Herbar 3.7
Manual de usuario Unidad de Coordinacin
GBIF.ES. Marzo 2011












NDICE
NDICE............................................................................................................................................2
1.ANTESDEEMPEZAR..................................................................................................................5
2.GUADEINSTALACIN..............................................................................................................8
2.1.Procedimientodeinstalacin.........................................................................................8
2.2.Tiposdeinstalacin........................................................................................................9
3.CONFIGURARLAAPLICACIN.................................................................................................10
PestaaActualizar/revisarconfiguracin..................................................................12
PestaaHerbario.........................................................................................................17
PestaaDocumentosyetiquetas................................................................................18
PestaaGestindeatributos......................................................................................18
4.USODELAAPLICACIN..........................................................................................................24
4.1.Seleccionarcoleccindetrabajo..................................................................................24
4.2.Introduccindepliegosyrevisiones............................................................................25
4.2.1.Introducirnombrescientficos...........................................................................26
Formularioauxiliardeintroduccindenombres..............................................29
4.2.2.Aadiryeditarlocalidades................................................................................30
GestindeMunicipios.......................................................................................36
Vistajerrquica..................................................................................................37
4.2.3.Aadir/EditarUbicaciones.................................................................................39
4.2.4.Aadir,editaroborrarpliegoseidentificaciones.............................................42
4.2.5.Ver,editar,aadirimgenes..............................................................................57
4.2.6.Fichadodelotesnoincluidos.............................................................................58
4.2.7.EntradaRpida...................................................................................................59
BotnConfiguraratributospordefecto............................................................60
BotnObtenertabladeatributos.....................................................................61
BotnCreartabladeEntradaRpida................................................................62
BotnIntroducirdatosenEntradaRpida........................................................64
BotnBorrarregistrosdeEntradaRpida........................................................75
BotnBorrartabladeEntradaRpida..............................................................75
BotnERconnombresfueradetabla...............................................................75
BotnConsultasyetiquetas..............................................................................76
BotonesChequearyActualizartablasdeEntradaRpida................................77


BotnVolcarregistrosaDETER/ESPEC.............................................................77
4.2.8.ImportardatosdesdeficherostipoETIMTICoEntradaRpida......................79
5.Etiquetasdeherbario..............................................................................................................81
5.1.Etiquetasdelacoleccinactiva....................................................................................81
Etiquetasseguidas.......................................................................................................83
Etiquetasunaaunapornmerodeherbario.............................................................84
Etiquetasdeconsulta...................................................................................................84
5.2.EtiquetasdeEntradaRpida........................................................................................84
6. CONSULTASYLISTADOS..........................................................................................................85
6.1.Consultaavanzada........................................................................................................86
6.2.Consultageneral...........................................................................................................89
6.3.Unasolaprovincia........................................................................................................90
6.4.Intervaloentredosnmerosdeherbario....................................................................91
6.5.Qugneroshay...........................................................................................................91
6.6.DetectarrevisionesconmsdeunLTIMO................................................................92
7.CENTROS,PERSONASYETIQUETASPOSTALES.......................................................................92
7.1.Introduccindecentros...............................................................................................93
7.2.Introduccindepersonas.............................................................................................94
7.3.Etiquetaspostales........................................................................................................94
8.PRSTAMOS.............................................................................................................................94
9.SOLICITUDES..........................................................................................................................101
9.1.Abrirsolicitud.............................................................................................................102
9.2.Veryactualizarsolicitudes.........................................................................................104
9.3.Informessobresolicitudes.........................................................................................108
10.INTERCAMBIOS....................................................................................................................108
10.1.Recepcindeenvos.................................................................................................109
10.2.Preparacindeenvossalientes...............................................................................112
11.EXPORTARPARAINTERNET.................................................................................................116
12. APNDICEI:TABLASYRELACIONES....................................................................................120
12.1.Tablas........................................................................................................................120
12.2.Relaciones.................................................................................................................122
13.APNDICEII:DOCUMENTOSWORDDESALIDA..................................................................124
13.1.NombredelosdocumentosWorddesalida............................................................124
13.2.EtiquetasenWord....................................................................................................126


Personalizaretiquetas...............................................................................................127
Cambiartextosenlosbotonesdelasetiquetas........................................................128
14.APNDICEIII:ATRIBUTOSSEGNCADADISCIPLINA...........................................................129
Atributossegncadadisciplinaagrupadospordominios.........................................129
15. APNDICEIV:GLOSARIOEINFORMACINADICIONAL......................................................134
15.1.Glosario.....................................................................................................................134
15.3.Informacinadicional...............................................................................................136
15.3.1.Cmocrearmensendistintosidiomas.......................................................137
15.3.2.Documentostiles.........................................................................................138
15.3.3.Compactaryrepararlasbasesdedatos........................................................139
16. APNDICEV:PROBLEMASCONOCIDOS..............................................................................140
16.1.Importarconfiguracin....................................................................................140
16.2.ImportacindedatosdesdeficherostipoETIMTICoEntradaRpida..........140
16.3.Valoracindeenvosenintercambios..............................................................140

 Herbar3.7
Manualdeusuario

1. ANTES DE EMPEZAR
HERBAR es una aplicacin diseada para informatizar y gestionar colecciones botnicas,
si bien dada su configuracin por atributos permite la adaptacin a cualquiera de los Reinos de seres
vivos en cualquiera de sus disciplinas.

CaractersticasdeHERBAR

Algunas de las funciones ms importantes de esta aplicacin son:

Almacenamiento y gestin de todas las identificaciones de los ejemplares.

Informatizacin a partir de imgenes digitales de pliegos.
Posibilidad de creacin de nuevos atributos (campos de informacin) en los
formularios de fichado de ejemplares.
Gestin de nombres cientficos, pases, provincias, identificaciones y revisiones.
Gestin de georreferenciaciones.
Gestin completa de prstamos, solicitudes e intercambios.
Gestin de lotes recibidos.
Gestin de ubicaciones de material.
Generacin de distintos tipos de etiquetas, incluyendo etiquetas para preparaciones
microscpicas.
Generacin de documentos (listados de material, hojas de prstamo, solicitudes,
informes, etc.)
Exportacin de datos a formato .kml para su visualizacin en Google Earth.
Exportacin a formatos para la visualizacin de los datos en internet (sus propias
pginas ASP, REMIB de CONABIO y Darwin Core versin 2).
Posibilidad de aadir nuevas funciones para cubrir necesidades especficas.
Diversas opciones de consulta en papel, pantalla y documento de Word.
Soporta arquitectura cliente-servidor en la que mltiples usuarios pueden acceder a
los datos de modo concurrente manteniendo cada uno la configuracin local.

HERBAR est basado en MS-Access, por tanto slo funciona en ordenadores con sistema
operativo Windows y MS-Office instalado. Para los informes (etiquetas, listados, hojas de prstamos,
etc.) utiliza el procesador de textos MS-Word.

 Herbar3.7
Manualdeusuario

Organizacin

Los mens y la programacin estn en la base de datos Herbario.mdb.

Los datos de las colecciones estn en bases de datos independientes (con extensin
mdb).
Las tablas de gestin (comunes a todas las colecciones), tablas estndar y tablas de
Entrada Rpida estn en Herbarsys.mdb.

Herbario.mdb
MensyProgramacin

Musgos.mdb

Algas.mdb Herbarsys.mdb
Cadacoleccinenuna Datosdegestin,tablas
Basededatosdistinta estndarydeEntrada
Rpida

Figura 1. Organizacin de las Bases de Datos en HERBAR

La aplicacin est disponible en la zona de descarga de la pgina web de HERBAR

http://www.gbif.es/herbar/herbar.php. Aqu tambin se puede descargar el Manual de Usuario
en formato pdf.

Una vez descargada la aplicacin (ver el punto 2. Gua de Instalacin) hay que
configurarla ya que antes de utilizarla es necesario especificar las distintas ubicaciones de nuestras
bases de datos y los distintos tipos de ficheros que utilizar la aplicacin (ver el punto 3.
Configurar y personalizar la aplicacin)

Convencionesdeestiloysmbolosutilizadosenestemanual

Estilo:

Los nombres de bases de datos van en minscula y negrita: Herbario.mdb.

El nombre de la aplicacin va en maysculas: HERBAR.

 Herbar3.7
Manualdeusuario

Los nombres de tablas van en mayscula y negrita: PAISES, PROVI, etc.

Los nombres de campos van en maysculas: GENERO, ESPECIE, SUBSP., etc.
Los botones van en negrita y cursiva : Crear nueva coleccin

Smbolos:

Icono Nombre Accin

Cuando aparece este lpiz en el margen izquierdo del formulario

Lpiznuevoregistro
estamos modificando el registro que est a la vista.
Permite navegar a travs de las rutas (directorios) para elegir la ruta
Navegacin
y archivos necesarios para la configuracin de la aplicacin.
Elimina del espcimen la georreferenciacin o localidad
Papelera
seleccionada. dem con ubicaciones.
Aade al espcimen un elemento previamente seleccionado. Este
botn est disponible para asignar localidades y ubicaciones al
Ms
ejemplar. Primero se selecciona la localidad o ubicacin y despus
se pulsa este icono.
Enlaza con el formulario de "Alta y Revisin de Nombres
Nombres
taxonmicos".
Enlaza con el formulario de utilidades que permite repetir un
Herramienta registro o bloquear datos mientras se estn dando registros de alta.
Disponible desde la opcin de Entrada Rpida.
Permite dar de alta un registro de datos idntico al que tenemos en
Duplicar
pantalla. Disponible desde la opcin de Entrada Rpida.
Nuevoregistro Aade un nuevo elemento (registro).
Configurarexportacin Configura la exportacin a tablas de Entrada Rpida desde la
ER opcin de Consultas Consultas avanzadas.
Permite la numeracin automtica de determinaciones de
ejemplares. Afecta a la siguiente determinacin que se d de alta,
NAuto
empezando por el nmero siguiente al especificado. Disponible
desde la opcin de Entrada Rpida.
GloboTerrqueo Enlaza con el formulario de gestin de Georreferenciaciones.
Enlaza con el formulario de alta de nuevas referencias
Taxonoma
taxonmicas.
Vistajerrquica Visualiza de forma jerrquica las georreferenciaciones.

Estante Enlaza con el formulario de Aadir/editar ubicaciones.

PuertaDeSalida Salida del formulario actual.

Tabla 1. Simbologia usada en este manual

A las diferentes ventanas a las que accedemos desde la aplicacin les llamaremos
Formularios, siguiendo el estilo de Access de Microsoft.

 Herbar3.7
Manualdeusuario

2. GUA DE INSTALACIN
Desde la pgina web: http://www.gbif.es/herbar/herbar.php se accede a toda la
informacin sobre la aplicacin, la documentacin necesaria para su instalacin, configuracin y
uso, as como a la descarga de la aplicacin.

2.1. Procedimiento de instalacin

Para la versin 3.7 de HERBAR el proceso de instalacin es el siguiente, si bien existen
distintas opciones de instalacin en funcin del nmero de colecciones y nmero de usuarios que
acceden a ellas. Para una instalacin convencional:

1. Descargar el fichero Herbar 3.7

2. Crear un directorio donde instalar la aplicacin (recomendamos el directorio C:\Herbar) y
descomprimir ah el fichero ZIP que acaba de descargar. Al descomprimir se crean
automticamente los siguientes directorios:

- C:\Herbar con Herbario.mdb, Herbarsys.mdb y Test.mdb como coleccin

de ejemplo.
- C:\ Herbar\Documentos, con Plantilla.mdb y documentos Word para
etiquetas y listados.
- C:\Herbar\Iconos, que contiene los iconos utilizados en los diferentes
formularios de la aplicacin.
- C:\Herbar\Imagenes,directorio vaco, reservado para las imgenes del usuario.

3. Instale las fuentes (tipos de letra) necesarias para la aplicacin:

o Para colecciones botnicas se recomienda la fuente de cdigos de barras Code39:

- Extraiga ficheros con las nuevas fuentes: barcod39.zip, que podr encontrar
en la carpeta C:\ Herbar\Documentos.
- Instale las fuentes: vaya al men Inicio de Windows: Panel de Control
Fuentes Instalar nueva fuente, etc.

o Para colecciones zoolgicas se recomienda la fuente de cdigos de barras

BARCODE 128, que debe adquirirse a travs de un distribuidor de dichas fuentes.

 Herbar3.7
Manualdeusuario

2.2. Tipos de instalacin

Segn el nmero de usuarios podemos tener distintos casos de instalacin:

Caso 1: un nico usuario con una o varias colecciones.

Caso 2: varios usuarios con una o varias colecciones.

CASO1.Un usuario con una o varias colecciones

Se instala en el disco duro local una aplicacin HERBAR nica que contiene las bases
de datos Herbario.mdb y Herbarsys.mdb, y todas las colecciones configuradas. Adems se
incluyen las carpetas de documentos, icono e imgenes.

CASO2.Varios usuarios que acceden a la misma coleccin o a varias colecciones

En un ordenador que har las veces de servidor de HERBAR se instala

Herbarsys.mdb y las correspondientes colecciones (ejemplo: Vasculares.mdb). Tambin se
almacena aqu la carpeta con los documentos.

En cada puesto de usuario se instala una aplicacin un Herbario.mdb en el disco local

C:/. Cada usuario configurar su Herbario.mdb para que utilice la base de datos de gestin
Herbarsys.mdb del servidor y las diferentes colecciones ubicadas tambin en el servidor.

De esta forma, todos los usuarios comparten los datos de la coleccin y con ello las
tablas de nombres cientficos NOMEN, Municipios MUNICIP, Imgenes, etc. Cada usuario
puede trabajar con sus tablas de Entrada Rpida de datos de forma independiente y volcarlas
despus a la coleccin compartida.

 Herbar3.7
Manualdeusuario

Figura 2. Tipo de instalacin: Caso 2

Nota: En el caso 2, si dos usuarios tratan de modificar el mismo registro, MS-Access bloquea el
registro al segundo usuario que accedi.

3. CONFIGURAR LA APLICACIN
En el directorio donde se ha descomprimido el archivo ZIP de HERBAR aparece la base
de datos denominada Herbario.mdb, que contiene la programacin que ejecutamos. Al hacer
doble-clic sobre Herbario.mdb aparece el men principal.

10

 Herbar3.7
Manualdeusuario

2 3

Figura 3. Men Principal con opciones de configuracin.

Si es la primera vez que ejecuta la aplicacin, tendr que realizar la configuracin de la

misma. Una vez realizado este proceso, estos datos sern utilizados para poder acceder a todas las
colecciones.

El primer paso a realizar es pulsar la pestaa Configurar que aparece en el men principal.
La aplicacin tiene una configuracin por defecto y no es necesario configurarla si se instala en el
directorio C:\Herbar, no obstante, conviene realizar los siguientes pasos para asegurarse de que
todas las bases de datos y directorios estn correctamente ubicadas. Para ello, realice las operaciones
en este mismo orden:

Especifique la ruta y el nombre de la base de datos de gestin (Herbarsys.mdb ) en el

campo especificado. Por defecto es C:\Herbar\Herbarsys.mdb.
Pulse en Inicializar la base de datos de gestin.
En la pestaa Documentos y etiquetas debe especificarse la ruta en la que se encuentra el
directorio Documentos (incluido entre los materiales descargados) que contiene los
documentos Word para etiquetas y listados, y la base de datos Plantilla.mdb. Por defecto
es C:\ Herbar\Documentos.
Cree una nueva coleccin.

11

 Herbar3.7
Manualdeusuario

Para casos en los que la configuracin que se desea aplicar no es la que se establece por
defecto en HERBAR o casos en los que se vaya a trabajar accediendo a un servidor, recomendamos
la lectura de los siguientes apartados en los que se explican en detalle los 4 puntos anteriores.

Pestaa Actualizar / revisar configuracin

1.
1 Ruta y nombre de la base de datos de gestin: escriba la ruta en la que ha
almacenado la base de datos de gestin y el nombre de esta (Herbarsys.mdb). La ruta por
defecto es C:\Herbar\Herbarsys.mdb, modifquela si ha instalado Herbarsys.mdb en
otro directorio distinto a ste. Si Herbarsys.mdb se encuentra en un servidor, la ruta
empezar por "//nombre_del_servidor" o por la letra de la unidad de red correspondiente
(F:\directorio\...). Para ubicar esta base de datos de gestin recomendamos el uso del botn
que le permite navegar por los directorios de su equipo hasta encontrar Herbarsys.mdb.

2.
2 Inicializar base de datos de gestin: pulse este botn cada vez que cambie la
ruta o nombre de la base de datos de gestin (Herbarsys.mdb). Si no lo hace as, no se
actualizarn los datos del cambio de ubicacin de dicha base de datos. Con esta opcin se
ejecuta una funcin que comprueba las tablas necesarias para trabajar con la aplicacin y
vincula dichas tablas a Herbario.mdb. En caso de error se avisa al usuario de cul es la tabla
problemtica, para que el usuario compruebe tanto la existencia como la ubicacin de la
misma.

Cada vez que se pulsa este botn se borra el nombre de la coleccin de trabajo y se
tiene que volver a seleccionar la coleccin pulsando en la pestaa Seleccionar la
coleccin de trabajo. Si no est visible nuestra coleccin, debemos salir de HERBAR y volver
a abrirla para que refresque los accesos a las colecciones.

3.
3 Crear una nueva coleccin: para crear una base de datos para la nueva coleccin
se pulsa el botn Crear nueva coleccin desde el men de configuracin, dando el nombre y
la ruta donde quiera que se instale la base de datos de la nueva coleccin.

12

 Herbar3.7
Manualdeusuario

Figura 4. Crear una nueva coleccin.

En este momento la coleccin creada quedar accesible desde la pestaa Seleccionar

coleccin de trabajo para su uso, si bien hay que completar su configuracin antes de
comenzar a trabajar con ella.

4.4 Configurar acceso a datos de las colecciones: previamente es conveniente

haber pulsado en Inicializar la base de datos de gestin. Una vez creada la coleccin, se
pulsa esta opcin de Configurar acceso a datos de las colecciones desde donde se
configuran las tablas y directorios relacionados con dicha coleccin:

Figura 5. Configuracin de Datos de las colecciones.

13

 Herbar3.7
Manualdeusuario

Los datos a configurar son:

Cdigo de la coleccin: es el nombre externo o alias que identifica a la coleccin.

Unidad de disco del MBD de la coleccin: es la letra de la unidad de disco donde
est la coleccin. En el caso de residir en un servidor, esta unidad queda en blanco.
Ruta de la base de datos de la coleccin: ruta y nombre fsico que tiene la coleccin
(sin la unidad de disco). En el caso de que la coleccin resida en un servidor, la ruta
empezar por "//nombre_del_servidor" o por la letra de la unidad de red
correspondiente.
Reino: por defecto es Plantae.
Disciplina: disciplina a la que pertenece la coleccin. A partir de ella se podrn definir
atributos para los ejemplares de la coleccin. Como posibles disciplinas tenemos:

- Entomologa
- Herpetologa
- Ornitologa
- Ictiologa
- Invertebrados
- Mamferos
- Microbiologa
- Botnica

Al crear una coleccin se le asigna por defecto la disciplina Botnica. Es

importante que cada disciplina est bien definida y tenga asignada un Reino, que ser un
campo necesario para la exportacin a DarwinCore. Para configurar la Disciplina vase la
pestaa Configurar Atributos en el men de Configuracin.

Las pestaas siguientes se deben configurar con los datos que nos piden,
pudiendo utilizarse el icono para navegar por los directorios del equipo. Todas vienen
con una configuracin por defecto, excepto la pestaa Internet:

1.PestaaReferenciaparanombresytaxonomas:

Aqu se configura el acceso a la tabla de nombres cientficos que vamos a usar en la aplicacin
para dar los nombres de las determinaciones y para la referencia taxonmica correspondiente. Por
defecto estas son las tablas NOMEN y TAXONOMA que se almacenen en el cada coleccin o

14

 Herbar3.7
Manualdeusuario

juego de datos (se recomienda que estn en la misma base de datos de la coleccin que estamos
configurando, para que se puedan establecer las relaciones de integridad referencial entre las tablas).

Figura 6. Configuracin de tablas de nombres y taxonoma.

2. PestaaIconografa:

Aqu se especifica el nombre de la tabla que almacenar los datos de las imgenes que se
quieran registrar y que por defecto es la tabla IMGENES. Adems, se configura la ruta del
directorio donde las imgenes estarn almacenadas fsicamente, que por defecto es
C:\Herbar\Imagenes.

Figura 7. Configuracin de la tabla de imgenes.

15

 Herbar3.7
Manualdeusuario

3.PestaaMunicipios:

Damos el nombre de la tabla que contiene los municipios que usaremos (por defecto es
MUNICIP) y la ruta de la base de datos que contiene dicha tabla. (Con esta opcin se puede ligar
cada ejemplar a un municipio o entidad geogrfica/poltica de manera controlada).

Figura 8. Configuracin de tabla de municipios.

4.PestaaInternet:

Aqu se configura la ruta y el nombre de la base de datos donde se almacenarn los datos a
exportar para Internet y que posteriormente sern consultados desde el portal de GBIF. Si esta base
de datos no existe, se debe crear con el nombre deseado (por ejemplo, Internet.mdb) en el
directorio que elijamos. Los datos a exportar residen en nuestra coleccin dentro de las tablas
DETER, ESPEC, GEOESPEC y GEOREF, pero tambin podemos especificar si queremos
exportar adems otras tablas.

La tabla a donde se van a exportar los datos de la coleccin se llama DARWINCOREv2 y se

crea en la base de datos que acabamos de especificar (Internet.mdb).

En "Notas para Internet" se permite poner un texto que va a visualizarse despus en el

formulario de exportacin, como anotacin o recordatorio de algn tema para la exportacin.

