DECRETO 4110 DE 2004.

Por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la

Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica.

El Presidente de la Repblica, en ejercicio de sus

facultades constitucionales y legales, en especial las
conferidas por el artculo 189 numeral 11 de la Constitucin
Poltica y el artculo 6 de la Ley 872 de 2003,

DECRETA:

Art. 1.- Adptase la Norma Tcnica de Calidad en la

Gestin Pblica, NTCGP 1000:2004, la cual determina las
generalidades y los requisitos mnimos para establecer,
documentar, implementar y mantener un Sistema de Gestin de
la Calidad en los organismos, entidades y agentes obligados
conforme al artculo 2 de la Ley 872 de 2003;
La Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica,
NTCGP 1000:2004 es parte integrante del presente decreto, de
obligatoria aplicacin y cumplimiento, con excepcin de las
notas que expresamente se identifican como de carcter
informativo, las cuales se presentan a modo de orientacin
para la comprensin o clarificacin del requisito
correspondiente.

Art. 2.- El establecimiento y desarrollo del Sistema de

Gestin de la Calidad en los organismos y entidades pblicas
a que hace referencia el artculo 2 de la Ley 872 de 2004,
ser responsabilidad de la mxima autoridad de la entidad u
organismo correspondiente y de los jefes de cada dependencia
de las entidades y organismos, as como de los dems
funcionarios de la respectiva entidad.

Art. 3.- Como mecanismo para facilitar la evaluacin

por parte de la alta direccin, de los ciudadanos y de los
organismos de control de la aplicacin del Sistema de
Gestin de la Calidad, cada entidad con fundamento en el
literal h del artculo 4 de la Ley 872 de 2003, deber
disear un sistema de seguimiento que incluya indicadores de
eficacia, eficiencia y efectividad.
Los procesos que revisten mayor importancia para los
usuarios debern estar permanentemente publicados en las
respectivas pginas Web de los organismos y entidades, o en
cualquier otro medio de divulgacin, informando sus
resultados a travs de indicadores de eficacia, eficiencia y
efectividad.

Art. 4.- Los estmulos y reconocimientos para aquellas

 entidades del orden nacional y territorial que hayan
implementado Sistemas de Gestin de la Calidad exitosos, se
har a travs del Premio Nacional de Alta Gerencia y Banco
de Exitos que lidera el Departamento Administrativo de la
Funcin Pblica.

Art. 5.- VIGENCIA. El presente Decreto rige a partir de

la fecha de su publicacin.

Publquese y cmplase.

Dado en Bogot, D. C., a 9 de diciembre de 2004.

Publicado en el Diario Oficial 45761 del 13 de

diciembre de 2004.

____________________ DECRETO 4124 DE 2004.

Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y

se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos
Privados.

El Presidente de la Repblica de Colombia, en ejercicio de

sus atribuciones constitucionales y legales, en especial las
que le confiere el numeral 11 del artculo 189 de la
Constitucin Poltica, el artculo 3 de la Ley 80 de 1989 y
el artculo 5 y el Ttulo IX de la Ley 594 de 2000.

CONSIDERANDO:

Que la Ley General de Archivos define el Sistema

Nacional de Archivos como el conjunto de instituciones
archivsticas articuladas entre s, que posibilitan la
homogeneizacin y normalizacin de los procesos
archivsticos, promueven el desarrollo de estos centros de
informacin, la salvaguarda del patrimonio documental y el
acceso de los ciudadanos a la informacin y a los
documentos;

Que el Sistema Nacional de Archivos busca esencialmente

la modernizacin y la homogeneizacin metodolgica de la
funcin archivstica y est integrado por el Archivo General
de la Nacin, los archivos de las entidades del Estado en
sus diferentes niveles de la organizacin administrativa,
territorial y por servicios, los archivos de las entidades
privadas que cumplen funciones pblicas, los archivos
privados de inters pblico y los dems archivos privados
que acogiendo la normatividad relativa a los procesos
archivsticos, manifiesten su voluntad de hacer parte del
Sistema;

Que el rgano orientador y coordinador del Sistema

Nacional de Archivos es el Archivo General de la Nacin y
para su desarrollo consulta la estructura geopoltica y
administrativa del pas, con el fin de obtener el apoyo de
todos los entes gubernamentales a nivel Nacional,
Departamental, Municipal y Distrital;

