Informe Revision Final I Sem 2017

SISTEMA INTEGRAL DE GESTIN (MECI CALIDAD)
FORMATO INFORME EJECUTIVO PARA REVISIN

POR LA DIRECCIN
ADMINISTRACIN DEL SISTEMA INTEGRAL
DE GESTIN (MECI - CALIDAD)
VERSIN: 2.0 CDIGO: ESDESDIGFO11 FECHA ACTUALIZACIN: Enero 24 de 2017 PAGINA 1 DE 58
INFORME EJECUTIVO PARA LA REVISIN POR LA DIRECCIN DEL SISTEMA

INTEGRAL DE GESTIN
(MECI - CALIDAD)
I SEMESTRE 2017
FONDO DE PASIVO SOCIAL DE FERROCARRILES NACIONALES DE COLOMBIA

BOGOT D.C
AGOSTO / 2017
Este documento es propiedad de El Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia. Prohibida su reproduccin por
cualquier medio, sin previa autorizacin.
POR LA DIRECCIN
TABLA DE CONTENIDO
1. RESULTADOS DE AUDITORIAS ......5
2. RETROALIMENTACIN DEL CLIENTE ..5
3. DESEMPEO DE LOS PROCESOS Y LA CONFORMIDAD DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO ..5
4. ESTADO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS .6
5. ACCIONES DE SEGUIMIENTOS DE REVISIONES PREVIAS EFECTUADAS POR LA DIRECCIN .......6
6. CAMBIOS QUE PODRAN AFECTAR AL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIN ..6
7. RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA .6
8. RESULTADOS DE LA GESTIN REALIZADA SOBRE LOS RIESGOS IDENTIFICADOS PARA LA

ENTIDAD, LOS CUALES DEBEN ESTAR ACTUALIZADOS ......7
POR LA DIRECCIN
INTRODUCCIN
El presente informe ejecutivo contiene los diferentes requisitos del Sistema Integrado de Gestin que
requieren ser revisados a nivel gerencial para asegurarse de su conveniencia, adecuacin, eficacia, eficiencia
y efectividad, de acuerdo con lo estipulado en el numeral 5.6 de la norma NTCGP 1000:2009 e ISO
9001:2008.
Esta Revisin por la Direccin, busca evaluar y analizar los resultados de las auditorias del SIG, resultado de
los planes institucionales, desempeo de los procesos frente al Sistema, etc. Para tomar acciones de mejora
que nos permitan fortalecer el Sistema Integral de Gestin, controlar la operacin de los procesos, y de esta
manera poder prestar un mejor servicio a los ciudadanos.
Los tems que hacen parte de este informe son los requeridos de acuerdo al requisito 5.6.2
Informacin de entrada para la revisin de la norma NTCGP 1000:2009 e ISO 9001:2008 y Mdulo 2:
Mdulo de Control de Evaluacin y Seguimiento - componente 2.1 Componente Autoevaluacin Institucional
del MECI:2014.
OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
Presentar a la alta direccin mediante Revisin por la Direccin el desempeo del Sistema Integral de Gestin
MECI-CALIDAD, para evaluar la eficacia, eficiencia y efectividad que permitan tomar acciones de mejora para
el Mejoramiento Continuo del Sistema.
OBJETIVOS ESPECFICOS
Evaluar la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema Integral de Gestin (MECI-CALIDAD), para
identificar acciones de mejora que conlleven al Mejoramiento Continuo del mismo.
Analizar el desempeo y las dificultades de los procesos frente al Sistema Integral de Gestin (MECI
CALIDAD), para establecer acciones de mejora que requiera el Sistema, para su fortalecimiento.
Documentar las acciones de mejoras en el Plan de Fortalecimiento del SIG, para asegurar que estas se
estn llevando a cabo oportunamente y de forma correcta.
Verificar la oportunidad en la ejecucin de las acciones de mejora por parte de los procesos, para
comprobar la idoneidad de las mismas.
POR LA DIRECCIN
ALCANCE
Este informe se realiza y se comunica a la alta direccin semestralmente, para presentar en forma
consolidada los resultados y el desempeo de los procesos frente al Sistema Integral de Gestin (MECI-
CALIDAD); dando cumplimiento a la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica NTCGP 1000 e ISO
9001:2008 y el Manual Tcnico del Modelo Estndar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI, con
el fin de que se revise, evalu y se tomen acciones sobre los eventos negativos que puedan impedir el normal
desempeo de los procesos de la Entidad.
POR LA DIRECCIN
1. RESULTADOS DE AUDITORIAS
RESULTADOS DE EJECUCION DE LOS PROGRAMAS ANUALES DE AUDITORIAS DE CALIDAD Y SEI

ESTABLECIDO PARA EL I SEMESTRE DE 2017.
No DE AUDITORIAS No DE AUDITORIAS PORCENTAJE DE

TIPO DE AUDITORIA
PROGRAMADAS EJECUTADAS CUMPLIMIENTO
SISTEMA INTEGRAL DE GESTIN 14 14 100%
SEGUIMIENTO Y EVALUACIN
42 24 57%
INDEPENDIENTE
SEGUIMIENTO A PLANES 13 13 100%
Durante el I semestre de 2017 se ejecutaron los programas de auditoras a cargo del Grupo de Trabajo de
Control Interno as:
El Jefe del Grupo de Trabajo Control Interno coordin en el mes de febrero - marzo de 2017 el I ciclo de
auditoras del Sistema Integral de Gestin MECI-CALIDAD a los 14 procesos de la entidad con la
colaboracin del grupo de auditores certificados del FPS, con un cumplimiento del 100%.
POR LA DIRECCIN
NO NO
No. NOMBRE DE LOS PROCESOS DEBILIDADES CONFORMIDADES CONFORMIDADES
REALES POTENCIALES
1 GESTIN DE SERVICIOS DE SALUD 2 0 1
2 GESTIN DE RECURSOS FINANCIEROS 4 1 0
3 ATENCIN AL CIUDADANO 3 6 4
4 GESTIN DOCUMENTAL 1 0 1
5 GESTIN DE BIENES TRANSFERIDOS 2 2 1
GESTIN DE PRESTACIONES
6 1 1 0
ECONMICAS
GESTIN DE SERVICIOS
7 3 1 1
ADMINISTRATIVOS
8 GESTIN DE TALENTO HUMANO 1 0 3
9 MEDICIN Y MEJORA 2 4 4
10 GESTIN TICS 3 0 0
11 GESTIN DE COBRO 0 0 0
12 DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO 2 2 3
13 ASISTENCIA JURIDICA 0 0 0
SEGUIMIENTO Y EVALUACIN
14 0 0 0
INDEPENDIENTE
TOTAL 24 17 18
En la ejecucin del I ciclo de auditoras fueron identificadas 24 debilidades, 17 No conformidades reales y 18
No conformidades potenciales as:
Nota 1: Las 24 debilidades identificadas en los informes de auditora obedecen a los incumplimiento de las
acciones y metas trazadas en los planes institucionales (Plan de manejo de riesgos y Plan de mejoramiento
institucional) producto de las no conformidades identificadas en los ciclos anteriores y que a la fecha se
encuentran sin cumplimiento.
Nota 2: Las 17 no conformidades reales identificadas fueron documentadas al 100% en el Plan de
Mejoramiento en trminos de oportunidad.
Nota 3: De las 18 no conformidad potencial identificadas fueron documentadas 16 en el Plan de Manejo de
Riesgos en trminos de oportunidad, la no conformidad potencial CA00317-P identificada al proceso de
Direccionamiento Estratgico Medicin y la no conformidad potencial CA00717-P identificada al proceso de
Medicin y Mejora a la fecha se encuentra sin documentar.
POR LA DIRECCIN
Para el I semestre de 2017 fueron programadas para realizar 42 auditoras de Seguimiento y Evaluacin
Independiente de las cuales fueron ejecutadas 24 auditoras, para un cumplimiento del 57%.
De las 24 auditoras de Seguimiento y Evaluacin Independiente se identificaron 20 no conformidades reales

