Procesos Administrativos - SESION 2

Primera carrera profesional de Administracin en Lambayeque, acreditada por
SINEACE y nicos en utilizar Business Games - 5ta generacin- en el Per

Primera carrera profesional de Administracin en Lambayeque, acreditada por SINEACE y
nicos en utilizar Business Games - 5ta generacin- en el Per
PROCESOS
ADMINISTRATIVOS
Mg. MARTN ALEXANDER ROS CUBAS

Primera carrera profesional de Administracin en Lambayeque, acreditada por SINEACE y
nicos en utilizar Business Games - 5ta generacin- en el Per
La nueva fuente de ventaja

competitiva son los sueos
y las ambiciones.
Sumantra Ghoshal
Primera carrera profesional de Administracin en Lambayeque, acreditada
por SINEACE y nicos en utilizar Business Games - 5ta generacin- en el Per
Enfoque
La metodologa de auditora administrativa tiene el

propsito el de servir como marco de actuacin para
que las acciones en sus diferentes fases de
ejecucin se conduzcan en forma programada y
sistemtica, unifiquen criterios, y delimiten la
profundidad con que se revisarn y aplicarn las
tcnicas de anlisis administrativo para garantizar el
manejo oportuno y objetivo de los resultados
Etapas
Planeacin Instrumentacin
Examen
Informe Seguimiento
PLANEACIN
La planeacin refiere los lineamientos

de carcter general que norman la
aplicacin de la auditoria
administrativa, para garantizar la
cobertura de los factores prioritarios,
fuentes de estudio, investigacin
preliminar, proyecto de auditora y
diagnstico preliminar, sean
suficientes, pertinentes y relevantes
PLANEACIN
Objetivos
Factores y elementos
(53)
Fuentes de estudio
Investigacin preliminar
Diagnstico preliminar
Objetivo
Establecer las acciones que se deben

desarrollar para instrumentar la
auditora en forma secuencial y
ordenada, tomado en cuenta las
condiciones que tienen que
prevalecer para alcanzar en tiempo y
lugar los objetivos establecidos
Factores a revisar
PROCESO ADMINISTRATIVO
Etapa:
Visin
Misin
PLANEACIN
Objetivos
Metas
Estrategias/tcticas
Procesos
Polticas
Propsito estratgico:
Procedimientos
Programas
Definir el marco de Enfoques
actuacin de la Niveles
organizacin Horizonte
Etapa:
ORGANIZACIN
Estructura organizacional
Divisin y distribucin de
funciones
Propsito estratgico: Cultura organizacional
Recursos humanos
Cambio organizacional
Disear e instrumentar Estudios administrativos
la infraestructura para Instrumentos tcnicos de
el funcionamiento de la apoyo
organizacin
Etapa:
Liderazgo
Comunicacin
DIRECCIN Motivacin
Grupos y equipos
de trabajo
Manejo del estrs, el
conflicto y la crisis
Tecnologa de la
Tomar las decisiones informacin
pertinentes para Toma de decisiones
normar la gestin de la Creatividad e
organizacin innovacin
Etapa:
CONTROL
Naturaleza
Sistemas
Niveles
Proceso
reas de aplicacin
Medicin del progreso Herramientas
de las acciones en Calidad
funcin del desempeo
FACTORES QUE COMPLEMENTAN EL PROCESO

ELEMENTO ESPECFICO ATRIBUTO FUNDAMENTAL
Adquisiciones Abastecimiento de recursos
Almacenes e inventarios Resguardo y canalizacin de recursos
Asesora externa Soporte especializado con visin de negocio
Asesora interna Asistencia para elevar el desempeo
Coordinacin Determina la unidad de accin
Distribucin del espacio Disposicin de instalaciones
Exportaciones Alternativa de expansin
Globalizacin Apertura a un mercado mundial
Importaciones Insumos de origen extranjero

Informtica Manejo alterno de informacin
FACTORES QUE COMPLEMENTAN EL PROCESO

ELEMENTO ESPECFICO ATRIBUTO FUNDAMENTAL
Investigacin y Despliegue de creatividad e innovacin

desarrollo
Marketing Desplazamiento y ubicacin de productos
Operaciones Generacin de productos y servicios
Proveedores Suministro de insumos

