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MTODOS DE COMUNICACIN
Los mtodos usados para comunicar informacin a los empleados pueden ser
agrupados en tres clases: (1) escritos, (2) orales y (3) no verbales.
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COMUNICACIN ESCRITA: ELEMENTOS CLAVE
Para expresar exactamente lo que quiere decir, de manera clara, concisa y correcta
tenga en cuenta los siguientes elementos clave:
El prrafo principal de su escrito debe estar al principio o muy cerca del principio y
debe contener los datos principales (qu, quin, cundo, dnde, por qu y cmo).
Evite los estilos complejos y las palabras complicadas que slo quitan claridad y hacen
perder tiempo en entender lo que se quiere decir. Si tiene que tratar ms de un tema o
punto, numrelos. Si queda trabado en una oracin, comincela de nuevo; a veces el
problema es que ha redactado una oracin muy larga y es mejor dividirla en dos.
Los diccionarios y los correctores de las computadoras eliminan cualquier excusa para
cometer errores de ortografa. Si no est seguro cmo se escribe una palabra,
avergelo de alguna manera confiable. Los lectores parecen tener un imn especial
para detectar los errores.
Enlace las ideas con datos ciertos, ejemplos, estadsticas y otros detalles concretos.
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COMUNICACIN ORAL A GRUPOS
Muchas personas sienten temor y se ponen nerviosas al tener que hablar frente a
grupos. A continuacin le presentamos el camino de los "6 pasos", recomendado por
los expertos para aliviar la tensin y tener mayor seguridad.
1. Domine el tema
2. Determine el propsito
Su charla debe tener un objetivo, caso contrario estar sin rumbo. Pregntese a s
mismo "qu quiero lograr a travs de esta presentacin? Esto le dar direccin y foco
a su exposicin.
Este paso no significa conocer los nombres de las personas (si los conoce, mejor!), sino
los conocimientos, experiencia y necesidades que tienen. De esta forma sabr cmo
dirigirse a ellos y qu vocabulario usar para tener mejor recepcin y comprensin.
4. Planifique la presentacin
5. Practique la exposicin
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Mantenga todo el tiempo el contacto visual con todos los presentes. Evite enfocar
siempre a las mismas personas o hablar dirigiendo la vista en otra direccin.
Hable a sus oyentes. Es frecuente ver que el emisor habla a la cartelera, pizarrn,
pantalla, etc. dndole la espalda a la gente.
De nfasis a lo que tiene que decir para evitar la monotona y desatacar las partes
ms importantes.
Si alguien hace una pregunta que usted no sabe contestar, reconzcalo
abiertamente, interrogue a los presentes por si alguien tiene la respuesta y si
nadie la conoce, compromtase en averiguar a la brevedad para responder a todo
el grupo.
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LA COMUNICACIN NO VERBAL
1. Poner la mano o un dedo sobre la nariz o la boca: el emisor puede estar mintiendo.
2. Brazos cruzados: seal defensiva; cerrado o mal predispuesto a aceptar lo que se
est expresando.
3. Contacto visual: se asocia con la sinceridad y la atencin al otro. Hablar sin mirar de
frente se interpreta como una falsedad del emisor.
4. Movimientos afirmativos con la cabeza: se cpmprende el mensaje, se est de
acuerdo.
5. Movimientos negativos con la cabeza: desacuerdo.
6. Tamborilear con los dedos sobre una superficie: impaciencia.
7. Pararse erguido, alta la cabeza y las piernas algo separadas: autoridad, suficiencia.
8. Mano sosteniendo la mejilla o mentn: escuchar, prestar atencin.
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9. Suspirar: indica cansancio de soportar una situacin poco agradable; desacuerdo.
10. Tensin en los msculos de la cara y/o puos apretados: significan conflicto.