Beruflich Dokumente
Kultur Dokumente
ESCUELA DE CONTABILIDAD
MAESTRA EN CONTABILIDAD
TRABAJO SOBRE:
A CONSIDERACIN DE:
ELABORADO POR:
MATERIA:
i
Contenido
1. Descripcin General Procaja ....................................................................................................... 5
1.1 Misin ....................................................................................................................................... 6
1.2 Visin ........................................................................................................................................ 6
2. Sistema Usados en PROCAJA ........................................................................................................ 6
2.1 Ventajas del Sistema ePROC .................................................................................................... 7
3.1. Ejecucin del Sistema ......................................................................................................... 8
3.1.1 Acceso al Sistema............................................................................................................... 8
3.2 Men del Sistema ...................................................................................................................... 9
3.3 Datos de la empresa................................................................................................................. 10
3.3.1 Archivos ............................................................................................................................ 15
3.4. Archivo Maestros: ...................................................................................................................... 16
3.5.1. Transacciones ..................................................................................................................... 24
3.5.2. Configuracin de cuentas .............................................................................................. 26
3.5.3 Informes ........................................................................................................................... 36
3.6. Procesos del Sistema ................................................................................................................. 39
3.6.2 Actividad de Asociados........................................................................................................ 51
3.6.3 Ahorro en Garanta ........................................................................................................... 51
3.6. 4 Afiliacin......................................................................................................................... 54
3.6.5. Cuentas de Asociados..................................................................................................... 56
3.6.6. Devoluciones .................................................................................................................. 65
3.6.7. Arqueo de Cajas ............................................................................................................. 66
3.6.8. Ajustes ............................................................................................................................ 67
3.6.9 Verificar Recibos .............................................................................................................. 67
3.6.10. Informes ....................................................................................................................... 68
3.7. Bancos ................................................................................................................................... 74
3.7.1. Documentos..................................................................................................................... 74
4. Sistema de ePROC en la Informacin de Crdito ......................................................................... 77
5. Oficial de plataforma ..................................................................................................................... 86
5.1 Funciones Generales ............................................................................................................... 86
5.2 Funciones De Atencin Al Pblico ......................................................................................... 87
5.3 Funciones De Apoyo Al Proceso De Crdito Y Recuperacin ............................................... 87
5.4 Funciones De Soporte Administrativo. ................................................................................... 87
5.5 Afiliacin a Procaja ................................................................................................................. 88
5.6 Apertura De Caja..................................................................................................................... 89
5.7 Cobros De Prstamo Del Asociado ......................................................................................... 89
5.8 Seguro Funerario ..................................................................................................................... 90
5.9 Crear Fichas ............................................................................................................................ 90
5.10 Cancelacion De Prstamo...................................................................................................... 91
5.11 Desembolso De Prstamos .................................................................................................... 92
Pasos Desembolso de prstamo .................................................................................................. 92
5.12 Arqueo y Cierre De Caja ....................................................................................................... 92
5.13. Resultado del Cierre ............................................................................................................. 93
6. Sistema ePROC Proceso de Confeccin de Cheque ..................................................................... 93
Conclusiones............................................................................................................................... 101
Bibliografa ................................................................................................................................... 102
Conclusin105
ii
ndice de Figuras
iii
Introduccin
El sistema est desarrollado en MICROSOFT VISIUAL FOX PRO; orientado para trabajar
en ON-LINE. Se utilizan niveles de acceso a las opciones por usuario y un sistema de
seguridad por usuario y terminal de trabajo. Cabe sealar que el diseo de los procesos,
clculos e informes, se confeccionaron a la medida. Es decir, que el personal responsable
de la Administracin de Cartera de Prstamo de PROCAJA formulaba el requerimiento y
en base a esta solicitud y se programaba. Esto quiere decir que las transacciones se
ejecutan automticamente de acuerdo a los parmetros que registre el contador encargado.
Est desarrollado para trabajar en red, con diferentes terminales, llevando un registro de las
transacciones que realice cada usuario. La base de datos que se utiliz, proviene del antiguo
sistema que tena PROCAJA que fue desarrollado en DATA FLEX; ste sirvi de base para
extraer los archivos principales de asociados y cuentas.
iv
1. Descripcin General Procaja
PROCAJA, fue fundada en 1996, con cinco sucursales Rurales como parte del Proyecto
PROCOOFES (Programa de Cooperacin con el Fondo de Emergencia Social) con fondos
de la Unin Europea y el gobierno panameo. Actualmente, la organizacin tiene 11
oficinas (2015).
PROCAJA, es una entidad que tiene como objetivo principal brindar servicios
financieros a sus asociados. Cada asociado forma parte de un grupo solidario, y ste a su
vez forma parte de una caja rural.
Los clientes usan los prstamos para invertir en actividades agrcolas o en cra de
animales (gallinas, cerdos, vacas), o para invertir en pequeos negocios como
supermercados y zapateras, venta de frutas y vegetales, para mejoras de vivienda o con
propsitos educativos. Adems, la organizacin ofrece micro-seguros para gastos
funerarios.
5
Aunque unas cajas que estn deshabilitadas, ests forman parte de registros e
historiales en el sistema de crdito. La caja administracin es la que est ubicada en
Santiago, y es la que se encarga de administrar, dirigir, controlar, fiscalizar, aprobar,
contabilizar todas las cajas que forman parte de PROCAJA.
