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PROCEDIMIENTO GENERAL

Gestin de un plan de comunicacin


RAZN SOCIAL DE LA EMPRESA
interna

Cdigo PG-33 Edicin 0

ndice
1. TABLA RESUMEN..................................................................................... 2
2. OBJETO................................................................................................... 2
3. ALCANCE................................................................................................. 2
4. RESPONSABILIDADES ............................................................................ 3
5. ENTRADAS .............................................................................................. 3
6. SALIDAS ................................................................................................. 3
7. PROCESOS RELACIONADOS .................................................................... 3
8. DIAGRAMA DE FLUJO.............................................................................. 4
9. DESARROLLO .......................................................................................... 5
9.1. ANLISIS PREVIO DE LA COMUNICACIN EXISTENTE.............................. 5
9.2. REALIZAR UN DIAGNSTICO DE LA SITUACIN DE LA COMUNICACIN ..... 6
9.3. ESTABLECER LNEAS DE ACCIM.......................................................... 6
9.4. DISEO DEL PLAN DE COMUNICACIN INTERNA .................................... 6
9.5. COMUNICAR,SENSIBILIZAR Y CAPACITAR .............................................. 8
9.6. IMPLEMENTAR EL PLAN DE COMUNICACIN INTERNA.............................. 8
9.7. EVALUACIN FINAL ............................................................................ 8
10. DEFINICIONES ..................................................................................... 9
11. FORMATOS Y REFERENCIAS .................................................................. 9

FECHA DE ENTRADA EN VIGOR:

Realizado: Revisado y aprobado:


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1. TABLA RESUMEN
SECTORES TODOS, EN GENERAL

TiPOLOGA DEL
GENERAL
PROCESO

PROCESO GESTIN DE UN PLAN DE COMUNICACIN INTERNA

RESPONSABLE/S
ALTA DIRECCIN, MANDOS INTERMEDIOS
PROCESO

PROCESOS EVALUACIN Y MEJORA DEL CLIMA LABORAL


RELACIONADOS

NECESIDAD DE MEJORAR LA GESTIN DE LA COMUNICACIN


ENTRADAS
INTERNA

RESULTADOS DE LA EVALUACIN FINAL DEL PLAN DE


SALIDAS
COMUNICACIN INTERNA

2. OBJETO
El objeto de este procedimiento es definir los pasos que se siguen para obtener un
plan de comunicacin interna en la organizacin que permita, a travs de los
medios y soportes adecuados, cubrir las necesidades de comunicacin que
presentan los individuos y grupos que componen la organizacin.

3. ALCANCE
Este proceso concernir a las actividades y recursos relacionados con la gestin de
la comunicacin interna de la organizacin.

Actividades a las que afecta este proceso

Todos los sectores, en general.

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4. RESPONSABILIDADES
Alta direccin: es la responsable del diseo, implantacin y evaluacin final
del plan de comunicacin interna.

Mandos intermedios: son los encargados de la implantacin y el seguimiento


del plan de comunicacin interna.

5. ENTRADAS
Este proceso comienza con la identificacin en la organizacin de la necesidad de
mejorar la gestin de la comunicacin de carcter interno a travs de una
planificacin ordenada y adaptada a la organizacin.

6. SALIDAS
Este proceso termina con la obtencin de los resultados de la evaluacin final del
plan de comunicacin interna diseado e implantando en la organizacin.

7. PROCESOS RELACIONADOS
Evaluacin y mejora del clima laboral.

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8. DIAGRAMA DE FLUJO

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9. DESARROLLO
9.1. ANLISIS PREVIO DE LA COMUNICACIN
EXISTENTE
Una primera fase consiste en averiguar las necesidades de
informacin/comunicacin en la organizacin, intentando responder a las siguientes
preguntas:

Cul es la sensibilizacin existente sobre la importancia de la comunicacin


interna en el trabajo?

Estn bien identificadas las demandas/ofertas informativas?

Existe una implicacin por parte de la direccin?

Existen problemas en el sistema de comunicacin actual (no llega a todo el


mundo, se hace un mal uso del mismo, etc.)?

Son adecuados los canales y medios existentes de comunicacin?

Para esto, se lleva a cabo una anlisis inicial de los siguientes factores:

Las ofertas/demandas de comunicacin a travs de la recogida de


informacin del personal (mtodos informales: dilogos en sesiones de
formacin, herramientas de feedback a partir de reuniones informativas, etc.
y formales: sesiones/estudios especficos, estudios de clima/especficos).

Los documentos generados en la organizacin (todo el material normativo o


de difusin empleado).

Los responsables de las tareas de comunicacin.

Las relaciones entre los grupos que existen en la organizacin.

El contenido y la forma de los mensajes transmitidos.

Los flujos y recursos de comunicacin.

La/s estrategia/s de la organizacin.

La voluntad y capacidad de actuacin de la direccin.

