FI-
Beleg in das Feld Zuordnung bernommen, wie in der folgenden Abbildung
dargestellt ist.
392
SD-Beleginformationen an FI-Beleg bergeben Tipp 99
Beachten Sie, dass die Verwendung der Felder Referenz und Zuordnung auf
jeden Fall zwischen SD und FI abgestimmt werden sollte. berprfen Sie
auch die Einstellungen fr Folgebelege wie Stornofakturen und Gutschriften
fr diese Geschftsvorflle.
393
TEIL 8 Integrationsaspekte
Tipp 100
Tipp 100 Anzahlungsabwicklung ber
Basiskonditionen in SD
abbilden
Bentigen Sie fr lieferrelevante Auftrge eine Anzahlungsabwicklung?
Lesen Sie hier, welche Mglichkeiten und Grenzen es dafr gibt.
Und so gehts
Die Einstellungen fr die Anzahlungsabwicklung ber Basiskonditionen wer-
den in SD vorgenommen. Zunchst stellen wir Ihnen den Prozessablauf vor.
In unserem Beispiel kauft unser Kunde einen Schrank zu einem Verkaufs-
preis von 1.000,00 EUR zzgl. MwSt., fr den er eine Anzahlung ber 200,00
EUR zzgl. MwSt. leisten muss. Der Anzahlungsbetrag von 238,00 EUR muss
im Kundenauftrag in Kondition AZWA Kond Anzahlung/Soll eingetragen
werden. Sie knnen den Anzahlungsbetrag wahlweise in den Kopf- oder in
den Positionskonditionen erfassen.
394
Anzahlungsabwicklung ber Basiskonditionen in SD abbilden Tipp 100
Sobald die Anzahlung des Kunden eingeht, muss diese auf den Kundenauf-
trag (Feld Verkaufsb.) kontiert werden, wie in der folgenden Abbildung dar-
gestellt.
Nach erfolgter Lieferung wird der Anzahlungsbetrag bei der Erstellung der
Faktura bercksichtigt. Der angezahlte Betrag ber 238,00 EUR wird in die
Kondition AZWB Kond Anzahl/Verrechn bernommen.
395
TEIL 8 Integrationsaspekte
Anzahlungsrechnung
Es ist nicht mglich, eine Anzahlungsrechnung zu erzeugen. Hierfr kn-
nen Sie z. B. den Anzahlungsbetrag und den verbleibenden Restbetrag auf
396
Anzahlungsabwicklung ber Basiskonditionen in SD abbilden Tipp 100
Anzahlungsanforderung
Durch das Eintragen eines Anzahlungsbetrags im Kundenauftrag wird
nicht automatisch eine Anzahlungsanforderung erstellt. Die Anzahlungs-
anforderung mssen Sie ebenfalls mit der Angabe der Kundenauftrags-
nummer einbuchen, wie zuvor beim Einbuchen der Anzahlung aufgezeigt,
um eine Verrechnung der Anzahlung in der Faktura zu ermglichen. Die
Anzahlung mssen Sie in diesem Fall mit Bezug zur Anzahlungsanfor-
derung einbuchen, um die Verbindung zum Kundenauftrag aufrechtzu-
erhalten.
Liefersperre
Durch das Eintragen des Anzahlungsbetrags wird nicht automatisch eine
Liefersperre gesetzt. Diese msste beim Anlegen der Auftrge ber eine
Vorbelegung im Customizing gesetzt werden. Nach erfolgter Anzahlung
kann die Liefersperre aus dem Auftrag entfernt werden. Ein alternativer
Ansatz, um Lieferungen von noch nicht angezahlten Auftrgen zu vermei-
den, ist der Einsatz einer Sperre ber die Kreditlimitprfung.
Teillieferungen
Teillieferungen werden untersttzt, jedoch ist zu beachten, dass der An-
zahlungsbetrag auf Basis der gelieferten Menge pro Position bercksichtigt
wird. Ein Beispiel:
Ein Kunde bestellt zwei Kopfkissen zu je 100,00 EUR und zwei Decken zu
je 500,00 EUR. Der Verkaufspreis des gesamten Auftrags betrgt somit ins-
gesamt 1.200,00 EUR. Vor Lieferung muss der Kunde 25 %, also 300,00
EUR anzahlen. Bei Erfassung des Anzahlungsbetrags auf Kopfebene wird
der Anzahlungsbetrag analog zu den Positionsbetrgen aufgeteilt. Somit
erhlt die Position der Kissen 50,00 EUR und die der Decken 250,00 EUR
als Anzahlungsbetrag in Kondition AZWA. Nach erfolgter Anzahlung wer-
den je ein Kissen und eine Decke ausgeliefert. Der Anzahlungsbetrag von
300,00 EUR wird bei der Erstellung der Faktura anhand der gelieferten
Mengen auf die Positionen aufgeteilt, also nicht anhand der Betrge. Das
heit, auf das gelieferte Kissen entfallen 25,00 EUR und auf die gelieferte
Decke 125,00 EUR.
