Beruflich Dokumente
Kultur Dokumente
07-1
PLAN DE LIMPIEZA AREAS DE
ARCHIVO VERSIN: 1
FECHA: 15/02/2016
PROCESO GESTION DOCUMENTAL
Pgina 1 de 7
ELABOR REVIS APROBO
ENLACE SIG DE GESTIN COORDINADOR (A) GRUPO DE
COORDINADOR (A) GRUPO DE GESTIN ADMINISTRATIVA Y
DOCUMENTAL GESTIN ADMINISTRATIVA Y
DOCUMENTAL
DOCUMENTAL
1. OBJETIVO:
3. DEFINICIONES:
FECHA: 15/02/2016
PROCESO GESTION DOCUMENTAL
Pgina 2 de 7
ELABOR REVIS APROBO
ENLACE SIG DE GESTIN COORDINADOR (A) GRUPO DE
COORDINADOR (A) GRUPO DE GESTIN ADMINISTRATIVA Y
DOCUMENTAL GESTIN ADMINISTRATIVA Y
DOCUMENTAL
DOCUMENTAL
4. ACTIVIDADES:
CRONOGRAMA Y PERIODICIDAD
El programa de limpieza reas de archivo, estantes y de los depsitos debe ser
permanente y peridico y se debe procurar la realizacin de una limpieza en seco
y en hmedo y un control de eficiencia semestralmente. Las reas de trabajo y de
limpieza documental debern ser programadas diariamente.
Para planear las actividades de limpieza se debe definir un cronograma que tenga
en cuenta los siguientes aspectos:
FECHA: 15/02/2016
PROCESO GESTION DOCUMENTAL
Pgina 3 de 7
ELABOR REVIS APROBO
ENLACE SIG DE GESTIN COORDINADOR (A) GRUPO DE
COORDINADOR (A) GRUPO DE GESTIN ADMINISTRATIVA Y
DOCUMENTAL GESTIN ADMINISTRATIVA Y
DOCUMENTAL
DOCUMENTAL
Para realizar una buena rutina de limpieza y desinfeccin de las reas, mobiliarios
y materiales destinados a las diferentes actividades archivsticas (clasificacin,
descripcin, consulta, microfilmacin, digitalizacin almacenamiento y
realmacenamiento), es indispensable contar con los siguientes materiales:
Aspiradora.
Elementos como bayetillas blancas, traperos y trapos.
Baldes.
Detergente.
Desinfectantes.
Alcohol antisptico.
Implementos de seguridad.
Nebulizador o aspersor.
FECHA: 15/02/2016
PROCESO GESTION DOCUMENTAL
Pgina 4 de 7
ELABOR REVIS APROBO
ENLACE SIG DE GESTIN COORDINADOR (A) GRUPO DE
COORDINADOR (A) GRUPO DE GESTIN ADMINISTRATIVA Y
DOCUMENTAL GESTIN ADMINISTRATIVA Y
DOCUMENTAL
DOCUMENTAL
c. Se deben limpiar con aspiradora provista de cepillo redondo de cerda larga, cada
una de las unidades de conservacin (cajas). Nunca aplicar ninguna clase de
producto de limpieza tal como detergente o desinfectante, y mucho menos
repasar la limpieza con trapo humedecido.
Nota: Se debe utilizar aspiradora con filtro de agua, con una mezcla de 80% de
agua limpia y 20% de alcohol isoproplico industrial.
d. A la vez debe limpiarse la bandeja ocupada por las unidades que estn siendo
limpiadas. El procedimiento es el siguiente:
Tiene como finalidad no slo garantizar un ambiente de salubridad para las personas
que all laboran, sino que adems contribuyen en el campo de la conservacin
preventiva del patrimonio documental que se custodia en las oficinas y los archivos de
las entidades, dado que muchos organismos como son bacterias, hongos, insectos,
roedores y aves, entre otros, pueden de forma directa o indirecta generar deterioros
sobre los soportes documentales, los cuales pueden estar representados en manchas o
CDIGO: 710.14.07-1
PLAN DE LIMPIEZA AREAS DE
ARCHIVO VERSIN: 1
FECHA: 15/02/2016
PROCESO GESTION DOCUMENTAL
Pgina 5 de 7
ELABOR REVIS APROBO
ENLACE SIG DE GESTIN COORDINADOR (A) GRUPO DE
COORDINADOR (A) GRUPO DE GESTIN ADMINISTRATIVA Y
DOCUMENTAL GESTIN ADMINISTRATIVA Y
DOCUMENTAL
DOCUMENTAL
Para llevar a cabo este proceso es necesaria la proteccin de los equipos y dems
elementos, para lo cual se debe suministrar en cada oficina el papel para empaque. Se
deben tener en cuenta las siguientes consideraciones:
FECHA: 15/02/2016
PROCESO GESTION DOCUMENTAL
Pgina 6 de 7
ELABOR REVIS APROBO
ENLACE SIG DE GESTIN COORDINADOR (A) GRUPO DE
COORDINADOR (A) GRUPO DE GESTIN ADMINISTRATIVA Y
DOCUMENTAL GESTIN ADMINISTRATIVA Y
DOCUMENTAL
DOCUMENTAL
5. PUNTOS DE CONTROL
La limpieza de los estantes del depsito del Archivo Central y unidades de conservacin
se debe realizar al menos una vez al mes. La limpieza de los archivos de gestin debe
realizarse al menos una vez a la semana.
CAPACITACIN AL
ACTA
PERSONAL QUE GESTION
ASISTENCIA A
1 EJERCE LABORES PERMANENTE ADMINISTRATIVA
DAO EN UN EVENTOS Y/O
DE ARCHIVO Y Y DOCUMENTAL
DOCUMENTO POR FALTA CAPACITACIN
LIMPIEZA
DE CUIDADO EN LA
LIMPIEZA DEL MISMO Y
USO DE
DE LAS AREAS GESTION
ELEMENTOS DE
2 SIEMPRE ADMINISTRATIVA
ASEO ADECUADOS
Y DOCUMENTAL
EN CADA CASO
VIGILAR QUE EL
PERSONAL
ATIENDA LAS
INSTRUCCIONES
DE ESTE
PROTOCOLO DE
RIESGO DE FORMA GESTION
3 CONTAMINACIN PARA CORRECTA, Y PERMANENTE ADMINISTRATIVA
EL PERSONAL DE CUENTE CON LOS Y DOCUMENTAL
ARCHIVO IMPLEMENTOS DE
PROTECCIN
PERSONAL Y DE
ASEO DE LAS
CARACTERSTICAS
DESCRITAS
CDIGO: 710.14.07-1
PLAN DE LIMPIEZA AREAS DE
ARCHIVO VERSIN: 1
FECHA: 15/02/2016
PROCESO GESTION DOCUMENTAL
Pgina 7 de 7
ELABOR REVIS APROBO
ENLACE SIG DE GESTIN COORDINADOR (A) GRUPO DE
COORDINADOR (A) GRUPO DE GESTIN ADMINISTRATIVA Y
DOCUMENTAL GESTIN ADMINISTRATIVA Y
DOCUMENTAL
DOCUMENTAL
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
ANEXOS