#99 Momento2

Universidad Nacional Abierta y a Distancia UNAD Escuela: ECACEN
Programa: Administracin de Empresas

Curso: Organizacin y Mtodos Cdigo: 102030
102030 ORGANIZACIN Y METODOS

MOMENTO 2 FUNDAMENTOS DE ORGANIZACIN Y MTODOS
WILMER RAMIREZ
JOSE ANTONIO MARROQUIN RESTREPO
COD:1120561376
ANDRES FELIPE GOMEZ MONTES
COD: 1071164089
ZULMA SOFIA TORRES TORRES
COD: 1122236789
GRUPO 102030_ 99
LUZ STELLA GARNICA SANDOVAL

DIRECTORA Y TUTORA
UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA UNAD

ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS CONTABLES ECONOMICAS Y DE
NEGOCIOS
CCAV SAN JOSE DEL GUAVIARE
COLOMBIA, 19 DE OCTUBRE DE 2016
102030_#99_Momento2
Introduccin
Organizacin y mtodo es la funcin especializada en definir tcnicas que tienden a

aumentar la eficiencia y eficacia en los procesos administrativos y control de
operaciones dentro de una organizacin.
Organizacin y mtodos, juega un papel de gran relevancia dentro de los planes

estratgico de la empresa, ya que a travs de la implementacin de tcnicas tales
como diagramas de distribucin de trabajo, diagramas de causas y efectos, diagramas
de Pareto, lo que permite simplificar los procedimientos en los sistemas
administrativos, redundando en ahorro de tiempo, energa, materiales, que en ltimo
se transforma en mayores utilidades para la organizacin.
En el presente trabajo colaborativo, se presentan las diferentes tcnicas

implementadas en el estudio de un caso particular, lo cual busca mejorar los procesos
de la organizacin analizada.
Objetivos
Objetivo General
Identificar y conceptualizar la temtica relacionada con la fundamentacin de
organizacin y mtodos
Objetivos Especficos
- Presentar la tabla de roles y responsabilidades del grupo.
- Seleccionar de entre los DDT de la situacin actual que rena todas las
condiciones de estructura de actividades secuenciales y de actividades
simultneas y el tiempo correcto. Se presenta en un archivo Excel incluido en
el archivo comprimido .ZIP
- Desarrollar el diagrama de Pareto e identificar las causas vitales. Se presenta
en un archivo Excel incluido en el archivo comprimido .ZIP
- Analizar las causas vitales aplicando la tcnica 5 Ws+H
- Proponer acciones de mejora para las causas vitales analizadas en la matriz
5Ws+H
- Formula un indicador de productividad
TABLA DE ROLES Y RESPONSABILIDADES

Asignacin de Roles y Responsabilidades
Grupo 102030_ #99
NOMBRES Y Rol asumido Tareas o funciones realizadas Responsabilidad

APELLIDOS
Evaluador Asegurar que el documento Con el presente trabajo me
contenga los criterios presentes en responsabilizo en la revisin objetiva de
la rbrica. Debe comunicar a la los aportes, que contenga la
persona encargada de las alertas informacin acorde a la gua de
Jos Antonio para que informe a los dems actividades; cada sugerencia y
Marroqun Restrepo integrantes del equipo en caso que comentario lo expondr en el entorno
haya que realizar algn ajuste de grupo colaborativo.
sobre el tema.
Compilador Consolidar el documento que se Con el progreso de esta gua me

constituye como el producto final responsabilizo en incluir cada uno de
del debate, teniendo en cuenta que los aportes de los compaeros que
se hayan incluido los aportes de aporten al desarrollo de la misma,
todos los participantes y que solo consolidar el trabajo final para la
Wilmer Ramrez se incluya a los participantes que entrega en el respectivo entorno
Galeano intervinieron en el proceso. Debe
informar a la persona encargada de
las alertas para que avise a quienes
no hicieron sus participaciones, que
no se les incluir en el producto a
entregar
Revisor Asegurar que el escrito cumpla con Estar atento a cualquier
las normas de presentacin de observacin o recomendacin
Andrs Felipe
trabajos exigidas por el docente
Gmez Montes refentes a este tema.
Entregas Alertar sobre los tiempos de De aqu en adelante me