Prstamos
Aportaciones
Ahorros Garanta
Fondo Social
Afiliacin, Multas, Documentos extraviados Otros
1.1 Misin
Ofrecer servicios financieros a las familias del rea rural del pas con miras a mejorar su
nivel de vida.
1.2 Visin
Ser una Institucin Auto-Sostenible como una alternativa permanente para que las familias
del rea rural cuenten con excelentes servicios financieros.
6
Y actualmente IGSP-DR- SGO-EPROC-001_v2), aprobado por PROCAJA en su
segunda versin en octubre de 2012. As mismo, el sistema debe ser capaz de generar la
informacin de declaracin a la APC relativa a los prstamos de los prestatarios, en el
formato indicado por sta, de acuerdo a lo establecido en el Documento de Control de
Interfaces (DCI) de este proyecto.
7
3. Contenido del Sistema Visual
El uso del SISTEMA se hace en forma ilustrativa, tomando cada opcin del men,
detallando su funcin y sus procesos interno.
Es importante sealar que todo usuario del sistema debe tener previamente su clave de
acceso. Esta clave se clasifica de la siguiente manera:
8
Pasos para entrar.
1. Ejecute el programa PROCAJA del escritorio y espere que se
abra la ventana inicio de sesin.
2. Escriba el login del operador y presione enter.
3. Escriba contrasea del operador y presione enter.
4. Escriba contrasea de la terminal y presione enter.
5. Luego puede presione enter clic al botn aceptar; s por alguna razn desea
salir de esta en pantalla, presione clic al botn cancelar.
Este men est diseado para tener acceso a las diferentes opciones en forma de pop
men, donde una opcin posee otras opciones, y sta a su vez posee otras ms. Es
importante que usted tenga presente el significado de los siguientes conos.
9
Inicia un nuevo registro o documento.
El cintillo que se presenta a continuacin presenta el men principal del Sistema de Cartera,
el cual siguiendo las opciones del men, por accin de los diferentes procesos. Es decir,
siguiendo una lgica de secuencia donde un proceso antecede a otro proceso.
Se inicia con el segundo men del cintillo, titulado Datos de la Empresa. En esta
pantalla se registra los datos fijos de la empresa y que forman parte de algunos procesos e
informes.
10
Ttulo Informes: Se escriben los ttulos correspondientes a los informes y reportes del
sistema. Estos ttulos pueden ser cambiados de acuerdo a las necesidades de la empresa.
Se reflejan en los informes de manera siguiente. En imprime Resumen: Para ciertos
informes que necesitan resumen o subtotales.
Control de Fechas: En esta pantalla se registra las fechas de parmetros de acuerdo al mes
corriente, a estados de cuentas y a informes. Por lo general estas fechas son cambiadas por
el operador que tenga acceso a los meses corrientes de trabajo. Slo ingrese las fechas y
cierre la ventana para que se registre y actualice.
11
Datos de La Organizacin: En esta pantalla se registran los datos que se desea aparezcan
impresos en los informes. Se ingresan una vez y se pueden cambiar de acuerdo a las
necesidades de la empresa.
12
Datos de Intereses:
En esta pantalla se registran los datos o parmetros que utiliza el Sistema para hacer
la mayora de los clculos; por lo general son fijos y cambian dependiendo de las polticas
de la entidad. Tienen que ver con:
Provisin para incobrable Los parmetros de esta seccin estn determinados por la
poltica de provisin de la empresa, en el caso de PROCAJA, estn estimados en base a la
cartera en riesgo utilizando el mtodo del CGAP, el cual se considera ms acorde con la
actividad que realiza la empresa y el entorno donde las desarrolla
Corriente: - 30 das Registro a morosidad corriente y no se estima porcentaje de prdida.
Ms de 31 das: Registro a ms de 31 das
Ms de 61 das: Registro a ms de 61 das
Ms de 91 das: Registro a ms de 91 das.
13
Ms de 121 das: Registro a ms de 121 das.
Ms de 151 das: Registro a ms de 151 das
14
Formatos y Otros: Esta pantalla se usar para futuras expansiones del Sistema a un posible
programa de planilla laboral. Este formato se utiliza para crear el formato de contrato de
trabajo. Esto se utiliza como parmetro a nuevas actualizaciones del sistema.
3.3.1 Archivos
Esta opcin permite el registro de informacin permanente como materia prima de los
procesos; tiene que ver directamente con la actividad principal de la institucin. Aqu se
puede adicionar y actualizar Archivos Maestros y Archivos de Configuracin. Los
Archivos Maestro se refieren ms que todos datos de asociados, grupos, cajas y otros que
explicaremos en otra seccin. Los archivos de configuracin tiene que ver ms con el uso
del mismo sistema o el programa. Aqu le registra la cantidad de terminales, usuarios e
impresoras que se utilizarn. Estos datos son de mucha importancia para el uso normal
del sistema, ya que forman parte de las transacciones en relacin a lo que han hecho los
usuarios.
15
3.4. Archivo Maestros:
Cajas Rurales: Se registran las cajas que forman parte de la entidad PROCAJA.
