Jaime Oli

Cdigo: PG-05
PROCEDIMIENTO GENERAL Pgina 1 de 23
COMPRAS Revisin: 05
Fecha: Julio 2011
PROCEDIMIENTO GENERAL
COMPRAS
Elabor Revis Aprob

Wilma Bustos Bustos
Nombre Jefa de Adquisiciones Carolina Cornejo C. David Ramrez Fuentes

cargo Gerente de Control de Gestin Gerente General Maestra
Francisco Aldea M. Corporativo
Jefe Mejora Continua
Firma
Fecha Julio 2011 Julio 2011 Julio 2011
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NDICE
1. OBJETIVO 3
2. ALCANCE 3
3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 3
4. DEFINICIONES 3
5. DIAGRAMAS DE FLUJO 5
6. COMPRAS 6
6.1 COMPRAS CONSTRUCTORAS 6

6.2 COMPRAS AREA MARKETING GRUPO MAESTRA 9
6.3 COMPRAS OTROS INSUMOS PARA EL GRUPO DE EMPRESAS MAESTRA 10
7. RECEPCION Y VERIFICACION DE LOS PRODUCTOS COMPRADOS 11
7.1 Recepcin de los recursos en obra (Constructoras) 11
7.2 RECEPCION DE RECURSOS EN AREA MARKETING 13
7.3 RECEPCION DE OTROS RECURSOS PARA EMPRESAS DEL GRUPO MAESTRA 14
7.4 LISTADO DE PROVEEDORES 14
8. ARRIENDO DE EQUIPOS Y MAQUINARIAS 16
8.1 PROCESO DE ARRIENDO 16
8.2 CONTROL DE MAQUINARIAS, EQUIPOS Y/O HERRAMIENTAS 16
9. TRANSPORTE 18
10. EVALUACIONES PROVEEDORES 18
11. REGISTROS 20
12. ANEXO 21
13. CONTROL DE CAMBIOS 22

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1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos para adquirir recursos que cumplan con las especificaciones tcnicas, calidad, plazos y
costos establecidos para el producto Maestra, los cuales deben estar aprobados por los canales regulares
correspondientes.
2. ALCANCE
Este procedimiento es de aplicacin al abastecimiento de:

Los recursos crticos definidos por las obras de las empresas Constructoras del Grupo Maestra.
Los recursos crticos de las empresas Inmobiliaria , rea Ventas , Marketing del Grupo Maestra
Los recursos crticos para dems reas del Grupo Maestra, como;
Oficina Central, empresas
Salas de Venta
Los arriendos de maquinarias, equipos y/o herramientas para todas las obras que las utilicen .
3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
ISO 9001:2008 Sistemas de gestin de la calidad. Requisitos se entienden incorporadas todas las
modificaciones posteriores a esta versin
ISO 9000:2005.Sistemas de gestin de la calidad. Fundamentos y Vocabulario se entienden incorporadas
todas las modificaciones posteriores a esta versin
Manual de Calidad de Maestra, MC punto 7.4.
PG-06 Subcontratos.
4. DEFINICIONES
Las aplicables de la ISO 9000:2005 y las que se desarrollan en este documento.
Recurso crtico:
1. Aquel recurso crtico de alta incidencia en el presupuesto de la obra, por ejemplo hormign, fierro,
moldaje. Estos tienen un proceso especial de compra, negociacin, precio versus condiciones de pago.
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2. Aquel recurso que pudiese tener problemas de suministro en el transcurso de la obra por ejemplo,
puertas, sanitarios, ascensores, pues no se puede pedir de 1 da para otro, el tiempo de anticipacin
pudiesen ser 60 das como mnimo en algunos casos.
3. Aquel recurso que se pide a medida y por ende considera planos, especificaciones entre otros.
4. Es aquel que est involucrado en alguna partida de la ruta critica
5. Aquel recurso que tiene un proveedor critico nico
6. Aquel recurso que se importa.
Stock crtico: Es la cantidad mnima de recursos necesarios en existencia en las obras para no entorpecer su
normal funcionamiento.
Condicionalidad: La condicionalidad es el estado en el que se encuentra un proveedor nuevo en la empresa, el

cual se monitorea peridicamente para evaluar su gestin y respuesta a los requerimientos de recursos por parte
de la empresa.
Proveedor crtico: Si el volumen de compras es alto y la importancia para el negocio es elevada, se trata de un
proveedor crtico. En este caso lo ms importante ser alcanzar acuerdos de suministros a largo plazo con es-
casas variaciones en el precio y donde el aprovisionamiento est garantizado.
Adems de estos criterios se pueden revisar otros como los econmicos (precio, forma de pago, descuentos) la
calidad del producto ofrecido y que se refieren a la disponibilidad, plazos de entrega, servicio postventa, etc.
Ruta Crtica: Es la serie de partidas que no admiten mrgenes de demora porque su modificacin en fechas
re-percutira a la fecha final del proyecto.

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5. DIAGRAMAS DE FLUJO
COMPRAS OBRAS
Profesional de Administrador de Subgerente de Gerente rea Jefe de Bodega Jefe de Comprador
Terreno Obra Construccin Adquisiciones
Nota de Pedido de
Materiales Aprobacin Ingreso a Sistema

(PG05R017) de Compras
Aprobacin
Asigna proceso de Solicitud de cotizacin
compras a
a Proveedores
comprador
Anlisis de precio
unitario
Aprobacin
Aprobacin No < $ 500.000 S
Generar OC