entrega de los productos y enviar el comprometo a ser la responsable
documento en los tiempos
de asegurar las entregas de los
estipulados, utilizando los recursos
destinados para el envo, e indicar a trabajos a tiempo y de acuerdo a
los dems compaeros que se ha las instrucciones recibidas en la
realizado la entrega. gua integrada de actividades,
aunque he tenido serias
Zulma Sofa Torres
dificultades de tiempo para poder
Torres
acceder al curso, e incumpl en la
entrega de las actividades
individuales a tiempo, todava
tengo oportunidad de aprobar el
curso y de aprender. Gracias por
su comprensin. Dios les
bendiga.
Alertas Asegurar que se avise a los
integrantes del grupo de las Estar muy pendiente de estar
novedades en el trabajo e informar avisando a tiempo sobre los tiempos
Zulma Sofa Torres al docente mediante el foro de de desarrollo del trabajo y de avisar de
Torres trabajo y la mensajera del curso, la respectiva entrega, asumo estos dos
que se ha realizado el envo del roles pues se complementan para el
documento desarrollo de los trabajos.
Todos los estudiantes participantes son responsables de investigar y proporcionar todo el material y
las herramientas necesarias para el desarrollo de la actividad.
Diagrama Distribucin de Tiempo (DDT)
Se selecciona el DDT del compaero Jos Antonio Marroqun por contar con las
caractersticas solicitadas en la gua integrada de actividades.
..\DDT\102030_#99_Momento2\DDT Jose Antonio Marroquin XYZ (1).xls

DIAGRAMA DE DISTRIBUCION DE TRABAJO
DISTRIBUIDORA XYZ
Departamento Analizado: Proceso de Comercializacin
Fecha 24/09/2016
Preparado por: Jose Antonio Marroquin Restrepo
ACTIVIDADES minutos CARGO 1 Minutos CARGO 1 Minutos CARGO 2 Minutos CARGO 3 Minutos CARGO 4 Minutos CARGO 5 Minutos CARGO 6 Minutos CARGO 7 Minutos CARGO 8 Minutos
Auxiliar de almacen # Auxiliar de Auxiliar de Almacen Auxiliar de Auxiliar de
Gerente Preventista # 1 Preventista # 2 Almacenista
1 Contabilidad # 1 #2 Contabilidad # 2 Entregas
Reunin con Asiste a reunion de ventas Asiste a reunion de ventas
60 60 60
preventistas con Gerente con Gerente
Hp i7:
Hp i7:
sumar todos los Recorrido de Ruta Lunes R 1, Recorrido de Ruta Lunes R
se registra la tarea de cada funcionario, teniendo
tiempos de las Miercoles R 2, Viernes R 3 4, Miercoles R 5, Viernes R
en cuenta si es secuencial como en este caso
tareas de todos Tomando los pedidos a los 420 6. Tomando los pedidos a 420
los funcionarios clientes en el talonario de los clientes en el talonario
involucrados en pedidos. de pedidos.
la actividad A
Dictado de pedidos Martes, Realiza orden de Dictado de pedidos Martes, Realiza orden de
60 60 60 60
Jueves, Sabado despacho Jueves, Sabado despacho
Lleva las ordenes de Lleva las ordenes

0,5 0,5
despacho. de despacho.
Elabora y verifica
Elabora y verifica
20 las facturas de 20
las facturas.
cobro
Recibe facturas Entrega facturas Recibe facturas Entrega facturas
verificadas del aux 1 verificadas al aux 1 verificadas del aux 1 verificadas al aux 1
contabilidad #1 almacen #1 contabilidad #2 almacen #2
Revisa las facturas, y Revisa las facturas,

en caso, que se tenga Llevar a cabo la y en caso, que se Llevar a cabo la
que cambiar alguna anulacin y tenga que cambiar anulacin y
5 5 5 5
factura solicita al correccin alguna factura correccin
Auxiliar de respectiva. solicita al Auxiliar respectiva.
Contabilidad de Contabilidad
una vez tiene en su

poder las facturas,
Rrocede a realizar la procede a realizar
remisin en donde la remisin en
Actvidad A. Recoleccin de pedidos
registra el resumen de 20 donde registra el 20