Que el Ttulo IX de la Ley 594 de 2000, contempla lo

relacionado con las normas aplicables a los archivos
privados, estableciendo su definicin, asistencia, registro,
declaracin de inters cultural, rgimen de estmulos y
prohibiciones;

Que para adelantar los procesos archivsticos, promover

el desarrollo de los archivos como centros de informacin,
salvaguardar el patrimonio documental y facilitar el acceso
de los ciudadanos a la informacin y a los documentos, es
necesario determinar las instancias de articulacin para que
se interrelacionen con los rganos ejecutores y se
retroalimenten en el desarrollo de la poltica archivstica
colombiana,

DECRETA:

CAPITULO PRIMERO.

El Sistema Nacional de Archivos.

Art. 1.- FINES DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS. El

Sistema Nacional de Archivos, orientado y coordinado por el
Archivo General de la Nacin, tiene como fin establecer y
adoptar el conjunto de polticas, estrategias, metodologas,
tcnicas y mecanismos de carcter archivstico para la
gestin y manejo de los documentos y archivos en todo el
territorio nacional, propiciando y contribuyendo a la
organizacin tcnica y normativa de los archivos y a la
actualizacin de prcticas, procedimientos y servicios de
archivo.

Art. 2.- INSTANCIAS DE ARTICULACIN DEL SISTEMA

NACIONAL DE ARCHIVOS. El Sistema Nacional de Archivos tendr
las siguientes instancias de articulacin:
- En el nivel Nacional
Organo Coordinador: Archivo General de la Nacin.
Instancias Asesoras: Comits Tcnicos.
Organos Ejecutores: Archivos de las entidades
 pblicas, archivos de las entidades privadas que
cumplen funciones pblicas, archivos privados de
inters pblico y los dems archivos privados que
acogiendo la normatividad relativa a los procesos
archivsticos manifiesten su voluntad de hacer parte
del Sistema.
- En el nivel Departamental
Organo Coordinador: Archivo General del
Departamento.
Instancia Asesora: Consejo Departamental de
Archivos.
Organos Ejecutores: Archivos de las entidades
pblicas, archivos de entidades privadas que cumplen
funciones pblicas, archivos privados de inters
pblico y los dems archivos privados que acogiendo
la normatividad relativa a los procesos
archivsticos manifiesten su voluntad de hacer parte
del Sistema.
- En el nivel Distrital
Organo Coordinador: Archivo General del Distrito.
Organo Asesor: Consejo Distrital de Archivos.
Organos Ejecutores: Archivos de las entidades
pblicas, archivos de las entidades privadas que
cumplen funciones pblicas, archivos privados de
inters pblico y los dems archivos privados que
acogiendo la normatividad relativa a los procesos
archivsticos manifiesten su voluntad de hacer parte
del Sistema.
- En el nivel Municipal
Organo Coordinador: Archivo General del Municipio.
Organo Asesor: Consejo Municipal de Archivos.
Organos Ejecutores: Archivos de las entidades
pblicas, archivos de entidades privadas que cumplen
funciones pblicas, archivos privados de inters
pblico y los dems archivos privados que acogiendo
la normatividad relativa a los procesos
archivsticos manifiesten su voluntad de hacer parte
del Sistema.
Las mismas instancias tendrn los archivos de los
Territorios Indgenas que se creen de conformidad con la
legislacin vigente, dentro de su mbito territorial.

Art. 3.- ARCHIVOS GENERALES. En cada nivel territorial

de los mencionados en el artculo 8 de la Ley 594 de 2000,
existir un Archivo General, encargado de coordinar y
desarrollar la poltica archivstica con los archivos de las
entidades de su territorio, de acuerdo con los lineamientos
impartidos por el Archivo General de la Nacin. Los Archivos
Generales de los departamentos y municipios asumirn las
funciones de Archivo Central de las Gobernaciones y de las
 Alcaldas, correspondientes, y a la vez de Archivo Histrico
de los organismos principales de la administracin en el
respectivo nivel territorial.
Pargrafo. Los Archivos Generales estarn conformados
por fondos documentales procedentes de los organismos
principales de la administracin en el correspondiente ente
territorial y de las transferencias documentales realizadas
por las entidades adscritas y vinculadas a dichos
organismos. As mismo, podrn integrarse por aquellos
documentos que reciban en custodia mediante acuerdos de
cooperacin con otras ramas del poder pblico, con ___ organismos
estatales sujetos a rgimen especial, con
corporaciones administrativas de eleccin popular y con
archivos privados.

