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INTRODUCCION

La administracin del crdito y las cobranzas se encuentra entre las actividades ms


difciles de realizar. Esta actividad est incluida entre las muchas que desempea una
empresa que produce artculos para la venta, o que compre dichos artculos para luego
revenderlos. Cualquiera que sea la modalidad de las operaciones, se espera obtener un
margen de utilidad razonable con relacin a sus costos y gastos. Las polticas y
procedimientos utilizados para la concesin de los crditos, recaudacin del dinero que
produzcan los cobros de los crditos, los instrumentos que utilice la firma para ejercer
un control efectivo sobre los crditos y las cobranzas, y la aversin al riesgo de los
empresarios, entre otras, van a ser las variables que los empresarios con agudeza de
visin financiera tendrn que considerar a fin de orientar efectiva y eficientemente la
gerencia de crdito y cobranzas. As, se pretende lograr los objetivos propuestos para la
empresa donde el volumen de sus ventas y el nivel de sus utilidades netas peridicas
dependen de las ventas a crdito.

Los lineamientos de este trabajo bibliogrfico obedecen precisamente a la


consideracin de las variables antes mencionadas. En consecuencia, su tratamiento
implica la aplicacin prctica en la vida de las empresas para el manejo de sus cuentas
por cobrar.

La elaboracin del presente trabajo es consecuencia de la revisin de libros, artculos


de revistas, folletos y la experiencia profesional del autor. Asimismo, debe considerarse
el inters del autor en el estudio del crdito en los negocios y su repercusin en su
administracin financiera. Con lo tratado en el presente estudio no se pretende algo
novedoso en el mbito de las finanzas ni lo ltimo que escriba o se haya escrito sobre
este tema; a medida que se desarrollan las ciencias administrativas surgen tcnicas
ms avanzadas que si no eliminan ideas anteriores, por lo menos las modifican tratando
de perfeccionarlas.
ADMINISTRACION DE LA COBRANZA

Los diversos mtodos de cobros y pagos mediante los cuales una empresa mejora la
eficiencia de la administracin de su efectivo constituyen dos caras de la misma
moneda.

La idea general consiste en hacer efectivas las cuentas por cobrar tan pronto sea
posible y diferir lo ms posible el pago de las cuentas por pagar, manteniendo al mismo
tiempo la imagen de crdito de la empresa con los proveedores.

Hay tcnicas para acelerar los cobros y controlar en forma estrecha los pagos.

Primero se considera la aceleracin de los cobros, lo cual significa reducir la demora


entre el momento en que los clientes pagan sus cuentas y el instante en que los
cheques se cobran y su importe queda disponible para ser utilizado. Hay varios
mtodos para acelerar este proceso:

Acelerar el tiempo de envo por correos de los pagos de los clientes a la


empresa,
reducir el tiempo durante el cual los pagos recibidos por la empresa permanecen
como fondos no cobrables y
acelerar el movimiento de los fondos a los bancos de pago.

Las cuentas por cobrar constituyen tal vez uno de los activos ms importantes de una
empresa. Su misma naturaleza de representar las decisiones de concesin de crdito,
la gran importancia que para la administracin tiene su buen manejo y control en las
decisiones financieras, como instrumento que contribuye a elevar el volumen de ventas
y a la generacin de fondos para el financiamiento de las operaciones corrientes de la
empresa. Para todos los fines de la gerencia de crdito se deben considerar dos
elementos bsicos:

1. Obtencin de la mxima ganancia en operaciones.


2. Cobrabilidad de las ventas a crdito, minimizando lo ms que se pueda el riesgo
de las cuentas por cobrar, a fin de protegerse contra posibles prdidas.
3. Optimizacin de las ganancias de los accionistas de la firma

El concepto de cuentas por cobrar puede ser establecido desde los siguientes puntos
de vista:

1. Desde el punto de vista contable:

Las cuentas por cobrar son la parte del activo circulante originada por las ventas a
crdito. Este concepto comprende las cuentas por cobrar originadas por operaciones
comerciales; no obstante, existen cuentas por cobrar no procedentes de las
operaciones corrientes de un negocio y comnmente se le conoce como no
comerciales, estas ltimas son generadas por transacciones realizadas en las
siguientes modalidades:

a. Entre la empresa y sus empleados o accionistas


b. Compaas afiliadas
c. Depsitos reembolsables
d. Reclamaciones por prdidas a daos
e. Anticipos dados para compra de mercancas
f. Cobros al gobierno por devoluciones de impuestos
g. En general cualquier derecho a cobrar no proveniente de una venta a crdito de
bienes o servicios.