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6. COMPRAS
6.1 COMPRAS CONSTRUCTORAS
Las compras de las constructoras corresponden a aquellas compras de recursos para las obras de la empresa.
Los recursos son clasificados en recursos crticos y no crticos, segn afecten stos la calidad del producto final y
por lo tanto precisan un tratamiento especial en cuanto a su almacenamiento, colocacin y/o control de inventario.
Cualquier consideracin especial deber quedar sealada en los respectivos Planes de Calidad de cada obra.
Para los materiales crticos se genera un listado de materiales que afectan a las partidas de la ruta crtica.
6.1.1 Compras de Recursos Crticos
6.1.1.1 Ingreso de solicitudes
Para la compra de recursos crticos los cuales fueron definidos anteriormente, se genera un requerimiento de
materiales en obra, requerimiento generado por las jefaturas de terreno en la obra, utilizando para ello PG 05 R017
Nota de Pedido de Materiales. Esta solicitud es ingresada por el Jefe de Bodega al Sistemas de Compras. Para
ello antes debe contar con la autorizacin del Profesional de Terreno, el Profesional Administrador de Obra y/o
Subgerente de Construccin. Esta autorizacin se hace previa revisin del presupuesto, programas de avance, y
las especificaciones tcnicas, dicho requerimiento de compra es cursado utilizando el Sistema de Compra de la
empresa.
El Jefe de Bodega debe sealar en el requerimiento de compra, la descripcin detallada, cantidad de material
requerido, fecha en que se necesita en la obra, adjuntar el programa de despachos de ser necesario y cualquier
otra observacin adicional que permita asegurar la llegada del recurso requerido.
Las notas de pedido quedan archivadas en dos copias: una copia en la Bodega y otra en la oficina del Profesional
Administrador de Obra.
Una vez que la solicitud de materiales es ingresada al sistema, el Profesional Administrador de Obra revisa para
aprobar o rechazar el material ingresado, si la solicitud es aprobada el sistema la enva para que l o el
Subgerente de Construccin proceda a revisar y de acuerdo al presupuesto de la obra, programacin de
compras y especificaciones tcnicas del producto autoriza o rechaza este requerimiento. Esta revisin debe
realizarse en un plazo tal que no afecte el avance de las partidas en las cuales se utilizar dicho recurso.
El Sistemas de Compras permite incorporar nuevos recursos que no estaban considerados en la partida original,
generando un histrico de estos para poder obtener informacin real de lo comprado y utilizarlo para futuros
estudios de presupuestos.

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Si al momento de ingresar las solicitudes de recursos, estos no existen en la base de datos del Sistema de
Compras, el Jefe de Bodega o quien l designe debe solicitar su creacin a travs de un e-mail dirigido al Jefe de
Adquisiciones, quien crear el nuevo material en el sistema segn la siguiente descripcin.
Ingreso de recursos al sistema
Inicialmente se valida si el recurso solicitado existe en la base de datos. Si no existiese se ingresa

considerando las siguientes observaciones:
El nombre del recurso es genrico (sin marcas, ni nombres de fantasa) y debe mantener las
caractersticas exactas del recurso solicitado.
Ingresar unidad de medida que corresponda, y en caso de existir ingresar unidad de medida secundaria
revisando que el factor de conversin sea el correcto.
6.1.1.2 Proceso de compra
Una vez que la solicitud de materiales ha sido aprobada por el Profesional Administrador de Obra y/o Subgerente
de Construccin el sistema los libera para que se inicie el proceso de compra. Esto se realiza una vez a la
semana.
Proceso de Compra
Los procesos de compra se generan marcando y agrupando los recursos segn los siguientes parmetros:
caractersticas similares, misma partida, proveedor especifico, otros.
El jefe de adquisiciones asigna por sistema los procesos de compra a quien gestionar la compra. La compra
puede ser gestionada tanto por el jefe o los asistentes de adquisiciones, en este procedimiento llamaremos
comprador a quien gestione la compra.
Una vez que le son asignados los procesos el comprador genera las solicitudes de cotizacin para los recursos
del proceso y las enva a los proveedores histricos con los que la empresa trabaja.
En caso de requerir la compra a un nuevo proveedor, el Jefe de Adquisiciones puede ingresarlo al sistema, de
acuerdo a lo descrito en el punto 7.4.1 de este procedimiento.
Una vez que se han ingresado las cotizaciones y estn establecidos los precios, las formas de pago y otras
condiciones especiales, se realiza el Anlisis de precios unitarios, en el cual el comprador marca los productos
que cumplan con las especificaciones solicitadas, el valor sea el ms conveniente y la forma de pago sea ptima.

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Con el anlisis realizado, se puede determinar que para un requerimiento de compra exista ms de un proveedor,
una vez realizada esta seleccin se enva a revisin del Jefe de Adquisiciones quien determina si el proceso es
enviado a revisin de la gerencia respectiva o es aprobado directamente por el mismo para generar la o las
rdenes de compra. El lmite de aprobacin del Jefe de Adquisiciones es $500.000 neto.
Para la revisin del anlisis por parte del Jefe de Adquisiciones y de la gerencia respectiva se genera el
Examinador de compras por partida en el que se visualizan las compras ya realizadas para la partida a la
fecha de la revisin. Este cuadro de anlisis permite comparar los valores y cantidades estimadas del presupuesto
de los recursos a comprar, versus los valores y cantidades reales de stos
Una vez que el anlisis es aprobado ya sea por la gerencia o por el Jefe de Adquisiciones cada comprador es
responsable de generar y emitir las rdenes de compra y de enviarlas por correo o por fax al Proveedor, Jefe de
Bodega y Profesional Administrador de Obra adjuntando a la orden de compra la programacin del despacho, en
caso de ser necesaria la entrega parcializada de los recursos.
Un factor importante a considerar al momento de realizar el anlisis de precios, es la forma de pago acordada con
el proveedor pues afecta el plazo para el despacho o el retiro de los recursos.
Compras con pago documentado, en este caso se enva a Finanzas una solicitud de cheques. Para ello se
utiliza el PG 09 R002 Solicitud de cheque por concepto de anticipo a proveedores. Las solicitudes de cheques se
gestionan de acuerdo a lo que indica el punto 6.4 del procedimiento PG 09 Procedimiento General Soporte
Financiero Contable.
Una vez que Adquisiciones recibe los documentos (cheques), estos se envan al proveedor junto a la Orden de
compra y Programa de despacho, para que la Obra, a travs de su Jefe de Bodega coordine los despachos o
retiros de materiales.
Compras con crdito abierto, en este caso la Orden de compra es enviada al Proveedor, Jefe de Bodega y
Profesional Administrador de Obra o Profesional de Terreno quienes con el Programa de entrega de materiales
coordinan los despachos o el retiro de los recursos.
En condiciones excepcionales se podr permitir la transferencia de elementos entre obras, bajo la

