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SISTEMATIZACIN DE LA ADMINISTRACIN UNIVERSITARIA

MANUAL DE NORMAS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


DE LA OFICINA CENTRAL DE CONTROL DE BIENES
DE LA DIRECCIN DE FINANZAS

Edificio Administrativo 1 piso Telfonos: 58-0274-2401998 2402771 - 2402526/Fax No. 2403310 - CE: dsia@.ula.ve
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Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA
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REA FINANCIERA
Materia:
Asunto: AUTORIDADES UNIVERSITARIAS
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES

AUTORIDADES UNIVERSITARIAS

Lster Rodrguez Herrera


RECTOR

Humberto Ruz
VICERRECTOR ACADMICO

Mario Bonucci
VICERRECTOR ADMINISTRATIVO

Nancy Rivas de Prado


SECRETARIA

Jess Caldern
Director de la Direccin de Servicios de
Informacin Administrativa (DSIA)

MERIDA, DICIEMBRE 2006

Elaborado por: Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima


DSIA DICIEMBRE 2006 Resolucin CU No. 1046 FECHA: 14.05.07 modificacin: 3
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REA FINANCIERA
Materia:
Asunto: ELABORACIN
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES

EQUIPO DE TRABAJO

DISEO Y ELABORACIN DE:


Lic. MARBELLA DEL V. CONTRERAS OVIEDO
Lic. DIONELLY CAROLINA VERA OSORIO

PERSONAL COLABORADORES
Funcionarios (as) de la Oficina Central de
Control de Bienes
PERSONAL QUE INTERVIENEN EN LA
EJECUCIN DE LOS PROCEDIMIENTOS.

COORDINACIN Y ASESORA
Ing. ELVIA ELENA ABREU RAMREZ
Especialista Organizacional de la DSIA

MRIDA, DICIEMBRE 2006

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Manual de Normas Procesos y Procedimientos
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REA FINANCIERA
Materia:
Asunto: INDICE DE CONTENIDO
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES

1. INTRODUCCIN
2. ANTECEDENTES HISTORICOS
3. ORGANIGRAMA DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
9 Organigrama de la Direccin de Finanzas.
9 Organigrama de Procesos de la Oficina Central de Control de Bienes.
4. MODELO DE JERARQUIA DE SISTEMAS
5. MODELO DE SISTEMA DE NEGOCIO (DIRECTORIO)
6. MODELO DE OBJETIVOS DEL SISTEMA DE NEGOCIO
7. MODELOS DE REGLAS DEL SISTEMA DE NEGOCIO
8. MODELO DE PROCESOS DEL NEGOCIO
9 Diagrama de Procesos del Sistema de Negocio.
9 Cadena de Valor del Sistema de Negocio.
9 rbol de Procesos y Procedimientos (Fundamentales).
9 rbol de Procesos y Procedimientos (Apoyo).
9 Cantidad de Procesos y Procedimientos Ejecutados en la Oficina Central de Control de
Bienes.
9. PROCESO FUNDAMENTAL: CONTROL DE BIENES MUEBLES
Sub-Proceso 1: Incorporacin de Bienes Muebles.
9 ndice del Proceso de Incorporacin de Bienes Muebles.
9 Diagrama de Proceso de Incorporacin de Bienes Muebles.
9 Diagrama de Jerarqua de Proceso de Incorporacin de Bienes Muebles.
9 Informacin General del Proceso de Incorporacin de Bienes Muebles.
Procedimientos:
1.1 Diagrama del Procedimiento para la Incorporacin de Bienes Muebles por Compra.
1.1 Procedimiento para la Incorporacin de Bienes Muebles por Compra.
1.2 Diagrama del Procedimiento para la Incorporacin de Bienes Muebles por Donacin.
1.2 Procedimiento para la Incorporacin de Bienes Muebles por Donacin.
1.3 Diagrama del Procedimiento para la Incorporacin de Bienes Muebles por
Produccin.
1.3 Procedimiento para la Incorporacin de Bienes Muebles por Produccin.

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Materia:
Asunto: INDICE DE CONTENIDO
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES

Sub-Proceso 2: Traslado de Bienes Muebles.


9 ndice del Proceso de Traslado de Bienes Muebles.
9 Diagrama de Proceso de Traslado de Bienes Muebles.
9 Diagrama de Jerarqua de Proceso de Traslado de Bienes Muebles.
9 Informacin General del Proceso de Traslado de Bienes Muebles.
Procedimientos:
2.1 Diagrama del Procedimiento para el Traslado de Bienes Muebles.
2.1 Procedimiento para el Traslado de Bienes Muebles.

Sub-Proceso 3: Desincorporacin de Bienes Muebles.


9 ndice del Proceso de Desincorporacin de Bienes Muebles.
9 Diagrama de Proceso de Desincorporacin de Bienes Muebles.
9 Diagrama de Jerarqua de Proceso de Desincorporacin de Bienes Muebles.
9 Informacin General del Proceso de Desincorporacin de Bienes Muebles.
Procedimientos:
3.1 Diagrama del Procedimiento para la Desincorporacin de Bienes Muebles por
Donacin.
3.1 Procedimiento para la Desincorporacin de Bienes Muebles por Donacin.
3.2 Diagrama del Procedimiento para la Desincorporacin de Bienes Muebles por
Inservilidad.
3.2 Procedimiento para la Desincorporacin de Bienes Muebles por Inservilidad.
3.3 Diagrama del Procedimiento para la Desincorporacin de Bienes Muebles por
Permuta.
3.3 Procedimiento para la Desincorporacin de Bienes Muebles por Permuta.
3.4 Diagrama del Procedimiento para la Desincorporacin de Bienes Muebles por
Remate o Venta.
3.4 Procedimiento para la Desincorporacin de Bienes Muebles por Remate o Venta.
3.5 Diagrama del Procedimiento para la Desincorporacin de Bienes Muebles por Robo
Hurto.
3.5 Procedimiento para la Desincorporacin de Bienes Muebles por Robo Hurto.

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Materia:
Asunto: INDICE DE CONTENIDO
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES

Sub-Proceso 4: Inventario Fsico de Bienes Muebles.


9 ndice del Proceso de Inventario Fsico de Bienes Muebles.
9 Diagrama de Proceso de Inventario Fsico de Bienes Muebles.
9 Diagrama de Jerarqua de Proceso de Inventario Fsico de Bienes Muebles.
9 Informacin General del Proceso de Inventario Fsico de Bienes Muebles.
Procedimientos:
4.1 Diagrama del Procedimiento para la Actualizacin de Inventario de Bienes Muebles.
4.1 Procedimiento para la Actualizacin de Inventario de Bienes Muebles.

Sub-Proceso 5: Supervisin y Control Mensual.


9 ndice del Proceso de Control Mensual.
9 Diagrama de Proceso del Control Mensual.
9 Diagrama de Jerarqua de Proceso del Control Mensual.
9 Informacin General del Proceso del Control Mensual.
Procedimientos:
5.1 Diagrama del Procedimiento para el Control Mensual del Trabajo Ejecutado por los
Registradores de Bienes.
5.1 Procedimiento para el Control Mensual del Trabajo Ejecutado por los
Registradores de Bienes.
5.2 Diagrama del Procedimiento para la Supervisin y Control de los Depsitos (Bienes
en Desuso e Inservibles) de la Oficina Central de Control de Bienes.
5.2 Procedimiento para la Supervisin y Control de los Depsitos (Bienes en Desuso e
Inservibles) de la Oficina Central de Control de Bienes.

10. PROCESO APOYO 1: APOYO DE ARCHIVO


9 ndice del Proceso de Apoyo de Archivo.
9 Diagrama de Proceso de Apoyo de Archivo.
9 Diagrama de Jerarqua de Proceso de Apoyo de Archivo.
Procedimientos:
PA-1.1 Diagrama del Procedimiento para el Archivo de Expedientes.

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Materia:
Asunto: INDICE DE CONTENIDO
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PA-1.1 Procedimiento para el Archivo de Expedientes.


PA-1.2 Diagrama del Procedimiento para la Depuracin del Archivo de la Oficina Central
de Control de Bienes.
PA-1.2 Procedimiento para la Depuracin del Archivo de la Oficina Central de Control
de Bienes.

11. PROCESO APOYO 2: APOYO SECRETARIAL


9 ndice del Proceso de Apoyo Secretairal.
9 Diagrama de Proceso de Apoyo Secretarial.
9 Diagrama de Jerarqua de Proceso de Apoyo Secretarial.
Procedimientos:
PA-2.1 Diagrama del Procedimiento para el Control de Entrada de Correspondencia.
PA-2.1 Procedimiento para el Control de Entrada de Correspondencia.
PA-2.2 Diagrama del Procedimiento para el Control de Salida de Correspondencia.
PA-2.2 Procedimiento para el Control de Salida de Correspondencia.
PA-2.3 Diagrama del Procedimiento A para la Solicitud y Recepcin de los Materiales y
Suministros de la Oficina Central de Control de Bienes.
PA-2.3 Procedimiento A para la Solicitud y Recepcin de los Materiales y Suministros
de la Oficina Central de Control de Bienes.
PA-2.3 Diagrama B del Procedimiento B para la Distribucin de los Materiales y
Suministros de la Oficina Central de Control de Bienes.
PA-2.3 Procedimiento B para la Distribucin de los Materiales y Suministros de la
Oficina Central de Control de Bienes.
PA-2.4 Diagrama del Procedimiento para la Elaboracin de Comunicacin Mensual sobre
el Control de Asistencia.
PA-2.4 Procedimiento para la Elaboracin de Comunicacin Mensual sobre el Control
de Asistencia.

12. MODELO ACTORES Y UNIDADES ORGANIZACIONALES


9 Modelo Actor Rol.
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REA FINANCIERA
Materia:
Asunto: INDICE DE CONTENIDO
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES

9 Modelo Rol Actividad.


9 Matriz Actores Procesos.

13. GLOSARIO DE TRMINOS

14. ANEXOS
9 Formatos Planillas Utilizados en la Oficina Central de Control de Bienes.

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REA FINANCIERA
Materia:
Asunto: 1. INTRODUCCIN
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES

El presente Manual de Normas, Procesos y Procedimientos, es una contribucin que le permitir a la


Oficina Central de Control de Bienes de la Direccin de Finanzas de la Universidad de los Andes, contar
con un apoyo actualizado contentivo de las descripciones de las actividades que deben seguirse en la
realizacin de las funciones llevadas a cabo en cada uno de los puestos de trabajo, precisando
responsabilidades y participaciones, proporcionando informacin a los futuros interesados en conocer el
funcionamiento del mismo, pudiendo disipar inquietudes en la ejecucin de los procedimientos.
Desarrollado con mucha cautela y claro compromiso de presentar un trabajo bien realizado, gracias a la
colaboracin de cada uno de los funcionarios (as) que laboran en la Oficina Central de Control de
Bienes, quienes aportaron toda la informacin solicitada y la asesora de la Ing. Elvia Elena Abreu
Ramrez.

El mismo, forma parte de la documentacin que se genera del Sistema de Informacin Organizacional
que viene desarrollando la Direccin de Servicios de Informacin Administrativa (DSIA), de acuerdo con
la metodologa establecida por el lenguaje UML (Unified Modeling Language) Lenguaje Unificado de
Modelado de Negocios desarrollada por la Prof. Judith Barrios A. y el Prof. Jons Montilva, de la
Universidad de los Andes (ULA), el cual consta de seis etapas, a saber: Preparacin Organizacional,
Entender el Proceso Actual, Rediseo del Proceso, Desarrollo del Manual, Aprobacin e
Implementacin del Manual y Medidas, Controles y Mejoramiento Continuo .

El Manual consta de las siguientes secciones:

Introduccin, breve explicacin al lector, acerca de los motivos y propsitos del mismo, metodologa
aplicada en el desarrollo del Manual as como una breve demostracin de cmo estn organizadas sus
secciones.

Antecedentes Histricos, muestra brevemente la evolucin de la Oficina Central de Control de Bienes.

Organigrama de la Unidad Administrativa, se presenta la estructura organizativa de la Direccin de


Finanzas y la Oficina Central de Control de Bienes.

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REA FINANCIERA
Materia:
Asunto: 1. INTRODUCCIN
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES

Modelos, de Jerarqua de Sistemas, de Objetivos, de Reglas y de Procesos de Negocio que ilustra a


travs de diagramas el Sistema de Control de Bienes Muebles, la Visin, Misin y Objetivos (Generales
y Especficos) de la oficina, la Base Jurdica que rige y sustenta los procesos y procedimientos llevados
a cabo en la oficina adems de ilustrar brevemente y en general el Proceso de Control de Bienes
Muebles y los rboles de Procedimientos (Fundamentales y de Apoyo), respectivamente.

Proceso, descripcin grfica y narrativa de los procesos y procedimientos ejecutados en la Oficina


Central de Control de Bienes, representando una herramienta de conocimiento de las diferentes
actividades desempeadas en la oficina.

Modelo de Actores y Unidades Organizacionales, presenta los diferentes actores y roles


desempeados por los mismos, las funciones establecidas por el Manual de Cargos de la Universidad
de los Andes (ULA) as como las desempeadas actualmente por los funcionarios de la oficina y los
procesos y procedimientos desarrollados en el Manual.

Glosario de Trminos, con la finalidad de facilitar el manejo del Manual y lograr uniformidad de
criterios en su aplicacin.

Anexos, presenta los diferentes formatos y planillas utilizados por los funcionarios de la oficina en la
ejecucin de sus actividades.

La correcta interpretacin y aplicacin de este Manual, se traducir en una mayor eficiencia operativa,
ya que es un elemento dinmico, donde el lector que desee conocer sobre el mismo, podr visualizar
de forma sencilla y en cualquier momento los procedimientos que se ejecutan en la oficina, la forma de
llevarlos a cabo y los responsables de que dichos procedimientos se ejecuten de forma ptima para
alcanzar los objetivos que tiene planteado la oficina en concordancia con las leyes, reglamentos,
cdigos, estatutos, manuales, polticas y otras estipulaciones que afectan a la institucin.

Elaborado por: Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima


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REA FINANCIERA
Materia:
Asunto: 1. INTRODUCCIN
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES

Es por ello que recomendamos, que sera oportuno que cada uno de los funcionarios que laboran la
Oficina Central de Control de Bienes dedique un poco de su valioso tiempo, en leer el manual, darle un
uso adecuado al mismo y preocuparse por actualizarlo en el momento que as lo consideren oportuno, a
fin de contar siempre con una herramienta de mltiples ventajas actualizada.

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REA FINANCIERA
Materia:
Asunto: 2. ANTECEDENTES HISTRICOS
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES

OFICINA CENTRAL DE CONTROL DE BIENES

El Consejo Universitario, en reunin celebrada el 15 de Marzo de 1.977 consider impostergable la


reestructuracin administrativa de la Institucin para dotarla del apoyo gerencial requerido para el cabal
cumplimiento de sus superiores objetivos. En consecuencia acord eliminar la Direccin de
Administracin y crear la Direccin de Finanzas. La Direccin de Finanzas se fund el 15 de Marzo de
1.977, adscrita al Vicerrectorado Administrativo, para atender todas las tareas financieras contables de
la Institucin, a la cual se adscribieron los Departamentos de Tesorera, Contabilidad y Bienes y
Rentas; teniendo adems las unidades y dependencias que fueran necesarias para el cumplimiento de
sus finalidades.
Hoy da la Direccin de Finanzas cuenta con cuatro (4) Departamentos adscritos que son:
Departamento de Tesorera.
Oficina Central de Control de Bienes.
Departamento de Contabilidad.
Departamento de Nmina.
La Oficina Central de Control de Bienes tiene como misin Mantener registro permanente y
actualizado de los bienes de la Universidad, mediante la consolidacin de inventario y de la aplicacin
de mecanismos del estado, ubicacin y cantidad de los mismos. (Memoria y Cuenta de la ULA ao
2005).
La Oficina de Central de Control de Bienes como Sistema de Negocio, se refiere a Registrar, Controlar,
Verificar e Inspeccionar las adquisiciones o incorporaciones, desincorporaciones, traspasos (traslados),
ubicacin fsica y custodia de los ACTIVOS FIJOS TANGIBLES, propiedad de la Universidad de los
Andes. Entindase por ACTIVOS FIJOS TANGIBLE, todos los bienes muebles y/o equipos, mobiliario,
accesorios, colecciones u otros objetos, de largo uso y duracin y que no estn adheridos fsicamente a
edificaciones y terrenos propiedad de la Universidad de los Andes.
La Oficina Central de Control de Bienes cuenta con el siguiente personal:
Registrador de Bienes (6 personas laborando)
Apoyo Secretarial (1 persona laborando)
Y como encargado de hacer que la Oficina logre los objetivos planteados:
Jefe de Inventario: Gonzlez Salazar Daniel Jos.

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REA FINANCIERA
Materia:
Asunto: ORGANIGRAMA DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES

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REA FINANCIERA
Materia:
Asunto: ORGANIGRAMA DE LA DIRECCIN DE FINANZAS
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES

Fuente: www.ula.ve

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REA FINANCIERA
Materia: Asunto: ORGANIGRAMA DE PROCESOS DE LA OFICINA
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES CENTRAL DE CONTROL DE BIENES

DIRECCION
DE
FINANZAS

Oficina Central de Control de


Bienes.
Jefe de Inventario
T.S.U. Gonzlez S. Daniel J.

Apoyo de Archivo Apoyo Secretarial


(1) Oficinista

Incorporacin de Traslados de Desincorporacin Inventario Fsico


Bienes Bienes de Bienes de Bienes
Muebles Muebles Muebles Muebles

1 Jefe de Inventario
6 Registradores de
Bienes

Facultad/Ncleo
y/o
Dependencia

Fuente: Proporcionado por el Jefe de Inventario de la Oficina Central de Control de Bienes


T.S.U. Gonzlez Daniel.

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REA FINANCIERA
Materia:
Asunto: 4. DIAGRAMA DE JERARQUA DE SISTEMAS
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES

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REA FINANCIERA
Materia:
Asunto: 4. DIAGRAMA DE JERARQUA DE SISTEMAS
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES

SUPRASISTEMA

SISTEMAS
FINANCIERO

SISTEMA DE
CONTROL DE BIENES
SUBSISTEMAS
Incorporacin Control de
de Bienes Inventarios

INTRA Apoyo SISTEMA DE


Gerencial TESORERA
Traslados Desincorporacin
de Bienes de Bienes

SISTEMA
GERENCIAL
FINANCIERO
INTER

SISTEMA DE SISTEMA DE
NMINA CONTABILIDAD

AMBIENTE
EXTERNO

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Materia:
Asunto: 5. DIRECTORIO
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES

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REA FINANCIERA
Materia:
Asunto: 5. DIRECTORIO
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES

DIRECTORIO
UNIDAD ADMINISTRATIVA: OFICINA CENTRAL DE CONTROL DE BIENES
EXPERTO
NOMBRE Y CEDULA DE
N CARGO EXTENCION DEL CONDICION
APELLIDO IDENTIDAD
DOMINIO
PERSONAL TCNICO SUPERIOR FIJO
1 Gonzlez
Jefe de
Salazar V- 5.575.628 2640 X Fijo
Inventario
Daniel Jos
PERSONAL APOYO FIJO
2 Guzmn La Registrador de
V- 8.025.714 2641 X Fijo
Cruz Carlos Bienes
3 Hernndez Apoyo de
Rangel Jose V- 12.346.593 Recurso 2641 X Fijo
Luis Informtico
4 Lindarte Registrador de
V- 5.643.207 2641 X Fijo
Duran Ana Bienes
5 Marquina
Obtuvo
Ramos V- 10.717.463 Oficinista 2641 X
Cambio
Mopsy
6 Pealoza
Quintero V- 5.994.335 Recepcionista 2641 X Fijo
Oswaldo
7 Ramrez Registrador de
V- 4.484.941 2641 X Fijo
Orlando Jos Bienes
8 Rivas Osorio Registrador de
V- 5.206.987 2641 X Fijo
Ivn Daro Bienes
9 Van Gricken
Registrador de Obtuvo
Latuff V 8.034.436 2641 X
Bienes Cambio
Rolando

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Materia:
Asunto: 6. MODELO DE OBJETIVOS
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REA FINANCIERA
Materia:
Asunto: 6. MODELO DE OBJETIVOS
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES

Para realizar el Modelo de Objetivos se consulto la siguiente fuente histrica, tomando la mas
actualizada, es decir, la que se encuentra sombreada para realizar el modelado a travs del Lenguaje
UML Business.

OBJETIVOS
UNIDAD ADM INISTRATIVA: OFICINA CENTRAL DE CONTROL DE BIENES
FUENTE DE INFORM ACIN
CONCEPTOS DEL
M ODELADO DE M EM ORIA Y CUENTA M ANUAL DE
PLAN OPERATIVO PGINA W EB DE
OBJETIVOS DE LA ULA - AO: ORGANIZACIN - OTRA FUENTE (especificar)
DE LA ULA - AO: LA ULA - AO:
2005 AO: 1993

"Registrar, verificar e inspeccionar las


adquisiciones o incorporaciones, traslados
y desincorporaciones de los bienes
m uebles propiedad de la Universidad, de
"Mantener registro acuerdo a disposicin de las Autoridades
perm anente y Universitarias, al presente Reglam ento y a
actualizado de los las Leyes y Reglam entos vigentes sobre la
bienes de la m ateria" (Reglam ento de Sistem a de
Universidad, m ediante Inventario dictado por el Consejo
NO SE TIENE NO SE TIENE NO SE TIENE
M ISI N la consolidacion de
INFORMACION INFORMACION INFORMACION
Universitario de la Universidad de los
inventario y de la Andes, en uso de sus atribuciones que le
aplicacin de confiere el ordinal 21, del Artculo 26 de la
m ecanism os del Ley de Universidades).
estado, ubicacin y
cantidad de los m ism o".
"Registrar, verificar e inspeccionar las
adquisiciones, incorporaciones, traspasos
(traslados) y desincorporaciones de los
bienes m uebles capitalizables propiedad
de la Universidad de los Andes" (Material
im preso facilitado por la Oficina Central de
Control de Bienes).

Mantener una inform acin


actualizada, veraz, oportuna y
precisa en cuanto al
inventario de bienes m uebles
capitalizables se refiere, para de
sta m anera servir de apoyo a toda la
com unidad universitaria y usuarios,
entindase Facultades y/o
Dependencias universitarias en
especial al Departam ento de
NO SE TIENE NO SE TIENE NO SE TIENE NO SE TIENE Contabilidad, que requieran
V ISI N INFORMACION INFORMACION INFORMACION INFORMACION inform acin al respecto y que
adem s garantice a travs de sus
procesos adm inistrativos una gestin
de calidad enm arcada en la utilizacin
de tecnologa de avanzada o de punta
elevando as la productividad de la
Oficina Central de Control de Bienes, y
por ende del m ism o proceso de registro y
control de bienes. (Material im preso
facilitado por la Oficina Central de Control
de Bienes).

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REA FINANCIERA
Materia:
Asunto: 6. MODELO DE OBJETIVOS
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES

OFICINA CENTRAL DE CONTROL DE BIENES

OBJETIVO

"Mantener un registro
permanente y
actualizado de los
bienes muebles de la
Anlisis pormenorizado de los
Universidad, mediante
procesos de registro y control de
la consolidacin del
bienes, con la finalidad de mejorar la
NO SE TIENE NO SE TIENE inventario y la NO SE TIENE
GENERAL INFORMACION INFORMACION aplicacin de INFORMACION
gestin administrativa propiamente dicha.
(Material impreso facilitado por la Oficina
macanismos de
Central de Control de Bienes)
control del estado,
ubicacin y cantidad
de los mismos"
(Manual de
Organizaciones 1993).

OBJETIVO ESPECFICO

1."Auditora interna de cada uno de los


procesos de registro y control de
NO SE TIENE NO SE TIENE NO SE TIENE NO SE TIENE bienes, con la finalidad de determinar
INFORMACION INFORMACION INFORMACION INFORMACION debilidades y fortalezas del mismo.
(Material facilitado por la Oficina Central
de Control de Bienes)

2.Determinacin de oportunidades y
CUALITATIVO amenazas que influyan en la Oficina
NO SE TIENE NO SE TIENE NO SE TIENE NO SE TIENE
INFORMACION INFORMACION INFORMACION INFORMACION Central de Control de Bienes. (Material
facilitado por la Oficina Central de Control
de Bienes)

3.Actualizacin de los componentes y


funciones administrativas en
NO SE TIENE NO SE TIENE NO SE TIENE NO SE TIENE concordancia con las nuevas
INFORMACION INFORMACION INFORMACION INFORMACION tendencias administrativas". (Material
facilitado por la Oficina Central de Control
de Bienes)

NO SE TIENE NO SE TIENE NO SE TIENE NO SE TIENE NO SE TIENE INFORMACION


CUANTITATIVO
INFORMACION INFORMACION INFORMACION INFORMACION

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Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA
Pgina: 4/4
REA FINANCIERA
Materia:
Asunto: 6. MODELO DE OBJETIVOS
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES

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Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA
Pgina: 1/2
REA FINANCIERA
Materia:
Asunto: 7. MODELO DE REGLAS
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES

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Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA
Pgina: 2/2
REA FINANCIERA
Materia:
Asunto: 7. MODELO DE REGLAS
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES

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Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA
Pgina: 1/6
REA FINANCIERA
Materia:
Asunto: 8. MODELO DE PROCESOS DEL NEGOCIO
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES

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SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA
Pgina: 2/6
REA FINANCIERA
Materia: Asunto: DIAGRAMA DE PROCESO DEL SISTEMA DE
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES NEGOCIO

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Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA
Pgina: 3/6
REA FINANCIERA
Materia: Asunto: CADENA DE VALOR DEL SISTEMA DE
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES NEGOCIO

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Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA
Pgina: 4/6
REA FINANCIERA
Materia: Asunto: ARBOL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES (FUNDAMENTALES)

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Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA
Pgina: 5/6
REA FINANCIERA
Materia: Asunto: ARBOL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES (APOYOS)

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Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA
Pgina: 6/6
REA FINANCIERA
Asunto: CANTIDAD DE PROCEDIMIENTOS
Materia:
EJECUTADOS EN LA OFICINA CENTRAL DE
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
CONTROL DE BIENES

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SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA
Pgina: 1/8
REA FINANCIERA
Materia: Asunto: 9. DIAGRAMA Y JERARQUIA DE LOS
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES PROCESOS

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SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 2/8
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Sub- Proceso:
Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES SUB-PROCESO 1. INCORPORACIN DE BIENES
MUEBLES

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SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Asunto:
Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES
INDICE DEL PROCESO INCORPORACIN DE
Sub-Proceso: INCORPORACION DE BIENES MUEBLES
BIENES MUEBLES

1. INCORPORACIN DE BIENES MUEBLES


9 Diagrama de Procesos
9 Diagrama de Jerarqua de Procesos
9 Informacin General
Objetivo.
Clientes:
Iniciales.
Finales.
Entradas.
Salidas.
Dependencias y/o Personas Vinculadas: Internas.
Fronteras:
Se Inicia.
Se Termina.
Base Legal Relacionada.
Formularios.
Recursos:
Humanos.
Tecnolgicos: Computacionales.
Materiales y Equipos.
9 Diagrama de Actividad 1.1: Incorporacin de Bienes Muebles por Compra.
Procedimiento 1.1: Incorporacin de Bienes Muebles por Compra.
9 Diagrama de Actividad 1.2: Incorporacin de Bienes Muebles por Donacin.
Procedimiento 1.2: Incorporacin de Bienes Muebles por Donacin.
9 Diagrama de Actividad 1.3: Incorporacin de Bienes Muebles por Produccin.
Procedimiento 1.3: Incorporacin de Bienes Muebles por Produccin.

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SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA
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REA FINANCIERA
Materia: Asunto: DIAGRAMA DEL PROCESO DE
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES INCORPORACIN DE BIENES MUEBLES

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SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA
Pgina: 5/8
REA FINANCIERA
Materia: Asunto: DIAGRAMA DE JERARQUA DEL PROCESO
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES DE INCORPORACIN DE BIENES MUEBLES

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SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES Asunto:
Sub Proceso: INCORPORACIN DE BIENES MUEBLES INFORMACIN GENERAL

INFORMACIN GENERAL

OBJETIVO
Describir las actividades que se deben cumplir a los efectos de
tramitar el Ingreso de Bienes Muebles al Patrimonio Universitario.

CLIENTES
INICIALES
9 Facultad/Ncleo y/o Dependencia.
9 Entes Externos a la Universidad de los Andes.
9 Consejo Universitario.
FINALES
9 Facultad/Ncleo y/o Dependencia.
9 Entes Externos a la Universidad de los Andes.
9 Archivo de la Oficina Central de Control de Bienes.

ENTRADAS

Solicitud de Incorporacin de Bienes Muebles a la universidad


de los Andes.

SALIDAS
Factura Original Codificada
Nmero de inventario del Bien Mueble, asignado en la Factura.
Expedientes de Bienes Muebles contentivos de todos los
documentos que avalen la adquisicin lcita de los Bienes
Muebles.

DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS VINCULADAS


INTERNAS
9 Consejo Universitario.
9 Unidad de Apoyo Administrativo (UAA) de la
Facultad/Ncleo y/o Dependencia.
9 Unidad de Auditoria Interna.

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SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES Asunto:
Sub Proceso: INCORPORACIN DE BIENES MUEBLES INFORMACIN GENERAL

9 Direccin de Servicios de Informacin Administrativa


(DSIA).
9 Direccin de Finanzas.
9 Funcionarios que laboran en la Oficina Central de
Control de Bienes.

FRONTERAS

SE INICIA
Cuando la Unidad de Apoyo Administrativo (UAA) de
la Facultad/Ncleo y/o Dependencia enva oficio,
factura original de la compra de bienes muebles
capitalizables, orden de compra, nota de entrega y
cualquier otro documento que avale la compra lcita
del bien mueble a Incorporar al Patrimonio
Universitario.
SE TERMINA
Cuando la Oficina Central de Control de Bienes
asigna nmero de inventario y procede a la
identificacin (Plaqueo) del Bien Mueble a
Incorporar al Patrimonio Universitario
BASE LEGAL RELACIONADA
Ley de Universidades.
Ley de Registros de Bienes Nacionales.
Ley de Procedimientos Administrativos.
Reglamento de Sistema de Inventario.
Circular vigente nmero 01-2003.
Normas Generales de Control Interno.
Manuales o Catlogos de Cuentas Contables para el Sistema
de Contabilidad Pblica Elaborado por Programa de
Modernizacin de la Administracin Financiera del Estado.

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SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES Asunto:
Sub Proceso: INCORPORACIN DE BIENES MUEBLES INFORMACIN GENERAL

Publicacin nmero 9 de la Contralora General de la


Republica.
FORMULARIOS
Nota de Devolucin.
Formato (F-1-20) de Recoleccin de Datos Bienes Muebles.
Formato (F-1-21) de Forma de Control de Flujo.

RECURSOS

HUMANOS
9 Jefe de Inventario.
9 Registrador de Bienes (6).
9 Oficinista (1)
TECNOLGICOS: Computacionales
9 Sistema de Control de Bienes Muebles Versin 1.0 Junio
2005.
9 Sistema de Reportes.
9 Sistema de Etiquetas.
9 Sistema de Correspondencia.
MATERIALES Y EQUIPOS
9 Materiales y equipos de oficina
9 Tecnologa de Informacin: Hardware, Software,
Redes,..etc.

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SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 1/2
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES. Asunto: 1.1 DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA
Sub Proceso: INCORPORACIN DE BIENES MUEBLES. INCORPORACIN DE BIENES MUEBLES POR COMPRA

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modificacin: 41
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SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 2/2
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES. Asunto: 1.1 DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA
Sub Proceso: INCORPORACIN DE BIENES MUEBLES. INCORPORACIN DE BIENES MUEBLES POR COMPRA

Calcular manualmente Colocar en la FO los Armar expedientes de


A el IVA para determinar siguientes sellos: cdigo acuerdo a la ubicacin exacta
Oficio, FO, OC el costo unitario de cada contable, codificacin y del bien con
NE Y HS bien mueble a incorporar. sello de la OCCB. formato (F-1-21), formato (F-
1-20) y Juego de fotocopias
Buscar en el MT en el Llenar manualmente el (FO, OC, NE y HS)
SCBM, el Manual de Ingresar al SCBM. sello con los siguientes
Descripcin de Artculos y datos: codificado por, C
Manual de Cdigos de fecha y firma. B
Estructura Organizativa.
Llenar en el SCBM, el
formato (F-1-20) para Llenar manualmente el
REGISTRADOR DE Identificar en la FO, el cada bien mueble. formato (F-1-21) por
tipo de bien mueble cada bien mueble.
BIENES capitalizable a incorporar.
(INTERNO) Imprimir el formato
(F-1-20) por cada bien Fotocopiar dos (2)
Identificar el nmero de mueble a incorporar. juegos de: FO, OC, NE
descripcin de articulo a y HS, que avale la
incorporar de acuerdo al compra.
Manual. Tipear a mquina de
escribir sobre la FO, los
nmeros de inventario
Devolver al MT, el
asignado a cada bien
Manual de Descripcin
de Artculos y Manual mueble.
de Cdigos de Estructura
Organizativa.

