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W ORKSHOP C OMMUNITY -S TRATEGY Herbstretraite 2017, 4. November 2017 Kontext Durch welche Werte

WORKSHOP COMMUNITY-STRATEGY

Herbstretraite 2017, 4. November 2017

Kontext Durch welche Werte ist die foraus-Community geprägt? Wer gehört zu diesem Netzwerk? Wie kann man der Gemeinschaft gut Sorge tragen? Die foraus-Community wird immer grösser. Beweis dafür ist nicht zuletzt die Wichtigkeit der Rolle unserer Engagement- Managerin (früher Community Managerin) und die steigende Zahl unserer Think-Tank- Geschwister (foraus-global). Bis jetzt haben wir jedoch keine gesamtheitliche Strategie, welche unsere Community-Aktivitäten umfasst.

Um die alltägliche Arbeit zu vereinfachen und den verschiedenen Akteuren von foraus gemeinsame Leitfäden zur Verfügung zu stellen, hat es sich der Vorstand zum Ziel gesetzt, bis Jahresbeginn 2018 eine Community-Strategie zu verabschieden. Die Umsetzung dieser Strategie bietet uns allen die Möglichkeit, einen strategischen Rahmen für unsere Aktivitäten zu schaffen und Herausforderungen, mit denen wir konfrontiert sind, erfolgreich zu bewältigen.

Der Erarbeitungsprozess startete am 12. August 2017 in Bern mit einem Kick-off- Meeting, zu dem die ganze Gruppe Rigi eingeladen war. Dort wurden eine Reihe von Herausforderungen sowie eine “wishlist” für die foraus-Community identifiziert. Nun ist es an der Zeit Lösungsvorschläge zu entwickeln!

Ziel Da es die foraus-Community im Ganzen betrifft, möchten wir anlässlich der Retraite einen Workshop mit der Gruppe Rigi veranstalten, an dem die Teilnehmenden ihre Ideen, Meinungen, Visionen und Lösungsvorschläge in den Entstehungsprozess der Strategie einbringen können. Basierend auf den vielen Inputs, die wir in den letzten Monaten erhalten hatten, haben wir drei Hauptpfeiler der Strategie identifiziert, welche wir anlässlich des Workshops diskutieren möchten. Weiter möchten wir eine Grundsatzfrage aufwerfen, welche für die Arbeit innerhalb der Gruppe Rigi und somit auch für die Ausgestaltung der neuen Community-Strategie von grosser Bedeutung ist. Gemäss diesen Überlegungen werden sich die Teilnehmenden am Workshop in vier Gruppen aufteilen und die folgende Themen bearbeiten:

foraus – Swiss Forum on Foreign Policy Main office – office@foraus.ch Röschibachstrasse 24, CH-8037 Zürich +41 44 501 68 65 – www.foraus.ch

HAUPTPFEILER

1. Die Vorteile einer foraus-Mitgliedschaft

Kurz gefasst:

Momentan bringt die Einschreibung als foraus-Mitgiled kaum Vorteile mit sich. Um Zugang zu Informationen und den Events von foraus zu erhalten, braucht man nicht Mitglied zu sein (eine Ausnahme besteht beispielsweise für Jobangebote im Newsletter). Dies führt dazu, dass es sehr schwierig ist, die Leute dazu zu bringen, ihren jährlichen Mitgliederbeitrag zu bezahlen; weiter haben sich viele Leute, welche sich bei foraus (bspw. in den Regiogruppen) engagieren, nie als Mitglied eingeschrieben. Ziel ist es eine Lösung zu finden, die einerseits unseren Willen, für jedermann und jedefrau zugänglich und sichtbar zu sein, Rechnung trägt, andererseits aber auch Anreize schafft, foraus-Mitglied zu werden.

Schlüsselfragen: Welche Vorteile - oder exklusive Angebote - welche lediglich den Mitglieder zustehen, könnten gestärkt (bzw. eingeführt) werden?

2. « Member Journey » foraus

Kurz gefasst:

Die Mitglieder sollen in jeder Etappe ihres Lebens - und ihrer Laufbahn bei foraus - motiviert werden, aktiv zu sein bzw. zu bleiben. Momentan existiert keine Unterscheidung zwischen aktiven und passiven Mitgliedern (mit Ausnahme der Gruppe Rigi deren Mitglieder per Definition aktiv sind). Ziel der Community-Strategie ist es, konkrete Prozesse zu etablieren, um das Engagement der Mitglieder zu begünstigen. Der Schwerpunkt könnte dabei (1) auf dem Moment der Anmeldung der neuen Mitglieder (“onboarding”) und (2) auf der Wertschätzung des Engagements der bereits aktiven Mitgliedern liegen. Betreffend das “onboarding” könnte eine Massnahme darin bestehen, bei der Anmeldung eine Option ”

“become a volunteer” / “ich möchte mich engagieren in

der systematische Versand einer Willkommensmail, welcher foraus präsentiert und über die nächsten Veranstaltungen informiert, erlauben den Empfang der neuen Mitglieder zu verbessern. Eine weitere Idee, welche am Kickoff-Meeting im August aufkam, ist die Organisation eines halbjährlichen/jährlichen Events, welcher ausschliesslich für die neuen Mitglieder organisiert wird. Um die Mitglieder zu motivieren, aktiv zu bleiben, sollte der Informationsfluss verbessert werden, um sicherzustellen, dass die Mitglieder (ausserhalb der Gruppe Rigi) über laufende Projekte und die Beteiligungsmöglichkeiten informiert sind und dass die Mitglieder der Gruppe Rigi wissen, an wen sie sich wenden können für spezifische Kompetenzen und spezifisches Fachwissen. Schliesslich könnten Massnahmen implementiert werden, um die Mitglieder für ihre geleistete Arbeit zu belohnen (z.B. Zugang zu Workshops/Informationen, Ansprechsperson für einen spezifischen Themenbereich werden).

einzuführen. Parallel dazu könnte

Schlüsselfragen: Welche Form von Engagement erwartet foraus von den Mitgliedern? Wie kann das aktive Engagement der Mitglieder gefördert werden?