En esta seccin se ubican todas las sucursales.
16
Cajas Generales: Se actualiza cada caja rural con la cuenta de contabilidad que
representa su caja general. Esto se hace para configurar las
transacciones que tiene que ver con la recuperacin o reembolso de
dinero.
17
Profesin del Asociado: Se registra y mantiene actualizada todas las posibles
profesiones que desempea el asociado. Ya que esta
informacin nos sirve de referencias para otorgar los
prstamos y generar informes estadsticos.
18
Actividad del Asociado: Se registra y mantiene actualizada todas las posibles
actividades que realiza el asociado. Con esta informacin
generaremos informacin e informes.
Finalidad del Prstamo: Se utiliza para actualizar y
adicionar las finalidades de los prstamos solicitados y
desembolsados. Se utiliza para generar informes.
Es importante sealar que la mayora de los datos que solicita esta pantalla
estn reflejados en el formulario pre-impreso del asociado, y este debe ser
llenado en su mayor parte para que luego se actualice esta pantalla. Esta
tabla de asociados fue substrada del sistema anterior, por lo tanto se asumen
que existe un buen porcentaje de confiabilidad.
19
Bancos: En esta pantalla se registran todas las cuentas bancarias que se poseen en la
entidad. Adems se direcciona a la cuenta de contabilidad que le
corresponde en el codificador.
Es importante sealar que tiene que haber cuentas de bancos para poder
registrar cheques, cargos, depsitos y otros. El control de fecha para los
cheques se actualiza en esta pantalla.
20
Plazo de Prstamos: En esta pantalla se registran los posibles plazos de
financiamiento que tiene PROCAJA. De acuerdo a sus
polticas administrativas puede adicionar, modificar y
eliminar plazos de prstamos.
3.4.1. Archivo de Configuracin
21
Identifica los componentes a cuanto al sistema se refiere. Esta informacin es importante,
porque identifica al usuario, a la terminal y a las impresoras que se utilizan en la red de
trabajo. Las contraseas de estas secciones son confidenciales y son solicitadas a la hora
de abrir el sistema.
Cada terminal tiene que ser configurada por el PROGRAMADOR para que pueda
ser utilizada para ejecutar el sistema.
22
Con este control podemos observar en las transacciones desde que lugar, quien hizo la
transaccin, el da y la hora que se hizo la transaccin.
23
3.5. Contabilidad
3.5.1. Transacciones
Esta opcin es la columna vertebral del contador. Ya que con sta puede
confeccionar comprobante de registros afectando cuentas del mayor y auxiliares de clientes.
Tambin puede hacer referencias a las transacciones utilizando el nmero de documento y
el tipo de transaccin.
24
Una vez ingreso del nmero de documentos el recupera la transaccin y muestra las
cuentas que intervienen y sus balances. Si el nmero de documento no existe, entonces d
lugar a registrar una nueva transaccin.
25
fecha que acepta al momento de registro, es el que se encuentra en empresa en la seccin
control de fecha.
Bueno esta seccin es bien interesante ya que determina que cuentas utilizar el
sistema al realizar una transaccin. Bueno ni la mquina ni el programa son adivina para
saber cul cuenta tiene que ver una determinada transaccin. Por esta razn en esta
seccin registramos cada una de las cuentas que tienen que ver una determinada
transaccin. Ests cuentas depende directamente del catlogo o el codificador de
contabilidad.
26
Control: Representa el nmero de la cuenta, tiene hasta siete dgitos numricos para
clasificar y no pueden existir nmeros iguales.
Saldos en: Clasificamos a la cuenta por dbito o por crdito, dependiendo por donde
aumenta la cuenta. Se siguen con las normas de contabilidad general.
Clases: Se clasifica a la cuenta para tenga un vnculo con los auxiliares de cuentas y
mayores.
Normal: Una cuenta de uso general.
27
Cuentas por Cobrar: Es una cuenta especialmente para cuentas por cobrar y sus
auxiliares.
Cuentas por Pagar: Es una cuenta para controlar compromisos por pagar.
Inventario: Cuentas clasificadas como inventario y sus auxiliares de productos-
compras.
Bancos: Cuentas utilizada para cuentas bancarias y su relacin con otros controles
bancarios.
Ventana de Imprimir: Se le indica al sistema por donde desea imprimir el reporte. Por
Vista Preliminar Imprimir.
28
3.5.2.2. Cuentas por Pagar
El concepto es igual al de cuentas por pagar, con las nicas diferencias que estas se
aplican a los crditos que proporcionan control y transacciones.
29
Observe las columnas, estas son las actividades que se hacen por sucursal o caja, y a la vez
puede encontrar las cuentas que interviene en esa transaccin automticamente. Si por
alguna razn usted desea que las transacciones se efecten con otras cuentas, simplemente
cambie el valor por otra cuenta de detalle.
Cartera de Prstamo
Inters por Cobrar
Inters por Cobrar Otros
Cartera Judicial
Cuentas Malas
Igualmente se utiliza para configurar transacciones con actividades detallas por columnas.
Cada columna es una actividad o proceso de transaccin.
30
Gastos por cuentas malas.
El concepto de relacin de cuentas es la misma, solo que en este caso tiene que ver con los
ingresos. Cada columna representa las actividades a procesar como transaccin.