D Introducir en el Chequear las Identificar el bien Colocar en el formato


Memorandums y SCBM el nmero de caractersticas del mueble con el nmero (F-1-21) en el campo de
Expedientes. inventario de cada bien bien reflejada en la de inventario asignado trascripcin de datos,
mueble a identificar. FO con cada bien por la OCCB. firma y fecha.
Colocar firma en copia mueble incorporado.
de Memorandum.
Imprimir la etiqueta Ubicar en el Archimvil
adhesiva de Chequear el serial, de la OCCB la carpeta
Ingresar en el SCBM.
identificacin del bien marca, modelo del bien de la Facultad/Ncleo
Entregar a la Oficinista, mueble. mueble con el formato y/o Dependencia visitada.
copia del Memorandum. (F-1-20).
Transcribir en el SCBM
en el formato (F-1-20) los Anexar a la carpeta de
Anexar al expediente Llenar manualmente
REGISTRADOR de cada bien mueble, cdigos recolectados en la Facultad/Ncleo y/o
Revisar que lo reflejado los datos de Ubicacin Dependencia, el
DE la etiqueta adhesiva. la identificacin del bien.
en la FO coincida con Responsable y Estado expediente del bien
BIENES los formatos (F-1-21) y Fsico del formato mueble.
(F-1-20) recibidos. (F-1-20). Imprimir el formato
(EXTERNO) Visitar la Facultad/
Ncleo y/o (F-1-20) por cada bien
Llenar manualmente los Colocar en el Archimvil
Chequear que los Dependencia, donde se mueble. Carpetas
campos de: Elaboracin la carpeta de la Facultad/
datos reflejados en encuentra el bien.
de Placas en el formato Ncleo y/o Dependencia,
el formato (F-1-20)
(F-1-21). Anexar cada formato en su ubicacin inicial.
sean iguales a los
datos de la FO. Ubicar el bien mueble (F-1-20) a cada uno
segn la localizacin de los expedientes de
reflejada en el formato Recortar la etiqueta bienes muebles
(F-1-21). adhesiva de capitalizables.
Ingresar al SCBM, en el
identificacin del bien
mdulo de Impresin
mueble.

LEYENDA DE SIMBOLOS
FO: Factura Original de la compra de bienes muebles capitalizable.
Objeto: Representa un objeto (insumo, producto, recurso fsico) que es usado o
OC: Orden de Compra Presupuestaria.
producido por un proceso.
NE: Nota de Entrega.
HS: Hoja de seriales.
Inicio de Proceso: Indica el inicio de un proceso o actividad.
LEC: Libro de Entrega de Correspondencia.
UAA: Unidad de Apoyo Administrativo de la Facultad/Ncleo y/o Dependencia.
Flujo de Control: Muestra el orden de ejecucin de los procesos.
ULA: Universidad de los Andes.
SCBM: Sistema de Control de Bienes Muebles.
Actividad: Proceso atmico que no puede ser descompuesto en otros de ms bajo nivel.
MT: Mesn de trabajo.
IVA: Impuesto al Valor Agregado.
Decisin: Indica un punto de decisin entre dos o ms objetos.
Formato (F-1-20): Recoleccin de datos Bienes Muebles.
Formato (F-1-21): Forma de Control de Flujo.
Accin de Seal de Aceptacin: Accin que espera la ocurrencia de un evento para
NBP: Nmero de Bienes a Plaquear.
disparar una seal a otra a otra accin receptora.
Circular 01/2003 aprobada por el Vicerrector Administrativo.
OCCB: Oficina Central de Control de Bienes.
Accin evento de tiempo: Accin que espera loa ocurrencia de un evento para disparar
CFOE: Carpeta de Facturas y Oficios por Entregar.
una seal de accin receptora.

A Conector: Usado para separar un flujo y reestablecer su conexin en otra actividad.

Fin de Proceso: Indica el fin de un proceso actividad.

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modificacin: 42
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SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 1/12
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES. Asunto: 1.1 PROCEDIMIENTO PARA LA INCORPORACION DE
Sub Proceso: INCORPORACIN DE BIENES MUEBLES. BIENES MUEBLES POR COMPRA

1.1

INCORPORACIN DE BIENES MUEBLES


POR COMPRA

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modificacin: 43
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SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES. Asunto: 1.1 PROCEDIMIENTO PARA LA INCORPORACION DE
Sub Proceso: INCORPORACIN DE BIENES MUEBLES. BIENES MUEBLES POR COMPRA

RESPONSABLE ACCION

OFICINISTA
1. Recibe de la Unidad de Apoyo Administrativo (UAA) de la
Facultad/Ncleo y/o Dependencia oficio, Factura (s) Original
(es) de la compra de bienes muebles capitalizables, Orden
(es) de Compra (Presupuestaria), Nota de Entrega, Hoja de
Seriales y el libro de entrega de correspondencia.
2. Coloca firma en el libro de entrega de correspondencia.
3. Devuelve al funcionario (a) de la Unidad de Apoyo
Administrativo (UAA) de la Facultad/Ncleo y/o
Dependencia, el libro de entrega de correspondencia.
4. Registra el oficio en el libro de correspondencia recibida.
5. Verifica si la (s) Factura (s), cumplan con lo establecido en la
Circular N 01/2003 aprobada por el Vicerrector
Administrativo:
a) Si la (s) Factura (s), cumple con lo establecido en la
Circular N 01/2003 aprobada por el Vicerrector
Administrativo: (Ir al paso 6).
b) En caso contrario, si la (s) Factura (s), no cumple con lo
establecido en la Circular N 01/2003 aprobada por el
Vicerrector Administrativo:
Llena nota de devolucin.
Imprime la nota de devolucin.
Anexa a la Factura la nota de devolucin.
Entrega al Jefe (a) de Inventario oficio, Factura (s)
Original (es) de la compra de bienes muebles
capitalizables, Orden (es) de Compra
(Presupuestaria), Nota de Entrega y Hoja de Seriales.

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modificacin: 44
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SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES. Asunto: 1.1 PROCEDIMIENTO PARA LA INCORPORACION DE
Sub Proceso: INCORPORACIN DE BIENES MUEBLES. BIENES MUEBLES POR COMPRA

JEFE DE INVENTARIO
Recibe de la Oficinista oficio, Factura (s) Original (es)
de la compra de bienes muebles capitalizables, Orden
(es) de Compra (Presupuestaria), Nota de Entrega y
Hoja de Seriales.
Revisa la nota de devolucin.
Coloca firma en la nota de devolucin.
Devuelve a la Oficinista oficio, Factura (s) Original (es)
de la compra de bienes muebles capitalizables, Orden
(es) de Compra (Presupuestaria), Nota de Entrega y
Hoja de Seriales.
OFICINISTA
Recibe del Jefe (a) de Inventario oficio, Factura (s)
Original (es) de la compra de bienes muebles
capitalizables, Orden (es) de Compra
(Presupuestaria), Nota de Entrega y Hoja de Seriales.
Devuelve al funcionario (a) de la Dependencia oficio,
Factura (s) Original (es) de la compra de bienes
muebles capitalizables, Orden (es) de Compra
(Presupuestaria), Nota de Entrega y Hoja de Seriales.
Fin del procedimiento.
6. Sella el oficio indicando la fecha de entrega de la Factura
Original codificada (5 das hbiles luego de ser recibidas).
7. Notifica al funcionario de la Unidad de Apoyo Administrativo
(UAA) de la Facultad/Ncleo y/o Dependencia, pasar a los
cinco (5) das hbiles por la Factura Original Codificada.
8. Entrega al Jefe (a) de Inventario el oficio, Factura (s)
Original (es) de la compra de bienes muebles capitalizables,
Orden (es) de Compra (Presupuestaria), Nota de Entrega y
Hoja de Seriales.
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modificacin: 45
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SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 4/12
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES. Asunto: 1.1 PROCEDIMIENTO PARA LA INCORPORACION DE
Sub Proceso: INCORPORACIN DE BIENES MUEBLES. BIENES MUEBLES POR COMPRA

JEFE DE INVENTARIO
9. Recibe de la Oficinista oficio, Factura (s) Original (es) de la
compra de bienes muebles capitalizables, Orden (es) de
Compra (Presupuestaria), Nota de Entrega y Hoja de
Seriales.
10. Revisa que la (s) Factura (s) estn a nombre de la
Universidad de los Andes (ULA).
11. Entrega al Registrador de Bienes (Interno) oficio,
Factura (s) Original (es) de la compra de bienes muebles
capitalizables, Orden (es) de Compra (Presupuestaria), Nota
de Entrega y Hoja de Seriales.
REGISTRADOR DE BIENES
(INTERNO)
12. Recibe del Jefe (a) de Inventario el oficio, Factura (s)
Original (es) de la compra de bienes muebles capitalizables,
Orden (es) de Compra (Presupuestaria), Nota de Entrega y
Hoja de Seriales.
13. Busca en el mesn de trabajo o en el Sistema de
Control de Bienes Muebles, el Manual de Descripcin de
Artculos y Catalogo o Manual de Cdigos de Estructura
Organizativa.
14. Identifica en la Factura el tipo de bien mueble
capitalizable a incorporar.
15. Identifica el nmero de descripcin del artculo a
incorporar, de acuerdo al Manual de Descripcin de
Artculos.
16. Devuelve al mesn de trabajo, el Manual de
Descripcin de Artculos y Catalogo o Manual de Cdigos de
Estructura Organizativa.

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modificacin: 46
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SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES. Asunto: 1.1 PROCEDIMIENTO PARA LA INCORPORACION DE
Sub Proceso: INCORPORACIN DE BIENES MUEBLES. BIENES MUEBLES POR COMPRA

17. Calcula manualmente el Impuesto al Valor Agregado


(IVA) para determinar el costo unitario de cada bien mueble,
tomando en consideracin los descuentos realizados por las
casas comerciales (si es el caso).
18. Ingresa al Sistema de Control de Bienes Muebles.
19. Llena en el Sistema de Control de Bienes Muebles, el
formato (F-1-20) de Recoleccin de Datos Bienes Mueble
por cada bien mueble, con los siguientes datos: nmero de
inventario, nombre del articulo, marca, modelo, serial,
dependencia, concepto de incorporacin, fecha de
incorporacin, nmero de factura, fecha de la factura y
precio unitario del bien mueble.
20. Imprime un formato (F-1-20) de Recoleccin de
Datos Bienes Mueble, por cada bien mueble incorporado.
21. Tipea a mquina de escribir sobre la Factura Original,
los nmeros de inventario asignado a cada bien mueble
capitalizable adquiridos segn Factura.
22. Coloca en la Factura Original los siguientes sellos:
cdigo contable, codificacin y de la Oficina Central de
Control de Bienes.
23. Llena manualmente el sello con los siguientes datos:
codificado por, fecha y firma.
24. Llena manualmente el formato (F-1-21) de Forma de
Control de Flujo por cada bien mueble, en los siguientes
campos: Dependencia Departamento - Localizacin,
codificacin de planillas, asignacin de unidades y registro
de unidades, colocando fecha y firma.
25. Fotocopia dos (2) juegos de: Factura (s) Original (es)
de la compra de bienes muebles capitalizables, Orden (es)

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modificacin: 47
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SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 6/12
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES. Asunto: 1.1 PROCEDIMIENTO PARA LA INCORPORACION DE
Sub Proceso: INCORPORACIN DE BIENES MUEBLES. BIENES MUEBLES POR COMPRA

de Compra (Presupuestaria), Nota de Entrega y Hoja de


Seriales, que avale la compra.
26. Arma un expediente de acuerdo a la ubicacin exacta
de los bienes muebles (Facultad/Ncleo y/o Dependencia) y
responsable por cada bien, de la siguiente manera:
a) Formato (F-1-21) de Forma de Control de Flujo.
b) Formato (F-1-20) de Recoleccin de Datos Bienes
Mueble.
c) Un juego de fotocopias de Factura (s) Original (es) de la
compra de bienes muebles capitalizables, Orden (es) de
Compra (Presupuestaria), Nota de Entrega y Hoja de
Seriales.
27. Distribuye la documentacin de la siguiente manera:
a) Entrega al Jefe (a) de Inventario, los expedientes de cada
bien mueble capitalizable (Ir al paso 28).
b) Entrega a la Oficinista un juego de fotocopias de: Factura
(s) Original (es) de la compra de bienes muebles
capitalizables, Orden (es) de Compra (Presupuestaria),
Nota de Entrega, Hoja de Seriales, oficio recibido
inicialmente de la Unidad de Apoyo Administrativo (UAA)
de la Facultad/Ncleo y/o Dependencia y Factura (s)
Original (es), Orden (es) de Compra (Presupuestaria)
Original, Nota de Entrega Original y Hoja de Seriales
Original.
OFICINISTA
c) Recibe del Registrador de Bienes (Interno) un juego de
fotocopias de: Factura (s) Original (es) de la compra de
bienes muebles capitalizables, Orden (es) de Compra
(Presupuestaria), Nota de Entrega, Hoja de Seriales,
oficio recibido inicialmente de la Unidad de Apoyo
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Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES. Asunto: 1.1 PROCEDIMIENTO PARA LA INCORPORACION DE
Sub Proceso: INCORPORACIN DE BIENES MUEBLES. BIENES MUEBLES POR COMPRA

Administrativo (UAA) de la Facultad/Ncleo y/o


Dependencia y Factura (s) Original (es) de la compra de
bienes muebles capitalizables, Orden (es) de Compra
(Presupuestaria) Original, Nota de Entrega Original, Hoja
de Seriales Original.
d) Archiva en la (s) carpeta (s) asignada (s) para ello, el
juego de fotocopias de: Factura (s) Original (es) de la
compra de bienes muebles capitalizables, Orden (es) de
Compra (Presupuestaria), Nota de Entrega y Hoja de
Seriales.
e) Elabora un oficio dirigido a cada una de la Unidad de
Apoyo Administrativo (UAA) de la Facultad/Ncleo y/o
Dependencia, notificando la codificacin de la (s) Factura
(s).
f) Imprime oficio (s).
g) Anexa al oficio la (s) Factura (s) Original (es) codificada
(s) y oficio recibido originalmente.
h) Entrega al Jefe (a) de Inventario, oficio (s).
JEFE DE INVENTARIO
i) Recibe de la Oficinista, oficio (s).
j) Revisa en oficio (s), que toda la documentacin que se
recibi inicialmente se este devolviendo, contengan sellos
y nmero de inventario.
k) Coloca firma y sello al oficio (s).
l) Entrega a la Oficinista, oficio (s).
OFICINISTA
m) Recibe del Jefe (a) de Inventario, oficio (s).
n) Archiva en la carpeta de facturas y oficios por entregar,
oficio (s).

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Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES. Asunto: 1.1 PROCEDIMIENTO PARA LA INCORPORACION DE
Sub Proceso: INCORPORACIN DE BIENES MUEBLES. BIENES MUEBLES POR COMPRA

o) Archiva en la carpeta de correspondencia enviada, copia


del oficio, posteriormente.
p) Fin del procedimiento.
JEFE DE INVENTARIO
28. Recibe del Registrador de Bienes (Interno), los
expedientes de cada bien mueble capitalizable
29. Revisa los expedientes de cada bien mueble
capitalizable.
30. Coloca los expedientes de cada bien mueble
capitalizable, en un archivo temporal donde permanecen
hasta el final del mes, momento en el cual realiza la
distribucin mensual del trabajo.
31. Sella cada expediente con la fecha del mes
correspondiente.
32. Clasifica los expedientes de cada bien mueble
capitalizable de acuerdo a la Facultad/Ncleo y/o
Dependencia asignada a cada uno de los Registradores de
Bienes (Externo).
33. Anota en una hoja: cantidad de facturas, mes de
asignacin y nmero de bienes a plaquear a cada uno de los
Registradores de Bienes (Externo).
34. Entrega a la Oficinista la hoja con la asignacin de
trabajo mensual para cada uno de los Registradores de
Bienes (Externo) y los expedientes de cada bien mueble
capitalizable.
OFICINISTA
35. Recibe del Jefe (a) de Inventario la hoja con la
asignacin de trabajo mensual para cada uno de los
Registradores de Bienes (Externo) y los expedientes de
cada bien mueble capitalizable.
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Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES. Asunto: 1.1 PROCEDIMIENTO PARA LA INCORPORACION DE
Sub Proceso: INCORPORACIN DE BIENES MUEBLES. BIENES MUEBLES POR COMPRA

36. Elabora memorandum, para cada Registrador de


Bienes (Externo), de acuerdo a las indicaciones de la hoja
entregada por el Jefe (a) de Inventario.
37. Imprime original y copia de los memorandum, para
cada Registrador de Bienes (Externo).
38. Entrega al Jefe (a) de Inventario original y copia de
los memorandum y la hoja con la asignacin de trabajo
mensual para cada uno de los Registradores de Bienes
(Externo).
JEFE DE INVENTARIO
39. Recibe de la Oficinista original y copia de los
memorandum y la hoja con la asignacin de trabajo mensual
para cada uno de los Registradores de Bienes (Externo).
40. Revisa los memorandum con la hoja de asignacin
de trabajo mensual para cada uno de los Registradores de
Bienes (Externo).
41. Archiva en la carpeta correspondiente, la hoja de
asignacin de trabajo mensual para cada uno de los
Registradores de Bienes (Externo).
42. Coloca firma en cada uno de los memorandum.
43. Entrega a la Oficinista original y copia de los
memorandum.
OFICINISTA
44. Recibe del Jefe (a) de Inventario original y copia de
los memorandum.
45. Entrega a cada Registrador de Bienes (Externo),
memorandum y los expedientes de cada bien mueble
capitalizable asignados.

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Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES. Asunto: 1.1 PROCEDIMIENTO PARA LA INCORPORACION DE
Sub Proceso: INCORPORACIN DE BIENES MUEBLES. BIENES MUEBLES POR COMPRA

REGISTRADOR DE BIENES
(EXTERNO)
46. Recibe de la Oficinista, memorandum y los
expedientes de cada bien mueble capitalizable asignado.
47. Coloca firma en copia del memorandum.
48. Entrega a la Oficinista copia del memorandum para
que la misma entregue al Jefe (a) de Inventario para su
respectivo archivo en el expediente de cada Registrador de
Bienes (Externo).
49. Revisa que la cantidad de bienes reflejada en la
Factura coincida con la cantidad de formatos (F-1-21) de
Forma de Control de Flujo y formatos (F-1-20) de
Recoleccin de Datos Bienes Mueble recibidos.
50. Chequea que los datos reflejados en el formato
(F-1-20) de Recoleccin de Datos Bienes Mueble sean
iguales a los datos reflejados en la Factura.
51. Ingresa al Sistema de Control de Bienes Muebles, en
el Mdulo de Impresin.
52. Introduce en el Sistema de Control de Bienes
Muebles, el nmero de inventario de cada bien mueble a
identificar.
53. Imprime la etiqueta adhesiva de identificacin del
bien mueble.
54. Anexa al expediente de cada bien mueble, la etiqueta
(s) adhesiva.
55. Visita la Facultad/Ncleo y/o Dependencia donde se
encuentra el bien.
56. Ubica el bien mueble segn la localizacin reflejada
en el formato (F-1-21) de Forma de Control de Flujo (luego

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SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES. Asunto: 1.1 PROCEDIMIENTO PARA LA INCORPORACION DE
Sub Proceso: INCORPORACIN DE BIENES MUEBLES. BIENES MUEBLES POR COMPRA

de tres (3) visitas, de no ubicar el bien mueble levanta acta


y entrega al Jefe (a) de Inventario).
57. Chequea las caractersticas del bien mueble
reflejadas en la Factura con cada bien mueble incorporado.
58. Cheque el serial, marca, modelo u otra caracterstica
relevante para la identificacin del bien mueble con el
formato (F-1-20) de Recoleccin de Datos Bienes Mueble
(si en la planilla no aparece el serial lo coloca
manualmente).
59. Llena manualmente los campos de la Seccin de
Datos de Ubicacin Responsable y Estado Fsico del
formato (F-1-20) de Recoleccin de Datos Bienes Mueble
con los siguientes datos: cdigo del departamento, cdigo
de la estructura, cdigo de la dependencia, nmero de
cdula de identidad del responsable del bien, cdigo de
localizacin del bien (Recinto), cdigo del estado fsico del
bien, observaciones, cdigo del color actual, datos sobre la
inspeccin tcnica y colocacin del identificador, fecha de la
inspeccin y nmero de cdula de identidad del funcionario
responsable de la inspeccin.
60. Llena manualmente los campos de: Elaboracin de
Placas, Colocacin de Placas en el formato (F-1-21) de
Forma de Control de Flujo con los siguientes datos:
observaciones, fecha, nombre y firma en cada uno de los
campos.
61. Recorta la etiqueta adhesiva de identificacin del
bien mueble (si es el caso).
62. Identifica el bien mueble con el nmero de inventario
asignado por la Oficina Central de Control de Bienes, con
una placa, marcador, etiqueta adhesiva y/o lpiz elctrico.
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Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES. Asunto: 1.1 PROCEDIMIENTO PARA LA INCORPORACION DE
Sub Proceso: INCORPORACIN DE BIENES MUEBLES. BIENES MUEBLES POR COMPRA

63. Ingresa al Sistema de Control de Bienes Muebles.


64. Transcribe en el Sistema de Control de Bienes
Muebles, en el formato (F-1-20) de Recoleccin de Datos
Bienes Mueble por cada bien mueble, con los siguientes
datos: cdigo del departamento, cdigo de la estructura,
cdigo de la dependencia, nmero de cdula de identidad
del responsable del bien, cdigo de localizacin del bien
(Recinto), cdigo del estado fsico del bien, observaciones,
cdigo del color actual, datos sobre la inspeccin tcnica y
colocacin del identificador, fecha de la inspeccin y nmero
de cdula de identidad del funcionario responsable de la
inspeccin.
65. Imprime el formato (F-1-20) de Recoleccin de
Datos Bienes Mueble por cada bien mueble.
66. Anexa cada formato (F-1-20) de Recoleccin de
Datos Bienes Mueble por cada bien mueble a cada uno de
los expedientes de bienes muebles capitalizable.
67. Coloca en el formato (F-1-21) de Forma de Control
de Flujo, en el campo de Trascripcin de datos, firma y
fecha.
68. Ubica en el archimvil de la Oficina Central de
Control de Bienes la carpeta de la Facultad/Ncleo y/o
Dependencia visitada.
69. Anexa a la carpeta de la Facultad/Ncleo y/o
Dependencia el expediente del bien (es) plaquedo (s).
70. Coloca en el archimvil, la carpeta de la
Facultad/Ncleo y/o Dependencia en su ubicacin inicial.

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SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES. Asunto: 1.2 DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA
Sub Proceso: INCORPORACIN DE BIENES MUEBLES. INCORPORACION DE BIENES MUEBLES POR DONACIN.

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Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES. Asunto: 1.2 DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA
Sub Proceso: INCORPORACIN DE BIENES MUEBLES. INCORPORACION DE BIENES MUEBLES POR DONACIN.

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SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES. Asunto: 1.2 PROCEDIMIENTO PARA LA INCORPORACION DE
Sub Proceso: INCORPORACIN DE BIENES MUEBLES. BIENES MUEBLES POR DONACIN

1.2

INCORPORACION DE BIENES MUEBLES


POR DONACIN

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SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES. Asunto: 1.2 PROCEDIMIENTO PARA LA INCORPORACION DE
Sub Proceso: INCORPORACIN DE BIENES MUEBLES. BIENES MUEBLES POR DONACIN

RESPONSABLE ACCION

OFICINISTA
1. Recibe de la Facultad/Ncleo y/o Dependencia oficio, Acta
de Aceptacin y/o Recepcin indicando el bien mueble que
recibe por donacin y el libro de entrega de
correspondencia.
2. Coloca firma en el libro de entrega de correspondencia.
3. Devuelve al funcionario (a) de la Facultad/Ncleo y/o
Dependencia, el libro de entrega de correspondencia.
4. Registra el oficio en el libro de correspondencia recibida.
5. Sella el Acta e indica por quien es recibido, fecha y hora.
6. Entrega al Jefe (a) de Inventario el Acta.
JEFE DE INVENTARIO
7. Recibe de la Oficinista el Acta.
8. Revisa en el Acta los siguientes datos del bien mueble:
marca modelo, color, serial, descripcin, estado fsico y
precio.
9. Visita la Facultad/Ncleo y/o Dependencia, que recibe el
bien mueble por donacin.
10. Realiza inspeccin fsica (ocular) del bien mueble,
para constatar los siguientes datos: marca, modelo, color,
serial, descripcin, estado fsico y precio (si no refleja el
precio en el Acta de Aceptacin y/o Recepcin, debe
justipreciar el bien mueble).
11. Elabora informe dando fe de los datos reflejados en
el Acta.
12. Guarda en un disquete, el informe redactado.
13. Entrega a la Oficinista, el disquete.
OFICINISTA
14. Recibe del Jefe (a) de Inventario, el disquete.
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SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES. Asunto: 1.2 PROCEDIMIENTO PARA LA INCORPORACION DE
Sub Proceso: INCORPORACIN DE BIENES MUEBLES. BIENES MUEBLES POR DONACIN

15. Abre el archivo contentivo del informe, en el disquete.


16. Coloca logo de la Universidad de los Andes (ULA) y
asigna el nmero correlativo de correspondencia, al informe.
17. Imprime original y copia del informe.
18. Entrega al Jefe (a) de Inventario original-copia del
informe y el disquete.
JEFE DE INVENTARIO
19. Recibe de la Oficinista original-copia del informe y el
disquete.
20. Guarda en la gaveta el disquete.
21. Revisa el informe.
22. Coloca firma en original y copia del informe.
23. Archiva en la carpeta asignada para ello, la copia del
informe.
24. Entrega a la Oficinista original del informe.
OFICINISTA
25. Recibe del Jefe (a) de Inventario, original del informe.
26. Registra el informe en el libro de correspondencia
enviada, segn nmero correspondiente.
27. Entrega en la Direccin de Finanzas original del
informe, para que el Director (a) de Finanzas remita al
Vicerrector Administrativo y este a su vez al Consejo
Universitario.
28. Recibe del Mensajero de Secretara de la
Universidad de los Andes (ULA), la Resolucin del Consejo
Universitario donde aprueba la incorporacin del bien
mueble por donacin y el libro de entrega de
correspondencia, posteriormente.
29. Coloca firma en el libro de entrega de
correspondencia.
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DSIA DICIEMBRE 2006 Resolucin CU No. 1046 FECHA: 14.05.07 modificacin: 59
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SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES. Asunto: 1.2 PROCEDIMIENTO PARA LA INCORPORACION DE
Sub Proceso: INCORPORACIN DE BIENES MUEBLES. BIENES MUEBLES POR DONACIN

30. Devuelve al Mensajero de Secretara de la


Universidad de los Andes (ULA), el libro de entrega de
correspondencia.
31. Registra la Resolucin del Consejo Universitario en el
libro de correspondencia recibida.
32. Entrega al Jefe (a) de Inventario, la Resolucin del
Consejo Universitario.
JEFE DE INVENTARIO
33. Recibe de la Oficinista, la Resolucin del Consejo
Universitario.
34. Revisa la Resolucin del Consejo Universitario.
35. Busca en la carpeta, la copia del informe.
36. Fotocopia el informe.
37. Devuelve a la carpeta, la copia del informe.
38. Entrega al Registrador de Bienes (Interno) la
Resolucin del Consejo Universitario, con la copia del
informe.
REGISTRADOR DE BIENES
(INTERNO)
39. Recibe del Jefe (a) de Inventario la Resolucin del
Consejo Universitario, con la copia del informe.
40. Busca en el mesn de trabajo o en el Sistema de
Control de Bienes Muebles, el Manual de Descripcin de
Artculos y Catalogo o Manual de Cdigos de Estructura
Organizativa.
41. Revisa la Resolucin del Consejo Universitario, el
tipo de bien recibido por donacin por la Facultad/Ncleo y/o
Dependencia, y los siguientes datos del bien mueble: color,
serial, modelo, marca, descripcin y estado fsico.

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SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES. Asunto: 1.2 PROCEDIMIENTO PARA LA INCORPORACION DE
Sub Proceso: INCORPORACIN DE BIENES MUEBLES. BIENES MUEBLES POR DONACIN

42. Identifica el nmero de descripcin del artculo a


incorporar, de acuerdo al Manual de Descripcin de
Artculos.
43. Devuelve al mesn de trabajo el Manual de
Descripcin de Artculos y Catalogo o Manual de Cdigos de
Estructura Organizativa.
44. Ingresa al Sistema de Control de Bienes Muebles.
45. Llena en el Sistema de Control de Bienes Muebles, el
formato (F-1-20) de Recoleccin de Datos Bienes Mueble,
con los siguientes datos: nmero de inventario, nombre del
articulo, marca, modelo, serial, dependencia, concepto de
incorporacin, fecha de incorporacin y precio unitario del
bien mueble.
46. Imprime el formato (F-1-20) de Recoleccin de
Datos Bienes Mueble.
47. Tipea a mquina de escribir sobre el Acta de
Aceptacin y/o Recepcin Resolucin del Consejo
Universitario, los nmeros de inventario asignado a cada
bien mueble incorporado por donacin.
48. Coloca en el Acta de Aceptacin y/o Recepcin
Resolucin del Consejo Universitario los siguientes sellos:
cdigo contable, codificacin y de la Oficina Central de
Control de Bienes.
49. Llena manualmente el sello con los siguientes datos:
codificado por, fecha y firma.
50. Llena manualmente el formato (F-1-21) de Forma de
Control de Flujo, en los siguientes campos: Dependencia
Departamento - Localizacin, codificacin de planillas,
asignacin de unidades y registro de unidades, colocando
fecha y firma.
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DSIA DICIEMBRE 2006 Resolucin CU No. 1046 FECHA: 14.05.07 modificacin: 61
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SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES. Asunto: 1.2 PROCEDIMIENTO PARA LA INCORPORACION DE
Sub Proceso: INCORPORACIN DE BIENES MUEBLES. BIENES MUEBLES POR DONACIN

51. Fotocopia la Resolucin del Consejo Universitario.


52. Arma un expediente de acuerdo a la ubicacin exacta
de los bienes muebles (Facultad/Ncleo y/o Dependencia) y
responsable por cada bien, de la siguiente manera:
a) Formato (F-1-21) de Forma de Control de Flujo.
b) Formato (F-1-20) de Recoleccin de Datos Bienes
Mueble.
c) Resolucin del Consejo Universitario.
53. Distribuye la documentacin de la siguiente manera:
a) Entrega al Jefe (a) de Inventario, el expediente del bien
mueble (Ir al paso 54).
b) Entrega a la Oficinista una fotocopia la Resolucin del
Consejo Universitario, Acta de Aceptacin y/o Recepcin
y oficio recibido inicialmente por la Facultad/Ncleo y/o
Dependencia.
OFICINISTA
c) Recibe del Registrador de Bienes (Interno) una fotocopia
la Resolucin del Consejo Universitario, Acta de
Aceptacin y/o Recepcin y oficio recibido inicialmente
por la Facultad/Ncleo y/o Dependencia.
d) Elabora un oficio dirigido a la Facultad/Ncleo y/o
Dependencia, notificando la incorporacin del bien
mueble por donacin.
e) Imprime original y copia del oficio.
f) Anexa al original del oficio la Resolucin del Consejo
Universitario.
g) Entrega al Jefe (a) de Inventario, original y copia del
oficio.
JEFE DE INVENTARIO
h) Recibe de la Oficinista, original y copia del oficio.
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SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES. Asunto: 1.2 PROCEDIMIENTO PARA LA INCORPORACION DE
Sub Proceso: INCORPORACIN DE BIENES MUEBLES. BIENES MUEBLES POR DONACIN

i) Revisa el oficio.
j) Coloca firma y sello en original y copia del oficio.
k) Entrega a la Oficinista, original y copia del oficio.
OFICINISTA
l) Recibe del Jefe (a) de Inventario, original y copia del
oficio.
m) Archiva en la carpeta de facturas y oficios por entregar,
original y copia del oficio.
n) Fin del procedimiento.
JEFE DE INVENTARIO
54. Recibe del Registrador de Bienes (Interno), el
expediente del bien mueble.
55. Revisa el expediente del bien mueble.
56. Coloca el expediente del bien mueble, en un archivo
temporal donde permanecen hasta el final del mes,
momento en el cual realiza la distribucin mensual del
trabajo.
57. Sella cada expediente con la fecha del mes
correspondiente.
58. Clasifica los expedientes de cada bien mueble
capitalizable de acuerdo a la Facultad/Ncleo y/o
Dependencia asignada a cada uno de los Registradores de
Bienes (Externo).
59. Anota en una hoja: cantidad de facturas, mes de
asignacin y nmero de bienes a plaquear a cada uno de los
Registradores de Bienes (Externo).
60. Entrega a la Oficinista la hoja con la asignacin de
trabajo mensual para cada uno de los Registradores de
Bienes (Externo) y los expedientes de cada bien mueble
capitalizable.
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SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES. Asunto: 1.2 PROCEDIMIENTO PARA LA INCORPORACION DE
Sub Proceso: INCORPORACIN DE BIENES MUEBLES. BIENES MUEBLES POR DONACIN

OFICINISTA
61. Recibe del Jefe (a) de Inventario la hoja con la
asignacin de trabajo mensual para cada uno de los
Registradores de Bienes (Externo) y los expedientes de
cada bien mueble capitalizable.
62. Elabora memorandum, para cada Registrador de
Bienes (Externo), de acuerdo a las indicaciones de la hoja
entregada por el Jefe (a) de Inventario.
63. Imprime original y copia de los memorandum, para
cada Registrador de Bienes (Externo).
64. Entrega al Jefe (a) de Inventario original-copia de los
memorandum y la hoja con la asignacin de trabajo mensual
para cada uno de los Registradores de Bienes (Externo).
JEFE DE INVENTARIO
65. Recibe de la Oficinista original-copia de los
memorandum y la hoja con la asignacin de trabajo mensual
para cada uno de los Registradores de Bienes (Externo).
66. Revisa los memorandum con la hoja de asignacin
de trabajo mensual para cada uno de los Registradores de
Bienes (Externo).
67. Archiva en la carpeta correspondiente, la hoja de
asignacin de trabajo mensual.
68. Coloca firma en cada uno de los memorandum.
69. Entrega a la Oficinista original y copia de los
memorandum.
OFICINISTA
70. Recibe del Jefe (a) de Inventario original y copia de
los memorandum.

