COMUNICACIN Y NEGOCIACON

Bahena Ortiz Pedro Enrique.

Universidad Tecnolgica de la Regin Norte de Guerrero.

Formacin socio-cultural III.
Prof. Ma. Isabel Marban Arcos
Iguala, Guerrero. A 30 de Octubre de 2017
IMPORTANCIA DE UNA COMUNICACIN EFECTIVA

La comunicacin efectiva es muy importante para los gerentes por tres motivos
primordiales. En primer lugar, la comunicacin representa la hebra comn para los
procesos administrativos de la planificacin, la organizacin, la direccin y el control.

En segundo, las habilidades efectivas para la comunicacin pueden permitir que los
gerentes aprovechen la amplia gama de talentos que existe en el mundo pluricultural
de las organizaciones.

En tercero, como estn las cosas, los gerentes pasan mucho tiempo
comunicndose. Es raro que los gerentes estn solos, en sus escritorios, pensando,
planificando o analizando alternativas.

COMUNICACIN INTERPERSONAL

Se entender por comunicacin el proceso mediante el cual las personas pretenden

compartir significados por medio de la transmisin de mensajes simblicos.

La comunicacin centra la atencin en tres puntos esenciales:

1) que la comunicacin entraa la participacin de personas y, por consiguiente,

que para entender la comunicacin hay que tratar de entender la forma en que las
personas se relacionan unas con otras.

2) que la comunicacin entraa un significado compartido, lo cual sugiere que, para

que las personas se puedan comunicar, tendrn que estar de acuerdo en cuanto a
las definiciones de los trminos que estn empleando.

3) que la comunicacin entraa smbolos; es decir, qu los gestos, los sonidos, las
letras, los nmeros y las palabras slo son representaciones o aproximaciones de
las ideas que pretenden comunicar.
PROCESO DE LA COMUNICACIN

La comunicacin ocurre gracias a la relacin entre un emisor y un receptor. La

comunicacin puede fluir en una direccin y terminar ah, o el mensaje puede
producir una respuesta -cuyo nombre formal es retroinformacin- del receptor.

El emisor, o fuente del mensaje, inicia la comunicacin. En una organizacin, el

emisor es la persona que tiene una informacin, necesidad o deseo, as como un
propsito para comunicrselo a otra persona o a varias.

El receptor es la persona que, por medio de sus sentidos, percibe el mensaje del
emisor. Puede haber una cantidad importante de receptores, por ejemplo, cuando
se dirige un memorndum a todos los miembros de la organizacin, o puede haber
slo uno, por ejemplo, cuando se habla de algo, en privado, con un compaero. Si
el receptor no capta el mensaje, no hay comunicacin. La situacin no mejora
mucho si el receptor recibe el mensaje, pero no lo entiende. Tres factores que
influyen en la efectividad o inefectividad de la comunicacin son la codificacin, la
decodificacin y el ruido.

CODIFICACIN. La codificacin se presenta cuando el emisor traduce la

informacin que transmitir a una serie de smbolos. La codificacin es necesaria
porque la informacin slo se puede transmitir, de una persona a otra, por medio de
representaciones o smbolos.

La falta de reciprocidad es una de las causas que, con ms frecuencia, llevan a

equvocos o a una comunicacin fallida.

Los gestos tambin pueden dar lugar a diferentes interpretaciones. Un obrero, en

una fbrica muy ruidosa, puede transmitir a un compaero que quiere que apague
una mquina, sealndoselo con la mano, palma abajo y el ndice recorriendo la
garganta, con un gesto como si se "cortara la cabeza"

DECODIFICACIN. La decodificacin es el proceso mediante el cual el receptor

interpreta el mensaje y lo traduce a informacin con sentido. Es un proceso de dos
pasos. La decodificacin est sujeta a la experiencia pasada del receptor, a la
evaluacin personal de los smbolos y gestos usados, a las expectativas (la gente
suele or lo que quiere or) y a la reciprocidad de significado con el emisor.

RUIDO. El ruido es cualquier factor que altera, confunde o interfiere en la

comunicacin, de la manera que fuere. El ruido se puede presentar en el llamado
canal de la comunicacin o en el mtodo de transmisin (el aire para las palabras
pronunciadas o el papel para las cartas). El ruido puede ser interno (cuando el
receptor no est prestando atencin) o externo (cuando el mensaje es distorsionado
por otros sonidos del ambiente). El ruido se puede presentar en cualquier etapa del
proceso de comunicacin. Es particularmente molesto en la etapa de la codificacin
o la de la decodificacin. Como el ruido puede interferir con la comprensin, los
administradores deben tratar de reducirlo a un nivel que permita la comunicacin
eficaz. Las molestias fsicas, por ejemplo, el hambre, el dolor o el agotamiento,
tambin se pueden considerar una forma de ruido y pueden entorpecer la buena
comunicacin.

