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colaborativos en
SharePoint 2010
Índice
Introducción .................................................................................................................................. 3
Descripción general de SharePoint ........................................................................................... 3
Microsoft SharePoint 2010 y Microsoft Office 2010................................................................. 5
Herramientas de colaboración ...................................................................................................... 7
Sitios de SharePoint .................................................................................................................. 7
Resumen de funcionalidades colaborativas que cubre SharePoint 2010 ................................. 9
Puntos fuertes a la hora de elegir SharePoint 2010................................................................ 12
Seguridad............................................................................................................................. 12
Seguimiento ........................................................................................................................ 13
Flexibilidad .......................................................................................................................... 14
Eficiencia ............................................................................................................................. 16
Accesibilidad ........................................................................................................................ 17
Usabilidad ............................................................................................................................ 17
Integración .......................................................................................................................... 18
Más allá de los espacios de colaboración ............................................................................... 20
Portales de publicación ....................................................................................................... 21
Portales de BI ...................................................................................................................... 22
Conexiones a datos externos .............................................................................................. 23
Centros de búsqueda .......................................................................................................... 23
Red social............................................................................................................................. 24
Mediante el uso de las plantillas del sitio y de otras características de Microsoft SharePoint
2010, puede crear, fácil y eficazmente, sitios que admitan la publicación de contenido
específico, administración del contenido, administración de registros o satisfacer las
necesidades de la inteligencia empresarial que pueda tener la organización. Por ejemplo, se
pueden crear sitios en el nivel de empresa, como portales de la organización, sitios en Internet
Colaborar eficientemente con el resto de las personas de la organización. Por ejemplo, puede
usar los calendarios para ver el momento en el que tienen lugar los eventos del equipo, usar
las bibliotecas de documentos para almacenar los documentos del equipo, del departamento o
de la organización. También puede debatir los problemas mediante blogs o capturar y
conservar la información de Wikis, que son bases de conocimientos administradas por el
usuario.
Crear sitios personales, en los que puede administrar y compartir información con el resto de
los usuarios. Por ejemplo, puede crear su propio portal Mi sitio, donde puede ver y administrar
todos los documentos, las tareas, los vínculos, los calendarios de Microsoft Office Outlook
2010, los compañeros y el resto de la información personal desde una ubicación central.
Hospedar formularios empresariales basados en XML que se integren con bases de datos y
otras aplicaciones empresariales. Por ejemplo, si trabaja para una autoridad gubernamental,
puede diseñar formularios de aplicaciones de permisos en Microsoft Office InfoPath 2010 e
Publicar fácilmente informes, listas e indicadores clave de rendimiento (KPI, Key Performance
Indicators)) vinculándolos a aplicaciones empresariales, como SAP, Siebel y Microsoft SQL
Server 2008.
Si utiliza Microsoft Office Access 2010,, puede llevarse una lista de SharePoint sin conexión y
usar las características de creación de informes de Office Access 2010 para ver los datos y
crear informes. Si está de viaje, por ejemplo, puede mantener
mantener una copia local de una lista de
SharePoint en el equipo portátil, en el que puede editar y ejecutar una consulta como si fuera
cualquier otra tabla de Office Access 2010.. Los formularios y los informes que utilizan la lista
de SharePoint son totalmente interactivos.
nteractivos. Office Access 2010 puede sincronizar la lista local
posteriormente con la lista en línea cuando vuelva a conectar el equipo portátil. Además,
haciendo uso de los servicios de Access, será capaz de trabajar con un documento Access
desde la interfaz SharePoint.
Si usa Microsoft Office Outlook 2010,, puede llevarse bibliotecas de documentos sin conexión.
Las carpetas de SharePoint se muestran como cualquier otra carpeta de Outlook. También
podrá ver listas y calendarios de SharePoint en Outlook.
Raona | Entornos colaborativos en SharePoint 2010 5
Si usa Microsoft Office InfoPath 2010, puede diseñar plantillas de formularios compatibles con
el explorador, publicarlas en un sitio de SharePoint 2010 y habilitarlas para su uso en un
explorador Web. Además, cualquier formulario de entrada a listas y flujos de trabajo podrá ser
un formulario InfoPath creado por usted.
