05-El procedimiento. Ing. Carlos Ernesto Garca, M.Sc.

1. Definicin.
Un procedimiento es un conjunto de actividades administrativas que desarrolladas de manera coordinada,
conducen al logro de objetivos predefinidos. La relacin ms importante entre las actividades es la
secuencia de ejecucin de tales actividades, secuencia
Figura 1. Metamodelo del sistema
que incluye siempre un evento de inicio y un evento de
procedimiento.
finalizacin, como se muestra en la Figura 1.
La entrada y salida del procedimiento son documentos Entrada:
Inicio
que contienen datos e informacin pertinente a los - Formularios
objetivos del procedimiento. Una clase especial de - Documentos
documento es el formulario, el cual contiene datos {Actividades}
elementales sobre una persona u objeto requeridos por
el procedimiento, en espacios predefinidos llamados Salida:
Fin
campos. Por ejemplo, al inscribir asignaturas en una - Formularios
- Documentos
universidad en un ciclo acadmico, se hace uso de un
Control .
procedimiento, en el que la entrada suele ser un
formulario de solicitud de inscripcin; y la salida, una Medioambiente: Usuario, entidades relacionadas
constancia de asignaturas inscritas.
Los procedimientos pueden ser manuales o mecanizados. Son mecanizados cuando al menos una de sus
actividades se auxilia de funciones de computadora en su ejecucin. Son manuales cuando todas sus
actividades se realizan de manera manual, sin la intervencin de computadoras. Al proceso tpico en la labor
de los ingenieros informtico de convertir un procedimiento manual en uno mecanizado se le llama
mecanizacin.
Actividad. Una actividad es una accin administrativa que contribuye de manera predefinida al logro de los
objetivos de un procedimiento. Son actividades, por ejemplo: recepcin, revisin, generacin, disposicin y
firma de documentos; consulta y actualizacin de depsitos de datos; y toma de decisiones.
Una actividad puede ser por s misma un procedimiento; es decir, un subprocedimiento del procedimiento al
que pertenece, al que se le denomina procedimiento predefinido.
Toda actividad debera ejecutarse bajo la responsabilidad de una sola entidad organizativa. Por ejemplo, la
Junta directiva de una facultad autoriza retiros de asignaturas; la secretaria de una escuela recibe las
solicitudes de exmenes diferidos de los estudiantes, etc.
Importancia. Porqu son importantes los procedimientos para un Ingeniero Informtico? La respuesta a
esta pregunta se basa en cuatro aspectos:
a. Por que el conjunto de procedimientos de una corporacin abarca toda su actividad administrativa al
nivel transaccional, operativo y tctico.
b. Por que los sistemas informticos se incrustan en o interactan con los procedimientos corporativos,
con el propsito especfico de mejorar la calidad de stos en todo aspecto: eficiencia, efectividad,
rapidez, seguridad, etc.
c. Por que la investigacin de los procedimientos corporativos pertinentes es esencial para el desarrollo
sistemas informticos, ya que tales procedimientos son fuente de abundante informacin sobre las
entradas, las salidas, los requerimientos y otros aspectos contextuales un nuevo sistema informtico.
d. Por que la instalacin o actualizacin de un sistema informtico afecta de diversas maneras a un
determinado nmero de procedimientos, cuya documentacin deber actualizarse en el Manual de
Procedimientos para reflejar los cambios habidos.
Aclaracin. No es funcin del ingeniero informtico analizar los procedimientos de una corporacin con el
propsito de mejorarlos o simplificarlos. Esta es tarea propia de ingenieros industriales especializados en
una disciplina que se denomina Organizacin y Mtodos que se abrevia OyM. Sin embargo, el ingeniero
informtico debe estar conciente de los objetivos que se persiguen al mecanizar un procedimiento y buscar
que las mejoras en la calidad de estos, derivadas casi inevitablemente de la mecanizacin, sean ptimas.