Proyectos Promueven la unidad de propsito
Recursos financieros y Manejo, registro y control de recursos

contabilidad
Servicio a clientes Capacidad de rebasar expectativas
Servicios generales Desarrollo de condiciones de operacin
Sistemas Definen la distribucin interrelacionada de

componentes
Fuentes de estudio
Internas:
rgano de gobierno, rganos de control

interno, niveles de la organizacin, socios,
unidades
estratgicas de negocios
rganos colegiados y equipos de trabajo
Externas:
Organismo normativos internacionales,

nacionales (oficiales y privados),
competidores, proveedores, clientes y
usuarios (actuales y potenciales), socios
estratgicos, grupos de inters, redes de
informacin en el mercado global
Investigacin preliminar
Definida la direccin y los factores a auditar, la secuencia lgica

para su desarrollo requiere de un reconocimiento o
investigacin preliminar para determinar la situacin
administrativa de la organizacin
Criterios:
Determinacin de las necesidades especificas
Identificacin de los factores que requieren de atencin
Definicin de estrategias de accin
Jerarquizacin de prioridades en funcin del fin que se
persigue
Descripcin de la ubicacin, naturaleza y extensin de los
factores
Especificacin del perfil del auditor
Estimacin del tiempo y recursos necesarios para cumplir
con el objetivo definido
Propuesta tcnica
Naturaleza: tipo de auditora que se pretende realizar
Alcance: reas de aplicacin
Antecedentes: recuento de auditoras previas y estudios de
mejoramiento administrativo anteriores
Objetivos: logros que se pretenden alcanzar con la aplicacin
de la auditora
Estrategia: ruta fundamental para orientar las acciones y
asignar recursos
Justificacin: demostracin de la necesidad de instrumentarla
Acciones: iniciativas o actividades necesarias para su ejecucin
Recursos: requerimientos humanos, materiales y tecnolgicos
Costo: estimacin global y especfica de recursos financieros
Resultados: beneficios que se espera alcanzar
Informacin complementaria: material e investigaciones
que pueden servir como elementos de apoyo
Programa de trabajo
Identificacin: nombre de la auditora

Responsable(s): auditor o grupo auditor a cargo de su
implementacin
rea(s): universo bajo estudio
Clave: nmero progresivo de las actividades estimadas
Actividades: pasos especficos para captar la informacin
Fases: definicin del orden secuencial para realizar las
actividades
Calendario: fechas asignadas para el inicio y terminacin
de cada fase
Representacin grfica: descripcin del programa en
cuadros e imgenes
Formato: presentacin y resguardo de avances
Reportes de avance: seguimiento de las acciones
Periodicidad: tiempo dispuesto para informar avances
Asignacin de la responsabilidad
Designar al auditor o equipo de auditores que estime

conveniente, la cual puede recaer en el titular del rgano
de control interno, en un directivo de lnea o en el
encargado de alguna unidad de apoyo tcnico de alguna
de las reas de la organizacin.
La organizacin puede optar tambin por la

contratacin de servicio externo especializado en la
materia.
Existe la posibilidad de estructurar un equipo que

incluya tanto a personal de la organizacin como
personal externo.
Capacitacin
Capacitar a la persona o equipo designado, no slo en lo que
respecta al manejo del mtodo y mecanismos que se emplearn
para el levantamiento de la informacin, sino en todo el
proceso para preparar la aplicacin e implementacin de la
auditora
Integrar al personal sustantivo y adjetivo del nivel de decisin,

mandos medios y nivel operativo, de acuerdo con su rea de
adscripcin, equipo de trabajo o proceso.
En forma previa es conveniente llevar a cabo una campaa

de sensibilizacin en todos los niveles de la organizacin para
promover un clima de confianza y colaboracin.
INSTRUMENTACIN
Recopilacin de la
informacin
Tcnicas de recoleccin
Medicin
Papeles de trabajo
Evidencia
Supervisin del trabajo
Tcnicas de recoleccin
Investigacin documental
Observacin directa
Acceso a redes de informacin
Entrevista
Cuestionarios
Cdulas
Medicin
Para consolidar la instrumentacin, es

necesario que los hechos se puedan
evaluar relacionndolos con una medida,
la cual parte de los indicadores
establecidos para el proceso administrativo
y de los elementos especficos, as como
del propsito estratgico y atributos
fundamentales asociados con uno y otro
Papeles de trabajo
Para ordenar, agilizar e imprimir

coherencia a su trabajo, el auditor tiene
que hacerlo en lo que se denomina
papeles de trabajo, que son los registros
en los que consigna las tcnicas y
procedimientos aplicados, las pruebas
realizadas, la informacin obtenida y las
conclusiones alcanzadas
Evidencia
Fsica Se obtiene mediante inspeccin u observacin directa de las

actividades, bienes o sucesos, y se presenta a travs de notas,
fotografas, grficas, cuadros, mapas o muestras materiales
Documental Se obtiene por medio del anlisis de documentos y

esta contenida en cartas, contratos, registros, actas, minutas,
facturas, recibos y toda clase de comunicacin producto del trabajo
Testimonial Se consigue de toda persona que realiza