Elaborado por: Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima


DSIA DICIEMBRE 2006 Resolucin CU No. 1046 FECHA: 14.05.07 modificacin: 64
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SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES. Asunto: 1.2 PROCEDIMIENTO PARA LA INCORPORACION DE
Sub Proceso: INCORPORACIN DE BIENES MUEBLES. BIENES MUEBLES POR DONACIN

71. Entrega a cada Registrador de Bienes (Externo),


memorandum y los expedientes de cada bien mueble
capitalizable asignados.
REGISTRADOR DE BIENES
(EXTERNO)
72. Recibe de la Oficinista, memorandum y los
expedientes de cada bien mueble capitalizable asignado.
73. Coloca firma en copia del memorandum.
74. Entrega a la Oficinista copia del memorandum para
que la misma entregue al Jefe (a) de Inventario para su
respectivo archivo, en el expediente de cada Registrador de
Bienes (Externo).
75. Revisa que la cantidad de bienes reflejada en el Acta
de Aceptacin y/o Recepcin coincida con la cantidad de
formatos (F-1-21) de Forma de Control de Flujo y formatos
(F-1-20) de Recoleccin de Datos Bienes Mueble
recibidos.
76. Chequea que los datos reflejados en el formato
(F-1-20) de Recoleccin de Datos Bienes Mueble sean
iguales a los datos reflejados en el Acta de Aceptacin y/o
Recepcin.
77. Ingresa al Sistema de Control de Bienes Muebles, en
el Mdulo de Impresin.
78. Introduce en el Sistema de Control de Bienes
Muebles el nmero de inventario, de cada bien mueble a
identificar.
79. Imprime la etiqueta adhesiva de identificacin del
bien mueble.
80. Anexa al expediente de cada bien mueble, la etiqueta
(s) adhesiva.
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SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES. Asunto: 1.2 PROCEDIMIENTO PARA LA INCORPORACION DE
Sub Proceso: INCORPORACIN DE BIENES MUEBLES. BIENES MUEBLES POR DONACIN

81. Visita la Facultad/Ncleo y/o Dependencia donde se


encuentra el bien.
82. Ubica el bien mueble segn la localizacin reflejada
en el formato (F-1-21) de Forma de Control de Flujo.
83. Chequea las caractersticas del bien reflejadas en el
Acta de Aceptacin y/o Recepcin con el bien mueble.
84. Chequea el serial del bien mueble en el Acta de
Aceptacin y/o Recepcin y en el formato (F-1-20) de
Recoleccin de Datos Bienes Mueble (si en el formato no
aparece el serial lo coloca manualmente).
85. Llena manualmente los campos de la Seccin de
Datos de Ubicacin Responsable y Estado Fsico del
formato (F-1-20) de Recoleccin de Datos Bienes Mueble
con los siguientes datos: cdigo del departamento, cdigo
de la estructura, cdigo de la dependencia, nmero de
cdula de identidad del responsable del bien, cdigo de
localizacin del bien (Recinto), cdigo del estado fsico del
bien, observaciones, cdigo del color actual, datos sobre la
inspeccin tcnica y colocacin del identificador, fecha de la
inspeccin y nmero de cdula de identidad del funcionario
responsable de la inspeccin.
86. Llena manualmente los campos de: Elaboracin de
Placas, Colocacin de Placas en el formato (F-1-21) de
Forma de Control de Flujo con los siguientes datos:
observaciones, fecha, nombre y firma en cada uno de los
campos.
87. Recorta la etiqueta adhesiva de identificacin del
bien mueble (si es el caso).

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SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES. Asunto: 1.2 PROCEDIMIENTO PARA LA INCORPORACION DE
Sub Proceso: INCORPORACIN DE BIENES MUEBLES. BIENES MUEBLES POR DONACIN

88. Identifica el bien mueble con el nmero de inventario


asignado por la Oficina Central de Control de Bienes, con
una placa, marcador y/o lpiz elctrico.
89. Ingresa al Sistema de Control de Bienes Muebles.
90. Transcribe en el Sistema de Control de Bienes
Muebles, en el formato (F-1-20) de Recoleccin de Datos
Bienes Mueble por cada bien mueble, con los siguientes
datos: cdigo del departamento, cdigo de la estructura,
cdigo de la dependencia, nmero de cdula de identidad
del responsable del bien, cdigo de localizacin del bien
(Recinto), cdigo del estado fsico del bien, observaciones,
cdigo del color actual, datos sobre la inspeccin tcnica y
colocacin del identificador, fecha de la inspeccin y nmero
de cdula de identidad del funcionario responsable de la
inspeccin.
91. Imprime el formato (F-1-20) de Recoleccin de
Datos Bienes Mueble por cada bien mueble.
92. Anexa cada formato (F-1-20) de Recoleccin de
Datos Bienes Mueble por cada bien mueble a cada uno de
los expedientes de bienes muebles capitalizable.
93. Coloca en el formato (F-1-21) de Forma de Control
de Flujo, en el campo de Trascripcin de datos, firma y
fecha.
94. Ubica en el archimvil de la Oficina Central de
Control de Bienes la carpeta de la Facultad/Ncleo y/o
Dependencia visitada.
95. Anexa a la carpeta de la Facultad/Ncleo y/o
Dependencia el expediente del bien (es) plaquedo (s).
96. Coloca en el archimvil, la carpeta de la
Facultad/Ncleo y/o Dependencia en su ubicacin inicial.
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SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES. Asunto: 1.3 DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA
Sub Proceso: INCORPORACIN DE BIENES MUEBLES. INCORPORACION DE BIENES MUEBLES POR PRODUCCIN

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SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES. Asunto: 1.3 DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA
Sub Proceso: INCORPORACIN DE BIENES MUEBLES. INCORPORACION DE BIENES MUEBLES POR PRODUCCIN

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SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES. Asunto: 1.3 PROCEDIMIENTO PARA LA INCORPORACION DE
Sub Proceso: INCORPORACIN DE BIENES MUEBLES BIENES MUEBLES POR PRODUCCIN

1.3

INCORPORACION DE BIENES MUEBLES


POR PRODUCCIN

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SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES. Asunto: 1.3 PROCEDIMIENTO PARA LA INCORPORACION DE
Sub Proceso: INCORPORACIN DE BIENES MUEBLES BIENES MUEBLES POR PRODUCCIN

RESPONSABLE ACCION

OFICINISTA
1. Recibe de la Unidad de Produccin oficio, Recibo de
Produccin y el libro de entrega de correspondencia.
2. Coloca firma en el libro de entrega de correspondencia.
3. Devuelve al funcionario (a) de la Unidad de Produccin, el
libro de entrega de correspondencia.
4. Registra el oficio en el libro de correspondencia recibida.
5. Sella el oficio e indica por quien es recibido, fecha y hora.
6. Entrega al Jefe (a) de Inventario el oficio y el Recibo de
Produccin.
JEFE DE INVENTARIO
7. Recibe de la Oficinista el oficio y el Recibo de Produccin.
8. Revisa en el Recibo de Produccin el tipo de bien mueble
adquirido y los siguientes datos del bien mueble: nombre de
la Facultad/Ncleo y/o Dependencia que solicit el bien,
cantidad y monto de los materiales utilizados en la
elaboracin del bien mueble.
9. Entrega al Registrador de Bienes (Interno) el oficio y Recibo
de Produccin.
REGISTRADOR DE BIENES
(INTERNO)
10. Recibe del Jefe (a) de Inventario el oficio y Recibo
de Produccin.
11. Busca en el mesn de trabajo o en el Sistema de
Control de Bienes Muebles, el Manual de Descripcin de
Artculos y Catalogo o Manual de Cdigos de Estructura
Organizativa.
12. Revisa en el Recibo de Produccin el tipo de bien
mueble adquirido y los siguientes datos del bien mueble:
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SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES. Asunto: 1.3 PROCEDIMIENTO PARA LA INCORPORACION DE
Sub Proceso: INCORPORACIN DE BIENES MUEBLES BIENES MUEBLES POR PRODUCCIN
nombre de la Facultad/Ncleo y/o Dependencia que solicit
el bien, cantidad y monto de los materiales utilizados en la
elaboracin del bien mueble.
13. Identifica el nmero de descripcin del artculo a
incorporar, de acuerdo al Manual de Descripcin de
Artculos.
14. Devuelve al mesn de trabajo el Manual de
Descripcin de Artculos y Catalogo o Manual de Cdigos de
Estructura Organizativa.
15. Ingresa al Sistema de Control de Bienes Muebles.
16. Llena en el Sistema de Control de Bienes Muebles, el
formato (F-1-20) de Recoleccin de Datos Bienes Mueble,
con los siguientes datos: nmero de inventario, tipo de
artculo, dependencia, concepto de incorporacin, fecha de
incorporacin y precio unitario del bien mueble.
17. Imprime el formato (F-1-20) de Recoleccin de
Datos Bienes Mueble.
18. Tipea a mquina de escribir sobre el Recibo de
Produccin, los nmeros de inventario asignado a cada bien
mueble fabricados, segn Recibo de Produccin.
19. Coloca en el Recibo de Produccin los siguientes
sellos: cdigo contable, codificacin y de la Oficina Central
de Control de Bienes.
20. Llena manualmente el sello con los siguientes datos:
codificado por, fecha y firma.
21. Llena manualmente un formato (F-1-21) de Forma
de Control de Flujo por cada bien mueble, en los siguientes
campos: Dependencia Departamento - Localizacin,
codificacin de planillas, asignacin de unidades y registro
de unidades, colocando fecha y firma.

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SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES. Asunto: 1.3 PROCEDIMIENTO PARA LA INCORPORACION DE
Sub Proceso: INCORPORACIN DE BIENES MUEBLES BIENES MUEBLES POR PRODUCCIN
22. Fotocopia dos veces el Recibo de Produccin.
23. Arma un expediente de acuerdo a la ubicacin exacta
de los bienes muebles (Facultad/Ncleo y/o Dependencia) y
responsable por cada bien, de la siguiente manera:
d) Formato (F-1-21) de Forma de Control de Flujo.
e) Formato (F-1-20) de Recoleccin de Datos Bienes
Mueble.
f) Fotocopia del Recibo de Produccin.
24. Distribuye la documentacin de la siguiente manera:
b) Entrega al Jefe (a) de Inventario, el expediente del bien
mueble (Ir al paso 25).
c) Entrega a la Oficinista una fotocopia del Recibo de
Produccin, oficio recibido inicialmente por la Unidad de
Produccin y el Recibo de Produccin original.
OFICINISTA
d) Recibe del Registrador de Bienes (Interno) una fotocopia
del Recibo de Produccin, oficio recibido inicialmente por
la Unidad de Produccin y el Recibo de Produccin
original.
b) Archiva en la carpeta asignada para ello, la fotocopia del
Recibo de Produccin.
c) Elabora un oficio dirigido a la Unidad de Produccin,
notificando la incorporacin del bien mueble por
produccin.
d) Imprime original y copia del oficio.
e) Anexa al original del oficio el Recibo de Produccin
original.
f) Entrega al Jefe (a) de Inventario, original y copia del
oficio.
JEFE DE INVENTARIO
g) Recibe de la Oficinista, original y copia del oficio.

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SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES. Asunto: 1.3 PROCEDIMIENTO PARA LA INCORPORACION DE
Sub Proceso: INCORPORACIN DE BIENES MUEBLES BIENES MUEBLES POR PRODUCCIN
h) Revisa el oficio.
i) Coloca firma y sello en original y copia del oficio.
j) Entrega a la Oficinista, original y copia del oficio.
OFICINISTA
l) Recibe del Jefe (a) de Inventario, original y copia del
oficio.
m) Archiva en la carpeta de facturas y oficios por entregar,
original y copia del oficio.
n) Fin del procedimiento.
JEFE DE INVENTARIO
25. Recibe del registrador de Bienes (Interno), el
expediente del bien mueble.
26. Revisa el expediente del bien mueble.
27. Coloca el expediente del bien mueble, en un archivo
temporal donde permanecen hasta el final del mes,
momento en el cual realiza la distribucin mensual del
trabajo.
28. Sella cada expediente con la fecha del mes
correspondiente.
29. Clasifica los expedientes de cada bien mueble
capitalizable de acuerdo a la Facultad/Ncleo y/o
Dependencia asignada a cada uno de los Registradores de
Bienes (Externo).
30. Anota en una hoja: cantidad de facturas, mes de
asignacin y nmero de bienes a plaquear por cada uno de
los Registradores de Bienes (Externo).
31. Entrega a la Oficinista la hoja con la asignacin de
trabajo mensual para cada uno de los Registradores de
Bienes (Externo) y los expedientes de cada bien mueble
capitalizable.

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SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES. Asunto: 1.3 PROCEDIMIENTO PARA LA INCORPORACION DE
Sub Proceso: INCORPORACIN DE BIENES MUEBLES BIENES MUEBLES POR PRODUCCIN
OFICINISTA
32. Recibe del Jefe (a) de Inventario la hoja con la
asignacin de trabajo mensual para cada uno de los
Registradores de Bienes (Externo) y los expedientes de
cada bien mueble capitalizable.
33. Elabora memorandum, para cada Registrador de
Bienes (Externo), de acuerdo a las indicaciones de la hoja
de asignacin de trabajo, entregada por el Jefe (a) de
Inventario.
34. Imprime original y copia de los memorandum, para
cada Registrador de Bienes (Externo).
35. Entrega al Jefe (a) de Inventario original-copia de los
memorandum y la hoja con la asignacin de trabajo mensual
para cada uno de los Registradores de Bienes (Externo).
JEFE DE INVENTARIO
36. Recibe de la Oficinista original-copia de los
memorandum y la hoja con la asignacin de trabajo mensual
para cada uno de los Registradores de Bienes (Externo).
37. Revisa los memorandum con la hoja de asignacin
de trabajo mensual para cada uno de los Registradores de
Bienes (Externo).
38. Archiva en la carpeta correspondiente, la hoja de
asignacin de trabajo mensual.
39. Coloca firma en cada uno de los memorandum.
40. Entrega a la Oficinista original y copia de los
memorandum.
OFICINISTA
41. Recibe del Jefe (a) de Inventario original y copia de
los memorandum.

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SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES. Asunto: 1.3 PROCEDIMIENTO PARA LA INCORPORACION DE
Sub Proceso: INCORPORACIN DE BIENES MUEBLES BIENES MUEBLES POR PRODUCCIN

42. Entrega a cada Registrador de Bienes (Externo),


memorandum y los expedientes de cada bien mueble
capitalizable asignados.
REGISTRADOR DE BIENES
(EXTERNO)
43. Recibe de la Oficinista, memorandum y los
expedientes de cada bien mueble capitalizable asignado.
44. Coloca firma en copia del memorandum.
45. Entrega a la Oficinista copia del memorandum para
que la misma entregue al Jefe (a) de Inventario para su
respectivo archivo, en el expediente de cada Registrador de
Bienes (Externo).
46. Revisa que la cantidad de bienes reflejada en el
Recibo de Produccin coincida con la cantidad de formatos
(F-1-21) de Forma de Control de Flujo y formatos (F-1-20)
de Recoleccin de Datos Bienes Mueble recibidos.
47. Chequea que los datos reflejados en el formato
(F-1-20) de Recoleccin de Datos Bienes Mueble sean
iguales a los datos reflejados en el Recibo de Produccin.
48. Ingresa al Sistema de Control de Bienes Muebles, en
el Mdulo de Impresin.
49. Introduce en el Sistema de Control de Bienes
Muebles el nmero de inventario, de cada bien mueble a
identificar.
50. Imprime la etiqueta adhesiva de identificacin del
bien mueble.
51. Anexa al expediente de cada bien mueble, la etiqueta
(s) adhesiva.
52. Visita la Facultad/Ncleo y/o Dependencia donde se
encuentra el bien.

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SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES. Asunto: 1.3 PROCEDIMIENTO PARA LA INCORPORACION DE
Sub Proceso: INCORPORACIN DE BIENES MUEBLES BIENES MUEBLES POR PRODUCCIN
53. Ubica el bien mueble segn la localizacin reflejada
en el formato (F-1-21) de Forma de Control de Flujo.
54. Chequea las caractersticas del bien mueble
reflejados en el Recibo de Produccin con el bien mueble.
55. Chequea el serial del bien mueble con el formato
(F-1-20) de Recoleccin de Datos Bienes Mueble (si en el
formato no aparece el serial lo coloca manualmente).
56. Llena manualmente los campos de la Seccin de
Datos de Ubicacin Responsable y Estado Fsico del
formato (F-1-20) de Recoleccin de Datos Bienes Mueble
con los siguientes datos: cdigo del departamento, cdigo
de la estructura, cdigo de la dependencia, nmero de
cdula de identidad del responsable del bien, cdigo de
localizacin del bien (Recinto), cdigo del estado fsico del
bien, observaciones, cdigo del color actual, datos sobre la
inspeccin tcnica y colocacin del identificador, fecha de la
inspeccin y nmero de cdula de identidad del funcionario
responsable de la inspeccin.
57. Llena manualmente los campos de: Elaboracin de
Placas, Colocacin de Placas en el formato (F-1-21) de
Forma de Control de Flujo con los siguientes datos:
observaciones, fecha, nombre y firma en cada uno de los
campos.
58. Recorta la etiqueta adhesiva de identificacin del
bien mueble (si es el caso).
59. Identifica el bien mueble con el nmero de inventario
asignado por la Oficina Central de Control de Bienes, con
una placa, marcador y/o lpiz elctrico.
60. Ingresa al Sistema de Control de Bienes Muebles.
61. Transcribe en el Sistema de Control de Bienes
Muebles, en el formato (F-1-20) de Recoleccin de Datos
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SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 9/9
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES. Asunto: 1.3 PROCEDIMIENTO PARA LA INCORPORACION DE
Sub Proceso: INCORPORACIN DE BIENES MUEBLES BIENES MUEBLES POR PRODUCCIN
Bienes Mueble por cada bien mueble, con los siguientes
datos: cdigo del departamento, cdigo de la estructura,
cdigo de la dependencia, nmero de cdula de identidad
del responsable del bien, cdigo de localizacin del bien
(Recinto), cdigo del estado fsico del bien, observaciones,
cdigo del color actual, datos sobre la inspeccin tcnica y
colocacin del identificador, fecha de la inspeccin y
nmero de cdula de identidad del funcionario responsable
de la inspeccin.
62. Imprime el formato (F-1-20) de Recoleccin de
Datos Bienes Mueble por cada bien mueble.
63. Anexa cada formato (F-1-20) de Recoleccin de
Datos Bienes Mueble por cada bien mueble a cada uno de
los expedientes de bienes muebles capitalizable.
64. Coloca en el formato (F-1-21) de Forma de Control
de Flujo, en el campo de Trascripcin de datos, firma y
fecha.
65. Ubica en el archimvil de la Oficina Central de
Control de Bienes la carpeta de la Facultad/Ncleo y/o
Dependencia visitada.
66. Anexa a la carpeta de la Facultad/Ncleo y/o
Dependencia el expediente del bien (es) plaquedo (s).
67. Coloca en el archimvil, la carpeta de la
Facultad/Ncleo y/o Dependencia en su ubicacin inicial.

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SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 1/7
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Asunto:
Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES.
SUB-PROCESO 2. TRASLADO DE BIENES MUEBLES

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SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 2/7
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES. Asunto:
Sub-Proceso: TRASLADO DE BIENES MUEBLES INDICE DE CONTENIDO

2. TRASLADO DE BIENES MUEBLES


9 Diagrama de Procesos
9 Diagrama de Jerarqua de Procesos
9 Informacin General
Objetivo.
Clientes:
Iniciales.
Finales.
Entradas.
Salidas.
Dependencias y/o Personas Vinculadas: Internas.
Fronteras:
Se Inicia.
Se Termina.
Base Legal Relacionada.
Formularios.
Recursos:
Humanos.
Tecnolgicos: Computacionales.
Materiales y Equipos.
9 Diagrama de Actividad 2.1: Traslado de Bienes Muebles.
Procedimiento 2.1: Traslado de Bienes Muebles.

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Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA
Pgina: 3/7
REA FINANCIERA
Materia: Asunto: DIAGRAMA DEL PROCESO DE TRASLADO DE
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES BIENES MUEBLES

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SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA
Pgina: 4/7
REA FINANCIERA
Materia: Asunto: DIAGRAMA DE JERARQUIA DEL PROCESO DE
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES TRASLADO DE BIENES MUEBLES

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DSIA DICIEMBRE 2006 Resolucin CU No. 1046 FECHA: 14.05.07 modificacin: 82
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SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES
Asunto:
Sub-Proceso: TRASLADO DE BIENES MUEBLES INFORMACION GENERAL

INFORMACIN GENERAL

OBJETIVO
Describir las actividades que se deben cumplir para efectuar
traslados de bienes muebles dentro del Recinto Universitario.

CLIENTES

INICIALES
9 Facultad/Ncleo y/o Dependencia.
9 Consejo Universitario.
FINALES
9 Facultad/Ncleo y/o Dependencia.
9 Archivo de la Oficina Central de Control de Bienes.

ENTRADAS

Solicitud de Traslados de bienes muebles dentro de las


instalaciones universitarias.

SALIDAS
Formato (F-1-13) de Autorizacin de Traslados, autorizados
por el Jefe de Inventarios de la Oficina Central de Control de
Bienes.

DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS VINCULADAS

INTERNAS
9 Facultad/Ncleo y/o Dependencia.
9 Funcionarios que laboran en la Oficina Central de
Control de Bienes.

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Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 6/7
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES
Asunto:
Sub-Proceso: TRASLADO DE BIENES MUEBLES INFORMACION GENERAL

FRONTERAS

SE INICIA
Cuando las Facultades/Ncleos y/o Dependencias
solicitan a la Oficina Central de Control de Bienes el
Traslado de bienes muebles de un Recinto
Universitario a otro.
SE TERMINA
Cuando la Oficina Central de Control de Bienes,
aprueba el Traslado de bienes muebles dentro de la
Comunidad Universitaria.
BASE LEGAL RELACIONADA
Ley de Universidades.
Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del
Sistema Nacional de Control Fiscal.
Ley de Registros de Bienes Nacionales.
Ley de Procedimientos Administrativos.
Reglamento de Sistema de Inventario.
Reglamento N 4 de la Ley Orgnica de la Administracin
Financiera del Sector Pblico, sobre el Sistema de Contabilidad
Pblica.
Normas Generales de Control Interno.
Manual de Procedimientos para el Control de Activo Fijo.
Manual de Normas de Control Interno sobre un Modelo
Genrico de la Administracin Central y Descentralizada
Funcionalmente. 2005.
Publicacin nmero 9 de la Contralora General de la
RepublicaLey de Universidades (1953 1958 1970)
FORMULARIOS
Formato (F-1-13) de Autorizacin de Traslados

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SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES
Asunto:
Sub-Proceso: TRASLADO DE BIENES MUEBLES INFORMACION GENERAL

RECURSOS

HUMANOS
9 Jefe de Inventario.
9 Registrador de Bienes (6).
9 Oficinista (1)
TECNOLGICOS: Computacionales
9 Sistema de Control de Bienes Muebles Versin 1.0 Junio
2005.
9 Sistema de Reportes.
9 Sistema de Etiquetas.
9 Sistema de Correspondencia.
MATERIALES Y EQUIPOS
9 Materiales y equipos de oficina
9 Tecnologa de Informacin: Hardware, Software,
Redes,..etc.

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SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES. Asunto: 2.1 DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA EL
Sub Proceso: TRASLADO DE BIENES MUEBLES. TRASLADO DE BIENES MUEBLES

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SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES Asunto: 2.1 PROCEDIMIENTO PARA EL TRASLADO DE BIENES
Sub-Proceso: TRASLADO DE BIENES MUEBLES MUEBLES

2.1

TRASLADO DE BIENES MUEBLES

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SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES Asunto: 2.1 PROCEDIMIENTO PARA EL TRASLADO DE BIENES
Sub-Proceso: TRASLADO DE BIENES MUEBLES MUEBLES

RESPONSABLE ACCION

OFICINISTA
1. Recibe de la Facultad/Ncleo y/o Dependencia original y dos
copias del formato (F-1-13) de Autorizacin de Traslado y
el libro de entrega de correspondencia.
2. Coloca firma en el libro de entrega de correspondencia.
3. Devuelve al funcionario (a) de la Facultad/Ncleo y/o
Dependencia, el libro de entrega de correspondencia.
4. Registra el formato (F-1-13) de Autorizacin de Traslado
en el libro de correspondencia recibida.
5. Entrega al Jefe (a) de Inventario los formatos (F-1-13) de
Autorizacin de Traslado.
JEFE DE INVENTARIO
6. Recibe de la Oficinista los formatos (F-1-13) de
Autorizacin de Traslado.
7. Verifica en los formatos (F-1-13) de Autorizacin de
Traslado los siguientes datos:
a) Facultad/Ncleo y/o Dependencia (Recinto Universitario)
de donde sale el bien mueble.
b) Facultad/Ncleo y/o Dependencia (Recinto Universitario)
que tiene como destino el bien mueble.
c) Descripcin clara y exacta de las caractersticas y/o datos
del bien mueble.
d) Cantidad exacta de bienes muebles a trasladar.
e) Nmero de inventario de cada bien mueble.
f) Firmas y sellos de la Facultad/Ncleo y/o Dependencia
involucradas en el traslado.
Si los formatos (F-1-13) de Autorizacin de Traslado
cumplen con todas las especificaciones descritas
anteriormente (Ir al paso 8).

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SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES Asunto: 2.1 PROCEDIMIENTO PARA EL TRASLADO DE BIENES
Sub-Proceso: TRASLADO DE BIENES MUEBLES MUEBLES

En caso contrario, si los formatos (F-1-13) de


Autorizacin de Traslado no cumplen con todas las
especificaciones descritas anteriormente:
9 Devuelve a la Facultad/Ncleo y/o Dependencia,
original y dos copias del formato (F-1-13) de
Autorizacin de Traslado.
9 Fin del procedimiento.
8. Visita la Facultad/Ncleo y/o Dependencia, donde se
encuentra el bien mueble a trasladar.
9. Realiza inspeccin fsica (ocular) del bien mueble, para
constatar los siguientes datos: marca modelo, color serial,
descripcin, estado fsico y la identificacin del bien mueble
como patrimonio universitario.
10. Coloca firma en original y dos copias del formato
(F-1-13) de Autorizacin de Traslado, como seal de
validacin.
11. Ingresa en el Sistema de Control de Bienes Muebles.
12. Introduce en el Sistema de Control de Bienes
Muebles, los cambios en el formato (F-1-20) de
Recoleccin de Datos Bienes Mueble en los siguientes
datos: cdigo del departamento, cdigo de la estructura,
cdigo de la dependencia, nmero de cdula de identidad
del responsable del bien, cdigo de localizacin del bien,
fecha de la inspeccin.
13. Archiva en la carpeta de traslados, original del
formato (F-1-13) de Autorizacin de Traslado.
14. Entrega a la Oficinista, las dos copias del formato
(F-1-13) de Autorizacin de Traslado firmadas.

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SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES Asunto: 2.1 PROCEDIMIENTO PARA EL TRASLADO DE BIENES
Sub-Proceso: TRASLADO DE BIENES MUEBLES MUEBLES

OFICINISTA
15. Recibe del Jefe (a) de Inventario, las dos copias del
formato (F-1-13) de Autorizacin de Traslado.
16. Archiva en la carpeta de facturas y oficios por
entregar, las dos copias del formato (F-1-13) de
Autorizacin de Traslado.

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SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Sub-Proceso:
Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES SUB-PROCESO 3. DESINCORPORACIN DE BIENES
MUEBLES

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SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES Asunto:
Sub-Proceso: DESINCORPORACIN DE BIENES MUEBLES INDICE DE CONTENIDO

3. INCORPORACIN DE BIENES MUEBLES


9 Diagrama de Procesos
9 Diagrama de Jerarqua de Procesos
9 Informacin General
Objetivo.
Clientes:
Iniciales.
Finales.
Entradas.
Salidas.
Dependencias y/o Personas Vinculadas: Internas.
Fronteras:
Se Inicia.
Se Termina.
Base Legal Relacionada.
Formularios.
Recursos:
Humanos.
Tecnolgicos: Computacionales.
Materiales y Equipos.
9 Diagrama de Actividad 3.1: Desincorporacin de Bienes Muebles por Donacin.
Procedimiento 3.1: Desincorporacin de Bienes Muebles por Donacin.
9 Diagrama de Actividad 3.2: Desincorporacin de Bienes Muebles por Inservilidad.
Procedimiento 3.2: Desincorporacin de Bienes Muebles por Inservilidad.
9 Diagrama de Actividad 3.3: Desincorporacin de Bienes Muebles por Permuta.
Procedimiento 3.3: Desincorporacin de Bienes Muebles por Permuta.
9 Diagrama de Actividad 3.4: Desincorporacin de Bienes Muebles por Remate Venta.
Procedimiento 3.4: Desincorporacin de Bienes Muebles por Remate Venta.
9 Diagrama de Actividad 3.5: Desincorporacin de Bienes Muebles por Robo Hurto.
Procedimiento 3.5: Desincorporacin de Bienes Muebles por Robo Hurto.

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SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA
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REA FINANCIERA
Materia: Asunto: DIAGRAMA DEL PROCESO DE
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES DESINCORPORACIN DE BIENES MUEBLES

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SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA
Pgina: 4/7
REA FINANCIERA
Materia: Asunto: DIAGRAMA DE JERARQUIA DEL PROCESO DE
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES DESINCORPORACIN DE BIENES MUEBLES

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SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso : CONTROL DE BIENES MUEBLES Asunto:
Sub-Proceso: DESINCORPORACION DE BIENES MUEBLES INFORMACIN GENERAL

INFORMACIN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO
Describir las actividades que se deben cumplir a los efectos de
tramitar la Desincorporacin de Bienes Muebles del Patrimonio
Universitario.