31
I.S.P.A. : INTERESES SOBRE PRSTAMOS ASOCIADOS.
EXONERA INTERESES: COLUMNA CORRESPONDIENTE A LA
EXONERACIN.
R.C.I.: RECUPERACIN DE CUENTAS INCOBRABLES PARA REEMBOLSOS.
I.S.C.A. : INTERESES SOBRE CUENTAS DE AHORRO.
MANEJO: CUENTA UTILIZADA PARA REALIZAR CARGO DE PRSTAMO.
I.S.P.F. : INTERESES SOBRE PLAZO FIJOS. COLUMNA PARA EXPANSIN.
O.I. : OTROS INGRESOS.
T.L.O. : TARJETAS, LIBRETAS Y OTROS.
S.C.D.: SOBRANTES EN CAJA Y DEPOSITOS
G.V.A. : GANANCIA EN VENTAS DE ACTIVOS.
CAJA: PARA COBROS QUE UTILIZAN LA CAJA GENERAL.
FONDO TRANSITORIO: CUENTAS PUENTES UTILIZADA ENTRADAS Y
SALIDAS.
MULTAS: CUENTA PARA MAYORIZAR LOS COBROS DE MULTAS.
32
3.5.2.6 Configurar Sucursales
Esta opcin tambin tiene que ver con las transacciones que se pueden dar
automticamente. Sin embargo, est en especial est orientada a las llamadas Sucursales o
Cajas rurales. Tambin podr observar las actividades por columnas en las cuales usted
selecciona la cuenta que le corresponde.
33
3.5.2.7 Relacin de Cuentas de Estado de Operacin
Por cada regln del estado financiero, existe un conjunto de cuentas que son las afectan
directamente los resultados. Estas cuentas tienen que agregarse uno a uno por cada regln y
configurar sus estados.
Cdigo:Es la Relacin que existe con el regln del estado financiero. Cada conjunto de
cuentas debe tener el mismo cdigo que existe en el rengln del estado financiero.
Control:Es la que identifica la cuenta del catlogo de cuentas y es la forma parte del
rengln que se desea resumir.
34
Reporte:Existe dos formas de obtener los estados financieros: Los que incluyen todos los
prstamos desembolsados como ingresos sin importar que estn por cobrar
(GENERADOS). Los que solamente incluyen los cobros de prstamos como ingresos
(COBRADOS). Y las se clasifican como AMBOS; forman parte de los dos Estados
Financieros. Bueno, en esta columna se identifica que tipos de estados financieros. Si
Selecciona Generados, Aparecern en el Estado Financiero Generados, Si Selecciona
Cobrados, aparecer en el Estado Financiero Cobrados. Si selecciona AMBOS, aparecer
en los dos Estados Financieros.
Presupuesto: Se ingresa el valor total del presupuesto anual desglosado por meses. Esta
opcin se utiliza para posibles informes de presupuesto o metas anuales en gastos e
ingresos.
35
Enero-Diciembre: Se utiliza para desglosar el presupuesto mensualmente para posibles
informes de presupuestos anuales.
3.5.3 Informes
Se generan los informes que tienen que ver con la contabilidad. Los mismos se han
diseado a la medida de acuerdo a la contabilidad general.
Genera el balance actual de las cuentas, debitando y acreditando las cuentas de acuerdo al
CATALOGO. Esta informacin es actual, no tiene fecha de inicio y final. Para que se
totalmente confiable la informacin debe actualizar o reorganizar las tablas en la seccin de
mantenimiento.
Balance por Fecha: Tambin genera un informe de balance, pero esta vez s tiene una
fecha final como parmetro.
36
Fecha Final: Ingrese hasta que fecha desea el informe.
Estado de Situacin: Imprime el balance de cuenta incluyendo las cuentas que forman
parte del estado de situacin.
Vista Previa: Imprime el informe con una vista preliminar para luego ser impreso.
Balance de Prueba: Imprime el balance de prueba del sistema de contabilidad con ciertos
Ciertos parmetros de referencia.
37
Fecha Inicial y Fecha Final: Se ingresa los parmetros de acuerdo a las fechas del
informe.
Todas las cuentas: Imprime el informe todas las cuentas sin importar que no tenga
movimiento.
Vista Previa: Imprime el informe con una vista preliminar para luego ser impreso.
38
Estado de Resultados de Operacin Generados: En esta opcin se obtiene el estado
resultado con la norma de intereses generados. Simplemente ingrese los parmetros de
fechas y clic al icono aceptar.
Esta opcin que se utiliza con ms frecuencias, porque es la que prcticamente utiliza los
procesos para la cual fueron diseados. Esta opcin representa el ingreso de documentacin
que actualiza los auxiliares de asociados generalmente.
39
3.6.1. Cobros e Ingresos
Esta es la opcin que utilizamos para los cobros y reembolsos de la organizacin. Cada
cobro es identificado por un nmero de recibo y el nmero de asociado que realiza el pago.
Principalmente es utilizada para cobrar cuotas de prstamos, sin embargo tambin se utiliza
para cobrar ahorro garanta, afiliacin, navidad, ahorro corriente, fondo social, multas.
40
3. Ingrese el nmero de asociado
4. Una vez ingresado los datos de abono correspondiente, puede escribir una
explicacin adicional en el campo EXPLICACIN.