@C.E.Garca/Courses/S&P2017/05-Procedimiento.doc.
Manual de procedimientos. Toda la corporacin (empresa privada o institucin gubernamental) trabaja con
base a procedimientos. Estos procedimientos suelen estar descritos formalmente en un documento llamado
Manual de procedimientos. Entre las varias ventajas del manual para una corporacin se destacan:
a. Facilita la capacitacin del personal para el desempeo de un puesto.
b. Permite controlar la correcta operacin de los procedimientos.
c. Facilita identificar oportunidades de mejorar la calidad y productividad de los procedimientos.
d. Facilita la coordinacin y la comunicacin del personal.
e. Facilita la simulacin de los procedimientos, previo a cambios complicados o riesgosos.
Modelado de procedimientos. En los siguientes numerales se presentan dos de las formas ms conocidas
de modelar procedimientos administrativos: el diagrama de procedimiento y el diagrama DFD.
2. Diagrama de procedimiento.
Un diagrama de procedimiento es un modelo grfico de un procedimiento en el que la secuencia cronolgica
de ejecucin de las actividades se basa en el flujo de formularios y documentos a travs del procedimiento,
y en las acciones sobre los documentos y formularios en cada actividad. Estas acciones involucran recurso
humano, entidades y equipo, entre otros.
De cada actividad del procedimiento se especifican los siguientes atributos esenciales:
a. Qu se hace. [Indispensable].
b. Quin la hace. [Indispensable]
c. Dnde se hace. [Indispensable]
d. Cundo se hace. [Algunas veces]
e. Cmo se hace. [Algunas veces]
Simbologa. Hay disponibles varias normas de simbologa para diagramar procedimientos administrativos
1
[ANSI, ISO, ASME, BPMN , etc.], ninguna de las cuales ha sido adoptada unnimemente. La simbologa
que se presenta en la Figura 2, basada esencialmente en normas ANSI, goza de amplia aceptacin.
Figura 2. elementos grficos de un diagrama de procedimiento.

Actividad manual Depsito digita de datos

Actividad mecanizada Documento

Procedimiento predefinido Documento con copias

Inicio/fin de procedimiento
A Conector interno
Decisin
1 Conector de pginas
Demora
Sentido del flujo
Archivo manual Agrupamiento

Encabezado. El diagrama de procedimiento se dibuja en una o varias pginas, las cuales contienen un
encabezado en el que se incorpora siguientes datos (Ver Figura 3): nombre de la corporacin, nombre y
cdigo del procedimiento, nombre del analista que document el procedimiento, fecha de realizacin, y la
numeracin de las pginas.
Figura 3. Encabezado de hojas de diagramas de procedimiento.

Universidad de El Salvador
Procedimiento: Licitacin de Productos y Servicios por LACAP Cd: PCD04
Analista: Carlos E. Garca Fecha: 22may2017 Pg. 3 de 5