CLIENTES

INICIALES
o Facultad/Ncleo y/o Dependencia.
o Consejo Universitario.
FINALES
o Facultad/Ncleo y/o Dependencia.
o Archivo de la Oficina Central de Control de Bienes.

ENTRADAS

Solicitud de Desincorporacin de Bienes Muebles del


Patrimonio Universitario

SALIDAS
Acta de Desincorporacin de Bienes Muebles.
Acta de Aprobacin de Bienes Donados (Desincorporacin de
bienes por Donacin)
Informe Tcnico y Resolucin del Consejo Universitario.

DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS VINCULADAS

INTERNAS
9 Consejo Universitario.
9 Unidad de Apoyo Administrativo (UAA) de la
Facultad/Ncleo y/o Dependencia.
9 Unidad de Auditoria Interna.

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SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso : CONTROL DE BIENES MUEBLES Asunto:
Sub-Proceso: DESINCORPORACION DE BIENES MUEBLES INFORMACIN GENERAL
9 Direccin de Finanzas.
9 Funcionarios que laboran en la Oficina Central de
Control de Bienes.
9 Secretara
9 Equipo Rectoral

FRONTERAS

SE INICIA
Cuando la Facultad/Ncleo y/o Dependencia solicita
a la Oficina Central de Control de Bienes, la
Desincorporacin de Bienes Muebles.
SE TERMINA
Cuando el Consejo Universitario Aprueba la
Desincorporacin de Bienes Muebles, previo informe
de la Oficina Central de Control de Bienes e informe
de la Comisin de Auditoria Acadmica.
BASE LEGAL RELACIONADA
Ley de Universidades.
Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del
Sistema Nacional de Control Fiscal.
Ley de Procedimientos Administrativos.
Reglamento de Sistema de Inventario.
Normas Generales de Control Interno.
Manual de Procedimientos para el Control de Activo Fijo.
Manual de Normas de Control Interno sobre un Modelo
Genrico de la Administracin Central y Descentralizada
Funcionalmente. 2005.
Manuales o Catlogos de Cuentas Contables para el Sistema
de Contabilidad Pblica Elaborado por Programa de
Modernizacin de la Administracin Financiera del Estado.

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Manual de Normas Procesos y Procedimientos
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SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso : CONTROL DE BIENES MUEBLES Asunto:
Sub-Proceso: DESINCORPORACION DE BIENES MUEBLES INFORMACIN GENERAL
Publicacin nmero 9 de la Contralora General de la
Republica.
Publicaciones 10, 15, 20 y 21 de la Contralora General de la
Republica.
Resoluciones de los Consejo Universitario.
FORMULARIOS
Formato de Actas de Desincorporacin de Bienes Muebles.

RECURSOS

HUMANOS
9 Jefe de Inventario.
9 Registrador de Bienes (6).
9 Oficinista (1)
TECNOLGICOS: Computacionales
9 Sistema de Control de Bienes Muebles Versin 1.0 Junio
2005.
9 Sistema de Reportes.
9 Sistema de Etiquetas.
9 Sistema de Correspondencia.
MATERIALES Y EQUIPOS
9 Materiales y equipos de oficina
9 Tecnologa de Informacin: Hardware, Software,
Redes,..etc.

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SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Asunto: 3.1 DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA
Proceso : CONTROL DE BIENES MUEBLES
DESINCORPORACIN DE BIENES MUEBLES POR
Sub-Proceso: DESINCORPORACION DE BIENES MUEBLES
DONACIN.

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Manual de Normas Procesos y Procedimientos
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SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso : CONTROL DE BIENES MUEBLES Asunto: 3.1 PROCEDIMIENTO PARA LA DESINCORPORACIN
Sub-Proceso: DESINCORPORACION DE BIENES MUEBLES DE BIENES MUEBLES POR DONACIN.

3.1

DESINCORPORACION DE BIENES
MUEBLES POR DONACIN

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SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso : CONTROL DE BIENES MUEBLES Asunto: 3.1 PROCEDIMIENTO PARA LA DESINCORPORACIN
Sub-Proceso: DESINCORPORACION DE BIENES MUEBLES DE BIENES MUEBLES POR DONACIN.

RESPONSABLE ACCION

OFICINISTA
1. Recibe de Institucin Educativa Pblica o Asociacin Civil
carta de solicitud de donacin de bienes muebles.
2. Registra la carta en el libro de correspondencia recibida.
3. Solicita nmero de telfonos y fotocopia (s) de la cdula de
identidad al posible beneficiario (a), para llamarlo (a) en el
caso de ser necesario.
4. Anota en la carta de solicitud de donacin de bienes
muebles los nmeros telefnicos del beneficiario (s).
5. Recibe del beneficiario (s) fotocopia (s) de la cdula de
identidad.
6. Anexa la (s) fotocopia (s) de la cdula de identidad a la carta
de solicitud de bienes muebles.
7. Entrega al Jefe (a) de Inventario la carta de solicitud de
donacin de bienes muebles.
JEFE DE INVENTARIO
8. Recibe de la Oficinista la carta de solicitud de donacin de
bienes muebles.
9. Verifica en los depsitos (de bienes muebles en desuso y/o
inservibles) adscritos a la Oficina Central de Control de
Bienes y/o Facultad/Ncleo y/o Dependencia (si se conoce
la disponibilidad del bien mueble), que existan bienes
muebles en desuso.
a) Si en los depsitos (de bienes muebles en desuso y/o
inservibles) adscritos a la Oficina Central de Control de
Bienes existe disponibilidad de bienes muebles para
donar (Ir al paso 10).
b) En caso contrario, si en los depsitos (de bienes muebles
en desuso y/o inservibles) adscritos a la Oficina Central

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SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso : CONTROL DE BIENES MUEBLES Asunto: 3.1 PROCEDIMIENTO PARA LA DESINCORPORACIN
Sub-Proceso: DESINCORPORACION DE BIENES MUEBLES DE BIENES MUEBLES POR DONACIN.
de Control de Bienes no existe disponibilidad de bienes
muebles para donar:
Redacta oficio notificando a la Institucin Educativa
Pblica o Asociacin Civil, la indisponibilidad de bienes
muebles.
Guarda en un disquete, el oficio redactado.
Entrega a la Oficinista, el disquete.
OFICINISTA
Recibe del Jefe (a) de Inventario, el disquete.
Abre el archivo contentivo del oficio, en el disquete.
Coloca logo de la Universidad de los Andes (ULA) y
asigna el nmero correlativo de correspondencia, al
oficio.
Imprime original y copia del oficio.
Entrega al Jefe (a) de Inventario original, copia del
oficio y el disquete.
JEFE DE INVENTARIO
Recibe de la Oficinista, original, copia del oficio y el
disquete.
Guarda en la gaveta el disquete.
Revisa el oficio.
Coloca firma en original y copia del oficio.
Entrega a la Oficinista original y copia del oficio.
OFICINISTA
Recibe del Jefe (a) de Inventario, original y copia del
oficio.
Registra el oficio en el libro de correspondencia
enviada, segn nmero correspondiente.
Archiva en la carpeta de correspondencia enviada, la
copia del oficio.

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Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 4/9
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso : CONTROL DE BIENES MUEBLES Asunto: 3.1 PROCEDIMIENTO PARA LA DESINCORPORACIN
Sub-Proceso: DESINCORPORACION DE BIENES MUEBLES DE BIENES MUEBLES POR DONACIN.
Enva a la Institucin Educativa Pblica o Asociacin
Civil original del oficio.
Fin del procedimiento.
10. Visita los depsitos adscritos a la Oficina Central de
Control de Bienes donde existan bienes muebles en desuso
y/o Facultad/Ncleo Dependencia (si se conoce la
disponibilidad del bien mueble).
11. Realiza inspeccin fsica (ocular) del bien mueble
objeto de donacin.
12. Revisa en el bien mueble las siguientes
caractersticas: uso, inservibilidad o deterioro.
13. Elabora informe tcnico dirigido al Consejo
Universitario dando fe del estado fsico y utilidad del bien
mueble, con la finalidad de que ese organismo estudie y
apruebe la donacin.
14. Guarda en un disquete, el informe tcnico.
15. Entrega a la Oficinista, el disquete.
OFICINISTA
16. Recibe del Jefe (a) de Inventario, el disquete.
17. Abre el archivo contentivo del informe tcnico, en el
disquete.
18. Coloca logo de la Universidad de los Andes (ULA) y
asigna el nmero correlativo al informe tcnico.
19. Imprime original y copia del informe tcnico.
20. Entrega al Jefe (a) de Inventario original, copia del
informe tcnico y el disquete.
JEFE DE INVENTARIO
21. Recibe de la Oficinista original, copia del informe
tcnico y el disquete.
22. Guarda en la gaveta el disquete.
23. Revisa el informe tcnico.

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DSIA DICIEMBRE 2006 Resolucin CU No. 1046 FECHA: 14.05.07 modificacin: 102
Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 5/9
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso : CONTROL DE BIENES MUEBLES Asunto: 3.1 PROCEDIMIENTO PARA LA DESINCORPORACIN
Sub-Proceso: DESINCORPORACION DE BIENES MUEBLES DE BIENES MUEBLES POR DONACIN.
24. Coloca firma en original y copia del informe tcnico.
25. Archiva en la carpeta asignada para ello, el oficio
recibido inicialmente y copia del informe tcnico.
26. Entrega a la oficinista, original del informe tcnico.
OFICINISTA
27. Recibe del Jefe (a) de Inventario original del informe
tcnico.
28. Registra el informe tcnico en el libro de
correspondencia enviada, segn nmero correspondiente.
29. Entrega en la Direccin de Finanzas original del
informe tcnico, para que el Director (a) de Finanzas remita
al Vicerrector Administrativo y este a su vez al Consejo
Universitario.
30. Recibe del Mensajero de Secretara de la
Universidad de los Andes (ULA), la Resolucin del Consejo
Universitario donde aprueba la Desincorporacin del Bien
Mueble por Donacin y el libro de entrega de
correspondencia, posteriormente.
31. Coloca firma en el libro de entrega de
correspondencia.
32. Devuelve al Mensajero de Secretara de la
Universidad de los Andes (ULA), el libro de entrega de
correspondencia.
33. Registra la Resolucin del Consejo Universitario en el
libro de correspondencia recibida.
34. Entrega al Jefe (a) de Inventario, la Resolucin del
Consejo Universitario.
JEFE DE INVENTARIO
35. Recibe de la Oficinista, la Resolucin del Consejo
Universitario.
36. Revisa la Resolucin del Consejo Universitario.

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DSIA DICIEMBRE 2006 Resolucin CU No. 1046 FECHA: 14.05.07 modificacin: 103
Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 6/9
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso : CONTROL DE BIENES MUEBLES Asunto: 3.1 PROCEDIMIENTO PARA LA DESINCORPORACIN
Sub-Proceso: DESINCORPORACION DE BIENES MUEBLES DE BIENES MUEBLES POR DONACIN.
37. Da instrucciones a la Oficinista, para que elabore
Acta de Desincorporacin de Bienes Muebles por Donacin.
38. Entrega a la Oficinista la Resolucin del Consejo
Universitario.
OFICINISTA
39. Recibe del Jefe (a) de Inventario la Resolucin del
Consejo Universitario.
40. Elabora Acta de Desincorporacin de Bienes
Muebles por Donacin, tomando en consideracin la
Resolucin del Consejo Universitario.
41. Imprime cuatro (4) ejemplares del Acta de
Desincorporacin de Bienes por Donacin.
42. Entrega al Jefe (a) de Inventario, los cuatro (4)
ejemplares del Acta de Desincorporacin de Bienes por
Donacin y la Resolucin del Consejo Universitario.
JEFE DE INVENTARIO
43. Recibe de la Oficinista, los cuatro (4) ejemplares del
Acta de Desincorporacin de Bienes por Donacin y la
Resolucin del Consejo Universitario.
44. Coloca firma en los cuatro (4) ejemplares del Acta de
Desincorporacin de Bienes por Donacin.
45. Archiva en la carpeta asignada para ello, la
Resolucin del Consejo Universitario.
46. Entrega a la Oficinista los ejemplares del Acta de
Desincorporacin de Bienes por Donacin para que remita a
la Direccin de Finanzas para firmas involucradas.
OFICINISTA
47. Recibe del Jefe (a) de Inventario los ejemplares del
Acta de Desincorporacin de Bienes por Donacin.
48. Entrega en la Direccin de Finanzas los ejemplares
del Acta de Desincorporacin de Bienes por Donacin para

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DSIA DICIEMBRE 2006 Resolucin CU No. 1046 FECHA: 14.05.07 modificacin: 104
Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 7/9
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso : CONTROL DE BIENES MUEBLES Asunto: 3.1 PROCEDIMIENTO PARA LA DESINCORPORACIN
Sub-Proceso: DESINCORPORACION DE BIENES MUEBLES DE BIENES MUEBLES POR DONACIN.
las firmas involucradas: Director (a) de Finanzas,
Vicerrector Administrativo y Unidad de Auditoria Interna.
49. Recibe los ejemplares del Acta de Desincorporacin
de Bienes por Donacin con las firmas involucradas,
posteriormente.
50. Entrega al Jefe (a) de Inventario ejemplares del Acta
de Desincorporacin de Bienes por Donacin.
JEFE DE INVENTARIO
51. Recibe de la Oficinista, los ejemplares del Acta de
Desincorporacin de Bienes por Donacin.
52. Busca en la carpeta la copia del informe tcnico y la
Resolucin del Consejo Universitario.
53. Fotocopia cuatro veces el informe tcnico y la
Resolucin del Consejo Universitario.
54. Anexa a cada Acta, una fotocopia del informe tcnico
y la Resolucin del Consejo Universitario.
55. Elabora oficio dirigido al Departamento de
Contabilidad, notificando la Desincorporacin del Bien
Mueble por Donacin.
56. Guarda en un disquete, el oficio.
57. Entrega a la Oficinista los ejemplares del Acta de
Desincorporacin de Bienes por Donacin y el disquete.
OFICINISTA
58. Recibe del Jefe (a) de Inventario, los ejemplares del
Acta de Desincorporacin de Bienes por Donacin y el
disquete.
59. Abre el archivo contentivo del oficio, en el disquete.
60. Coloca logo de la Universidad de los Andes (ULA) y
asigna el nmero correlativo al oficio.
61. Imprime original y copia del oficio.

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DSIA DICIEMBRE 2006 Resolucin CU No. 1046 FECHA: 14.05.07 modificacin: 105
Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 8/9
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso : CONTROL DE BIENES MUEBLES Asunto: 3.1 PROCEDIMIENTO PARA LA DESINCORPORACIN
Sub-Proceso: DESINCORPORACION DE BIENES MUEBLES DE BIENES MUEBLES POR DONACIN.
62. Entrega al Jefe (a) de Inventario original-copia del
oficio y el disquete.
JEFE DE INVENTARIO
63. Recibe de la Oficinista, original-copia del oficio y el
disquete.
64. Guarda en la gaveta el disquete.
65. Revisa el oficio.
66. Coloca firma en original y copia del oficio.
67. Anexa al original del oficio el acta.
68. Ingresa al Sistema de Control de Bienes Muebles.
69. Cambia en el Sistema de Control de Bienes Muebles
el status del bien mueble (desincorporado por donacin),
introduciendo fecha y nmero de la Resolucin del Consejo
Universitario.
70. Entrega a la Oficinista original y copia del oficio.
OFICINISTA
71. Recibe del Jefe (a) de Inventario original y copia del
oficio.
72. Registra el oficio en el libro de correspondencia
enviada, segn nmero correspondiente.
73. Entrega a la Oficinista del Departamento de
Contabilidad original y copia del oficio.
74. Recibe de la Oficinista del Departamento de
Contabilidad copia del oficio firmado y sellado, como seal
de recibido.
75. Archiva en la carpeta de correspondencia enviada, el
oficio.
76. Distribuye los ejemplares de las Actas de la
siguiente manera:
a) Un ejemplar del Acta, a la Institucin Educativa Pblica o
Asociacin Civil, que recibe la donacin.

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Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 9/9
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso : CONTROL DE BIENES MUEBLES Asunto: 3.1 PROCEDIMIENTO PARA LA DESINCORPORACIN
Sub-Proceso: DESINCORPORACION DE BIENES MUEBLES DE BIENES MUEBLES POR DONACIN.
b) Un ejemplar del Acta, a la Unidad de Apoyo
Administrativo (UAA) de la Facultad/Ncleo y/o
Dependencia (si el bien mueble a donar est adscrito a
una Facultad/Ncleo Dependencia en particular).
c) Deja un ejemplar del Acta, para el archivo de la Oficina
Central de Control de Bienes.
77. Archiva en la carpeta de actas de desincorporacin,
el Acta.

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Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 1/1
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Asunto: 3.2 DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA
Proceso : CONTROL DE BIENES MUEBLES
DESINCORPORACIN DE BIENES MUEBLES POR
Sub-Proceso: DESINCORPORACION DE BIENES MUEBLES
INSERVILIDAD

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Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 1/9
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso : CONTROL DE BIENES MUEBLES Asunto: 3.2 PROCEDIMIENTO PARA LA DESINCORPORACIN
Sub-Proceso: DESINCORPORACION DE BIENES MUEBLES DE BIENES MUEBLES POR INSERVILIDAD

3.2

DESINCORPORACION DE BIENES
MUEBLES POR INSERVIBILIDAD

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Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 2/9
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso : CONTROL DE BIENES MUEBLES Asunto: 3.2 PROCEDIMIENTO PARA LA DESINCORPORACIN
Sub-Proceso: DESINCORPORACION DE BIENES MUEBLES DE BIENES MUEBLES POR INSERVILIDAD

RESPONSABLE ACCION

JEFE DE INVENTARIO
1. Realiza inspeccin fsica (ocular) en los depsitos (de bienes
muebles en desuso y/o inservibles) adscrita a la Oficina
Central de Control de Bienes y/o Facultad/Ncleo y/o
Dependencia que lo solicite, para detectar los bienes
muebles en estado de inservibilidad, obsolescencia y
avanzado estado de deterioro.
2. Fotografa los bienes muebles en estado de inservibilidad,
obsolescencia y avanzado estado de deterioro, para dejar
constancia del estado fsico en que se encuentran los bienes
muebles.
3. Elabora informe tcnico y oficio dirigido a la Unidad de
Auditoria Interna solicitando un Auditor para que avale los
bienes muebles a desincorporar por inservibilidad.
4. Guarda en un disquete, el informe tcnico y el oficio.
5. Entrega a la Oficinista, el disquete.
OFICINISTA
6. Recibe del Jefe (a) de Inventario, el disquete.
7. Abre el archivo contentivo del informe tcnico y del oficio, en
el disquete.
8. Coloca logo de la Universidad de los Andes (ULA) y asigna
el nmero correlativo al informe tcnico y al oficio.
9. Imprime original y copia del informe tcnico y del oficio.
10. Entrega al Jefe (a) de Inventario original-copia del
informe tcnico, del oficio y el disquete.
JEFE DE INVENTARIO
11. Recibe de la Oficinista, original-copia del informe
tcnico, del oficio y el disquete.
12. Guarda en la gaveta el disquete.

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Manual de Normas Procesos y Procedimientos
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SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso : CONTROL DE BIENES MUEBLES Asunto: 3.2 PROCEDIMIENTO PARA LA DESINCORPORACIN
Sub-Proceso: DESINCORPORACION DE BIENES MUEBLES DE BIENES MUEBLES POR INSERVILIDAD
13. Revisa el informe tcnico y oficio.
14. Coloca firma en original y copia del informe tcnico y
oficio.
15. Anexa el material fotogrfico de los bienes muebles
en estado de inservibilidad, obsolescencia y avanzado
estado de deterioro, al original del informe tcnico.
16. Archiva en la carpeta asignada para ello, el oficio
recibido inicialmente y copia del informe tcnico.
17. Entrega a la oficinista, original y copia del oficio y el
informe tcnico.
OFICINISTA
18. Recibe del Jefe (a) de Inventario original y copia del
oficio y el informe tcnico.
19. Registra el oficio en el libro de correspondencia
enviada, segn nmero correspondiente.
20. Entrega en la Unidad de Auditoria Interna original y
copia del oficio y el informe tcnico, para que el auditor que
asignen remita a la Oficina Central de Control de Bienes el
informe de inspeccin con sus respectivas
recomendaciones.
21. Recibe de la Unidad de Auditoria Interna copia del
oficio, firmado y sellado como seal de recibido.
22. Archiva en la carpeta de correspondencia enviada, la
copia del oficio.
23. Recibe de la Unidad de Auditoria Interna, informe de
inspeccin con sus respectivas recomendaciones,
posteriormente
24. Registra el informe de inspeccin con sus respectivas
recomendaciones en el libro de correspondencia recibida.
25. Entrega al Jefe (a) de Inventario el informe de
inspeccin con sus respectivas recomendaciones.

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Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 4/9
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso : CONTROL DE BIENES MUEBLES Asunto: 3.2 PROCEDIMIENTO PARA LA DESINCORPORACIN
Sub-Proceso: DESINCORPORACION DE BIENES MUEBLES DE BIENES MUEBLES POR INSERVILIDAD

JEFE DE INVENTARIO
26. Recibe de la Oficinista, el informe de inspeccin con
sus respectivas recomendaciones.
27. Fotocopia el informe de inspeccin con sus
respectivas recomendaciones.
28. Busca en la carpeta, la copia del informe tcnico.
29. Anexa a la copia del informe tcnico la fotocopia del
informe de inspeccin con sus respectivas
recomendaciones.
30. Archiva en la carpeta asignada para ello, la copia del
informe tcnico.
31. Elabora oficio dirigido al Consejo Universitario,
solicitando la desincorporacin de los bienes muebles por
inservibilidad del patrimonio universitario.
32. Guarda en un disquete, el oficio.
33. Entrega a la Oficinista, el disquete.
OFICINISTA
34. Recibe del Jefe (a) de Inventario, el disquete.
35. Abre el archivo contentivo del oficio, en el disquete.
36. Coloca logo de la Universidad de los Andes (ULA) y
asigna el nmero correlativo al oficio.
37. Imprime original y copia del oficio.
38. Entrega al Jefe (a) de Inventario original-copia del
oficio y el disquete.
JEFE DE INVENTARIO
39. Recibe de la Oficinista, original-copia del oficio y el
disquete.
40. Guarda en la gaveta el disquete.
41. Revisa el oficio.
42. Coloca firma en original y copia del oficio.

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SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso : CONTROL DE BIENES MUEBLES Asunto: 3.2 PROCEDIMIENTO PARA LA DESINCORPORACIN
Sub-Proceso: DESINCORPORACION DE BIENES MUEBLES DE BIENES MUEBLES POR INSERVILIDAD
43. Anexa al original del oficio el informe tcnico y el
informe de inspeccin con sus respectivas
recomendaciones.
44. Entrega a la Oficinista original y copia del oficio.
OFICINISTA
45. Recibe del Jefe (a) de Inventario original y copia del
oficio.
46. Registra el oficio en el libro de correspondencia
enviada, segn nmero correspondiente.
47. Entrega en la Direccin de Finanzas original y copia
del oficio, para que el Director (a) de Finanzas remita al
Vicerrector Administrativo y este a su vez al Consejo
Universitario
48. Recibe de la Direccin de Finanzas copia del oficio
firmado, como seal de recibido.
49. Archiva en la carpeta de correspondencia enviada, la
copia del oficio.
50. Recibe del Mensajero de Secretara de la
Universidad de los Andes (ULA), la Resolucin del Consejo
Universitario donde aprueba la Desincorporacin de los
Bienes Muebles por Inservibilidad y el libro de entrega de
correspondencia, posteriormente.
51. Coloca firma en el libro de entrega de
correspondencia.
52. Devuelve al Mensajero de Secretara de la
Universidad de los Andes (ULA), el libro de entrega de
correspondencia.
53. Registra la Resolucin del Consejo Universitario en el
libro de correspondencia recibida.
54. Entrega al Jefe (a) de Inventario, la Resolucin del
Consejo Universitario.

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Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 6/9
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso : CONTROL DE BIENES MUEBLES Asunto: 3.2 PROCEDIMIENTO PARA LA DESINCORPORACIN
Sub-Proceso: DESINCORPORACION DE BIENES MUEBLES DE BIENES MUEBLES POR INSERVILIDAD
JEFE DE INVENTARIO
55. Recibe de la Oficinista, la Resolucin del Consejo
Universitario.
56. Revisa la Resolucin del Consejo Universitario.
57. Ingresa al Sistema de Control de Bienes Muebles.
58. Cambia en el Sistema de Control de Bienes Muebles
el status de los bienes muebles (desincorporado por
inservibilidad), introduciendo fecha y nmero de Resolucin
del Consejo Universitario.
59. Da instrucciones a la Oficinista, para que elabore
Acta de Desincorporacin de Bienes Muebles por
Inservibilidad.
60. Entrega a la Oficinista la Resolucin del Consejo
Universitario.
OFICINISTA
61. Recibe del Jefe (a) de Inventario la Resolucin del
Consejo Universitario.
62. Elabora Acta de Desincorporacin de Bienes
Muebles por Inservibilidad, tomando en consideracin la
Resolucin del Consejo Universitario.
63. Imprime cuatro (4) Ejemplares del Acta de
Desincorporacin de Bienes Muebles por Inservibilidad.
64. Entrega al Jefe (a) de Inventario, las cuatro (4)
Ejemplares del Acta de Desincorporacin de Bienes
Muebles por Inservibilidad y la Resolucin del Consejo
Universitario.
JEFE DE INVENTARIO
65. Recibe de la Oficinista, las cuatro (4) Ejemplares del
Acta de Desincorporacin de Bienes Muebles por
Inservibilidad y la Resolucin del Consejo Universitario.

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DSIA DICIEMBRE 2006 Resolucin CU No. 1046 FECHA: 14.05.07 modificacin: 114
Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 7/9
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso : CONTROL DE BIENES MUEBLES Asunto: 3.2 PROCEDIMIENTO PARA LA DESINCORPORACIN
Sub-Proceso: DESINCORPORACION DE BIENES MUEBLES DE BIENES MUEBLES POR INSERVILIDAD
66. Coloca firma en los cuatro (4) Ejemplares del Acta de
Desincorporacin de Bienes Muebles por Inservibilidad.
67. Archiva en la carpeta asignada para ello, la
Resolucin del Consejo Universitario.
68. Entrega a la Oficinista los Ejemplares de las Actas
para que remita a la Direccin de Finanzas para firmas
involucradas.
OFICINISTA
69. Recibe del Jefe (a) de Inventario los Ejemplares de
las Actas.
70. Entrega en la Direccin de Finanzas los Ejemplares
de las Actas para las firmas involucradas: Director (a) de
Finanzas, Vicerrector Administrativo y Unidad de Auditoria
Interna.
71. Recibe los Ejemplares de las Actas con las firmas
involucradas, posteriormente.
72. Entrega al Jefe (a) de Inventario los Ejemplares de
las Actas.
JEFE DE INVENTARIO
73. Recibe de la Oficinista, los Ejemplares de las Actas.
74. Busca en la carpeta la copia del informe tcnico,
informe de inspeccin con sus respectivas
recomendaciones y la Resolucin del Consejo Universitario.
75. Fotocopia cuatro veces el informe tcnico, informe de
inspeccin con sus respectivas recomendaciones y la
Resolucin del Consejo Universitario.
76. Anexa a cada acta, una fotocopia del informe tcnico,
informe de recomendaciones y la Resolucin del Consejo
Universitario.
77. Archiva el Acta en el archivo de la Oficina Central de
Control de Bienes.

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DSIA DICIEMBRE 2006 Resolucin CU No. 1046 FECHA: 14.05.07 modificacin: 115
Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 8/9
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso : CONTROL DE BIENES MUEBLES Asunto: 3.2 PROCEDIMIENTO PARA LA DESINCORPORACIN
Sub-Proceso: DESINCORPORACION DE BIENES MUEBLES DE BIENES MUEBLES POR INSERVILIDAD
78. Elabora oficio dirigido al Departamento de
Contabilidad con copia a la Unidad de Auditoria Interna,
notificando la Desincorporacin del Bien Mueble por
Inservibilidad.
79. Guarda en un disquete, el oficio.
80. Entrega a la Oficinista, el disquete.
OFICINISTA
81. Recibe del Jefe (a) de Inventario, el disquete.
82. Abre el archivo contentivo del oficio, en el disquete.
83. Coloca logo de la Universidad de los Andes (ULA) y
asigna el nmero correlativo al oficio.
84. Imprime original y copia de los oficios.
85. Entrega al Jefe (a) de Inventario original, copia de los
oficios y el disquete.
JEFE DE INVENTARIO
86. Recibe de la Oficinista, original, copia de los oficios y
el disquete.
87. Guarda en la gaveta el disquete.
88. Revisa el oficio.
89. Coloca firma en original y copia de los oficios.
90. Anexa a cada original del oficio un acta.
91. Entrega a la Oficinista los oficios.
OFICINISTA
92. Recibe del Jefe (a) de Inventario los oficios.
93. Registra los oficios en el libro de correspondencia
enviada, segn nmero correspondiente.
94. Entrega a la Oficinista del Departamento de
Contabilidad original y copia del oficio.
95. Recibe de la Oficinista del Departamento de
Contabilidad copia del oficio firmado y sellado, como seal
de recibido.

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DSIA DICIEMBRE 2006 Resolucin CU No. 1046 FECHA: 14.05.07 modificacin: 116
Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 9/9
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso : CONTROL DE BIENES MUEBLES Asunto: 3.2 PROCEDIMIENTO PARA LA DESINCORPORACIN
Sub-Proceso: DESINCORPORACION DE BIENES MUEBLES DE BIENES MUEBLES POR INSERVILIDAD
96. Entrega a la Oficinista de la Unidad de Auditoria
Interna original y copia del oficio.
97. Recibe de la Oficinista de la Unidad de Auditoria
Interna copia del oficio firmado y sellado, como seal de
recibido.
98. Archiva en la carpeta de correspondencia enviada,
los dos oficios.

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DSIA DICIEMBRE 2006 Resolucin CU No. 1046 FECHA: 14.05.07 modificacin: 117
Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 1/1
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso : CONTROL DE BIENES MUEBLES Asunto: 3.3 DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA
Sub-Proceso: DESINCORPORACION DE BIENES MUEBLES DESINCORPORACIN DE BIENES MUEBLES POR PERMUTA

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DSIA DICIEMBRE 2006 Resolucin CU No. 1046 FECHA: 14.05.07 modificacin: 118
Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 1/8
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso : CONTROL DE BIENES MUEBLES Asunto: 3.3 PROCEDIMIENTO PARA LA DESINCORPORACIN
Sub-Proceso: DESINCORPORACION DE BIENES MUEBLES DE BIENES MUEBLES POR PERMUTA

3.3

DESINCORPORACION DE BIENES
MUEBLES POR PERMUTA

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DSIA DICIEMBRE 2006 Resolucin CU No. 1046 FECHA: 14.05.07 modificacin: 119
Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 2/8
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso : CONTROL DE BIENES MUEBLES Asunto: 3.3 PROCEDIMIENTO PARA LA DESINCORPORACIN
Sub-Proceso: DESINCORPORACION DE BIENES MUEBLES DE BIENES MUEBLES POR PERMUTA

RESPONSABLE ACCION

OFICINISTA
1. Recibe de la Facultad/Ncleo y/o Dependencia, oficio de
solicitud de desincorporacin de un bien mueble por
permuta mas los siguientes Recaudos: Informe tcnico,
Cotizacin del nuevo bien mueble, Carta de aceptacin del
proveedor especificando el bien mueble de la Universidad
de los Andes (ULA) que recibe y el monto exacto en
bolvares por el cual recibe el bien mueble y el libro de
entrega de correspondencia.
2. Coloca firma en el libro de entrega de correspondencia.
3. Devuelve al funcionario (a) de la Facultad/Ncleo y/o
Dependencia, el libro de entrega de correspondencia.
4. Registra el oficio en el libro de correspondencia recibida.
5. Entrega al Jefe (a) de Inventario el oficio de solicitud de
desincorporacin de bienes muebles por permuta.
JEFE DE INVENTARIO
6. Recibe de la Oficinista el oficio de solicitud de
desincorporacin de bienes muebles por permuta.
7. Revisa en el oficio los siguientes datos del bien mueble:
marca, modelo, color, serial, descripcin, estado fsico y
precio.
8. Visita la Facultad/Ncleo y/o Dependencia que envi la
solicitud de desincorporacin del bien mueble por permuta.
9. Realiza inspeccin fsica (ocular) del bien mueble objeto de
desincorporacin por permuta.
10. Revisa en el bien mueble los siguientes datos
suministrados inicialmente por la Facultad/Ncleo y/o
Dependencia: marca, modelo, color, serial, descripcin,

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DSIA DICIEMBRE 2006 Resolucin CU No. 1046 FECHA: 14.05.07 modificacin: 120
Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 3/8
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso : CONTROL DE BIENES MUEBLES Asunto: 3.3 PROCEDIMIENTO PARA LA DESINCORPORACIN
Sub-Proceso: DESINCORPORACION DE BIENES MUEBLES DE BIENES MUEBLES POR PERMUTA
estado fsico, identificacin del bien mueble como
patrimonio universitario y uso.
11. Elabora informe dando fe de los datos reflejados en
el oficio, adems de reflejar el valor de adquisicin y fecha
de incorporacin del bien mueble a desincorporar del
patrimonio universitario y el costo del bien a adquirir e
indicando la Unidad de Apoyo Administrativo (UAA) de la
Facultad/Ncleo y/o Dependencia que cancelara la
diferencia.
12. Redacta oficio dirigido al Consejo Universitario
solicitando la desincorporacin del bien mueble por permuta,
con la finalidad de que en ese organismo estudien y
aprueben la desincorporacin del bien mueble por permuta.
13. Guarda en un disquete, el informe y el oficio.
14. Entrega a la Oficinista, el disquete.
OFICINISTA
15. Recibe del Jefe (a) de Inventario, el disquete.
16. Abre el archivo contentivo del informe y del oficio, en
el disquete.
17. Coloca logo de la Universidad de los Andes (ULA) y
asigna el nmero correlativo de correspondiente, al informe
y al oficio.
18. Imprime original y copia del informe y del oficio.
19. Entrega al Jefe (a) de Inventario original, copia del
informe, del oficio y el disquete.
JEFE DE INVENTARIO
20. Recibe de la Oficinista, original, copia del informe, del
oficio y el disquete.
21. Guarda en la gaveta el disquete.
22. Revisa el informe y el oficio.

