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SAP PRESS ist eine gemeinschaftliche Initiative von SAP und Galileo Press.

Ziel ist es, Anwendern qualifiziertes SAP-Wissen zur Verfgung zu stellen.


SAP PRESS vereint das fachliche Know-how der SAP und die verlegerische
Kompetenz von Galileo Press. Die Bcher bieten Expertenwissen zu tech-
nischen wie auch zu betriebswirtschaftlichen SAP-Themen.

Martin Grote, Christiane Schnellenbach


Umsatzsteuer in SAP ERP
390 S., 2013, geb.
ISBN 978-3-8362-1865-8

Heinz Forsthuber, Abdarahman Fardas, Karin Bdekerl


Praxishandbuch Reporting im SAP-Finanzwesen
522 S., 2011, geb.
ISBN 978-3-8362-1680-7

Martin Munzel
Abschlsse im SAP-Controlling
399 S., 2013, geb.
ISBN 978-3-8362-1854-2

Martin Munzel, Renata Munzel


SAP-Finanzwesen Customizing
608 S., 2., aktualisierte und erweiterte Auflage 2012, geb.
ISBN 978-3-8362-1827-6

Jrg Siebert, Dieter Schlagenhauf


Anlagenbuchhaltung mit SAP
Einrichten, anwenden, optimieren
443 S., 2011, geb.
ISBN 978-3-8362-1548-0

Aktuelle Angaben zum gesamten SAP PRESS-Programm finden Sie unter


www.sap-press.de.
Jrg Siebert

Abschlussarbeiten im SAP -Finanzwesen


Bonn Boston
Liebe Leserin, lieber Leser,

vielen Dank, dass Sie sich fr ein Buch von SAP PRESS entschieden haben.

Wie organisiere ich meine Arbeit in der Buchhaltung mglichst effizient? Was
muss ich beachten, damit ich den Jahresabschluss mglichst schnell und ein-
fach durchfhren kann?

Unser Autor Jrg Siebert ist Wirtschaftsinformatiker und Bilanzbuchhalter und


seit mehreren Jahren als SAP-Berater ttig. Er stellt Ihnen die Vor- und Nach-
teile vieler FI-Funktionen vor und zeigt, wie Sie sie am sinnvollsten einsetzen
knnen. Dabei erlutert er nicht nur Customizing-Einstellungen bis ins Detail,
sondern hat stets den gesamten Abschlussprozess im Blick und gibt Tipps aus
der Praxis fr einen reibungslosen Ablauf. Auerdem beschreibt er auch, wie
Sie bei der Umsetzung die Mitarbeiter mit einbinden und wo es besonders
wichtig ist, andere Abteilungen miteinzubeziehen.

Wenn Sie einen Fast Close anstreben, wird Ihnen dieses Buch eine solide
Untersttzung bieten.

Ihre Kerstin Billen


Lektorat SAP PRESS

Galileo Press
Rheinwerkallee 4
53227 Bonn

kerstin.billen@galileo-press.de
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Lektorat Kerstin Billen


Korrektorat Alexandra Mller, Olfen
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Satz E-Book SatzPro, Krefeld

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Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek:


Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der
Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind
im Internet ber http://dnb.d-nb.de abrufbar.

ISBN 978-3-8362-1832-0 (Buch inkl. E-Book)


ISBN 978-3-8362-2878-7 (E-Book)

1. Auflage 2014
Galileo Press, Bonn 2014
Inhalt

Inhalt

Einleitung ..................................................................................... 11

1 Grundlagen ............................................................... 15
1.1 Stichtagsbetrachtung .................................................. 15
1.1.1 Geschftsjahr ................................................. 16
1.1.2 Quartale ......................................................... 19
1.1.3 Monate .......................................................... 21
1.2 Parallele Rechnungslegung ......................................... 23
1.2.1 Abbildung ber parallele Konten .................... 23
1.2.2 Abbildung ber das neue Hauptbuch ............. 24
1.3 E-Bilanz ...................................................................... 24
1.4 Fazit ........................................................................... 27

2 Organisatorische Aktivitten im Abschluss ............. 29


2.1 Periodengerechte Buchungen ..................................... 29
2.2 Maschineller Bilanzausweis des WE/RE-Kontos ........... 42
2.3 berleitung von Lhnen und Gehltern ...................... 44
2.4 Rckstellungen ........................................................... 45
2.5 Periodische Abgrenzungen .......................................... 45
2.6 Abschlussarbeiten in der Anlagenbuchhaltung ............ 46
2.7 Wertberichtigungen .................................................... 47
2.8 Fremdwhrungsbewertung ......................................... 47
2.9 Verzinsung .................................................................. 48
2.10 Intercompany-Abstimmung ........................................ 48
2.11 Meldewesen ............................................................... 48
2.11.1 Elektronische Behrdenkommunikation ......... 49
2.11.2 Umsatzsteuervoranmeldung ........................... 50
2.11.3 Auenwirtschaftsverordnung .......................... 52
2.11.4 Zusammenfassende Meldung ......................... 53
2.12 Saldenbesttigungen ................................................... 57
2.13 Umgliederung ............................................................. 62
2.13.1 Wechselnde Salden bei Sachkonten ............... 63
2.13.2 Kreditorische Debitoren/
debitorische Kreditoren .................................. 64
2.13.3 Rasterung nach Laufzeit ................................. 70

7
Inhalt

2.14 Periodensteuerung ..................................................... 72


2.14.1 Periodensteuerung in der Finanzbuchhaltung 73
2.14.2 Periodensteuerung im Controlling ................. 75
2.14.3 Periodensteuerung in der Materialwirtschaft 78
2.15 Technische Abstimmung der Verkehrszahlen .............. 81
2.16 Saldovortrag .............................................................. 83
2.17 Fazit ........................................................................... 89

3 Schedule Manager und Closing Cockpit .................. 91


3.1 Organisatorische Rahmenbedingungen ...................... 91
3.2 Schedule Manager ..................................................... 96
3.3 Closing Cockpit .......................................................... 105
3.3.1 Vorlagen erstellen ......................................... 107
3.3.2 Aufgabenplne anlegen ................................. 111
3.3.3 Aufgaben in einem Aufgabenplan ausfhren ... 112
3.3.4 Auswertungen ............................................... 115
3.3.5 Dashboard Monitor ....................................... 117
3.4 Fazit ........................................................................... 118

4 Anlagevermgen ....................................................... 119


4.1 Anlagen im Bau .......................................................... 119
4.1.1 Beispiel Sonderfahrzeug ................................ 120
4.1.2 Konfiguration der Anlage im Bau ................... 127
4.2 Immaterielle Wirtschaftsgter .................................... 129
4.3 Anlageninventur ........................................................ 139
4.3.1 Festwerte ...................................................... 139
4.3.2 Einzelverwaltung ........................................... 141
4.3.3 Sammelverwaltung ........................................ 144
4.3.4 Eigentumsnachweise ..................................... 146
4.3.5 Durchfhrung der Anlageninventur ............... 147
4.4 Abschreibungslauf ...................................................... 151
4.5 Berichtswesen ............................................................ 158
4.6 Jahreswechsel ............................................................ 164
4.7 Fazit ........................................................................... 169

5 Umlaufvermgen ...................................................... 171


5.1 Materialbewertung .................................................... 171
5.1.1 Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe ....................... 177
5.1.2 Fertigerzeugnisse ........................................... 185

8
Inhalt

5.2 Maschinelle Pflege des WE/RE-Kontos ........................ 190


5.3 Fremdwhrungsbewertung ......................................... 198
5.3.1 Customizing ................................................... 199
5.3.2 Durchfhrung einer Fremdwhrungs-
bewertung ..................................................... 204
5.4 Wertberichtigungen auf Forderungen ......................... 211
5.4.1 Einzelwertberichtigungen ............................... 212
5.4.2 Pauschalwertberichtigung .............................. 218
5.5 Fazit ........................................................................... 227

6 Passiva ...................................................................... 229


6.1 Rckstellungen ........................................................... 229
6.1.1 Bewegungsart verwenden .............................. 231
6.1.2 Kontenlsung ................................................. 234
6.1.3 Ledgerlsung ................................................. 236
6.1.4 Rckstellungsspiegel ...................................... 244
6.1.5 E-Bilanz .......................................................... 250
6.2 Rechnungsabgrenzungen ............................................ 252
6.2.1 Accrual Engine ............................................... 253
6.2.2 Dauerbuchungsbelege .................................... 268
6.2.3 Abgrenzungsbelege ........................................ 275
6.3 Verzinsung .................................................................. 279
6.4 Fazit ........................................................................... 284

7 Vorbereitung fr den Konzernabschluss .................. 285


7.1 Meldedaten ................................................................ 285
7.1.1 Gesellschaft .................................................... 286
7.1.2 Partnergesellschaft ......................................... 287
7.1.3 Konzernkontonummer ................................... 288
7.1.4 Konzernwhrung ............................................ 290
7.1.5 Datenextrakte ................................................ 291
7.2 Intercompany-Buchungen ........................................... 292
7.2.1 Organisatorische und technische
Rahmenbedingungen ..................................... 292
7.2.2 Intercompany-Abstimmungsprozess ............... 294
7.2.3 Intercompany-Customizing ............................ 304
7.2.4 Einfluss von SAP HANA auf die
Intercompany-Abstimmung ............................ 310
7.2.5 Fazit ............................................................... 311

9
Inhalt

Anhang ........................................................................... 313


A Abschlussplan mit vorbereitenden Aktivitten ...................... 315
B Transaktionscodes und Reports ............................................ 319
B.1 Transaktionscodes ...................................................... 319
B.2 Reports ...................................................................... 322
C Menpfade .......................................................................... 323
C.1 Controlling ................................................................. 323
C.2 Customizing im Finanzwesen ..................................... 323
C.3 Logistik ...................................................................... 324
C.4 Rechnungswesen ....................................................... 324
C.5 Unternehmenscontrolling ........................................... 325
D Der Autor ............................................................................. 327

Index ........................................................................................... 329

10
Einleitung

Dieses Buch zeigt das SAP-Finanzwesen aus der Perspektive der


Abschlusserstellung. Der Fokus liegt dabei auf dem Fast Close, also
einem mglichst schnellen und korrekten Abschluss in FI. Wir wid-
men uns insbesondere den Arbeiten fr die Erstellung eines Einzel-
abschlusses sowohl fr Monats-, Quartals- als auch Jahresabschlsse.
Dabei lernen Sie die notwendigen Ablufe kennen und erfahren, wo
eine Optimierung Ihrer organisatorischen Prozesse erforderlich ist.

Wir zeigen Ihnen im Detail, wie Sie die technischen Mglichkeiten


der Finanzbuchhaltung in SAP ERP ausschpfen, Integrationsmg-
lichkeiten nutzen und wichtige Customizing-Einstellungen vorneh-
men. In SAP ERP gibt es viele Funktionen, die Ihnen im Abschluss-
prozess weiterhelfen knnen, heute in der betrieblichen Praxis aber
nur selten verwendet werden. Dazu zhlen z. B. das Closing Cockpit,
die Intercompany-Abstimmung, die Accrual Engine oder der im
Report Painter erstellte Rckstellungsspiegel. Wir demonstrieren
Ihnen in Anwendungsbeispielen, wie Sie diese Werkzeuge nutzen
knnen, um die Prozesse im Abschlussprozess besser zu strukturie-
ren und effizienter zu bewltigen. Dabei haben wir stets den
Anspruch, wichtige Sachverhalte, Zusammenhnge und Konfigurati-
onseinstellungen im Detail verstndlich zu erklren. Damit haben Sie
das Rstzeug, um Ihren Abschlussprozess zu optimieren.

An wen richtet sich dieses Buch?


Dieses Buch richtet sich vor allem an Leser, die bereits Kenntnisse im
Rechnungswesen haben und sich nun mit dem Abschlussprozess in
FI vertraut machen mchten. Da neben den Anwendungsbeispielen
auch das dazu passende SAP-Customizing erlutert wird, richtet sich
das Buch in gleicher Weise an SAP-Anwender und SAP-Berater. Es
basiert auf dem Release SAP ERP 6.0.

11
Einleitung

Aufbau dieses Buches


Das Buch ist folgendermaen strukturiert:

In Kapitel 1, Grundlagen, lernen Sie die betriebswirtschaftlichen


Grundlagen im Abschlussprozess kennen. Die Zusammenhnge mit
der parallelen Rechnungslegung und der E-Bilanz werden hier nher
erlutert.

Kapitel 2, Organisatorische Aktivitten im Abschluss, befasst sich


mit den Aufgaben im Abschlussprozess. Hier erhalten Sie anhand
technischer und betriebswirtschaftlicher Beispiele einen Gesamt-
berblick ber die Mglichkeiten im SAP-System. Abgeschlossen
wird das Kapitel durch das betriebliche Meldewesen, technische
Abstimmungen von Haupt- und Nebenbuchhaltung und den Saldo-
vortrag ins neue Geschftsjahr.

Schedule Manager und Closing Cockpit werden in Kapitel 3 nher


erlutert. Sie bekommen dort praxisnahe Informationen zum jeweili-
gen Funktionsumfang, um anschlieend abschtzen zu knnen, wel-
ches der Werkzeuge Sie in Ihrem Unternehmen im Abschlussprozess
am besten untersttzen kann.

In Kapitel 4, Anlagevermgen, betrachten wir den Bereich der


Anlagenbuchhaltung aus der Sicht der Abschlusserstellung. Dabei soll
der Einfluss der operativen Organisation in der Anlagenbuchhaltung
auf den Abschlussprozess deutlich werden. Wir zeigen Ihnen z. B. die
Stammdatenorganisation als Einzel- und Sammelverwaltung oder
auch den Umgang mit Festwerten. Sie lernen, wofr Anlagen im Bau
verwendet werden, und erfahren, wie sie sich auf den nachgelagerten
Abrechnungsvorgang auswirken. Dabei lernen Sie auch die Aktivie-
rungsmglichkeiten von selbst erstellten immateriellen Wirtschafts-
gtern kennen. Der Abschreibungslauf und ein technischer Jahres-
wechsel schlieen das Kapitel ab.

Das Umlaufvermgen wird in Kapitel 5 aus der Perspektive der


Abschlusserstellung nher betrachtet. Zunchst lernen Sie dort die
Materialbewertung fr Handelsware und fr selbst erstellte Materia-
lien kennen. Das SAP-System untersttzt Sie sowohl im Bereich des
Waren- und Rechnungseingangskontos als auch bei der Bewertung
von Forderungen. Hier lernen Sie die beiden Varianten Einzel- und
Pauschalwertberichtigungen anhand von Beispielen nher kennen.

12
Wie knnen Sie mit diesem Buch arbeiten?

Kapitel 6, Passiva, widmet sich der Passivseite der Bilanz. Wir


beschreiben den Sachverhalt von Rckstellungsbuchungen fr einen
selbst definierten Rckstellungsspiegel an einem umfangreichen Bei-
spiel. Mit den sonstigen Verbindlichkeiten gibt es einen weiteren
Geschftsvorgang, den wir Ihnen mittels Abgrenzungsbuchung nher
erlutern werden. Hier stellen wir Ihnen insbesondere die Accrual
Engine inklusive Customizing nher vor. Abgerundet wird das Kapi-
tel mit der SAP-Postenverzinsung.

Die fr einen Abschluss im Konzern notwendigen Vorarbeiten wer-


den in Kapitel 7, Vorbereitung fr den Konzernabschluss, ausfhr-
lich dargestellt. Hier zeigen wir Ihnen ein Anwendungsbeispiel fr die
SAP-ERP-basierte Intercompany-Abstimmung und die notwendige
Konfiguration. Ein Ausblick auf die Weiterentwicklungen basierend
auf der neuen Datenbanktechnologie SAP HANA rundet dieses
Kapitel ab.

Der Anhang soll die Hauptkapitel des Buches mit praktischen Doku-
mentationen ergnzen. Dazu zhlt eine Zusammenfassung der im
Buch verwendeten Menpfade und Transaktionen. Auerdem finden
Sie im Anhang noch ein Glossar.

Wie knnen Sie mit diesem Buch arbeiten?


Die einzelnen Kapitel des Buches knnen unabhngig voneinander
gelesen werden, sodass Sie die Freiheit haben, einzelne Kapitel zu
berspringen und sich auf die fr Sie interessanten Themen zu kon-
zentrieren.

Um Ihnen die Arbeit mit diesem Buch zu erleichtern, verwenden wir


spezielle Symbole:

Mit diesem Symbol mchten wir Sie vor einem mglichen Problem
warnen. Seien Sie besonders achtsam, wenn Sie diese Aufgabe in
Angriff nehmen oder diese Funktion nutzen mchten.

Dieses Symbol leitet ein Beispiel ein. An vielen Stellen werden wir
die im Text besprochenen Themen und Funktionen durch ein Bei-
spiel illustrieren.

13
Einleitung

Dieses Symbol markiert einen Tipp. Hier weisen wir auf eine wich-
tige Information, die Ihnen Ihre Arbeit erleichtern kann, noch einmal
gesondert hin.

Danksagung
Viele Freunde und Kollegen haben mich whrend der Arbeit an die-
sem Buch durch Ratschlge, Informationen und ihre Korrekturen
untersttzt. Bei ihnen allen bedanke ich mich herzlich, sie wissen,
schon, wer gemeint ist.

Besonders wichtig war mir an dieser Stelle die Untersttzung durch


meine Familie. Nicht nur an einigen Abenden, sondern auch an
Wochenenden mussten sie auf vieles verzichten, wenn ich mit mei-
nem Buchprojekt beschftigt war. Ohne ihre Geduld und ihr Ver-
stndnis htte dieses Werk nicht erstellt werden knnen. Deshalb
widme ich das Buch auch unseren Tchtern Jennifer und Laura
Siebert.

Ich freue mich auf Ihr Feedback und weiterfhrende Diskussionen im


Internet. Dafr habe ich ein Blog eingerichtet, wo Sie mich unter
http://Siebert.fico-forum.de direkt erreichen knnen.

Ihr Jrg Siebert

14
Monats-, Quartals- und Jahresabschluss liefern Ihnen einen
Blick in die Vergangenheit eines Unternehmens. Unterneh-
menslenker und externe Stakeholder wollen jedoch mglichst
in Echtzeit Zahlen und Fakten vorliegen haben.

1 Grundlagen

In diesem Kapitel lernen Sie die betriebswirtschaftlichen Grundlagen


im Abschlussprozess und die Stichtagsbetrachtung kennen. Das Ver-
mgen (Aktiva) und das Kapital (Passiva) werden einzeln gegenber-
gestellt, und deren unterschiedliche Bewertung nach HGB bzw. IFRS
wird dargestellt. Danach greife ich die Themen der parallelen Rech-
nungslegung und E-Bilanz auf und ordne sie in diesen Kontext ein.

1.1 Stichtagsbetrachtung
Im Finanz- und Rechnungswesen werden die operativen Vorgnge
eines Unternehmens, wie z. B. Eingangsrechnungen und Zahlungs-
ausgnge, kontinuierlich dokumentiert. Fr eine periodengerechte
Gewinnermittlung findet eine Stichtagsbetrachtung statt. Ein Stichtag
bezeichnet ein Datum, das zur Abgrenzung von Informationen ver-
wendet wird. Die Informationen knnen sowohl intern als auch
extern verffentlicht werden. Normalerweise gilt: Sind Informatio-
nen zu einem Stichtag publiziert, sind die dahinterliegenden Zahlen
unvernderbar.

Nehmen wir als Beispiel eine Versicherungsrechnung, die den Versi- Periodengerechte
Gewinnermittlung
cherungsschutz fr ein komplettes Jahr beinhaltet. Meistens liegt
diese Rechnung in voller Hhe bereits in der ersten Periode des
Geschftsjahres vor. Fr eine periodengerechte Gewinnermittlung
mssen wir eine Aufteilung (Abgrenzung) fr die komplette Zeit des
Versicherungsschutzes (zwlf Monate) vornehmen. Ansonsten wer-
den die Geschftszahlen und deren Aussagekraft aufgrund von Ein-

15
1 Grundlagen

maleffekten verflscht. Fr die Aufbereitung von Geschftszahlen


gibt es fr ein Unternehmen drei unterschiedliche zeitliche Inter-
valle, die relevant sind:

Geschftsjahr
Quartale
Monate

Jeder dieser Zeitrume erfllt seinen ganz speziellen Zweck, den wir
Ihnen in den nchsten Abschnitten nher erlutern.

1.1.1 Geschftsjahr
Beim Geschftsjahr handelt es sich um einen Begriff aus dem Handels-
gesetzbuch (HGB, 242). Es umfasst den Zeitraum, den das Unter-
nehmen in seinem Jahresabschluss zusammenfasst. Das Zahlenwerk
wird in der Regel von einem externen Wirtschaftsprfer testiert und
im elektronischen Bundesanzeiger jedermann ffentlich zugnglich
gemacht. Diese Pflicht geht auf das in Deutschland seit dem
01.01.2007 geltende Gesetz ber elektronische Handelsregister und
Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG)
zurck. Als Frist gelten hier sptestens zwlf Monate nach dem Ab-
schluss des Wirtschaftsjahres (steuerrechtlicher Begriff). Dafr ist die
Geschftsfhrung des jeweiligen Unternehmens verantwortlich. Bei
Nichteinhaltung knnen Ordnungsgelder von mindestens 2.500 EUR
bis 25.000 EUR erhoben werden.

Geschftsjahr und Hufig sind in den Unternehmen Geschfts- und Kalenderjahr gleich-
Kalenderjahr
gesetzt. Vom Kalenderjahr abweichende Geschftsjahre gibt es
jedoch ebenfalls. Insbesondere dann, wenn zum Jahresende hohe
Bestnde vorhanden sind und eine Inventur zeit- und kostenintensiv
wre, ist eine Abweichung vom Kalenderjahr sinnvoll. Fr ein Unter-
nehmen, das saisonale Artikel fr den Wintersport herstellt, ist z. B.
ein verschobenes Geschftsjahr vom 01.07. bis zum 30.06. optimal.

Im SAP-System finden Sie die Konfiguration des Geschftsjahres als


sogenannte Geschftsjahresvariante im Customizing unter dem folgen-
den Menpfad: Finanzwesen (neu) Grundeinstellungen Finanz-
wesen (neu) Geschftsjahr und Buchungsperioden Geschfts-
jahresvariante pflegen. Wie Sie in Abbildung 1.1 sehen, ist dort mit

16
Stichtagsbetrachtung 1.1

K4 eine Variante fr ein Geschftsjahr hinterlegt, das zugleich Kalen-


derjahr ist und vier Sonderperioden enthlt. Diese sogenannten Son-
derperioden 1316 knnen Sie fr spezielle Abschlussbuchungen nut-
zen. Der Vorteil liegt hier darin, dass eine Auswertbarkeit und
Nachvollziehbarkeit gewhrleistet ist z. B. die Periode 13 als Periode
fr Abschlussbuchungen des Fibu-Leiters, die Periode 14, nachdem
der Prfer in Ihrem Haus war etc.

Abbildung 1.1 Definition von Geschftsjahresvarianten

Einmal definiert, knnen diese Geschftsjahresvarianten verschiede- Geschftsjahres-


variante definieren
nen Buchungskreisen zugeordnet werden (siehe Abbildung 1.2).
Dabei kann eine Geschftsjahresvariante auch von mehreren Bu-
chungskreisen verwendet werden.

Abbildung 1.2 Zuordnung der Variante

Wie Sie in Abbildung 1.3 erkennen knnen, spiegeln sich die Perio-
den eines Geschftsjahres auch in der Saldenansicht der Sachkonten
wider. Per Doppelklick knnten Sie an dieser Stelle auf Einzelposten
in einer bestimmten Periode verzweigen. Damit ist eine Transparenz
zum Zeitpunkt der verschiedenen Vorgnge bereits auf dieser Ebene
gegeben.

Grundstzlich besteht die Magabe, dass Ereignisse, die nach einem Interessens-
konflikt nach dem
Bilanzstichtag bekannt werden, nicht mehr in die berlegungen fr
Bilanzstichtag
die Abschlusserstellung einflieen sollten.

17
1 Grundlagen

Abbildung 1.3 Saldenanzeige fr Hauptbuchkonten

Insolvenz eines Grokunden

Ein Unternehmen A ist dabei, zum Bilanzstichtag 31.12. seine Bilanz zu er-
stellen. Dies dauert in der Regel bis Februar/Mrz des Folgejahres. Mitte
Mrz meldet der Grokunde B Insolvenz an. Diese Kenntnis liegt A am
15.03. vor. Im ersten Schritt denkt man direkt daran, die Forderungen, die
zum 31.12. bestanden, auszubuchen. Nach dem HGB ist dies jedoch ver-
boten. Der Tatbestand hat nichts mit der Bilanz zum 31.12. zu tun. Ursache
und Erkenntnis liegen jeweils im Folgejahr. Wenn ein effektiver, zeitnaher
Jahresabschluss bereits im Februar stattfand, tritt dieses Problem gar nicht
erst auf.

Um den potenziellen Interessenkonflikt zwischen Abschlussstichtag


und Erkenntnis bei der Bilanzerstellung zu minimieren, gilt das Ziel
des schnellen Abschlusses, da ansonsten mglicherweise bilanzpoliti-
sche Spielrume entstehen. Im HGB ist dies ebenfalls im Wertaufhel-
lungsprinzip verankert. Das Wertaufhellungsprinzip ist ein Begriff aus
dem Rechnungswesen, der besagt, dass in einem Jahresabschluss
auch diejenigen Risiken und Verluste zu bercksichtigen sind, die bis
zur Aufstellung des Jahresabschlusses bekannt werden. Das Wertauf-

18
Stichtagsbetrachtung 1.1

hellungsprinzip gehrt als eines der Vorsichtsprinzipien zu den


Grundstzen ordnungsmiger Buchfhrung und ist in 252 Abs. 1
Nr. 4 HGB geregelt. Danach sind alle vorhersehbaren Risiken und
Verluste, die bis zum Abschlussstichtag entstanden sind, zu berck-
sichtigen, auch wenn das Bekanntwerden erst zwischen Abschluss-
stichtag und dem Tag der Aufstellung des Jahresabschlusses liegt.

Wertaufhellungsprinzip

Betrachten wir erneut Unternehmen A. Htte es bereits im Dezember An-


zeichen fr eine drohende Insolvenz gegeben, wre eine Rckstellung fr
drohende Verluste zum 31.12. absolut gerechtfertigt.

Die wertbegrndende Tatsache muss vor dem Abschlussstichtag lie- Risiken


bercksichtigen
gen, die wertaufhellende Tatsache kann in der Zeit bis zur Aufstel-
lung des Jahresabschlusses liegen. Mit dieser Regelung sollen die
Wertverhltnisse zum Abschlussstichtag besser dargestellt werden.
Nicht immer sind Geschftsvorflle eindeutig nachvollziehbar ein
schmaler Grat zwischen realistischer Darstellung und Bilanzpolitik.

Genau wie im HGB wird auch im Bereich der International Financial


Reporting Standards (IFRS) unterschieden, ob Ereignisse, die nach
dem Abschlussstichtag eintreten, eine Auswirkung haben:

IAS 10.8 adjusting events after the balance sheet date


IAS 10.20 non-adjusting events

Bei einer Wertaufhellung kommt IAS 10.8 zum Einsatz, ansonsten


IAS 10.20 mit Auswirkungen in den Anhangsangaben (Disclosure).
Egal, welche Rechnungslegungsvorschrift zum Einsatz kommt, ein
schnellstmglicher Abschluss sollte angestrebt werden. Hilfreich
dabei kann es sein, bereits im laufenden Jahr Quartalsabschlsse zu
erstellen. So muss man nicht in einem Schritt nicht ein gesamtes Jahr
in einem Abschluss verarbeiten.

1.1.2 Quartale
Eine Verffentlichung der Geschftszahlen in Quartalsberichten lsst Rechenschafts-
berichte des
sich historisch betrachtet einige hundert Jahre in die Vergangenheit
15. Jahrhunderts
zurckfhren. Bereits im 15. Jahrhundert wurden im Bergbau
Rechenschaftsberichte zu den vier Jahreszeiten Frhling, Sommer,
Herbst und Winter verlangt. Dabei handelte es sich natrlich nicht

19
1 Grundlagen

um ein so detailliertes Zahlenwerk, wie wir es heute kennen, den-


noch wollten die Anteilseigner einer Mine kontinuierlich mit Infor-
mationen zu Einnahmen und Ausgaben versorgt werden. So konnte
bei einem Versagen des Bergverwalters rechtzeitig eingegriffen wer-
den. Dieses Kontrollprinzip hat sich auch in der Neuzeit fortgesetzt.
Aktiengesellschaften (AG) fgen sich i. d. R diesen Publikationsanfor-
derungen. Fr eine Aufnahme in den Deutschen Aktienindex (DAX)
ist die Vorlage von Quartalsberichten sogar zwingend erforderlich.

Einfluss auf das Die Schattenseite der Quartalsberichte ist eine mglicherweise ex-
operative Geschft
trem kurzfristig orientierte Handlungsweise der Geschftsfhrung,
auch als Bilanzpolitik bzw. Window Dressing bekannt. Damit ist in die-
sem Kontext nicht eine Schaufensterdekoration gemeint, sondern
geschftliche Manahmen, um kurz vor dem Abschlussstichtag die
optische Gestaltung der Bilanz zu verbessern.

Man kann z. B. mangelnde Liquiditt dadurch verschleiern, dass


Vermgensgegenstnde eines Unternehmens kurz vor dem Stich-
tag verkauft werden mit der Verpflichtung, diese wieder zurck-
zukaufen bzw. zu mieten.
Eine andere Manahme knnte sein, Erlse nach oben zu korrigie-
ren, weil fr das Folgequartal geschlossene Vertrge mithilfe zu-
stzlicher Rabatte und Zahlungsziele um ein Quartal nach vorne
gezogen werden.

Diese Beispiele bedeuten nicht, dass jedes Unternehmen, das an der


Brse gelistet ist und Quartalszahlen verffentlicht, so handelt. Es soll
lediglich verdeutlicht werden, dass die Kontrollzwecke der Quartals-
bilanzen kurzfristiges Handeln motivieren knnen. Die Verffentli-
chung von Quartalszahlen und mglicherweise Enttuschung der
Anteilseigner kann sehr wohl mittel- und langfristig fr ein Unter-
nehmen sinnvoll sein etwa wenn die Kosten fr ein Forschungspro-
jekt in den Quartalen 1 und 2 sehr hoch sind und ab dem Quartal 4
ein neues fertiges Produkt langsam beginnt, zustzliche Umstze zu
generieren. Ein prominentes Beispiel aus der Vergangenheit, das auf
Quartalsberichte vehement verzichtete, war die Porsche AG. Obwohl
die Firma ansonsten alle Kriterien fr eine Aufnahme in den Leit-
index DAX erfllte, fhrte die Weigerung zur Verffentlichung von
Quartalsberichten dazu, dass die Aktie nicht in den DAX aufgenom-
men werden konnte.

20
Stichtagsbetrachtung 1.1

1.1.3 Monate
Neben Quartalsabschlssen gibt es auch krzere Zeitrume fr einen
Abschluss. Insbesondere durch die zunehmende Notwendigkeit,
Abschlsse schneller zu erstellen (Fast Close), ist der einzelne Monat
in den Blickpunkt gerckt. Dabei handelt es sich nicht um externe
Zahlen, die zu erstellen sind, sondern vielmehr um eine interne Vor-
bereitung des Quartals- und Jahresabschlusses. Findet z. B. in einem
Unternehmen ein Abschluss auf Monatsebene statt, dann sind zum
Ende des Quartals schon 2/3 fr den Quartalsabschluss fertig.
Betrachtet man das Gesamtjahr, stehen im Dezember bereits 11/12
des Zahlenwerks zur Verfgung. Entsprechend knnen Quartals- und
Jahresabschlsse beschleunigt finalisiert werden. Auch fr das
Management eines Unternehmens hat diese Vorgehensweise viele
Vorteile, stehen doch fr eine periodengerechte Gewinnermittlung
jeden Monat aussagekrftige Zahlen zur Steuerung eines Unterneh-
mens zur Verfgung.

Um eine periodengerechte Erfassung der Buchungsvorgnge und Unterjhriger


Abschluss
damit Belege zu gewhrleisten, bedarf es auch eines sicheren techni-
schen Verfahrens. Das SAP-System untersttzt Sie an dieser Stelle mit
einer zentralen Tabelle, mit der Sie Buchungsperioden ffnen und
schlieen knnen. Aus der Anwendung heraus finden Sie diese lau-
fende Einstellung unter Finanzwesen Hauptbuch Umfeld Lau-
fende Einstellung Buchungsperioden ffnen und schlieen.
Durch das Schlieen knnen Sie gewhrleisten, dass einmal verf-
fentlichte Monatsergebnisse nicht mehr durch Buchungen verndert
werden. Abbildung 1.4 zeigt dabei die mglichen Steuerungsalterna-
tiven fr die einzelnen Bereiche des Rechnungswesens.

Abbildung 1.4 Buchungsperioden ffnen und schlieen

21
1 Grundlagen

Auch an dieser Stelle greift wieder das SAP-Variantenkonzept. Hin-


ter der Variante 1000 knnten hunderte von Buchungskreisen zuge-
ordnet sein, die mittels eines zentralen Eintrags in dieser Tabelle
ausschlielich in den Perioden 4 und 5 des Jahres 2013 buchen dr-
fen. Ausgewhlte Personen, die der Berechtigungsgruppe BG01 an-
gehren, ist es zustzlich erlaubt, noch Abschlussbuchungen in der
Periode 16 im Jahr 2012 durchzufhren. Auf eine Unterscheidung
der Kontenarten wurde in diesem Beispiel verzichtet, in der Praxis
knnen Sie diese jedoch getrennt nach den folgenden Bereichen vor-
nehmen:

Krzel Kontenart
+ gltig fr alle Kontoarten
A Anlagen
C CO-PA: Ergebnisrechnung
D Debitoren
G Special Ledger
K Kreditoren
M Material
S Sachkonten
V Vertragskonten

Tabelle 1.1 Kontenarten

Vorgehensweise In der betrieblichen Praxis wird man zunchst die Nebenbcher wie
Kreditoren und Debitoren fr einen Monat schlieen. Danach folgen
gewisse Sachkontenbereiche, die Sie mittels Konto von/bis ebenfalls
unterscheiden knnen. Die Tabelle zur Periodensteuerung ist eine
zentrale Einstellung, die bei jedem Buchungsvorgang auch geprft
wird. Sie erkennen das in Abbildung 1.5. Dort wird ber einen Sach-
kontenbeleg ein Buchungsdatum angesprochen, aus dem von der
zum Buchungskreis hinterlegten Geschftsjahresvariante eine Peri-
ode abgeleitet wird, die nicht als offen gekennzeichnet ist.

Als Resultat ist der Buchungsvorgang nicht mglich und wird vom
SAP-System mit einer Fehlermeldung abgelehnt. Natrlich knnen
Sie diese Steuerungsmglichkeit nicht nur fr HGB, sondern auch fr
Abschlsse gem IFRS oder US-GAAP verwenden. Das bringt uns
zu einem weiteren Thema, der parallelen Rechnungslegung im SAP-
System.

22
Parallele Rechnungslegung 1.2

Abbildung 1.5 Buchung in eine geschlossene Periode

1.2 Parallele Rechnungslegung


Neben dem HGB-Wertansatz sind US-GAAP bzw. International
Financial Reporting Standards (IFRS) in international agierenden
Unternehmen verbreitet. Deshalb ist eine parallele Abbildung ver-
schiedener Abschlsse eine bekannte Fragestellung fr SAP-Kunden.
Als weitere Dimension fr eine parallele Rechnungslegung kommt
durch die E-Bilanz (siehe auch Abschnitt 1.3) nun der steuerliche
Wertansatz hinzu.

1.2.1 Abbildung ber parallele Konten


Bei den meisten Unternehmen ist ein Kontenplan mit fnf- oder Kontenschichtung
fr unterschied-
sechsstelliger Kontonummer im Einsatz. Da die SAP-Kontonummer
liche Wertanstze
aber bis zu zehn Stellen umfasst, ist eine Erweiterung leicht mglich.
Wir unterteilen die Konten in mehrere Kategorien. Bei den gemein-
samen Konten gibt es keine Bewertungsunterschiede, dazu zhlen
Forderungen, Verbindlichkeiten, Bankkonten und viele Aufwands-
konten wie z. B. Stromkosten. Gibt es Bewertungsunterschiede, legen
wir jeweils eigene HGB und eigene Steuerkonten an. In der Praxis
werden Prfixe vor die jeweiligen Konten gestellt:

0 fr gemeinsame Konten
1 fr HGB-Konten
2 fr Steuerkonten

23
1 Grundlagen

Fr eine HGB-Bilanz werden die Kontenklasse 0, gemeinsame Kon-


ten, und die Kontenklasse 1, HGB-Konten, bei einer Auswertung
innerhalb einer Bilanz- und GuV-Struktur gemeinsam dargestellt.
Alle brigen Konten ergeben zusammen Saldo 0. Seit SAP ERP gibt es
mit dem neuen Hauptbuch einen weiteren Speicherort und damit
eine weitere Mglichkeit, parallele Wertanstze sinnvoll abzubilden.

1.2.2 Abbildung ber das neue Hauptbuch


Kontierungsmerk- Die Idee ist hier, einen einheitlichen Kontenplan zu verwenden und
mal Ledgergruppe
eine Differenzierung der Wertanstze mithilfe von Bchern
(Ledgern) im Hauptbuch zu erreichen. Damit bleibt der Kontenplan
schlank und bersichtlich. Das neue Feld Ledgergruppe im Beleg-
kopf entscheidet, welches Buch bei Buchungen gefllt wird. Ist die-
ses leer, weil es sich um eine gemeinsame Buchung ohne Bewer-
tungsunterschiede handelt, werden alle Ledger fortgeschrieben. Fr
spezielle Buchungen, wie z. B. Rckstellungen, muss angegeben wer-
den, welches der Ledger gefllt werden soll. Bei der Wertermittlung
aus der Nebenbuchhaltung werden unterschiedliche Wertanstze
pro Bewertungsbereich bzw. Rechnungslegungsvorschrift ermittelt
und in die jeweils zugeordnete Ledgergruppe des neuen Hauptbuchs
bertragen.

Zusammenfassend knnen wir also festhalten, dass es bei der Abbil-


dung der parallelen Rechnungslegung darauf ankommt, sich im ers-
ten Schritt klarzumachen, wo es Bewertungsunterschiede gibt. Der
Speicherort muss dann in einem zweiten Schritt evaluiert werden.
Als Speicherort fr eine parallele Rechnungslegung kommen sowohl
Konten als auch Ledger in Betracht. Beide Alternativen sind als gleich-
wertige Lsungen zu sehen. Wer bereits heute mit einer parallelen
Rechnungslegung mit der Kontentechnik begonnen hat oder bereits
live ist, kann dennoch vom neuen Hauptbuch und den Mglichkeiten
der Segmentberichterstattung profitieren.

1.3 E-Bilanz
Steuerliche Seitdem im Jahr 2008 das Bilanzrechtsmodernisierungsgesetz (Bil-
Wertanstze im
MoG) erlassen wurde, gehen die Wertanstze von handels- und steu-
Rechnungswesen
errechtlichem Jahresabschluss strker auseinander. Das betrifft vor

24
E-Bilanz 1.3

allem die Anlagenbuchhaltung mit unterschiedlichen Nutzungsdau-


ern und Abschreibungsschlsseln. Aber auch der Bereich der Rck-
stellungen ist mit unterschiedlichen Abzinsungsprozentstzen und
Ansatzvorschriften betroffen. Das, was die Buchhaltung, die Steuer-
abteilung oder der Steuerberater vor dem BilMoG geleistet haben, ist
heute aufgrund der unterschiedlichen Bewertungen noch komplexer
geworden.

Mit der E-Bilanz hat sich der deutsche Staat im Jahr 2010 entschlos- Weniger
Brokratie
sen, steuerrechtliche Informationen in strukturierter Form zu sam-
meln. Dazu wurde im Rahmen des Steuerbrokratieabbaugesetzes
(SteubaG) die E-Bilanz ins Leben gerufen. Dabei handelt es sich genau
genommen um eine elektronische Anlage zur Steuererklrung. So soll
die Brokratie in den Finanzmtern verringert werden, indem in
Zukunft ausschlielich elektronische Unterlagen akzeptiert werden.
Dadurch werden Fehlerquellen, die ansonsten durch manuelles
Abtippen entstehen knnten, vermieden. Eine elektronisch identi-
sche Strukturierung des Meldewesens ermglicht es auch, Unterneh-
men gleicher Branchen untereinander zu vergleichen und bei auffl-
ligen Abweichungen zielgerichtet Betriebsprfungen steuern zu
knnen. Der 5b Einkommensteuergesetz (EStG) ist die rechtliche
Grundlage fr das neue und erweiterte steuerliche Meldewesen.

In der Vergangenheit haben die verschiedenen Interessenvertreter


dem Gesetzgeber immer wieder vorgeworfen, nderungen an Geset-
zen schlecht abschtzen zu knnen. Teilweise wurden Horrorszena-
rien skizziert, um die Anhebung von Steuern oder die Abschaffung
von Subventionen zu verhindern. Die neu gewonnene Transparenz
der zentral gespeicherten und einheitlich strukturierten elektroni-
schen Steuerbilanzen kann ebenfalls dazu genutzt werden, um bereits
vor einem Gesetzesentwurf eine Simulation von Gesetzesnderungen
durchzufhren. Soweit zu den Vorteilen, die dieses Verfahren fr den
Staat hat. Fr die Unternehmen bedeutet ein neues Meldeverfahren
zunchst zustzlichen Aufwand.

Ausgehend von der betrieblichen Praxis, kann man sagen, dass bis- Vorteile von SAP
lang nur selten SAP-Software zur Erstellung einer Steuerbilanz zum
Einsatz kommt, wenn eine eigene Steuerabteilung in den Unterneh-
men existiert oder ein externer Steuerberater die Anforderungen
abdeckt. Oft sind es hier Speziallsungen, die auch ein erweitertes

25
1 Grundlagen

steuerliches Meldewesen wie z. B. Krperschafts- und Gewerbesteu-


ermeldungen beinhalten. Dieser Zustand ist jedoch dabei, sich zu ver-
ndern: Laut einer Umfrage von www.FICO-Forum.de aus dem Jahr
2012 decken etwa 20 % die Anforderungen der E-Bilanz mithilfe
eines Steuerberaters ab. 30 % setzen auf Drittlsungen, und etwa
50 % bauen auf eine SAP-Lsung. Mit dem SAP-System steht Ihnen
bereits heute eine solide Buchhaltungssoftware fr die doppelte
Buchfhrung zur Verfgung. Auf diese Weise knnen Sie in einem
eigenen getrennten Bereich Steuerbilanzwerte buchen, auswerten
und an die Steuerbehrden bermitteln. Zunchst gilt es, die zentrale
Frage zu beantworten, wer aus dem Fachbereich Rechnungswesen
dafr verantwortlich ist.

Erledigt die Buchhaltung steuerliche Wertanstze mit, weil es im


Unternehmen auch nach BilMoG davon nur wenige gibt?
Gibt es dafr im Unternehmen eine eigene Steuerabteilung, die
aufgrund der Anzahl und Komplexitt steuerrechtlicher Fragen
notwendig ist?
Oder wird dieser Prozessschritt komplett an einen externen Steu-
erberater ausgelagert?

Erst an zweiter Stelle stellt sich die Frage, wie die Steuerbilanz erstellt
wird:

Werden die steuerlichen Werte von ausgewhlten Bilanzpositio-


nen mithilfe von Excel errechnet?
Kommt eine eigene Steuerbuchhaltungssoftware wie z. B. DATEV
ergnzend zum Einsatz?
Wird daran gedacht, die SAP-Buchhaltung um einen Bereich fr
steuerrechtliche Wertanstze zu erweitern?

Das Thema parallele Rechnungslegung ist dann von Interesse, wenn


der Fachbereich Rechnungswesen auch fr steuerliche Wertanstze
verantwortlich ist und eine Abbildung innerhalb des SAP-Systems
erwnscht ist. In allen anderen mglichen Fllen erfolgt eine Berech-
nung bzw. Meldung auerhalb der SAP-Software.

26
Fazit 1.4

1.4 Fazit
Der Quartals- und der Monatsabschluss rcken bei den Unternehmen
zunehmend in den Fokus. Auf Basis dieser Zahlen wird das Unterneh-
men intern gesteuert und in Richtung externe Stakeholder wie Ban-
ken bzw. Anteilseigner kommuniziert. Auch wenn mit der parallelen
Rechnungslegung mittels IFRS oder Steuerrecht neue zustzliche
Wertanstze abgedeckt werden mssen, mehr Zeit oder Personal
wird in den Buchhaltungsabteilungen deshalb nicht zur Verfgung
stehen. Zum Beispiel ist es problemlos mglich, den Wertansatz fr
ein Wirtschaftsgut gem HGB, IFRS und Steuerrecht manuell zu
bestimmen. Wenn das aber auf eine Vielzahl (Masse) von Fllen
zutrifft, kommt die Buchhaltung schnell an zeitliche Grenzen. Viel
wichtiger hingegen ist es, die Buchhaltung mglichst maschinell bei
Massensachverhalten von vorhandenen SAP-Systemen zu unterstt-
zen. Welche Mglichkeiten es dazu gibt, beschreibe ich in den folgen-
den Kapiteln.

27
Die effiziente und qualitativ hochwertige Durchfhrung des
Abschlusses ist in hohem Mae abhngig von einer guten Orga-
nisation der Aufgaben.

2 Organisatorische Aktivitten
im Abschluss

In diesem Kapitel lernen Sie die verschiedenen Aktivitten im Rech-


nungswesen whrend eines Monats-, Quartals- oder Jahresabschlus-
ses genauer kennen. Wir erlutern Ihnen anhand technischer und be-
triebswirtschaftlicher Beispiele, wie Sie periodengerechte Buchungen
absichern knnen. Auerdem erfahren Sie, wie Sie verschiedene not-
wendige Umbuchungen vornehmen knnen. Das SAP-System unter-
sttzt Sie beim WE/RE-Konto, bei kreditorischen Debitoren bzw.
debitorischen Kreditoren, einer Rasterung nach Laufzeiten etc. Abge-
schlossen wird das Kapitel mit dem betrieblichen Meldewesen, tech-
nischen Abstimmungen und dem Saldovortrag ins neue Geschfts-
jahr.

Dieses Kapitel soll Ihnen einen berblick ber die notwendigen orga-
nisatorischen Aufgaben bei einem Abschluss geben. Wichtige Aufga-
ben wie z. B. die Abschlussarbeiten in der Anlagenbuchhaltung, oder
die Rckstellungen werden in den folgenden Kapiteln ausfhrlicher
beschrieben. Der Abschlussprozess setzt sich aus vielen einzelnen
Aktivitten zusammen, die jeweils aufeinander aufbauen. In diesem
Kapitel lernen Sie eine Reihe von Aktivitten kennen, die sowohl
betriebswirtschaftlich als auch technisch geprgt sein knnen.

2.1 Periodengerechte Buchungen


Fr eine periodengerechte Gewinnermittlung mssen alle Buchungs-
vorgnge der richtigen Buchungsperiode zugeordnet werden. Das
Belegdatum bzw. ein Leistungsdatum auf dem Originaldokument
dient als Indikator dafr, in welche Buchungsperiode der einzelne

29
2 Organisatorische Aktivitten im Abschluss

Sachverhalt kontiert werden muss. Alle Belege, die eine alte Periode
betreffen, aber noch nicht erfasst worden sind, mssen gebucht
werden.

Eingangs- Bei ausgehenden Rechnungen an Kunden steuern Sie als Unterneh-


rechnungen
men dies selbst, auch bei Kontoauszgen kann ein tagesaktueller
Abruf und damit die Buchung einfach vorgenommen werden. Was
den Periodenabschluss zumeist schwieriger gestaltet, sind Eingangs-
rechnungen der Lieferanten. Hier bedarf es eines firmeninternen
Regelwerks, wann welche Rechnungen noch zu bercksichtigen sind.
Um eine mglichst schnelle Bezahlung erhalten zu knnen, werden
Lieferanten normalerweise die Rechnungen zeitnah stellen. Dies gilt
vermutlich fr 90 Prozent der fr den Jahresabschluss relevanten
Rechnungen. Wir zeigen Ihnen jetzt einige Sonderflle anhand von
Beispielen. In unserem Fall handelt es sich um ein Unternehmen mit
einem Geschftsjahr, das dem Kalenderjahr entspricht. Fnf Arbeits-
tage nach dem Jahreswechsel soll die Kreditorenbuchhaltung abge-
schlossen sein. Dabei gibt es die folgenden Interessenkonflikte:

Spte Rechnungsstellung vom Lieferanten


Abhngigkeit von Einige Eingangsrechnungen treffen postalisch erst nach dem Ab-
der Umsatzsteuer-
schluss der Kreditorenbuchhaltung ein. Dort sind Leistungen noch
voranmeldung
fr das alte Geschftsjahr aufgefhrt. Technisch ist es mglich, die
Buchungsperioden erneut zu ffnen und die Belege in das alte Jahr
zu buchen. Dann muss allerdings die Umsatzsteuerjahresmeldung
korrigiert werden, bereits abgestimmte Konten mssen erneut abge-
stimmt werden, bisher ausgedruckte Saldenbesttigungen mssen
neu erzeugt werden, Abgrenzungsbuchungen mssen im Wert ver-
mindert werden etc. Diese Folgeaktivitten und zustzliche unntze
Arbeit sollten Sie sich ersparen. Sie sollten festlegen, dass Eingangs-
rechnungen mit einem Posteingangsstempel, der nach dem Ab-
schlussstichtag liegt, im neuen Geschftsjahr gebucht werden ms-
sen fertig.

Spte Kenntnis der Kreditorenbuchhaltung


Leistung und Gerade in dezentral organisierten Unternehmen kann es viele Tage
Posteingang im
dauern, bis ein Schriftstck den richtigen Empfnger findet. So schi-
Vorjahr
cken manche Lieferanten versehentlich die Rechnungen an den Ein-
kufer. Vergisst dieser den Posteingang in seiner Papierablage oder

30
Periodengerechte Buchungen 2.1

dauert es aufgrund der Urlaubstage des Einkufers sehr lange, bis


eine Weiterleitung in Richtung Buchhaltung erfolgen kann, liegt ein
Rechnungseingang im alten Geschftsjahr fr eine Leistung im alten
Geschftsjahr vor. Ist der Vorgang mit einem Posteingangsstempel
dokumentiert und hat das Unternehmen davon Kenntnis gehabt,
muss die Verbindlichkeit im alten Jahr gebucht werden. Die
Buchungsperioden werden im SAP-System erneut geffnet, und alle
Folgeaktivitten beginnen von vorne. Hier ist es am besten, wenn Sie
einen zentralen Posteingang fr Eingangsrechnungen haben, eventu-
ell bei einem externen Dienstleister, der Belege scannt und diese
direkt ins SAP-System berfhrt. Eine Verarbeitungspause mssen
Sie einige Tage vor dem Buchungsstopp in der Kreditorenbuchhal-
tung einplanen. Belege, die nach diesem Zeitpunkt eintreffen, geh-
ren dann zum neuen Geschftsjahr. Sollten einige Lieferanten immer
noch Rechnungen direkt an Abteilungen und nicht an den zentralen
Posteingang fr Eingangsrechnungen senden, sollten Sie sie noch-
mals telefonisch auf die genderte Anschrift fr Rechnungen hinwei-
sen. Zum Jahresabschluss hingegen ist es aus meiner Sicht legitim,
falsch adressierte Lieferantenrechnungen zurckzusenden, wenn
dies das Geschftsverhltnis nicht zu stark negativ beeinflusst.

Neben diesen zwei betriebswirtschaftlichen Sachverhalten knnen


technische Probleme ebenfalls periodengerechte Buchungen verhin-
dern z. B. wenn Buchungen aus anderen Systemen nicht korrekt ins
Hauptbuch bertragen wurden (z. B. bei Schnittstellenproblemen).
Auch hier knnen mehrere Sachverhalte unterschieden werden:

Batch-Input-Mappen
Diese Buchungstechnik ist zwar bereits in die Jahre gekommen, Fehlerhafte
Mappen
jedoch in der Praxis bei vielen SAP-Kunden etabliert und verbreitet.
Fremdsysteme liefern Daten ber eine Schnittstelle und buchen diese
ber eine Batch-Input-Mappe ins SAP-System. Sie knnen mit der
Transaktion SM35 sehr leicht kontrollieren, ob es dort fehlerhaft ver-
arbeitete Daten gibt. Abbildung 2.1 zeigt die Registerkarte Fehler-
haft, auf der die Namen und weitere Hinweise zum fehlerhaften Vor-
gang fr alle fehlerhaften Mappen aufgefhrt sind. Sollten dort
Buchungsvorgnge fr die zu schlieende Periode vorhanden sein,
muss die Mappe entweder manuell abgearbeitet oder nochmals
maschinell eingespielt werden.

31
2 Organisatorische Aktivitten im Abschluss

Abbildung 2.1 Fehlerbersicht fr die Batch-Input-Mappen

IDoc-Kommunikation
Beim IDoc (Intermediate Document) handelt es sich um ein SAP-Stan-
dardformat zum Versand von Nachrichten fr Stamm- und Bewe-
gungsdaten. Insbesondere wenn mehrere SAP-Systeme miteinander
verbunden sind, kommt dieses Format in der Praxis zum Einsatz,
etwa wenn eine SAP-Kundenverwaltung fr Telekommunikationsun-
ternehmen oder Energieversorger (FI-CA, Contract Accounting) mit
einer Hauptbuchhaltung gekoppelt wird. Hier knnen die offenen
Posten periodisch per IDoc vom Kundennebenbuch ins Hauptbuch
bertragen werden. Diese Technik lsst sich dann mit der Transak-
tion WE10 berwachen. Die in Abbildung 2.2 dargestellte IDoc-
Suche ermglicht es, nach fehlerhaften bertragungen zu filtern.
Hierfr kann beispielsweise der IDOC-Status verwendet werden.

Abbildung 2.2 IDoc-Suche

32
Periodengerechte Buchungen 2.1

Fehlerhafte bertragungen knnen auftreten, wenn z. B. eine Kosten- Fehlerhafte


bertragung
stelle oder ein Profit-Center flschlicherweise im Zielsystem nicht
vorhanden ist. In diesem Fall verhindert das eine erfolgreiche IDoc-
Verarbeitung und damit die Buchung im Hauptbuch.

Abgebrochene Verbuchungsauftrge
Die SAP-Buchhaltung bucht Auftrge in Echtzeit. Technisch betrach-
tet, werden die Eingabedaten vor der Buchung geprft und an eine
Warteschlange (Queue) gesendet. Auch hier werden nochmals Pr-
fungen ausgefhrt, bis die eigentliche Fortschreibung in der Daten-
bank erfolgen kann. Der SAP-Anwender bekommt in 99,9 % der Flle
davon nichts mit. In der Regel geht der Beleg fehlerfrei durch und
verndert die Einzelposten und den Saldo eines Kontos. Jeder ein-
zelne nicht verarbeitete Fall hat jedoch einen unverarbeiteten Sach-
verhalt und damit Beleg zur Folge. Zum Beispiel knnte es vorkom-
men, dass im Bruchteil einer Sekunde ein Sachbearbeiter die
Buchungsperiode schlieen mchte, whrend gleichzeitig ein Beleg
gespeichert/gebucht werden soll. Es kann aber auch zu technischen
Problemen kommen, wenn gleichzeitig mit einer Buchung gerade ein
neuer Transportauftrag ins Produktivsystem eingespielt wird. Die
Prfung im Vordergrund wird ohne Fehler beendet, und aufgrund
der neuen Konfiguration luft die zeitlich leicht verzgerte Hinter-
grundprfung auf einen Fehler. Hier ist der IT-Administrator gefragt,
die sogenannte Verbuchung regelmig zu berprfen. Der Report
RFVBER00 untersttzt ihn dabei. Geben Sie die Daten von und bis ein
und aktivieren Sie die Option Nur abgebr. V1-Verbindungen.

Abbildung 2.3 Abgebrochene Verbuchungen anzeigen

33
2 Organisatorische Aktivitten im Abschluss

Verbuchungs- Im einfachsten Fall muss der Beleg aus der Verbuchungswarte-


warteschlage
schlange einfach nochmals gestartet werden. Sofern im Unterneh-
men ein Internes Kontrollsystem (IKS) vorhanden ist, sollte dieser
Aspekt dort sinnvollerweise mit aufgenommen werden. Mit der
Transaktion SM13 knnen Sie die Administration des Verbuchungs-
systems aufrufen (siehe Abbildung 2.4). In diesem Fall ist die Verbu-
chung aktiv. ber das Icon knnen alle im SAP-
System aufgetretenen Abbrche angezeigt werden.

Abbildung 2.4 bersicht der Verbuchungsauftrge erstellen

Abgebrochene Im Beispiel aus Abbildung 2.5 werden die Abbrche fr den Benutzer
Transaktion
CHRISTIAN am 03.09.2013 angezeigt. Er konnte mit der Transaktion
ME21N keine Bestellung anlegen. Eventuell ist es ausreichend, mit
dem Icon die Daten nochmals vom System prfen und
anschlieend fortschreiben zu lassen. Da es sich in diesen Fllen um
M-Transaktionen aus der Logistik handelt, sollte ein negativer Ein-
fluss auf den Periodenabschluss in der Finanzbuchhaltung auszu-
schlieen sein.

Sind alle fr den Abschlussprozess relevanten technischen Verbu-


chungsabbrche berprft, knnen wir uns der betrieblich beding-
ten Nichtbuchung von Geschftsvorfllen widmen.

34
Periodengerechte Buchungen 2.1

Abbildung 2.5 Verbuchungsabbrche

Vorerfasste Belege
Im Rahmen einer Arbeitsteilung werden vorerfasste Belege im SAP-
System verwendet. Ein SAP-Benutzer darf normalerweise Belegdaten
erfassen, jedoch nicht buchen. Ein zweiter Kollege zumeist aus der
Buchhaltung kontrolliert und vervollstndigt den Beleg und bucht
diesen dann im SAP-System ein. Dabei kommen die Transaktionen
FV60 (Rechnung vorerfassen) und FBV0 (Vorerfassten Beleg buchen)
zum Einsatz. Bei der ersten Transaktion werden auf Basis von Rech-
nungsbelegen Belegdaten erfasst, die zu diesem Zeitpunkt noch nicht
den Grundstzen ordnungsgemer Buchfhrung unterliegen und
damit auch noch nicht in den Periodenabschluss mit eingehen. hn-
lich wie bei der Batch-Input-Mappe befinden sich die Daten in einem
eigenen Arbeitsbereich mit unvollstndiger Verarbeitung. Die zweite
Transaktion FV60 bietet mit dem Icon eine bersicht ber
alle im SAP-System vorhandenen vorerfassten Belege. In Abbildung
2.6 sehen Sie eine Selektionsmaske fr eine Liste dieser Belege.
Zumeist sind zeitliche Abgrenzungen des Buchungsdatums oder auch
die Einschrnkung auf bestimmte Erfasser an dieser Stelle sinnvoll.

Im Anschluss sehen Sie eine Statusbersicht (siehe Abbildung 2.7). Statusbersicht


und Massenver-
Einige der vorerfassten Belege sind hier in der ersten Spalte mit
arbeitung
einem Schlosssymbol gekennzeichnet. Dies sind gesperrte Belege, die
zunchst von einem Mitarbeiter freigegeben werden mssen. Alle
brigen knnten mit der (Strg)-Taste markiert und ber das Icon
in einer Massenverarbeitung gebucht werden.
Betriebswirtschaftlich muss an dieser Stelle geklrt werden, zu wel-
cher Periode der Geschftsvorgang gehrt und ob eine Buchung sinn-
voll ist.

35
2 Organisatorische Aktivitten im Abschluss

Abbildung 2.6 Liste vorerfasster Belege

Abbildung 2.7 Statusbersicht

Preis- und Per Doppelklick auf einen vorerfassten Beleg gelangen Sie in die
Mengen-
Detaildaten eines Einzelbelegs, die in Abbildung 2.8 dargestellt sind.
abweichungen
Dieser Vorgang in der Rechnungsprfung muss berprft, vervoll-
stndigt und periodengerecht gebucht werden. Liegt eine Bestellung
vor und ist die Ware bereits geliefert worden, ist es unstrittig, dass in

36
Periodengerechte Buchungen 2.1

der Bilanz eine Verbindlichkeit auf Basis des Rechnungsdokuments


abgebildet werden muss. Sehr wohl strittig kann bei einer Mengen-
und Preisabweichung jedoch die Hhe der Summe sein. Auch kann
bei schlechter Qualitt der gelieferten Ware bezweifelt werden, ob
der Lieferant den Betrag vollstndig berwiesen bekommt. Fr diese
Folgeaktivitten sollten Sie dann mit Zahlsperren arbeiten. Auf kei-
nen Fall darf es passieren, dass diese operative Ttigkeit der Kredito-
ren die zeitgerechte Erstellung des Periodenabschlusses verhindert.