1
Business Process Model and Notation
@C.E.Garca/Courses/S&P2017/05-Procedimiento.doc. 2
Estructura. La estructura de un diagrama de procedimiento se apegar en todo lo posible a los siguientes
lineamientos:
a. Se dibujar en hojas multicolumnares, asignando una columna a cada entidad participante.
b. Indicar claramente dnde inicia y dnde termina el procedimiento.
c. Las lneas de flujo sern flechas de una sola direccin.
d. Las nicas flechas bidireccionales sern las de consulta a depsitos de dato.
e. Las lneas de flujo sern verticales u horizontales, nunca diagonales.
f. Las lneas de flujo no se cruzarn. Usar conectores slo cuando el cruce sea inevitable.
g. El uso excesivo de conectores ser mnimo. El diagrama se ofusca por el uso de conectores.
h. Slo llegar una lnea de flujo a un smbolo. Pueden llegar muchas lneas de flujo a una lnea de flujo.
i. La lnea de flujo entrar a un smbolo por su parte superior o por la izquierda; y saldr de l por su
parte inferior o por la derecha.
j. En el caso de que el diagrama sobrepase una pgina, emplear conectores de pgina enumerados.
k. Todo smbolo se documentar en su interior. El texto ser breve y completo.
l. Todos los smbolos tendrn una sola lnea de entrada y una sola de salida, excepto el de decisin.
m. Los smbolos de decisin debern tener dos lneas de flujo de salida, rotuladas "Si " y "No".
n. El texto de las actividades comenzar con un verbo en modo infinitivo [recibir, pagar, firmar, etc.].
o. Cada flecha representar el flujo de los documentos del procedimiento.
Descripcin narrativa. Todo diagrama de procedimiento estar acompaado de una narracin descriptiva,
en la que se observarn los lineamientos siguientes:
a. Describir cada paso del procedimiento especificando el qu, quin, cundo y cmo.
b. Utilizar frases cortas, claras y completas.
c. El verbo de las acciones se expresar en tercera persona singular, del tiempo presente indicativo.
Ejemplo: recibe, autoriza, consulta, etc.
d. Evitar utilizar trminos demasiado sofisticados o ambiguos; usar trminos sencillos.
Formularios. A la descripcin narrativa le seguir una muestra claramente identificada de cada formulario
que interviene en el procedimiento,
Metodologa. Para construir el diagrama de un procedimiento, se requiere conocer en detalle previamente
tal procedimiento. Se recomienda seguir los siguientes pasos:
1. Organizar el equipo de trabajo responsable de la documentacin del procedimiento.
2. Identificar la frontera del procedimiento [actividades de inicio y fin].
3. Identificar las entidades que participan en el procedimiento.
4. Documentar la primera actividad del procedimiento: naturaleza de la actividad (manual/mecanizada),
en qu consiste, quin la realiza, documentos que entran/salen, criterios de decisin, depsitos de
dato que utiliza y tiempos de espera/demora.
5. Documentar de la misma manera, en secuencia cronolgica, las actividades que siguen a la primera
hasta llegar a la finalizacin del procedimiento.
6. Con base a la documentacin levantada de todas las actividades del procedimiento, elaborar el
diagrama de procedimiento en hojas multicolumnares, asignando una columna a cada entidad que
intervenga en el procedimiento.
7. Validar la correctitud del diagrama del procedimiento, exponindolo a las entidades participantes.
La informacin para documentar las actividades del procedimiento se obtiene por entrevistas, cuestionarios,
observacin directa y documentos pertinentes.
Herramientas. La productividad en la elaboracin de diagramas de procedimiento se incrementa mucho
(80% o ms en tiempo) utilizando herramienta de software, de las que estn disponibles en el mercado,
como SmartDraw, Lucidchart o Visio, las cuales permiten la elaboracin de muchos otros tipos de diagrama.
Ejemplo. En la Figura 3 se presenta como ejemplo el diagrama del procedimiento Retiro de asignaturas en
perodo extraordinario, de una Facultad de Ingeniera y Arquitectura. El procedimiento ficticio y simplificado,
pero muy ilustrativo de cmo luce un diagrama del procedimiento. A continuacin del diagrama se muestra
cmo lucira la descripcin de las actividades.

@C.E.Garca/Courses/S&P2017/05-Procedimiento.doc. 3
Figura 3. Ejemplo de diagrama de procedimiento. [Hecho con Diagramly2].

#Act Descripcin
1 Estudiante que desea hacer un retiro extraordinario de asignaturas solicita personalmente a
Administracin Acadmica de un formulario para hacer su solicitud.
2 Administracin Acadmica consulta el sistema Adacad para verificar que el estudiante ha inscrito
asignaturas en el presente ciclo acadmico.
3 Si el estudiante est inscrito, Administracin Acadmica le entrega un formulario de solicitud de
retiro extemporneo en blanco; si no, se da por concluido el proceso.
4 Estudiante llena formulario de retiro extemporneo y lo entrega a Secretara de su escuela.
5 Secretario de la Escuela registra en el libro de ingreso de correspondencia la solicitud.
6 Secretario de la Escuela acumula en un folder las solicitudes recibidas, en donde permanecen de
1 a 5 das. Un da despus del plazo legal para recibir solicitudes las entrega al Director de Escuela.
7 Director de Escuela revisa que las solicitudes estn completas y las remite a Secretara de la FIA.
8 Secretario de FIA agenda para prxima reunin de Junta Directiva el punto "retiros extraordinarios".
Espera de 1 a 5 das, hasta la prxima reunin de JD, a la que entrega agenda y solicitudes.
9 Junta Directiva analiza cada solicitud emitiendo un acuerdo de resolucin.
10 Secretario de FIA digitaliza acuerdo de JD, archivando el original
11 Secretario de FIA enva copia de acuerdo de JD al estudiante solicitante, al director de escuela y a
Administracin Acadmica. Cada recipiente archiva su copia segn su conveniencia.,

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Software de diagramacin en-lnea [https://www.draw.io/][20may2017]
@C.E.Garca/Courses/S&P2017/05-Procedimiento.doc. 4