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SGC-VAF

Procedimiento de Control de
Documentos y Registros
Sistema de Gestin de la Calidad VAF
Vicerrectora Administrativa y Financiera
Fecha: 10/08/2017
PROCEDIMIENTO CONTROL
DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
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1. PROPSITO

Establecer los parmetros generales para la elaboracin de documentos, su


codificacin, emisin, revisin, aprobacin, modificacin, actualizacin, control
de cambios, distribucin, eliminacin, manejo e identificacin de documentos
obsoletos, en el marco de los Sistemas de Gestin establecidos en la
Universidad, con el fin de facilitar su presentacin, utilizacin y disposicin final.

2. ALCANCE

El procedimiento aplica para todos los procesos, subprocesos y/o actividades que
han adoptado Sistemas de Gestin en la Universidad de Santander, en las sedes
de Bucaramanga, Ccuta y Valledupar.

3. RESPONSABLES

Coordinador Gestin Documental


Lderes de Procesos y/o subprocesos

4. DESARROLLO CONTENIDO

4.1 CONDICIONES GENERALES

Para el adecuado manejo y control de los documentos y registros Institucionales


se tendrn en cuenta las siguientes consideraciones:

Quien elabora un documento, no podr revisar y/o aprobar el documento.

Corresponde al coordinador de Gestin documental asegurar el trmite


adecuado de las solicitudes de elaboracin, modificacin o eliminacin de
documentos.

Para las solicitudes de aprobacin de documentos por elaboracin,


modificacin o eliminacin, tener en cuenta la simplificacin (eliminacin
de actividades que no agregan valor) y las oportunidades de mejora, para
el proceso y/o subproceso al que este asociado el documento.

Es responsabilidad del lder nacional del proceso y/o subproceso,


socializar la documentacin vigente a sus respectivos lderes en las sedes
y a su vez estos, realizarn la socializacin al personal participante en el
uso de los mismos.
ELABOR REVIS APROB
CP. Patricia Pinzn Barn Ing. Gloria Liliana Osorio A. Dra. Omaira Nelly Buitrago B.
Facilitadora SGC - VAF Representante de la Direccin Vicerrectora Administrativa y Financiera
TP. Esperanza Rojas Rojas
Coordinadora Gestin Documental
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Cuando un proceso y/o subproceso en ejercicio de su actividad, deba


publicar en pginas web documentacin controlada, es responsabilidad
del lder del proceso y/o subproceso y del administrador de dichos sitios,
que sta sea coherente con los lineamientos institucionales vigentes, la
normatividad interna y externa. La solicitud de publicacin de informacin
en la web, se realiza mediante el envo de un correo electrnico al Web
master webmaster@udes.edu.co.

Los lineamientos establecidos por Gestin Documental para el manejo de


correspondencia y comunicaciones, de los documentos acadmico-
administrativos, para la de organizacin de archivos, la digitalizacin de
documentos, y los dems que le sean aprobados para uso institucional por
las autoridades competentes, son de cumplimiento de los procesos y
subprocesos de los Sistemas de Gestin.

Gestin documental debe asegurar que los procesos y/o subprocesos


cuenten con los documentos aprobados, actualizados; controlar que los
obsoletos no estn en circulacin, informar los nuevos documentos
elaborados a los lderes de proceso y/o subproceso y establecer los
mecanismos que permitan verificar el uso adecuado de los mismos.

La documentacin de los Sistemas de Gestin, est registrada en el


Listado Maestro de Documentos, el cual se consulta a travs del aplicativo
de Administracin del Sistema.

El acceso a los documentos de los Sistemas de Gestin, estar controlado


por cada Coordinacin del Sistema y la Coordinacin de Gestin
Documental, segn los cuales podr realizar consultas, solicitar
modificacin o eliminacin, revisin o aprobacin.

Se debe insertar la marca de agua COPIA CONTROLADA a los


documentos sobre los cuales existe control y responsabilidad para
informar y suministrar las actualizaciones que se realicen. De lo contrario,
insertar marca de agua con la expresin COPIA NO CONTROLADA.

El acceso a los diferentes Sistemas de Administracin implementados en


la Institucin y las aplicaciones informticas que operen los procesos y
subprocesos de los Sistemas de Gestin, se realizar a travs de usuarios
y claves, siendo responsabilidad del usuario las acciones que de estos se
deriven.

Es responsabilidad del lder del proceso y/o subproceso y del funcionario


encargado del uso del documento, verificar que se utilice la versin

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CP. Patricia Pinzn Barn Ing. Gloria Liliana Osorio A. Dra. Omaira Nelly Buitrago B.
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vigente. El utilizar documentos desactualizados puede ocasionar desvos


al objetivo de un proceso.

El lder del proceso y/o subproceso debe controlar los documentos


externos, garantizar el uso adecuado de las versiones e informar a Gestin
Documental de las novedades, para proceder a realizar las actualizaciones
correspondientes.
Cuando en un documento se consolide informacin, actividades o
responsabilidades concernientes a varios procesos o subprocesos, el lder
que identifique la necesidad de ajustar los conceptos all relacionados,
deber informar al responsable del documento las modificaciones
correspondientes para garantizar su oportuna actualizacin.

El lder nacional del proceso debe revisar mnimo una vez al ao los
documentos del proceso o subproceso con el fin de verificar su pertinencia
y realizar las actualizaciones necesarias.

Para dar cumplimiento a la directriz institucional Cero papel, los


documentos pueden mantenerse en el sitio de uso en forma electrnica.
Los documentos se deben elaborar utilizando la fuente Spranq eco sans,
tamao 11 y deben imprimirse en estas condiciones, en caso de ser
necesario.

4.2 CONTROL DE DOCUMENTOS

A continuacin, se detalla las actividades que describen el procedimiento para


la elaboracin y control de documentos.

4.2.1 Elaboracin de documentos

La estructura general del documento est compuesta por:

ENCABEZADO

CONTENIDO

PIE DE
PGINA
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Los requisitos para la identificacin y elaboracin de los diferentes documentos


se determinan en el Instructivo de Correspondencia y Comunicaciones GED-IN-
003-UDES y el Instructivo de Documentos Acadmico Administrativos GED-IN-
004-UDES.

4.2.1.1 Encabezado

Los documentos de los Sistemas de Gestin se identifican con un


encabezamiento que contiene, los siguientes elementos:

Logo Institucional.
Nombre del Sistema de Gestin.
Nombre del documento.
Cdigo del documento.
Fecha de aprobacin del documento.
Versin del documento.
Nmero de pgina. (Para los formatos no aplica este tem).
Para los documentos del SGC-VAF se incluye, adems, logo-smbolo de
ICONTEC e IQnet, de acuerdo a los lineamientos del Protocolo Aplicacin de
la marca de certificacin de ICONTEC VAF-PC-001-UDES.