CMO MEJORAR LOS PROCESOS DE COMUNICACIN

La diferencia entre una comunicacin efectiva y otra inefectiva puede radicar en el

grado en que las partes que se comunican manejen debidamente cuatro aspectos
del proceso de la comunicacin: las diferencias de percepcin, las emociones, las
incongruencias entre la comunicacin verbal y la no verbal y la confianza (o
desconfianza) previa de las partes.

CMO SUPERAR LAS DIFERENCIAS DE PERCEPCIONES

Para superar las diferencias de percepciones y de lenguaje, el mensaje se debe

exponer de tal suerte que lo puedan entender receptores que tienen diferentes
opiniones y experiencias. Para superar las diferencias de lenguaje, es muy til pedir
al receptor que confirme los puntos bsicos del mensaje o que los vuelva a
pronunciar.
INCONSISTENCIAS ENTRE COMUNICACIN VERBAL V NO
VERBAL

La clave para eliminar la inconsistencia de la comunicacin est en tener conciencia

de que existe y evitar enviar mensajes en falso. Los gestos, la ropa, la postura, la
expresin del rostro y otras potentes formas de comunicacin no verbal deben estar
"bien sincronizadas" con el mensaje verbal. Es muy til analizar la comunicacin no
verbal de otras personas y aplicar lo que se haya aprendido, tanto a uno mismo
como al trato con los dems.

DESCONFIANZA

El hecho de que un receptor confe o desconfe de un mensaje est en funcin, en

gran medida, de la credibilidad que el emisor tenga en la mente del receptor. La
credibilidad del emisor est sujeta a las circunstancias del contexto en el cual enva
el mensaje. En algunos casos, el hecho de que el mensaje venga de un gerente
reforzar su credibilidad. En otros casos, puede tener el efecto contrario. De nueva
cuenta, el momento y el lugar en que ocurra resultan medulares.

LA COMUNICACIN EN LAS ORGANIZACIONES

Todos los factores que se han expuesto en relacin con la comunicacin

interpersonal se aplican tambin a la comunicacin dentro de las organizaciones,
que tambin entraa transmitir un mensaje exacto de una persona a otra (o quizs
a varias personas). Sin embargo, hay varios factores, singulares de las
organizaciones, que influyen en la efectividad de la comunicacin

FACTORES QUE INFLUYEN EN LA COMUNICACIN EN LAS

ORGANIZACIONES

CANALES FORMALES DE LA COMUNICACIN

Un canal formal de comunicacin es el medio de comunicacin respaldado por los

gerentes y, probablemente, controlado por ellos. Los canales formales de
comunicacin influyen en la efectividad de la comunicacin en dos sentidos. En
primer lugar, los canales formales abarcan una distancia cada vez mayor, conforme
las organizaciones van desarrollndose y creciendo. En segundo, los canales
formales de la comunicacin pueden inhibir el libre flujo de informacin entre los
niveles de la organizacin.

ESTRUCTURA DE AUTORIDAD. La estructura de autoridad de la organizacin

ejerce una influencia similar en la efectividad de la comunicacin. Las diferencias
de posicin y poder dentro de la organizacin sirven para determinar quin se
comunicar cmodamente con quin.

ESPECIALIZACIN DE LOS TRABAJOS. La especializacin de los trabajos suele

facilitar la comunicacin dentro de grupos con diferencias.

PROPIEDAD DE LA INFORMACIN. El trmino propiedad de la informacin

significa que las personas poseen informacin y conocimientos singulares acerca
de sus trabajos.

COMUNICACIN VERTICAL: La comunicacin vertical es una comunicacin que

sube o baja a lo largo de la cadena de mando de la organizacin. La comunicacin
descendente empieza con los mandos altos y fluye hacia abajo, pasando por los
niveles administrativos, hasta llegar a los trabajadores de la lnea o al personal que
no tiene actividades de supervisin. La funcin bsica de la comunicacin
ascendente es informar a los estratos superiores de aquello que est ocurriendo
en los niveles inferiores. Este tipo de comunicacin incluye informes de avance,
sugerencias, explicaciones y solicitudes de ayuda o decisiones.