los pedidos facturados resumen de los
por el Preventista # 1. pedidos facturados
por el Preventista #
2.
1582
Entrega la remisin, Espera a que el Recibe la remisin, junto
junto con las facturas 0,5 Almacenista se 43 con las facturas al 0,5
al Almacenista desocupe Almacenista
Verifica las existencias

y procede a despachar 40
los pedidos
Los pedidos
son cargados
Verifica los productos
en una
cargados en la camioneta, 20 20
camioneta para
para evitar que falte alguno.
que cubra la
ruta
Solicita al Preventista
Firma la remisin de los #1 firme de la remisin
3 3
productos entregados de los productos
entregados
Entrega la remisin,
Recibe la remisin,
junto con las 0,5 0,5
junto con las facturas
facturas
Verifica las existencias

y procede a despachar 40
los pedidos
Verifica que los productos Carga del

Luz Stella cargados en la camioneta, 20 pedido a 20
Garnica para evitar que falte alguno entregar
Sandoval:
sumar todos los
tiempos de las Firma de la remisin de los Solicita al Preventista#2
tareas de todos productos entregados y le la firma de la remisin
3 3
los funcionarios hace entrega de las de los productos
involucrados en la facturas respectivas. entregados
actividad B
Autoriza al Conductor de la Autoriza al Conductor de la
camioneta que puede dar camioneta que puede dar
inicio al recorrido de la ruta, 1 inicio al recorrido de la ruta, 1
para llevar a cabo la entrega para llevar a cabo la
de pedidos entrega de pedidos
El recorrido y la entrega de El recorrido y la entrega de

los pedidos de la ruta 1, ruta los pedidos de la ruta 4,
Actvidad B. Distribucin de pedidos
2, ruta 3, entrega a cada ruta 5, ruta 6, entrega a

cliente la factura y espera la cada cliente la factura y
255 197
cancelacin de la misma espera la cancelacin de la
misma
605 Recibe Regresa a la Distribuidora Espera a que el Gerente se

facturas, XYZ para hacer la entrega al desocupe
dinero del Gerente de las copias de las
Preventista#1 34 facturas, dineros cobrados y 34 15
realiza el archivo de las
facturas
Recibe Hp i7: Hace entrega al gerente de

facturas,
sumar todos los tiempos de las las copias de las facturas,
dinero del dineros cobrados y realiza
Preventista#2 34 tareas para cada funcionario el archivo de las facturas 34
TOTAL MINUTOS 2187,0 128,0 853,0 87,0 26,00 810,0 130,0 26 87 40
horas del proceso 36,45

Hp i7:
Das del proceso 4,56 sumar el tiempo total de la actividad A y el tiempo
total de la actividad
Tiempo B
total del procedimiento
DIAGRAMA CAUSA Y EFECTO
Anexo B. Matriz Resumen de Causas
Estudiante: ANDRES FELIPE GOMEZ MONTES

Funcionari Clasificaci
Tarea Redacte la causa Efecto
o n
Prdida de tiempo
Gerente y realizando
tarea 1: Reunin Mano de
equipo de repeticiones
con preventistas Obra
trabajo continuas de la
misma informacin
tarea 3: se pierde tiempo
Preventistas # 1, laboral, realizando el
a primera hora de dictado del pedido
cada da, de entre los trabajadores
acuerdo con la se pierde una hora
programacin de laboral, si el
la distribucin de preventista tuviera un
pedidos (Cuadro dispositivo Prdida de tiempo en
2), al llegar a la electrnico mejorara el despacho de
Preventist
Distribuidora la calidad del servicio Maquinari mercanca e
a1y
XYZ, procede a teniendo en cuenta a insatisfaccin del
almacen1
dictar cada uno que si enviara el cliente al no obtener
de los pedidos al pedido digital mente productos por falta de
Auxiliar de el almacenista no conocimiento de las
Almacn # 1, tuviese que duplicar existencias del
para que proceda la informacin de la almacn
a realizar la orden venta por que
de despacho, lo automtica mente
cual implica 1 este alistara el
hora de trabajo pedido
Tarea 9: El
Al no tener
Almacenista
sistematizado el
verifica las
inventario y el pedido
existencias y Almacenis
digital, el almacenista Mtodos
procede a ta
pierde 40 minutos
despachar los
verificando las
pedidos. (40
existencias
minutos).
Estudiante: WILMER RAMIREZ