Descripcin grfica de los elementos, ejemplos:

NOMBRE DEL
SISTEMA DE FECHA DE
GESTIN APROBACIN

Sistema de Gestin de la Calidad VAF


Vicerrectora Administrativa y Financiera
Fecha: 25/06/2013
PROCEDIMIENTO DE
AUDITORAS
XXXYY-000-NN Versin: 00 Pgina 1 de 55
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LOGO INSTITUCIONAL, VERSIN PGINA


NOMBRE DEL
MARCA DE CONFORMIDAD DOCUMENTO
CERTIFICACIN ICONTEC Y CDIGO
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Descripcin grfica del encabezado del Sistema de Gestin Seguridad y Salud


en el Trabajo:
NOMBRE DEL
SISTEMA DE FECHA DE
GESTIN APROBACIN

Sistema de Gestin
Seguridad y Salud en el Trabajo

Fecha: 02/08/2016
PROTOCOLO MANEJO SEGURO
DE HERRAMIENTAS
XXXYY-000-NN Versin: 00 Pgina 1 de 55

LOGO INSTITUCIONAL NOMBRE DEL VERSIN PGINA


DOCUMENTO
Y CDIGO

En el encabezado no debe incluirse ningn elemento diferente al formulado.

El encabezado se aplicar a los siguientes documentos:

Fichas Tcnicas
Formatos
Guas
Instructivos
Manuales
Polticas
Planes
Procedimientos
Programas
Protocolos
Reglamentos

Para la identificacin de los documentos el logo no debe hacer referencia a


dependencias.

Las versiones se identifican numricamente y se inician con 00; en la medida en


que se generen cambios o modificaciones sustanciales, se asignar el nmero
consecutivo que describe la versin a que corresponde el nuevo documento.

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La fecha del encabezado corresponde a la de aprobacin de la versin vigente


del documento y no debe confundirse con la fecha de diligenciamiento o registro
del formato.
4.2.1.2 Codificacin

La codificacin de los documentos de los Sistemas de Gestin, se realiza de


manera alfanumrica y manualmente de la siguiente forma:

NOMBRE DEL SISTEMA


DE GESTIN O
DEL PROCESO CONSECUTIVO
Y/O SUBPROCESO

XXXYY-000-NN

TIPO SEDE EN LA QUE APLICA EL


DE DOCUMENTO DOCUMENTO

PARMETROS DEL CAMPO DE CDIGO

El lder del proceso y/o subproceso realiza la codificacin de los documentos, la


cual es verificada por la Coordinacin de Gestin Documental en la revisin en
forma.

Primer campo XXX (alfabtico)

Corresponde al nombre del proceso y/o subproceso que gener el documento.


Para efectos de la documentacin exigida por cada uno de los Sistemas de
Gestin a implementar se identifican con el nombre asignado a cada sistema.

La asignacin del cdigo alfabtico se construye, as:

Si el nombre del proceso y/o subproceso es una palabra: se construye con las 3
primeras letras

Si el nombre del proceso y/o subproceso es de dos palabras: se construye con


las 2 primeras letras de la primera palabra y con la primera de la segunda.

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Si el nombre del proceso y/o subproceso es de ms de dos palabras: se construye


con la primera letra de cada palabra, siendo el mximo 3 letras.

En caso de presentarse coincidencias en la construccin del cdigo, se dejar a


criterio del coordinador de gestin documental la definicin.

Tabla de cdigos alfabticos de los Sistemas, procesos y sub/procesos de la Universidad


de Santander

PROCESO Y/O SUBPROCESO CDIGO


ACTIVOS FIJOS ACF
ADMISIONES Y REGISTRO ACADMICO ARA
BIBLIOTECA BIB
BIENESTAR UNIVERSITARIO BIU
CALIDAD ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA CAF
COMPRAS COP
CRDITO Y CARTERA CRC
DIRECCIN ADMINISTRATIVA DIA
DIRECCIN FINANCIERA DIF
DIRECCIN TIC DIT
GESTIN AMBIENTAL GEA
GESTIN DE COMUNICACIONES GEC
GESTIN DOCUMENTAL GED
INFRAESTRUCTURA TECNOLGICA IFT
LABORATORIOS LAB
LOGSTICA LOG
MERCADEO INSTITUCIONAL MEI
PLANTA FSICA PLF
PRESUPUESTO PRE
SEGURIDAD INFORMTICA SEI
SERVICIO AL USUARIO SEU
SISTEMA DE GESTIN SIG
SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD SGC
SISTEMA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO SST
SISTEMAS DE INFORMACIN SII

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TALENTO HUMANO TAH


TESORERA TES
VICERRECTORA DE INVESTIGACIONES VII
VICERRECTORA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA VAF
Segundo Campo YY (alfabtico)

Corresponde a la descripcin del tipo de documento, a este campo se asignan


dos letras, as:

TIPO DE DOCUMENTO CDIGO


CARACTERIZACIONES DE PROCESOS CP
FICHA TCNICA FI
FORMATOS FT
GUA GU
INSTRUCTIVOS IN
MANUALES MN

PLANES PL

POLTICAS INSTITUCIONALES PI

PROCEDIMIENTOS PR
PROGRAMAS PG
PROTOCOLOS PC

REGLAMENTO RG

Tercer campo ZZZ (numrico)

Los tres nmeros siguientes corresponden al consecutivo del documento,


teniendo en cuenta los generados en cada tipo.

Cuarto campo (alfabtico)

Corresponde a la identificacin de la sede en la que se aplica el documento o si


corresponde a un documento nico de utilizacin institucional.

COBERTURA DEL DOCUMENTO CDIGO

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INSTITUCIONAL UDES

SEDE BUCARAMANGA BUC

SEDE CCUTA CUC

SEDE VALLEDUPAR VAL

Ejemplo de codificacin de un instructivo de tesorera sede Bucaramanga:

TES - IN-001-BUC

Ejemplo de codificacin de un procedimiento de Gestin Documental,


institucional

GED- PR - 002 UDES

4.2.1.3 Contenido

La redaccin de los documentos debe ser clara, concisa y coherente para la fcil
comprensin, la utilizacin de diagramas de flujo o imgenes es de carcter
flexible preservando los criterios enunciados.

Contenido de los documentos:

Alcance: establece la influencia de modo, tiempo, lugar y poblacin objeto


del documento y de su contenido.

Anexos: documentos complementarios que son soporte del contenido del


documento. Los anexos no se controlan.

Condiciones Generales: agrupan los requisitos generales, del manejo


operativo para la ejecucin del contenido del documento.

Descripciones: caractersticas propias del documento, tales como:

o Definiciones: palabras, siglas o conceptos utilizados en el documento,


para tener claridad y unicidad en el criterio.

o Desarrollo del Contenido: establece la informacin necesaria a


documentar y se amplia de acuerdo a cada tipo de documento.