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DSIA DICIEMBRE 2006 Resolucin CU No. 1046 FECHA: 14.05.07 modificacin: 121
Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 4/8
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso : CONTROL DE BIENES MUEBLES Asunto: 3.3 PROCEDIMIENTO PARA LA DESINCORPORACIN
Sub-Proceso: DESINCORPORACION DE BIENES MUEBLES DE BIENES MUEBLES POR PERMUTA
23. Coloca firma en original y copia del informe y del
oficio.
24. Archiva en la carpeta asignada para ello, el oficio
recibido inicialmente y copia del informe.
25. Anexa al original del oficio, el original del informe.
26. Entrega a la Oficinista original y copia del oficio.
OFICINISTA
27. Recibe del Jefe (a) de Inventario, original y copia del
oficio.
28. Registra el oficio en el libro de correspondencia
enviada, segn nmero correspondiente.
29. Entrega en la Direccin de Finanzas original y copia
del oficio y el informe, para que el Director (a) de Finanzas
remita al Vicerrector Administrativo y este a su vez al
Consejo Universitario.
30. Recibe de la Direccin de Finanzas copia del oficio
firmado, como seal de recibido.
31. Archiva en la carpeta de correspondencia enviada, la
copia del oficio.
32. Recibe del Mensajero de Secretara de la
Universidad de los Andes (ULA), la Resolucin del Consejo
Universitario donde aprueba la desincorporacin del bien
mueble por permuta y el libro de entrega de
correspondencia, posteriormente.
33. Coloca firma en el libro de entrega de
correspondencia.
34. Devuelve al Mensajero de Secretara de la
Universidad de los Andes (ULA), el libro de entrega de
correspondencia.
35. Registra la Resolucin del Consejo Universitario en el
libro de correspondencia recibida.

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DSIA DICIEMBRE 2006 Resolucin CU No. 1046 FECHA: 14.05.07 modificacin: 122
Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 5/8
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso : CONTROL DE BIENES MUEBLES Asunto: 3.3 PROCEDIMIENTO PARA LA DESINCORPORACIN
Sub-Proceso: DESINCORPORACION DE BIENES MUEBLES DE BIENES MUEBLES POR PERMUTA
36. Entrega al Jefe (a) de Inventario, la Resolucin del
Consejo Universitario.
JEFE DE INVENTARIO
37. Recibe de la Oficinista, la Resolucin del Consejo
Universitario.
38. Revisa la Resolucin del Consejo Universitario.
39. Da instrucciones a la Oficinista, para que elabore
Acta de Desincorporacin de Bienes Muebles por Permuta.
40. Entrega a la Oficinista la Resolucin del Consejo
Universitario.
OFICINISTA
41. Recibe del Jefe (a) de Inventario la Resolucin del
Consejo Universitario.
42. Elabora Acta de Desincorporacin de Bienes
Muebles por Permuta, tomando en consideracin la
Resolucin del Consejo Universitario.
43. Imprime cuatro (4) ejemplares del Acta de
Desincorporacin de Bienes Muebles por Permuta.
44. Entrega al Jefe (a) de Inventario, las cuatro (4)
ejemplares del Acta de Desincorporacin de Bienes Muebles
por Permuta y la Resolucin del Consejo Universitario.
JEFE DE INVENTARIO
45. Recibe de la Oficinista, las cuatro (4) ejemplares del
Acta de Desincorporacin de Bienes Muebles por Permuta y
la Resolucin del Consejo Universitario.
46. Coloca firma en las cuatro (4) ejemplares del Acta de
Desincorporacin de Bienes Muebles por Permuta.
47. Archiva en la carpeta asignada para ello, la
Resolucin del Consejo Universitario.

Elaborado por: Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima


DSIA DICIEMBRE 2006 Resolucin CU No. 1046 FECHA: 14.05.07 modificacin: 123
Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 6/8
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso : CONTROL DE BIENES MUEBLES Asunto: 3.3 PROCEDIMIENTO PARA LA DESINCORPORACIN
Sub-Proceso: DESINCORPORACION DE BIENES MUEBLES DE BIENES MUEBLES POR PERMUTA
48. Entrega a la Oficinista los ejemplares del Acta de
Desincorporacin de Bienes Muebles por Permuta, para que
remita a la Direccin de Finanzas para firmas involucradas.
OFICINISTA
49. Recibe del Jefe (a) de Inventario los ejemplares del
Acta de Desincorporacin de Bienes Muebles por Permuta,
para que remita a la Direccin de Finanzas para firmas
involucradas.
50. Entrega en la Direccin de Finanzas los ejemplares
del Acta de Desincorporacin de Bienes Muebles por
Permuta para las firmas involucradas: Director (a) de
Finanzas, Vicerrector Administrativo, un representante de la
Unidad de Auditoria Interna y un representante de la
Dependencia donde esta adscrito el bien mueble.
51. Recibe los ejemplares del Acta de Desincorporacin
de Bienes Muebles por Permuta, con las firmas
involucradas, posteriormente.
52. Entrega al Jefe (a) de Inventario los ejemplares del
Acta de Desincorporacin de Bienes Muebles por Permuta.
JEFE DE INVENTARIO
53. Recibe de la Oficinista, los ejemplares del Acta de
Desincorporacin de Bienes Muebles por Permuta.
54. Busca en la carpeta la copia del informe y la
Resolucin del Consejo Universitario.
55. Fotocopia cuatro veces el informe y la Resolucin del
Consejo Universitario.
56. Anexa a cada ejemplar del Acta de Desincorporacin
de Bienes Muebles por Permuta, una fotocopia del informe y
la Resolucin del Consejo Universitario.
57. Ingresa al Sistema de Control de Bienes Muebles.

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DSIA DICIEMBRE 2006 Resolucin CU No. 1046 FECHA: 14.05.07 modificacin: 124
Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 7/8
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso : CONTROL DE BIENES MUEBLES Asunto: 3.3 PROCEDIMIENTO PARA LA DESINCORPORACIN
Sub-Proceso: DESINCORPORACION DE BIENES MUEBLES DE BIENES MUEBLES POR PERMUTA
58. Cambia en el Sistema de Control de Bienes Muebles
el status del bien mueble (desincorporado por permuta),
introduciendo fecha y nmero de Resolucin del Consejo
Universitario.
59. Archiva un ejemplar del Acta de Desincorporacin de
Bienes Muebles por Permuta, en el archivo de la Oficina
Central de Control de Bienes.
60. Elabora oficio dirigido al Departamento de
Contabilidad, y a la Facultad/Ncleo y/o Dependencia
notificando la Desincorporacin del Bien Mueble por
Permuta.
61. Guarda en un disquete, los oficios.
62. Entrega a la Oficinista, el disquete.
OFICINISTA
63. Recibe del Jefe (a) de Inventario, el disquete.
64. Abre el archivo contentivo de los oficios, en el
disquete.
65. Coloca logo de la Universidad de los Andes (ULA) y
asigna el nmero correlativo los oficios.
66. Imprime original y copia de los oficios.
67. Entrega al Jefe (a) de Inventario original, copia de los
oficios y el disquete.
JEFE DE INVENTARIO
68. Recibe de la Oficinista, original, copia de los oficios y
el disquete.
69. Guarda en la gaveta el disquete.
70. Revisa los oficios.
71. Coloca firma en original y copia de los oficios.
72. Anexa a cada original del oficio un Acta.
73. Entrega a la Oficinista original y copia de los oficios.

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DSIA DICIEMBRE 2006 Resolucin CU No. 1046 FECHA: 14.05.07 modificacin: 125
Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 8/8
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso : CONTROL DE BIENES MUEBLES Asunto: 3.3 PROCEDIMIENTO PARA LA DESINCORPORACIN
Sub-Proceso: DESINCORPORACION DE BIENES MUEBLES DE BIENES MUEBLES POR PERMUTA
OFICINISTA
74. Recibe del Jefe (a) de Inventario original y copia de
los oficios.
75. Registra los oficios en el libro de correspondencia
enviada, segn nmero correspondiente.
76. Entrega a la Oficinista del Departamento de
Contabilidad original y copia del oficio.
77. Recibe de la Oficinista del Departamento de
Contabilidad copia del oficio firmado y sellado, como seal
de recibido.
78. Archiva en la carpeta de correspondencia enviada,
copia del oficio.
79. Archiva en la carpeta de facturas y oficios por
entregar, el oficio.

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Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 1/1
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Asunto: 3.4 DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA
Proceso : CONTROL DE BIENES MUEBLES
DESINCORPORACIN DE BIENES MUEBLES POR REMATE O
Sub-Proceso: DESINCORPORACION DE BIENES MUEBLES
VENTA

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Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 1/10
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso : CONTROL DE BIENES MUEBLES Asunto: 3.4 PROCEDIMIENTO PARA LA DESINCORPORACIN
Sub-Proceso: DESINCORPORACION DE BIENES MUEBLES DE BIENES MUEBLES POR REMATE O VENTA

3.4

DESINCORPORACION DE BIENES
MUEBLES POR REMATE O VENTA

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Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 2/10
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso : CONTROL DE BIENES MUEBLES Asunto: 3.4 PROCEDIMIENTO PARA LA DESINCORPORACIN
Sub-Proceso: DESINCORPORACION DE BIENES MUEBLES DE BIENES MUEBLES POR REMATE O VENTA

RESPONSABLE ACCION

JEFE DE INVENTARIO
1. Realiza inspeccin fsica (ocular) en los depsitos (de bienes
muebles en desuso y/o inservibles) adscrita a la Oficina
Central de Control de Bienes, para detectar los bienes
muebles en estado de inservibilidad y/o obsolescencia.
2. Fotografa los bienes muebles en estado de inservibilidad,
obsolescencia y avanzado estado de deterioro, para dejar
constancia del estado fsico en que se encuentran los bienes
muebles.
3. Elabora informe tcnico y oficio dirigido a la Unidad de
Auditoria Interna solicitando un Auditor para que avale los
bienes muebles a desincorporar por remate o venta.
4. Guarda en un disquete, el informe tcnico.
5. Entrega a la Oficinista, el disquete.
OFICINISTA
6. Recibe del Jefe (a) de Inventario, el disquete.
7. Abre el archivo contentivo del informe tcnico y del oficio, en
el disquete.
8. Coloca logo de la Universidad de los Andes (ULA) y asigna
el nmero correlativo al informe tcnico y al oficio.
9. Imprime original y copia del informe tcnico y del oficio.
10. Entrega al Jefe (a) de Inventario original, copia del
informe tcnico, del oficio y el disquete.
JEFE DE INVENTARIO
11. Recibe de la Oficinista, original, copia del informe
tcnico, del oficio y el disquete.
12. Guarda en la gaveta el disquete.
13. Revisa el informe tcnico y oficio.

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Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 3/10
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso : CONTROL DE BIENES MUEBLES Asunto: 3.4 PROCEDIMIENTO PARA LA DESINCORPORACIN
Sub-Proceso: DESINCORPORACION DE BIENES MUEBLES DE BIENES MUEBLES POR REMATE O VENTA
14. Coloca firma en original y copia del informe tcnico y
oficio.
15. Anexa el material fotogrfico de los bienes muebles
en estado de inservibilidad, obsolescencia, al original del
informe tcnico.
16. Archiva en la carpeta asignada para ello, el oficio
recibido inicialmente y copia del informe tcnico.
17. Entrega a la oficinista, original-copia del oficio y el
informe tcnico.
OFICINISTA
18. Recibe del Jefe (a) de Inventario original-copia del
oficio y el informe tcnico.
19. Registra el oficio en el libro de correspondencia
enviada, segn nmero correspondiente.
20. Entrega en la Unidad de Auditoria Interna original-
copia del oficio y el informe tcnico, para que el auditor que
asignen remita a la Oficina Central de Control de Bienes el
informe de recomendaciones.
21. Recibe de la Unidad de Auditoria Interna copia del
oficio, firmado y sellado como seal de recibido.
22. Archiva en la carpeta de correspondencia enviada, la
copia del oficio.
23. Recibe de la Unidad de Auditoria Interna, informe de
recomendaciones, posteriormente
24. Registra el informe de recomendaciones en el libro
de correspondencia recibida.
25. Entrega al Jefe (a) de Inventario el informe de
recomendaciones.
JEFE DE INVENTARIO
26. Recibe de la Oficinista, el informe de
recomendaciones.

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Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 4/10
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso : CONTROL DE BIENES MUEBLES Asunto: 3.4 PROCEDIMIENTO PARA LA DESINCORPORACIN
Sub-Proceso: DESINCORPORACION DE BIENES MUEBLES DE BIENES MUEBLES POR REMATE O VENTA
27. Fotocopia el informe de recomendaciones.
28. Busca en la carpeta, la copia del informe de
recomendaciones.
29. Anexa a la copia del informe tcnico la fotocopia del
informe de recomendaciones.
30. Archiva en la carpeta asignada para ello, la copia del
informe tcnico.
31. Elabora oficio dirigido al Consejo Universitario,
solicitando la Desincorporacin de los Bienes Muebles por
Remate o Venta del patrimonio universitario.
32. Guarda en un disquete, el oficio.
33. Entrega a la Oficinista, el disquete.
OFICINISTA
33. Recibe del Jefe (a) de Inventario, el disquete.
34. Abre el archivo contentivo del oficio, en el disquete.
35. Coloca logo de la Universidad de los Andes (ULA) y
asigna el nmero correlativo al oficio.
36. Imprime original y copia del oficio.
37. Entrega al Jefe (a) de Inventario original-copia del
oficio y el disquete.
JEFE DE INVENTARIO
38. Recibe de la Oficinista, original-copia del oficio y el
disquete.
39. Guarda en la gaveta el disquete.
40. Revisa el oficio.
41. Coloca firma en original y copia del oficio.
42. Anexa al original del oficio el informe tcnico y el
informe de recomendaciones.
43. Entrega a la Oficinista original y copia del oficio.

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Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 5/10
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso : CONTROL DE BIENES MUEBLES Asunto: 3.4 PROCEDIMIENTO PARA LA DESINCORPORACIN
Sub-Proceso: DESINCORPORACION DE BIENES MUEBLES DE BIENES MUEBLES POR REMATE O VENTA
OFICINISTA
44. Recibe del Jefe (a) de Inventario original y copia del
oficio.
45. Registra el oficio en el libro de correspondencia
enviada, segn nmero correspondiente.
46. Entrega en la Direccin de Finanzas original y copia
del oficio, para que el Director (a) de Finanzas remita al
Vicerrector Administrativo y este a su vez al Consejo
Universitario
47. Recibe de la Direccin de Finanzas copia del oficio
firmado, como seal de recibido.
48. Archiva en la carpeta de correspondencia enviada, la
copia del oficio.
49. Recibe del Mensajero de Secretara de la
Universidad de los Andes (ULA), la Resolucin del Consejo
Universitario donde aprueba la Desincorporacin de los
Bienes Muebles por Remate o Venta y el libro de entrega de
correspondencia, posteriormente.
50. Coloca firma en el libro de entrega de
correspondencia.
51. Devuelve al Mensajero de Secretara de la
Universidad de los Andes (ULA), el libro de entrega de
correspondencia.
52. Registra la Resolucin del Consejo Universitario en el
libro de correspondencia recibida.
53. Entrega al Jefe (a) de Inventario, la Resolucin del
Consejo Universitario.
JEFE DE INVENTARIO
54. Recibe de la Oficinista, la Resolucin del Consejo
Universitario.
55. Revisa la Resolucin del Consejo Universitario.

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Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 6/10
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso : CONTROL DE BIENES MUEBLES Asunto: 3.4 PROCEDIMIENTO PARA LA DESINCORPORACIN
Sub-Proceso: DESINCORPORACION DE BIENES MUEBLES DE BIENES MUEBLES POR REMATE O VENTA
56. Da instrucciones a la Oficinista, para que elabore
Acta de Desincorporacin de los Bienes Muebles por
Remate o Venta.
57. Entrega a la Oficinista la Resolucin del Consejo
Universitario.
OFICINISTA
58. Recibe del Jefe (a) de Inventario la Resolucin del
Consejo Universitario.
59. Elabora Acta de Desincorporacin de los Bienes
Muebles por Remate o Venta, tomando en consideracin la
Resolucin del Consejo Universitario.
60. Imprime cuatro (4) Ejemplares del Acta de
Desincorporacin de los Bienes Muebles por Remate o
Venta.
61. Entrega al Jefe (a) de Inventario, los cuatro (4)
Ejemplares del Acta de Desincorporacin de los Bienes
Muebles por Remate o Venta y la Resolucin del Consejo
Universitario.
JEFE DE INVENTARIO
62. Recibe de la Oficinista, los cuatro (4) Ejemplares del
Acta de Desincorporacin de los Bienes Muebles por
Remate o Venta y la Resolucin del Consejo Universitario.
63. Coloca firma en los cuatro (4) Ejemplares del Acta de
Desincorporacin de los Bienes Muebles por Remate o
Venta.
64. Archiva en la carpeta asignada para ello, la
Resolucin del Consejo Universitario.
65. Entrega a la Oficinista los ejemplares de las Actas de
Desincorporacin de los Bienes Muebles por Remate o
Venta para que remita a la Direccin de Finanzas para
firmas involucradas.

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Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 7/10
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso : CONTROL DE BIENES MUEBLES Asunto: 3.4 PROCEDIMIENTO PARA LA DESINCORPORACIN
Sub-Proceso: DESINCORPORACION DE BIENES MUEBLES DE BIENES MUEBLES POR REMATE O VENTA
OFICINISTA
66. Recibe del Jefe (a) de Inventario los ejemplares de
las Actas de Desincorporacin de los Bienes Muebles por
Remate o Venta.
67. Entrega en la Direccin de Finanzas los ejemplares
de las Actas de Desincorporacin de los Bienes Muebles por
Remate o Venta para las firmas involucradas: Director (a) de
Finanzas, Vicerrector Administrativo y Unidad de Auditoria
Interna.
68. Recibe los ejemplares de las Actas de
Desincorporacin de los Bienes Muebles por Remate o
Venta con las firmas involucradas, posteriormente.
69. Entrega al Jefe (a) de Inventario los ejemplares de
las Actas de Desincorporacin de los Bienes Muebles por
Remate o Venta.
JEFE DE INVENTARIO
70. Recibe de la Oficinista, los ejemplares de las Actas
de Desincorporacin de los Bienes Muebles por Remate o
Venta.
71. Busca en la carpeta la copia del informe tcnico,
informe de recomendaciones y la Resolucin del Consejo
Universitario.
72. Fotocopia cuatro veces el informe tcnico, informe de
recomendaciones y la Resolucin del Consejo Universitario.
73. Anexa a cada Acta, una fotocopia del informe
tcnico, informe de recomendaciones y la Resolucin del
Consejo Universitario.
74. Archiva un Acta en el archivo de la Oficina Central de
Control de Bienes.
75. Elabora oficio dirigido al Departamento de
Contabilidad, Comisin de Licitaciones (Direccin de

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DSIA DICIEMBRE 2006 Resolucin CU No. 1046 FECHA: 14.05.07 modificacin: 134
Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 8/10
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso : CONTROL DE BIENES MUEBLES Asunto: 3.4 PROCEDIMIENTO PARA LA DESINCORPORACIN
Sub-Proceso: DESINCORPORACION DE BIENES MUEBLES DE BIENES MUEBLES POR REMATE O VENTA
Servicios Generales) y la Unidad de Auditoria Interna,
notificando la Desincorporacin del Bien Mueble por
Remate o Venta.
76. Guarda en un disquete, el oficio.
77. Entrega a la Oficinista, el disquete.
OFICINISTA
78. Recibe del Jefe (a) de Inventario, el disquete.
79. Abre el archivo contentivo del oficio, en el disquete.
80. Coloca logo de la Universidad de los Andes (ULA) y
asigna el nmero correlativo al oficio.
81. Imprime original y copia de los oficios.
82. Entrega al Jefe (a) de Inventario original-copia de los
oficios y el disquete.
JEFE DE INVENTARIO
83. Recibe de la Oficinista, original-copia de los oficios y
el disquete.
84. Guarda en la gaveta el disquete.
85. Revisa el oficio.
86. Coloca firma en original y copia de los oficios.
87. Anexa a cada original del oficio un Acta.
88. Entrega a la Oficinista los oficios.
OFICINISTA
89. Recibe del Jefe (a) de Inventario los oficios.
90. Registra los oficios en el libro de correspondencia
enviada, segn nmero correspondiente.
91. Entrega a la Oficinista del Departamento de
Contabilidad original y copia del oficio.
92. Recibe de la Oficinista del Departamento de
Contabilidad copia del oficio firmado y sellado, como seal
de recibido.

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DSIA DICIEMBRE 2006 Resolucin CU No. 1046 FECHA: 14.05.07 modificacin: 135
Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 9/10
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso : CONTROL DE BIENES MUEBLES Asunto: 3.4 PROCEDIMIENTO PARA LA DESINCORPORACIN
Sub-Proceso: DESINCORPORACION DE BIENES MUEBLES DE BIENES MUEBLES POR REMATE O VENTA
93. Entrega a la Oficinista de la Unidad de Auditoria
Interna original y copia del oficio.
94. Recibe de la Oficinista de la Unidad de Auditoria
Interna copia del oficio firmado y sellado, como seal de
recibido.
95. Archiva en la carpeta de correspondencia enviada,
los tres oficios.
96. Enva a la Comisin de Licitaciones (Direccin de
Servicios Generales) el oficio.
97. Recibe de la Comisin de Licitaciones (Direccin de
Servicios Generales) Copia del Acta del Proceso de
Apertura de Sobres (que refleje cuales sobres se abrieron y
ofertas recibidas y quien gano la licitacin), Recortes de
Peridico, Informe de la Comisin de Licitacin y el libro de
entrega de correspondencia, luego de realizado el proceso
de licitacin de los Bienes Muebles Desincorporados por
Remate o Venta.
98. Coloca firma en el libro de entrega de
correspondencia.
99. Devuelve al funcionario (a) de la Comisin de
Licitaciones (Direccin de Servicios Generales), el libro de
entrega de correspondencia.
100. Registra la correspondencia en el libro de
correspondencia recibida.
101. Entrega al Jefe (a) de Inventario la correspondencia.
JEFE DE INVENTARIO
102. Recibe de la Oficinista la correspondencia.
103. Revisa los documentos que respaldan los trmites
administrativos.
104. Ingresa al Sistema de Control de Bienes Muebles.

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DSIA DICIEMBRE 2006 Resolucin CU No. 1046 FECHA: 14.05.07 modificacin: 136
Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 10/10
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso : CONTROL DE BIENES MUEBLES Asunto: 3.4 PROCEDIMIENTO PARA LA DESINCORPORACIN
Sub-Proceso: DESINCORPORACION DE BIENES MUEBLES DE BIENES MUEBLES POR REMATE O VENTA
105. Cambia en el Sistema de Control de Bienes Muebles
el status de los bienes muebles (desincorporado por remate
o venta), introduciendo fecha y nmero de Resolucin del
Consejo Universitario.
106. Archiva en la carpeta asignada para ello, los
documentos.

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DSIA DICIEMBRE 2006 Resolucin CU No. 1046 FECHA: 14.05.07 modificacin: 137
Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 1/1
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Asunto: 3.5 DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA
Proceso : CONTROL DE BIENES MUEBLES
DESINCORPORACIN DE BIENES MUEBLES POR ROBO
Sub-Proceso: DESINCORPORACION DE BIENES MUEBLES
HURTO

Elaborado por: Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima


DSIA DICIEMBRE 2006 Resolucin CU No. 1046 FECHA: 14.05.07 modificacin: 138
Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 1/6
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso : CONTROL DE BIENES MUEBLES Asunto: 3.5 PROCEDIMIENTO PARA LA DESINCORPORACIN
Sub-Proceso: DESINCORPORACION DE BIENES MUEBLES DE BIENES MUEBLES POR ROBO HURTO

3.5

DESINCORPORACION DE BIENES
MUEBLES POR ROBO O HURTO

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DSIA DICIEMBRE 2006 Resolucin CU No. 1046 FECHA: 14.05.07 modificacin: 139
Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 2/6
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso : CONTROL DE BIENES MUEBLES Asunto: 3.5 PROCEDIMIENTO PARA LA DESINCORPORACIN
Sub-Proceso: DESINCORPORACION DE BIENES MUEBLES DE BIENES MUEBLES POR ROBO HURTO

RESPONSABLE ACCION

OFICINISTA
1. Recibe de la Facultad/Ncleo Dependencia oficio de
notificacin de Robo o Hurto de Bienes Muebles Patrimonio
Universitario con los siguientes Recaudos:
a) Informe del responsable del bien mueble, exponiendo en
forma clara y sencilla como ocurrieron los hechos y los
datos: modelo, serial, color, marca, identificacin del bien
mueble.
b) Planilla de Control de Investigaciones de la denuncia
realizada ante el Cuerpo de Investigaciones Cientficas
Penales y Criminalsticas (CICPC).
2. Registra el oficio en el libro de correspondencia recibida.
3. Entrega al Jefe (a) de Inventario oficio de notificacin de
Robo o Hurto de Bienes Muebles Patrimonio Universitario y
los Recaudos.
JEFE DE INVENTARIO
4. Recibe de la Oficinista oficio de notificacin de Robo o
Hurto de Bienes Muebles Patrimonio Universitario.
5. Ingresa al Sistema de Control de Bienes Muebles.
6. Cambia en el Sistema de Control de Bienes Muebles el
status del bien mueble (desaparecido).
7. Ubica en el archimvil de la Oficina Central de Control de
Bienes la carpeta de la Facultad/Ncleo y/o Dependencia
agraviada.
8. Extrae de la carpeta de la Facultad/Ncleo y/o Dependencia
el expediente del bien mueble extraviado.
9. Fotocopia la planilla (F-1-20) de Recoleccin de Datos
Bienes Mueble y la copia de la Factura.

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DSIA DICIEMBRE 2006 Resolucin CU No. 1046 FECHA: 14.05.07 modificacin: 140
Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 3/6
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso : CONTROL DE BIENES MUEBLES Asunto: 3.5 PROCEDIMIENTO PARA LA DESINCORPORACIN
Sub-Proceso: DESINCORPORACION DE BIENES MUEBLES DE BIENES MUEBLES POR ROBO HURTO
10. Devuelve el expediente a la carpeta de la
Facultad/Ncleo y/o Dependencia.
11. Devuelve al archimvil de la Oficina Central de
Control de Bienes la carpeta de la Facultad/Ncleo y/o
Dependencia.
12. Arma un expediente no administrativo con los
siguientes documentos:
a) Fotocopia de la planilla (F-1-20) de Recoleccin de
Datos Bienes Mueble.
b) Fotocopia de la Factura.
c) Informe del responsable del bien mueble.
d) Planilla de Control de Investigaciones de la denuncia
realizada ante el Cuerpo de Investigaciones Cientficas
Penales y Criminalsticas (CICPC).
13. Archiva en la carpeta de expedientes no
administrativos, el expediente, en espera de los resultados
obtenidos por el Cuerpo de Investigaciones Cientficas
Penales y Criminalsticas (CICPC) o en su efecto por la
misma Facultad/Ncleo Dependencia.
14. Redacta oficio solicitando al Cuerpo de
Investigaciones Cientficas Penales y Criminalsticas
(CICPC) informacin sobre las actuaciones y/o recuperacin
de los bienes muebles propiedad de la Universidad de los
Andes.
15. Guarda en un disquete, el oficio.
16. Entrega a la Oficinista, el disquete.
OFICINISTA
17. Recibe del Jefe (a) de Inventario, el disquete.
18. Abre el archivo contentivo del oficio, en el disquete.
19. Coloca logo de la Universidad de los Andes (ULA) y
asigna el nmero correlativo al oficio.

Elaborado por: Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima


DSIA DICIEMBRE 2006 Resolucin CU No. 1046 FECHA: 14.05.07 modificacin: 141
Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 4/6
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso : CONTROL DE BIENES MUEBLES Asunto: 3.5 PROCEDIMIENTO PARA LA DESINCORPORACIN
Sub-Proceso: DESINCORPORACION DE BIENES MUEBLES DE BIENES MUEBLES POR ROBO HURTO
20. Imprime original y copia del oficio.
21. Entrega al Jefe (a) de Inventario original-copia del
oficio y el disquete.
JEFE DE INVENTARIO
22. Recibe de la Oficinista, original-copia del oficio y el
disquete.
23. Guarda en la gaveta el disquete.
24. Revisa el oficio.
25. Coloca firma en original y copia del oficio.
26. Entrega a la Oficinista original y copia del oficio.
OFICINISTA
27. Recibe del Jefe (a) de Inventario original y copia del
oficio.
28. Registra el oficio en el libro de correspondencia
enviada, segn nmero correspondiente.
29. Enva al Cuerpo de Investigaciones Cientficas
Penales y Criminalsticas (CICPC), el oficio.
30. Archiva en la carpeta de correspondencia enviada,
copia del oficio.
31. Recibe del Cuerpo de Investigaciones Cientficas
Penales y Criminalsticas (CICPC), oficio de notificacin
sobre las actuaciones y/o recuperacin de los bienes
muebles propiedad de la Universidad de los Andes,
posteriormente.
32. Registra el oficio en el libro de correspondencia
recibida.
33. Entrega al Jefe (a) de Inventario el oficio.
JEFE DE INVENTARIO
34. Recibe de la Oficinista el oficio.
35. Revisa el oficio.

Elaborado por: Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima


DSIA DICIEMBRE 2006 Resolucin CU No. 1046 FECHA: 14.05.07 modificacin: 142
Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 5/6
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso : CONTROL DE BIENES MUEBLES Asunto: 3.5 PROCEDIMIENTO PARA LA DESINCORPORACIN
Sub-Proceso: DESINCORPORACION DE BIENES MUEBLES DE BIENES MUEBLES POR ROBO HURTO
36. Elabora oficio e informe dirigido al Consejo
Universitario y somete al estudio de este organismo la
aprobacin o no de la Desincorporacin de los Bienes
Muebles por Robo o Hurto.
37. Guarda en un disquete, el oficio y el informe.
38. Entrega a la Oficinista, el disquete.
OFICINISTA
39. Recibe del Jefe (a) de Inventario, el disquete.
40. Abre el archivo contentivo del oficio y del informe, en
el disquete.
41. Coloca logo de la Universidad de los Andes (ULA) y
asigna el nmero correlativo al oficio y al informe.
42. Imprime original y copia del oficio y del informe.
43. Entrega al Jefe (a) de Inventario original-copia del
oficio e informe y el disquete.
JEFE DE INVENTARIO
44. Recibe de la Oficinista, original-copia del oficio e
informe y el disquete.
45. Guarda en la gaveta el disquete.
46. Revisa el oficio y el informe.
47. Coloca firma en original y copia del oficio y del
informe.
48. Archiva en la carpeta asignada para ello, la copia del
informe.
49. Entrega a la oficinista, original-copia del oficio y
original de informe.
OFICINISTA
50. Recibe del Jefe (a) de Inventario original-copia del
oficio y original de informe.
51. Registra el oficio en el libro de correspondencia
enviada, segn nmero correspondiente.