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3.

foraus Alumni

Kurz gefasst:

foraus hat viele ehemals aktive Mitglieder, welche heute beruflich sehr erfolgreich sind und spannende Leben führen. Seit Längerem wird in- und ausserhalb des Vorstandes darüber diskutiert, wie das Potential - sprich insbesondere die Erfahrung, das Netzwerk, die Expertise und die finanziellen Mittel - dieser Leute besser eingebunden werden könnte. Dabei sind sich alle einig, dass ein Potential besteht ein konkretes Angebote, für die ehemals aktiven forausler/innen zu schaffen. Nicht einigen konnte man sich bisher über die Frage, ob ein eigenes Alumni-Netzwerk geschaffen werden sollte. Einige Mitglieder befürworten dies insbesondere mit dem Gedanken, dass ein solches Netzwerk (für welches bspw. Spezielle Anlässe organisiert werden könnte) über enorm spannende und gute Leute verfügen würde und eine Möglichkeit bieten würde, den Kontakt zu alten foraus-Freund/innen zu pflegen. Gleichzeitig könnte foraus durch einen höheren Alumni-Beitrag, von den potentiell grösseren finanziellen Möglichkeiten dieser Leute profitieren. Andere foraus-Mitglieder sind demgegenüber skeptisch, da sie der Meinung sind, dass ein Alumni-Status zu einer Differenzierung zwischen Aktiv- und Passivmitgliedern führen würde, welche nicht kompatibel ist mit der Idee einer “life long membership” sowie der Vision, dass foraus Leuten jeglichen Alters einen Platz und die Möglichkeit zur aktiven Beteiligung bietet. Es wird befürchtet, dass die Einführung eines Alumni-Status die Jugendlichkeit von foraus in unnötiger Weise betonen und fördern würde, indem impliziert würde, dass die jungen Leute sich aktiv bei foraus engagieren und die älteren den Alumnis angehören. Ein weiterer Nachteil wird darin gesehen, dass ältere Nicht-Mitglieder, deren Mitgliedschaft für foraus ein grosser Mehrwert darstellen würde, von den Alumni-Angeboten ausgeschlossen wären.

Kernfragen:

Welche Massnahmen sollten implementiert werden, um den Austausch mit den ehemals aktiven Mitgliedern zu fördern? Sollte ein Alumni-Status eingeführt werden? Wie stellen sich die momentan aktiven Mitglieder ihre Rolle bei foraus vor, falls sie in Zukunft mal nicht mehr so aktiv dabei sein sollten? Was würden sie sich für Angebote wünschen?

GRUNDSATZDISKUSSION BETREFFEND DIE GRUPPE RIGI

4. Dezentralisierung, Koordination und Prozessharmonisierung

Von grosser Bedeutung für die Ausgestaltung der Prozesse und Massnahmen der neuen Community-Strategie ist das dahinterstehende Verständnis von foraus. Insbesondere geht es dabei um die Frage, ob foraus von der Community als EIN Verein mit einer starken gemeinsamen Identität oder eher als ein Zusammenschluss von verschiedenen Gruppen, die mit grosser Autonomie unter einem gemeinsamen Dach agieren, wahrgenommen wird. So sind heute bspw. einige Regiogruppen ein eigener Verein mit eigenem Vorstand und Vereinskonto und andere nicht. Ziel der neuen Community-Strategie ist es nicht, solche Unterschiede zu beseitigen. Es ist uns jedoch wichtig, die Meinung der Rigi-Mitglieder zu

foraus – Swiss Forum on Foreign Policy Main office – office@foraus.ch Röschibachstrasse 24, CH-8037 Zürich +41 44 501 68 65 – www.foraus.ch

dieser Fragen abzuholen, um ein Gespür dafür zu bekommen, wie viel Guidance und gemeinsame Prozesse sie sich wünschen.

Kernfragen:

Brauchen die Rigi-Mitglieder in ihrer alltäglichen Arbeit mehr Unterstützung und Koordination oder wünschen sie sich mehr Freiheiten? Mit welchen Massnahmen kann der Zusammenhalt innerhalb der foraus-Community gestärkt werden? Wie kann die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Akteuren der Gruppe-Rigi (Blogteam, Programme, Regiogruppen, GS und Vorstand) gefördert werden? Braucht es mehr Koordinationsarbeit? Werden (mehr/weniger) gemeinsame Events und Aktionen wie bspw. die Tour de Suisse gewünscht?

Format

Einführung (5 min)

Diskussionen in den Gruppen (40 min)

Präsentation und Diskussion (75 min)

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