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A continuacin, se presenta cuadro, resumen, de los requisitos de cada uno de


los tipos de documentos segn criterio institucional:

TIPO DE DOCUMENTO
CARACTERIZACIN

INSTITUCIONALES
PROCEDIMIENTO

FICHA TCNICA
CONTENIDO DEL

REGLAMENTO
INSTRUCTIVO

PROGRAMAS
PROTOCOLO
DOCUMENTO

POLITICAS
FORMATO
MANUAL

PLAN

GUA
ALCANCE A A O N/A A A A N/A A A A
A

ANEXOS O O O N/A O O O O O O O N/A

CONDICIONES DE USO N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A A O NA N/A

CONDICIONES
N/A N/A A N/A A O A O N/A O A A
GENERALES

CONTROL DE CAMBIOS A A A A A A A A A A A A

DEFINICIONES A N/A O N/A O 0 A O N/A A NA N/A

DESARROLLO
A A A A A A A A N/A A A A
CONTENIDO

DOCUMENTOS DE
A O N/A N/A O O N/A O O O A N/A
REFERENCIA

ENCABEZADO A A A A A A A A A A A A

ESPECIFICACIONES
N/A N/A N/A N/A N/A O N/A N/A A O O N/A
TCNICAS

INDICADOR DEL
PROCESO Y/O N/A A O N/A N/A O N/A N/A N/A N/A NA N/A
SUBPROCESO
NORMATIVIDAD Y/O
O A O N/A O A O N/A N/A N/A O O
REQUISITOS
PROPSITO A A O N/A A A A A N/A N/A A A

RECURSOS N/A A N/A O N/A A N/A A N/A N/A NA N/A

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RESPONSABLE N/A A A N/A N/A O N/A A N/A N/A NA O

TTULO DE LA FICHA
N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A A N/A NA N/A
TCNICA

USOS N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A A O NA N/A

PIE DE PGINA A A A N/A A A A A A A A A

A: aplica N/A: no aplica O: opcional

4.2.1.4 Pie de pgina

Identifica la validez del documento y se ubica en la parte final del mismo. Aplica
para los siguientes documentos:

Caracterizacin
Ficha Tcnica
Gua
Instructivos
Manuales
Plan
Polticas Institucionales
Procedimientos
Programas
Protocolos
Reglamentos

Representacin grfica del contenido del pie de pgina:

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NOMBRE Y CARGO NOMBRE Y CARGO NOMBRE Y CARGO

Descripcin de los campos del pie de pgina:

Elabor: nombre y cargo de quien o quienes producen o preparan el documento


por primera vez.
Revis: nombre y cargo de quien o quienes revisan el contenido del documento,
este registro vara de acuerdo a las versiones generadas y quienes hayan sido
designados a realizar esta actividad de acuerdo a lo estipulado en este
procedimiento en el momento de realizar la revisin.
Aprob: nombre y cargo de quien o quienes aprueban el documento, este
registro vara de acuerdo a las versiones generadas y quienes hayan sido

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designados a realizar esta actividad de acuerdo a lo estipulado en este


procedimiento en el momento de realizar la aprobacin.

4.2.2 Responsables de la elaboracin, revisin y aprobacin de los documentos

La autoridad y responsabilidad para elaborar, revisar y aprobar los documentos


de los Sistemas de Gestin de la Calidad y de Seguridad y Salud en el Trabajo,
se define en el siguiente cuadro.

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Una vez elaborados los documentos, los responsables lo envan para


revisin a travs del aplicativo de administracin del Sistema de Gestin
o por correo electrnico junto con la Solicitud Documental cdigo GED-FT-
004-UDES.

La revisin de forma de los documentos la realiza Gestin Documental.

Sistema de Quien elabora Quien revisa Quien aprueba


Gestin

Lder nacional de
Lder de proceso y/o
subproceso y lder
subproceso de sede.
nacional del proceso
Sistema de Gestin de Calidad

Lder nacional de
subproceso de la
Gestin
Lder nacional del
Administrativa,
proceso
Gestin Financiera,
Gestin de TIC
Alta direccin
Lder nacional de
Admisiones y Registro
Acadmico o Gestin Alta direccin
Documental

Coordinacin de
Representante de la
Calidad SGC-VAF
direccin
Representante de la
Direccin Alta direccin
Seguridad y Salud
en el Trabajo
Sistema de
Gestin de

Jefe de Talento
Coordinacin del SG- Direccin
Humano
SST administrativa

Responsable de la
sistemas

ejecucin del
Otros

procedimiento al cual Direccin Direccin


est asociado el
documento

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Inicialmente el lder nacional del proceso y/o subproceso, realiza la


revisin de fondo. Para el caso de las sedes la revisin la realiza el lder
nacional del subproceso y el lder nacional del proceso correspondiente.
Una vez cumplida la revisin, se remite va correo electrnico el
documento con los ajustes o visto bueno al responsable de la elaboracin
y es l quien remite el documento a Gestin Documental para la revisin
de forma.

Una vez revisado por Gestin Documental, desde ese proceso se remitir
va correo electrnico al responsable de la aprobacin.

Cuando la revisin se realiza a travs del aplicativo de Administracin una


vez cumplida la actividad, este genera un mensaje al correo electrnico al
responsable de aprobar para continuar el trmite.

Una vez aprobados los documentos, se envan a Gestin Documental va


correo electrnico, quien debe realizar su distribucin y posterior
actualizacin en el respectivo Listado Maestro. Cuando la aprobacin se
genera desde el aplicativo de administracin del Sistema, se actualiza
automticamente el Listado Maestro de documentos, el de registros se
debe realizar de forma Manual.

4.2.3 Distribucin de los documentos

Cuando el trmite de la solicitud documental se ha realizado a travs del correo


electrnico, Gestin Documental, comunica la aprobacin y vigencia de los
documentos a los lderes de los procesos y/o subprocesos nacionales mediante
este medio, dejando evidencia, adems, en el formato de Lista de Distribucin
de Documentos GED-FT-010-UDES.

Si el trmite de la solicitud documental se realiz a travs del aplicativo de


administracin, una vez aprobado el documento desde este se genera un
mensaje al correo electrnico del lder de proceso o subproceso responsable del
documento, informando la implementacin.

Los lderes de los procesos y/o subprocesos nacionales a su vez debern realizar
la socializacin y/o retroalimentacin con los usuarios internos y externos.

El Lder del proceso y/o subproceso nacional, har la entrega del documento a
los lderes de los procesos y/o subprocesos que apliquen, mediante un correo
electrnico y el formato de Lista de Distribucin de Documentos cdigo
GED-FT-010-UDES o informando su actualizacin en el aplicativo de
administracin.

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No est permitida la distribucin de documentacin y datos externamente sin


autorizacin del lder del proceso y/o subproceso nacional y en los casos que sea
requerido la instancia superior del proceso y/o subprocesos.

4.2.4 Modificacin de Documentos

La documentacin que requiera ser modificada debe cumplir las siguientes


condiciones:

Las solicitudes de modificacin se pueden realizar por escrito o travs del


aplicativo de administracin, a la Coordinacin de Gestin Documental.

o Solicitud escrita, por parte de la persona que intervienen en el proceso


y/o subproceso, mediante el diligenciamiento del formato de Solicitud
Documental cdigo GED-FT-004-UDES, anexando el documento de la
solicitud avalado por el lder del proceso y/o subproceso Nacional quien
justificar o validar el requerimiento.

o Solicitud a travs del aplicativo de administracin, el lder del proceso


o subproceso relaciona los cambios a realizar, la Coordinacin de
Gestin Documental habilita el documento correspondiente para su
edicin.

Se realiza la modificacin y si es pertinente se procede a crear la nueva


versin del documento, siguiendo las especificaciones para revisin y
aprobacin del numeral 4.2.2 del presente documento.

Una vez revisada y aprobada la modificacin se actualiza el listado


maestro correspondiente.