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9.2. REALIZAR UN DIAGNSTICO DE LA


SITUACIN DE LA COMUNICACIN
Una vez concluido el anlisis anterior, se analiza el material obtenido, identificando
cuales son:

Los actores generadores y receptores de la informacin.

Los flujos informativos.

El volumen y tipo de informacin que reciben y generan dichos flujos.

Las demandas potenciales de comunicacin (personas implicadas).

Puntos fuertes y dbiles de la comunicacin.

9.3. ESTABLECER LNEAS DE ACCIN


Como respuesta a aquellos aspectos de la comunicacin identificados como puntos
crticos, se definen orientaciones que denotan la importancia y la necesidad de
operar sobre determinados puntos, estableciendo una prioridad en funcin de su
importancia.

9.4. DISEO DEL PLAN DE COMUNICACIN


INTERNA
La estructura del plan de comunicacin interna debe incluir:

Objetivos, metas y resultados esperados.

Deben definirse los objetivos y metas concretas que se pretende conseguir a


travs del plan de comunicacin interna as como los resultados que se
quieren lograr con las medidas implementadas.

Acciones previstas. Deben establecerse metodologas de actuacin


concretas encaminadas a:

o Controlar los flujos de comunicacin formal/informal.

o Integrar la comunicacin como un elemento de la estrategia de


negocio.
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o Apoyar el desarrollo de una cultura integradora que favorezca la


comunicacin y el intercambio de conocimiento.

o Potenciar la comunicacin cara a cara a travs del desarrollo del


liderazgo (entendiendo como lderes todas las personas que
desempeen un papel como gestores de equipo en la organizacin) y
en particular, de las competencias de la comunicacin.

o Fomentar la comunicacin multidireccional, aprovechando


adecuadamente las oportunidades brindadas por la tecnologa.

o Acortar los canales de comunicacin (evitando demasiados


eslabones), para agilizar la transmisin de los mensajes y beneficiar
su integridad.

o Establecer canales de difusin (revistas, reas de informacin, notas,


etc.) y de escucha (estudios de
clima/satisfaccin/percepcin/expectativas/etc. del personal) tiles.

Responsables y roles asociados.

Debe existir un sistema de direccin que canalice y regule la informacin al


mismo tiempo que todas las personas deben tener definidas sus
responsabilidades sobre la comunicacin vertical (tanto descendente como
ascendente) y horizontal, en funcin de su posicin en la empresa.

Recursos necesarios.

Para elegirlos adecuadamente se tiene en cuenta la finalidad que se trata de


conseguir con el mensaje comunicado (motivar o integrar, transmitir
cuestiones relativas al trabajo, informar, etc.) y el tipo de informacin que
se desea comunicar (hechos objetivos, sentimientos, temas controvertidos o
delicados,...).

Algunas herramientas de comunicacin tiles pueden ser: cartas al personal,


cuaderno de bienvenida, manuales de estilo, folletos, reuniones, lnea
abierta, buzn de comunicaciones, medios electrnicos (e-mail, intranet,
listas de distribucin y foros de discusin por Internet, pgina web), etc.

Temporalizacin.

Con el fin de evaluar la evolucin de las medidas diseadas durante su


puesta en marcha, se deben disponer plazos de consecucin para las
acciones propuestas.

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Indicadores para la medida de los resultados.

Es necesario establecer indicadores para realizar el seguimiento de las


acciones propuestas. Pueden disearse indicadores de cambios de
comportamiento y percepciones, de opinin de los destinatarios sobre las
acciones de informacin/comunicacin interna en las que participan, de
grado de realizacin de las acciones segn la planificacin, de nivel de
participacin en las acciones de comunicacin, de grado de cumplimiento de
las especificaciones de calidad y plazo previstas para cada una de las
acciones, etc.

9.5. COMUNICAR, SENSIBILIZAR Y CAPACITAR


Es necesario sensibilizar, mentalizar y formar en comunicacin a los empleados de
todos los niveles para que tomen conciencia de su importancia. La difusin del plan
a toda la organizacin persigue el cambio actitudinal y el compromiso de los
distintos responsables implicados.

9.6. IMPLEMENTAR EL PLAN DE


COMUNICACIN INTERNA
Una vez diseado, se pone en marcha el plan de comunicacin interna en la
organizacin a travs de las acciones definidas en etapas anteriores.

9.6.1 Seguimiento y retroalimentacin

La implantacin debe ir acompaada de un control peridico y una


retroalimentacin constante (mediante cuestionarios, entrevistas, etc.), con el
propsito de identificar posibles desviaciones y poder introducir mecanismos de
correccin si fuese necesario.

Este seguimiento sirve adems para medir la efectividad de las acciones de


comunicacin interna emprendidas y averiguar cuales son los canales ms
apropiados con el fin de mejorar las actuaciones diseadas.

9.7. EVALUACIN FINAL


La evaluacin de resultados determina en que medida el plan logr su propsito,
metas y resultados esperados, y cuales son los efectos secundarios del mismo

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10. DEFINICIONES
No aplica.

11. FORMATOS Y REFERENCIAS


No aplica.