5. Clic en el botn Guardar. Si todo est bien el final muestra el mensaje de que ha
sido guardado. Si existe algn error de registro, de asociados u otros, el muestra
el error y no guarda el registro.
41
Pasos para Ingresar Otros cobros:
42
Prstamos de Asociados Esta opcin encierra la mayor parte del ciclo de los prstamos a
asociados.
43
No. de Prstamo: Se incrementa en 1 dependiendo de lo prstamos que ha solicitado el
asociado.
Plan de Crdito (PC): Selecciona cual es el plan de paga o de cuotas en el que desea el
prstamo.
Estado: Se utiliza como columna adicional para activar y desactivar asociados y planes.
Monto: Se selecciona de la lista el monto total del prstamo a solicitar.
Explicacin: Puede escribir una explicacin breve del establecimiento.
Una vez ingresado los asociados y los datos correspondientes a las solicitudes de
prstamos, clic GUARDAR, para almacenar el establecimiento de desembolsos
Otras Entradas Cajas: Esta entradas representa el dinero que se le transfiere desde una
cuenta de fundo transitorio a la cuenta de caja general. Todo dinero que se le entrega a
la caja rural debe pasar por la caja general.
Otras Salidas Cajas: Esta salida representa el dinero que se le transfiere de la cuenta de
caja general a la cuenta de fondo transitorio.
Tanto Otras Entradas Cajas y Otras Salidas Cajas son movimientos de fondos que se dan
desde Caja General a Fondo Transitorio y viceversa. En ambas solamente ingrese el
nmero de documento y los datos que le siguen y clic al botn aceptar. Usted puede
recuperar el documento escribiendo el nmero de documento e inmediatamente le
presentara el documento almacenado para ser modificado o eliminado.
44
Estas pantallas deben ser utilizadas por el personal que tiene pleno conocimiento de las
entradas y salidas de dinero de las cajas rurales, ya que las cuentas son tambin afectas
cheques y depsitos bancarios.
45
Desembolso: Esta la pantalla que desembolsa los prstamos ya establecidos. Es la que
registra el prstamo inicial en los auxiliares. Para tal efecto:
46
acuerdo a las polticas y criterios de los tipos de prstamos. Llene estos
campos y presione enter.
6. En la parte inferior, tenemos una tabla donde tenemos que detallar el cdigo
de finalidad, finalidad, unidad, monto de la finalidad. Estos datos sern
utilizados ms adelante para informes financieros.
7. Escriba una breve explicacin del desembolso.
8. Clic al botn guardar.
47
Fecha del Documento: Representa la fecha del registro de intereses en los auxiliares,
esto quiere decir que todos los intereses registrados van a
tener la misma fecha de registros. Por lo general es el ltimo
da del mes.
Fecha de Inicio y Fecha Final: Representa los parmetros del mes correspondiente a los
intereses que se desean calcular.
Buscar: Genera los intereses correspondientes a los parmetros anteriores y los presenta
en forma preliminar en la tabla ubicada en la parte inferior. Hasta el momento
solo los presenta en forma preliminar (no ha guardado o ha registrado nada).
Imprimir: Imprime en papel los intereses que han sido generado preliminarmente.
Guardar: Para guardar los intereses generados, simplemente dar clic al botn Guardar.
48
Auxiliar por Prstamos:
Auxiliar de Fondo Social: Esta pantalla se utiliza para ver el movimiento de lo que ha
pagado el asociado en fondo social. Simplemente ingrese el nmero de asociado y los
parmetros de fechas y clic al botn Imprimir.
49
Diario de Operaciones: En esta pantalla podemos obtener el informe de los desembolsos
por cajas y totalizados. Recuerde que los desembolsos son los prstamos otorgados a
asociados por prstamos.
Usted seleccione dando clic a la caja que desea listar, seleccione el tipo de prstamo
(Regular, Rpido, Individual), ingrese la fecha desde y hasta que desea generar y clic en el
botn imprimir. Si usted desea imprimir ms de una caja rural a la vez, presione clic a la
caja con el botn CONTROL presionado.
50
3.6.2 Actividad de Asociados
Esta opcin se utiliza para acezar otras actividades que no son PRSTAMOS A
ASOCIADOS.
Se utiliza para generarle el inters correspondiente a los ahorro de garanta que tienen los
asociados.
51
Est pantalla funciona casi igual a la generacin de intereses de prstamos, con la
diferencia que los asociados incrementa el ahorro de garanta.
Esta opcin se confeccin para ordenar la informacin que se utiliz del sistema viejo
referente al ahorro en garanta. En pocas palabras acelera la informacin que se captur
en el sistema pasado. Es bueno utilizar est opcin cuando usted note que el ahorro de
garanta tarda mucho en presentarse en los informes. Simplemente presione imprimir y
espere que ordene.
3.6.3.1.3. Informes
Estos informes que podemos obtener en esta opcin son todos relacionados al ahorro de
garanta.
52
Figura 1Auxiliar de Ahorro por Prstamo
53
Figura 3 Balance de Ahorro de Garanta
3.6. 4 Afiliacin
Esta opcin se utiliza ms que todo para ver el movimiento de las afiliaciones que tienen
los asociados. En l tambin se incluye los proceso para disminuir y ajustar las cuentas.