2. Desde el punto de vista administrativo:

Las cuentas por cobrar son el total de los crditos a corto plazo otorgados y an no
recuperados, y que representan un eficiente indicador de la gestin administrativa de un
negocio, o en su departamento de crdito en materia de crdito y cobranzas al hacerse
un anlisis de ellas. Un negocio se

ayuda mejor a s mismo cuando sirve mejor a su clientela, cuando comercia no slo en
vender sus productos y servicios, sino tambin en satisfacer los deseos y las
necesidades humanas. Ningn gerente de crditos puede servir bien a su negocio, a
menos que acte en forma igual con el pblico.

La necesidad de ambos crditos, el comercial y el del consumidor, est firmemente


establecida en la sociedad. La satisfaccin de stas necesidades constituye el reto
profesional que debe enfrentar en la actualidad, el hombre dedicado a la gerencia de
crdito.

El concepto administrativo de las cuentas por cobrar destaca una importante actividad
dentro de la empresa que pone en relieve la necesidad de emprender estudios
profundos y cuidadosos, tendientes a lograr la mxima efectividad del proceso de
ventas a crdito. Asimismo, en la cobranza de los crditos otorgados en plazos
normalmente establecidos por la poltica crediticia de la firma.

3. Desde el punto de vista financiero:

Desde el punto de vista financiero, las cuentas por cobrar constituyen fondos
comprometidos. Esto significa una ampliacin de los mismos en forma directa del
efectivo que debera percibirse de las ventas al crdito concedido para facilitar las
ventas y mejorar los beneficios. Esto a su vez afecta el flujo de caja de una empresa, en
vista de los efectos que tienen las polticas relativas de la concesin de crditos y a las
polticas de cobranzas en la rapidez conque entren los fondos a la firma. Asimismo,
tambin se afectarn los estados financieros presupuestados, tanto el estado de
ganancias y prdidas como el balance general debido a los efectos de las decisiones
que se tomen respecto a las ventas a crdito y a las prdidas por cuentas incobrables.
As, desde el punto de vista financiero, las cuentas por cobrar, representan un
instrumento realmente importante en la funcin financiera de una empresa. De una
buena poltica de concesin de crdito y de un buen sistema de cobros, depender la
contribucin de las cuentas por cobrar a la provisin de fondos en las condiciones ms
ventajosas y a la maximizacin de las utilidades de la empresa.

4. Desde el punto de vista econmico:

Las cuentas por cobrar (el crdito) representan un elemento con efectos decisivos en
todos los tipos el cielo de negocios. Los negocios en sus actividades son entes
dinmicos que pasan por una serie de etapas o perodos en los cuales perodos de
prosperidad alternan con perodos de recesin. La confianza y voluntad para el
otorgamiento de crdito, monto y plazo de pago van a depender en gran parte de el
etapa en la cual se encuentre el negocio.

En consecuencia, cuando un negocio se recupera de un perodo de decadencia,


invierte en activos fijos, los precios y las utilidades aumentan con el incremento de la
demanda; al elevarse el valor de los bonos y las acciones, nuevos crditos se negocian
fundamentados en ese aspecto. Se necesita la utilizacin de la totalidad del capital y
mano de obra para satisfacer la demanda. En una poca de depresin, en la cual la
demanda se nivela o es inferior a la produccin, los comerciantes quedan con niveles
de inventarios elevados que no pueden vender; se trata de acelerar el cobro de las
cuentas y documentos por cobrar, se venden bonos, acciones y activos fijos para pagar
a los acreedores y aumentar la liquidez de la firma; la reduccin de personal es
caracterstica de esta poca.