Abbildung 2.8 Vollstndig erfassen, prfen und buchen

Ist eine Rechnung z. B. mehrfach zugegangen und dieser Sachverhalt Beleg lschen
mit zwei vorerfassten Belegen dokumentiert, ist es ber die Men-
leiste mglich, einen vorerfassten Beleg zu lschen (siehe Abbildung
2.9). Hier ist es von Vorteil, noch nicht den Grundstzen der ord-
nungsgemen Buchfhrung (GoB) zu unterliegen. Im Gegensatz zu
vorerfassten Belegen knnten gebuchte Belege nmlich nur storniert
und nicht gelscht werden. Das hat zumeist eine Verlngerung der
Einzelpostenliste und des Saldos des Kontos zur Folge.

Lschen Sie einen vorerfassten Beleg, wird dieser nicht vollstndig GoB, Grundsatz
der Vollstndigkeit
aus der SAP-Datenbank entfernt. Die Belegkopfdaten bleiben erhal-
ten, und dort wird der Vorgang im Feld Belegstatus vermerkt (siehe
Abbildung 2.10). Damit ist ebenfalls festgelegt, dass die bereits intern
vergebene Belegnummer nicht noch einmal vergeben werden kann.

37
2 Organisatorische Aktivitten im Abschluss

Abbildung 2.9 Vorerfassten Beleg lschen

Abbildung 2.10 Tabelle BKPF

38
Periodengerechte Buchungen 2.1

Das ist konform mit den deutschen GoB, in denen der Grundsatz der
Vollstndigkeit und Richtigkeit gebietet, dass alle Geschftsflle
lckenlos erfasst und verbucht werden. Sofern alle Geschftsvor-
gnge sich in der Buchhaltung wiederfinden, wren in Deutschland
auch Lcken in der Belegnummernvergabe zu tolerieren, auch wenn
das vonseiten des Prfers immer zu Rckfragen fhrt. Einer dieser
dokumentierten Grnde basiert auf gelschten vorerfassten Belegen.

Damit gelschte vorerfasste Belege nicht nur fr die IT, sondern auch Belegkopf-
informationen
fr den SAP-Benutzer im Fachbereich transparent werden, ist das
bleiben erhalten
ber die Transaktion FB03 (Beleg anzeigen) darstellbar. Die in der
Tabelle BKPF noch vorhandenen Informationen knnen auf diese
Weise dem Wirtschaftsprfer schnell und einfach erklrt werden
(siehe Abbildung 2.11).

Abbildung 2.11 Beleg anzeigen

Anders als in Deutschland sind in den folgenden Lndern Lcken in Verbotene


Belegnummern-
der Belegnummernvergabe in der Buchhaltung streng verboten:
Lcken
Italien
Luxemburg
Belgien

39
2 Organisatorische Aktivitten im Abschluss

Taiwan
Singapur
Schweden

Per Definition darf es dort nicht mglich sein, vorerfasste Belege zu


lschen. Wenn es, wie z. B. in Italien, auch noch die Notwendigkeit
von Tagesabschlssen gibt, sollte man in diesen Lndern auf die SAP-
Standardfunktion der Vorerfassung am besten komplett verzichten.
Lcken in der Belegerfassung sind dann zumindest aufgrund der
betrieblichen Arbeitsteilung bei der Belegvorerfassung nicht mehr
mglich. Sie knnen mit dem SAP-Report RFBNUM00N auf Lcken
in der Belegerfassung prfen (siehe Abbildung 2.12).

Abbildung 2.12 Selektionsbild des Reports RFBNUM00N

Transparente Die Ergebnisliste in Abbildung 2.13 zeigt beim selektieren Buchungs-


Auswertung
kreis und Belegnummernintervall keine Lcken bei der Belegnum-
mernvergabe. In frheren Versionen hatte der Bericht an dieser Stelle
gelschte vorerfasste Belege mit aufgefhrt. In der aktuellen SAP-Ver-
sion knnen die Belege, wie bereits erlutert, mit der Transaktion
FB03 auch dem SAP-Benutzer angezeigt werden. Damit werden in
diesem Bericht nur noch technisch bedingte Belegnummernlcken
transparent gemacht. In diesen Fllen gibt es keinen Belegkopfeintrag
in der Tabelle BKPF mehr.

40
Periodengerechte Buchungen 2.1

Abbildung 2.13 Lcken in der Belegnummernvergabe

Technisch bedingte Belegnummernlcken resultieren aus der im Belegnummern-


pufferung
SAP-Standard verwendeten Belegnummernpufferung. Bei der inter-
nen Belegnummernvergabe puffert das System eine gewisse Anzahl
der freien Belegnummern. So soll eine sequenzielle Abfolge vermie-
den werden, in der ein Vorgang erfasst, geprft und mit einer Beleg-
nummer versehen wird. Ist diese erfolgreich abgeschlossen, kann die
nchste Belegnummer fr eine erfolgreiche Buchung zugeordnet wer-
den. Die Belegnummernpufferung vergibt nicht eine Nummer, son-
dern immer gleich einen Block und kann die dort zur Verfgung ste-
henden Nummern unabhngig von einzelnen Vorgngen schnell
vergeben. Greifen z. B. zehn Sachbearbeiter bei der Rechnungspr-
fung parallel und gleichzeitig auf das SAP-System zu, knnen die
Belege extrem schnell geprft und gebucht werden. Diese Technik
der Nummernvergabe knnen Sie mit der Transaktion SNRO und
dem Nummernobjekt RF_BELEG steuern (siehe Abbildung 2.14).

Abbildung 2.14 Nummernkreisobjekte pflegen

Ein Nachteil dieser Methode ist, dass mglicherweise Belegnum- Einstellung auf
Mandatenebene
mernlcken entstehen. Das passiert z. B. dann, wenn der Applika-
tionsserver fr Wartungsarbeiten heruntergefahren werden muss.
Der vorhandene Belegnummernpuffer wird gelscht, und die bereits

41
2 Organisatorische Aktivitten im Abschluss

reservierten Belegnummern werden nicht neu vergeben. Ist z. B. ein


italienischer Buchungskreis in diesem Mandanten vorhanden, emp-
fiehlt es sich deshalb, die Pufferung auszuschalten. Whlen Sie dafr
den Hauptmeneintrag Bearbeiten Pufferung einstellen und die
Option Keine Pufferung (siehe Abbildung 2.15).

Abbildung 2.15 Pufferung ausschalten

Es gibt also eine Reihe betrieblicher und technischer Ursachen, die


periodengerechte Buchungen verhindern knnen. Sie sollten frhzei-
tig festlegen, wie Sie im Abschlussprozess mit diesen Problemen um-
gehen werden. Auf diese Weise lsst sich ein Zeitverlust whrend der
Abschlussarbeiten vermeiden. Im nchsten Abschnitt geht es um den
korrekten Bilanzausweis der Geschftsvorflle des WE/RE-Kontos.

2.2 Maschineller Bilanzausweis des


WE/RE-Kontos
Nach einer Bestellung erhlt man in der Regel zunchst die angefor-
derte Ware. Dieser Vorgang erhht den Materialbestand. Als Gegen-
position wird das Wareneingangs-/Rechnungseingangskonto (WE/
RE-Konto) bebucht. Trifft wenig spter die Rechnung des Lieferanten
ein, wird das WE/RE-Konto ausgeglichen, und die Buchung der Rech-
nung fhrt zu einer Erhhung der Verbindlichkeiten. Soweit zur ide-
alen Welt, in der ein Geschftsvorgang vollstndig und reibungslos
innerhalb einer Periode durchgefhrt und abgeschlossen wird. Weil

42
Maschineller Bilanzausweis des WE/RE-Kontos 2.2

das in der betrieblichen Praxis aber eher die Ausnahme als die Regel
ist, mssen fr einen korrekten Bilanzausweis zwei grundstzliche
Flle unterschieden werden:

Wareneingang ohne Rechnungseingang Fallunterschei-


dung beim Bilanz-
Der Lieferant hat die Ware, aber noch nicht die Rechnung gesen-
ausweis
det. Dieser unvollstndige Vorgang fhrt zu einer Erhhung des
Umlaufvermgens auf der Aktivseite der Bilanz, ohne eine Ver-
bindlichkeit auf der Passivseite auszuweisen.
Rechnungseingang ohne Wareneingang
Der Lieferant hat die Rechnung gesendet, die Ware ist jedoch noch
nicht eingegangen. Hier entsteht eine Verbindlichkeit auf der Pas-
sivseite, ohne dass dem eine Mittelverwendung auf der Aktivseite
im Umlaufvermgen gegenbersteht.

Fr eine korrekte Darstellung der Bilanz zum Reportingstichtag ms-


sen die gerade genannten beiden Flle richtig ausgewiesen werden.
Im Fall des Wareneingangs ohne Rechnungseingang muss zustzlich
eine sonstige Verbindlichkeit auf der Passivseite der Bilanz gebildet
werden. Diese simuliert die noch nicht eingegangene Rechnung. Im
umgekehrten Fall eines Rechnungseingangs ohne Wareneingang ent-
steht der gleiche Effekt, allerdings wird nur auf der Aktivseite
gebucht. Hier entsteht eine sonstige Forderung, die der vorhandenen
Rechnung entgegenwirkt. Beide Buchungen sollen den jeweils offe-
nen Geschftsvorgang zum Bilanzstichtag korrekt fr auenstehende
Dritte darstellen.

Eine erfolgreiche Umbuchung kann nur erfolgen, wenn im SAP-Sys-


tem auch eine gltige Kontenfindung fr diesen Geschftsvorgang
definiert ist. ber die Transaktion FBKP ffnen Sie den ersten Teil,
der in Abbildung 2.16 zur Kontenfindung dargestellt ist.

Abbildung 2.16 Kontenfindung

43
2 Organisatorische Aktivitten im Abschluss

Mit einem Doppelklick gelangen Sie zum zweiten Teil, in dem die
Vorgnge Berechnet, aber nicht geliefert und Geliefert, aber
nicht berechnet aufgefhrt sind (siehe Abbildung 2.17).

Abbildung 2.17 Vorgnge

Ein erneuter Doppelklick ffnet den dritten Teil. Hier wird passend
zum nicht manuell bebuchbaren WE/RE-Sachkonto 191100 ein Kor-
rekturkonto 191199 hinterlegt (siehe Abbildung 2.18).

Abbildung 2.18 Korrekturkonto hinterlegen

Die Zuordnung und maschinelle Abarbeitung der Aktivitten sind


sowohl im Schedule Manager als auch im Closing Cockpit mglich
und sinnvoll. Zustzliche Details zu diesem Thema erfahren Sie in
Kapitel 5, Umlaufvermgen.

2.3 berleitung von Lhnen und Gehltern


Trennung der Die Buchung von Lhnen und Gehltern bildet in vielen Firmen
Systeme aus
einen groen Block bei der Gewinn- und Verlustrechnung. Die
Sicherheitsgrnden
Abrechnung erfolgt in der Regel auf einem aus Sicherheitsgrnden
von der Buchhaltung getrennt gefhrten System. SAP bietet an dieser
Stelle die Komponente HCM (Human Capital Management), ehemals

44
Periodische Abgrenzungen 2.5

HR (Human Resources), an. Aufgrund hufiger nderungen in der


Gesetzgebung und des damit verbundenen Aufwands in der IT wird
das Thema Personalabrechnung gerne auch an einen externen Dienst-
leister ausgelagert. Wo auch immer der Prozess gestartet wird, in der
Buchhaltung kommen diese vertraulichen Daten in aggregierter Form
an. Fr Lohn- und Gehaltszahlungen sind lediglich einzelne Kosten-
stellen erkennbar, hinter denen sich dann wieder mehrere Mitarbei-
ter verbergen. Der Beginn der Abschlussarbeiten im Controlling wird
mageblich vom Zeitpunkt der durchgefhrten berleitung von Lh-
nen und Gehltern beeinflusst.

2.4 Rckstellungen
Wenn zu einem Abschlussstichtag die Vermgens-, Finanz- und Er-
tragslage korrekt dargestellt werden soll, mssen auch ungewisse in
der Zukunft drohende bzw. erwartete Verluste in der Bilanz ausge-
wiesen werden. Gem 253 Abs. 1 Satz 2 HGB wird vorgeschrie-
ben, dass Rckstellungen nach vernnftiger kaufmnnischer Beurtei-
lung zu bilden sind. Zum Beispiel werden fr die folgenden
Geschftsvorgnge Rckstellungen gebildet:

Jahresabschluss- und Prfungsrckstellungen


Rckstellungen fr drohende Verluste aus schwebenden Geschften
Kulanzrckstellungen
Steuerrckstellungen
Pensionsrckstellungen
Rckstellungen fr Garantieverpflichtungen

Kapitel 6, Passiva, zeigt im Detail, wie Rckstellungen im SAP-Sys-


tem am geschicktesten abgebildet werden knnen. Da im SAP-Stan-
dard auch im Jahr 2013 noch kein Rckstellungsspiegel ausgeliefert
wird, bietet das Kapitel auch eine einfache Bauanleitung fr einen mit
dem Report Painter erstellten Bericht.

2.5 Periodische Abgrenzungen

Werden bei den Rckstellungsbuchungen Eintrittswahrscheinlichkei- Accrual Engine


und Dauer-
ten und Betragshhen noch geschtzt, basieren periodische Abgren-
buchungsbeleg

45
2 Organisatorische Aktivitten im Abschluss

zungen doch auf genaueren Parametern. Sind der Leistungsumfang


und das dafr zu entrichtende Entgelt genau bemessen, kann der
Rechnungsbetrag anteilig den passenden Wirtschaftsjahren zugerech-
net werden. Die in Kapitel 6, Passiva, beschriebenen SAP-Werk-
zeuge Accrual Engine und Dauerbuchungsbeleg machen sich diese
mathematische Berechenbarkeit zunutze. In diesem Kontext knnen
mglichst automatisiert z. B. Versicherungsrechnungen periodisch
abgegrenzt werden. Als Gegenposition dienen aktive und passive
Rechnungsabgrenzungsposten, die in der Bilanz diesen zeitlichen
Unterschied von Leistungserbringung und Rechnungsstellung trans-
parent machen.

2.6 Abschlussarbeiten in der Anlagenbuchhaltung


Mit der SAP-Komponente FI-AA (Asset Accounting) verwalten und
berwachen Sie das Sachanlagevermgen. Abhngig davon, wie Sie
den operativen Geschftsprozess an dieser Stelle gestalten, fallen die
Abschlussarbeiten mehr oder weniger aufwendig aus. Zum Beispiel
gibt es Unternehmen, die Anlagenzugnge prinzipiell gegen ein Ver-
rechnungskonto buchen lassen. Die Kreditorenrechnung geht dort in
der Abteilung Kreditorenbuchhaltung ein, wird gebucht und an den
Anlagenbuchhalter weitergereicht. Mit einer gewissen zeitlichen Ver-
zgerung legt dieser einen Anlagenstammsatz an und kann den Anla-
genzugang erneut gegen das Verrechnungskonto buchen. Zum Ab-
schlussstichtag muss dieses Zwischenkonto den Saldo von 0 ergeben
also eine typische Abstimmungsarbeit, wenn man mit Verrech-
nungskonten arbeitet. Wird hingegen integrativ kontiert und ge-
bucht, z. B. indem auf ein Verrechnungskonto verzichtet und Anlage
bzw. Kreditor in einem Buchungssatz angesprochen werden, ist der
tgliche Vorgang etwas komplexer. Es entfllt jedoch der Abstim-
mungsvorgang zum Periodenende. Generell mssen zum Perio-
denende die folgenden Aktivitten in der Anlagenbuchhaltung
durchgefhrt werden:

Verrechnungskonten fr Zugangsbuchungen auf 0 stellen


Abrechnung von Investitionsauftrgen
Abrechnung von Anlagen im Bau
Anlageninventur
SAP-Bestandsbuchung

46
Fremdwhrungsbewertung 2.8

SAP-Abschreibungslauf
Aufstellung eines Anlagengitters
SAP-Jahresabschluss und -Jahreswechsel

Detaillierte Informationen zu den einzelnen Punkten finden Sie in


Kapitel 4, Anlagevermgen.

2.7 Wertberichtigungen
Jede Forderung birgt auch das Risiko einer Nichtzahlung in sich. Ist
diese nicht mehr in der vollen Betragshhe werthaltig, muss eine
Wertkorrektur erfolgen. An dieser Stelle gilt es, zwischen zwei Kate-
gorien zu unterscheiden:

Einzelwertberichtigungen
Pauschalwertberichtigungen

Ist zum Berichtsstichtag eine Insolvenz eines Kunden bereits bekannt, Insolvenz eines
Kunden
kommt es zu einer Einzelwertberichtigung der Forderung. Damit ein-
her geht ein manueller Vorgang im Abschlussprozess, bei dem der
Forderungsbetrag auf ein Konto fr zweifelhafte Forderungen aus
Lieferungen und Leistungen umgebucht wird. Wie Sie diesen Fall in
SAP umsetzen, ist detailliert in Abschnitt 5.4.1, Einzelwertberichti-
gungen, beschrieben.

Im Gegensatz dazu beurteilt die Pauschalwertberichtigung das pau-


schale Risiko eines Forderungsausfalls. Das heit, abzglich der
bereits bekannten Flle wird der im Unternehmen vorhandene For-
derungsbestand im Wert korrigiert. Hier sttzt man sich auf Erfah-
rungswerte der Vergangenheit und bildet als Vorsichtsmanahme
eine Gegenposition zu den Forderungen aus Lieferungen und Leis-
tungen. An dieser Stelle kann Sie das SAP-System mit einem maschi-
nellen Bewertungsprogramm untersttzen. Details dazu finden Sie in
Abschnitt 5.4.2, Pauschalwertberichtigung.

2.8 Fremdwhrungsbewertung
Werden Geschftsvorgnge jenseits der Buchungskreiswhrung
(Hauswhrung) gebucht, mssen diese zum Bilanzstichtag bewertet

47
2 Organisatorische Aktivitten im Abschluss

werden. Dabei kann es sich um Bankguthaben oder offene Rechnun-


gen von Debitoren bzw. Kreditoren handeln. Die im SAP-Standard
vorhandenen Abschlussprogramme helfen Ihnen bei einem geeig-
neten Wertansatz. Mehr Informationen dazu erhalten Sie in Ab-
schnitt 5.3, Fremdwhrungsbewertung.

2.9 Verzinsung
Darlehen an Wenn Ihr Unternehmen z. B. Darlehen an Mitarbeiter vergibt, muss
Mitarbeiter
dafr periodisch ein Zinsaufschlag berechnet und gebucht werden.
Die passende Vorgehensweise dazu und ein maschinelles SAP-Stan-
dardprogramm werden in Abschnitt 6.3, Verzinsung, detailliert
beschrieben.

2.10 Intercompany-Abstimmung
Bevor die Einzelabschlsse an einen Konzernverbund gemeldet wer-
den, mssen die Werteflsse zwischen den verbundenen Unterneh-
men analysiert werden. Dies geschieht zunchst auf Salden- und dann
auf Einzelpostenebene. Die in Kapitel 7, Vorbereitung fr den
Konzernabschluss, beschriebenen Vorarbeiten fr den Konzern-
abschluss gehen hier auch auf das SAP-Standardprogramm fr eine
automatisierte Intercompany-Abstimmung ein.

2.11 Meldewesen
Landesspezifische Das betriebliche Meldewesen lsst sich beliebig breit fassen. In
Anforderungen
Deutschland mssen brsennotierte Unternehmen im Rahmen des
handelsrechtlichen Jahresabschlusses eine Kapitalflussrechnung
(Cash Flow) mit abgeben. Hinzu kommen mittlerweile steuerrechtli-
che Anforderungen, eine elektronische Steuerbilanz (E-Bilanz) zu
melden. Ist der Buchungskreis im Ausland angesiedelt, gibt es dar-
ber hinaus weitere Anforderungen etwa eine elektronische Buch-
haltungsdatei (Nota Fiscal Electronica) in Brasilien oder den Golden
Tax Report in China.

48
Meldewesen 2.11

Das in der SAP-Hauptbuchhaltung angesiedelte Meldewesen erfllt


die gesetzlichen Anforderungen an eine legale externe Berichterstat-
tung und lsst sich in die folgenden vier Bereiche unterteilen:

elektronische Behrdenkommunikation
Umsatzsteuermeldung
zusammenfassende Meldungen EU
Auenwirtschaftsverordnung

Sie finden die dazugehrenden Standardprogramme im Anwen-


dungsmen unter Rechnungswesen Hauptbuch Meldewesen. In
den folgenden Abschnitten werden wir Ihnen die aus Sicht des
Abschlussprozesses wichtigsten Funktionen des SAP-Meldewesens
vorstellen.

2.11.1 Elektronische Behrdenkommunikation


Seit vielen Jahren arbeiten in Deutschland, aber auch international Business
Connector /
die Behrden daran, Meldedaten in elektronischer Form zu empfan-
Process Integration
gen. Die Vorteile einer effizienten Weiterverarbeitung liegen hier auf
der Hand. Auf technischer Seite muss fr Ihr SAP-System eine externe
Kommunikation eingerichtet werden. Das ist entweder die Kompo-
nente SAP Business Connector oder die SAP NetWeaver PI (Process
Integration). Mit der Transaktion FOTV knnen Sie fr Deutschland
die folgenden Meldungen in elektronischer Form direkt aus dem
SAP-System bertragen:

Umsatzsteuervoranmeldung
ZM-Meldung
Umsatzsteuervergtung
Sondervorauszahlung
Dauerfristverlngerung

Dieser Katalog wird stndig erweitert, umfasst aber noch nicht alle
fr ein Unternehmen abzugebenden Meldungen (Stand: Oktober
2013). Zum Beispiel ist eine Umsatzsteuerjahresmeldung direkt aus
dem SAP-System heraus immer noch nicht mglich. Fr diese und
auch andere Meldungen gibt es immer noch die Papierform bzw. die
Mglichkeit, Daten manuell z. B. ber das Elsterportal einzugeben.

49
2 Organisatorische Aktivitten im Abschluss

2.11.2 Umsatzsteuervoranmeldung
Unternehmen mssen monatlich oder vierteljhrlich die bereits an-
gefallene Umsatzsteuer melden und abfhren. Um das im Abschluss-
prozess mglichst effizient realisieren zu knnen, gibt es das in Ab-
bildung 2.19 dargestellte Programm RFUMSV00. Hier werden fr
einen Buchungskreis oder bei einer umsatzsteuerlichen Organschaft
fr einen Umsatzsteuerkreis Belege in einem Zeitraum selektiert und
die Steuerbetrge miteinander verrechnet. D. h. die Firmen treten in-
nerhalb dieser Organschaft gegenber der Behrde als eine Einheit
auf. In diesem Beispiel werden Eingangssteuer (Vorsteuer) und
Ausgangssteuer (Mehrwertsteuer) fr den Buchungszeitraum Novem-
ber 2013 miteinander verrechnet. Anschlieend sollen die Belege als
erledigt markiert und umgebucht werden.

Abbildung 2.19 Selektion der Umsatzsteuervoranmeldung

50
Meldewesen 2.11

Belege aktualisieren

Die Option Belege aktualisieren bewirkt, dass bei einer Steuermeldung


die selektierten Einzelposten gekennzeichnet werden. Diese Option ver-
hindert, dass Positionen aufgrund von Mehrfachlufen doppelt gemeldet
werden. Der Update-Vorgang auf der SAP-Datenbank kostet aber Zeit und
wird die Laufzeit des Programms wesentlich beeintrchtigen. In Lndern,
in denen als Selektionskriterium nicht das Buchungs-, sondern das Steuer-
meldedatum verwendet wird, ist diese Option nicht erforderlich.

Als Ergebnis des Selektionslaufs der Umsatzsteuervoranmeldung


wird die in Abbildung 2.20 dargestellte Ergebnisliste erzeugt. In un-
serem Fall fhren die Debitorenbelege zu einem Ausgangssteuer-
betrag von 4.789,92 EUR. Als Gegenposition mssen 19.000 EUR
als Kreditorenrechnungen abgezogen werden. Damit ergibt sich eine
Zahllast gegenber dem Finanzamt von 14.210,08 EUR. Dieser Be-
trag muss gemeldet und auch abgefhrt werden. Zumeist liegt der
Behrde vom Firmenkonto eine Einzugsermchtigung oder neuer-
dings ein SEPA-Mandat vor.

Abbildung 2.20 Ergebnisliste der Umsatzsteuervoranmeldung

Im Hintergrund ist eine Batch-Input-Mappe erstellt worden. Wird Zahllastkonto


konfigurieren oder
diese erfolgreich abgespielt, resultiert aus diesem Beispiel die in
eingeben
Abbildung 2.21 dargestellte Buchung auf das Konto 195000 (Forde-
rungen/Verbindlichkeiten gegenber dem Finanzamt). Sie knnen
das Zahllastkonto entweder mit der Transaktion FBKP im Vorgang
UMS fest konfiguriert hinterlegen oder im Selektionslauf ein abwei-
chendes Zahllaufkonto angeben.

Wenn Sie die Umsatzsteuervoranmeldung durchgefhrt haben, soll-


ten Sie die Buchungsperioden fr den gemeldeten Monat fr Debito-
ren und Kreditoren schlieen. Das verhindert Buchungen mit einem
Umsatzsteueranteil fr eine bereits gemeldete Periode.

51
2 Organisatorische Aktivitten im Abschluss

Abbildung 2.21 Buchungsbeleg der Umsatzsteuervoranmeldung

2.11.3 Auenwirtschaftsverordnung
Z4-Meldung 26 des Auenwirtschaftsgesetzes und 59 Absatz 1 Nr. 1 Auen-
wirtschaftsverordnung bilden die Grundlage fr eine Meldepflicht
der Unternehmen. Dabei geht es um Zahlungen, die den Wert von
12.500 EUR bersteigen und ins Ausland flieen. Die Deutsche Bun-
desbank sammelt diese Daten u. a., um Auswertungen zum grenz-
bergreifenden Zahlungsverkehr (Zahlungsbilanz) erstellen zu kn-
nen. Im Kontext des SEPA-Zahlungsverkehrs erfolgt dies mit der Z4-
Meldung. Dafr stellt SAP zwei Reports zur Verfgung:

RFAWVZ40: Hier erfolgt die Z4-Meldung im Monat der Zahlung.


Dieses Verfahren ist der Standardmeldezeitpunkt.
RFAWVZ40N: Hier erfolgt die Z4-Meldung auf Basis der einge-
buchten Forderungen und Verbindlichkeiten. Fr dieses Verfah-
ren bedarf es einer Genehmigung der Deutschen Bundesbank.

Sind fr SEPA-Zahlungen neue Zahlwege angelegt worden, kann den-


noch weiterhin das Standardverfahren RFAWVZ40 verwendet wer-
den. Die so erstellten Meldungen mssen seit dem 01.07.2013 elek-
tronisch bei der Deutschen Bundesbank eingereicht werden. Knnen
die Z4-Meldedaten aus dem SAP-System als CSV-Datei exportiert
werden, mssen Sie die Daten nur noch in das allgemeine Meldepor-
tal hochladen. Das Beispiel in Abbildung 2.22 zeigt die neue Register-
karte Elektronisches Meldeverfahren. Sollte diese in Ihrem SAP-
System noch nicht vorhanden sein, mssen Sie fr das Programm zur
Z4-Meldung eine Aktualisierung einspielen.

52
Meldewesen 2.11

Abbildung 2.22 Export der Meldedaten

Im Gegensatz zur AWV-Meldung, die den Zahlungsstrom im Fokus


hat, interessiert man sich bei der zusammenfassenden Meldung (ZM)
fr innergemeinschaftliche Warenlieferungen und sonstige Leistun-
gen (Dienstleistungen).

2.11.4 Zusammenfassende Meldung


Unternehmen melden am 25. des Folgemonats bzw. auf Quartals-
basis innergemeinschaftliche Geschfte, zusammengefasst nach
Umsatzsteueridentifikationsnummern. Das Beispiel aus Abbildung
2.23 zeigt das SAP-Programm RFASLM00 fr den Buchungskreis
1000 und eine ZM-Jahresmeldung. Ein Indikator fr diese Jahresmel-
dung ist das Berichtsquartal 5. Eine feinere Selektion und Meldung
der Daten nach Quartalen und Monaten ist an dieser Stelle ebenfalls
mglich. Anschlieend starten Sie den Bericht mit der (F8)-Taste.

53
2 Organisatorische Aktivitten im Abschluss

ZM-Jahresmeldung

Abbildung 2.23 Selektion einer zusammenfassenden Meldung

Die Ergebnisliste in Abbildung 2.24 zeigt Ihnen eine Zusammenfas-


sung der Geschftsvorgnge nach Sachverhalten (Belegen) mit einer
Umsatzsteueridentnummer in der zweiten Spalte an.

Abbildung 2.24 Ergebnisliste einer zusammenfassenden Meldung

Sind einzelne Eintrge leer, wurde im operativen Buchungsbetrieb


ein innergemeinschaftlicher Sachverhalt gebucht, ohne die Stammda-
ten des Debitoren zu berprfen. Das heit, das SAP-Meldewesen
deckt an dieser Stelle Fehlentwicklungen auf. Der Geschftsvorgang

54
Meldewesen 2.11

ist zu diesem Zeitpunkt lange abgeschlossen und der Beleg abgehef-


tet. Eventuell hat man den Ordner bereits ins Archiv gebracht. Das
Meldewesen kann hier die Abschlussarbeiten leicht ausbremsen. Der
Sachverhalt ist dokumentiert (gebucht) und kann nicht korrekt ge-
meldet werden.

Sollten einzelne Umsatzsteuer-ID-Eintrge fehlen, muss an dieser Fehlende


Umsatzsteuer-ID-
Stelle der Kundenstammsatz mit der Transaktion FD02 gepflegt wer-
Eintrge
den (siehe Abbildung 2.25). Ein nachtrglicher Eintrag ermglicht
eine erfolgreiche und vollstndige Meldung. Ein Prfer kann diese
nachtrgliche Aktion ohne Weiteres nachvollziehen. Dazu muss er
sich lediglich den einzelnen Geschftsvorgang und damit Beleg ge-
nauer anschauen. Wie aus Abbildung 2.25 hervorgeht, bleibt die Be-
leginformation mit der zum Buchungszeitpunkt vorhandenen Um-
satzsteuer-ID bestehen. In diesem Fall handelt es sich um einen
initialen Wert (Leerzeichen).

Abbildung 2.25 Umsatzsteuer-ID im Stammsatz/Beleg

Als Unternehmen sind Sie verpflichtet, eine qualifizierte Umsatz- Umsatzsteuer-


betrug verhindern
steuer-ID-Prfung durchzufhren. Das heit, Sie stellen mit der ber-
prfung des Namens und der Anschrift sicher, dass es sich um einen
Unternehmer aus dem Ausland handelt. Auf diese Weise soll Umsatz-

55
2 Organisatorische Aktivitten im Abschluss

steuerbetrug innerhalb der EU verhindert werden. Ob z. B. ein hol-


lndischer Unternehmer das zu kaufende Auto mit oder ohne 19 %
Umsatzsteuer erhlt, ist u. a. von einer gltigen Umsatzsteuer-ID ab-
hngig.

Da im SAP-Standard lediglich eine Syntaxprfung erfolgt, knnte der


Unternehmer Ihnen die Phantasienummer NL999999990B36 fr den
Debitorenstammsatz nennen. Nicht nur fr das Meldewesen, son-
dern auch fr eine Umsatzsteuerprfung wre das eher nachteilig. Im
schlimmsten Fall wurde das Auto mit 0 % Mehrwertsteuer zu
Unrecht verkauft. Dann geht die Nachforderung des deutschen Staa-
tes direkt zu Lasten Ihres Unternehmens. Ob der ehemalige Kunde
fr eine Nachforderung noch aufgefunden werden kann, darf an die-
ser Stelle bezweifelt werden.

Auch wenn in der Zwischenzeit eine elektronische ZM-Meldung bei


den meisten Unternehmen eingesetzt wird, auf den Papierausdruck
fr die Akten wird deshalb nicht komplett verzichtet. Abbildung 2.26
zeigt Ihnen die Druckansicht der ZM-Meldung. In der dritten Spalte
werden Warenlieferungen mit einem Leerzeichen, Dienstleistungen
mit einer 1 und Dreiecksgeschfte mit einer 2 gekennzeichnet.

Abbildung 2.26 Druckansicht der Meldung

56
Saldenbesttigungen 2.12

2.12 Saldenbesttigungen

Im Rahmen einer Abschlussprfung haben Prfer oftmals einem risi- Kunden,


Lieferanten und
koorientierten Prfungsansatz. Da jede einzelne Buchung potenzielle
Banken
Fehler enthalten kann, versucht man, mittels Stichproben mglichst
viele potentielle Fehlerquellen zu kontrollieren. Sowohl der Umfang
als auch die Art und Weise der Stichprobenkontrollen sollen dazu
beitragen, das Gesamtrisiko von Fehlbuchungen beherrschbar zu
machen. Ein einfaches Instrument dafr sind Saldenbesttigungen
fr Banken, Lieferanten und Kunden. Mit dieser Korrespondenzform
bekommen die Prfer eine unmittelbare Rckmeldung, wie korrekt
die Zahlen in der Buchhaltung sind. In Abbildung 2.27 ist der dazu-
gehrige Geschftsprozess dargestellt. Auf Basis der Prfungsvorga-
ben erzeugen die Sachbearbeiter aus der Buchhaltung Saldobestti-
gungsschreiben, die anschlieend an die Geschftspartner versendet
werden. Ein beigefgter Umschlag fr eine Rckantwort ist mit der
Anschrift des Prfungsinstituts versehen. Die Prfer sammeln die
Rcklufer und kommen wiederum bei Fragen zur Buchhaltung.

Buchhaltung

Prfer

Kunden/Lieferanten

Abbildung 2.27 Prozessbersicht

Lassen Sie uns anhand eines Beispiels aus der Debitorenbuchhaltung Stichproben-
umfang festlegen
erlutern, wie Sie an dieser Stelle durch das SAP-System untersttzt
werden. Um Saldenbesttigungen fr Kunden erstellen zu knnen,
mssen Sie die Transaktion F.17 aufrufen. Sie finden diese im SAP-
Anwendungsmen unter Rechnungswesen Finanzwesen Debito-
ren Periodische Arbeiten Korrespondenz drucken Saldenbe-
sttigungen Briefe drucken. Im Selektionsbild aus Abbildung 2.28
werden fr den Buchungskreis 1000 zum Stichtag 31.12.2013 bis zu
100 zufllige Kunden ausgewhlt. Diese Stichprobe beinhaltet auch

57
2 Organisatorische Aktivitten im Abschluss

Teilnullsalden, d. h. Kunden, die eigentlich auf dem Konto keinen


offenen Posten und keine Gutschrift mehr haben sollten. Weitere
Selektionskriterien, wie z. B. das Datum des letzten Umsatzes, sind an
dieser Stelle technisch mglich. Ob diese auch genutzt werden sollen,
hngt letztlich vom Prfer ab.

Abbildung 2.28 Selektionsparameter fr Saldenbesttigungen

Rckantwort- Damit die Kunden die Saldenbesttigungen direkt an die richtige


Anschrift
Adresse schicken, knnen fr jeden Buchungskreis eigene Rckant-
wort-Adressdaten ber die Transaktion FSAP gepflegt werden. In
Abbildung 2.29 sehen Sie ein Beispiel fr den Buchungskreis 1000,
in dem die Saldenbesttigungen an die interne Audit-Abteilung in
Frankfurt gesandt werden sollen.

Stehen der Stichprobenumfang und die Rckantwort-Adresse fest,


knnen bis zu 100 Briefe fr Saldenbesttigungen erstellt werden. In
Abbildung 2.30 sehen Sie ein klassisches Anschreiben, das fr den
Versand im Fensterumschlag entworfen wurde. Sie brauchen also
keine Adressaufkleber oder Word-Serienbriefe.

58
Saldenbesttigungen 2.12

Abbildung 2.29 Rckantwort-Adresse pflegen

Abbildung 2.30 Kundenanschreiben

59
2 Organisatorische Aktivitten im Abschluss

Neben dem Anschreiben bekommt der Kunde zum Bilanzstichtag


31.12.2103 auch eine Auflistung der auf seinem Konto vorhandenen
offenen Posten. Im Beispiel aus Abbildung 2.31 ist das neben Rech-
nungen auch eine Vielzahl von Gutschriften. Der Kunde kann seine
Verbindlichkeit von 5.460 EUR nun detailliert nachvollziehen.

Abbildung 2.31 Einzelpostenliste eines Kunden

Differenzen Wenn es keine Ungereimtheiten gibt, ist neben einem Kreuz an der
dokumentieren,
richtigen Stelle lediglich eine Unterschrift notwendig (siehe Abbil-
klren und
beseitigen dung 2.32). Dann kann das Antwortschreiben an die interne Audit-
Stelle zurckgesandt werden. Wenn die Buchhaltung des Kunden auf
einen anderen Wert kommt, muss detailliert verglichen werden, auf
welcher Seite die Differenz entstanden ist und wer diese Fehlbu-
chung beseitigen muss.

Reaktionszeit und Rcklaufquote

Viele Unternehmen in Deutschland arbeiten mit einem Geschftsjahr, das


dem Kalenderjahr entspricht. Wenn zu einem Zeitpunkt, an dem man sich
in der Buchhaltung selbst mit Abschlussarbeiten beschftigt, Saldenbest-
tigungen von vielen Geschftspartnern ins Haus kommen, leidet die Reak-
tionszeit. Deshalb ist es auch nicht verwunderlich, dass von einem groen
Teil der Angeschriebenen gar keine Reaktion erfolgt.

60
Saldenbesttigungen 2.12

Abbildung 2.32 Antwortschreiben

Um den Gesamtumfang der zurckgemeldeten Salden zu dokumen-


tieren, erzeugt das SAP-Standardprogramm auch eine Liste, in der die
Debitoren und deren offene Posten in aggregierter Form dargestellt
werden (siehe Abbildung 2.33).

Abbildung 2.33 Gesamtumfang der Prfung

61
2 Organisatorische Aktivitten im Abschluss

Der dazu passende Rcklauf an Besttigungen kann anschlieend in


der in Abbildung 2.34 dargestellten Ergebnisliste vermerkt werden.
Damit ist an dieser Stelle die erfolgreiche Durchfhrung eines risiko-
orientierten Prfungsansatzes dokumentiert.

Abbildung 2.34 Gesamtumfang des Rcklaufs

Ist die Werthaltigkeit der gebuchten Zahlen nachgewiesen, mssen


an anderen Stellen noch Anpassungen fr den Ausweis in der korrek-
ten Bilanzposition vorgenommen werden.

2.13 Umgliederung
Einer der finalen Schritte in der Bilanzerstellung ist der Umgliede-
rungsprozess. Wenn z. B. Bankkonten kein Guthaben, sondern eine
Verbindlichkeit ausweisen, mssen diese auf der Passivseite der
Bilanz dargestellt werden. hnlich sind Debitoren mit Verbindlich-
keitscharakter oder Kreditoren mit Forderungscharakter zu behan-
deln. Anhand einiger Beispiele mchten wir Ihnen die Funktions-
weise der SAP-Standardprogramme nher erlutern.

62
Umgliederung 2.13

2.13.1 Wechselnde Salden bei Sachkonten


Die Zuordnung von Sachkonten zu einzelnen Bilanzpositionen fin- Besonderheit der
Bankkonten
den Sie im Customizing unter dem Eintrag Finanzwesen Haupt-
buchhaltung Geschftsvorflle Abschluss Dokumentieren
Bilanz-/GuV-Struktur definieren. Die dort definierten Bilanz- und
GuV-Strukturen weisen neben der Aktiv- auch eine Passivseite aus.
Fr jedes Konto entscheidet der SAP-Benutzer, ob dieses prinzipiell
immer an einer Stelle oder abhngig vom Saldo einmal auf der Aktiv-
und einmal auf der Passivseite aufgefhrt wird. Im Beispiel aus Abbil-
dung 2.35 werden die Sachkonten 113108, 113113 und 113117 nur
auf der Aktivseite dargestellt, wenn fr jedes Sachkonto ein Soll-
Saldo zum Bilanzstichtag vorhanden ist. Deshalb gibt es auf der Pas-
sivseite der Bilanz auch einen zweiten Punkt unter der Rubrik Ver-
bindlichkeiten gegenber Kreditinstituten. Als Indikator dient
jeweils das gesetzte und hervorgehobene X. Der korrekte Bilanzaus-
weis erfolgt bei einem wechselnden Sachkontensaldo automatisch.
Dafr ist keine Umbuchung in irgendeiner Form notwendig.

Abbildung 2.35 Ausweis in der Bilanz- und GuV-Struktur

63
2 Organisatorische Aktivitten im Abschluss

Prfung auf Mit dem Icon prfen Sie anschlieend, ob die Konten vollstndig
Vollstndigkeit
auf der Aktiv- und Passivseite zugeordnet worden sind. In diesen Fl-
len werden die Werte unterhalb der Bilanz in einer Sammelposition
Nicht zugeordnete Konten aufgefhrt. Abbildung 2.36 zeigt Ihnen
die Prfungsmglichkeiten an dieser Stelle.

Abbildung 2.36 Prfung auf Vollstndigkeit

Wenn Sie die Sachkonten und damit das Hauptbuch verlassen, gelan-
gen Sie im nchsten Schritt zu den Umgliederungsmanahmen im
Nebenbuch. Hier kommt es zu echten Umgliederungsbuchungen.

2.13.2 Kreditorische Debitoren/debitorische Kreditoren


Kunden mit Das HGB verbietet in 246 Absatz 2 eine Saldierung von Positionen
Verbindlichkeiten
der Aktiv- mit denen der Passivseite. Deshalb ist es auch nicht mg-
und Lieferanten
mit Forderungen lich, alle Lieferanten bzw. Kunden in jeweils immer genau einer Bi-
lanzposition der Hauptbuchhaltung darzustellen. Debitorische Kredi-
toren (Forderungen gegenber Lieferanten) drfen nicht zur Minde-
rung der Verbindlichkeiten herangezogen werden. Genauso drfen
kreditorische Debitoren (Verbindlichkeiten gegenber Kunden)
nicht die Gesamtforderungen der brigen Debitoren mindern. Da
die Nebenbuchhaltung auch ber Abstimmkonten mit den Sachkon-
ten fr den Bilanzausweis verbunden ist, bedarf es an dieser Stelle
echter Umbuchungen. Lassen Sie uns am Beispiel der debitorischen
Kreditoren die Reaktion des SAP-Systems nher betrachten. In Abbil-
dung 2.37 sehen Sie einen Gutschriftsbeleg, der eine Forderung von
100.000 EUR gegenber dem Kreditoren entstehen lsst.

64
Umgliederung 2.13

Abbildung 2.37 Kreditorengutschrift

Auch nachdem Sie die Buchung vorgenommen haben, ist das Kredi- Verrechnungs-
verbot von Forde-
torenkonto immer noch bei den Verbindlichkeiten aus Lieferungen
rungen und Ver-
und Leistungen auf der Passivseite der Bilanz aufgefhrt (siehe Abbil- bindlichkeiten
dung 2.37). Wenn diese Forderung nicht umgegliedert wird, wird sie
mit den Verbindlichkeiten der anderen Kreditoren verrechnet. Das
ist aber gem 246 Absatz 2 HGB nicht zulssig.

Abbildung 2.38 Darstellung in der Bilanz (unterjhrig)

Im SAP-Anwendungsmen gibt es das Programm F101 bzw. im Buchung einer


Umgliederung
Kontext der neuen Hauptbuchhaltung das Programm FAGLF101.
Sie erreichen es ber den Pfad Rechnungswesen Finanzwesen
Kreditoren Periodische Arbeiten Abschluss Umgliedern. Mit
der dort aufgefhrten Funktion mssen zum Bilanzstichtag die not-
wendigen Umgliederungsbuchungen vorgenommen werden. Ab-
bildung 2.39 zeigt die Selektionsoptionen, die in diesem Fall fr

65
2 Organisatorische Aktivitten im Abschluss

den Buchungskreis 1000 zu einer Umgliederungsbuchung zum


31.12.2013 und einer Stornobuchung am 01.01.2014 fhren.

Abbildung 2.39 Umgliederung

Gruppierung der Der Umbuchungsvorgang ist von der Art der Bewertung abhngig.
Konten
Auf der Registerkarte Parameter knnen Sie Kreditoren gruppieren,
d. h. Sie mssen nicht jeden Kreditor einzeln umbuchen (siehe Abbil-
dung 2.40). Zustzlich sorgt der Eintrag 5 in der Zeile Bewertung
verwenden fr eine korrekte Darstellung der kreditorischen Debito-
ren und debitorischen Kreditoren. Es wird in diesem Kontext auch
von einer Bewertung gem Translation von Salden gesprochen.

Sind alle Parameter hinterlegt, kann der eigentliche Bewertungs- und


Buchungslauf starten. Als Resultat wird Ihnen das in Abbildung 2.41
aufgefhrte Protokoll angezeigt. Gem den Selektionsbedingungen
wurde ein Beleg fr die Umgliederung gefunden.

ber die Schaltflche Buchungen werden die vom SAP-System vor-


zunehmenden Buchungen vorab im Protokoll dargestellt. In Abbil-
dung 2.42 sehen Sie eine Berichtsbuchung zum 31.12., gefolgt von
einer Stornobuchung am 01.01. in diesem Fall muss das Verbind-

66
Umgliederung 2.13

lichkeitskorrekturkonto 160099 der gleichen Bilanzposition des Ver-


bindlichkeitskontos 160000 zugeordnet werden.

Abbildung 2.40 Parameter fr Bewertung hinterlegen

Abbildung 2.41 Protokoll der Bewertung

Umgruppierungen ber MS Excel

In der betrieblichen Praxis ist es blich, die gerade beschriebenen Korrek-


turbuchungen nicht im SAP-System vorzunehmen. Manche Firmen nutzen
eine Tabellenkalkulation, um sogenannte Anpassungen manuell vorneh-
men zu knnen. Die Gefahr hierbei ist, dass die final in MS Excel erstellte
Bilanz nicht nur einige Umgliederungen, sondern auch Bewertungsbu-
chungen umfasst. Deshalb sollten Sie eine transparente und nachvollzieh-
bare SAP-Buchungslogik immer bevorzugen.

67
2 Organisatorische Aktivitten im Abschluss

Abbildung 2.42 Umgliederungsbuchung

Mit der Transaktion SM35 buchen Sie die Belege der Batch-Input-
Mappe in der Hauptbuchhaltung. Als Resultat liegt eine korrekte Dar-
stellung der Forderungen und Verbindlichkeiten vor. In Abbildung
2.43 sehen Sie eine Saldierung der Verbindlichkeitspositionen auf 0.
Zustzlich wird der debitorische Kreditor auf der Aktivseite unter den
Forderungen ausgewiesen.

Abbildung 2.43 Korrekter Bilanzausweis zum Stichtag

68
Umgliederung 2.13

Klassisches und neues Hauptbuch

Die Umgliederungstransaktionen F101 fr das klassische Hauptbuch und


FAGLF101 fr das neue Hauptbuch unterscheiden sich kaum. Mit dem Be-
wertungsbereich untersttzt das Programm FAGLF101 auch die Buchung
in andere Ledger. Diese Funktion kommt jedoch nicht bei der Umgliede-
rung, sondern hauptschlich bei Bewertungsunterschieden fr HGB, IFRS
und US-GAAP zum Tragen.

Mit der Transaktion FBKP gelangen Sie in den Konfigurationsbereich Kontenfindung


hinterlegen
der Kontenfindung. Whlen Sie dort die Eintrge Automatische
Buchungen und Ford/Verb Rasterung aus, gelangen Sie in das in
Abbildung 2.44 dargestellte Men. Diese Einstellungen werden fr
den Geschftsvorgang kreditorische Debitoren bzw. debitorische
Kreditoren verwendet.

Abbildung 2.44 Vorgnge konfigurieren

Sie knnen mit einem Doppelklick die Details eines Eintrags ffnen
(siehe Abbildung 2.45). Wie im Beispiel der Umgliederungsbuchung
zuvor dargestellt, wird nicht direkt auf das Abstimmkonto 160000,
sondern vielmehr gegen das Korrekturkonto 160099 gebucht. So
ergibt sich auf der Verbindlichkeitsseite zum Bilanzstichtag ein Saldo
von 0. Das Zielkonto 143000 ist wiederum auf der Aktivseite den
sonstigen Forderungen zugeordnet.

Im folgenden Abschnitt greifen wir diese Einstellungen wieder auf


und zeigen, was sie fr eine Rasterung der offenen Posten gem
deren Laufzeiten bedeuten.

69
2 Organisatorische Aktivitten im Abschluss

Abbildung 2.45 Konten hinterlegen

2.13.3 Rasterung nach Laufzeit


Gem 268 Abs. 4 Satz 1 HGB muss ein Bericht zur Rasterung von
Forderungen und Verbindlichkeiten erstellt werden. Entsprechend
mssen offene Posten mit einer Laufzeit von ber einem Jahr und
von ber fnf Jahren identifiziert werden. Im Beispiel aus Abbildung
2.46 haben wir eine Kreditorenrechnung mit einer Flligkeit von fast
zwei Jahren gebucht. Zu erkennen ist der zeitliche Unterschied zwi-
schen Beleg-/Buchungsdatum und Basisdatum.

Abbildung 2.46 Verbindlichkeit mit einer Laufzeit von mehr als einem Jahr

RFBILA00 basiert Ohne das Umgliederungsprogramm fllt diese Verbindlichkeit in die


auf Salden
gleiche Rubrik wie alle anderen Verbindlichkeiten auch. Der Bilanz-
bericht RFBILA00 basiert nicht auf Einzelposten und kann somit auch
keine Daten zur Flligkeit unterscheiden bzw. darstellen. Wie Sie in

70
Umgliederung 2.13

Abbildung 2.47 sehen, fhrt der Bilanzausweis zu einer falschen


Auendarstellung. Fr einen korrekten Bilanzbericht bedarf es also
einer Umbuchung.

Abbildung 2.47 Bilanzausweis unterjhrig

Wie auch schon bei der Umgliederung von debitorischen Kreditoren


bzw. kreditorischen Debitoren kommen auch bei der Rasterung die
Transaktionen F101 bzw. FAGLF101 zum Einsatz. Wie Sie im Bei-
spiel aus Abbildung 2.48 erkennen knnen, hat das SAP-Standard-
programm die Verbindlichkeit gefunden.

Abbildung 2.48 Protokoll der Umgliederung

Diese Position wird entsprechend der Abbildung 2.49 fr eine Um-


gliederung auch vorgeschlagen. Zum Bilanzstichtag 31.12. findet die
bereits bekannte Rein- und spter auch Rausbuchung wieder statt.

Mit der (F8)-Taste wird im Hintergrund erneut eine Batch-Input-


Mappe erstellt und in diesem Fall eine Buchung zum 31.12. und eine
Stornobuchung zum 01.01. ausgefhrt. Damit zeigt sich zum Bilanz-
stichtag in der Summe eine Entlastung bei den Verbindlichkeiten mit
einer Laufzeit von einem Jahr. Die Umbuchung fhrt gleichzeitig zu
einer Belastung im Bereich der Verbindlichkeiten mit einer Restlauf-
zeit von einem bis fnf Jahren (siehe Abbildung 2.50).

71
2 Organisatorische Aktivitten im Abschluss

Abbildung 2.49 Umbuchung fr eine korrekte Rasterung

Abbildung 2.50 Bilanzausweis zum Abschlussstichtag

Im Ergebnis fhrt die Umbuchung zu einem korrekten Bilanzausweis


von lang laufenden Verbindlichkeiten und von Forderungen.

2.14 Periodensteuerung
Buchungsperioden Sind fr das Reporting alle Umbuchungen ausgefhrt und liegen auf
in FI, CO und MM
Basis einer periodengerechten Gewinnermittlung alle Belege im Sys-
ffnen und schlieen
tem vor, knnen die Buchungsperioden bereichsweise geschlossen
werden. Sofern das Meldewesen im internen und externen Reporting
beginnt, drfen diese Werte durch Buchungen auf keinen Fall mehr
verndert werden. Vorausschauend betrachtet, mssen Buchungs-
perioden fr neue Perioden geffnet werden. Das gilt nicht nur fr
die Finanzbuchhaltung, sondern auch das Controlling und die Mate-

72
Periodensteuerung 2.14

rialwirtschaft. Genau diese drei Aspekte sollen auf den nchsten Sei-
ten nher beschrieben werden.

2.14.1 Periodensteuerung in der Finanzbuchhaltung


Sie erreichen die FI-Periodensteuerung im SAP-Anwendungsmen
ber den Pfad Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Um-
feld Laufende Einstellungen Buchungsperioden ffnen und
schlieen (Transaktion FAGL_EHP4_T001B_COFI). Mit einer Vari-
ante knnen Sie zentral fr mehrere Buchungskreise Perioden gleich-
zeitig ffnen und schlieen. Im Beispiel aus Abbildung 2.51 steuert
die Variante 1000 die geffneten Buchungsperioden von 11/2013 bis
12/2013 und fr Buchungen whrend der Abschlussarbeiten von
13/2013 bis 16/2013. Sind Perioden in dieser Tabelle nicht aufge-
fhrt, gelten sie als geschlossen. Neu hinzugekommen ist an dieser
Stelle eine Mglichkeit fr die Von-Bis-Periode 3. Rckbuchungen
aus dem Controlling knnen dank dieser geffneten Buchungsperi-
ode ins Finanzwesen bernommen werden.

Abbildung 2.51 FI-Periodensteuerung

Berechtigungsobjekt F_BKPF_BUP

Da gerade bei greren Buchhaltungsabteilungen eine Zuordnung der Ver-


antwortung zu bestimmten Personen gewnscht ist, gibt es aus techni-
scher Sicht das Berechtigungsobjekt F_BKPF_BUP. Damit kann der Benut-
zerkreis fr die offenen Sonderperioden wesentlich eingeschrnkt werden.
Diese Funktionalitt ist mit der Von-Bis-Periode2 fest verbunden. Insbe-
sondere die zweite geffnete Periode eignet sich somit fr Sonderaktivit-
ten wie z. B. manuelle Bewertungsbuchungen im Jahresabschluss.
Dieser Unterschied zum operativen Geschft soll auch fr das sptere Be-
richtswesen nachvollziehbar bleiben. Deshalb bietet sich diese Differenzie-
rung in bis zu vier Sonderperioden an.

73
2 Organisatorische Aktivitten im Abschluss

Sollten Sie einen Zeitraum von 12/2013 bis 01/2014 ffnen, beinhal-
tet das dann auch alle Sonderperioden 13/2013 bis 16/2013. Eine
Feinjustierung der geffneten Perioden ist anhand der folgenden
Kontenarten mglich:

Krzel Kontenart
+ alle
A Anlagen
C CO-PA: Ergebnisrechnung
D Debitoren
G Special Ledger
K Kreditoren
M Material
S Sachkonten
V Vertragskonten

Tabelle 2.1 Kontenarten

Umsatzsteuer- Damit knnten Sie fr die eigene Rechnungsstellung, d. h. fr Debi-


meldung und
toren oder Vertragskonten, Buchungsperioden frher schlieen als
Intercompany-
Abstimmung fr die Kreditorenbuchhaltung. Sind beide Bereiche geschlossen, fin-
den keine umsatzsteuerrelevanten Vorgnge mehr statt, und die
Umsatzsteuervoranmeldung kann durchgefhrt werden. Neben den
Kontoarten knnten z. B. Sachkonten auch mit den Spalten Von
Konto/Bis Konto zustzlich eingeschrnkt werden, z. B. indem Kon-
ten fr Intercompany-Vorgnge im Abschlussprozess erst etwas sp-
ter geschlossen werden.

Minimaleintrag
Generell knnten Sie auch ohne eine feinere Aussteuerung nach verschie-
denen Kontenarten arbeiten. Rein technisch bentigen Sie lediglich den
Eintrag + Gltig fr alle Kontenarten. Ist dieser umgekehrt nicht vor-
handen, sind gar keine Buchungen in der Komponente FI mglich.

Beim Buchungsvorgang wird zunchst immer das Buchungsdatum


auf Gltigkeit geprft. Dieses entspricht dem Eintrag + Gltig fr
alle Kontenarten. Bereits bei der Erfassung der Belegkopfposition
erhalten Sie so eine direkte Fehlermeldung bei geschlossenen
Buchungsperioden (siehe Abbildung 2.52).

74
Periodensteuerung 2.14

Abbildung 2.52 Prfung auf das Buchungsdatum

Ein Geschftsvorgang, der sich in der Gewinn- und Verlustrechnung Integration von
FI und CO
widerspiegelt, bringt zumeist auch einen integrativen SAP-Aspekt in
Richtung Controlling mit sich. Zusatzkontierungen fr Kostenstellen
oder Auftrge werden an die Komponente CO weitergereicht und
dort in einem eigenstndigen Beleg verarbeitet. Auch hier wirkt eine
Periodenprfung, die auf der Basis einer Periodensteuerung in der
Komponente CO angesiedelt ist. Die Aufwandsposition einer Kredi-
torenrechnung wird somit auch in Echtzeit nicht nur in FI, sondern
auch in CO geprft. Sind dort die Buchungsperioden geschlossen, hat
das direkte Auswirkungen auf die Kreditorenrechnungsbearbeitung.

2.14.2 Periodensteuerung im Controlling


Abschlussaktivitten im Controlling knnen in die folgenden The-
menbereiche unterteilt werden:

Gemeinkostenverrechnungen
Daten aus Arbeitszeitblttern werden ins System bergeleitet und mit
Werten versehen. Es folgt eine manuelle Verrechnung von Kosten
und Erlsen. Auf dieser Basis aufbauend, knnen Gemeinkostenzu-
schlge berechnet werden. ber Allokationen, d. h. Umlagen, Vertei-
lungen und periodische Umbuchungen, erfolgen systematische Be-
und Entlastungen etwa indem Strom-, Telefon- und Kantinenkosten
auf die einzelnen Bereiche im Unternehmen verteilt werden.

75
2 Organisatorische Aktivitten im Abschluss

Nachbewertung
Bewertung von Bei der Nachbewertung werden die tatschlich angefallenen Ist-Kos-
Leistungen und
ten weiterverrechnet. Zum Beispiel hat die Maschine A eine geplante
Tarifen
Leistung von zehn Stunden und geplante Kosten von 100 EUR. Diese
Kombination mndet im Controlling in einem Tarif von 10 EUR pro
Stunde. Sofern in einem Monat lediglich neun Stunden geleistet wor-
den sind, wurden 90 EUR im operativen Betrieb weiterverrechnet.
Sind in diesem Zeitraum Kosten von insgesamt 110 EUR angefallen,
wird der Empfnger dieser Leistung (z. B. ein Fertigungsauftrag)
gnstiger als geplant abgerechnet. Die Nachbewertung belastet den
Empfnger mit zustzlichen 10 EUR (Differenz aus 100 und 110).

Abschluss fr Auftrge und Projekte


Fr selbst erstellte unfertige Gter erfolgt am Periodenende eine
Bewertung fr die sogenannte Ware in Arbeit (WIP Work in Pro-
cess). Die Bewertung z. B. von Fertigungsauftrgen oder Projekten
kann nach unterschiedlichen Kriterien vorgenommen werden.
Diese finden sich dann entsprechend im Customizing des SAP-Sys-
tems wieder.

SAP-Videos zur WIP-Ermittlung

Auf http://fico-forum.de/demo/wip_ermittlung.php finden Sie ein Video,


dass Ihnen die verschiedenen Schritte in der WIP-Ermittlung zeigt. Dort
werden Abgrenzungsschlssel, Abgrenzungsversion und Bewertungsme-
thode definiert und anschlieend Zeilen-IDs festgelegt und Kostenarten
Zeilen-IDs zugeordnet. Es folgt die Definition der Fortschreibung. Ab-
schlieend werden Buchungsregeln festgelegt, und die WIP-Ermittlung
kann durchgefhrt werden.

Damit diese Aktivitten im Controlling innerhalb eines definierten


Zeitrahmens abgearbeitet werden, gibt es auch in diesem Bereich
eine eigene Periodensteuerung. Sie finden diese im SAP-Anwen-
dungsmen unter Rechnungswesen Controlling Umfeld
Periodensperre ndern (Transaktion OKP1). Gem Abbildung
2.53 knnen Sie pro Kostenrechnungskreis innerhalb einer Ist- oder
Planversion Perioden ffnen oder schlieen.

