SISTEMAS DE CONTROL DE MERCANCAS

En las empresas comerciales e industriales, el almacn o inventario representa una

inversin significativa, porque las mercancas o productos estn directamente
relacionados con la realizacin de las ventas y se convierte junto con las cuentas
por cobrar en el punto central de la entidad, y a pesar de que la contabilidad es una
tcnica con base en la partida doble, no siempre resulta sencilla la aplicacin
contable, dado que las empresas cuentan con un sinnmero de transacciones u
operaciones que van desde las ms sencillas hasta las ms complejas, y porque las
necesidades de informacin de los usuarios de los estados financieros se ha
diversificado.

Para lograr un mayor anlisis en la informacin fue necesaria la divisin del trabajo
dentro de la contabilidad, un ejemplo se observa en los inventarios o almacenes, ya
que la diversidad de artculos que se manejan hace ms complejo su control fsico
y financiero.

Existen tres tipos de control de inventarios los cuales son:

Analtico o pormenorizado
Global
Inventarios perpetuos

Analtico o pormenorizado

Se distingue por utilizar una cuenta especfica por cada concepto relacionado con
la compra-venta de mercancas. Sus caractersticas son las siguientes:

Para determinar la existencia de mercancas, se debe realizar un inventario

fsico.
El costo de ventas se determina por periodo, por lo que es necesario practicar
un inventario fsico de acuerdo con las necesidades de la entidad.
Se desconoce la utilidad o prdida bruta en cada una de las operaciones y, por
lo tanto, durante el transcurso del periodo.
 Cuando hay devoluciones sobre ventas, se conoce slo el precio en que fueron
vendidas, no el costo con el que salieron y deben entrar al almacn.
Se utiliza una cuenta liquidadora, llamada prdidas y ganancias, al final del
periodo.

Sistema Global

Este sistema consiste en abrir una sola cuenta para el control de los movimientos
del almacn, llamada mercancas generales.

El saldo de esta cuenta puede ser deudor (indicando perdida) o acreedor

(representa utilidad) y, en trminos generales, no tiene un significado til debido a
que combina los valores de compra y venta de mercanca. Para lograr un
significado, al final del periodo es necesario realizar un inventario fsico para separar
el movimiento del activo de los movimientos de resultados.

Sistema de inventarios perpetuos

Este sistema consiste en emplear tres cuentas para el control y manejo de las
mercancas: ventas, almacn de mercancas (inventarios) y costo de ventas. Sus
principales caractersticas son:
 Permite conocer, en cualquier momento, la utilidad bruta.
La cuenta de inventarios muestra siempre la existencia de mercancas.
El costo de ventas se identifica en cada una de las operaciones de venta que
lo origina.
Gracias a los auxiliares (tarjetas de almacn), se dispone siempre de
entradas, salidas y existencia de cada uno de los artculos, con sus
respectivos costos.

Plizas: diario, ingresos, egresos y cheque

Una pliza es un documento interno que consiste en una hoja foliada, cuyo rayado
es similar al Diario Continental y en la que se registra una sola operacin, es decir
por cada operacin se elabora una pliza. Al cabo de cierto lapso, se hace un
asiento concentrador de los registros de las plizas y se hace un traspaso al libro
diario.

Caractersticas

- Permite una mayor divisin del trabajo.

- Es el iniciador de los mtodos de registro mecanizados.
- Agiliza el proceso de las operaciones al permitir registros simultneos.
- Las operaciones se registran individualmente, pues por cada operacin se
debe realizar una pliza.
- Cada pliza cuenta con los documentos que comprueban las operaciones
efectuadas, por lo que se fortalece el control interno.
- Este sistema ha tenido gran aceptacin por lo que se ha mantenido por
aos y su aplicacin sirve tanto para personas fsicas como morales.
 - La asignacin de diferentes colores cuando se realizaban de forma manual
o en mquinas de escribir, permitan su fcil identificacin.

Tipos de plizas:

- Diario. Son aquellas en las que se anotan las operaciones o transacciones

financieras que no implican movimientos de efectivo.
- Ingresos. Son las que reconocen un incremento de dinero en efectivo,
transferencia o cheque.
- Egresos y cheque. Son plizas que registran las salidas de dinero en
efectivo, transferencia o cheque, si la erogacin se hace con cheque se
considera pliza cheque.