5.PestaaColectores:

Aqu se debe indicar la ruta y el nombre de la base de datos donde se encuentra la tabla
COLECTORES, en la que se almacenan los nombres de los colectores.

16

 Herbar3.7
Manualdeusuario

Figura 9. Configuracin de tabla de colectores.

Pestaa Herbario
Aqu se introducen datos generales del centro y del herbario que sern utilizados para hacer
las etiquetas de los ejemplares as como informes, cartas o certificados. Adems, se especifica la ruta
en la que se encuentra el logotipo de la institucin para que parezca en el Men Principal de
HERBAR

Figura 10. Datos de la institucin y fichero del logotipo.

Los campos a cumplimentar son:

NOMBRE OFICIAL DEL CENTRO: nombre completo o denominacin oficial del

centro en el que se encuentra el herbario. Debe escribirse tal y como se quiere que aparezca
en los certificados e informes realizados desde la aplicacin.
REPRESENTANTE LEGAL: representante legal del centro. Debe escribirse tal y como se
quiere que aparezca en los certificados e informes realizados desde la aplicacin.
17

 Herbar3.7
Manualdeusuario

CDIGO DE LA INSTITUCIN
PERSONA RESPONSABLE de las colecciones.
NOMBRE DEL HERBARIO
ENCABEZAMIENTO PARA LAS ETIQUETAS
FICHERO CON EL LOGO: ruta y nombre del archivo imagen con el logo de la
institucin o herbario.

Pestaa Documentos y etiquetas

En la Pestaa Documentos y etiquetas se especifica el directorio donde residen los
documentos maestros de Word, a partir de los cuales se realizan las etiquetas de los ejemplares,
cartas de prstamos, solicitudes, etc. En este mismo directorio se almacena la base de datos
Plantilla.mdb que sirve de base para crear cada nueva coleccin. Por defecto, este directorio o ruta
es C:\Herbar\Documentos.

Figura 11. Configuracin de las Etiquetas.

Pestaa Gestin de atributos

Los atributos son campos adicionales a los incluidos por defecto en HERBAR, que
permiten adaptar los formularios de fichado de ejemplares a las necesidades de los usuarios. Estos
atributos se agrupan en dominios y pueden ser tiles en distintas disciplinas de trabajo.

Tanto las disciplinas como los dominios y los atributos vienen ya configurados con valores
predeterminados. Si de desea cambiar esta configuracin hay que pulsar en cada uno de los
siguientes botones:

18

 Herbar3.7
Manualdeusuario

Figura 12. Pestaa de Gestin de atributos.

Gestindeatributos

En el APNDICE III: Atributos segn cada disciplina se encuentra la lista de atributos

definidos por defecto en la aplicacin segn cada disciplina de trabajo y agrupados por dominios, si
bien el usuario puede crear y gestionar sus propios atributos a travs del formulario al que da paso el
botn de Gestin de atributos. El formulario que se abre muestra lo siguiente:

Figura 13. Formulario de gestin de atributos.

A la izquierda aparece una lista con todos los atributos que existen en la aplicacin.
Mediante el desplegable Dominio puede realizarse un filtro para que dicha lista nos muestre
nicamente los atributos incluidos dentro de un dominio dado. Cuando seleccionamos uno de los
atributos de la lista, el resto del formulario muestra la informacin relativa a l: nombre asignado,
descripcin, dominio al que pertenece, tipo de atributo (texto, imagen, lista, etc.), valor por defecto,
disciplinas en las que est incluido, etc.

Si queremos crear un atributo que no est en la lista que viene por defecto, lo damos de alta
pulsando el icono de Access. En este momento el formulario se quedar en blanco a la espera
de que introduzcamos los siguientes datos:

19

 Herbar3.7
Manualdeusuario

1. ATRIBUTO: nombre del atributo.

2. DESCRIPCIN: breve descripcin del atributo.
3. DOMINIO: dominio al que va a pertenecer.
4. DISCIPLINA: disciplinas a las que se puede asignar.
5. TIPO: tipo de datos que va a tener. Entre las opciones disponibles estn: texto libre
(con un lmite de 250 caracteres), memo (sin lmite de caracteres), numrico, lgico,
lista y fecha (con formato 00-00-0000).
6. VALOR POR DEFECTO: en caso de ser un atributo obligatorio, el valor que se le
asignar por defecto.
7. OBLIGATORIO: marcaremos este campo en caso de que queramos que para cada
ejemplar o lote dado de alta se rellene obligatoriamente este atributo.

Importante. A la hora de asignar un nombre a un nuevo atributo se recomienda no utilizar

comillas simples () que generan conflictos en algunos procesos que realiza la aplicacin.

Despus de haber definido los parmetros del atributo y en caso de que sea un atributo de
tipo lista, procederemos a introducir los diferentes valores de que dispondr nuestro atributo,
indicando el propio valor, la descripcin y las diferentes disciplinas a las que puede ser aplicado. Para dar
de alta nuevos valores del atributo lista pulsaremos en el icono correspondiente a la barra de
registros interna del formulario:

20

 Herbar3.7
Manualdeusuario

Alta de nuevos
valores de la lista

Alta de nuevos atributos

Figura 14. Formulario de gestin de atributos mostrando un caso de creacin/edicin de elementos

en un atributo de tipo lista.

Hay atributos que estn protegidos y sus valores aparecen con un sombreado gris. Estos
valores no pueden ser modificados.

Los atributos o elementos de la lista que no interesen pueden ser eliminados mediante el
botn Borrar elemento seleccionado.

Nota.El dominio y las disciplinas que asignamos a un atributo y sus posibles valores se usarn
como filtro a la hora de ser asignados a cada uno de los especmenes de nuestras colecciones. De
modo que un atributo puede pertenecer a varias disciplinas y tener diferentes valores para las
diferentes disciplinas. Con el fin de que funcione correctamente habr que indicar para cada uno de
sus valores todas las disciplinas a las que es aplicable dicho valor.

21

 Herbar3.7
Manualdeusuario

Importante.Cualquier cambio que se haga en la configuracin de atributos puede afectar a los

datos introducidos con anterioridad. Si se introducen datos en unos atributos determinados y
posteriormente se cambian dichos atributos por otros diferentes desde este formulario, esto afecta
a los datos ya introducidos y puede perderse informacin. En el caso de tener varios atributos
definidos y con datos, el aadir ms atributos no afecta a los datos.

Los atributos que no interesen pueden ser eliminados mediante el botn Borrar
elemento seleccionado.

Consultar el APNDICE III: Atributos segn cada disciplina para ver la lista de
Atributos que vienen definidos por defecto en la aplicacin.

Gestindedominios

En este formulario se llevar a cabo el mantenimiento de los distintos dominios a los que
pertenecen nuestros atributos. El dominio no es ms que un nivel de agrupacin de los atributos
para facilitar la ordenacin y bsqueda de stos. Para cada dominio se podr indicar su nombre, un
identificador y una breve descripcin.

DOMINIO: nombre que identifica al Dominio

DESCRIPCIN: breve descripcin del dominio como informacin que nos
ayude a identificar los atributos que va a contener.

Los dominios que no interesen pueden ser eliminados mediante el botn Borrar
elemento seleccionado.

Figura 15. Gestin de dominios.

22

 Herbar3.7
Manualdeusuario

Gestindedisciplinas

Por medio de este formulario podemos realizar un mantenimiento de las disciplinas a las
que vamos a asignarles los atributos de los especmenes. De cada disciplina podemos especificar un
nombre, un identificador y una descripcin.

Figura 16. Gestin de disciplinas.

La disciplina a la que pertenece nuestra coleccin se asigna en la opcin de Configurar

acceso a datos de las colecciones de la pestaa Configurar.

DISCIPLINA: nombre de la disciplina

DESCRIPCIN
REINO: se debe especificar el reino al que pertenece la coleccin: Como
posibles valores tenemos: Animalia, Archaea, Chromista, Bacteria, Protozoa,
Viruses, Plantae, Fungi.
PHYLUM
CLASE

Las disciplinas que no interesen pueden ser eliminadas mediante el botn Borrar elemento
seleccionado.

23

 Herbar3.7
Manualdeusuario

4. USO DE LA APLICACIN

En el siguiente diagrama se muestra un esquema de la organizacin de la aplicacin

HERBAR y en l se puede ver cmo realizar las diferentes operaciones y desde qu formularios son
accesibles.

Figura 17. Organigrama de la aplicacin.

A continuacin se describe cada una de las operaciones que pueden realizarse desde las
pestaas del men principal de HERBAR.

4.1. Seleccionar coleccin de trabajo

Una vez configurada la aplicacin, el siguiente paso es conectarse fsicamente a una de las
colecciones. Para ello se pulsa en la pestaa Seleccionar coleccin de trabajo. En esta pestaa se

24

 Herbar3.7
Manualdeusuario

presenta una lista con todas las colecciones disponibles para nuestra base de datos de gestin. Tras
seleccionar la coleccin a la que se quiere conectar se pulsa el botn Aceptar.

A partir de este instante estar conectado a esa coleccin y podr trabajar con los datos de
los especmenes, nombres, municipios, etc., almacenados en dicha base de datos. Cada vez que
quiera trabajar con los datos de otra coleccin deber repetir el mismo proceso. En cualquier
momento se puede comprobar con qu coleccin se est trabajando mediante la etiqueta Trabajando
con visible en la cabecera del men principal

Figura 18. Coleccin activa (Men Principal).

4.2. Introduccin de pliegos y revisiones

Se accede a travs de la Pestaa Introduccin de pliegos y revisiones en el men

principal donde aparecen las siguientes opciones:

25

 Herbar3.7
Manualdeusuario

Figura 19. Men de Introduccin de ejemplares y revisiones.

Dentro de esta pestaa del men tendremos acceso a los principales formularios
implicados en el fichado de especmenes. Aunque el fichado de especmenes en s se realiza desde
los formularios de Entrada Rpida (Entrada rpida con/sin imgenes) y Entrada Normal
(Aadir, editar o borrar pliegos e identificaciones), es aconsejable contar previamente con
informacin sobre nombres cientficos (almacenados en la tabla NOMEN) o ubicaciones posibles
para los ejemplares (almacenadas en la tabla UBICACIONES), lo que agilizar el proceso de
fichado del material. Aunque toda esta informacin puede rellenarse desde un acceso directo a
travs de alguno de los botones de la pestaa de Introduccin de pliegos y revisiones, tambin
existen atajos desde los formularios de Entrada Rpida y Entrada Normal.

4.2.1. Introducir nombres cientficos

Los nombres cientficos tienen un importante papel en cualquier sistema de informacin

sobre biodiversidad. Constituyen los elementos utilizados para referirnos a los ejemplares que
fichamos por lo que el trabajo de introduccin y manipulacin de nombres cientficos requiere una
minuciosa estandarizacin, conocimientos actualizados de la taxonoma del grupo tratado, as como
del correspondiente cdigo de nomenclatura.

La gestin de la nomenclatura se realiza desde el formulario de introduccin de

nombres cientficos, al que se accede desde la pestaa Introduccin de pliegos y revisiones y el
botn Introducir nombres cientficos.

26

 Herbar3.7
Manualdeusuario

El formulario al que da paso es el siguiente:

Figura 20. Alta y modificacin de nombres taxonmicos.

Los nombres introducidos alimentarn la tabla NOMEN (vinculada como M_nombres)

de nuestra coleccin, y ser la referencia para asignar los nombres cientficos a los ejemplares de la
coleccin.

El nombre del taxn se divide en los siguientes campos: Gnero (GNERO), epteto
especfico (ESPECIE), autor abreviado (AUTORES), calificador de infra rango (INFRANK) infra
rango (INFRA.), y autor abreviado del infra rango (AUT_INFRA). Para la gestin de hbridos
existe el campo HIB, que debe contener un aspa X si se trata de un taxn hbrido. En caso de que
el campo HIB se rellene con un aspa X, se activar el campo PARENTALES.

Existen tambin diversos campos de control: el campo DUDOSO, que puede almacenar
los valores S o No, y el campo STATUS que almacena distintos smbolos segn el estado del
nombre:

# Para nombres aceptados

27

 Herbar3.7
Manualdeusuario

* Para sinnimos homotpicos

= para sinnimos heterotpicos

% para hbridos prioritarios

@ Para malas interpretaciones

En el caso de la vista simplificada este ltimo campo slo ofrece 2 valores: # para nombres
aceptados y = para sinnimos.

En este formulario aparecen tambin botones para automatizar la tarea de rellenar con
guiones bajos _ los campos vacos de este registro o de todos los registros de este formulario.

Otro de los botones que podemos encontrar aqu y que est presente en varios puntos de la

aplicacin, es el botn nombres representado con el icono . Al pulsarlo se abre un formulario

auxiliar que ofrece el listado de nombres disponibles para asignar a los campos GNERO,
ESPECIE, etc. Su descripcin y funcionamiento se explica en el siguiente apartado.

Pulsando en el icono se dar un alta un nombre nuevo.

Adems existe la posibilidad de trabajar con la nomenclatura completa que ampla los
campos de informacin en el formulario. Para pasar de una a otra hay que pulsar el botn Cambiar
entrada de datos para nomenclatura completa, situado en el cabecero del formulario. El
formulario en vista simplificada slo permite tratar dos nombres, el original que queremos fichar y
el nombre aceptado correspondiente, pero si trabajamos con la nomenclatura completa aparecen
nuevas pestaas en la zona inferior del formulario que nos permiten una gestin ms compleja de
los taxones.

Figura 21. Detalle del formulario de introduccin de nombres. Muestra las pestaas que aparecen
cuando se activa la opcin Cambiar entrada de datos para nomenclatura completa.

28

 Herbar3.7
Manualdeusuario

Las pestaas que aparecen al trabajar con el formulario en vista completa son las siguientes:

Nombre aceptado: nombre que se considera correcto para el nombre del registro.
Basinimo: sinnimo del que procede el nombre o el restrictivo.
Protlogo: datos bibliogrficos del lugar de publicacin del nombre.
Comentarios, campos de control, etc.
Inf. Tipo: informacin adicional referente al Tipo.
Inf. Distribucin: informacin adicional referente a la distribucin geogrfica del
taxn.
Nota Taxonmica

Formulario auxiliar de introduccin de nombres

En los formularios de HERBAR, es comn encontrar un icono como ste: . Mediante

este botn se accede al sistema de ayuda a la introduccin de nombres. La ventana a la que da paso
ofrece un listado de los nombres cientficos que se han dado de alta previamente en el formulario
de introduccin de nombres y permite seleccionar el requerido para importarlo al formulario de
origen. En otras palabas, nos permite asignar a un ejemplar, taxn, etc., uno de los nombres de la
lista.

Esta herramienta es fundamental por varias razones: acelera la introduccin de datos y evita
errores; al no tener que teclear manualmente los nombres por el teclado, las posibilidades de
cometer errores ortogrficos en el nombre de los taxones o de los autores es prcticamente nulo.

Figura 22. Formulario de ayuda a la asignacin de nombres cientficos.

29

 Herbar3.7
Manualdeusuario

La seleccin del taxn puede realizarse a travs de los mens desplegables de la izquierda,
ordenados bien por nombre completo (gnero) o por nombre especfico, o a travs de los listados
que se presentan a la derecha del formulario.

Cuando hayamos seleccionado el registro que queremos introducir en nuestro formulario

de origen, slo es necesario presionar sobre el botn Dar nombre al registro. Si por el contrario
no encontramos el nombre que necesitamos en la base de datos, podemos aadir una entrada para
ste mediante el botn Introducir nombre, que abre el formulario completo de introduccin de
nombres descrito al principio de este captulo.

4.2.2. Aadir y editar localidades

Existe una tabla con todas las localidades que vamos dando de alta en la coleccin y es
GEOREF. Esta contiene las localidades que pueden ser asignadas a los ejemplares, de manera que
una misma localidad o georreferenciacin puede concederse a diferentes especmenes.

Para rellenar esta tabla de una manera cmoda existe un formulario con el mismo nombre
al que se accede desde el botn Aadir/Editar localidades situado en la pestaa de Introduccin
de pliegos y revisiones. Tambin se encontrar un atajo a este formulario a travs del botn

Mundo que se encuentra en distintos formularios de la aplicacin.

El formulario GEOREF permite gestionar los datos sobre las georreferenciaciones

almacenadas en nuestra base de datos y chequearlas. Est dividido en dos mitades: la mitad
izquierda sirve para visualizar y seleccionar localidades; nos muestra TODAS las
georreferenciaciones existentes en la base de datos. Mientras que la parte derecha es donde se
visualizan y se editan los datos de la georreferenciacin que hemos seleccionado en la lista de la
izquierda y donde puede darse de alta una nueva localidad pulsando en el icono de nuevo
registro . Para que esta nueva localidad quede disponible en la lista de la izquierda, sta
tiene que estar chequeada.

El primer registro de la tabla de georreferenciaciones GEOREF corresponde a Mundo y

es el origen de todas las localidades, de manera que la informacin de Mundo no puede ser
borrada ni modificada.

30

 Herbar3.7
Manualdeusuario

Lista de localidades Datos de la localidad seleccionada

Figura 23. Mantenimiento y gestin de georreferenciaciones.

En la lista de localidades el primer dato que aparece es el identificador de la localidad, al

que denominamos ID_GEOREF: cada vez que se asigne esta localidad a un espcimen, este
nmero ser el que nos identifique la localidad en dicho espcimen:

ID_GEOREF: identificador de localidad Chequeada

Importante 1: los siguientes ocho campos son los que identifican una localidad o
georreferenciacin. Si cambia alguno de estos campos se considerar una georreferenciacin
diferente: PAIS, PROVINICA, LOCALIDAD, MUNICIPIO, UTM, RADIOPUNTO, ALTURA
(altitud) y RANGOALTURA.

Importante 2: las localidades procedentes del volcado de una Entrada Rpida (ER) aparecen todas
sin chequear, para poder asignar estas localidades posteriormente a otros especmenes deben
chequearse stas desde el formulario de georreferenciacin.

31

 Herbar3.7
Manualdeusuario

Los campos que identifican una localidad o georreferenciacin son los siguientes:

PAS: se elige el pas abriendo la lista desplegable con todos los pases. Estos pases estn
contenidos en la tabla PAISES.

PROV: se elige la provincia abriendo la lista desplegable con todas las provincias. Estas
provincias estn contenidas en la tabla PROVI.

LOCALIDAD: nombre preciso del punto de recoleccin o captura del ejemplar. La

norma para abreviar y emplear o no maysculas al escribir puntos caractersticos de uso
frecuente es como sigue:

Como aparecen
Mayscula Minscula
en la etiqueta

Km archipilago Alto/alto
Reserva biolgica embalse Valle/valle
Sierra pico Coto/coto
macizo Pea/pea
pte. (puente)
cumbres
ctra. (carretera)
cumbres
monte
pto. (puerto)
ro
vertiente

Los nombres propios de municipios no se abrevian

Ej.: Puente del Arzobispo

MUNICIP: se elige abriendo la lista desplegable con todos los municipios. Los
municipios que veremos en el desplegable se corresponden a registros de la tabla
MUNICIP (o M_MUNICP cuando aparece vinculada), que pueden visualizarse
tambin desde el formulario de gestin de municipios (Vase apartado de Gestin de
municipios.). Los Municipios que no han sido chequeados no aparecen en la
lista.

Existe una relacin de integridad referencial entre la tabla M_ MUNICIP y la tabla

GEOREF, por lo que es preciso introducir primero los Municipios en la primera tabla
y despus se elige el que corresponda de la lista desplegable. De esta manera el
municipio se introduce una sola vez y despus se selecciona de la lista desplegable para

32

 Herbar3.7
Manualdeusuario

cada ejemplar que se da de alta. Para dar de alta nuevos municipios o para chequear
los existentes, pulsaremos el botn Municipios.

ALTURA: altitud media del lugar de recoleccin o captura del ejemplar, en metros.
Es un dato numrico y no admite rangos de nmeros ni guiones. Tiene por defecto
valor nulo.

ALTURA MIN.-ALTURA MAX.: intervalo de altitudes en metros.

RANGO ALTURA: es la diferencia en metros entre la altitud mxima y la altitud

mnima de la localidad o punto de recoleccin o captura del ejemplar. Este valor se
calcula de forma automtica.

PROFUNDIDAD: profundidad media del lugar de recoleccin o captura del

ejemplar, en metros. Es un dato numrico y no admite rangos de nmeros ni guiones.
Tiene por defecto valor nulo.

PROF MIN. - PROF MAX.: intervalo de profundidades en metros.

RANGO PROFUNDIDAD: es la diferencia en metros entre la altitud mxima y la

altitud mnima de la localidad o punto de recoleccin o captura del ejemplar. Este valor
se calcula de forma automtica.

UTM: este campo recoge las coordenadas de la localidad de recoleccin. En l se

pueden especificar tanto coordenadas geogrficas como UTMs tanto del tipo MGRS
como especificando el Easting y Northing.

- En el caso de UTM del tipo MGRS (Military Grid Reference System) se

introducen los caracteres sin espacios entre ellos. Ejemplo: 30TUV4050.

- En el caso de UTM con Easting y Northing, de introducen los datos dejando

un espacio entre la Zona y el Easting, y entre el Easting y el Northing. Ejemplo:
30T 440 4650.

- En el caso de coordenadas geogrficas en grados sexagesimales el formato

es Gradosminutos'segundos"[NS] Gradosminutos'segundos"[EW], dejando
un espacio en blanco entre la latitud y la longitud. Ejemplo: 3050'15"N
230'10"W.

- En el caso de coordenadas geogrficas en grados decimales el formato

debe ser [-]latitud [-]longitud, dejando un especio entre ellos e indicando en cada
caso su correspondiente signo. Ejemplo: 40.3388 -2.0220.

33

 Herbar3.7
Manualdeusuario


RADIOPUNTO: indica la precisin (radio de error) en metros con que se dan las
coordenadas geogrficas. Dado el uso cada vez ms extendido que se hace de los datos
de las colecciones para anlisis espaciales, se hace tambin ms necesario conocer la
precisin con que se dan las coordenadas de los puntos de recoleccin o captura del
ejemplar.