La Coordinacin de Gestin Documental comunica y remite el documento


o formato con la respectiva modificacin al Lder del Proceso y/o
Subproceso Nacional mediante correo electrnico y ser este el
encargado de realizar la socializacin de la modificacin a los que
intervienen en el proceso y/o subproceso y se notificar que la versin
anterior queda fuera de circulacin.

Cuando la modificacin del documento se requiera por actualizaciones en


los procedimientos documentados obligatorios o los documentos propios
de los Sistemas de Gestin, las Coordinaciones del respectivo Sistema de
Gestin y/o Representante de la Direccin podrn realizar los cambios en

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los documentos institucionales necesarios, de acuerdo a lo establecido en


este procedimiento.

Cuando la modificacin de documentos institucionales se requiera por


actualizaciones en las versiones de la norma ISO 9001, el equipo de
trabajo de calidad administrativa y financiera realizar los cambios en los
documentos, de acuerdo a lo establecido en este procedimiento.

4.2.5 Seguimiento y Control de Cambios

Los documentos se revisan peridicamente y actualizan segn las necesidades


con el fin de asegurar que continen siendo aplicables o deban ser modificados.

El control de los documentos se encuentra bajo la responsabilidad de Gestin


Documental y los Lderes de proceso y/o subproceso a nivel nacional, deben
asegurar su aplicacin e informar de los que estn obsoletos, fuera de uso o
vigencia.

La versin de los documentos solo cambia cuando existan cambios de fondo ms


no de forma.

El cuadro de control de cambios se registra al final del documento en una hoja


exclusiva, en el cual se identifican los siguientes elementos:

VERSIN DESCRIPCIN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACIN

Equipo Facilitador
00 Versin de Prueba 22/01/2014
del SGC-VAF

El responsable del registro de los cambios realizados es el lder del proceso y/o
subproceso, las Coordinaciones de cada Sistema de Gestin y/o Representante
de la Direccin segn corresponda.

El rea de control de cambios del documento no debe imprimirse. Gestin


Documental realiza el control de documentos mediante los listados maestros de
documentos.

4.2.6 Documentos Anulados y Obsoletos

Cualquier funcionario, avalado por el lder del proceso y/o subproceso Nacional,
puede solicitar que un documento sea anulado, el manejo de los documentos
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CP. Patricia Pinzn Barn Ing. Gloria Liliana Osorio A. Dra. Omaira Nelly Buitrago B.
Facilitadora SGC - VAF Representante de la Direccin Vicerrectora Administrativa y Financiera
TP. Esperanza Rojas Rojas
Coordinadora Gestin Documental
Sistema de Gestin de la Calidad VAF
Vicerrectora Administrativa y Financiera
Fecha: 10/08/2017
PROCEDIMIENTO CONTROL
DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
VAF-PR-002-UDES Versin: 09 Pgina 17 de 44
SC-CER440961

anulados es igual al de los obsoletos, ante la Coordinacin de Gestin


Documental mediante el formato de Solicitud Documental GED-FT-004-UDES o a
travs del aplicativo de administracin, campo Solicitud Documental indicando
la justificacin.

El Coordinador de Gestin Documental al distribuir una nueva versin del


documento se encarga de retirar y destruir las copias obsoletas, identificndolas
para evitar posibles errores y prevenir su uso no intencionado.

En la Coordinacin de Gestin Documental conservar el original del documento


obsoleto hasta 10 versiones, para evidenciar las mejoras, identificndolo con la
marca impresa obsoleto o a travs del aplicativo de administracin campo
Obsoletos.

4.2.7 Documentos Externos

En cada proceso y/o subproceso se identifican los documentos externos que


pueden incidir o afectar la calidad de los procesos y/o servicios de la Institucin.

Igualmente identifica el (los) responsable(s) del (los) proceso(s) y/o


subproceso(s) que puede(n) verse afectado(s) y evala el impacto potencial del
documento en la prestacin de los servicios, comunicando su percepcin, para
que se tomen las acciones o medidas correspondientes.

Ser responsabilidad de los lderes de los procesos y/o subprocesos verificar que
los documentos externos publicados en el aplicativo sean los pertinentes e
informar cualquier inconsistencia a la Coordinacin de Gestin Documental para
que realice los ajustes. As mismo debern informar a Gestin Documental la
existencia de documentos externos nuevos para que sean ingresados al
aplicativo de administracin de Calidad.

Gestin Documental enviar un correo electrnico semestralmente, a los lderes


nacionales de los procesos y subprocesos de los Sistemas, solicitando la
informacin correspondiente a los documentos externos para su actualizacin
en los casos que aplique.

4.3 CONTROL DE REGISTROS

El propsito del Control de Registros es definir los lineamientos necesarios para


la identificacin, almacenamiento, proteccin, recuperacin, retencin y
disposicin final de los registros.

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CP. Patricia Pinzn Barn Ing. Gloria Liliana Osorio A. Dra. Omaira Nelly Buitrago B.
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Vicerrectora Administrativa y Financiera
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PROCEDIMIENTO CONTROL
DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
VAF-PR-002-UDES Versin: 09 Pgina 18 de 44
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Los registros son documentos que presentan resultados obtenidos o


proporcionan evidencia objetiva de actividades desempeadas. Como los
registros suministran evidencia no pueden ser modificados.
Para obtener evidencia de las actividades efectuadas, todos los registros de los
Sistemas de Gestin en la Universidad de Santander se elaboran, revisan y
aprueban segn las indicaciones dadas en el presente documento.

Se consideran tipos de registros:

Correspondencia de entrada y salida (incluye faxes y correos electrnicos)


Notas internas
Listados, Listas
Actas de reunin
Formatos diligenciados
Formularios
Contratos
Informes
Fotografas
Grabaciones
Bases de datos del software que operen en la UDES
Registros externos necesarios para evidenciar cumplimiento de requisitos
Reportes generados a travs de aplicativos
Otros

Siguiendo los lineamientos del presente documento, para los registros se tiene
en cuenta:

Encabezado

Los documentos de los registros de los Sistemas de Gestin se identifican con


un encabezamiento que debe contener los siguientes elementos:

Logo Institucional
Nombre del Sistema de Gestin
Nombre del documento
Cdigo del documento
Versin del documento
Fecha de aprobacin de la versin vigente del documento.
Marca de conformidad de la certificacin de ICONTEC (aplica a los formatos
del Sistema de Gestin de la Calidad de la Vicerrectora Administrativa y
Financiera)

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PROCEDIMIENTO CONTROL
DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
VAF-PR-002-UDES Versin: 09 Pgina 19 de 44
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Descripcin grfica de los elementos del encabezado de los documentos de


registro del SGC-VAF, ejemplo:

NOMBRE
DEL FECHA DE
SISTEMA DE APROBACIN
GESTIN

Sistema de Gestin de la Calidad VAF


Vicerrectora Administrativa y Financiera

Fecha: 25/06/2013
FORMATO DE
XXXYY-000-NN Versin: 00
SC-CER440961

LOGO INSTITUCIONAL, MARCA


DE CONFORMIDAD DEL A NOMBRE DEL VERSIN
CERTIFICACIN DE ICONTEC DOCUMENTO Y
CDIGO

Descripcin grfica de los elementos del encabezado de los documentos de


registro Sistemas de Gestin

NOMBRE FECHA DE
DEL APROBACIN
SISTEMA DE
GESTIN
Sistema de Gestin
XXXX

FORMATO DE Fecha: 25/06/2013


XXXYY-000-NN
Versin: 00

LOGO INSTITUCIONAL NOMBRE DEL VERSIN


DOCUMENTO Y
CDIGO

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DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
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La fecha del encabezado corresponde a la fecha de aprobacin del documento


vigente, y no debe confundirse con la fecha del diligenciamiento del mismo.
Los formatos solo deben llevar encabezado y son los nicos documentos que no
llevan pie de pgina.
El encabezado aplica a los formatos que se generen a partir de la aplicacin de
los Sistemas de Gestin, la modificacin de los existentes se dar una vez se
requiera una nueva emisin o un cambio en la estructura del mismo.