En poca de recesin, lo caracterstico es que un gerente sea pesimista y reacio a


conceder crditos. As, la reduccin en las ventas y en la actividad de los negocios, a lo
cual a su vez se une la presin a los clientes para que cancelen sus deudas a la
empresa; cuando se trata de crditos de plazos no vencidos, se les ofrecen a los
clientes atractivos descuentos por pagar antes de la fecha de vencimiento de la deuda.
Cuando la recesin alcanza su punto ms bajo, los gerentes de crdito intentan
estimular la recuperacin de la empresa mediante el establecimiento de una poltica
crediticia ms liberal. En las primeras etapas de cambio en los negocios, si la confianza
de los gerentes de crdito en la capacidad de pago de sus clientes en el futuro los hace
demasiado flexibles en la concesin de los crditos, se da un impulso a la sobre
expansin con el consiguiente peligro de inversin excesiva en cuentas por cobrar.

Lo anteriormente sealado respecto al enfoque econmico del crdito resalta el papel


que desempea el crdito en las diversas etapas del ciclo de los negocios y la
incidencia que tiene el ciclo de los negocios en los niveles de cuentas por cobrar, en la
concesin y en la restriccin del crdito.

Los conceptos de cuentas por cobrar, enfocados a travs de cuatro puntos de vista
diferentes dan una idea de las diferentes actividades en la vida de una empresa en las
cuales las cuentas por cobrar desempean uno de los roles ms importantes, tanto en
el aspecto Contable, Administrativo y Financiero como el Econmico.
LA COBRANZA

DEFINICIN: Proceso formal mediante el cual se tramita el cobro de una cuenta por
concepto de la compra de un producto o el pago de algn servicio.

Esto incluye el pago de documentos como


Facturas
Pagares
Letras de cambio
Otros ttulos valores

Se dice que la venta se realiza cuando se hace el cobro respectivo y es tan cierta esta
frase que cualquier empresa comercial mantiene un adecuado capital de trabajo ,
cuando genera efectivo por parte del pago de sus clientes , por lo tanto se considera la
labor de cobranza de gran importancia en la administracin

POLTICAS DE COBRANZA

Las polticas de cobro de la empresa son los procedimientos que sta sigue para cobrar
sus cuentas una vez vencidas

La efectividad de las polticas de cobro de la empresa se pueden evaluar parcialmente


examinando el nivel de estimacin de cuentas incobrables. Una efectiva labor de
cobranza esta relacionado con efectiva una poltica de crditos por lo que se minimiza
los gastos de cobro por cuentas difciles o de dudosa recuperacin

Una poltica de cobranza debe basarse en su recuperacin sin afectar la permanencia


del cliente .La empresa debe tener cuidado de no ser demasiado agresiva en su gestin
de cobros

Los diferentes procedimientos de cobro que aplique una empresa estn determinados
por su poltica general de cobranza. Cuando se realiza una venta a crdito,
concediendo un plazo razonable para su pago, es con la esperanza de que el cliente
pague sus cuentas en los trminos convenidos para asegurar as el margen de
beneficio previsto en la operacin. En materia de poltica de cobranza se pueden
distinguir tres tipos , las cuales son; polticas restrictivas, polticas liberales y polticas
racionales.

1. Polticas restrictivas.

Caracterizadas por la concesin de crditos en perodos sumamente cortos, normas de


crdito estrictas y una poltica de cobranza agresiva. Esta poltica contribuye a reducir al
mnimo las prdidas en cuentas de cobro dudoso y la inversin movilizacin de fondos
en las cuentas por cobrar. Pero a su vez este tipo de polticas pueden traer como
consecuencia la reduccin de las ventas y los mrgenes de utilidad, la inversin es ms
baja que las que se pudieran tener con niveles ms elevados de ventas, utilidades y
cuentas por cobrar.

2. Polticas Liberales.

Como oposicin a las polticas restrictivas, las polticas liberales tienden a ser
generosas, otorgan crditos considerando la competencia, no presionan enrgicamente
en el proceso de cobro y son menos exigentes en condiciones y establecimientos de
perodos para el pago de las cuentas. Este tipo de poltica trae como consecuencia un
aumento de las cuentas y efectos por cobrar as como tambin en las prdidas en
cuentas incobrables. En consecuencia, este tipo de poltica no estimula aumentos
compensadores en las ventas y utilidades.

