Lisboa | 28

Lisboa de Junho
| 28 Junho 2011
2011
Museu do
Museu do Oriente
Oriente

KAIZEN LEAN HEALTH CARE

Alexandra
<<TITULO Caramalho
APRESENTAO>>
<<Nome do Orador>>
Kaizen - Qual o significado?

KAI Mudana

ZEN Bom
(para melhor)

KAIZEN= Melhoria Contnua

Todas as Pessoas!
Todos os Dias!
Todas as reas!
 Sweden
United
Canada Germany Russia
Kingdom Poland
Belgium Czech
Switzerland Slovakia
France Hungary
Spain Romania Japan
Austria
Portugal Italy
China
USA
UAE

Mexico India

Kenya Malaysia
Brazil

Mauritius

MASAAKI IMAI
Founder and Australia
President 1 Global Coordination Office New Zealand

29 Local Kaizen Offices

Operations in 36 Countries
 Eliminao de Desperdcio

MUDA MUDA
Valor Valor Adicionar
Acrescentado Acrescentado Valor
Acrescentado
desperdcio

Valor MUDA
Acrescentado Valor
Acrescentado
Vantagens:
MUDA
1. Mais tempo para
Valor servio ao paciente
Valor Acrescentado
Acrescentado 2. Melhor planeamento e
MUDA MUDA nivelamento
3. Menos stress
 Eliminao do Desperdcio na Sade
Informao a Transporte de
Mais Informao/Material/
Paciente

Profissionais Informao/Material/
Parados Paciente Parado

Processos Movimento de
Complicados Profissionais

Erros
 Optimizao dos Fluxos

Fluxo de Pacientes

Fluxo de Profissionais

Fluxo de Materiais

Fluxo de Fornecedores

Fluxo de Informao

Fluxo de Equipamentos

Fluxo de Instrumentos/Processos
 Kaizen Management System
WCP World Class Performance
Eficcia

Objectivos e
Fornecedores

Colaboradores

Resultados
Clientes
Fluxo do Eficcia do
QCD Zero Defeitos QCD
Processo Processo

Suporte Eficaz

Kaizen Kaizen Kaizen Kaizen

Ferramentas
Sistemas e
Flow Productive Quality Service
Management Maintenance Control Management

Organizao
e Recursos
Kaizen Change Management

Construir uma Base Slida com os:

Eliminar: MUDA - Perdas Eliminar: MUDA - Desperdcio
Fundamentos KAIZEN
 Kaizen Como fazer?
Definir Valor Para o paciente e para a organizao

Desafiar Equipas Kaizen Definir Metas e organizar Trabalho Equipas Kaizen

Ir para o Gemba Mudar processos e Hbitos

Procurar Insatisfao do paciente e 3Ms: Muda (desperdcio),

Mura (variabilidade) e Muri (dificuldade)

Aumentar utilidade para o paciente e

Fazer KAIZEN
eliminar desperdcio
 Processo Kaizen

Kaizen Suporte
Administradores e
Projectar VALOR Directores de
no GEMBA INOVAO
Servio
Kaizen
Projecto Supervisores,
Criar VALOR no
MELHORIA - Coordenadores e
GEMBA
PDCA Chefias

Manter VALOR STANDARDS Equipas

no GEMBA Kaizen Operacionais
- SDCA
Dirio

VALOR = Maximizar utilidade para o paciente e minimizar custos

GEMBA = Terreno (onde o valor acrescentado)
SDCA = Standardize, Do, Check, Act
Tipo de Ganhos no Aprovisionamento e Farmcia

Aumento de produtividade logstica na ordem dos

40%
Reduo de stock de 35% no armazm de
produtos farmacuticos
Reduo de stock de 30% nos servios clnicos
Reduo de stock de 20% no armazm de material
de consumo clnico
Nvel de Servio de 100%
Reduo mdia de 30% no lead time total de
tarefas administrativas
0 Rupturas
 Aprovisionamento e Farmcia - Exemplos

Evoluo da Quantidade Mdia em Stock

UROLOGIA

10000 9373
9000
8000
Quantidade em Stock

7000
5788
6000
5000
4000
3000
2000
1000
0
Janeiro-Junho Junho-Julho
Perodo (2005)

Evoluo do n de rupturas
UROLOGIA

35
31 32
30

25
N de rupturas

20 17
14
15
10 9 9 10
10 7
5
5
0 0
0
Fevereiro Maro Abril Maio Junho Julho
Ms (2005)

Produtos em Ruptura Aplicaes Imediatas

Aprovisionamento e Farmcia - Exemplos
 Tipo de Ganhos nos Servios de Suporte
Aumento de produtividade (em mdia 20 a 30%)
atravs de:
Minimizao da burocracia
Integrao de tarefas (ex: conferncia e
contabilizao)
Eliminao de tarefas sem valor acrescentado
Reduo do lead time dos processos
Equilibrio de cargas de trabalho
Transparncia do estado dos processos
Melhoria da qualidade dos processos (diminuio de
erros e retrabalho)
Libertao de espao (em mdia 30%)
Reduo do tempo de procura da informao (em
mdia 80%)
Servios de Suporte - Exemplos

