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MailStore Server

Der Standard fr E-Mail-Archivierung

MailStore Server, bereits in Version 10 verfgbar, hat


sich ber viele Jahre hinweg und durch den
erfolgreichen Einsatz bei ber 35.000 Kunden zu einem
weltweiten Standard fr die E-Mail-Archivierung in
Unternehmen entwickelt. Einfach zu installieren und in
jeder Situation absolut zuverlssig.
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E-Mails effizient nutzen und


langfristig sichern
E-Mail ist nicht nur eines der wichtigsten Kommunikationsmedien, sondern vielmehr auch eine der
umfassendsten und wertvollsten Informationsressourcen in Unternehmen. Die per E-Mail bertragenen
Daten werden in der Regel nicht noch an anderer Stelle gespeichert, sondern verbleiben in den Postfchern
der Mitarbeiter. Auf diese Weise entstehen Wissenssammlungen, die viele Jahre umfassen und tglich weiter
anwachsen. Dieses Wissen langfristig zu bewahren und fr alle Mitarbeiter effizient nutzbar zu machen, trgt
entscheidend zum Erfolg eines Unternehmens bei.

Die grundlegende Herausforderung


Unternehmen verfgen in der Regel ber ausgezeichnet funktionierende E-Mail-Server oder Groupware-
Lsungen zur E-Mail-Kommunikation. Diese Systeme wurden jedoch nie zur langjhrigen Aufbewahrung und
Bereitstellung groer Datenmengen konzipiert, woraus in der Praxis verschiedene technische, rechtliche und
wirtschaftliche Probleme resultieren.

Wie funktioniert E-Mail-Archivierung?


Ein E-Mail-Archiv ist als eine Ergnzung zum bereits vorhandenen E-Mail-System zu betrachten, was
selbstverstndlich unverndert weitergenutzt wird. Der Administrator kann bestimmen, welche E-Mails zu
welchen Zeitpunkten in das Archiv bertragen werden und ob die E-Mails nach der Archivierung aus den
Postfchern des regulren E-Mail-Systems gelscht werden sollen. Das Archiv kann auch sehr groe
Datenmengen effizient verwalten und allen Anwendern im Unternehmen einen schnellen und bequemen
Zugriff auf die archivierten E-Mails ermglichen.

Regelmig nach IDW PS 880 zertifiziert


Speziell fr KMU entwickelt
ber 35.000 zufriedene Kunden
Mittlerweile in Version 10 verfgbar
Fr nahezu alle E-Mail-Systeme geeignet
Einfaches Setup
Geringe Systemanforderungen
Wartungsarmer Betrieb

Die Experten fr E-Mail-Archivierung


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Vorteile der E-Mail-Archivierung


Rechtliche Sicherheit
Rechtliche Anforderungen E-Mails mssen genau wie Geschftsbriefe ber Jahre hinweg
erfllen vollstndig, manipulationssicher und jederzeit auffindbar archiviert
werden. Diese Anforderungen gelten fr alle Unternehmen in DACH. Der
nach IDW PS 880 regelmig zertifizierte MailStore Server ermglicht
die zuverlssige Einhaltung aller relevanten gesetzlichen Vorgaben.

E-Mails als Beweis nutzen ber die rechtlichen Anforderungen hinaus erleichtert die vollstndige
und gesetzeskonforme Archivierung die Nutzung von E-Mails im
Rahmen von Gerichtsprozessen als Beweis.

E-Discovery Die Archiv-Suche kann auch auf Unternehmensebene als e-Discovery-


Manahme verwendet werden, bei der der gesamte E-Mail-Bestand
eines Unternehmens in einem Schritt durchsucht werden kann.
MailStore Server bietet zudem einen speziellen Auditor-Zugriff fr
externe Prfer.