3. Polticas racionales.

Estas polticas son aquellas que deben aplicarse de tal manera que se logre producir un
flujo normal de crdito y de cobranzas; se implementan con el propsito de que se
cumpla el objetivo de la administracin de cuentas por cobrar y de la gerencia financiera
en general. Este objetivo consiste en maximizar el rendimiento sobre la inversin de la
empresa

Se conceden los crditos a plazos razonables segn las caractersticas de los clientes y
los gastos de cobranzas se aplican tomando en consideracin los cobros a efectuarse
obteniendo un margen de beneficio razonable.

COBRANZA EFECTIVA

Una excelente gestin de cobranza se basa en aspecto como:

1 Actitud frente a la Gestin que realiza y la Empresa que representa.

Una actitud positiva no solo frente al trabajo sino tambin frente a la organizacin y/o
actividad que represente.

2 Organizacin Interna hacia el Trabajo

Es la importancia de prepararse para una gestin, como el conocimiento de su


empresa, de la industria en la que se desarrolla y su capacidad de trabajar
organizadamente potencializa la posibilidad de hacer efectiva una cuenta por cobrar .

3 Percepcin del Cliente


Este concepto influye en la morosidad de una cuenta y es una herramienta para mejorar
la gestin, en la medida que el cliente pueda percibir que la organizacin monitorea las
cuentas, y que existe una poltica de crdito definida y respetada por sus trabajadores

4 Comunicacin como herramienta de persuasin en tu gestin de cobros.

Una buena comunicacin y utilizar un canal apropiado de vnculo con el cliente. Es


ayudar al cliente a superar situaciones difciles. El gestor de cobros es el que puede
convertirse en un apoyo para el cliente con dos objetivos

El primero de ellos, salvar la relacin comercial sin caer en el detrimento de los


intereses de la empresa.

El segundo es recuperar la totalidad de los montos

5 El seguimiento y evaluacin permanente de las acciones y reacciones sobre las


cuentas que gestiona.

Es hacer conciencia de la importancia de medir y evaluar sobre cada una de las


acciones reconociendo que la efectividad radica en el anlisis permanente de las
acciones Vs las reacciones que estas producen.

FORMAS Y MECANISMOS DE PAGO

Los medios de pago son la herramienta que las empresas adoptan para transferir valor
monetario producto de una transaccin comercial a fin de logra el pago por algn bien,
servicio .

Las empresas comerciales deben ofrecer mas de un sistema de pago con el fin de
ampliar las posibilidades de recuperacin de cartera

Los medios de pago genricos pueden ser:

EL CHEQUE

Un documento contable de valor en el que la persona que es autorizada para extraer


dinero de una cuenta (por ejemplo, el titular), extiende a otra persona una autorizacin
para retirar una determinada cantidad de dinero de su cuenta la cual se expresa en el
documento, prescindiendo de la presencia del titular de la cuenta bancaria.

TRANSFERENCIA BANCARIA

Modo de mover dinero de una cuenta bancaria a otra. Es una manera de traspasar
fondos entre cuentas bancarias sin sacar fsicamente el dinero

TARJETA DE CRDITO
Es emitida por un banco o entidad financiera que autoriza a la persona a cuyo favor es
emitida, utilizarla como medio de pago en los negocios adheridos al sistema, mediante
su firma y la exhibicin de la tarjeta. Es otra modalidad de financiacin, por lo tanto, el
usuario supone asumir la obligacin de devolver el importe dispuesto y de pagar los
intereses, comisiones bancarias y gastos pactados.

PAGO DE FACTURAS POR MEDIOS ELECTRNICOS

Algunas ventajas del pago electrnico es reducir el riesgo y ofrecer mejores servicios a
sus clientes, incrementar la eficiencia operativa y reducir los costos de transaccin. Los
medios de pago electrnicos por su flexibilidad, confiabilidad y conveniencia, le ha dado
una nueva dimensin al uso de algunos medios de pago tradicionales

NEGOCIACION EN PROCESO DE COBRANZA

El gestor o negociador de cobranzas debe personalizar cada gestin en funcin a las


caractersticas del deudor. Una primera diferenciacin viene dada por la personera
jurdica del deudor, puesto que no es lo mismo reclamar el pago a una persona
particular por deudas personales, que a una empresa que sea sociedad comercial.