autorizacin expresa del Gerente Construccin respectivo y con la formalidad de la emisin de la Gua de
despacho respectiva.
6.1.2 Compras de Materiales no Crticos
Para la compra de recursos no crticos se procede de igual modo a las compras de materiales crticos, punto
5.1.1. Para este tipo de recursos no es necesario desarrollar instructivos para su almacenamiento ni para su
colocacin.

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6.2 COMPRAS AREA MARKETING GRUPO MAESTRA
Las compras de estas reas corresponden a la adquisicin de recursos que afectan la imagen de la
compaa relacionadas con el proceso publicidad y marketing y aquellas relacionadas con el proceso de
venta. La Encargada de Marketing es responsable de generar los requerimientos de compra del rea
inmobiliaria, de acuerdo al Plan Comercial aprobado por la Gerencia Comercial.
Para la compra de materiales crticos la Encargada de Marketing prepara un esquema, prototipo, muestra,
impresin, borrador, maqueta u otro ejemplo, de las grficas enviadas por la agencia de publicidad para ser
presentado al Gerente General, el cual debe aprobar o rechazar el producto expuesto. La aprobacin del
producto debe quedar registrada en acta o va e-mail, y en el caso que el producto sea rechazado, en
reunin de comit deber definirse el producto final.
Una vez aprobado el producto o grfica publicitaria, la Agencia de Publicidad realizar los originales corres-
pondientes, los que sern cargados en CD, y posteriormente retirados por los Proveedores que realicen el
trabajo.
La Encargada de Marketing cotiza a las empresas los productos aprobados, presentando las cotizaciones e
informando al Gerente Comercial la mejor opcin considerando el respaldo, calidad, servicio y forma de pa-
go. ste debe aprobar o rechazar la cotizacin.
Con la aprobacin de la Gerencia Comercial, la Encargada de Marketing, solicita a la unidad de Adquisicio-

nes la generacin de una orden de compra, que posteriormente, enva por e-mail al proveedor selecciona-
do, y quien retirar desde la Agencia el original del producto o grfica y al momento de despachar ser al lu-
gar que la Encargada de Marketing le indique.
La facturacin se realizar contra entrega del producto y se har llegar a la Oficina Central, para gestionar el
pago.
6.2.1 Implementacin de Salas de Venta y Pilotos
Los artculos necesarios para la implementacin de Salas de Venta y de los Pilotos se compran al proveedor
definido por la Encargada de Marketing para ello. La Encargada de Marketing deber cotizar los productos
necesarios, va e-mail, al vendedor. Una vez recibida la cotizacin y negociado el precio, deber realizar una
solicitud de orden de compra a la unidad de Adquisiciones y realizar solicitud de Cheque, detallando la
compra y el motivo de sta, la cual debe ser aprobada o rechazada por el Gerente General.
Aprobada la solicitud de cheque, se entrega a la unidad de Finanzas para gestionar el pago y poder coor-
dinar el despacho de stos al lugar que la Encargada de Marketing indique.

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Toda solicitud de cheque relacionada con esta materia, debe ser aprobada por el Gerente de Negocios y en-
tregada a la unidad de Finanzas para gestionar el pago.
La habilitacin de Salas de Ventas, se encuentra detallada en el Procedimiento Especfico Venta del Inmue-
ble PE-04, en su punto 5.2.2.
6.3 COMPRAS OTROS INSUMOS PARA EL GRUPO DE EMPRESAS MAESTRA
Las compras asociadas a otras reas de la empresa corresponden a la adquisicin de materiales que afectan
el funcionamiento de los procesos Directivos, Administrativos, de Soporte y otras empresas del Grupo
Maestra.
6.3.1 Compras de otros Recursos
Los recursos crticos para estas reas del Grupo Maestra, son definidos por la Gerencia de Administracin y
Finanzas y se gestiona su compra a travs de la unidad de Adquisiciones, de acuerdo con las rdenes de
compra aprobadas por la misma Gerencia. Los requerimientos se realizan utilizando el formato PG 05 R002
Pedido de Insumos el cual se enva por correo electrnico, al Jefe de Adquisiciones o a quien este
designe. Con esta informacin se elabora el Cuadro resumen solicitud de insumos para cada rea que
maneja el Jefe Adquisiciones, cuadro que incluye el tipo de material solicitado, las cantidades requeridas, el
precio unitario cotizado y un comparativo entre la compra del perodo anterior y el actual. Este cuadro es
presentado al Gerente de Administracin y Finanzas para su revisin, observaciones y aprobacin.
Con el requerimiento aprobado, el Jefe de Adquisiciones o quien este designe, genera las rdenes de
compra respectivas y las enva al proveedor y al responsable de cada rea.
Los responsables de realizar cada solicitud dependen del rea en la que se necesite el insumo.
rea Responsable Formato utilizado
Compras para Salas de venta de proyectos. Supervisor de ventas