declaraciones durante de aplicacin de la auditora
Analtica Comprende clculos, comparaciones, razonamientos y

desagregacin de la informacin por reas, apartados y/o
componentes
Utilidad y validez de la evidencia
Suficiente Si es la necesaria para sustentar los hallazgos,

conclusiones y recomendaciones del auditor
Competente Si cumple con ser consistente, convincente,

confiable y ha sido validada
Relevante Cuando aporta elementos de juicio para demostrar o

refutar un hecho en forma lgica y patente
Pertinente Cuando exista congruencia entre las observaciones,

conclusiones y recomendaciones de la auditora
Supervisin del trabajo
Revisin del programa de trabajo
Vigilancia constante y cercana al trabajo de los auditores
Aclaracin oportuna de dudas
Control del tiempo invertido en funcin del estimado
Revisin oportuna y minuciosa de los papeles de trabajo
Revisin final del contenido de los papeles de trabajo para

cerciorarse de que estn completos y cumplen con su propsito
EXAMEN
Propsito
Procedimiento
Enfoques de anlisis
administrativo
219 organizacionales
14 cuantitativos
Formulacin del diagnstico
administrativo
Propsito
Aplicar las tcnicas de anlisis

procedentes para lograr los fines
propuestos con la oportunidad, extensin
y profundidad que requiere el universo
sujeto a examen y las circunstancias
especficas del trabajo a fin de reunir los
elementos de decisin ptimos
Procedimiento
Conocer el hecho o que se analiza
Describir ese hecho
Descomponerlo para percibir todos sus aspectos y
detalles.
Revisarlo crticamente para comprender mejor cada
elemento
Ordenar cada elemento de acuerdo al criterio de
clasificacin seleccionado, haciendo comparaciones y
buscando analogas o discrepancias
Definir las relaciones que operan entre cada elemento,
considerado individualmente y en conjunto
Identificar y explicar su comportamiento con el fin de
entender las causas que lo originaron y el camino para su
atencin
ENFOQUES
DE ANLISIS
ADMINISTRATIVO
ORGANIZACIONALES
(Ejemplos)
NOMBRE DE LA APLICACIN
TCNICA
Proceso sistemtico y continuo de evaluacin de los productos, servicios y
BENCHMARKING procesos de trabajo de las organizaciones que son reconocidas como
lderes en su campo, con el fin de realizar mejoras organizacionales.
Proceso planeado para aplicar modificaciones culturales y estructurales en

DESARROLLO una organizacin en forma sistemtica para mejorar su funcionamiento en
ORGANIZACIONAL todos los niveles.
Proceso a travs del cual las organizaciones redisean sus sistemas de

REINGENIERA informacin, de organizacin, formas de trabajar en equipo y los medios por
ORGANIZACIONAL los que dialogan entre s y con los clientes o usuarios, para lograr mejoras
sustanciales en su desempeo.
k Revisin y/o ajuste de una organizacin con el propsito de hacerla ms

REORGANIZACIN funcional y productiva.
Proceso a travs del cual los niveles de decisin de una organizacin,

ADMINISTRACIN identifican objetivos comunes, definen reas de responsabilidad en trminos
POR OBJETIVOS de resultados esperados y usan esos objetivos como guas para su operacin.
ENFOQUES
DE ANLISIS
ADMINISTRATIVO
CUANTITATIVOS (Ejemplos)
NOMBRE DE LA APLICACIN
TCNICA
Interpretacin de las variaciones en los volmenes de hechos, costos,
ANLISIS DE produccin, rotacin de personal, etc., en perodos iguales y subdivididos
SERIES DE TIEMPO en unidades de tiempo homogneas.
Determinacin del grado de influencia o repercusin mutua entre dos o ms

CORRELACIN variables.
MODELOS DE Especificacin de cundo y qu cantidad de inventarios deben tenerse.

INVENTARIO
MODELOS DE
INTEGRADOS DE Reducir el costo con respecto a la fuerza de trabajo, la produccin y los
PRODUCCIN inventarios.
Sirve para inferir informacin acerca de un universo de estudio, a partir del

MUESTREO estudio de una parte representativa del mismo.
Anlisis multinivel
Primer nivel
Percepcin de la realidad y contexto de actuacin, recoleccin de informacin :
diagnstico preliminar
Segundo nivel
Derivacin de conclusiones producto del examen de los resultados obtenidos orientados
por los indicadores de gestin alineados con valores
Tercer nivel
Deteccin del juego de variables asociadas con los supuestos detrs de las lneas de
accin y de reglas de juego no escritas
Cuarto nivel
Determinacin del contexto de interdependencia e interaccin que vincula causas y
efectos
Quinto nivel
Reflexin de las tendencias del desempeo y el redireccionamiento propuesto
Nuevos niveles o entre niveles de anlisis
Cada vez que se realice una nueva revisin resultados a la luz del cambio como comn
denominador
INFORME
Aspectos operativos
Lineamientos generales
para su preparacin
Tipos de informe
Propuesta de
implementacin
Presentacin del informe
Atributos
Objetividad Visin imparcial de los hechos

