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Manual de Usuario
Mdulo Expediente Electrnico
Descripcin breve
Mdulo utilizado para caratulacin, vinculacin de documentos, pases y consultas de
expedientes electrnicos.
DNGIYS
Capacitacion_gde@modernizacion.gob.ar
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Autoridades
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ndice
Autoridades ....................................................................................................................... 2
ndice ................................................................................................................................. 3
1. Introduccin ............................................................................................................... 4
2. Mdulo Expediente Electrnico (EE) .......................................................................... 6
2.2 Descripcin general ............................................................................................ 6
2.3 Pautas de accesibilidad ...................................................................................... 7
2.4 Acceso al mdulo ............................................................................................... 8
2.5 Expiracin de la sesin..................................................................................... 13
2.6 Formatos de campos ........................................................................................ 14
2.7 Pestaas .......................................................................................................... 18
2.7.1 Buzn de Tareas Pendientes...................................................................... 18
2.7.2 Buzn Grupal.............................................................................................. 73
2.7.3 Actividades ................................................................................................. 76
2.7.4 Tareas Supervisados .................................................................................. 77
2.7.5 Tareas en Paralelo ..................................................................................... 81
2.7.6 Consultas ................................................................................................... 94
2.8 Expediente con carcter reservado ................................................................ 104
3 Glosario ................................................................................................................. 107
4 Asistencia y soporte ............................................................................................... 109
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1. Introduccin
Los mdulos que integran el sistema GDE y que trabajan de forma integral son los
siguientes:
ESCRITORIO NICO (EU): es la interfaz que permite navegar por todos los
mdulos que integran el sistema GDE, por ello, se lo considera la cara visible del
GDE. Desde EU se configura el acceso a la plataforma de Gestin Documental
Electrnica (GDE). Muestra un resumen de todas las tareas pendientes que el
agente tiene en cada mdulo y las organiza segn un rango de antigedad en das.
Adems, a travs del EU cada superior jerrquico puede visualizar la carga de
trabajo del personal que tiene a cargo en su sector.
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Todos los documentos que conformen un expediente electrnico tendrn que ser
previamente generados en forma electrnica a travs de los mdulos
Comunicaciones Oficiales (CCOO), Generador de Documentos Oficiales
(GEDO), el propio mdulo de Expediente Electrnico (EE), o bien, si existieran en
papel u otro formato, debern ser digitalizados a travs de GEDO.
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Para comenzar a usar el mdulo EE se debe ingresar al sistema GDE con usuario
y contrasea, completar los datos personales requeridos por la plataforma y
configurar las aplicaciones y las tareas.
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http://eu.gde.gob.ar
Para entrar en el sistema GDE y visualizar todos sus mdulos, el individuo deber
completar con su nombre de usuario y contrasea la siguiente pantalla de login:
Luego de completar los campos usuario y clave deber cliquear sobre el botn
Acceder.
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La aplicacin contiene seis solapas con los grupos de actividades que el mdulo
permite realizar:
Para seleccionar una tarea o una opcin se debe cliquear sobre el nombre de la
solapa elegida.
Generados en CCOO:
Notas
Memorandos
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Generados en GEDO:
Actos Administrativos
Documentos Importados
Documentos Libres
Formularios Controlados
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Se pueden adjuntar documentos de trabajo, sin ser parte del expediente, ya que no
requieren de una firma electrnica y carecen de nmero de identificacin. Por
ejemplo, una normativa que complemente alguna etapa de la tramitacin.
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2.7 Pestaas
La pestaa Buzn Tareas Pendientes muestra las tareas del usuario logueado en
el sistema. Existen tres tipos de tareas que pueden efectuarse a travs de esta
pestaa del mdulo de Expediente Electrnico:
Para realizar cualquiera de las tareas que se reciben en el Buzn de Tareas Pendientes
se deben cliquear sobre el botn Ejecutar.
El botn Crear Nueva Solicitud es utilizado por aquellos usuarios que no tienen
perfil de caratulador y deben solicitar a otro usuario o sector la caratulacin del
expediente.
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Para realizar la solicitud debern ir a la solapa Buzn de Tareas, presionar el botn Crear
Nueva Solicitud y se abrir la siguiente pantalla:
Se deben completar los campos de Motivo interno y Motivo externo que consta de una
descripcin del trmite a realizar. El usuario caratulador seleccionar el Cdigo de Trmite
segn el detalle ingresado en estos campos.
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A un usuario caratulador
A una reparticin y sector
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Para llevar a cabo la tarea Iniciar Expediente se debe presionar el botn Ejecutar.
Cada trmite puede tener cargados los Datos Propios asociados. Se trata de datos
especficos del trmite que luego forman parte de los campos de bsqueda que contiene el
sistema GDE.
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El asterisco al costado del campo indica que ese dato es obligatorio. Luego de completar
los datos presionar en el botn Guardar.
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Los usuarios con perfil de caratulador utilizarn los botones Caratular Interno y Caratular
Externo.