Art. 4.- FUNCIONES DE LOS ARCHIVOS GENERALES DE LOS

ENTES TERRITORIALES. Los Archivos Generales de los Entes
Territoriales tendrn las siguientes funciones:
a) Cumplir y hacer cumplir en su jurisdiccin, las
pautas y normas existentes en materia archivstica y
los lineamientos que expida el Archivo General de la
Nacin;
b) Seleccionar, organizar, conservar y divulgar el
acervo documental que integra el Archivo del ente
territorial respectivo, as como el que se le confe
en custodia;
c) Recibir las transferencias documentales que se
efecten bajo la responsabilidad de los Secretarios
Generales o los funcionarios administrativos de
igual o superior jerarqua a cuyo cargo estn los
archivos, de conformidad con el plan de
transferencias documentales que se elabore
conjuntamente con los organismos de la
administracin del nivel territorial respectivo y de
acuerdo con los procedimientos y regulaciones
establecidos por el Archivo General de la Nacin;
d) Promover la organizacin y el fortalecimiento de los
archivos del orden territorial correspondiente, para
garantizar la eficacia de la gestin archivstica
del Estado y la conservacin del patrimonio
documental, as como apoyar a los archivos privados
que revistan especial importancia cultural o
histrica para el ente territorial;
e) Establecer relaciones y acuerdos de cooperacin con
instituciones educativas, culturales y de
investigacin, de conformidad con las normas que
regulan la materia;
f) Apoyar la organizacin de archivos especializados en
las distintas disciplinas, tanto pblicos como
privados en el respectivo ente territorial;
 g) Apoyar y estimular la investigacin de la
informacin contenida en los distintos archivos del
ente territorial a partir de las fuentes primarias y
el uso y consulta de los archivos, para las
decisiones de la gestin administrativa;
h) Organizar seminarios, cursos, talleres y pasantas
conducentes al mejor desarrollo de la actividad
archivstica en el mbito de su jurisdiccin;
i) Asesorar y emitir concepto tcnico ante el ente
territorial respectivo en todo lo atinente a la
organizacin, conservacin y servicios de archivos,
de acuerdo con la normatividad y parmetros
establecidos por el Archivo General de la Nacin;
j) Publicar y difundir obras de inters archivstico;
k) Recibir donaciones, depsitos y legados de
documentos histricos de los respectivos rdenes
territoriales.

Art. 5.- CONSEJOS TERRITORIALES DE ARCHIVOS. Son los

Consejos Departamentales de Archivos, los Consejos
Municipales de Archivos, los Consejos Distritales de
Archivos y los de los Territorios Indgenas, que se crearn
cuando la Ley los desarrolle, encargados de dirigir y
coordinar la funcin archivstica a nivel territorial.
Pargrafo. Las entidades territoriales tendrn un plazo
de doce (12) meses, contados a partir de la entrada en
vigencia del presente Decreto, para conformar los Consejos
Territoriales de Archivos.

Art. 6.- FUNCIONES DE LOS CONSEJOS TERRITORIALES DE

ARCHIVOS. Los Consejos Territoriales de Archivos tendrn las
siguientes funciones:
a) Expedir su propio reglamento;
b) Vigilar el cumplimiento de las polticas y normas
archivsticas;
c) Apoyar la gestin de programas y proyectos de los
archivos de su jurisdiccin;
d) Programar y coordinar acciones acordes con las
polticas, planes y programas propuestos por el
Consejo Directivo del Archivo General de la Nacin y
bajo la coordinacin del Sistema Nacional de
Archivos;
e) Asesorar al Sistema Nacional de Archivos en la
definicin de la poltica archivstica;
f) Promover la formacin y capacitacin del personal
vinculado a los archivos en los diferentes niveles y
reas de trabajo;
g) Crear el Comit Evaluador de Documentos;
h) Aprobar las Tablas de Retencin Documental y las
Tablas de Valoracin Documental de las entidades de
 su correspondiente ente territorial, exceptuando las
Tablas de Retencin Documental y las Tablas de
Valoracin Documental de las Gobernaciones, las
cuales sern aprobadas por el Archivo General de la
Nacin y las de la Alcalda Mayor de Bogot, D. C.,
las cuales sern aprobadas por el Consejo Distrital
de Archivos correspondiente;
i) Ejercer funciones de asistencia tcnica de
conformidad con lo establecido en literal b),
artculo 6 de la Ley 594 de 2000;
j) Ejercer a prevencin las facultades dirigidas a
precaver y sancionar el incumplimiento de lo
sealado en la Ley 594 de 2000 y sus normas
reglamentarias, de conformidad con lo dispuesto en
el artculo 35 de la citada ley;
k) Informar semestralmente al Archivo General de la
Nacin sobre las acciones adelantadas, cuando se
trate de Consejos Departamentales de Archivos y
Consejo Distrital de Archivos de Bogot; los
primeros a su vez recibirn, semestralmente la
informacin de las acciones que desarrollen los
municipios de su jurisdiccin en materia
archivstica.