54
Figura 4 Auxiliar de Afiliacin
55
3.6.5. Cuentas de Asociados
En esta opcin estn los auxiliares que se ingresan por medio de cuentas. Esto quiere decir
que cada cuenta registrada puede tener un auxiliar separado. Principalmente los ahorros de
navidad y Ahorro corriente tiene cuentas que tienen que ser registradas por poder obtener
su auxiliar.
Esta opcin involucra todos los procesos que podemos hacer con los ahorro de navidad.
Se utiliza para actualizar las cuentas de ahorro de navidad. Con esta opcin podemos
adicionar, modificar, eliminar y desactivar cuentas de navidad.
56
Los botones que se utilizan son los mismos que estn al principio de este manual.
El formato del nmero de cuenta es:
X Primer digito representa el tipo de cuenta 1 ahorro de navidad.
XX Representa la caja rural.
XXX Representa El Grupo de la Caja.
XXXX Representa la secuencia de los nmeros de cuentas.
Cuando se ingrese en los seis (6) primeros dgitos, el sistema automticamente generar la
secuencia del nmero que le sigue.
Los datos solicitados en esta apertura de cuentas son datos generales y deben ser
suministrados para que se registre perfectamente la cuenta de NAVIDAD.
Esta opcin se cre para obtener el balance inicial de ahorro de navidad, ya que el sistema
anterior no se tena auxiliar de ahorro de navidad. Una vez creada la cuenta, usted puede
ingresar el balance inicial de la cuenta.
57
3.6.5.1.3. Retiro de Ahorro de Navidad
Se utiliza para registrar el retiro del total de los ahorro de navidad. Recuerde que siempre
se inicia con un nmero de documento y luego los dems datos.
Una vez ingresado el documento, registre la fecha del documento, el nmero de asociado,
la cuenta de navidad, y automticamente le presentar el monto total ahorrado. Luego
escriba lo que va retirar y clic Guardar o Aceptar.
58
Figura 6 Auxiliar de Ahorros
59
3.6.5.2. Ahorro Corriente
Esta opcin involucra todos los procesos que podemos hacer con los ahorros corrientes.
Apertura de Ahorro Corriente: Funciona casi igual que la apertura de ahorro navidad,
con la diferencia que el primer dgito siempre es 2.
60
3.6.5.2.1. Balance Inicial de Ahorro Corriente
Funciona igual como el caso del ahorro de navidad, pero con la diferencia que este
actualiza ahorros corrientes. Si una cuenta es abierta en el transcurso del sistema nuevo,
no tiene la necesidad de balance inicial, porque ya los procesos se captura estn
programados.
Esta pantalla es la que genera los intereses correspondientes a los ahorros de los asociados
que estn depositados. Esta generacin se realiza automticamente y parecido a las otras
generaciones anteriores, con la diferencia que este solo actualiza los ahorros corrientes de
los asociados.
61
Se inicial como siempre con el nmero de documento, luego se ingresa la fecha del
documento o del registro, luego ingresa los parmetros de fechas: Desde y hasta y luego
clic buscar. El sistema buscara los balances de ahorros corrientes y sus intereses
correspondiente y los presentar en la tabla inferior preliminarmente (no registrado).
Luego puede imprimir el informe y despus si ya est seguro que lo generado est correcto,
entonces clic guardar y se registrar a los auxiliares de cuentas de ahorros los intereses
correspondientes.
Esta pantalla se utiliza para retirar los ahorros corrientes del auxiliar. Su procedimiento es
igual y siempre empieza con el nmero de documento.
62
Figura 7 Auxiliar de Ahorro Corrientes
63
3.6.5.2.4. Informes de Cuentas Corrientes
Se utiliza para generar un informe de las cuentas corrientes que tiene almacenada,
presentando balances e informacin general.
64
3.6.6. Devoluciones
Esta opcin se utiliza para las devoluciones que se le procesan a los asociados, de acuerdo
Ahorro de Garanta, Ahorro de Navidad, Ahorro Corriente, Cuota de Afiliacin, Plazo
fijos. Lo que quiere decir que desde esta pantalla tambin podemos hacer los procesos que
hacamos en los retiros de ahorros anteriores. Aqu est resumido y se puede hacer,
solamente ingresando el nmero de documento del retiro e ingresando los datos
correspondientes al retiro o devolucin.
Todas las devoluciones realizadas en esta opcin quedan registradas en los auxiliares
correspondientes.
65
3.6.7. Arqueo de Cajas
Esta pantalla es utilizada para registrar los diarios de operaciones de las cajas rurales. En
este se desglosa el dinero correspondiente al final de la jornada adems de los balances,
faltantes y sobrantes que se puedan suscitar.
Siempre se empieza con el nmero de documento y luego se ingresan los dems datos.
Recuerde que puede recuperar un Arqueo de caja con el nmero para modificarlo,
actualizar o eliminarlo.
Esta informacin es utilizada para generar los informes de los diarios de operaciones
que estn en los informes generales.