En cada caso el procedimiento ha de ser diferente, puesto que no es lo mismo tratar


directamente con el propio deudor cuando es una persona fsica y que puede tomar por
si mismo y sobre la marcha las decisiones que afectan el pago de su deuda, que con el
empleado de una sociedad que deber consultar con varios niveles de responsabilidad
antes de dar alguna respuesta.

Por lo tanto existen muchos factores relativos a las peculiaridades de cada deudor que
hay que tener en cuenta antes de iniciar el proceso de reclamacin.

Los diferentes tipos de deudores

Uno de los aspectos que hay que tener en cuenta en el reclamo de deudas es el perfil
del deudor, puesto que no todos los deudores son iguales ni se les puede tratar de
forma indiscriminada. Cada deudor requiere un tratamiento diferenciado para conseguir
la recuperacin de la deuda, y es misin del responsable de cobros de averiguar
haciendo de investigador de morosos cual es la tipologa del deudor para decidir la
estrategia de recobro ms idnea a utilizar.

Las cinco preguntas clave para analizar a un deudor

De entrada, para hacer un anlisis del deudor y averiguar su tipologa, simplemente hay
que plantearse 5 preguntas clave:

Quiere pagar el deudor?


Puede pagar el deudor?
Sabe el deudor que tiene que pagar?
Es de buena fe el deudor?
Tiene el deudor una razn objetiva para no pagar?

Del resultado de este anlisis el gestor de cobros puede averiguar, por ejemplo, si el
deudor est motivado en los siguientes aspectos:

Existe un problema de calidad en el producto o servicio al cliente o por culpa de un error


del propio proveedor que ha ocasionado un problema comercial(razn objetiva para no
pagar).

Hay un problema ocasionado por algn intermediario en la relacin comercial con el


cliente y que ha cometido un fallo de servicio que provoca la retencin del pago por
parte del cliente (razn objetiva para no pagar).

El deudor tiene liquidez pero de momento no tiene intencin de pagar ya que tiene otras
prioridades o pretende financiarse a costa del proveedor (morosidad intencional).

El deudor no tiene actualmente liquidez y tampoco intencin de hacer el pago ya que se


trata de un cliente insolvente en origen (morosidad en origen e intencional).

El deudor no tiene actualmente liquidez para abonar la factura pero tiene voluntad de
hacer el pago en cuanto tenga disponible para poder hacerlo (morosidad fortuita y
transitoria).

El deudor compr con la intencin de no abonar la factura o slo pagarla si se ve


coaccionado por la justicia (morosidad intencional y profesional)

El deudor tiene una mala organizacin interna pero tesorera suficiente para hacer el
pago (morosidad por incompetencia)

1. Los morosos intencionales; que pueden pagar pero no quieren Son los de mala fe, ya
que podran pagar puesto que tienen suficiente liquidez pero no quieren hacerlo: son los
caraduras que pretenden ganar dinero a costa de los proveedores. Se dividen en dos
subtipos:

Los que acaban pagando la deuda (tarde pero al final pagan). A este grupo pertenecen
todos los morosos intencionales, que retienen el pago algunos das para beneficiarse
de una financiacin gratuita a costa del proveedor.

Los morosos profesionales que no pagan nunca ( amenos que se les obligue ejerciendo
una coercin suficiente)

2 .Los deudores fortuitos, que quieren pagar pero no pueden En esta clase de deudores
estn incluidos todos los que son de buena fe pero no pueden saldar la deuda ya que
no tienen liquidez. Estos morosos pagaran si tuvieran medios para hacerlo. Los
deudores que estn en esta categora acaban pagando la deuda si se les concede el
tiempo suficiente y se les otorgan facilidades para reintegrar la cantidad adeudada.

3. Los deudores incompetentes y/o desorganizados que pueden pagar pero no saben lo
que tienen que pagar Son los que pueden pagar y no tienen mala voluntad, pero no
saben lo que tienen que pagar ya que su administracin es un desastre: son los
desorganizados, los incompetentes y los despistados.

4. Los deudores negligentes: Son los que no quieren saber lo que deben, no se
preocupan por la buena gestin de su negocio aunque sean conscientes de ello .