Zentrale Sieht Ihre SAP-Systemarchitektur vor, dass mehrere Buchungskreise


Steuerungs-
mit einem Kostenrechnungskreis verbunden sind, knnen Sie die
mglichkeit
Buchungsperioden hier zentral steuern. Selbst wenn die Buchungs-

76
Periodensteuerung 2.14

kreise in der Komponente FI mit einer eigenen Variante fr die Peri-


odensteuerung arbeiten sptestens jetzt wird dann in der Kompo-
nente CO ein einheitlicher Zeitplan fr die Periodensteuerung
bentigt. Abbildung 2.54 zeigt, wie die Buchungsperiode 12 fr die
Vorgnge gesperrt wird.

Abbildung 2.53 CO-Periodensteuerung

Abbildung 2.54 Vorgnge einzeln sperren

77
2 Organisatorische Aktivitten im Abschluss

CO-Sperren Wenn an dieser Stelle auch die FI-Vorgnge gesperrt werden, hat
knnen GuV-
diese laufende Einstellung im Controlling auch eine direkte Auswir-
Buchungen
verhindern kung auf FI-Buchungen (siehe Abbildung 2.55). Die Periodensperre
verhindert GuV-relevante Kontierungen, die ansonsten auch ins Con-
trolling bergeleitet werden. Eine zeitliche Abstimmung der Ab-
schlussarbeiten zwischen den Abteilungen Finanzbuchhaltung und
Controlling ist an dieser Stelle zwingend notwendig.

Abbildung 2.55 Auswirkung auf GuV-Buchungen

Neben der Periodensteuerung in den Komponenten CO und FI gibt


es eine dritte Einstellungsmglichkeit, die fr die Periodensteuerung
in der SAP-Materialwirtschaft verantwortlich ist.

2.14.3 Periodensteuerung in der Materialwirtschaft


Logistische Der modulare Aufbau eines SAP-Systems bringt es mit sich, dass auch
Rechnungsprfung
in Komponente Materials Management (MM) eine Periodensteue-
rung zu finden ist. Das betrifft insbesondere den Warenein- und -aus-
gang bzw. die logistische Rechnungsprfung. In diesen drei Berei-
chen werden Buchungen in die Finanzbuchhaltung abgesetzt und
damit Werte innerhalb einer Buchungsperiode fortgeschrieben. In

78
Periodensteuerung 2.14

Abbildung 2.56 sehen Sie die logistische Rechnungsprfung (Trans-


aktion MIRO) mit einer berprfung der erlaubten Buchungsperio-
den. In diesem Fall kann eine Buchung zum 31.12. nicht durchge-
fhrt werden, weil die Buchungsperiode in der Komponente MM
nicht freigegeben ist. Erst nach einer erfolgreichen Prfung wird die
dazu passende Periodensteuerung in FI aufgerufen und auf ihre Gl-
tigkeit berprft.

Abbildung 2.56 Periodenprfung in der Rechnungsprfung

Der sogenannte MM-Periodenverschieber gilt fr zwei aktuelle Perio-


den des laufenden Jahres und wird immer um einen weiteren Monat
nach vorne gesetzt. Abbildung 2.57 zeigt Ihnen die Einstellungsmg-
lichkeiten, die Sie im SAP-Anwendungsmen ber folgenden Pfad
erreichen: Logistik Materialwirtschaft Einkauf Stammdaten
Nachtr. Abrechnung Lief Absprachen Umfeld Material Sons-
tige Periode Verschieben (Transaktion MMPV).

Auf der Ebene des Buchungskreises verschieben Sie die beiden offe- Zuknftige
Perioden
nen und damit gltigen Perioden in der SAP-Komponente MM. Es
gibt mit dem SAP-Hinweis 1082841 sogar einen eingebauten Schutz,
um nicht versehentlich eine Verschiebung in zuknftige Perioden
auszufhren. An dieser Stelle prft das SAP-Programm gegen das Sys-
temdatum und zeigt bei einem mglichen Fehlverhalten die in Abbil-
dung 2.58 dargestellte Protokollmeldung an.

79
2 Organisatorische Aktivitten im Abschluss

Abbildung 2.57 Periodenverschieber

Abbildung 2.58 Fehler beim Verschieben der Periode

Notwendigkeit der Sie haben an dieser Stelle drei zentrale Einstellungsmglichkeiten fr


organisatorischen
die SAP-Komponenten FI, CO und MM kennengelernt. Im Abschluss-
Abstimmung
prozess bedarf es eines koordinierten Zusammenspiels aller drei
Bereiche, um einen schnellen und effizienten Periodenabschluss zu

80
Technische Abstimmung der Verkehrszahlen 2.15

gewhrleisten. Im schlimmsten Fall kann es zu Zustndigkeitskonflik-


ten zwischen den drei Abteilungen im Unternehmen kommen. Wich-
tig ist, dass alle Beteiligten grundlegend ber die Prozesse informiert
sind, auch ber ihre eigene Abteilung hinaus. Eine Periodensperre,
die der Kreditorenbuchhalter meldet, knnte in allen drei SAP-Kom-
ponenten begrndet sein.

2.15 Technische Abstimmung der Verkehrszahlen


Die Abstimmung der Verkehrszahlen ist notwendig, um auch aus
technischer Sicht eine konsistente Datenhaltung zu berprfen. Aus-
gehend vom SAP-Anwendungsmen, nehmen Sie diese ber folgen-
den Pfad vor: Finanzwesen Hauptbuch Periodische Arbeiten
Abschluss Prfen/Zhlen Abstimmung (Transaktion F.03). Das
Programm selektiert gem Abbildung 2.59 alle Belege des Bu-
chungskreises 1000 im Geschftsjahr 2013. Dabei werden die Zahlen
der Einzelbelege und Summen je Periode miteinander vergleichen.
Per Definition darf es an dieser Stelle keine Differenzen geben, an-
sonsten liegt ein Fehlverhalten des SAP-Systems vor.

Abbildung 2.59 Abstimmanalyse

Legen Sie in Abbildung 2.60 das Augenmerk auf die Spalten mit der
berschrift Differenz. Haben diese wie hier im Beispiel einen Saldo
von 0, kann von einem konsistenten Datenbestand ausgegangen wer-

81
2 Organisatorische Aktivitten im Abschluss

den. In diesem Fall stimmen Einzelbelege und Summenbildung pro


Periode berein.

Abbildung 2.60 Protokoll klassische Aufbereitung

Datenbankfehler Jeder Programmlauf wird im Hintergrund dokumentiert, d. h., es


identifizieren
werden das Aufrufdatum, der SAP-Benutzername und das Gesamter-
gebnis fortgeschrieben. Kontrolliert man diese Historie, sind Daten-
bankfehler aus der Vergangenheit schnell zu finden. Im Beispiel aus
Abbildung 2.61 ist gut zu erkennen, dass der SAP-Benutzer RALF am
03.12.2012 auf ein Problem gestoen ist. Die zustzliche Analyse der
Konten zeigt einen Datenschiefstand der Verkehrszahlen im Konto
400000. Darber hinaus stimmen die aufgebauten Indizes bei den
Konten 140000 und 400000 nicht mit dem Datenbestand berein.

82
Saldovortrag 2.16

Abbildung 2.61 Datenbankfehler

Treten Datenbankfehler auf, muss zumeist der SAP-Support mit ein- SAP-Support
bezogen werden. Support-Mitarbeiter melden sich dann per Remote-
zugriff am SAP-System an und analysieren den Fehler bzw. forschen
nach der Ursache. Sind alle technischen Voraussetzungen erfllt,
kann auch die nchste technisch bedingte Aktion durchgefhrt wer-
den: der Saldovortrag.

2.16 Saldovortrag

Einen Saldovortrag vom Geschftsjahr X zum Geschftsjahr X+1 kn- Vortrag je Konto
und je Ledger
nen Sie auf unterschiedliche Arten vornehmen. Dabei muss zwi-
schen Bilanz- und GuV-Konten differenziert werden. Die Bilanzkon-
ten tragen die Werte der Schlussperiode auf die Anfangsperiode des
gleichen Kontos vor. Im Gegensatz dazu nehmen die GuV-Konten
den Vortrag nicht auf das gleiche Konto, sondern auf ein separates
Ergebnisvortragskonto vor. Als technische Voraussetzung gilt der
SAP-Saldovortrag in der Hauptbuchhaltung, den Sie im SAP-Anwen-
dungsmen unter dem Eintrag Rechnungswesen Finanzwesen

83
2 Organisatorische Aktivitten im Abschluss

Hauptbuch Periodische Arbeiten Abschluss Vortragen


Saldovortrag (Transaktion F.16) finden. Haben Sie die neue Haupt-
buchhaltung aktiviert, muss der Saldovortrag auerdem fr jedes
Ledger ausgefhrt werden. Im Beispiel aus Abbildung 2.62 geschieht
dies fr das Ledger 0L, den Buchungskreis 1000 und das neue Ge-
schftsjahr 2014.

Abbildung 2.62 Saldovortrag durchfhren

Sie fhren das Programm mit der (F8)-Taste aus und bekommen
anschlieend ein Protokoll angezeigt. Im Fall der Abbildung 2.63 ist
der Saldovortrag erfolgreich verlaufen.

Buchungen ins Vorjahr

Wenn Sie den Saldovortrag fr Sachkonten am Ende eines Geschftsjahres


vornehmen, dann fhren Buchungen in das Vorjahr zur automatischen
Korrektur der Salden. Ab diesem Zeitpunkt wird bei jeder Buchung der
Saldo automatisch vorgetragen, auch bei Rckbuchungen ins Vorjahr. Es
ist also nicht notwendig, den Saldovortrag erneut durchzufhren. Es gibt
allerdings eine Ausnahme von dieser Regel: Wenn Sie im neuen Geschfts-
jahr z. B. bemerken, dass im Vorjahr ein Sachkonto irrtmlich als Erfolgs-
konto statt als Bestandskonto (oder umgekehrt) gekennzeichnet war, dann
korrigieren Sie zuerst die Stammdaten dieses Kontos und mssen in die-
sem Fall anschlieend den Saldovortrag tatschlich erneut vornehmen.

84
Saldovortrag 2.16

Abbildung 2.63 Protokoll des Echtlaufs

ber die Schaltflche Bilanzkonten wird Ihnen die Auflistung der


vorgetragenen Sachkonten entsprechend Abbildung 2.64 angezeigt.
Hier sehen Sie, dass Bilanzkonten die Werte auf die eigene Konto-
nummer vortragen.

Abbildung 2.64 Saldenvortrag der Bilanzkonten

85
2 Organisatorische Aktivitten im Abschluss

Ergebnisvor- Mit der Menoption Ergebnisvortragskonten ffnen Sie eine Auf-


tragskonten
listung der einzelnen Vortragungen auf das/die Ergebnisvortragskon-
definieren
ten (siehe Abbildung 2.65). Das trifft ausnahmslos fr alle Erfolgskon-
ten zu. Im Beispiel speist sich das Ergebnisvortragskonto 900000 aus
einer Reihe von Buchungsbetrgen. Im SAP-System wird dazu keine
Buchung im ursprnglichen Sinne vorgenommen. Es handelt sich
lediglich um eine Wertfortschreibung in die Buchungsperiode 0 fr
den Saldovortrag. Deshalb sind Wertkorrekturen von Systemseite
auch fortlaufend mglich.

Abbildung 2.65 Saldenvortrag GuV-Konten

Accrual Engine
Auch die Accrual Engine (siehe Kapitel 6, Passiva) besitzt eine eigene
Funktion, um fr diese Nebenbuchhaltung einen eigenstndigen Saldo-
vortrag durchzufhren: die Transaktion ACACCARRYFORWARD.

Kontenfindung Damit GuV-Konten per Saldovortrag ins nchste Geschftsjahr ber-


fr GuV-Konten
fhrt werden knnen, mssen Sie eine Einstellung in der Konten-
findung hinterlegen. Sie finden diese im Customizing unter Finanz-
wesen Hauptbuchhaltung Sachkonten Stammdaten Vorar-
beiten Ergebnisvortragskonto festlegen. Im Beispiel aus
Abbildung 2.66 werden gleich zwei mgliche Saldovortragskonten
mit definiert.

Die Abkrzungen X und Y finden Sie im Kontenplansegment des


Sachkontos (Transaktion FS00) wieder. Wie Sie in Abbildung 2.67
sehen, ist dort fr das Erfolgskonto 230000 (Aufwendungen aus

86
Saldovortrag 2.16

Whrungskurs-Differenzen) mit der Abkrzung X das Ergebnisvor-


tragskonto 900000 definiert.

Abbildung 2.66 Vortragskonto definieren

Abbildung 2.67 Sachkonto pflegen

Abbildung 2.68 zeigt die Saldenansicht des Ergebnisvortragskontos Nachweis eines


stattgefundenen
900000, die mit der Transaktion FAGLB03 geffnet wird. Der Eintrag
Saldovortrags
vor der Periode 1 kann als Ergebnisvortrag oder Wert fr die Periode 0
bezeichnet werden. Sollten in Ihrem SAP-System dort keine Werte
angezeigt werden, gab es im Vorjahr auf dem Konto keine Buchun-
gen, oder der Saldovortrag wurde bisher noch nicht ausgefhrt.

Eine Besonderheit der neuen Hauptbuchhaltung ist bei der Salden-


anzeige in Abbildung 2.69 zu erkennen. Dort erfolgt bereits bei der

87
2 Organisatorische Aktivitten im Abschluss

Datenselektion die zustzliche Auswahl eines Ledgers. In Abbildung


2.68 sehen wir, dass ein Saldovortrag fr 2014 bereits ausgefhrt
worden ist. Fr das andere Ledger L5 wurde jedoch kein Saldovortrag
gebucht, da. hier keine Daten fr das Geschftsjahr 2014 gefunden
werden konnten.

Abbildung 2.68 Saldenanzeige

Abbildung 2.69 Saldo fr Ledger L5

Wie Sie in Abbildung 2.70 sehen, wird in der Summentabelle der


neuen Hauptbuchhaltung (FAGLFLEXT) das jeweilige Ledger mit fort-
geschrieben. Es ist ebenfalls ein eigenes Feld fr den Saldovortrag in
Transaktionswhrung vorhanden.

88
Fazit 2.17

Abbildung 2.70 Ansicht der Summentabelle

2.17 Fazit
Die organisatorischen Aktivitten rund um den Abschlussprozess
sind extrem vielfltig. Neben technischen Notwendigkeiten wie dem
Saldovortrag, Umgliederungsbuchungen oder der Abstimmung von
Einzelbeleg und Verkehrszahlen gibt es eine Reihe betrieblicher Her-
ausforderungen wie etwa die Bearbeitung von spt gestellten Liefe-
rantenrechnungen bzw. der spten Kenntnis ber den Rechnungsein-
gang im Betrieb. In der Summe kommt es auf eine gute Planung in
der Buchhaltung an: Welche Person muss was wann tun? Aber auch
der Blick auf den aktuellen Status hilft, Probleme rechtzeitig zu erken-
nen und Manahmen zu ergreifen. Oft aber sind es Erfahrungswerte
langjhriger Mitarbeiter, die helfen, die Zusammenhnge und Ab-
hngigkeiten zu anderen Abteilungen und Bereichen zu erkennen. In
den folgenden Kapiteln zeigen wir Ihnen praktische Beispiele.

89
Jeder Plan ist per Definition zunchst einmal falsch. Es ist
jedoch die Kunst des Verantwortlichen, die Ist-/Plan-Abwei-
chungen nicht zu gro werden zu lassen. Als Hilfsmittel bei
der Abschlussplanung bietet SAP das Closing Cockpit und den
Schedule Manager an.

3 Schedule Manager und


Closing Cockpit

In diesem Kapitel lernen Sie die SAP-Programme Schedule Manager


und Closing Cockpit nher kennen. Sie bekommen Informationen zum
jeweiligen Funktionsumfang, um anschlieend abschtzen zu kn-
nen, welches Werkzeug Sie im Abschlussprozess fr Ihr Unterneh-
men am besten untersttzen kann.

3.1 Organisatorische Rahmenbedingungen

Whrend des Monats-, Quartals- oder Jahresabschlusses gibt es de- Abteilungs-


bergreifende
finierte Aktivitten, die von der Buchhaltung bzw. anderen angren-
Informationen
zenden Abteilungen in einer bestimmten Reihenfolge abgearbeitet
werden mssen. Lassen Sie uns diese einfache Erkenntnis anhand ei-
nes praxisnahen Beispiels der Anlageninventur nher betrachten.
Bei einer Anlageninventur geht es darum, zu prfen, ob die im
Anlagevermgen verzeichneten Wirtschaftsgter noch vorhanden
sind. Natrlichen Schwund gibt es leider in gewissem Umfang in je-
dem Unternehmen, und zum Bilanzstichtag mssen diese Anlagen-
abgnge gebucht werden.

In unserem Beispiel erhalten die Produktionsabteilungen Bestandlis-


ten der Wirtschaftsgter und mssen zurckmelden, welche Anlagen
tatschlich noch vorhanden sind. Eventuell ist das Unternehmen
gegen Diebsthle in einem bestimmten Bereich sogar versichert und
kann somit auch einen Erls buchen. In diesen Fllen bedarf es einer
Nachfrage in der Rechtsabteilung. Erst danach kann der Anlagen-

91
3 Schedule Manager und Closing Cockpit

buchhalter die periodischen SAP-Buchungen wie den Abschreibungs-


lauf ausfhren und alle Anlagenkonten anschlieend fr Buchungen
sperren. Da diese einzelnen Prozessschritte auch in einer bestimmten
Reihenfolge ausgefhrt werden sollen, ist es notwendig, einen Plan
zu erstellen. In unserem Fall wrde dieser vereinfacht wie folgt aus-
sehen:

Bestandlisten an Produktionsabteilungen versenden


Rckmeldungen der Produktionsabteilung
Rckfrage in der Rechtsabteilung
Anlagenabgnge buchen (mit/ohne Erls)
Abschreibungslauf durchfhren
Anlagenkonten fr Buchungen sperren

Sie sehen, dass ein einfacher Sachverhalt in der Anlagenbuchhaltung


bereits zwei weitere Abteilungen (Produktion und Rechtsabteilung)
betreffen kann, die mit dem Abschlussprozess als Hauptaufgabe nur
wenig zu tun haben. Deshalb wird es wichtig, aus dem Projektplan
weitere Informationen ableiten zu knnen. Die zentrale Frage lautet
hier: Wer hat wann was zu tun?

Terminplanung Wenn die Anlagenbuchhaltung drei Wochen nach dem Abschluss-


stichtag geschlossen werden soll, kann man relativ einfach rckwrts
kalkulieren: Die technische Durchfhrung des Abschreibungslaufs
dauert in der Regel ein bis zwei Tage. Eventuell gibt es Probleme
wegen gesperrter Kostenstellen, die sollten jedoch schnell zu behe-
ben sein. Aus der Vergangenheit ist bekannt, dass es nicht viele
Abgangsbuchungen im Unternehmen gibt. Auch diese knnen vom
Anlagenbuchhalter innerhalb von ein bis zwei Tagen im SAP-System
manuell vorgenommen werden. Rckmeldungen von anderen Abtei-
lungen knnen unter Umstnden mehrere Wochen dauern. In unse-
rem Beispiel bentigt die Rechtsabteilung bei Rckfragen ca. eine
Woche, die Produktionsabteilungen ca. drei Wochen. Zhlt man
diese Zeitrume fr eine Planung zusammen, mssen die als Grund-
voraussetzung geltenden Bestandlisten der Anlagenbuchhaltung in
der Summe fnf Wochen vor dem Schlieen der Anlagenbuchhaltung
versendet werden. Das heit, wenn bei einem Geschftsjahr mit Peri-
odenende 31.12. und einem geplanten Erledigungsdatum fr die
Anlagenbuchhaltung der 21.01. (drei Wochen spter) geplant ist,
mssen die Bestandslisten rein rechnerisch bereits am 14.12. (zwei

92
Organisatorische Rahmenbedingungen 3.1

Wochen vor dem 31.12.) an die Produktionsabteilungen versendet


werden. Zustzliche Komplexitt bekommt der Projektplan durch
Urlaubsregelungen bzw. Werksferien, die von Weihnachten bis Neu-
jahr in einigen Betrieben blich sind.

Das Beispiel zeigt auch, dass in diesem Fall die Buchungs-, Bewer-
tungs- und Auswertungsprogramme von SAP Sie beim Abschlusspro-
zess gut untersttzen knnen. Bei der Automatisierung ist es wichtig,
dass die bentigten Daten auch rechtzeitig zur Verfgung stehen.
Wenn eine angrenzende Abteilung ein notwendiges Gutachten
jedoch erst zu spt in Auftrag gegeben hat, liegen die Zahlen der
Buchhaltung nicht vor, und der Abschlussvorgang kann deshalb nicht
beendet werden. Trifft das auf viele einzelne Sachverhalte zu, sum-
mieren sich einzelne Wertvernderungen, und der Vorstand
bekommt keine aussagekrftige Rckmeldung fr ein Jahresergebnis.
Besonders tragisch ist es natrlich, wenn man von einem Jahresber-
schuss ausgeht und erst bei den letzten vorgenommenen Buchungen
unter dem Strich ein Jahresfehlbetrag entsteht.

Der Fast-Close-Gedanke konzentriert sich deshalb auch auf die Orga-


nisation und den Umgang mit dem Abschlussplan. In der Praxis ist es
heute durchaus blich, dass Abschlussaktivitten anhand einer
Papierliste dokumentiert und sprichwrtlich abgehakt werden. Bei
kleineren Unternehmen, die ihre Finanzbuchhaltung zentral von
einem Standort steuern und in denen angrenzende Abteilungen
schnell zu erreichen sind, ist es so mglich, sich einen berblick zu
verschaffen. bersicht und Effektivitt zu erhalten, ist in greren
Unternehmen oder bei verteilten Standorten jedoch schwieriger.
Den Leiter der Finanzbuchhaltung und die Verantwortlichen fr eine
qualitativ hochwertige und rechtzeitige Erstellung des Bilanzab-
schlusses mssen sich die folgenden Fragen stellen:

Wie muss ich, ausgehend vom Ziel des fertigen Abschlusses, rck- Fragestellungen
zur Terminplanung
wrts planen, um alle Aktivitten rechtzeitig zu starten?
Welcher Mitarbeiter ist fr welchen Teil des Einzelabschlusses ver-
antwortlich?
Stockt ein Vorgang, weil eine Nachbarabteilung (z. B. Produktion/
Rechtsabteilung) einer Rckmeldung nicht zeitgerecht nach-
kommt? Wie wird der Vorgang intern kommuniziert und eskaliert?
Wie kann man Vorgnge so entzerren, dass die Kollegen in der
Buchhaltung nicht alles zum selben Zeitpunkt buchen mssen?

93
3 Schedule Manager und Closing Cockpit

Gibt es vermeidbare Leerlufe zwischen den einzelnen Abschluss-


schritten?
Wie sieht es mit der Urlaubsplanung und Betriebsferien aus?
Sind berstunden vom Betriebsrat genehmigt, und knnte notfalls
in der Buchhaltung auch samstags gearbeitet werden?

Schedule Manager Software ist in diesem Kontext als technisches Hilfsmittel zu sehen,
und Closing Cockpit
um sich einen berblick zu verschaffen und einen Prozess noch kla-
rer zu strukturieren. Sie ist ein Hebel, um Verbesserungspotenzial zu
erkennen, rechtzeitig zu identifizieren und ein sprichwrtliches
bses Erwachen im Abschlussprozess zu vermeiden.

Mit dem seit Release 4.6 vorhandenen Schedule Manager und dem
ab SAP ERP erhltlichen Closing Cockpit ist eine erweiterte Software-
untersttzung fr die Abschlussprozesse mglich. Im Wesentlichen
untersttzen Closing Cockpit und Schedule Manager den Leiter der
Finanzbuchhaltung dabei, einen Ablauf zu planen, auszufhren und
zu berwachen. Eine nachgelagerte Analyse der Plan- und Ist-Abwei-
chungen hilft, Verbesserungspotenziale zu identifizieren und den
nchsten Abschluss entsprechend effizienter zu gestalten. In der
Detailausfhrung werden Verantwortungsbereiche festgehalten und
fr jeden im Unternehmen transparent gemacht. Eine integrierte
Dokumentation ermglicht es unmittelbar beteiligten Dritten, den
Status nachzuvollziehen. Zusammengefasst knnen Sie mit dem
Closing Cockpit oder dem Schedule Manager die folgenden Ziele ver-
folgen:

jederzeit einen berblick darber zu haben, wer was wann macht


Abhngigkeiten zwischen den Aktivitten zu erkennen
zeitliche Leerlufe zu vermeiden

Krzere Abschluss- Unternehmen, die Quartals- oder sogar Monatsabschlsse durchfh-


zeitrume
ren, werden mit dem Thema Abschlussplan hufiger konfrontiert als
Firmen, die lediglich einmal im Jahr einen Jahresabschluss durchfh-
ren. Zustzlich fhrt der unterjhrig durchgefhrte Abschluss dazu,
dass sich die Arbeit eines Jahresabschlusses teilweise auf Quartals-
oder Monatsabschlsse verteilt. Die Vorteile dieser vorgelagerten
Aktivitten, wie z. B. ein qualitativ hochwertiger Monatsabschluss,
werden in der Praxis hufig durch den vorherrschenden Zeit- und
Ressourcenmangel in der Buchhaltung nicht erreicht. Viele Buchhal-

94
Organisatorische Rahmenbedingungen 3.1

tungsabteilungen haben sich zwar zum Ziel gesetzt, einen qualitativ


hochwertigen Monatsabschluss zu erstellen. Doch was passiert dort
wirklich, wenn z. B. Intercompany-Verrechnungskonten keinen Null-
saldo aufweisen? In vielen Fllen werden die Sachverhalte auf Einzel-
postenebene nicht komplett nachvollzogen, sondern das Problem
wird in den nchsten Monat verschoben. Dort wchst dann die
Anzahl klrungsbedrftiger Positionen. Eine finale Klrung gibt es
dann sptestens zum Jahresabschluss. Dort kosten die Nachfragen fr
Sachverhalte der letzten zwlf Monate dann wieder Zeit und behin-
dern einen Fast Close.

Externe Berater mssen nachfragen

Wenn man als externer Berater versucht, an dieser Stelle dem Buchhal-
tungsleiter untersttzend zur Seite zu stehen, lohnt es sich, bei Statusfra-
gen den Finger in die Wunde zu legen. In der Praxis erfhrt man bei Rck-
fragen zum Status von Verrechnungskonten von Sachbearbeitern der
Buchhaltung, dass ein Verrechnungskonto prinzipiell aufgeht. Ein Blick auf
den Saldo gengt aber, um festzustellen, dass dieser nicht 0 ist. Dann kom-
men vielleicht fnf bis sechs Positionen zur Sprache, die zu klren sind.
Wer hier lockerlsst, hat zum Jahresende erneut 60 bis 70 Positionen mit
Klrungsbedarf (pro Verrechnungskonto!). Wenn die Zeit fr den Monats-
abschluss eng bemessen ist es die Aufgabe des Buchhaltungsleiters, Akti-
vitten zu priorisieren, um nicht nur einen theoretischen Monatsabschluss
zu gewhrleisten. Alternativ drngen sich die Fragen sonst geballt einmal
im Jahr zum Jahresabschluss auf.

Der Monatsabschlussplan inklusive SAP-Intercompany-Abstimmung


bernimmt die Automatisierung und die Dokumentation. Mit der
Automatisierung sollen umfangreiche Sachverhalte zwlfmal im Jahr
mglichst effizient bearbeitet werden (siehe Kapitel 7, Vorbereitung
fr den Konzernabschluss). Die als Nebenprodukt erstellte Doku-
mentation ermglicht dem Rechnungswesenleiter einen berblick
ber erledigte und noch offene Aufgaben.

Die Kombination ist eine gute Voraussetzung, um von einem Jahres-


auf einen echten Monatsabschluss zu wechseln und so dem Fast-
Close-Gedanken Rechnung zu tragen.

Speziell fr die Aufgabenplanung werden wir in den nchsten beiden


Abschnitten nher auf den Schedule Manager und das SAP Closing
Cockpit eingehen.

95
3 Schedule Manager und Closing Cockpit

3.2 Schedule Manager


Ab Release R/3 4.6 gibt es mit dem Schedule Manager ein Werkzeug
zur Strukturierung der Abschlussaufgaben und zentralen bersicht
des aktuellen Status.

Sie finden die zentrale Transaktion SCMA im SAP-Anwendungsmen


unter Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Periodische
Arbeiten Schedule Manager. Sie dient als Einstieg fr die folgen-
den Aufgaben, die uns beim Abschlussprozess untersttzen:

Einplanung von Bewertungsprogrammen


Einplanung von Schnittstellenprogrammen
Hinterlegung von Dokumenten
Einbindung von Workflows

Das zentrale Element ist der in Abbildung 3.1 dargestellte Aufgaben-


plan. Er bietet eine Unterteilung der Aktivitten, die sich in unserem
Fall an einzelnen Tagen orientiert. Eine zustzliche Aufteilung in
Organisationseinheiten wie Buchungs- oder Kostenrechnungskreis
gibt es nicht.

Abbildung 3.1 Aufgabenplan

Vom Schedule Manager zum Closing Cockpit

Es ist mglich, zunchst mit dem wesentlich einfacheren Schedule Mana-


ger zu starten. Die dort erstellten Aufgabenplne lassen sich zu einem sp-
teren Zeitpunkt in das Closing Cockpit importieren, das weitergehende
Mglichkeiten bietet.

96
Schedule Manager 3.2

Der gezeigte Aufgabenplan besteht aus verschiedenen Aktivitten. Einbinden von


Fremdsystemen
Die Merkhilfe Fremddaten vom Host bernehmen soll den Verant-
wortlichen SIEBERT daran erinnern, diese Aktion manuell zu starten.
Eine Integration von mehreren SAP- und Nicht-SAP-Systemen hn-
lich wie beim Closing Cockpit gibt es an dieser Stelle nicht. Transak-
tionen wie z. B. bernommene Fremddaten prfen starten ein SAP-
ABAP-Dialogprogramm. In diesem Fall ist es die Aufgabe des Benut-
zers MUNZEL, dieses auszufhren und eine manuelle Statusmeldung
zu erfassen. Bei Hintergrundprogrammen wie Periodische Umbu-
chung der Personalkosten muss es eine Einplanung fr den Start-
zeitpunkt der Verarbeitung geben. Fr jeden Eintrag kann eine Vari-
ante hinterlegt werden, um dort eine automatische Verarbeitung zu
gewhrleisten. Die Ablaufdefinition Periodenabschluss Kosten-
stelle umfasst die Verarbeitung mehrerer hintereinandergeschalte-
ter Programme und wird spter in diesem Abschnitt noch nher
erlutert.

Die Definition des eigentlichen Aufgabenplans ist in Abbildung 3.2 Fabrik- und
Feiertagskalender
dargestellt. Hier knnten Sie eigene Fabrik- oder Feiertagskalender
hinterlegen und so die Einplanung auf Basis der im Unternehmen tat-
schlich vorhandenen Arbeitstage vereinfachen, wie z. B. die Konfi-
guration der Tagesansicht. Diese beginnt im Beispiel ab 8 Uhr in
einem Intervall von jeweils 30 Minuten. Die praktische Auswirkung
in der Anwendung ist spter in Abbildung 3.4 zu erkennen.

Abbildung 3.2 Definition des Aufgabenplans

97
3 Schedule Manager und Closing Cockpit

Mageblich fr die Konzeption des Schedule Managers war und ist


das Prinzip der Einfachheit. Alle wichtigen Funktionen sollten ber
die rechte Maustaste erreichbar sein. Abbildung 3.3 zeigt Ihnen das
Kontextmen.

Abbildung 3.3 Rechte Maustaste

Statusrckmeldung Eine vollstndige bersicht des Aufgabenplans und der Tagesansicht


ist in Abbildung 3.4 dargestellt. Per Drag & Drop knnen so Aktivit-
ten eingeplant werden. Bei manuellen Vorgngen muss der Benutzer
selbst den Status aktualisieren, maschinelle Programme melden die-
sen automatisch zurck.

Abbildung 3.4 Drag & Drop fr die Einplanung

Neben Merkhilfen, Transaktionen und Hintergrundprogrammen


knnen so auch Ablaufdefinitionen eingeplant werden. Diesen letz-

98
Schedule Manager 3.2

ten Punkt wollen wir an dieser Stelle an einem Beispiel nher


betrachten. Bei Ablaufdefinitionen handelt es sich um eine Samm-
lung mehrerer SAP-Programme, die abhngig voneinander nachein-
ander ausgefhrt werden. Im Extremfall knnten das Dutzende vor
Vorgngen sein, die automatisiert starten. Das verkrzt die Wartezei-
ten zwischen den einzelnen Schritten und vermeidet Fehler, die auf-
grund einer falschen Reihenfolge in der Abarbeitung entstehen kn-
nen. Zum Beispiel knnte eine Ablaufdefinition wie folgt aussehen:

periodische Umbuchungen Beispiel einer


Ablaufdefinition
Verteilung
indirekte Leistungsverrechnung
Umlage
Ist-Tarifermittlung

Es ist sehr wichtig, dass Sie an dieser Stelle nicht den berblick ver-
lieren. Es ist nicht sinnvoll, alle Aktivitten in einer Ablaufdefinition
zusammenzufassen. Ablaufdefinitionen knnen in der Verarbeitung
auch abbrechen, und nicht immer ist es mglich, den Vorgang genau
an dieser Stelle fortzusetzen. Vielmehr sollten Sie sich bei der Erstel-
lung der Ablaufdefinition an den von SAP ausgelieferten Templates
orientieren. ber den Meneintrag Zustze knnen Sie eine eigene
Ablaufdefinition erstellen. In Abbildung 3.5 ist dies fr die Definition
ZSTEPS dargestellt.

Abbildung 3.5 Ablaufdefinition anlegen

Der anschlieend in Abbildung 3.6 ausgewhlte Anwendungsbereich


CO-OM-CCA bezieht sich bereits auf die von SAP ausgelieferten Tem-
plates. Deshalb wird die Bezeichnung Periodische Ttigkeiten im
CO ausgewhlt.

99
3 Schedule Manager und Closing Cockpit

Abbildung 3.6 Anwendungsgebiet auswhlen

Bei der Ablaufdefinition handelt es sich um einen Arbeitsablauf


(Workflow) im Controlling, der in einem dreigeteilten Bildschirmbild
in Abbildung 3.7 dargestellt wird. Auf der linken Seite ist der Naviga-
tionsbereich mit den einzelnen Schritten zu sehen. Der mittlere
Bereich zeigt den Teilausschnitt, der im rechten Navigationsbereich
markiert worden ist. Der rechte Bereich zeigt schematisch den gesam-
ten Workflow.

Abbildung 3.7 Workflow-Template

Definition von Nach einem Doppelklick auf einen Schritt im linken Navigationsbe-
Varianten
reich bekommen Sie die in Abbildung 3.8 dargestellten Details fr
den einzelnen Schritt angezeigt. An dieser Stelle sind der SAP-Pro-
grammname und die verwendete Variante erkennbar. Mit dem Icon

100
Schedule Manager 3.2

knnten Sie eine neue Variante erstellen bzw. mit dem Icon
eine bestehende verndern. Wichtig ist es hier auch, einen gltigen
SAP-Benutzer zu hinterlegen, der bei Fehlern automatisch per E-Mail
benachrichtigt werden soll.

Abbildung 3.8 Schritte vervollstndigen

Die einzelnen Schritte knnen hintereinander oder auch parallel aus-


gefhrt werden. Im Beispiel der Abbildung 3.9 ist zu erkennen, dass
die SAP-Programme fr eine Umlage und indirekte Leistungsverrech-
nung zeitgleich ausgefhrt werden sollen. Gezielte Abbruchpunkte
wie z. B. nach der Verrechnung der Primrkosten, ermglichen
zustzlich eine manuelle berprfung der jeweiligen Ergebnisse.

Verrechnung
der Primrkosten

Nchste Aufgabe
starten
Den gesamten
Ablauf abbrechen

Workflow abbrechen
(inklusive aller Aufrufer)

Parallel

Indirekte
Umlage
Leistungsverrechnung

Abbildung 3.9 Ablaufentscheidungen

101
3 Schedule Manager und Closing Cockpit

Ablaufplan Bevor Sie einen Ablaufplan mit dem Icon aktivieren knnen, prft
aktivieren
das Programm im Hintergrund, ob alle notwendigen Eingaben hin-
terlegt und gltig sind. In Abbildung 3.10 gibt es eine Reihe von
Warn- und Fehlermeldungen, die die Aktivierung und damit Ver-
wendung der Ablaufdefinition verhindern. Zum Beispiel fehlt in
Schritt 10 Verteilung eine Variante, und der hinterlegte Benutzer
WF-BATCH, der Fehlermeldungen per E-Mail erhalten soll, ist nicht
angelegt.

Abbildung 3.10 Fehler korrigieren

Mit dem Icon fgen Sie dem bestehenden Aufgabenplan eine wei-
tere Aufgabe hinzu. In unserem Beispiel fgen wir die Aufgabe CO-
Prozesse mit der zuvor definierten Ablaufdefinition ZSTEPS hinzu,
fr die der Sachbearbeiter MUNZEL verantwortlich ist (siehe Abbil-
dung 3.11).

Anschlieend enthlt der Aufgabenplan einen neuen Eintrag CO-


Prozesse im Ordner Erster Tag des Periodenabschlusses (siehe
Abbildung 3.12).

Der Ablaufplan beinhaltet im Optimalfall alle Aufgaben, die fr einen


Monats-, Quartals- oder Jahresabschluss durchlaufen werden sollen.
Das kann mehrere hundert Eintragungen bedeuten. Wie bereits
erwhnt, ersetzt der Ablaufplan meist bereits existierende Excel-Lis-
ten, die eine hnliche Ausprgung haben.

102
Schedule Manager 3.2

Abbildung 3.11 Ablaufdefinition zum Aufgabenplan hinzufgen

Abbildung 3.12 Finaler Ablaufplan

Wenn Ihnen der Aufgabenplan im Schedule Manager zu komplex ist, Jobmonitor


knnen Sie sich auch auf den dort vorhandenen Jobmonitor konzen-
trieren. Dieser ermglicht es den Fachabteilungen im Unternehmen,
den Aufgabenplan weiterhin papierbasiert zu fhren und trotzdem
die SAP-Prozesse, die sie fr den Abschlussprozess ausfhren, im
berblick zu behalten. Das ist z. B. dann sinnvoll, wenn weder Zeit
noch Akzeptanz vorhanden sind, um eine komplette Umstellung
durchzufhren. Der Schnelleinstieg ist mit der Transaktion SCMO
mglich (siehe Abbildung 3.13). Hier knnen Sie alle technisch ein-
geplanten SAP-Programme aus einem Bereich selektieren. Fr das
Finanzwesen knnten das z. B. Zahlungslufe, Abschreibungslufe
oder auch Umlagen/Verteilungen sein.

103
3 Schedule Manager und Closing Cockpit

Abbildung 3.13 Selektion des Schedule Manager Monitors

Joblog berwachen Die Selektionskriterien knnen flexibel ausgewhlt werden und


mnden in eine bersicht der ausgefhrten Programme inklusive
Status (siehe Abbildung 3.14). In unserem Beispiel sollen Positionen
von Konten maschinell ausgeglichen werden. Dabei knnte es sich
um das Wareneingangs-Rechnungseingangskonto handeln, bei dem
die eingegangenen Rechnungen den Wareneingngen gegenber-
gestellt werden. Ist ein Vorgang vollstndig erledigt, kann die Posi-
tion auf dem Konto maschinell ausgeglichen werden. Der Eintrag in
Zeile 1 weist neben einer Laufzeit von 36 Minuten auch eine Fehler-
meldung auf.

Abbildung 3.14 Ergebnisliste

Mit einem Doppelklick auf den Eintrag gelangen Sie zur weiteren
Detailansicht (siehe Abbildung 3.15). Hier knnen Sie die einzel-
nen Selektionskriterien direkt einsehen. So ist z. B. erkennbar, dass
fr den Buchungskreis 1000 eine Offene-Posten-Auszifferung fr
das Konto 191100 (Wareneingang-/Rechnungseingang) erfolgen
sollte. Diese kann fehlschlagen, weil z. B. Berechtigungen fr den SAP-
Benutzer nicht vorhanden sind oder weil eine Buchungsperiode

104
Closing Cockpit 3.3

flschlicherweise schon geschlossen wurde. Ist ein Joblog im Sys-


tem noch vorhanden, ist dieses ber das Icon direkt er-
reichbar.

Abbildung 3.15 Selektionskriterien und Jobprotokoll

Mit den beiden Ausbaustufen Aufgabenplan oder nur Jobmonitor


bietet der Schedule Manager mehrere Mglichkeiten zur Aufgaben-
planung.

Insgesamt ist der Schedule Manager weniger komplex als das Closing
Cockpit und schon einige Jahre lter. Im Closing Cockpit gibt es eine
Trennung in mehrere Transaktionen fr Vorlagen, Planung der Auf-
gabenplne und Durchfhrung der Aufgaben.

3.3 Closing Cockpit


Das SAP-System besteht aus vielen Transaktionen und auch Program-
men, die mit einer eigenen Transaktion direkt oder als Hintergrund-
job (Transaktion SE38) ausgefhrt werden. Eine Fehleranalyse bietet
die Jobverwaltung (Transaktion SM37), und Protokolle bzw. Auswer-
tungen liefert die Spoolverwaltung (Transaktion SP01). Rckmeldun-
gen, wie z. B. Fehler- oder Erfolgsmeldungen, werden nur telefonisch
gemeldet oder per E-Mail dokumentiert. Wenn ein Aufgabenplan als
Excel-Liste vorliegt, wird dieser periodisch aktualisiert; ltere Versio-
nen stehen danach meist nicht mehr zur Verfgung. In der Praxis
kommt es bei einem hektischen Jahresabschluss auch vor, dass auf
eine Statusfortschreibung komplett verzichtet wird insgesamt keine
guten Voraussetzungen, um eine sptere Analyse von Ursachen zu
gewhrleisten.

105
3 Schedule Manager und Closing Cockpit

Webzugriff Eine erweiterte Softwareuntersttzung hat damit das Potenzial, viele


dieser verteilten Transaktionen und Programme zu vereinen und
auch das Statusmanagement zu verbessern. Das Closing Cockpit bie-
tet einen zentralen Einstieg fr alle fr den Abschlussplan notwen-
digen Transaktionen, Jobs und Protokolle. SAP ERP 6.0, EHP 3, bie-
tet dazu auch einen Webzugriff fr alle beteiligten Personen. Eine
Strukturierung und zeitliche Planung machen so den aktuellen Stand
aller Aktivitten transparent. Wiederkehrende Aktivitten, wie z. B.
Fremdwhrungsbewertung oder Rasterung von Forderungen oder
Verbindlichkeiten, knnen eingeplant und automatisiert gestartet
werden. Diese Hintergrundprogramme melden automatisch den Sta-
tus mit den Ampelfarben zurck:

Grn = erledigt
Gelb = Job luft
Rot = Job wurde abgebrochen.

Dies ermglicht schnelle Reaktionen gerade bei groen und komple-


xen Abschlussprozessen. Nehmen wir z. B. an, Sie mchten mehrere
Programme voneinander abhngig machen, d. h., Programm 1 muss
erfolgreich beendet sein, bevor Programm 2 startet. Diesen Sachver-
halt konnten Sie in SAP R/3 nur mithilfe von Jobketten lsen, die
technisch anspruchsvoll sind und deshalb in der Regel nur mit Unter-
sttzung der IT erstellt werden Mit dem Closing Cockpit knnen Sie
die gewnschten Prozesse direkt in der Fachabteilung definieren.

Bevor Sie einen Aufgabenplan im Closing Cockpit erstellen und ver-


wenden knnen, mssen Sie erst einige SAP-Transaktionen durch-
laufen.

Transaktionen im Die Anwendung Closing Cockpit besteht aus drei unterschiedlichen


Closing Cockpit
Transaktionen, die dazu dienen Aufgaben und Berechtigungen gezielt
an SAP-Benutzer vergeben zu knnen ein Vorteil gerade in gre-
ren Organisationen:

FCLOCOC Vorlagen verwalten


FCLOCOT Abschlussvorbereitung
FCLOCO Abschlussausfhrung

Fr Einsteiger die den Schedule Manager gewohnt waren, wirken die


optisch fast identischen Transaktionen zunchst verwirrend. Nach

106
Closing Cockpit 3.3

einer Weile hat man sich jedoch daran gewhnt und erkennt die Vor-
teile dieser Aufteilung.

3.3.1 Vorlagen erstellen


Im ersten Schritt legen Sie sich mit der Transaktion FCLOCOC eine
Vorlage an, die als wiederverwendbare Strukturierung fr einzelne
Prozessschritte innerhalb von Monats-, Quartals- oder Jahresab-
schlssen dient. Die Vorlage sollte sich weniger an den Abteilungen
als vielmehr am Gesamtprozess und den beteiligten SAP-Organisati-
onseinheiten wie dem Buchungskreis bzw. Kostenrechnungskreis
orientieren. Im Beispiel in Abbildung 3.16 kopieren wir eine von SAP
ausgelieferte Standardvorlage fr einen Monatsabschluss, indem wir
vom Anzeige- in den nderungsmodus wechseln. Die ausgelieferten
SAP-Standardvorlagen sollten nicht verndert werden, deshalb
schlgt das Programm an dieser Stelle eine Kopie vor.

Abbildung 3.16 Vorlage erzeugen

Sichern Sie Ihre eigene Vorlage mit dem Schlssel FICO und der Flexible Selek-
tionsvarianten
Bezeichnung Vorlage Monatsabschluss (siehe Abbildung 3.17).
Die darunter aufgelisteten Selektionsvariablen stehen Ihnen fr die
automatische Einplanung von SAP-Programmen zur Verfgung. So
lassen sich die Parameter flexibel an Selektionsvarianten fr die im
Hintergrund ausgefhrten Programme bergeben etwa die Periode 1
beim Monatsabschluss Januar bzw. die Periode 2 beim Monats-
abschluss Februar etc. Stellen Sie sich vor, Sie haben ca. 100 Pro-
gramme, die jeden Monat im Hintergrund ausgefhrt werden sollen,

107
3 Schedule Manager und Closing Cockpit

mit jeweils einer eigenen Selektionsvariante initial gepflegt. Dort


mchten Sie die Werte fr die jeweils aktuelle Periode selektieren.
Anstatt jeden Monat alle 100 Varianten erneut pflegen zu mssen,
mssen Sie nun nur die aktuelle Periode einmal zentral eingeben
ein sehr effizientes Prinzip innerhalb des Closing Cockpits.

Abbildung 3.17 Grunddaten sichern

Nach der erfolgreichen Kopie der SAP-Standardvorlage knnen Sie


nun die kopierten Ausprgungen an Ihre eigenen Erfordernisse an-
passen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Organisa-
tionsstruktur und den Kostenrechnungskreis (siehe Schritt 1 in Ab-
bildung 3.18). Whlen Sie den Meneintrag Ausprgungen ndern
aus (Schritt 2) und ndern Sie anschlieend die mitkopierten Aus-
prgungen. In Schritt 3 whlen Sie den nderungsmodus aus und in
Schritt 4 den Einzelwert des Kostenrechnungskreises 1000.

Organisations- In der jetzt automatisch zur Verfgung stehenden Organisations-


strukturen
struktur knnen Sie die Unterteilung in Mandant, Kostenrechnungs-
kreis und Buchungskreis erkennen (Abbildung 3.19). Gerade bei gro-
en Unternehmen mit einer Vielzahl von Kostenrechnungskreisen
und mehreren hundert Buchungskreisen ist diese Strukturierung
extrem praktisch. Unter den jeweiligen Organisationseinheiten sehen
Sie die eigentlichen Aktivitten, die in diesem Beispiel in vorberei-
tende organisatorische Manahmen und die eigentlichen Abschluss-
arbeiten zum Periodenende unterteilt sind.

108
Closing Cockpit 3.3

Abbildung 3.18 Ausprgung ndern

Abbildung 3.19 Gesamtbersicht der Organisationsstruktur

109
3 Schedule Manager und Closing Cockpit

Untersttzte Dabei werden die folgenden technischen Eintragungen untersttzt:


technische
Einstellungen Programme: mit Programmvariante (Hintergrundverarbeitung)
Transaktionen: automatisch aus dem Aufgabenplan zu starten
Merkhilfen: Erinnerungshilfen, die E-Mails oder Telefonate zur
Folge haben
Ablaufdefinitionen: mehrere Programme in einer logischen Ab-
laufkette
Remoteaufgaben: Ab ERP EHP 3 knnen auch auf anderen Syste-
men Programme gestartet werden. Dazu ist allerdings die kosten-
pflichtige Zusatzkomponente SAP Central Processing Scheduler by
Redwood (CPS) notwendig.

Die SAP-Standardvorlage knnen Sie nun mit Ihrem papierbasierten


Abschlussplan vergleichen und notwendige Anpassungen im SAP-
System vornehmen etwa neue Ordner bzw. Aufgaben anlegen oder
einige der kopierten Eintragungen lschen. Die Spalte Aufgabe zeigt
dabei die spter auszufhrenden Transaktionen und Programme an.
Wie aus Abbildung 3.20 hervorgeht, handelt es sich bei diesem
Schritt zwar um eine Art Customizing, das jedoch von der Buchhal-
tung direkt im SAP-Anwendungsmen mit der Transaktion FCLO-
COC vorgenommen wird.

Abbildung 3.20 Customizing ndern

Sobald die Strukturierung der Ablufe in der Vorlage einen finalen


Zustand erreicht hat, knnen Sie, basierend auf der Vorlage, einen
Aufgabenplan erstellen.

110
Closing Cockpit 3.3

3.3.2 Aufgabenplne anlegen


Nach wie vor befinden wir uns in der ersten Transaktion FCLOCOC,
wo wir aus der Vorlage einen Aufgabenplan erstellen. Im Beispiel in
Abbildung 3.21 wird fr den Stichtag 31.12.2013 ein Jahresab-
schlussplan generiert.

Abbildung 3.21 Aufgabenplan erstellen

Damit ist die Konfiguration der Struktur beendet, eine zeitliche Zeitliche
Zuordnung
Zuordnung der einzelnen Aktivitten kann mit der zweiten Transak-
tion FCLOCOT beginnen. In Abbildung 3.22 sehen Sie die Vorlage
FICO mit dem dazu generierten Aufgabenplan zum Stichtag 31.12.
Wenn Sie in der Zukunft weitere Aufgabenplne bentigen, dient das
technische Objekt Vorlage als Grundlage, und die jeweiligen Stich-
tage werden im Aufgabenplan entsprechend mit 31.01., 28.02.,
31.03. etc. fortgeschrieben.

An dieser Stelle nehmen Sie auch die genaue zeitliche Zuordnung der
einzelnen Aktivitten vor. Im Beispiel der Abbildung 3.23 ist ein ein-
facher Vorgang fr die gesellschaftsbergreifende Abstimmung dar-
gestellt. Auf der linken Seite der Applikation positionieren Sie den
Cursor auf dem Ordnersymbol, entsprechend wird grafisch auf der
rechten Seite der Applikation genau jener Zeitpunkt in einem Gantt-
Diagramm visualisiert. Am 13. Januar 2014 gibt es zwei Vorgnge,

111
3 Schedule Manager und Closing Cockpit

um Belege zu selektieren, und die Abstimmung findet wie geplant


einen Tag spter am 14. Januar 2014 statt.

Abbildung 3.22 Aufgabenplan auswhlen

Abbildung 3.23 Aufgaben einplanen

An dieser Stelle wird die Aufgabe nur eingeplant, sie ist in der zwei-
ten Transaktion FCLOCOT noch nicht ausfhrbar. Das ndert sich im
dritten Schritt.

3.3.3 Aufgaben in einem Aufgabenplan ausfhren


Ausfhrung und Mit der Transaktion FCLOCO ist eine strukturelle oder zeitliche
Dokumentation
nderung des Aufgabenplans nicht mehr mglich. Vielmehr geht es
in dieser dritten Transaktion um die Ausfhrung und Dokumentation
der bereits festgelegten Schritte. Im vorangegangenen Beispiel der

112
Closing Cockpit 3.3

gesellschaftsbergreifenden Abstimmung sind die SAP-Standardpro-


gramme bereits erfolgreich prozessiert worden (siehe Abbildung
3.24). Zu erkennen ist dies an der Spalte Status bzw. Endzeitpunkt.
In der Spalte krit. Pfad ist der Eintrag Hauptbuch Offene Posten:
Belege zuordnen markiert. Eine andere Aktivitt kann also erst star-
ten, wenn dieser Schritt erfolgreich erledigt und zurckgemeldet ist.

Abbildung 3.24 Statusmeldung

Im nchsten Beispiel soll ein Programm z. B. fr Dauerbuchungsbe- Beispiel Dauer-


buchungsbelege
lege automatisch vom Closing Cockpit im Hintergrund gestartet wer-
den knnen. Mit der Transaktion SE38 rufen Sie zur Automatisierung
das Programm SAPF120 auf und hinterlegen dort mit dem Icon
sogenannte Variantenattribute. Abbildung 3.25 zeigt dabei einige
Variablen fr den Buchungskreis, das Geschftsjahr sowie die Von-
und Bis-Periode.

Abbildung 3.25 Variantenattribute hinterlegen

113
3 Schedule Manager und Closing Cockpit

Diese Platzhalter werden vom Closing Cockpit dynamisch gefllt


und haben den Vorteil, dass Sie diese Variante fr beliebig viele
Buchungskreise verwenden knnen. Als Variantenname knnen
Sie eine beliebige Zeichenkette hinterlegen. In unserem Fall ist das
_Closing.

Haben Sie diese gespeichert, knnen Sie, wie in Abbildung 3.26


gezeigt, die Variante im Closing Cockpit einbinden und den Pro-
grammstart festlegen. Gerade bei Routineaufgaben ist das empfeh-
lenswert. Auch Abhngigkeiten zu anderen Programmen und damit
zu betrieblichen Ablufen knnen hier hinterlegt werden. Zum Bei-
spiel sollen zunchst Umlagen und Verteilungen von Kosten durchge-
fhrt werden, bevor eine neue Tarifermittlung automatisch angesto-
en wird.

Abbildung 3.26 Jobs mit Variante einplanen

Ergebnisse Das Hintergrundprogramm aktualisiert automatisch den Status im


berprfen
Closing Cockpit und bietet von dort aus auch eine Absprungmglich-
keit in das fortgeschriebene Protokoll. Sie erhalten alle Informatio-
nen auf einen Blick, sparen Zeit und knnen Probleme frhzeitig
erkennen, um dort gegenzusteuern. Im Beispiel in Abbildung 3.27
sollten Sie aufgrund der geringen Laufzeit von drei Sekunden jedoch
skeptisch sein, ob berhaupt eine Batch-Input-Mappe erzeugt wor-
den ist. Eventuell wurde an dieser Stelle nicht richtig selektiert, und
jetzt fehlen die Dauerbuchungsbelege fr den Abschlussprozess.
Wenn Sie die Ergebnisse prfen mchten, knnen Sie in der Rubrik
Links direkt zur Batch-Input-Mappe verzweigen.

114
Closing Cockpit 3.3

Abbildung 3.27 Detailansicht fr das im Closing Cockpit eingebundene


Programm SAPF120

Die Dreiteilung der Transaktionen ist anhand der gerade erluterten Berechtigungs-
konzept bleibt
Praxisbeispiele hoffentlich deutlich geworden. Nur ein kleiner Perso-
bestehen
nenkreis wird Vorlagen erstellen und ndern drfen. Sie knnen die
zeitliche Koordination des Aufgabenplans dezentraler organisieren
und sich dabei am Buchhaltungsumfang der einzelnen Standorte
bzw. Firmen orientieren. Alle am Abschlussprozess beteiligten Perso-
nen sollten die Aufgaben ber die Transaktion FCLOCO ausfhren
drfen. Bitte beachten Sie: Werden innerhalb des Closing Cockpits
weitere Transaktionen bzw. Programme aufgerufen, gelten die bli-
chen bereits im SAP-System erteilten Berechtigungen. Darf ein Mitar-
beiter z. B. keine Periodensperren ndern, ist das auch nicht mglich,
wenn diese Aufgabe im Closing Cockpit hinterlegt ist und er fr die
Ausfhrung des Aufgabenplans eine erteilte Berechtigung besitzt. An
dieser Stelle wird sozusagen doppelt geprft.

3.3.4 Auswertungen
Ist ein Abschluss beendet, kndigt sich bereits der nchste an. Um die
richtigen Schlussfolgerungen zu ziehen und die eigenen Handlungen
weiterzuentwickeln, gibt es einen subjektiven und einen objektiven
Ansatz. Sowohl der Buchhaltungsleiter als auch die Buchhaltungs-
sachbearbeiter haben ein Bauchgefhl, was gut und was nicht so gut
im Abschluss gelaufen ist. Diese subjektive Meinung sollte durch
einen objektiven Plan-/Ist-Vergleich der Aktivitten ergnzt werden.

115
3 Schedule Manager und Closing Cockpit

Abbildung 3.28 zeigt, wie Sie das dazu passende Zahlenwerk mit SAP
NetWeaver BW visualisieren knnen.

Abbildung 3.28 Plan-/Ist-Analyse

Abweichungen In Abbildung 3.28 sehen Sie teils grere Abweichungen zwischen


bei den geplanten
der tatschlichen und der geplanten Dauer (rechte Spalte), Fr solche
Aktivitten
Abweichungen kann es viele Grnde geben, z. B.:

Eventuell wurde die Ist-Zeit nicht realistisch geschtzt.


Eine Nachbarabteilung hat Zahlen zu spt geliefert.
Die notwendige SAP-Transaktion stand einige Tage nicht zur Ver-
fgung.

Wichtig ist, dass es in diesem Kontext nicht um Schuldzuweisungen


geht, sondern um die Kernfrage, was man beim nchsten Abschluss
besser machen kann.

Frozen Zone

Der Jahresabschluss hat bei vielen Grounternehmen Prioritt gegenber


anderen Aktivitten. Insbesondere dann, wenn die Firma ffentlich an
einer Brse gelistet ist, kann man es sich nicht erlauben, spter als geplant
das Zahlenwerk zu verffentlichen. Entsprechend gilt es, Risiken zu mini-
mieren. Einige Unternehmen versuchen, eine fehlerhafte nderung der
SAP-Konfiguration dadurch zu vermeiden, dass fr einen bestimmten Zeit-
raum keine nderungen und damit Transporte ins Produktivsystem zuge-
lassen sind. Diese sogenannte Frozen Zone betrifft in der Praxis berwie-
gend den Jahresabschluss und kann mehrere Monate andauern.

116
Closing Cockpit 3.3

3.3.5 Dashboard Monitor


Zustzlich zu der nachgelagerten Aufbereitung der Abschlussdaten ist
es auch wichtig, dass Verantwortliche einen operativen Einblick in
den aktuellen Stand der Bearbeitung erhalten. Dieser lsst sich z. B.
mit den in Abbildung 3.29 dargestellten Dashboards herstellen. Auf
der rechten Seite zeigen Tachonadeln den Grad der Vollstndigkeit
im Vergleich zum geplanten Zeitraum. Fr das Management ist leicht
zu erkennen, dass sich alles im grnen Bereich befindet.

Abbildung 3.29 Monitor

Dieser Monitor ermglicht sowohl Managern auf Konzern- als auch Aussagekraft der
Statusanzeige
auf Buchungskreisebene, den Status des Abschlusses in ihrem Verant-
wortungsbereich zu berwachen.

Das Closing Cockpit kann in der Finanzbuchhaltung hilfreich fr Ent-


scheidungen sein, man sollte sich aber bewusst sein, dass die Aussa-
gekraft der Statusanzeige begrenzt ist. Natrlich ist das Management
berwiegend an einer prozentualen Aussage mit der Klassifikation
Rot, Gelb und Grn interessiert. Fr diese Zielgruppe ist der Monitor
auch gedacht. Ist eine Aktivitt zu 85 % erledigt, ist diese nach wie
vor offen. Eventuell handelt es sich bei den verbleibenden 15 % um
Dinge, die viel Zeit und Ressourceneinsatz erfordern. Eine Unter-
scheidung in gestartete bzw. geplante und offene bzw. fertige Aktivi-
tten ist in der Praxis hufig besser.