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Para avanzar con la caratulacin se deben completar los datos solicitados en la pantalla:
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Personas
Tipo de documento
Nmero de Documento
Apellido
Nombre
Empresas
Tipo de documento
Nmero de Documento
Razn Social
Luego de completar los datos comunes a toda caratulacin, el mdulo solicitar que se
ingresen una serie de datos que varan segn cada expediente electrnico en particular.
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Los trmites que requieren informacin adicional para la caratulacin generan dos
documentos en el inicio.
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El documento que figura en primer lugar es la cartula comn a todos los expedientes.
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El documento que figura en segundo lugar contiene los datos especficos solicitados para
el inicio del trmite.
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Los distintos estados por los que puede pasar un expediente electrnico son:
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Documentos
Documentos de Trabajo
Asociar Expediente
Tramitacin Conjunta
Fusin
Historial de Pases
Datos de la Cartula
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2.7.1.6.1 Documentos
o Nmero GDE
o Referencia
o Fecha creacin
o Tipo de Documento
o Firmantes
o Datos Propios
o Archivos de Trabajo
o Historial
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Para vincular un documento al expediente se deben ingresar los datos del nmero
GDE que le fue asignado cuando se cre. Los datos son:
Por ejemplo:
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En la pestaa de los documentos que integran el expediente hay tres botones que
permiten la visualizacin de la actuacin con diferentes criterios:
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Sin Pase: muestra los documentos del expediente sin las providencias de pase.
Se habilita el checkbox Mostrar el ltimo pase. Si el usuario lo selecciona se
incluir en la lista de documentos la ltima providencia de pase.
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Una vez ingresado el motivo del pase, si fuese necesario, se debe cambiar el
estado del expediente desde el combo desplegable:
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Permite realizar un pase y generar una comunicacin oficial. Esta opcin se habilita si el
Estado cambia a Tramitacin. Si se presiona, genera la siguiente pantalla:
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Realizar Pase y Comunicar: realiza el pase del expediente, al tiempo que genera la
comunicacin oficial y la enva.
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Permite generar una copia parcial del expediente hasta el momento de solicitar la accin.
Al presionar en el botn solicita la confirmacin.
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Una vez generada la copia parcial del expediente, vincula un documento que
contiene los datos de la cartula, historial de pases y el resumen de documentos
vinculados.
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2.7.1.6.3 Subsanacin
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Luego del ingreso del nmero GDE se presiona el botn Vincular Documento, a
continuacin aparece una ventana en la que se recuerda la vinculacin del acto
administrativo y se solicita la confirmacin de la accin.
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Luego del pase no se permite la visualizacin del documento al resto de los usuarios
que tengan bajo su control el expediente y al intentar la descarga del documento
subsanado aparece un aviso que notifica sobre la restriccin.
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En la solapa Documentos slo estn habilitados los botones Salir sin pase y
Cancelar.
Al usuario que fue seleccionado como productor del documento le llega una tarea
para Confeccionar Documento al buzn de tareas del mdulo GEDO. Una vez
que se haya firmado el documento se vincula automticamente al expediente.
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La opcin permite buscar y vincular documentos por Datos Propios. Los filtros que
se encuentran desarrollados para realizar la bsqueda son:
Fecha desde/hasta
Generados por m
Generados por mi reparticin
Mostrar slo los tipos de documentos activos
Todos los documentos
Tipo de documento
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Una vez completos los campos se debe cliquear en el botn Buscar Documento.
La pantalla muestra los documentos que cumplen con los datos solicitados en la
bsqueda.
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Una vez que se realiz la seleccin se debe presionar en el botn Abrir y el archivo
queda aadido al expediente.
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Luego de completar los datos del expediente a asociar presionar en el botn Buscar
Expediente.
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2.7.1.10 Fusin
La solapa Fusin permite agrupar varios expedientes en uno que quedar como
cabecera y ser el que tramite. Los expedientes fusionados pierden su
individualidad, es decir que no pueden volver a tramitar en forma independiente.
Slo se permite la fusin de expedientes que estn bajo el control del usuario activo.
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El mdulo permite visualizar los pases realizados durante la tramitacin del expediente.
La solapa Datos de la Cartula muestra el motivo del ltimo pase realizado y los datos
ingresados en la caratulacin.
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Cualquier usuario del sector puede seleccionar una tarea del Buzn Grupal de la
dependencia a la que pertenece para realizarla. Para ello, debe cliquear sobre el
botn Adquirir. La tarea ser remitida al buzn de tareas individual del usuario
que la adquiri. Se permiten devolver las tareas adquiridas del Buzn Grupal
cuando el expediente todava no ha recibido modificaciones.
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FORMA ADMINISTRATIVA
Para derivar una tarea se debe marcar el casillero que se encuentra a la izquierda
del estado de la actuacin y luego presionar en el botn Asignar Tarea. El mdulo
solicita el nombre del usuario al que se le asigna la tarea.