PG 05 R002 Pedido de
Compras unidades oficina central Jefatura de cada Unidad Insumos
Compras unidades Oficinas comerciales Jefatura de cada Unidad
6.3.2 Compras de Activos Tecnolgicos
En el caso de compras de activos tecnolgicos, los requerimientos son enviados al Encargado de Soporte por
escrito, va correo electrnico por parte de las jefaturas de las reas, comercial, administracin, construccin,

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y de las gerencias. La necesidad de compra tambin puede surgir de la proyeccin semestral / anual de la
empresa.
Con los requerimientos del producto definidos, el Encargado de Soporte procede a realizar las cotizaciones
respectivas con los proveedores establecidos para empresa.
Recibidas las cotizaciones, el Gerente de Control de Gestin Corporativo evala entre ellas la mejor opcin,
considerando las especificaciones, precios, formas de pago, entregas, entre los principales aspectos.
Una vez definido el producto y el proveedor, se solicita a la unidad de Adquisiciones mediante un correo
electrnico la generacin de una orden de compra, la cual es enviada al proveedor para confirmar la compra,
y se solicitan los documentos (cheques) a la Unidad de Finanzas por medio de una PG 09 R002 Solicitud de
Cheque para cancelar la compra en caso que la forma de pago no sea crdito.
Adquisiciones enva las rdenes generadas por correo al Encargado de Soporte.
7. RECEPCION Y VERIFICACION DE LOS PRODUCTOS COMPRADOS
7.1 Recepcin de los recursos en obra (Constructoras)
La recepcin de los materiales en obra, debe ser realizada por el Jefe de Bodega quien coteja que el material
en recepcin corresponda a lo solicitado en cantidad y especificaciones. Esta revisin se realiza contrastando
la orden de compra con la gua de despacho o factura del material. Adems se debe realizar un chequeo de
recepcin de material considerando las indicaciones contenidas en el Plan de Calidad respectivo.
Si no hay coincidencia entre la orden de compra y gua de despacho o factura, el Jefe de Bodega en conjunto
con el Profesional Administrador de Obra decide si se acepta o rechaza el material. En caso de aceptarlo lo
registra en la gua de despacho o factura mediante un timbre de recepcin o su nombre, firma, fecha de
recepcin y observaciones, si es que amerita.
En caso de que el material recibido requiera ser devuelto por cambios de especificacin u otro es necesario
comunicarlo de inmediato a la unidad de Adquisiciones va correo para que esta unidad gestione con el
proveedor los requisitos a cumplir, cambios de precios, notas de crdito, anulacin de rdenes entre otros,
toda devolucin de materiales debe ser ingresada al Sistemas de Compras para tener un control de las
mismas.
En el caso especfico del hormign, este producto se recepciona en obra de acuerdo a la programacin
semanal realizada por el Jefe de Obra. La gua de despacho es recibida por Supervisor de Hormigones, quien
verifica el tipo de hormign que est ingresando, la cantidad, calidad y hora de salida del camin desde la
planta.

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El Jefe de Obra autoriza el ingreso y se traslada a la zona a hormigonar. Una vez vaciado el camin, el Jefe
de Obra o el Supervisor de Hormigones procede a autorizar la Gua de despacho, colocando los datos que
permitan evidenciar la ubicacin del hormign colocado y los tiempos de descarga.
Una vez recibidos los materiales en conformidad, el digitador de la obra ingresa al Sistemas de Compras los
datos de los materiales recibidos los cuales vienen registrados en los documentos que acompaan a stos
(Gua, Factura, Boleta).
El documento de ingreso a bodega permite respaldar el proceso de pago a proveedores segn PG 09

Procedimiento General Soporte Contable.
Durante la recepcin de recursos o posterior a esta segn sea el caso el Jefe de Bodega de cada obra solicita
la entrega por parte del proveedor de los certificados de calidad y tambin de las garantas de los recursos,
segn el siguiente detalle
7.1.1 Garanta y Certificados de Calidad de recursos
a) Certificados
Estos son recibidos y archivados en obra por el Profesional de Terreno, quien ser el responsable de man-
tener al da dicho archivo y entregarlos cuando se le soliciten al final.
A continuacin se detallan los certificados que se mantienen en obra y ms los especificados en cada Plan de
Calidad de la obra.
Certificados provisin de Fierro (por colada)
Certificados ensayos de Hormign
Certificados de Elementos de Proteccin personal
Certificados de Materiales elctricos
Certificacin Materiales instalacin Sanitaria (Cobre y PVC)
Griferas
Otros
b) Garantas
Estas son recibidas junto con los recursos y deben ser archivadas para su posterior entrega a la Inmobilia-ria,
cuando esta se haga cargo del proyecto. Las garantas que se deben mantener y entregar son:

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Calefn
Termos
Equipamiento cocina cuando corresponda
Grifera
Quincallera
Equipamiento edificio, piscina, lavandera etc.
7.1.2 Consumos
Una vez que los recursos recibidos en obra son ingresados al sistema, se ingresan los consumos de este
recurso asociados a la orden de compra, los vales de consumo son el respaldo del consumo de recursos en
obras , estos vales son emitidos por el Profesional Administrador de Obra, Profesional de Terreno, Jefe de
Obra o Supervisores de Especialidad correspondiente, con estos vales se retiran los recursos de la bodega
para ser utilizados en las diferentes partidas en la obra.
El ingreso de datos de la recepcin de materiales a obra y su posterior consumo permite llevar un control de
Inventarios y es fundamental para el control presupuestario.
Las salidas de recursos de una bodega se clasifican en consumo (X Partida), traspasos entre Obras,
devolucin a proveedor. Todas las salidas cuentan con registros ya sean vales de consumo, guas de
despacho internas o guas de despacho externas., todos estos registros se ingresan al modulo de compras.
En el caso de ingreso y salidas de recursos de una obra se lleva un control adicional al realizado en bodega.
7.1.3 Control Portera
El control en portera del ingreso o salida de recursos de la obra se realiza segn el Instructivo de trabajo
PG 08 IT 10 del Procedimiento General de Recursos Humanos, en el cual se indica que el portero es
responsable de revisar la entrada y salida de vehculos y personas que trasladan recursos a la obra, los
datos de este control son llevados en el PG 08 R 016 Informe diario de portera.
7.2 RECEPCION DE RECURSOS EN AREA MARKETING
Una vez recibido el producto, la Encargada de Marketing revisa la orden de compra o solicitud y contrasta con
la gua de despacho del material. Posteriormente recepciona el material, verificando los requerimientos
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establecidos en la orden de compra, dando conformidad con su firma, nombre y fecha, en la gua de
despacho.
Si no hay coincidencia entre la orden de compra y gua de despacho, la Encargada de Marketing decide si se
acepta o rechaza el material. En caso de aceptarlo lo registra en la gua de despacho.
7.3 RECEPCION DE OTROS RECURSOS PARA EMPRESAS DEL GRUPO MAESTRA
Una vez recibido el producto, las jefaturas de cada unidad o quien este designe revisa la orden de compra o
solicitud y contrasta con la gua de despacho del material. El material es recepcionado, verificando los
requerimientos establecidos en la orden de compra, dando conformidad con su firma, nombre y fecha, en la
gua de despacho.
Si no hay coincidencia entre la orden de compra y gua de despacho, las jefaturas de cada unidad decide si
se acepta o rechaza el material. En caso de aceptarlo lo registra en la gua de despacho.
7.4 LISTADO DE PROVEEDORES
Para gestionar la compra se solicitan cotizaciones a los proveedores de materiales incluidos en la base de
datos del Sistema de Compras.
En esta base de datos se encuentran los proveedores de materiales con los cuales el Grupo de empresa de
Maestra trabaja donde se identifica, entre otros datos, razn social, Rut, productos que abastece, contacto,
nmero telefnico.
Excepcionalmente se puede comprar a proveedores no incluidos en la lista, por solicitudes de urgencia,

recomendacin y/o solicitud del cliente o por exigencias del mercado.
La seleccin de nuevos proveedores de materiales se basa en la evaluacin de su capacidad para suministrar

el producto a travs de su stock, oferta de precios competitivos, capacidad de otorgar crdito y eventualmente
antecedentes comerciales.
El Jefe de Adquisiciones puede ingresar o bloquear proveedores de la lista mediante la opcin Registro de
Proveedores del Sistema de Compras
Para los proveedores del rea Tcnica y del rea Comercial se llevan los listados de proveedores en el
Formato PG-05 R007 Listado de Proveedores, los cuales deben estar archivados en cada unidad.

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7.4.1 Ingreso de proveedores de materiales
El Sistemas de Compras permite el ingreso de nuevos proveedores mediante la consulta de RUT, Razn Social
Direccin, Formas de pago, entre otros como lo muestra el detalle adjunto.
La evaluacin de un proveedor de materiales se realiza cada 6 meses. Dependiendo del resultado de la

evaluacin, el Jefe de Adquisiciones en conjunto con los responsables de la evaluacin, determinan si el proveedor
es removido de su condicionalidad, las acciones o recomendaciones para el trabajo con dicho proveedor, o si
pasan al estado de bloqueado como proveedor.
7.4.2 Bloqueo del proveedor de materiales
La herramienta de Bloqueo para un proveedor de materiales es a travs de la evaluacin de proveedores
Un proveedor bloqueado puede volver a formar parte de los proveedores del Grupo de empresas Maestra, siempre
y cuando demuestre la correccin de las debilidades que llevaron a su bloqueo, pasando nuevamente por el
proceso de seleccin.
7.4.3 Mantenimiento de la Lista de Proveedores
La lista de proveedores es revisada por el Jefe de Adquisiciones, cada vez que se producen modificaciones, con
objeto de incluir en ellas las altas y bajas de proveedores que se produzcan.

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8. ARRIENDO DE EQUIPOS Y MAQUINARIAS
8.1 PROCESO DE ARRIENDO
Todos los arriendos de maquinarias, equipos y/o herramientas para el proceso de construccin se gestionan
directamente en las obras y siguen el procedimiento que se detalla a continuacin.
Si para la ejecucin de un determinado trabajo se necesita maquinaria, equipos y/o herramientas, el Profesional
Administrador de Obra o quin ste designe, debe entregara al Jefe de Bodega la planificacin para que gestione
el arriendo de stos. l solicitar tres cotizaciones como mnimo, va telefnica, fax y/o correo electrnico a
proveedores incluidos en el Listado de proveedores, el cual es generado a partir del Sistemas de Compras para
sus usuarios.
Una vez que estas cotizaciones son recibidas en obra, el Jefe de Bodega elabora un cuadro comparativo, en el
que se registra las caractersticas de los equipos, valores unitarios, disponibilidad y forma de pago.
Posteriormente, este cuadro se presenta al Profesional Administrador de Obra, quin decidir el arriendo en base a
la calidad del servicio, tiempo de respuesta del proveedor, precio y forma de pago.
Una vez que se ha determinado el proveedor, el Jefe de Bodega genera una Solicitud de Arriendo en el Sistema de
Compras, el cual debe contar con la autorizacin del Profesional Administrador de Obra, Sub Gerente y/o Gerente
de Construccin, previa revisin del presupuesto de obra, y caractersticas del equipo quien autoriza o rechaza
esta solicitud.
Una vez autorizada la solicitud el Jefe de Adquisiciones procede a gestionar la orden de compra de acuerdo a lo
indicado en el Punto 5.1.1.2 de este procedimiento.
8.2 CONTROL DE MAQUINARIAS, EQUIPOS Y/O HERRAMIENTAS
La recepcin de las maquinarias, equipos y/o herramientas arrendadas ser efectuada por el Jefe de Bodega de la
obra, o en quien ste delegue (Ayudante de Bodega o Paolero).
En primer lugar deber requerir el documento legal tributario, Gua de Despacho, e indicar la orden de compra
asociada al despacho. La revisin de los documentos continuar con comparar la Gua de despacho del proveedor
con la orden de compra. La primera no podr contener maquinaria o herramientas no consignadas en la orden de
compra asociada.
En caso que el proveedor incluya un Contrato de arriendo, se deber revisar que las condiciones de ste limiten la
responsabilidad de Maestra al valor comercial de la maquinaria o herramienta arrendada.
La recepcin estar dirigida por el Jefe de Bodega, quin podr hacerse apoyar por un especialista (Profesional de
instalaciones o jefaturas de terreno), y consistir en revisar que la calidad y cantidad de las maquinarias, equipos