Si el campo UTM contiene una valor del tipo UTM, no es necesario rellenar
RADIOPUNTO, ya que el grado de error viene implcito en la coordenada, a no ser
que se conozca dicho radio de error y este sea menor que el implcito en la propia
UTM. En el caso de UTM con coeficiente de escala de 100 Km., si se conoce el
RADIOPUNTO ste conviene ser anotado ya que va a ser ms preciso que el
calculado, dado que el calculado es demasiado genrico para escalas tan grandes y la
informacin que aporta es escasa.

El RADIOPUNTO implcito en la UTM se calcula automticamente durante la

exportacin a DARWINCORE slo en el caso de que el usuario no haya dado este
dato. Se calcula una vez recentradas las coordenadas dentro del cuadrado que representa
la UTM, como veremos a continuacin.

N de dgitos Coeficiente de
Ejemplo de Coeficiente de
excluidos el uso y escala (m) (tras el
coordenada escala (m)
la zona recentrado)

30TUK 2 100.000 50.000

30TUK24 4 10.000 5.00 0
30TUK2345 6 1.000 500
30TUK230456 8 100 50
30TUK23014567 10 10 5
30TUK2301245678 12 1 0,5

Para coordenadas con easting y northing se hace igual, slo que hay que tener en
cuenta que el easting tiene siempre un dgito ms que el northing:

N de dgitos Coeficiente de
Ejemplo de Coeficiente de
excluidos uso y escala (m) (tras el
coordenada escala (m)
zona recentrado)

30S 3 48 3 100.000 50.000

30S 35 489 5 10.000 5.000
30S 354 4891 7 1.000 500

34

 Herbar3.7
Manualdeusuario

30S 3546 48915 9 100 50

30S 35467 489156 11 10 5
30S 354678 4891567 13 1 0,5

El RADIOPUNTO en ambos tipos de UTM es el Coeficiente de escala tras el

recentrado de la UTM * raz cuadrada de 2:

Ejemplo de coordenada Radio de error en metros

30TUK 50.000 * 2
30TUK24 5.000 * 2
30TUK2345 500 * 2
30TUK230456 50 * 2
30TUK23014567 5 * 2
30TUK230145678 0,5 * 2

Otros datos de la georreferenciacin son:

RESPONSABLE: nombre responsable de la informacin de la localidad.

NOTA: Informacin adicional sobre la localidad o el punto de recoleccin o captura

del ejemplar.

DATUM GEODTICO: es el sistema de referencia espacial utilizado para codificar

las coordenadas.

PROYECCIN: frmula de proyeccin con la que se ha realizado la proyeccin

sobre el mapa.

CHEQUEADA: solamente las localidades que estn marcadas en este campo como
chequeadas son las que se pueden asignar a los especmenes. Si se quieren dar por
vlidas todas las localidades de la base de datos pulsaremos el botn Todas.

Importante 1: cada vez que veamos el icono en el margen izquierdo del formulario significa
que estamos editando la georreferenciacin, por lo que hay que extremar el cuidado para no
cambiar o perder algn dato y pulsar Escape en caso de estar modificando algn dato sin querer.

35

 Herbar3.7
Manualdeusuario

Importante 2: los campos PAS, PROVINCIA, LOCALIDAD, MUNICIPIO, UTM y

RADIOPUNTO deben tener siempre un valor registrado, de ah que por defecto PAS y
PROVINCIA y presentan una interrogacin ?, LOCALIDAD, MUNICIPIO y UTM
presentan un guin bajo _ y RADIOPUNTO presenta un cero 0.

A continuacin se detallan las funciones de los botones Municipios y Vista jerrquica

presentes en el formulario GEOREF.

Gestin de Municipios

Pulsando el botn Municipios, se pueden dar de alta nuevos municipios o modificar algn
dato de los que ya estn dados de alta. Toda esta informacin se almacena en la tabla MUNICIP
de la base de datos. El formulario que aparece es el siguiente:

Filtro de municipios Datos del municipio

Figura 24. Formulario de mantenimiento y gestin de municipios.

En el filtro de la izquierda buscaremos si ya existe el Municipio. Si no existe lo daremos de

alta. Para ello pulsamos en el icono de nuevo registro . Los datos imprescindibles para el
Municipio, aparte del nombre son:

PAS: se elige el pas del municipio, que est contenido en la tabla PAISES de
Herbarsys.mdb.

36

 Herbar3.7
Manualdeusuario

PROVINCIA: se elige la provincia del municipio, que est contenida en la tabla

PROVI de Herbarsys.mdb.

ALTURA

ALTURA MIN.-ALTURA MAX.

RANGO ALTURA

UTM

CHEQUEADO: solamente los municipios que tienen este dato marcado como
chequeado son los que se pueden utilizar en el desplegable del formulario GEOREF. Si
se quieren dar por vlidos todos los municipios de la tabla pulsaremos el botn
Todos. Si por el contario queremos deseleccionar todos los municipios pulsaremos el
botn Deseleccionar Todos.

COMETARIO

Importante: el campo MUNICIP de la tabla y formulario de municipios es clave principal. Esto

es, una columna (o combinacin de columnas) que permite identificar de forma inequvoca cada
fila de la tabla, por lo que no pueden haber en una tabla dos filas con el mismo valor en la
columna definida como clave principal.

Vista jerrquica

Pulsando el Botn Vista jerrquica se pueden ver las georreferenciaciones en forma de

rbol y se pueden aadir nuevas ramas o nodos. Es posible hacer niveles e ir encadenando
jerrquicamente las localidades. Para dar de alta una rama del rbol, primero hay que pulsar en la
parte izquierda el elemento del que va a colgar la nueva rama. Este elemento padre debe verse en
el recuadro superior derecho del formulario. A este elemento es al que se aadir la nueva
georreferenciacin. Todas las ramas o nodos que vemos aqu deben estar dadas de alta previamente
en la tabla GEOREF, incluyendo comunidades autnomas, accidentes geogrficos (sierras,
cordilleras, etc.).

37

 Herbar3.7
Manualdeusuario

Figura 25. Gestin jerrquica de georreferenciaciones.

A continuacin se elige la georreferenciacin hija de la lista que aparece (con o sin filtro)
en la parte inferior derecha del formulario: se selecciona la localidad.

Rama del rbol jerrquico a la que

se va a aadir la localidad
seleccionada

Localidad
seleccionada

Figura 26. Inclusin de una nueva rama en el rbol jerrquico.

Una vez que tenemos seleccionado la localidad padre y la localidad hija pulsaremos el
botn Aceptar. Si desplegamos de nuevo el rbol jerrquico veremos que la nueva localidad ha sido
incluida en el rbol.

38

 Herbar3.7
Manualdeusuario

Se puede realizar una seleccin mltiple de localidades pulsando la tecla Ctrl: as se puede
asignar un grupo de localidades, por ejemplo de la misma provincia, a una provincia determinada.

Una vez creada la jerarqua de localidades, se puede mover un elemento posicionndose

sobre l con el cursor y arrastrndolo hasta la nueva posicin deseada.

Las localidades en el rbol salen ordenadas segn el orden de introduccin de las mismas.

Nota: hasta el momento la adicin de nuevas ramas al rbol jerrquico slo puede realizarse
desde la versin de Microsoft Access 2003 y anteriores.

Para eliminar un elemento del rbol jerrquico, nos posicionamos sobre dicho
elemento, que aparecer escrito en el recuadro superior derecho del formulario. A continuacin

pulsamos el botn de borrado y nos aparecer el aviso: Va a eliminar el nodo seleccionado

Continuar? Para confirmar el borrado pulsamos el botn Aceptar.

4.2.3. Aadir/Editar Ubicaciones

Este es el formulario de mantenimiento del sistema de ubicaciones de los especmenes de
nuestras colecciones. Desde l se pueden aadir, modificar o eliminar ubicaciones; indicando para
cada una de ellas su nombre, el nivel, la ubicacin en la que est incluida y una breve descripcin.

Ejemplo:
UBICACIN: Estante_16
NIVEL: Estante
INCLUIDO: A4 (nivel superior: Armario)
DESCRIPCIN: Estante de peces en formol dentro del armario A4.

39

 Herbar3.7
Manualdeusuario

Figura 27. Aadir/editar ubicaciones.

La informacin sobre las ubicaciones se muestra en este formulario por medio de un rbol
jerrquico en el que cada uno de sus nodos representa una ubicacin y cada nivel del rbol
corresponde a un nivel fsico de nuestro sistema de ubicaciones.

Las Ubicaciones vienen por defecto, pero se pueden borrar y crear nuevas ubicaciones
segn las necesidades de cada usuario.

Para eliminar una ubicacin nos situamos sobre ella y pulsamos el icono papelera .
Si dicha ubicacin tiene ubicaciones hijas, es necesario eliminar primero dichas ubicaciones y
despus eliminar la ubicacin padre. Las ubicaciones no se eliminan de manera permanente y
pueden consultarse y restaurarse pulsando el botn Ver eliminados.

Para dar de alta una ubicacin es necesario rellenar primero los datos que se describen a

continuacin y despus pulsar el botn ms para realizar el alta de la nueva ubicacin:

UBICACIN: nombre como queremos llamar a la nueva ubicacin.

NIVEL: especifica uno de los cinco posibles niveles de ubicacin: ZONA, ARMARIO,
ESTANTE, CAJA y BOTE.
INCLUIDO: nos indica segn el nivel elegido, las posibles ubicaciones existentes del
nivel superior en el que va a estar incluido.
DESCRIPCIN: anotacin que ampla la definicin de la ubicacin.
40

 Herbar3.7
Manualdeusuario

As habremos dado de alta la nueva ubicacin en el nivel que se haya especificado en el

campo NIVEL e incluido dentro de la ubicacin superior que se haya especificado en el campo
INCLUIDO.

Sobre una ubicacin existente podemos realizar dos tipos de modificaciones:

1. Cambiarle el nombre (haciendo doble clic sobre la etiqueta de la misma para situarnos en
modo edicin)
2. Editar una nueva descripcin para la ubicacin (posicionndonos sobre ella y editando
directamente la nueva descripcin en la caja de texto correspondiente a la
DESCRIPCIN).

Por ltimo, mediante el botn Niveles de la esquina inferior izquierda del formulario se
puede acceder al formulario de mantenimiento de los niveles para que puedan ser editados.

Figura 28. Aadir/editar niveles.

Se pueden aadir tantos niveles como se desee. Si se quiere cambiar el icono pulsaremos en
el icono de navegacin para elegir el que deseamos, pero ste no quedar visible en el recuadro
que hay en la esquina derecha del formulario. Si se desea visualizarlo hay que abrir la imagen,
copiarla y pegarla en el recuadro.

Los iconos que se utilizan en HERBAR se encuentran en el directorio

C:\Herbar\Iconos, aunque el usuario puede utilizar otra imagen cualquiera que le convenga.

Es importante que el nombre del fichero del icono contenga siempre la informacin
correcta del icono, ya que de lo contrario si este dato est vaco o incorrecto puede provocar
problemas a la hora de visualizar el formulario que utiliza dicha imagen.

41

 Herbar3.7
Manualdeusuario

4.2.4. Aadir, editar o borrar pliegos e identificaciones

Tras pulsar en Aadir, editar o borrar pliegos e identificaciones aparece un formulario

donde podemos seleccionar un ejemplar concreto sobre el que queramos realizar alguna operacin
de mantenimiento o escogerlos todos pulsando A todos, lo que nos posiciona en el primer ejemplar
de nuestra coleccin.

Figura 29. Seleccionar ejemplar.

Aqu se introducen y revisan los datos del espcimen. La informacin correspondiente a

cada espcimen se almacena en varias tablas, de las que destacamos: DETER, ESPEC,
GEOESPEC y ATRIBESPEC.

En ESPEC se almacena la informacin del espcimen que no vara con el tiempo:

fecha de recoleccin o captura del ejemplar, hbitat, etc. excepto los datos de localidad,
colector y atributos que se almacenan respectivamente en las tablas GEOESPEC,
COLECTORES y ATRIBESPEC.
En GEOESPEC se almacena el cdigo de la georreferenciacin asignada al
espcimen, cuya informacin detallada est almacenada en la tabla GEOREF:
informacin de la georreferenciacin: Pas, provincia, localidad, municipio,
coordenadas geogrficas UTMs, Radiopunto, Altura, RangoAltura, etc.
En COLECTORES se almacena la informacin relativa a los colectores.
En ATRIBESPEC se guardan los atributos que hemos asignado al espcimen, con
sus valores.
En DETER se almacenan las diferentes identificaciones que puede tener un
espcimen, tantas como sufra el mismo, por lo tanto contiene la informacin que
puede variar con cada revisin: gnero, especie, autor, determinador de la
identificacin, mes/ao de identificacin, etc.

42

 Herbar3.7
Manualdeusuario


Una vez que hayamos elegido los ejemplares que queremos editar, aparecer el siguiente formulario:

Aade nueva revisin a ESPEC

Datos de
GEOESPEC
Datos de
GEOREF

Aade nuevo espcimen a ESPEC

Figura 30. Introducir y modificar ejemplares.

La informacin en la tabla ESPEC se almacena con una clave nica que corresponde al
Nmero de catlogo + ADIC (nmero adicional). En la coleccin no puede haber dos registros
con el mismo nmero de catlogo. Por ello en la tabla ESPEC se ha creado el campo ADIC, que
por defecto tiene valor 1. De esta manera se pueden gestionar los casos especiales en los que a
diferentes ejemplares se les ha asignado el mismo nmero de catlogo. Ejemplo: si a dos ejemplares
diferentes se les ha asignado el nmero de catlogo 235, ahora se les asignaramos nmeros: 235-1 y
235-2, de manera que se conserva el nmero de catlogo original (235) a la vez que permite
distinguir los dos ejemplares como diferentes (No se puede cambiar arbitrariamente el nmero de
catlogo, ya que ste puede haber sido utilizado en publicaciones).

43

 Herbar3.7
Manualdeusuario

En la tabla DETER, la clave se compone adems de Nmero de CATLOGO y ADIC,

de un nmero secuencial (NCLAVE) que permite distinguir las diferentes identificaciones que va
teniendo el ejemplar.

ESPEC: Clave del ejemplar N Catlogo + ADIC

DETER: Clave de la identificacin N Catlogo + ADIC + NCLAVE

El campo NCLAVE se asigna automticamente, excepto en las tablas de Entrada Rpida,

en dnde es el usuario el que le asigna el nmero que ocupa la revisin.

El elemento central de la tabla DETER es el nombre cientfico: GNERO, ESPECIE,

AUTOR_AO, SUBSP., y AUT_INFRA.

Nota. Para que el sistema funcione correctamente las tablas NOMEN, TAXONOMA y
MUNICIP, o tablas equivalentes que el usuario utilice en su lugar, debern contener una serie
de campos obligatorios. Esto debe cumplirse en todas las tablas para cada coleccin con la que
se trabaje.
Adems, en el momento de fichar el material, si queremos asignar unos determinados valores
(nombres cientficos, referencias o municipios) a un registro de nuestra coleccin, estos valores
deben existir previamente en las tablas NOMEN, TAXONOMA y MUNICIP.

Existe una relacin de integridad referencial entre ESPEC y DETER. Esta relacin es
fundamental que est con integridad referencial, ya que ESPEC son los datos comunes del
espcimen y DETER son sus determinaciones. No pueden convivir de forma independiente, ya
que no puede existir un registro de DETER que no tenga su correspondiente registro en ESPEC.

Para las identificaciones se puede trabajar de dos maneras:

1. Pulsando el botn Lista Det..: Esta opcin sirve para visualizar, de forma simplificada,
todas las determinaciones de un mismo ejemplar.
2. Pulsando el botn Det. Completa: mostrando la ficha de identificacin con los datos
completos. Este botn se hace visible cuando se est trabajando con la forma
simplificada.

Se destacan los siguientes datos:

44

 Herbar3.7
Manualdeusuario

NMERO DE HERBARIO: nmero de registro o catlogo que lleva el espcimen. Es

necesario introducir este valor en primer lugar antes de continuar metiendo datos.
ADIC: es un dgito adicional empleado para distinguir dos o ms ejemplares que, siendo
distintos, han recibido el mismo nmero de catlogo. Este caso se da cuando un
ejemplar contiene material mezclado (correspondiente a distintos taxones) que por error
han recibido el mismo nmero y se deben separar los distintos taxones. El valor por
defecto de este campo es 1.
NCLAVE: nmero que permite distinguir las diferentes identificaciones que va teniendo
el ejemplar.

GRUPO: recoge generalmente el nombre de la Familia del ejemplar. En el caso de los

hongos se introduce el Orden.

GNERO: se puede teclear o elegir de la lista desplegable; en ambos casos el gnero

que se introduzca debe ser un elemento de la lista. Si se quiere asignar una especie
eligindola de una lista o dar de alta una especie que no figura en la lista, se pulsa el

botn Nombres : se accede a al formulario a travs de la cual podemos elegir un

nombre de los existentes en nuestra coleccin. Para una informacin completa sobre la
gestin de taxones en la tabla de Nombres (NOMEN) ver la opcin Introducir
nombres cientficos.
ESPECIE: Contiene el restrictivo especfico del nombre con el que se identific el
ejemplar. Debe existir en la tabla NOMEN. Pulsando el botn Nombres: se accede a
un formulario a travs de la cual podemos elegir la especie entre las existentes en nuestra
coleccin
45

 Herbar3.7
Manualdeusuario

AUT_ESPEC: los autores del nombre de la especie del ejemplar. Para las colecciones
de disciplina botnica, cuando no exista ambigedad en el autor, los nombres se
escribirn de acuerdo con Brummitt & Powell (1992), en los otros casos, se introducirn
tal como aparecen en la etiqueta.

El nombre de los autores se pondr siguiendo la regla siguiente: despus de un punto,

dos puntos o punto y coma no se deja ningn espacio en blanco, exceptuando que la
siguiente palabra sea un: apud, em., ex, in, per, trans., etc. o que la coma separe dos
autores. Cuando un taxn tenga dos autores, se utilizar el smbolo & para separarlos,
evitando la utilizacin de and, et, i, und, y, e,... Cuando sean varios, se utilizar el mismo
smbolo entre los dos ltimos.

INFRANK: contienen el calificador de rango de los taxones infraespecficos (var.,

subsp., etc.).
INFRA: nombre del restrictivo infraespecfico de menor nivel.
AUT_INFRA: los autores del nombre de la subespecie o del taxn infraespecfico.

Los campos anteriores en negrita (Genero, Especie, Autor_ao, Subsp., Aut_infra)

forman parte de la clave primaria de la tabla NOMEN, de manera que los valores que se
introduzcan en estos campos deben existir en dicha tabla; en caso contrario, el programa
avisar de que no existen registros relacionados en NOMEN.

IDQUAL: calificador de la identificacin: grupo, seccin, con duda, etc. (almacenado

en la tabla)
DETERM: nombre del autor o autores que realizan la determinacin.
MESAN: mes y ao de la identificacin separados por - Ejemplo: 12-2003.
ES_TIPO: indica si el ejemplar en cuestin es tipo nomenclatural del nombre de la
identificacin.
CAMISA: en caso afirmativo indica que el ejemplar de catlogo al que corresponde el
registro est incluido en el depsito bajo el nombre de la identificacin realizada.

TAXONOMA: para referenciar el tratamiento taxonmico seguido en la

identificacin, seleccionamos la opcin correspondiente de la lista desplegable
Permite adscribir las identificaciones a tratamientos taxonmicos publicados: toma la

forma de referencias bibliogrficas. Con el icono Taxonomas se dan de alta

nuevas referencias taxonmicas. El campo BIB_ABREV de NOMEN es para la
publicacin original del nombre (protlogo). Pero es posible usar el mismo nombre
46

 Herbar3.7
Manualdeusuario

siguiendo conceptos diferentes, segn la referencia seguida en clasificacin, y esto se

hace seleccionando una u otra TAXONOMA. Cuando se consultan en lnea la
informacin de las colecciones, al no especialista le resulta muy difcil valorar la
fiabilidad de una identificacin o conocer el sistema de referencia (i.e. el tratamiento
taxonmico) empleado para la identificacin.
OBSERV: observaciones sobre la identificacin.
PRIM y ULTI: casillas de verificacin que hacen referencia a si la identificacin es la
primera la ultima del espcimen. En el caso de tener una nica identificacin las
dos casillas de verificacin han de estar marcadas; en el caso de tener varias, deben
estar marcadas la primera y la ltima de ellas con sus correspondientes casillas de
verificacin. Este control se hace automtico, pero el usuario puede modificarlo.

Para dar un alta nueva para una nueva determinacin o revisin del mismo ejemplar
pulsamos el icono correspondiente a la parte de la tabla DETER.

Nota. Para eliminar un registro ya existente se han de borrar primero los datos que tiene
relacionados sobre georreferenciaciones, atributos, ubicaciones e imgenes. Una vez eliminados
sus registros relacionados pulsamos en la barra vertical izquierda del formulario de DETER y
presionamos la tecla Supr del teclado.
Una vez borradas sus determinaciones nos situamos sobre la barra vertical izquierda de ESPEC y
presionamos la tecla Supr.

PestaaLocalidad

En la pestaa Localidad podemos asignar una o varias georreferenciaciones al ejemplar.

Esta pestaa se divide en dos partes. La mitad de la izquierda muestra un listado de las localidades
disponibles que tenemos dadas de alta en la coleccin en la tabla GEOREF, con la posibilidad de
filtrar mediante la lista desplegable de PASES y PROVINCIAS. Para asignarle una localidad al
espcimen, se selecciona una localidad de esa lista y se pulsa el botn . Tambin podemos
asignarle un responsable a dicha georreferenciacin y aadir una nota. Esta localidad asignada se
almacena en la tabla GEOESPEC.

