CUESTIONARIO SOBRE PROCESOS Y RIESGOS

DIRECCIN, OFICINA, REA Direccin Difusin

CARGO rea de Extensin Cultural

FECHA 13 11 17

Preguntas:
I. GESTIN POR PROCESOS

1.1 Indique cul es el enfoque de procesos en su direccin, oficina o rea:

a. Slo predomina el enfoque funcional (vertical)

b. Se aplica un enfoque de procesos orientada a resultados (horizontal)

1.2 Considerando el Mapa de Procesos de la Entidad (Nivel 0) y (Nivel 1) que se

adjunta, identifique preliminarmente los procesos que ejecuta su oficina,
direccin o rea e indquelo(s) seguidamente:

PE Procesos Estratgicos Nivel O

DIFUSIN Y PROMOCIN DE LAS ACTIVIDADES CULTURALES DE LA

INSTITUCIN- Nivel1 (Extensin cultural tiene como objetivo generar un
espacio de reflexin y debate acerca de la cultura popular tradicional, as como
mantener una activa difusin artstica)

- Elaborar y elevar a la Direccin Difusin el plan de actividades culturales y

propuestas de obras cinematogrficas, seminarios, eventos de reconocimientos
y actividades afines para la aprobacin.
- Planificar, administrar y producir eventos culturales y/o coproducir eventos
- Administrar el registro de personas naturales y/o artistas que se dedican a
actividades culturales, a las artes, as como a la ejecucin de proyectos
culturales.
- Coordinar con entidades del sector pblico y privado asuntos vinculados a la
difusin de la cultura tradicional popular

1.3 En base a la respuesta anterior, desarrolle el siguiente cuadro, considerando los

siguientes conceptos:
Insumo (s): Elementos que ingresan al proceso para ser transformados de
acuerdo a los requisitos especificados. Los elementos de entrada pueden ser
tangibles (expedientes, formularios, solicitudes, escritos) o intangibles
(informacin) y generalmente son el producto o servicio que resulta de otro
proceso.
Producto(s): Conjunto articulado (entregable) de bienes y servicios que recibe
la poblacin beneficiaria con el objeto de generar un cambio. Los productos son
la consecuencia de haber realizado, segn las especificaciones tcnicas, las
actividades correspondientes en la magnitud y el tiempo previstos. Constituyen
los resultados intermedios o finales (salidas) de un proceso determinado.
 Proceso (Nivel 0) Proceso (Nivel 1) Insumo(s) Producto(s)

Eventos culturales que difunden y cumplen con los

PE Procesos Estratgicos Propuestas de actividades culturales objetivos de la institucin.
Gestin de la
Difusin Cultural 1. Elaborar y elevar a la Calendario de actividades culturales de la
Direccin Difusin el plan de Institucin (Direccin acadmica, investigacin Agenda de eventos culturales aprobada para la
y difusin) difusin de nuestras actividades como institucin a
actividades culturales y
travs de los diferentes medios de comunicacin.
propuestas de obras
Genera un vnculo con el pblico pues se
cinematogrficas, seminarios, identificada con las fechas coloquiales del
eventos de reconocimientos y calendario, fomentado el inters por nuestra
actividades afines para la
Calendario festivo nacional (fechas relevantes identidad cultural, objetivo de prioridad de la
aprobacin. aprobados por Instituciones gubernamentales escuela
que se encargan de institucionalizar Posicionar a la escuela como un punto de cultura
celebraciones en cuanto a la revalorizacin de con miras a la formacin de pblico y
nuestra cultura tradicional popular o posteriormente a la institucionalizacin de un
patrimonio inmaterial y material) centro cultural.
Sensibilizar a la poblacin respecto a la cultura
tradicional del Per como elemento de identidad
cultural para que se tome conciencia de esta y la
necesidad de conservarla.

2. Planificar, administrar y Apoyo tcnico de las reas de Prensa y Mayor pblico objetivo entre los asistentes
producir eventos culturales Comunicaciones: edicin de notas de prensa,
y/o coproducir eventos diseo, material audiovisual y publicitario.

