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Mtodos de comunicacin

Artculo

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MTODOS DE COMUNICACIN

Los mtodos usados para comunicar informacin a los empleados pueden ser
agrupados en tres clases: (1) escritos, (2) orales y (3) no verbales.

A continuacin se presenta un cuadro donde se comparan los mtodos ms y menos


efectivos en 10 situaciones frecuentes:

SITUACIN MS EFECTIVO MENOS EFECTIVO


1. Comunicar informacin Oral seguido por Escrito solamente
requiriendo accin inmediata de los escrito
empleados
2. Comunicar informacin Escrito solamente Oral solamente
requiriendo accin futura de los
empleados
3. Comunicar informacin de Escrito solamente Oral solamente
naturaleza general
4. Comunicar una directiva y orden Oral seguido por Oral solamente
de la compaa escrito
5. Comunicar informacin sobre un Oral seguido por Oral solamente
cambio importante en una regla de escrito
la compaa
6. Comunicar con el supervisor Oral seguido por Oral solamente
inmediato acerca de los progresos escrito
del trabajo
7. Promocionar una campaa de Oral seguido por Oral solamente
seguridad escrito
8. Encomendar a un empleado una Oral seguido por Escrito solamente
tarea importante o delicada escrito
9. Reprender a un empleado por Oral seguido por Escrito solamente
una tarea deficiente escrito
10. Arreglar una disputa entre Oral solamente Escrito solamente
empleados por un problema de
trabajo

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COMUNICACIN ESCRITA: ELEMENTOS CLAVE

Para expresar exactamente lo que quiere decir, de manera clara, concisa y correcta
tenga en cuenta los siguientes elementos clave:

1. Presente en primer trmino la idea principal:

El prrafo principal de su escrito debe estar al principio o muy cerca del principio y
debe contener los datos principales (qu, quin, cundo, dnde, por qu y cmo).

2. Dgalo de manera simple:

Evite los estilos complejos y las palabras complicadas que slo quitan claridad y hacen
perder tiempo en entender lo que se quiere decir. Si tiene que tratar ms de un tema o
punto, numrelos. Si queda trabado en una oracin, comincela de nuevo; a veces el
problema es que ha redactado una oracin muy larga y es mejor dividirla en dos.

3. Planifique antes de escribir

Esto lo mantiene dentro de su objetivo y tambin lo ayuda a crear un documento que


progresa en una secuencia lgica, fcil de leer.

4. Use una ortografa correcta:

Los diccionarios y los correctores de las computadoras eliminan cualquier excusa para
cometer errores de ortografa. Si no est seguro cmo se escribe una palabra,
avergelo de alguna manera confiable. Los lectores parecen tener un imn especial
para detectar los errores.

5. Ayude al lector a entender:

Enlace las ideas con datos ciertos, ejemplos, estadsticas y otros detalles concretos.

6. Revise sus escritos

Revisar es parte de la tarea de escribir. Salvo los escritores profesionales, no se espera


que el resto de la gente escriba perfectamente de primera intencin. Revisar y corregir
es signo de responsabilidad.

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COMUNICACIN ORAL A GRUPOS

Muchas personas sienten temor y se ponen nerviosas al tener que hablar frente a
grupos. A continuacin le presentamos el camino de los "6 pasos", recomendado por
los expertos para aliviar la tensin y tener mayor seguridad.

1. Domine el tema

Lo que ms contribuye al nerviosismo de quien debe hablar en pblico es conocer


poco el tema. Preprese, analice el tema antes de la presentacin, determine los
puntos ms importantes y esto lo har sentirse ms seguro y ser ms creble.

2. Determine el propsito

Su charla debe tener un objetivo, caso contrario estar sin rumbo. Pregntese a s
mismo "qu quiero lograr a travs de esta presentacin? Esto le dar direccin y foco
a su exposicin.

3. Identifique las caractersticas de sus oyentes

Este paso no significa conocer los nombres de las personas (si los conoce, mejor!), sino
los conocimientos, experiencia y necesidades que tienen. De esta forma sabr cmo
dirigirse a ellos y qu vocabulario usar para tener mejor recepcin y comprensin.