o n
Las reuniones que se
desarrollan sin tener
Reunin con un objetivo claro le
preventista estn quitando
1y2 productividad a la
empresa contando
Gerente Mtodos
que el tiempo que los
preventistas estn en
reunin puede ser
utilizado en el
cubrimiento de las
rutas
Al tomar los pedidos
Prdida de tiempo en
en medio fsico nos
Recorrido de el despacho de
afectara en tiempo y
R4, R5, R6 mercanca e
costos ya que
Tomando pedidos insatisfaccin del
Preventist demandara ms
a los clientes en Mtodos cliente al no obtener
a2 tiempo del auxiliar de
el talonario productos por falta de
almacn y el auxiliar
conocimiento de las
de contabilidad lo que
existencias del
dara cumplimiento a
almacn
otra tarea
La realizacin del
Recorrido de
pago al momento de
R4, R5, R6
hacer la entrega por
entrega de factura Preventist Mano de
parte del preventista
y cancelacin de a2 obra
colocara en riesgo el
la misma
dinero durante el
recorrido
Estudiante: JOSE ANTONIO MARROQUIN RESTREPO

o n
Las reuniones todos los

das se vuelven
metdicas, no son
concluyentes, limitan la
salida de los
Cuando los pedidos
preventistas# 1 y 2 a
se realizan en forma
Reunin con Gerente realizar su proceso Mtodos
manual, se est
preventistas# 1 y 2. comercial, ya que
faltando a la
requiere de un tiempo
eficacia, se generan
valioso cada da, lo ms
acciones correctivas
apropiado es realizar una
las cuales demandan
reunin en la semana, un
tiempo, interfiriendo
poco ms extensa con
en el normal proceso
objetivos claros.
de facturacin,
dando origen a una
Los pedidos en
Recorrido de Ruta muda.
talonarios dificultan la
Lunes R 1, Con las constantes
recoleccin eficaz de los
Mircoles R 2, reuniones propuestas
pedidos, demandan ms
Viernes R 3 Preventist por la gerencia, se
tiempo, en ocasiones lo Mtodos
Tomando los a#1 limita el tiempo de
escrito es confuso,
pedidos a los accin de los
requiere de mayor
clientes en el Preventista#1 y 2,
interaccin entre el
talonario de tiempo en el cual
auxiliar de almacn,
pedidos. pueden realizar la
quien toma el pedido.
recoleccin y
entrega de pedidos,
El recorrido y la Al realizar la
visitando posibles
entrega de los cancelacin de la factura
clientes, aumentando
pedidos de la ruta por parte del consumidor,
su rango de accin y
1, ruta 2, ruta 3, Preventist se realiza una labor no Mano de
porcin del mercado.
entrega a cada a#1 eficaz, ya que se corre el obra
cliente la factura y riesgo de transportar
espera la dinero, adems del
cancelacin de la tiempo involucrado en
misma esta labor.
Estudiante: ZULMA SOFA TORRES TORRES

Funcionari
Tarea Redacte la causa Clasificacin Efecto
o
Los preventistas
hacen sus recorridos
simultneos y por
ende sus solicitudes
de despacho y
Recorrido de recorridos de entrega
Ruta Lunes R 1 y de esta misma forma,
R4, Mircoles R se generan algunas
2 y R5, Viernes R tareas simultneas
Preventist
3 y R6 Tomando que al haber un solo Mtodos
a # 1 y #2
los pedidos a los funcionario receptor
clientes en el genera que haya
talonario de tiempos de espera e
pedidos. improductivos con el
preventista # 2. Los Demoras y repeticin
talonarios hacen que de tareas por parte de
los pedidos sean ms los funcionarios
engorrosos y responsables del
demorados. proceso de
comercializacin,
En esta tarea el
estos tiempos
auxiliar de almacn #
Auxiliar provocan que la
Espera a que el 2 tiene que esperar a
de empresa no pueda
Almacenista se que el Almacenista se Mtodos
Almacn # realizar su proceso de
desocupe desocupe para poder
2 comercializacin
entregar la remisin,
eficientemente.
junto con las facturas.
En esta tarea se ven
involucrados los
preventistas # 1 y #2
as como tambin los
auxiliares de almacn
Dictado de # 1 y # 2 de forma
Preventist
pedidos Martes, simultanea por no Maquinaria
a # 1 y #2
Jueves, Sbado contar con un
software o medio
donde el preventista
registre y remite de
forma directa el
pedido.
Estudiante: WILMER RAMIREZ
Estudiante: JOSE ANTONIO MARROQUIN RESTREPO