las cuales se encuentran documentadas 19 en el Plan de Mejoramiento Institucional, la no conformidad Real
CI014-17 identificada al proceso de Direccionamiento Estratgico a la fecha se encuentran sin documentar,
igualmente fueron documentas las 10 no conformidades potenciales en el Plan de Manejo de Riesgos al
100%.
NO
NO CONFORMIDADES
No. NOMBRE DE LOS PROCESOS CONFORMIDADES
REALES
POTENCIALES
GESTIN SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
1 2 0
(CAJA MENOR)
2 GESTIN TIC'S 3 4
3 ASISTENCIA JURIDICA 2 3
4 GESTIN DOCUMENTAL (JURIDICA) 1 1
5 GESTIN TALENTO HUMANO 5 2
DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
6 1 0
(D.G. AUD TH)
GESTIN SERVICIOS DE SALUD
7 4 0
(DIVISIN CENTRAL)
GESTIN DOCUMENTAL (DIVISIN
8 1 0
CENTRAL)
TOTAL 19 10
Se dejaron de realizar 18 auditoras de Seguimiento y Evaluacin Independiente, por no contar con el

personal suficiente en el Grupo de Trabajo Control Interno as:
1. Auditoria de Direccionamiento Estratgico.

2. Auditoria al Hacer del proceso de Atencin al Ciudadano.
3. Auditoria al Hacer del proceso de Bienes Transferidos.
4. Auditoria al Hacer del proceso de Gestin de Cobro.
5. Auditoria al Hacer del proceso de Gestin Documental.
6. Auditoria al Hacer del proceso de Medicin y Mejora.
7. Auditoria a las actas de comit de control interno y equipo operativo MECI
8. Auditoria al Hacer del proceso de Tesorera.
POR LA DIRECCIN
9. Servicios de Salud la divisin pacifico Cali

10. Auditoria al hacer el proceso de Afiliaciones compensacin
11. Auditoria al hacer el proceso Servicios administrativos
12. Servicios de Salud -Tumaco
13. Servicios de Salud -Buenaventura
14. Servicios de Salud -Santander
15. Servicios de Salud -Antioquia
16. Servicios de Salud -Santa marta
17. Servicios de Salud Barranquilla
18. Servicios de Salud Cartagena.
Durante el I semestre se realizaron 15 seguimientos a planes institucionales as:
ENERO: Se realiz oportunamente los seguimientos a los planes PMI, PMR, Plan Fortalecimiento del SIG,
Plan Estratgico, Indicadores de Gestin, PNC, Plan Anticorrupcin y de Atencin al Ciudadano.
FEBRERO: Se realiz extemporneo el seguimiento al Plan de Accin.
MARZO: Se realiz el seguimiento al Plan de Fortalecimiento del SIG.
ABRIL: Se realiz el seguimiento al PMR, PMI y Plan Estratgico y PNC, oportunamente.
MAYO: Se realiz seguimiento al Plan Anticorrupcin y de Atencin al Ciudadano y Plan de Fortalecimiento

del SIG oportunamente. El cumplimiento realizado a los planes institucionales fue del 93%.
POR LA DIRECCIN
PORCENTAJE DE
SEGUIMIENTO A PLANES
CUMPLIMIENTO
AUDITORIA SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL

61%
(CGR, EXTERNA, CALIDAD Y CONTROL INTERNO).
AUDITORIA SEGUIMIENTO AL PLAN DE MANEJO DE RIESGOS. 63%
MEDICION A LA GESTION DE LOS PROCESOS A TRAVES DEL PLAN DE
93%
ACCION I SEMESTRE DE 2017.
AUDITORIA DE SEGUIMIENTO A LA MATRIZ AGREGADA DE
92%
INDICADORES ESTRATEGICOS .
AUDITORIA DE SEGUIMIENTO A LA MATRIZ AGREGADA DE
93%
INDICADORES POR PROCESOS.
AUDITORIA DE SEGUIMIENTO AL PLAN DE FORTALECIMIENTO DEL SIG. 47%
AUDITORIA DE SEGUIMIENTO AL PLAN ANTICORRUPCION Y DE
41%
ATENCION AL CIUDADANO.
AUDITORIA DE SEGUIMIENTO PLAN ESTRATEGICO INSTITUCIONAL. 80%
DIFICULTADES
Por falta de personal a cargo del GT Control Interno no se logr realizar 18 auditoras programadas de
Seguimiento y Evaluacin.
ACCIONES DE MEJORA
Requerir nuevamente al director general sobre la asignacin de personal, con el fin de dar cumplimiento al
programa anual de auditoras de Seguimiento y Evaluacin Independiente a cargo del Grupo de Trabajo de
Control Interno.
POR LA DIRECCIN
RESULTADOS DE AUDITORIAS MEDICAS
Durante el primer semestre del 2017, se realizaron 762 visitas de auditoras a las IPS incluidas en la red de
prestadores a nivel Nacional, a efectos para revisar los diferentes procesos de atencin y determinar el
cumplimiento de los parmetros de calidad establecidos en el plan de beneficios y condiciones. Ests
auditorias equivalen al 99,2% de las programadas en el semestre.
Adicionalmente se realizaron 34 visitas de auditoria, que corresponden a un mayor nmero realizado en