117
3 Schedule Manager und Closing Cockpit

3.4 Fazit
Eine IT-Untersttzung fr die Abschlussplanung bringt viele Vorteile.
Der Schedule Manager eignet sich insbesondere als Einstieg gerade
fr kleinere, zentral organisierte Unternehmen. Mit einer Transak-
tion, bei der alle Funktionen ber die rechte Maustaste erreichbar
sind, kann ein SAP-gesttzter Aufgabenplan schnell eingefhrt wer-
den. Geht es aber darum, allen Mitarbeitern einen webbasierten
Zugriff zu ermglichen und auch systembergreifend planen zu kn-
nen, kommt man am Closing Cockpit nicht vorbei. Auch die visuelle
Darstellung mithilfe von Gantt-Diagrammen und die Kennzeichnung
kritischer Pfade lassen gerade bei komplexen Aufgabenplanungen
Verbesserungspotenziale im Abschlussprozess schneller erkennen.
Aus Beratungssicht knnte man sich sogar vorstellen, die Software in
mehreren Schritten einzufhren in Schritt 1 Nutzung des Jobmoni-
tors, in Schritt 2 Einfhrung des Schedule Managers und schlielich
in Schritt 3 die Verwendung des Closing Cockpits (nachdem man den
Aufgabenplan aus dem Schedule Manager importiert hat).

118
Die Buchwerte des Anlagevermgens werden im SAP-System
mageblich vom Nebenbuch der Anlagenbuchhaltung geprgt.
Die Organisation der Nebenbuchhaltung hat dabei einen
wesentlichen Einfluss auf die Bearbeitungszeit im Abschluss-
prozess.

4 Anlagevermgen

In diesem Kapitel lernen Sie die Abschlussaktivitten im Bereich


Anlagevermgen kennen. Im Wesentlichen geht es dabei um den
Einfluss der operativen Organisation der Anlagenbuchhaltung auf
den Abschlussprozess. Wir zeigen Ihnen, warum Sie Anlagen im Bau
verwenden sollten, und deren Auswirkung auf den nachgelagerten
Abrechnungsvorgang. Sie lernen auerdem die Mglichkeiten selbst
erstellter immaterieller Wirtschaftsgter kennen. Anschlieend wer-
den wir Ihnen die Stammdatenorganisation mittels Einzel- und Sam-
melverwaltung bzw. Festwerten und deren Einfluss auf den Vorgang
der Anlageninventur erlutern. Die Beschreibung des Abschreibungs-
laufs und des technischen Jahreswechsels schliet das Kapitel ab.

4.1 Anlagen im Bau

Befinden sich Wirtschaftsgter in der Erstellung und stehen dem Un- AiB
ternehmen noch nicht fr die wirtschaftliche Nutzung zur Verfgung,
spricht man von Anlagen im Bau (AiB). Zum Beispiel handelt es sich
hier um Gebude, die ber mehrere Monate oder Jahre gebaut wer-
den. Die Kosten fr diesen Prozess laufen zunchst auf AiB, eine Ab-
schreibung findet mangels Nutzungsmglichkeit noch nicht statt. Ab
dem Zeitpunkt der Fertigstellung kommt es zu einer Umbuchung von
der AiB auf das Wirtschaftsgut Gebude, die Nutzungsmglichkeit ist
vorhanden und der Abschreibungszeitraum beginnt. Erst wenn der
Status aller AiB im Unternehmen geklrt ist, kann der Abschreibungs-
lauf im SAP-System sinnvollerweise beginnen. Zu jedem Abschluss-
stichtag ist eine berprfung dieser Wirtschaftsgter notwendig.

119
4 Anlagevermgen

Damit liegt eine zeitliche Abhngigkeit fr die Statusklrung vor, in


der der Anlagenbuchhalter wiederum abhngig von den Rckmel-
dungen anderer Abteilungen ist. Im Abschlussprozess muss diese
Zeitspanne fr Rckmeldungen einkalkuliert werden.

Man knnte als Unternehmen auch auf die Idee kommen, das SAP-
Objekt AiB prinzipiell auch fr komplexe Wirtschaftsgter zu ver-
wenden etwa wenn bei einem Energieversorger eine Transformato-
renanlage aus einem kleinen Grundstck, einer berdachung und
zwei Maschinen besteht. In diesem Fall kann die Kreditorenbuchhal-
tung alle anstehenden Kosten im Zusammenhang mit der Transfor-
matorenanlage zunchst auf eine AiB buchen. Der Anlagenbuchhalter
muss dann spter entscheiden, wie viele selbststndig nutzbare Wirt-
schaftsgter entstehen und wie diese mittels Abschreibung zu behan-
deln sind. Die Verwendung von Anlagen im Bau kann zu einer ver-
strkten Verlagerung der Arbeit auf die Anlagenbuchhaltung fhren,
die eine umfangreiche Statusberprfung, Beurteilung der Sachlage
und Aktivierung von Anlagen mit sich bringt. Dadurch kann es zum
Abschlussstichtag zu zeitlichen Engpssen in der Anlagenbuchhal-
tung kommen, die nach Mglichkeit vermieden werden sollten.

Teillieferungen Eine Verwendung des SAP-Objekts AiB kann zustzlich auch bei
Teillieferungen sinnvoll sein etwa wenn z. B. Blu-ray-Brenner und
die Software eines PCs zuerst geliefert und erst einige Tage/Wochen
spter der eigentliche Computer. Sie wollen schlielich die Lieferan-
tenrechnungen fr die Teillieferungen nicht einfach liegen lassen und
eine Bezahlung aufschieben, bis der eigentliche Anlagenstammsatz
angelegt werden kann. Eine Buchung auf ein neues Verrechnungs-
konto ist in diesem Fall berflssig die AiB reprsentiert das Ver-
rechnungskonto. Auch dieser Sachverhalt verlngert die To-do-Liste
des Anlagenbuchhalters, wenn es zum Abschlussstichtag kommt.

4.1.1 Beispiel Sonderfahrzeug


Sonderfahrzeug Lassen Sie uns ein Beispiel nher betrachten: Wir bestellen als Firma
als AiB
ein Sonderfahrzeug, das ber mehrere Monate gebaut wird. Je nach
Fertigstellungsgrad sendet uns unser Lieferant Rechnungen, die wir
mittels einer Anzahlungsbuchung begleichen mssen. Das Sonder-
fahrzeug wird dazu zunchst als AiB in der Anlagenbuchhaltung mit
der Transaktion AS01 angelegt (siehe Abbildung 4.1). Dabei wird die
spezielle Anlagenklasse 4000 verwendet.

120
Anlagen im Bau 4.1

Abbildung 4.1 Anlagenstammsatz

Mit dem Anlagenstammsatz knnen die Kollegen der Kreditoren- Integrations-


aspekte beim
buchhaltung die eingehende Lieferantenrechnung buchen und anfal-
Anlagenzugang
lende Kosten mit dem SAP-Objekt AiB verknpfen. Abbildung 4.2
zeigt einen solchen Buchhaltungsbeleg, in dem die Anlage 4184 mit
der Lieferantenrechnung zusammen gebucht wird. Dieses Verfahren
hat den Vorteil, dass der Geschftsprozess ohne genaue Kenntnisse
der Anlagenbuchhaltung durchluft. Das heit, der Kreditorenbuch-
halter muss sich nicht mit Nutzungsdauern oder auch Abschreibungs-
modalitten auseinandersetzen. Ein wesentlicher Nachteil fr den
Anlagenbuchhalter ist, dass eine aus der Sicht der Anlagenbuchhal-
tung falsch ausgestellte Rechnung nochmals angefordert werden
muss etwa wenn es darum geht, einen Rechnungsbetrag auf meh-
rere selbststndig nutzbare Wirtschaftsgter aufzuteilen. Der Liefe-
rant hat den Vorgang bei sich als erledigt gekennzeichnet, das Geld
fr die Rechnung ist bereits bezahlt, und eine Klrung ist aufgrund
des fortgeschrittenen Abschlussprozesses schnellstmglich erforder-
lich. In diesem Beispiel werden im Laufe des Erstellungsprozesses
mehrere Eingangsrechnungen auf die AiB 4184 gebucht.

121
4 Anlagevermgen

Abbildung 4.2 Beleg mit Anlagenkontierung

Bilanzieller Ist das Sonderfahrzeug fertiggestellt und kennzeichnet der Lieferant


Ausweis
das auch auf seinem Beleg als Schlussrechnung, kann der Anlagen-
buchhalter den Sachverhalt eindeutig und zeitnah erkennen. Dann
kann ein zweites Wirtschaftsgut fr das Sonderfahrzeug angelegt
werden (siehe Abbildung 4.3).

Abbildung 4.3 Anlage Sonderfahrzeug anlegen

Im Gegensatz zur AiB, die in der Anlagenklasse 4000 angelegt wor-


den ist, zhlt das fertiggestellte Spezialfahrzeug jetzt zur Anlagen-

122
Anlagen im Bau 4.1

klasse 3100 (Fuhrpark). Die Unterscheidung in zwei Anlageklassen ist


aufgrund eines jeweils unterschiedlichen Ausweises in der Bilanz
notwendig. In der Rubrik Sachanlagen gibt es einmal die Bilanzposi-
tion Geleistete Anzahlungen und Anlagen im Bau und getrennt
davon Andere Anlagen, Betriebs und Geschftsausstattung. Dieser
differenzierte Bilanzausweis wird mittels der hinterlegten Kontenfin-
dung sichergestellt. Mit der Fertigstellung beginnen die Nutzung und
Abschreibung. Diese Parameter finden Sie auf der Registerkarte
Bewertung.

Im nchsten Schritt hinterlegen wir Regeln fr die abzurechnenden Regeln fr die


Abrechnung
Betrge (siehe Abbildung 4.4). Dabei handelt es sich um eine Umbu-
chung der AiB auf das dann betriebsbereite und nutzbare Wirtschafts-
gut Sonderfahrzeug. Sie finden die dazu passende Funktion im SAP-
Anwendungsmen unter Finanzwesen Anlagen Buchung Akti-
vierung AiB Aufteilen (Transaktion AIAB).

Abbildung 4.4 Abrechnung der AiB

In der Regel ist in der AiB-Anlagenklasse eine Einzelpostenverwal-


tung hinterlegt, die, wie aus Abbildung 4.5 hervorgeht, alle einzelnen
gebuchten Rechnungen an dieser Stelle auflistet.

Abbildung 4.5 AiB Einzelposten

123
4 Anlagevermgen

In diesem Fall sind es zwei Rechnungen mit den Nettobetrgen


10.000 und 50.000 EUR. Technisch hat der SAP-Benutzer die Mg-
lichkeit, jede einzelne Position mit einer eigenen Abrechnungsvor-
schrift zu verknpfen. In der betrieblichen Praxis kommt es an dieser
Stelle hufig zu einer pauschalen Zuordnung. Das heit, eine Abrech-
nungsvorschrift gilt fr mehrere oder auch alle Einzelposten.

Abrechnungs- Mit dem Icon haben Sie anschlieend die Mglichkeit, die Ab-
vorschriften
rechnungsvorschrift zu pflegen. ber verschiedene Abrechnungsar-
ten erfolgt eine Aktivierung oder Buchung in die Kosten. Sie bestim-
men die Verteilung des Buchungsbetrags anhand von Prozentstzen
(siehe Abbildung 4.6) oder alternativ mittels quivalenzziffern. Sol-
len in diesem Schritt mehrere SAP-Anlagen entstehen, bentigt der
Anlagenbuchhalter hier unter Umstnden Zusatzinformationen, um
eine Aufteilung vornehmen zu knnen. Knnen die Verhltniszahlen
bereits im Vorfeld ermittelt oder pauschal festgelegt werden, spart
das spter im Abschlussprozess wertvolle Zeit.

Abbildung 4.6 Abrechnungsvorschrift hinterlegen

Abrechnung Sind alle Daten eingepflegt, kann die eigentliche Abrechnung im SAP-
System beginnen. Wichtig an dieser Stelle ist das Bezugsdatum, das
den Abschreibungsbeginn kennzeichnet. Je nach Umfang der ver-
wendeten AiB-Objekte kann dieser Vorgang zwischen einigen Minu-
ten und einigen Stunden an Programmlaufzeit erfordern. Sie starten
das SAP-Programm ber die Transaktion AIBU (siehe Abbildung 4.7).
Ich empfehle Ihnen, zunchst einen Testlauf auszufhren.

War der Testlauf erfolgreich, starten Sie einen Echtlauf. Er liefert


Ihnen das in Abbildung 4.8 dargestellte Protokoll. Das SAP-System

124
Anlagen im Bau 4.1

nimmt Umbuchungen vor, entlastet die alte AiB und belastet die neue
Anlage. Entsprechend den Selektionsparametern wird das Aktivie-
rungsdatum mit dem 15.09.2013 gesetzt, und die Abschreibungs-
dauer beginnt.

Abbildung 4.7 Selektionsbild AiB-Abrechnung

Abbildung 4.8 AiB-Protokoll

Eine weitere Ansicht im Asset Explorer (Transaktion AW01N) zeigt Asset Explorer
die Details der Umbuchung. In Abbildung 4.9 sehen Sie die ehema-

125
4 Anlagevermgen

lige AiB. Der Restwert von 0 EUR wird in diesem Fall als Bestands-
wert nicht angezeigt. Im unteren Bereich knnen Sie die passenden
Belastungen und die mittels Abrechnung gebuchte Entlastung als
Vorgang mit unterschiedlichen Bewegungsarten erkennen. Mit
einem Doppelklick knnen Sie in den Originalbeleg wechseln.

Abbildung 4.9 Asset Explorer fr eine AiB

Der Asset Explorer zeigt beim betriebsbereiten Wirtschaftsgut ein


anderes Bild als fr eine AiB. In Abbildung 4.10 sind sowohl ein
Bestandswert als auch der Umbuchungsvorgang direkt erkennbar.
Bereits durchgefhrte oder auch nur geplante Abschreibungen kn-
nen Sie auf der Registerkarte Vergleiche abrufen.

AiB-Konfiguration Nachdem Sie nun den Anwendungsfall AiB an einem Beispiel ken-
nengelernt haben, soll im nchsten Schritt das Augenmerk auf der
dazu passenden Konfiguration liegen. Dazu gehren die folgenden
Einstellungen:

126
Anlagen im Bau 4.1

Anlagenklasse fr AiB anlegen


Kontenfindung definieren
AiB und Einzelabrechnung einschalten
Vorschlagswerte fr Abschreibungen hinterlegen

Abbildung 4.10 Asset Explorer fr ein fertiges Wirtschaftsgut

4.1.2 Konfiguration der Anlage im Bau


Damit Sie in der Anlagenbuchhaltung Anlagen im Bau verwalten kn-
nen, wird dazu eine eigene Anlagenklasse bentigt. SAP liefert Ihnen
bereits einen Standard mit den Klassen 4000 und 4001 aus, den viele
Unternehmen auch bernehmen. Die prinzipielle Definition der
Anlagenklassen ist im Customizing unter Finanzwesen Anlagen-
buchhaltung Organisationsstrukturen Anlagenklassen Anla-
genklassen definieren (Transaktion OAOA) zu finden. Abbildung
4.11 zeigt eine Auflistung der Anlageklassen, die hier auch gepflegt
werden.

127
4 Anlagevermgen

Abbildung 4.11 AiB-Klasse

Per Doppelklick auf einen Eintrag knnen Sie Steuerfunktionen der


Anlagenklasse hinterlegen. In diesem Fall legen Sie eine eigene Kon-
tenfindung an, um Anlagen im Bau an einer bestimmten Stelle der
Bilanz ausweisen zu knnen (siehe Abbildung 4.12). Zustzlich hin-
terlegen Sie eine Eigenschaft, die die Anlagenklasse 4000 als AiB-
Klasse auszeichnet. Es ist wichtig, hier den Eintrag Einzelpostenge-
naue Abrechnung zu setzen. Ist er nicht vorhanden, verweigert das
SAP-Programm fr die Abrechnung einer vermeintlichen AiB-Anlage
die Abrechnungsfunktion.

Abbildung 4.12 Anlagenklasse Detailfunktionen

128
Immaterielle Wirtschaftsgter 4.2

Abschlieend ist es notwendig, die Vorschlagswerte der AiB-Anla- Definition von


Vorschlagswerten
genklasse so zu definieren, dass keine Abschreibung stattfinden
kann. Entsprechend werden bei neuen Anlagenstammstzen Nut-
zungsdauern von 0 Jahren mit einem manuellen Abschreibungs-
schlssel abgespeichert (Spalte Absch). Die dazu passende Konfigu-
ration erreichen Sie ber den Customizing-Pfad Finanzwesen
Anlagenbuchhaltung Bewertung allgemein Anlagenklassen-
bewertung bestimmen (Transaktion OAYZ), dargestellt in Abbil-
dung 4.13.

Abbildung 4.13 Vorschlagswerte AiB

Eine zu hufige Verwendung des SAP-Objekts AiB verlagert notwen- Auswirkungen


dige Rckfragen und Buchungen auf einen spteren Zeitpunkt und in
die Abteilung Anlagenbuchhaltung. Hier kann es, bedingt durch die
Vorgaben im Abschlussprozess, dann zu zeitlichen Engpssen kom-
men. Deshalb sollte so viel wie mglich bereits im operativen Ge-
schftsprozess geklrt werden, z. B. ber einen Anlagenkauf mittels
Bestellbezug. Sind nur wenige AiB whrend des Abschlussprozesses
vorhanden und kann der Anlagenbuchhalter auf notwendige Infor-
mationen schnell zugreifen, beschleunigt das den gesamten Vorgang.

4.2 Immaterielle Wirtschaftsgter


Der Wertansatz von selbst erstellten immateriellen Wirtschaftsgtern
ist seit vielen Jahren nach IFRS und US-GAAP zulssig. In der Han-
delsbilanz drfen ab 2010 selbst erstellte immaterielle Vermgens-

129
4 Anlagevermgen

gegenstnde als Vermgenswert angesetzt werden. (Aktivierungs-


wahlrecht gem 255 Abs. 2a Satz 1 HGB). Da fr die Steuerbilanz
nach wie vor ein Aktivierungsverbot (5 Abs, 2 EStG) besteht, kn-
nen die Bewertungsanstze und damit die Anschaffungskosten in der
Anlagenbuchhaltung unterschiedlich sein. Im Kontext des Anlagever-
mgens und einer parallelen Rechnungslegung bietet das SAP-System
mehrere Mglichkeiten, eine Wertfortschreibung effizient zu unter-
sttzen. Ein Beispiel soll Ihnen zeigen, wie eine solch systemgesttzte
Verarbeitung den Abschlussprozess vereinfachen kann.

Beispiel: In diesem Beispiel sollen Kosten fr die Erstellung von Software


Kosten fr
zunchst auf dem SAP-Objekt Innenauftrag gesammelt werden. Das
Software-
erstellung hat den Vorteil, dass mittels einer Budgetierung Plan- und Ist-Kosten
permanent verglichen werden knnen. Zustzlich werden zum
Innenauftrag bereits Zusatzinformationen wie der Abgrenzungs-
schlssel (siehe Abbildung 4.14) hinterlegt. Die dazu notwendigen
SAP-Funktion finden Sie im Anwendungsmen unter Rechnungswe-
sen Investitionsmanagement Innenauftrge Stammdaten
Order Manager (Transaktion KO04). Hinter dem Abgrenzungs-
schlssel FICO stecken viele Konfigurationseinstellungen, die wir
Ihnen in diesem Abschnitt nher vorstellen werden. An dieser Stelle
sieht der SAP-Anwender lediglich, dass der Auftrag einer Auftragsart
fr Investitionsmanahmen angehrt und gem Textinformation
des Abgrenzungsschlssels zu 100 % gem US-GAAP, zu 50 %
gem HGB und zu 0 % gem Steuerrecht abgerechnet werden soll.

Abbildung 4.14 Innenauftrag mit Abgrenzungsschlssel

In der Menleiste gelangen Sie ber den Eintrag Zustze Anlage im


Bau zu dem in Abbildung 4.15 dargestellten Anlagenstammsatz. Die-

130
Immaterielle Wirtschaftsgter 4.2

ser wurde beim Speichern des Innenauftrags automatisch auf Basis


des Abgrenzungsschlssels angelegt und mit dem Innenauftrag ver-
knpft.

Abbildung 4.15 Innenauftrag mit Anlage verknpft

Werden zu einem spteren Zeitpunkt Eigen- oder Fremdleistungen


auf den Innenauftrag kontiert, dient dieser als Kostensammler bis
zum Periodenende bzw. bis zur Fertigstellung der Anlage. Abbildung
4.16 zeigt Ihnen die Buchung einer kreditorischen Eingangsrech-
nung, die mit dem Kontierungsobjekt Innenauftrag versehen ist.

Wenn die Software noch nicht fertiggestellt ist, bevor der Abschluss- Integration zum
Investitions-
prozess startet, mssen diese Kosten aus der Gewinn- und Verlust-
management
rechnung genommen und bilanztechnisch als Anlagen im Bau darge-
stellt werden. Das trifft je nach rechtlicher Darstellung fr 100, 50
bzw. 0 % des Gesamtbetrags zu. Dazu gibt es im Investitionsmanage-
ment die Transaktionen KO8G (Sammelverarbeitung) bzw. KO88
(Einzelverarbeitung). In Abbildung 4.17 haben wir fr einen einzel-
nen Investitionsauftrag die Transaktion KO88 exemplarisch darge-
stellt. Im Gegensatz zur klassischen AiB-Abrechnung bentigen Sie an
dieser Stelle keine eigene Abrechnungsvorschrift. Alle notwendigen
Informationen sind bereits mit dem Innenauftrag verknpft.

131
4 Anlagevermgen

Abbildung 4.16 Buchung von Fremdleistungen

Abbildung 4.17 Abrechnung des Innenauftrags

Das in Abbildung 4.18 dargestellte Protokoll ist nur bedingt aussage-


krftig. Der Auftrag 65000404 wurde zwar auf die Anlage 4148 zu
100 % abgerechnet, diese Information ist jedoch nicht fr alle Bewer-
tungsbereiche gltig. Zum Beispiel sollten fr eine rechtliche Darstel-
lung gem HGB nur 50 % und fr das Steuerrecht sogar nur 0 % der
Kosten auf die Anlage bertragen werden. Eine differenzierte Dar-
stellung dazu gibt es an dieser Stelle leider nicht.

132
Immaterielle Wirtschaftsgter 4.2

Abbildung 4.18 Protokoll der Abrechnung

Mit der Transaktion AW01N aus der Anlagenbuchhaltung knnen Sie


sich die tatschliche Wertfortschreibung ansehen. Abbildung 4.19
zeigt den Asset Explorer mit der Anlage im Bau 4184 und dem Bewer-
tungsbereich 01 (US-GAAP). Wie Sie bereits dem Protokoll des
Abrechnungslaufs entnehmen konnten, liegt in diesem Fall eine
100 %-Abrechnung der Kosten in Richtung Anlagenbuchhaltung vor.
Im unteren Bereich der Abbildung 4.19 ist unter den Bewegungen die
zuvor ausgefhrte Abrechnung als interner Vorgang mit der Bewe-
gungsart 114 zu sehen.

Abbildung 4.19 Asset Explorer US-GAAP-Ansicht

133
4 Anlagevermgen

Unterschiedliche Whlen Sie auf der linken Seite des Asset Explorers den Bewertungs-
Anschaffungswerte
bereich 60 (Handelsrecht) aus, werden 50.000 EUR Wertansatz dar-
gestellt (siehe Abbildung 4.20). Im Fall des Bewertungsbereichs 63
(Steuerbilanz) mssten es sogar 0 EUR sein. Der Innenauftrag ermg-
licht also unterschiedliche Anschaffungswerte je nach Rechnungsle-
gungsvorschrift. Bei immateriellen Wirtschaftsgtern ist dies auf-
grund der Unterschiede zwischen US-GAAP, IFRS, HGB und
Steuerrecht notwendig. Im Abschlussprozess bietet das im Innenauf-
trag hinterlegte Regelwerk eine wesentliche Vereinfachung in der
Werterrechnung und Buchung. In der betrieblichen Praxis wrde
man den Abrechnungslauf des Innenauftrags mit dem Closing Cock-
pit bzw. Schedule Manager einplanen und somit auch automatisch
starten lassen (siehe auch Kapitel 3, Schedule Manager und Closing
Cockpit). Damit ist der Anlagenbuchhalter von einer Routineaufgabe
im Abschlussprozess befreit vorausgesetzt, die Kollegen der Kredi-
torenbuchhaltung haben die operativen Buchungen immer auf dem
richtigen Innenauftrag ausgefhrt.

Abbildung 4.20 Asset Explorer HGB-Ansicht

134
Immaterielle Wirtschaftsgter 4.2

Wir verlassen die Ansicht der Nebenbuchhaltung und widmen uns Wertfort-
schreibung im
nun der Wertfortschreibung im Hauptbuch. Bei diesem einfachen
Hauptbuch
Vorgang werden mindestens zwei Bewertungsbereiche im Neben-
buch mit unterschiedlichen Wertanstzen fortgeschrieben. Auch in
SAP ERP bucht lediglich der Bewertungsbereich 01 in Echtzeit ins
Hauptbuch. Das heit, fr alle anderen parallelen Bewertungen wird
das SAP-Programm fr periodische Bestandsbuchungen bentigt.
Abbildung 4.21 zeigt einen Buchungsbeleg im Kontext der neuen
Hauptbuchhaltung. Auch hier findet bei der Abrechnung des Innen-
auftrags in Echtzeit lediglich eine Fortschreibung fr den Bewer-
tungsbereich 01 statt. In unserem Fall entspricht dieser der Rech-
nungslegungsvorschrift US-GAAP und damit 10.000 EUR Wert-
ansatz. Dieser wird mit der Buchung in die Ledgergruppe Blank in
alle Ledger weitergereicht.

Abbildung 4.21 Buchung fr alle Ledgergruppen

Ausgehend von der Rechnungslegungsvorschrift HGB und der hier Ledgerlsung im


neuen Hauptbuch
angeschlossenen Ledgergruppe L6, ist der Anlagenzugang damit
zunchst zu hoch bewertet. Erst mit der Transaktion ASKB (Periodi-
sche Bestandsbuchung) wird dieser Wert korrigiert. Zu erkennen ist
das im Wert von minus 50.000 EUR im Zusammenhang mit der
Ledgergruppe L6 (HGB). Damit ist die Anlage gem den Vorschrif-
ten des HGB mit 100.000 minus 50.000, also insgesamt 50.000 EUR,
bewertet, wie in Abbildung 4.22 zu sehen ist. Fr die Bewertung nach
Steuerrecht msste eine negative Buchung von 100.000 vorgenom-
men werden. Nur so kommt eine summarische Bewertung von
100.000 EUR minus 100.000 EUR, also 0, zustande. Das ist eine zuge-
gebenermaen etwas umstndliche Buchungslogik, die der Echtzeit-

135
4 Anlagevermgen

integration des Bewertungsbereichs 01 und einer zunchst vollstn-


digen Wertfortschreibung in alle Bewertungsbereiche geschuldet ist.

Abbildung 4.22 Korrektur mittels periodischer Bestandsbuchung

Konfiguration Lassen Sie uns jetzt die zugrunde gelegte Konfiguration nher be-
trachten. Fr Investitionsmanahmen sollten Sie eine eigene Anla-
genklasse anlegen. Das Customizing aus Abbildung 4.23 erreichen Sie
ber den Pfad Finanzwesen Anlagenbuchhaltung Organisa-
tionsstrukturen Anlagenklassen Anlagenklassen definieren.
Der Status der Anlage im Bau muss an dieser Stelle als Investitions-
manahme gekennzeichnet sein.

Abbildung 4.23 Anlagenklasse mit Investitionsmanahmen

136
Immaterielle Wirtschaftsgter 4.2

Die nun folgenden Einstellungen finden Sie alle im Konfigurations-


men des Investitionsmanagements unter Investitionsmanagement
Innenauftrge als Investitionsmanahme Aktivierungswerte
je Bewertungsbereich. Gerade wenn unterschiedliche Anschaf-
fungs- und Herstellungskosten zu unterscheiden sind, mssen Sie
entsprechend Abbildung 4.24 zunchst unterschiedliche Versionen
definieren. In diesem Beispiel sind drei unterschiedliche Aktivie-
rungsversionen definiert.

Abbildung 4.24 Versionen definieren

Im nchsten Schritt verknpfen wir die im Bewertungsplan 1DE hin-


terlegten Bewertungsbereichen mit den gerade definierten Aktivie-
rungsversionen (siehe Abbildung 4.25).

Abbildung 4.25 Versionen den Bewertungsbereichen zuordnen

Als bergeordnete Kategorie dient der Aktivierungsschlssel. Er


taucht spter fr die SAP-Anwender erkennbar sowohl im Innenauf-
trag als auch im Anlagenstammsatz auf. Da fr die Anwender die Cus-
tomizing-Einstellungen zumeist nicht einsehbar sind, ist es an dieser
Stelle wichtig, einen aussagekrftigen Text zu hinterlegen (siehe Ab-
bildung 4.26).

137
4 Anlagevermgen

Abbildung 4.26 Aktivierungsschlssel festlegen

Aktivierungs- Sind Aktivierungsschlssel und Aktivierungsversionen definiert,


schlssel und
mssen wir diese noch miteinander verknpfen. Dies geschieht, wie
Aktivierungs-
versionen in Abbildung 4.27 zu sehen, in der Aktivierungsermittlung von Inves-
titionsmanahmen. Die jeweiligen Eintrge knnen zeitabhngig
und auf Basis einzelner Kostenarten sehr detailliert definiert werden.
In diesem vereinfachten Fall werden mit einer Gltigkeit ab 2010 alle
Kostenarten gem US-GAAP mit 100 %, nach HGB mit 50 % und
nach Steuerrecht mit 0 % in die Anlagenbuchhaltung bergeleitet.

Abbildung 4.27 Verknpfung von Versionen und Aktivierungsschlssel

Der wesentliche Vorteil einer eigenen Anlagenklasse fr Investitions-


manahmen besteht auch darin, dass als Vorschlagswert ein Aktivie-
rungsschlssel direkt hinterlegt werden kann (siehe Abbildung 4.28).
Somit muss der SAP-Anwender lediglich den Innenauftrag korrekt
anlegen. Alle anderen Einstellungen nimmt das SAP-System auf Basis
der hinterlegten Konfiguration selbst vor.

Diese effiziente Mglichkeit, mit selbst erstellten immateriellen Wirt-


schaftsgtern umzugehen, kann den Periodenabschluss an dieser
Stelle beschleunigen.

138
Anlageninventur 4.3

Abbildung 4.28 Aktivierungsschlssel als Vorschlagswert hinterlegen

4.3 Anlageninventur
Vermgensgegenstnde, die es nicht mehr gibt, haben keinen Wert.
Deshalb muss das Anlagevermgen jhrlich durch eine Inventur
berprft werden. Eine leichte Identifizierbarkeit der Vermgens-
gegenstnde erleichtert diese Arbeit im Abschlussprozess. Vereinfa-
chungen, die unterjhrig den operativen Betrieb in der Anlagenbuch-
haltung beschleunigen, knnen hingegen dazu fhren, dass sich der
Jahresabschluss aufwendiger und langsamer gestaltet. Ein erstes Bei-
spiel dazu liefert die Aufzeichnung und Verwaltung von Festwerten.

4.3.1 Festwerte
Es gibt Vermgensgegenstnde, die nur mit viel Aufwand einzeln Aufwand der
Bestandsaufnahme
berprfbar sind. Dazu zhlen z. B. in der Getrnkeindustrie Trans-
optimieren
portkisten oder Gerste in der Bauwirtschaft. Hier werden defekte
Gegenstnde regelmig durch neue ersetzt, sodass der Bestand und
damit Gesamtwert hauptschlich konstant bleibt. Eine krperliche
Bestandsaufnahme bei geringen Wertschwankungen ist nicht zu
rechtfertigen, weshalb es die Mglichkeit der Fhrung sogenannter
Festwerte gibt. Dieser hat gem 240 HGB fr das Unternehmen
eine nachgelagerte Bedeutung. Nach HGB-Vorschriften gengt eine
krperliche Bestandsaufnahme alle drei Jahre bzw. nach Steuerrecht
sogar alle fnf Jahre. Die Verwaltung der Werte erfolgt ber die SAP-

139
4 Anlagevermgen

Software in der Abteilung Anlagenbuchhaltung in einer eigenen


Anlagenklasse, bei der keine Abschreibung vorgenommen wird
(siehe Abbildung 4.29). Auf der Registerkarte Bewertung ist weder
eine Nutzungsdauer noch ein Abschreibungsschlssel definiert.

Abbildung 4.29 Festwerte als Stammsatz definieren

Das wirkt sich auf die Darstellung im Anlagengitter aus. Wie aus
Abbildung 4.30 hervorgeht, ist unser Festwert zum 01.12.2013 zuge-
gangen. Eine berprfung der Werte erfolgt in der Regel alle drei
Jahre, um HGB- und steuerliche Vorschriften jeweils abdecken zu
knnen.

Abbildung 4.30 Manuelle Wertfortschreibung

Vor- und Nachteile Sofern Sie mit vielen Festwerten arbeiten, fhrt diese operative Ver-
einfachung zu einem hohen Aufwand, wenn die Inventurpflicht tat-
schlich zu erfllen ist. Eventuell haben Sie in der Summe sogar ei-
nen Mehraufwand gegenber einer Einzelbestandsfhrung. Deshalb
mssen Sie in der Organisation der Anlagenbuchhaltung gut abw-

140
Anlageninventur 4.3

gen, ob und mit welchen Festwerten gearbeitet werden soll. Diese


Entscheidung hat einen direkten Einfluss auf die Mglichkeit, einen
Fast Close tatschlich durchfhren zu knnen.

hnlich wie bei den Festwerten gibt es auch in der Anlagenbuchhal-


tung eine Mglichkeit, gleichartige Vermgensgegenstnde mengen-
mig in einer Gruppe oder jeweils einzeln zu verwalten. Beide Ver-
fahren bringen sowohl im operativen Tagesbetrieb als auch beim
Jahresabschluss gewisse Vor- und Nachteile mit sich, die wir uns in
Abschnitt 4.3.2 und Abschnitt 4.3.3 genauer anschauen werden.

4.3.2 Einzelverwaltung
Im folgenden Beispiel sollen fr ein Unternehmen 25 Computer be-
schafft werden. Diese Vermgensgegenstnde gehren zur Betriebs-
und Geschftsausstattung und dienen exemplarisch dazu, eine
Gruppe von gleichartigen Vermgensgegenstnden zu reprsentie-
ren. Genauso gut knnte es sich hier um 100 Tische oder 200 Sthle
handeln. Bei einer Einzelverwaltung wird jeder einzelne Vermgens-
gegenstand als eigener Stammsatz erfasst. Wesentlicher Vorteil sind
hier Detailinformationen zum Standort oder auch den Kostenrech-
nungsverantwortlichen, die je Anlage abgespeichert werden. Die in
Abbildung 4.31 dargestellte Transaktion AS01 ermglicht es Ihnen,
in einem Arbeitsschritt mehrere Anlagen gleichzeitig anzulegen.

Abbildung 4.31 Gleichartige Anlagen anlegen

Nachdem Sie Daten fr eine Bezeichnung, einen Ort oder auch die Anlagen anlegen
Kostenstelle fr den ersten Eintrag erfasst haben, fragt Sie das SAP-
System, ob die anderen Anlagen absolut identisch sind oder ob
gewisse Werte gendert werden sollen (siehe Abbildung 4.32). Wh-
len Sie Anlegen fr identische Anlagen oder Pflegen, wenn Sie Werte
fr einzelne Anlagen ndern mchten.

141
4 Anlagevermgen

Abbildung 4.32 Massenpflege

Massenpflege Diese Massenpflege versetzt Sie in die Lage, direkt abweichende


Feldinhalte zu den 25 Wirtschaftsgtern zu hinterlegen. Wie Sie in
Abbildung 4.33 sehen, haben wir die Bezeichnung angepasst. In
der betrieblichen Praxis werden wahrscheinlich weitere Daten wie
Inventarnummer, Geschftsbereich oder auch Kostenstellen ab-
weichen.

Abbildung 4.33 nderung der Bezeichnung

142
Anlageninventur 4.3

Besttigen Sie an dieser Stelle die Eingabe mit der ()-Taste, legt das
SAP-System im Hintergrund die 25 Anlagen an. Der in Abbildung
4.34 dargestellte Von-bis-Bereich ist zwar gewhnungsbedrftig, lie-
fert dem Anlagenbuchhalter aber alle notwendigen Informationen.

Abbildung 4.34 Systemmeldung

Fr eine Zugangsbuchung z. B. mit der Transaktion ABZON mssen Zugangsbuchung


Sie mit dem Icon zu der in Abbildung 4.35 dargestellten
Ansicht wechseln. Hier knnen Sie anschlieend die 25 Computer
hinterlegen.

Abbildung 4.35 Zugangsbuchung

Wie Ihnen dieses Beispiel zeigt, hlt sich der Mehraufwand bei der Vorteile
Datenerfassung in Grenzen. Vielmehr geht es darum, Detailinforma-
tionen fr eine sptere Anlageninventur festzuhalten. Entsprechend

143
4 Anlagevermgen

einfacher gestaltet sich der Abschlussprozess bei einer Einzelverwal-


tung. Anstatt einzelne Anlagenstammstze fr gleichartige Wirt-
schaftsgter zu fhren, knnten Sie auch mit Mengen arbeiten. Bei
diesem Verfahren spricht man von einer Sammelverwaltung.

4.3.3 Sammelverwaltung
Rechtlich zulssig drfen gleichartige Wirtschaftsgter in einer Posi-
tion unter der Angabe von Mengen aufgefhrt werden, wenn fol-
gende Bedingungen erfllt sind:

gleiches Anschaffungsdatum
gleiche Anschaffungs- und Herstellungskosten
gleiche Abschreibungsmethode

Diese Vereinfachung in der tglichen Arbeit des Anlagenbuchhalters


kann sich bei der Anlageninventur nachteilig auswirken. Was ist bei
Teilabgngen oder wenn die Computer teilweise an andere Standorte
gebracht werden? Wie soll z. B. festgestellt werden, dass in unserem
Beispiel alle 25 Computer noch im Bestand sind? Eine einzelne Iden-
tifizierbarkeit ist bei diesem Verfahren nicht mglich. Auch wenn
dieses Verfahren eindeutig nicht zu empfehlen ist, soll es der Voll-
stndigkeit halber an dieser Stelle beschrieben werden. So werden
die potenziellen negativen Auswirkungen bei der jhrlichen Inventur
und beim Jahresabschluss deutlich.

Beispiel Computer- Im Beispiel in Abbildung 4.36 wird genau ein Stammsatz fr die
Sammelverwaltung
Gruppierung Computer angelegt (Transaktion AS01). Als Mengen-
einheit sind Stck hinterlegt. Entsprechend den Zugangsdaten erfolgt
hier eine Fortschreibung der Menge im Anlagenstammsatz. Auf der
Registerkarte Zeitabhngig knnen Sie fr alle Computer jedoch nur
eine gltige Kostenstelle fr Abschreibungsbuchungen hinterlegen.
Die angefallenen Kostenbuchungen knnte man natrlich auch als
Umlage oder Verteilung weiterverrechnen. Die eigentliche Kenn-
gre PC je Abteilung ist an dieser Stelle aber nicht verfgbar, da
es nur einen Anlagenstammsatz gibt. hnliches gilt fr die Register-
karte Zuordnung, bei der nur ein Standort hinterlegt werden kann.
Es ist relativ unwahrscheinlich, dass alle 25 PCs sich whrend der
Nutzungsdauer von drei Jahren genau an einem Standort befinden
werden. Entsprechend schwierig drfte sich die jhrliche Anlagenin-
ventur gestalten, da Sie keinen eindeutigen Kostenstellenverantwort-

144
Anlageninventur 4.3

lichen haben, der Ihnen eine Rckmeldung zum Verbleib der Com-
puter geben knnte. Zugangsbuchungen knnen aber sehr schnell
erfasst werden.

Abbildung 4.36 Stammsatz anlegen

Aus der Sicht des Anlagenbuchhalters sind die tgliche Steuerung und
Abwicklung der Zugangsbuchungen einfacher als bei einer Einzelver-
waltung. Im Beispiel aus Abbildung 4.37 mssen bei der Zugangsbu-
chung eines sammelverwalteten Wirtschaftsgutes lediglich eine Anla-
gennummer und die Anzahl mitgeben werden.

Abbildung 4.37 Zugangsbuchung

An dieser Stelle wird es fr Sie sicherlich unstrittig sein, eine Wirt- Sammel- und
Einzelverwaltung
schaftsgter wie Computer mit der Einzelverwaltung zu erfassen. Bei

145
4 Anlagevermgen

Tischen, Sthlen und anderen kleineren Wirtschaftsgtern, die ber-


wiegend in die Kategorie Betriebs- und Geschftsausstattung fallen,
verhlt es sich jedoch hnlich. Eine Inventur ist immer dann einfa-
cher, wenn eine Einzelverwaltung vorliegt. Die Massentransaktionen
im SAP-System ermglichen den SAP-Benutzern zustzlich eine mg-
lichst einfacher Verwaltung vieler Stammdaten gleichzeitig. Unter
dem Gesichtspunkt einer schnell durchzufhrenden Anlageninventur
bzw. eines schnellen Jahresabschlusses empfehle ich Ihnen die Ein-
zelverwaltung.

Bei der Anlageninventur stehen die beweglichen Wirtschaftsgter im


Vordergrund. Darber hinaus muss auch die Zugehrigkeit von
unbeweglichen Wirtschaftsgtern wie Gebuden oder Grundstcken
nachgewiesen werden.

4.3.4 Eigentumsnachweise
Beim Grundbuch handelt es sich um ein amtliches ffentliches Ver-
zeichnis von Grundstcken mit den damit verbundenen Rechten.
Wenn im Anlagevermgen eines Unternehmens z. B. ein Flurstck
mit einem bestimmten Wert fortgeschrieben wird, existiert dazu wie
in Abbildung 4.38 ein SAP-Anlagenstammsatz. Dieser beschreibt im
besten Fall den Vermgensgegenstand mit seiner Lage und seinen
Ausmaen in m2.

Abbildung 4.38 Verwaltung von Zusatzinformationen

146
Anlageninventur 4.3

Zusatzinformationen zum Eigentumsnachweis wie z. B. ein digitaler


Grundbuchauszug knnen ber das Icon hinterlegt werden.
Diese Vorgehensweise kann auch bei Fahrzeugen mit dem dazuge-
hrigen digitalen Abbild des Fahrzeugbriefs eingesetzt werden. So
ist es im gesamten SAP-System mglich, Dokumente in das System
zu laden und mit SAP-Objekten in diesem Fall dem Anlagenstamm-
satz zu verknpfen. Bei einer Jahresabschlussprfung liegen so-
wohl dem Wirtschaftsprfer als auch dem Bilanzbuchhalter sofort
alle Daten vor. Ein Gang ins Archiv, um Ordner und Papierakten zu
sichten, ist an dieser Stelle dann berflssig.

Dokumente sind sofort erkennbar

Bisher war es nicht erkennbar, ob bereits ein Dokument zum SAP-Objekt


hochgeladen worden ist (Icon ) Das ndert sich mit den Programmer-
weiterungen, die in den Hinweisen 1851646 und 1415647 ausgeliefert
werden. Diese ermglichen es, ber eine neue Visualisierung zu erkennen,
ob zustzliche Dokumente dahinterstecken oder auch nicht: bzw.
.
Dieses Statusinformation auf den ersten Blick erspart dem Benutzer das Hi-
neinklicken in das Objekt und gilt selbstverstndlich nicht nur fr die An-
lagenbuchhaltung, sondern fr alle SAP-Bereiche wie die Belegansicht, die
Bestellansicht oder die Vertriebsansicht.

Sind diese grundstzlichen Fragen einer Organisation der Anlagen-


buchhaltung festgelegt und optimiert, kann die eigentliche Anlagen-
inventur schnell und effizient durchgefhrt werden.

4.3.5 Durchfhrung der Anlageninventur


Ungefhr einen Monat vor dem Jahresabschluss beginnt in den Planung und
Voraussetzungen
Unternehmen bereits die Planung fr die durchzufhrende Anla-
geninventur. Die angrenzenden Fachbereiche werden vom Anlagen-
buchhalter zu einem Meeting eingeladen und erhalten eine Einwei-
sung zu den bevorstehenden Aktivitten. Zumeist werden bei dieser
Zusammenkunft auch aktuelle Bestandslisten ausgeteilt und offene
Fragen zum Verfahren errtert. Auf Basis des Rcklaufs der Abteilun-
gen prft der Anlagenbuchhalter Bestandslisten und bucht Bestands-
vernderungen.

Sind bewegliche Anlagen einzeln als Stammsatz verwaltet und auch


physisch mit Aufklebern gekennzeichnet, ist die eigentliche Anlagen-

147
4 Anlagevermgen

inventur im Rahmen des Abschlussprozesses lediglich eine Fleiar-


beit. Wichtige Voraussetzung ist die durchgngige Kennzeichnung
der Vermgensgegenstnde. Um einen unntigen Mehraufwand
beim Jahresabschluss zu vermeiden, sollte die Anlagennummer z. B.
als Barcode auf den einzelnen Wirtschaftsgtern aufgeklebt werden.
Auch weitere technische Varianten sind an dieser Stelle natrlich
denkbar, z. B.:

Aufmalen
Annieten
Aufschweien
Einbrennen
Tiere mit Ohrclips

Dieser Vorgang sollte sinnvollerweise bereits bei der Anschaffung


des jeweiligen Gegenstands erfolgen. Auch hier hat der fortlaufende
operative Zugangsprozess eine unmittelbare Auswirkung auf die peri-
odische Aktivitt der Anlageninventur. Man kann an dieser Stelle
auch von einer periodischen Anlageninventur sprechen, wenn Sie im
Unternehmen ein permanentes Meldeverfahren etabliert haben, um
Verschrottungen, Diebsthle, Verkufe oder einfach nur nderungen
des Standortes bzw. der Kostenstelle in Richtung Anlagenbuchhal-
tung zurckzukoppeln. Ist dies erfllt, muss keine jhrliche Inventur
des Anlagevermgens erfolgen. Vielmehr sind es dann Stichproben,
um sicherzustellen, dass ein permanentes Meldeverfahren auch funk-
tioniert. Dies ist eine weitere Mglichkeit, den Jahresabschlussvor-
gang Anlageninventur zeitlich zu entzerren und die Aktivitt auf ein
ganzes Geschftsjahr zu verteilen.

Im SAP-System dient die Inventurliste als zentrales Element, um eine


Anlageninventur durchfhren zu knnen. Sie finden diese im
Anwendungsmen ber den Pfad Rechnungswesen Finanzwesen
Anlagen Infosystem Berichte zur Anlagenbuchhaltung Anla-
genbestand Inventurlisten. In Abbildung 4.39 sehen Sie eine
Selektion nach dem Merkmal Kostenstelle. Eine solche Sortierung
hat sich in der betrieblichen Praxis als vorteilhaft erweisen. Der Kos-
tenstellenverantwortliche hat nmlich ein groes Interesse daran,
dass das Budget seiner Kostenstelle nicht bermig mit Abschrei-
bungsbuchungen belastet wird. Entsprechend motiviert wird er sein,
nicht mehr vorhandene Anlagen auch zu melden.

148
Anlageninventur 4.3

Abbildung 4.39 Selektionsparameter fr Inventurliste

Die Positionen auf dem Ausdruck in Abbildung 4.40 werden unter


der Verantwortung des Kostenstellenleiters physisch geprft und
durch Abhaken der Inventarnummer sowie mit Datum und Unter-
schrift quittiert.

Abbildung 4.40 Inventurliste, sortiert nach Kostenstellen

149
4 Anlagevermgen

Fehler erkennen

Abteilungen auerhalb der Buchhaltung fr einen Jahresabschluss zu mo-


tivieren ist eine wiederkehrende Herausforderung. Nicht selten versuchen
die Kollegen (wahrscheinlich aus Unkenntnis ber die Wichtigkeit) Abkr-
zungen zu whlen, um die lstige Verwaltungsarbeit so pragmatisch wie
mglich abzuarbeiten. Hier liegt es auch am Anlagenbuchhalter, diese Ab-
krzungsversuche zu erkennen und kritisch nachzufragen. Ein gutes Indiz
liegt z. B. vor, wenn eine Bestandsliste in einem guten Zustand, d. h. mit
wenigen Falten und Knicken, zurckgesendet wird oder wenn die Sachan-
lageninventur mit einem einzigen blauen Kugelschreiber relativ gleichm-
ig abgehakt worden ist.

Wird die Liste am Bildschirm eingesehen, knnen Sie mit einem Dop-
pelklick auf eine einzelne Anlage eine Detailansicht ffnen (siehe
Abbildung 4.41). So knnen Sie z. B. das Datum der letzten Inventur
und einen dazu passenden Hinweis direkt im SAP-System hinterle-
gen. Wahrscheinlich wird der Kostenstellenverantwortliche die
Informationen auf einer Papierliste und nicht direkt im SAP-System
eintragen. Diese Aufgabe fllt dann dem Anlagenbuchhalter zu.

Abbildung 4.41 Anlage ndern Inventurhinweis

nderung der Auch andere nderungen wie etwa neue zeitabhngige Daten wer-
Kostenstelle
den zumeist im Kontext der Anlageninventur mit der Transaktion

150
Abschreibungslauf 4.4

AS02 gepflegt. Dabei kann es sich um einen neuen Standort oder


auch eine Kostenstellennderung handeln. Im Beispiel aus Abbildung
4.42 verndert sich zum 01.01.2014 die Kostenstelle von 1200 auf
1000 und der Standort von 1 auf 3. Dies liegt daran, dass das Wirt-
schaftsgut jetzt von einer anderen internen Abteilung an einem ande-
ren Standort verwendet wird.

Abbildung 4.42 Anlage ndern Kostenstelle und Standort

An dieser Stelle mchte ich auf den Zusammenhang zum Abschrei-


bungslauf hinweisen. Der Abschreibungslauf basiert immer auf voll-
stndigen Perioden, die sich vom vollstndigen Monat ableiten las-
sen. Ein Kostenstellenwechsel in den zeitabhngigen Stammdaten
zum 15. eines Monats bedeutet nicht, dass anteilig die alte und neue
Kostenstelle mit einer halben Abschreibung fr den Monat des ber-
gangs belastet werden. In diesem Fall wrde die neue Kostenstelle
mit dem vollstndigen Betrag belastet werden.

4.4 Abschreibungslauf

Eine Abnutzung und damit auch Wertminderung der Wirtschafts- AfA


gter spiegelt sich in den Abschreibungsbuchungen wider. In diesem
Zusammenhang fllt oft der steuerrechtlich geprgte Begriff Abset-
zung fr Abnutzung (AfA). Neben dem geplanten Verschlei bzw. der
planmigen Abschreibung finden auch ungeplante Wertminderun-
gen Bercksichtigung. Dies kann z. B. dann der Fall sein, wenn der
Wert eines Grundstcks aufgrund einer toxischen Verschmutzung
wesentlich korrigiert werden muss. In diesen Fllen spricht man von
auerplanmigen Abschreibungen.

151
4 Anlagevermgen

Bilanzpolitischer Spielraum

Insbesondere die auerplanmigen Wertminderungen sind oft nicht


immer eindeutig zu beurteilen und erffnen so bilanzpolitischen Spiel-
raum. Bereits im Vorfeld der erstellten und testierten Bilanz gibt es vonsei-
ten der Stakeholder eines Unternehmens eine klare Erwartungshaltung,
wie der geplante Gewinn ausfallen sollte. Bei Aktienunternehmen werden
z. B. von verschiedenen Analysten Zielkorridore fr Umsatz und Gewinn f-
fentlich kommuniziert. In Jahren, in denen der Gewinn die obere Grenze
erreichen wrde, ist fr den Buchhaltungsleiter eine Entscheidung fr eine
auerplanmige Abschreibung einfach. Wrde der Gewinn unterhalb des
Zielkorridors liegen, kommt es auf den Wirtschaftsprfer an, ob dieser auf
einer Abwertung besteht. Fr den Abschlussprozess in der Anlagenbuch-
haltung bedeutet das eine geplante abwartende Haltung in der Bewertung
fr einige wenige Wirtschaftsgter. Damit verzgert man bewusst den
Zeitpunkt des SAP-Abschreibungslaufs.

Abbildung 4.43 Selektionsbild des Abschreibungslaufs

Abschreibungen Abschreibungen werden in der Regel monatlich ber einen SAP-Ab-


buchen
schreibungslauf gebucht. Die SAP-Transaktion AFAB dazu erreichen

152
Abschreibungslauf 4.4

Sie im Anwendungsmen unter Rechnungswesen Finanzwesen


Anlagen Periodische Arbeiten Abschreibungslauf Durch-
fhren. In Abbildung 4.43 sehen Sie den Startschirm fr den Bu-
chungslauf.

Als Grnde fr den Buchungslauf differenzieren Sie zwischen den fol-


genden Optionen:

Planmig
Wiederholung
Restart
Auerplanmig

Bei einem planmigen Buchungslauf handelt es sich um den ersten


Abschreibungslauf, der planmig fr eine Periode ansteht. Sofern es
sich beim Geschftsjahr um ein Jahr handelt, beginnt die monatliche
Wertfortschreibung mit der Periode 1 und endet durchgehend und
lckenlos bei 12. Haben Sie in einem Monat bereits einen Abschrei-
bungslauf durchgefhrt und sind nachtrglich FI-AA-relevante
Buchungen vorgenommen worden, ist fr diese wenigen nachtrgli-
chen Geschftsvorflle ein erneuter Abschreibungslauf notwendig.
Dieser fllt dann in die Rubrik Wiederholung. Die Programme fr
den Abschreibungslauf laufen im Hintergrund und werden in den
meisten Fllen komplett durchlaufen und korrekt beendet. In den
wenigen Fllen, bei denen das SAP-Programm flschlicherweise
abgebrochen wird bzw. von selbst abbricht, ist die Option Restart
erforderlich. Mchten Sie z. B. aus Testgrnden einzelne Abschrei-
bungsperioden berspringen, kommt die Option Auerplanmig
zum Einsatz.

Die Vordergrundverarbeitung ist auf 1.000 Anlagen begrenzt und Testlauf


eignet sich insbesondere dazu, einen Testlauf durchzufhren. Das in
Abbildung 4.44 dargestellte Testprotokoll berechnet je Anlage und
Bewertungsbereich einen geplanten Betrag und versucht, diesen mit
einem Referenzbeleg zu simulieren. Dabei treten hufig Fehler auf,
die vor dem Echtlauf beseitigt werden mssen. Zu den Klassikern
zhlt dabei die Sperre von Kostenstellen. Das passiert durch Umstruk-
turierungen im Unternehmen, wenn z. B. Abteilungen umgruppiert
bzw. aufgelst werden. Dann wird im Controlling die alte Kosten-
stelle gesperrt, ohne die Anlagenbuchhaltung zu informieren und die
zeitabhngigen Daten in der Anlage zu pflegen. Dieser Missstand

153
4 Anlagevermgen

wird sptestens whrend des Abschreibungslaufs in der Anlagen-


buchhaltung entdeckt.

Abbildung 4.44 Testprotokoll des Abschreibungslaufs

Fr die dargestellten Beispiele Sonderfahrzeug, Computer und andere


Anlagen summiert sich die Gesamtabschreibung auf 754.145 EUR. Das
gilt selbstverstndlich nur fr den Bewertungsbereich 01, der in die-
sem Beispiel mit dem Ledger 0L verknpft ist. Das spiegelt sich auch
im Buchungsbeleg und in Abbildung 4.45 wider. Dort findet eine
controllingrelevante Buchung auf dem Aufwandskonto 211100 mit
Zusatzkontierung (Kostenstelle) statt.

Abhngigkeit von der CO-Periodensteuerung

Sind die Buchungsperioden fr Ist-Vorgnge im Controlling bereits ge-


schlossen, ist es wegen der erforderlichen Controlling-Kontierung nicht
mglich, einen Abschreibungslauf erfolgreich durchzufhren. Diese Ab-
hngigkeit sollte im Controlling bekannt sein, damit zeitlich auch relativ
spt durchgefhrte auerplanmige Abschreibungen noch mglich sind.

Einzelprfungen Neben dieser Summenbuchung mssen aus Grnden der Nachvoll-


ziehbarkeit auch einzelne Anlagen geprft werden. Im Beispiel aus
Abbildung 4.46 erfolgt der Einstieg ber die Transaktion AW01N
(Asset Explorer). Die dort dargestellte Anlage Sonderfahrzeug zeigt
auf der Registerkarte Gebuchte Werte die durchgefhrte Buchung
und damit die Integration von Haupt- und Nebenbuch.

154
Abschreibungslauf 4.4

Abbildung 4.45 Referenzbeleg

Abbildung 4.46 Bewertungsbereich 01, gebuchte Abschreibung

155
4 Anlagevermgen

Dabei orientieren sich die Betrge am links ausgewhlten Bewer-


tungsbereich. Wenn Sie die Auswahl von 01 (US-GAAP) zu 20 (Kalku-
latorische AfA) ndern, wird die andere Abschreibungsmethode und
damit ein anderer Abschreibungsbetrag offensichtlich (siehe Abbil-
dung 4.47).

Abbildung 4.47 Bewertungsbereich 20, gebuchte Abschreibung

Zustzliche Detailinformationen erhalten Sie per Doppelklick auf den


Eintrag mit der Kennzeichnung gebucht. Die in Abbildung 4.48 dar-
gestellte bersicht zeigt alle Abschreibungsbetrge, die fr diese
Anlage in der Periode 12/2013 vorgenommen worden sind. Wie es
fr eine parallele Rechnungslegung blich ist, erfolgt an dieser Stelle
eine mehrfache Wertfortschreibung im Nebenbuch der Anlagen-
buchhaltung.

Abhngig von der Konfiguration des Bewertungsbereichs knnen


diese drei Wertanstze auch ins Hauptbuch bergeleitet werden. Im
Beispiel aus Abbildung 4.49 bucht der Bewertungsbereich 60 in das
nicht fhrende Ledger L6.

156
Abschreibungslauf 4.4

Abbildung 4.48 Einzelpositionen der Abschreibungsbuchung

Abbildung 4.49 Parallele Ledger

Sollen diese Wertanstze im Rahmen einer Bilanz (E-Bilanz) weitere E-Bilanz-Aspekt


Verwendung finden, kann man auf eine Buchung im Hauptbuch nicht
verzichten. Anders sieht es aus, wenn auf Basis eines Bewertungsbe-
reichs rein statistische Informationen bentigt werden. Das krzt den
Prozess an dieser Stelle ab. Dann kann eine Wertfortschreibung in
der Anlagenbuchhaltung ohne Buchung im Hauptbuch ebenfalls sehr
sinnvoll sein.

157
4 Anlagevermgen

4.5 Berichtswesen
Ein Sprichwort besagt Ordnung ist das halbe Leben. Bei den
Abschlussarbeiten helfen uns Auswertungen dabei, Ordnung zu hal-
ten und aussagekrftige Informationen fr die Berichterstattung zu
generieren. Anlagestammdaten und operative Buchungen sind die
Grundlage, auf der Auswertungen aufgebaut werden. Im Informati-
onssystem fr das Anlagevermgen finden Sie eine Vielzahl an vor-
gefertigten Auswertungen. In lngeren Abstnden (z. B. jhrlich)
sollte das Verzeichnis der als Stammsatz angelegten, aber nicht ver-
wendeten und damit unbebuchten Anlagen bereinigt werden. Die
Transaktion S_ALR_87012056 fhrt zu dem in Abbildung 4.50 dar-
gestellten Selektionsbild.

Abbildung 4.50 Selektionsbild Verzeichnis unbebuchter Anlagen

Zum Stichtag 31.12.2013 wird in diesem Beispiel eine Liste fr unbe-


buchte Anlagen des Buchungskreises 1000 mit einer Sortierung nach
Anlagenklassen erzeugt. Das in Abbildung 4.51 dargestellte Ergebnis
zeigt Anlagenstammstze, die seit 2002 im SAP-System vorhanden
sind, jedoch nie verwendet wurden. In diesem Fall knnte man sogar
auf Rckfragen verzichten und die Stammstze direkt lschen.

158
Berichtswesen 4.5

Abbildung 4.51 Ergebnisliste Verzeichnis unbebuchter Anlagen

Sind Anlagenstammstze vorhanden, gibt es in der Regel auch


Geschftsvorflle und Buchungen in diesem Kontext. Eine schnelle
bersicht bietet hier die Bestandsliste nach Anlagennummern mit
der Transaktion S_ALR_87011963. In Abbildung 4.52 werden ein-
zelne Anlagen zum Bilanzstichtag 31.12.2013 selektiert.