Schutz vor Datenverlusten


100% vollstndige Durch die Archivierung aller E-Mails sofort bei Ein- und Ausgang, also
Archivierung noch vor der Zustellung an die Anwender, knnen Sie die
Vollstndigkeit aller E-Mails im Unternehmen sicherstellen. Zustzlich
knnen alle bereits bestehenden E-Mails in einem Schritt archiviert
werden.

Unabhngigkeit von PST- PST-Dateien stellen fr die IT aus verschiedenen Grnden ein Risiko
Dateien bzw. eine technische Herausforderung dar. Mit MailStore Server knnen
alle PST-Dateien im Unternehmen archiviert und zentral gesichert
werden.

Storage-Anforderungen reduzieren
Auslagerung der Daten vom E-Mails knnen nach der Archivierung regelbasiert vom E-Mail-Server
E-Mail-Server gelscht werden und stehen dabei den Anwendern weiterhin ber das
Archiv zur Verfgung.

Speicherplatz einsparen Durch De-Duplizierung und Komprimierung belegen die Daten im Archiv
30 bis 70 Prozent weniger Speicherplatz als zuvor auf dem E-Mail-
Server.

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Backup und Restore vereinfachen


Backup- und Restore-Zeiten Durch die Reduzierung des Datenvolumens auf dem E-Mail-Server
verkrzen knnen Backup- und Restore-Zeiten deutlich verkrzt werden.

One-Click-Restore fr Anwender knnen E-Mails selbststndig mit nur einem Mausklick aus
Anwender dem Archiv wiederherstellen, wodurch die IT-Abteilung im Alltag
deutlich entlastet wird.

Produktivitt steigern
Extrem schnelle E-Mails sind eine wichtige und enorm umfangreiche Wissensressource.
Volltextsuche MailStore Server ermglicht allen Anwendern einen extrem schnellen
und komfortablen Zugriff auf ihre E-Mails und steigert so die
Produktivitt im Unternehmen.

Hohe Akzeptanz bei Beispielsweise durch eine nahtlose und intuitiv bedienbare Integration
Anwendern in Microsoft Outlook oder Web Access.

Postfachbegrenzungen Das Datenvolumen auf dem E-Mail-Server wird durch die Archivierung
abschaffen bereits konstant niedrig gehalten. Postfachbegrenzungen werden so
berflssig.

Unabhngigkeit
Unabhngigkeit vom Der kritische Aspekt beim Backup von E-Mail-Servern ist die Zeit, die fr
E-Mail-Server die Wiederherstellung der Daten im Schadensfall bentigt wird. In
dieser Ausfallzeit stehen den Mitarbeitern geschftskritische
Informationen nicht zur Verfgung. Bei einem Ausfall des E-Mail-Servers
oder bei Datenverlusten bleiben die E-Mails fr alle Anwender im
Unternehmen ber das E-Mail-Archiv zugreifbar. Geschftsaktivitten
knnen ohne Unterbrechung fortgefhrt werden.

Unabhngigkeit von In vielen Unternehmen werden E-Mails nicht lokal unter eigener
externen Anbietern Kontrolle, sondern auf externen Servern im Internet gespeichert. Dies
setzt Vertrauen in die zuknftige Verfgbarkeit des Betreibers und
dessen technischen Sicherungsmechanismen voraus. Die lokale
Archivierung dieser Daten bildet eine einfache zustzliche
Sicherungsmanahme.

Unabhngigkeit von Alle E-Mails knnen zu jeder Zeit und in Standardformaten aus dem
MailStore Archiv heraus wiederhergestellt werden. Dies garantiert langfristige
Unabhngigkeit, auch von MailStore selbst.

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Integrierte Speichertechnologie
Kern des MailStore Servers ist eine hochentwickelte Speichertechnologie, die keine externe
Datenbanksoftware bentigt und vom Setup an bereitsteht. Auf dieser Grundlage kann eine einzelne
MailStore Server-Installation problemlos bis zu 500 Benutzer und entsprechend stark wachsende E-Mail-
Volumen ber Jahre hinweg effizient verwalten. Bei deutlich hheren Benutzerzahlen empfehlen wir, das
individuelle Szenario mit unserem technischen Support-Team zu planen.