En la lista de la derecha podemos consultar las distintas georreferenciaciones asignadas a

ese espcimen. Si queremos modificar los datos referentes a alguna de ellas, una vez seleccionada
podemos editar su RESPONSABLE y la NOTA. Para eliminar una localidad asignada al espcimen,
47

 Herbar3.7
Manualdeusuario


primero la seleccionamos y despus pincharemos en el botn (la eliminamos de GEOESPEC
pero dicha localidad seguir estando en GEOREF para que pueda ser asignada a otros
especmenes).

Localidad asignada al
espcimen en
GEOESPEC
Filtro de localidades
chequeadas de
GEORREF

Informacin de
localidad asignada
al espcimen

Acceso a
GEORRE

Figura 31. Localidad asignada al espcimen.

En la lista de la parte izquierda del formulario slo aparecen las localidades que han sido
chequeadas: hasta que no se chequean no pueden ser asignadas a un ejemplar. Para chequearlas,

desde el botn Mundo se accede a GEOREF desde donde se puede editar y chequear la
localidad.

El recuadro de Informacin de la localidad seleccionada aparece en azul si la

informacin est referida a la localidad seleccionada del filtro de localidades chequeadas; y aparecen
en blanco si la informacin est referida a la localidad asignada al espcimen:

48

 Herbar3.7
Manualdeusuario

Figura 32. Recuadro en azul: localidad elegida del filtro de localidades.

Se pueden asignar varias georreferenciaciones o localidades al espcimen. De todas las

asignadas se debe especificar cul es la Original y cul es la Preferida. Y si tiene varias
georreferenciaciones, al menos una de ellas debe tener marcada la casilla de Original y/o Preferida
(slo puede tener una de cada tipo). A la hora de exportar los datos a Internet, se exportar la
Preferida.

En la informacin de la localidad del espcimen, el primer nmero que aparece es el

ID_GEOREF, que es el nmero de identificacin de la localidad en la tabla general de localidades
o GEOREF.

ID_GEORREF: Identificador de localidad en la tabla

Cuando hay ms de una georreferenciacin asignada al mismo ejemplar y en el caso de que

estas sean dependientes, se deben ligar (en la pestaa de Ligar georefs) para establecer la relacin
entre ellas: se debe especificar cul es la principal y cual la secundaria.

Las localidades que proceden de una tabla de Entrada Rpida vienen todas sin
chequear, asignadas al ejemplar como Originales y Preferidas. Para poder asignar esta localidad a
un espcimen diferente, primero deben ser chequeadas en el formulario de gestin de
georreferenciaciones GEOREF que se explic en el apartado anterior.

49

 Herbar3.7
Manualdeusuario

Figura 33. Visualizacin de la localidad desde el rbol jerrquico

Se pueden visualizar las localidades en forma de rbol jerrquico desde el icono .

Las localidades del rbol las debe de dar de alta el usuario con el criterio que l decida, es
decir, puede dar de alta localidades que sean Comunidades Autnomas, o accidentes geogrficos
como Sierra de la Demanda, etc. En este rbol aparecen todas las localidades que el usuario haya
creado en el rbol, tanto las chequeadas como las no chequeadas. Para aadir localidades al rbol
hay que ir a al formulario GEOREF y proceder como se explic en el apartado anterior.

PestaaLigargeorefs.

En el caso de que tengamos varias georreferenciaciones para un mismo espcimen (Ej.:

redes de arrastre, etc.) tendremos que especificar qu tipo de relacin existe entre dichas
localizaciones, para sealar cul es la principal y cul es la secundaria.

Existen dos conectores posibles:

De .....hasta: Se utiliza cuando las georreferenciaciones son una dependiente de la otra,

como en el caso de una red de arrastre.
O: Se utiliza cuando se tienen dos georreferenciaciones similares para una misma localidad
y ambas pueden ser asignadas al espcimen al no tener certeza de una de ellas en concreto:
50

 Herbar3.7
Manualdeusuario

Figura 34. Ligar georreferenciaciones.

PestaaFormato,Exsiccata,pliegos

Aqu se especifican datos referentes al formato del espcimen. As por ejemplo, se detalla el
nmero de ejemplares de preparaciones microscpicas, el nombre y nmero del recolector, la
coleccin, expedicin o campaa y el nmero de dicha coleccin, el formato de conservacin,
situacin de disponibilidad del ejemplar

Figura 35. Datos de recoleccin o captura del ejemplar y conservacin del espcimen.

HBITAT: referido al momento de la recoleccin.

EJEMPLARES: nmero de ejemplares, pliegos o sobres en que se reparte la muestra. Se
utiliza para imprimir tantas etiquetas como ejemplares se indiquen, y para la gestin de
duplicados.
PREPARACIN: nmero de preparaciones microscpicas permanentes realizadas con el
material del espcimen y conservadas en la institucin.

51

 Herbar3.7
Manualdeusuario

COLECTOR: nombre de la persona o personas que hicieron la recoleccin. Hay dos

opciones para introducirlo: Seleccionar de un desplegable (que toma los datos de la tabla
COLECTORES) o introducir los datos en el cuadro de texto Nombre y damos una
Descripcin que nos permita identificar mejor al colector. En este ltimo caso podemos
pulsar el botn Aadir colector. Para aadir el nombre a la tabla COLECTORES de la
coleccin.

Figura 36. Asignacin de colectores.

NUM_COL: siglas que hacen referencia a una o ms personas, nunca instituciones o

centros de trabajo, ms un nmero dado por el colector al espcimen. Se mantienen los
guiones u otros signos que pudiera haber entre los nmeros de coleccin del autor.
EXICCATA: nombre de la coleccin expedicin o campaa a la que pertenece la muestra.
Tambin se introduce en este campo el nombre de colecciones que sin pertenecer a una
expedicin o campaa resulta conveniente hacer constar la pertenencia de los ejemplares a
las mismas.
OBSERVACIN: observaciones referidas al ejemplar y que no aparecen en las
etiquetas y no se exporta a DarwinCore.
NOTA: notas que s aparecer en las etiquetas. El valor de este campo s se exporta a
DarwinCore.
FORMATO: indica la forma de conservacin del ejemplar principal. Si entre los valores
disponibles no est el que necesitamos, podemos aadirlo a travs del formulario que
obtenemos al pulsar el botn . En el tenemos que asignar unas siglas al tipo de
preparacin y una descripcin.

Figura 37. Formulario para aadir nuevos tipos de preparaciones.

52

 Herbar3.7
Manualdeusuario

DERIVADOS: en el caso de disciplina Botnica en este campo se introducen los formatos

de los ejemplares derivados o anexos si los hubiese. Si interesa, se puede aadir cuantos
ejemplares hay de cada tipo, entre parntesis. Ej.: alcohol (3); frutos (2).
FENOLOGA: en el caso de disciplina Botnica, indica el estado fenolgico del material. Se
selecciona de la lista desplegable.
SITUACIN: indica el estado de accesibilidad del material. Se selecciona de la lista
desplegable.
ORIGEN DEL REGISTRO: indica si el registro representa un objeto o una observacin.
Puede tomar unos valores determinados por el TDWG (www.tdwg.org) que son los
siguientes:

PS-PreservedSpecimen: registro conservado fsicamente en una coleccin.

FS-FossilSpecimen: specimen fsil.
LS-LivingSpecimen: specimen vivo.
HO-HumanObservation: observacin humana.
MO-MachineObservation: observacin registrada automticamente por una
mquina o dispositivo.
SI-StillImage: fotografa, imagen dibujo.
MI-MovingImage: secuencia de imgenes que reproducen un movimiento. Puede
incluir sonido.
SR-SoundRecording: grabacin de audio.
OS-OtherSpecimen: cualquier otro tipo de espcimen no considerado en alguna de
las categoras anteriores.

PestaaIconografa,Links,

Aqu se pueden referenciar y visualizar una o ms imgenes del espcimen.

53

 Herbar3.7
Manualdeusuario

Figura 38. Imgenes y enlaces del espcimen.

Se muestra un formulario al que tambin se accede a travs del botn Ver, editar, aadir
imgenes de pliegos del men de Introduccin de pliegos y revisiones:

Figura 39. Aadir imgenes y enlaces.

Estas imgenes pasarn a formar parte de la tabla IMAGENES (M_imag) de la coleccin

activa. La ruta donde la aplicacin va a buscar los archivos de imgenes y la ubicacin de la tabla
IMGENES se configura en la opcin de Configurar datos de acceso a las colecciones
Pestaa Iconografa.

Cada vez que se asigne una nueva imagen al ejemplar hay que seguir los siguientes pasos:

54

 Herbar3.7
Manualdeusuario

1. Pulsar en el icono para dar de alta una imagen nueva.

2. La clave nica para los registros de la tabla IMGENES (Vinculada como M_imag) est
formada por el nmero de catlogo (NCATALOGO+ADIC) junto con el nmero de foto
(NFOTO). El nmero de catlogo se asigna de forma automtica, aunque si este mismo
formulario de abre desde el botn Ver, editar, aadir imgenes de pliegos del men de
Introduccin de pliegos y revisiones, habr que elegir el nmero de catlogo desde el
desplegable Seleccione Ncatlogo.
3. Especificar la ruta del archivo en el campo ARCHIVO: este archivo debe corresponder a la
imagen que se est dando de alta (localizado fsicamente en la ruta de Imgenes que hayamos
especificado en la configuracin de la coleccin). Este fichero es el que se abre cuando se pulsa
el botn Ver en grande, que permite ver la imagen con ms detalle. En este campo se puede
especificar un directorio + Archivo, pero dicho directorio no puede ser absoluto, sino
relativo respecto de la ruta dada en la Pestaa Configuracin. Es decir, si en Configurar, en la
tabla de Imgenes hemos dicho que el directorio de imgenes es, por ejemplo
C\Herbar\Imagen, en campo ARCHIVO podemos poner: Fotos_musgos\
Rhizomnium_1.jpg, que equivale a decir que la foto Rhizomnium_1.jpg se encuentra en
C\Herbar\Imagen\Fotos_musgos\Rhizomnium_1.jpg.
4. Insertar la imagen en el recuadro grande de la derecha destinado a la imagen: se ha de Pegar la
imagen (copiar la imagen y pegar en el recuadro). Esta imagen se guarda en el campo FOTO
de la tabla IMGENES. Ser visualizado en cada registro en el mismo recuadro utilizado para
insertar (pero que pueden ocupar entre 300 Kb a 5 Mb) de espacio en disco.

De esta manera se tiene almacenada en la base de datos una imagen en miniatura (imagen
pegada en el recuadro) y por otro lado se tiene la referencia a un archivo externo (especificado en el
campo ARCHIVO) que puede tener la calidad de imagen que se quiera, dado que aqu ya no existe
la limitacin de espacio que impone el almacenamiento de imgenes en la base de datos.

Se puede indicar una URL o direccin de Internet donde queramos enlazar, que puede
corresponder a una imagen, una publicacin, una descripcin, etc.

Si la informacin del espcimen proviene de una Entrada Rpida con Imgenes, si en el

volcado de la informacin a la coleccin hemos especificado que se vuelque tambin las imgenes,
dichas imgenes se vuelcan al directorio especificado en la Pestaa Configurar Acceso a datos
de la colecciones Imgenes. Tambin se da de alta un registro en la tabla IMAGENES para
poder disponer de la imagen desde la consulta de imgenes del espcimen.

55

 Herbar3.7
Manualdeusuario


PestaaAtributos

En esta pestaa especificaremos tantos atributos como queramos para cada uno de los
especmenes, dependiendo de la Disciplina a que pertenezca nuestra coleccin (disciplina que
habremos establecido previamente en el formulario Configurar datos de acceso a las colecciones,
accesible a travs de la pestaa Configurar en el men principal).

Figura 40. Pestaa de Atributos del espcimen.

Si elegimos un dominio del desplegable nos aparecern los atributos que pertenecen a
dicho dominio. Si no ponemos ningn dominio nos aparecern en orden alfabtico todos los
Atributos que hayamos configurado previamente en la opcin de Configurar Configuracin
de Atributos. Podremos introducir unos valores u otros segn la configuracin que hayamos dado
a cada atributo.

Otra opcin es la entrada y visualizacin de los valores de los atributos en forma de rbol
jerrquico. Para ello hay que pulsar el botn Atributos para ejemplares.

Lista de atributos Atributos organizados Visualizacin /edicin del valor

disponibles por dominios del atributo seleccionado

Figura 41. rbol de atributos.

56

 Herbar3.7
Manualdeusuario

Se abre un formulario dividido en tres partes o recuadros. En el primer recuadro aparecen

todos los atributos disponibles. Para facilitar su bsqueda existe el desplegable Dominio que nos
permite filtrar los atributos atendiendo a su dominio. En el segundo recuadro encontramos los
atributos en forma de rbol agrupados por dominios. Cada uno de estos atributos puede ser
seleccionado para introducir valores o visualizar los que hubieran sido previamente introducidos. El
elemento seleccionado aparecer remarcado en rojo en la parte superior para indicarnos cul es el
atributo que vamos a visualizar o editar. Los valores del atributo seleccionado se ingresan o editan
en el tercero de los recuadros del formulario en el que se almacenarn los cambios despus de
pulsar el botn Guardar.

Para aadir un atributo nuevo, basta con seleccionarlo en el primer recuadro y pulsar el

botn . Si se desea eliminar alguno de los atributos del recuadro del centro, se selecciona y se

pulsa el botn .

Nota. Los atributos obligatorios no podrn ser eliminados.

Desde este formulario existe un acceso directo a la configuracin de los atributos a travs
del botn Editar atributo. Conviene recordar que los cambios en la configuracin de un atributo
que tiene valores asignados, puede conllevar la prdida de dichos valores.

4.2.5. Ver, editar, aadir imgenes

Cuando hay ya imgenes dadas de alta en la base de datos de la coleccin, al entrar en esta
opcin se muestra la imagen del primer nmero de catlogo que tiene imgenes asociadas. Para dar

de alta una nueva, hay que pulsar en el icono .

Antes de asignar una imagen hay que seleccionar el Nmero de Catlogo de la lista
desplegable Selec NCatalog.

Vea el punto: Pestaa Iconografa, Links, para ver esta opcin explicada con detalle.

57

 Herbar3.7
Manualdeusuario

Importante. Podemos almacenar una o varias imgenes por ejemplar. Cada imagen se incluye en la base
de datos con incrustaciones de imgenes en miniatura (pero que pueden ocupar entre 300 Kb a 5 Mb) de
espacio. Adems se puede aadir una referencia a un fichero externo sin limitacin de calidad; ste
fichero se guarda en el directorio de Imgenes que hayamos configurado para cada coleccin (o en un
subdirectorio del mismo). Tambin es posible almacenar enlaces de Internet (links) relacionados con cada
ejemplar, independientemente de que estos enlaces tengan o no imgenes.

4.2.6. Fichado de lotes no incluidos

Desde aqu se gestionan en detalle los lotes de ejemplares que llegan a cada coleccin:

Figura 42. Gestin de lotes de material recibido.

Se especifican los siguientes datos:

- LOTE: asigna un identificador al lote.

- TIPO: asigna el formato (caja, gradilla o carpeta) en el que se recibe el material.
- N EJEMPLARES: n estimado de ejemplares incluidos en el lote.
- ESTANTERA: ubicacin dentro del depsito accediendo al rbol de ubicaciones a travs
del botn Selecciona una ubicacin.
- COLECCIN: asigna la coleccin en la que se incluye el material.
- RESPONSABLE: asigna un responsable para el lote.
- FORMA DE ADQUISICIN: Se elige una opcin de la lista desplegable. Es un atributo
no configurable y protegido.
58

 Herbar3.7
Manualdeusuario

- IDENTIFIACIONES: indica si los ejemplares llegan o no con su determinacin

correspondiente.
- ETIQUETAS: indica si los ejemplares estn o no etiquetados.
- CON NHERBARIO: indica si tienen o no nmero de herbario.
- BREVE DESCRIPCIN: texto libre para una breve descripcin del lote.

Desde el botn Informe Lotes puede generar el informe que contiene los datos sobre todos los
lotes recibidos.

El campo CUANDO lo graba el programa automticamente con la fecha y hora del

ordenador. Todos estos datos son guardados en la tabla LOTES ubicada en la base de datos
Herbarsys.mdb, comn para todas las colecciones.

4.2.7. Entrada Rpida

Pulsando el botn Entrada Rpida de la pestaa de Introduccin de ejemplares y

revisiones se accede al formulario de introduccin de datos a travs de tablas de Entrada Rpida.

Las tablas de Entrada Rpida se utilizan para fichar el material de forma ms dinmica. De
este modo se trabaja con una tabla independiente de las tablas DETER, ESPEC y GEOESPEC.
La tabla con la que se trabaja la crea el usuario asignndole un nombre que ha de comenzar por ER
EX. Se pueden crear tantas tablas de Entrada Rpida como sean necesarias.

Cuando pulsa el botn Entrada Rpida se abre el siguiente formulario:

59

 Herbar3.7
Manualdeusuario

Figura 43. Formulario de gestin de tablas de Entrada Rpida.

A travs de este formulario podremos realizar acciones como: crear tablas de Entrada
Rpida, introducir datos, borrar registros o tablas completas si es necesario, volcar los datos a
la coleccin principal, realizar consultas y etiquetas a partir de las tablas de Entrada Rpida, etc.

A continuacin se explica la funcin que realiza cada uno de estos botones.

Botn Configurar atributos por defecto

En este botn se configuran los atributos para las tablas de Entrada Rpida, de modo que
los atributos que se escojan estarn presentes cada vez que se cree un formulario de Entrada Rpida
con atributos por defecto. Es especialmente til cuando el usuario necesita muchas veces los
mismos atributos para distintas tablas de Entrada Rpida.

El formulario que se abre consta de dos partes. La columna de la izquierda muestra en una
lista todos los atributos disponibles en el sistema, tanto los que vienen por defecto, como los que ha
creado el usuario. Adems se encuentra el desplegable Dominio que permite filtrar los atributos
por el dominio escogido.

La mitad derecha del formulario muestra los atributos que se van seleccionando y de qu
tipo son (numrico, lista, texto, fecha, s/no, memo), de este modo nos indica como tendremos que
ingresar posteriormente los datos.

Para escoger los atributos, seleccione el atributo que desee en la lista de la izquierda y

presione el icono flecha . Automticamente ste pasar a la lista de la derecha. Si desea

eliminar alguno de los atributos de la lista de la derecha, seleccinelo y pulse el icono flecha
para devolverlo a la columna de la izquierda. Para acabar el proceso pulse el botn Guardar.

Lista de atributos disponibles Atributos seleccionados

60

 Herbar3.7
Manualdeusuario

Nombre Tipo

Figura 44. Formulario de eleccin de atributos.

Debemos tener en cuenta que dicha configuracin va a ser la misma para TODOS los
formularios de Entrada Rpida con atributos por defecto que se creen a partir de ese
momento, pero que las tablas creadas anteriormente conservarn sus atributos y sus valores.

Los atributos elegidos en

este apartado quedarn
disponibles en la tabla de
ER si al crearla
marcamos esta opcin.

Figura 45. Formulario de creacin de una tabla de Entrada Rpida.

Botn Obtener tabla de atributos

En algunas circunstancias puede interesar trabajar con atributos creados o configurados por
otro usuario o existentes en alguna versin anterior. Mediante el botn Obtener tabla de
atributos podemos importar estas tablas de manera sencilla.

61

 Herbar3.7
Manualdeusuario

Al pulsar este botn se abrir el navegador para ubicar la base de datos que contiene los
atributos de nuestro inters. El archivo que debemos localizar es la base de datos Herbarsys.mdb
o Herbario.mdb, si los atributos proceden de Herbar; Herbarsys.mdb o Zoorbar.mdb si
proceden de Zoorbar; o HZ_Ligero.mdb si proceden de HZL.

Antes de habilitarse la ventana de navegacin aparecer el siguiente mensaje:

Atencin! si se realiza esta operacin los atributos que en ese momento tenga la aplicacin sern
reemplazados por los que importe. Todos los atributos que hayan sido utilizados en la
coleccin o tablas de Entrada Rpida PERDERN SUS VALORES.

Botn Crear tabla de Entrada Rpida

La tabla se crea pulsando el botn Crear tabla de Entrada Rpida. El formulario al que
da paso nos ofrece la posibilidad de crear distintos tipos de tablas de Entrada Rpida segn si
queremos que contenga imgenes o no; si deseamos que contenga atributos, etc.

Para cada tabla de Entrada Rpida se debe especificar un nombre, que debe comenzar por
ER y tener un mximo de 20 caracteres, y la coleccin a la que pertenecer y a la que
posteriormente volcara sus datos. Puede asignar dicha coleccin desde el desplegable COLECTIO
que aparece en el formulario.

La tabla creada se guarda en la base de datos Herbarsys.mdb y est vinculada a

Herbario.mdb para poder trabajar con ella.

Figura 46. Formulario de creacin de una tabla de Entrada Rpida.

62

 Herbar3.7
Manualdeusuario

Opcionessobrelosatributos:

Sin atributos: crea una tabla de Entrada Rpida que no tiene atributos.

Con atributos por defecto: crea una tabla de Entrada Rpida con los atributos que
hayamos configurado anteriormente desde la opcin Configurar atributos por
defecto.

Con atributos configurables: crea una tabla con atributos que se configuran en el
momento de creacin de la tabla. Cuando elegimos esta opcin nos aparece un
formulario para personalizar nuestra tabla Entrada Rpida eligiendo los atributos que
queremos que estn en el formulario de fichado:

Lista de Atributos disponibles Atributos seleccionados

Nombre Tipo

Figura 47. Formulario de eleccin de atributos.

Si en algn momento se utilizan atributos en los formularios de Entrada Rpida, dichos

atributos no podrn ser eliminados ante la posibilidad de que haya tablas utilizndolos.