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SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 6/6
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso : CONTROL DE BIENES MUEBLES Asunto: 3.5 PROCEDIMIENTO PARA LA DESINCORPORACIN
Sub-Proceso: DESINCORPORACION DE BIENES MUEBLES DE BIENES MUEBLES POR ROBO HURTO
52. Entrega a la Direccin de Finanzas original y copia
del oficio, para que el Director (a) de Finanzas remita al
Vicerrector Administrativo y este a su vez al Consejo
Universitario.
53. Recibe de la Direccin de Finanzas, copia del oficio
firmado y sellado como seal de recibido.
54. Archiva en la carpeta de correspondencia enviada, la
copia del oficio.

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SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 1/7
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Sub-Proceso:
Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES
SUB-PROCESO 4. INVENTARIO FISICO DE BIENES MUEBLES

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SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES Asunto :
Sub-Proceso: INVENTARIO FISICO DE BIENES MUEBLES INDICE DE CONTENIDO

4. INVENTARIO FSICO DE BIENES MUEBLES


9 Diagrama de Procesos
9 Diagrama de Jerarqua de Procesos
9 Informacin General
Objetivo.
Clientes:
Iniciales.
Finales.
Entradas.
Salidas.
Dependencias y/o Personas Vinculadas: Internas.
Fronteras:
Se Inicia.
Se Termina.
Base Legal Relacionada.
Formularios.
Recursos:
Humanos.
Tecnolgicos: Computacionales.
Materiales y Equipos.
9 Diagrama de Actividad 4.1: Actualizacin de Inventario de Bienes Muebles.
Procedimiento 4.1: Actualizacin de Inventario de Bienes Muebles.

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SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA
Pgina: 3/7
REA FINANCIERA
Materia: Asunto: DIAGRAMA DEL PROCESO DE INVENTARIO
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES FSICO DE BIENES MUEBLES

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Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA
Pgina: 4/7
REA FINANCIERA
Materia: Asunto: DIAGRAMA DE JERARQUIA DEL PROCESO
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES DE INVENTARIO FSICO DE BIENES MUEBLES

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Manual de Normas Procesos y Procedimientos
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SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES Asunto:
INFORMACIN GENERAL

INFORMACIN GENERAL

OBJETIVO
Describir las actividades que se deben cumplir con la finalidad de
mantener actualizados el inventario de bienes muebles de la
Universidad de los Andes (ULA).

CLIENTES

INICIALES
9 Facultad/Ncleo y/o Dependencia.
FINALES
9 Facultad/Ncleo y/o Dependencia.
9 Archivo de la Oficina Central de Control de Bienes.
9 Vicerrector Administrativo.
9 Director de Finanzas.
9 Unidad de Auditoria Interna.

ENTRADAS

Solicitud de inventario de los bienes muebles patrimonio de la


Universidad de los Andes (ULA)

SALIDAS
Reportes de existencia fsica y ubicacin de los Bienes
Muebles patrimonio de la Universidad de los Andes.

DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS VINCULADAS

INTERNAS
9 Unidad de Apoyo Administrativo (UAA) de la
Facultad/Ncleo y/o Dependencia.
9 Unidad de Auditoria Interna.
9 Direccin de Finanzas.

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SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 6/7
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES Asunto:
INFORMACIN GENERAL

9 Funcionarios que laboran en la Oficina Central de


Control de Bienes.
9 Equipo Rectoral

FRONTERAS

SE INICIA
Cuando el Jefe de Inventario, planifica los
inventarios a realizar a las Facultad/Ncleo y/o
Dependencias en un periodo de tiempo
determinado.
SE TERMINA
Cuando se verifica que la informacin de los bienes
muebles recolectada coincida con la informacin
existente en el Sistema de Inventario.
BASE LEGAL RELACIONADA
Ley de Universidades
Ley de Registros de Bienes Nacionales.
Ley de Procedimientos Administrativos.
Reglamento de Sistema de Inventario.
Normas Generales de Control Interno.
FORMULARIOS
Formato (F-1-20-B) de Recoleccin de Datos Bienes Muebles
Levantamiento Fsico.

RECURSOS

HUMANOS
9 Jefe de Inventario.
9 Registrador de Bienes (6).
9 Oficinista (1)

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SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 7/7
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES Asunto:
INFORMACIN GENERAL

TECNOLGICOS: Computacionales
9 Sistema de Control de Bienes Muebles Versin 1.0 Junio
2005.
9 Sistema de Reportes.
9 Sistema de Etiquetas.
9 Sistema de Correspondencia.
MATERIALES Y EQUIPOS
9 Materiales y equipos de oficina
9 Tecnologa de Informacin: Hardware, Software,
Redes,..etc.

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Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 1/1
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES Asunto: 4.1 DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA
Sub-Proceso: INVENTARIO FISICO DE BIENES MUEBLES ACTUALIZACIN DE INVENTARIO DE BIENES MUEBLES

Revisar la informacin Encuadernar el informe


INGRESAR: Guardar el la gaveta, el Guardar el la gaveta, el
recolectada en los conjuntamente con los
Planificacin Anual de la disquete. disquete.
formatos (F-1-20B). formatos (F-1-20B).
Oficina Central de Control
de Bienes. Elaborar informe dirigido Colocar en el archivo
Revisar el oficio. al Director notificando la Revisar el informe. de la OCCB, el
culminacin del LIFBM. encuadernado.
Elaborar oficio dirigido al
Director de la Facultad/Ncleo
Colocar firma en original Guardar el archivo del
y/o Dependencia, notificando Colocar firma en los
y copia del oficio. informe, en el disquete.
que se va a realizar el LIFBM. informes.

Guardar el archivo del Entregar a la Oficinista el


Elaborar cartula con
oficio, en un disquete. oficio para su envi.
indicaciones del LIFBM.
JEFE DE
INVENTARIO Informar a los RBE, la
Facultad/Ncleo y/o Perforar los formatos
Dependencia, objeto del (F-1-20B) y un informe.
LIFBM:

disquete disquete Los informes.

Abrir el archivo contentivo Abrir el archivo contentivo Enviar los informes de


del oficio, en el disquete del informe, en el acuerdo a
disquete. especificaciones del jefe
de Inventario
Colocar logo de la ULA
Colocar logo de la ULA
y asigna nmero de
y asigna nmero de
OFICINISTA correspondencia al oficio.
correspondencia al
informe. Envi
Imprimir original y copia de
del oficio. informes.
Imprimir cinco (5) veces
Original, copia del oficio
el oficio.
y disquete
Informes y
disquete

Los formatos
(F-1-20B)

Visitar la Facultad/Ncleo Coincide


y/o Dependencia, donde
se va a realizar el LIFBM.
No
Coincide
Llenar el formato Actualizar precio o costo
(F-1-20B) con los datos de cada bien mueble que
del bien mueble,. no este en el SCBM.
REGISTRADOR
Rectificar cualquier dato
DE BIENES Ingresar en el SCBM. del bien mueble que lo
(EXTERNOS) amerite.

Cotejar la informacin del


SCBM con la informacin
recolectada en el formato
(F-1-20B).

LEYENDA DE SIMBOLOS
LIFBM: Levantamiento de Inventario Fsico de Bienes Muebles. Objeto: Representa un objeto (insumo, producto, recurso fsico) que es usado o producido por un proceso.
ULA: Universidad de los Andes.
Formato (F-1-20B): Recoleccin de Datos Bienes Muebles Levantamiento Fsico. Inicio de Proceso: Indica el inicio de un proceso o actividad.
SCB: Sistema de Control de Bienes Muebles.
OCCB: Oficina central de Control de Bienes. Flujo de Control: Muestra el orden de ejecucin de los procesos.
RBE: Registrador de Bienes (Externo).
Actividad: Proceso atmico que no puede ser descompuesto en otros de ms bajo nivel.

Decisin: Indica un punto de decisin entre dos o ms objetos.

Fin de Proceso: Indica el fin de un proceso actividad.

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SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES Asunto: 4.1 PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACIN DE
Sub-Proceso: INVENTARIO FISICO DE BIENES MUEBLES INVENTARIO DE BIENES MUEBLES

4.1

ACTUALIZACION DE INVENTARIO DE
BIENES MUEBLES

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SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES Asunto: 4.1 PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACIN DE
Sub-Proceso: INVENTARIO FISICO DE BIENES MUEBLES INVENTARIO DE BIENES MUEBLES

RESPONSABLE ACCION

JEFE DE INVENTARIO
1. Elabora oficio dirigido al Decano (a), Director (a) y/o
Coordinador (a) de la Facultad/Ncleo y/o Dependencia
notificando que se va a realizar un levantamiento de
inventario fsico de bienes muebles especificando el periodo
en el cual se va a realizar y nombre/apellido de los
Registradores de Bienes (Externo) que estn a cargo de
realizar el levantamiento de inventario fsico de los bienes
muebles del patrimonio universitario.
2. Guarda el archivo del oficio, en un disquete.
3. Entrega a la Oficinista, el disquete.
OFICINISTA
4. Recibe del Jefe (a) de Inventario, el disquete.
5. Abre el archivo contentivo del oficio, en el disquete.
6. Coloca logo de la Universidad de los Andes (ULA) y asigna
el nmero correlativo de correspondencia, al oficio.
7. Imprime original y copia del oficio.
8. Entrega al Jefe (a) de Inventario original, copia del oficio y el
disquete.
JEFE DE INVENTARIO
9. Recibe de la Oficinista, original, copia del oficio y el disquete.
10. Guarda en la gaveta el disquete.
11. Revisa el oficio.
12. Coloca firma en original y copia del oficio.
13. Entrega a la Oficinista original y copia del oficio, para
su respectivo envi.
14. Informa verbalmente a los Registradores de Bienes
(Externo), la Facultad/Ncleo y/o Dependencia objeto del
levantamiento de inventario fsico de los bienes muebles del

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SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES Asunto: 4.1 PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACIN DE
Sub-Proceso: INVENTARIO FISICO DE BIENES MUEBLES INVENTARIO DE BIENES MUEBLES
patrimonio universitario as como el periodo en el cual se va
a realizar el mismo.
REGISTRADOR DE BIENES
(EXTERNO)
15. Recibe del Jefe (a) de Inventario, la informacin
sobre la Facultad/Ncleo y/o Dependencia objeto del
levantamiento de inventario fsico de los bienes muebles del
patrimonio universitario as como el periodo en el cual se va
a realizar el mismo.
16. Visita la Facultad/Ncleo y/o Dependencia, donde se
va a realizar el levantamiento de inventario fsico de los
bienes muebles.
17. Llena manualmente en el formato (F-1-20-B) de
Recoleccin de Datos Bienes Muebles Levantamiento
Fsico los siguientes datos: identificacin del artculo,
estado fsico, caractersticas adicionales, marca, modelo,
color, serial, fecha, apellido-nombre y nmero de cdula de
identidad del responsable del bien, cdigo de estructura,
cdigo de dependencia y cdigo de departamento, por cada
bien mueble del patrimonio universitario ubicado en el
levantamiento de inventario fsico de bienes muebles.
18. Ingresa en el Sistema de Control de Bienes Muebles.
19. Coteja la informacin del Sistema de Control de
Bienes Muebles con la informacin recolectada en lo (s)
formato (s) (F-1-20-B) de Recoleccin de Datos Bienes
Muebles Levantamiento Fsico.
a) Si la informacin del Sistema de Control de Bienes
Muebles coincide con la informacin recolectada en lo
(s) formato (s) (F-1-20-B) de Recoleccin de Datos
Bienes Muebles Levantamiento Fsico (Ir al paso 20).

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SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES Asunto: 4.1 PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACIN DE
Sub-Proceso: INVENTARIO FISICO DE BIENES MUEBLES INVENTARIO DE BIENES MUEBLES
b) En caso contrario, si la informacin del Sistema de
Control de Bienes Muebles no coincide con la informacin
recolectada en lo (s) formato (s) (F-1-20-B) de
Recoleccin de Datos Bienes Muebles Levantamiento
Fsico:
Actualiza precio o costo de cada bien mueble que no
lo tenga en el Sistema de Control de Bienes Muebles
(si no posee costo histrico, justiprecia el bien
mueble).
Rectifica cualquier dato del bien mueble que lo
amerite.
20. Entrega al Jefe (a) de Inventario los formatos
(F-1-20-B) de Recoleccin de Datos Bienes Muebles
Levantamiento Fsico, semanalmente.
JEFE DE INVENTARIO
21. Recibe del Registrador de Bienes (Externo)
Inventario los formatos (F-1-20-B) de Recoleccin de Datos
Bienes Muebles Levantamiento Fsico.
22. Revisa la informacin recolectada en lo (s) formato
(s) (F-1-20-B) de Recoleccin de Datos Bienes Muebles
Levantamiento Fsico.
23. Elabora informe dirigido Decano (a), Director (a) y/o
Coordinador (a) de la Facultad/Ncleo y/o Dependencia con
copia al Vicerrector Administrativo, Director de Finanzas,
Unidad de Auditoria Interna notificando que finalizo el
periodo de levantamiento de inventario fsico de bienes
muebles, adems de especificar el tiempo utilizado para el
mismo, cantidad de bienes muebles detectados como
faltantes, cantidad de bienes muebles inspeccionados y
recomendaciones.
24. Guarda el archivo del informe, en un disquete.
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SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES Asunto: 4.1 PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACIN DE
Sub-Proceso: INVENTARIO FISICO DE BIENES MUEBLES INVENTARIO DE BIENES MUEBLES
25. Entrega a la Oficinista, el disquete.
OFICINISTA
26. Recibe del Jefe (a) de Inventario, el disquete.
27. Abre el archivo contentivo del informe, en el disquete.
28. Coloca logo de la Universidad de los Andes (ULA) y
asigna el nmero correlativo de correspondencia, al informe.
29. Imprime cinco (5) veces el informe.
30. Entrega al Jefe (a) de Inventario los informes y el
disquete.
JEFE DE INVENTARIO
31. Recibe de la Oficinista, los informes y el disquete.
32. Guarda en la gaveta el disquete.
33. Revisa los informes.
34. Coloca firma en los informes.
35. Elabora una cartula con indicacin de: nombre de la
Facultad/Ncleo y/o Dependencia donde se realizo el
levantamiento fsico de bienes muebles, tiempo utilizado y
metodologa utilizada.
36. Perfora los formatos (F-1-20-B) de Recoleccin de
Datos Bienes Muebles Levantamiento Fsico y un informe.
37. Encuaderna el informe conjuntamente con los
formatos (F-1-20-B) de Recoleccin de Datos Bienes
Muebles Levantamiento Fsico.
38. Coloca en el archivo de la Oficina Central de Control
de Bienes, el informe y los formatos (F-1-20-B) de
Recoleccin de Datos Bienes Muebles Levantamiento
Fsico, encuadernadas.
39. Entrega a la Oficinista los informes.
OFICINISTA
40. Recibe del Jefe (a) de Inventario, los informes.
41. Entrega los informes de la siguiente manera:

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SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 6/6
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES Asunto: 4.1 PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACIN DE
Sub-Proceso: INVENTARIO FISICO DE BIENES MUEBLES INVENTARIO DE BIENES MUEBLES
a) Un informe al Decano (a), Director (a) y/o Coordinador (a)
de la Facultad/Ncleo y/o Dependencia donde se realizo
el levantamiento de inventario fsico.
b) Un informe al Vicerrector Administrativo.
c) Un informe al Director de Finanzas.
d) Un informe a la Unidad de Auditoria Interna.

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DSIA DICIEMBRE 2006 Resolucin CU No. 1046 FECHA: 14.05.07 modificacin: 158
Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 1/7
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Sub-Proceso:
Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES
SUB-PROCESO 5. SUPERVISIN Y CONTROL MENSUAL

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DSIA DICIEMBRE 2006 Resolucin CU No. 1046 FECHA: 14.05.07 modificacin: 159
Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 2/7
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES Asunto:
Sub-Proceso: SUPERVISIN Y CONTROL MENSUAL INDICE DE CONTENIDO

5. INVENTARIO FSICO DE BIENES MUEBLES


9 Diagrama de Procesos
9 Diagrama de Jerarqua de Procesos
9 Informacin General
Objetivo.
Clientes:
Iniciales.
Finales.
Entradas.
Salidas.
Dependencias y/o Personas Vinculadas: Internas.
Fronteras:
Se Inicia.
Se Termina.
Base Legal Relacionada.
Formularios.
Recursos:
Humanos.
Tecnolgicos: Computacionales.
Materiales y Equipos.
9 Diagrama de Actividad 5.1 Procedimiento para el Control Mensual del Trabajo Ejecutado por
los Registradores de Bienes.
Procedimiento 5.1: Control Mensual del Trabajo Ejecutado por los Registradores de Bienes.
9 Diagrama de Actividad 5.2: Supervisin y Control de los Depsitos (bienes en desuso e
inservibles) de la Oficina Central de Control de Bienes
Procedimiento 5.2: Supervisin y Control de los Depsitos (bienes en desuso e inservibles)
de la Oficina Central de Control de Bienes

Elaborado por: Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima


DSIA DICIEMBRE 2006 Resolucin CU No. 1046 FECHA: 14.05.07 modificacin: 160
Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA
Pgina: 3/7
REA FINANCIERA
Materia: Asunto: DIAGRAMA DEL PROCESO DE
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES SUPERVISIN Y CONTROL MENSUAL

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DSIA DICIEMBRE 2006 Resolucin CU No. 1046 FECHA: 14.05.07 modificacin: 161
Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA
Pgina: 4/7
REA FINANCIERA
Materia: Asunto: DIAGRAMA DE JERARQUIA DEL PROCESO
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES DE SUPERVISIN Y CONTROL MENSUAL

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DSIA DICIEMBRE 2006 Resolucin CU No. 1046 FECHA: 14.05.07 modificacin: 162
Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 5/7
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES
Asunto:
Sub-Proceso: CONTROL MENSUAL INFORMACIN GENERAL

INFORMACIN GENERAL

OBJETIVO
Supervisar y controlar las actividades que se ejecutan en la Oficina
Central de Control de Bienes, con la finalidad de mantener en
ptimas condiciones el Sistema de Inventarios de la Universidad
de los Andes

CLIENTES

INICIALES
9 Facultad/Ncleo y/o Dependencia.
9 Funcionarios de la Oficina Central de Control de Bienes
FINALES
9 Facultad/Ncleo y/o Dependencia.
9 Archivo de la Oficina Central de Control de Bienes.
9 Vicerrector Administrativo.
9 Director de Finanzas.
9 Unidad de Auditoria Interna.
9 Funcionarios de la Oficina Central de Control de Bienes.

ENTRADAS

Solicitud de disponibilidad de bienes muebles en los depsitos


adscritos a la Oficina Central de Control de Bienes.

SALIDAS
Reportes sobre la gestin realizada por la Oficina Central de
Control de Bienes.
Formato (F-1-13) de Autorizacin de Traslados, aprobados
por el Jefe de Inventario de la Oficina Central de Control de
Bienes.

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DSIA DICIEMBRE 2006 Resolucin CU No. 1046 FECHA: 14.05.07 modificacin: 163
Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 6/7
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES
Asunto:
Sub-Proceso: CONTROL MENSUAL INFORMACIN GENERAL

DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS VINCULADAS

INTERNAS
9 Unidad de Apoyo Administrativo (UAA) de la
Facultad/Ncleo y/o Dependencia.
9 Unidad de Auditoria Interna.
9 Direccin de Finanzas.
9 Funcionarios que laboran en la Oficina Central de
Control de Bienes.
9 Equipo Rectoral

FRONTERAS

SE INICIA
Cuando el Jefe de Inventario, recibe solicitud de
donaciones o traslados de bienes muebles dentro de
la comunidad universitaria.
SE TERMINA
Cuando se aprueba la donacin o traslado de bienes
muebles.
BASE LEGAL RELACIONADA
Ley de Universidades.
Manual de Normas de Control Interno sobre un Modelo
Genrico de la Administracin Central y Descentralizada
Funcionalmente. 2005.
Manuales o Catlogos de Cuentas Contables para el Sistema
de Contabilidad Pblica Elaborado por Programa de
Modernizacin de la Administracin Financiera del Estado.
Publicacin nmero 9 de la Contralora General de la Republica
Publicaciones 10, 15, 20 y 21 de la Contralora General de la
Republica.

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DSIA DICIEMBRE 2006 Resolucin CU No. 1046 FECHA: 14.05.07 modificacin: 164
Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 7/7
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES
Asunto:
Sub-Proceso: CONTROL MENSUAL INFORMACIN GENERAL

FORMULARIOS
Formato (F-1-20-B) de Recoleccin de Datos Bienes Muebles
Levantamiento Fsico.

RECURSOS

HUMANOS
9 Jefe de Inventario.
9 Registrador de Bienes (6).
9 Oficinista (1)

TECNOLGICOS: Computacionales
9 Sistema de Control de Bienes Muebles Versin 1.0 Junio
2005.
9 Sistema de Reportes.
9 Sistema de Etiquetas.
9 Sistema de Correspondencia.
MATERIALES Y EQUIPOS
9 Materiales y equipos de oficina
9 Tecnologa de Informacin: Hardware, Software,
Redes,..etc.

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Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 1/1
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES Asunto: 5.1 DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA EL
Sub-Proceso: CONTROL MENSUAL CONTROL MENSUAL DEL TRABAJO EJECUTADO POR LOS
REGISTRADORES DE BIENES.

REGISTRADOR
DE Archivar en la carpeta
BIENES Elaborar RRM. asignada para ello , copia
(EXTERNO) de la RRM.

Imprimir original y copia de


la RRM.

Copia de la
RRM

Original y copia
Calcular el porcentaje del Archivar en la carpeta
de la RRM Guardar en la gaveta, el
RM del trabajo ejecutado asignada para ello, la copia
disquete. del informe.
Revisar la RRM de cada por cada RBE.
uno de los RBE.

Archivar en el expediente
de cada RBE, la original de Revisar el informe.
Colocar firma en original y
copia de la RRM de cada la RRM.
uno de los RBE.
JEFE Copia
DE de la RRM Elaborar informe de la Colocar firma en original y Copia del
gestin realizada por la copia del informe. Informe.
INVENTARIO OCCB, notificando: FC, BC,
Original BP, BPP,
de la RRM

Archivar en el expediente
de cada RBE, la original de
la RRM.

Original y copia
del informe

Disquete

Abrir el archivo contentivo Registrar el informe e el


del informe, en el disquete. LCC.

Colocar logo de la ULA y Entregar a la Direccin de


OFICINISTA asigna nmero de Finanzas, original y copia
correspondencia al informe. del informe.

Recibir de la Direccin de
Imprimir original y copia del
Finanzas, copia del informe
informe.
Original, copia del informe firmado.
y disquete.

LEYENDA DE SIMBOLOS
RRM: Relacin de Rendimiento Mensual.
RBE: Registrador de Bienes (Externo).
ULA: Universidad de los Andes. Objeto: Representa un objeto (insumo, producto, recurso fsico) que es usado o producido por un proceso.
RM: Rendimiento Mensual.
OCCB: Oficina Central de Control de Bienes. Inicio de Proceso: Indica el inicio de un proceso o actividad.
FC: Facturas Codificadas.
BC: Bienes Capitalizables. Flujo de Control: Muestra el orden de ejecucin de los procesos.
BP: Bienes Plaqueados.
BPP: Bienes Pendientes por Plaquear. Actividad: Proceso atmico que no puede ser descompuesto en otros de ms bajo nivel.
LCC: Libro de Control de Correspondencia.
Decisin: Indica un punto de decisin entre dos o ms objetos.

Fin de Proceso: Indica el fin de un proceso actividad.

Accin de Seal de Aceptacin: Accin que espera la ocurrencia de un evento para disparar
una seal a otra accin receptora.

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DSIA DICIEMBRE 2006 Resolucin CU No. 1046 FECHA: 14.05.07 modificacin: 166
Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 1/4
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES Asunto: 5.1 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL MENSUAL
Sub-Proceso: CONTROL MENSUAL DEL TRABAJO EJECUTADO POR LOS REGISTRADORES DE
BIENES.

5.1

CONTROL MENSUAL DEL TRABAJO


EJECUTADO POR LOS REGISTRADORES
DE BIENES

Elaborado por: Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima


DSIA DICIEMBRE 2006 Resolucin CU No. 1046 FECHA: 14.05.07 modificacin: 167
Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 2/4
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES Asunto: 5.1 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL MENSUAL
Sub-Proceso: CONTROL MENSUAL DEL TRABAJO EJECUTADO POR LOS REGISTRADORES DE
BIENES.

RESPONSABLE ACCION

REGISTRADOR DE BIENES
(EXTERNO)
1. Elabora Relacin de Rendimiento Mensual.
2. Imprime original y copia de la Relacin de Rendimiento
Mensual.
3. Entrega al Jefe (a) de Inventario original y copia de la
Relacin de Rendimiento Mensual.
JEFE DE INVENTARIO
4. Recibe del Registrador de Bienes (Externo), original y copia
de la Relacin de Rendimiento Mensual.
5. Revisa la Relacin de Rendimiento Mensual de cada uno de
los Registradores de Bienes (Externo),
6. Coloca firma en original y copia de la Relacin de
Rendimiento Mensual de cada uno de los Registradores de
Bienes (Externo).
7. Entrega al Registrador de Bienes (Externo), copia de la
Relacin Rendimiento Mensual.
REGISTRADOR DE BIENES
(EXTERNO)
8. Recibe del Jefe (a) de Inventario, copia de la Relacin
Rendimiento Mensual.
9. Archiva en la carpeta asignada para ello, copia de la
Relacin Rendimiento Mensual.
JEFE DE INVENTARIO
10. Calcula el porcentaje del rendimiento mensual del
trabajo ejecutado por cada Registrador de Bienes (Externo),
as como el trabajo pendiente por ejecutar por cada
Registrador de Bienes (Externo).

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DSIA DICIEMBRE 2006 Resolucin CU No. 1046 FECHA: 14.05.07 modificacin: 168
Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 3/4
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES Asunto: 5.1 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL MENSUAL
Sub-Proceso: CONTROL MENSUAL DEL TRABAJO EJECUTADO POR LOS REGISTRADORES DE
BIENES.
11. Archiva en el expediente de cada Registrador de
Bienes (Externo), la original de la Relacin de Rendimiento
Mensual.
12. Elabora informe de la gestin realizada por la Oficina
Central de Control de Bienes, notificando lo siguiente:
a) Facturas codificadas.
b) Bienes capitalizados.
c) Bienes plaqueados (marcados, rotulados).
d) Bienes pendientes por plaquear.
e) Autorizaciones de traslados procesados.
f) Bienes trasladados.
g) Donaciones tramitadas.
h) Entre otros aspectos.
13. Guarda el archivo del informe, en un disquete.
14. Entrega a la Oficinista, el disquete.
OFICINISTA
15. Recibe del Jefe (a) de Inventario, el disquete.
16. Abre el archivo contentivo del informe, en el disquete.
17. Coloca logo de la Universidad de los Andes (ULA) y
asigna el nmero correlativo de correspondencia, al informe.
18. Imprime original y copia del informe.
19. Entrega al Jefe (a) de Inventario original, copia del
informe y el disquete.
JEFE DE INVENTARIO
20. Recibe de la Oficinista, original, copia del informe y el
disquete.
21. Guarda en la gaveta el disquete.
22. Revisa el informe.
23. Coloca firma en original y copia del informe.

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Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 4/4
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES Asunto: 5.1 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL MENSUAL
Sub-Proceso: CONTROL MENSUAL DEL TRABAJO EJECUTADO POR LOS REGISTRADORES DE
BIENES.
24. Entrega a la Oficinista original y copia del informe,
firmado.
OFICINISTA
25. Recibe del Jefe de Inventario, original y copia del
informe, firmado.
26. Registra el informe en el libro de control de
correspondencia, segn nmero correspondiente.
27. Entrega en la Direccin de Finanzas, original y copia
del informe.
28. Recibe de la Direccin de Finanzas copia del informe
firmado, como seal de recibido.
29. Entrega al Jefe de Inventario, copia del informe
firmado.
JEFE DE INVENTARIO
30. Recibe de la Oficinista, copia del informe firmado.
31. Archiva en la carpeta asignada para ello, copia del
informe firmado.

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DSIA DICIEMBRE 2006 Resolucin CU No. 1046 FECHA: 14.05.07 modificacin: 170
Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 1/1
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Asunto: 5.2 DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA
Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES SUPERVISIN Y CONTROL DE LOS DEPSITOS (BIENES EN
Sub-Proceso: CONTROL MENSUAL DESUSO E INSERVIBLES) DE LA OFICINA CENTRAL DE
CONTROL DE BIENES

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DSIA DICIEMBRE 2006 Resolucin CU No. 1046 FECHA: 14.05.07 modificacin: 171
Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 1/4
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Asunto: 5.2 PROCEDIMIENTO PARA LA SUPERVISIN
Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES Y CONTROL DE LOS DEPSITOS (BIENES EN
Sub-Proceso: CONTROL MENSUAL DESUSO E INSERVIBLES) DE LA OFICINA CENTRAL
DE CONTROL DE BIENES

5.2

SUPERVISIN Y CONTROL DE LOS


DEPSITOS (BIENES EN DESUSO E
INSERVIBLES) DE LA OFICINA CENTRAL
DE CONTROL DE BIENES

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DSIA DICIEMBRE 2006 Resolucin CU No. 1046 FECHA: 14.05.07 modificacin: 172
Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 2/4
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Asunto: 5.2 PROCEDIMIENTO PARA LA SUPERVISIN
Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES Y CONTROL DE LOS DEPSITOS (BIENES EN
Sub-Proceso: CONTROL MENSUAL DESUSO E INSERVIBLES) DE LA OFICINA CENTRAL
DE CONTROL DE BIENES

RESPONSABLE ACCION

OFICINISTA
1. Recibe de la Facultad/Ncleo y/o Dependencia original y
dos copias del formato (F-1-13) de Autorizacin de
Traslado y el libro de entrega de correspondencia.
2. Coloca firma en el libro de entrega de correspondencia.
3. Devuelve al funcionario (a) de la Facultad/Ncleo y/o
Dependencia, el libro de entrega de correspondencia
4. Registra el formato (F-1-13) de Autorizacin de Traslado
en el libro de correspondencia recibida.
5. Entrega al Jefe (a) de Inventario los formatos (F-1-13) de
Autorizacin de Traslado.
JEFE DE INVENTARIO
6. Recibe de la Oficinista los formatos (F-1-13) de
Autorizacin de Traslado.
7. Verifica en los formatos (F-1-13) de Autorizacin de
Traslado los siguientes datos:
a) Facultad/Ncleo y/o Dependencia (Recinto Universitario)
de donde sale el bien mueble.
b) Oficina Central de Control de Bienes (Recinto
Universitario) que tiene como destino el bien mueble.
c) Descripcin clara y exacta de las caractersticas y/o datos
del bien mueble.
d) Cantidad exacta de bienes muebles a trasladar.
e) Nmero de inventario de cada bien mueble.
f) Firmas y sellos de la Facultad/Ncleo y/o Dependencia
involucrada en el traslado.