Effiziente Speicherung groer Datenvolumen


Maximale Skalierbarkeit Reduzierung des Speicherbedarfs
Ein Gesamtarchiv, wie es die Anwender sehen, MailStore Server reduziert den Bedarf an
kann intern aus beliebig vielen Archivspeichern Speicher durch De-Duplizierung auf MIME-Part-
zusammengesetzt werden. Gert der Archiv- Ebene. Dabei werden identische Dateianhnge
speicher, der fr die Ablage neu archivierter E- oder E-Mail-Bodies nur einmalig im Archiv
Mails vorgesehen ist, an seine Leistungsgrenzen, abgelegt, auch wenn diese mehrfach in den
so kann automatisch ein neuer Speicher im Postfchern der Anwender vorkommen.
Dateisystem angelegt und verwendet werden. Zustzlich werden die MIME-Parts komprimiert.
Dieses Konzept ermglicht nicht nur ein flexibles Auf diese Weise belegen die Daten im Archiv 30
Speichermanagement, sondern garantiert auch bis 70 Prozent weniger Speicherplatz als zuvor
die Skalierbarkeit ber groe Datenvolumen auf dem E-Mail-Server.
hinweg.

Weitere Merkmale
Flexibles Speicher- Sie knnen beispielsweise Archivspeicher, die aktuelle E-Mails
Management enthalten, auf schnellem und entsprechend teurem Storage ablegen.
ltere und weniger hufig zugegriffene Archivspeicher knnen hingegen
auf kostengnstigem Storage abgelegt werden.

Schutz vor Manipulationen MailStore Server verwendet SHA-Hashes und wendet auf E-Mail-Texte
und Dateianhnge eine AES256-Verschlsselung an. Auf diese Weise
wird sichergestellt, dass die archivierten Daten im Nachhinein nicht
mehr manipuliert werden knnen.

Optionale Verwendung von Unternehmen, die bereits ber eine entsprechende Infrastruktur
SQL Server verfgen, knnen auf Wunsch auch Microsoft SQL Server oder
PostgreSQL zur Datenablage verwenden.

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Flexible Archivierung
Mit MailStore Server knnen Sie Ihre E-Mails archivieren, ganz gleich, in welchem E-Mail-System diese
gespeichert sind. Bei der Archivierung werden keine nderungen an Ihrem E-Mail-System durchgefhrt und
Sie bentigen keinen administrativen Zugriff.

Untersttzte E-Mail-Systeme und Archivierungsmethoden


100% Vollstndige Archivierung Untersttzte E-Mail-Systeme
E-Mails knnen direkt bei Ein- und Ausgang Microsoft Exchange Server 2003, 2007,
archiviert werden. Der Vorteil: die Archivierung ist 2010, 2013 und 2016
immer vollstndig, auch wenn Anwender E-Mails Microsoft Office 365
aus ihren Postfchern lschen. G Suite
Beliebige IMAP- oder POP3-kompatible
Archivierung existierender E-Mails
E-Mail-Server und Webmail-Dienste
MailStore Server ermglicht zudem die
MDaemon, IceWarp und Kerio Connect
Archivierung bereits vorhandener E-Mails aus
PST, EML und andere Dateiformate
Postfchern, ffentlichen Ordnern, Shared
E-Mail-Clients wie Microsoft Outlook oder
Mailboxes und Dateien.
Mozilla Thunderbird

Allgemeine Merkmale
Dauerhafte Entlastung des Durch das regelbasierte Lschen von E-Mails nach der Archivierung
E-Mail-Servers kann das E-Mail-Volumen auf dem E-Mail-Server gleichbleibend
geringgehalten werden. Beispielsweise knnen tglich alle E-Mails, die
lter als 18 Monate sind, nach ihrer erfolgreichen Archivierung aus den
Postfchern gelscht werden.