algunas localidades, debido a la necesidad de desplazarse a los puntos de atencin del servicio de salud en
forma adicional a lo establecido para evaluar y dar solucin a dificultades en la prestacin de los mismos.
No DE AUDITORIAS No DE AUDITORIAS
TIPO DE AUDITORIA CUMPLIMIENTO
PROGRAMADAS EJECUTADAS
MEDICAS 768 762 99%
DIFICULTADES
En el primer semestre del 2017 se present un incumplimiento en la realizacin de las visitas de auditoras,
debido a que en las fechas que fueron programadas las visitas de auditoras fueron realizados los comits
Regionales.
As mismo se presentaron el siguiente nmero de dificultades en las divisiones:
DIVISION DIFICULTADES
SANTA MARTA 7
BARRANQUILLA 2
CALI 78
BUENAVENTURA 43
SANTANDER 61
CENTRAL 2
TUMACO 29
MEDELLIN 2
TOTAL 224
ACCIONES DE MEJORA.
Reprogramar dentro del periodo de auditoria las actividades de visitas que no se lograron cumplir por la
realizacin de los comits Regionales.
POR LA DIRECCIN
2. RETROALIMENTACIN DEL CLIENTE
El proceso Atencin al Ciudadano brinda de forma oportuna y veraz la informacin solicitada por los usuarios,
de tal manera que permita orientarlos para la realizacin de trmites y/o uso de los servicios que presta la
Entidad; como tambin controlar la adecuada atencin de las quejas, reclamos y sugerencias presentadas por
los usuarios y promover los mecanismos de participacin ciudadana.
MEDICION DE LA SATISFACCIN AL CIUDADANO EN EL PRIMER SEMESTRE 2017
Durante el primer semestre de 2017, se realizaron 1357 encuestas a los ciudadanos dentro de las
instalaciones del Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia, con el objeto de medir el
grado de satisfaccin de los usuarios del FPS FCN, respecto a la atencin prestada en sus oficinas y
aspectos de calidad de los servicios que presta.
De las 1357 encuestas realizadas a nivel nacional fueron calificadas de acuerdo a la percepcin de los
usuarios de la siguiente manera, el 33.3% de los usuarios calificaron satisfactoriamente que equivale a (452)
encuestas, el 63.2% de los usuarios calificaron como aceptable la atencin prestada y la calidad de los
servicios prestados por la Entidad que equivale a (858) encuestas, el 3.3% de los usuarios calificaron como
mnimo que equivalente a (45) encuestas y el 0.1% de los usuarios calificaron como insatisfactorio la atencin
prestada que equivale a (2) encuestas. De lo anterior se puede concluir que el grado de satisfaccin en
cuanto la atencin prestada en las oficinas y a la calidad de los servicios que presta la Entidad fue del 63.2%
con una calificacin aceptable:
Las encuestas con calificacin mnimo fueron debido a que algunos ciudadanos encuestados no respondieron
las siguientes preguntas.
El trato que recibi en la atencin fue?
POR LA DIRECCIN
Considera que las instalaciones de las oficinas donde lo atendieron estn adecuadas a sus necesidades?
Ha tenido la oportunidad de comprobar que los funcionarios cuentan con elementos de trabajo suficientes
para llevar a cabo su trabajo?
De las encuestas que se realizaron se evidencian algunas sugerencias y felicitaciones presentados por los
ciudadanos encuestados, las cuales son las siguientes:
CENTRAL
Baos visibles al pblico.

La informacin por correo electrnico debe ser clara.
Digiturno daado.
Agilizar el Call center.
CALI
Buen servicio, todo excelente.

Felicitaciones por su atencin.
Falta de elementos tecnolgicos para una mejor funcin.
CARTAGENA
Felicitaciones por su atencin.
PROPUESTAS DE MEJORAS
El proceso de Atencin al Ciudadano tom las siguientes acciones para tener en cuenta las sugerencias de
los ciudadanos:
Mejorar la comunicacin externa para mantener un servicio de calidad y orientado al ciudadano.

Mejorar en la orientacin del diligenciamiento de las encuestas al ciudadano.
MECANISMOS DE PARTICIPACIN CIUDADANA
La ciudadana utiliz en 1807 oportunidades durante el I semestre del 2017, los mecanismos de participacin
ciudadana a que tienen derecho los usuarios, como se muestra en el siguiente cuadro, los cuales fueron
recibidos, direccionados y atendidos por el Fondo de Pasivos Social FNC.
POR LA DIRECCIN
MECANISMOS DE PARTICIPACIN ESTADO

UTILIZADOS POR LOS TOTAL
CIUDADANOS OPORTUNAMENTE EXTEMPORANEA PENDIENTE
No. DE QUEJAS Y RECLAMOS
686 326 264 93
RECIBIDAS EN LA ENTIDAD
No. DE QUEJAS Y RECLAMOS
RECIBIDAS POR EL APLICATIVO DE
537 149 349 39
LA SUPERINTENDENCIA NACIONAL
DE SALUD - SUPERSALUD
No. DE PETICIONES 490 195 162 133
No. DE SUGERENCIAS 5 0 0
No. DE DENUNCIAS 0 0 0 0
VEEDURIAS DE SERVICIOS DE
SALUD (COMITS LOCALES 89 0 0 0
REGIONALES)
AUDIENCIAS PUBLICAS 0 0 0 0
TOTAL 1807 670 775 265
A continuacin se presenta el estado de los mecanismos de participacin ciudadana adoptados por el Fondo
de Pasivo Social FNC.
QUEJAS Y RECLAMO
De acuerdo con los informes presentados al el Director General, se estableci que en durante el I semestre
del 2017 el Fondo de Pasivo Social - FNC recibi 1223 Quejas y Reclamos, quedando pendiente por
resolver 132, como se muestra en los siguiente cuadros por divisin y servicio.
Quejas y Reclamos Clasificadas por los Puntos Administrativos Fuera de Bogot
RESPONDIDAS EN FUERA DE
DIVISION PENDIENTES TOTAL
TERMINOS TERMINOS
ANTIOQUIA 18 25 1 44
CENTRAL 24 144 22 190
MAGDALENA 232 241 23 496
PACIFICO 123 130 23 276
SANTANDER 81 73 63 217
TOTAL 478 613 132 1223
POR LA DIRECCIN
Quejas y Reclamos Clasificadas por Servicios
SERVICIOS TOTAL PENDIENTES RESUELTAS PORCENTAJE

CONSULTA EXTERNA 298 44 254 24%
HOSPITALIZACIN 67 7 60 5%
CIRUGIA 92 20 72 8%
URGENCIAS 5 0 5 0%
MEDICAMENTOS 563 38 525 46%
COMPLEMENTO DIAGNOSTICO Y
63 5 58 5%
TERAPEUTICO
ADMINISTRATIVAS 99 14 85 8%
FALTA DE OPORTUNIDAD EN LA ENTREGA DE
1 0 1 0%
MEDICAMENTOS FORMULADOS
OTRO 35 4 31 3%
TOTAL 1223 132 1091 100%
As mismo, se discrimina que de las 1223 quejas y reclamos recibidas 686 se recepcionaron por medio
presencial y por medio de los canales virtuales tales como: telefnico, pagina web y correo electrnico, se
respondieron oportunamente 329, extempornea 264, quedando pendientes 93 quejas y reclamos, 537
quejas y reclamos fueron recibidas a travs de la pgina web de la Superintendencia Nacional de Salud
SUPERSALUD, se respondieron oportunamente 149, extempornea 349, quedando pendientes 39.
A continuacin se presenta un comparativo entre I Semestre 2017 Vs II Semestre 2016.
Comparativo de Quejas y Reclamos I Semestre 2017 Vs II Semestre 2016

VARIACIN Y/O
DIVISION I SEMESTRE 2017 II SEMESTRE 2016
DIFERENCIA
ANTIOQUIA 44 59 -15
CENTRAL 190 223 -33
MAGDALENA 496 591 -95
PACIFICO 276 257 19
SANTANDER 217 236 -19
TOTAL 1223 1366 -143
POR LA DIRECCIN
Como se pudo evidenciar en el cuadro anterior donde se hace una comparacin con respecto al I semestre
2017, se observa una disminucin del 11% es decir, 143 quejas y reclamos menos que las recibidas al
semestre anterior, la disminucin obedeci a que se tienen en cuenta las inquietudes presentadas en los
comits regionales donde se evala a travs de los veedores la prestacin de servicio de salud.
PETICIONES
Durante el I semestre se presentaron 490 peticiones de la cuales se resolvieron en termino 195

peticiones, fuera de termino 162 y quedaron pendiente 133 peticiones. A continuacin se detalla el
consolidado por proceso y/o dependencia de las peticiones radicas en el I Semestre 2017.
Consolidado por Proceso y/o Dependencia de las Peticiones