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DSIA DICIEMBRE 2006 Resolucin CU No. 1046 FECHA: 14.05.07 modificacin: 173
Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 3/4
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Asunto: 5.2 PROCEDIMIENTO PARA LA SUPERVISIN
Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES Y CONTROL DE LOS DEPSITOS (BIENES EN
Sub-Proceso: CONTROL MENSUAL DESUSO E INSERVIBLES) DE LA OFICINA CENTRAL
DE CONTROL DE BIENES
Si los formatos (F-1-13) de Autorizacin de Traslado
cumplen con todas las especificaciones descritas
anteriormente (Ir al paso 8).
En caso contrario, si los formatos (F-1-13) de
Autorizacin de Traslado no cumplen con todas las
especificaciones descritas anteriormente:
9 Devuelve a la Facultad/Ncleo y/o Dependencia,
original y dos copias del formato (F-1-13) de
Autorizacin de Traslado.
9 Fin del procedimiento.
8. Visita la Facultad/Ncleo y/o Dependencia, donde se
encuentra el bien mueble a trasladar.
9. Realiza inspeccin fsica (ocular) del bien mueble, para
constatar los siguientes datos: marca, modelo, color, serial,
descripcin, estado fsico y la identificacin del bien mueble
como patrimonio universitario.
10. Coloca firma en original y dos copias del formato (F-1-13)
de Autorizacin de Traslado.
11. Clasifica los bienes muebles a trasladar de acuerdo la
utilidad de los mismos en: Bienes Muebles en Desuso y/o
Bienes Muebles Inservibles.
12. Traslada los bienes muebles clasificados de la
Facultad/Ncleo y/o Dependencia a los depsitos adscritos
a la Oficina Central de Control de Bienes, de acuerdo a la
clasificacin realizada anteriormente:
a) Depsito de Bienes Muebles en Desuso y/o Inservible
ubicado en la Av. Universidad, antigua sede de la
Facultad de Humanidades.
b) Depsito de Bienes Muebles Inservibles ubicado en San
Juan de Lagunillas, Municipio Sucre del Estado Mrida,

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DSIA DICIEMBRE 2006 Resolucin CU No. 1046 FECHA: 14.05.07 modificacin: 174
Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 4/4
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Asunto: 5.2 PROCEDIMIENTO PARA LA SUPERVISIN
Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES Y CONTROL DE LOS DEPSITOS (BIENES EN
Sub-Proceso: CONTROL MENSUAL DESUSO E INSERVIBLES) DE LA OFICINA CENTRAL
DE CONTROL DE BIENES
Galpn de Producciones de la Universidad de los Andes
(PROULA) Medicamentos.
13. Ingresa en el Sistema de Control de Bienes Muebles.
14. Introduce en el Sistema de Control de Bienes Muebles los
cambios en el formato (F-1-20) de Recoleccin de Datos
Bienes Mueble en los siguientes datos: cdigo del
departamento, cdigo de la estructura, cdigo de la
dependencia, nmero de cdula de identidad del
responsable del bien, cdigo de localizacin del bien, fecha
de la inspeccin.
15. Archiva en la carpeta de traslados, original del formato (F-I-
13) de Autorizacin de Traslado.
16. Entrega a la Oficinista, las dos copias del formato (F-1-13)
de Autorizacin de Traslado firmadas, como seal de
validacin.
OFICINISTA
17. Recibe del Jefe (a) de Inventario, las dos copias del
formato (F-I-13) de Autorizacin de Traslado firmadas,
como seal de validacin.
18. Archiva en la carpeta de facturas y oficios por entregar, las
dos copias del formato (F-1-13) de Autorizacin de
Traslado.

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DSIA DICIEMBRE 2006 Resolucin CU No. 1046 FECHA: 14.05.07 modificacin: 175
Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA
Pgina: 1/4
REA FINANCIERA
Materia:
Asunto: 10. PROCESO DE APOYO 1. ARCHIVO
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES

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Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 2/4
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso: APOYO DE ARCHIVO Asunto:
INDICE DE CONTENIDO

PA APOYO DE ARCHIVO
9 Diagrama de Procesos
9 Diagrama de Jerarqua de Procesos
9 Diagrama de Actividad PA-1.1: Archivo de Expedientes.
Procedimiento PA-1.1: Archivo de Expedientes.
9 Diagrama de Actividad PA-1.2: Depuracin del Archivo de la Oficina Central de Control de
Bienes.
Procedimiento PA-1.2: Depuracin del Archivo de la Oficina Central de Control de Bienes.

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Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA
Pgina: 3/4
REA FINANCIERA
Materia: Asunto: DIAGRAMA DEL PROCESO DE APOYO DE
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES ARCHIVO

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DSIA DICIEMBRE 2006 Resolucin CU No. 1046 FECHA: 14.05.07 modificacin: 178
Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA
Pgina: 4/4
REA FINANCIERA
Materia: Asunto: DIAGRAMA DE JERARQUIA DEL PROCESO
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES DE APOYO DE ARCHIVO

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DSIA DICIEMBRE 2006 Resolucin CU No. 1046 FECHA: 14.05.07 modificacin: 179
Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 1/1
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso:
Asunto: PA-1.1 DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA EL
APOYO DE ARCHIVO ARCHIVO DE EXPEDIENTES

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DSIA DICIEMBRE 2006 Resolucin CU No. 1046 FECHA: 14.05.07 modificacin: 180
Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 1/2
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Materia: Asunto: PA-1.1 PROCEDIMIENTO PARA EL ARCHIVO DE
APOYO DE ARCHIVO EXPEDIENTES.

PA - 1.1

ARCHIVO DE EXPEDIENTES

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DSIA DICIEMBRE 2006 Resolucin CU No. 1046 FECHA: 14.05.07 modificacin: 181
Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 2/2
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Materia: Asunto: PA-1.1 PROCEDIMIENTO PARA EL ARCHIVO DE
APOYO DE ARCHIVO EXPEDIENTES.

RESPONSABLE ACCION

FUNCIONARIO
OFICINA CENTRAL DE CONTROL DE BIENES

1. Busca los expedientes de la Facultad/Ncleo y/o


Dependencia de los bienes muebles, patrimonio de la
Universidad de los Andes.
2. Ordena los expedientes de acuerdo a la Facultad/Ncleo y/o
Dependencia.
3. Busca las carpetas para archivar.
4. Perfora todos los documentos que componen el expediente.
5. Encarpeta los expedientes.
6. Identifica lomo (s) de la (s) carpeta (s).
7. Coloca la (s) carpeta (s) en el archimvil de la Oficina
Central de Control de Bienes, en orden correlativo y por
cdigo de estructura.

Elaborado por: Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima


DSIA DICIEMBRE 2006 Resolucin CU No. 1046 FECHA: 14.05.07 modificacin: 182
Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 1/1
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso: Asunto: PA-1.2 DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA
APOYO DE ARCHIVO DEPURACION DEL ARCHIVO DE LA OFICINA CENTRAL DE
CONTROL DE BIENES.

Elaborado por: Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima


DSIA DICIEMBRE 2006 Resolucin CU No. 1046 FECHA: 14.05.07 modificacin: 183
Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 1/3
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Asunto: PA-1.2 PROCEDIMIENTO PARA LA
Proceso:
DEPURACION DEL ARCHIVO DE LA OFICINA
APOYO DE ARCHIVO
CENTRAL DE CONTROL DE BIENES.

PA - 1.2

DEPURACIN DEL ARCHIVO DE LA


OFICINA CENTRAL DE CONTROL DE
BIENES

Elaborado por: Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima


DSIA DICIEMBRE 2006 Resolucin CU No. 1046 FECHA: 14.05.07 modificacin: 184
Manual de Normas Procesos y Procedimientos

SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 2/3


SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Asunto: PA-1.2 PROCEDIMIENTO PARA LA
Proceso:
DEPURACION DEL ARCHIVO DE LA OFICINA
APOYO DE ARCHIVO
CENTRAL DE CONTROL DE BIENES.

RESPONSABLE ACCION

FUNCIONARIO
OFICINA CENTRAL DE CONTROL DE BIENES

1. Recibe solicitud del Jefe (a) de Inventario, para depurar el


archivo de la Oficina Central de Control de Bienes, de
acuerdo con lo establecido en el Cdigo de Comercio.
2. Identifica la (s) carpeta (s) a depurar en el archivo de la
Oficina Central de Control de Bienes, de acuerdo con lo
establecido en el Cdigo de Comercio.
3. Toma la (s) carpeta (s).
4. Extrae las carpetas del archivo de la Oficina Central de
Control de Bienes.
5. Posteriormente, al reunir una cantidad determinada de
carpetas, realiza un oficio dirigido al Jefe (a) de Inventario.
6. Imprime original y copia del oficio.
7. Entrega original y copia del oficio al Jefe (a) de Inventario.
JEFE DE INVENTARIO
8. Recibe del funcionario (a) de la Oficina Central de Control de
Bienes original y copia del oficio.
9. Revisa el oficio.
10. Coloca firma en original y copia del oficio.
11. Redacta acta para efectuar la entrega de
documentos al Circuito Universitario de los Andes para el
Manejo Integral de los Desechos (CIULAMIDE) de la
Facultad de Ciencia.
12. Guarda en un disquete, el acta.
13. Entrega a la Oficinista, el disquete.
OFICINISTA
14. Recibe del Jefe (a) de Inventario, el disquete.
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DSIA DICIEMBRE 2006 Resolucin CU No. 1046 FECHA: 14.05.07 modificacin: 185
Manual de Normas Procesos y Procedimientos

SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 3/3


SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Asunto: PA-1.2 PROCEDIMIENTO PARA LA
Proceso:
DEPURACION DEL ARCHIVO DE LA OFICINA
APOYO DE ARCHIVO
CENTRAL DE CONTROL DE BIENES.
15. Abre el archivo contentivo del acta, en el disquete.
16. Coloca logo de la Universidad de los Andes (ULA) y
asigna el nmero correlativo de correspondencia, al acta.
17. Imprime original y copia del acta.
18. Entrega al Jefe (a) de Inventario original, copia del
acta y el disquete.
JEFE DE INVENTARIO
19. Recibe de la Oficinista, original, copia del acta y el
disquete.
20. Guarda en la gaveta el disquete.
21. Revisa el acta.
22. Coloca firma en original y copia del acta.
23. Archiva en la carpeta asignada para ello, copia del
acta.
24. Entrega al funcionario (a) de la Oficina Central de
Control de Bienes original, copia del oficio y copia del Acta
para efectuar la entrega de documentos al Circuito
Universitario de los Andes para el Manejo Integral de los
Desechos (CIULAMIDE) de la Facultad de Ciencia.
FUNCIONARIO
OFICINA CENTRAL DE CONTROL DE BIENES
25. Recibe del Jefe (a) de Inventario, copia del oficio y
copia del Acta para efectuar la entrega de documentos al
Circuito Universitario de los Andes para el Manejo Integral
de los Desechos (CIULAMIDE) de la Facultad de Ciencia.
26. Entrega las carpetas depuradas, al Circuito
Universitario de los Andes para el Manejo Integral de los
Desechos (CIULAMIDE) de la Facultad de Ciencia, para su
proyecto de reciclaje.

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DSIA DICIEMBRE 2006 Resolucin CU No. 1046 FECHA: 14.05.07 modificacin: 186
Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA
Pgina: 1/4
REA FINANCIERA
Materia:
Asunto: 11. PROCESO DE APOYO 2. SECRETARIAL
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES

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DSIA DICIEMBRE 2006 Resolucin CU No. 1046 FECHA: 14.05.07 modificacin: 187
Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 2/4
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso: Asunto:
APOYO SECRETARIAL INDICE DE CONTENIDO

PA APOYO SECRETARIAL
9 Diagrama de Procesos
9 Diagrama de Jerarqua de Procesos
9 Diagrama de Actividad PA-2.1: Control de Entrada de Correspondencia.
Procedimiento PA-2.1: Control de Entrada de Correspondencia.
9 Diagrama de Actividad PA-2.2: Control de Salida de Correspondencia.
Procedimiento PA-2.2: Control de Salida de Correspondencia.
9 Diagrama de Actividad PA-2.3 A: Solicitud y Recepcin de Materiales y Suministros de la
Oficina central de Control de Bienes.
Procedimiento PA-2.3 A: Solicitud y Recepcin de Materiales y Suministros de la Oficina
central de Control de Bienes.
9 Diagrama de Actividad PA-2.3 B: Distribucin de Materiales y Suministros de la Oficina central
de Control de Bienes.
Procedimiento PA-2.3 B: Distribucin de Materiales y Suministros de la Oficina central de
Control de Bienes.
9 Diagrama de Actividad PA-2.4: Elaboracin de Comunicacin Mensual sobre el Control de
Asistencia.
Procedimiento PA-2.4: Elaboracin de Comunicacin Mensual sobre el Control de
Asistencia.

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DSIA DICIEMBRE 2006 Resolucin CU No. 1046 FECHA: 14.05.07 modificacin: 188
Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA
Pgina: 3/4
REA FINANCIERA
Materia: Asunto: DIAGRAMA DEL PROCESO DE APOYO
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES SECRETARIAL

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DSIA DICIEMBRE 2006 Resolucin CU No. 1046 FECHA: 14.05.07 modificacin: 189
Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA
Pgina: 4/4
REA FINANCIERA
Materia: Asunto: DIAGRAMA DE JERARQUIA DEL PROCESO
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES DE APOYO SECRETARIAL

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DSIA DICIEMBRE 2006 Resolucin CU No. 1046 FECHA: 14.05.07 modificacin: 190
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SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina:1/1
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso:
Asunto: PA - 2.1 DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA EL
APOYO SECRETARIAL CONTROL DE ENTRADA DE CORRESPONDENCIA.

Vigencia de la ltima
Elaborado por: Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
modificacin:
DSIA DICIEMBRE 2006 Resolucin CU No. 1046 FECHA: 14.05.07 191
Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 1/3
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso:
Asunto: PA - 2.1 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE
APOYO SECRETARIAL ENTRADA DE CORRESPONDENCIA.

PA - 2.1

CONTROL DE ENTRADA DE
CORRESPONDENCIA

Vigencia de la ltima
Elaborado por: Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
modificacin:
DSIA DICIEMBRE 2006 Resolucin CU No. 1046 FECHA: 14.05.07 192
Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 1/3
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso:
Asunto: PA - 2.1 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE
APOYO SECRETARIAL ENTRADA DE CORRESPONDENCIA.

Vigencia de la ltima
Elaborado por: Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
modificacin:
DSIA DICIEMBRE 2006 Resolucin CU No. 1046 FECHA: 14.05.07 193
Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 2/3
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso:
Asunto: PA - 2.1 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE
APOYO SECRETARIAL ENTRADA DE CORRESPONDENCIA.

RESPONSABLE ACCION

OFICINISTA
1. Recibe la correspondencia y soporte de entrega.
2. Revisa que la correspondencia recibida pertenezca a la
Oficina Central de Control de Bienes.
3. Coloca firma, sello, fecha y hora en que se recibe la
correspondencia, en el soporte de entrega.
4. Devuelve el soporte de entrega al funcionario (a) que haga
la entrega de la correspondencia.
5. Registra la entrada de la correspondencia en el libro control.
6. Entrega al Jefe (a) de Inventario, la correspondencia y el
oficio recibido.
JEFE DE INVENTARIO
7. Recibe de la Oficinista, correspondencia y el oficio recibido.
8. Lee el oficio recibido.
9. Coloca firma, fecha y hora en el oficio recibido.
10. Verifica destinatario de la correspondencia.
a) Si la correspondencia esta dirigida al Jefe (a) de
Inventario: Revisa la correspondencia (Ir al paso 11).
b) Si la correspondencia esta dirigida a un funcionario (a) de
la Oficina Central de Control de Bienes:
Da instrucciones y correspondencia a la Oficinista para
la distribucin de la misma.
OFICINISTA
Recibe del Jefe (a) de Inventario instrucciones y
correspondencia, para realizar la distribucin
respectiva, adems del oficio firmado.
Entrega al funcionario (a) de la Oficina Central de
Control de Bienes la correspondencia.
Vigencia de la ltima
Elaborado por: Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
modificacin:
DSIA DICIEMBRE 2006 Resolucin CU No. 1046 FECHA: 14.05.07 194
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SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso:
Asunto: PA - 2.1 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE
APOYO SECRETARIAL ENTRADA DE CORRESPONDENCIA.

Fin del procedimiento.


11. Entrega a la oficinista el oficio firmado.
12. Archiva el oficio en la carpeta de correspondencia
recibida.

Vigencia de la ltima
Elaborado por: Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
modificacin:
DSIA DICIEMBRE 2006 Resolucin CU No. 1046 FECHA: 14.05.07 195
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SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso:
Asunto: PA - 2.2 DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA EL
APOYO SECRETARIAL CONTROL DE SALIDA DE CORRESPONDENCIA.

JEFE DE
INVENTARIO Revisar
documento.

No
cumple

INGRESAR:
Recibe instrucciones Cumple
para trascripcin de Si
documento. cumple
Firmar documento

Documento
firmado.
Registrar documento en
libro control de salida.
Transcribir
documento.
Verificar
Destinatario.
Imprimir
documento.
Interna
Documento Entregar a quien
con copias. corresponda
Externa

Entregar documento a Recibir del funcionario


oficinista de la Direccin la copia del documento
de Finanzas. firmada y sellada.
No cumple
parmetros Recibir documento para
OFICINISTA su respectiva Archivar copia del
Cumple correccin. documento en CCE.
parmetros

Recibir documento Realizar las


firmado. correcciones
necesarias.
Copia de
oficio
Identificar sobre con
datos del destinatario.

Introducir documento en
el sobre

CCE: Carpeta de correspondencia enviada. LEYENDA DE SIMBOLOS


Objeto: Representa un objeto (insumo, producto, recurso fsico) que es usado o producido por un proceso.

Inicio de Proceso: Indica el inicio de un proceso o actividad.

Flujo de Control: Muestra el orden de ejecucin de los procesos.

Actividad: Proceso atmico que no puede ser descompuesto en otros de ms bajo nivel.

Decisin: Indica un punto de decisin entre dos o ms objetos.

Fin de Proceso: Indica el fin de un proceso actividad.

Vigencia de la ltima
Elaborado por: Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
modificacin:
DSIA DICIEMBRE 2006 Resolucin CU No. 1046 FECHA: 14.05.07 196
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SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso:
Asunto: PA - 2.2 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE
APOYO SECRETARIAL SALIDA DE CORRESPONDENCIA.

PA - 2.2

CONTROL DE SALIDA DE
CORRESPONDENCIA

Vigencia de la ltima
Elaborado por: Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
modificacin:
DSIA DICIEMBRE 2006 Resolucin CU No. 1046 FECHA: 14.05.07 197
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SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso:
Asunto: PA - 2.2 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE
APOYO SECRETARIAL SALIDA DE CORRESPONDENCIA.

Vigencia de la ltima
Elaborado por: Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
modificacin:
DSIA DICIEMBRE 2006 Resolucin CU No. 1046 FECHA: 14.05.07 198
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SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso:
Asunto: PA - 2.2 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE
APOYO SECRETARIAL SALIDA DE CORRESPONDENCIA.

RESPONSABLE ACCION

OFICINISTA
1. Recibe instrucciones del Jefe (a) de Inventario, para la
trascripcin del documento a enviar.
2. Transcribe documento.
3. Imprime documento con copias requeridas.
4. Entrega al Jefe (a) de Inventario documento con copias
requeridas.
JEFE DE INVENTARIO
5. Recibe del Oficinista documento con copias requeridas.
a) Si el documento cumple con las instrucciones exigidas:
Coloca firma en documento (s) (Ir al paso 6).
b) En caso contrario, si el documento no cumple con las
instrucciones exigidas: Entrega documento (s) a la
oficinista, para su respectiva correccin (Ejecuta el paso
anterior 2).
6. Entrega a la Oficinista documento (s) firmado (s).
OFICINISTA
7. Recibe del Jefe (a) de Inventario documento (s), firmado (s).
8. Registra documento (s) en el libro de control de salida de
correspondencia.
9. Verifica el destinatario del documento (s).
a) Si el documento debe ser enviado dentro de la Direccin
de Finanzas: (Ir al paso 10).
b) En caso contrario, si el documento debe ser enviado a
Dependencias Universitarias externas a la Direccin de
Finanzas: Entrega documento (s) a la oficinista del
Director (a) de Finanzas, para que el Director (a) lo revise
y firme.

Vigencia de la ltima
Elaborado por: Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
modificacin:
DSIA DICIEMBRE 2006 Resolucin CU No. 1046 FECHA: 14.05.07 199
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SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso:
Asunto: PA - 2.2 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE
APOYO SECRETARIAL SALIDA DE CORRESPONDENCIA.

Si el documento cumple con los parmetros


establecidos por el Director (a) de Finanzas:
9 Recibe documento (s), firmado por el Director (a) de
Finanzas.
9 Identifica un sobre con los datos del destinatario.
9 Introduce documento (s) en el sobre: (Ir al paso
10).
En caso contrario, si el documento no cumple con las
instrucciones exigidas por el Director (a) de Finanzas:
9 Recibe documento (s), para su respectiva
correccin.
9 Realiza las correcciones necesarias y ejecuta el
paso anterior 9-b.
10. Entrega el documento (s) al destinatario.
11. Recibe del funcionario (a) a quien entrega, la (s)
copia (s) del documento (s) sellado (s) y firmado (s)
12. Archiva la copia del documento (s) en la carpeta de
correspondencia enviada.

Vigencia de la ltima
Elaborado por: Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
modificacin:
DSIA DICIEMBRE 2006 Resolucin CU No. 1046 FECHA: 14.05.07 200
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SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso: Asunto: PA - 2.3 DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA
SOLICITUD, RECEPCION Y DISTRIBUCIN DE LOS
APOYO SECRETARIAL MATERIALES Y SUMINISTROS DE LA OFICINA CENTRAL DE
CONTROL DE BIENES

Vigencia de la ltima
Elaborado por: Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
modificacin:
DSIA DICIEMBRE 2006 Resolucin CU No. 1046 FECHA: 14.05.07 201
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SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 2/2
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso: Asunto: PA - 2.3 DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA
SOLICITUD, RECEPCION Y DISTRIBUCIN DE LOS
APOYO SECRETARIAL MATERIALES Y SUMINISTROS DE LA OFICINA CENTRAL DE
CONTROL DE BIENES

INGRESAR:
Solicitud de materiales o suministros, de
forma verbal.
Recibir los Materiales y
Suministros solicitados.

FUNCIONARIO DE
LA OFICINA Oficina Central
CENTRAL DE de control de
CONTROL DE BIENES Bienes
Funcionario

Materiales o Suministros
Buscar en el estante, los
materiales o suministros
solicitados.

OFICINISTA

LEYENDA DE SIMBOLOS
Objeto: Representa un objeto (insumo, producto, recurso fsico) que es usado o producido por un proceso.

Inicio de Proceso: Indica el inicio de un proceso o actividad.

Flujo de Control: Muestra el orden de ejecucin de los procesos.

Actividad: Proceso atmico que no puede ser descompuesto en otros de ms bajo nivel.

A Conector: Usado para separar un flujo y reestablecer su conexin en un diagrama.

Fin de Proceso: Indica el fin de un proceso actividad.

Vigencia de la ltima
Elaborado por: Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
modificacin:
DSIA DICIEMBRE 2006 Resolucin CU No. 1046 FECHA: 14.05.07 202
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SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso: Asunto: PA-2.3 PROCEDIMIENTO B PARA LA DISTRIBUCION
DE LOS MATERIALES Y SUMINISTROS DE LA OFICINA
APOYO SECRETARIAL
CENTRAL DE CONTROL DE BIENES

PA - 2.3

SOLICITUD, RECEPCIN Y DISTRIBUCIN


DE LOS MATERIALES Y SUMINISTROS DE
LA OFICINA CENTRAL DE CONTROL DE
BIENES

Vigencia de la ltima
Elaborado por: Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
modificacin:
DSIA DICIEMBRE 2006 Resolucin CU No. 1046 FECHA: 14.05.07 203
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SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 1/4
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso: Asunto: PA-2.3 PROCEDIMIENTO B PARA LA DISTRIBUCION
DE LOS MATERIALES Y SUMINISTROS DE LA OFICINA
APOYO SECRETARIAL
CENTRAL DE CONTROL DE BIENES

Vigencia de la ltima
Elaborado por: Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
modificacin:
DSIA DICIEMBRE 2006 Resolucin CU No. 1046 FECHA: 14.05.07 204
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SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso: Asunto: PA-2.3 PROCEDIMIENTO B PARA LA DISTRIBUCION
DE LOS MATERIALES Y SUMINISTROS DE LA OFICINA
APOYO SECRETARIAL
CENTRAL DE CONTROL DE BIENES

PROCEDIMIENTO A: SOLICITUD Y RECEPCIN DE MATERIALES Y SUMINISTROS DE LA


OFICINA CENTRAL DE CONTROL DE BIENES

RESPONSABLE ACCION

OFICINISTA
1. Realiza un memorandum solicitando los materiales y
suministros requeridos por la Oficina Central de Control de
Bienes, dirigido a la Administrador (a) de la Direccin de
Finanzas.
2. Imprime el memorandum con copia.
3. Entrega al Jefe (a) de Inventario, original y copia del
memorandum, para que lo revise y firme.
JEFE DE INVENTARIO
4. Recibe de la Oficinista original y copia del memorandum.
5. Revisa y coloca firma en original y copia del memorandum,
como seal de autorizado.
6. Entrega a la Oficinista original y copia del memorandum,
firmados.
OFICINISTA
7. Recibe del jefe (a) de Inventario original y copia del
memorando firmados.
8. Entrega al Administrador (a) de la Direccin de Finanzas,
original y copia del memorandum.
9. Recibe del Administrador (a) de la Direccin de Finanzas,
copia del memorandum firmado y sellado.
10. Archiva la copia del memorandum en la carpeta
correspondiente.
11. Posteriormente, recibe de la Administracin de la
Direccin de Finanzas, memorandum (s) con los materiales
y suministros solicitados.

Vigencia de la ltima
Elaborado por: Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
modificacin:
DSIA DICIEMBRE 2006 Resolucin CU No. 1046 FECHA: 14.05.07 205
Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 3/4
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso: Asunto: PA-2.3 PROCEDIMIENTO B PARA LA DISTRIBUCION
DE LOS MATERIALES Y SUMINISTROS DE LA OFICINA
APOYO SECRETARIAL
CENTRAL DE CONTROL DE BIENES
12. Revisa que los materiales y suministros recibidos
correspondan con lo expresado en el memorandum.
13. Coloca firma, fecha, sello y hora en la copia del
memorandum.
14. Entrega al funcionario (a) de la Direccin de
Finanzas, copia del memorandum.
15. Archiva el memorandum en la carpeta de
correspondencia recibida.
16. Almacena en el estante, los materiales y suministros
recibidos.

Vigencia de la ltima
Elaborado por: Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
modificacin:
DSIA DICIEMBRE 2006 Resolucin CU No. 1046 FECHA: 14.05.07 206
Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 4/4
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso: Asunto: PA-2.3 PROCEDIMIENTO B PARA LA DISTRIBUCION
DE LOS MATERIALES Y SUMINISTROS DE LA OFICINA
APOYO SECRETARIAL
CENTRAL DE CONTROL DE BIENES

PROCEDIMIENTO B: DISTRIBUCIN DE MATERIALES Y SUMINISTROS DE LA OFICINA


CENTRAL DE CONTROL DE BIENES

RESPONSABLE ACCION

FUNCIONARIO
1. Solicita de forma verbal a la oficinista los materiales o
suministros, en el momento que requiera de ellos.
OFICINISTA
2. Recibe solicitud verbal, de los materiales o suministros
requeridos por el funcionario (a) de la Oficina Central de
Control de Bienes.
3. Busca en el estante, los materiales o suministros
solicitados.
4. Entrega al funcionario (a) de la Oficina Central de Control
de Bienes respectivo, los materiales o suministros
solicitados.
FUNCIONARIO
5. Recibe de la Oficinista los materiales o suministros
solicitados.

Vigencia de la ltima
Elaborado por: Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
modificacin:
DSIA DICIEMBRE 2006 Resolucin CU No. 1046 FECHA: 14.05.07 207
Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 1/1
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
Proceso: Asunto: PA - 2.4 DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA
LA ELABORACIN DE COMUNICACIN MENSUAL SOBRE EL
APOYO SECRETARIAL
CONTROL DE ASISTENCIA

Vigencia de la ltima
Elaborado por: Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
modificacin:
DSIA DICIEMBRE 2006 Resolucin CU No. 1046 FECHA: 14.05.07 208
Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA
Pgina: 1/3
REA FINANCIERA
Asunto: PA - 2.4 PROCEDIMIENTO PARA LA
Materia:
ELABORACIN DE COMUNICACIN MENSUAL
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
SOBRE EL CONTROL DE ASISTENCIA

PA 2.4

ELABORACION DE COMUNICACIN
MENSUAL SOBRE EL CONTROL DE
ASISTENCIA

Vigencia de la ltima
Elaborado por: Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
modificacin:
DSIA DICIEMBRE 2006 Resolucin CU No. 1046 FECHA: 14.05.07 209
Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA
Pgina: 2/3
REA FINANCIERA
Asunto: PA - 2.4 PROCEDIMIENTO PARA LA
Materia:
ELABORACIN DE COMUNICACIN MENSUAL
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
SOBRE EL CONTROL DE ASISTENCIA

RESPONSABLE ACCION

OFICINISTA

1. Revisa el Libro de Control de Asistencia de los funcionarios


(as) de la Oficina Central de Control de Bienes, al final del
mes.
2. Realiza una comunicacin dirigida a la Direccin de
Finanzas, informando sobre el cumplimiento
incumplimiento de la asistencia de los funcionarios (as) de la
Oficina Central de Control de Bienes durante el mes.
3. Imprime original y copia de la comunicacin.
4. Coloca sello en original y copia de la comunicacin.
5. Entrega al Jefe (a) de Inventario original-copia de la
comunicacin y el Libro de Control de Asistencia.
JEFE DE INVENTARIO
6. Recibe de la Oficinista, original-copia de la comunicacin y
el Libro de Control de Asistencia.
7. Coteja la comunicacin con el Libro de Control de
Asistencia.
a) Si la informacin est correcta: (Ir al paso 8).
b) En caso contrario, si la informacin est incorrecta: Da
instrucciones a la Oficinista para que realice las
correcciones pertinentes y ejecuta el paso anterior 2.
8. Coloca firma en original y copia de la comunicacin.
9. Entrega a la Oficinista original y copia de la comunicacin y
el Libro de Control de Asistencia.
OFICINISTA
10. Recibe del Jefe (a) de Inventario original y copia de la
comunicacin y el Libro de Control de Asistencia.

Vigencia de la ltima
Elaborado por: Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
modificacin:
DSIA DICIEMBRE 2006 Resolucin CU No. 1046 FECHA: 14.05.07 210
Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA
Pgina: 3/3
REA FINANCIERA
Asunto: PA - 2.4 PROCEDIMIENTO PARA LA
Materia:
ELABORACIN DE COMUNICACIN MENSUAL
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES
SOBRE EL CONTROL DE ASISTENCIA
11. Coloca en el sitio correspondiente el Libro de Control
de Asistencia.
12. Entrega a la Oficinista de la Direccin de Finanzas,
original y copia de la comunicacin.
13. Recibe de la Oficinista de la Direccin de Finanzas,
la copia de la comunicacin firmada y sellada como seal de
recibido.
14. Archiva en la carpeta asignada para ello, la copia de
la comunicacin.

Vigencia de la ltima
Elaborado por: Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
modificacin:
DSIA DICIEMBRE 2006 Resolucin CU No. 1046 FECHA: 14.05.07 211
Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA
Pgina: 1/1
REA FINANCIERA
Materia: Asunto: 12. MODELO ACTORES Y UNIDADES
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES ORGANIZACIONALES

Vigencia de la ltima
Elaborado por: Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
modificacin:
DSIA DICIEMBRE 2006 Resolucin CU No. 1046 FECHA: 14.05.07 212
Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA
Pgina: 1/2
REA FINANCIERA
Materia:
Asunto: MODELO ACTOR - ROL
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES

Vigencia de la ltima
Elaborado por: Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
modificacin:
DSIA DICIEMBRE 2006 Resolucin CU No. 1046 FECHA: 14.05.07 213
Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA
Pgina: 2/2
REA FINANCIERA
Materia:
Asunto: MODELO ACTOR - ROL
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES

Apellido y Nombre Actor Rol Nominal Rol Funcional

Gonzlez Salazar Daniel


Jefe de Inventario Jefe de Inventario Jefe de Inventario
Jos

Guzmn la Cruz Carlos Registrador de Bienes Registrador de Bienes

Hernndez Rangel Jose Apoyo de Recurso


Registrador de Bienes
Luis Informtico

Lindarte Durn Ana Registrador de Bienes Registrador de Bienes

Personal Apoyo Fijo


Marquina Ramos Mopsy Oficinista Oficinista

Pealosa Quintero
Recepcionista Registrador de Bienes
Oswaldo

Ramrez Orlando Jos Registrador de Bienes Registrador de Bienes

Rivas Osorio Ivn Daro Registrador de bienes Registrador de Bienes

En donde:
Rol Nominal: es el cargo que esta reflejado en la Relacin de Cargos de la Direccin de Finanzas ULA
2006.
Rol Funcional: es el cargo que estn realizando actualmente cada uno de los empleados de la Oficina
Central de Control de Bienes.

