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N 64 . MARZO 2013
INTRODUCCIN t4FBEBQUBBMBTOFDFTJEBEFTEFDBEBPSHBOJ[BDJO
t4FQVFEFOVUJMJ[BSJOEJDBEPSFTNFOTVBMFT
USJNFTUSBMFTPBOVBMFT
El cuadro de mando es una herramienta esencial para mejorar la gestin
empresarial mediante el seguimiento de objetivos estratgicos, el control Hay una frase celebre que nos permite decir que: Lo que no se mide no
de indicadores, y la asignacin de responsabilidades. Es indispensable te- se puede controlar y lo que no se controla no se puede mejorar. Es
ner una herramienta que nos permita como disear y poner en marcha bien cierto que para controlar la actividad empresarial necesitamos cono-
su cuadro de mando como principal sistema de indicadores en su orga- cer primero que objetivos hay que alcanzar y segundo poder utilizar una
nizacin. herramienta que nos permita medir si estamos consiguiendo los objetivos
previstos, la medicin debe ser numrica siempre para ellos vamos a utilizar
La inteligencia y conocimiento del negocio consiste en convertir los un instrumento los indicadores, que nos van a permitir medir en forma nu-
datos en informacin til en forma de indicadores y en utilizar estos mrica si estamos consiguiendo los resultados previstos.
indicadores para conocer y medir el grado de eficacia en las diferentes
reas para que los responsables de una organizacin tomen las decisio- Todo sistema de medicin debe de poder dar respuesta a estas preguntas:
nes oportunas. Qu debemos medir? Dnde es conveniente medir? Cundo hay que medir?
Quin debe medir? Cmo se debe medir? Cmo se utilizarn los resultados?
EL DISEO DEL CUADRO DE MANDO Quin y cundo revisar el sistema de obtencin de datos?
Disear Cuadros de Mando con Excel utilizando las tablas dinmicas nos va El diseo del cuadro de mando en Excel mediante tablas dinmicas permitir a
a proporcionar un instrumento para crear y disear un sistema muy completo la empresa disponer de informacin fiable en tiempo y forma sobre los distin-
de indicadores porque: tos aspectos de la actividad, de modo que se potencie la efectividad en la toma
de decisiones, se controle y efecte el seguimiento de objetivos estratgicos
t&TBEBQUBCMFBDBEBPSHBOJ[BDJOFODBOUJEBEZDBMJEBEEFJOEJDBEPSFT y de los objetivos de los procesos de negocio a travs de indicadores clave y
t&TnFYJCMFQPSRVFTFQVFEFVUJMJ[BSDPONVDIBPQPDBJOGPSNBDJO que asegure que la estrategia de la organizacin es conocida y compartida por
t1VFEFOQPOFSTFOVFWPTJOEJDBEPSFTRVFEBOEPMBIJTUPSJBHVBSEBEB todos los niveles de decisin.
t5SBCBKBQPSSFBTZSFTQPOTBCMFT
t4FEJTFBDPO&YDFMZTFBOBMJ[BOMPTSFTVMUBEPTDPOUBCMBTEJONJDBT El cuadro de mando ofrece a la direccin una idea de cmo est rindiendo la
t&TNVZGDJMEFVUJMJ[BSQPSFMVTVBSJPZBRVFUJFOFUPEBMBJOGPSNBDJOBTV empresa, este se desarrolla mediante una herramienta informtica de gestin
alcance. de ayuda a la toma de decisiones para los diferentes tipos de responsables que
t1FSNJUFDSFBSVOTJTUFNBEFBMFSUBDPOTFNGPSPTZHSmDPTEFTFHVJNJFOUP tiene cada empresa, basado en indicadores tanto financieros como operativos
para medir el grado de cumplimiento de los objetivos estratgicos. que existe un problema
Debe informarnos sobre si: mejoramos o Empeoramos, en definitiva analizar
En la construccin de un Cuadro de Mando hay dos procesos clave: el corres- la evolucin.
pondiente a la eleccin de los indicadores que se van a incluir y el referente Conocer las tendencias futuras en funcin de los resultados acaecidos.
al diseo del propio del Cuadro de Mando. De hecho, de nada sirve un buen Debemos tener mucho cuidado con el exceso de alertas: si hay demasiadas
trabajo en la eleccin de los indicadores ms adecuados si luego estos no se el usuario puede tener muchas dificultades de interpretacin.
muestran correctamente al usuario final. Debe ser lo suficientemente flexible para que la informacin sea adaptable
a diferentes tipos de usuarios.
Al disear un Cuadro de Mando debemos tener claro cuales son los objetivos
que el mismo persigue, bsicamente dos: Tambin debe proporcionar el formato y contenido suficiente para que pue-
da ser entendido de forma sencilla y rpida.
El primero: que sea un medio para verificar el estado de la empresa a nivel
corporativo, departamento, unidad de negocio, etctera, tanto en el mo- Ejemplo prctico de un cuadro de mando con tablas dinmicas
mento actual como su trayectoria futura.
El segundo que debe transmitir lo que va mal de forma muy rpida y sencilla, Veamos un ejemplo a continuacin para une empresa se servicios profesio-
destacando aquellos indicadores en los que el resultado no est en lnea con nales de asesora:
lo esperado para que la atencin recaiga sobre ellas. Sin olvidar tambin el
anlisis de los indicadores que cumplen los objetivos previstos. En este primer cuadro 1 vemos los indicadores por reas y el resto de infor-
macin.
El cuadro de mando debera mostrarnos las siguientes caractersticas:
Cuadro de mando resumido Cuadro 6: evolucin de indicadores del rea de recursos humanos
En nuestro ejemplo el cuadro de mando tiene los siguientes campos para cada
rea:
LUIS MUIZ
info@sistemacontrolgestion.com
www.sistemacontrolgestion.com
1
A continuacin en los siguientes cuadros se puede observar la evolucin por trimestre de los indicadores previstos y reales. As como las diferencias por periodo
y segn el tipo de indicador acumulados.
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Cuadro 4: evolucin de indicadores del rea de finanzas
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Cuadro 5: evolucin de indicadores del rea de Recursos
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Ejemplos de diferentes tipos de anlisis de indicadores con tablas dinmicas
Cuadro 7: evolucin de indicadores del rea de finanzas y diferencia entre periodos y aos
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Cuadro 8: evolucin de un indicador del rea de comercial, entre importes previstos y reales
Cuadro 8: evolucin de un indicador del rea de finanzas, entre importes previstos y reales pero por perodos y aos
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Cuadro 9: evolucin de indicadores del rea de clientes pero por importes acumulados por trimestres, siendo AC_IMPORTE_RE el importe acumulado real y
AC_IMPORTE_PR, el importe acumulado previsto.