PETICIONES PERICIONES
PROCESO O DEPENDENCIA TOTAL RESUALTAS FUERA DE PENDIENTE
EN TERMINO TERMINO
GIT GESTIN PRESTACIN SERVICIOS DE
75 27 27 21
SALUD
GIT GESTIN DE PRESTACIONES
154 85 25 44
ECONMICAS
1 1 0 0
GIT DE DEFENSA JUDICIAL
GIT CONTABILIDAD 4 2 1 1
GIT TESORERA 12 10 1 1
GIT GESTIN BIENES COMPRAS Y SERVICIOS
7 3 0 4
ADMINISTRATIVOS
ARCHIVO GENERAL 116 46 61 9
DIRECCIN GENERAL 24 9 3 12
OFICINA ASESORA JURIDICA 87 12 43 32
GIT ATENCIN AL CIUDADANO Y GESTIN
1 0 0 1
DOCUMENTAL
GIT GESTIN DE COBRO PERSUASIVO 1 0 1 0
GIT GESTIN TALENTO HUMANO 3 0 0 3
SECRETARIA GENERAL 3 0 0 3
SUBDIRECCIN DE PRESTACIONES SOCIALES 1 0 0 1
SUBDIRECCIN FINANCIERA 1 0 0 1
TOTAL 490 195 162 133
POR LA DIRECCIN
SUGERENCIAS
Durante el I semestre se presentaron 5 sugerencias por los ciudadanos en los puntos administrativos fuera
de Bogot, las cuales se tuvieron en cuenta debido a que se han tomado acciones para la implementacin del
call center y el arreglo de sistema de digiturno.
DENUNCIAS
Durante el I Semestre de 2017, no se present ninguna denuncia
VEEDURAS DE SERVICIOS DE SALUD
El Grupo Interno de Trabajo Gestin Prestacin Servicio de Salud program para el primer semestre del 2017
110 comits locales y regionales de los cuales se realizaron 89 comits locales y regionales.
COMITS COMITS COMITS COMITS

LOCALES LOCALES LOCALES LOCALES
DIVISION REGIONALES REGIONALES REGIONALES REGIONALES
PROGRAMADOS REALIZADOS PROGRAMADOS REALIZADOS
I TRIMESTRE II TRIMESTRE
ANTIOQUIA 9 5 9 9
CENTRAL 9 8 9 8
BARRANQUILLA 6 4 4 4
CARTAGENA 4 2 4 4
SANTA MARTA 6 6 6 6
BUENAVENTURA 6 4 6 0
CALI 7 6 9 9
TUMACO 3 3 3 3
SANTANDER 5 5 5 3
55 43 55 46
TOTAL
89 comites realizados
AUDIENCIAS PBLICAS
Durante el primer semestre en la entidad no se realiz audiencia pblica.
POR LA DIRECCIN
DIFICULTADES
Durante el I semestre se obtuvo la siguiente dificultad con respecto al control adecuado de la atencin de
las quejas, reclamos, sugerencias y peticiones presentadas por los usuarios.
Demora en la contestacin de las peticiones, quejas y reclamos por parte del contratista que le presta el
servicio de salud para al Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia.
ACCIONES DE MEJORA
Durante el periodo evaluado el Grupo de Atencin al Ciudadano adelant las siguientes acciones para el
cumplimiento de su objetivo:
Envo de correo electrnico de alerta al funcionario o dependencia a cargo de darles respuesta, con el
nmero de quejas y reclamos prximos a vencerse con el fin de dar cumplimiento a los tiempo
establecidos.
Continuar con los seguimientos a las PQRSD registradas en las diferentes divisiones, con el fin de que
sean atendidas oportunamente y se culmine el trmite de las quejas que se encuentran pendientes,
obteniendo as la satisfaccin del cliente y una mejora continua del proceso.
Fomentar dentro la entidad la cultura de la respuesta oportuna a los ciudadanos a travs de alertas
semanales donde les permita a los procesos y/o dependencias estar atentos al tiempo de respuesta de
cada una de las PQRSD de la Entidad.
CONCLUSIONES
El grado de percepcin que tienen los ciudadanos en cuanto a la atencin prestada es aceptable, debido
a que los funcionarios no cuentan con elementos de trabajo (sillas, escritorios) suficientes para llevar a
cabo su trabajo y las instalaciones de las oficinas donde los atienden no se encuentran adecuadas a sus
necesidades de los ciudadanos.
La ciudadana ha dado uso a la todos los mecanismos de participacin ciudadana con que cuenta la
Entidad contribuyendo con esto a la mejora continua de la misma, y alcanzar con esto la calidad en el
servicio, obteniendo un control y mejoramiento continuo de la Entidad hacia el ciudadano, ya que nos
permite visualizar e informar de lo que sucede, cules son las inquietudes que tienen los usuarios de los
servicios que presta la Entidad.
POR LA DIRECCIN
3. DESEMPEO DE LOS PROCESOS Y LA CONFORMIDAD DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO
RESULTADOS DEL PLAN DE ACCIN
El Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia teniendo en cuenta la Misin de la