397
TEIL 8 Integrationsaspekte
Es wird also nur die Hlfte der geleisteten Anzahlung verrechnet, da auch
nur die Hlfte der Menge geliefert wurde. Ist dies nicht erwnscht, kann
der verrechnete Anzahlungsbetrag in der Faktura noch abgendert wer-
den.
Beachten Sie, dass eine Kombination von Fakturaplnen mit der Anzahlungs-
abwicklung ber Basiskonditionen nicht mglich ist.
398
Die Autorinnen
399
Index
A B
Abgrenzungsbuchung 324 Bankunterkonto 152
Abgrenzungsobjekt 325 Bankverbindung prfen 146
Abschlussbuchung 60 Basiskondition 394
Abschreibung (AfA) Batch-Input-Mappe 49, 51, 53, 54, 55, 85
geplante 365, 368 im Hintergrund abspielen 55
Kostenstelle 366 nur Fehler anzeigen 55
simulieren 365 sichtbar abspielen 55
Abschreibungssimulation 363, 368 Batch-Input-Technik 49
Abstimmkonto 215, 218 Beleg 375, 378
Accrual Engine 324, 328 merken 166, 167
Allokation 121 verdichten 377
Anlage zwischenspeichern 166
transferieren 246 Belegart RE 205
Verzeichnis unbebuchter Anlagen 296 Belegerfassung 18
Anlagenabgang 251 Belegnummer 91
Anlagenbestand 251 fehlende 91, 92
Anlagenbewegungen nachvollziehen 271 Belegverdichtung 375
Anlagenbuchhaltung 60, 66, 267, 269, 270, Benutzergruppe 114, 115, 116
271, 273, 274, 275, 276, 288, 359, 365 Berechtigungsgruppe 45
Abstimmkonto 291 Bericht-Bericht-Schnittstelle 317
mit Hauptbuchhaltung abstimmen 288 Bestellungserfassung 193
Sortiervariante 269, 270 Bewertungsbereich 269
zustzliches Feld 279 aktiver 270
Anlagenbuchungskreis 277 Bewertungsklasse 203, 341
stillgelegter 274 anlegen 201
Anlagengitter 284 Bewertungsmodifikationskonstante 204
Anlagenjahresabschluss 276 Bewertungspreis 342, 344
Anlagenklasse 361 Bezugsnebenkosten
Anlagen-Reporting 279 buchen 199
Anlagenstamm 236, 256 erfassen 193
falsche Eingabe vermeiden 256 geplante 193
Substitutionen einsetzen 263 Sachkonto 198
Anlagenzugang, geplant 362 ungeplante 197
Anlagevermgen 243 Bilanz 47
Anzahlungsabwicklung 220, 362, 379, 394 Bilanzkonto 341
ber Basiskondition 394 Bilanzstruktur 95, 269, 270, 300, 303, 305,
Anzahlungsanforderung 397 307, 314, 317, 332
Anzahlungsrechnung 396 Buchung, falscher Funktionsbereich 313
Anzahlungsverrechnung 396 Buchungsdatum
Anzeigelayout Layout ndern 70, 73
Arbeitsvorrat 148, 150 prfen 72
Ausgleich 190 Buchungskreis 347
Ausgleichsbeleg 190 Geschftsjahresvariante 87
Ausziffern 38 Massentransfer 246
401
Index
G
D
Geschftsbereich 94
Dublette 232, 233 Geschftsbereichsbuchhaltung 267
Dummy-Funktionsbereich 313, 350, 356 Geschftsjahresvariante 87, 88
Sonderperiode 88
Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) 47,
E 93, 300, 303, 307, 317, 329, 332, 341
GoB 91
EC-PCA 333 GuV-Konto 341
Eingangsrechnung 145, 205, 243 GuV-Struktur 300, 303, 305, 314, 317, 332
Einzelposten 104, 105, 317
aufbauen 101
Einzelpostenanzeige 101 H
anpassen 74
Einzelpostenliste 319 Haben-Position 378
Empfnger-Regel 124 Handelsrechtlicher Preis 342
Entwicklungspaket 53 Hausbank 155
Entwicklungssystem 155 Konto 155
Erfassungsvariante 21, 22, 23 mehrere 158
neu anlegen 22 neu anlegen 155
Erfolgskonto 63, 313 Herkunftsnachweis 271, 361
Ergebnisrechnung 371, 375 Anlagenbewegungen 363