Los registros generados de las bases de datos del software que operen en la
UDES y de los cuales se generen documentos, ser opcional la aplicacin del
encabezado. Est bajo la responsabilidad de los lderes de procesos y sub
procesos tanto la elaboracin de los documentos como la recoleccin y la
informacin que se incluye.

Todos los registros de los Sistemas de Gestin se encuentran relacionados e


identificados en el Formato Listado Maestro de Registros cdigo
GED-FT-003-UDES.

Los registros pueden ser elaborados y presentados en:

Medio Magntico y/o unidades de almacenamiento: son elaborados y


mantenidos en computador, discos, servidores, etc. y cuya
responsabilidad recae principalmente en las personas que los diligencian,
as como los responsables del proceso de Gestin de TIC.
Registros Fsicos: emitidos en cualquier medio como papel, fotografas u
otro, y cuya responsabilidad recae en las personas que los diligencian y
archivan.

El Lder del proceso y/o subproceso tendr en cuenta el Instructivo de


Organizacin de Archivos GED-IN-002-UDES para el almacenamiento de sus
registros.

4.3.1 Consideraciones del Control de Registros

Cuando sea necesario crear, modificar o anular un formato, se debe cumplir


los lineamientos establecidos en el presente Procedimiento.

El lder de proceso y/o subproceso debe garantizar la proteccin de los


registros impresos o electrnicos de factores que alteren sus condiciones
fsicas tales como polvo, humedad, elevadas temperaturas, entre otros; as
como la seguridad de la informacin que contienen. Lo anterior no exime la
responsabilidad que le es inherente a cada funcionario en el cargo que
desempea.
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DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
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La informacin que aparezca en el Listado Maestro de Registros cdigo


GED-FT-003-UDES debe coincidir con el manejo de Registro de cada proceso
y/o subprocesos de los sistemas de gestin implementados; los Lideres de
Proceso y/o Subproceso Nacionales, deben notificar a la Coordinacin de
Gestin Documental los registros que se identifican en sus actividades.

Los registros deben conservarse legibles, fcilmente identificables y


recuperables y sin enmendaduras.

Los registros en medio impreso deben diligenciarse con bolgrafo de tinta


negra, est restringido el uso de lpiz, salvo en la actividad de foliacin
segn disposicin del Archivo General de la Nacin.

Los registros externos, que sean necesarios para el cumplimiento de las


funciones, deben incluirse en el Listado Maestro de Registros cdigo
GED-FT-003-UDES, sin ser necesario asignar un cdigo.

El acceso a los registros informticos, se realizar a travs de usuario y clave,


cada usuario responder por el uso y las acciones que de ellas se deriven.

La modificacin de los registros electrnicos se realizar nicamente en las


condiciones enunciadas por el proceso y subproceso en sus procedimientos,
y solo podrn ser ejecutadas por el usuario con permiso definido para tal fin.

Con el fin de resguardar y garantizar la seguridad y recuperacin de los


registros en medio electrnicos, el lder de Proceso/subproceso se apoyar
con el subproceso Seguridad Informtica para realizar almacenamiento en
servidores y copias de seguridad como un mecanismo de soporte, teniendo
en cuenta las directrices establecidas para tal fin.

La recuperacin de los registros informticos se realiza mediante los


procedimientos desarrollados para cada caso por el subproceso de
Seguridad Informtica.

Los Lderes de Procesos y/o Subprocesos con el apoyo de la Oficina de


Gestin Documental en cada sede, son responsables de administrar sus
registros, de actualizar el Listado Maestro de Registros cdigo GED-FT-003-
UDES y vigilar que se cumplan los tiempos de retencin y disposicin final
establecidos.

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4.4 CONDICIONES DE ARCHIVO, CONSERVACIN Y DISPOSICIN FINAL DE


DOCUMENTOS Y REGISTROS

La Universidad de Santander atender las directrices emanadas por el Archivo


General de la Nacin, entidad encargada de orientar y coordinar la funcin
archivstica, en busca de la eficiencia y eficacia en la consulta de la informacin.

Se toma como referencia lo estipulado en el Acuerdo 042 del 2002, por el cual
se establecen los criterios para la organizacin de los archivos de gestin en las
entidades pblicas y las privadas que cumplen funciones pblicas, se regula el
Inventario nico Documental y se desarrollan los artculos 21, 22, 23 y 26 de la
Ley General de Archivos 594 de 2000, que hacen referencia a:

Programa de Gestin Documental


Formacin de Archivos
Procesos Archivsticos
Inventario nico Documental

Los documentos y registros resultantes de las actividades son conservados en


archivo por los responsables designados en cada dependencia.

La Institucin proporciona los elementos necesarios para garantizar la integridad


fsica y la conservacin de la informacin consignada en los registros y los
lineamientos estn a cargo del Proceso de Gestin Documental.

El responsable de archivar cada tipo de registro asegura las condiciones


ambientales o de seguridad que minimicen el riesgo por deterioro o prdida.

En el Instructivo Organizacin y Transferencia de Archivos GED-IN-002-UDES, se


describen las actividades necesarias para ordenar, conservar, consultar los
registros fsicos o magnticos de tal forma que evidencie el desarrollo normal de
los trmites y garanticen su ubicacin y consulta.

El acceso a los registros est controlado por el lder del proceso y/o subproceso
quien garantiza el cumplimiento de los lineamientos de consulta, teniendo en
cuenta lo estipulado por la ley y la institucin con respecto a la reserva de la
informacin.

Los Registros generados en las historias clnicas ocupacionales, tienen manejo


confidencial, podrn ser consultados por un mdico especialista en Seguridad y
Salud en el Trabajo designado y/o el trabajador.
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DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
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Los documentos y registros se conservan en cada dependencia para cumplir los


objetivos de su creacin, luego de cumplido sus trmites se mantendrn el
tiempo determinado para consultas, segn lo establecido en los Listados
Maestros.
Cumplido el tiempo de vigencia en el archivo de Gestin, los documentos y
registros se remitirn al Archivo Central mediante el diligenciamiento del
Formato de Inventario Documental GED-FT-005-UDES, atendiendo las
orientaciones del Instructivo Organizacin de Archivos de Gestin y
Transferencias Documentales GED-IN- 002-UDES

Una vez trascurrido el periodo de conservacin consignado en los Listados


Maestros, se debe cumplir lo all dispuesto a efecto de determinar la disposicin
final de los documentos segn Instructivo de Organizacin de Archivo Central y
Disposicin Final de Documentos GED-IN-005-UDES.