Art. 7.- COMITS TCNICOS. Los Comits Tcnicos son

instancias asesoras del Sistema Nacional de Archivos para el
desarrollo de los procesos archivsticos y sern conformados
por el Archivo General de la Nacin.
La conformacin de los Comits Tcnicos corresponder a
la naturaleza de los asuntos tcnicos de los respectivos
Comits.

Art. 8.- FUNCIONES DE LOS COMITS TCNICOS:

a) Expedir su propio reglamento;
b) Cooperar con el Archivo General de la Nacin en la
modernizacin y desarrollo de los procesos
archivsticos en materia de normalizacin,
terminologa, instrumentos de referencia y procesos
tcnicos archivsticos;
c) Abordar el anlisis de problemticas archivsticas y
proponer polticas, metodologas, tcnicas, pautas y
procedimientos para el desarrollo de los procesos
archivsticos del rea de estudio.

Art. 9.- INTEGRACIN DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS A

OTROS SISTEMAS. El Sistema Nacional de Archivos, promotor
del desarrollo de los archivos de las entidades de la
administracin pblica como centros de informacin, har
parte del Sistema General de Informacin del Sector Pblico,
de conformidad con el artculo 36 de la Ley 489 de 1998; del
 Sistema Nacional de Cultura, de conformidad con el artculo
57 de la Ley 397 de 1997, del Sistema Nacional de Ciencia y
Tecnologa, de conformidad con el artculo 4 del Decreto
585 de 1991, y del Sistema Nacional de Formacin para el
Trabajo -SNFT, de conformidad co n lo establecido en el
documento Conpes 2945 de 2003.

CAPITULO SEGUNDO.

____ Los Archivos Privados.

Art. 10.- Las personas naturales o jurdicas de derecho

privado, que estn bajo inspeccin, vigilancia e
intervencin del Estado, debern tener el archivo creado,
organizado, preservado y controlado, teniendo en cuenta los
principios de procedencia y de orden original, el ciclo
vital de los documentos, y las normas que regulen a cada
sector, siempre y cuando no contraren las normas sobre
propiedad intelectual y no se vulneren los derechos
otorgados por el artculo 15 de la Constitucin Poltica.
Pargrafo. Las personas jurdicas internacionales con
sedes o filiales en Colombia, en relacin con sus documentos
de archivo, se regularn por las convenciones
internacionales y los contratos suscritos. En todo caso, el
Archivo General de la Nacin podr recibir los documentos y
archivos que deseen transferir. As mismo, podr disponer
que los documentos y archivos histricos que se transfieran,
se conserven en los archivos de los entes territoriales
donde prest sus servicios el ente jurdico internacional.