3 Administrar el registro de
personas naturales y/o
artistas que se dedican a
actividades culturales, a las
artes, as como a la ejecucin Relaciones con Instituciones Pblicas y
de proyectos culturales.
Apoyo tcnico de las reas de mantenimiento,
computo, sonido y vigilancia: equipos de audio, Adecuado acondicionamiento segn las
laptop, proyector, etc.
Programacin de actividades culturales nivel
interno y externo.
Presupuesto muy limitado para el
financiamiento de un (1) evento cultural al
mes.
Publicidad especifica gracias a los nuevos
medios de prensa y publicidad, como las
campaas por redes sociales
Recopilacin de informacin va internet,
directorios, telfono, redes sociales, amistades, contextos sociales.
acadmicos y artistas.
privadas.
necesidades y exigencias de cada evento.
Descentralizar las actividades de la escuela y
generar vnculos de relaciones inter institucionales
a nivel gubernamental.
Limitaciones en cuanto a la programacin de
actividades culturales, las que podran ser 4 al mes.
Desconocimiento y desvalorizacin de las figuras
ms relevantes que se dedican a promover y/o
disertar la cultura popular tradicional del Per.
Inters cultural generado en las labores de nuestra
institucin, tanto a nivel acadmico y de
investigacin.
Interactuar con el pblico objetivo, atendiendo y
procesando sus opiniones y sugerencias, lo cual
permite conocer a profundidad al pblico asiduo a
nuestros eventos y espectculos.
Estadsticamente puede ser medido.
Base de datos de personas, empresas y
asociaciones vinculadas a la cultura y a la difusin
de artes tradicionales y populares en diferentes
Acceso rpido y selectivo a la informacin necesaria
para gestionar nuestras convocatorias.
Fortalecer y consolidar el nombre de la escuela
como un referente en el desarrollo e investigacin
de la cultura popular y tradicional.
Brinda prestigio nacional e internacional y nos abre
campos para realizar ms proyectos.
 Posibilitar el desarrollo de eventos en otros locales,
lo que nos permite descentralizar nuestras
actividades llegando a otro pblico objetivo.

Llegar a ms artistas y abrir la posibilidad a nuevos

Convocatorias internas y externas a travs de talentos de mostrarse en un ambiente ms
los medios de prensa. acadmico y profesionalizado.

Gestionar espacios pblicos para descentralizar la

4. Coordinar con entidades labor que promueve nuestra institucin. Visibilizar la escuela como un espacio de
del sector pblico y Brindar nuestros espacios a artistas o asociaciones intercambio cultural.
privado asuntos y acadmicos que difundan la cultura tradicional Abrir espacios de debate y fomentar la diversidad
vinculados a la difusin de del Per, de representacin o realizacin de en los estudios relacionados a la cultura popular y
la cultura tradicional prcticas culturales. tradicional.
popular
 1.4 De los procesos identificados en el punto 1.3, seale los que considere de mayor
criticidad (aquellos que son de mayor relevancia para el logro de los objetivos):

Proceso (Nivel 1)

Elaborar y elevar a la D.D el plan de actividades culturales y

propuestas de obras cinematogrficas, seminarios, eventos
de reconocimiento y actividades afines para la aprobacin.
Planificar, administrar y producir eventos culturales y/o
coproducir eventos.
Administrar el registro de personas naturales y/o artistas que
se dedican a actividades culturales, a las artes, as como a la
ejecucin de proyectos culturales.
Coordinar con entidades del sector pblico y privado asuntos
vinculados a la difusin de la cultura tradicional popular

1.5 Efectuado el numeral 1.4, completar el siguiente cuadro (escribiendo Si o No)

para conocer si cuentan con procedimientos (P), flujogramas (F) y si tienen
indicadores (I).

N Proceso (Nivel 1) P F I

PE Proceso Estratgico no no No

Gestin de la Difusin Cultural no no

1.6 En caso de contar con procedimientos, indicar de qu manera se realizan las

revisiones peridicas de los procesos, actividades y tareas con el fin de que se
estn desarrollando de acuerdo a lo establecido.

Indicador: de acuerdo al plan operativo institucional (POI 2017) se program un
evento al mes, el cual se evala de manera trimestral- anual.