Estudiante: ZULMA SOFA TORRES TORRES

DIAGRAMA DE PARETO
Anexo C. Construccin del Diagrama de Pareto
Participante Causa Descripcin de la causa

Causa #1 Las reuniones todos los das se vuelven metdicas, no son concluyentes, limitan la salida
de los preventistas# 1 y 2 a realizar su proceso comercial, ya que requiere de un tiempo valioso cada
A= da, lo ms apropiado es realizar una reunin en la semana, un poco ms extensa con objetivos
Estudiante claros.
1 Jos
Antonio Causa #2 Los pedidos en talonarios dificultan la recoleccin eficaz de los pedidos, demandan ms
Marroqun tiempo, en ocasiones lo escrito es confuso, requiere de mayor interaccin entre el auxiliar de
B=
Restrepo almacn, quien toma el pedido.
Causa #3 Al realizar la cancelacin de la factura por parte del consumidor, se realiza una labor no
C= eficaz, ya que se corre el riesgo de transportar dinero, adems del tiempo involucrado en esta labor.
Causa #1 Las reuniones que se desarrollan sin tener un objetivo claro le estn quitando
productividad a la empresa contando que el tiempo que los preventistas estn en reunin
D=
puede ser utilizado en el cubrimiento de las rutas
Estudiante 2
Wilmer Causa #2 Al tomar los pedidos en medio fsico nos afectara en tiempo y costos ya que
Ramrez demandara ms tiempo del auxiliar de almacn y el auxiliar de contabilidad lo que dara
E=
Galeano cumplimiento a otra tarea
Causa #3 La realizacin del pago al momento de hacer la entrega por parte del preventista
F= colocara en riesgo el dinero durante el recorrido
Causa #1 Los preventistas hacen sus recorridos simultneos y por ende sus solicitudes de despacho
y recorridos de entrega de esta misma forma, se generan algunas tareas simultaneas que al haber
G= un solo funcionario receptor genera que hayan tiempos de espera e improductivos con el
Estudiante 3 preventista # 2. Los talonarios hacen que los pedidos sean ms engorrosos y demorados.
Zulma Sofa
Causa #2 En esta tarea el auxiliar de almacn # 2 tiene que esperar 15 minutos a que el Almacenista
Torres
H= se desocupe para poder entregar la remisin, junto con las facturas.
Torres
Causa #3 En esta tarea se ven involucrados los preventistas # 1 y #2 as como tambin los auxiliares
de almacn # 1 y # 2 de forma simultanea por no contar con un software o medio donde el
I=
preventista registre y remite de forma directa el pedido.
Causa #1 Prdida de tiempo realizando repeticiones continuas de la misma informacin

J=
Estudiante 4
Andrs Causa #2 se pierde tiempo laboral, realizando el dictado del pedido entre los trabajadores se pierde
Felipe una hora laboral, si el preventista tuviera un dispositivo electrnico mejorara la calidad del servicio
Gmez K= teniendo en cuenta que si enviara el pedido digital mente el almacenista no tuviese que duplicar la
informacin de la venta por que automtica mente este alistara el pedido
Causa #3 Al no tener sistematizado el inventario y el pedido digital, el almacenista pierde 40

L= minutos verificando las existencias
2) Cada estudiante diligencia la columna respectiva, registrando la frecuencia de ocurrencia de cada causa
Tambin diligencia las causas registradas por sus compaeros, suponiendo cuantas veces se repite cada causa que figura en la tabla
Estudiante Estudiante Estudiante Estudiante
Causas Estudiante 2 Frecuencia
1 3 4 5
12
A 3 3 3 3 Ejemplo
12
B 3 3 3 3
11
C 2 3 3 3
12
D 3 3 3 3
9
E 2 2 2 3
9
F 2 2 2 3
12
G 3 3 3 3
12
H 3 3 3 3
12
I 3 3 3 3
12
J 3 3 3 3
12
K 3 3 3 3
10
L 3 3 2 2
TECNICAS 5 Ws+H
Anexo D. Matriz 5Ws+H
What When Why How