Importante: si no se visualizan TODAS las tablas de Entrada Rpida que hemos creado, se
puede actualizar la lista de tablas de Entrada Rpida pulsando el botn Chequear tablas de
Entrada Rpida, y despus el de Actualizar tablas de ER anteriores desde el formulario de
gestin de tablas de Entrada Rpida.

63

 Herbar3.7
Manualdeusuario

Opcionessobrelasimgenes:

ER para fichar sin imgenes: crea una tabla de Entrada Rpida para informatizar
especmenes a partir del material tradicional: cajas conteniendo el espcimen, sobres,
pliegos, etc., sin incluir imgenes.

ER para fichar con imagen a un lado: crea una tabla de Entrada Rpida para
informatizar especmenes a partir de imgenes almacenadas en el ordenador, que se
pueden visualizar en un lateral de la pantalla a la vez que introducimos los datos en el
formulario.

ER para fichar con imagen de fondo: crea una tabla de Entrada Rpida para
informatizar especmenes a partir de imgenes almacenadas en el ordenador, que se
pueden visualizar en el fondo del formulario la vez que introducimos los datos en l.

Importante. Si no se visualizan TODAS las tablas de Entrada Rpida que hemos creado, se
puede actualizar la lista de tablas de Entrada Rpida pulsando el botn Chequear tablas de
Entrada Rpida.

Botn Introducir datos en Entrada Rpida

Para abrir el formulario de introduccin de datos previamente hay que seleccionar la tabla
de Entrada Rpida con la que se desea trabajar del listado que aparece en el formulario de gestin
de tablas de ER. Una vez hecho esto, al pulsar el botn Introducir datos en Entrada Rpida se
abrir un formulario cuya apariencia y terminologa variar en funcin de la configuracin
establecida en el momento de creacin de la tabla.

64

 Herbar3.7
Manualdeusuario

Figura 48. Formulario de gestin de tablas de Entrada Rpida.

A continuacin pasaremos a explicar el modo de introducir los datos en este formulario,

que coincidir en prcticamente en todos los puntos con el procedimiento para el formulario de
Entrada Rpida con imgenes, especificado ms adelante. Utilizaremos como ejemplo un
formulario creado para una coleccin botnica con atributos para explicar las opciones
correspondientes.

65

 Herbar3.7
Manualdeusuario

Figura 49. Formulario Entrada Rpida sin imgenes para la introduccin de ejemplares.

Camposreferentesalaidentificacin:

NHERBARIO: nmero de registro o catlogo que lleva el espcimen. Ser obligatorio

o no dependiendo de la configuracin de la tabla de Entrada Rpida.

ADIC: es un dgito adicional empleado para distinguir dos o ms ejemplares que,

siendo distintos, han recibido el mismo nmero de catlogo. Este caso se da cuando un
ejemplar contiene material mezclado (correspondiente a distintos taxones) que por error
han recibido el mismo nmero y se deben separar los distintos taxones. El valor por
defecto de este campo es 1.

NCLAVE: nmero que permite distinguir las diferentes identificaciones que va

teniendo el ejemplar.

66

 Herbar3.7
Manualdeusuario

FAMILIA: recoge generalmente el nombre de la Familia o grupo taxonmico superior

del ejemplar. En el caso de los hongos se introduce el Orden.

GNERO: se puede teclear o elegir de la lista desplegable; en ambos casos el gnero

que se introduzca debe ser un elemento de la lista. Si se quiere dar de alta un gnero

que no est en la lista hay que pulsar el botn Nombres que da paso al formulario
auxiliar de asignacin de nombres cientficos.

ESPECIE: contiene el restrictivo especfico del nombre con el que se identific el

ejemplar. Debe existir en la tabla M_Nombres. Pulsando el botn Nombres se

accede al formulario auxiliar de asignacin de nombres un para elegir la especie entre las
existentes en nuestra coleccin

AUTOR_ESPEC: los autores del nombre de la especie del ejemplar. El nombre de los
autores se pondr siguiendo la regla siguiente: despus de un punto, dos puntos o punto
y coma no se deja ningn espacio en blanco, exceptuando que la siguiente palabra sea
un: apud, em., ex, in, per, trans., etc. o que la coma separe dos autores. Cuando un
taxn tenga dos autores, se utilizar el smbolo & para separarlos, evitando la utilizacin
de and, et, i, und, y, e,... Cuando sean varios, se utilizar el mismo smbolo entre los dos
ltimos.

INFRANK: contienen el calificador de rango de los taxones infraespecficos (var.,

subsp., etc.).

INFRA: nombre del restrictivo infraespecfico de menor nivel.

AUT_INFRA: los autores del nombre de la subespecie o del taxn infraespecfico.

IDQUAL: calificador de la identificacin, grupo, seccin, con duda, etc. (almacenado

en la tabla)

Chequear Nombre: en caso afirmativo la aplicacin nos avisar con un mensaje

cuando el nombre cientfico que se haya ingresado no exista en la tabla M_Nombres.

DETERM: nombre del autor o autores que realizan la determinacin.

MESAN: mes y ao de la identificacin separados por - Ejemplo: 12-2003.

ES_TIPO: indica si el ejemplar en cuestin es tipo nomenclatural del nombre de la

identificacin.

CAMISA: en caso afirmativo indica que el ejemplar de catlogo al que corresponde el

registro est incluido en el depsito bajo el nombre de la identificacin realizada.

67

 Herbar3.7
Manualdeusuario

TAXONOMA: para referenciar el tratamiento taxonmico seguido en la

identificacin, seleccionamos la opcin correspondiente de la lista desplegable. Con el

icono se dan de alta nuevas referencias taxonmicas.

OBSERV: observaciones sobre la identificacin.

PRIM y ULTI: casillas de verificacin que hacen referencia a si la identificacin es la

primera la ultima del espcimen. En el caso de tener una nica identificacin las dos
casillas de verificacin han de estar marcadas; en el caso de tener varias, deben estar
marcadas la primera y la ltima de ellas con sus correspondientes casillas de verificacin.
Este control se hace automtico, pero el usuario puede modificarlo.

Para rellenar los datos de nombres cientfico tenemos dos posibilidades; teclear
manualmente los datos en los campos GNERO, ESPECIE y AUTOR/AUTOR, AO, o

acceder a estos datos desde el botn . Recomendamos que de manera habitual se introduzcan

los nombres cientficos a travs del botn y que se trabaje con la opcin CHEQUEAR
NOMBRE = S, ya que nos asegurar que nuestros nombres son correctos y que estn en la tabla
M_Nombres.

Camposreferentesalarecoleccin:

En cuanto a los campos relativos a la localidad (PAS, PROVINCIA, LOCALIDAD,

etc.), existe la posibilidad de introducirlos manualmente. De ser as, esta informacin
quedar asociada a nuestro registro pero no se almacenar en el formulario de
localidades (y en su correspondiente tabla GEORREF). Vase apartado Aadir/editar
localidades.

En el caso de introducir los datos manualmente en los campos PAS, PROVINCIA,

LOCALIDAD, MUNICIPIO, UTM, RADIOPUNTO y RANGOALTURA. Es
importante que todos estos campos tengan un valor; si no se conoce el valor tomar
uno por defecto que puede ser para PAS, ROVINCIA: ?, para LOCALIDAD,
MUNICIPIO, UTM: _ y el valor cero 0 para RADIOPUNTO, ya que si se quedan
con valor nulo al volcar a la coleccin estas georreferenciaciones se duplicarn.

La otra posibilidad es introducir las georreferenciaciones desde el botn MUNDO .

Este icono aparece desactivado hasta que no se da un nmero de catlogo y se guarda el

68

 Herbar3.7
Manualdeusuario

registro pulsando sobre la barra vertical en el margen izquierdo del formulario. El botn
da paso al formulario de Asignacin de localidades:

Figura 50. Formulario de asignacin de localidades a ejemplares.

Se puede elegir una localidad de la lista de georreferenciaciones existentes. Una vez

localizada la localidad a asignar, basta con seleccionarla y pulsar el botn DAR
georreferenciacin al registro. Al cerrar este formulario, sus datos pasarn a la tabla
de Entrada Rpida. Si la localidad que le interesa an no existe, puede darla de alta
desde el formulario para Aadir/editar localidades, al que se puede acceder por un

atajo pulsando el botn MUNDO .

Nota. Para que una localidad dada de alta est presente en el formulario de asignacin
de localidades es preciso que previamente se haya chequeado desde el formulario para
Aadir/editar localidades.

A la hora de volcar la Entrada rpida a la coleccin, se dar de alta automticamente

cada nueva georreferenciacin en caso de que no est ya dada de alta previamente. Si
alguno de estos campos de la georreferenciacin (PAS, PROVINCIA, LOCALIDAD,
MUNICIPIO, UTM, RADIOPUNTO, RANGOALTITUD, ALTITUD) cambia de
una georreferenciacin a otra, entonces de dar de alta como una nueva
georreferenciacin. Todas las georreferenciaciones volcadas a la coleccin desde
Entrada Rpida, pasan sin chequearse, por lo que posteriormente desde la coleccin
se debe entrar a cada georreferenciacin y chequear aquellas de las que se tenga certeza

69

 Herbar3.7
Manualdeusuario

de su fiabilidad. Una vez chequeada una localidad, sta puede ser asignada a otros
especmenes.

FECHA: fecha de recoleccin. Aparece en pantalla con las barras separadoras /,

pero en la tabla de Entrada Rpida se almacena sin barras ni guiones. Posteriormente se
le da un formato a la fecha cada vez que se imprimen etiquetas y listados.
HBITAT: referido al momento de la recoleccin.
PREPARACIN: nmero de preparaciones microscpicas permanentes realizadas
con el material del espcimen y conservadas en el herbario.
COLECTOR: nombre de la persona o personas que hicieron la recoleccin. Hay dos
opciones para introducirlo: seleccionarlo de un desplegable (que toma los datos de la
tabla M_Colectores) o introducir los datos en el cuadro de texto Nombre colectores y
damos Nota que nos permita identificar mejor al colector. En este ltimo caso
podemos pulsar el botn Aadir colector para aadir el nombre a la tabla
M_Colectores.

Figura 51. Asignacin de colectores.

Importante: las notas sobre colectores se almacenan en la tabla M_colectores y no quedarn

visibles una vez que se pase al siguiente registro.

PestaaFormato,Exiccata,Pliegos:

OBSERVACIO: observaciones referidas al ejemplar. Estos datos no se imprimirn en

la etiqueta.
NOTA: notas referidas al ejemplar. Estos datos s se imprimirn en la etiqueta.
EXICCATA: nombre de la exiccata o coleccin a la que pertenece la muestra.
NEXICC: nmero del ejemplar en la exiccata.
FENOLOGA: indica el estado fenolgico del material. Se selecciona de la lista
desplegable.

70

 Herbar3.7
Manualdeusuario

SITUACIN: indica el estado de accesibilidad del material. Sirve para indicar si el

material se ha extraviado (EX) o destruido (DE). Se selecciona de la lista desplegable.
FORMATO: indica la forma de conservacin del ejemplar principal. Se selecciona de la
lista desplegable. Para introducir ms tipos de formatos hay que pulsar el botn que
nos muestra un formulario para introducir nuevos formatos.
DERIVADOS: en este campo se introducen los formatos de los ejemplares derivados
si los hubiese. Si interesa, se puede aadir cuantos ejemplares hay de cada tipo, entre
parntesis. Ej.: alcohol (3); frutos (2).
ORIGEN DEL REGISTRO: indica si el registro representa un objeto o una
observacin. Puede tomar unos valores determinados por el TDWG (www.tdwg.org)
que son los siguientes:

PS-PreservedSpecimen: registro conservado fsicamente en una coleccin.

FS-FossilSpecimen: specimen fsil.
LS-LivingSpecimen: specimen vivo.
HO-HumanObservation: observacin humana.
MO-MachineObservation: observacin registrada automticamente por una
mquina.
SI-StillImage: fotografa, imagen dibujo.
MI-MovingImage: secuencia de imgenes que reproducen un movimiento.
Puede incluir sonido.
SR-SoundRecording: grabacin de audio.
OS-OtherSpecimen: cualquier otro tipo de espcimen no considerado en alguna
de las categoras anteriores.

PestaaAtributos:

En el formulario de Entrada Rpida los atributos se visualizan de la siguiente manera:

71

 Herbar3.7
Manualdeusuario

Figura 52. Asignacin de valores a los atributos.

La columna de la izquierda recoge la lista de atributos que se han incluido en el formulario;

la del centro los valores asignados para cada atributo y la de la derecha el tipo de atributo, donde:

- L: significa que es de tipo Lista. Slo pueden darse uno de los valores de la
lista desplegable.
- N: numrico. Slo admite valores de tipo numrico, con o sin decimales.
- T: texto libre. Limitado a 255 caracteres.
- B: (booleano) Si/No.
- F: fecha. Debe tener el formato 00-00-0000 (da-mes-ao).
- M: texto de tipo Memo. Texto con un nmero ilimitado de caracteres.

Al igual que en el caso del icono MUNDO , la pestaa Atributos no estar activa
hasta que se guarde el registro. Para asignar un valor a un atributo tiene que insertarlo en el campo
NUEVO VALOR y pulsar el botn Asignar Valor.

PestaaImgenes:

En el caso de Entrada Rpida con imgenes los formulario para ingresar los datos vara
ligeramente de apariencia, si bien el procedimiento y la descripcin de los campos son exactamente
iguales a los del formulario de Entrada Rpida comentado anteriormente. En este caso, adems, se
activa la pestaa Imgenes a travs de la cual asignaremos una imagen al ejemplar activo.

72

 Herbar3.7
Manualdeusuario

Figura 53. Formulario de Entrada Rpida para asignacin de ejemplares con imgenes.

Para ello, escriba la ruta del directorio en el que se encuentra dicha imagen. Para facilitar esto y
evitar errores, se recomienda el botn de navegacin , que permite situarse en el directorio
deseado y elegir el fichero con la imagen.

Pulsando en el botn Imagen puede visualizarse la imagen contenida en el fichero

especificado. De esta manera se tiene la imagen en pantalla del espcimen simultneamente con la
ventada de Entrada Rpida, para facilitar la entrada de datos a partir de la etiqueta y datos de la
imagen.

El Visor que se utilice para visualizar las imgenes conviene configurarlo de manera que
nos mantenga siempre el mismo tamao de imagen, de manera que ajustemos el tamao de la
imagen una sola vez y nos lo mantenga para todas las imgenes que vayamos procesando. Si el visor
que utilizamos es Irfanview (se puede descargar en la pgina http://www.irfanview.com/ ) esta
opcin se configura:

View Display Options Fit images to window

73

 Herbar3.7
Manualdeusuario

A la hora volcar estas tablas de Entrada Rpida con imgenes nos preguntar si deseamos
mover las imgenes seleccionadas a la coleccin:

Figura 54. Volcado de imgenes a la coleccin desde Entrada Rpida

Si se contesta S, se mueven las imgenes al directorio de Imgenes que hayamos

especificado en la Pestaa de Configuracin; adems se da de alta un registro por
cada imagen en la tabla IMGENES (vinculada como M_imag), para que desde la
coleccin se tenga acceso a dicha imagen.
Si se contesta No, las imgenes no se copian a ningn directorio ni se dan de alta
en la tabla IMAGENES de la coleccin.

Las diferencias entre los dos formularios de Entrada Rpida que admiten imgenes es la que sigue.

Entrada Rpida con imagen a un lado: mostrara la imagen del ejemplar a un lado de
nuestro formulario o donde determine el usuario.

Entrada Rpida con imagen de fondo: mostrara la imagen del ejemplar en el fondo del
formulario.

OtrosbotonesdelformulariodeEntradaRpida:

Duplica el registro actual. Al pulsar este

botn se crea un registro idntico al actual al que
hay que asignarle un nmero diferente de catlogo,
si la configuracin del formulario de Entrada
Rpida hecha por el usuario lo exige.

Para configurar la introduccin de datos.

Al pulsar este botn se abre un formulario que
permite marcar los campos del formulario que se
quieren repetir o bloquear. Lo campos que

74

 Herbar3.7
Manualdeusuario

tengan marcado bloquear quedarn inactivos al dar de alta un nuevo registro. Los
campos que tengan marcado repetir copiarn su valor al dar de alta un nuevo registro.
Si se desea desmarcar todo pulse el botn Limpiar. Para hacer efectivo cualquier
cambio en este formulario pulse Aplicar/Cerrar.

Salir del formulario.

Botn Borrar registros de Entrada Rpida

Este botn da paso a un formulario que permite eliminar registros de la tabla de Entrada
Rpida seleccionada. Para ello, introduzca el nmero o intervalo de nmeros a eliminar y pulse el
botn Borrar.

Figura 56. Formulario de eliminacin de registros de tablas de Entrada Rpida.

Botn Borrar tabla de Entrada Rpida

Este botn elimina la tabla de Entrada Rpida seleccionada.

Botn ER con nombres fuera de tabla

Este botn sirve para comprobar si los nombres que se han metido en los formularios de
Entrada Rpida se corresponden con los que se dieron de alta en la tabla M_Nombres.

Para utilizar este botn, previamente debe seleccionar la tabla de Entrada Rpida sobre la
que quiere trabajar. Al pulsar ER con nombres fuera de tabla se realizar una consulta que

75

 Herbar3.7
Manualdeusuario

mostrar los nombres cientficos no incluidos en la tabla M_Nombres que hay en esta Entrada
Rpida.

Botn Consultas y etiquetas

Este botn abre un formulario que da opcin a generar etiquetas a travs de los datos
incluidos en las tablas de Entrada Rpida. Para trabajar con l, previamente debe seleccionar la tabla
de Entrada Rpida con la que le interese trabajar. El formulario que se abre es el siguiente:

Figura 57. Formulario de consultas y listados.

En la parte superior aparecen los campos para establecer unas condiciones de consulta:

CAMPO: campo de la tabla de Entrada Rpida. Incluye los campos establecidos por
defecto en el formulario as como todos los atributos que el usuario haya utilizado en
dicha tabla.
OPERADOR: =, >, <, in, like, >=, <=.
VALOR: valor que se busca en el campo antes especificado.
UNIN: operador para enlazar con la siguiente consulta.

76

 Herbar3.7
Manualdeusuario

Una vez establecidos los parmetros de la consulta pulsamos el botn Seleccionar

registros. Podremos verlos en forma de tabla si pulsamos Lista como consulta, o en forma de
lista si pulsamos Listado. Tambin pueden deseleccionarse registros concretos o todos los
registros, si es necesario, a travs de los botones Deseleccionar uno y Seleccionar todo.

Con los registros seleccionados tambin podemos realizar etiquetas de cdigos de

barras, etiquetas para preparaciones microscpicas, o etiquetas normales (una por pgina o 4
por pgina). Podemos elegir que salgan tantas etiquetas como pliegos duplicados y preparaciones se
hayan especificado en los correspondientes campos, o que slo salga una por ejemplar.

Por ltimo, existe la posibilidad de exportar los datos seleccionados en forma de tabla de
Entrada Rpida que quedar accesible en el correspondiente formulario. Para ello, una vez
seleccionados los datos pulse el botn Exportar datos y d un nombre a la nueva tabla cuando se
abra la siguiente ventana.

Figura 58. Exportacin de datos en forma de tabla de Entrada Rpida.

Botones Chequear y Actualizar tablas de Entrada Rpida

En el caso de que se hayan importado tablas de Entrada Rpida de otra aplicacin, o de
que se est trabajando con las colecciones en un servidor, estos botones permiten actualizar el
formulario de gestin de tablas de Entrada Rpida y el contenido de dichas tablas. Para su correcto
funcionamiento deben pulsarse en este orden los botones Actualizar tablas de ER (1) y
Chequear tablas de Entrada Rpida anteriores (2).

Botn Volcar registros a DETER/ESPEC

Este botn se activa una vez seleccionada la tabla de Entrada Rpida para volcar. El
formulario que se abre permite la seleccin de los registros que interesan volcar a la coleccin
activa.

77

 Herbar3.7
Manualdeusuario

Nota. El proceso puede ralentizarse si el nmero de registros es elevado.

Se muestra el intervalo de nmeros que est incluido en la tabla de Entrada Rpida a volcar.
En primer lugar, nos da opcin a elegir un intervalo para volcar a la coleccin o a Seleccionar
todos para volcar pulsando el correspondiente botn.

Una vez hecho lo anterior, es probable que haya registros conflictivos. En tal caso, el
formulario nos avisar mostrando junto al campo problemtico de la tabla (PAISES,
PROVINCIAS, MUNICIPIOS, ATRIBUTOS o NOMBRES) el nmero de registros a los que
afecta el problema. Para solucionarlos, hay que pulsar el botn que aparece junto al aviso, y realizar
las correcciones desde el formulario que se abre. Generalmente se activa esta opcin cuando la
informacin que hay en esos registros no est contenida en las correspondientes tablas de la
coleccin (pases, nombres, municipios, etc.). Tras solucionar los problemas pulsaremos el botn
Comprobar problemas para que refresque los cambios, y despus pulsaremosVolcar. Al final del
volcado nos dar el mensaje de Volcado finalizado.

Si hay algn registro que no se ha volcado a alguna de las tablas de la coleccin, entonces
nos aparecern nuevos botones: Pte volcar a DETER, Pte volcar a ESPEC y Pte volcar a
GEOESPEC. Pulsaremos en cada botn que aparezca para ver en qu registro est el problema y
solucionarlo desde el formulario o tabla de entrada Rpida.