66
3.6.8. Ajustes
Se utiliza para ajustar los auxiliares de los asociados en las diferentes actividades,
utilizando un codificador de tipo (Tipos de Ajustes). Estos ajustes actualizan adems los
mayores y se almacena con el tipo seleccionado ajuste. Para tal efecto necesitamos el
nmero de documento y luego ingresar los datos de ajuste en s.
Es importante buscar el tipo de ajuste (Si es dbito o crdito) y las cuentas que afectan en el
mayor. Se ingresa una explicacin breve y luego clic al botn guardar.
Esta opcin se implement para asegurarnos que los recibos de desembolsos estuvieran
en los auxiliares y mayores. Con esta opcin al darle clic al botn buscar, hace una
revisin de los auxiliares y los recibos, y sin tal caso el recibo no aparece en los auxiliares,
67
lo despliega en la tabla con los datos generales del recibo para que informe de los errores de
registros.
3.6.10. Informes
68
Figura9 Desembolsos por Sexos
69
Figura 11 Informes de Retiro de Asociados
70
Figura 13 Referencias de Profesin por Cajas
71
Figura 15 Informes de Saldos Monetarios
72
Figura 17 Asociados por Grupos
73
3.7. Bancos
Una de las opciones que se utiliza para lo que es administracin de bancos. Con este usted
puede tener su control bancario al da y actualizarlo con cheques, depsitos, cargos, lneas
de crditos y con comprobantes de transacciones.
3.7.1. Documentos
3.7.1.1. Cheques
74
Como todo documento que representa una transaccin, se tiene un nmero de documento y
un banco al que le corresponde el cheque. Luego ingresamos la fecha, la descripcin del
beneficiario y el monto total del cheque.
3.7.1.2. Depsitos
3.7.1.2.1. Nuevos
75
En esta pantalla el nmero de depsito se genera automticamente. Por lo tanto se ingresa
la fecha del depsito, la sucursal o caja que deposita, se selecciona el Banco en donde se
deposita, de qu fondo transitorio de donde sale el dinero y luego se detalla el dinero.
Se hace una descripcin pequea del depsito y luego una explicacin ms detallada en
detalle de la transaccin. Cuando ya tiene listo toda esta informacin, dar clic Guardar y
se almacenar el depsito. Para recuperar un depsito necesita seleccionar modificar
depsito.
76
4. Sistema de ePROC en la Informacin de Crdito
Esta es la ventana a la que tiene acceso el oficial de crditos para revisar sus prstamos
pendientes de desembolso.
77
El sistema cuenta de muchas bondades para hacerle la labor del oficial de crdito mucho
ms fcil.
78
Qu tipo de producto desea el cliente.
79
El sistema nos proporciona una encuesta en cuanto al tipo de prstamo.
80
El sistema mediante la garanta que tiene el cliente le calcula que monto puede solicitar el
asociado.
81
82
Como ya tenemos el monto que satisface las necesidades del cliente entonces procedemos
a terminar el trmite de la solicitud.
Una vez terminada la solicitud la misma es elevada a los gerentes de zona para su debida
aprobacin o negacin.
83
Est en la ventana donde podemos visualizar lo que nuestros oficiales de crditos estn
procesando.
84
El contador una vez en sus manos verificara la solicitud del cliente; que dicha
solicitud est correctamente elaborada y que cumpla con los documentos y
requisitos descritos en el reglamento de crdito.
85
Cuando este todo verificado entonces es deber del contador proceder a la
aprobacin del cheque.
Luego este pasa a la pantalla de la oficial de plataforma para que la misma imprima
el cheque y luego lo regrese al departamento de contabilidad.
Una vez en el departamento se verifica y se procede a enviar a los gerentes
encargados de las firmas.
5. Oficial de plataforma
Jefe inmediato:
86
PRORAPID emitiendo los documentos correspondientes.
E. Verifica todos los abonos del da para constatar que ningn prstamo presente
morosidad el da siguiente.
F. Verifica el pago del seguro funerario.
G. Imprime los informes de arqueos diarios.
H. Prepara dinero para el depsito al Banco.
I. Enva la informacin del da de la Sucursal al Servidor a casa matriz.
87
B. Prepara la documentacin de hipotecas para enviarlas al servicio comn.
C. Enva reporte de gastos de movilizacin a contabilidad de nivel central.
D. Prepara informe de: antigedad, mora legal, finalidad de prstamos y resumen de
reembolso para enviarlos a contabilidad en el servicio comn.
E. Enva reporte de prestatarios al Servicio Comn para la elaboracin de informes a
los financiadores.
RESPONSABILIADES
Es una membreca que se paga anualmente para afiliar a Procaja, pero es un ahorro del
socio. El pago se realiza en los tres primeros meses del ao en efectivo, pero tambin son
financiadas por Procaja.
88
Cuando l decide retirarse se devuelve su efectivo o se hace trasferencia de fondo a otro
asociado en comn acuerdo. Pero esto no es el objetivo, sino mantenerlo como un socio
activo.
Lo primero que nos encontraremos al abrir ser una ventana en la que nos mostrar el
dinero inicial en caja, esta cantidad debe coincidir con el dinero que hemos dejado en caja
el da anterior.
Se inicia con una apertura de caja con el saldo anterior o en cero. Para luego realizar las
operaciones de da, son monitoreadas por nivel central.