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Una vez confirmada la accin, la tarea pasa al Buzn de Tareas del usuario
seleccionado.
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2.7.3 Actividades
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Para visualizar las tareas de un usuario a cargo se debe posicionar el mouse sobre
la accin Ver tareas en la fila correspondiente.
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Una vez confirmada la accin, la tarea pasa al Buzn de Tareas del supervisor.
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Una vez confirmada la accin, la tarea pasa al Buzn de Tareas del usuario
seleccionado.
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Las Tareas en Paralelo se habilitan cada vez que un usuario realice el pase mltiple
de un expediente electrnico. Esto quiere decir que, en el momento de hacer el pase
de la actuacin, lo dirige a dos o ms destinos, que pueden ser agentes o sectores.
La opcin de enviar un pase mltiple se habilita slo para los expedientes que se
encuentren en estado de Tramitacin o Ejecucin, en el momento del envo
paralelo.
Se debe presionar el botn Realizar pase Mltiple que figura en la parte inferior de
la pantalla.
Una vez presionado el botn, se abrir una pantalla en la que se deben cargar los
usuarios y/o sectores a los que se desee dirigir el expediente y detallar el motivo del
pase.
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Una vez seleccionado el usuario, se debe presionar sobre el botn Agregar para
que quede registrado como uno de los destinatarios del expediente.
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Una vez cargado el primer usuario, se pueden seguir agregando otros si se repite
la operacin. Si se desea, se pueden tambin ingresar sectores como destinatarios.
Un expediente puede estar dirigido a varios usuarios, a varios sectores o a varios
usuarios y sectores, en forma combinada. Para cargar un sector se debe consignar,
en primer lugar, la reparticin a la que pertenece y, luego, el cdigo del sector.
Ambos datos pueden ingresarse en forma manual, si se conocen. De otra manera,
si se despliega la lupa se puede buscar la informacin.
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Una vez seleccionado el sector, se debe presionar en el botn Agregar para que quede
registrado como uno de los destinatarios del expediente.
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Finalizada la operacin, se debe presionar el botn Enviar Pase Mltiple para realizar el
pase.
Cuando un usuario enva una Tarea en Paralelo conserva el control del expediente
y puede recuperarlo siempre que lo desee. Para controlar un expediente que fue
dirigido en forma simultnea a dos o ms sectores o agentes se debe acceder a la
solapa Tareas en Paralelo.
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El receptor debe ejecutar la tarea del mismo modo en que lo hace para trabajar
cualquier expediente.
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Una vez realizada la tarea solicitada, se debe presionar el botn Realizar Pase que
se encuentra en la parte inferior de la pantalla. Cuando se ingresa pantalla de pase
se debe consignar el motivo en el campo correspondiente. Como el agente que
envi la tarea en paralelo es quien tiene el control del expediente, el que responde
a la solicitud solo le puede efectuar el pase a l. Por este motivo los campos Estado
y Usuario figuran en color gris y con los datos fijos.
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Una vez completado el campo Motivo, se debe presionar en el botn Enviar para
perfeccionar el pase.
El usuario que envi el expediente ver reflejado que le fue devuelto por uno de los
destinatarios si observa la columna Estado de la solapa Tareas en Paralelo.
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2.7.6 Consultas
Bsqueda de Expedientes
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Si se desea realizar una consulta por rango de fechas, se deben completar los
campos Fecha desde y Fecha hasta y luego presionar en el botn Buscar o Cerrar
para cancelar la bsqueda. Se puede ingresar el dato en el campo correspondiente,
o bien indicarlo en los calendarios destinados para tal fin.
El mdulo mostrar por resultados todos los documentos generados por el usuario
durante el intervalo de tiempo establecido.
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Otras posibilidades son efectuar bsquedas por Trmite, por Dato Propio y por
Datos de la Solicitud. En estos casos, se debe seleccionar el cdigo
correspondiente del men desplegable, todas las opciones son combinables lo que
permite ajustar el resultado.
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Luego del ingreso de los datos para la bsqueda el proceso contina como se
detall para el tipo de bsqueda anterior.
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El botn Visualizar en la columna Accin permite ver el expediente completo con todos
los documentos vinculados.
o Nmero GDE
o Referencia
o Fecha creacin
o Tipo de Documento
o Firmantes
o Datos Propios
o Archivos de Trabajo
o Historial
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Ejecutar Tarea: el expediente debe estar bajo el control del usuario en curso,
Buzn de Tareas.
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Si el expediente est bajo el control de otro usuario o no est en el sector del usuario
activo, el mdulo no permite concretar las acciones y muestra las siguientes alertas.
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La cartula
Todos los documentos que se vinculen al expediente
Los documentos de trabajo.
Podrn visualizar la informacin del expediente los usuarios a quienes se les realice
un pase del expediente y tengan permiso de visualizacin (perfil reservado).
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3 Glosario
Cartula: es la portada del expediente o actuacin que contiene los datos generales
de los mismos.
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4 Asistencia y soporte
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