78

 Herbar3.7
Manualdeusuario

Figura 59. Volcado de datos a la coleccin desde una tabla de Entrada Rpida

Los registros podrn ser borrados, modificados o volcados a las tablas DETER, ESPEC,
GEOESPEC y GEOREF de la coleccin activa. Aunque los datos sean volcados a DETER,
ESPEC, GEOESPEC y GEOREF la tabla de Entrada Rpida sigue manteniendo los registros ya
volcados pudindose entonces borrar tanto los registros que contiene como la propia tabla. Se
aconseja dejar la tabla de Entrada Rpida como respaldo de los datos al menos hasta que se
compruebe que todos los datos volcados estn correctos.

4.2.8. Importar datos desde ficheros tipo ETIMTIC o Entrada Rpida

Desde aqu se puede importar a nuestro programa datos de otras aplicaciones cuya
funcionalidad es semejante a la de HERBAR.

Con los ficheros de estos programas, HERBAR crea una tabla adjunta a partir de la cual
realizar la transferencia de registros hasta una tabla nueva de Entrada Rpida.

Las aplicaciones desde las que se van a poder efectuar importaciones son:
79

 Herbar3.7
Manualdeusuario

- ETIMATIC. Es un programa para hacer etiquetas y listas de material. La ltima

versin permite el manejo de la informacin bibliogrfica y nomenclatural asociada a
los especmenes. Este programa, con varias versiones, puede trabajar bajo bases de
datos MS-Access dBase.
- BRAHMS (Botanical Research and Herbarium Management System). Es un
programa para el manejo de coleccin e investigaciones botnicas creado por Denis
Filer, Oxford. Usado para crear listados, etiquetas, gestin de prstamos, creacin de
grficos y mapas, manejo de publicaciones

Para efectuar con xito la importacin debemos seguir los pasos numerados indicados en la
pantalla:

1. Al pulsar el botn 1, importamos a nuestro programa el fichero de origen pasando a ser

una tabla ms de Herbario.mdb.
2. Despus con el botn 2, vamos a crear una tabla adjunta intermedia a partir de la tabla
anteriormente creada.
3. En el caso de los botones 3 a, b y c, pulsaremos la opcin que corresponda de entre los
tres posibles casos dependiendo de la estructura de la tabla de origen y por lo tanto, del
programa de partida.

Figura 60. Opciones de importacin de ficheros de otros programas.

80

 Herbar3.7
Manualdeusuario

5. ETIQUETAS DE HERBARIO
Desde el Men Principal, pulsando la pestaa de Etiquetas de herbario vemos las
siguientes opciones que nos permiten realizar etiquetas, tanto de los registros que ya se han volcado
a la coleccin activa, como de los que an permanecen en tablas de Entrada Rpida.

Figura 61. Opciones de seleccin para etiquetas de la coleccin.

A continuacin se explica en detalle el funcionamiento y la diferencia entre estas dos

opciones.

5.1. Etiquetas de la coleccin activa

Al pulsar este botn se abre un formulario con tres pestaas, cada una de las cuales
permitir realizar la seleccin de los pliegos a etiquetar atendiendo a distintos criterios: intervalo de
dos nmeros de herbario, nmeros de herbario escogidos uno a uno y seleccin de pliegos a travs
de una consulta general o avanzada.

81

 Herbar3.7
Manualdeusuario

Figura 62. Opciones de seleccin de registros para etiquetar.

Una vez realizada la seleccin se abrir el formulario que nos permitir elegir el tipo de
etiqueta que queremos imprimir. Tambin habr que escoger con qu determinacin (primera o
ltima) y con qu georreferenciacin (original o preferida) se imprimirn dichas etiquetas.

Figura 63. Formulario de Tipos de Etiquetas

82

 Herbar3.7
Manualdeusuario

Cada uno de los botones que aparecen en el formulario de Tipos de Etiquetas se

corresponde con un documento Word. El directorio o ruta donde residen estos documentos debe
estar configurado previamente, lo cual debe hacerse desde la pestaa de Configuracin de
HERBAR.

Antes de pulsar el botn para imprimir la etiqueta conviene determinar si se va a etiquetar

con la primera o la ltima determinacin y si la georreferenciacin (localidad) que aparecer
ser la original o la preferida.

El documento generado es un fichero de Word con las etiquetas solicitadas. La lista de

documentos Word de etiquetas est disponible en APNDICE II: Nombre de los documentos
Word de salida.

La seguridad utilizada para las macros que utiliza MS Word para la combinacin de etiquetas
se explica en el APNDICE II, en el apartado Documentos Word en HERBAR. Aqu tambin
se explica la edicin y personalizacin de etiquetas.

Etiquetas seguidas
Se seleccionan las etiquetas que se desea imprimir segn un rango de nmeros de catlogo.
Tras pulsar Aceptar se abrir el mismo formulario que en el caso anterior (figura 63) para
seleccionar el tipo de etiqueta a imprimir.

Figura 64. Seleccin de etiquetas por rango de nmeros de catlogo.

83

 Herbar3.7
Manualdeusuario

Etiquetas una a una por nmero de herbario

Cuando no es posible dar un rango de etiquetas a imprimir, se pueden dar nmeros
concretos de ejemplares y cada vez que se pulse el botn Aceptar se van mostrando en el panel de
Nmeros Seleccionados. Una vez que hayamos escrito todos los nmeros deseados, se pulsa el
botn Pasar Etiquetas a MS-Word. A continuacin hay que seleccionar el tipo de etiqueta a
imprimir.

Figura 65. Seleccin de etiquetas por nmeros de catlogo determinados.

Etiquetas de consulta
Esta pestaa da paso a dos botones que nos permitirn realizar una consulta atendiendo a
diversos criterios para crear las etiquetas. Para ver el funcionamiento de estos dos formularios
vanse los apartados 6.1. Consulta avanzada y 6.2. Consulta general.

5.2. Etiquetas de Entrada Rpida

El botn Etiquetas de Entrada Rpida de la pestaa Etiquetas de herbario es un
acceso directo al formulario de gestin de tablas de Entrada Rpida. Desde este formulario
podemos realizar etiquetas a travs del formulario que se abre al pulsar el botn Consultas y
Etiquetas.

84

 Herbar3.7
Manualdeusuario

Figura 66. Formulario de gestin de tablas de Entrada Rpida.

Si no se ven todas las tablas de Entrada Rpida que hemos creado, se puede actualizar la
lista de tablas de Entrada Rpida pulsando los botones Actualizar tablas de ER anteriores y
Chequear tablas de Entrada Rpida.

Para ver cmo realizar etiquetas y consultas desde este lugar, vase el apartado Botn
Consultas y etiquetas, dentro de 4.2.6. Entrada Rpida.

Para obtener ms informacin sobre configuracin de etiquetas vase el APNDICE II:

Documentos Word de salida y el captulo 14.1 Etiquetas en Word de este manual.

6. CONSULTAS Y LISTADOS

Pulsando el botn Consultas y Listados del men principal, accedemos a diferentes

opciones:

85

 Herbar3.7
Manualdeusuario

Figura 67. Opciones de la pestaa Consultas y Listados.

A continuacin se explican en detalle.

6.1. Consulta avanzada

Desde el botn Consulta avanzada accedemos a esta pantalla:

Figura 68. Consulta: rellenar condiciones de bsqueda

86

 Herbar3.7
Manualdeusuario

Desde aqu podremos configurar consultas complejas para visualizar determinados

registros en forma de tabla, de informe, o para hacer etiquetas a partir de la seleccin. Para realizar
las consultas, HERBAR trabaja con las tablas ESPEC, GEOESPEC, GEOREF y DETER
(propias de la coleccin), de las que extrae la informacin, y con la tabla CONSULTA BBDDS
ubicada en Herbario.mdb, en la que se almacenan los registros seleccionados. A la hora de trabajar
con este formulario hay que tener en cuenta que algunos de los criterios a seleccionar mostrados en
desplegables, como gnero o provincia, vienen limitados por los datos de la coleccin activa.

Las listas desplegables y las cajas de texto que van con un botn lista/como tienen la
siguiente funcionalidad: al tener el ttulo como podemos escribir el dato que queramos (por
ejemplo, un nico gnero, una nica especie). Si pulsamos sobre el botn, cambiar su titulo
pasando a ser lista, entonces significar que se podrn dar una serie de datos, como si fuera un
listado, pero cada dato debe ir entre dobles comillas y separado por coma. Ejemplo: Geum,
Bernullia, Acetabularia.

Despus de escoger los criterios y antes de ejecutar la consulta, podemos hacer una
simulacin. Para ello pulsamos sobre l la opcin Simular y despus pulsamos el botn
Seleccionar registros. De este modo el programa no ejecuta la consulta pero nos indica el nmero
de registros que obtendramos en ella. Esta opcin es de gran utilidad para evitar bloquear el
programa con consultas que devuelven demasiados registros.

Tanto si realizamos la simulacin previa como si nos saltamos este paso, pulsando el botn
Seleccionar registros nos indicar cuntos registros han resultado de la consulta y se ejecutar,
guardndose en nuestra tabla CONSULTA BBDDS. Cada vez que pulsemos este botn, si existe
una seleccin previa de registros, la aplicacin nos dar opcin a borrarlos o a mantenerlos para que
se aadan a la nueva seleccin.

Figura 69. Operaciones con consultas.

Para ver los resultados tendremos que elegir la forma de visualizacin y si deseamos que se
incluyan o no en ella los atributos. Las posibles maneras de visualizar los registros seleccionados
son:

87

 Herbar3.7
Manualdeusuario

Documento de MS-Word (no recomendable si se han seleccionado muchos registros)

Consulta de Access (cuyo resultado ser una tabla)
Informe (informe de MS Access)

Los resultados tanto en forma de informe como en MS-Word sern imprimibles.

A travs de esta misma pantalla tambin vamos a poder realizar exportaciones de los
datos en forma de tabla de ER: las exportaciones se realizan a partir de los registros que tenemos
recopilados en las tablas ESPEC, GEOESPEC, GEOREF y DETER de nuestra coleccin
activa. Mediante este formulario podremos establecer determinados criterios para seleccionar el
conjunto de datos a exportar. Despus de seleccionar estos criterios debemos pulsar el botn
Seleccionar registros y a continuacin el botn Exportar datos a ER.

Entonces nos preguntar si queremos exportar la tabla con o sin atributos:

Figura 70. Formulario para la exportacin con atributos o sin atributos.

Despus de seleccionar y aceptar se nos pedir el nombre de la tabla donde se guardar la

exportacin que, deber empezar por ER por EX. Esta tabla no tiene que haber sido creada
con anterioridad ya que lo har en el momento en el que nosotros le demos un nombre y
exportemos los datos. A continuacin, en el caso de que hayamos escogido exportar los atributos
nos saldr un formulario en el que tendremos que elegir los atributos que queremos que se
exporten.

88

 Herbar3.7
Manualdeusuario

Figura 71. Eleccin de los atributos a exportar.

La tabla resultante de esta operacin es una tabla cuya estructura es la de una tabla de
Entrada Rpida, su nombre es el dado por el usuario y estar ubicada en la base de datos
Herbarsys.mdb y vinculada en Herbario.mdb. Podremos tratarla como una tabla de Entrada
Rpida convencional, ya que aparecer en nuestro listado de tablas en el correspondiente
formulario.

Nota. La georreferenciacin de los especmenes que se muestre en las consultas y listados va a

ser siempre la georreferenciacin preferida.

6.2. Consulta general

El formulario que se abre es el siguiente:

89

 Herbar3.7
Manualdeusuario

Figura 72. Formulario de Consulta general.

El funcionamiento es igual al explicado en el apartado de consultas de Entrada Rpida. En

la parte superior aparecen los campos para establecer unas condiciones de consulta: CAMPO,
OPERADOR, VALOR y UNIN. Una vez establecidos los parmetros de la consulta, los
registros se seleccionan pulsando el botn Seleccionar registros. Podremos verlos en forma de
tabla si pulsamos Lista como consulta, o en forma de lista si pulsamos Lista como informe o
exportar estos registros en forma de tabla de Entrada Rpida.

Con los registros seleccionados tambin podemos realizar etiquetas de cdigos de barras,
etiquetas para preparaciones microscpicas, o etiquetas normales (una por pgina o 4 por pgina).
Podemos elegir que salgan tantas etiquetas como pliegos duplicados y preparaciones se hayan
especificado en los correspondientes campos, o que slo salga una por ejemplar.

6.3. Una sola provincia

El formulario que se abre nos permite seleccionar una provincia para obtener, en forma de
informe, un listado con todos los ejemplares que han sido recolectados en ella.
90

 Herbar3.7
Manualdeusuario

Figura 73. Formulario de consulta de registros seleccionados por su provincia.

6.4. Intervalo entre dos nmeros de herbario

Al pulsar este botn se abre un formulario que nos permite obtener un intervalo de
nmero del herbario para ver los correspondientes ejemplares como un informe. Estos ejemplares
pueden ser ordenados alfabticamente por el nombre del taxn o por el nmero de herbario a
eleccin del usuario.

Figura 74. Formulario de consulta de registros por intervalo de nmeros de herbario.

6.5. Qu gneros hay

Este botn abre, de forma directa, una consulta que muestra un listado con todos los
gneros presentes en la coleccin, y el nmero de ejemplares de cada uno.
91

 Herbar3.7
Manualdeusuario

Figura 75. Ejemplo de consulta de gneros.

6.6. Detectar revisiones con ms de un LTIMO

Este botn genera una consulta que muestra aquellos casos en los que un mismo ejemplar
con varias identificaciones tiene marcada ms de una vez la casilla ULTI. Esta casilla, presente en el
formulario de introduccin de pliegos y revisiones (Entrada Normal), revela que la identificacin en
cuestin es la ltima para ese espcimen, lo cual no es posible.

Figura 76. Ejemplo de consulta para detectar revisiones con ms de una ltima
determinacin.

7. CENTROS, PERSONAS Y ETIQUETAS

POSTALES

Pulsando la pestaa Centros, Personas y Etiquetas postales desde el men principal

accedemos al siguiente submen:

92

 Herbar3.7
Manualdeusuario

Figura 77. Men de Centros, Personas y Etiquetas postales.

Desde aqu podremos dar de alta/modificar/borrar tanto los centros como las personas
con las que se realizan las operaciones de intercambio, prstamo y solicitudes. Estos registros se
reflejan en las tablas PERSON y CENTROS.

7.1. Introduccin de centros

Pulsando el botn Ver/introducir centros se abre el formulario que nos permitir dar de
alta y editar la informacin relativa a los centros.

Figura 78. Formulario para mantenimiento de Centros.

En un lado se muestra el listado de centros almacenados en la tabla CENTROS. Para editar

cualquiera de ellos basta con seleccionarlo para que el formulario muestre toda la informacin que
contiene la tabla sobre este centro. A travs del botn se crea un nuevo registro en blanco
para dar de alta un nuevo centro.

Tambin existe un acceso directo al formulario de introduccin de personas que se explica

a continuacin, a travs del botn Aadir persona.

93

 Herbar3.7
Manualdeusuario

7.2. Introduccin de personas

Pulsando el botn Ver/introducir personas se abre el formulario que nos permitir dar
de alta y editar la informacin relativa a personas.

Figura 79. Formulario para mantenimiento de Personas de una institucin.

Desde este mismo formulario tenemos la posibilidad de visualizar, en forma de consulta, el

listado de personas presentes en la tabla ordenadas por apellidos o por el centro al que pertenecen
(Personas por apellidos y Personas por centros).

7.3. Etiquetas postales

Desde el men de la pestaa Centros, personas y etiquetas postales podremos tambin
imprimir sobres con los datos del centro o persona seleccionada.

Adems de poder acceder a estos formularios a travs de est men, tambin puede hacerse
desde otros puntos o formularios de la aplicacin mediante botones de acceso directo para agilizar
la entrada de datos.

8. PRSTAMOS

Los prstamos son las peticiones que se reciben de otros centros, instituciones o personas.
94

 Herbar3.7
Manualdeusuario

Pulsando la pestaa Prstamos desde el men principal, se presentan las siguientes

opciones:

Figura 80. Men principal de prstamos.

Con estas opciones se realiza todo el control de prstamos de los ejemplares de la

coleccin. El proceso general de la gestin de prstamo se muestra en el siguiente diagrama:

Figura 81. Gestin general de prstamos

95

 Herbar3.7
Manualdeusuario

Se comienza dando de alta un Prstamo. Para ello se pulsa el botn Dar de alta un
prstamo. Se muestra un nuevo men de botones:

Figura 82. Opciones de alta de prstamos.

Para elegir los ejemplares para el prstamo se pulsar el botn Seleccin de condiciones.
El formulario que se abre permite realizar una consulta para seleccionar los registros atendiendo a
distintos criterios (desde la pestaa Mediante creacin de criterios), o utilizando un lector de cdigos de
barras (pestaa Mediante Cdigos de barra). El funcionamiento del primer formulario es el mismo
explicado en otros apartados de este manual y permite elegir pliegos atendiendo a distintos criterios
de bsqueda. En el segundo caso, puede teclear directamente el nmero de herbario del/los
pliegos que le interesan o registrarlos mediante un lector de cdigos de barras.

Figura 83. Formulario de seleccin de registros para Prstamos mediante creacin de criterios.
96

 Herbar3.7
Manualdeusuario

Figura 84. Formulario de seleccin de registros para Prstamos mediante cdigos de barra.

Con los registros as seleccionados hay que crear una lista previa. Para ello se pulsa el botn
Lista previa del men anterior decidiendo el criterio de determinacin a seguir (1 determinacin,
ltima) Antes de crear esta lista, se pueden ver los especmenes seleccionados con todas sus
determinaciones y una vez creada la lista se puede ver la misma por pantalla (como un informe de
MS-Access) se puede imprimir.

Figura 85. Creacin de la lista previa de prstamos.

Para obtener la lista definitiva pulsamos el botn Lista definitiva y se tiene acceso de
nuevo a los datos de los registros de nuestra lista, pudiendo aadir ms registros. Se seleccionan as
los registros pudiendo aadir no observaciones.

97

 Herbar3.7
Manualdeusuario

Figura 86. Creacin de la lista definitiva de prstamos.

Para borrar ampliar la lista definitiva se pulsa de nuevo el botn Lista definitiva.

Una vez que se tenga la lista definitiva se pasa a preparar la hoja de prstamo, pulsando el
botn Preparar la hoja de prstamo. Aqu se le asigna un cdigo al prstamo y una fecha de
salida (la actual); adems se incluyen los datos del receptor, persona que lo va a estudiar, una
descripcin y una nota. En esta misma pantalla pulsando el botn Imprimir se muestra un
formulario donde se puede escoger el prstamo que se quiere imprimir seleccionndolo por su
cdigo.

Con los prstamos dados de alta se pueden realizar operaciones como:

Cerrarlo (comprobando sus ejemplares desde esta misma opcin)

98

 Herbar3.7
Manualdeusuario

Figura 87. Cierre de un prstamo.

Prorrogarlo. Seleccionando el prstamo y la duracin de la prrroga (3, 6 meses, 1 ao

dando el tiempo que queramos en meses). Una vez dados los datos se Acepta la prrroga y
se imprime la carta de concesin de dicha prrroga (pudiendo elegir entre idioma
Ingls/Castellano).

Figura 88. Prrroga de un prstamo.

Generar sobres para los centros correspondientes.

Reclamar un prstamo: pulsando el botn Reclamacin de Prstamos y Listados se
accede al submen desde donde se puede:

Generar listados (en forma de informes de MS Access) de prstamos abiertos o

de prstamos pendientes de reclamar. Ambos tipos podrn ser filtrados por su
tamao, antigedad, nmero de prstamo el centro al que se realiz el
prstamo.

99

 Herbar3.7
Manualdeusuario

Figura 89. Consulta de prstamos abiertos o pendientes de reclamar.

Consultar el contenido tanto de un prstamo como de la informacin de un

ejemplar determinado (botn Contenido de un prstamo).
Reclamar un prstamo (con derecho a prrroga, sin derecho a prorroga en
tercer grado), imprimiendo la carta correspondiente (en ingls/castellano):
botn Carta de reclamacin.
Imprimir la hoja de un determinado prstamo

Figura 90. Opciones de Reclamacin de prstamos.

Desde el men general de prstamos tambin se puede imprimir otros documentos

pulsando el botn Imprimir certificados, etiquetas, declaraciones... Esta pantalla es comn

100

 Herbar3.7
Manualdeusuario

tanto para prstamos como para intercambios solicitudes y desde ella se pueden imprimir una
serie de documentos y certificados como el fitosanitario, certificado de aduanas, boletn de
expedicin y etiquetas para personas.

Figura 91. Opcin de Certificados, Declaraciones, ms etiquetas

9. SOLICITUDES

Las solicitudes son las peticiones de material de estudio que realiza nuestro centro en
nombre de una persona a otros centros o instituciones.

Pulsando la pestaa Solicitudes desde el men principal se accede al siguiente submen:

101

 Herbar3.7
Manualdeusuario

Figura 92. Opciones de gestin de solicitudes.

Desde estas opciones se controla todo el proceso relacionado con las solicitudes que se
hacen desde nuestra institucin.

Figura 93. Gestin general de solicitudes.

9.1. Abrir solicitud

Al pulsar este botn se abre el siguiente formulario:

102

 Herbar3.7
Manualdeusuario

Figura 94. Formulario de solicitudes.

Para cursar una solicitud hay que seguir los siguientes pasos:

1. En el campo Para quin se introducen los datos de la persona de la propia

institucin que realiza la solicitud.
2. La descripcin del material solicitado (datos obligatorios) y, si se quiere, alguna
observacin.
3. Existe tambin la posibilidad de incluir un texto en la carta de solicitud para pedir
permiso para extraer una porcin del espcimen con el fin realizar un anlisis del
ADN. Para ello, slo hay que pulsar el botn Incluir nota de ADN y el texto de
peticin ser aadido automticamente a la carta de solicitud. Dicho texto puede ser
personalizado editando el texto del cuadro. El cambio se guardar pulsando el botn
Modificar nota ADN/Incluir nota ADN.

103

 Herbar3.7
Manualdeusuario

Figura 95. Nota de ADN.