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5. FLUJOGRAMAS

5.1 CONTROL DE DOCUMENTOS

RESPONSABLES

Dependencia

REGISTRO
Cargo
ACTIVIDAD DESCRIPCION

Cualquier funcionario, en la ejecucin

Sistemas de Gestin
Sistemas de Gestin
/Subprocesos de los
Todos los Procesos

Aplica para todo el

GED-FT-004-UDES
de sus funciones y en pro del

personal de los
mejoramiento identifica la necesidad
de elaboracin, modificacin o
eliminacin de un documento que se
utilice dentro del proceso y/o
Identificacion subproceso.
Necesidad
Documental

El funcionario presenta la elaboracin,


Lder de proceso / Subprocesos de los
Todos los Procesos /Subprocesos de

modificacin o eliminacin del


documento a travs del aplicativo de
administracin del Sistema o por
escrito mediante el diligenciamiento del
Sistemas de Gestin

Sistemas de Gestin

GED-FT-004-UDES
formato de solicitud documental cdigo
GED-FT-004-UDES, para la elaboracin
Presentacin de la o modificacin se debe anexar el
solicitud del documento objeto de la solicitud,
documento. avalado por el lder del proceso y/o
subproceso Nacional quin justificar o
validar el requerimiento. El formato se
presenta ante la Coordinacin de
Gestin Documental.

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Se realiza la revisin de fondo y una vez

GED-FT-004-UDES, Correo
Subprocesos Nacional de
se cuente con el visto bueno del Lder

Coordinador Gestin
Sistemas de Gestin
Gestin Documental
del Proceso y Subproceso Nacional, el

Lder de Proceso /
responsable de la elaboracin del

Documental

Electrnico
documento, remitir a la coordinacin
Revisin y Aprobacin de Gestin Documental para la revisin,
del documento en forma, dando respuesta en tres (3)
das hbiles o de acuerdo a la
necesidad institucional. Despus de
revisado el documento GED lo remite a
quien corresponda para la aprobacin
del Documento.

GED-FT-004-UDES
Si existe algn ajuste debe validarse

Coordinador
Documental

Documental
con el lder del proceso y/o subproceso

Gestin

Gestin
Decisin
que planteo la solicitud.

No hay lugar ajustes continua el


procedimiento normal.

Gestin Documental comunica al Lder

GED-FT-010-UDES
del Proceso y/o Subproceso Nacional de

Coordinador
Documental

Documental
la aprobacin del documento mediante
Gestin

Gestin
correo y Formato de Lista de
Distribucin de Documento o a travs
mensaje enviado por el aplicativo de
Comunicacin de la
administracin
aprobacin del
documento
Sistemas de Gestin
de los
Lder de Proceso /

GED-FT-010-UDES y
Lista de Asistencia -
/Subprocesos de los
Todos los Procesos

El lder de cada proceso y/o subproceso


Nacional deber realizar la socializacin
Sistemas de

fotogrficos
registros
y/o retroalimentacin con los usuarios
Gestin

Subprocesos

internos y externos y registrar la


distribucin de los documentos en el
Nacional

Socializacin de Formato de Lista de Distribucin de


novedades Documentos.

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Gestin Documental, actualiza: El

Gestin Documental
listado maestro de documentos o
verifica que el aplicativo de

GED-FT-001-
Documental

UDES/GED
administracin realice la actualizacin

Gestin

Coordinador
automtica.

Control documentos y
registros

FIN

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5.2 CONTROL DE REGISTROS

RESPONSABLES

Dependencia

REGISTRO
Cargo
ACTIVIDAD DESCRIPCIN

INICIO

Procesos/Subproc

el personal de los
Aplica para todo
Identificar los registros que pertenecen al

esos de los SIG

Gestin Lder

UDES/GED-FT-
VAF
Subprocesos
GED-FT-003-
Procesos y/o
Sistemas de
proceso y/o subproceso y notificar a la

004-UDES
Todos los
Coordinacin de Gestin Documental para

Nacional
que se ingrese en el formato listado
maestro de registros.
Identificacion de
Registros

Procesos/Subproceso

personal de los SIG


Aplica para todo el

GED-FT-005-UDES
s de los SIG
Todos los

Determine el lugar de almacenamiento de


acuerdo al Instructivo Organizacin de
Archivos cdigo GED-IN-002-UDES para su
adecuada disposicin y conservacin.

Almacenamiento

Consulte en la oficina de Gestin


procesos/Subprocesos de

Responsable del manejo


los Sistemas de Gestin

Documental el nivel y los cargos de


Lder del proceso y

GED-FT-007-UDES
acceso a los registros.
El personal no autorizado realizar las
del archivo
Todos los

consultas de los registros a travs del


personal facultado.

Consulta y/o
Prstamo

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RESPONSABLES

Dependencia

REGISTRO
Cargo
ACTIVIDAD DESCRIPCIN

Establecer en el Listado Maestro de

Gestin Documental
Registros el tiempo de retencin de

GED-FT-003-UDES
Coordinador de
los registros, de acuerdo a los

Documental
requerimientos internos o legales

Gestin
externos.

Determinar la disposicin a aplicar a


Tiempos de cada registro una vez haya culminado
Retencin el periodo de retencin del archivo.

Actualizar el Listado Maestro de


Documental -
los

los Sistemas
de

GED-FT-003-UDES
Lder de Proceso /
Procesos/Sub
Registros cuando se requiera.

Coordinador de

Documental -

subproceso
de Gestin

Nacional
procesos

Gestin
Los Lderes de Proceso y/o Subproceso
Gestin

Nacional informaran a la Coordinacin


Todos

de Gestin documental sobre los


registros externos que han entrado en
Actualizacin vigencia para sus respectivas
actividades.
Subproceso de los
Lder de Proceso /
Procesos/Subproc

El lder de cada proceso y/o


Sistemas de

Sistemas de

Asistencia y
subproceso Nacional deber realizar

fotogrficos
Listados de
esos de los
Todos los

registros
Gestin

Gestin
la socializacin y/o retroalimentacin
con los usuarios internos y externos.

Socializacin de
novedades

FIN

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DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
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6. FORMATOS

Listado Maestro de Registros GED-FT-003-UDES


Solicitud Documental GED-FT-004-UDES
Inventario nico Documental GED-FT-005-UDES
Control Prstamo de Documentos GED-FT-007-UDES
Lista de distribucin de Documentos GED-FT-010-UDES

7. DEFINICIONES

APROBACIN: actividad emprendida para certificar la conveniencia y la


adecuacin del documento previamente revisado.

ARCHIVO DE GESTIN: conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su


forma y soporte material que se encuentran en uso, acumulados en un
proceso natural en el desarrollo de las actividades de los programas y/o
dependencias, de la Universidad de Santander UDES.

ARCHIVO CENTRAL: lugar donde se agrupan los documentos transferidos de


los distintos archivos de gestin de la Institucin, una vez finalizado su
trmite, pero siguen siendo objeto de consulta por las oficinas y los
particulares en general.

CARACTERIZACIN DE PROCESOS Y/O SUBPROCESOS: documento que


describe las caractersticas generales del proceso y/o subproceso.