Si usa Microsoft Office Excel 2010, puede guardar hojas de cálculo en un sitio de SharePoint
para que los usuarios puedan tener acceso a ellas mediante un explorador. Puede usar estas
hojas de cálculo para mantener y compartir eficazmente una versión actualizada central, a la
vez que ayuda a proteger cualquier tipo de información de carácter propietario, como los
modelos financieros que están incrustados en la hoja de cálculo.
Si utiliza Microsoft Office PowerPoint 2010 podrá crear bibliotecas de diapositivas, pensadas
para que pueda crear, editar y compartir diapositivas de sus presentaciones. Además, con los
servicios para PowerPoint, podrá publicarlas en SharePoint 2010.
También puede mejorar la experiencia de Office adaptándola a la web. Gracias a las Office
Web Applications, tendrá un editor Word y un editor Excel en el navegador perfectamente
integrado con SharePoint.
Si trabaja con Microsoft Visio 2010 podrá crear gráficos Visio y visualizarlos en el navegador
web integrados con SharePoint. Además, podrá utilizar la Visio para diseñar flujos de trabajo
empresariales para SharePoint 2010.
Con Microsoft Office SharePoint Designer 2010 y Microsoft Office Workspace 2010 podrá
realizar todas las tareas de SharePoint 2010 que se pueden hacer en el navegador. SharePoint
Designer 2010 permitirá configurar la aplicación SharePoint, crear grupos, crear y mantener
listas y bibliotecas, crear sitios, administrar seguridad, permisos, acciones de listas, diseños,
formularios, flujos de trabajo, conexiones a datos externos, y un largo etcétera. SharePoint
Workspace 2010 permite trabajar con el contenido: rellenar listas, subir documentos, rellenar
formularios, editar contenido… La gran ventaja de SharePoint Workspace 2010 es que permite
el trabajo offline.
Sitios de SharePoint
Una aplicación SharePoint se estructura en sitios. Cada sitio es una zona compuesta
por páginas, bibliotecas documentales, y listas (de tareas, anuncios, calendarios,
foros, contactos, vínculos, personalizadas…).
Un sitio puede albergar uno o varios subsitios, de esta forma se consigue que
SharePoint tenga una estructura de árbol. Por ejemplo:
Resumen de funcionalidades
colaborativas que cubre SharePoint
2010
SharePoint 2010 cubre prácticamente todas las funcionalidades colaborativas que
puede tener una organización. A continuación se resumen las más importantes:
Por defecto los sitios heredan los permisos de su sitio padre. No obstante estos permisos se
pueden romper y definir sitios propios.
Raona | Entornos colaborativos en SharePoint 2010 12
También es posible romper la herencia de permisos a nivel de lista/biblioteca e incluso de
elemento de lista/biblioteca. De este modo se puede por ejemplo proteger una tarea en
concreto para que nadie la complete salvo su creador, proteger documentos de o páginas para
que no se editen o incluso impedir la visualización de distintas listas o librerías.
Si hay elementos web insertados en una página (visualizadores de listas, tareas, imágenes,
videos, visores de páginas, vínculos, formularios…) es posible asignar seguridad en su
configuración para que lo vean los grupos de SharePoint que el diseñador decida.
Seguimiento
Gracias al servicio de Web Analytics de SharePoint 2010 se puede realizar un seguimiento
exhaustivo de los accesos a los sitios. Mediante este servicio se pueden obtener datos de
tráfico del sitio, totales de visitas y accesos, remitentes, contenido editado, búsquedas
realizadas, usuarios que han visitado, inventario, versiones… y generar informes muy
detallados de análisis del sitio.
Todos los flujos de trabajo almacenan en su historial una serie de logs que van informando de
su estado, acciones realizadas y problemas encontrados.