4. A continuacin se acepta la descripcin y se selecciona el centro al que se enva la

solicitud pulsando el botn Aceptar la solicitud a herbario. De esta manera se
pueden incluir tantos centros como se desee y se generarn tantas solicitudes como
centros seleccionados.
5. Finalmente se pulsa el botn Aceptar solicitud, dndose de alta la solicitud.

Desde este formulario tambin se pueden generar directamente, tanto la carta de peticin
como el sobre de peticin con los datos del centro a donde se ha de enviar, a travs de los botones
Generar cartas de peticin de hoy y Generar sobres de peticiones de hoy.

9.2. Ver y actualizar solicitudes

Pulsando en el botn Ver y actualizar solicitudes se puede consultar y modificar el
estado de las solicitudes. Se puede consultar la cronologa y los datos de las solicitudes, actualizarlas
y establecer la fecha de vencimiento.

104

 Herbar3.7
Manualdeusuario

Figura 96. Formulario de visualizacin y actualizacin de solicitudes.

En primer lugar hay que elegir a la persona a la que va dirigida la solicitud que deseamos
consultar (en el campo Para quin). A continuacin, tenemos la opcin de ver todas las
solicitudes que se han hecho para esta persona o slo las que permanecen abiertas.

El formulario nos mostrar un listado que resume el estado de la solicitud, donde:

- SOLI: el material ha sido solicitado

- NOAH: el material no est disponible temporalmente en el centro al que se solicita
- NODI: el centro no enva el material solicitado
- ENVI: el material ya ha sido enviado por el centro
- AQU: el material ha llegado
- ACUS: acuse de recibo enviado
- PROR: se solicita prrroga
- DEVU: el material se devuelve
- RECI: notificacin recibida y cerrada

Seleccionando una solicitud de la lista tendremos la opcin de actualizarla, establecer una

fecha de vencimiento o ver sus datos y cronologa.

Desde el formulario que aparece al pulsar Establecer la fecha de vencimiento, podemos

fijar la fecha de trmino a 3 6 meses, o una fecha personalizada.

105

 Herbar3.7
Manualdeusuario

Figura 97. Fecha de vencimiento.

Desde el botn Actualizar solicitud se tiene acceso al siguiente formulario desde el que se
ven los datos de la solicitud seleccionada y se puede editar su estado. A travs de l se
puede confirmar que el material ha sido enviado pulsando el botn se enva el material,
que el material no est disponible temporalmente o que el material no se enva.
Adems se puede aadir un comentario tras pulsar cualquiera de estas tres opciones.

Figura 98. Actualizacin del estado de una solicitud.

En todo momento se puede Ver la cronologa y los datos de la solicitud.

106

 Herbar3.7
Manualdeusuario

Figura 99. Cronologa y datos de una solicitud.

Los distintos estados por los que pasa la solicitud una vez enviada al correspondiente
centro puede verse en el siguiente esquema.

Figura 100. Estados por los que pasa una solicitud.

107

 Herbar3.7
Manualdeusuario

9.3. Informes sobre solicitudes

Los botones Ver solicitudes vencidas y Ver solicitudes ignoradas del submen de
solicitudes permiten obtener listados en formato de informe MS Access, de las solicitudes vencidas e
ignoradas.

Mediante el botn Ver fiabilidad de los centros se accede a la consulta en la que se

establece un porcentaje de fiabilidad dependiendo de las solicitudes que hayan sido respondidas.

Al igual que en el caso del men de prstamos, tambin se pueden imprimir desde aqu
sobres, tanto para centros como para personas, as como acceder al mismo formulario de impresin
de diversos certificados, declaraciones y etiquetas.

10. INTERCAMBIOS

Los intercambios son conjuntos de envos entre instituciones o personas de los que se
mantiene un balance. Estas operaciones se llevan a cabo desde la pestaa Intercambios del men
principal.

Figura 101. Seleccin de programas de intercambio.

La unidad del intercambio es el paquete de intercambio que puede constar de varios envos.

108

 Herbar3.7
Manualdeusuario

Para dar de alta un programa de intercambio se empieza pulsando el botn Aadir/Editar

programa de intercambio:

Figura 102. Alta y mantenimiento de programas de intercambio.

Los datos a introducir son los siguientes:

- Nombre del programa

- Seleccionar la persona con la que se realizar el intercambio
- Introducir el nombre de la coleccin (COLECTIO) cuyo material ser objeto de
intercambio
- Introducir una breve descripcin (BREV_DESCR)y, si se quiere, alguna observacin
- Si se activa el checkbox Fotocopias_O_Ejemplares el intercambio ser de ejemplares por
fotocopias, en caso contrario, ser de ejemplares por ejemplares
- Activar el programa o desactivarlo mediante el checkbox ACTIVO. Si el programa no est
activo, entonces no aparece en el listado de programas de intercambio.

Una vez dado de alta un programa, se pueden registrar tanto los envos de material como el
material recibido.

10.1. Recepcin de envos

Pulsando el botn de Registrar material recibido se accede a la siguiente pantalla:

109

 Herbar3.7
Manualdeusuario

Figura 103. Registro de material recibido como intercambio.

A cada envo recibido, el programa le asigna un identificativo nico compuesto por la fecha
y hora a la que se le dio de alta. De este modo, se podrn registrar varios envos en el mismo da.
Tambin se puede asignar una descripcin y observaciones.

Para valorar el envo recibido hay establecida una jerarqua de cuatro tipos de ejemplares
segn su coste: tipo1, tipo 2, tipo 3 y duplicados.

A partir de aqu ya se puede hacer la valoracin del material recibido. Para ello se puede
escoger entre dos diferentes formas de hacerlo:

- Valorar envo. Es la forma ms sencilla de hacer la valoracin: en esta misma pantalla se

da un valor fijo (en euros) a cada ejemplar dependiendo del tipo que sean. Tendremos
entonces que indicar el nmero de ejemplares recibidos para cada uno y pulsando el botn
Valorar envo obtenemos en la casilla VALORACIN el total en euros.
- A partir de una tabla existente. Pulsando el botn Valorar el envo con tabla, pasamos
a una pantalla donde damos el nombre y la localizacin de una tabla que contiene los
ejemplares recibidos. Esta tabla ha de tener una estructura semejante a una tabla de
Entrada Rpida.

110

 Herbar3.7
Manualdeusuario

Figura 104. Valoracin de especmenes.

Tambin tenemos que elegir la coleccin con la que queremos valorar el recibo y realizar
los clculos.

Se realizar una comparacin entre los ejemplares recibidos (tabla de Entrada Rpida) y los
existentes en la coleccin, teniendo en cuenta a qu jerarqua pertenece cada ejemplar, el
nmero de ellos que hay en nuestra coleccin y si son taxones de los que ya tenemos algn
ejemplar.

Una vez dados todos los datos, pulsamos Crear adjuntos de valoracin.

Despus, mediante el botn Calcular, obtendremos una pantalla con los clculos
detallados y la valoracin total en euros.

111

 Herbar3.7
Manualdeusuario

Figura 105. Valoracin de especmenes a partir de tabla.

Una vez realizada la valoracin mediante cualquiera de los dos mtodos, cerramos el
formulario donde se dio de alta el material recibido.

10.2. Preparacin de envos salientes

Para registrar un envo de material pulsamos el botn Preparar envi de material del
men de Intercambio:

112

 Herbar3.7
Manualdeusuario

Figura 106. Lista previa de intercambios.

Desde aqu, vamos aadiendo uno a uno los ejemplares a enviar a travs de su nmero de
herbario. Esta lista se puede ampliar o borrar para iniciar una nueva.

A partir de los registros seleccionados pulsando Preparar lista definitiva se abre el

formulario que sigue para confirmar los registros que pasarn a formar parte de de dicha lista.

Figura 107. Lista definitiva de intercambios.

Pulsando el botn Lista definitiva se abrir un nuevo formulario para seleccionar nuestro
envo.

113

 Herbar3.7
Manualdeusuario

Figura 108. Crear el envo con la lista definitiva.

Despus pasaremos a crear las hojas de envo y las listas a travs de una pantalla donde
tendremos que elegir nuestro programa y nuestro envo. Primero crearemos la hoja de envo y luego
la lista de material, ambos en Word.

Desde el men de intercambio podremos tambin Ver los envos realizados en cada
proyecto y obtener listas de materiales de cada envi.

Figura 109. Visualizacin de envos realizados

114

 Herbar3.7
Manualdeusuario

Tambin desde el men de intercambios podemos generar hojas de envo y listas de

material.

Figura 110. Impresin de hojas de envos y listas.

Figura 111. Diagrama de procesos de intercambios.

115

 Herbar3.7
Manualdeusuario

11. EXPORTAR PARA INTERNET

El valor aadido que da una base de datos consultable por Internet al Centro o Institucin
es enorme. Dotar de bases de datos en lnea a las colecciones es la tendencia y es el futuro
inmediato.

HERBAR introduce la opcin de exportar los datos de la coleccin (DETER+ESPEC) a

tablas listas para ser "enganchadas" va ODBC (Open Database Connectivity) a sistemas como:

El herbario de Criptgamas de Real Jardn Botnico en lnea

http://161.111.170.202/herb/asp/
Red Mundial de Biodiversidad de la CONABIO (REMIB)
http://www.conabio.gob.mx/remib/doctos/remib_esp.html
Formato DarwinCore v2, que es con el que funciona GBIF
http://www.tdwg.org/activities/darwincore/

La informacin necesaria para esta opcin ha de registrarse en la configuracin bajo la

solapa Internet.

Figura 112. Configuracin de datos de exportacin a Internet.

En el campo Directorio y fichero MDB para exportacin de datos a Internet se

debe especificar la base de datos donde queremos exportar nuestros datos de la coleccin. Esta
base de datos la debe crear el usuario antes de realizar ninguna exportacin, en el directorio que se
especifique y con el nombre que se desee, por ejemplo Internet_GBIF.mdb. Durante el proceso
de exportacin se crear en dicha base de datos la tabla DARWINCOREV2, que contendr los
datos de la coleccin que se van a poner en Internet.

116

 Herbar3.7
Manualdeusuario

La exportacin se realiza desde el men principal pulsando en la pestaa Exportar para

Internet.

Figura 113. Opciones de exportacin de datos.

Importante: Antes de hacer la exportacin hay que comprobar el parmetro de Windows referente al
Separador Decimal que se va a utilizar, para que las coordenadas geogrficas se exporten con 2
decimales de precisin y as su localizacin en el mapa Web sea exacta. Para ello hay que ir al men Inicio
de Windows pulsar en:
Inicio Panel de Control Configuracin regional Botn Personalizar pestaa Nmeros: en el
campo de Separador Decimal se escribe un punto en vez de una coma.

La exportacin se puede realizar de dos formas:

1. Filtrando previamente aquellos especmenes que no deseamos exportar:

a. Pulsar el botn Filtrar y poner las condiciones del filtro.

b. Pulsar el botn Exportar para exportar todos menos los filtrados

2. Exportar todos los especmenes pulsando directamente el botn Exportar.

En el caso 1. se realiza un filtro negativo, es decir, se van a exportar todos menos los que
coinciden con las condiciones que especificamos en la pantalla.

117

 Herbar3.7
Manualdeusuario

Importante: Se debe pulsar el botn Borrar excluidos en caso de iniciar un nuevo filtro independiente
del anterior, ya que en caso de no borrarse se van acumulando los efectos del filtrado y el siguiente filtro
se realiza sobre el resultado del filtro anterior.

Figura 114. Condiciones del filtro negativo para exportar datos.

En este caso se van a exportar todos menos los registros del gnero Leucodon (filtro
negativo).

En el botn Ver excluidos se visualizan los registros que no se van a exportar, vistos en
modo tabla.

En el botn Ver informe se visualizan los registros que no se van a exportar, vistos en
modo informe.

En el botn Eliminar filtro limpia el ltimo filtro que se haya realizado.

Una vez excluidos aquellos que no deseamos exportar, se va al formulario principal de

Exportacin y se pulsa el botn Exportar.

La georreferenciacin de los especmenes que se exporte va a ser siempre la

georreferenciacin preferida.

118

 Herbar3.7
Manualdeusuario

Importante: Los datos exportados se almacenan en la tabla DARWINCOREV2 de la base de datos que
se haya especificado en la configuracin de la exportacin para Internet (en nuestro ejemplo:
C:\Herrbar\Internet.mdb). Hay que tener en cuenta que cada exportacin reemplaza los datos que
hubiera en la tabla DARWINCOREV2, por lo que se recomienda renombrar dicha tabla antes de hacer
una nueva exportacin, en el caso de que se quiera conservar la informacin que almacena
DARWINCOREV2.

En el caso de coordenadas UTM, el campo RadioPunto se calcula de forma automtica en

la exportacin de datos para DARWINCOREV2, al igual que se realiza en dicho proceso el
recentrado de las UTM para hallar las coordenadas geogrficas decimales que van en
DARWINCOREV2.

119

 Herbar3.7
Manualdeusuario

12. APNDICE I: TABLAS Y RELACIONES

12.1. Tablas

HERBARIO.MDB

TABLA DESCRIPCIN

Datos de la coleccin que tenemos seleccionada en la

ACTIV_COL
aplicacin.
ATRIB_ER Atributos para las tablas de Entrada Rpida
Contiene, en diferentes idiomas, los textos utilizados en los
Babel
formularios de la aplicacin.
Conectores Conectores utilizados para la bsqueda de informacin.
Consulta bbdds Plantilla utilizada para diferentes opciones de consultas.
DARWINCORE Tabla para exportar datos de las colecciones a Internet (Digir)
DEC_groups Cdigo para color.
DEntryControl Control interno de campos para bloqueo y repeticin de stos.
Entrada Rpida Plantilla para crear tablas de Entrada Rpida.
Entrada Rapid2 Plantilla para crear tablas de Entrada Rpida con atributos.
ETINORM Tabla final de la que se obtienen las etiquetas de la coleccin.
Filtro Tabla de control interno.
Herbarsys Almacena la lista de tablas de la base de datos Herbasys.mdb
Historial Herbar Historial de las versiones del programa con sus mejoras
IDQUAL Calificadores de la identificacin
Localizacin de la base de datos Herbasys.mdb para cada
INICONFIG
coleccin.
MSG-IDIOMAS Mensajes de HERBAR en diferentes idiomas.
M_ejemplares Alias de la tabla de Entrada rpida con atributos.
TEMPETI Tabla intermedia de salida de datos para las Etiquetas.
TEMPORAL Tabla intermedia para el prstamo de material
Textos cartas modelos Encabezados y textos para documentos Word.

Tabla 2. Lista de las tablas de la base de datos Herbario.mdb

120

 Herbar3.7
Manualdeusuario

CADA_COLECCION.MDB

TABLA DESCRIPCIN
ATRIESPEC Atributos asignados al espcimen
DETER Determinaciones del espcimen
ESPEC Datos fijos del espcimen
GEOESPEC Georreferenciaciones del espcimen
GEOLINK Relaciones entre georreferenciaciones del espcimen
GEOREF Georreferenciaciones
Imgenes (Vinculada: M_imag) Rutas y enlaces a las imgenes del espcimen
Municip (M_municip) Municipios dados de alta por el usuario
NOMEN (M_nombres) Nombres taxonmicos
RELACIONES Relaciones entre especmenes
TaxonConcept Taxones dados de alta en rbol taxonmico y relacin entre ellos
TAXONOMA (M_taxonoma) Referencias Taxonmicas
TIPORELAC Tipos de relaciones que pueden existir entre especmenes
UBICESPEC Ubicaciones de los especmenes

Tabla 3. Lista de las tablas de la base de datos de la coleccin

HERBARSYS.MDB

TABLA DESCRIPCIN
ARMARIOS Armarios para depsito de especmenes
ATRIB_DISCIPLINA Disciplinas de los atributos
ATRIBDOMINIO Dominios de los atributos
ATRIBTYPE Tipos de datos de los atributos
ATRIBUTOS Diferentes atributos de los especmenes
ATRIBVALOR_DISC Valores asignados a las disciplinas
ATRIBVALORLIST Valores asignados a los atributos
CENTRO Centros para correspondencia, prestamos, etc.
COLECTIO Colecciones; Ej. MA-Fungi; cada nombre, una coleccin
COLECTORES (M_Colectores) Colectores
CONFIG Datos de configuracin de la aplicacin
Consultas Consultas de especmenes pertenecientes a otros centros
DISCIPLINAS Diferentes disciplinas de las colecciones
ER ---- Entrada rpida en donde ----- es el nombre dado por el usuario
ES_TIPO Diferentes clases de tipos
ETIATRIB Diseo de las etiquetas

121

 Herbar3.7
Manualdeusuario

Filtro_Excluidos Especmenes excluidos al exportar a DarwinCore

FORMATO Diferentes formas de conservacin del ejemplar
INET_LOG Registro de exportaciones a Internet
INTER_RECI Envos de intercambio recibidos y enviados
INTERCAMBIO Programas de intercambio
INTERITEM Ejemplares en seleccin para ser enviados
INTERITEM temp Control de los ejemplares en seleccin para ser enviados
ISO 3116 country 2 3 letter codes ISO 3116 country 2 3 letter codes
ITEMPRES Material en prstamo
Lotes Lotes de material sin procesar, generalmente pendiente de estudio
muestra ETIMATIC Ejemplo de ETIMATIC para importar
NIVELES Niveles fsicos de las ubicaciones
PAISES Pases ISO
PERSON Personas
PRESTA Prstamos
PRESTADO_DEF Lista previa de prstamos con determinacin escogida
PRESTADO_PREV Lista previa de prstamos sin determinacin escogida
PROVI Provincias
Solicita a temporal Tabla temporal de solicitudes
SOLICITA_A Solicitud a centro
SOLICITUD Solicitud de material desde el centro a otras instituciones
SOLICITUD STATUS Posibles fases de material solicitado
UBICACIONES Diferentes ubicaciones fsicas de los especmenes

Tabla 4. Lista de tablas de la base de datos Herbarsys.mdb

12.2. Relaciones
En HERBAR es muy comn que la informacin de varias tablas est relacionada entre s.
Las relaciones ms importantes existentes entre distintas tablas de HERBAR pueden verse en la
siguiente figura.

122

 Herbar3.7
Manualdeusuario

Figura 115. Principales relaciones de la aplicacin.

123

 Herbar3.7
Manualdeusuario

13. APNDICE II: DOCUMENTOS WORD DE

SALIDA
13.1. Nombre de los documentos Word de salida
Aqu se especifican los nombres de los documentos Word que son el origen de las salidas
de informacin en listados, etiquetas, cartas, certificados, etc.

ETIQUETAS

Opcin Documento Word

Etiquetas normales (1 x pag) etinorm1.doc
Etiquetas normales (4 x pag.) eti4xpag.doc
Etiquetas normales Entrada Rpida (1 x pag) Eti1xpag.doc
Etiquetas normales Entrada Rpida (4 x pag.) eti4xpag.doc
Etiquetas para mixomycetes eti_myx.doc
Etiquetas de cdigos de barras etibarr.doc
Etiquetas para preparaciones microscpicas etiprep.doc
Etiquetas para el lateral de las cajas de mixomycetes etilat.doc

PRSTAMOS

Opcin Documento Word

Hoja de prstamo hojapres.doc
Generar sobres m_sobre.doc
Generar sobres de solicitudes actualizadas hoy pe_sobre.doc
Carta de Reclamacin
Con derecho a prrroga (espaol) MOD_RE1E.DOC
Con derecho a prrroga (ingls) MOD_RE1I.DOC
Sin derecho a prrroga (espaol) MOD_RE2E.DOC
Sin derecho a prrroga (ingls) MOD_RE2I.DOC
En tercer grado (espaol) MOD_RE3E.DOC
En tercer grado (ingls) MOD_RE3I.DOC
Boletn de prrroga (espaol) MOD_EXTE.DOC
Boletn de prrroga (ingls) MOD_EXTI.DOC
Etiquetas de sobres para personas m_sobrep.doc

124

 Herbar3.7
Manualdeusuario

PRSTAMOS Y SOLICITUDES

Opcin Documento Word

Boletn de expedicin (CP 71) bol_expe.doc
Etiquetas postales (sobres) POST_ET.DOC
Certificado de aduanas (CN 23) aduana.doc
Certificado fitosanitario m_fitosa.doc

SOLICITUDES

Opcin Documento Word

Generar sobres m_sobre.doc
Generar sobres de solicitudes actualizadas hoy pe_sobre.doc
Generar cartas de peticiones de hoy m_soli.doc
Generar sobres de peticiones de hoy pe_sobre.doc
Etiquetas postales (personas) m_sobrep.doc

INTERCAMBIOS

Opcin Documento Word

Hoja de envo hojainter.doc
Lista de material listainter.doc
Generar sobres m_sobre.doc
Generar sobres de solicitudes actualizadas hoy pe_sobre.doc

ETIQUETAS POSTALES (CENTROS)

Opcin Documento Word

Generar sobres m_sobre.doc
Generar sobres de solicitudes actualizadas hoy pe_sobre.doc

ETIQUETAS POSTALES (PERSONAS)

Opcin Documento Word

Generar sobres m_sobrep.doc

Tabla 5. Documentos Word utilizados en la aplicacin

125

 Herbar3.7
Manualdeusuario

13.2. Etiquetas en Word

Los documentos generados en todo el programa son ficheros de Word (con

extensin.doc). Los documentos que utilizan datos provenientes de MS Access estn programados
para que realicen todos los pasos necesarios de forma automtica, hasta la generacin del
documento final a partir de los datos contenidos en las tablas.

Para que se ejecuten las macros programadas en los documentos, tendremos que
asegurarnos de que en nuestro programa Word est habilitada la opcin necesaria. Para ello,
abrimos un documento de Word y pulsamos en el men de Word la siguiente opcin:

Herramientas Opciones solapa Seguridad pulsamos botn Seguridad de

macros En la solapa Nivel de seguridad, tenemos que tener seleccionado el nivel bajo.