DISPOSICIN: destino o fin que se le da a un registro, una vez terminado el


tiempo de retencin en un archivo.

DIFUSIN: utilizacin de cualquier medio de comunicacin para dar a conocer


informacin.

DOCUMENTO: datos que poseen significado y su medio de soporte. El tipo


de soporte puede ser papel, disco magntico, ptico o electrnico, fotografa
o muestra patrn o una combinacin de stos.

DOCUMENTO EXTERNO: son aquellos documentos relevantes que son


necesarios para el funcionamiento eficaz de la Institucin y son generados
por entidades diferentes a esta (Leyes, decretos, Normativas
Gubernamentales, entre otros).

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DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
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DOCUMENTO INTERNO: son aquellos documentos relevantes que


definen los servicios que presta la institucin, son necesarios para su
funcionamiento y se generan al interior de la institucin, pueden modificarse
de manera independiente, incluye los documentos propios de los programas
o dependencias de la universidad.

DOCUMENTO OBSOLETO: es aquel documento que derivado de un cambio o


de su eliminacin, pierde su vigencia.

DOCUMENTO DE REFERENCIA: son aquellos que sirven como base, soporte o


guardan relacin directa con un proceso y/o subproceso o procedimiento.

Ejemplo de documento referencia:

Norma ISO 9001:2008


Ley General de Archivo
Acuerdos de Consejo Acadmico.

FORMATO: documento impreso o digital destinado al registro de


informacin de un proceso.

FICHA: documento que define caractersticas y/o controles especficos para


algunas actividades, seguimiento a indicadores y equipos.

IDENTIFICACIN: es todo aquello nombre y cdigo que se le asigna a


cada documento que lo diferencia de cualquier otro.

INSTRUCTIVO: documento que brinda una secuencia clara de indicaciones


que tienen como finalidad desarrollar una actividad para llegar a una meta o
a un objetivo.

LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS: formato donde cada


proceso y/o subproceso registra los documentos internos y externos para
controlar sus versiones, almacenamiento, proteccin, recuperacin,
retencin y disposicin final.

MANUAL: documento gua que transmite de forma explcita, sencilla,


ordenada y sistemtica la informacin de una organizacin, sobre objetivos,
polticas, atribuciones y procedimientos; se indican las actividades y la forma
en que estas debern ser realizadas por los miembros de la organizacin,
teniendo como referente los propsitos de la Institucin.

MANUAL DE CALIDAD: documento que especifica el Sistema de Gestin de la


Calidad de la Institucin.
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Vicerrectora Administrativa y Financiera
Fecha: 10/08/2017
PROCEDIMIENTO CONTROL
DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
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PROCESO Y/O SUBPROCESO: conjunto de actividades relacionadas entre s


para generar valor y que convierte las entradas en resultados

PROCEDIMIENTO: documento que describe la forma especfica para llevar a


cabo una actividad que comunica los mtodos establecidos para el
desempeo y administracin del trabajo e identifica el responsable por el
desarrollo de cada etapa y las evidencias producto de las actividades.

PROTECCIN: actividad tendiente a garantizar el estado de un registro y


definir los niveles de acceso.

RECUPERACIN: facilidad para consultar un registro almacenado


dependiendo del tipo de archivo en el que se encuentre.
REGISTRO: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona
evidencia de actividades desempeadas, pueden ser formatos diligenciados,
cartas, notas internas, actas de reunin, contratos y otros.

RESPONSABLE: personal dentro de la institucin encargado del


almacenamiento, ubicacin, recuperacin y estado de los documentos y
registros en cualquier tipo de soporte.

REGLAMENTO: conjunto de reglas y conceptos ya establecidos a fin de


establecer parmetros para realizar una tarea dentro de las actividades
previamente establecidas en la institucin.

REVISIN: actividad emprendida para asegurar la conveniencia y la


adecuacin del documento objeto de la revisin, para alcanzar el objetivo
establecido.

TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL: listado de series con sus


correspondientes tipos documentales, a los cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo vital de los registros.

TIPO DE SOPORTE: cualquier tipo de material susceptible de vehicular


informacin, como papel, cintas, discos magnticos, fotografas, etc.

VERSIN: indica la cantidad de actualizaciones que ha tenido el documento.

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CP. Patricia Pinzn Barn Ing. Gloria Liliana Osorio A. Dra. Omaira Nelly Buitrago B.
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ANEXOS

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ANEXO 1. Formato Listado Maestro de Registros GED-FT-003-UDES

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ANEXO 2. Formato Solicitud Documental GED-FT-004-UDES

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ANEXO 3. Formato de Inventario nico Documental GED-FT-005-UDES

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ANEXO 4. Formato Control Prstamo de Documentos GED-FT-007-UDES

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ANEXO 5. Formato Listado de Distribucin de Documentos GED-FT-010-UDES

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CONTROL DE CAMBIOS

FECHA DE
VERSIN DESCRIPCIN DEL CAMBIO RESPONSABLE
APROBACIN

Patricia Pinzn Barn


Facilitadora SGC-VAF
Enero 15 de
00 Versin de Prueba
Esperanza Rojas Rojas 2014
Coordinadora de Gestin
Documental

Se incluye gua como tipo de


documento

Inclusin del Campo Pgina en


Encabezado
Gloria Liliana Osorio
Representante de la
Se determina como opcional el
Direccin
encabezado para los formatos

Se elimina en responsable de la
Carmen Guerrero
revisin el Coordinador de Calidad y
Gonzlez
01 se incluye el responsable de la
Coordinadora de Calidad 18/06/2014
aprobacin de documentos fuera del
SGC-VAF.
Se modifica el encargado de dar
Liliana Naranjo
apoyo a la conservacin de registros
Amelia Gonzlez
electrnicos
Patricia Pinzn
Facilitadoras
Se incluye nombres de Instructivos
SGC-VAF
de Gestin Documental

Se actualizan flujogramas de
acuerdo a los cambios realizados en
documento

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FECHA DE
VERSIN DESCRIPCIN DEL CAMBIO RESPONSABLE
APROBACIN

Modificacin del alcance, se limita a


los procesos y/o subprocesos de los
SIG.

Se incluye aplicacin del Instructivo


de Documentos Acadmico
Administrativos GED-IN-005-UDES

Modificacin del numeral 4.2.2


Responsable de elaboracin, revisin
y aprobacin de los documentos

Modificacin tabla de cdigos, se


limita a los cdigos de los procesos
y/o subprocesos de los SIG Gloria Liliana Osorio
Representante de la
Se incluye la responsabilidad del Direccin
lder de proceso y/o subproceso
sobre la elaboracin de la Carmen Guerrero
codificacin en documentos Gonzlez
Coordinadora de Calidad
02 Se modifica tabla de resumen del 16/07/2014
contenido mnimo de documentos Esperanza Rojas Rojas
Coordinadora de Gestin
Inclusin de Descripcin del Documental
Encabezado del Formato
Patricia Pinzn Barn
Especificaciones sobre la Facilitadora SGC-VAF
actualizacin de formatos, as como
los registros provenientes de
software Institucionales

Modificacin de consideraciones
sobre el control de registros

Se elimina de los formatos


asociados, el Formato de Tabla de
Retencin

Se incluye la aplicacin del


Instructivo de Organizacin de
Archivo Central y Disposicin final de
los documentos GED-FT-005-UDES