5. Los deudores circunstanciales, que pueden pagar pero no lo hacen porque hay un
litigio Son los que han bloqueado el pago voluntariamente porque hay una incidencia en
los productos o servicios suministrados, pero son de buena fe, y pagarn la deuda si el
proveedor les soluciona el litigio.

EL EJECUTIVO DE COBRANZA

El ejecutivo de cobranza debe tener en cuenta:

1) El xito de su departamento depende de que logre una cobranza puntual. No debe


permitir que se retrasen los clientes. Esta es la clave para que el porcentaje de
eficiencia de la cobranza sea alto. Cuanto ms tiempo pase en la cobranza, mayor ser
la probabilidad de que se vuelva incobrable.

2) Debe desarrollar habilidades especiales para cobrar las cuentas vencidas sin perder
al cliente.

3) No debe aplicar tratamientos generales . Cada cliente es un caso especial que


requiere estudios de la tcnica que debe aplicarse en el momento adecuado.

Sus cualidades deben ser similares al ejecutivo del crdito, porque lo ms recomendado
es que la misma persona quien se responsabilice de la cobranza, debe tener
conocimientos de los crditos otorgados por la empresa.

El cobrador debe tener un conocimiento completo de las tcnicas de cobranza y saber


cmo y cuando aplicarla.

El cobrador debe poseer las siguientes cualidades:

Honestidad
Responsabilidad
Integridad
Creatividad
Iniciativa
Paciencia entre otros.

La cobranza puntual es vital para el xito de cualquier negocio que vende a crdito, es
por ello la importancia de la persona que ejerce esa funcin. Depende del cobrador que
las utilidades de la empresa retornen al capital para que la empresa obtenga sus
ganancias.

El xito de la cobranza depende del cobrador al desarrollar sistemas para el cobro de


las mismas. Un sistema efectivo que incluya procedimientos de seguimiento rutinario de
la mayora de las cuentas en gestin.

Funciones y responsabilidades

a) Elaborar los programas mensuales de trabajo y vigilar que se cumpla las metas.

b) Elaborar el presupuesto mensual de cobranza, con base en el presupuesto de


ingresos y de acuerdo con las polticas de plazo de la empresa.

c) Cumplir con el objetivo departamental y de la empresa dentro de las polticas


sealadas por la direccin.

d) Establecer las polticas de cobranza, de acuerdo con la Gerencia General.

e) Llevar el control de sus actividades.

f) Disear formularios y reportes.

g) Supervisar los procedimientos de cobro.

h) Llevar el control del grupo de riesgo alto.

i) Tomar decisiones para regularizar las cuentas que se retrasen o que representen un
riesgo mayor del normal o aceptado.

j) Informar a la Gerencia General en forma oportuna, de las actividades relacionadas


con la cobranza.

CONTROLES POR CLIENTES

El cobrador con la finalidad de controlar y mantener al da la informacin necesaria de


un cliente debe disear e implementar una Tarjeta del Cliente donde se deben registrar
todos los movimientos y al final de cada mes se deben totalizar los saldos.

Esta contiene los siguientes datos:

Nombre, domicilio, poblacin, estado, telfono del cliente.


Condiciones de venta
Fecha de la operacin
CONCLUSION

Si la actividad crediticia involucra un alto riesgo para la organizacin, un riesgo mucho


ms alto lo representa una baja rotacin de activos por ventas de bienes y/o servicios
no realizadas. Como fue comentado anteriormente, la labor de mercadotecnia para la
captacin de clientes implica altos costos de promocin. Una vez captado el cliente, su
prdida significa, a su vez, una prdida financiera y una prdida de mercado para la
firma.

De acuerdo a lo anterior la empresa debe emprender planes de accin para la retencin


de sus clientes que impliquen tanto o mayor esfuerzo que el realizado para captarlos.
Una organizacin crece en operaciones en la medida que aumente su clientela. No
obstante, la firma difcilmente podra aumentar el volumen de sus operaciones si los
nuevos clientes fundamentalmente reemplazan a los actuales. En consecuencia, la
firma debe establecer un balance mediante el cual determine que los beneficios
obtenidos por las nuevas captaciones de clientes superan, o al menos igualan, a los
dejados de percibir por los clientes que se alejan de la empresa por presentar
dificultades para cancelar sus obligaciones.
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