Abbildung 4.52 Selektionsbild Anlagenbestand

159
4 Anlagevermgen

Prfmglichkeiten Der so selektierte Anlagenbestand ermglicht eine schnelle Kontrolle


vieler einzelner Wirtschaftsgter. Das betrifft Informationen zum
Aktivierungsdatum, Anschaffungswert, AfA und Buchwert (siehe
Abbildung 4.53). Gleichartige Wirtschaftsgter sollten einen mg-
lichst identischen Wert haben. Kommt es hier zu starken Abweichun-
gen, liegt eventuell eine Fehlbuchung vor. Hat der Anlagenbuchhalter
zustzlichen Informationsbedarf, ist ein Aufriss des Berichts nach
dem Objekt Kostenstelle und dem damit verbundenen Kostenstellen-
verantwortlichen mglich. Das ist z. B. hilfreich, wenn es um die Exis-
tenz eines Wirtschaftsguts geht.

Abbildung 4.53 Anlagenbestand, sortiert nach Anlagennummern

Die gleiche Transaktion lsst sich auch fr eine Aufbereitung der


Daten nach Bilanzpositionen und Zusammenfassung nach Gruppen-
summen verwenden. In diesem Fall wird nicht der Anlagenbuchhal-
ter, sondern der Leiter Rechnungswesen angesprochen. Dieser inter-
essiert sich fr einen berblick, der zur Steuerung des bilanziellen
Ergebnisses beitrgt (siehe Abbildung 4.54).

Eine zustzliche Kontrollmglichkeit bietet sich mit der Transaktion


S_ALR_87012004. Zunchst wird im Selektionsbild der Buchungs-
kreis 1000 mit dem Bilanzstichtag 31.12.2013 hinterlegt. Eine Sortie-
rung erfolgt auf der Ebene des Buchungskreises fr alle einzelnen
Anlagen (siehe Abbildung 4.55).

160
Berichtswesen 4.5

Abbildung 4.54 Anlagenbestand, zusammengefasst nach Gruppensummen

Abbildung 4.55 Selektionsbild fr eine Auswertung der Abschreibungen

Die in Abbildung 4.56 dargestellte Ergebnisliste beinhaltet Informa-


tionen zum angewandten Abschreibungsschlssel und zur Dauer. Mit
diesem Hilfsmittel lassen sich auch viele Anlagen auf einen Blick
berprfen.

161
4 Anlagevermgen

Abbildung 4.56 Ergebnisliste der Abschreibungen

Anlagengitter Unternehmen einer gewissen Grenordnung sind verpflichtet,


neben der Bilanz auch zustzliche Informationen fr Erluterungen
fr die Anlagenbuchhaltung bereitzustellen. Zu diesen zhlt das Anla-
gengitter. Im SAP-Men erreichen Sie das Anlagengitter (RAGITT00)
ber den Pfad Rechnungswesen Finanzwesen Anlagen Infosys-
tem Berichte zur Anlagenbuchhaltung Erluterungen zur
Bilanz International Anlagengitter (siehe Abbildung 4.57).

Option Im untereren Bereich des Selektionsbildes gibt es die Einstellungs-


gebuchte Werte
mglichkeit Gebuchte Abschreibungen. Diese hat unter Umstnden
groe Auswirkungen auf die in Abbildung 4.58 dargestellte Ergebnis-
liste. Hier entscheiden Sie, ob die Werte der Haupt- oder Nebenbuch-
haltung selektiert werden sollen. Je nach dem Stand der bereits
durchgefhrten Abschreibungen kann es so zu unterschiedlichen
Wertanstzen kommen. Bei einer frhen Simulation des spteren
Ergebnisses knnen Sie die Einstellungen bei Gebuchte Abschrei-
bung freilassen. Je nher ein finales Finanzergebnis rckt, desto
wichtiger ist es, diese zu setzen.

Eine Besonderheit der Aufbereitung des Anlagengitters ist hier, dass


potenziell bis zu drei Spalten in einer dargestellt werden. In diesem
Beispiel sehen Sie die Zugangs- und AfA-Werte der Vermgensgegen-
stnde Computer.

162
Berichtswesen 4.5

Abbildung 4.57 Selektionsbild Anlagengitter

Abbildung 4.58 Anlagengitter je Wirtschaftsgut

163
4 Anlagevermgen

Die kompakte Informationsdarstellung hat den Vorteil, alles auf


einen Blick erkennen zu knnen, ohne scrollen zu mssen. Auf der
anderen Seite eignet sich diese Darstellung nicht fr den Datenexport
in ein Tabellenkalkulationsprogramm. Wie Sie in Abbildung 4.59
sehen knnen, ist auch an dieser Stelle eine Gruppensummierung
nach Bilanzpositionen mglich. Zielgruppe des Berichts ist erneut der
Leiter des Finanz- und Rechnungswesens.

Abbildung 4.59 Anlagengitter mit Gruppensummen

Nachdem alle Buchungen vorgenommen sind und auch die dazu pas-
senden Berichte als Ergnzung zur Bilanz erzeugt werden sollen, wird
es Zeit, die Buchungsperiode fr die Anlagenbuchhaltung zu schlie-
en und einen notwendigen technischen Schritt fr den Jahreswech-
sel durchzufhren.

4.6 Jahreswechsel
Fachliche Im SAP-Nebenbuch Anlagenbuchhaltung knnen technisch bedingt
Vorprfung
immer nur zwei Geschftsjahre gleichzeitig geffnet sein. In der be-

164
Jahreswechsel 4.6

trieblichen Praxis handelt es sich dabei zumeist um das laufende und


ein zuknftiges Jahr. Beim Jahresabschluss mssen Sie auch einen
technischen Geschftsjahresabschluss durchfhren. Vorher sollten
Sie jedoch drei Dinge berprfen:

Prfen Sie Ihre Abschreibungslisten und Anlagengitter auf Voll-


stndigkeit. Erst wenn alle Abschreibungen gebucht sind, ist ein
Jahresabschluss sinnvoll und mglich.
Prfen Sie alle Bestandsbuchungen auf Vollstndigkeit. Die Be-
standsbuchungen mssen von der Anlagenbuchhaltung periodisch
ans Hauptbuch bertragen worden sein.
Prfen Sie den Ergebnisbeitrag der Anlagenbuchhaltung zur
gesamten Bilanz bzw. zur GuV. Noch knnen Sie mit Massenda-
tennderungen von Stammdaten und erneuten Abschreibungslu-
fen die Werte der Anlagenbuchhaltung und der Hauptbuchhaltung
verndern. Erst wenn Sie und Ihre Vorgesetzten mit diesen zufrie-
den sind, sollten Sie einen Jahresabschluss durchfhren.

Sind diese drei Prfungen zufriedenstellend verlaufen, folgt der tech-


nische Jahresabschluss mit der SAP-Transaktion AJAB bzw. ber das
SAP-Anwendungsmen Rechnungswesen Finanzwesen Anlagen
Periodische Arbeiten Jahresabschluss Durchfhren. Im Vor-
dergrund ist die Transaktion auf 1.000 Anlagen und damit den Test-
lauf beschrnkt (siehe Abbildung 4.60).

Abbildung 4.60 Jahresabschluss durchfhren

Im Hintergrund wird jetzt geprft, ob alle Abschreibungs- und perio-


dischen Bestandsbuchungen durchgefhrt worden sind. Erst dann
enthlt die Liste wie im Beispiel in Abbildung 4.61 keine Fehler mehr
und ermglicht es, einen technischen Jahresabschluss durchzufhren.

165
4 Anlagevermgen

Abbildung 4.61 Protokoll fr den Jahresabschluss

Anlagen- Wurde der Jahresabschluss erfolgreich ausgefhrt, kann ein weiterer


Jahreswechsel
technischer Arbeitsschritt folgen: der Anlagen-Jahreswechsel. In die-
sem Kontext wird ein Geschftsjahr endgltig aus der Sicht der Anla-
genbuchhaltung abgeschlossen, sodass dort keine Buchungen mehr
mglich sind. Als SAP-Anwender gelangen Sie ber das Anwen-
dungsmen Rechnungswesen Finanzwesen Anlagen Periodi-
sche Arbeiten Jahreswechsel bzw. ber die Transaktion AJRW
dorthin. Abbildung 4.62 zeigt Ihnen, wie das Geschftsjahr 2013 fr
den Buchungskreis 1000 geschlossen wird. Das neue aktuelle
Geschftsjahr 2014 und auch das zuknftige Geschftsjahr 2015
knnen jetzt aus der Perspektive der Anlagenbuchhaltung bebucht
werden.

Abbildung 4.62 Wechsel durchfhren

Testlauf Auch an dieser Stelle ist im Vordergrund nur ein auf 1.000 Anlagen
begrenzter Testlauf mglich. In Abbildung 4.63 sehen Sie das dazu
passende Protokoll mit 351 technisch vorzutragenden Anlagen. Die
beiden Aktivitten Jahresabschluss und Jahreswechsel sind vonein-

166
Jahreswechsel 4.6

ander in der Reihenfolge der erfolgreichen Verarbeitung abhngig


und knnten sinnvollerweise in den Ablauf eines Closing Cockpits
oder Schedule Managers mit eingeplant werden (siehe auch Kapitel 3,
Schedule Manager und Closing Cockpit).

Abbildung 4.63 Ergebnisliste des Testlaufs

Ist in unserem Beispiel (Abbildung 4.64) das Geschftsjahr 2013


flschlicherweise gesperrt, kann der SAP-Anwender ber die Trans-
aktion OAAQ diese Sperrung zurcknehmen. Wie aus Abbildung
4.64 hervorgeht, ist die Spalte Abgeschlossene Geschftsjahre ein-
gabebereit und kann manuell berschrieben werden. Das ist jedoch
nur fr vorhergehende Jahre mglich. Fr den Fall, dass Buchungen
fr 2013 anstehen, wird in diese Tabelle der Wert 2012 eingetragen.
Aufsteigende Eintragungen werden immer nur von den SAP-Stan-
dardprogrammen Jahresabschluss und Jahreswechsel vorgenommen.

Abbildung 4.64 Abgeschlossene Geschftsjahre je Buchungskreis

Die Transaktion OAAR bietet Ihnen auch eine Funktion an, um


bereichsweise Geschftsjahre zu ffnen (siehe Abbildung 4.65). Das
kann sinnvoll sein, wenn Sie z. B. steuerliche Werte aus Vorjahren
korrigieren mchten, ohne die bereits testierten HGB-Abschlsse zu
verndern. Dieses Szenario drfte bei Firmen in Deutschland, die die
gesetzlichen Anforderungen der E-Bilanz umgesetzt haben, zuneh-
mend hufiger auftreten. SAP bietet fr das Zusammenspiel der Anla-

167
4 Anlagevermgen

genbuchhaltung und Zurckbuchungen in abgeschlossene Geschfts-


jahre umfassendere Informationen und Funktionen gebndelt in
Hinweis 1663976.

Abbildung 4.65 Abgeschlossene Geschftsjahre je Bewertungsbereich

Hinweis 1663976 Zurckbuchen in abgeschlossene Geschftsjahre

Mit diesem Hinweis stellt SAP eine Lsung zur Verfgung, mit der Sie Bu-
chungen in einzelne Bereiche durchfhren knnen, auch wenn das Ge-
schftsjahr in anderen Bereichen schon abgeschlossen ist. Die Einschrn-
kung, dass das abgeschlossene Geschftsjahr eines Bereichs nicht mehr als
ein Jahr von dem der anderen Bereiche abweichen darf, gilt hier nicht.
Dabei sind folgende Szenarien denkbar:
1. Korrekturen/Rckbuchen in Bereiche, die nicht ins Hauptbuch buchen
(Buchungskennzeichen = 0)
2. Korrekturen/Rckbuchen in Bereiche, die nicht online ins Hauptbuch
buchen (Buchungskennzeichen = 2 oder 3)
Die Funktion des Zurckbuchens ist nur mglich fr Bereiche, die folgende
Voraussetzungen erfllen:
Der Bereich darf nicht online buchen.
Der Bereich darf kein Parallelwhrungsbereich sein.
Der Bereich darf nicht Basisbereich eines abgeleiteten Bereichs sein.
(Das heit, insbesondere auch fr Ledgerszenarien im neuen Hauptbuch
ist die Lsung nicht anwendbar).
Beachten Sie, dass auch mit diesem Hinweis keine Stammsatznderungen
(z. B. mit der Transaktion AS02) durchgefhrt werden drfen, solange Sie
das Geschftsjahr mit dem beiliegenden Programm geffnet haben und es
mehr als ein Jahr Unterschied zu den abgeschlossenen Geschftsjahren auf-
weist. Falls Sie Stammsatznderungen vornehmen mchten, mssen Sie

168
Fazit 4.7

diese vor dem ffnen des Geschftsjahres im Stammsatz durchfhren


(siehe SAP-Hinweis 646691). Buchungen mit nicht eingeschrnkter Bewe-
gungsart sind nur in den Jahren mglich, die in allen Bereichen zum Bu-
chen geffnet sind.

Ist die Buchungsperiode fr die Anlagenbuchhaltung auch technisch


geschlossen, ist sichergestellt, dass alle buchhalterischen Werte vom
Nebenbuch ins Hauptbuch bertragen worden sind.

4.7 Fazit
In der Praxis fhren Monats-, Quartals- und Jahresabschlsse immer
zu hektischer Betriebsamkeit in der Anlagenbuchhaltung. Das gilt ins-
besondere dann, wenn zeitlich mehrere Rechnungslegungsvorschrif-
ten (wie z. B. US-GAAP, IFRS, HGB und Steuerrecht) beachtet werden
mssen. Das Nebenbuch FI-AA bietet auch hier viele Automatisie-
rungsmglichkeiten. Abhngig davon, wie Sie in Ihrem Unterneh-
men die Anlagenbuchhaltung organisieren, kann die Organisation
des Anlagevermgens den Abschlussprozess beschleunigen oder
auch ausbremsen. Ist die Anlagenbuchhaltung operativ den Ge-
schftsprozessen nachgelagert, weil Sie z. B. hufig Anlagen im Bau
verwenden, ist eine Nacharbeit bezglich Statusrckmeldung, Auftei-
lungsregel und Abrechnung die logische Konsequenz. Bei der Erstel-
lung von Gebuden lsst sich das sicherlich nicht vermeiden bzw. ist
sogar sinnvoll und auch so beabsichtigt. Bei einer Vielzahl anderer
Vorgnge wie etwa Teilaktivierungen sollte die Verantwortung an die
Kreditorenbuchhaltung abgegeben werden, um den operativen Pro-
zess und die Anlagenbuchhaltung synchron und nicht nachgelagert
abzubilden. Organisatorisch betrachtet, bentigen Sie hier einen
Wissenstransfer ber die Abteilungsgrenzen hinweg. Der Kreditoren-
buchhalter kann Anlagenzugnge fr Computer, Software oder
Bromaterial dann selbststndig und integriert mit der Lieferanten-
buchung vornehmen. Auf diese Weise wird ein Verrechnungskonto
bzw. eine AiB vermieden, und der Anlagenbuchhalter bekommt zu-
stzliche Zeit, um sich um wirklich schwierige Sachverhalte zu
kmmern. Kosten fr selbst erstellte immaterielle Vermgensgegen-
stnde knnen ber SAP-Innenauftrge mglichst effizient gehand-
habt werden.

169
4 Anlagevermgen

Auch bei der Stammdatenorganisation sollte nicht der vermeintlich


bequemere Weg der Sammelverwaltung eingeschlagen werden. Ein-
zelne Anlagenstammstze sind bei einer Anlageninventur weitaus
schneller und besser nachvollziehbar als ein Anlagenstammsatz, der
nur Mengenangaben enthlt. Hier wirkt sich die Organisation der
Anlagenbuchhaltung direkt auf den Abschlussvorgang der Anlagen-
inventur aus. Sind diese Voraussetzungen erfllt, sollten Sie den tech-
nischen Abschreibungslauf und den anschlieenden Jahreswechsel
im SAP-System zgig durchfhren knnen.

Erfahrungsaustausch

Wenn es zum Abschlusstermin hektischer wird, kann ein kurzer Erfah-


rungsaustausch zu Fachfragen oder zu technischen SAP-Einstellungen
unter Umstnden hilfreich sein. Das Internet bietet hier einige Mglich-
keiten z. B. im Forum www.fiaa.fico-forum.de speziell fr das Anlagever-
mgen.

170
Bei der bilanziellen Bewertung kann eine Ab- oder Aufwertung
des Umlaufvermgens einen wesentlichen Einfluss auf den
Gewinnausweis nehmen. In diesem Kapitel lernen Sie die zuge-
hrigen Stellschrauben Material- und Forderungsbewertung
kennen.

5 Umlaufvermgen

Im Folgenden zeigen und erklren wir Ihnen die wichtigsten SAP-


gesttzten Bewertungen im Umlaufvermgen. Zunchst lernen Sie
sowohl die Materialbewertung fr Handelsware als auch fr selbst
erstellte Materialien und die SAP-Systemuntersttzung im Bereich
des Waren- und Rechnungseingangskontos kennen. Das trifft insbe-
sondere auf eine maschinelle Fallunterscheidung fr eine bilanzielle
Bewertung zu. Danach erfahren Sie, wie Sie Forderungen in Fremd-
whrung maschinell vom SAP-System bewerten lassen knnen.
Abgerundet wird das Kapitel mit der Mglichkeit, Forderungen im
SAP-System im Wert zu korrigieren. Wir beschreiben hier die beiden
Varianten Einzel- und Pauschalwertberichtigungen anhand von Bei-
spielen.

5.1 Materialbewertung
Zum Bewertungsstichtag wird bei einem produzierenden Unterneh-
men die grte Position im Umlaufvermgen bewertet: das Material.
Alle Lagerbestnde flieen somit unmittelbar in die Bilanz bzw.
Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) mit ein. Es gilt nicht nur, kor-
rekte Preise, sondern auch Mengen zu prfen und bilanzwirksam zu
dokumentieren. Sind die fortlaufend erfassten Bestandsmengen aus
irgendeinem Grund fraglich, muss mittels des aufwendigen und kos-
tenintensiven Verfahrens einer Inventur die korrekte Bestandsmenge
neu ermittelt werden. In diesem Abschnitt wollen wir deshalb auf die
Preisermittlung und die Untersttzungsmglichkeiten durch die SAP-
Software fokussieren.

171
5 Umlaufvermgen

SAP MM Die Vorratsbewertung findet im SAP-System in der Komponente MM


(Materials Management) statt. Dort werden Roh-, Hilfs- und Betriebs-
stoffe sowie Fertigerzeugnisse als Materialstammsatz verwaltet. Tech-
nisch ist dieser in sehr viele verschiedene Sichten aufgeteilt. Zum Bei-
spiel bentigen Sie die Einkaufssicht nur, wenn es sich auch um ein
fremdbeschafftes Material handelt. hnlich ist es mit der Verkaufs-
sicht, die ausschlielich fr das Verkaufsmaterial gedacht ist. Haben
Sie in Ihrem Geschftsmodell mit Handelswaren zu tun, bentigen
Sie sowohl eine Einkaufs- als auch eine Verkaufssicht. Aus dem SAP-
Anwendungsmen rufen Sie den Materialstammsatz ber den folgen-
den Pfad auf: Logistik Materialwirtschaft Materialstamm
Material ndern Sofort (Transaktion MM02). Anschlieend
gelangen Sie in eine Sichtenauswahl, die wir in Abbildung 5.1 darge-
stellt haben. Fr die Abschlussarbeiten sollen an dieser Stelle ledig-
lich die Buchhaltungssichten ausgewhlt werden.

Abbildung 5.1 Verschiedene Sichten des Materialstammsatzes

Preissteuerung In der Buchhaltungssicht 1 werden Daten fr eine permanente Wert-


fortschreibung hinterlegt. Der Materialpreis wird hier whrend des
gesamten Geschftsjahres online fr die Bestandsfhrung fortge-
schrieben. Dabei kennt der Materialstamm genau zwei Verfahren zur
Preissteuerung:

172
Materialbewertung 5.1

den gleitenden Durchschnittspreis (V-Preis)


den Standardpreis (S-Preis)

Um den gleitenden Durchschnittspreis nher zu beschreiben, gehen


wir von folgendem Beispiel aus. Nehmen wir an, Sie haben ein Mate-
rial im Gesamtwert von 50.000 EUR auf Lager. Ohne etwas zu ver-
brauchen, erwerben Sie anschlieend eine identische Menge fr
55.000 EUR. Damit ergibt sich ein gleitender Durchschnitt von
52.500 EUR. Im Gegensatz dazu ist der Standardpreis fix. Dieser
ndert sich lediglich durch eine neue interne Materialkalkulation.
Aufgrund dieser beiden sehr unterschiedlichen Verhaltensweisen
kann man die folgende Regel aus der Preissteuerung ableiten: Fremd-
beschaffte Materialien werden mit dem V-Preis und selbst erstellte
Materialien mit dem S-Preis verwaltet.

Das in Abbildung 5.2 dargestellte Beispiel zeigt den Materialstamm- Gleitender


Durchschnittspreis
satz P-100, der Pumpen reprsentiert. Aufgrund der Preissteuerung S
(Standardpreis) kann man darauf schlieen, dass es sich um ein ber-
wiegend selbst erstelltes Material handeln muss. Sollte das Material
in Ausnahmefllen auch fremdbeschafft werden, erfolgt hier eine sta-
tistische Fortschreibung des gleitenden Preises.

Abbildung 5.2 Bewertung in Echtzeit

173
5 Umlaufvermgen

Bedingt durch die Preissteuerung, wird der damit korrespondierende


Wert in die Hauptbuchhaltung bertragen.

Integration in die Als Anhaltspunkt fr eine Integration in die Hauptbuchhaltung dient


Hauptbuchhaltung
im Materialstammsatz die Bewertungsklasse. Mit der Transaktion
FBKP konfigurieren Sie die Kontenfindung fr Bestandsbuchungen
(BSX) und Bestandsvernderungen (BSV) (siehe Abbildung 5.3).

Abbildung 5.3 Konfiguration fr automatische Buchungen

Bewertungsklasse Mit einem Doppelklick auf den jeweiligen Vorgang knnen Sie die
hinterlegen
dazu korrespondierenden Sachkonten fr jede Bewertungsklasse hin-
terlegen. Im Beispiel der Abbildung 5.4 ist das fr die im Material-
stammsatz hinterlegte Bewertungsklasse 7920 ein Sachkonto fr
Bestandsvernderungen 792000.

Abbildung 5.4 Kontenfindung fr die Bestandsbuchung

Unterschiedliche Sachkonten sorgen fr mehr Transparenz und


erleichtern Ihnen die generelle Abstimmung zwischen den Werten in
der Materialwirtschaft und im Hauptbuch.

174
Materialbewertung 5.1

Mit der Transaktion FS00 mchten wir im nchsten Schritt das dazu Sachkonto
ausgeprgte Sachkonto 792000 nher betrachten (siehe Abbildung
5.5). Im Buchungskreissegment ist dieses in den Steuerungsdaten
nicht als Abstimmkonto ausgeprgt, da diese Auswahlmglichkeit
nicht vorgesehen ist. Bei den gespeicherten Werten in der Material-
wirtschaft kann man somit nicht von einem echten Nebenbuch spre-
chen. Eine Verbindung wie bei der Anlagen-, Debitoren- oder Kredi-
torenbuchhaltung ist nicht vorhanden.

Abbildung 5.5 Sachkonto Steuerungsdaten

Um dennoch sicherzustellen, dass die in der Materialwirtschaft


ermittelten Werte nicht von der Hauptbuchhaltung abweichen, emp-
fiehlt es sich, die Bestandskonten ausschlielich als automatisch
bebuchbar zu kennzeichnen, wie in Abbildung 5.6 gezeigt wird
(Transaktion FS00).

Abbildung 5.6 Sachkonto automatische Bebuchung

175
5 Umlaufvermgen

Periodische Eine periodische Abstimmung der Bestandswerte und der dazu pas-
Abstimmung zwi-
senden Sachkonten ist zwischen den Komponenten MM und FI eben-
schen MM und FI
falls ratsam. Im SAP-Anwendungsmen whlen Sie den Menpfad
Logistik Materialwirtschaft Bestandsfhrung Periodische
Arbeiten Bestandswertliste (Transaktion MB5L). Die in Abbil-
dung 5.7 dargestellte Bestandswertliste zeigt Ihnen alle Material-
stammstze inklusive Mengen/Werte, die dazu beitragen, den Saldo
des Bestandskontos zu bilden. In unserem Beispiel fhren 77 Pum-
pen des Materialstammsatzes P-100 im Werk 1000 einen Wert von
53.160,80 EUR. Das entspricht einem Preis von 690,40 EUR pro
Pumpe. Der Bestandswert von 3.664.029,15 EUR auf dem dazu zu-
geordneten Sachkonto 792000 setzt sich aus einer Vielzahl von Ma-
terialstammstzen zusammen (siehe Abbildung 5.7).

Abbildung 5.7 Bestandswertliste

berprfung Fr die berprfung des Sachkontos knnen Sie entweder eine Sal-
mittels Saldenliste
denliste oder wie im Beispiel der Abbildung 5.8 die Transaktion
FBGLB03 (Salden anzeigen) verwenden. Der Saldo wird in Echtzeit
fortgeschrieben, d. h., sobald ein Wareneingang in der Materialwirt-
schaft gebucht wird, kommt es auch zu einer Wertfortschreibung in
der Finanzbuchhaltung. Ob dieser Wert sich identisch in der spteren
Bilanz zum Stichtag wiederfindet, bleibt an dieser Stelle zunchst
offen. Zusammenfassend bleibt festzuhalten, dass der Material-
stammsatz einen hinterlegten Preis vorhlt und dieser fr eine Wert-
fortschreibung in den Komponenten MM und FI in Echtzeit herange-
zogen wird.

Mit einem Beispiel soll betriebswirtschaftlich verdeutlicht werden,


welche Aktionen anschlieend im SAP-System zum Bilanzstichtag
vorzunehmen sind.

176
Materialbewertung 5.1

Abbildung 5.8 Saldenanzeige in der Hauptbuchhaltung

5.1.1 Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe


Es gibt verschiedene Methoden der Wertermittlung zum Bilanzstich-
tag. Zu diesen zhlen:

Marktpreise, d. h. der aktuelle Gegenwert am externen Markt Methoden der


Wertermittlung
Reichweite, d. h., wie viele Monate das Material lieferbar ist
Gngigkeit, d. h. eine Beurteilung, ob das Material noch nachge-
fragt wird
verlustfreie Bewertung, d. h. der Materialpreis, der beim Verkauf
erzielt werden kann
mittlerer Zugangspreis, d. h. eine Preisermittlung ausschlielich
auf Basis der Zugangsdaten
LIFO ein Verbrauchsfolgeverfahren nach dem Prinzip Last In
First Out
FIFO ein Verbrauchsfolgeverfahren nach dem Prinzip First In
First Out

177
5 Umlaufvermgen

Kombination Eine Kombination verschiedener Bewertungsverfahren ist fr den


von Bewertungs-
Abschlussstichtag blich. Da das Umlaufvermgen bei produzieren-
verfahren
den Unternehmen an dieser Stelle wesentlichen Einfluss auf die
Bilanz und das Ergebnis hat, ergibt sich auch ein gewisser Handlungs-
und Ermessensspielraum, der in der Praxis auch genutzt wird. Wenn
ein lokaler Abschluss als Ausgangslage fr die sptere Versteuerung
dient, wird ein Unternehmen versuchen, sich mglichst arm zu rech-
nen. Die Verbrauchsfolgeverfahren FICO und LIFO sind handels-
rechtlich beide fr die Bilanzierung zugelassen ( 256 Satz 1 HGB). Da
lediglich LIFO steuerrechtlich angewandt werden darf ( 6 Abs. 1
Nr. 2a EStG), ist dieses Verfahren in der Praxis weiter verbreitet.

Doch zurck zur technischen Abbildung im SAP-System: Neben der


Onlinebestandsfhrung mittels S- oder V-Preis bietet der SAP-Mate-
rialstammsatz sechs zustzliche Felder fr eine Stichtagsbewertung.
Die in Abbildung 5.9 dargestellten Informationen befinden sich auf
der Registerkarte Buchhaltung 2. Die Feldbeschreibung als steuer-
bzw. handelsrechtlich hat keine tiefere systemtechnische Bedeutung.
Die sechs Felder und Inhalte werden lediglich anhand der Textbe-
schreibung unterschieden.

Abbildung 5.9 Materialstammsatz Buchhaltungssicht 2

Im SAP-Men finden Sie unter Logistik Materialwirtschaft


Bewertung Bilanzbewertung mehrere Mglichkeiten, diese sechs
Informationsfelder mithilfe unterschiedlicher Bewertungsverfahren
maschinell fllen zu lassen. Wir zeigen dies anhand eines Beispiels

178
Materialbewertung 5.1

fr die Niederstwertermittlung nach Marktpreisen (Transaktion


MRN0). Nachdem Sie die Transaktion ausgefhrt haben, mssen Sie
Selektionskriterien wie Buchungskreis, Stichtag oder auch Material
mitgeben (siehe Abbildung 5.10). Es folgen im Anschluss drei
Schritte fr den Marktpreis, einen Vergleichspreis und die Fortschrei-
bung der Werte.

Abbildung 5.10 Niederstwertermittlung: Marktpreise

Marktpreise knnen Sie anhand verschiedenster Kriterien auswh- Preisquellen


len. Es empfiehlt sich, eine Preisquelle auszuwhlen, die auch sonst
schon in Ihrem SAP-System vorhanden ist (siehe Abbildung 5.11).
Wenn Sie z. B. nicht mit Kontakten oder Infostzen arbeiten, knnten
Bestellungsdaten den Indikator fr den Marktpreis liefern. Sie kn-
nen eine Rangfolge angeben, damit bei mehreren vorhandenen Preis-
quellen deutlich ist, welche Preisquelle die wichtigste ist. Auf den fol-
genden zustzlich angebotenen Registerkarten knnen Sie darber
hinaus den Betrachtungszeitraum fr einzelne Preisquellen angeben:

Zugnge
Bestellungen
Kontrakte
Lieferplne
Infostze

179
5 Umlaufvermgen

Abbildung 5.11 Preisquelle

Vergleichspreis Mit diesem ersten Schritt haben Sie eine Preisquelle definiert. Der
zweite Vorgang befasst sich mit dem Vergleichspreis. In unserem Fall
nehmen wir hier den aktuellen Standardpreis. Unser Material P-100
wird selbst gefertigt und gelegentlich auch fremd zugekauft. Deshalb
ist es in diesem Fall sinnvoll, die externen Bestelldaten mit dem
intern kalkulierten Preis zu vergleichen (siehe Abbildung 5.12). Der
kleinere von beiden Werten soll in der Bilanz als Bestandswert fr
Pumpen ausgewiesen werden. Dies legen wir mit der Option Nie-
derstwertvergleich fest.

Abbildung 5.12 Vergleichspreis bestimmen

180
Materialbewertung 5.1

Als dritter Schritt wird noch festgelegt, dass das Ergebnis technisch Bewertungspreis
in Materialstamm
in den Materialstamm zurckgeschrieben werden soll. Abbildung
schreiben
5.13 zeigt die Auswahl fr das Preisfeld Steuerrechtlicher Preis 1.
Damit wird das Resultat des Bewertungslaufs festgehalten und steht
fr eine weitere Verarbeitung wieder zur Verfgung. Geffnet wird
diese Funktion ber den Button .

Abbildung 5.13 Preise fortschreiben

Nachdem Sie diese drei Schritte durchlaufen haben, kann die Bewer- Bewertung gem
Marktpreisen
tung gem den Marktpreisen beginnen. Auf Basis der hinterlegten
Parameter schaut das SAP-System jetzt in den Materialstammsatz und
holt sich von dort den Standardpreis von 690,40 EUR. Parallel wer-
den die definierten Preisquellen durchsucht. Die Ergebnisliste in
Abbildung 5.14 zeigt, dass dabei als Preisquelle ein Bestellpreis von
540 EUR gefunden wird.

Abbildung 5.14 Ergebnisliste

181
5 Umlaufvermgen

Dieser neue Wert wird aufgrund der Preisfortschreibung nicht nur im


Protokoll, sondern auch im Materialstammsatz in der Buchhaltungs-
sicht 2 abgespeichert (siehe Abbildung 5.15). Natrlich knnen Sie
fnf weitere Preise ermitteln und in den anderen noch freien Feldern
hinterlegen. Diese Werte bilden die Basis fr eine anschlieende
Bewertungsbuchung zum Bilanzstichtag.

Abbildung 5.15 nderung im Materialstammsatz

Deltabuchung Sowohl bei der Preisberechnung als auch bei der Bewertungsbu-
chung kann Sie das SAP-System im Abschlussprozess effektiv unter-
sttzen. Im Anwendungsmen finden Sie unter Logistik Mate-
rialwirtschaft Bewertung Bilanzbewertung Ergebnisse Bi-
lanzwert pro Konto (Transaktion MRN9) das Bewertungs- und
Buchungsprogramm (RMNIWE90). Sie knnen je Buchungskreis
und Material fr einen Stichtag eine Deltabuchung ausfhren lassen
(siehe Abbildung 5.16). Zuerst whlen Sie mit dem Button
einen gltigen der bis zu sechs hinterlegten Preise des Material-
stamms aus, dann kann der Wertunterschied zum aktuellen Preis
auch in die Finanzbuchhaltung fortgeschrieben werden.

Abwertung Das anschlieende Protokoll zeigt Ihnen die ausgefhrte Abwertung.


In Abbildung 5.17 finden Sie dazu ein Beispiel. Die vorhandenen 77
Pumpen mit einem aktuellen S-Preis von 690,40 EUR im Gesamtwert
von 53.160,80 EUR werden jetzt zu einem Stichtagspreis von 540 EUR
pro Stck, also 41.580 EUR, bewertet. Als Delta muss der Betrag von
11.580,80 EUR an die Hauptbuchhaltung weitergereicht werden.

182
Materialbewertung 5.1

Abbildung 5.16 Bilanzwert pro Konto

Abbildung 5.17 Abwertung

Damit das auch technisch mglich ist, muss zuerst eine Kontenfin-
dung mit der Transaktion FBKP hinterlegt werden. Abbildung 5.18
zeigt Ihnen dazu eine Ausprgung fr die Vorgnge UMD = Auf-
wand/Ertrag aus Umbewertung und BSD = Deltabuchung zum
Bestand.

Beide Vorgnge sollen auf den Kontenplan INT gebucht werden. Es


sind genau diese Konten, die bei einer berleitung aus MM nach FI
angesprochen werden. Der bergeleitete Beleg in Abbildung 5.19

183
5 Umlaufvermgen

wird bei der Deltabuchung im Hintergrund direkt ausgefhrt. An die-


ser Stelle kommt das alte Batch-Input-Verfahren glcklicherweise
nicht mehr zum Einsatz.

Abbildung 5.18 Kontenfindung

Abbildung 5.19 bergeleiteter Buchungsbeleg

Nachdem Sie jetzt einige wichtige Aspekte bezglich der Bewertung


und Buchung von gekauften Produkten kennengelernt haben, soll auf
den nchsten Seiten ein detailliertes Beispiel fr selbst erstellte Pro-
dukte dargestellt werden.

184
Materialbewertung 5.1

5.1.2 Fertigerzeugnisse
Im Gegensatz zu Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen werden Fertiger-
zeugnisse fr die Onlinebestandsfhrung in der Regel mit dem Stan-
dardpreis abgebildet. Dieser ergibt sich aus den Einzel- und Gemein-
kosten des Controllings (CO). Auf den nchsten Seiten zeigen wir
Ihnen die notwendigen Einstellungen einer Inventurkalkulation fr
Fertigerzeugnisse. Dazu sind drei Schritte in der Konfiguration not-
wendig:

1. Kalkulationsschema definieren

2. Bewertungsvariante einem Kalkulationsschema zuordnen

3. Kalkulationsvariante einer Bewertungsvariante zuordnen

Danach kann die Inventurkalkulation mit der Kalkulationsvariante


durchgefhrt werden.

Das Kalkulationsschema definiert, auf Basis welcher Kostenarten und Schritt 1: Kalkula-
tionsschema
Zuschlge das selbst erstellte Produkt berechnet wird. Die dazu pas-
definieren
senden Einstellungen finden Sie im folgenden Customizing-Pfad:
Controlling Produktkosten-Controlling Kostentrgerrech-
nung Auftragsbezogenes Produkt-Controlling Grundeinstel-
lungen Gemeinkostenzuschlge Kalkulationsschema definie-
ren. Abbildung 5.20 zeigt ein solches Kalkulationsschema, bestehend
aus Einzelkosten, wie z. B. Rohmaterial, und Gemeinkostenzuschl-
gen fr Material, Fertigung, Verwaltung und Vertrieb.

Abbildung 5.20 Schema anzeigen

185
5 Umlaufvermgen

Gemeinkosten- Gemeinkostenzuschlge wie z. B. in Zeile 20 (Materialgemeinkosten)


zuschlge fest-
beinhalten einen definierten Prozentsatz, dessen Ergebnis sich basie-
legen
rend auf den in Zeile 10 hinterlegten Kostenarten berechnet. Abbil-
dung 5.21 zeigt die Basis B100 mit den hinterlegten Kostenarten,
Kostenartengruppen oder Hierarchieknotenpunkten in unserem
Beispiel alle Kostenarten im Intervall von 400000 bis 410000.

Abbildung 5.21 Basis anzeigen

Mit der Definition eines Kalkulationsschemas ist der erste Schritt in


Richtung Inventurkalkulation getan.

Schritt 2: Bewer- Als Nchstes wird die Bewertungsvariante definiert. Im Customizing


tungsvariante mit
finden Sie den ersten Schritt unter Controlling Produktkosten-
Kalkulations-
schema verbinden Controlling Produktkostenplanung Materialkalkulation mit
Mengengerst Kalkulationsvarianten Bestandteile Bewer-
tungsvariante definieren (Transaktion OKK4). In Abbildung 5.22
knnen Sie erkennen, dass das zuvor definierte Kalkulationsschema
COGS der Bewertungsvariante zugeordnet ist.

Abbildung 5.22 Bewertungsvariante Kalkulationsschema

186
Materialbewertung 5.1

In Abbildung 5.23 weisen wir der Bewertungsvariante 004 (Handels- Schritt 3: Kalkula-
tionsvariante
rechtliche Bewertung) die Kalkulationsvariante BW01 (Inventurkalku-
einer Bewertungs-
lation) zu. Sie finden das Customizing im Menpfad Controlling variante zuordnen
Produktkosten-Controlling Produktkostenplanung Material-
kalkulation mit Mengengerst Kalkulationsvarianten definie-
ren (Transaktion OKKN).

Abbildung 5.23 Bewertungsvariante Kalkulationsvariante

In den gerade gezeigten Abbildungen wird deutlich, dass mit den drei
Schritten der Konfiguration sehr flexible und komplexe Einstellun-
gen mglich sind. Diese sollen hier nicht weiter vertieft werden. Viel-
mehr geht es darum, den Bewertungsvorgang fr selbst erstellte
Materialien durchgngig darzustellen.

Kalkulationsvariante ausfhren
In den Funktionen des Controllings wirken die Customizing-Ein-
stellungen im Hintergrund, wenn Sie die Anwendung ber den
Menpfad Rechnungswesen Controlling Produktkosten-
Controlling Produktkostenplanung Materialkalkulation
Kalkulation mit Mengengerst Anlegen (Transaktion CK11N)
aufrufen.

Im Selektionsbildschirm in Abbildung 5.24 sind das zu produzie- Losgre fr


Einzel- und
rende Material, die Losgre und die Kalkulationsvariante darge-
Gemeinkosten
stellt. In unserem Beispiel soll der Preis fr das Fertigmaterial P-100

187
5 Umlaufvermgen

(Pumpe) in einer Grenordnung von 100 Stck innerhalb der Kalku-


lationsvariante BW01 kalkuliert werden. Hinter der Kalkulationsvari-
ante BW01 stecken die Bewertungsvariante 004 (Handelsrechtliche
Bewertung) und das Kalkulationsschema COGS mit den Einzel- und
Gemeinkosten. Die Losgre bestimmt wesentlich mit, wie die Fix-
kosten auf die einzelnen Pumpen verteilt werden.

Abbildung 5.24 Selektion der Materialkalkulation mit Mengengerst

Eine Kalkulationsstruktur der Materialkalkulation ist in Abbildung


5.25 dargestellt. Das Material Pumpe besteht in unserem Beispiel aus
einzelnen Komponenten einer Stckliste, d. h. aus einem Gehuse
und Sechskantschrauben. Deren Einzel- und Gemeinkosten flieen in
die Kalkulation ein und summieren sich zu einem Gesamtwert von
1.137,60 EUR pro Stck.

Materialkal- Auf Basis dieser Materialkalkulation mit Mengengerst ist eine mg-
kulation mit
liche Stichtagsbewertung gegeben, die Sie als SAP-Anwender im
Mengengerst
Materialstammsatz in der Buchhaltungssicht 2 wiederum abspei-
chern knnen. Das ermglicht Ihnen die Transaktion CKU1. In Abbil-
dung 5.26 sehen Sie die Definition der Preisfortschreibung. Sie
bestimmen, fr welches Werk und Material und mit welcher Kalku-
lationsvariante ein Preis kalkuliert und in eines der Preisfelder im
Materialstammsatz fortgeschrieben werden soll. Entsprechende
Wertberichtigungsbuchungen mssen Sie analog den Roh-, Hilfs- und
Betriebsstoffen mit der Transaktion MRN9 vornehmen. Damit
schliet sich auch hier der Kreis von einer Bewertung in der Materi-
alwirtschaft zu einer Fortschreibung im Hauptbuch.

188
Materialbewertung 5.1

Abbildung 5.25 Ergebnis der Materialkalkulation mit Mengengerst

Abbildung 5.26 Preisfortschreibung

Im Zusammenspiel zwischen Finanzbuchhaltung und Materialwirt-


schaft gibt es ein spezielles Konto, das Ihnen alle Geschftsvorgnge
zu erhaltenen Waren mit den dazu passenden Eingangsrechnungen
dokumentiert: das Wareneingangs-/Rechnungseingangskonto, abge-
krzt auch WE/RE-Konto.

189
5 Umlaufvermgen

5.2 Maschinelle Pflege des WE/RE-Kontos


Wenn Sie mit der Transaktion FS00 das Buchungskreissegment des
WE/RE-Kontos festlegen, mssen Sie es als Sachkonto mit Einzelpos-
tenfhrung und Offener-Posten-Fhrung dokumentieren, wie in
Abbildung 5.27 gezeigt. Nur so haben Sie eine Chance, hunderte
bzw. tausende von Materialbewegungen bzw. Eingangsrechnungen
einzeln im Laufe eines Geschftsjahres zu dokumentieren und abzu-
haken. Haben Sie z. B. 100 Stck vom Material A bestellt und sind
Ihnen gem der getroffenen Vereinbarung auch 100 Stck geliefert
und berechnet worden, mssen Sie die zum Vorgang passenden offe-
nen Posten miteinander ausziffern. Dabei hilft Ihnen das SAP-System
mit einem Automatismus.

Abbildung 5.27 Ausprgung des Buchungskreissegments

Gruppierung der Eine Zuordnung der Positionen erfolgt in unserem Beispiel ber das
Einzelposten
Feld SortierSchlssel im Sachkontenstammsatz. Dieser Eintrag
bestimmt in der spteren Einzelpostenliste den Feldinhalt in der
Spalte Zuordnung. Hier wird die im SAP-System hinterlegte Bestell-
nummer abgespeichert. Eine Gruppierung der Einzelpostenliste des
WE/RE-Sachkontos zeigt fr einen abgeschlossenen Vorgang, dass es

190
Maschinelle Pflege des WE/RE-Kontos 5.2

hier einen Wareneingang mit der Belegart WE bzw. einen Rech-


nungseingang mit der Belegart RE gab (siehe Abbildung 5.28). In die-
sen Fllen ergibt der Saldo 0, die offenen Posten knnten ausgeziffert
werden. Sie sehen, dass gelegentlich ein Saldo 0 mglich ist, die Posi-
tionen jedoch im Augenblick als offen gefhrt werden.

Abbildung 5.28 Einzelpostenliste

Die maschinelle Auszifferung rufen Sie ber das SAP-Anwendungs- Maschinelle


Auszifferung
men ber folgenden Pfad auf: Rechnungswesen Finanzwesen
Hauptbuch Periodische Arbeiten Maschinelles Ausgleichen
Ohne Vorgabe der Ausgleichswhrung. Hier haben Sie die Op-
tion, den Buchungskreis, das Geschftsjahr und ein passendes Sach-
konto auszuwhlen. Fr WE/RE-Konten gibt es auerdem die Alter-
native einer Sonderbearbeitung. Fr diesen Fall wird auf den Beleg
der Materialwirtschaft (Warenbewegung) zurckgegriffen. Fr das in
Abbildung 5.29 dargestellte Beispiel ist das nicht notwendig, weil die
korrespondierende Information bereits im Sachkontenfeld Zuord-
nung steht. Bei dieser Selektion werden alle Belege des WE/RE-Kon-
tos im Buchungskreis 1000 bercksichtigt.

191
5 Umlaufvermgen

Abbildung 5.29 Selektionsbild: Maschinelles Ausgleichen

Testlauf Wie bei jedem anderen maschinellen Buchungsprogramm auch soll-


ten Sie zunchst mit einem Testlauf starten. Hier werden ber die im
Customizing definierten Belegpaare mit identischen Betrgen
gesucht. Sind Suche und Zuordnung von Beleginformationen erfolg-
reich, knnte ein Ausgleichsbeleg maschinell erzeugt werden. In
Abbildung 5.30 sehen Sie die Feldinformationen von drei Kriterien:
Zuordnung, Geschftsbereich und Partnergesellschaft. Das sind in
diesem Beispiel die notwendigen Kriterien fr einen maschinellen
Ausgleichsvorgang.

192
Maschinelle Pflege des WE/RE-Kontos 5.2

Abbildung 5.30 Testlauf und Ergebnisliste

Im Customizing knnen Sie diese Feineinstellungen ber folgenden Weitere


Einstellungen
Menpfad vornehmen: Finanzwesen (neu) Hauptbuch (neu)
Geschftsvorflle Ausgleich offener Posten Maschinelles
Ausgleichen vorbereiten. Sie sehen, dass in Abbildung 5.31 fr
Sachkonten (Kontoart S) von den maximal fnf Kriterien genau jene
drei definiert sind. An dieser Stelle knnen Sie fr einzelne Sachkon-
tennummernbereiche auch unterschiedliche Regeln definieren z. B.
genau fr unseren Fall des WE/RE-Kontos.

Abbildung 5.31 Customizing-Einstellungen der Zusatzregeln

Zurck in der Applikation, fhren wir jetzt einen Echtlauf durch und Echtlauf
erhalten anschlieend das Protokoll in Abbildung 5.32. Dort sind die
Ausgleichsbelegnummern 1000000078, 79 und 80 gut zu erkennen.

193
5 Umlaufvermgen

Erwarten Sie sich jedoch nicht zu viel, falls Sie den Beleg mit der
Transaktion FB03 betrachten wollten. Dieser hat lediglich einen
Belegkopf ohne Belegposition. Schlielich gibt es in diesem Fall nur
eine Markierung, d. h. Auszifferung von bereits existierenden Sach-
kontenbelegen. Dieser maschinelle Schritt hilft Ihnen, die bersicht
beim WE/RE-Konto nicht vollstndig zu verlieren, indem ausgezif-
ferte Vorgnge bei aufgerufenen Einzelpostenlisten oder anderen
Selektionen nicht mehr relevant sind.

Abbildung 5.32 Echtlauf inklusive Auszifferungsbeleg

Betrachtung zum Betriebswirtschaftlich betrachtet, sind Sie zum Bilanzstichtag ver-


Stichtag
pflichtet, sowohl eingegangene Rechnungen ohne Warenlieferung als
auch eingegangene Warenlieferungen ohne Rechnungen speziell aus-
zuweisen. Auf der Aktivseite der Bilanz gibt es dafr die Position
Noch nicht erfolgte Lieferung und Leistung bzw. auf der Passiv-
seite Noch nicht berechnete Lieferungen und Leistungen (siehe
Abbildung 5.33).

Umbuchungen Jeder einzelne offene Geschftsvorgang auf dem WE/RE ist hier in
vornehmen
Betracht zu ziehen. Laut HGB besteht hier ein Verrechnungsverbot,
d. h., es ist Ihnen nicht gestattet, einfach den Saldo des Kontos zu er-
mitteln und eine manuelle Umbuchung vorzunehmen. Vielmehr
mssen Sie jeden einzelnen offenen Vorgang maschinell fr Be-
richtszwecke vom SAP-System umbuchen lassen. Gut, dass wir an
dieser Stelle bereits mit einigen offenen und erledigten Positionen
das WE/RE-Konto aufgerumt haben. Das dazu passende Standard-
programm RFWERE00 finden Sie im Anwendungsmen unter Fi-
nanzwesen Hauptbuch Periodische Arbeiten Abschluss Um-
gliedern WE/RE-Verrechnung (Transaktion F.19). Auf dem Selek-
tionsbild in Abbildung 5.34 haben wir sowohl das WE/RE-Konto
191100 als auch den Buchungskreis 1000 ausgewhlt. Stichtag fr
die WE/RE-Verrechnung ist der 31.05., zunchst sollen keine Bu-
chungen stattfinden.

194
Maschinelle Pflege des WE/RE-Kontos 5.2

Abbildung 5.33 Ausprgung der Bilanzstruktur

Abbildung 5.34 Selektionsbild fr die WE/RE-Umgliederung

Im nchsten Schritt finden Sie in Abbildung 5.35 Buchungsvor- Vorgnge BNG


und GNB
schlge fr den Vorgang BNG. Diese Abkrzung steht fr Berechnet,
nicht geliefert. Jeder offene Posten auf dem WE/RE-Konto spiegelt
einen offenen Geschftsvorgang wider. Entweder wurde dort die
Ware berechnet und nicht geliefert, oder die Ware wurde geliefert,
aber noch nicht berechnet. Jeder einzelne offene Geschftsvorfall
wrde demnach eine Umbuchung auslsen.

195
5 Umlaufvermgen

Abbildung 5.35 Ergebnisliste der Umgliederung

Buchung auf Abbildung 5.36 zeigt zwei Beispiele fr Buchungen zum 31.05. Wie
Verrechnungs-
in anderen Bereichen blich, erfolgt eine Stornierung der Buchung
konten
zum Stichtag +1. Schlielich handelt es sich lediglich um einen
Buchungsvorgang, um den Bilanzausweis richtig vornehmen zu kn-
nen. Auerdem finden sowohl die Rein- als auch die Rausbuchung
nicht direkt auf dem WE/RE-Konto, sondern auf zwei Verrechnungs-
konten statt. Diese mssen Sie dann auch wieder der Bilanzposition
des WE/RE-Kontos zuordnen.

Abbildung 5.36 Zwei Umgliederungsbuchungen

Verrechnungs- Das Customizing zu den Verrechnungskonten finden Sie unter


konten anpassen
Finanzwesen (neu) Hauptbuchhaltung (neu) Periodische Arbei-
ten Umgliedern Korrekturkonten fr WE/RE-Verrechnung
hinterlegen (Transaktion FBKP), siehe Abbildung 5.37.

196
Maschinelle Pflege des WE/RE-Kontos 5.2

Abbildung 5.37 Customizing der Vorgnge

Mit einem Doppelklick auf den jeweiligen Vorgang, d. h. entweder


auf Berechnet, nicht geliefert (BNG) oder auf Geliefert, nicht
berechnet (GNB), knnen Sie passend zum WE/RE-Konto die jewei-
ligen Korrektur- und Zielkonten hinterlegen (siehe Abbildung 5.38).

Abbildung 5.38 Hinterlegung der Korrektur- und Zielkonten

Wenn Sie das Programm zur automatischen Umgliederungsbuchung


im Echtlauf ausfhren, erzeugt das SAP-System anschlieend eine
Batch-Input-Mappe. Diese knnen Sie ber die Transaktion SM35 im
Hintergrund abspielen. Im Beispiel in Abbildung 5.39 sehen Sie dort
62 Buchungen 31 Buchungen zum 31.05. und die anschlieende
Stornobuchung zum 01.06.

Abbildung 5.39 Batch-Input-bersicht

197
5 Umlaufvermgen

Beleginfor- Im Gegensatz zum Ausgleichsbeleg beinhaltet der Umbuchungsbeleg


mationen
neben einem Belegkopf auch Belegpositionen. Der Belegkopftext
zeigt, welches SAP-Programm den Beleg generiert hat (siehe Abbil-
dung 5.40). Ergnzend dazu wird im Feld Erfasser auch angezeigt,
welcher der Sachbearbeiter die Batch-Input-Mappe fr Buchungen
ausgefhrt hat.

Abbildung 5.40 Umgliederungsbuchung

hnlich komfortabel werden Sie beim Abschlussprozess auch wh-


rend der Fremdwhrungsbewertung vom SAP-System untersttzt.

5.3 Fremdwhrungsbewertung
Imparittsprinzip Die Whrung, in der Ihr Buchungskreis Bilanzen fhrt, wird im SAP-
System als Hauswhrung bezeichnet. Buchungen, die davon abwei-
chen, mssen zum jeweiligen Bilanzstichtag bewertet werden. Die
dafr geltenden Vorschriften knnen sich je nach Land unterschei-

198
Fremdwhrungsbewertung 5.3

den. Sowohl IFRS als auch US-GAAP sehen mit dem Stichtagsprinzip
eine Bewertung zum aktuellen Kurs des Stichtags vor. Dem entgegen
knnen lokale Vorschriften stehen, bei denen eine Abwertung
erlaubt und eine Aufwertung verboten ist. In Deutschland wird die-
ses sogenannte Imparittsprinzip z. B. auch als Vorsichtsprinzip ver-
standen. Diese Bewertungsgrundstze mssen ebenso wie die dazu
passende Buchungslogik zunchst in der Konfiguration fr die
maschinelle Fremdwhrungsbewertung bercksichtigt werden. Das
in den folgenden Abschnitten aufgefhrte Beispiel bezieht sich auf
eine Fremdwhrungsbewertung einer Forderung, d. h. einen offenen
Posten der Debitorenbuchhaltung. Zustzlich ist in diesem Mandan-
ten die neue Hauptbuchhaltung ohne Belegaufteilung aktiv.

5.3.1 Customizing
Das Customizing fr die Fremdwhrungsbewertung erreichen Sie
ber den Pfad Finanzwesen (neu) Hauptbuch (neu) Periodische
Arbeiten Bewerten. Dort fhren wir die folgenden fnf Schritte
durch:

1. Bewertungsmethode definieren
2. Bewertungsbereiche zuordnen
3. Deltalogik aktivieren
4. Kontenfindung hinterlegen
5. Belegnummer definieren

Die Bewertungsmethode bildet die gegebenen gesetzlichen Rah- Schritt 1:


Bewertungs-
menbedingungen ab. Sofern Sie eine parallele Rechnungslegung
methode
gem IFRS und HGB abbilden, mssen zwei unterschiedliche Be- definieren
wertungsmethoden im Customizing hinterlegt werden. Die Vor-
schriften des HGB spiegeln sich im strengen Niederstwertprinzip fr
das Umlaufvermgen und damit die Kundenforderungen wider.
Gem IFRS darf zum Bilanzstichtag grundstzlich neu bewertet wer-
den. Das Beispiel in Abbildung 5.41 zeigt dabei die Bewertungsme-
thode fr IAS1 mit den Einstellungen. Das Bewertungsverfahren ist
gekennzeichnet durch eine grundstzliche Bewertung. Im Gegensatz
zum Niederstwertprinzip sind damit Auf- und Abwertungen mglich.
Die Kursbestimmung der Fremdwhrung orientiert sich in diesem
Fall am Eintrag M fr Mittelkurs.

199
5 Umlaufvermgen

Abbildung 5.41 Bewertungsmethode definieren

Mit dem folgenden Beispiel lassen sich die jeweiligen Auswirkungen


der Bewertungsverfahren transparent darstellen.

Beispiel

Eine gebuchte Forderung zum Wechselkurs von 1,60 EUR/USD soll zu den
jeweiligen Stichtagen fr die unterschiedlichen Bewertungsbereiche US =
US-GAAP, IA = IFRS und LO = Local GAAP sowie die Methoden bewertet
werden. Folgende Wechselkurse ergeben sich zum Stichtag:
30.09. 1,50 EUR/USD
30.10. 1,60 EUR/USD
30.11. 1,70 EUR/USD

Bewertungs- Bewertungsmethode 30.09. 30.10. 30.11.


bereich
US Prinzipiell bewerten 1,50 1,60 1,70
IA Niederstwertprinzip 1,50 1,60 1,60
LO Strenges 1,50 1,50 1,50
Niederstwertprinzip

Haben Sie im ersten Schritt die Bewertungsmethode definiert, ms-


sen Sie im zweiten Schritt diese Bewertungsmethode einem Bewer-
tungsbereich zuweisen.

200
Fremdwhrungsbewertung 5.3

Unterschied zur Fremdwhrungsbewertung im klassischen Hauptbuch

Die Festlegung von Bewertungsbereichen im Customizing, die nicht vom


Benutzer verndert werden kann, ist einer der wesentlichen Unterschiede
zwischen dieser Bewertung und dem Fremdwhrungsbewertungs-
programm in der klassischen Hauptbuchhaltung. Dort kann der Bewer-
tungsbereich whrend der Programmausfhrung vom SAP-Benutzer, also
dem Anwender im Fachbereich, selektiert werden. Vorteil der Einstellun-
gen im Customizing ist es, dass Fehleingaben an dieser Stelle nun vermie-
den werden.

Das ausgewhlte Beispiel in Abbildung 5.42 zeigt eine Verknpfung


der Bewertungsbereiche IA (= IFRS) und LO (= HGB) mit den Metho-
den IAS1 bzw. HGB.

Abbildung 5.42 Bewertungsbereiche mit Bewertungsmethode verknpfen

Im dritten Schritt kommen wir zu Besonderheiten der Bewertung. Schritt 3:


Deltalogik
Fr IFRS wird grundstzlich bewertet, d. h., zum Bilanzstichtag findet
aktivieren
eine Bewertungsbuchung und zum Bilanzstichtag +1 eine Stornobu-
chung statt. Diese Buchungslogik entspricht dem Charakter der
grundstzlichen Bewertung. Anders ist die Sachlage, wenn man das
strenge Niederstwertprinzip gem HGB zugrunde legt. Hier findet
zum Bilanzstichtag eben keine Stornobuchung statt. Entsprechend
muss der Unterschiedsbetrag (Delta) bei der nchsten Bewertung
gebildet werden. Damit dies auch von SAP-Systemseite gewhrleistet
ist, haben wir das Programm entsprechend Abbildung 5.43 konfigu-
riert. In der Spalte mit der berschrift + ist fr die lokale Bewertung
(= HGB) das Deltaverfahren aktiviert.

Abbildung 5.43 Strenges Niederstwertprinzip mittels Deltamethode

201
5 Umlaufvermgen

Schritt 4: Abschlieend hinterlegen wir im vierten Schritt die den Bewertungs-


Kontenfindung
bereichen entsprechenden Sachkonten. Neben den Aufwands- und
hinterlegen
Ertragskonten bentigen Sie auch ein Korrekturkonto. Das liegt
daran, dass die eigentliche Forderung sowohl beim Debitoren im
Nebenbuch als auch auf dem Abstimmkonto im Hauptbuch unbe-
rhrt bleibt. Abbildung 5.44 zeigt, wie Sie passend zum Vorgang KDF
zunchst den Kontenplan hinterlegen. Bei der Kontenplaneingabe
mssen Sie das Icon auswhlen, um fr einen bestimmten Bewer-
tungsbereich eine Kontenfindung definieren zu knnen. Whlen Sie
hier nichts aus, gilt die Kontenfindung ausschlielich fr den Bewer-
tungsbereich Blank, d. h. fr alle Bereiche, fr die nichts anderes
definiert wurde. Sofern Sie keine parallele Rechnungslegung in Ihrem
Unternehmen durchfhren, ist das ausreichend, ansonsten mssen
Sie an dieser Stelle zwingend einen Bewertungsbereich mitgeben.

Abbildung 5.44 Kontenfindung hinterlegen

Bewertungsbereich Abbildung 5.45 zeigt Ihnen die hinterlegten Sachkonten fr den


fr IFRS
Bewertungsbereich IA (= IFRS). Die dort vorgenommenen Einstellun-
gen haben Gltigkeit fr offene Posten, die mit dem Abstimmkonto
140000 (Forderungen aus Lieferungen und Leistungen Inland)
gebucht wurden. Natrlich knnen Sie abweichende Konten fr
andere Forderungsbestnde definieren, etwa fr Forderungen Aus-
land oder Forderungen verbundener Unternehmen.