Vigencia de la ltima
Elaborado por: Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
modificacin:
DSIA DICIEMBRE 2006 Resolucin CU No. 1046 FECHA: 14.05.07 214
Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA
Pgina: 1/13
REA FINANCIERA
Materia:
Asunto: MODELO ROL - ACTIVIDAD
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES

Vigencia de la ltima
Elaborado por: Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
modificacin:
DSIA DICIEMBRE 2006 Resolucin CU No. 1046 FECHA: 14.05.07 215
Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA
Pgina: /13
REA FINANCIERA
Materia:
Asunto: MODELO ROL - ACTIVIDAD
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES

Actividades Nominales: son las actividades que estn reflejadas en el Manual de Cargos de la ULA
2006.
Actividades Funcionales: son las actividades descritas por cada uno de los empleados que
desempea labores dentro de la oficina Central de Control de Bienes.

Rol Actividades Nominales Actividades Funcionales

9 Planifica, coordina, dirige y 9 Planifica, coordina, dirige y


supervisa las labores supervisa las labores desarrolladas por el
desarrolladas por el personal a su personal a su cargo.
cargo. 9 Realiza reuniones con integrantes
9 Realiza reuniones con de la unidad, para la fijacin de las
integrantes de la unidad, para la acciones a seguir en el desarrollo de los
fijacin de las acciones a seguir programas asignados.
en el desarrollo de los programas 9 Define los sistemas, normas y
Jefe de
asignados. procedimientos para el registro, manejo y
Inventario
9 Define los sistemas, control de los bienes muebles.
normas y procedimientos para el 9 Elabora informes tcnicos finales de
registro, manejo y control de los los inventarios realizados.
bienes muebles e inmuebles. 9 Programa y coordina con el rea de
9 Elabora informes tcnicos Contabilidad (Solo en lo referente a
finales de los inventarios bienes), el cierre del ejercicio econmico
realizados. del ao fiscal correspondiente.
9 Programa y coordina con 9 Asesora en la implementacin y
el rea de Contabilidad, el cierre desarrollo de nuevos sistemas de
del ejercicio econmico del ao inventario.
fiscal correspondiente. 9 Coordina con las diferentes
9 Elabora los balances de dependencias, facultades/ncleos la
los bienes para la presentacin de realizacin de inventarios.

Vigencia de la ltima
Elaborado por: Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
modificacin:
DSIA DICIEMBRE 2006 Resolucin CU No. 1046 FECHA: 14.05.07 216
Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA
Pgina: /13
REA FINANCIERA
Materia:
Asunto: MODELO ROL - ACTIVIDAD
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES

los estados financieros. 9 Prepara la toma de inventario fsico


9 Asesora en la de los bienes de la Institucin y/o mantiene
implementacin y desarrollo de actualizado el inventario automatizado
nuevos sistemas de inventario. existente.
9 Prepara la toma de 9 Actualiza el inventario automatizado
inventario fsico de los bienes de existente.
la Institucin y/o mantiene 9 Elabora actas de incorporacin,
actualizado el inventario traslado, donaciones e inspeccin de
automatizado existente. bienes de igual forma elabora los informes
9 Actualiza el inventario a contabilidad y consejo universitario.
automatizado existente. 9 Verifica la correcta identificacin de
9 Vela por que los bienes de los cdigos de ubicacin de los bienes
Jefe de la Institucin estn debidamente muebles.
Inventario amparados por plizas de seguro. 9 Asesora a nivel interno y externo
9 Asesora a nivel interno permanentemente a las secciones
permanentemente a las secciones funcionales o unidades de trabajo que
funcionales o unidades de trabajo conforman el Departamento, de acuerdo a
que conforman el Departamento, los proyectos existentes y en relacin con
de acuerdo a los proyectos el rea de inventarios.
existentes y en relacin con el 9 Mantiene informado al Director y
rea de inventarios. Jefe de la Unidad de Contabilidad, sobre el
9 Elabora los estados control contable y fsico de los bienes de la
demostrativos automatizados de Institucin y de los inventarios de bienes
los bienes de la Institucin. existentes.
9 Mantiene informado al Jefe 9 Supervisa, controla y evala el
de la Unidad de Contabilidad, personal a su cargo.
sobre el control contable y fsico 9 Presenta al Director de Finanzas el
de los bienes de la Institucin y de balance del inventario del mes anterior.
los inventarios de materiales 9 Opera el microcomputador para

Vigencia de la ltima
Elaborado por: Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
modificacin:
DSIA DICIEMBRE 2006 Resolucin CU No. 1046 FECHA: 14.05.07 217
Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA
Pgina: /13
REA FINANCIERA
Materia:
Asunto: MODELO ROL - ACTIVIDAD
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES

existentes. accesar informacin.


9 Supervisa, controla y 9 Cumple con las normas y
evala el personal a su cargo. procedimientos en materia de seguridad
9 Presenta al Director de integral, establecidos por la organizacin.
Administracin el balance del 9 Elabora Informes tcnicos de los
inventario del mes anterior. bienes hurtados / robados.
9 Opera el microcomputador 9 Elabora expedientes para cada uno
para accesar informacin. de los bienes robados / hurtados.
9 Cumple con las normas y 9 Controla el ingreso y egreso de
procedimientos en materia de bienes (en desuso inservibles) al
seguridad integral, establecidos depsito.
Jefe de por la organizacin. 9 Informa a Contabilidad sobre las
Inventario 9 Mantiene en orden equipo desincorporacin de bienes de los activos.
y sitio de trabajo, reportando 9 Inspecciona bienes objetos de
cualquier anomala. donaciones.
9 Elabora informes 9 Elabora informes para el trmite
peridicos de las actividades administrativo correspondiente para
realizadas. donacin de bienes y/o equipos. Mantiene
9 Realiza cualquier otra en orden equipo y sitio de trabajo,
tarea afn que le sea asignada. reportando cualquier anomala.
9 Elabora informes peridicos de las
actividades realizadas.
9 Realiza cualquier otra tarea afn que
le sea asignada.

Rol Actividades Nominales Actividades Funcionales

Registrador de
Bienes 9 Realiza inventarios de 9 Realiza inventarios de bienes de la
bienes de la Institucin. Institucin.

Vigencia de la ltima
Elaborado por: Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
modificacin:
DSIA DICIEMBRE 2006 Resolucin CU No. 1046 FECHA: 14.05.07 218
Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA
Pgina: /13
REA FINANCIERA
Materia:
Asunto: MODELO ROL - ACTIVIDAD
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES

(EXTERNO) 9 Verifica estado y condicin 9 Verifica estado y condicin de los


de los bienes. bienes.
9 Elabora expedientes para 9 Controla el registro de recepcin y
los bienes muebles e inmuebles. entrega de bienes.
9 Clasifica, codifica e 9 Lleva el control de las condiciones y
identifica los bienes de la ubicacin fsica de los bienes.
Institucin. 9 Mantiene actualizados los registros
9 Lleva el registro de de inventarios de los bienes en uso y/o
recepcin y entrega de bienes. almacenamiento.
9 Elabora actas de 9 Ordena y archiva documentos y/o
incorporacin, desincorporacin, comprobantes de la Unidad.
traslados e inspeccin de bienes. 9 Mantiene en orden equipo y sitio de
9 Calcula y lleva la trabajo reportando cualquier anomala.
contabilidad de los bienes por 9 Elabora informes peridicos de las
diferentes conceptos. actividades realizadas.
Registrador de 9 Lleva el control de las 9 Realiza cualquier otra tarea afn que
Bienes condiciones y ubicacin fsica de le sea asignada.
(Caballeros) los bienes. 9 Opera los sistemas a su cargo de
9 Mantiene actualizados los acuerdo a procedimientos preestablecidos.
registros de inventarios de los 9 Reporta las necesidades de
bienes en uso y/o insumos y materiales propios del rea.
almacenamiento. 9 Transcribe y accede informacin en
9 Ordena y archiva la computadora.
documentos y/o comprobantes de 9 Responde por el inventario de los
la Unidad. equipos, herramientas de trabajo y de los
9 Cumple con las normas y materiales a su cargo.
procedimientos en materia de 9 Cumple con las normas y
seguridad integral, establecidos procedimientos administrativos y tcnicos
por la organizacin. establecidos por la organizacin.
9 Mantiene en orden equipo

Vigencia de la ltima
Elaborado por: Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
modificacin:
DSIA DICIEMBRE 2006 Resolucin CU No. 1046 FECHA: 14.05.07 219
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REA FINANCIERA
Materia:
Asunto: MODELO ROL - ACTIVIDAD
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES

y sitio de trabajo reportando


cualquier anomala.
9 Elabora informes
peridicos de las actividades
realizadas.
Registrador de 9 Realiza cualquier otra
Bienes tarea afn que le sea asignada.
(Caballeros)

Rol Actividades Nominales Actividades Funcionales

9 Realiza inventarios de 9 Elabora expedientes para los


bienes de la Institucin. bienes muebles.
9 Verifica estado y condicin 9 Clasifica, codifica e identifica los
de los bienes. bienes de la Institucin.
9 Elabora expedientes para 9 Elabora actas de incorporacin.
los bienes muebles e inmuebles. 9 Ordena y archiva documentos y/o
9 Clasifica, codifica e comprobantes de la Unidad.

Registrador de identifica los bienes de la 9 Participa en el estudio y anlisis de

Bienes Institucin. nuevos procedimientos y mtodos de

(INTERNO) 9 Lleva el registro de trabajo.


recepcin y entrega de bienes. 9 Recibe y revisa las facturas solo por
9 Elabora actas de adquisicin de bienes capitalizables.
incorporacin, desincorporacin, 9 Lleva y mantiene actualizado
traslados e inspeccin de bienes. archivo de la unidad.
9 Calcula y lleva la 9 Transcribe y mantiene actualizados
contabilidad de los bienes por en el sistema toda la informacin
diferentes conceptos. relacionada con el proceso de compras de
9 Lleva el control de las bienes.
condiciones y ubicacin fsica de 9 Mantiene informado al supervisor
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Elaborado por: Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
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REA FINANCIERA
Materia:
Asunto: MODELO ROL - ACTIVIDAD
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES

los bienes. sobre las actividades realizadas y/o


9 Mantiene actualizados los cualquier irregularidad presentada.
registros de inventarios de los 9 Cumple con las normas y
bienes en uso y/o procedimientos en materia de seguridad
almacenamiento. integral, establecidos por la organizacin.
9 Ordena y archiva 9 Mantiene en orden equipo y sitio de
documentos y/o comprobantes de trabajo reportando cualquier anomala.
la Unidad. 9 Elabora informes peridicos de las
9 Cumple con las normas y actividades realizadas.
procedimientos en materia de 9 Realiza cualquier otra tarea afn que
seguridad integral, establecidos le sea asignada.
Registrador de por la organizacin.
Bienes 9 Mantiene en orden equipo
(INTERNO) y sitio de trabajo reportando
cualquier anomala.
9 Elabora informes
peridicos de las actividades
realizadas.
9 Realiza cualquier otra
tarea afn que le sea asignada.

Rol Actividades Nominales Actividades Funcionales

9 Opera los sistemas a su 9 Realiza inventarios de bienes de la

Apoyo de cargo de acuerdo a Institucin.

Recurso procedimientos preestablecidos. 9 Verifica estado y condicin de los


9 Realiza respaldo de bienes.
Informtico
informacin siguiendo 9 Controla el registro de recepcin y
procedimientos establecidos. entrega de bienes.

Vigencia de la ltima
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REA FINANCIERA
Materia:
Asunto: MODELO ROL - ACTIVIDAD
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES

9 Recupera informacin 9 Lleva el control de las condiciones y


siguiendo procedimientos ubicacin fsica de los bienes.
establecidos. 9 Mantiene actualizados los registros de
9 Organiza los reportes inventarios de los bienes en uso y/o
emitidos por los sistemas. almacenamiento.
9 Detecta fallas tcnicas de 9 Ordena y archiva documentos y/o
los equipos. comprobantes de la Unidad.
9 Orienta tcnicamente a los 9 Mantiene en orden equipo y sitio de
usuarios en materia de su trabajo reportando cualquier anomala.
competencia. 9 Elabora informes peridicos de las
9 Reporta las necesidades actividades realizadas.
de insumos y materiales propios 9 Opera los sistemas a su cargo de
del rea. acuerdo a procedimientos
9 Transcribe y accede preestablecidos.
informacin en la computadora. 9 Reporta las necesidades de insumos y
Apoyo de 9 Desarrolla aplicaciones materiales propios del rea.
Recurso mediante herramientas de 9 Transcribe y accede informacin en la
Informtico productividad. computadora.
9 Ejecuta tareas de 9 Responde por el inventario de los
trascripcin y captura de equipos, herramientas de trabajo y de
informacin a travs de cualquier los materiales a su cargo.
dispositivo electrnico. 9 Cumple con las normas y
9 Opera medios procedimientos administrativos y
audiovisuales. tcnicos establecidos por la
9 Proporciona apoyo organizacin.
logstico y tcnico para las 9 Realiza cualquier otra tarea afn que le
presentaciones y eventos. sea asignada.
9 Apoya la produccin de
presentaciones y publicaciones.
9 Documenta los trabajos

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REA FINANCIERA
Materia:
Asunto: MODELO ROL - ACTIVIDAD
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES

realizados.
9 Ejecuta procedimientos
operativos establecidos.
9 Mantiene en orden los
materiales y sitio de trabajo,
reportando cualquier anomala.
9 Responde por el inventario
de los equipos, herramientas de
trabajo y de los materiales a su
cargo.
9 Elabora informes
Apoyo de peridicos de las actividades
Recurso realizadas.
Informtico 9 Cumple con las normas y
procedimientos en materia de
seguridad integral, establecidas
por la organizacin.
9 Cumple los lineamientos,
normas y procedimientos
administrativos y tcnicos
establecidos por la organizacin.
9 Realiza cualquier otra
tarea afn que le sea asignada.

Rol Actividades Nominales Actividades Funcionales

9 Recibe, revisa, clasifica, 9 Recibe, revisa, clasifica, archiva y

Oficinista archiva y despacha despacha comunicaciones y dems


comunicaciones y dems documentos de oficina consignados por

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REA FINANCIERA
Materia:
Asunto: MODELO ROL - ACTIVIDAD
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES

documentos de oficina usuarios de la unidad.


consignados por usuarios de la 9 Efecta y atiende llamadas telefnicas.
unidad. 9 Atiende a profesores, estudiantes,
9 Llena a mano formatos, empleados y pblico en general.
libros de registros y control, fichas 9 Suministra informacin a las personas
y otros documentos similares. que la requieran.
9 Efecta y atiende llamadas 9 Opera una fotocopiadora.
telefnicas. 9 Lleva el control de ingresos y egresos
9 Atiende a profesores, de material de oficina.
estudiantes, empleados y pblico 9 Recibe informacin para transcribirla.
en general. 9 Procesa en el computador informacin
9 Suministra informacin a solicitada.
las personas que la requieran. 9 Transcribe informacin para mantener
9 Opera una fotocopiadora. bases de datos.
9 Lleva el control de 9 Realiza respaldos a la informacin
Oficinista ingresos y egresos de material. procesada en el computador.
9 Recibe informacin para 9 Imprime el trabajo realizado.
transcribirla. 9 Desglosa, ordena, compagina y entrega
9 Procesa en el computador los documentos con la informacin
informacin solicitada. procesada.
9 Transcribe 9 Cumple con las normas y
correspondencia general, notas procedimientos en materia de Seguridad
de exmenes, datos de Integral, establecidos por la
inscripcin y cualquier documento organizacin.
que se le asigne. 9 Mantiene en orden equipo y sitio de
9 Llena formatos de cheques trabajo, reportando cualquier anomala.
de acuerdo a los datos contenidos 9 Realiza cualquier otra tarea afn que le
en los documentos soporte. sea asignada.
9 Transcribe informacin
para mantener bases de datos.

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REA FINANCIERA
Materia:
Asunto: MODELO ROL - ACTIVIDAD
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES

9 Realiza respaldos a la
informacin procesada en el
computador.
9 Graba informacin para
mantener bases de datos.
9 Elabora cuadros
demostrativos, organigramas,
formatos, flujogramas y otros
documentos con la informacin
procesada.
9 Imprime el trabajo
realizado.
9 Desglosa, ordena,
compagina y entrega los
documentos con la informacin
procesada.
Oficinista 9 Cumple con las normas y
procedimientos en materia de
Seguridad Integral, establecidos
por la organizacin.
9 Mantiene en orden equipo
y sitio de trabajo, reportando
cualquier anomala.
9 Elabora informes
peridicos de las actividades
realizadas.
9 Realiza cualquier otra
tarea afn que le sea asignada.

Vigencia de la ltima
Elaborado por: Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
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DSIA DICIEMBRE 2006 Resolucin CU No. 1046 FECHA: 14.05.07 225
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REA FINANCIERA
Materia:
Asunto: MODELO ROL - ACTIVIDAD
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES

Rol Actividades Nominales Actividades Funcionales

9 Atiende al pblico que 9 Realiza inventarios de bienes de la


solicita informacin requerida. Institucin.
9 Opera una central 9 Verifica estado y condicin de los
telefnica pequea, haciendo y bienes.
recibiendo llamadas telefnicas, 9 Controla el registro de recepcin y
conectando las mismas con las entrega de bienes.
diferentes extensiones. 9 Lleva el control de las condiciones y
9 Anota en libros de control ubicacin fsica de los bienes.
diario las llamadas efectuadas y 9 Mantiene actualizados los registros
recibidas por el personal y el de inventarios de los bienes en uso y/o
tiempo empleado. almacenamiento.
Recepcionista
9 Mantiene el control de 9 Ordena y archiva documentos y/o
llamadas locales y a larga comprobantes de la Unidad.
distancia mediante registro de 9 Mantiene en orden equipo y sitio de
nmero de llamadas y tiempo trabajo reportando cualquier anomala.
empleado. 9 Elabora informes peridicos de las
9 Recibe la correspondencia actividades realizadas.
y mensajes dirigidos a la unidad. 9 Realiza cualquier otra tarea afn que
9 Anota los mensajes le sea asignada.
dirigidos a las diferentes personas 9 Opera los sistemas a su cargo de
y secciones de la unidad. acuerdo a procedimientos preestablecidos.
9 Entrega la 9 Reporta las necesidades de
correspondencia recibida a las insumos y materiales propios del rea.
diferentes personas y secciones, 9 Transcribe y accede informacin en

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REA FINANCIERA
Materia:
Asunto: MODELO ROL - ACTIVIDAD
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES

as como tambin los mensajes la computadora.


recibidos. 9 Responde por el inventario de los
9 Cumple con las normas y equipos, herramientas de trabajo y de los
procedimientos en materia de materiales a su cargo.
seguridad integral, establecidos 9 Cumple con las normas y
por la organizacin. procedimientos administrativos y tcnicos
9 Mantiene en orden equipo establecidos por la organizacin.
y sitio de trabajo, reportando
cualquier anomala.
Recepcionista 9 Elabora informes
peridicos de las actividades
realizadas.
9 Realiza cualquier otra
tarea afn que le sea asignada.

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REA FINANCIERA
Materia:
Asunto: MATRIZ ACTORES - PROCESOS
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES

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modificacin:
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SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA
Pgina: 2/2
REA FINANCIERA
Materia:
Asunto: MATRIZ ACTORES - PROCESOS
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES

Actor Proceso Sub-Proceso Procedimiento


1.1 Incorporacin por Compras.
1. Incorporacin de
1.2 Incorporacin por Donacin.
Bienes Muebles.
1.3 Incorporacin por Produccin.
2. Traslado de Bienes
2.1 Traslado de Bienes Muebles.
Muebles.
3.1 Desincorporacin por Donacin.
3.2. Desincorporacin por Inservilidad.
PF-1 3. Desincorporacin
3.3 Desincorporacin por Permuta.
Control de de Bienes Muebles.
3.4 Desincorporacin por Remate o Venta.
Bienes
3.5 Desincorporacin por Robo Hurto.
Muebles.
Jefe de 4. Inventario Fsico de 4.1 Actualizacin del Inventario de Bienes
Bienes Muebles Muebles.
Inventario.
5.1 Control Mensual del Trabajo Ejecutado por
Personal
los Registradores de Bienes.
Apoyo 5. Supervisin y
5.2 Supervisin y Control de los Depsitos
fijo. Control Mensual
(Bienes en Desuso e Inservibles) de la Oficina
Central de Control de Bienes.
PA-1 1.1 Archivo de Expedientes.
Apoyo de 1.2 Depuracin del Archivo de la Oficina
Archivo Central de Control de Bienes.
2.1 Control de Entrada de Correspondencia
2.2 Control de Salida de Correspondencia.
PA-2
2.3 Control de Materiales y Suministros en la
Apoyo
Oficina Central de Control de Bienes.
Secretarial
2.4 Elaboracin de Comunicacin Mensual
sobre el Control de Asistencia.

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DSIA DICIEMBRE 2006 Resolucin CU No. 1046 FECHA: 14.05.07 229
Manual de Normas Procesos y Procedimientos

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Pgina: 1/5
REA FINANCIERA
Materia:
Asunto: 13. GLOSARIO DE TRMINOS
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES

Vigencia de la ltima
Elaborado por: Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
modificacin:
DSIA DICIEMBRE 2006 Resolucin CU No. 1046 FECHA: 14.05.07 230
Manual de Normas Procesos y Procedimientos

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Pgina: 2/5
REA FINANCIERA
Materia:
Asunto: 13. GLOSARIO DE TRMINOS
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES

ACTOR
Miembro que tiene bajo su responsabilidad la ejecucin de un rol.

ARBOL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


Muestra la composicin de la oficina desde el punto de vista de sistema, as como cada uno de los
procedimientos fundamentales y de apoyo, desarrollados en la oficina.

CADENA DE VALOR
Representa la relacin entre los procesos fundamentales y los procesos de apoyo.

DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO
Expresan que acciones se requieren, qu hacen estas acciones, cundo tienen lugar, por quienes son
ejecutadas y la secuencia de las mismas.

DIAGRAMA DE PROCESO
Describe la oficina desde el punto de vista de los procesos que ste ejecuta, de sus actores y
responsabilidades, de los recursos que estn involucrados en cada uno de estos procesos.

LENGUAJE UML (UNIFIED MODELING LANGUAGE) LENGUAJE UNIFICADO DE MODELADO DE


NEGOCIOS
Lenguaje utilizado para realizar modelos empresariales o de negocios, sus aplicaciones y
potencialidades, informacin necesaria para la apropiada toma de decisiones por parte de los miembros
que dirigen una organizacin, empresa o departamento y, que deciden cul es la mejor manera de
adaptarse a los cambios exigidos por el ambiente sin perder de vista sus objetivos.

MATRIZ ACTORES PROCESOS


Ilustra los diferentes actores que intervienen en el proceso, sub-procesos y procedimientos
responsabilidad de cada actor.

Vigencia de la ltima
Elaborado por: Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
modificacin:
DSIA DICIEMBRE 2006 Resolucin CU No. 1046 FECHA: 14.05.07 231
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SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA
Pgina: 3/5
REA FINANCIERA
Materia:
Asunto: 13. GLOSARIO DE TRMINOS
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES

MODELADO
Proceso en el cual un sujeto (modelador) representa, a travs de un modelo, ciertas caractersticas o
cualidades de un objeto (cosa, fenmeno, hecho sistema).

MODELO ACTOR ROL


Ilustra los actores que participan en los procesos, as como las actividades que cada actor hace en los
procesos. Define los tipos de actores y define los roles que stos ejecutan segn sus aptitudes,
formacin y ubicacin en la estructura organizativa.

MODELO DE JERARQUA DE SISTEMAS


Representa grficamente, la interaccin del sistema con su entorno, as como las relaciones entre el
sistema de inters, sus sub-sistemas y suprasistema.

MODELO DE NEGOCIOS
Conceptualizacin de un negocio, empresa u organizacin, que contiene los elementos de la empresa y
sus caractersticas, las relaciones entre elementos y el agrupamiento clasificacin de los mismos.

MODELO DE OBJETIVOS DEL SISTEMA DE NEGOCIO


Representa la intencin de la oficina (Misin Visin Objetivos), es decir, el estado actual o potencial
de la oficina.

MODELO DE REGLAS DEL SISTEMA DE NEGOCIO


Ilustra las reglas que controlan, restringen o condicionan la ejecucin de los procesos de la oficina.

MODELO ROL ACTIVIDAD


Muestra los diferentes roles ejecutados en la oficina as como el conjunto de actividades que comprende
cada rol.

Vigencia de la ltima
Elaborado por: Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
modificacin:
DSIA DICIEMBRE 2006 Resolucin CU No. 1046 FECHA: 14.05.07 232
Manual de Normas Procesos y Procedimientos

SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA
Pgina: 4/5
REA FINANCIERA
Materia:
Asunto: 13. GLOSARIO DE TRMINOS
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES

MODELO
Representacin de un proceso, producto u otro elemento que interviene en el desarrollo de un sistema.

ORGANIGRAMA FUNCIONAL
Ilustra a la Oficina de Control de Bienes y el conjunto de unidades organizativas relacionadas entre s
que lo conforman, formando una jerarqua que establece: la Divisin del Trabajo y la Distribucin del
Poder Toma de Decisiones. Esto quiere decir, se representa grficamente las responsabilidades de
cada actor (exigencias que tienen los miembros de la oficina de dar cumplimiento a las actividades
encomendadas y rendicin de cuentas de su ejecucin a la autoridad correspondiente) y la ubicacin
que los mismos tienen dentro de la estructura organizativa con lo cual se visualiza claramente las lneas
de mando.

PROCEDIMIENTO
Descripcin detallada de las acciones secuenciales ejecutadas en el desarrollo de una actividad,
adems muestra los responsables de la ejecucin de las mismas.

PROCESO DE APOYO
Procesos administrativos y tcnicos bsicos de la oficina, requeridos por los procesos fundamentales.

PROCESO FUNDAMENTAL
Razn de ser de la oficina, segn su organizacin.

PROCESO
Es un conjunto de actividades inter-relacionadas que permiten alcanzar un objetivo de la oficina.

ROL
Conjunto de actividades que tienen un objetivo bien definido dentro de la oficina.

Vigencia de la ltima
Elaborado por: Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
modificacin:
DSIA DICIEMBRE 2006 Resolucin CU No. 1046 FECHA: 14.05.07 233
Manual de Normas Procesos y Procedimientos

SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA
Pgina: 5/5
REA FINANCIERA
Materia:
Asunto: 13. GLOSARIO DE TRMINOS
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES

SISTEMA
Un conjunto de partes complementarias que interactan y que poseen propiedades, capacidades y
comportamientos que emergen de las partes y de sus interacciones.

SUB-PROCESO
Descomposicin del proceso.

Vigencia de la ltima
Elaborado por: Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
modificacin:
DSIA DICIEMBRE 2006 Resolucin CU No. 1046 FECHA: 14.05.07 234
Manual de Normas Procesos y Procedimientos

SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA
Pgina: 1/1
REA FINANCIERA
Materia:
Asunto: 14. ANEXOS
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES

Vigencia de la ltima
Elaborado por: Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
modificacin:
DSIA DICIEMBRE 2006 Resolucin CU No. 1046 FECHA: 14.05.07 235
Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA
Pgina: 1/2
REA FINANCIERA
Asunto: FORMATO DE AUTORIZACIN DE
Materia:
TRASLADO
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES

1. Nombre de la dependencia que traslada el bien mueble.

2. Nombre de la dependencia que recibe el bien mueble.

3. Descripcin clara y detallada, nombre y nmero de inventario de los bien mueble a trasladar.

4. Coloca la palabra Triplicado.

5. Da en el cual se llena el formato Autorizacin de Traslado.

6. Mes. en el cual se llena el formato Autorizacin de Traslado.

7. Ao en el cual se llena el formato Autorizacin de Traslado.

8. Apellidos y nombres, nmero de cdula de identidad, nombre del cargo en el cual labora, sello y

firma del funcionario (a) de la dependencia que entrega el bien mueble.

9. Apellidos y nombres, nmero de cdula de identidad, nombre del cargo en el cual labora, sello y

firma del funcionario (a) de la dependencia que recibe el bien mueble.

10. Firma y sello del Jefe (a) de Inventario.

Elaborado por: Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima


DSIA JUNIO 2004 Resolucin CU No. 1046 FECHA: 14.05.07 modificacin: 236
UNIVERSIDAD DE LOS ANDES
DIRECCIN DE FINANZAS
OFICINA CENTRAL DE CONTROL DE BIENES
Mrida Venezuela
F 1 - 13

AUTORIZACIN DE TRASLADO

Por medio de la presente hacemos constar que hemos trasladado de 1

y con destino a 2

de la Universidad de los Andes, los objetos descritos a continuacin 3

En fe de estar conforme con todo lo anteriormente expuesto, firmamos la presente constancia


4
por__________________ 5
y a un mismo tenor, en Mrida, a los________________________
6
das del mes de______________ del ao___________.
7

Entregan Recibe Oficina Central de


Control de Bienes
8 9
Autorizado por: 10

Avenida Tulio Febres Cordero Edificio Administrativo 4to Piso Telfonos: 402640, 402641 Mrida, Venezuela

237
Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA
Pgina: 1/3
REA FINANCIERA
Materia: Asunto: FORMATO DE ACTA
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES

1. Nmero del acta.

2. Hora exacta en la cual se llena el formato de Acta.

3. Da en letras en el cual se llena el formato de Acta.

4. Fecha en nmeros en el cual se llena el formato de Acta.

5. Nombre del recinto universitario donde se llena el formato de Acta.

6. Nombre de la escuela donde se llena el formato de Acta.

7. Nombre de la oficina o departamento donde se llena el formato de Acta.

8. Nombre del Registrador de Bienes (Externo), que llena el formato de Acta.

9. Nmero de cdula de identidad del Registrador de Bienes (Externo), que llena el formato de

Acta.

10. Apellidos y nombres del Funcionario (s) con el cual (es) se llena el formato de Acta.

11. Nmero de cdula de identidad del Funcionario (s) con el cual (es) se llena el formato de Acta.

12. Nombre del cargo en el que se desempea el del Funcionario (s) con el cual (es) se llena el

formato de Acta.

13. Concepto claro y detallado por el cual se llena el formato de Acta.

14. Da en nmero, en el cual se llena el formato de Acta.

15. Mes en letras en el cual se llena el formato de Acta.

16. Ao en nmero en el cual se llena el formato de Acta.

17. Firma del Registrador de Bienes (Externo).

Elaborado por: Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima


DSIA JUNIO 2004 Resolucin CU No. 1046 FECHA: 14.05.07 modificacin: 238
Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA
Pgina: 2/3
REA FINANCIERA
Materia: Asunto: FORMATO DE ACTA
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES MUEBLES

18. Nmero de cdula de identidad del Registrador de Bienes (Externo), que llena el formato de

Acta.

19. Firma del Funcionario (s) con el cual (es) se llena el formato de Acta.

20. Nmero de cdula de identidad del Funcionario (s) con el cual (es) se llena el formato de Acta.

Elaborado por: Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima


DSIA JUNIO 2004 Resolucin CU No. 1046 FECHA: 14.05.07 modificacin: 239
UNIVERSIDAD DE LOS ANDES
DIRECCIN DE FINANZAS
OFICINA CENTRAL DE CONTROL DE BIENES

ACTA
N_________
1

En Mrida, siendo las ________


2 del da _______
3 de fecha____________
4 reunidos en la Sede
donde funciona la Dependencia: __________________________________________________
5
Escuela: ____________________
6 Oficina Departamento: ____________________________
7
Por un lado el ciudadano:___________________________________
8 en su condicin de
Registrador de Bienes, Titular de la C.I. N_____________________,
9 adscrito a la Direccin de
Finanzas y la Oficina Central de Control de Bienes, facultado para ste acto, segn el artculo
16 del Reglamento Vigente de Inventario, y por el otro lado el (los) Ciudadano (s)___________
10 C.I.N 11 Cargo: 12
C.I.N Cargo:
C.I.N Cargo:
Para dejar constancia de: 13

Para que as conste, firmamos la presente acta, en original y una copia a un mismo efecto; y
que surja sus efectos legales y procedimentales, en la ciudad de Mrida a los _________
14 das
del mes de _________
15 del ao ________.
16

Firman
17
Funcionario Oficina Por la Dependencia
Central de Control de Bienes Nombre y Apellidos 19
C.I._____________
18 C.I._____________
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