Art. 11.- NUEVAS TECNOLOGAS. Las personas naturales o

jurdicas de derecho privado podrn incorporar tecnologas
de avanzada en la administracin y conservacin de los
archivos, empleando cualquier medio tcnico, electrnico,
informtico, ptico o telemtico; estos medios podrn ser
utilizados por las entidades privadas que cumplen funciones
pblicas en la administracin y conservacin de los archivos
que se deriven de la prestacin de la funcin pblica,
siempre y cuando cumplan con los requisitos establecidos en
los artculos 19, 21, 47, 48 y 49 de la Ley 594 de 2000.
_______ Art. 12.- ARCHIVOS DE LAS ENTIDADES PRIVADAS QUE
CUMPLEN FUNCIONES PBLICAS. Para las entidades privadas que
cumplen funciones pblicas, el mbito de aplicacin de la
Ley 594 de 2000 estar circunscrito a los documentos y
archivos que se produzcan en desarrollo de esa funcin.
Pargrafo 1. Las entidades privadas que cumplen
funciones pblicas que sean intervenidas, una vez decretada
esta intervencin, debern levantar un inventario, si no lo
tuvieren, de los documentos y archivos que se deriven de la
prestacin del servicio pblico, inventario que deber ser
entregado a la entidad interventora, con el fin de mantener
un control sobre los mismos.
Pargrafo 2. Las entidades privadas que cumplen
funciones pblicas, en proceso de liquidacin, debern
elaborar un plan integral archivstico, previendo los
recursos que este plan demande, con miras a la organizacin,
conservacin y consulta de los documentos y archivos
producidos en desarrollo de la prestacin del servicio
pblico. Del mencionado plan se har entrega al ministerio o
superintendencia que haya ejercido el control o la
vigilancia de la prestacin del servicio pblico o a la
entidad pblica o privada que asuma sus funciones.

Art. 13.- REGISTRO DE DOCUMENTOS O ARCHIVOS PRIVADOS DE

SIGNIFICACIN HISTRICA. Las entidades territoriales a
travs de los Consejos Territoriales de Archivos, emitirn
concepto previo sobre la significacin histrica de los
archivos o documentos histricos privados de inters
econmico, social, tcnico, cientfico y cultural y
remitirn dicho concepto al Archivo General de la Nacin
quien proceder a ratificarlo si cumple con los requisitos
exigidos e incluirlo en el registro que para tal efecto
llevar esta entidad.

Art. 14.- ASISTENCIA TCNICA A LOS ARCHIVOS HISTRICOS

PRIVADOS. Los archivos o documentos histricos privados que
formen parte del registro a que alude el artculo anterior,
podrn recibir asistencia tcnica del Archivo General de la
Nacin y de las entidades territoriales a travs de los
Consejos Territoriales de Archivos, teniendo en cuenta la
disponibilidad de sus propios recursos.

Art. 15.- RGIMEN DE LOS ARCHIVOS O DOCUMENTOS PRIVADOS

DE INTERS CULTURAL. Los archivos o los documentos privados
declarados de inters cultural estarn sometidos al
siguiente rgimen:
1. Los procesos de intervencin, no se podrn efectuar
sin autorizacin del Archivo General de la Nacin.
La intervencin de estos bienes deber realizarse
bajo la supervisin de profesionales idneos en la
materia.
2. La declaratoria de un archivo o documento privado
como bien de inters cultural implica la elaboracin
de un plan especial de proteccin por el Archivo
General de la Nacin. El plan especial de proteccin
indicar las medidas necesarias para la
organizacin, conservacin, nivel permitido de
intervencin, condiciones de manejo y plan de
 divulgacin. La verificacin de la aplicacin del
plan le corresponde al Consejo Territorial de
Archivos respectivo.
3. Se le aplicarn las prohibiciones sealadas en el
artculo 41 de la Ley 594 de 2000, "Ley General de
Archivos", con relacin a los traslados fuera del
territorio nacional, a la exportacin o sustraccin
ilegal y a la transferencia -a ttulo oneroso o
gratuito- de la propiedad, posesin o tenencia.

Art. 16.- ESTMULOS. El Archivo General de la Nacin a

travs del Consejo Directivo, otorgar para los archivos
privados declarados de inters cultural, teniendo en cuenta
los recursos disponibles, uno de los siguientes estmulos:
- Un premio consistente en el otorgamiento de la
condecoracin "Virgilio Barco", por su contribucin
al incremento del Patrimonio Documental.
- Asistencia tcnica durante un ao por parte del
Archivo General de la Nacin.
- Dos (2) cupos para actividades de capacitacin para
los propietarios, tenedores, poseedores o
funcionarios del archivo privado, en los cursos o
talleres dictados por el Archivo General de la
Nacin.
- Publicacin del catlogo del archivo privado.

Art. 17.- VIGENCIA. El presente Decreto rige a partir

de su publicacin y deroga todas las normas que le sean
contrarias.

Publquese y cmplase.

Dado en Bogot, D. C., a 10 de diciembre de 2004.

Publicado en el Diario Oficial 45762 del 14 de

diciembre de 2004.

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