Oportunidad Disponibilidad en tiempo y lugar de la
informacin
Claridad Fcil comprensin del contenido
Utilidad Provecho que puede obtenerse de la informacin
Calidad Apego a las normas de administracin de la calidad
y elementos del sistema de calidad en materia de servicios
Lgica Secuencia acorde con el objeto y prioridades
establecidas
Lineamientos generales para su

preparacin
No perder de vista el objeto de la auditoria

Ponderar las soluciones que se propongan para hacerlas prcticas y viables
Explorar diferentes alternativas para transmitir las causas y efectos
Homogeneizar la integracin y presentacin de los resultados
Aprovechar todo el apoyo posible para fundamentar los resultados
Allegar a los niveles de decisin los elementos idneos
Sentar las bases de un mecanismo de informacin permanente
Crear conciencia en los niveles de decisin
Establecer la forma y contenido de los reportes y seguimiento de las
acciones
Tomar en cuenta los resultados de auditorias realizadas con anterioridad
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Primera carrera profesional de Administracin en Lambayeque, acreditada por

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Mg. MARTN ALEXANDER ROS CUBAS

La nueva fuente de ventaja

La metodologa de auditora administrativa tiene el

La planeacin refiere los lineamientos

Establecer las acciones que se deben

FACTORES QUE COMPLEMENTAN EL PROCESO

Almacenes e inventarios Resguardo y canalizacin de recursos

Asesora externa Soporte especializado con visin de negocio

Asesora interna Asistencia para elevar el desempeo

Coordinacin Determina la unidad de accin

Distribucin del espacio Disposicin de instalaciones

Exportaciones Alternativa de expansin

Globalizacin Apertura a un mercado mundial

Importaciones Insumos de origen extranjero

FACTORES QUE COMPLEMENTAN EL PROCESO

Investigacin y Despliegue de creatividad e innovacin

Operaciones Generacin de productos y servicios

Proveedores Suministro de insumos

Recursos financieros y Manejo, registro y control de recursos

Servicio a clientes Capacidad de rebasar expectativas

Servicios generales Desarrollo de condiciones de operacin

Sistemas Definen la distribucin interrelacionada de

rgano de gobierno, rganos de control

Organismo normativos internacionales,

Definida la direccin y los factores a auditar, la secuencia lgica

Identificacin: nombre de la auditora

Designar al auditor o equipo de auditores que estime

La organizacin puede optar tambin por la

Existe la posibilidad de estructurar un equipo que

Integrar al personal sustantivo y adjetivo del nivel de decisin,

En forma previa es conveniente llevar a cabo una campaa

Para consolidar la instrumentacin, es

Para ordenar, agilizar e imprimir

Fsica Se obtiene mediante inspeccin u observacin directa de las

Documental Se obtiene por medio del anlisis de documentos y

Testimonial Se consigue de toda persona que realiza

Analtica Comprende clculos, comparaciones, razonamientos y

Utilidad y validez de la evidencia

Suficiente Si es la necesaria para sustentar los hallazgos,

Competente Si cumple con ser consistente, convincente,

Relevante Cuando aporta elementos de juicio para demostrar o

Pertinente Cuando exista congruencia entre las observaciones,

Supervisin del trabajo

Revisin del programa de trabajo

Vigilancia constante y cercana al trabajo de los auditores

Aclaracin oportuna de dudas

Control del tiempo invertido en funcin del estimado

Revisin oportuna y minuciosa de los papeles de trabajo

Revisin final del contenido de los papeles de trabajo para

Aplicar las tcnicas de anlisis

Proceso planeado para aplicar modificaciones culturales y estructurales en

Proceso a travs del cual las organizaciones redisean sus sistemas de

k Revisin y/o ajuste de una organizacin con el propsito de hacerla ms

Proceso a travs del cual los niveles de decisin de una organizacin,

Determinacin del grado de influencia o repercusin mutua entre dos o ms

MODELOS DE Especificacin de cundo y qu cantidad de inventarios deben tenerse.

Sirve para inferir informacin acerca de un universo de estudio, a partir del

Objetividad Visin imparcial de los hechos

Lineamientos generales para su

No perder de vista el objeto de la auditoria

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