El ABC de CMMS

LOS BENEFICIOS DE UN CMMS

Los sistemas CMMS han sido utilizados en los ltimos aos para pasar
de las rdenes de trabajo en papel, a las electrnicas. Las tareas de
mantenimiento estn mejor organizadas. Los tcnicos de mantenimiento
tienen mayores responsabilidades. Es posible implementar el
mantenimiento preventivo.

Mientras esas ventajas todava existen, los nuevos sistemas tambin

ofrecen un mejor manejo de los activos, partes y mano de obra de forma
que los administradores puedan tomar mejores decisiones sobre las
reparaciones, compras y las contrataciones del personal. La
administracin de flotillas es tambin una nueva adicin a algunos
sistemas CMMS. Los nuevos sistemas ofrecen una mejor automatizacin
de las rdenes de trabajo y algunos permiten hacer peticiones va
Intranet o por Internet.

Algunos sistemas permiten a los tcnicos de mantenimiento completar

rdenes de trabajo e inspecciones con computadoras porttiles (PDAs).
Los sistemas CMMS ligados a cdigos de barras, permiten a los usuarios
llevar registro de inventarios y la localizacin de activos electrnicamente
con computadoras porttiles con escners de cdigos de barras
integrados.

Para los responsables de la planeacin de espacio y movimientos en

inmuebles, los sistemas CMMS que se comunican con paquetes tipo
CAD son de gran utilidad; stos permiten a los administradores visualizar
su informacin con planos del inmueble. Las empresas donde prefieren
rentar software CMMS, en lugar de instalarlo y mantenerlo en sus
empresas, pueden encontrar opciones que satisfacen sus necesidades.
Utilizando ASPs, algunas compaas ofrecen sistemas CMMS a travs
de Internet.

MANTENIMIENTO PREVENTIVO

El mantenimiento preventivo mediante CMMS es incluso mucho ms

sencillo con los nuevos sistemas. Un programa de mantenimiento
preventivo, calendariza el trabajo para ser realizado en intervalos
regulares siguiendo un plan. De esta forma, los pequeos problemas no
crecern, independientemente de su causa.

El mantenimiento preventivo tambin ayuda a que el equipo trabaje a su

mxima capacidad, lo que maximiza la productividad. El equipo dura
ms, lo que incrementa la tasa interna deretorno de la inversin.

El mantenimiento regular en sistemas de aire acondicionado, por

ejemplo, resultar en el uso ms eficiente de la energa, mejor control de
temperatura, y una mayor vida del equipo. Al extender la vida de los
sistemas de aire acondicionado los administradores podrn postergar el
desembolso por su reemplazo, por varios aos.

Adems, este tipo de mantenimiento continuo tambin reducir la

condensacin de humedad y crecimiento de hongos y bacterias. Este tipo
de problemas han ocasionado un nmero importante de demandas
legales en los ltimos aos, lo que tambin ha implicado un alto costo.

Al trabajar a su mxima capacidad, el sistema de aire acondicionado

requerir menos energa y el costo por arranques repetitivos ser menor.
Un sistema en operacin continua con un buen mantenimiento no falla, lo
que elimina costos de reparaciones, y mantendr residentes, empleados,
estudiantes o pacientes satisfechos.

Una onza de prevencin vale una libra de medicina, y el software que

ayuda a los administradores a operar un programa de mantenimiendo
preventivo de manera puntual y eficiente, definitivamente le ser
redituable.

REGULACIONES E INSPECCIONES

Tener requerimientos regulatorios y completar inspecciones son el pan

de cada da en la mayora de las empresas. Los responsables de
mantenimiento que desean encontrar una manera de cumplir sto en el
menor tiempo posible con frecuencia implementan un CMMS.

A muchos administradores les gustan las opciones mviles para las

inspecciones, porque los tcnicos de mantenimiento fcilmente puede
introducir la informacin de la inspeccin en el PDA, como una Palm
Pilot, afirma Pat Conroy, presidente de MicroMain Corp., un
desarrollador de sistemas CMMS. Algunas opciones mviles permiten
ver rpidamente los puntos de inspeccin. El tcnico simplemente
selecciona una palomita junto al punto de inspeccin para mostrar que lo
ha revisado o escoge una cruz para mostrar que el punto de inspeccin
fall.

Los tcnicos pueden seleccionar consignas y mediciones

predeterminadas para completar la inspeccin, y marcar los puntos de
inspeccin que deberan revisarse. Ellos o sus supervisores pueden
aadir comentarios o acciones a tomar, tales como detalles de lo que
ocasion la falla o especificar cmo debe ser reparada.

Una vez que los tcnicos regresan con los PDAs a sus bases, la
informacin ser transferida a la base de datos del CMMS
automticamente. Dado que la informacin no es capturada
manualmente, la precisin se incrementa drsticamente. Adems de usar
la informacin de las inspecciones para hacer reportes o para los
gerentes e inspectores, el CMMS usa la informacion para crear rdenes
de trabajo correctivas automticamente dirigidas a aquellos puntos de
inspeccin donde hubo alguna falla.

ORGANIZACIN DE ACTIVOS

Mientras los activos varan de una empresa a otra defibriladores en

hospitales versus enfriadores de agua en grandes edificios de oficinas
el reto de organizar informacin de activos es similar. En adicin a equipo
especfico de un tipo de empresa, activos como puertas, luminarias,
ventanas, pisos y otros elementos, como el techo, deben ser organizados
de una forma que tengan sentido para cada empresa.

Los sistemas CMMS que incluyen jerarquas Padre-Hijo ayudan

enormemente. Los administradores pueden consultar los activos que
pertenecen uno al otro en una familia o estn subordinadas a otro
activo. Si la ubicacin de un activo de la familia cambia, entonces ese
cambio es hecho automticamente para todos los miembros de la familia.
Tambin se utiliza la familia de activos para elaborar reportes, de tal
manera que los administradores de la compaa no tengan que repetir
las consultas de informacin para cada uno de los activos.

Para las empresas, es de utilidad que las reas del edificio sean
consideradas acitvos. Es as que pisos y alas son consideradas padre o
hijo para facilitar la organizacin de los activos.

EL OBJETIVO DE UN CMMS: AHORRAR DINERO

Una buena administracin computarizada del mantenimiento claramente
le ayuda a los responsables de los servicios de la compaa a ahorrar
dinero, alcanzando as el objetivo nmero uno de la mayora de los
profesionales del mantenimiento hoy en da. Lo mejor de todo sto, es
que con un buen CMMS, el primer indicador de xito se convierte en un
aumento continuo de la eficiencia. Y ste contina generando ahorros a
travs del tiempo.

El autor es Joe Brummer, Vice Presidente de Mercadotecnia de

MicroMain Corporation. Para mayor informacin acerca del MicroMain
XM (CMMS) en su versin en ingls visite: www.micromain.com Este
artculo fue traducido por RQ Consultora Tcnica. Para mayor
informacin de la versin en espaol del MicroMain XM, llamada
MS2000, visite: www.rqct.com
http://www.buildingservicesmgt.com/Articles/2003/07/CMMS.html