Who (Quin la Where (Dnde
Estudiante Causa Vital (Cundo lo (Cmo lo
ocasiona?) (Qu hace?) lo hace?) (Por qu as?)
realiza?) hace?)
A primera
Empresa, Mediantes
Causa 1 Gerente Reuniones hora, todos los Temas de ventas
Oficina charlas
das
Lunes,
Wilmer Toma de pedidos Establecimientos Directriz de la Mediante
Causa 2 Preventista 2 mircoles y
Ramrez G en medio fsico de los clientes empresa recorrido
viernes
Recibe dinero
Martes, jueves Establecimientos Directriz de la Mediante
Causa 3 Preventista 2 durante el
y sbado de los clientes empresa recorrido
recorrido
Causa 1
Jos Antonio
Marroqun Causa 2
Restrepo
Causa 3
Lunes,
Preventista # 1 Toma de pedidos Establecimientos Directriz de la Mediante
Causa 1 mircoles y
y#2 en medio fsico de los clientes empresa recorrido
viernes
Tiempo perdido Porque el
por esperar a que almacenista debe
se desocupe el atender al tiempo
No puede
almacenista para a los 2 auxiliares
Martes, jueves Empresa, atender dos
Causa 2 Almacenista que el auxiliar de de almacn que
y sbado Oficina personas al
almacn le pueda necesitan
mismo tiempo.
entregar la despachar los
Zulma Sofa remisin, junto pedidos a los
Torres Torres con las facturas preventistas
Tienen que Porque la
reunirse en empresa no
forma simultnea cuenta con un
preventistas #
a realizar software ni con Mediante
1 y #2 Y
dictado, registro Martes, jueves Empresa, dispositivos que reunin con
Causa 3 auxiliares de
y remisin de y sbado Oficina permitan realizar obligatoria
almacn # 1 y
pedidos para esta labor de presencia fisca
#2
poder iniciar el forma virtual y se
trmite de pueda remitir
entregas rpidamente.
realizar
charlas
Gerente Reuniones ms De acuerdo a Falta de estudios
En la oficina motivacionales
Causa 1 Preventista # 1 cortas y menos las necesidades y anlisis de
principal ms cortas y
y#2 constantes de la empresa mejora continua.
ms
motivadoras
Implementar un
sistema para
optimizar la
comunicacin Optimizando
En el momento Porque es el
interna de la Del primer la cadena de
Andrs Felipe Preventista # 1 que se inicie la sistema que esta
Causa 2 empresa para punto de partida ventas,
Gmez y#2 toma del implementado en
realizar las como vendedor almacn y
Montes pedido. la empresa
funciones distribucin.
laborales en
menor tiempo y a
mayor capacidad
Realizar el
inventario total Mejorar la
En el momento Porque es el
de los productos cadena de
que se ingresen sistema que esta
Causa 3 Almacenista de la empresa en el almacn distribucin y
los productos implementado en
para que sea ms la satisfaccin
al almacn. la empresa
ptimo el del cliente.
servicio brindado
Propuesta de posibles acciones de mejora
Estudiante Causa Vital Accin de mejora propuesta