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y/o herramientas corresponda a lo detallado en la Gua de despacho. Tambin se deber indicar el lugar de trabajo
donde quedar el equipo arrendado y el personal a cargo de ellos.
Cualquier diferencia detectada en la recepcin deber quedar explcita en todas las copias de la Gua de
despacho, cuya constancia servir para dilucidar controversias con el proveedor. Dichas diferencias podran
deberse a cantidades no despachadas o rechazos parciales o totales de los equipos recibidos.
Una vez recibidos los elementos arrendados y destinados al lugar indicado por el Jefe de obra, el Jefe de Bodega
ingresar cada maquinaria, equipo o grupo de herramientas al Sistema online de logstica.
Por otra parte, de cada maquinaria, equipo y/o herramienta ingresada a obra se debe llevar un registro de las
mantenciones realizadas, para ello se utiliza el registro PE 03 R002 Bitcora de Mantenimiento en la cual se
llevar el historial del elemento. Este registro estar bajo la responsabilidad del Jefe de Bodega, en el se lleva el
siguiente control:
Identificacin maquinaria, equipo y/o herramienta.
N de identificacin, cdigo, serie, etc.
Responsable de la mantencin.
Fechas y observaciones arrojadas.
Si existe un contrato de arriendo, en ste el arrendatario deber estipular condiciones de mantenimiento preventivo
de la maquinaria, equipo o herramientas arrendadas, en cuyo caso el Jefe de Bodega deber disponer de los
medios para ello, y el Profesional de Terreno controlar que se ejecuten conforme a lo establecido en el contrato.
Si el contrato de arriendo considera los mecanismos y tiempos de reposicin que aseguren la continuidad
operativa de las faenas, se podrn considerar las clusulas pertinentes como sustitutos del plan de mantenimiento
preventivo.
Si por cualquier razn de carcter tcnico es necesario efectuar un reemplazo de maquinaria o herramienta, el Jefe de
Bodega deber dar aviso de inmediato al proveedor/ arrendador, para que en el ms breve plazo materialice el
reemplazo; la documentacin de este hecho se anexar al contrato, o bien a la bitcora asociada al equipo
Una vez terminadas las tareas que dieron origen al arriendo, el Jefe de Bodega avisar al proveedor/ arrendador
del trmino de ste mediante un correo y proceder a la devolucin del equipo pertinente, solicitando al proveedor
el respectivo documento de recepcin, el que se archivar junto a toda la documentacin de ese equipo particular,
procediendo a darlo de baja. El nico documento para dar termino al arriendo de un equipo o maquinaria
arrendada es el documento de Recepcin del proveedor .

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Cdigo: PG-05
COMPRAS Revisin: 05
Fecha: Julio 2011
9. TRANSPORTE
Los materiales comprados por Adquisiciones se cotizan y compran puestos en obra.

En caso que el proveedor no entregue los materiales en obra por no tener disponibilidad de fletes o porque los
materiales se necesitan en forma urgente Adquisiciones dispone de vehculos que permiten realizar estos trasla-
dos, adems se realizan traslado de materiales entre obras, devolucin de materiales, devolucin de equipos y
herramientas, fletes a salas de venta (traslado de muebles y equipos) entre otros.
Los fletes se programan semanalmente segn las solicitudes de las reas que lo requieren.
Cada Jefe de Bodega debe planificar sus fletes que requiera para la semana siguiente y enviarlos por correo los
viernes de cada semana, en Adquisiciones se coordinan las fechas solicitadas y se genera un programa semanal
el cual es enviado por correo al Jefe de Bodega y Profesional Administrador de Obra, este programa puede ser
modificado durante la semana dependiendo de las necesidades o urgencias que se generen.
El control diario de cada chofer se lleva en el registro llamado PG 05 R016 Hoja de Ruta en el cual se registran
datos como Fecha, Nombre Chofer, Patente vehculo, Kilometraje inicial y final, horas de llegada y salida, detalle
de la carga entre otros. A cada hoja de ruta se debe adjuntar una copia o fotocopia de las guas de despacho de
los materiales trasladados. Estos datos permiten obtener informacin del tonelaje transportado, distancias
recorridas, costos entre otros. Los registros se archivan en la unidad de Adquisiciones .
En caso que los vehculos de Adquisiciones no estn disponibles o la capacidad de carga no sea suficiente para
el traslado que se requiere realizar. Se solicitan fletes externos, los cuales deben estar autorizados por el
Profesio-nal Administrador de Obra, Sub Gerente de Construccin y/o Gerente de Construccin. La regularizacin
de estos se debe subir al Sistemas de Compras como una Solicitud de Arriendo indicando en las observaciones el
nombre del proveedor de fletes, el valor del mismo y un detalle general de lo trasladado.
10. EVALUACIONES PROVEEDORES
Cada 6 meses se evala a los proveedores de materiales, insumos, servicios crticos, maquinarias, equipos o
herramientas, servicios con los que se haya trabajado en el semestre calendario, incluyendo aquellos con los
que se tenga procesos de compra sin terminar o cuyo proceso de compra se haya iniciado en el semestre anterior.
Los proveedores se evalan mediante nota del 1 al 7 anotndose en cada concepto de acuerdo al registro de PG
05 R001 Evaluacin de Proveedor o en la aplicacin de Logstica. Los conceptos evaluados tienen asociado un

