MANUALES ADMINISTRATIVOS DEL INEGI

VIII. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Los Manuales Administrativos en cualquier organizacin es una necesidad, de que las

polticas sean respetadas, de reducir errores operativos, evitar que los cambios en el
sistema organizacional surja de una decisin demasiado rpida, reducir el periodo de
capacitacin de los empleados, facilitar la induccin de los nuevos empleados a los
nuevos puestos. Estas y otras necesidades son suficientes para justificar la elaboracin de
los Manuales Administrativos.

Existe an otra justificacin de mucho peso para la elaboracin de los Manuales

Administrativos, son ordenamientos jurdicos marcados en la Ley orgnica de la
Administracin Pblica Federal y en el Reglamento Interior de la Secretaria de Hacienda
y Crdito Pblico. Dichos ordenamientos en muchas ocasiones pueden causar que las
organizaciones autoricen la elaboracin de stos manuales solamente para cumplir un
requisito ante Hacienda y dejan por un lado los verdaderos motivos que deben impulsar
la elaboracin de los manuales, reflejndose en la calidad de los mismos ya que no
satisfacen ninguna de las necesidades mencionadas.

Mucha veces se nos encomienda un trabajo y no tenemos idea de como comenzarlo,

las Bases para la elaboracin, integracin, actualizacin y distribucin de los Manuales
Administrativos, nos da una herramienta muy til de como organizar la elaboracin de los
Manuales, nos muestra paso a paso el procedimiento que se llev para la elaboracin de los
Manuales Administrativos del INEGI, quin es el responsable en este caso especfico de la
elaboracin de los mismos (para los manuales del INEGI el responsable es el titular del rea
administrativa) y en forma ms general nos proporciona la idea de quien pudiera ser el
responsable en cualquier otra organizacin. Se recomienda pues, que se adapte y se utilice
como gua para realizar los Manuales Administrativos de cualquier organizacin.

El manual de Induccin en si pudiera parecer muy poco atractivo para introducir a

los nuevos trabajadores dentro de la Organizacin, ya que existen tcnicas ms llamativas
como los videos que pudiera ser la manera ms instructiva y menos limitada de presentar a
la organizacin tal como es; pero estos medios de induccin deben de partir de una base

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terica y esta base terica viene a ser el manual de induccin ya que nos brinda aspectos
de la creacin de la organizacin, los cambios que ha sufrido, la reglamentacin en la que
se fundamenta su existencia, las polticas y normas que regulan la convivencia entre los
individuos de la organizacin y los derechos y obligaciones a los que se comprometen y
aceptan todos los que participan en el buen desarrollo de la misma.

El Manual de Organizacin nos presenta la estructura formal de la organizacin, nos

muestra la relacin de autoridad que existe entre todos los niveles jerrquicos as como
tambin los canales de comunicacin existentes tanto en forma escrita como en forma grfica
por medio del Organigrama, en un caso particular, sita al individuo en su localizacin exacta
dentro de la organizacin, limitando sus funciones y sus relaciones de trabajo con los dems
individuos dentro de la organizacin, le muestra el nivel de autoridad en el cual se encuentra y
los canales por los cuales se da la comunicacin formal.

El Manual de Procedimientos, dependiendo del mbito de aplicacin del mismo, debe

mostrarnos en forma clara y sistemtica las actividades del mbito de aplicacin del manual
y que con un mnimo de esfuerzo podamos comprender y ser capaces de realizarlas; esto va
a depender de nuestro grado de especializacin, por ejemplo si se lee un manual donde se
describa el proceso para llevar la contabilidad, es necesario que la persona que consulte el
manual tenga cierto conocimiento del rea. El buen xito de un manual de procedimientos,
depende adems de la manera en que puede ayudarnos a resolver una duda en un momento
de vacilacin, de una buena seleccin de personal, de definir correctamente er -perfil del
puesto que se ocupar y del cual se hace referencia en el manual de procedimientos
especfico; y tambin como aspecto my importante la actualizacin constante del manual
que refleje la situacin actual de las actividades sin olvidarnos de un buen programa de
capacitacin constante y bien orientada.

Pues bien, como hemos visto en el desarrollo del presente trabajo, la elaboracin de los
Manuales Administrativos, requieren de un amplio conocimiento de la organizacin para
pnder dar snlocin a todos los posibles problemas que se pudieran suscitar en el desarrollo del mismo, se
recomienda que para su realizacin se cree un grupo de trabajo que involucre personas que se
desarrollan en diferentes mbitos de la organizacin que sean capaces de desarrollar un
intenso programa de investigacin e integrar en los manuales el resultado de esa
investigacin. Se propone tambin la seleccin de diferentes asesores o "Expertos" en las
reas que involucre la elaboracin de los manuales, para que cuando existan dudas sobre
cualquier aspecto, poder contar con esta asesora de expertos para un mejor desarrollo y
provecho de los manuales administrativos. Por ejemplo, en el caso del Manual de Normas y
Procedimientos del INEGI, el asesor del rea de contabilidad y presupuestos, fue
precisamente el Jefe de ese Departamento, que con su experiencia constituy una gran ayuda
para definir con claridad todos los procedimientos del rea.

Para dar cumplimiento en tiempo y forma, la Direccin Regional Noroeste del INEGI,
a travs de la Subdireccin Administrativa, imprimi los Manuales Administrativos
correspondientes y fueron enviados a las Oficinas Centrales en la Ciudad de Aguscalientes,
Aguascalientes, en Diciembre de 1994; dichos Manuales pasarn a integrar el Manual

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general de Documentos Normativo-Administrativos del Instituto y sern presentados ante

la Secretaria de Hacienda y Crdito Pblico, para dar cumplimiento a lo establecido en la
Ley. Actualmente se trabaja en la actualizacin de los Manuales Administrativos, con la
finalidad de tener informacin actualizada y que vaya de acuerdo a las necesidades
cambiantes del Instituto.

Como comentario final, la elaboracin de los manuales administrativos, convierte a

la persona o al grupo de personas encargadas de elaborarlos en los que mejor conocen la
organizacin, les brinda la oportunidad de escudriar los aspectos menos conocidos y
peculiares de la creacin, consolidacin, desarrollo y sostenimiento del nivel de
organizacin. Se conoce que fue lo que impulso la creacin de la organizacin y tal vez de
esta manera, se pueda comprender mejor los objetivos que la organizacin pretende
alcanzar. Tambin dentro de las experiencias que se adquieren durante la elaboracin de
los Manuales Administrativos, es la oportunidad de conocer de una manera ms profunda,
las funciones que se llevan a cabo en la organizacin y a las personas que se ocupan
ejecutar stas funciones en diferentes niveles jerrquicos, lo que ayuda a mejor las
relaciones interpersonales de los trabajadores y los que elaboran los Manuales, dndoles
adems una proyeccin dentro de la organizacin ya sea como grupo de trabajo o como
una tarea individual.

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