Der Wechsel vom Bewertungsbereich IA zum Bewertungsbereich LO


ist an dieser Stelle des Customizings ber die Menleiste und den
Eintrag Bearbeiten Kontenplanwechsel Bewertungsbereich

202
Fremdwhrungsbewertung 5.3

mglich. In dem gewhlten Beispiel werden im Bewertungsbereich


LO das strenge Niederstwertprinzip und auch die Deltatechnik ange-
wandt. Die Kontenfindung sieht an dieser Stelle deshalb etwas anders
aus (siehe Abbildung 5.46).

Abbildung 5.45 Bewertungsbereich IA fr IFRS

Abbildung 5.46 Bewertungsbereich LO fr Local GAAP bzw. HGB

203
5 Umlaufvermgen

Schritt 5: Sind diese vier Schritte durchlaufen, fehlt abschlieend nur noch ein
Belegnummer
wichtiger Schritt, ohne den Sie keine Buchung bei der Fremdwh-
definieren
rungsbewertung ausfhren lassen knnen. Der fnfte Punkt in der
Konfiguration nennt sich Nummernkreisintervall fr Bewer-
tungslauf-ID pflegen. Als Nummernkreisobjekt ist hier die Fremd-
whrungsbewertung bereits fest hinterlegt. Es liegt dann bei Ihnen,
ein gengend groes Belegnummernintervall mit interner Num-
mernvergabe zu definieren (siehe Abbildung 5.47).

Abbildung 5.47 Belegnummernvergabe fr die Fremdwhrungsbewertung

Damit ist die Konfiguration zur Fremdwhrungsbewertung abge-


schlossen. Im nchsten Abschnitt zeigen wir ein Beispiel fr die Funk-
tionsweise des Bewertungsprogramms.

5.3.2 Durchfhrung einer Fremdwhrungsbewertung


Das universelle Programm zur Fremdwhrungsbewertung von Ein-
zelposten und auch Salden FAGL_FCV knnen Sie direkt ber die
Menleiste ber den Pfad System Dienste Reporting aufrufen.
Zusammengefasst leistet das Programm Folgendes:

Ermittlung von Bewertungsdifferenzen mittels Vorschlagsliste


Stichtagsbewertung und Buchung mit/ohne Stornierung
Fortschreibung der Informationen im Beleg

Beleg in EUR In den nchsten Abschnitten werden anhand eines Beispiels nach
und USD
und nach die einzelnen Funktionsweisen der Fremdwhrungsbewer-
tung dargestellt. Lassen Sie uns mit einem praktischen Beispiel begin-
nen: Verkauft ein in Euro bilanzierender Buchungskreis an eine ame-
rikanische Firma in USD, muss diese Forderung zum aktuellen Kurs
gebucht werden. In unserem Beispiel verkauft das europische Unter-
nehmen zum Wechselkurs von 1,25 EUR/USD. In Abbildung 5.48

204
Fremdwhrungsbewertung 5.3

wird der dazugehrige Buchungssatz ber 1.000 USD bzw. 800 EUR
dargestellt.

Abbildung 5.48 Rechnung in Transaktionswhrung USD

Auf der Registerkarte Hauswhrung erscheint der aktuell im SAP- Wechselkurs


System hinterlegte Wechselkurs. Eine Buchung des Belegs fhrt dazu,
dass sowohl die Transaktionswhrung USD als auch die Hauswhrung
EUR im Beleg fortgeschrieben werden. Die Belegbersicht in Abbil-
dung 5.49 zeigt genau dies.

Abbildung 5.49 Belegbersicht

Wenn man davon ausgeht, dass Belege in Fremdwhrung existieren, Bewertung


muss zum Stichtag eine Bewertung mit dem Programm FAGL_FCV
durchgefhrt werden. Im SAP-Menbaum finden Sie es unter Rech-
nungswesen Finanzwesen Debitoren Periodische Arbeiten
Abschluss Bewerten Fremdwhrungsbewertung der offenen
Posten (neu). Die identischen Funktionen finden Sie ebenfalls in der
Kreditoren- und Hauptbuchhaltung. Abbildung 5.50 zeigt allgemeine
Kriterien fr die Selektion bzw. fr eine Bewertungsbuchung.

205
5 Umlaufvermgen

Abbildung 5.50 Fremdwhrungsbewertung Selektionsbild

Zielkonten und Be- Fr den Buchungskreis FICO erfolgt eine Selektion fr alle Belege mit
wertungsmethode
Buchungsdatum einschlielich 31.12.2013. Hinter dem Bewertungs-
bereich in unserem Beispiel IA vereinen sich Bewertungsmethode
und Zielkonten der Buchung. Diese haben wir zuvor im Customizing
definiert. Ein Testlauf liefert das in Abbildung 5.51 dargestellte
Ergebnis. Die Forderung muss um 30,77 EUR abgewertet werden.

Abbildung 5.51 Fremdwhrungsbewertung Protokoll

206
Fremdwhrungsbewertung 5.3

Die Schaltflche zeigt bereits im Protokoll an, dass der Test-


lauf fr den Bewertungsbereich IA zwei Buchungen erzeugt. Diese
Kontierungen erfolgen auf einem Aufwandskonto bzw. Korrektur-
konto fr Forderungen (siehe Abbildung 5.52). Dieser Umstand dar-
auf zurckzufhren, dass Abstimmkonten nicht direkt bebucht wer-
den knnen. Daher wird auf ein Korrekturkonto gebucht, das in
derselben Bilanzposition wie das jeweilige Abstimmkonto ausgewie-
sen wird.

Abbildung 5.52 Buchungen fr IFRS im Ledger L5

Die Verknpfung von Bewertungsbereich, Methode und Zielkonto Konfiguration


ist nur in der Konfiguration erkennbar. In der Applikation ist fr den
Anwender nicht zu sehen, dass hinter dem Bewertungsbereich eine
Stichtagsbewertung und die Zielkonten 230010 (Aufwand aus Bewer-
tung) bzw. 140099 (Korrekturkonto Forderungen) stecken. Unterm
Strich werden zwei Buchungen erzeugt. Der zuerst gebuchte Beleg
wird mit dem gleichen Buchungslauf zum Ersten des nchsten
Monats automatisch wieder zurckgenommen. Die Buchung am
31.12. dient zur korrekten Darstellung der Auswertungen. Da ein tat-
schlicher Verlust noch nicht entstanden ist, erfolgt ein Storno zum
01.01.

Gibt es in der parallelen Rechnungslegung Bewertungsunterschiede,


sind mehrere Bewertungslufe je Bewertungsbereich notwendig. In
unserem Beispiel fhrt eine Bewertung nach HGB lediglich zur Erstel-
lung einer Buchung zum 31.12. Eine Stornobuchung ist aufgrund des
hinterlegten strengen Niederstwertprinzips und einer Deltafort-
schreibung nicht gewnscht (siehe Abbildung 5.53).

207
5 Umlaufvermgen

Abbildung 5.53 HGB-Buchung im Ledger L6

Fremdwh- Schaut man sich den daraus resultierenden Buchungsbeleg in Abbil-


rungsbetrag
dung 5.54 an, ist die Darstellung der Belegwhrung mit 0 USD etwas
gewhnungsbedrftig leicht irritierend sogar, wenn das Betragsfeld
Hauswhrung in einer Belegbersicht nicht angezeigt wird. Der
betriebswirtschaftliche Hintergrund ist denkbar einfach: Die tatsch-
liche Forderung in Belegwhrung bleibt unverndert mit 1.000 USD
bestehen, deshalb ist eine Wertkorrektur von 0 USD die logische
Konsequenz.

Lediglich die Hauswhrung mit 30,77 EUR spiegelt in Abbildung 5.54


den Bewertungsunterschied wider.

Abbildung 5.54 Automatisch erzeugter Beleg

Mit welchem Wert die einzelnen Forderungen effektiv bewertet sind,


knnen Sie sich in der Einzelpostenliste ber Rechnungswesen
Finanzwesen Debitoren Konto Posten anzeigen mit dem Zu-
satzfeld Bewertungsdaten anzeigen lassen (siehe Abbildung 5.55).

208
Fremdwhrungsbewertung 5.3

Abbildung 5.55 bersicht in der Beleganzeige

Eine Bewertung im Folgejahr bercksichtigt die bereits vorgenomme-


nen Wertanpassungen. Im konstruierten Fall haben wir angenom-
men, dass sich der Wechselkurs 2014 gegenber dem Vorjahr nicht
verndert hat. Entsprechend werden fr den Bewertungsbereich
HGB ein Delta- und ein Buchungsbetrag von 0 EUR ausgewiesen. Im
Gegensatz dazu msste 2014 die grundstzliche Bewertung gem
IFRS, die auch immer einen Storno zum Stichtag +1 mit sich bringt,
erneut den Wert von 30,77 EUR buchen (siehe Abbildung 5.56).

Abbildung 5.56 Bewertung im Folgejahr

Als Randerscheinung mchten wir an dieser Stelle die technischen Technische


Einstellungen
Einstellungen hervorheben. Das Programm zur Fremdwhrungs-

209
5 Umlaufvermgen

bewertung kann unabhngig von der neuen SAP-Datenbank HANA


bereits heute beschleunigt werden. Die Laufzeit sowohl der Selektion
als auch der Verarbeitung verkrzt sich teilweise massiv, wenn auf
parallele Prozesse zurckgegriffen wird. Das ist dann fr den Fachbe-
reich interessant, wenn zu zeitkritischen Punkten im Jahresabschluss
mal schnell ein Simulationslauf im Dialogmodus ausgefhrt werden
kann. Sie ffnen den Dialog in Abbildung 5.57 mit der Transaktion
FAGL_FC_VAL und wechseln dann auf die Karteikarte Ausgabe/
Technische Einstellungen.

Abbildung 5.57 Beschleunigung mittels paralleler Prozesse

Zahlungseingang Mit der Fremdwhrungsbewertung zum Stichtag ist der Prozess


buchen
jedoch noch nicht abgeschlossen. Erst zum Zeitpunkt des Zahlungs-
eingangs steht eine definitive Auswirkung auf die Gewinn- und Ver-
lustrechnung fest. Zum Beispiel soll am 15.01. der Zahlungseingang
zur Forderung gebucht werden. Der Wechselkurs liegt in der Zwi-
schenzeit bei 1,40 EUR/USD. Es entsteht ein Aufwand aus realisierten
Kursverlusten in Hhe von 85,71 EUR (siehe Abbildung 5.58).

Abbildung 5.58 Buchung des Geldeingangs

210
Wertberichtigungen auf Forderungen 5.4

Haben Sie vorher den offenen Posten grundstzlich bewertet, d. h.


mittels Bewertung nach IFRS mit einer Rein- und Rausbuchung ver-
sehen, mssen Sie den kompletten Kursverlust im Bewertungsbe-
reich IA mit dem damit verknpften Ledger L5 ausweisen.

Zusatzmaterial kostenfreie Videos

Um den Sachverhalt der Fremdwhrungsbewertung noch lebendiger zu


machen, mchten wir Ihnen zwei kostenfreie Videos zur Verfgung stellen:
Fremdwhrungsbewertung im neuen Hauptbuch
http://fico-forum.de/demo/FW_FAGL_FC_VAL.php
Fremdwhrungsbewertung im klassischen Hauptbuch
http://fico-forum.de/demo/FW_SAPF100.php

Neben der Fremdwhrungsbewertung gibt es weitere Aktivitten zur


Bilanzvorbereitung.

5.4 Wertberichtigungen auf Forderungen


Forderungen aus Lieferungen und Leistungen lassen sich aus Sicht
der Bilanzbewertung in drei Kategorien aufteilen:

einwandfreie Forderungen
zweifelhafte Forderungen
uneinbringliche Forderungen

Einwandfreie Forderungen sind ohne Zweifel. Hier rechnen Sie als


Unternehmen mit einem Zahlungseingang in voller Hhe. Gem
HGB 253 Abs. 1 Nr. 1 ist der Rechnungsbetrag inklusive Umsatz-
steuer in der Bilanz auszuweisen. Zweifelhafte Forderungen unterlie-
gen einem Ausfallrisiko. Der Kunde hat auf Mahnungen nicht rea-
giert oder vielleicht sogar Insolvenz beantragt. In diesen Fllen ist
Kennzeichnung und damit Umbuchung der Forderung notwendig. In
der Bilanz erfolgt ein separater Ausweis als dubiose Forderung. Hier
gilt das strenge Niederstwertprinzip, was in einem zweiten Schritt
neben der Umbuchung auch eine Abwertung auf einen realistisch zu
erwartenden Betrag zur Folge hat. Steht zum Bilanzstichtag fest, dass
ein Insolvenzverfahren mangels Masse eingestellt wird, gilt die For-
derung als uneinbringlich und muss mit dem vollen Wert ausgebucht
werden.

211
5 Umlaufvermgen

Bewertungs- Der 252 Abs. 1 Nr. 4 HGB legt fest, dass grundstzlich drei Verfah-
verfahren fr
ren fr die Bewertung von Forderungen erlaubt sind.
Forderungen
Einzelbewertung (jede Forderung wird einzeln bewertet)
Pauschalbewertung (ein Bestand gleichartiger Forderungen wird
pauschal bewertet)
gemischtes Verfahren (Kombination der ersten beiden Verfahren)

Lassen Sie uns im nchsten Abschnitt den Fall einer zweifelhaften


Forderung und einer damit verbundenen Einzelwertberichtigung
nher betrachten.

5.4.1 Einzelwertberichtigungen
Im SAP-System wird die Einzelwertberichtigung mittels einer manu-
ellen Buchung durchgefhrt. Dabei wird zunchst die ursprngliche
Forderung auf ein Konto fr zweifelhafte Forderungen umgebucht.
Zu diesem Zeitpunkt wird der komplette Betrag inklusive Ausgangs-
steuer betrachtet. Dieser Vorgang muss beim Kunden in Abbildung
5.59 noch durchgefhrt werden. Zuzglich zur Nettoforderung von
100.000 EUR finden sich auch 19 % Steuern auf der Einzelpostenliste
des Debitoren.

Abbildung 5.59 Einzelpostenliste

Sonderhauptbuch- Das Nebenbuch ist an dieser Stelle mit der Hauptbuchhaltung ber
kennzeichen
das im Kundenstammsatz hinterlegte Abstimmkonto verbunden. In
unserem Fall handelt es sich hier um das Sachkonto 140000, das fr
den Bilanzausweis als Forderung aus Lieferung und Leistung verant-
wortlich ist. Abweichende Abstimmkonten fr Debitoren mssen Sie
im Customizing mit sogenannten Sonderhauptbuchkennzeichen defi-

212
Wertberichtigungen auf Forderungen 5.4

nieren. Dazu verwenden Sie die Transaktion FBKP und whlen den
Eintrag Sonderhauptbuch aus. Abbildung 5.60 zeigt einen Teil der
dann erscheinenden Liste fr Sonderhauptbuchkennzeichen. Im Pra-
xisfall fr Forderungen und Einzelwertberichtigungen handelt es sich
um einen Eintrag mit der Kontenart D fr Debitoren und in der Spalte
direkt daneben mit E fr Einzelwertberichtigung.

Abbildung 5.60 Customizing des SHB Liste

Per Doppelklick gelangen Sie in das nchste in Abbildung 5.61 dar-


gestellte Bild zur Pflege der Kontenfindung. Die Einstellungen sind
wie folgt zu interpretieren: Immer, wenn ein im Debitorenstammsatz
hinterlegtes Abstimmkonto 140000, 140010, 141000 oder 141010
zusammen mit dem Sonderhauptbuchkennzeichen (SHB) E in einem
Buchungssatz verwendet wird, wird als Konsequenz in der Buchung
nicht das Abstimmkonto, sondern das hinterlegte SHB-Konto ge-
speichert.

Abbildung 5.61 Customizing fr die verschiedenen Abstimmkonten

213
5 Umlaufvermgen

Mit der Option Eigenschaften werden zustzliche Funktionen des


SHB-Vorgangs definiert. Wie Sie in Abbildung 5.62 sehen, handelt es
sich dabei z. B. um die erlaubten Buchungsschlssel fr Soll- und
Haben-Kontierungen. Auerdem gibt es andere SHB-Vorgnge, die
keine echte Buchung zur Folge haben, z. B. Anzahlungsanforderun-
gen. Diese sind in der Konfiguration lediglich als Merkposten defi-
niert. In unserem Fall fr Einzelwertberichtigungen werden echte
Buchungen vorgenommen, und es gelten die Buchungsschlssel 09
fr Soll-Positionen und 19 fr Haben-Positionen.

Abbildung 5.62 Eigenschaften Buchungsschlssel

Umbuchung auf Mit der Transaktion F-30 wird unsere Forderung aus dem Beispiel auf
zweifelhafte
ein Konto Zweifelhafte Forderungen umgebucht und ausgegli-
Forderung
chen. Dabei wird der gerade betrachtete Sonderhauptbuchvorgang E
verwendet (siehe Abbildung 5.63). In den Kopfdaten des Buchungs-
belegs sind ebenfalls der Bewertungsstichtag 31.12.2013 und die
Methode (Umbuchung mit Ausgleichen) zu erkennen.

In der ersten Belegposition in Abbildung 5.64 sehen Sie auf der rech-
ten Seite das abweichende Abstimmkonto 142000. Da zu diesem
Zeitpunkt lediglich mit einem teilweisen Forderungsausfall gerechnet
wird, kommt es zu einer kompletten Umbuchung der ursprnglichen
Rechnung inklusive Steueranteil. Eine Verknpfung zum passenden
offenen Posten stellen Sie mit der Funktion OP Auswhlen her.

214
Wertberichtigungen auf Forderungen 5.4

Abbildung 5.63 Umbuchung einer zweifelhaften Forderung (1)

Abbildung 5.64 Umbuchung einer zweifelhaften Forderung (2)

Die gerade erfasste Buchungsposition wird mit dem Originalbeleg


verknpft und gleicht den offenen Posten auf dem Debitorenkonto
aus (siehe Abbildung 5.65). Im unteren rechten Bereich ergibt der
nicht zugeordnete Betrag einen Saldo von 0, damit ist der Buchungs-
satz also vollstndig.

215
5 Umlaufvermgen

Abbildung 5.65 Umbuchung einer zweifelhaften Forderung (3)

Beleg simulieren Wenn Sie den Beleg simulieren, gelangen Sie zu der in Abbildung
5.66 dargestellten Auflistung von Soll- und Haben-Positionen. Das
Sachkonto fr Forderungen aus Lieferungen und Leistungen wird mit
der Haben-Position (Buchungsschlssel 17) entlastet und das Sach-
konto fr zweifelhafte Forderungen mit der Soll-Position (Buchungs-
schlssel 09) belastet. Auch ohne den Buchungsschlssel knnen Sie
anhand der Betragsvorzeichen auf die Soll- bzw. Haben-Position
schlieen. In der Regel werden Soll-Positionen positiv und Haben-
Positionen mit einem negativen Vorzeichen dargestellt.

Abbildung 5.66 Belegbersicht einer zweifelhaften Forderung

Eine Einzelpostenliste zum Kundenkonto macht den Gesamtvorgang


ebenfalls transparent. Wichtig ist hier eine Selektion der Posten
inklusive der SHB-Vorgnge. Dann ergibt sich entsprechend Abbil-
dung 5.67 ein bereinigtes Kundenkonto mit einem Saldo von 0 EUR.

216
Wertberichtigungen auf Forderungen 5.4

Abbildung 5.67 Bereinigte Debitoren-Einzelpostenliste

Damit haben Sie den ersten Schritt erledigt und eine zweifelhafte For- Quote fr den
Zahlungsausfall
derung umgebucht. Glcklicherweise endet nicht jede Insolvenz in
einem kompletten Zahlungsausfall. Als Nchstes kommt es auch auf
Ihre Einschtzung an, wie viel Prozent der ursprnglichen Summe
realisierbar sein wird. Fr unser Rechenbeispiel haben wir uns fr
80 % Zahlungsausfall entschieden. Der Prozentsatz bezieht sich auf
den reinen Nettobetrag der Forderung. Erst zu einem spteren Zeit-
punkt, wenn die eigentliche Zahlungsquote feststeht, erfolgt eine
Korrektur der Umsatzsteuer. Entsprechend der Rahmendaten werden
80.000 EUR in den Aufwand gebucht. Dazu verwenden wir ein eige-
nes Wertberichtigungskonto 210100 (siehe Abbildung 5.68). Damit
bleibt auf dem Konto fr zweifelhafte Forderungen 142000 immer
der ursprnglichen Wert von 100 % der Forderung bestehen. Natr-
lich mssen beide Konten fr einen insgesamt korrekten Ausweis in
der Bilanz in einer identischen Bilanzposition ausgegeben werden. In
diesem Jahr mindert die Abschreibung auf Forderungen den Gewinn
des Unternehmens um 80.000 EUR.

Ein Jahr spter wird aus der Insolvenz des Kunden ein Konkurs. Glu- Auswirkungen des
Konkurses
biger mit nicht gesicherten Forderungen gehen zu 100 % mit leeren
Hnden nach Hause. Das fhrt sptestens zum Bilanzstichtag zu einer
vollstndigen Ausbuchung der restlichen zweifelhaften Forderung,
diesmal inklusive des vollstndigen Umsatzsteuerbetrags. Der Vorgang
fhrt zu zwei Effekten. Zum einen reduziert sich der Gewinn auch im
Jahr 2014 um 20.000 EUR. Zum anderen hat die komplette Ausbu-
chung der Umsatzsteuer einen positiven Einfluss auf die Liquiditt.
Das Finanzamt schuldet ab diesem Moment dem Unternehmen nm-
lich 19.000 EUR zu viel gezahlter Umsatzsteuer (siehe Abbildung 5.69).

217
5 Umlaufvermgen

Abbildung 5.68 Wertberichtigung der zweifelhaften Forderung

Abbildung 5.69 Ausbuchung

Als zweite Methode gibt es neben der Einzelwertberichtigung auch


eine pauschale Mglichkeit, Forderungen zu gruppieren und im Wert
maschinell zu berichtigen.

5.4.2 Pauschalwertberichtigung
Wertberichti- Im Gegensatz zur Einzelwertberichtigung kann das SAP-System
gungsschlssel
Ihnen sowohl die Bewertung als auch die Buchung fr pauschale
Wertberichtigungen abnehmen. Dazu mssen Sie zuerst Gruppen
von Kunden bilden. Fr das sptere SAP-Programm ist der Wertbe-
richtigungsschlssel im Buchungskreissegment des Stammsatzes hier
wesentlich. Zum Beispiel knnten Sie Ihre Kunden mit geringem,
mittlerem und hohem Forderungsausfallrisiko so kennzeichnen. Im
Beispiel der Abbildung 5.70 gehrt der Kunde Siebert Consulting
zum Gruppierungsschlssel AB, dahinter verbirgt sich ein geringes

218
Wertberichtigungen auf Forderungen 5.4

Risiko mit einem geringen pauschalen Wertberichtigungsbedarf. Auf


Anhieb kann man das der Abkrzung AB leider nicht ansehen. ber
die (F4)-Taste knnten Sie sich die Kurzbezeichnung anzeigen lassen
oder alternativ in die Konfiguration schauen.

Abbildung 5.70 Wertberichtigungsschlssel in den Stammdaten

Das Customizing fr die Wertberichtigungsschlssel erreichen Sie


ber den Pfad Finanzwesen Debitoren- und Kreditorenbuch-
haltung Geschftsvorflle Abschluss bewerten Diverse Be-
wertungen Wertberichtigungsschlssel hinterlegen. Abbil-
dung 5.71 zeigt den im Debitorenstammsatz gerade hinterlegten
Schlssel AB mit einem Abwertungsprozentsatz von 5 % auf den
Nettowert. Die im SAP-System hinterlegte Bezeichnung Sollzins ist
hingegen etwas irrefhrend. Haben Sie in Ihrem SAP-System das
neue Hauptbuch im Einsatz, knnen Sie verschiedenste Bewertun-
gen je Ledger unterscheiden. Das heit, im Fall des lokalen Rechts
(LO) wird das zugeordnete Ledger mit einer Wertkorrektur von 5 %
fr Posten, die lter als 30 Tage sind, bedacht. Eine andere Rech-
nungslegungsvorschrift (US) kann somit einem anderen Wertbe-
richtigungsansatz folgen.

Abbildung 5.71 Wertberichtigungsschlssel in der Konfiguration

219
5 Umlaufvermgen

Im hier aufgefhrten Fall buchen wir eine Ausgangsrechnung mit


100.000 EUR Nettowert und einer Umsatzsteuer von 19 % (siehe
Abbildung 5.72). Die sptere pauschale Wertberichtigung wird den
Steuerbetrag auen vor lassen und den hinterlegten Wertberichti-
gungsbedarf mit 5 % ausschlielich auf Nettowerte anwenden.

Abbildung 5.72 Ausgangsrechnung mit 19 % Umsatzsteuer

Pauschalwert- Innerhalb der Abschlussarbeiten finden Sie das Programm fr eine


berichtigung
Pauschalwertberichtigung der Forderungen im SAP-Anwendungs-
definieren
men unter Rechnungswesen Finanzwesen Debitoren Periodi-
sche Arbeiten Abschluss Bewerten Weitere Bewertungen
(Transaktion F107). hnlich, wie Sie es vom Zahl- und Mahnlauf ken-
nen, wird an dieser Stelle mit einem Tag der Ausfhrung und einer
eindeutigen Identifikation gearbeitet. Das Beispiel der Abbildung
5.73 zeigt den 31.12.2013 und eine Kennung mit PWB. Zu diesen
beiden Schlsselbegriffen mssen Sie anschlieend die Bewertungs-
parameter pflegen.

220
Wertberichtigungen auf Forderungen 5.4

Abbildung 5.73 Identifikation des Bewertungslaufs

Als Bewertungsstichtag wird im Beispiel ebenfalls der 31.12.2013


hinterlegt. Das heit, alle Forderungen, die innerhalb dieses Bu-
chungsdatums liegen, kommen infrage. Als Bewertungsmethode fr
eine Pauschalwertberichtigung whlen Sie die Methode 3 aus. Fr die
lokale Rechnungslegung (LO) erfolgt eine Bewertung auf der Ebene
der Buchungskreiswhrung, in unserem Fall EUR. Als Bewertungser-
gebnis wird nicht die eigentliche Forderung direkt im Wert korri-
giert, sondern ein Wert auf einem Korrekturkonto zum Stichtag ein-
gebucht und am nchsten Tag schon wieder storniert. Diese
klassische Rein- und Rausbuchung kennen Sie sicher schon von ande-
ren Bewertungsverfahren wie z. B. der Fremdwhrungsbewertung.
Abbildung 5.74 zeigt Ihnen die Flexibilitt dieses SAP-Bewertungs-
programms.

Abbildung 5.74 Pflege der Parameter im Bewertungslauf

221
5 Umlaufvermgen

Im unteren Teil sehen Sie gegenber frheren SAP-Versionen neue


Parameter fr eine Abzinsung gem der Laufzeit. Diese werden fr
den betriebswirtschaftlichen Vorgang der Rckstellungsabzinsung
bentigt. Damit das SAP-Programm sehr schnell zu einem bersicht-
lichen Ergebnis kommt, haben wir in diesem Praxisfall die Selektions-
optionen aktiviert. In unserem Beispiel sind Einschrnkungen auf
den Buchungskreis und den Debitoren Siebert Consulting (22331)
hinterlegt (siehe Abbildung 5.75).

Abbildung 5.75 Selektionsoptionen im Bewertungslauf

Zurck gelangen Sie ber die (F8)-Taste, anschlieend knnen Sie die
Werte mit dem Icon speichern. Der Bewertungslauf wird ber die
Funktion Einplanen sofort gestartet (siehe Abbildung 5.76). In die-
sem Augenblick selektiert das Programm die Belege und prft diese
auf eine mgliche Einzelwertberechtigung.

Abbildung 5.76 Ausfhrung des Bewertungslaufs

222
Wertberichtigungen auf Forderungen 5.4

Es folgt eine Rckmeldung ber die Fertigstellung des ersten Bewer- Wertberichtigung
durchfhren
tungsschritts (siehe Abbildung 5.77). Bis zu diesem Zeitpunkt sind
noch keine Buchungen vom System vorgenommen worden. Im Hin-
tergrund hat lediglich eine Selektion auf den im Debitorenstammsatz
eingetragenen Wertberichtigungsschlssel stattgefunden. Passt die-
ser zur Bewertungsmethode und dem Bewertungsbereich, werden
offene Posten gelesen und anschlieend als Vorschlag fr den nchs-
ten Schritt prsentiert.

Abbildung 5.77 Statusinformationen im Bewertungslauf

ber die Funktion Anzeigen wird Ihnen die Ergebnisliste angezeigt.


Abbildung 5.78 zeigt den erwarteten Vorgang. Der offene Posten im
Gesamtumfang von 119.000 wurde gefunden. Dieser ist bis zum
Stichtag 184 Tage berfllig und muss somit im Nettowert um 5 %
korrigiert werden. 5.000 EUR Bewertungsdifferenz werden dafr in
einer eigenen Spalte ausgewiesen.

Abbildung 5.78 Ergebnisliste des Bewertungslaufs

So weit, so gut. Der Posten ist selektiert und wrde auch korrekt Probebuchung
berichtigt werden. Kommen wir zum nchsten Schritt, der Probebu-
chung. Diese Mglichkeit des Testlaufs ist in der Menleiste etwas
versteckt (siehe Abbildung 5.79).

223
5 Umlaufvermgen

Abbildung 5.79 Probebuchung des Bewertungslaufs

Das SAP-System versucht jetzt, auf ein Wertberichtigungskonto zu


buchen. In unserem Fall ist die neue Hauptbuchhaltung im Einsatz,
und deshalb fhrt der Bewertungsbereich auch in ein eigenes Ledger.
Abbildung 5.80 zeigt Ihnen eine nicht erfolgreiche Probebuchung.
Zwei wesentliche Fehler sind aufgetreten. Zum einen fehlt die
Kontenfindung fr den Vorgang B03, zum anderen gibt es keine gl-
tige Belegnummer fr den Bewertungsbereich LO und damit das
Ledger L6.

Abbildung 5.80 Mgliches Fehlerprotokoll

ber die Transaktion FBKP rufen Sie die Konfiguration der Konten-
findung auf und whlen dort den Eintrag HWA Wertberichtigun-
gen aus. Anschlieend ist ein Doppelklick auf den Eintrag B03 Pau-
schalierte Einzelwertberichtigung notwendig. Es erscheint ein
kleines Fenster (siehe Abbildung 5.81). Obwohl es zunchst so aus-
sieht, ist dort nicht nur der Kontenplan hinterlegt. ber das Icon

224
Wertberichtigungen auf Forderungen 5.4

haben Sie die zustzliche Auswahlmglichkeit, einen Bewertungsbe-


reich zu hinterlegen in unserem Fall LO. Erst dann folgt der eigent-
liche Eintrag fr die Sachkonten.

Abbildung 5.81 Vorgang Wertberichtigung

Ihr offener Posten bleibt auf dem Debitoren- und Abstimmkonto


unverndert. Auerdem bentigen Sie fr das Abstimmkonto sowohl
ein Forderungs-Korrekturkonto als auch ein Zielkonto fr die Auswir-
kung auf Ihre Gewinn- und Verlustrechnung. In unserem Beispiel ist
der Debitor mit dem Abstimmkonto 140000 verbunden (siehe Abbil-
dung 5.82). Die jetzt hinterlegte Kontenfindung funktioniert, und es
tritt zumindest an dieser Stelle kein weiterer Fehler auf.

Beim neuen Hauptbuch mssen Belegarten fr ledgerspezifische


Buchungen auch einem eigenen Nummernkreis zugeordnet werden.
Im Customizing finden Sie die dazu passende Einstellung ber den
folgenden Menpfad: Finanzwesen (neu) Grundeinstellungen
Finanzwesen (neu) Beleg Belegarten Belegarten der Erfas-
sungssicht in einem Ledger definieren. Die in der Pauschalwertbe-
richtigung ausgewhlte Belegart SB musste an dieser Stelle neu hin-
zugefgt werden (siehe Abbildung 5.83).

225
5 Umlaufvermgen

Abbildung 5.82 Kontenfindung hinterlegen

Abbildung 5.83 Belegarten fr Ledger definieren

Nachdem diese exemplarischen Fehleinstellungen behoben sind,


steht einer erfolgreichen Probebuchung nichts mehr im Wege. Sie
sehen in Abbildung 5.84 zwei Belegzeilen fr die Bewertungsbu-
chung zum 31.12. und eine Umkehrbuchung mit ebenfalls zwei
Belegzeilen zum 01.01.

Abbildung 5.84 Erfolgreiche Probebuchung

226
Fazit 5.5

Ist die Bewertung erfolgreich bergeleitet, ist der Einzelposten vom


Wert her nach wie vor unberhrt. Sie knnen sich jedoch die zuge-
hrige Bewertung anzeigen lassen. Auch diese Funktion ist ber die
Menleiste erreichbar (siehe Abbildung 5.85).

Abbildung 5.85 Bewertungsbersicht im Einzelposten

Im Abschlussprozess knnen Sie selbstverstndlich offene Forderun-


gen entweder pauschal oder einzeln im Wert korrigieren. Eine
Abgrenzung nach Kundennummern ist in diesem Fall ratsam.

5.5 Fazit
Im Abschlussprozess untersttzt die SAP-Software die Bewertung
von Materialien und Forderungen mit Programmen zur maschinellen
Berechnung von Wertanstzen. Sie haben dazu die Preisfortschrei-
bung in der Buchhaltungssicht 2 des Materialstammsatzes kennenge-
lernt. Zustzlich knnen pauschale Werte von Forderungsabwertun-
gen ber die Gruppierung von Debitoren und die Hinterlegung von
Prozentstzen je Rechnungslegungsvorschrift ermittelt werden. Eine
Integration in die Hauptbuchhaltung ermglicht effiziente und nach-
vollziehbare Buchungen innerhalb des Abschlussprozesses.

227
Die Passivseite der Bilanz besteht neben dem Eigenkapitel
aus Rckstellungen, Verbindlichkeiten und der passiven
Rechnungsabgrenzung.

6 Passiva

In diesem Kapitel lernen Sie den Sachverhalt der Rckstellungsbu-


chungen im Rahmen des Jahresabschlusses im SAP-System detailliert
kennen angefangen beim richtig konfigurierten Sachkonto ber die
Buchung im klassischen und neuen Hauptbuch bis hin zu einem
selbst erstellten Rckstellungsspiegel und der Vorbereitung der
E-Bilanz. Mit den sonstigen Verbindlichkeiten gibt es auf der Passiv-
seite der Bilanz einen weiteren Geschftsvorgang, den wir Ihnen mit-
hilfe der Abgrenzungsbuchung in diesem Kapitel zeigen mchten.
Fr die Abgrenzungsbuchungen stellen wir Ihnen die SAP-Techniken
Accrual Engine und Dauerbuchungsbelege vor. Hier lernen Sie insbe-
sondere das Customizing der Accrual Engine nher kennen. Abge-
schlossen wird dieses Kapitel mit der SAP-Postenverzinsung.

6.1 Rckstellungen
Zunchst einmal mchten wir zwischen den verschiedenen Arten
von Rckstellungen differenzieren. Die deutschen Anforderungen an
die E-Bilanz unterscheiden zwischen drei groen Kategorien mit
diversen Unterpunkten:

Rckstellungen fr Pensionen und hnliche Verpflichtungen ge-


genber Gesellschaftern
fr Direktzusagen
Zuschussverpflichtungen fr Pensionskassen und Lebensversi-
cherungen
Pensionen und hnliche Verpflichtungen (Inland/Ausland)

229
6 Passiva

Steuerrckstellungen
Gewerbesteuer
Krperschaftssteuer
sonstige Steuern (auer latente Steuern)
latente Steuern
Mehrsteuern laut Finanzverwaltung
Zinsen 233 AO auf Mehrsteuern
Steuerrckstellungen fr auslndische Betriebssttten
Sonstige Rckstellungen
ungewisse Verbindlichkeiten
Gewhrleistungen
drohende Verluste aus schwebenden Geschften
Aufwandsrckstellungen
Whrungsrisiken
Aufbewahrung von Geschftsunterlagen
Sonstige (nicht zuzuordnen)

Getrennte Konten Kommt in Ihrem Unternehmen jede dieser Rckstellungsarten vor,


empfiehlt es sich, jeweils ein getrenntes Konto dafr anzulegen. Die
E-Bilanz erfordert es, dass Informationen ber kurzfristige (krzer als
ein Jahr) und langfristige Rckstellungen (lnger als ein Jahr) verfg-
bar sind. Je nach verwendetem E-Bilanz-Meldeverfahren kann diese
Anforderung die Anzahl der zu verwendenden Konten verdoppeln.

Schuld- und Schuldrckstellungen fr ungewisse Verbindlichkeiten, drohende


Aufwandsrck-
Verluste aus schwebenden Geschften oder Gewhrleistungen, die
stellungen
ohne eine rechtliche Verpflichtung erbracht werden, mssen auf-
grund der Rckstellungsart auf Basis lokaler und internationaler
Rechnungslegungsvorschriften gebildet werden. Aufwandsrckstel-
lungen hingegen drfen auf Basis der Rechnungslegungsstandards
International Financial Reporting Standards (IFRS) oder United States
Generally Accepted Accounting Principles (US GAAP) nur bedingt
erstellt werden. Zustzlich zur Rckstellungsart mssen Eintritts-
wahrscheinlichkeiten angegeben werden. Gilt eine Schuldrck-
stellung, z. B. ein Garantiefall, als wahrscheinlich (probable, d. h.
> 70 %), wird diese Schuldrckstellung nach US-GAAP in der Bilanz
bercksichtigt. Gem der Rechnungslegungsvorschrift IFRS wird

230
Rckstellungen 6.1

der verwendete Begriff der Wahrscheinlichkeit als > 50 % eingestuft.


Liegt die Wahrscheinlichkeit zwischen 30 und 70 %, gilt dagegen ein
Rckstellungsverbot nach US-GAAP, da das Eintreten des Ereignisses
nur als mglicherweise (reasonably) eingestuft wird.

In einer parallelen Rechnungslegung kommt es aufgrund verschiede-


ner Rckstellungsarten und Eintrittswahrscheinlichkeiten zu Bewer-
tungsunterschieden. Bei Rckstellungsbuchungen liegt es in der
Natur der Sache, dass maschinelle Bewertungsverfahren nicht einge-
setzt werden knnen. Das System hat wenige bis gar keine Anhalts-
punkte, um eine mathematische Berechnung vornehmen zu knnen.
In der Praxis erfolgt eine Berechnung auerhalb des SAP-Systems,
z. B. in Excel, und wird anschlieend als Sachkontenbuchung am Peri-
odenende manuell kontiert. Im nchsten Abschnitt mchten wir
Ihnen die Konfiguration und Buchung gem Konten- und Ledger-
lsung nher erlutern.

Nach dem BilMoG (Bilanzrechtsmodernisierungsgesetz) wird es emp- Rckstellungs-


spiegel
fohlen, einen Rckstellungsspiegel zu erstellen. Aus den IFRS lsst
sich mit IAS 37.85 die Aufstellung der Rckstellungen in einzelnen
Kategorien ebenfalls belegen. SAP liefert bislang keinen Standardbe-
richt fr einen Rckstellungsspiegel aus. Mchten Sie diesen auf
Knopfdruck zur Verfgung haben, mssen Sie sich selbst einen pas-
senden Bericht im SAP-System erstellen. Als Grundlage fr eine Dar-
stellung der Spalten in diesem Bericht bietet sich das Feld Bewe-
gungsart an.

6.1.1 Bewegungsart verwenden


Sie finden die passende Ausprgung der Bewegungsart im Customi-
zing unter Unternehmenscontrolling Konsolidierung Integra-
tion: Konsolidierungsvorbereitung Vorbereitung im Sendersys-
tem Konsolidierungsartenbergreifende Vorbereitungen
Kontierung Bewegungsart Bewegungsarten fr Konsolidie-
rung pflegen. Die in Abbildung 6.1 dargestellten Eintrge reprsen-
tieren jeweils eine Spalte in Ihrem spteren Rckstellungsspiegel. Sie
befinden sich an dieser Stelle im Bereich Konsolidierungsvorberei-
tung, der von SAP ursprnglich nicht fr Rckstellungsbuchungen
konzipiert worden ist. Deshalb sollten Sie hier mit der gebotenen
Vorsicht vorgehen, wenn Sie eine der SAP-Lsungen zur Konsolidie-
rung von Einzelbilanzen einsetzen. Sie verwenden ein SAP-Standard-

231
6 Passiva

belegfeld, das in den Einzelposten und in diversen Summentabellen


fortgeschrieben wird. Damit eignet sich dieser Punkt als Datengrund-
lage fr einen Rckstellungsspiegel.

Abbildung 6.1 Bewegungsarten definieren

Wenn Sie das SAP-Konsolidierungsmodul nicht verwenden, knnen


Sie an dieser Stelle viele Eintrge aus der Standardauslieferung
lschen. Im Wesentlichen bentigen wir fr Rckstellungsbuchun-
gen folgende Eintrge:

Zufhrung
Umbuchung
Verbrauch
Auflsung

Fortschreibung Damit das Feld Bewegungsart auch bei jeder Rckstellungsbuchung


der Bewegungsart
mit fortgeschrieben wird, mssen Sie im nchsten Schritt die passen-
den Einstellungen in der Feldstatusgruppe hinterlegen. Um mit ande-
ren Einstellungen nicht zu kollidieren, empfiehlt es sich, wie in
Abbildung 6.2 dargestellt, zuerst eine eigene neue Feldstatusgruppe
fr Rckstellungen anzulegen. In unserem Fall haben wir die Feldsta-

232
Rckstellungen 6.1

tusgruppe RST im Bereich der Konsolidierung mit einer Muss-Ein-


gabe fr das Feld Bewegungsart belegt. Sie finden diese Konfigura-
tionsmglichkeit im SAP-Customizing ber den Pfad Finanzwesen
Hauptbuch Geschftsvorflle Sachkontenbuchung Einstel-
lungen zum Beleg durchfhren und prfen Feldstatusvarian-
ten definieren.

Abbildung 6.2 Feldstatusgruppe als Muss-Eingabe hinterlegen

Auf diese Weise ist beim Konto 89000 (Sonstige Rckstellungen) ge-
whrleistet, dass bei jedem Buchungsvorgang das Feld Bewegungs-
art als Pflichtfeld erscheint. Das schafft die Datengrundlage fr einen
spter zu erstellenden Rckstellungsspiegel. Wie Sie einen passenden
Bericht aufbauen, erfahren Sie in Abschnitt 6.1.4, Rckstellungsspie-
gel. In den nchsten beiden Abschnitten mchten wir einige Rck-
stellungsbuchungen inklusive Bewegungsart vornehmen. Fr eine
parallele Rechnungslegung stellen wir Ihnen zunchst die Konten-
lsung vor.

233
6 Passiva

6.1.2 Kontenlsung
Bei der Kontenlsung legen Sie fr die unterschiedlichen Rechnungs-
legungsvorschriften eigene Konten jeweils mit einem eigenen Prfix
an. Fr manuelle Rckstellungsbuchungen empfiehlt es sich, mit so-
genannten Kontierungsmustern zu arbeiten, bei denen der Vorgang
bereits vordefiniert und die Belegeingabe vorbelegt ist. In Abbildung
6.3 sehen Sie den Einstieg ber die Buchungstransaktion FB01, bei
der das bereits existierende Kontierungsmuster GL-SL03 ausgewhlt
wird.

Abbildung 6.3 Kontierungsmuster bei der Kontenlsung

Prfix der In diesem Fall sind bis auf die Betragsfelder alle Informationen vor-
Kontonummer
belegt (siehe Abbildung 6.4). Die Spalte BWA reprsentiert das neue
Pflichtfeld Bewegungsart. Bei Zufhrungen whlen Sie in diesem
Beispiel den Eintrag 520. Das Prfix 8 als erste Stelle in der Konto-
nummer steht fr eine Rechnungslegung gem HGB, 9 fr IFRS. Da
bei Rckstellungsbuchungen ein Vorgang zu zwei unterschiedlichen
Wertanstzen fhren kann, sind beide Rechnungslegungsvorschrif-
ten bereits vorbelegt. Sie werden also direkt mit der Frage konfron-
tiert, ob sich die Zufhrungen des Rckstellungsbetrags nach HGB
bzw. IFRS voneinander unterscheiden.

Mit dieser Buchungstechnik stellen Sie sicher, dass sowohl HGB-


als auch IFRS-Konten betrachtet und gebucht werden. In unserem
Beispiel unterscheiden sich die Rckstellungshhen: Sie betragen
20.000 EUR fr das Handelsrecht und 15.000 EUR gem IFRS.
Eine anschlieende Auswertung mittels Bilanzbericht RFBILA00

234
Rckstellungen 6.1

mit einer HGB-Bilanz- und GuV-Struktur ermglicht eine korrekte


Darstellung der Zahlen im Bereich der Rckstellungen. Unterhalb
der Bilanz in der Position others sind alle IFRS-relevanten Konten
hinterlegt. Entsprechend Abbildung 6.5 muss sich dort ein Saldo
von 0 ergeben.

Abbildung 6.4 Buchung der HGB- und IAS-Bewertung in einem Beleg

Abbildung 6.5 HGB-Bilanz

235
6 Passiva

In einer zweiten Bilanz- und GuV-Struktur werden fr eine IFRS-Dar-


stellung der Rckstellungsbuchungen die Konten mit dem Prfix 9
verwendet. Unterhalb der Bilanz befinden sich die HGB-Konten (local
accounts), die auch hier einen Saldo von 0 ergeben mssen (siehe
Abbildung 6.6).

Abbildung 6.6 IAS-Bilanz

Damit haben Sie anhand eines kurzen Beispiels die Kontenlsung bei
den Rckstellungsbuchungen kennengelernt. Im nchsten Abschnitt
werden wir Ihnen die Ledgerlsung im neuen Hauptbuch vorstellen.

6.1.3 Ledgerlsung
Ledgergruppe Ein wesentlicher Vorteil der Lederlsung im neuen Hauptbuch liegt
verwenden
in der Verwendung identischer Konten bei unterschiedlichen Rech-
nungslegungsvorschriften. Eine Unterscheidung erfolgt hier nicht
mithilfe von Prfixen in der Kontennummer, sondern ber das Feld
Ledgergruppe im Belegkopf. Im Beispiel der gerade gezeigten Rck-
stellungsbuchung knnen Sie mit der neuen Transaktion FB50L einen
Beleg fr eine Ledgergruppe erfassen. Einer der Vorteile ist, dass die
Sachbearbeiter, die Bewertungsunterschiede buchen drfen, eine

236
Rckstellungen 6.1

Berechtigung auf diese Transaktion erhalten knnen. Buchungen


ohne Bewertungsunterschiede laufen dann nach wie vor mit der
Transaktion FB50 fr Sachkontenbuchungen ab. Hier ist das Feld
Ledgergruppe nicht eingabefhig, weshalb alle dort erfolgenden
Kontierungen per Definition fr alle Rechnungslegungsvorschriften
gelten.

Ein Nachteil der Ledgerlsung im neuen Hauptbuch ist jedoch, dass


dort eine Offene-Posten-Verwaltung (OP-Verwaltung) fr Rckstel-
lungskonten nicht mglich ist (siehe Abbildung 6.7). Gerade bei
Rckstellungskonten ist die OP-Verwaltung jedoch sehr sinnvoll,
denn sie ermglicht Transparenz ber die Einstellung, den Verbrauch
und die Auflsung eines Rckstellungssachverhalts.

Abbildung 6.7 Buchung bei der parallelen Ledgerlsung

Seit Enhancement Package (EHP) 3 hat SAP auch deshalb die neue Neuerung in EHP3
Funktion der ledgergruppenspezifischen Verwaltung (Ledgergrup-
penspezifisches Ausgleichen) eingefhrt. Werden Rckstellungskon-

237
6 Passiva

ten ausschlielich in Hauswhrung gefhrt, ist es mglich, im


Buchungskreissegment diese neue Auswahl der Verwaltung zu tref-
fen (siehe Abbildung 6.8). Dabei handelt es sich um eine Kombina-
tion aus Einzelposten- und OP-Verwaltung speziell bei Bewertungs-
unterschieden, die in einzelnen Ledgern gespeichert werden.

Abbildung 6.8 Sachkonto als ledgergruppenspezifisch definieren

Nachtrgliche Sollten zum Umstellungszeitpunkt bereits Buchungen auf dem Sach-


Umstellung
konto vorhanden sein, kann das Sachkonto wegen der existierenden
Bewegungsdaten nicht mehr manuell verndert werden. In solchen
Fllen mssen Sie mit der Transaktion FAGL_ACTIVATE_OP auch
eine nderung der existierenden Bewegungsdaten vornehmen. In
Abbildung 6.9 sehen Sie die Selektionsparameter, um ein Konto auf
eine ledgergruppenspezifische Verwaltung umzustellen. Im beigefg-
ten Protokoll erkennen Sie, dass das SAP-Programm zunchst das
Sachkonto fr manuelle Buchungen sperrt, das Konto auf einen Saldo 0
umbucht, die Einstellung im Sachkontenstamm verndert und an-
schlieend eine Rckbuchung ausfhrt. Abschlieend wird die manu-
elle Buchungssperre entfernt.

Nun erfolgt entsprechend Abbildung 6.10 eine Rckstellungsbu-


chung von 15.000 EUR fr die Ledgergruppe L5 (IFRS). Eine zweite

238
Rckstellungen 6.1

Buchung fr die Ledgergruppe L6 (HGB) ber 20.000 EUR nehmen


Sie anschlieend analog vor. Im Hintergrund ist jeweils beim Sach-
konto 89000 die ledgergruppenspezifische Verwaltung aktiv.

Abbildung 6.9 Nachtrgliche Umstellung auf Offene-Posten-Verwaltung

Abbildung 6.10 Buchung je Ledger

239
6 Passiva

Ledgervergleich Bei der Ledgerlsung im neuen Hauptbuch ist es nicht zwingend not-
wendig, mit zwei Bilanz- und GuV-Strukturen zu arbeiten. Vielmehr
werden Auswertungen je Ledger aufgerufen. Am interessantesten ist
an dieser Stelle die Mglichkeit, Abweichungen zwischen IFRS und
HGB mittels Ledgervergleich automatisch ermitteln zu knnen. Mit
der Transaktion GCAC knnen Sie fr das Geschftsjahr 2013 im
Selektionsbild die Ledger L5 und L6 auf Basis des ausgewhlten Sach-
kontos 89000 miteinander vergleichen (siehe Abbildung 6.11).

Abbildung 6.11 Auswertung mittels Ledgervergleich

Die Ergebnisliste in Abbildung 6.12 zeigt eine Abweichung in der


Summe und je Periode. Per Doppelklick ist auch ein Rckgriff auf die
jeweiligen Einzelposten mglich. Die Transaktion GCAC stammt aus
dem Bereich Special Ledger (FI-SL), weshalb an dieser Stelle keine
Darstellung auf Basis einer existierenden Bilanz- und GuV-Struktur
mglich ist.

RFBILA10 Fr eine bilanzgerechte Strukturierung hat SAP das Programm


RFBILA10 entwickelt. Mit diesem Programm knnen Sie Ledgerab-
weichungen auf Basis einer Bilanz- und GuV-Struktur darstellen.

240
Rckstellungen 6.1

Abbildung 6.12 Unterschiedliche Wertanstze erkennbar

Nach der ersten Verffentlichung hat SAP das Programm leider fr


Ledger aus der neuen Hauptbuchhaltung ausgeschlossen. Das fhrt
zu der in Abbildung 6.13 dargestellten Fehlermeldung.

Abbildung 6.13 Fehlermeldung beim Bilanzbericht fr den Ledgervergleich

241
6 Passiva

Der SAP-Hinweis 1620177 erklrt dazu die passenden Hintergrnde:


Das Programm RFBILA10 ist in erster Linie fr die Verwendung im
Umfeld der speziellen Ledger konzipiert. Insbesondere sind keine zustzli-
chen Einschrnkungen und Berechtigungsprfungen fr zustzliche Fel-
der der Hauptbuchhaltung (z. B. Profit Center, Segment) mglich. Falls
Sie den RFBILA10 dennoch im Umfeld des Hauptbuchs einsetzen mch-
ten, knnen Sie die Fehlermeldung GH807 anpassen. Wenn sich Ihr
Unternehmen fr diesen SAP-Hinweis und damit eine funktionale
Erweiterung entscheidet, ist lediglich eine kleinere Anpassung not-
wendig. Rufen Sie die Transaktion SM31 auf, und geben Sie als
Tabelle T100S ein. Tragen Sie in der Zeile Arbeitsgebiet GH in der
Spalte Standard den Standardwert W fr Warnmeldung ein, bzw.
legen Sie fest, dass die Nachricht auch abgeschaltet werden kann
(Spalte Abschaltbar).

Abbildung 6.14 Systemnachrichten konfigurieren

Es folgt die Pflege der Tabelle V_T100C, ebenfalls im Arbeitsgebiet


GH entsprechend Abbildung 6.15. Hier wird die Meldung 807 als
eine Informationsmeldung definiert.

Abbildung 6.15 Meldung konfigurieren

Konfiguration der Mit diesen beiden kleineren Einstellungen haben Sie aus einer Feh-
Meldung
ler- eine Informationsmeldung gemacht. Das wirkt sich unmittelbar
auf einen erneuten Aufruf des Programms RFBILA10 aus (siehe
Abbildung 6.16). Mit dieser Konfiguration kann der Bericht erfolg-
reich ausgefhrt werden.

242
Rckstellungen 6.1

Abbildung 6.16 Informationsmeldung anstelle einer Fehlermeldung

Als Ergebnis erhalten Sie jetzt einen Ledgervergleich, wie er in Abbil-


dung 6.17 gezeigt wird. Die Spalte Sum.Berper zeigt die Werte des
Ledgers L5 (IFRS) und die Spalte Sum.Verper direkt daneben die
Werte des Ledgers L6 (HGB). In der dritten Spalte Abs. Abw. werden
Abweichungen zwischen den beiden Wertanstzen dargestellt.

Abbildung 6.17 Erfolgreicher Ledgervergleich auf Basis von Bilanzpositionen

243
6 Passiva

Abweichung der In der betrieblichen Praxis werden Abweichungen zwischen den


Wertanstze
Wertanstzen jedoch fter bentigt. Dabei geht es nicht nur um die
Kontrolle, ob Werte vollstndig gebucht worden sind, sondern auch
um praktische berlegungen etwa wenn HGB- oder Steuerbilanz-
werte miteinander verglichen werden. Das Stichwort lautet hier
Berechnung der latenten Steuer es geht also um die verborgenen Steu-
erlasten oder -vorteile, die sich aufgrund von Unterschieden in der
Bewertung von Vermgensgegenstnden bzw. Schulden zwischen
der Steuerbilanz und der Handelsbilanz ergeben.

Berechnung und Buchung von Rckstellungen bilden das Fundament


fr eine bilanzielle Auswertung. Als Anhang zum Jahresabschluss
sind Sie als Unternehmen jedoch auch verpflichtet, die Entwicklung
der Geschftsvorgnge innerhalb eines Rckstellungsspiegels darzu-
stellen.

6.1.4 Rckstellungsspiegel
Wie bereits am Anfang dieses Kapitels beschrieben, liefert SAP kei-
nen Standardbericht fr einen Rckstellungsspiegel aus. Das Feld
Bewegungsart, das eigentlich aus dem Bereich der Konsolidierung
stammt, ist fr eine Darstellung des Rckstellungsspiegels zu empfeh-
len. Nach einer nderung der Feldstatusgruppe erfolgt in jedem ein-
zelnen Beleg der Rckstellungskonten eine Zusatzkontierung. Diese
Belegebene ist fr Auswertungen jedoch nur bedingt hilfreich.

Egal, ob Sie einen Bericht mit der SAP-Recherche oder dem Report
Painter erstellen mchten, diese Berichtstools setzen immer zuerst
auf einer Summentabelle auf. Hier haben wir in der klassischen SAP-
Hauptbuchhaltung ein Problem. Wenn Sie mit der Transaktion SE16
die Summentabelle GLT0 der klassischen Hauptbuchhaltung ent-
sprechend Abbildung 6.18 aufrufen, werden Sie zwar sowohl das
Rckstellungskonto 80089000 als auch den gebuchten Wert von
20.000 EUR aus der Periode 12 finden, das Feld Bewegungsart exis-
tiert in dieser Tabelle jedoch nicht.

244
Rckstellungen 6.1

Abbildung 6.18 Fortschreibung im klassischen Hauptbuch Tabelle GLT0

Dieser Nachteil der klassischen Hauptbuchhaltung lsst sich mit einer BWA in der Profit-
Center-Rechnung
Fortschreibung in andere Tabellen wie die Tabelle GLT3 (Konsolidie-
rungsvorbereitung) oder die Tabelle GLPCT (Profit-Center-Rechnung)
ausgleichen. Auf diesen Tabellen kann man also auch im klassischen
Hauptbuch mit einem Rckstellungsspiegel aufbauen. Im neuen
Hauptbuch enthlt die neue Summentabelle FAGLFLEXT das Feld
Bewegungsart. In Abbildung 6.19 sehen Sie, wie eine Fortschrei-
bung der gebuchten Rckstellungsbuchung dort aussieht. Neben der
Bewegungsart 520 sind das Rckstellungskonto 89000 (ohne Prfix)
und der Buchungsbetrag von 15.000 EUR fr die Periode 12 zu
sehen.

245
6 Passiva

Abbildung 6.19 Fortschreibung im neuen Hauptbuch Tabelle FAGLFLEXT

Report Painter Ist die Datengrundlage fr unsere Auswertung geklrt, kann im


nchsten Schritt ein dazu passender Bericht erstellt werden. Im fol-
genden Beispiel zeigen wir Ihnen die Berichtserstellung mit dem
Report Painter. Der Vorteil ist hier die einfache Handhabung fr den
Fachbereich gegenber anderen eher technisch orientierten Berichts-
tools wie z. B. einer SAP Query. Mit der Transaktion GR21 knnen
Sie eine neue Bibliothek anlegen bzw. ber die Transaktion GR22
verndern. Dazu mssen Sie sich fr eine Reportingtabelle entschei-
den, die das Feld Bewegungsart enthlt. Im Beispiel aus Abbildung
6.20 ist dies die Tabelle FAGLFLEXT mit dem Selektionsmerkmal
RMVCT (Bewegungsart).

246
Rckstellungen 6.1

Abbildung 6.20 Report Painter Bibliothek

Nachdem Sie diese Einstellungen gespeichert haben, knnen Sie mit


der Transaktion GRR1 einen Report-Painter-Bericht fr diese Biblio-
thek anlegen. In der Zeilendefinition wird das Merkmal Konto hin-
terlegt. In Abbildung 6.21 wird deutlich, dass die Bewegungsart 520
als Selektionskriterium fr die Spalte Zufhrung verwendet wird.
hnlich erfolgt die Realisierung fr andere Spalten wie Verbrauch
und Auflsung.

Abbildung 6.21 Spaltendefinition Zufhrung

247
6 Passiva

Anfangsbestand Der vom Gesetzgeber geforderte Anfangsbestand im Rckstellungs-


definieren
spiegel umfasst alle Rckstellungsbuchungen der Vorjahre unab-
hngig davon, mit welcher Bewegungsart diese stattgefunden haben.
Das ist auch der Grund, warum dort mit einem Intervall von 1 bis zur
Variablen 1GJAHVJ (Vorjahr) gearbeitet wird (siehe Abbildung 6.22).
Sollte aufgrund eines erhhten Belegvolumens die Selektion zu lange
dauern, knnte man auch die Periode 0 des aktuellen Geschftsjahres
verwenden. Das setzt allerdings voraus, dass ein Saldovortrag durch-
gefhrt wird. Im neuen Hauptbuch ist das sowieso der Fall, im klas-
sischen Hauptbuch msste man je nach Datenquelle fr die Profit-
Center-Rechnung oder Konsolidierungsvorbereitung diesen Sachver-
halt bercksichtigen.

Abbildung 6.22 Spaltendefinition Anfangsbestand

Fr den Report-Painter-Bericht mssen wir noch eine allgemeine


Selektion hinterlegen, dann ist der Bericht vollstndig (siehe Abbil-
dung 6.23). In diesem Beispiel werden die IFRS-Werte des Ledgers L5
fr eine zu whlende Periode und einen Buchungskreis selektiert. Die
Variable Geschftsjahr ist bereits in den einzelnen Berichtsspalten

248
Rckstellungen 6.1

als Variable hinterlegt und muss an dieser Stelle nicht erneut definiert
werden.

Abbildung 6.23 Allgemeine Selektion

Als Ergebnis liefert der definierte Rckstellungsspiegel die Buchung


auf dem Konto 89000 in der Spalte Zufhrung (Bewegungsart 520)
zurck, wie Sie in Abbildung 6.24 sehen knnen. Bei diesem Beispiel
handelt es sich nur um eine einfache Auswertung, um Ihnen die prin-
zipielle technische Vorgehensweise zu zeigen.