PROBLEMAS DE LA COMUNICACIN VERTICAL. Es probable que la

comunicac10n descendente sea filtrada, modificada o detenida en cada uno de los
niveles, mientras los gerentes deciden qu parte debe pasar a sus empleados. Es
probable que la comunicacin ascendente sea filtrada, condensada o alterada por
los mandos medios, que consideran qu parte de su trabajo consiste en proteger a
los mandos altos contra datos que no son importantes y se originan en los niveles
inferiores.
COMUNICACIN LATERAL E INFORMAL: La comunicacin lateral suele seguir
el patrn del flujo del trabajo de la organizacin; ocurre entre miembros de grupos
de trabajo, entre un grupo de trabajo y otro, entre miembros de diferentes
departamentos y entre el personal de lnea y el administrativo. El propsito central
de la comunicacin lateral es ofrecer un canal directo para coordinar a la
organizacin y para resolver los problemas. Otro beneficio de la comunicacin
lateral es hacer posible que los miembros de la organizacin establezcan relaciones
con sus compaeros.

LA COMUNICACIN POR PARTE DE ORGANIZACIONES

Las organizaciones tambin prestan atencin a los mensajes que envan a los
grupos de inters externos, por ejemplo, a los clientes. La comunicacin con los
clientes es vital, la comunicacin efectiva entre arrendador y arrendatario tambin
es crtica para conservar clientes en el muy competido mercado de los bienes races
comerciales.

CMO USAR LAS HABILIDADES PARA COMUNICARSE:

NEGOCIACIONES PARA MANEJAR CONFLICTOS

El conflicto implica un desacuerdo en cuanto a la asignacin de recursos escasos o

un choque entre metas, estatus, valores, percepciones o personalidades. En
ocasiones nos comunicamos con claridad, pero las otras personas tienen diferentes
necesidades. Pero en otras nos comunicamos mal y el conflicto surge porque los
dems nos malinterpretan. En ocasiones nos comunicamos con claridad, pero las
otras personas tienen diferentes necesidades. Pero en otras nos comunicamos mal
y el conflicto surge porque los dems nos malinterpretan.
NEGOCIACIONES PARA MANEJAR CONFLICTOS

Todas estas "situaciones de negociaciones" estn definidas por tres caractersticas.

l. Existe un conflicto de intereses entre dos partes o ms; es decir, lo que una quiere
no siempre es lo que quiere la otra.

2. O bien no existe una serie fija o establecida de reglas o procedimientos para

resolver el conflicto, o bien las partes prefieren trabajar ajenas a la serie de reglas y
procedimientos para inventar su propia solucin al conflicto.

3. Las partes, cuando menos por el momento, prefieren buscar un arreglo que luchar
abiertamente, que una de las partes capitule, acabar con el conflicto en forma
permanente o llevar la disputa a una autoridad superior para que sta resuelva

La negociacin representa un complejo proceso de comunicacin, sobre todo

cuando una ronda de negociaciones no es sino un episodio de una relacin a plazo
ms largo.

ESTABILIDAD DE LOS RESULTADOS DE LAS NEGOCIACIONES

Est claro que cuando interactan dos partes, por medio de la negociacin, para
resolver un conflicto, las dos partes tienen una idea de lo que quieren sacar del
conflicto. Asimismo, est claro que los negociadores capaces buscan la estabilidad
del resultado que han conformado en comn.

Proceso integrador: Proceso de negociacin en el cual existen bastantes

perspectivas para que ganen las dos partes; tambin conocido como situacin de
ganar-ganar.

Proceso distributivo: Proceso de negociacin en el que una de las partes tiende a

buscar el mximo de ganancias y quiere imponer a la otra el mximo de prdidas;
tambin conocida como situacin de ganar-perder o de suma cero.
LA TECNOLOGA Y LAS NUEVAS FORMAS DE COMUNICARSE

Existe una razn de peso que explica por qu este captulo sobre la comunicacin
y la negociacin est situado en esta parte del libro; es decir, al trmino de los
procesos de planificacin, organizacin y direccin y antes de los procesos de
control. La tecnologa de la informacin, gracias a la eleccin consciente de los
gerentes de muchas organizaciones, ha cambiado la forma en que se comunican
las personas. Esto, en consecuencia, ha modificado la forma en que se administran
muchas organizaciones. La computadora personal rompi el crculo de control que
el sistema computarizado central de la organizacin (y las funciones administrativas
relacionadas) tena sobre el flujo de la informacin en las organizaciones.

La computadora personal coloc ms poder en el escritorio de mayor nmero de

personas, pero esas personas, con frecuencia, trabajaban en forma aislada de otros
usuarios de computadoras personales. Sin embargo, ahora, toda una serie de
productos nuevos -la capacidad de programa de software que se conocen como
groupware- ha empezado a desafiar esa prctica, as como a cambiar los patrones
de comunicacin de las organizaciones.

No hay que subestimar el cambio en las organizaciones que plantea el uso de

groupware. Por una parte, la comunicacin con otros, frente a frente, todava tiene
muchas ventajas. Las seales no verbales y las inflexiones de la voz, que se han
explicado en este captulo, se "limpian" cuando el mensaje se enva de forma
electrnica.