Entidad, la cual es: El Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia como
establecimiento pblico del orden Nacional, adscrito al Ministerio de Salud y Proteccin Social, reconoce
prestaciones econmicas legales y convencionales a los extrabajadores, pensionados y beneficiarios de las
liquidadas empresas Ferrocarriles Nacionales de Colombia y ALCALIS. As mismo, administramos los
servicios de salud a los pensionados y beneficiarios de la empresa liquidada Ferrocarriles Nacionales y
Puertos de Colombia.
Contamos con la infraestructura tecnolgica y el talento humano calificado y comprometido para brindar una
excelente prestacin de nuestros servicios con calidad y transparencia, programo en el Plan de Accin
actividades con el fin de medir el cumplimiento de la misma.
El Plan de Accin es un instrumento que articula estratgicamente los objetivos sectoriales fijados en el Plan
Nacional de Desarrollo con los objetivos estratgicos de la entidad. El FPS FCN contribuye con el sector
salud a darle cumplimiento al objetivo sectorial: Mejorar las Condiciones de Salud de la Poblacin y Disminuir
las Brechas en Resultados en Salud a travs de los seis objetivos estratgicos Institucionales: 1) Garantizar la
prestacin de los servicios de salud, que requieran nuestros afiliados a travs de la efectiva administracin de
los mismos. 2) Reconocer las prestaciones econmicas y ordenar el respectivo pago. 3) Ser modelo de
Gestin Pblica en el sector social. 4) Mantener un sistema de informacin en lnea confiable para todos los
usuarios del FPS y ciudadanos, que permita una retroalimentacin constante. 5) Fortalecer la administracin
de los bienes de la entidad y la ptima gestin de los recursos. 6) Fortalecer los mecanismos de
comunicacin organizacional e informativa para proyectar los resultados de la Gestin de la Entidad.
El Plan de Accin rene los productos para darle cumplimiento al Plan Estratgico Institucional y a su vez el
Plan Estratgico Sectorial, teniendo en cuenta lo establecido en las Polticas de Desarrollo Administrativo.
El Plan de Accin de la entidad, para el I semestre 2017 mostr un cumplimiento del 93%, ubicndose en un
rango de calificacin Aceptable; correspondiente a la ejecucin de 152 productos.
La mayora de los procesos cumple con lo establecido en el Plan de Accin evidenciando que los funcionarios
estn comprometidos con la misin de la entidad y buscando de esta manera brindarles un mejor servicio a
nuestros ciudadanos.
POR LA DIRECCIN
Plan de Accin I Semestre 2017
CONCLUSIONES
En comparacin con el semestre anterior el Plan de Accin aumento su grado de cumplimiento pasando
de 83% a un 93%, esto debido al compromiso de los procesos con el funcionamiento y mejora continua de
la entidad; los procesos que aumentaron su grado de cumplimientos fueron los siguientes: Gestin
Prestaciones Econmicas, Gestin Recursos Financieros, Direccionamiento Estratgico, Medicin y
Mejora, Gestin Tics, Gestin Bienes Transferido, Gestin de Servicios Administrativo y Gestin de
Cobro.
El Plan de Accin se mantiene en el mismo rango de calificacin Aceptable igual que el semestre anterior
(II semestre 2016), pero aumento su grado de cumplimiento, evidenciando el avance y la mejora que han
logrado los procesos en las actividades programadas.
POR LA DIRECCIN
CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS DE CALIDAD
En este tem se presentan los resultados del cumplimiento de los Objetivos de Calidad, con base en el
resultado de los Indicadores Estratgicos correspondiente al primer semestre de la vigencia 2017. En las
siguientes tablas se describe el porcentaje de cumplimiento de cada uno de los Objetivos de Calidad
definidos para la Entidad y un breve anlisis del resultado de los mismos.
1. Garantizar la prestacin de los servicios de salud, que requieran nuestros afiliados a travs de la efectiva
administracin de los mismos.
2. Reconocer las prestaciones econmicas y ordenar el respectivo pago.
3. Ser modelo de Gestin Pblica en el sector social.
4. Mantener un sistema de informacin en lnea confiable para todos los usuarios del FPS y ciudadanos, que
permita una retroalimentacin constante.
5. Fortalecer la administracin de los bienes de la entidad y la ptima gestin de los recursos.
6. Fortalecer los mecanismos de comunicacin organizacional e informativa para proyectar los resultados de
la Gestin de la Entidad.
POR LA DIRECCIN
RANGO EN QUE SE
NOMBRE DEL CUMPLIMIENTO
OBJETIVO DE CALIDAD RESULTADO UBICA EL
INDICADOR DEL OBJETIVO
RESULTADO
1. Garantizar la prestacin
de los servicios de salud,
CUMPLIMIENTO
que requieran nuestros 100%
PROCESO DE 100% SATISFACTORIO
afiliados a travs de la SATISFACTORIO
COMPENSACIN
efectiva administracin de
los mismos.
El cumplimiento de este objetivo se mantiene igual al semestre anterior en un nivel de cumplimiento del
100% SATISFACTORIO, el indicador que le da aplicabilidad es el de cumplimiento proceso de
compensacin, del proceso Gestin Servicios de Salud.
RANGO EN QUE SE
RESULTADO
2. Reconocer las APLICACIN DE
prestaciones econmicas NOVEDADES DE 100%
100% SATISFACTORIO
y ordenar el respectivo NMINA - SATISFACTORIO
pago. FERROCARRILES
Este objetivo se mantiene con el mismo nivel de cumplimiento que el semestre anterior, con un nivel de
calificacin 100% SATISFACTORIO, el indicador que le da cumplimiento es el de reconocer las prestaciones
econmicas y ordenar el respectivo pago.
POR LA DIRECCIN
RANGO EN QUE SE
RESULTADO
DIVULGACIN
AUDIENCIA PBLICA DE
100% SAT ISFACT ORIO
RENDICIN DE
CUENT AS
PREST ACIN Y
CONT ROL SERVICIO 100% SAT ISFACT ORIO
DE T RANSPORT E
ADMINIST RACIN Y
CONT ROL DE 100% SAT ISFACT ORIO
SERVICIOS PUBLICOS
PREST ACIN Y
CONT ROL DEL
79% ACEPT ABLE
SERVICIO DE
FOT OCOPIADO
IMPACT O DE
89% ACEPT ABLE
CAPACIT ACIONES
NIVEL DE
SAT ISFACCIN DE LOS
FUNCIONARIOS CON 100% SAT ISFACT ORIO
EL PLAN DE BIENEST AR
SOCIAL
RESULT ADOS
DESEMPEO LABORAL
ADMINIST RACION DE
3. Ser modelo de Gestin LA INFORMACIN 100% SAT ISFACT ORIO 89%
Pblica en el sector social. CONT ABLE ACEPTABLE
PORCENT AJE DE
RECAUDO CART ERA 55% MINIMO
VENCIDA
REPRESENT ACION DE
LA ENT IDAD
CONFERIDA POR EL 99% SAT ISFACT ORIO
REPRESENT ANT E
LEGAL.
PUBLICACIONES DE
CONT RAT OS EN LA 100% SAT ISFACT ORIO
PAGINA WEB.
PORCENT AJE DE
CUMPLIMIENT O DEL
67% ACEPT ABLE
PLAN DE
MEJORAMIENT O
NIVEL DE
CUMPLIMIENT O DEL
59% MINIMO
PLAN DE MANEJO DE
RIESGOS
DESEMPEO DEL
SIST EMA INT EGRAL DE 100% SAT ISFACT ORIO
GEST IN
Este objetivo tuvo un nivel de cumplimiento del 89% ACEPTABLE, igual que el del II semestre 2016, no se
logr el 100% de este objetivo debido a que los indicadores prestacin y control del servicio de fotocopiado,
impacto de capacitaciones y porcentaje de cumplimiento del plan de mejoramiento quedaron en aceptable
POR LA DIRECCIN
entre el 67% y 89%, los indicadores porcentaje de recaudo cartera vencida, nivel de cumplimiento del plan de
manejo de riesgos quedaron en mnimo entre 55% y 59%.
RANGO EN QUE SE
RESULTADO
NDICE DE
PERCEPCIN SOBRE
LA INFORMACIN Y
28% INSAT ISFACT ORIO
ORIENT ACIN
BRINDADA AL
CIUDADANO
NDICE DE
PERCEPCIN POST
T RAMIT E DE LOS
SERVICIOS
PREST ADOS POR LA
4. Mantener un sistema de ENT IDAD
informacin en lnea PUBLICACIN DE
confiable para todos los INFORMACION EN
100% SAT ISFACT ORIO 87%
usuarios del FPS y MEDIOS
ACEPTABLE
ciudadanos, que permita ELECT RONICOS.
una retroalimentacin PUBLICACIN DE
constante. PROCESOS 100% SAT ISFACT ORIO
CONT RACT UALES
SEGUIMIENT O A LA
ADMINIST RACIN DE
LOS ARCHIVOS DE 92% ACEPT ABLE
GEST IN DEL FPS -
FCN
PUBLICACIN DE
INFORMACION EN
MEDIOS
ELECT RONICOS
Este cuarto (4) objetivo obtuvo un nivel de cumplimiento del 87% ACEPTABLE menor que el del semestre
anterior (II semestre 2016), disminuyendo su nivel de cumplimiento y rango de calificacin.
POR LA DIRECCIN
RANGO EN QUE SE
RESULTADO
PRESENTAR
OPORTUNAMENTE EL
ANTEPROYECTO Y 100% SATISFACTORIO
DESAGREGACIN
PRESUPUESTAL
5. Fortalecer la ASEGURAMIENTO Y
administracin de los 100% SATISFACTORIO
CUSTODIA DE BIENES 99%
bienes de la entidad y la
SATISFACTORIO
ptima gestin de los EJECUCIN DEL PAC
95% SATISFACTORIO
recursos. GASTOS DE PERSONAL
EJECUCIN DEL PAC