4. Planifique la presentacin

Despus de analizar el tema, propsito y audiencia, considere el "formato" que tendr


su presentacin. En general, una charla se inicia con el saludo, presentacin personal y
explicacin del propsito de la reunin, contina con el desarrollo del tema y finaliza
con un espacio destinado a responder a las preguntas de los presentes. Desarrolle una
gua (ayuda memoria) de su presentacin, destinndole a cada parte los minutos
correspondientes. An los oradores profesionales tienen a mano una gua para
abordar sus conferencias de manera ordenada, sin olvidarse de nada.

5. Practique la exposicin

Practicar antes de la charla le permitir regular el tiempo y sentirse luego mucho ms


seguro.

6. Durante la presentacin, observe buenas prcticas


No canse a los presentes con "muletillas" (frases o palabras que se repiten con
mucha frecuencia sin necesidad: "o sea", "este...", "viste?, "no es cierto?",
"bueno...", etc.).
Elimine las distracciones visuales: no repita gestos y movimientos innecesarios
(acomodarse el cabello, jugar con una lapicera, frotarse las manos, etc.).

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Mantenga todo el tiempo el contacto visual con todos los presentes. Evite enfocar
siempre a las mismas personas o hablar dirigiendo la vista en otra direccin.
Hable a sus oyentes. Es frecuente ver que el emisor habla a la cartelera, pizarrn,
pantalla, etc. dndole la espalda a la gente.
De nfasis a lo que tiene que decir para evitar la monotona y desatacar las partes
ms importantes.
Si alguien hace una pregunta que usted no sabe contestar, reconzcalo
abiertamente, interrogue a los presentes por si alguien tiene la respuesta y si
nadie la conoce, compromtase en averiguar a la brevedad para responder a todo
el grupo.

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LA COMUNICACIN NO VERBAL

La comunicacin no verbal es todo aquello que usamos para comunicarnos, sin


pronunciar palabra alguna: los gestos, la mirada, el tono de la voz, la acentuacin, las
posiciones del cuerpo la distancia interpersonal los silencios, etc. El aspecto no verbal
de la comunicacin funciona en paralelo con el verbal, condicionando la forma en que
deben ser interpretados los mensajes. Es recomendable prestar atencin a estas dos
formas de lenguaje, a fin de que resulten coherentes y alineadas y se potencien entre
ellas en beneficio de la mayor claridad del mensaje que se desea transmitir.

A modo de ejemplo, y para resaltar la importancia de los elementos no verbales de la


comunicacin, se presenta a continuacin un caso donde la mayor acentuacin en una
u otra palabra provoca un cambio en el significado de la oracin:

1. l le va a dar este dinero a Juan.


(l es quien va a dar el dinero; no cualquier otra persona.)

2. l le va a dar este dinero a Juan.


(l se lo va a dar, no a prestar.)

3. l le va a dar este dinero a Juan.


(Este dinero, no cualquier otro.)

4. l le va a dar este dinero a Juan.


(No una tarjeta de crdito o un cheque, sino dinero.)

5. l le va a dar este dinero a Juan.


(Juan es quien va a recibir el dinero, no Pedro o Carlos.)

CLAVES DE COMPRENSIN DE ALGUNOS MENSAJES NO VERBALES

Si bien no existe un "diccionario" que nos proporcione el significado corriente de los


mensajes no verbales, existen estudios y acuerdo generalizado en las siguientes
interpretaciones:

1. Poner la mano o un dedo sobre la nariz o la boca: el emisor puede estar mintiendo.
2. Brazos cruzados: seal defensiva; cerrado o mal predispuesto a aceptar lo que se
est expresando.
3. Contacto visual: se asocia con la sinceridad y la atencin al otro. Hablar sin mirar de
frente se interpreta como una falsedad del emisor.
4. Movimientos afirmativos con la cabeza: se cpmprende el mensaje, se est de
acuerdo.
5. Movimientos negativos con la cabeza: desacuerdo.
6. Tamborilear con los dedos sobre una superficie: impaciencia.
7. Pararse erguido, alta la cabeza y las piernas algo separadas: autoridad, suficiencia.
8. Mano sosteniendo la mejilla o mentn: escuchar, prestar atencin.

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9. Suspirar: indica cansancio de soportar una situacin poco agradable; desacuerdo.
10. Tensin en los msculos de la cara y/o puos apretados: significan conflicto.