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FECHA DE
VERSIN DESCRIPCIN DEL CAMBIO RESPONSABLE
APROBACIN

Condiciones Generales:

Se elimina el tipo de soporte de los


documentos

Se incluyen las responsabilidades del


lder nacional frente a los
documentos y registros

Se aclara sobre el cumplimiento de


los lineamientos del Procedimiento
para la elaboracin, modificacin y
Gloria Liliana Osorio
eliminacin de documentos
Representante de la
Direccin
Se elimina prrafo sobre la
obligacin de consultar a la Oficina
Carmen Guerrero
Jurdica los documentos la
Gonzlez
obligatoriedad de mandatos
Coordinadora de Calidad
externos, por considerar que es
actividad clara para los lderes
nacionales de proceso yo subproceso
Elda Botello 24/03/2015
03
Coordinadora de
4.2.1.1 Se elimina la aclaracin de
Compras
construccin de fecha del
encabezado
Esperanza Rojas Rojas
4.2.2. Se aclara la responsabilidad de
Coordinadora de Gestin
la Coordinacin del Sistema de
Documental
Gestin de la Calidad VAF en la
elaboracin de los documentos del
Sistema

Se aclara el procedimiento de
revisin, aprobacin, distribucin y
modificacin de los documentos.

4.2.6 Se aclara el uso del formato


GED-FT-004-UDES para informar a
Gestin Documental los documentos
obsoletos y la disposicin final de los
mismos

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DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
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FECHA DE
VERSIN DESCRIPCIN DEL CAMBIO RESPONSABLE
APROBACIN

4.2.7 Se aclara el deber de informar


a Gestin Documental la inclusin de
documentos externos
Gloria Liliana Osorio
Representante de la
Direccin
Se elimina el numeral 4.2.8
Documentos de Referencia, se
Carmen Guerrero
incluye como definicin
Gonzlez
Coordinadora de Calidad
4.3.1 Se incluye la obligatoriedad de 24/03/2015
03
reportar los registros a Gestin
Documental
Elda Botello
Coordinadora de
Se actualizan los flujogramas de
Compras
acuerdo a los cambios realizados

Esperanza Rojas Rojas


Coordinadora de Gestin
Se ajusta los responsables del Documental
procedimiento
En condiciones generales:
Se incluye la obligatoriedad de
cumplimiento de los lineamientos
institucionales de Gestin
Documental debidamente
aprobados
Gloria Liliana Osorio
Se aclara el registro de los Representante de la
documentos en el Listado Maestro de Direccin
04 Documentos. 18/11/2015
Esperanza Rojas Rojas
Se incluye el uso del aplicativo de Coordinadora de Gestin
administracin del SGC-VAF Documental

4.2.1.1 Se incluye en los documentos


del Sistema, Polticas

Se aclara en el numeral:

4.2.1.1 fecha de aprobacin vigencia


del documento

4.2.1.4 Se aclara la descripcin del


campo REVIS
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FECHA DE
VERSIN DESCRIPCIN DEL CAMBIO RESPONSABLE
APROBACIN

4.2.2 Se incluye el uso del aplicativo


administracin en la elaboracin,
revisin y aprobacin

4.2.2 Se establece el responsable de


aprobar los documentos del SGC-VAF
en ausencia de la Alta Direccin

4.2.4 Se incluye uso del aplicativo de


administracin para la modificacin y
se aclara los responsables de
modificaciones de documentos
obligatorios del SGC-VAF
Gloria Liliana Osorio
4.2.5 Responsable del registro de los Representante de la
cambios Direccin

4.2.6 Campo Obsoletos en aplicativo de Carmen Guerrero


04 administracin. Gonzlez
18/11/2015
Coordinadora de Calidad
4.2.7 Reporte y manejo de los
documentos externos Esperanza Rojas Rojas
Coordinadora de Gestin
4.3.1 Excepcin del uso de lpiz en Documental
diligenciamiento de registros

5.1 Ajuste del flujograma de Control de


documentos

6. Se eliminan los formatos Listado


Maestro de Documentos y Listado
Maestro de Documentos externos
fsicos, el control se realiza a travs del
aplicativo de administracin del SGC-
VAF

Se ajustan los anexos

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FECHA DE
VERSIN DESCRIPCIN DEL CAMBIO RESPONSABLE
APROBACIN

Aplicacin de la marca de conformidad


de la certificacin ICONTEC
Esperanza Rojas Rojas
Inclusin en la construccin de
05 Coordinadora de Gestin 01/03/2016
encabezados del uso del Protocolo de
Documental
aplicacin de la marca de conformidad
de la certificacin ICONTEC VAF-PC-
001-UDES

Se ajusta el procedimiento a lo
establecido en el decreto 1072/2015,
para la inclusin del Sistema de
Gestin de Seguridad y Salud en el
Trabajo y otros Sistemas de Gestin
de la universidad. Gloria Liliana Osorio
Representante de la
Se aclara la presentacin del Direccin
encabezado de los documentos
Carmen Guerrero
06 Se incluye cdigos alfabticos que Gonzlez
identifican los Sistemas de Gestin y Coordinadora de Calidad
los nuevos procesos dentro del 03/08/2016
alcance. Esperanza Rojas Rojas
Coordinadora de Gestin
Se aclaran los procedimientos para el Documental
tratamiento de los documentos a
travs del aplicativo de administracin
de los Sistemas de Gestin.

Se actualizan los anexos.

Actualizacin del encabezado por


aplicacin de la mencin "Vigilada
Mineducacin" junto a logo
Carmen Guerrero
Institucional
Gonzlez
07 07/10/2016
Coordinadora de Calidad
Se ajustan imgenes relacionadas con
del SGC-VAF
logo institucional

Se ajustan los anexos

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FECHA DE
VERSIN DESCRIPCIN DEL CAMBIO RESPONSABLE
APROBACIN

Ajuste de numeral 4.2.2 Responsables Gloria Osorio Avendao


08 de la elaboracin, revisin y Representante de la 02/03/2017
aprobacin de los documentos direccin

Se ajustan las condiciones generales


del numeral 4.1 de acuerdo a nuevos
lineamientos institucionales
impartidos por la alta direccin.

Se incluye Planes dentro de los


documentos que les aplicar
encabezado, contemplado en el
numeral 4.2.1.1 del procedimiento de
control de documentos y registros.

Se ajusta la descripcin de los campos


del pie de pgina, contemplado en el
numeral 4.2.1.4 del procedimiento de
control de documentos y registros.

Se ajusta los responsables de la Carmen Guerrero Gonzlez


09 revisin y aprobacin de los Coordinadora de Calidad 10/08/2017
documentos para el Sistema de del SGC-VAF
Gestin de Seguridad y Salud en el
Trabajo, contemplados en el numeral
4.2.2 del procedimiento de control de
documentos y registros.

Se incluye condicin para la


modificacin de documentos,
contemplado en el numeral 4.2.4 del
procedimiento de control de
documentos y registros.

Se aclara el cambio de versin de los


documentos dentro del seguimiento y
control de cambios, contemplados en
el numeral 4.2.5 del procedimiento de
control de documentos y registros.

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