Figura 116. Opciones de seguridad de las macros.

126

 Herbar3.7
Manualdeusuario

Personalizar etiquetas
Las etiquetas pueden disearse a medida del usuario abriendo el documento Word
correspondiente y aadiendo o quitando campos de correspondencia, o editando textos. Para poder
manipular el documento y realizar cambios es necesario detener las macros y para ello es
necesario tener activada la opcin Media del nivel de seguridad indicado antes.

Al abrirse el documento que sirve de plantilla, Word nos avisar sobre la existencia de
macros, en este caso pulsamos el botn Deshabilitar macros. El documento generado ser la
plantilla que puede ser editada (tipografa, textos que aparecen por defecto, etc.). En algunos casos
puede interesar aadir nuevos campos, por ejemplo, en el caso de la etiquetas de los ejemplares. En
tal caso, una vez realizados los pasos explicados anteriormente, tenemos que trabajar con las
opciones de la barra de herramientas de Combinar correspondencia.

Para trabajar con la barra de Combinar correspondencia se pulsa:

Herramientas Cartas y correspondencia Mostrar barra de herramientas Combinar
correspondencia

Para insertar campos de la tabla ETINORM (contiene los datos de las etiquetas) se pulsar

el botn de Insertar datos combinados: . Se elige el campo que se desea aadir y se guarda el
documento para que permanezcan los cambios.

Figura 117. Insercin de un nuevo campo Hib en la etiqueta.

127

 Herbar3.7
Manualdeusuario

Para visualizar el documento final pulsaremos el botn de Ver datos combinados .

Una vez realizados los cambios, pulsamos el botn Combinar en un nuevo documento

, entonces se nos preguntar qu datos queremos combinar en el nuevo documento, en nuestro

caso elegimos Todos, generndose entonces el nuevo documento con las etiquetas solicitadas
listo para imprimir

Algunos documentos de etiquetas van configurados para tamao de papel mayor que el tamao A4
y con alimentacin manual. Si la impresora detecta un tamao de papel que no tiene, entonces no lo
imprime o lo imprime desconfigurado. Si se desea cambiar este diseo, hay que ir al men de Word
y pulsar en Archivo y seleccionar Configuracin de pgina y aqu se cambia la alimentacin
manual a automtica y se adaptan los mrgenes para ponerlos a acordes al tipo de papel A4.

Cambiar textos en los botones de las etiquetas

Tambin se pueden cambiar los textos de los botones de las etiquetas y personalizarlos con
las preferencias o necesidades de cada usuario. Para ello hay que abrir la tabla BABEL y
posicionarse el campo FORMA: filtraremos por el texto TipoEti,as se muestran los registros que
hacen referencia al formulario de Tipos de Etiquetas. Ahora nos posicionamos en el campo
IDIOMA y filtramos por el idioma en que se tiene configurado en HERBAR. Ahora podemos
cambiar en el campo CAPTION el texto que deseemos cambiar y escribir el titulo que se desee:

Figura 118. Personalizar textos de los botones de etiquetas.

Se cierra la tabla guardando los datos y al acceder de nuevo a la pantalla de Tipos de

Etiquetas se pueden comprobar los cambios.
128

 Herbar3.7
Manualdeusuario


14. APNDICE III: ATRIBUTOS SEGN CADA
DISCIPLINA

Atributos segn cada disciplina agrupados por dominios

Estos son los atributos que vienen configurados por defecto y que cada usuario puede
adaptar y cambiar segn sus necesidades.

Atributos en rojo *: obligatorios

Atributos en azul #: protegidos

DOMINIO ATRIBUTO TIPO VALORES DISCIPLINA

Biolgico Organismo asociado Texto Libre Botnica
Fase biolgica Lista Huevo Entomologa
Herpetologa
Ornitologa
Ictiologa
Invertebrados
Larva Entomologa
Crislida Entomologa
Imago Entomologa
Juvenil Ornitologa
Adulto Entomologa
Ornitologa
Espora Botnica
Sexo Lista Macho Entomologa
Hembra Herpetologa
Mixto Ornitologa
Ictiologa
Invertebrados
Mamferos
Edad Numrico Libre Entomologa
Herpetologa
Ornitologa
Ictiologa
Invertebrados
Mamferos
Fenologa # Lista Flores Botnica
Fruto
Frtil
Estril Sin
hojas
129

 Herbar3.7
Manualdeusuario


DOMINIO ATRIBUTO TIPO VALORES DISCIPLINA
Envergadura/Talla Numrico Libre Entomologa
Herpetologa
Ornitologa
Ictiologa
Invertebrados
Mamferos
Peso Numrico Libre Herpetologa
Ornitologa
Ictiologa
Invertebrados
Mamferos
Osificacin Craneal Numrico Libre Herpetologa
Ornitologa
Ictiologa
Mamferos
Preparacin Foto Numrico Libre ?
Foto S.E.M. Numrico Libre ?
Teidos Numrico Libre Herpetologa
Ornitologa
Ictiologa
Mamferos
Microbiologa
Esqueletos Numrico Libre Herpetologa
Ornitologa
Ictiologa
Mamferos
En alcohol Numrico Libre Entomologa
Herpetologa
Ornitologa
Ictiologa
Invertebrados
Mamferos
Seco Numrico Libre Entomologa
Herpetologa
Ornitologa
Ictiologa
Invertebrados
Mamferos
Formato principal # Lista Caja Foto Botnica
Lmina Dibujo Conservado
en lquido Preparacin
microscpica Preparacin
M.E.B. Sobre
Estudio molecular
Piel Numrico Libre Herpetologa
Ornitologa
Ictiologa
Mamferos
Piel plana Numrico Libre Herpetologa
Ornitologa
Ictiologa
130

 Herbar3.7
Manualdeusuario


DOMINIO ATRIBUTO TIPO VALORES DISCIPLINA
Mamferos
Pliegos/Ejemplares*# Numrico Libre Botnica
N Tejido Numrico Libre Mamferos
Ictiologa
Microbiologa
Preparacin Numrico Botnica
microscpica Microbiologa
Mtodo_preparacin1 Lista Mamferos
Herpetologa
Microbiologa
Mtodo_preparacin2 Lista Mamferos
Herpetologa
Microbiologa
Mtodo_preparacin3 Lista Mamferos
Ornitologa
Ictiologa
Invertebrados
Mamferos
Microbiologa
Tipo de ingreso # Lista Cesin Botnica
Comodato Entomologa
Compra Herpetologa
Dacin Ornitologa
Desconocido Ictiologa
Depsito Invertebrados
Donacin Mamferos
Campaa/Proyecto Microbiologa
Procedencia del ejemplar Texto Libre Botnica
Entomologa
Herpetologa
Ornitologa
Ictiologa
Invertebrados
Mamferos
Microbiologa
Preparador Texto Libre Mamferos
Herpetologa
Microbiologa
N Preparador Texto Libre
Sacar del congelador Fecha Mamferos
Mtodo de conservacin Texto Libre Entomologa
Herpetologa
Ornitologa
Ictiologa
Invertebrados
Mamferos
Testigo ADN Lgico Si Botnica
No Entomologa
Herpetologa
Ornitologa

131

 Herbar3.7
Manualdeusuario


DOMINIO ATRIBUTO TIPO VALORES DISCIPLINA
Ictiologa
Mamferos
Invertebrados
Gnadas Texto Libre Mamferos
Ictiologa
Grasa Texto Libre Mamferos
Ictiologa
Secuencia Numrico Libre Ictiologa
Electroforesis Texto Libre Ictiologa
Recoleccin Fecha de recoleccin Fecha Libre Botnica
Entomologa
Herpetologa
Ornitologa
Ictiologa
Invertebrados
Mamferos
Hora de recoleccin Fecha Libre Entomologa
Herpetologa
Ornitologa
Ictiologa
Invertebrados
Mamferos
Mtodo de Lista Trampa Entomologa
recoleccin/captura Veneno Herpetologa
Red japonesa Invertebrados
Red de arrastre Mamferos
Cultivo cmara hmeda Ornitologa
Ictiologa
Botnica
Cultivo Placa Petri Texto Libre Botnica
Microbiologa
Reactivo Texto Libre Botnica
Microbiologa
Proyectos Revisado Texto Libre Entomologa
Herpetologa
Ornitologa
Ictiologa
Invertebrados
Mamferos
Ingreso Referencia de ingreso Texto Libre Botnica
Entomologa
Herpetologa
Hbitat Hbitat # Texto Libre Botnica
Entomologa
Herpetologa
Ornitologa
Ictiologa
Invertebrados
Mamferos
Microbiologa
Salinidad Numrico Libre Ictiologa
132

 Herbar3.7
Manualdeusuario


DOMINIO ATRIBUTO TIPO VALORES DISCIPLINA
PH Numrico Libre Ictiologa
Microbiologa
TempSuelo Numrico Libre Botnica
Entomologa
Herpetologa
Invertebrados
Mamferos
Microbiologa
Temperatura Numrico Libre Botnica
Entomologa
Herpetologa
Ornitologa
Ictiologa
Invertebrados
Mamferos
Microbiologa
Turbidez Numrico Libre Herpetologa
Ictiologa
Invertebrados
Microbiologa

Tabla 6. Atributos segn disciplina.

133

 Herbar3.7
Manualdeusuario

15. APNDICE IV: GLOSARIO E INFORMACIN

ADICIONAL
15.1. Glosario
Definiciones bsicas para el usuario de MS Access:

TRMINO DESCRIPCIN
Aplicacin Es un programa que, una vez ejecutado, permite trabajar con el ordenador y
gestionar informacin.
Archivo Datos estructurados que pueden recuperarse fcilmente y usarse en una
aplicacin determinada. Se utiliza como sinnimo de fichero.
Barra de herramientas Conjunto de iconos que conducen a instrucciones.
Base de datos Conjunto de datos organizados para un uso determinado de modo tal que
resulte fcil acceder a ellos, gestionarlos y actualizarlos. En una base de datos
relacional, los datos se organizan en tablas.
Las bases de datos de MS Access tienen la extensin .MDB para que el
ordenador las reconozca como tal.
Campo Cada columna de una tabla representa un 'campo' de la tabla, sirve para
almacenar una determinada informacin, que califica a la entidad que representa
la tabla.
Clave Concepto de datos de un registro que se usa para identificarlo.
Clave primaria Una clave principal o primaria es una columna (o combinacin de columnas)
que permite identificar de forma inequvoca cada fila de la tabla, por lo que no
pueden haber en una tabla dos filas con el mismo valor en la columna definida
como clave principal. Cuando se define una columna como clave principal,
ninguna fila de la tabla puede contener un valor nulo en esa columna ni
tampoco se pueden repetir valores en la columna.
Configurar Adaptar una aplicacin software al resto de los elementos del entorno y a las
necesidades especficas del usuario. Es una tarea esencial antes de trabajar con
cualquier nuevo elemento.
Consulta Interrogacin realizada a una base de datos, en la que se requiere una
informacin o informaciones concretas en funcin de unos criterios de
bsqueda definidos. Una consulta proporciona una visin personal de los datos
almacenados en las tablas.
Descargar Copiar a travs de una red (Internet, BBS, etc.) un elemento que se encuentra
ubicado fsicamente en otro ordenador (Un fichero, un programa, un
documento, etc.) a nuestro disco duro. (Equivale a Download)
Directorio Conjunto de ficheros agrupados bajo un mismo nombre, lo que facilita su
utilizacin y administracin.
Extensin Son los caracteres que, precedidos de un punto, aparecen detrs del nombre de
un archivo. Permiten identificar y clasificar los ficheros.
Fichero Denominado tambin como archivo, consiste en una unidad de informacin en
la que se almacena el resultado de utilizar un programa de proceso de textos,
base de datos o cualquier otro tipo de aplicacin.
Formulario Un formulario es el objeto de MS Access diseado para la introduccin,
visualizacin y modificacin de los datos de las tablas. Vase ventana.
Fuente En tipografa, se denomina fuente a cada familia de letras, incluyndose

134

 Herbar3.7
Manualdeusuario

TRMINO DESCRIPCIN
nmeros y dems signos, identificables por su diseo y caractersticas
peculiares. Un sinnimo de fuente es tipo de letra.
Icono Imagen que representa un programa u otra utilidad; en HERBAR conduce a la
ejecucin de un comando o utilidad.
Importar Incorporar un objeto desde otro programa.
Informe Un informe es el objeto de MS Access diseado para dar formato, calcular,
imprimir y resumir datos seleccionados de una tabla. Generalmente se utiliza
para presentar los datos de forma impresa.
Integridad La integridad referencial es un sistema de reglas que utilizan la mayora de las
bases de datos relacionales para asegurarse que los registros de tablas
relacionadas son vlidos y que no se borren o cambien datos relacionados de
forma accidental produciendo errores de integridad de los datos.
Macro Bsicamente, se trata de un grupo de comandos de una aplicacin, organizados
segn un determinado juego de instrucciones y cuya ejecucin puede ser
solicitada de una sola vez para realizar la funcin que se desee ejecutar.
Mdb Las bases de datos de Access2000 tienen la extensin .MDB para que el
ordenador las reconozca como tal.
Path Camino o ruta que toma el software para acceder a los datos contenidos en una
unidad de almacenamiento.
Programa Conjunto de instrucciones ordenadas correctamente que permiten realizar una
tarea o trabajo especfico o para obtener un resultado determinado, cualquiera
que fuere su forma de expresin y fijacin.
Registro Conjunto de campos que contiene la informacin para un mismo "sujeto" de la
tabla; tambin se denomina fila, as todos los campos de un cliente forman un
registro, todos los campos de otro cliente forman otro registro,...
Relacin Vnculo establecido entre tablas de una base de datos. Existen distintos tipos de
relaciones: Intermedia, De uno a muchos (con integridad referencial, con
actualizacin en cascada), etc.
Tabla Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar los
datos. Tambin se define como un objeto o una entidad que se identifica a
travs de sus atributos campos (columnas), y puede ser la abstraccin de algo
real o intangible.
Tipo de datos Todos los valores de una columna determinada (campo) tienen el mismo tipo
de dato, y stos estn extrados de un conjunto de valores legales llamado
dominio de la columna.
Valor predeterminado El valor predeterminado es el valor que se almacenar automticamente en el
campo si no introducimos ningn valor.
Versin Referida a los programas, alude a mejoras posteriores de dichos programas.

Tabla 7. Glosario de trminos utilizados en este manual

135

 Herbar3.7
Manualdeusuario

15.2. Informacin adicional

Conversin de UTM a coordenadas lat/long

Las tablas que se generan para "Exportar para Internet" en cualquiera de sus modalidades
(HERBAR, REMIB, TSA) realizan la conversin de UTM a coordenadas lat/long decimales para
los registros que contengan los datos. El formato de salida es siempre en grados y decimales de
grado (signo menos para latitud sur y longitud oeste). Los formatos de entrada admitidos son:

Tipo Ejemplo Nota

Gradosminutos'segundos"[NS] 3050'15"N 230'10"W No hay conversin,
Gradosminutos'segundos"[EW] solo cambio de
formato
UseZoneX100LetterY100LetterEastingNorthing 30TUV4050
UseZone Easting Northing 30T 440 4650
[-]Grados.decimales de grado grados [-]grados.decimales 20.20 -2.80 No hay conversin;
de grado solo la separa en dos
campos

Tabla 8. Ejemplo de conversin a UTM y coordenadas

Mapping Agency--E.E.U.U., http://www.nima.mil/GandG/metadata/dt-md.html).

Nota: Para puntos del "Viejo mundo", la conversin utiliza el datum geodtico WGS84, lo que
da un error de unos 200 m con respecto a las coordenadas calculadas sobre los mapas de IGN o
del SGE, que utilizan el datum "European 50". Para puntos de las Amricas se utiliza el datum de
"Clarke 1866", que es el que utilizan la mayora de los mapas de esos pagos.

Para evitar incidencias en la exportacin para Internet con los campos LAT y
LONG hay que cambiar la configuracin regional del ordenador para que el Smbolo decimal sea
. y no , ya que de este modo, en la exportacin los datos de latitud y longitud sern
redondeados falseando los originales. Para ello:

Inicio Configuracin Panel de Control Configuracin Regional

Pulsamos la solapa NmerosEn Smbolo decimal elegimos la opcin .

136

 Herbar3.7
Manualdeusuario

15.2.1. Cmo crear mens en distintos idiomas

La gestin de los mens en distintos idiomas se hace a travs de una nica tabla BABEL.
Se pueden tener la mayora de los textos de la aplicacin en el idioma que se desee.

Para ver los textos de la aplicacin en otro idioma hay que aadir por cada registro en
castellano otro igual en el idioma deseado pero cambiando el campo IDIOMA y el CAPTION:

Idioma Forma Object Caption

Castellano consulta bbdd Texto25 Autor especie:

O para la versin en cataln:

Idioma Forma Object Caption

Catal Consulta bbdd Texto25 Autor espcie:

Figura 119. Fragmento de tabla Babel.

Para facilitar la tarea de la traduccin lo ideal es duplicar la tabla BABEL e ir cambiando el

idioma del campo CAPTION, e introducir el nombre del idioma (ingls, cataln, etc.) en el campo
IDIOMA. Luego habra que aadir todos estos registros traducidos a la tabla BABEL original para
que el men disponga del idioma antiguo y del nuevo.

En total son cerca de 2.000 registros para cada idioma.

137

 Herbar3.7
Manualdeusuario

El campo FORMA se refiere al formulario o ventana en el que aparece el texto. El campo

OBJETO se refiere al tipo de elemento dentro de la pantalla (botn, caja de texto, etc.). No se
deben modificar estos dos campos porque son los que internamente utiliza la aplicacin.

Una vez introducidos los registros para el idioma deseado, en el men de configuracin
aparecen directamente los idiomas disponibles y se elegir el que queremos visualizar:

Figura 120. Seleccin del idioma de la aplicacin.

Si nos olvidamos de algn texto, el programa funciona igualmente, tan solo no "traduce"
los textos de los que no dispone y los muestra en castellano.

Por ltimo, indicar que se agradecera recibir (en la direccin de e-mail habitual)
correcciones y adiciones de la tabla BABEL para incorporarlos en futuras versiones.

15.2.2. Documentos tiles

Documentos de utilidad que van en el zip de HERBAR:

Modelo de condiciones y peticiones para muestreos destructivos: Algunos

ejemplos, ver ficheros: Destructive Sampling BERK.htm, Destructive Sampling
NYBG.htm, Destructive Sampling FH.rtf, Destructive Sampling SI.doc, y los
modelos que tenemos en MA: Destructive Sampling MA.doc,
muestreo_destructivo.doc, muestreo_destructivo.pdf.
Procedimiento y modelo para documentar que un material de estudio es testigo
("voucher") de un anlisis molecular: Ver fichero: Testigo_ADN.pdf

138

 Herbar3.7
Manualdeusuario

15.2.3. Compactar y reparar las bases de datos

Esta herramienta de MS Access es de gran utilidad en los siguientes casos:

El tamao de la base de datos es desproporcionado con la cantidad de datos que

contiene y la velocidad de los procesos lenta.
En caso de un corte de luz que pueda daar la base de datos si sta estaba siendo
utilizada.

En ambos casos esta utilidad compacta y repara la base de datos, reorganizando la forma de
almacenar la informacin, reduciendo el tamao que ocupa y optimizando el acceso a los datos
(mayor velocidad en los accesos a los datos).

Para compactar y reparar las bases de datos, stas se deben abrir de forma independiente y
desde el men de MS-Access pulsar las opciones:

Herramientas Utilidades de Bases de datos Compactar y reparar Base de

Datos

Si la versin de MS-Access es en ingls: Tools DataBase Utilities Compact y

Repair Database

Figura 121. Herramienta de MS Access para compactar y reparar la Base de datos.

139

 Herbar3.7
Manualdeusuario

16. APNDICE V: PROBLEMAS CONOCIDOS

A continuacin se exponen algunos de los problemas conocidos de la aplicacin que
actualmente se encuentran en desarrollo.

16. 1. Importar configuracin

Esta opcin, disponible desde la pestaa Configurar del men principal, permite aplicar a
nuestro Herbar actual la configuracin de otro configurado anteriormente. Actualmente, esta
funcin no est operativa.

16. 2. Importacin de datos desde ficheros tipo ETIMTIC o

Entrada Rpida
Accesible desde la pestaa Introduccin de pliegos y revisiones del Men Principal.
Desde aqu se puede importar a nuestro programa datos de otras aplicaciones cuya funcionalidad es
semejante a la de HERBAR. Actualmente esta funcin se encuentra en desarrollo.

16.3. Valoracin de envos en intercambios

Accesible desde la pestaa de Intercambios. Desde dicho formulario existe la posibilidad
de valorar el material recibido a travs de una tabla en la que se han registrado previamente todos
los ejemplares. Actualmente esta seccin se encuentra en desarrollo para ofrecer al usuario la
posibilidad de editar los costes de cada ejemplar para obtener una valoracin personalizada.

16.4. rbol jerrquico de georreferenciaciones

Esta opcin de Herbar permite aadir y gestionar las georreferenciaciones o localidades en
forma de rbol jerrquico, al que tenemos acceso desde el botn Vista jerrquica del formulario
de georreferenciacin y Entrada Normal. Este formulario funciona actualmente pero se han
registrado incidencias durante su uso con la versin 2007 de MS-Access.

140

 Herbar3.7
Manualdeusuario

16.5. Atributos con comillas

A la hora de editar o dar un nombre a un nuevo atributo desde el formulario de Gestin de
atributos se recomienda no utilizar comillas simples (), ya que son conflictivas durante algunos
procesos que realiza la aplicacin e imposibilita la entrada de datos en algunos formularios.

141

Herbar3.7.ManualdelUsuario
UnidaddeCoordinacin,GBIF.ES
2011