100% SATISFACTORIO
GASTOS GENERALES
EJECUCIN DEL PAC
100% SATISFACTORIO
DE TRANSFERENCIAS
El cumplimiento de este objetivo se mantiene igual al semestre anterior con un nivel de cumplimiento del 99%
SATISFACTORIO, lo cual es bueno para la Entidad que se fortalezca la administracin de los bienes.
RANGO EN QUE SE
RESULTADO
6. Fortalecer los
mecanismos de
comunicacin INFORMES
100%
organizacional e PRESENTADOS A 100% SATISFACTORIO
SATISFACTORIO
informativa para proyectar ENTES DE CONTROL
los resultados de la
Gestin de la Entidad.
Este objetivo aumento su nivel de cumplimiento con respecto al semestre anterior, de un nivel de
cumplimiento del 81% ACEPTABLE al 100% SATISFACTORIO.
Promediando los 28 Indicadores Estratgicos reportados para el periodo evaluado primer semestre 2017, se
obtuvo un porcentaje de cumplimiento de los objetivos de calidad del 92% ubicndose en un rango de
calificacin ACEPTABLE.
POR LA DIRECCIN
Cuatro (4) de los seis (6) Objetivos Estratgicos u Objetivos Institucionales se ubicaron en un rango de
calificacin SATISFACTORIA en 100% y dos (2) de los objetivo Estratgicos obtuvieron un grado de
cumplimiento entre 87% y 89% con calificacin ACEPTABLE.
CONCLUSIONES
Comparando el resultado obtenido de los objetivos de calidad en el semestre evaluado con respecto al
semestre anterior (segundo semestre 2016) el cual fue del 93% ubicndose en un rango de calificacin
ACEPTABLE, se observa que el Sistema Integral de Gestin tiene un comportamiento positivo
manteniendo su desempeo durante el semestre. Esto obedece a que algunas acciones de mejora
ejecutadas por los procesos han sido eficaces y de gran beneficio para la entidad, los responsables de los
procesos han asumido su compromiso con el mantenimiento y mejoramiento continuo del Sistema Integral
de Gestin.
Un aspecto importante para destacar de los Indicadores Estratgicos asociados a los procesos misionales,
es que la mayora continan registrando una calificacin satisfactoria, como lo son el CUMPLIMIENTO
PROCESO DE COMPENSACIN del proceso Gestin Servicios de Salud, APLICACIN DE
NOVEDADES DE NMINA FERROCARRILES del proceso Gestin Prestaciones Econmicas e NDICE
DE PERCEPCIN POST TRAMITE DE LOS SERVICIOS PRESTADOS POR LA ENTIDAD del proceso
Atencin al Ciudadano.
POR LA DIRECCIN
CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS DE LOS PROCESO.
Los Indicadores Por Proceso evalan el grado de cumplimiento del objetivo de cada proceso y su capacidad
para alcanzar los resultados planificados para el periodo. A continuacin se presenta un anlisis de los
resultados obtenidos por cada uno de los 14 procesos, durante el primer semestre de la vigencia 2017.
Los Indicadores Por Procesos alcanzaron un nivel de cumplimiento del 93% ubicndose en un rango de
calificacin ACEPTABLE.
POR LA DIRECCIN
Rango en que se
Procesos Resultado
Ubica el Resultado
Asistencia Juridica 100% SATISFACTORIO
Gestin de Talento
100% SATISFACTORIO
Humano
Gestin de Cobro 100% SATISFACTORIO
Gestin de Servicios de
100% SATISFACTORIO
Salud
Gestin de Prestaciones
100% SATISFACTORIO
Economicas
Direccionamiento
100% SATISFACTORIO
Estrategico
Gestin de TIC'S 97% SATISFACTORIO
Gestin de Recursos
94% ACEPTABLE
Financieros
Gestin de Servicios
91% ACEPTABLE
Administrativos
Medicin y Mejora 89% ACEPTABLE
Seguimiento y
Evaluacin 87% ACEPTABLE
Independiente
Atancin al Ciudadano 82% ACEPTABLE
Gestin Documental 73% ACEPTABLE
Gestin de Bienes
N/A INSATISFACTORIO
Transferido
CONCLUSIONES
Durante el primer semestre 2017 el desempeo de los procesos mostr que 7 de los 14 procesos
alcanzaron un rango de calificacin SATISFACTORIO entre el 97% y 100% los cuales representan el 50%
de los procesos, este porcentaje es menor que el del semestre anterior (segundo semestre 2016) donde el
porcentaje fue del 64% es decir que nueve (9) procesos alcanzaron calificacin satisfactoria entre el 98% y
100%.
Seis (6) procesos alcanzaron un rango de calificacin ACEPTABLE entre el 73% y 94% los cuales
representan el 43% de los procesos.
POR LA DIRECCIN
No se vio el desempeo del proceso Gestin Bienes Transferido, debido a que no ha revisado y
actualizado si es del caso sus Indicadores de Gestin (Indicadores Estratgicos e Indicadores Por
Proceso), quedando con una calificacin INSATISFACTORIA.
Falta mayor compromiso por parte de algunos responsables de procesos para la ejecucin oportuna de las
actividades, acciones y metas propuestas en los diferentes Planes Institucionales y el logro de los
objetivos de sus procesos.
Dos de los tres procesos misionales obtuvieron un rango de calificacin SATISFACTORIO, reflejando el
desempeo que han logrado durante el semestre evaluado. El proceso Atencin al Ciudadano no logro
una calificacin satisfactoria lo que conlleva a la afectacin del cumplimiento de la Misin de la entidad.
CONFORMIDAD DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO
En cumplimiento del procedimiento PEMYMOPSPT08 CONTROL DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO NO