Mtodo: consiste en replantear el tema de las reuniones diarias, ya que se convierte en una excusa para
que los preventistas salgan temprano a realizar sus recorridos, por consiguiente, esta accin debe ser
replanteada, con el fin de realizar un mximo de dos reuniones, una al iniciar la semana y la otra al
Causa A finalizar, revisando el cumplimiento de las metas propuestas por la gerencia.
Mtodo: consiste en adquirir equipos tecnolgicos que faciliten la captura correcta de los datos que
trasmite el cliente, con el fin de ser descargados a una base de datos de la organizacin en tiempo real,
Jose Antonio
para que el auxiliar de contabilidad y el almacenista cuenten con esta informacin y puedan adelantar
Marroquin
los tramites correspondiente, agilizando el proceso, de esta manera se eliminara la utilizacin del
Restrepo
Causa B talonario manual.
Mano de obra: se debe eliminar esta causa vital, los preventistas no sern los encargados con la
recoleccin del efectivo, para dicha actividad, se plantea la necesidad de suscribir convenios con
entidades bancarias u otras organizaciones especializadas en la recoleccin de facturas, evitando el
contacto del efectivo con los preventistas. Una vez suscrito el convenio, los clientes cancelaran la
cuenta de sus pedidos, y solo presentaran la copia de cancelacin como comprobante de pago,
Causa C evitando fugas de dinero, minimizando los riegos de atraco a los preventistas.
Mtodo: El tema de reuniones diarias se debe modificar urgente, ya que esta convertido en una
Wilmer disculpa en salir temprano a sus labores diarias como lo son el recorrido a las rutas establecidas, al
Ramirez replantear esta accin se puede establecer reuniones al inicio y termino de semana tratando temas
Causa D importantes como lo son las metas que se tienes y posteriormente evaluar los resultados.
Mtodo: la adquisicin de equipos tecnolgicos adaptados para dicha funcin con un sistema de enlace
entre almacn y contabilidad logrando con esto un resultado ptimo en los pedidos de los clientes,
Causa E ganado tiempo tanto en la realizacin de la factura como en el despacho del pedido
Mano de obra: Al eliminar esta causa donde los preventistas recaudan el dinero, se crea necesidad de
suscribir un convenio con una entidad bancaria u organizacin especializada en la cobranza de facturas,
Causa F minimizando con esto la accin de robos o perdidas del dinero
Zulma Sofia Mtodo: Una oportunidad de mejora sera que los preventistas hicieran los recorridos de pedidos y de
Torres Torres entrega de forma intercalada, esto tambin eliminara dos cargos que seran los auxiliares de almacn y
Causa G contabilidad # 2 pues un solo auxiliar por rea sera suficiente.
Mtodo: Al haber implementado la mejora anterior no se presentara tareas simultneas por parte de
los preventista con el almacenista ni entre ellos y otros funcionarios, por lo que no se presentaran
Causa H tiempos muertos.
Mtodo: la adquisicin de equipos tecnolgicos adaptados para dicha funcin con un sistema de enlace
entre almacn y contabilidad logrando con esto un resultado ptimo en los pedidos de los clientes,
Causa I ganado tiempo tanto en la realizacin de la factura como en el despacho del pedido
Andres Felipe Causa A
Causa C
Causa F
Indicadores de productividad
Estudiante Jos Marroqun
Accin de mejora seleccionada.

Mtodo: consiste en replantear el tema de las reuniones diarias, ya que se convierte en una
excusa para que los preventistas salgan temprano a realizar sus recorridos, por consiguiente,
esta accin debe ser replanteada, con el fin de realizar un mximo de dos reuniones, una al
iniciar la semana y la otra al finalizar, revisando el cumplimiento de las metas propuestas por la
gerencia.
Indicador de productividad Rotacin de Ventas
La eficiencia en la utilizacin del activo total se mide a travs de esta relacin que indica
tambin el nmero de veces que, en un determinado nivel de ventas, se utilizan los activos.
Este indicador se lo conoce como "coeficiente de eficiencia directiva", puesto que mide la
efectividad de la administracin. Mientras mayor sea el volumen de ventas que se pueda
realizar con determinada inversin, ms eficiente ser la direccin del negocio. Para un
anlisis ms completo se lo asocia con los ndices de utilidades de operacin a ventas,
utilidades a activo y el perodo medio de cobranza.
Estudiante Wilmer Ramrez

Accin de mejora seleccionada.
Mtodo: consiste en adquirir equipos tecnolgicos que faciliten la captura correcta de los datos
que trasmite el cliente, con el fin de ser descargados a una base de datos de la organizacin en
tiempo real, para que el auxiliar de contabilidad y el almacenista cuenten con esta informacin y
puedan adelantar los tramites correspondiente, agilizando el proceso, de esta manera se
eliminara la utilizacin del talonario manual.
Indicador de productividad cualitativo

Este indicador de productividad se basa en la calidad del producto o servicio que se ofrece, y
est muy ligado a la eficiencia de nuestra productividad, y no en la cantidad que se produce.