89
Se realiza con numero cedula, socio, nombre y apellido identificando la sucursal. De igual
manera por motivo la sucursal no cuenta con sistema, puede pedir apoyo a otra de la
sucursales pueden acceder a la informacin solicitada inmediata.
El sistema muestra cuanto es la cuota mensual, intereses y saldo pendiente y capital.
Es una cuaota mensual que paga como asociado un seguro de vida, cual se hace efectivo en
caso de deceso de asociado a sus beneficiario .
90
Crear fichas de solicitudes de prestamo hasta cierto que la oficial esta autorizado como
prestamo de rapida recuperacin y de seguros funerarios o realizar cambios en los datos
personales de lo prestatario si asi lo requiere.
La cancelacin antes de tiempo en los prstamos, es una cantidad monetaria que el banco
recibir a travs de ser parte de pagos directos a capital adelantando la terminacin del
crdito o la liquidacin total.
91
5.11 Desembolso De Prstamos
Se realiza la entrega del dinero en efectivo o cheque a los prestatarios, Los socio nuevo
tienen que afiliarse a Procaja y los recurrentes o inactivos tienen que pagar la membreca
anual en efectivo o puede ser financiada luego hacer el desembolso de prstamo.
92
Realiza el conteo fsicamente, se colocan las cantidades en sus respectiva posiciones y si
hay cheques nmero de cheque y la cantidad, sin hay deposito en a que cuenta va y la
cantidad a depositar y fondo a dejar. Se realiza el cierre.
Este proceso lo realiza el sistema que puede ser cuadre exacto, faltante o diferencia en
cierre, son resultado de operaciones realizadas en da como entrada o salidas de dineros.
93
La entrada al sistema de E-proc en la parte contable se desarrolla con un perfil otorgado a
cada contador en donde se reflejara los datos de quien accede a la plataforma y por ende
cualquier registr que haga. Para ejecutar dicha accin debe introducir el nombre de usuario
y contrasea respectivamente.
Una vez se obtiene el acceso al sistema se puede observar las la pantalla principal con los
mens principales como sigue:
Cartera
Contabilidad
Informes
Solicitudes
Sistema
Cada uno de estos mens detalla diferentes actividades que de acuerdo con la naturaleza de
la transaccin debern ejecutarse.
A su vez tambin en la pantalla se reflejan 5 secciones las cuales a continuacin detallo:
1. Cheques de lnea de crditos por aprobar: en esta seccin aparecen las lneas de
crditos solicitadas por el oficial de crdito de las diferentes sucursales en donde se
detallas sistemticamente los datos del asociando monto del crdito solicitado y la
respectiva documentacin adjunta mediante un archivo de PDF. Las cuales el
94
contador revisara y cotejara los clculos del crdito y proceder a aprobar o
rechazar la lnea de crdito respectivamente.
3. Saldo en libros de las cuentas bancarias: en esta seccin se refleja los saldos en
libros de las diferentes cuentas bancarias de acuerdo con la cantidad de
transacciones registradas a la fecha.
5. Cheques pendientes: en esta seccin se reflejan todos los cheques tanto operativos
como de lneas de crditos los cuales pueden estar para autorizar o verificar.
95
Que es el ltimo paso en cuanto a la responsabilidad del departamento de
contabilidad.
1. Cheques aprobados por contabilidad: refleja todos los cheques que han sido
aprobados por el departamento de contabilidad por fecha proveedores y montos los
cuales una vez se les d clic. Detallan el contador dentro del departamento que lo
aprob y el status del mismo.
2. Cheques entregados: refleja todos los cheques que ya fueron entregados por la
oficial de plataforma a los diferentes proveedores, colaboradores o asociados.
3. Ver archivo completo de cheques: mediante esta opcin se pueden filtrar los
cheques procesados por el departamento de contabilidad por nmero de cheque o
por destinatario seleccionando el rango de fecha y as mismo ver el status del
96
cheque. Con esta opcin es ms fcil la ubicacin de los cheques debido a que el
sistema presenta la informacin para localizarlo.
1. Ver depsitos en trnsito: la cual es una herramienta utilizada por el contador para
hacer la verificacin y registro de los arqueos y depsitos diarios realizados los las
oficiales de plataforma en las diferentes sucursales estas detallan fecha de arqueo
monto transferido al banco centro de costo y el nombre de la persona encargada de
la caja general en ese memento. Una vez el contador verifica la veracidad del
documento con el slip de depsito y el arqueo fsico procede a registrar el depsito
el cual automticamente se ver reflejado en el mayor general.
97
Una de las herramientas importantes dentro del departamento de contabilidad que
proporciona el sistema es el men de informe en donde se reflejan tres opciones:
1. Cartera
2. Seguridad
3. Contabilidad
98
En el menu de seguridad es en donde salen los avisos de de seguridad de las sucursales ah
se reflejan los faltantes sobrantes montos de aperturas diferente al arqueo anterior por
sucursal dentro del rango seleccionado.
99
El ultimo menu de denominado contabilidad dentro del menu de informes detalla las
opciones de bancos, listados de cuentas, centros de costos,listados de cuentas del catalogo
contable, control de asientos contables, libros, y estados financieros. En donde de detalla la
opcionde libros el mayor general y el diario general y seguidamente los estados financieros.
100
Conclusiones
101
Bibliografa
102