vigencia
Cdigo: PG-05
COMPRAS Revisin: 05
Fecha: Julio 2011
porcentaje que indica su ponderacin en la nota final. De los datos vaciados se obtiene un resultado final
ponderado.
La calificacin obtenida es ingresada al listado de proveedores, el cual tambin contiene un histrico de las
evaluaciones anteriores para asegurar un seguimiento en la evolucin del servicio entregado.
El resultado final es analizado de acuerdo a la siguiente tabla de calificacin, en donde se establece la categora
que obtiene (Categora A, B y C):
Categoras Nota Final Caractersticas

A 5,1 a 7 Alto compromiso con la empresa.
B 3,1 a 5 Mediano compromiso con la empresa, se deben establecer acciones
correctivas para la mejora continua.

C 1a3 Bajo compromiso con la empresa.
La calificacin obtenida es ingresada al listado de proveedores, el cual tambin contiene un histrico de las
evaluaciones anteriores.
Las empresas de Maestra aceptan la categora A y B para la continuidad de los servicios y los criterios para el
bloqueo de un proveedor son la obtencin de dos evaluaciones consecutivas con nota inferior a 3.
Para todos los casos en que se evala a los proveedores, se debe informar a este y a los responsables de las
Unidades afectadas al interior de la organizacin, va e-mail o correo postal, los resultados obtenidos en la
evaluacin y comentar los alcances de ella recae en las jefatura del proveedor del rea.
Cuando el proveedor obtiene una calificacin C, la Jefatura afectada coordina una reunin con el afectado para transmitir
y analizar los pormenores de los resultados, definiendo las medidas a tomar que subsanen esta situacin.
En esta reunin el debe coordinara la Gerencia del rea afectada, el Gerente General Maestra Servicios S.A, Jefe
de la unidad afectada y el Profesional Administrador de Obra en el caso de las obras que haya dado la ms baja
calificacin al proveedor. Deben registrarse sus acuerdos en un PG 06 R005 Acta Reunin de Proveedores
que formar parte del registro de evaluacin del proveedor.
Las evaluaciones es responsabilidad de cada jefatura llevarla a cabo en los plazos establecidos en este
procedimiento.

vigencia
Cdigo: PG-05
COMPRAS Revisin: 05
Fecha: Julio 2011
10.1.1 Evaluacin de Proveedores Obra y Adquisiciones
La evaluacin debe ser realizada por el Profesional Administrador de Obra en conjunto con el Jefe de Bodega, y en
forma complementaria con el Jefe Unidad de Adquisiciones, este ltimo debe validar la evaluacin con el Gerente
de Construccin.
10.1.2 Evaluacin de Proveedores Desarrollo de Proyectos y rea Comercial
Cada 6 meses se evala a todos los proveedores de materiales y servicios crticos con los que se haya
trabajado en el semestre calendario, de acuerdo al listado de proveedores existente el formato PG 05 R007
Listado de Proveedores
La evaluacin debe ser realizada por el Jefe de la unidad, los proveedores se evalan mediante nota del 1 al 7
anotndose en cada concepto de acuerdo al registro de PG 05 R008 Evaluacin de Proveedores Desarrollo de
Proyectos y PG 05 R006 Evaluacin de Proveedores rea Comercial (Operaciones, Marketing) o, en ambos
casos, a travs de la aplicacin de Logstica. Los conceptos evaluados tienen asociado un porcentaje que indica
su ponderacin en la nota final.
11. REGISTROS
PG 05 R001 Evaluacin de Proveedor
PG 05 R002 Pedido de Insumos
PG 05 R006 Evaluacin de Proveedores rea Comercial (Operaciones, Marketing)
PG 05 R007 Listado de Proveedores
PG 05 R008 Evaluacin de Proveedores Desarrollo de Proyectos
Listado de partidas crticas , detalle en Anexo pgina 28
PG 05 R016 Hoja de Ruta
PG 05 R017 Nota de pedido de Materiales
PG 05 R018 Planilla Control Guas de despacho
rdenes de compra (sistema on line)
PG 09 R002 Solicitud de cheque

vigencia
Cdigo: PG-05

COMPRAS Revisin: 05
Fecha: Julio 2011
Guas de despacho / Facturas (formato foliado e impresos
PE 03 R002 Bitcora de Mantenimiento
PG 06 R005 Acta Reunin Proveedores
PG 05 R010 Eliminacin de Materiales, Equipos o Herramienta
PG 05 R011 Entrega Vales de Bodega
Evaluacin de Proveedores en aplicacin Logstica
12. ANEXO
Cdigo: PG-05
COMPRAS Revisin: 05
Fecha: Julio 2011
N PARTIDA CRITICAS
1 Enfierradura
2 Moldajes
3 Hormigones
4 Tabiques
5 Cermicas
6 Cornisas
7 Marcos de puertas
8 Puertas
9 Guardapolvos
10 Ventanas
11 Muebles
12 Pinturas
13 Instalaciones Sanitarias y Gas
14 Instalaciones Elctricas
13. CONTROL DE CAMBIOS