Flexibilidad
Gracias a la interfaz “ribbon” de Office, que SharePoint 2010 lleva integrada, es muy sencillo
configurar cualquier aspecto de SharePoint. Desde aspectos muy delicados como permisos,
roles, seguridad… hasta configuración de bibliotecas, manejo de elementos, diseños de los
sitios… y muchas otras posibilidades.
El uso de las bibliotecas de SharePoint permite que toda la información esté concentrada en
un único punto dónde puedan acceder todos los usuarios 24 horas al día. Ningún usuario
dependerá de otro usuario para poder trabajar, ya que tendrá disponible toda la información
en SharePoint. Las políticas de acceso concurrente, versionado, aprobación, check-in e historial
ayudarán a los usuarios a colaborar a la hora de trabajar conjuntamente en un documento.
Existe la posibilidad de crear conjuntos de documentos, que servirán para agrupar varios
documentos en un único elemento para poder aplicar permisos, flujos de trabajo, versionado
conjunto, metadatos comunes…
Gracias a Microsoft Office SharePoint Workspace 2010 se podrá trabajar sobre SharePoint
2010 de manera offline y publicar los cambios una vez se vuelva a estar online (con sus
correspondientes políticas de bloqueos y concurrencia.
SharePoint hace uso del estándar XHTML 1.0, con lo que la mayoría de los navegadores web
actuales (Internet Explorer 8, FireFox, Google Chrome, Opera, Safari…) lo visualizará sin ningún
problema.
SharePoint 2010 es accesible WCAG 2.0 AA por defecto, Con personalización del producto se
podría alcanzar el nivel AAA.
SharePoint 2010 es totalmente accesible desde teléfonos móviles. Cada sitio tiene una
dirección específica para acceder desde un navegador WAP de teléfono móvil. Además, se
pueden crear vistas de listas y formularios InfoPath adaptados para teléfono. Si usted utiliza un
Windows Phone 7 Series podrá utilizar el nuevo SharePoint Workspace 2010 Mobile para
trabajar con el contenido de SharePoint. Además, tendrá integración con Word Mobile,
PowerPoint Mobile y Excel Mobile.
Usabilidad
SharePoint 2010 es muy sencillo de utilizar para los usuarios. Gracias a la interfaz “ribbon”, los
usuarios trabajarán con las páginas, listas y bibliotecas del mismo modo con el que trabajarían
Integración
SharePoint 2010 forma parte de la familia Office. Gracias a esto, está totalmente integrado
con las herramientas cliente Office (Word, Excel, PowerPoint, Visio, SharePoint Workspace,
Project…) como con las herramientas de servidor (Exchange Server, Project Server).
Al ser un producto basado en .NET, una aplicación web ASP.NET sobre IIS y un producto
integrado en Windows, es compatible con características tales como Directorio Activo, Power
Shell, Comunicaciones Unificadas, autenticación basada en formularios (FBA), Single Sign On
(SSO), ISA Server… y muchas otras características del mundo Microsoft.
Los usuarios de SharePoint pueden (se recomienda) ser usuarios de Directorio Activo de
Windows. De esta forma, se puede hacer login en SharePoint directamente desde la cuenta de
Windows y todos los servicios sociales y de búsqueda de usuarios quedarán integrados con los
datos de Directorio Activo. Si tenemos definida la estructura de organización en el Directorio
Activo podremos ver en los sitios personales información del departamento y compañeros de
un usuario y una organigrama Sivlerlight de la compañía.
Una serie de elementos web nos permitirán mostrar indicadores y gráficas que puedan
conectar con datos de listas, bases de datos o servicios web:
Los servicios de Excel y PerformancePoint permitirán publicar hojas de Excel (por completo o
por partes) en SharePoint y diseñar complejos paneles de mando (dashboards) con
información empresarial de bases de datos, cubos, etc.
Centros de búsqueda
Puede utilizar SharePoint para realizar búsquedas empresariales. Puede programar búsquedas
en el contenido de SharePoint y en contenidos externos a SharePoint de su organización,
permitiendo etiquetar, categorizar e indexar todo el contenido de su compañía.