...
 II. GESTIN DE RIESGOS
De los procesos crticos sealados en el numeral 1.4. Completar la siguiente matriz respecto a la identificacin de riesgos,
considerando la leyenda de la parte inferior:

Proceso
Causas (factores internos y
(Nivel 1) Riesgo Tipo Riesgo Efectos (Consecuencias)
externos)
Replantear la actividad y/o cancelacin del
Cancelacin de asistencias de evento, lo cual mella nuestra imagen
ponentes y/o personas involucradas Institucional.
Falta de comunicacin Interna y
externa Descoordinacin institucional
Falta de inters del acceso a nuevas
Riesgo Estratgico
plataformas y propuestas de Escaso Pblico y desperdicio de recursos del
difusin. estado peruano.
Desconocimiento de la labor que
promueve el rea de Extensin Incumplimiento o desconocimiento de los
Cultural a nivel Institucional objetivos principales de nuestra institucin.

1. Falta de Equipamiento 1. Problemas tcnicos durante las

(proyector mal colocado,
falta de ecran, equipos
Riesgo Operativo viejos, falta de personal
idneo para el manejo de
los equipos de sonido,
luces, etc.)
2. Falta de espacios adecuados
actividades, lo que conlleva a un
mal funcionamiento de los equipos.
Dando como resultado un evento
de promedio medio.
2. Mala imagen Institucional
 No se logra cubrir los gastos, programacin
Riesgo Financiero Bajo presupuesto limitada de actividades culturales.

No se cuenta con licencias de los

Manejo de Informacin e Riesgo tecnolgico Software original para el trabajo programas que utiliza nuestra institucin,
informalidad lo cual generara consecuencias legales
ante INDECOPI.
Riesgo: El riesgo es la posibilidad que un evento ocurra o afecte adversamente los objetivos de la institucin.

Tabla de clasificacin de Riesgos:

Riesgo estratgico Se asocia con la forma en que se administra la entidad. El manejo del riesgo estratgico se
enfoca en asuntos globales relacionados con la misin y el cumplimiento de los objetivos
estratgicos, la clara definicin de polticas y el diseo y conceptualizacin de la entidad por
parte de la Alta Direccin.
Riesgo operativo Comprende los riesgos relacionados tanto con la parte operativa como tcnica de la entidad,
incluye riesgos provenientes de deficiencias en los sistemas de informacin, en la definicin de
los procesos, en la estructura organizacional, en la desarticulacin entre dependencias, lo cual
conduce a ineficiencias, oportunidades de corrupcin e incumplimiento de los compromisos
institucionales.
Riesgo Financiero Se relacionan con el manejo de los recursos de la entidad e incluye, la ejecucin presupuestal,
la elaboracin de los estados financieros, los pagos, manejos de excedentes de tesorera y el
manejo sobre los bienes. De la eficiencia y transparencia en el manejo de los recursos, as
como su interaccin con las dems reas depender en gran parte el xito o fracaso de toda
entidad.
Riesgos de Se asocian con la capacidad de la entidad para cumplir con los requisitos legales,
cumplimiento contractuales, de tica pblica y en general con su compromiso ante la comunidad.
Riesgos de corrupcin Posibilidad de que por accin u omisin, se use el poder para desviar la gestin de lo pblico
hacia un beneficio privado.
Riesgos de tecnologa Se asocian con la capacidad de la entidad para que la tecnologa disponible satisfaga sus
necesidades actuales y futuras y soporte el cumplimiento de su misin.

Causas (factores internos o externos): Son los medios, las circunstancias y agentes generadores de riesgo. Los
agentes generadores entendidos como todos los sujetos u objetos que tienen la capacidad de originar un riesgo; se
pueden clasificar en cuatro categoras: personas, materiales, instalaciones y entorno.

Efectos (consecuencias): Constituyen las consecuencias de la ocurrencia del riesgo sobre los objetivos de la entidad;
generalmente se dan sobre las personas o los bienes materiales o no materiales con incidencias importantes como:
daos fsicos y fallecimiento, sanciones, prdidas econmicas, de informacin, de bienes, de imagen, de credibilidad y
de confianza, interrupcin del servicio y dao ambiental.