Estructura de una pliza

- Encabezado: Nombre de la persona o entidad de que se trate, tipo de

poliza, columna para la fecha de operacin y numero de poliza
- Cuerpo: Espacio de redaccin para anotar el nombre de las cuentas que se
afecten, as como la redaccin del asiento; tres columnas para valores, la
primera corresponde al parcial, la segunda a los cargos y la tercera a los
abonos.
- Pie: Tres espacios destinados para las firmas de las personas que
intervinieron en la formulacin de la pliza, quien la hizo, quien la reviso,
quien la autorizo.

Mtodos de valuacin de inventarios

Auxiliares para el control de mercancas

Las frmulas de asignacin del costo reflejan el control fsico de las entradas y
salidas de mercancas en el almacn. Para aplicar las frmulas, se emplean
registros individuales en tarjetas llamadas auxiliares de almacn. Estas tarjetas
permiten llevar el control fsico: entradas, salidas, existencia en unidades, as como
el control en unidades monetarias: cargos y abonos de las existencias en los
inventarios.

Las frmulas de asignacin del costo ante mtodos de valuacin de inventarios

representan el conjunto de procedimientos que se relacionan con la determinacin
del valor de las existencias en los distintos almacenes que conforman los inventarios
de una empresa.

Costos promedio (CP)

Los costos promedios representan una frmula que consiste en valuar las salidas
del almacn considerando el valor promedio de las existencias en el mismo, es
decir, tomando en cuenta el costo total del inventario, entre el nmero de artculos
existentes en el mismo, calculando as un costo promedio, que es multiplicado por
las salidas o disposiciones del almacn o inventario.

Primeras entradas, primeras salidas (PEPS)

La frmula denominada PEPS (Primeras entradas, primeras salidas) implica valuar

las disposiciones de mercancas, a las cifras correspondientes a las primeras
entradas, esto es, al valor del inventario y las compras iniciales. Lo anterior significa
que el costo de ventas quedar valuado a las cifras ms antiguas.

Detallistas

Con el mtodo de detallistas, los inventarios se valan a los precios de venta de los
artculos que los integran deducidos del correspondiente margen de utilidad bruta.
Para efectos del mtodo de detallistas, por margen de utilidad bruta debe
entenderse el importe del precio de venta asignado a un artculo disminuido de su
costo de adquisicin. El porcentaje de margen de utilidad bruta se determina
dividiendo la utilidad bruta entre el precio de venta.

Costo identificado

El costo de los inventarios de partidas que normalmente no son intercambiables

entre s y de artculos o servicios producidos y segregados para proyectos
especficos debe asignarse utilizando la identificacin especfica de sus costos
individuales. La identificacin especfica significa asignar los costos a partidas
individuales del inventario.

Comprobacin de auxiliares contra mayor y su repercusin en los estados

financieros

Los auxiliares de mayor del almacn nos permiten llevar un control de las entradas,
salidas y costos de las mercancas. No obstante, y como un objetivo de control
interno, es indispensable cotejar lo sealado en los auxiliares, contra las existencias
en el almacn (inventario), pues pueden existir discrepancias que van desde las
ms insignificantes hasta las ms significativas. Por eso, es muy importante el
levantamiento fsico del inventario, independientemente del sistema de control que
emplee una entidad.

El segundo aspecto por verificar es la concordancia de las cifras de los auxiliares

contra el libro mayor, pues pueden presentarse errores, sobre todo cuando se
emplean sistemas como el detallista. En ambos casos, cuando hay discrepancias,
se recomienda que se obtenga un listado detallado de las mercancas y cotejarlas
contra los registros. En caso de que haya un error u omisin, es necesario corregirlo
a travs de un asiento de ajuste. Si se pueden fincar responsabilidades a los
involucrados, se debe afectar la cuenta de deudores diversos; ms en caso de que
no sea posible, se tendr que llevar a resultados la discrepancia o diferencia. En
todos los casos, la situacin debe ser revelada en las notas a los estados
financieros.