CONFORME, a continuacin se presentan los resultados de la identificacin y control de los servicios no
conformes identificados durante el primer semestre de la vigencia 2017.
POR LA DIRECCIN
TRATAMIENTO
SERVICIO NO ACCIN
PROCESO (Accin OCURRENCIA
CONFORME CORRECTIVA
Correctiva)
Se solicita la
Error en el correccin en el
Se verifico en
ATENCIN AL registro de la programa Orfeo,
ORFEO y se
CIUDADANO Y informacin del mediante el
3 tomaron las
GESTIN trmite en el envo de
acciones
DOCUMENTAL programa mensaje de
correctivas.
ORFEO. correo
electrnico.
Se solicita la
Error en el correccin en el
Se verifico en
registro de la programa Orfeo,
ORFEO y se
informacin del mediante el
33 tomaron las
trmite en el envo de
acciones
programa mensaje de
correctivas.
ORFEO. correo
electrnico.
Se solicita la
Error en la Se verifico en
correccin y/o
GESTIN Direccin para ORFEO y se
actualizacin de
PRESTACIONES la notificacin 25 tomaron las
la direccin en el
ECONOMICAS del servicio acciones
programa
prestado. correctivas.
ORFEO
Se enva
No se comunicacin al
Se verifico en
evidencian los responsable del
ORFEO y se
documentos en proceso afectado
13 tomaron las
imgenes en el para que se
acciones
aplicativo apliquen los
correctivas.
ORFEO correctivos
necesarios.
TOTAL DE PRODUCTOS NO CONFORMES 74
Los anteriores servicios no conformes fueron reportados por el proceso Gestin de Prestaciones Econmicas,
Atencin al Ciudadano y Gestin Documental.
Frente al semestre anterior (II semestre 2016), en el cual se identificaron 82 productos no conformes se
disminuy en un 10% dejando como resultado la identificacin de 74 productos no conformes.
POR LA DIRECCIN
Los 74 productos no conformes analizados cuentan con un tratamiento oportuno por parte de los procesos
generadores.
Estos productos no conformes se vienen reiterando del semestre anterior (II semestre 2016), por lo que se
sugiere que la alta direccin tome acciones de fondo, que puedan solucionar la causa que los est
generando.
Realizando el analisis a los producto no conforme se identificaron un total de 74 de los cuales fueron cerrados
un total de 69 productos no conformes siendo esto el 93,2% del total y 6,8% restante aun se encuentran sin
cumplir.
De los 74 productos no conformes el mas reiterativo es, los errores y las inconsistencias en la informacion
radicada en el aplicativo ORFEO de los diferentes tramites y servicios solicitados e iniciados para su
respuesta con 33 ocurrencias representando el 45% del total.
POR LA DIRECCIN
4. ESTADO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS
ESTADO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS O PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL
El Plan de Mejoramiento Institucional es una herramienta de gestin que permite cuantificar el nmero de No
conformidades reales identificados a los procesos de la entidad, producto de las auditoras Internas de
Calidad, las auditorias de Evaluacin Independiente, las auditorias de los Entes de Control, las auditorias de
tercera parte (ente certificador) y producto de los incumplimiento del Plan de Accin, Indicadores de Gestin Y
Plan de Manejo de Riesgo.
La informacin presentada a continuacin muestra el estado de las acciones correctivas del Sistema Integral
de Gestin MECI - CALIDAD, con corte a junio 31 de 2017. Para la administracin de las acciones
correctivas se cuenta con el plan de mejoramiento institucional, como herramienta de control, que consolida
las no conformidades (reales) identificadas a 13 procesos de la entidad.
Realizando el anlisis de la grfica de cumplimiento de las acciones correctivas por proceso se puede
evidenciar, que el 23% de los procesos se encuentran en un rango de cumplimiento insatisfactorio (Gestin
Bienes Transferidos, Gestin Recurso Financieros y Gestin Servicios Administrativos), el 54% de los
procesos se encuentra en un rango de cumplimiento mnimo (Gestin Tics, Medicin y Mejora,
Direccionamiento Estratgico, Atencin al ciudadano, Asistencia Jurdica, Gestin Servicios de Salud y
Gestin Documental), el 8% de los procesos alcanzo un rango de cumplimiento aceptable (Gestin de
Prestaciones Econmicas) y solo el 15% alcanzo un rango de cumplimiento satisfactorio (Gestin de Talento
Humano y Gestin de Cobro).
POR LA DIRECCIN
Reagrupando el 77% de los procesos estn por debajo del cumplimiento aceptable y es necesario que se
tomen acciones que contribuyan al cumplimiento de las acciones correctivas de manera inmediata ya que
dentro de este grupo de procesos se encuentran los procesos misionales y estratgico, cabe destacar que
frente al cumplimiento del semestre anterior los procesos aumentaron su cumplimiento y los procesos
misionales aumentaron su nivel de cumplimiento.
Analizando las metas planificadas dentro del Plan de Mejoramiento Institucional se planificaron por parte de
los proceso un total 284 metas para el primer semestre de las cuales se cumplieron a un 100% y fueron
eficaces 97 metas, representando el 34% del total; de las metas planificadas para el corte a 30 de junio de
2017 se encontraban vencidas 263 metas, en el momento se encuentran sin cumplir un total de 173 metas
representando estas el 61% del total encontrndose 118 estn en proceso y 55 se sin iniciar.
Como resumen del seguimiento efectuado al plan de mejoramiento institucional con corte a Junio 30 de 2017
se presenta el siguiente cuadro:
POR LA DIRECCIN
DENOMINACIN ACCIONES
NO CUMPLIMIENTO
ACCIONES DE LA UNIDAD TERMINADAS EN SIN CORRECTIVAS
PROCESOS CONFORMIDADES EFICACES DEL PLAN EN
CORRECTIVAS DE MEDIDA DE (100%) PROCESO INICIAR VENCIDAS EN
IDENTIFICADAS EL SEMESTRE
LA META EL SEMESTRE
Gestin de Talento Humano 11 27 27 17 16 2 8 15 100%
Gestin de Cobro 3 3 3 3 3 0 0 3 100%
Gestin Prestaciones Econmicas 6 7 8 4 4 4 0 8 84%
Gestin Documental 13 18 19 12 11 4 3 18 68%
Gestin servicios de Salud 36 49 47 20 20 23 4 44 66%
Asistencia Jurdica 8 25 25 12 11 8 5 21 65%
Atencin al Ciudadano 12 21 21 8 8 10 3 21 56%
Direccionamiento Estrategico 15 18 19 7 2 8 4 19 53%
Medicin y Mejora 17 30 33 10 9 19 4 33 51%
Gestin TICS 7 12 12 5 5 4 3 12 50%
Gestin Servicios Administrativos 10 15 15 4 3 5 4 14 41%
Gestin Recursos Financieros 17 22 27 5 5 13 9 27 38%
Gestin Bienes Transferido 19 25 28 2 0 18 8 28 23%
TOTAL 174 272 284 109 97 118 55 263 61%
De acuerdo a la tabla anterior el estado del plan de Mejoramiento Institucional con corte a Junio 30 de 2017,
cuenta con 174 no conformidades identificadas y documentadas.
Para las 174 no conformidades identificadas y documentadas en el plan de Mejoramiento Institucional con
corte a Junio 30 del 2017 se planearon alcanzar 284 metas, de las cuales se lograron alcanzar al 100% 109
siendo eficaces 97 metas, mostraron el 89% de eficacia de las acciones implementadas. De las 175
acciones restantes obtuvieron un avance no muy significativo, el cumplimiento total del Plan de
Mejoramiento Institucional para el primer semestre 2017 fue del 61%.
POR LA DIRECCIN
Realizando un comparativo frente al semestre anterior (II semestre 2016), se puede evidenciar que el
cumplimiento aumento ya que durante el semestre actual (I semestre 2017), se logr un 62% frente a un
59%.
CONCLUSIONES
Teniendo en cuenta el resultado del cumplimiento del Plan de Mejoramiento Institucional en un 62%, se
puede evidenciar que se ha mejorado el compromiso frente al cumplimiento de las acciones correctivas
programadas, que dentro del Plan de Mejoramiento Institucional muchas de las acciones correctivas no son
de responsabilidad directa del proceso que las documento y que se puede seguir aumento el cumplimiento a
medida que vamos tomando conciencia y teniendo un mayor compromiso frente a la entidad.
Se hace necesario realizar un anlisis para para depurar el Plan de Mejoramiento Institucional, ya que
dentro del plan se encuentran no conformidades repetidas y otros incumplimientos que no son no
conformidades. Algunas no conformidades no se pueden terminar debido a las limitaciones de los procesos
en sus funciones, en algunos casos por falta de recursos econmicos en el presupuesto de la entidad, lo que
afecta el cumplimiento total del Plan de Mejoramiento Institucional.
Por parte del proceso Medicin y Mejora seguir insistiendo en los monitoreos para lograr el mximo
compromiso por parte de los procesos y lograra aumentar para el prximo semestre el cumplimiento del Plan
de Mejoramiento Institucional.
ESTADO DE LAS ACCIONES PREVENTIVAS O PLAN DE MANEJO DE RIESGOS
El Plan de Manejo de Riesgos es una herramienta de gestin que permite cuantificar el nmero de Riesgos
identificados a los procesos del FPS FCN, que afectan el cumplimiento de los objetivos de la entidad, por lo
cual se establecen acciones que conlleven a mitigar los efectos de estos.
De acuerdo al estado del Plan de Manejo de Riesgos con corte a junio 30 de 2017, se identificaron un total
35 No conformidades potenciales. Correspondientes a las Auditorias de Calidad y de Seguimiento y
Evaluacin Independiente.
De las 69 No Conformidades existentes en el Plan de Manejo de Riesgos para el primer semestre 2017,
se establecieron 87 acciones preventivas, de las cuales se cumplieron eficazmente durante el periodo 27
acciones preventivas lo que corresponde al 31%.
El nivel de Cumplimiento del Plan de Manejo de Riesgos para el semestre fue del 62%, logrando una
calificacin Aceptable.
A continuacin se presenta el Plan de Manejo de Riesgos del Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles
Nacionales de Colombia para el primer semestre del ao 2017 como producto de la formulacin de las
acciones preventivas.
POR LA DIRECCIN
No. de Riesgo en No. de Acciones No. de Cumplimiento