Abbildung 6.24 Ergebnis des Rckstellungsspiegels

In der betrieblichen Praxis sieht der vollstndige Rckstellungsspie-


gel umfangreicher aus. Das Beispiel aus Abbildung 6.25 entspricht
der Realisierung bei einem Unternehmen in Sddeutschland. Nach-
dem eine Bibliothek und ein Berichtseintrag vorhanden waren, hat
der Fachbereich die Pflege des kompletten Berichts bernommen.
Jetzt knnen etwa zehn Buchungskreisverantwortliche auf Rckstel-
lungsdaten, die bisher mit Excel manuell berechnet worden sind, per
Knopfdruck zugreifen.

Nachdem die Berichtsanforderung eines Rckstellungsspiegels ab-


gedeckt ist, mchten wir Ihnen anhand dieser Bilanzposition auch
noch die Vorgehensweise bei einem relativ neuen Sachverhalt der
E Bilanz erklren.

249
6 Passiva

Abbildung 6.25 Praxisbeispiel eines vollstndigen Rckstellungsspiegels

6.1.5 E-Bilanz
Der Gesetzgeber hat bei der E-Bilanz die Berichtsanforderungen im
Rahmen einer Taxonomie definiert. Sie knnen die im SAP-System
hinterlegte aktuelle Taxonomie-Version ber die Transaktion FSE2_
XBRL pflegen (siehe Abbildung 6.26). An dieser Stelle ordnen Sie den
verschiedenen Berichtszeilen Konten zu. Ist eine Zuordnung zu vor-
definierten Berichtszeilen fr ein Konto nicht eindeutig mglich,
haben Sie zwei Optionen:

Sie gliedern das existierende Konto detaillierter auf und buchen


die jeweiligen Sachverhalte um.
Oder Sie nutzen die vorhandene Auffangposition der Taxonomie
mit der Bezeichnung brige sonstige Rckstellungen / nicht
zuordenbare Rckstellungen.

Geringe Anzahl Im Bereich der Rckstellungskonten ist die Anzahl der Sachkonten
der Konten
berschaubar. Mit dem Icon prfen Sie, ob alle Sachkonten eines
Buchungskreises auch vollstndig zur Taxonomie zugeordnet worden
sind. Anschlieend knnen Sie mit der Transaktion FSE0_EXPORT_
DETAILS einen Export der Daten durchfhren. Entsprechend Abbil-
dung 6.27 fllen Sie das dazu passende Selektionsbild aus. In diesem
Beispiel wird das Ledger L6 mit HGB-Werten exportiert. Im klassi-

250
Rckstellungen 6.1

schen Hauptbuch erfolgt ein Export vom Ledger 0 (Hauptbuch). Die


Definition der zu exportierenden Wertanstze findet dann ber die
Zuordnung Kontonummer/Taxonomie statt.

Abbildung 6.26 Zuordnung der Rckstellungskonten zur E-Bilanz-Struktur

Abbildung 6.27 Datenexport Selektionsbild

251
6 Passiva

Als Ergebnis erhalten Sie eine Exportdatei, die analog der Liste in
Abbildung 6.28 strukturiert ist. Diese lsst sich in einigen E-Bilanz-
Softwarelsungen (wie z. B. www.ebilanzonline.de) als Grundlage fr
die nchsten Schritte verwenden. In der Praxis finden auerhalb des
SAP-Systems hufig weitere Anpassungen in Form von Wertfort-
schreibungen bzw. Buchungen statt.

Abbildung 6.28 Datenselektion des Kontennachweises

E-Bilanz- Nach einer Validierung mittels ERiC (Elster Rich Client) ist die ber-
Validierung
tragung der E-Bilanz an die Finanzbehrde mglich. Wie gesagt,
und -bertragung
findet dies alles auerhalb von SAP ERP statt. Damit schliet sich
der SAP-Prozess von der Rckstellungsbuchung bis hin zum Melde-
wesen.

Ein weiteres Thema des Jahresabschlusses, das hnlich wie Rckstel-


lungen eine zeitgerechte Erfassung von Aufwendungen und Ertrgen
im Wirtschaftsjahr der Verursachung sicherstellt, ist die Rechnungs-
abgrenzung.

6.2 Rechnungsabgrenzungen
Zahlungen oder Einnahmen eines Wirtschaftsjahres sind nicht immer
auch automatisch Aufwendungen oder Ertrge fr das gleiche Wirt-
schaftsjahr. In diesem Kontext wird von Rechnungsabgrenzungen
gesprochen. Hufige Situationen, die zu Rechnungsabgrenzungsbu-
chungen fhren, sind Versicherungsbeitrge, Kfz-Steuern, Zinsauf-
wand, Agio oder Disagio. Je nachdem, ob es sich um eine Eingangs-
oder Ausgangsrechnung handelt, wird zwischen aktiven und passi-
ven Positionen unterschieden. Aktive Rechnungsabgrenzungsposten
(ARAP) sind in den folgenden Situationen zu bilden:

252
Rechnungsabgrenzungen 6.2

die Ausgangszahlung erfolgt vor dem Abschlussstichtag


die Erfolgswirkung tritt nach dem Abschlussstichtag ein
der Aufwand steht fr eine definierte bestimmte Zeit nach dem
Abschlussstichtag fest

Im Umkehrschluss sind passive Rechnungsabgrenzungsposten (PRAP)


in den folgenden Situationen zu bilden:

ein Zahlungseingang erfolgt vor dem Abschlussstichtag


die Erfolgswirkung tritt nach dem Abschlussstichtag ein
der Ertrag steht fr eine definierte bestimmte Zeit nach dem
Abschlussstichtag fest

In SAP ERP Financials gibt es zwei technische Mglichkeiten, um


diese Geschftsvorflle abzubilden:

Accrual Engine
Die Accrual Engine (oder Abgrenzungsmaschine) steht ab SAP ERP
zur Verfgung. Sie leistet eine automatische Berechnung der
Abgrenzungen auf der Basis von mathematisch definierten For-
meln. Korrigieren Sie Werte im Ursprungsbeleg, erfolgt eine auto-
matische Korrektur ber die Perioden. Fr zuknftige Abgrenzun-
gen stehen Mglichkeiten der Simulation zur Verfgung.
Dauerbuchungsbeleg
Beim lteren klassischen Verfahren mit einem Dauerbuchungsbe-
leg bleiben Buchungsschlssel, Konto und Betrge unverndert.
Diese stets gleichbleibenden Daten werden in einen Dauerbeleg
eingegeben. Die Buchungsbelege werden dann periodisch maschi-
nell generiert. Dabei wird jedoch nicht sofort gebucht, sondern es
wird eine Batch-Input-Mappe erzeugt, die anschlieend abgespielt
werden muss.

In den folgenden Abschnitten werden wir anhand eines Beispiels


beide Verfahren nher betrachten.

6.2.1 Accrual Engine


Die Accrual Engine ist ein generisches Werkzeug zur Berechnung und Verwendung
Erzeugung von Abgrenzungsbuchungen. Sie knnen sich das durch-
aus wrtlich als Motor einer Maschine vorstellen. Fr den Endbe-

253
6 Passiva

nutzer ist dieser nicht sichtbar, stattdessen arbeitet der SAP-Anwen-


der mit Anwendungskomponenten auf Basis dieses Motors. Dazu
gehren:

Rckstellungen fr Mitarbeiterbeteiligungen
Leasingbuchhaltung
Customer Relationship Management (CRM)
Intellectual Property Management (IS-M/IPM)
manuelle Abgrenzungen in der Finanzbuchhaltung

Gerade mit dem letztgenannten Punkt mchten wir uns in diesem


Buch nher beschftigen. Anhand eines Beispiels werden wir die fol-
genden Hauptprozesse durchlaufen:

Erzeugen der Basisdaten abhngig von den Customizing-Einstel-


lungen
periodisches Starten des Abgrenzungslaufs

Das in Abbildung 6.29 dargestellte Anwendungsbeispiel zeigt die ein-


zelnen Buchungsvorgnge. In diesem Fall liegt eine Versicherungs-
rechnung ber 1.200 EUR fr das Gesamtjahr vor. Da die Rechnung
bezahlt werden muss, findet eine Buchung direkt zwischen dem Auf-
wandskonto und dem Kreditorenkonto statt (Buchung 1). Fr eine
periodengerechte Gewinnermittlung auf Basis jedes einzelnen
Monats soll eine lineare Abgrenzung mit jeweils 1/12 automatisiert
gebucht werden. Um das zu gewhrleisten, wird zunchst der kom-
plette Aufwand als aktiver Rechnungsabgrenzungsposten (ARAP)
umgebucht (Buchung 2). Das entspricht in der Accrual Engine spter
dem Vorgang I (Einstellung) mit dem im Customizing hinterlegten
Konto fr aktive Rechnungsabgrenzungen (siehe Abbildung 6.40).
Die periodische Buchung (Vorgang P) findet dann pro Periode statt.
In unserem Fall handelt es sich um eine lineare Abgrenzung, bei der
monatlich 100 EUR vom ARAP aufgelst werden (Buchung 3). Als
Resultat weist das Konto fr ARAP einen Saldo von 0 EUR aus, und
auf dem Aufwandskonto entsteht die Summe von 1.200 EUR, die
dem Versicherungsbeitrag entspricht.

Bevor dieser Fall mit der Accrual Engine abbildbar ist, mssen einige
Einstellungen im Customizing vorgenommen werden. Deshalb stei-
gen wir im nchsten Abschnitt zunchst mit der grundlegenden Kon-
figuration ein.

254
Rechnungsabgrenzungen 6.2

Kreditor Aufwand ARAP


1.200 1 1 1.200 1.200 2 2 1.200 100 3
Periode 1 3 100

Periode 2 3 100 100 3

Periode 12 3 100 100 3

Saldo 2.400 1.200 1.200 1.200

Abbildung 6.29 Anwendungsbeispiel

Customizing
Wenn Sie im Customizing den Menpfad Finanzwesen Grundein-
stellungen Accrual Engine auswhlen, sind es drei Blcke, die
dort unterschieden werden:

Grundeinstellungen
Abgrenzungsberechnung
Abgrenzungsbuchung

Eine der ersten Grundeinstellungen, die Sie vornehmen mssen, ist


die Verbindung der Accrual Engine mit dem Buchungskreis (siehe
Abbildung 6.30).

Abbildung 6.30 Verbindung von Accrual Engine und Buchungskreis

255
6 Passiva

Verbindung zur In unserem Fall schaffen wir eine Verbindung zum Buchungskreis
Komponente ACAC
FICO fr die Anwendungskomponente ACAC (Manuelle Abgren-
zungen). Die Unterscheidung zwischen Test und Produktivstatus hat
lediglich Auswirkungen auf den Saldovortrag, den die Accrual
Engine im Produktivstatus prfen und durchfhren soll. Eine wei-
tere Grundeinstellung liegt im Eintrag von Buchungskreis und Rech-
nungslegungsvorschrift vor. Entsprechend Abbildung 6.31 sind im
Buchungskreis FICO drei Rechnungslegungsvorschriften mglich.
Unter Umstnden knnen also Abgrenzungsberechnungen und Bu-
chungen auf drei unterschiedliche Arten erfolgen. So ist eine Tren-
nung nach HGB, IFRS und Steuerrecht mglich.

Abbildung 6.31 Mgliche Rechnungslegungsvorschriften

Berechnen Die Definition einer Abgrenzungsart wird fr das Berechnen und


und Buchen
Buchen der Abgrenzungen bentigt. Die Abgrenzungsart ist ein
Merkmal, das die Abgrenzungspositionen untergliedert. Hier kann
eine Unterscheidung in bis zu drei Buchungstypen vorgenommen
werden:

Erffnungsbuchung
Mit einer Erffnungsbuchung wird zunchst der gesamte abzu-
grenzende Betrag als Bestandswert gebucht. Die Kontenfindung
wird blicherweise so eingestellt, dass der gesamte abzugrenzende
Betrag auf ein Abgrenzungskonto gebucht wird. In unserem
Anwendungsfall ist das die Umbuchung vom Aufwandskonto auf
das aktive Rechnungsabgrenzungskonto (ARAP).

256
Rechnungsabgrenzungen 6.2

Periodische Buchungen
Beim Starten der periodischen Abgrenzung wird der zum Stichtag
fllige Abgrenzungsbetrag berechnet und gebucht. Die Kontenfin-
dung wird blicherweise so eingestellt, dass die Buchung vom
Abgrenzungskonto auf ein Erfolgskonto erfolgt. Im Anwendungs-
fall wird der ARAP aufgelst und das Aufwandskonto monatlich
mit 100 EUR belastet.
Abschlussbuchung
Eine Abschlussbuchung erfolgt nur dann, wenn das Abgrenzungs-
objekt vorzeitig beendet (deaktiviert) wird, obwohl noch nicht alle
Abgrenzungen gebucht wurden. Der zum Zeitpunkt der Deaktivie-
rung noch nicht abgegrenzte Betrag wird als Abgangsbetrag ge-
bucht. Diese Mglichkeit wird in unserem Anwendungsfall nicht
ausgeschpft.

Im Beispiel der Abbildung 6.32 sind bei der Abgrenzungsart INSURA


alle drei Buchungstypen erlaubt. Im Gegensatz dazu gestattet die
Abgrenzungsart COSTSP nur periodische Buchungen und keine Erff-
nungs- oder Abschlussbuchungen.

Abbildung 6.32 Abgrenzungsart definieren

Auch die Accrual Engine verlangt einige wenige Abschlussarbeiten, Technische


Abstimmung
die jedoch rein technischer Natur sind. Mit einer technischen Ab-
stimmung zwischen der Hauptbuchhaltung und der Accrual Engine
wird sichergestellt, dass alle Belege eines Geschftsjahres vollstndig
und fehlerfrei bermittelt worden sind. Es findet zustzlich ein tech-
nischer Saldovortrag statt. Fr eine genaue Dokumentation dieser
Werte enthlt das Customizing in den Grundeinstellungen auch
einen Eintrag fr das zuletzt abgeschlossene Geschftsjahr (siehe Ab-
bildung 6.33).

257
6 Passiva

Abbildung 6.33 Geschftsjahr ndern

Abgrenzungstyp Mithilfe eines Abgrenzungsobjekttyps knnen Sie verschiedene Auf-


wands- oder Ertragsbuchungen zusammenfassen. Im Beispiel der
Abbildung 6.34 ist das mit dem Eintrag Z_INSURANC fr Versiche-
rungen der Fall. Auf SAP-Anwendungsseite knnen Sie sich diese
Funktion hnlich wie einen Ordner vorstellen, in dem alle gleicharti-
gen Buchungen zusammengefasst sind.

Abbildung 6.34 Abgrenzungsobjekttypen definieren

Als eine der letzten Grundeinstellungen mssen Sie ein Nummern-


kreisintervall definieren. Dieses dient dazu, die spteren Abgren-
zungsobjekte automatisch durchzunummerieren. Das in Abbildung
6.35 definierte Intervall 01 wird in unserem Anwendungsbeispiel
zum Einsatz kommen.

Abbildung 6.35 Nummernintervalle definieren

258
Rechnungsabgrenzungen 6.2

Haben Sie diese Grundeinstellungen vorgenommen, knnen Sie die Lineare


Abgrenzung
Einstellungen fr die Abgrenzungsberechnung festlegen. Im ein-
fachsten Fall wird linear ber die Laufzeit abgegrenzt also bei zwlf
Monaten 1/12 jeden Monat. Dazu dient die im Anwendungsbeispiel
verwendete Abgrenzungsmethode LINEAR (siehe Abbildung 6.36).
So stellen Sie sicher, dass von 1.200 EUR monatlich genau 100 EUR
gebucht werden.

Abbildung 6.36 Abgrenzungsmethode definieren

Hinter jeder Methode verbirgt sich ein Funktionsbaustein, der mit-


hilfe von ABAP-Coding die Abrechnung fr den jeweiligen Fall vor-
nimmt. An dieser Stelle bietet das SAP-System eine extreme Flexibi-
litt, indem nicht nur ber 30 Methoden ausgeliefert werden (siehe
Abbildung 6.37), sondern auch individuell erstellte eigene Berech-
nungslogiken einflieen knnen.

Abbildung 6.37 Funktionsbausteine ndern

259
6 Passiva

Rechnungslegungs- Eine Vorbelegung der Abgrenzungsmethode kann mit einer Kombi-


vorschrift
nation aus Abgrenzungsart und Rechnungslegungsvorschrift festge-
legt werden. In unserem Beispiel kommt fr die Abgrenzungsart fr
Versicherungsbuchungen (INSURA) fast ausschlielich eine lineare
Methode zum Einsatz. Einzige Ausnahme ist die Rechnungslegungs-
vorschrift 60 (IAS), bei der mit der Methode (POSTPER) tagesgenau
abgegrenzt wird. Abbildung 6.38 zeigt diesen Sachverhalt.

Abbildung 6.38 Einstellungen zur Abgrenzungsart

Konfigurations- Nach den Grundeinstellungen und der Berechnung erfolgen Konfigu-


einstellungen
rationseinstellungen fr die eigentliche Buchung. Dabei knnen Sie
eine Buchungssteuerung aus der Kombination von Buchungskreis,
Rechnungslegungsvorschrift und Abgrenzungsart definieren. Der
hinterlegte Rhythmus legt fest, ob Kontierungen pro Buchungsperi-
ode, quartalsmig, halbjhrlich oder jhrlich stattfinden sollen. In
der zweiten Einstellungsmglichkeit fr die Buchungssteuerung defi-
nieren Sie den Grad der Verdichtung. Dazu knnen Sie eine dieser
Einstellungen auswhlen:

Keine Verdichtung, d. h., fr jede Abgrenzungsposition wird eine


eigene Belegposition erstellt.
Verdichtung auf Ebene der Abgrenzungsobjekte, d. h., pro Abgren-
zungsobjekt wird eine Belegposition erstellt.
Maximale Verdichtung, d. h., es wird bis auf die Ebene verschiede-
ner Zusatzkontierungen verdichtet.

Im folgenden Anwendungsbeispiel arbeiten wir mit einer monatli-


chen Abgrenzungsbuchung, die nicht verdichtet wird (siehe Abbil-
dung 6.40). Fr andere Anwendungsbereiche der Leasingbuchhal-

260
Rechnungsabgrenzungen 6.2

tung oder des CRM, in denen massenhaft Buchungen erzeugt


werden, bietet sich hingegen eine Verdichtungsmglichkeit an.

Abbildung 6.39 Buchungssteuerung

Um Abgrenzungsbuchungen automatisch kontieren zu knnen, ms- Kontenfindung


sen Sie zuerst im Customizing eine Kontenfindung hinterlegen. Dies
geht mit der Funktion Abgrenzungsbuchung Kontenfindung
Einfache Kontenfindung Regelwerk definieren. Dort werden
neben dem Soll-Konto (Zielkonto) auch das Haben-Konto (Startkonto)
und die Belegart hinterlegt. Die Definition der Kontenfindung erfolgt
ber sogenannte Ableitungsregeln. In Abbildung 6.40 sind vier ver-
schiedene Schritte des definierten Regelwerks dargestellt. Ist z. B. die
Bedingung fr Schritt 1 nicht erfllt, wird automatisch Schritt 2
durchlaufen. Auf diese Weise ergibt sich ein Regelwerk, das mit Spe-
zialfllen beginnt und mit allgemeingltigen Einstellungen endet.

Abbildung 6.40 Ableitungsregeln

ber das Icon gelangen Sie zu weiteren Details des Regelwerks. Regelwerk
Im Beispiel aus Abbildung 6.41 geht es bei diesem Schritt ausschlie-
lich um die Abgrenzungsart INSURA fr Versicherungsbuchungen.
Sollten hier die Vorgnge Einstellung oder auch Periodische Auf-
lsung verwendet werden, gilt die Belegart AB fr Buchungen.

261
6 Passiva

Abbildung 6.41 Regeleintrge definieren

I Einstellung, Sind diese Ausprgungen fr das Regelwerk definiert, werden die


P periodische
dazugehrigen Konten als Werte zum Regelwerk festgelegt (siehe
Buchung
Abbildung 6.42). Dabei handelt es sich um eine Kombination aus den
zulssigen Rechnungslegungsvorschriften der Abgrenzungsart und
dem definierten Vorgang P (Periodische Buchung) bzw. I (Einstel-
lung). Das Zielkonto entspricht der Soll- und das Startkonto der
Haben-Kontierung. Bei der Einstellung des ARAP finden eine Soll-
Buchung auf dem Konto 98000 und eine Haben-Kontierung auf dem
Aufwandskonto 466000 statt. Im Gegensatz dazu lst die umgekehrte
monatliche periodische Buchung den ARAP wieder auf.

Abbildung 6.42 Konten je Rechnungslegungsvorschrift

Nachdem Sie im Customizing alle notwendigen Eintragungen fr


Grundeinstellungen, Abgrenzungsberechnung und Abgrenzungsbu-
chung vorgenommen haben, zeigen wir im nchsten Abschnitt ein
Anwendungsbeispiel der Applikation der Abgrenzungsbuchung aus
Ihrer Sicht als SAP-Anwender.

262
Rechnungsabgrenzungen 6.2

Anwendungsbeispiel
Sie erreichen die Accrual Engine im SAP-Anwendungsmen ber den Abgrenzungs-
objekt Versiche-
Pfad Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Periodische
rungsvertrag
Arbeiten Manuelle Abgrenzungen. Entsprechend Abbildung 6.43
legen wir ein Abgrenzungsobjekt an, um den Sachverhalt eines Ver-
sicherungsvertrags zeitlich abgrenzen zu knnen. Hier erfolgt
zunchst eine eindeutige Zuordnung zu einem Buchungskreis. Mit
dem Abgrenzungstyp Z_INSURANC werden alle abzugrenzenden
Versicherungsflle der Firma zusammengefasst. Ein kurzer beschrei-
bender Text und ein verantwortlicher Mitarbeiter vervollstndigen
die Referenzdaten. Bei den Positionsdaten werden fr zwei Rech-
nungslegungsvorschriften die abzugrenzenden Betrge von 1.200 EUR
und die Abgrenzungsmethode LINEAR hinterlegt.

Abbildung 6.43 Abgrenzungsobjekt anlegen

Ein wesentlicher Vorteil der Accrual Engine besteht darin, noch nicht Mglichkeit der
Simulation
gebuchte Abgrenzungen im Vorfeld zu berechnen und damit zu simu-
lieren. Diese Berechnung ist ebenfalls ein Bestandteil des Abgren-
zungsobjekts und wird Ihnen dort transparent dargestellt (siehe
Abbildung 6.44). In der Spalte Abgrenz.-Betrag (Abgrenzbarer
Betrag) werden 100 EUR aufgefhrt, die sich ber die Monate kumu-
lieren. Die dritte Spalte Restwert zeigt Ihnen in diesem Fall dabei
den aktuellen Stand des ARAP.

263
6 Passiva

Abbildung 6.44 Berechnete Abgrenzungen

Nachvollzieh- Auf den Registerkarten Buchungen und Gebuchte Summen knnen


barkeit der Ist-
Sie die bereits durchgefhrten Ist-Buchungen nachvollziehen und per
Buchungen
Doppelklick auf einen Eintrag in den Einzelbeleg verzweigen. Die
Registerkarte Konten ist im Beispiel der Abbildung 6.45 leer. An die-
ser Stelle knnen Sie die im Customizing hinterlegte Kontenfindung
durch manuell eingetragene Konten bersteuern. Das gilt auch fr die
Belegart. Das knnte bei gelegentlich auftretenden Abgrenzungsbu-
chungen hilfreich sein. Hier kann der SAP-Anwender dann der Appli-
kation die Konten direkt eingeben.

Abbildung 6.45 Kontenfindung, manuelle bersteuerungsmglichkeit

Sind mehrere Abgrenzungsobjekte angelegt, d. h., werden mehrere


Versicherungsvertrge mithilfe der Accrual Engine abgegrenzt,
erschliet sich der Kontext zum Abgrenzungsobjekt deutlicher. In
Abbildung 6.46 sehen Sie drei unterschiedliche Versicherungsab-
grenzungen, die in dem zentralen Ordner Z_INSURANC zusammen-
gefasst werden. Darber hinaus ist die Objektnummer zu erkennen,
die auf Basis des im Customizing hinterlegten Nummernkreisinter-
valls intern vergeben worden ist.

264
Rechnungsabgrenzungen 6.2

Abbildung 6.46 Anzeige der definierten Abgrenzungsobjekte

Sind die Abgrenzungsobjekte definiert, knnen Sie im nchsten Periodischer


Abgrenzungslauf
Schritt den periodischen Abgrenzungslauf mit der Transaktion ACA-
CACT starten. In Abbildung 6.47 sehen Sie die mglichen Selektions-
kriterien Buchungskreis, Rechnungslegungsvorschrift, Abgren-
zungsart, Abgrenzungsobjekttyp und Abgrenzungsobjektnummer.
In unserem Anwendungsfall konzentrieren wir uns auf einen Versi-
cherungsvertrag, in dem jetzt eine erste Abgrenzung ansteht. Der
Abgrenzungslauf wird zunchst als Testlauf gestartet.

Abbildung 6.47 Abgrenzungslauf starten

Als Ergebnis werden Abgrenzungen in der Accrual Engine als erledigt


gekennzeichnet und in der Finanzbuchhaltung als Belege gebucht.

265
6 Passiva

Das Protokoll in Abbildung 6.48 gibt darber Auskunft. In unserem


Fall wurde zum Stichtag 31.01. eine periodische Abgrenzung in Hhe
von 100 EUR als FI-Referenzbeleg angelegt.

Abbildung 6.48 Gebuchte Abgrenzung

Ein Doppelklick auf den Eintrag lsst Sie zum Sachkontenbeleg ver-
zweigen (siehe Abbildung 6.49). An dieser Stelle sehen Sie auch die
im Customizing hinterlegten Konten fr den Geschftsvorgang.
Zustzlich wurde der Beleg ausschlielich in die Ledgergruppe L6
gebucht.

Abbildung 6.49 Sachkontenbeleg der periodischen Buchung

Zeitgleich mit der periodischen Abgrenzung findet im Hintergrund


die Einstellung des ARAP statt. Auch hier greift die Kontenfindung
fr den hinterlegten Vorgang. Abbildung 6.50 zeigt den FI-Beleg, der
mit dem Buchungsdatum 01.01.2013 ber den Gesamtbetrag von
1.200 EUR generiert worden ist.

266
Rechnungsabgrenzungen 6.2

Abbildung 6.50 Umbuchung als aktive Rechnungsabgrenzung

Wenn Sie die Transaktion ACACACT fr die Durchfhrung von Einplanung als
Hintergrundjob
Abgrenzungsbuchungen als periodischen Job im Hintergrund einpla-
nen, werden alle Abgrenzungen automatisch zeit- und periodenge-
recht gebucht. Damit das kein Blindflug wird, bietet das Infosystem
mit der Transaktion ACACPSITEMS eine Mglichkeit an, den Stand
der Ist-Werte zu kontrollieren bzw. eine Simulation fr einen belie-
bigen Stichtag in der Zukunft auszufhren. Im Beispiel aus Abbildung
6.51 haben wir fr den 31.12. eine Simulation der Werte ausgefhrt.

Abbildung 6.51 Selektionskriterien der Simulation

Die Ergebnisliste in Abbildung 6.52 zeigt Ihnen die Entwicklung ber


die Monate auf. Dabei ist es unerheblich, ob Sie wie in unserem Fall
ein Abgrenzungsobjekt oder mehrere Abgrenzungsobjekte in einem
Simulationslauf verwenden.

267
6 Passiva

Abbildung 6.52 Ergebnisliste der Simulation

SAP-Demo

Einen Beispielfilm, um ein Abgrenzungsobjekt anzulegen, einen Abgren-


zungslauf zu starten und Belege zu kontieren, finden Sie kostenfrei unter
http://fico-forum.de/demo/accrual_engine.php.

Damit haben Sie das Customizing und einen Anwendungsfall fr die


Accrual Engine kennengelernt. Eine wesentlich ltere Form der
Abgrenzungsbuchung bietet sich Ihnen im SAP-System mittels Dau-
erbuchungstechnik an.

6.2.2 Dauerbuchungsbelege
Dauerbuchungsbelege gehren mittlerweile zu den Klassikern der SAP-
Buchungstechnik. Seit nunmehr 20 Jahren gibt es diese Funktion, die

268
Rechnungsabgrenzungen 6.2

noch immer hufig und gerne von SAP-Kunden verwendet wird.


Sicher liegt das auch daran, dass Dauerbuchungsbelege wesentlich
einfacher zu konfigurieren sind als die Accrual Engine. So kann der
Fachbereich, ohne Rcksprache mit den IT-Kollegen zu halten,
Abgrenzungsbelege einstellen und ausfhren. Sieht man mal von die-
sem geringen administrativen Aufwand ab, gibt es mittlerweile
jedoch auch viele Nachteile, die gegen Dauerbuchungsbelege spre-
chen. Dazu zhlen fehlende Funktionen, wie etwa Simulationen ber
zuknftige Buchungen, Kontierungen je Ledger im neuen Hauptbuch
und die relativ alte Buchungstechnik mittels Batch-Input-Verfahren.

Wir zeigen wiederum am Beispiel der Versicherungsabgrenzung, wie Fr den


Fachbereich
Sie diesen Geschftsvorgang mithilfe eines Dauerbuchungsbelegs
geeignet
abbilden knnen. Zunchst muss ein Dauerbuchungsurbeleg erfasst
werden, der dem System als Vorlage fr die spteren Buchungen
dient. Auf diese Weise sind Sie in der Lage, die periodisch wiederkeh-
renden gleichen Betrge automatisiert buchen zu lassen. Eine Erff-
nungs- oder Schlussbuchung wie bei der Accrual Engine gibt es hier
nicht. Auch mssen die Betrge absolut identisch sein; eine mathema-
tische Berechnung des Abgrenzungsbetrags ist an dieser Stelle nicht
vorgesehen. Der Dauerbuchungsurbeleg selbst ist also nicht mit dem
vorher genannten Abgrenzungsobjekt zu vergleichen. Hier wird nur
festgelegt, wann mit diesem Beleg eine Buchung erzeugt werden soll.
Die Buchungen knnen periodisch oder aber zu genau festgelegten
Terminen vorgenommen werden. Zur Erfassung des Dauerbuchungs-
urbelegs gelangen Sie ber den Menpfad Rechnungswesen
Finanzwesen Hauptbuch (Debitoren bzw. Kreditoren) Buchung
Referenzbelege Dauerbeleg. Abbildung 6.53 zeigt die Kopfdaten
des Dauerbuchungsurbelegs. In diesem Beispiel soll jeweils zum
Monatsende, gltig fr das Jahr 2013, eine Buchung vorgenommen
werden.

Der Belegkopftext beschreibt die eigentliche Ursache, d. h. den Versi- Beleginfor-


mationen
cherungsvertrag 4711, fr diese Abgrenzung. Die Soll-Kontierung ist
mit dem Aufwandskonto 466000 vorbelegt. Die Fortsetzung dieser
Belegposition in Abbildung 6.54 umfasst den Abgrenzungsbetrag von
100 EUR und einen flexiblen Textbaustein 0001. Dieser wird dyna-
misch zum Buchungszeitpunkt ersetzt und kann Variablen wie die
Buchungsperiode oder das Ausfhrungsjahr beinhalten.

269
6 Passiva

Abbildung 6.53 Dauerbuchung Kopfdaten

Abbildung 6.54 Dauerbuchung Positionsdaten 1

Verwendung Als Haben-Position mit dem Buchungsschlssel 50 wird das Konto


von Buchungs-
98000 (ARAP) verwendet (siehe Abbildung 6.55). Im Gegensatz zur
schlsseln
Accrual Engine bentigt diese Vorgehensweise weder Ableitungsre-
geln noch eine Kontenfindung. Alle Positionsdaten werden in der
Applikation direkt eingegeben.

270
Rechnungsabgrenzungen 6.2

Abbildung 6.55 Dauerbuchung Positionsdaten 2

Ist die Buchungsvorlage komplett, speichern Sie den fertigen Dauer- Dauerbuchungs-
urbeleg
buchungsbeleg mit dem Icon . Auf diese Weise wird kein Konto-
saldo fortgeschrieben. Sie haben lediglich die Schablone fr sptere
Buchungen definiert. Mit der Transaktion FD03 zeigen Sie die gespei-
cherten Daten an (siehe Abbildung 6.56).

Abbildung 6.56 Dauerbeleg bersicht

Die Belegnummer des Dauerbuchungsbelegs stammt von einem fest


definierten Belegnummernintervall X1. Auf den Nummernbereich
knnen Sie ber die Transaktion FBN1 zugreifen (siehe Abbildung
6.57). Im Beispiel ist zu sehen, dass die zuletzt vergebene Belegnum-
mer 9100000000 ist. Wie gesagt, handelt es sich hier nicht um einen
Buchhaltungsbeleg im klassischen Sinne, sondern um den Dauerbu-
chungsurbeleg.

271
6 Passiva

Abbildung 6.57 Nummernkreisintervall definieren

Aussagekrftiger Eine Zusammenfassung der existierenden Dauerbuchungsurbelege


Belegkopftext
knnen Sie im SAP-Anwendungsmen wie folgt aufrufen: Rech-
nungswesen Finanzwesen Hauptbuch (Debitoren bzw. Kredito-
ren) Periodische Arbeiten Listen (Transaktion F.15). Ein gut
gewhlter Belegkopftext lsst Sie an dieser Stelle den betriebswirt-
schaftlichen Hintergrund einzelner Dauerbuchungsurbelege direkt
erkennen (siehe Abbildung 6.58).

Abbildung 6.58 Liste der vorhandenen Dauerbuchungsurbelege

Batch-Input- Damit Sie Abgrenzungsbelege auch buchen knnen, mssen Sie hn-
Mappe erstellen
lich wie bei der Accrual Engine auch beim Dauerbuchungsbeleg

272
Rechnungsabgrenzungen 6.2

einen Selektionslauf durchfhren. Gem Abbildung 6.59 mssen


Sie Selektionsparameter wie Buchungskreis, Geschftsjahr oder
auch Abrechnungszeitraum hinterlegen. Eine Besonderheit des
Dauerbuchungsbelegs ist die Batch-Input-Mappe, die an dieser Stelle
generiert werden muss. Neben einem verantwortlichen Benutzer fr
die Prozessierung hinterlegen Sie den Namen der Buchungsmappe
und aktivieren Sie die Option abgespielte Mappe halten, um abge-
spielte Mappen fr eine Dokumentation zu behalten. Das Icon
startet den Verarbeitungsvorgang.

Abbildung 6.59 Dauerbuchung auslsen

Mit der Transaktion SM35 gelangen Sie in die bersicht der Batch- Transaktion SM35
Input-Mappen. Wie aus Abbildung 6.60 hervorgeht, ist dort die ge-
rade generierte Mappe mit einer Dauerbuchungstransaktion darge-
stellt. Whlen Sie die Mappe aus, und starten Sie den Vorgang ber
das Icon erneut. Normalerweise findet die Buchung jetzt im Hin-
tergrund statt. In unserem Beispiel haben wir uns jedoch fr eine
Vordergrundverarbeitung entschieden, um Ihnen eine weitere Be-
sonderheit der Dauerbuchungstechnik zeigen zu knnen.

273
6 Passiva

Abbildung 6.60 Batch-Input-Mappe abspielen

Datum der Beim Vorgang der Abgrenzungsbuchung werden auch Daten in den
nchsten
Dauerbuchungsurbeleg zurckgeschrieben. Dieser Bereich ist in Ab-
Ausfhrung
bildung 6.61 mit Dauerbuchungsdaten gekennzeichnet. Dort wird
nach der ersten Ausfhrung im Januar als Datum der nchsten
Ausfhrung der 28.02.2013 gespeichert. Diese Information wird im
Dauerbuchungsurbeleg 9100000000 nach einer erfolgreichen Ab-
grenzungsbuchung hinterlegt.

Abbildung 6.61 Datum fr die nchste Buchung festlegen

274
Rechnungsabgrenzungen 6.2

Nicht immer werden periodische Buchungen bentigt, um den buch-


halterischen Sachverhalt abzubilden. In einigen Fllen reichen eine
Buchung zum 31.12. und ein Storno zum 01.01. vllig aus. Das SAP-
System bietet fr diese Abgrenzungsbelege eine eigene Buchungs-
technik an.

6.2.3 Abgrenzungsbelege
Positionen, die noch ins alte Wirtschaftsjahr gehren, fr die jedoch
noch keine Zahlung geleistet worden ist, gelten als sonstige Forde-
rungen bzw. sonstige Verbindlichkeiten. Dabei wird unterstellt, dass
es sich um einen sicheren Sachverhalt handelt. Zum Beispiel zhlt
dazu ein Mietaufwand, der im alten Jahr anfllt, fr den die Zahlung
jedoch erst im neuen Jahr ausgefhrt wird. Fr eine solche Bildung
und anschlieende Auflsung des Abgrenzungsvorgangs hat SAP
zwei eigene Transaktionen programmiert. Sie finden diese im An-
wendungsmen unter Rechnungswesen Finanzwesen Haupt-
buch Periodische Arbeiten Abschluss Bewerten Abgren-
zungsbeleg erfassen (Transaktion FBS1) und Abgrenzungsbeleg
umkehren (Transaktion F.81).

Wir greifen das Beispiel Mietaufwand wieder auf und buchen


zunchst mit der Transaktion FBS1 einen Abgrenzungsbeleg. Als
Buchungssatz mssen Sie also Mietaufwand an sonstige Verbindlich-
keit hinterlegen. In Abbildung 6.62 werden in den Kopfdaten des
Abgrenzungsbelegs beide Buchungen bereits im SAP-System fest
definiert das Buchungsdatum 31.12. fr die erste Kontierung und
Bildung der Abgrenzung und der 01.01. als Datum fr die Umkehr-
buchung und damit Auflsung der Abgrenzung. Auf diese Weise kn-
nen Sie nicht vergessen, einen Vorgang nach dem Jahreswechsel wie-
der aufzulsen, und es entsteht ein konsistentes Gesamtbild.

Wie Sie es von der blichen Belegerfassung gewohnt sind, beginnt


die erste Belegposition an dieser Stelle und setzt sich auf der zweiten
Seite fort (siehe Abbildung 6.63). In der Summe werden 5.000 EUR
im Soll auf das Mietaufwandskonto 471000 gebucht.

275
6 Passiva

Abbildung 6.62 Abgrenzungsbeleg der Kopfdaten

Abbildung 6.63 Abgrenzungsbeleg fr Positionsdaten 1

Gegenposition Als Gegenposition dient das Konto 179100 fr sonstige Verbindlich-


definieren
keiten. Entsprechend Abbildung 6.64 werden auf der Haben-Seite
ebenfalls 5.000 EUR hinterlegt. An dieser Stelle ist das Valutadatum
zu beachten. Die Information 15.01.2014 ist fr das Cash-Manage-
ment von Relevanz. Zu diesem Zeitpunkt wird mit dem tatschlichen
Mittelabfluss gerechnet.

276
Rechnungsabgrenzungen 6.2

Abbildung 6.64 Abgrenzungsbeleg fr Positionsdaten 2

Ist der Abgrenzungsbeleg vollstndig, wird dieser zum 31.12. Zeitpunkt der
Auflsung
gebucht wesentliche Informationen fr die Auflsung zu einem sp-
teren Zeitpunkt inklusive. Im zweiten Schritt wird der Abgrenzungs-
beleg mit der Transaktion F.81 umgekehrt. Verschiedene Selektions-
parameter inklusive eines Testlaufs knnen hier ausgewhlt werden
(siehe Abbildung 6.65).

Abbildung 6.65 Selektionsbild Umkehrbuchung

277
6 Passiva

In unserem Beispiel erfolgt eine Eingrenzung auf den Buchungskreis


FICO und die zum 31.12. erzeugten Abgrenzungsbelege.

Stornobuchung In Abbildung 6.66 wird in der berschrift zwar von einer Umkehr-
buchung gesprochen, technisch betrachtet, handelt es sich jedoch um
einen Storno auf Basis des Ursprungsbelegs. Das hat den Vorteil, dass
der Originalbeleg und der Stornobeleg mit dem Icon anschlieend
verbunden sind (siehe auch Abbildung 6.67).

Abbildung 6.66 Ergebnisliste der Umkehrbuchung

Die ausgefhrte Umkehrbuchung bzw. der Storno ist als Beleg in


Abbildung 6.67 dargestellt. Die sonstige Verbindlichkeit wird hier
mit einem Saldo von 0 aufgelst. Das Belegdatum orientiert sich zwar
am Vorgang aus dem Vorjahr, das fr die Gewinnermittlung mageb-
liche Buchungsdatum fllt wie gewnscht jedoch bereits ins neue
Jahr.

Abbildung 6.67 Ausgefhrte Umkehrbuchung

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen viele sonstige Forderungen und


sonstige Verbindlichkeiten zum Jahreswechsel zu buchen haben, bie-

278
Verzinsung 6.3

ten die beiden SAP-Transaktionen sinnvolle Hilfestellungen, um das


effektiv und sicher erledigen zu knnen. Eine weitere Arbeitserleich-
terung bietet das SAP-Standardprogramm zur Verzinsung einzelner
Posten oder auch Salden.

6.3 Verzinsung

Im SAP-System knnen Konten entweder auf Basis von Salden oder Einzelposten-
verzinsung
auch Einzelposten verzinst werden. Whrend Saldenverzinsungen
hauptschlich dazu verwendet werden, die Zinsrechnung der Banken
nachvollziehen zu knnen, werden Einzelpostenverzinsungen dazu
genutzt, z. B. Mitarbeiterdarlehenskonten zu fhren. Diese Kredite
werden auch als Arbeitgeberdarlehen bezeichnet und sind zumeist zu
gnstigeren Konditionen als bei Banken erhltlich. Die dafr notwen-
digen Einstellungen im SAP-System sind berschaubar. Zunchst
mssen Sie im Buchungskreissegment des Kundenstammsatzes das
Zinskennzeichen und einen Zinsrhythmus pflegen (siehe Abbildung
6.68). Mit dem Zinskennzeichen legen Sie einen einheitlichen Zins-
satz fr diese Gruppe der Kunden fest. Der Rhythmus definiert die
Hufigkeit der Berechnung, in diesem Fall monatlich.

Abbildung 6.68 Zinskennzeichen im Debitorenstammsatz

Das passende Customizing der Verzinsung finden Sie im Menpfad


Finanzwesen Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung Ge-
schftsvorflle Verzinsung. Dort hinterlegen Sie passend zum ge-

279
6 Passiva

rade verwendeten Zinskennzeichen 01 die Eigenschaft der Postenver-


zinsung (siehe Abbildung 6.69). Sollte es neben den Mitarbeiterdar-
lehen noch andere Gruppierungen innerhalb der Personenkonten fr
Verzinsungen geben, knnen Sie an dieser Stelle weitere Eintrge
vornehmen.

Abbildung 6.69 Zinskennzeichen definieren

Referenzzinssatz Beim eigentlichen Zinssatz handelt es sich um eine laufende Einstel-


lung innerhalb des SAP-Anwendungsmens. Zu finden ist diese unter
Rechnungswesen Finanzwesen Debitoren Umfeld Laufende
Einstellungen Zeitabhngige Zinskonditionen eingeben. Im Bei-
spiel in Abbildung 6.70 wird das im Debitorenstammsatz hinterlegte
Zinskennzeichen mit einem Zinssatz fr Soll- und Haben-Zinsen ver-
knpft. Die jeweilige Ausprgung knnte auch gestaffelt pro Betrag
erfolgen, d. h. z. B. ab 1.000 EUR 1 %, ab 10.000 EUR 2 % und ab
100.000 EUR 3 %. Zustzlich ist es mglich, auch mit einem Referenz-
zinssatz wie LIBOR (Referenzzinssatz im Interbankengeschft) zu
arbeiten und darauf basierend x Prozent hinzuzurechnen. In unserem
sehr einfach gehaltenen Beispiel gibt es weder einen Referenzzinssatz
noch eine Betragsstaffelung.

Um Ihnen ein anschauliches Beispiel zu zeigen, wird im nchsten


Schritt die Darlehensvergabe mittels Debitorenbuchung dokumen-
tiert (siehe Abbildung 6.71). Der offene Posten auf dem Debitoren-
konto bekommt zwar die Zahlungsbedingung Sofort fllig, eine
zustzliche Mahnsperre verhindert jedoch, dass in diesem Kontext
berhaupt gemahnt wird. Damit ist die Darlehenssumme von
100.000 EUR gebucht und kann als Einzelposten beginnend ab dem
01.01. verzinst werden.

280
Verzinsung 6.3

Abbildung 6.70 Zinssatz festlegen

Abbildung 6.71 Buchung eines Darlehens

Die Transaktion FINT fr eine Postenverzinsung erreichen Sie im Postenverzinsung


SAP-Anwendungsmen ber den Pfad Rechnungswesen Finanz-

281
6 Passiva

wesen Debitoren Periodische Arbeiten Verzinsung Posten-


verzinsung. Auch an dieser Stelle ist das Beispiel einfach gewhlt,
um Ihnen die strukturelle Funktionsweise des Programms zu erlu-
tern. Zustzliche Parameter fr die Buchungslogik, der mgliche For-
mulardruck oder diverse andere Erweiterungen bleiben an dieser
Stelle auen vor. Selektiert werden ein Buchungskreis und ein Debi-
torenkonto (siehe Abbildung 6.72). Als Stichtag fr die Postenverzin-
sung dient der 01.04. Damit umfasst die Zeitspanne von der Buchung
bis zum Stichtag also drei Monate. Je nachdem, wie das Zinskennzei-
chen an dieser Stelle konfiguriert ist, wird mit den tatschlichen
Tagen oder Monaten oder mit einer Vereinfachung, d. h. 30 Tage
pauschal pro Monat, kalkuliert.

Abbildung 6.72 Postenverzinsung ausfhren

In einem Protokoll wird der zu buchende Betrag detailliert aufgefhrt


(siehe Abbildung 6.73). In einer kleinen Nebenrechnung lassen sich
die 750 EUR nachvollziehen. Die Verzinsung beginnt am 02.01. und
endet am 01.04., dauert also 90 Tage: 100.000 EUR Darlehensbetrag,
multipliziert mit 3 %, dividiert durch 360 Tage des Jahres und multi-
pliziert mit 90 Tagen.

Im Ergebnis bucht das Programm fr die Postenverzinsung einen


weiteren offenen Posten auf die Soll-Seite des Debitorenkontos. Die-
ser hat in der Regel keine Mahnsperre und soll vom Kunden (Mitar-
beiter) auch unmittelbar bezahlt werden. Den entsprechenden Zins-
ertrag finden Sie auf der Haben-Seite eines Erfolgskontos (siehe
Abbildung 6.74).

282
Verzinsung 6.3

Abbildung 6.73 Ergebnisliste

Abbildung 6.74 Buchung des Zinsertrags

Ein letzter Blick mit der Transaktion OBV1 ins Customizing zeigt die
hinterlegte Kontenfindung fr das Zinsertragskonto. In der fr die
Verzinsung definierten Debitorenflligkeitsverzinsung (Anwendung
0002) ist das Kontensymbol 0001 fr Zinsertrge definiert. Eine
Kombination aus Kontensymbol und Whrung ermittelt das Sach-
konto 273100 (siehe Abbildung 6.75).

Auch hier orientiert sich der Nutzen des Programms an der Anzahl
der Sachverhalte in Ihrem Unternehmen. Wenn lediglich zwei bis
drei Mitarbeiterdarlehen gewhrt werden und auch sonst auf eine
Nachrechnung der Bankkontenverzinsung eher verzichtet wird, dann
ist ein Einsatz wenig sinnvoll. Im Umkehrschluss erhht sich ihr Nut-
zen bei Massensachverhalten.

283
6 Passiva

Abbildung 6.75 Kontenfindung fr die Postenverzinsung

6.4 Fazit
SAP-Standardprogramme untersttzen Sie bei Rckstellungsbuchun-
gen, Abgrenzungsbuchungen und Postenverzinsungen. Hufig ist das
in den Fachabteilungen nicht bekannt, oder es fehlen kleinere Custo-
mizing-Einstellungen. Auch muss die Bereitschaft vorhanden sein,
bestehende manuelle Prozesse zu verndern entweder durch die
Ersetzung des in Excel generierten Rckstellungsspiegels oder die
manuell berechnete Verzinsung. Viele kleine Schritte in der Optimie-
rung tun an dieser Stelle nicht weh, nutzen die bereits vorhandenen
Mglichkeiten der SAP-Software und untersttzen so einen effekti-
ven Abschlussprozess.

284
Mit der Fertigstellung der Einzelabschlsse beginnt der Kon-
zernabschluss. Eine gut vorbereitete Zusammenfassung vieler
einzelner Informationsquellen zu einem kompakten Ganzen
spart Zeit und steigert die Qualitt des Gesamtergebnisses.

7 Vorbereitung fr den Konzern-


abschluss

Im Folgenden zeigen wir Ihnen, wie wichtig vollstndige Meldedaten


bereits im Einzelabschluss sind. Anschlieend vermitteln wir Ihnen
umfangreiches Wissen zu der auf SAP ERP Financials basierenden
Intercompany-Abstimmung. Dazu zhlt neben einer Prozessbeschrei-
bung auch die passende Konfiguration. Ein Ausblick auf die mgliche
Weiterentwicklung, basierend auf der neuen Datenbanktechnologie
SAP HANA, schliet dieses Kapitel ab.

7.1 Meldedaten

Steigt die Frequenz im Konsolidierungsprozess von quartalsweise auf Anreicherung


der Daten
monatlich, erhht sich damit auch der Aufwand, Einzelabschlussda-
ten in einer ausreichenden Qualitt fr den Konzernabschluss zur
Verfgung zu stellen. Um diesen Aufwand zu begrenzen, mssen die
sogenannten Meldedaten quasi auf Knopfdruck vorhanden sein. Ein
zeitaufwendiges Verfahren der Datenanreicherung z. B. mit Excel fr
eine zwlfmalige Verwendung im Jahr ist dann nicht mehr verhlt-
nismig. Um dies sicherzustellen, mssen in der operativen Buch-
haltung permanent Zusatzinformationen fr den Konzernabschluss
mitgefhrt werden. Dazu zhlen:

Gesellschaft
Partnergesellschaft
Konzernkontonummer

285
7 Vorbereitung fr den Konzernabschluss

Konzernwhrung
Datenextrakte der verschiedenen Buchhaltungssysteme

Wir mchten Ihnen in den nchsten Abschnitten die Bedeutung die-


ser Zusatzinformationen anhand von Beispielen nherbringen.

7.1.1 Gesellschaft
Neben dem Buchungskreis als Begriff fr die operative Buchhaltung
gibt es fr den Konzern den Begriff der Gesellschaft. Im SAP-Customi-
zing mssen die einzelnen Gesellschaften im folgenden Pfad hinter-
legt werden: Unternehmensstruktur Definition Finanzwesen
Gesellschaft definieren. Abbildung 7.1 zeigt Ihnen eine Auflistung
der im System definierten Gesellschaften fr den Konzernabschluss.

Abbildung 7.1 Gesellschaft definieren

Zuordnung von Erst nach der jeweiligen Zuordnung zum Buchungskreis unter Unter-
Buchungskreis und
nehmensstruktur Zuordnung Finanzwesen Buchungskreis
Gesellschaft
Gesellschaft zuordnen bestimmen Sie die eigentliche Relation die-
ser beiden SAP-Begriffe. So lassen sich mehrere Buchungskreise zu
einer Gesellschaft zusammenfassen. Das ist immer dann sinnvoll,
wenn die Addition von mehreren Buchungskreisen eine bilanzie-
rende Einheit ergibt. Alternativ handelt es sich um eine 1:1-Bezie-
hung, in der ein Buchungskreis einer Gesellschaft entspricht. In die-
sen Fllen ist die jeweilige Bezeichnung zumeist identisch. Abbildung
7.2 zeigt Ihnen dazu die beiden genannten Fallbeispiele.

Ist die Konfiguration hinterlegt, wird bei jeder operativen Buchung


die Gesellschaftsnummer im Einzelbeleg fortgeschrieben. Als Sum-
mentabelle wird im klassischen Hauptbuch die Tabelle GLT3 und im
neuen Hauptbuch die Tabelle FAGLFLEXT mit dieser Zusatzinfor-
mation angereichert. In der Regel sind es diese Tabellen, die als
Quellinformation spter von der Konsolidierungssoftware verwendet
werden.

286
Meldedaten 7.1

Abbildung 7.2 Zuordnung Buchungskreis/Gesellschaft

7.1.2 Partnergesellschaft
Bereits ab zwei Buchungskreisen kann es Geschftsvorflle geben, die
firmeninterner Natur sind. Zum Beispiel verkauft die Firma A Leis-
tungen an eine Firma B. Beide Unternehmen gehren zur Unterneh-
mensgruppe AB. Diese sogenannten Intercompany-Umstze wollen
wir identifizieren. Damit die firmeninternen Umstze automatisch
erkannt werden knnen, mssen im SAP-System Stammdateninfor-
mationen zur Partnergesellschaft gepflegt sein. Sie hinterlegen diese:

im Buchungskreissegment der Sachkonten


im allgemeinen Segment der Personenkonten

Exemplarisch haben wir in Abbildung 7.3 einen Kreditor der Partner- Intercompany-
Umstze
gesellschaft FICO aufgefhrt. Das Kennzeichen bewirkt, dass der Lie-
identifizieren
ferant als verbundenes Unternehmen mit dem Ursprung in der
Gesellschaft FICO definiert ist. Jeglicher Umsatz wird bei der
Buchung als firmeninterner Umsatz abgespeichert, indem das Kenn-
zeichen Partnergesellschaft automatisch in den Einzelbeleg fortge-
schrieben wird.

Abbildung 7.3 Kennzeichnung als Partnergesellschaft

287
7 Vorbereitung fr den Konzernabschluss

Abbildung 7.4 zeigt Ihnen die Belegdaten fr eine gebuchte Verbind-


lichkeit inklusive Partnergesellschaft. Ist die dazu passende Forde-
rung ebenfalls mit der Partnergesellschaft gebucht worden, dann
kann eine Konsolidierungssoftware die Intercompany-Umstze ein-
fach identifizieren, zuordnen und eliminieren. Sie sehen, dass als
Vorarbeit fr den Konzernabschluss an dieser Stelle bereits ein Fun-
dament in der operativen Buchhaltung gelegt wird.

Abbildung 7.4 Belegfortschreibung

In diesem Beispiel ist ebenfalls eine weitere wichtige Kontierung fr


den Konzernabschluss erkennbar: die Konzernkontonummer.

7.1.3 Konzernkontonummer
Einheitlicher Nicht immer arbeiten alle beteiligten Unternehmen in einem Firmen-
Kontenplan
verbund/Konzern mit einem einheitlichen Kontenplan. Das kann die
unterschiedlichsten Ursachen haben etwa wenn Unternehmensteile
auf eine Akquisition zurckgehen. Fr den Konzernabschluss benti-
gen Sie jedoch ein einheitliches Gerst fr die Meldedaten. Es gibt in
der Praxis zwei Mglichkeiten, wie Sie mit solchen Gegebenheiten
umgehen knnen:

Viele Firmen nutzen den Datenexport aus dem operativen


Buchhaltungssystem dazu, die Daten mittels Programmierung an-
schlieend umzuschlsseln. Im Hintergrund gibt es eine kunden-
spezifische Umschlsselungstabelle, in der die operativen Konto-
nummern den zu meldenden Positionen zugewiesen sind. Nach
der erfolgten Transformation steht die bertragung ins Konsoli-
dierungssystem an. Ein Nachteil dieser Methode ist ihre Fehleran-
flligkeit. Sind z. B. neue Konten im Laufe eines Jahres dazugekom-
men und nicht in der Umsetzungstabelle gepflegt, fllt das unter
Umstnden erst bei diesem Prozessschritt auf.
Alternativ bietet die SAP-Software die Funktion der Konzernkon-
tonummer an. Mit dieser Technik sind Sie in der Lage, unter-
schiedlichste Kontenplne einem einheitlichen Konzernkonten-

288
Meldedaten 7.1

plan zuzuordnen. Vorteile dieser Methode sind sicherlich sowohl


die Notwendigkeit, operative Kontonummer und Konzernkonto
zum selben Zeitpunkt pflegen zu mssen, als auch die Fortschrei-
bung der Konzernkontonummer in den Einzelbeleg. Entsprechend
knnen die Daten dann auf Knopfdruck vollstndig an ein Konso-
lidierungssystem bertragen werden.

Das Beispiel in Abbildung 7.5 zeigt Ihnen ber die Transaktion FS00
eine Zuordnung der operativen Kontonummer 194002 zur Konzern-
kontonummer 130500. Auch die im vorangegangenen Abschnitt
angesprochene Partnergesellschaft finden Sie hier wieder.

Abbildung 7.5 Konzernkontonummer im Sachkonto

Technisch betrachtet, finden Sie beide Werte bei der Belegfortschrei- Belegfort-
schreibung
bung in der Einzelpostentabelle BSEG in den Feldern HKONT (opera-
tive Kontonummer) und ALTKT (Konzernkontonummer) wieder
(siehe Abbildung 7.6). Weder im klassischen Hauptbuch (GLT0) noch
im neuen Hauptbuch (FAGLFLEXT) finden Sie jedoch die Konzern-
kontonummer in den jeweiligen Summentabellen. Erst der SAP-
Report RFBILA00 fgt die Informationen dynamisch in den Bilanzbe-
richt ein.

Als nchste Zusatzinformation im Konzernabschluss werden wir uns


nun die Whrung nher anschauen.

289
7 Vorbereitung fr den Konzernabschluss

Abbildung 7.6 Belegfortschreibung

7.1.4 Konzernwhrung
Buchungskreise in Deutschland werden in der Regel in Euro, in Ame-
rika in USD und in Japan in Yen gefhrt. Alle diese Firmen haben im
SAP-System also eine definierte Buchungskreiswhrung, die den
lokalen Anforderungen entspricht. Im Customizing legen Sie die Ein-
stellung in den globalen Parametern des jeweiligen Buchungskreises
fest. Fr einen Konzernabschluss ist zustzlich eine global festgelegte
Konzernwhrung erforderlich. Auch hier gibt es wieder zwei unter-
schiedliche Vorgehensweisen in der betrieblichen Praxis:

Es erfolgt eine Umrechnung von der Buchungskreiswhrung in die


Konzernwhrung zum Zeitpunkt der Konsolidierung. Auf diese
Weise wird ein eigener Arbeitsschritt im Konzernabschluss einge-
plant, um die verschiedensten Whrungen der Einzelabschlsse zu
harmonisieren. Ein wesentlicher Vorteil liegt in einer einheitli-
chen Umrechnung an zentraler Stelle. Insbesondere, wenn die
Daten in den unterschiedlichsten SAP- und Nicht-SAP-Systemen
vorliegen, ist das ein wichtiger Aspekt.
Die Umrechnung erfolgt im SAP-System bei jedem einzelnen Vor-
gang in Echtzeit. Sofern sich alle beteiligten Buchungskreise inner-
halb eines SAP-Systems und Mandanten befinden, ist auch so eine
zentrale einheitliche Umrechnung gewhrleistet.

Die Mglichkeit, eine Konzernwhrung festzulegen, bietet das SAP-


System an folgender Stelle im Anwendungsmen an: Werkzeuge
Administration Verwaltung Mandantenverwaltung Man-
dantenpflege (siehe Abbildung 7.7).

290
Meldedaten 7.1

Abbildung 7.7 Mandantenpflege

In diesem Fall ist die Standardwhrung innerhalb des Mandanten auf


Euro eingestellt. Eine eventuelle Umrechnung von Fremdwhrung in
Euro und die Fortschreibung erfolgen in Echtzeit in der Summenta-
belle des Hauptbuchs (siehe Abbildung 7.8).

Abbildung 7.8 Fortschreibung der Konzernwhrung

Sind alle Zusatzinformationen fr den Konzernabschluss vorhanden,


kommt es im nchsten Schritt darauf an, mglichst eine einzige
Datenquelle fr den Konzernabschluss verwenden zu knnen.