Archivierung der MailStore bernimmt bei der Archivierung die von den Anwendern
Ordnerstrukturen angelegten Ordnerstrukturen. Dies steigert die Akzeptanz der Lsung
im Unternehmen und verbessert die Nutzbarkeit der archivierten Daten.

Originalgetreue Archivierung E-Mails werden ohne Informationsverlust und MIME-kompatibel


archiviert. Dies ermglicht nicht nur die Erfllung von rechtlichen
Anforderungen, sondern auch die Weiternutzung der Daten ber
MailStore hinaus.

Automatische Anlage von E-Mails werden grundstzlich ihren Besitzern im Archiv zugeordnet. Die
Benutzern im Archiv Benutzer knnen auf unterschiedliche Weise im Archiv angelegt
werden:
Manuelle Anlage
Active Directory-Integration
Generische LDAP-Integration
MDaemon-, Kerio Connect- und IceWarp-Integration
Google Apps-Integration
Office 365-Integration
Application Integration zur Synchronisierung mit beliebigen
externen Datenbanken

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Zugriff auf das Archiv


MailStore Server verzichtet vollkommen auf den Einsatz von Stub-Objekten oder anderen Technologien zum
Endanwender-Zugriff mit negativen Auswirkungen auf die Server-Performance und bietet unabhngig vom
Zugriffsweg immer eine unmittelbare Live-Sicht auf das Archiv.

Untersttzte Zugriffswege
Nahtlose Outlook-Integration MailStore IMAP Server
Anwender knnen ber ein komfortables Add-in fr MailStore Server besitzt einen integrierten IMAP-
Microsoft Outlook auf ihr Archiv zugreifen, welches Server, der es ermglicht, mit einem beliebigen
sich nahtlos in ihre gewohnte Arbeitsumgebung IMAP-fhigen E-Mail-Client lesend auf das
integriert. Das Add-in stellt dabei alle wesentlichen MailStore-Archiv zuzugreifen. Dies stellt sowohl fr
Funktionen wie die komfortable Suche, den Zugriff viele alternative E-Mail-Clients (z.B. Mozilla
ber die gewohnte Ordnerstruktur und One-Click- Thunderbird) unter beliebigen Betriebssystemen
Restore bereit. Die Verteilung des Add-ins kann (z.B. MacOS oder Linux), sowie fr mobile
ber Gruppenrichtlinien erfolgen. Plattformen eine komfortable Zugriffsmglichkeit
auf das E-Mail-Archiv dar.
Web Access
MailStore Web Access ermglicht den MailStore Client
systemunabhngigen Zugriff auf das Archiv ber Der MailStore Client bietet von allen Optionen zum
beliebige Internet-Browser. Zugriff auf das Archiv den grten
Funktionsumfang. So knnen nicht nur E-Mails
Mobile Web Access
durchsucht und betrachtet, sondern, abhngig von
ber den Mobile Web Access ist zudem die
den Rechten des jeweiligen MailStore-Benutzers,
Untersttzung moderner Smartphones oder
z.B. auch Archivierungs- und Exportaufgaben
Tablets (iOS, Android, Windows Phone und
eingerichtet und ausgefhrt werden.
Blackberry) gewhrleistet.

Maximale Produktivitt
Schnelle Volltextsuche MailStore Server bietet eine extrem schnelle Volltextsuche ber E-Mails
und beliebige Typen von Dateianhngen. Alternativ ist immer auch der
Zugriff ber die ursprngliche Ordnerstruktur mglich.

One-Click-Restore Anwender knnen E-Mails aus dem Archiv heraus mit nur einem
Mausklick in ihr Postfach selbststndig wiederherstellen.

Direktes Beantworten und Archivierte E-Mails knnen alternativ auch zum Beantworten oder
Weiterleiten von E-Mails Weiterleiten direkt in Microsoft Outlook oder in anderen E-Mail-Clients
geffnet werden (ohne Wiederherstellung).