Arquivo Consultrio
 Tipo de Ganhos na Consulta Externa

Reduo de 40% no lead time total (administrativo e

clnico) para agendamento de consultas
Reduo de 25% nos tempos mdios de espera para
marcao de consultas
Aumento da produo na ordem dos 20%
Maximizao da taxa de ocupao dos consultrios
(acima dos 90%)
Minimizao de atrasos para realizao dos actos
mdicos (mximo 20 minutos)
Minimizao das Reclamaes
0 Rupturas
 Consulta Externa - Exemplos

Evoluo do tempo de Referenciao e 180

Triagem 160

140

120
40
100

Tempo de
Dias

80

20 Referenciao 60

40
Tempo de
20
0 Triagem
0
Meses HSA HSJ Gaia Matosinhos Braga Vila Real Global

Mediana dos tempos de espera (dias)

LeanOR: Lean in the Operating Room
Mapeamento da Situao Actual
 Oportunidades de Melhoria
Visibilidade 5S gerais
do
agendamento

Agendamento 5S salas
Contacto com Registos
dirio com o doente
optimizao SAM
Entrada no bloco Induo
Bloco Operao

1 doente / Alta
Verificao
arranque de Preparao Materiais/ Emergncia
turno Pessoas anestesia
LIC Consulta Consulta Recepo Check-list Check-list UCPA
anestesia cirurgia Transfer
Sala de Internament
Normalizao Optimizao
acolhimento o
o Preparao UCPA Enfermaria
agendamento Mudana de
Chamada de caso Sala de induo Sala Operaes
doente
Alta
subsequente Farmacutico
No HLS Gesto de
Bloco Clnico alta
Administrativo
No HLS
Instrumental
HLS Farmacutic cirrgico
o
Armazm MP: Equipamentos
Normalizao de Clnico SubStocks
Fornecedor Farmacutico
abastecimento de
es Administrati Clnico
Clnico materiais
vo
Administrativo Instrumental
Hoteleiro cirrgico
HLS
Hoteleiro Tempo VA = 3h35 + 6dias
Clnico Equipamento
Tempo Muda= 6 meses + 1dias
s
Sala de operaes
Equipamento VA / Lead time = 4,2 %
Esterilizao s
manuteno
Tempo VA 30 min 86 min 99 min 6 dias
Tempo Muda 6 meses 1 dia 20 min 13 min 5 min 5 min 20 min
 Plano de Implementao
12 Meses
Projecto Kaizen
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

VSM
Sala de acolhimento + Gesto da alta
1 doente / arranque de turno
Chamada de doente subsequente
Mudana de caso
Registos SAM
Optimizao UCPA
5S salas
5S gerais
Contacto com o doente
Normalizao do agendamento
Visibilidade do agendamento
Agendamento dirio com optimizao
Equipamentos manuteno
Materiais (MCC)
Materiais farmcia
Materiais Hoteleiro e administrativo
Materiais rouparia
Materiais instrumental cirrgico
Materiais roupa esterilizada

- Actividade Workshop

- Actividade Projecto
 Workshop Arranque de Turno
WS Arranque de Turno
Normalizao dos horrios de arranque (por tipo de doente)
Utilizao de cadeiras de rodas em substituio do transfer
Hora mdia de Doente na Sala Hora mdia de Doente na Sala
Bloco Central A 2009: Bloco Neoclssico 2009:

8:32 9:01
Hora mdia de Doente na Sala Hora mdia de Doente na Sala
Bloco Central A Setembo 2010: Bloco Neoclssico Setembro
2010:
8:21 8:45
Objectivo: Objectivo:

8:15 8:37
 Workshop Chamada Doente Seguinte
WS Chamada Doente Seguinte
Planos de trabalho dinmicos
Quadros e LCDs com gesto visual do plano
cirrgico
Telemveis a 13 enfermarias
 Workshop Normalizao do Agendamento

Oportunidades de Melhoria:
Existncia de vrios procedimentos
diferentes (entre especialidades)
Processo agendamento emprico
Visibilidade reduzida da informao
para o BO
Pouca fiabilidade de informao
Processo burocrtico (muito papel)
-33% (mdia de Neuro, Oft., Ort. e Urol.)
proactividade na antecipao e resoluo de problemas
maior preciso na atribuio de tempo de ocupao de sala
processos mais transparentes e normalizados
menos desconformidades
maior eficincia e menos adiamentos
 Implementao de um software de
apoio deciso do agendamento
cirrgico:
Sistema user friendly, intuitivo e
gil (visual, drag and drop)
Anlise de cenrios alternativos
e de respectivos indicadores de
performance (gerados por data
mining + computer simulation)
Disponvel online
Visualizao em tempo real do
plano agendado vs executado
Workshop Roupa Esterilizada
 Workshops Material Instrumental Cirrgico

Criao de
6 novos kits
KITS B.O. CENTRAL Eliminao de
(Cirurgia 1, 2 e 3; Urologia; Cirurgia Vascular) 23 kits

Antes Depois
145 kits 129 kits

Reviso de 83% dos kits Alteraes estrutura

Substituio de material de cerca de 10%
deteriorado/inadequado dos kits
 Workshops 5S e Actividades Autnomas
Salas operatrias
Salas de equipamentos e de materiais
reas comuns
reas administrativas

ANTES DEPOIS
Muito Obrigada!