Ergebnisvortragskonto 63
402
Index
I Ledger-Lsung 320
Ledgervergleich 321
IBAN 155 Legacy System Migration Workbench
pflegen 156 (LSMW) 56
IM 271, 273, 359 Lieferantenstamm 171, 174
Abrechnung 272 Liefersperre 397
Innenauftrag 360 Listenformat 116
Instandhaltungsauftrag 360 Logistik-Rechnungsprfung 193, 195, 197,
Inventurpreis 344 205, 382
Investitionsauftrag 293
Investitionsmanahme 295, 359, 360, 361,
362, 364, 365, 367, 368, 370 M
Einzelposten-Aufteilung 361
summarische Aufteilung 361 Mahnformular 16
Investitionsprofil 360, 362 Mahnlauf 223, 224, 226, 228, 231
Ist-Umlagezyklus anlegen 124 kreditorische Posten bercksichtigen 222
Massenstorno 229
Mahnsperrgrund 228
J Mahnstufe 230, 231
Mahnung 228
Jahresabschluss 87, 288 Mappenbersicht 55
Jahresberschuss 60 Massenabgang 251
Massennderung 173, 176, 240
Anlagenstammstze 236
K Massenstorno 139, 140
Materialwirtschaft 342
Kontierung, automatische 347 Merkposten 221
Kontoauszug ausziffern 221
auflisten 162 berflssiger 220
lschen 163 Microsoft Excel 53, 136, 138, 284, 286,
Kontokorrentkonto 232, 300, 303 287
Kontosteuerung 80 Makros zulassen 284
Korrekturbuchung 26 MM 201, 375, 379
Kosten, nicht aktivierungsfhig 363 Kontenfindung 198, 203, 340
Kostenrechnungskreis 347 Monatsabschluss 288, 314, 335
Kreditlimitprfung 397
Kreditor 187
Bankkonto 144 N
Kreditorennummer 195
Kreditorenstammsatz 215 Nachtragsbilanz 87
Nebenbuch, offene Posten 152
Netzplan 356, 358
L Niederstwert 342
Nummernkreissteuerung 244
Layout 75, 76, 119
0FAGL-01 98
benutzerspezifisch 76, 78
global 76, 77
403
Index
P R
Partnerbanktyp 144 Ratenzahlung 210
erfassen 145 Ratenzahlungsbedingung 210
pflegen 144 definieren 211
Periodenverschieber 66 Zahlungsbedingung zuordnen 211
Plandaten 93, 97 Rechnungsprfung 205
Bilanzstruktur 95 Referenzbeleg 26, 27, 28
manuell anlegen 93, 97 Referenznummer 187
Planung, manuelle 94, 98 Referenzvorgang VBRK 377
PM 362 Report 342
Produktivsystem 155 Report RAABST01 290, 291
Bilanz- und GuV-Struktur pflegen 311 Report RAABST02 289, 290
Profit-Center 121, 123, 268, 313 Report RFBNUM10 187, 188
Rechnung 121, 267, 268 Report RFCORR14 229
Profit-Center-Ledger 8A 66 Report RFITEMAR 338
Proforma-Rechnung 397 Report RFPERIOD_CLOSE 34
Programm erzeugen 51 Report RFPERIOD_OPEN 34, 35, 36
Programm RAABST02 288 Report ZFCORRFA_FAGL 313
Programm RFBISA10 83 Report ZFSAP2_B 71
Programm RFBISA20 85 Report ZFSEPA02 110
Programm RFBNUM00N 91 Report ZFSEPA03 109, 110
Programm RFEBKA96 161 Report-Painter-Bericht 332
Programm RFSEPA01 101 Reportvariante 36, 37
Programm RFSEPA03 109 pflegen 183
Programm RFSEPA04 105 Report-Writer-Bericht 332
Programm RFZALI20 182
Programm RGSBIL00 332
Programm RM07C030_LIST 340 S
Programm RSTXTRAN 16
Programm SAPF124 152 Sachkontenstammdaten 83, 112, 114
Programm SAPLFSKB 22 exportieren und importieren 83
Programm Versicherungsbasiswert Neurech- herunterladen 84
nen 276, 277 kopieren 85
Programm ZF_CHANGE_ZUONR 67 bertragen 85
Programm ZRFCORR14 229, 230 Sachkonto 201
PS 362 ndern 81
automatische Buchung 340
404
Index
405
Index
406
Index
407
Die Serviceseiten
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