Sichere HTML-Vorschau MailStore Server bietet fr alle Zugriffsoptionen eine sichere HTML-
Vorschau archivierter E-Mails mit einem Whitelist-basierten, eigens fr
MailStore entwickelten HTML-Sanitizer.

Teamwork Der Zugriff auf Archive anderer Mitarbeiter ist je nach Rechtevergabe
mglich.

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Rechtliche Sicherheit
Die in Deutschland, sterreich und der Schweiz geltenden gesetzlichen Anforderungen zwingen
Unternehmen ihre E-Mails ber viele Jahre hinweg vollstndig, originalgetreu, manipulationssicher und
jederzeit verfgbar aufzubewahren. Dazu gehrt jegliche Korrespondenz, durch die ein Geschft vorbereitet,
abgewickelt, abgeschlossen oder rckgngig gemacht wird. Beispiele sind Rechnungen, Auftrge,
Reklamationsschreiben, Zahlungsbelege und Vertrge.

Regelmige Zertifizierungen
MailStore Server wird regelmig durch eine unabhngige Wirtschaftsprfungsgesellschaft zertifiziert. Die
Prfung findet auf der Grundlage der Prfungsstandards des Instituts der Wirtschaftsprfer in Deutschland
e.V. (IDW) "Erteilung und Verwendung von Softwarebescheinigungen" (IDW PS 880) statt und bercksichtigt
alle Teilaspekte der Grundstze ordnungsgemer Buchfhrung, welche die Archivierung betreffen. Die
Zertifizierung bercksichtigt auch die in sterreich und der Schweiz geltenden Anforderungen.

Umfassendes Technologiekonzept
Vollstndigkeit der MailStore Server ermglicht die vollstndige Archivierung aller E-Mails
Archivierung im Unternehmen. E-Mails knnen beispielsweise noch vor der
Zustellung in die Postfcher der Mitarbeiter archiviert werden.

Originalgetreue Archivierung Archivierte E-Mails stimmen in jeder Hinsicht mit dem Original berein
und knnen bei Bedarf ohne Informationsverlust wieder aus dem
Archiv heraus wiederhergestellt werden.

Manipulationssichere Durch Bildung von SHA-Hashwerten ber die Inhalte der E-Mails und
Speicherung einer internen AES256-Verschlsselung schtzt MailStore Server die
archivierten Daten vor Manipulationen.

Aufbewahrungsfristen Grundstzlich kann ein Benutzer, solange dies nicht aktiv vom
Administrator gendert wird, keine E-Mails aus dem Archiv lschen.
Darber hinaus kann eine globale und ber allen Benutzerrechten
stehende Aufbewahrungsfrist definiert werden.

Legal Hold Ist Legal Hold aktiviert, knnen ungeachtet aller anderen mglichen
Konfigurationen von Benutzerrechten, Aufbewahrungsfristen usw.
keine E-Mails aus dem Archiv gelscht werden.

Protokollierung MailStore Server protokolliert lckenlos alle nderungen und


Ereignisse, die vom Administrator definiert werden knnen, ber eine
integrierte Auditing-Funktion.

Auditor-Zugriff ber einen speziellen Benutzer Auditor kann fr externe Prfer der
Zugriff auf das Archiv realisiert werden.

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Management API
MailStore Server kann ber seine leistungsfhige Management API und Shell flexibel in die bestehende IT-
Infrastruktur eines Unternehmens integriert werden. Auf diese Weise knnen individuelle Szenarien
umgesetzt und administrative Aufgaben automatisiert bzw. ferngesteuert werden. Die Administration API
ergnzt die Mglichkeiten zur Verwaltung von MailStore Server durch das Bereitstellen eines
Kommandozeilen- sowie HTTP-basierten Zugriffs auf alle administrativen Funktionen. Dies ermglicht die
vollstndig automatisierte Administration von MailStore Server mit Hilfe von Skripten oder sogar die
Einbindung in zentrale Management-Lsungen.