=

CONCLUSIONES
Podemos concluir que la Organizacin y mtodos juega un rol importante en la

trayectoria de toda organizacin que desea aumentar sus utilidades, mejorando los
procesos incluidos dentro de su plan de accin.
En una organizacin es de vital importancia identificar a tiempo las causas de los

problemas que se presentan, con el propsito de analizarlos, ubicando el origen de los
mismos, implementando los correctivos necesarios y acordes, redundando en un proceso
de mejora adecuado, teniendo presente que las organizaciones se encuentran en constante
evolucin, para lo cual cada empresa debe ser flexible ante estos cambios, ideando las
estrategias necesarias para afrontar estos momentos en la organizacin.
Para concluir podemos decir que un sistema de Organizacin y Mtodos es vital para
cualquier empresa, teniendo presente que esta influye de manera directa en el
mejoramiento y en la innovacin de los procesos que se planifiquen en el plan de accin
de la organizacin.
BIBLIOGRAFIA
Organizacin y Mtodos. [http://www.monografias.com] Recuperado en lnea

de [http://www.monografias.com/trabajos21/organizacion-y-metodos/organizacion-y-
metodos.shtml]
Las 5 W + H y el ciclo de mejora en la gestin de procesos [

file:///C:/Users/Usuario/Downloads/5-12-1-SM%20(1).pdf] recuperado en lnea
[file:///C:/Users/Usuario/Downloads/5-12-1-SM%20(1).pdf] PDF PAG 1-8

#99 Momento2

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Programa: Administracin de Empresas

102030 ORGANIZACIN Y METODOS

LUZ STELLA GARNICA SANDOVAL

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA UNAD

Organizacin y mtodo es la funcin especializada en definir tcnicas que tienden a

Organizacin y mtodos, juega un papel de gran relevancia dentro de los planes

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TABLA DE ROLES Y RESPONSABILIDADES

Grupo 102030_ #99

NOMBRES Y Rol asumido Tareas o funciones realizadas Responsabilidad

Compilador Consolidar el documento que se Con el progreso de esta gua me

Entregas Alertar sobre los tiempos de De aqu en adelante me

..\DDT\102030_#99_Momento2\DDT Jose Antonio Marroquin XYZ (1).xls

Lleva las ordenes de Lleva las ordenes

Revisa las facturas, y Revisa las facturas,

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605 Recibe Regresa a la Distribuidora Espera a que el Gerente se

Recibe Hp i7: Hace entrega al gerente de

TOTAL MINUTOS 2187,0 128,0 853,0 87,0 26,00 810,0 130,0 26 87 40

horas del proceso 36,45

DIAGRAMA CAUSA Y EFECTO

Anexo B. Matriz Resumen de Causas

Estudiante: ANDRES FELIPE GOMEZ MONTES

Estudiante: WILMER RAMIREZ

Estudiante: JOSE ANTONIO MARROQUIN RESTREPO

Las reuniones todos los

Estudiante: ZULMA SOFA TORRES TORRES

Estudiante: WILMER RAMIREZ

Estudiante: JOSE ANTONIO MARROQUIN RESTREPO

Estudiante: ZULMA SOFA TORRES TORRES

Anexo C. Construccin del Diagrama de Pareto

Participante Causa Descripcin de la causa

Causa #1 Prdida de tiempo realizando repeticiones continuas de la misma informacin

Causa #3 Al no tener sistematizado el inventario y el pedido digital, el almacenista pierde 40

Anexo D. Matriz 5Ws+H

What When Why How

Propuesta de posibles acciones de mejora

Estudiante Causa Vital Accin de mejora propuesta

Estudiante Jos Marroqun

Accin de mejora seleccionada.

Indicador de productividad Rotacin de Ventas

Estudiante Wilmer Ramrez

Indicador de productividad cualitativo

Podemos concluir que la Organizacin y mtodos juega un rol importante en la

En una organizacin es de vital importancia identificar a tiempo las causas de los

Organizacin y Mtodos. [http://www.monografias.com] Recuperado en lnea

Las 5 W + H y el ciclo de mejora en la gestin de procesos [

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