Rev. Punto Modificacin
0 Versin inicial
2 5.1.1 Se incorpora categora de materiales crticos
5.2 Se eliminan compras de Postventa
3 4 Se reduce referencia a norma NCh 9000
Todo el Se actualizan registros de acuerdo a recodificacin segn nueva estructu-
proced ra de los documentos.
4 Todo el Se reemplaza la materiales por recursos
proced.
2 Se agrega la palabra Abastecimiento
3 Se actualiza versin ISO 9001 y prrafo
Se actualiza versin ISO 9000 y prrafo
5.1.1.1 Se cambia Software por sistema

Cdigo: PG-05
COMPRAS Revisin: 05
Fecha: Julio 2011
5.1.1.2 Se agrega frase Esto se realiza una vez a la semana, final de prrafo 1
Prrafo 9, se agregan cargos Jefe de Bodega y Profesional Administrador
de Obra.
ltimo prrafo se agregan cargos Profesional Administrador de Obra y
Profesional de Terreno
5.2 Se cambia cargo Gerente de Negocios por Gerente General
5.3 Se modifica prrafo
5.3.1 Se cambia Maestra Servicios S.A. por Administracin y Finanzas
Se agrega Jefe de Adquisiciones
Se modifica redaccin del prrafo
6.1.1 Se agrega resguardo de las garantas
6.4 Se agrega stock
Se cambia Desarrollo de Proyectos por rea Tcnica
Se modifica prrafo
5 Todo el Se eliminan imgenes de aplicacin Logstica.
documento
1 Se cambio objetivo del proceso por objetivo del documento
3 Se elimina PE-03 de documentos de referencia
4 Se complementa definicin de Recurso Crtico con definicin de punto
5.1.1
5 Se agrega punto Diagrama de Flujo
6.1.1 Se elimina definicin de Recurso Crtico
6.1.1.2 Se actualiza referencia a punto de este procedimiento, por cambio de
numeracin
Se traslada prrafo que permite transferencia de elementos entre obras.
6.3.1 Se actualiza cargo Gerente de Administracin y Finanzas
6.3.2 Se actualiza cargo de Administrador de Sistemas a Encargado de Sopor-
te
Se actualiza cargo de Subgerente de Control de Gestin a Gerente de
Control de Gestin Corporativo
7.1 Se elimina cargo Supervisor de Hormigones
Se elimina resumen de lo indicado en PG-09, para no producir redundan-
cia entre documentos.
8.2 Se agrega prrafo que permite aceptar condiciones contractuales que
aseguren continuidad operativa en reemplazo de plan de mantencin
preventiva.
10 Se agrega opcin de evaluacin a travs de aplicacin de Logstica
11 Se agrega registro de evaluacin de proveedores en aplicacin Logstica
12 Se agrega punto con tabla de control de cambios

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PROCEDIMIENTO GENERAL Pgina 1 de 23

Elabor Revis Aprob

Nombre Jefa de Adquisiciones Carolina Cornejo C. David Ramrez Fuentes

Fecha Julio 2011 Julio 2011 Julio 2011

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6.1 COMPRAS CONSTRUCTORAS 6

13. CONTROL DE CAMBIOS 22

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Este procedimiento es de aplicacin al abastecimiento de:

Las aplicables de la ISO 9000:2005 y las que se desarrollan en este documento.

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Condicionalidad: La condicionalidad es el estado en el que se encuentra un proveedor nuevo en la empresa, el

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Materiales Aprobacin Ingreso a Sistema

Aprobacin No < $ 500.000 S

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6.1 COMPRAS CONSTRUCTORAS

6.1.1 Compras de Recursos Crticos

6.1.1.1 Ingreso de solicitudes

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Ingreso de recursos al sistema

Inicialmente se valida si el recurso solicitado existe en la base de datos. Si no existiese se ingresa

6.1.1.2 Proceso de compra

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En condiciones excepcionales se podr permitir la transferencia de elementos entre obras, bajo la

6.1.2 Compras de Materiales no Crticos

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Con la aprobacin de la Gerencia Comercial, la Encargada de Marketing, solicita a la unidad de Adquisicio-

6.2.1 Implementacin de Salas de Venta y Pilotos

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6.3 COMPRAS OTROS INSUMOS PARA EL GRUPO DE EMPRESAS MAESTRA

6.3.1 Compras de otros Recursos

rea Responsable Formato utilizado

Compras para Salas de venta de proyectos. Supervisor de ventas

Compras unidades Oficinas comerciales Jefatura de cada Unidad

6.3.2 Compras de Activos Tecnolgicos

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Adquisiciones enva las rdenes generadas por correo al Encargado de Soporte.

7. RECEPCION Y VERIFICACION DE LOS PRODUCTOS COMPRADOS

7.1 Recepcin de los recursos en obra (Constructoras)

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El documento de ingreso a bodega permite respaldar el proceso de pago a proveedores segn PG 09

7.1.1 Garanta y Certificados de Calidad de recursos

Certificados provisin de Fierro (por colada)

Certificados ensayos de Hormign

Certificados de Elementos de Proteccin personal

Certificados de Materiales elctricos

Certificacin Materiales instalacin Sanitaria (Cobre y PVC)

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Equipamiento cocina cuando corresponda

Equipamiento edificio, piscina, lavandera etc.

7.1.3 Control Portera

7.2 RECEPCION DE RECURSOS EN AREA MARKETING

7.3 RECEPCION DE OTROS RECURSOS PARA EMPRESAS DEL GRUPO MAESTRA

7.4 LISTADO DE PROVEEDORES

Excepcionalmente se puede comprar a proveedores no incluidos en la lista, por solicitudes de urgencia,

La seleccin de nuevos proveedores de materiales se basa en la evaluacin de su capacidad para suministrar

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La evaluacin de un proveedor de materiales se realiza cada 6 meses. Dependiendo del resultado de la

7.4.2 Bloqueo del proveedor de materiales

La herramienta de Bloqueo para un proveedor de materiales es a travs de la evaluacin de proveedores

7.4.3 Mantenimiento de la Lista de Proveedores

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