Systemanforderungen
Untersttzte Betriebssysteme
(32 & 64-bit)
Microsoft Windows Vista SP2
Microsoft Windows 7 SP1
Microsoft Windows 8.1
Windows 10
Microsoft Windows Server 2008 R2 SP1 und 2008 SP2 (Foundation, Standard, Enterprise, Datacenter)
Microsoft Windows SBS 2008 SP2
Microsoft Windows SBS 2011 SP1
Microsoft Windows Server 2012 und 2012 R2 (Foundation, Essentials, Standard, Datacenter)
Microsoft Windows Server 2016 (Essentials, Standard, Datacenter)

Allgemeine Merkmale
Sie bentigen keinen zustzlichen Webserver wie Microsoft IIS (MailStore Server startet einen
eigenen HTTP-Server auf den entsprechenden TCP-Ports)
MailStore Server kann problemlos in virtuellen Umgebungen wie VMware betrieben werden
MailStore Server kann problemlos in Terminal-Server-Umgebungen ausgefhrt werden
Microsoft SQL-Server ist nicht zwingend notwendig, kann aber optional eingesetzt werden

Hardware-Sizing
Whrend MailStore Server in den meisten Fllen ohne Planung out-of-the-box verwendet werden kann,
sollten grere Unternehmen die Lsung auch im Kontext der umgebenden IT-Infrastruktur betrachten und
eine kurze Planungsphase vorsehen. Weitere Informationen finden Sie in der MailStore Server Hilfe. Bitte
nutzen Sie auch die Mglichkeit, unseren technischen Support zu kontaktieren, um Ihren individuellen
Bedarf zu besprechen.

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ber 35.000 Kunden vertrauen auf


MailStore Server
Mit ber 35.000 Kunden zhlt MailStore Server zu den weltweit fhrenden E-Mail-Archivierungslsungen.
MailStore wird sowohl von kleinen und mittelstndischen Unternehmen aller Branchen, als auch von
zahlreichen ffentlichen Institutionen und Bildungseinrichtungen eingesetzt.

Bestwerte bei Kundenzufriedenheit


Mehr als 395 Kunden haben die Qualitt von Produkt, Support
und Dokumentation im Rahmen einer
Kundenzufriedenheitsumfrage bewertet. Die Auswertung zeigt,
dass MailStore Server die Erwartungen der befragten
Unternehmen erfllt. So wrden 99,0 Prozent der Teilnehmer die
Lsung weiterempfehlen. Die Stabilitt bewerten 97,5 Prozent
der Teilnehmer mit sehr gut oder gut und 93,7 Prozent stufen
die Performance der Softwarelsung als sehr gut oder gut
ein.

Download der Umfrage: www.mailstore.com/de/whitepaper/mailstore-


kundenzufriedenheitsumfrage-2016.pdf

Kundenstimmen
MailStore bietet im Vergleich zu der zuvor Wir wrden MailStore Server ganz klar
eingesetzten Lsung eine bessere Outlook- weiterempfehlen. Die Lsung ist robust und kann
Integration. Die Anwenderzufriedenheit sowie die nach einem einfachen und schnellen Setup
Performance konnten mit dem Wechsel zu praktisch ohne Wartungsaufwand betrieben
MailStore Server erheblich gesteigert werden. werden.
Jrgen Krapp, Netzwerkadministrator Jan Vermaelen, CTO
Beltz Gruppe Cofely

Erfahren Sie mehr ber unsere Kunden


Unter www.mailstore.com/de/referenzen.aspx finden Sie eine ausfhrliche bersicht unserer Referenzen,
Kundenstimmen und Fallstudien.

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Lassen Sie sich beraten!


MailStore Software GmbH
Clrather Str. 1-3 E-Mail: sales@mailstore.com
41748 Viersen Telefon: +49 (0)2162-502990
Deutschland Fax: +49 (0)2162-50299-29

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