7.1.5 Datenextrakte
Meldedaten knnen ber unterschiedliche Wege in die Software fr Lsungen der SAP
den Konzernabschluss bertragen werden. Aus IT-Sicht am einfachs-
ten ist sicherlich die manuelle Erfassung der Bilanzinformationen im
Konsolidierungssystem. Alternativ kann auch eine Datei im Sender-
system erzeugt werden (Extrakt), die dann an eine Konsolidierungs-

291
7 Vorbereitung fr den Konzernabschluss

lsung weitergereicht wird. Seit der bernahme einiger Softwarean-


bietern hat SAP mittlerweile vier Lsungen als Software fr den
Konsolidierungsprozess im Angebot:

EC-CS (Enterprise Controlling Consolidation System)


SAP SEM-BCS (Strategic Enterprise Management Business Con-
solidation System)
SAP BPC (Business Planning and Consolidation)
SAP FC (Financial Consolidation)

Haben Sie EC-CS im Einsatz, ist es sicherlich am einfachsten, mit dem


Bilanzreport RFBILA00 als Sonderauswertung einen Extrakt zu erzeu-
gen. Sowohl SAP BPC als auch SAP FC verwenden das Dateiformat
CSV, also flache Tabellen. Bei SEM-BCS gibt es die Mglichkeit einer
direkten Quellanbindung mittels Business Warehouse und definier-
ter Extraktoren bzw. Speicherorte (Cubes).

Konsolidierungstools von SAP im berblick

Weiterfhrende Informationen zu den verschiedenen SAP-Konsolidie-


rungslsungen finden Sie kostenfrei im Internet unter: http://Konsolidie
rung.fico-forum.de/

Unabhngig davon, welches Tool Sie einsetzen, liegen die Daten


inklusive Zusatzinformationen fr den Konzernabschluss in einer
hohen Qualitt vor. Einem monatlichen Konsolidierungsprozess
steht also zumindest aus dieser Sicht nichts mehr im Wege.

7.2 Intercompany-Buchungen
Firmeninterne Forderungen und Verbindlichkeiten sollten in einem
Konzernabschluss den Gesamtsaldo von 0 erreichen. An dieser Stelle
zeigt sich damit auch die Qualitt der Einzelabschlussdaten.

7.2.1 Organisatorische und technische


Rahmenbedingungen
Im Konzernabschluss mssen Innenumstze als eigener Prozess-
schritt eliminiert werden. Weil das in der Praxis nicht sofort mglich
ist, gibt es hier in der Regel einen Abstimmungsbedarf. Um diesen so
gering wie mglich zu halten, stehen Ihnen im SAP-System verschie-

292
Intercompany-Buchungen 7.2

dene technische Untersttzungen zur Verfgung, um bei den folgen-


den betriebswirtschaftlichen Vorgngen einen Schiefstand aus Kon-
zernsicht bereits im Vorfeld zu vermeiden:

zentraler Geldeingang
zentrale externe Rechnung mit Leistungen fr mehrere Firmen
interne Ein- und Ausgangsrechnungen

Die SAP-Buchungstechnik, die hier zum Einsatz kommt, nennt sich


buchungskreisbergreifende Buchung. Dabei werden zwei Buchungsbe-
lege gleichzeitig erstellt. So haben Sie sowohl die Forderung als auch
die Verbindlichkeit ohne Zeitverzug in beiden Buchungskreisen fort-
geschrieben. Eine bergreifende Belegnummer bildet zustzlich die
Klammer fr die Vorgnge. Vonseiten der Systemeinstellung steigen
Sie ber den folgenden Menpfad im Customizing ein: Finanzwesen
Hauptbuch Geschftsvorflle Buchungskreisbergreifende
Vorgnge vorbereiten. Abbildung 7.9 zeigt, dass automatisch
bebuchte Verrechnungskonten verwendet werden, um buchungs-
kreisbergreifende Belege zu erzeugen. In dem Beispiel geht es um
alle Vorgnge zwischen den Buchungskreisen FICO und FIIC.

Abbildung 7.9 Verrechnungskonten hinterlegen

293
7 Vorbereitung fr den Konzernabschluss

Maschinelle Die in der Konfiguration hinterlegten Verrechnungskonten sollten


Verwendung von
prinzipiell nur maschinell verwendbar sein. Sofern die Technik der
Verrechnungs-
konten buchungskreisbergreifenden Belege zum Einsatz kommt, werden
die Buchungszeilen vom SAP-System automatisch erzeugt. Um manu-
elle Fehlkontierungen zu vermeiden, bedarf es hier lediglich einer
kleinen Einstellung im Buchungskreissegment des Sachkontos (siehe
Abbildung 7.10).

Abbildung 7.10 Automatische Buchung

Der wesentliche Vorteil der Buchungstechnik besteht darin, dass


immer gleichzeitig in beiden Buchungskreisen gebucht wird. Diffe-
renzen knnen mit dieser Methode nicht auftreten. In der betriebli-
chen Praxis ist das leider nicht so einfach. In greren Unterneh-
mensgruppen sind zumeist nicht alle Firmen Teil eines SAP-Systems
bzw. nutzen eventuell auch andere Softwarelsungen. Dann ist dieser
Mechanismus fr buchungskreisbergreifende Belegzeilen nur
bedingt sinnvoll. Vielmehr muss vor dem Konzernabschluss eine
Abstimmung der Innenumstze vorgenommen werden.

7.2.2 Intercompany-Abstimmungsprozess
Gesamtprozess mit Mit SAP ERP ist es mglich, einen einzelpostenbasierten Abstim-
fnf Schritten
mungsprozess im Unternehmen zu etablieren. In einem eigenen fle-
xiblen Arbeitsbereich werden die Posten geladen, bearbeitet, Diffe-
renzen gefunden und anschlieend im jeweiligen Einzelabschluss
korrigiert. Ziel ist es, die Qualitt der Intercompany-Zahlen zu er-
hhen und damit aufwendige Rckfragen per Telefon/E-Mail zu

294
Intercompany-Buchungen 7.2

vermeiden. Abbildung 7.11 zeigt den Gesamtprozess, der sich in fnf


Schritte aufteilen lsst:

1. Datenselektion
2. Datenablage
3. Datenanzeige
4. Kommunikation
5. Buchung der Korrekturbelege

1. Datenselektion 2. Datenablage

5. Korrekturbelege 3. Datenanzeige
buchen

4. Kommunikation

Abbildung 7.11 Intercompany-Abstimmungsprozess

Intercompany-Buchungen mssen bei den beiden Partnerfirmen Zuordnung der


Vorgnge
jeweils in gleicher Betragshhe vorliegen. Mit der SAP-Intercom-
pany-Abstimmung knnen Sachkontenbuchungen im Soll der Firma
A mit einer oder mehreren Sachkontenbuchungen der Firma B im
Haben automatisiert verglichen werden. Eine eindeutige Zuordnung
ist mglich, wenn neben dem Betrag auch z. B. die identische Vor-
gangsnummer im Feld Belegtext hinterlegt ist. Wichtig ist, dass diese
Technik in einem eigenen Arbeitsbereich fr Abstimmungszwecke
angewandt wird. Der Vorgang hat keine Auswirkungen auf die ope-
rative Buchhaltung. Nachdem Sie zunchst die Belege in den Arbeits-
bereich geladen haben und danach der automatisierte Abstimmungs-

295
7 Vorbereitung fr den Konzernabschluss

prozess gelaufen ist, nehmen Sie mit der Transaktion Belege


manuell abstimmen die Abstimmung zunchst fr jede Gesellschaft
vor. Lassen Sie uns die einzelnen Stationen anhand eines Beispiels
nher betrachten.

Schritt 1: Datenselektion
In einem ersten Schritt sollen die Belege der Intercompany-Firmen in
einen zentralen Datenspeicher geladen werden. Die folgenden Ver-
fahren sind mglich:

Datenbernahme innerhalb eines SAP-Systems


Anbindung anderer SAP-Systeme mittels RFC oder SAP Net-
Weaver PI
Anbindung von Nicht-SAP-Systemen mittels Flat File Upload oder
BAdI

Abhngig von der Art der Kontenabstimmung finden Sie die Pro-
gramme in den jeweiligen Ordnern im SAP-Anwendungsmen (Kre-
ditoren, Debitoren oder auch Hauptbuch). Im SAP-Anwendungs-
men rufen Sie diesen Schritt fr Sachkonten wie folgt auf:
Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Periodische Arbei-
ten Abschluss Prfen/Zhlen Intercompany-Abstimmung
Offene Posten Systembergreifende Intercompany-Abstimmung
(Transaktion FBICS1). Dabei wird schon offensichtlich, dass die SAP-
Lsung zwischen drei verschiedenen Szenarien unterscheidet:

001 Konten mit offenen Posten


002 Konten ohne Offene-Posten-Verwaltung
003 Debitoren/Kreditoren mit offenen Posten

Abbildung 7.12 zeigt ein generelles Beispiel fr offenen Posten, also


Szenario 001. Mit diesem Selektionsprogramm (Transaktion FBICS1)
werden Intercompany-Positionen in der Belegdatenbank gesucht und
in einen eigenen Intercompany-Speicherbereich fortgeschrieben.

Positionen Das Protokoll in Abbildung 7.13 zeigt, dass jeweils fnf Posten fr die
identifizieren
Geschftsbeziehung FICO/FIIC identifiziert werden konnten. Dies
lsst sich auf die im jeweiligen Stammsatz hinterlegte Partnergesell-
schaft und eine anschlieende Kontierung mit dieser Zusatzinforma-
tion zurckfhren. Mit jeweils fnf gebuchten Forderungen und fnf

296
Intercompany-Buchungen 7.2

Verbindlichkeiten wurde zumindest auf Basis der reinen Anzahl eine


gute Ausgangslage fr den nchsten Schritt im Abstimmungsprozess
geschaffen.

Abbildung 7.12 Belege selektieren

Abbildung 7.13 Protokoll der bernommenen Daten

Schritt 2: Datenablage
Lassen Sie uns im nchsten Schritt den Speicherort der Intercom-
pany-Abstimmung nher untersuchen. hnlich, wie Sie es aus ande-
ren SAP-Bereichen bereits kennen, werden fr die Datenablage
eigene Summen- und Einzelpostentabellen hinterlegt. Ausgeliefert
werden die folgenden FI-SL-Tabellengruppen:

FBICRC00xA fr Einzelposten
FBICRC00xT fr Summen

297
7 Vorbereitung fr den Konzernabschluss

FI-SL-Technik Das Zeichen X muss dabei durch das jeweilige Szenario ersetzt wer-
den, also durch 1, 2 oder 3. An dieser Stelle greift die SAP-Architektur
auf die robuste FI-SL-Technologie zurck, die es Ihnen ermglicht,
hunderttausende von Belegen innerhalb einer Periode zu speichern
und zu prozessieren. Zustzlich ist dieser Tabellenwert flexibel im
Hinblick auf eine eigene Erweiterung mit kundeneigenen Feldern.
ber die Transaktion FBIC017 knnen Sie die bisher bertragenen
Summenwerte anzeigen. In Abbildung 7.14 sehen Sie die Zweierbe-
ziehung der Firmen fr die Periode 7/2013. In der Spalte rechts
auen ist bereits eine Abweichung der Summenwerte zu erkennen.

Abbildung 7.14 Ansicht der Summentabelle

Feld Sind die Summen von Forderungen und Verbindlichkeiten nicht


Referenznummer
identisch, mssen Einzelposten nher betrachtet werden. Die Trans-
aktion FBIC016 visualisiert fr den IT-Berater die fortgeschriebenen
Einzelinformationen der Tabelle FBICRC001A (siehe Abbildung
7.15). Blenden Sie das Feld Referenznummer ein, erhalten Sie einen
Anhaltspunkt, welche Geschftsvorflle zusammengehren. Zum
Beispiel knnte es sich hier um eine Vertragsnummer handeln, die
bei jeder Belegbuchung an dieser Stelle mitgegeben wird. Zumindest
in den Fllen 444, 222 und 111 stimmen sowohl Referenznummer
als auch Forderung/Verbindlichkeit berein.

Abbildung 7.15 Ansicht der Einzelpostentabelle

298
Intercompany-Buchungen 7.2

Die Intercompany-Daten knnen jetzt maschinell miteinander abge- Belege zuordnen


glichen werden. Mit der Transaktion Belege zuordnen wird dazu ein
maschinelles Auszifferungsprogramm gestartet. Voraussetzungen
dazu sind etwa Kriterien wie identische Betrge oder Feldinhalte in
Feldern wie Referenz oder Zuordnung. Welche Bedingungen fr
eine erfolgreiche Auszifferung im Hintergrund erforderlich sind,
knnen Sie im Vorfeld festlegen. Diese Einstellungen sind fr den
Anwender an dieser Stelle nicht ersichtlich. Um den Zuordnungspro-
zess zu starten, whlen Sie als SAP-Anwender die Transaktion FBICA1
(siehe Abbildung 7.16). Sechs Datenstze konnten aufgrund berein-
stimmender Kriterien maschinell ausgeziffert werden. Um diese Posi-
tionen mssen Sie sich im Abstimmungsprozess also nicht mehr
kmmern. In unserem Beispiel handelt es sich hier um drei identische
Referenznummern mit einem Saldo von 0. Aus drei Belegen zwei
Datenstzen ergeben sich die im Protokoll ausgewiesenen sechs
Datenstze. Vier Datenstze konnten nicht maschinell ausgeziffert
werden. Wie Sie damit weiterverfahren, erlutern wir in Schritt 4.

Abbildung 7.16 Maschinelle Zuordnung

Da die Tabellenansicht lediglich fr IT-Fachleute von Interesse sein


drfte, wurde fr den SAP-Endanwender eine eigene Transaktion zur
bersicht der Intercompany-Vorgnge erstellt.

299
7 Vorbereitung fr den Konzernabschluss

Schritt 3: Datenanzeige
Die Datenanzeige gliedert sich in drei Teilbereiche, die Sie in Abbil-
dung 7.17 sehen. Auf der linken Seite werden die jeweiligen
Geschftsbeziehungen angezeigt, also FICO/FIIC und FIIC/FICO.
Beginnen Sie mit der Sicht, die zu den von Ihnen verantworteten
Gesellschaften passt. In diesem Beispiel knnen Sie sich die Differen-
zen aus der Sicht der Firma FICO oder auch FIIC anzeigen lassen. Im
unteren Bereich sind die gerade maschinell ausgezifferten Vorgnge
fr FIIC aufgefhrt. Sollten Sie eine Auszifferung wieder lschen wol-
len, ist das ber das Icon mglich.

Abbildung 7.17 Manuelle Abstimmung

Grnde fr Im oberen Bereich erscheinen die nicht maschinell ausgezifferten


Differenzen
Einzelbelege. Die Grnde dafr knnen vielfltig sein:

Es hat keine Buchung im Rechnungswesen der Tochtergesellschaft


stattgefunden.
Die Buchung erfolgte nicht periodengerecht.
Eine Buchung hat stattgefunden, jedoch aufgrund schlecht gepfleg-
ter Stammdaten ohne den Vermerk einer Partnergesellschaft.
Aktuelle Einzelposten der Intercompany-Belege wurden von der
Tochtergesellschaft fr das zentrale Abstimmungstool nur unvoll-
stndig oder berhaupt nicht geliefert.

300
Intercompany-Buchungen 7.2

Auch hier knnen Sie mittels Icon eine manuelle Entscheidung


fr eine Auszifferung treffen. Das bietet sich in unserem Beispiel fr
den Betrag von 7.000 EUR an. Dieser ist sowohl als Forderung als
auch als Verbindlichkeit vorhanden. Es scheint sich um einen identi-
schen Vorgang zu handeln, bei dem lediglich in der Partnergesell-
schaft mit unterschiedlichen Referenznummern (### und 333) gear-
beitet wurde. Anders sieht es bei der Referenznummer 555 aus. Hier
sind unterschiedliche Betrge in den Gesellschaften gebucht.

Schritt 4: Kommunikation
Noch zu klrende Positionen knnen Sie direkt per E-Mail an die
zustndigen Sachbearbeiter der einzelnen Gesellschaften senden.
Dazu markieren Sie zunchst die zu klrenden Positionen am Bild-
schirm. Nach einem Klick auf das Icon mssen Sie zunchst ein
Formular, d. h. ein Musterschreiben inklusive Sprachversion, aus-
whlen (siehe Abbildung 7.18). Natrlich knnen Sie die jeweiligen
Schreiben bezogen auf die unterschiedlichen Flle fr Differenzen
selbst konfigurieren.

Abbildung 7.18 Formular und Sprache auswhlen

Im Anschluss gelangen Sie zur Auswahl Ihrer hinterlegten Ansprech- Ansprechpartner


pflegen
partner. Die Informationen dazu sind beim ersten Einstieg etwas

301
7 Vorbereitung fr den Konzernabschluss

knapp gehalten: Es werden nur die Personen- und Adressnummer


angezeigt. Abhilfe schafft hier das Icon . Damit ist
ersichtlich, wer Ihre Korrespondenz erhlt und ob Sie die richtige
Sprache in der Formatvorlage ausgewhlt haben (siehe Abbildung
7.19). Wenn Sie die Eingabe besttigen, wird eine E-Mail zur Klrung
des Vorgangs versendet.

Abbildung 7.19 Hinterlegten Empfnger auswhlen

Fortschreibung In Abbildung 7.20 sehen Sie, dass die gesendete Korrespondenz im


des Status
System dokumentiert ist. Zur besseren Nachvollziehbarkeit sind jene
Posten, die bereits in einer Korrespondenz als Differenz gemeldet
worden sind, mit dem Statuskennzeichen versehen. Im beige-
fgten Musterschreiben werden alle vorher markierten Posten auto-
matisch eingefgt ein praktischer Weg, der viel Zeit im Abschluss-
prozess sparen kann.

Sie knnen die Vorbereitungen fr den Konzernabschluss nach die-


sem Schritt beenden oder den fnften, optionalen Schritt der Korrek-
turbuchungen anschlieen.

302
Intercompany-Buchungen 7.2

Abbildung 7.20 E-Mail versenden

Schritt 5: Korrekturbuchungen
Die Korrekturbuchungen sind in der betrieblichen Praxis hchst um- Zwei Philosophien,
um Differenzen zu
stritten. Es steht die Frage im Raum, wie man vorgeht, wenn der Bi-
klren
lanzstichtag erreicht ist, eine Konzernbilanz erstellt werden soll und
die Intercompany-Umstze einfach nicht aufgehen wollen. Mit dem
gerade gezeigten Tool haben Sie die Differenzen identifiziert, aber Ihr
Gegenber meldet sich nicht bzw. hat kein Einsehen, die Belege doch
noch zu buchen. Eventuell streitet man auch ber die Hhe der For-
derung/Verbindlichkeit und die Richtigkeit der erbrachten Lieferung
bzw. Leistung. Damit diese Situationen im Abschlussprozess schnell
geklrt werden knnen, brauchen Sie in Ihrem Unternehmen ein kla-
res Regelwerk. Es gibt zwei unterschiedliche Philosophien:

Dispute First Post Later (erst diskutieren und danach buchen)


Post First Dispute Later (erst buchen und danach diskutieren)

Sollten sich Unternehmen fr den zweiten Fall entscheiden, dann


kann man sich ber maschinell erzeugte Korrekturbuchungen Gedan-
ken machen, etwa nach dem Regelwerk einer zunchst zu erfolgen-
den Korrespondenz im Hinblick auf Differenzen. Reagiert die andere
Seite nicht, ist das eine Rechtfertigung, um maschinell die Lcke mit

303
7 Vorbereitung fr den Konzernabschluss

einem erzeugten Beleg zu schlieen. Reagiert das Tochterunterneh-


men, gibt es einen definierten Zeitraum von z. B. zwei Tagen, um eine
Lsung zu finden. Ansonsten wird auch hier die Differenz maschinell
gebucht. Mit dieser Vorgehensweise ndert man nichts an der Tatsa-
che, dass es Bedarf nach einer Klrung gibt, die nur Menschen herbei-
fhren knnen. Auf der anderen Seite wird jedoch Druck bei den
Intercompany-Vorgngen aufgebaut, um diese fristgerecht liefern zu
knnen. Praktisch nicht durchsetzbar ist das Verfahren bei Tochter-
unternehmen, bei denen keine Mehrheitsbeteiligung gehalten wird
bzw. der beherrschende Einfluss fehlt.

Nachdem Sie den vollstndigen Intercompany-Prozess kennengelernt


haben, werden wir im nchsten Abschnitt einen Blick hinter die
Kulissen des Customizings der Schnittstelle werfen.

7.2.3 Intercompany-Customizing
Kurzmen aufrufen Mit der Transaktion FBICIMG gelangen Sie zu einem Kurzmen, das
alle notwendigen Customizing-Aktivitten fr die Intercompany-Ab-
stimmung in komprimierter Form darstellt (siehe Abbildung 7.21).

Abbildung 7.21 Konfigurationsmen

Den Konfigurationspunkt Standard-Customizing generieren wh-


len Sie aus, um Standardeintrge wie Feldkataloge, Belegnummern
oder Vorlagen fr Mitteilungen automatisch generieren zu lassen. In

304
Intercompany-Buchungen 7.2

unserem Beispielfall handelt es sich hier um den Abstimmungspro-


zess 001 (fr Geschftsvorgnge mit offenen Posten). Das Programm
erzeugt ein Protokoll, dem Sie entnehmen knnen, welche Aktivit-
ten abgeschlossen wurden (siehe Abbildung 7.22). bersetzungsrele-
vante Objekte werden ausschlielich in der aktuellen Anmeldespra-
che angelegt. Die Option Nur Texte anlegen ermglicht Ihnen eine
Anmeldung in einer anderen Sprache und die wiederholte automati-
sche Generierung der dazu passenden Texte. Eine Verwendung ist
insbesondere im internationalen Umfeld mit mehreren Sprachen
sinnvoll.

Abbildung 7.22 Customizing generieren

Anschlieend aktivieren wir die Bewegungsdatentabellen fr die Bu- Aktivierung der


Bewegungs-
chungsmodule (siehe Abbildung 7.23). Dies ermglicht die Buchung
datentabelle

305
7 Vorbereitung fr den Konzernabschluss

von Daten durch das Intercompany-Abstimmungsprogramm. Zum


Zeitpunkt der Generierung der Bewegungsdatentabelle drfen in kei-
nem Mandanten des Systems Buchungen vorgenommen werden, an-
sonsten drohen Datenschiefstnde.

Abbildung 7.23 Bewegungsdatentabelle aktivieren

Nach der Aktivierung der Bewegungsdatentabelle wird ein Protokoll


angezeigt (siehe Abbildung 7.24).

Abbildung 7.24 Protokoll der Aktivierung

In den Attributen fr den Abstimmungsprozess (Transaktion


FBIC010) hinterlegen Sie z. B. das sendende und das empfangende
Ledger. Im Beispiel aus Abbildung 7.25 erkennen Sie das Ledger 0L
(fhrendes Ledger im neuen Hauptbuch) als Sender und das Ledger
I1 als Empfnger. Hinter diesem empfangenden Ledger stecken die
bereits erwhnte Summen- und Einzelpostentabellen.

Externe ber die Transaktion FBIC032 sind Sie in der Lage, Attribute fr jede
Belegnummer als
Gesellschaft zu definieren. Da das Intercompany-Tool sehr flexibel
Referenz
bezglich der Quellsysteme ist, knnen Sie bei Bedarf an dieser Stelle
RFC-Verbindungen oder logische Dateinamen fr einen Upload von
Informationen hinterlegen. Im Beispiel aus Abbildung 7.26 ist weder
eine RFC noch eine logische Datei angegeben. In solchen Fllen geht
das System davon aus, dass die Daten im gleichen Mandanten liegen.
Das Referenzfeld fr die maschinelle Zuordnung von Forderungen
und Verbindlichkeiten kann an dieser Stelle ebenfalls flexibel hinter-
legt werden. XBLNR als externe Referenznummer dient als Vor-
schlagswert in der Standardauslieferung.

306
Intercompany-Buchungen 7.2

Abbildung 7.25 Attribute definieren

Fr eine mglichst hohe Auszifferquote ist der nchste Konfigurations- Datenstze


miteinander
schritt verantwortlich. Hier werden Feldinformationen der Forde-
vergleichen
rungen und Verbindlichkeiten miteinander verglichen. Trifft die
komplette Regel zu, knnen zwei Datenstze miteinander ausgegli-
chen werden. Abbildung 7.27 zeigt, dass genau drei Bedingungen fr
einen Belegausgleich erfllt sein mssen. Im ersten Schritt mssen
die Referenznummern identisch sein. Das Programm vergleicht tech-
nische Feldinhalte, die absolut identisch sein mssen ein zustzli-
ches Leerzeichen oder ein hinzugefgter Bindestrich in einem Daten-
satz, und die Prfung findet keine bereinstimmung, da die Felder
nicht zu 100 % identisch sind. Im zweiten Schritt mssen die Trans-
aktionswhrungen bereinstimmen. Damit wird vermieden, dass
EUR und USD miteinander verglichen werden. Abschlieend werden
die Betragsfelder miteinander abgeglichen. Zustzlich muss die nega-
tiv dargestellte Verbindlichkeit mit 1 multipliziert werden, dann ist
ein 1:1-Feldvergleich mit dem Forderungsbetrag mglich. Dies wird
mit dem Eintrag 1 Gegenstzlicher Betrag festgelegt.

307
7 Vorbereitung fr den Konzernabschluss

Abbildung 7.26 Attribute je Gesellschaft

Abbildung 7.27 Regelwerk fr automatische Belegzuordnung definieren

Neben diesen Pflichteinstellungen knnen Sie fr Ihren Abstim-


mungsprozess weitere Statusinformationen in der Konfiguration
ber die Transaktion FBRC006 pflegen. In Abbildung 7.28 sehen Sie
einige Standardauslieferungen und den neu angelegten Status Kl-
rung nach dem Monatsabschluss.

308
Intercompany-Buchungen 7.2

Abbildung 7.28 Belegstatus

Fr einen funktionierenden Prozessschritt der Kommunikation ist es


notwendig, die fr die Buchungskreise verantwortlichen Sachbear-
beiter mit der Transaktion FBRC010 zu hinterlegen (siehe Abbildung
7.29). Wird durch die Applikation eine Korrespondenz ausgelst,
erscheinen die in der Konfiguration gespeicherten Ansprechpartner
als Vorschlagswerte.

Abbildung 7.29 Ansprechpartner fr die Buchungskreise hinterlegen

309
7 Vorbereitung fr den Konzernabschluss

Nach diesen wenigen Einstellungen Sie knnen Sie jetzt die in SAP
ERP Financials ausgelieferte Intercompany-Abstimmung in Betrieb
nehmen. Die von SAP ausgelieferte Datenbanktechnik HANA wird
die Applikation und den Prozess der Intercompany-Abstimmung
zuknftig verndern.

7.2.4 Einfluss von SAP HANA auf die Intercompany-


Abstimmung
Das Ziel, die Qualitt der Intercompany-Zahlen zu erhhen und
damit aufwendige Arbeiten und Rckfragen in der Konsolidierung zu
vermeiden, haben bis heute viele Unternehmen erreicht. Als neural-
gische Punkte im laufenden Betrieb wurden von den Kunden bisher
immer die folgenden beiden Themenbereiche genannt: die Laufzeit,
die das Programm fr eine Abstimmung auf Basis von Einzelposten
bentigt, und die Notwendigkeit, mit einem eigenen Arbeitsbereich
auf Basis der FI-SL-Technik zu arbeiten. Gerade dieser zweite Punkt
war bei reinen SAP-Systemlandschaften nur bedingt nachvollziehbar.
Genau bei diesen Kritikpunkten setzt die Intercompany-Abstimmung
auf Basis der neuen Datenbank SAP HANA an. Ein eigener Arbeitsbe-
reich ist fr eine rein SAP-interne Abstimmung nicht mehr notwen-
dig. Sowohl das FI-SL als auch eine Replikation der Daten entfallen in
diesem Szenario. Damit findet eine Intercompany-Abstimmung auf
Basis der Hauptbuchhaltung statt und ist in Echtzeit mglich.

Einfluss von Sollten Fremdsysteme anzuschlieen sein, wird wiederum die Konfi-
SAP HANA
guration eines optionalen Intercompany-Bereichs mglich sein.
Neben dieser neuen grundstzlichen Architektur gibt es auch Bewe-
gung bei der Benutzeroberflche. In Abbildung 7.30 sehen Sie, wie
eine solche Benutzeroberflche fr Transaktionen in Kombination
mit dem Berichtswesen aussehen knnte.

Insbesondere fr Nicht-SAP-Anwender, die in diesem Prozessschritt


bercksichtigt werden mssen, ist eine browserbasierte Darstellung
praktisch.

310
Intercompany-Buchungen 7.2

Abbildung 7.30 Beispiel fr eine neue Benutzeroberflche fr die Intercompany-


Abstimmung im SAP NetWeaver Business Client

7.2.5 Fazit
Als Vorbereitung auf den Konzernabschluss bentigen Sie Meldeda-
ten, die bereits im Einzelabschluss mit wesentlichen Elementen der
Konsolidierung wie z. B. Gesellschaft, Partnergesellschaft, Konzern-
kontonummer und Konzernwhrung angereichert werden. Mit der
Intercompany-Abstimmung gibt Ihnen SAP ein solides und einfach
zu bedienendes Werkzeug an die Hand, mit dem Sie einen speziell
auf Ihr Unternehmen abgestimmten Prozess fr den Abschluss konfi-
gurieren knnen. Mit der Mglichkeit einer Echtzeitabstimmung auf
Originaldaten mit SAP Hana erffnen sich auch zuknftig weitere
Optionen, um den Abschlussprozess weiter zu verkrzen bzw. die
Qualitt des Zahlenwerks weiter zu verbessern.

311
Anhang

A Abschlussplan mit vorbereitenden Aktivitten ............... 315

B Transaktionscodes und Reports ...................................... 319

C Menpfade ...................................................................... 323

D Der Autor ......................................................................... 327


A Abschlussplan mit vorbereitenden
Aktivitten

lfd. Nr. Ttigkeit


1 AiBs auf fertige Anlagen umbuchen
2 Auftrge technisch schlieen fr:
Anlagen fertig/betriebsbereit bis 31.10.20XX
3 Workflow bereinigen:
Rechnungen, die sich lnger als 2 Wochen im Workflow
befinden, zum 30.11.20XX klren
4 Kreditorenkonten zum 30.11.20XX sichten und ggf. be-
reinigen:
Doppelbuchungen bereinigen
fehlende Ausgleiche setzen
Gutschriften anfordern, wenn zeitnah kein weiterer Leis-
tungsausgleich stattfindet
debitorische Kreditoren umbuchen
hinsichtlich besonderer Sachverhalte untersuchen
etc.
5 Debitorenkonten zum 30.11.20XX bereinigen:
Doppelbuchungen
fehlende Ausgleiche setzen
prfen, ob alle Fakturierungen stattgefunden haben
kreditorische Debitoren umbuchen
etc.
6 Besprechung der bevorstehenden Ermittlung des Rck-
stellungsbedarfs 20XX
7 Anschreiben fr Intercompany-Abstimmung zum
30.11.20XX vorbereiten und an Gesellschaften versenden
8 Verrechnungskonten zum 30.11.20XX abstimmen
und rumen
9 Einzelwertberichtigungsbedarf der Debitoren ermitteln so-
wie eventuelle Ausbuchungen berprfen und durchfhren.
10 Besprechung der bevorstehenden Inventur Sachanlagen
20XX:
Einweisung zur Bestandsaufnahme, Verteilung der Inventar-
listen, Klrung offener Fragen

315
A Abschlussplan mit vorbereitenden Aktivitten

lfd. Nr. Ttigkeit


11 Versicherungsmathematische Gutachten fr Altersteilzeit
und Jubilen zum 31.12.20XX bei Gutachter anfordern
12 Einzelwertberichtigungsbedarf der Debitoren ermitteln so-
wie eventuelle Ausbuchungen berprfen und durchfhren
13 Anschreiben an Konzerngesellschaften zwecks bentigter
Daten fr Erstellung des Konzernabschlusses versenden
14 Vorprfung Jahresabschluss 20XX
15 Inventur Sachanlagevermgen durchfhren inkl. Bestands-
fortschreibung bis zum 31.12.20XX
16 Sonderposten fr Zuschsse auflsen und Dokumentation
zzgl. Nachweisen erstellen
17 ARAP und PRAP auflsen und Dokumentation zzgl. Nach-
weisen erstellen
18 Auftrge technisch schlieen fr:
Anlagen fertig/betriebsbereit bis 30.11.20XX
19 Anfrage versenden, inwieweit auerplanmige Abschrei-
bungen durchzufhren sind
20 Jahresabschlussberichte aller Beteiligungen anfordern
21 Auerplanmig durchzufhrende Abschreibungen melden
22 Intercompany-Abstimmung zum 30.11.20XX durchfhren
23 Auerplanmig durchzufhrende Abschreibungen plausi-
bilisieren und buchen
24 Aufstellung der noch im Workflow befindlichen Rechnungen
zwecks Rckstellungsbildung erstellen
25 Anschreiben fr Intercompany-Abstimmung zum
31.12.20XX vorbereiten und an Gesellschaften versenden
26 Auftrge technisch schlieen fr Anlagen fertig/betriebs-
bereit bis 15.12.20XX
27 Inventar Sachanlagen auf Basis des Rcklaufs der Inventur-
listen prfen und Anlagenvernderungen buchen
28 Letzten Zahllauf fr 20XX durchfhren
29 Lohn & Gehalt fr Dezember 20XX buchen
30 Kreditoren- und Debitoren-OP-Liste fr Saldenbesttigun-
gen erstellen
31 Kontoauszge per 31.12.20XX buchen
32 Zinsen bzw. Zinsabgrenzung buchen

316
Abschlussplan mit vorbereitenden Aktivitten A

lfd. Nr. Ttigkeit


33 Auftrge technisch schlieen fr:
Anlagen fertig/betriebsbereit bis 31.12.20XX
34 Letzter Tag der Meldung von nachtrglichen Lagerein-
und Ausgngen
35 Alle Brgschaften aufstellen inkl. Dokumentation
36 Dokumentation/Nachweise fr erhaltene Anzahlungen
erstellen
37 Scheckbestand aufstellen

317
B Transaktionscodes und Reports

B.1 Transaktionscodes

Transaktion Bezeichnung
SCMA Schedule Manager: Scheduler
SCMACUS Aufgabenplne pflegen
SCMAPROG_CUST SchedMan: Programme registrieren
SCMATP SchedMan: Aufgabenplan-Pflege
SCMATRANS_CUST SchedMan: Transaktionen registrieren
SCMA_PROG_CUST SCMA: Registrieren Kundenprogramme
SCMC SAP Central Monitoring Console
CLOCO Closing Cockpit Ausfhrung
CLOCOC Closing Cockpit Customizing
CLOCOS Closing Cockpit Aggregierte Sicht
CLOCOT Closing Cockpit: Vorbereitung
CLOCO_ACE Closing Cockpit Accrual Engine
CLOCO_MIG Closing Cockpit Migration
FV60 Rechnung vorerfassen
FBV0 Vorerfassten Beleg buchen
SNRO Nummernkreisobjekte
FBKP Konfiguration Buchhaltung pflegen
FOTV Verwaltungsreport Datenbermittlung
F101 Verwaltungsreport Datenbermittlung
FAGLF101 ABAP/4 Reporting: Bilanzkorrektur
FBICIMG Systembergreifende IC-Abstimmung
FBIC001 Kontenzuordnung prfen
FBIC002 Konten automatisch zuordnen
FBIC003 Zustzliche Felder anlegen
FBIC004 Bewegungsdatentabellen aktivieren
FBIC005 Zustzliche Felder anlegen
FBIC006 Zustzliche Felder anlegen
FBIC008 Abzustimmende Gesellschaften
FBIC009 Abzustimmende Gesellschaften

319
B Transaktionscodes und Reports

Transaktion Bezeichnung
FBIC010 Abstimmungsprozessattribute
FBIC011 Hilfsprogramme
FBIC012 Abstimmung: Daten lschen
FBIC013 Abstimmung: Summen neu berechnen
FBIC014 Abstimmung: Daten lschen
FBIC015 Abstimmung: Summen neu berechnen
FBIC016 Abstimmung: Belege
FBIC017 Abstimmung: Summenstze
FBIC018 Abstimmung: Summenstze
FBIC019 Abstimmung: Belege
FBIC020 Abstimmung: Status
FBIC021 Abstimmung: Status
FBIC022 Abstimmung: Status
FBIC023 Abstimmung: Daten lschen
FBIC024 Abstimmung: Summen neu berechnen
FBIC025 Abstimmung: Belege
FBIC026 Abstimmung: Summenstze
FBIC027 Prozesstabellen aktivieren
FBIC028 Prozesstabellen aktivieren
FBIC029 Prozesstabellen aktivieren
FBIC030 Prozesstabellen aktivieren
FBIC031 Prozesstabellen aktivieren
FBIC032 Abzustimmende Gesellschaften
FBIC033 Ansprechpartnerdaten herunterladen
FBIC034 Ansprechpartnerdaten hochladen
FBIC035 Gesellschaften definieren
FBICA1 O. Posten Hauptbuch: Belege zuordnen
FBICA2 Hauptbuchkonten: Belege zuordnen
FBICA3 Debitor/Kreditor: Belegzuordnung
FBICC ICR Standard-Customizing generieren
FBICD1 Off. Posten: Entwicklung Differenzen
FBICD2 Sachkonten: Entwicklung Differenzen
FBICD3 Off. Posten: Entwicklung Differenzen
FBICIMG3 Systembergreifende IC-Abstimmung

320
Transaktionscodes B.1

Transaktion Bezeichnung
FBICR1 O. Posten Hauptb.: Belege abstimmen
FBICR2 Hauptbuchkonten: Belege abstimmen
FBICR3 Debitor/Kreditor: Belege abstimmen
FBICR3L Intercompany-Abstimmung (lokal)
FBICRC_SNRO Nummernkreispflege: FBICRC_REF
FBICS1 O. Posten Hauptb.: Belege auswhlen
FBICS2 Hauptbuchkonten: Belege auswhlen
FBICS3 Deb./Kred.: Belege auswhlen
FBIC_SNRO_DOC Nummernkreispflege: FBICRC_DOC
ACACACT Abgrenzungen berechnen und buchen
ACACAD Kontenfindung ACE
ACACADCONT01 Accrual Ktofdg: Eintr. pfl. Area 01
ACACADCONT02 Kontenfindung: Eintrge pfl. Area 02
ACACADMETA01 Kontenfindung: Def. Regel Area01
ACACADMETA02 Kontenfindung: Def. Regel Area 02
ACACADMETASGL Kontenfindung: Def. Regelwerk einfach
ACACAD_MAIN Kontenfindung: Eintrge pflegen
ACACAD_META Kontenfindung: Def. Regelwerk
ACACARCHPREP Vorbereitung des Archivierungslaufs
ACACCARRYFORWARD Saldovortrag
ACACDATADEL Lschen von Daten in Accrual Engine
ACACDATATRANS Beispiel: Datenbernahme in die ACE
ACACDSITEMS Reporting Abgrenzungsobjekte ACAC
ACACDSPARAMS Reporting ACE-Objektparameter ACAC
ACACFIRECON Abstimmung Accrual Engine mit FI
ACACFISCYEAR Geschftsjahre in ACE ffnen/sperren
ACACIMG IMG des Accrual Accounting
ACACPPLOG Periodische Buchungslufe anzeigen
ACACPSDOCITEMS Einzelposten in ACAC anzeigen
ACACPSITEMS Summenwerte in ACAC anzeigen
ACACREVERS Storno von per. Abgrenzungslufen
ACACTRANSFER berleitung ACE-Belege in RechgWesen
ACACTRANSFERCUST Einstellungen zur Datenbernahme

321
B Transaktionscodes und Reports

Transaktion Bezeichnung
ACACTREE01 Abgrenzungsobjekte anlegen
ACACTREE02 Abgrenzungsobjekte bearbeiten

B.2 Reports

Report Bezeichnung
RFBNUM00N Lcken in der Belegnummernvergabe
RFUMSV00 Umsatzsteuer-Voranmeldung
RFAWVZ40 Meldung Auenwirtschaftsverordnung Z4
RFAWVZ40N Z4 Meldung AWV auf Basis von Ford./Verb.
RFASLM00 Zusammenfassende Meldung
RFBILA00 Bilanz/GuV

322
C Menpfade

C.1 Controlling
Controlling Produktkosten-Controlling Kostentrgerrechnung
Auftragsbezogenes Produkt-Controlling Grundeinstellungen Ge-
meinkostenzuschlge Kalkulationsschema definieren

Controlling Produktkosten-Controlling Produktkostenplanung


Materialkalkulation mit Mengengerst Kalkulationsvarianten Be-
standteile Bewertungsvariante definieren

Controlling Produktkosten-Controlling Produktkostenplanung


Materialkalkulation mit Mengengerst Kalkulationsvarianten defi-
nieren

C.2 Customizing im Finanzwesen


Finanzwesen (neu) Hauptbuch (neu) Geschftsvorflle Ausgleich
offener Posten Maschinelles Ausgleichen vorbereiten

Finanzwesen Hauptbuch Periodische Arbeiten Abschluss Um-


gliedern WE/RE-Verrechnung

Finanzwesen (neu) Hauptbuchhaltung (neu) Periodische Arbeiten


Umgliedern Korrekturkonten fr WE/RE-Verrechnung hinterlegen

Finanzwesen (neu) Hauptbuch (neu) Periodische Arbeiten Bewerten

Finanzwesen Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung Geschfts-


vorflle Abschluss bewerten Diverse Bewertungen Wertberichti-
gungsschlssel hinterlegen

Finanzwesen (neu) Grundeinstellungen Finanzwesen (neu) Beleg


Belegarten Belegarten der Erfassungssicht in einem Ledger defi-
nieren

Finanzwesen Hauptbuch Periodische Arbeiten Abschluss Prfen/


Zhlen Abstimmung

Finanzwesen Hauptbuch Periodische Arbeiten Abschluss Vortra-


gen Saldovortrag

323
C Menpfade

Finanzwesen Hauptbuchhaltung Sachkonten Stammdaten Vorar-


beiten Ergebnisvortragskonto festlegen

C.3 Logistik
Logistik Materialwirtschaft Bestandsfhrung Periodische Arbeiten
Bestandswertliste

Logistik Materialwirtschaft Bewertung Bilanzbewertung Ergeb-


nisse Bilanzwert pro Konto

Logistik Materialwirtschaft Einkauf Stammdaten Nachtr. Abrech-


nung Lief Absprachen Umfeld Material Sonstige Periode Ver-
schieben

C.4 Rechnungswesen
Rechnungswesen Controlling Produktkosten-Controlling Produkt-
kostenplanung Materialkalkulation Kalkulation mit Mengengerst
Anlegen

Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Periodische Arbeiten


Maschinelles Ausgleichen Ohne Vorgabe der Ausgleichswhrung

Rechnungswesen Finanzwesen Debitoren Periodische Arbeiten


Abschluss Bewerten Fremdwhrungsbewertung der offenen Pos-
ten (neu)

Rechnungswesen Finanzwesen Debitoren Periodische Arbeiten


Abschluss Bewerten Weitere Bewertungen

Rechnungswesen Finanzwesen Debitoren Periodische Arbeiten


Korrespondenz drucken Saldenbesttigungen Briefe drucken

Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuchhaltung Geschftsvor-


flle Abschluss Dokumentieren Bilanz-/GuV-Struktur definieren

Rechnungswesen Finanzwesen Kreditoren Periodische Arbeiten


Abschluss Umgliedern

324
Unternehmenscontrolling C.5

Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Umfeld Laufende Ein-


stellungen Buchungsperioden ffnen und schlieen

Rechnungswesen Controlling Umfeld Periodensperre ndern

C.5 Unternehmenscontrolling
Unternehmenscontrolling Konsolidierung Integration: Konsolidie-
rungsvorbereitung Vorbereitung im Sendersystem Konsolidie-
rungsartenbergreifende Vorbereitungen Kontierung Bewegungsart
Bewegungsarten fr Konsolidierung pflegen

325
D Der Autor

Jrg Siebert arbeitet seit 1996 im Bereich


Rechnungswesen bzw. SAP ERP Financials als
Consultant, Trainer, im Vertrieb und Produkt-
management. Davon war er die letzten 10 Jahre
bei SAP in Walldorf ttig. Neben der Zertifizie-
rung SAP ERP 6.0 EHP4 sowie SAP SEM bildet
ein Studium der Wirtschaftsinformatik mit an-
schlieender Spezialisierung zum Bilanzbuch-
halter seinen fachlichen Hintergrund.

327
Index

A Accrual Engine 253


Customizing 255
ABAP 259 AfA Absetzung fr Abnutzung
Abbruchpunkt 101 AiB Anlagen im Bau
Abgrenzung 15 AiB-Konfiguration 126
automatisch buchen 267 aktiver Rechnungsabgrenzungs-
berechnen 256 posten 254, 262
buchen 256 Aktivierungsschlssel 137
lineare 259 Aktivierungsversion 138
periodische 46 Anfangsbestand 248
simulieren 263 Anlage
Abgrenzungsbeleg 275 anlegen 141
buchen 277 unbebuchte 158
Abgrenzungsbuchung 253, 274 Anlagen im Bau 119
Beispiel 262 Anlagenbuchhaltung 119
Konfiguration 260 Aktivitten 46
periodische 257 schlieen 92
Abgrenzungslauf, periodischer 265 Anlagengitter 140, 162
Abgrenzungsmethode 260 Anlageninventur 91, 139
Abgrenzungsobjekt 263 durchfhren 147
Abgrenzungsschlssel 130 periodische 148
Abgrenzungstyp 258 Anlagen-Jahreswechsel 166
Ablaufdefinition 99 Anlagenklasse 127
erstellen 99 Anlagenstammsatz 46, 121
Ablaufplan aktivieren 102 Anlagevermgen 119, 139
Abrechnung 124 Anschaffungswert, unterschied-
Abrechnungsvorschrift 124 licher 134
Abschlussaktivitten 119 Ansprechpartner pflegen 301
Abschlussarbeiten 108 Anzahlungsbuchung 120
Abschlussbuchung 257 ARAP aktiver Rechnungs-
Abschlussprozess 15, 93, 227 abgrenzungsposten
auswerten 115 Arbeitgeberdarlehen 279
Abschreibung 92, 119 Asset Explorer 125
auerplanmige 151 Aufgabenplan 96
buchen 152 ausfhren 112
Abschreibungsbeginn 124 Ausbuchung 217
Abschreibungsbuchung 165 Ausgleichsbeleg 192
Abschreibungslauf 119 Auenwirtschaftsverordnung 52
Abschreibungszeitraum 119 Auszifferung 194
Absetzung fr Abnutzung 151 manuelle 301
Abstimmkonto 212 Auszifferungsbeleg 194
Abwertung 182 automatische Belegzuordnung 308
ACAC 256

329
Index

B Buchung
auf Verrechnungskonten 196
Batch-Input-Mappe 31, 51, 197, 273 automatische 69
Beleg ins Vorjahr 84
aktualisieren 51 ledgerspezifische 225
gesperrt 35 periodengerechte 29
lschen 37 periodische 254
simulieren 216 Buchungsdifferenz 304
berleiten 183 Buchungskreis 107
vorerfasster 35 Buchungskreissegment 190
Belegfortschreibung 289 buchungskreisbergreifende
Belegkopftext 272 Buchung 293
Belegnummer definieren 204 Buchungskreiswhrung 290
Belegnummernintervall 40, 271 Buchungsperiode 29
Belegnummernpufferung 41 ffnen 21, 72
deaktivieren 41 schlieen 21, 72
Belegnummernvergabe 39 zentrale Steuerung 76
interne 41 Buchungsschlssel 214, 270
Lcken 39
Berechnung der latenten Steuer 244 C
Berechtigungsobjekt F_BKPF_BUP 73
Bericht 164 Cash Flow Kapitalflussrechnung
Berichtswesen 158 Closing Cockpit 91, 105
Betrachtung zum Stichtag 194 Controlling 75
betriebswirtschaftliche Grund-
lagen 15 D
Bewegungsart 231
fortschreiben 232 Darlehensvergabe 280
verwenden 231 Dashboard Monitor 117
Bewegungsdatentabelle 305 Datenablage 297
Bewertung gem Marktpreis 181 Datenanzeige 300
Bewertungsklasse 174 Datenbankfehler 82
hinterlegen 174 Datenextrakte 291
Bewertungsunterschied 208 Datenstze vergleichen 307
Bewertungsvariante 187 Dauerbuchung, Beleginforma-
definieren 186 tionen 270
Bilanz 171 Dauerbuchungsbeleg 113, 253, 268
Bilanzabschluss 93 Selektion 272
Bilanzausweis 43, 123, 196 Dauerbuchungsurbeleg 269
Bilanzbericht 70, 241 Debitorenbuchhaltung 57
Bilanzerstellung 18 Delta 201
Bilanzkonto 85 Deltabuchung 182
Bilanzpolitik 20
Bilanzrechtsmodernisierungsgesetz E
24, 231
Bilanzsstruktur 240 E-Bilanz 24, 157, 167, 230, 250
Bilanzstichtag 17, 198 bertragung 252
BilMoG Bilanzrechtsmodernisie- Validierung 252
rungsgesetz

330
Index

EC-CS 292 G
Echtzeit-Abstimmung 310
EHP 3 237 Gegenposition 276
Eigentumsnachweis 146 Gehaltszahlung 45
Eingangsrechnung 30 Gemeinkostenverrechnung 75
Einzelabschluss 285 Gemeinkostenzuschlge 186
Einzelbeleg 36 Geschftsbeziehungen 300
Einzelpostentabellen 297 Geschftsjahr 16
Einzelpostenverwaltung 123 ffnen 167
Einzelpostenverzinsung 279 schlieen 166
Einzelprfung 154 sperren 167
Einzelverwaltung 141 Sperrung aufheben 167
Einzelwertberichtigung 171, 212 Geschftsjahresvariante 17
Elektronische Behrdenkommunika- Gesellschaft 286
tion 49 Attribute 306
Elster Rich Client 252 Gewinn- und Verlustrechnung 44,
Ergebnisvortragskonto 86 171, 210, 225
ERiC Elster Rich Client Gewinnermittlung, perioden-
Erffnungsbuchung 256 gerechte 15
gleitender Durchschnittspreis 173
F GoB Grundstze der ordnungs-
gemen Buchfhrung
F101 65 Grundbuch 146
Fabrikkalender 97 Grundstze der ordnungsgemen
FAGLF101 65 Buchfhrung 37, 39
FAGLFLEXT 88 grundstzliche Bewertung 201
Fast Close 21, 93, 141 GuV Gewinn- und Verlustrechnung
Feiertagskalender 97 GuV-Konto 86
Fertigerzeugnisse 185 GuV-Struktur 240
Festwerte 139
FIFO First In First Out H
First In First Out 177
FI-SL-Technik 298 Handelsgesetzbuch HGB
Forderung Handelsrecht 234
Bewertungsverfahren 212 Hauptbuch 24, 135, 188, 225, 236,
einwandfreie 211 248, 289
uneinbringliche 211 Hauptbuchhaltung 68, 165, 224
Wertberichtigung 211 Hauswhrung 198, 238
zweifelhafte 211 HCM Human Capital Management
Forderungsausfallrisiko 218 HGB 16, 23, 65, 134, 201, 234
Fremdwhrungsbewertung 47, Human Capital Management 44
198, 206
Customizing 199 I
durchfhren 204
Frozen Zone 116 IAS 10.20 19
IAS 10.8 19
IAS1 199
IDoc 32

331
Index

IFRS 19, 23, 134, 199, 201, 211, Kontenplan 23, 288
230, 234 Kontenschichtung 23
Bewertungsbereich 202 Kontierungsmuster 234
Imparittsprinzip 199 Kontonummer, Prfix 234
Intercompany-Abstimmung 48, Konzernabschluss 285
304, 310 Konzernbilanz 303
Intercompany-Abstimmungs- Konzernkontonummer 288
programm 306 Konzernwhrung 290
Intercompany-Abstimmungs- Korrekturbuchung 303
prozess 294 Korrekturkonto 44, 221
Intercompany-Buchung 292 Kostenrechnungskreis 107
Intercompany-Customizing 304 Kostenstelle ndern 151
Intercompany-Umsatz 287, 303
Intercompany-Umstze identifi- L
zieren 287
Intercompany-Vorgang 74 Last In First Out 177
Intermediate Document IDoc Laufzeit 310
International Financial Reporting Lederlsung 236
Standards IFRS Ledger 24, 84, 225, 306
Inventurkalkulation, Fertigerzeug- Ledgergruppe 24, 135, 236
nisse 185 verwenden 236
Inventurpflicht 140 ledgergruppenspezifische Verwal-
Investitionsmanagement 131 tung 237
Ledgerlsung 135, 231
J Ledgervergleich 240, 243
LIFO Last In First Out
Jahresabschluss 16, 29, 165 logistische Rechnungsprfung 78
Jahresabschlussplan generieren 111 Lohnzahlung 45
Jahreswechsel 164 Losgre 187
Joblog 105
Jobmonitor 103 M
Jobverwaltung 105
Marktpreis 177
K maschinelle Auszifferung 191
Massenpflege 142
Kalenderjahr 16 Massenverarbeitung 35
Kalkulationsschema 185 Materialbewertung 171
definieren 185 Materialkalkulation 188
Kalkulationsstruktur 188 Materialstammsatz 172
Kalkulationsvariante 187 Meldedaten 285
ausfhren 187 Meldewesen 48
definieren 187 Mitarbeiterdarlehenskonto 279
Kapitalflussrechnung 48 Monatsabschluss 21, 29, 94
Konkurs 217 Vorlage 107
Konten gruppieren 66
Kontenfindung 43, 69, 183, 225, 261 N
hinterlegen 202
bersteuern 264 Nachbewertung 76
Kontenlsung 234 Nebenbuch schlieen 22

332
Index

Nebenbuchhaltung, Wert- Rechnungsabgrenzung (Forts.)


ermittlung 24 Posten 252
Niederstwertermittlung 179 Rechnungseingang 43
Niederstwertprinzip 199 Rechnungslegungsvorschrift 19, 260
Nummernkreisintervall 204, 258 Referenznummer 298
Referenzzinssatz 280
O Report Painter 244
Berichtserstellung 246
Offene-Posten-Verwaltung 237 Report RFVBER00 33
OP-Verwaltung Offene-Posten- Reportingstichtag 43
Verwaltung RFASLM00 53
Organisationsstruktur 108 RFAWVZ40 52
RFAWVZ40N 52
P RFBILA00 70, 289, 292
RFBILA10 240, 242
parallele Rechnungslegung 23, 130, RFUMSV00 50
199, 207, 233 RFWERE00 194
Partnergesellschaft 287 RMNIWE90 182
Passiva 229 Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe 177
Pauschalwertberichtigung 171, 218 Rckstellung 45, 229
definieren 220 Art 230
periodengerechte Gewinn- kurzfristige 230
ermittlung 15, 254 langfristige 230
Periodensperre 78 sonstige 230
Periodensteuerung 72, 73, 77, 78 Rckstellungsbuchung 229
periodische Abstimmung 176 Fortschreibung 245
periodische Bestandsbuchung 165 Rckstellungsspiegel 231, 244
Personalabrechnung 45
Positionen identifizieren 296 S
Postenverzinsung 282
Kontenfindung 284 Sachbearbeiter definieren 309
Preisermittlung 171 Sachkontenbeleg 266
Preisfortschreibung 182, 188 Sachkontenstammsatz 190
Preisquelle 179 Sachkonto 63
Preissteuerung 172 Saldenanzeige 88
Probebuchung 223 Saldenbesttigung 57
Profit-Center-Rechnung 245 Saldenliste 176
Prozessvorlage erstellen 107 Saldenverzinsung 279
Saldo 63
Q Saldobesttigungsschreiben 57
Saldovortrag 83
Quartalsabschluss 19, 29, 94 Sammelverwaltung 144
Quartalsbericht 19 SAP BPC 292
SAP Business Connector 49
R SAP FC 292
SAP FI-AA 46
Rasterung 70 SAP FI-CA 32
Rechnungsabgrenzung 252 SAP HANA 210, 310
Buchung 252 SAP Materials Management 78, 172

333
Index

SAP MM SAP Materials Manage- Transaktion


ment ACACACT 267
SAP NetWeaver Business Client 311 ACACPSITEMS 267
SAP NetWeaver PI 49 AJAB 165
SAP SEM-BCS 292 AJRW 166
SAPF120 115 AS01 141, 144
SAP-Hinweis 1082841 79 AW01N 125, 133
SAP-Hinweis 1620177 242 CK11N 187
SAP-Hinweis 1663976 168 CKU1 188
SAP-Intercompany-Abstimmung 295 F.03 81
SAP-Recherche 244 F.16 84
Schedule Manager 91, 96 F.17 57
Schuldrckstellung 230 F.81 275, 277
Selektionsvariante erstellen 108 F101 71
Sonderbearbeitung 191 F107 220
Sonderhauptbuchkennzeichen 212 FAGL_ACTIVATE_OP 238
Sonderperiode 73 FAGL_EHP4_T001B_COFI 73
Spoolverwaltung 105 FAGL_FC_VAL 210
S-Preis Standardpreis FAGLB03 87
Standardpreis 173, 185 FAGLF101 71
Statusanzeige 117 FB01 234
Statusrckmeldung 98 FB03 39, 40, 194
Statusbersicht 35 FB50 237
Steuerbilanz 25 FBGLB03 176
Steuerkonto 23 FBIC010 306
Steuerrecht 134 FBIC016 298
Steuerrckstellung 230 FBIC017 298
Stichprobenkontrolle 57 FBIC032 306
Stichprobenumfang 57 FBICA1 299
Stichtag 15 FBICIMG 304
Stichtagsbewertung 178, 188 FBICS1 296
Storno 209 FBKP 43, 51, 69, 174, 183,
Stornobuchung 278 213, 224
Summenpostentabellen 297 FBN1 271
FBRC006 308
T FBRC010 309
FBS1 275
Tabelle BKPF 39 FBV0 35
Tabelle FAGLFLEXT 246 FCLOCO 106, 112, 115
Tabelle FBICRC001A 298 FCLOCOC 106, 110
Tabelle GLPCT 245 FCLOCOT 106, 111
Tabelle GLT3 245 FD02 55
Taxonomie 250 FD03 271
technischer Geschftsjahres- FINT 281
abschluss 165 FOTV 49
technischer Jahresabschluss 165 FS00 86, 175, 289
Teillieferung 120 FSE0_EXPORT_DETAILS 250
Terminplanung 92 FSE2_XBRL 250
FV60 35

334
Index

Transaktion (Forts.) V
GCAC 240
GR21 246 Variante 22
GR22 246 bearbeiten 101
GRR1 247 definieren 100
KO88 131 Verbuchung, Warteschlange 34
KO8G 131 Verbuchungsauftrag, Probleme
MB5L 176 bei der Verarbeitung 33
MIRO 79 Verbuchungssystem 34
MMPV 79 Vergleichspreis 180
MRN0 179 Verkehrszahlen, Abstimmung 81
MRN9 182, 188 Verlust 45
OAAQ 167 Vermgensgegenstand kenn-
OAAR 167 zeichnen 148
OKKN 187 Verrechnungskonto 46, 196, 294
OKP1 76 Customizing 196
S_ALR_87012004 160 Verrechnungsverbot 65
SCMA 96 Verzinsung 48, 279
SCMO 103 Customizing 279
SE16 244 Vorlage speichern 107
SE38 105, 113 Vorschlagswert 129
SM13 34 V-Preis gleitender Durchschnitts-
SM31 242 preis
SM35 31, 68, 197, 273
SM37 105 W
SP01 105
WE10 32 Ware in Arbeit 76
Transaktionen im Closing Cock- Warenbewegung 191
pit 106 Wareneingang 43
Transaktionswhrung 205, 307 Wareneingangs-/Rechnungseingangs-
Translation von Salden 66 konto WE/RE-Konto
WE/RE-Konto 42, 190, 194
U Webzugriff 106
Wechselkurs 205
Umbuchung 64, 71, 119, 194 Wertanpassung 209
Umbuchung auf zweifelhafte Wertansatz
Forderung 214 Abweichungen 244
Umgliederung 62 steuerlicher 23
Umgliederungsbuchung 65, 197 Wertaufhellungsprinzip 18
Umlaufvermgen 171 Wertberichtigung 47
Umsatzsteuer 50 Wertberichtigungsschlssel 218, 223
Umsatzsteuerbetrug 55 Wertermittlung, Bilanzstichtag 177
Umsatzsteuer-ID, fehlende Wertfortschreibung 130
Eintrge 55 im Hauptbuch 135
Umsatzsteuerjahresmeldung 30 Wertminderung 151
Umsatzsteuervoranmeldung 30, 50 WIP 76
unterjhriger Abschluss 21, 94 Wirtschaftsgut 91
US-GAAP 23, 134, 199, 230 immaterielles 129
Wert 160

335
Index

Wirtschaftsjahr 16 Zahlungseingang buchen 210


Work in Progress WIP Zielkonto, Bewertungsmethode 206
Zinsertrag 282
Z Zinskennzeichen 279
Zinsrhythmus 279
Zahllastkonto 51 ZM-Jahresmeldung 53
Zahlsperre 37 Zugangsbuchung 143
Zahlungsausfall 217
Quote 217

336
Die Serviceseiten

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