No. de Acciones
el Plan de Preventivas Acciones del Plan de
PROCESOS Preventivas Terminadas En Proceso Sin Iniciar
Manejo de Vencidas en el Preventivas Manejo de
Formuladas
Riesgo Semestre Eficaces Riesgo
Gestin Prestaciones Econmicas 1 2 2 2 2 0 0 100%
Asistencia Jurdica 3 6 5 4 3 1 1 98%
Gestin Talento Humano 6 8 5 6 6 2 0 85%
Gestin Bienes Transferido 5 8 7 4 4 4 0 82%
Gestin de Servicios de Salud 5 6 6 2 2 4 0 63%
Gestin Recursos Financieros 5 6 4 2 0 1 3 63%
Medicin y Mejora 8 9 7 2 2 5 2 57%
Gestin Documental 3 3 2 1 1 1 1 50%
Atencin al Ciudadano 4 5 5 1 1 3 1 48%
Gestin TICS 12 16 13 3 3 8 5 45%
Direccionamiento Estratgico 11 12 11 3 3 7 2 45%
Gestin de Servicios Administrativos 6 6 6 0 0 2 4 13%
TOTAL 69 87 73 30 27 38 19 62%
POR LA DIRECCIN
CONCLUSIONES
La anterior grafica muestra el porcentaje de cumplimiento por procesos del Plan de Manejo de Riesgos
correspondiente al primer semestre 2017. En donde se observa que los procesos Prestaciones
Econmicas y Asistencia Jurdica cumplieron satisfactoriamente al 100% y 98%; los procesos Gestin de
Talento Humano y Gestin Bienes Transferidos cumplieron al 85% y 82%, al 63% y 57% lleg el nivel de
cumplimiento de los procesos Gestin de Servicios de Salud, Gestin de Recursos Financieros y Medicin
y mejora; los procesos que quedaron en un rango de calificacin Insatisfactorio fueron Atencin al
Ciudadano, Gestin Tics, Gestin Documental y Gestin de Servicios Administrativos.
Los procesos que no lograron un cumplimiento satisfactorio para el semestre evaluado, deben tomar
acciones que contribuyan al cumplimiento eficaz de las acciones preventivas; esto como mtodo de
autocontrol y autoevaluacin, realizando un monitoreo constante a las actividades a realizar en el
semestre para lograr un cumplimiento satisfactorio y un cumplimiento en trminos de oportunidad.
POR LA DIRECCIN
5. ACCIONES DE SEGUIMIENTOS DE REVISIONES PREVIAS EFECTUADAS POR LA DIRECCIN
Las acciones de mejoras productos de la Revisin Por la Direccin se establecen en el Plan de

Fortalecimiento del SIG, para ser monitoreadas y verificadas. Dicho Plan en el I semestre 2017 obtuvo un
porcentaje de cumplimiento del 47%, producto de 16 actividades y 27 acciones de mejoras establecidas en
dicho Plan.
Revisado los compromisos adquiridos en Revisiones por la Direccin al Sistema Integral de Gestin (MECI-
CALIDAD) pasadas, bajo los lineamientos de la Norma NTCGP 1000:2009, ISO 9001:2008 y MECI 2014, se
observan compromisos adquiridos por parte de los procesos los cuales se muestra su estado a continuacin.
ACTIVIDAD RESPONSABLE ESTADO RESULTADO

Coordinador GIT
Gestin Bienes
Compras y Servicios
Administrativo / No se ha avanzado en la ejecucin de la actividad 0%
Profesionales del
proceso Gestin Bienes
Transferido.
Coordinador GIT
Gestin Bienes
Revisar y dejar Compras y Servicios
constancia de los Administrativo / No se ha avanzado en la ejecucin de la actividad 0%
Indicadores de Profesionales del
Gestin (Indicadores proceso Gestin Bienes
Por Proceso e Transferido.
Indicadores Coordinador GIT
Estratgicos) de los Gestin Bienes
procesos y si es del Compras y Servicios
caso actualizarlos Administrativo /
No se ha avanzado en la ejecucin de la actividad 0%
para mejora continua Profesionales del
de la Entidad. proceso Gestin
Servicios
Administrativos.
Coordinador GIT
Gestin Bienes
Compras y Servicios
Administrativo /
No se ha avanzado en la ejecucin de la actividad 0%
Profesionales del
proceso Gestin
Servicios
Administrativos.
POR LA DIRECCIN
No se ha efectuado avance en vista a que inicialmente se debe

actualizar la ficha de caracterizacin del Proceso GESTIN
Coordinador GIT
RECURSOS FINANCIEROS, por lo anterior la ficha de
Gestin Recursos
caracterizacin se encuentra con visto bueno para ser llevada al
Financieros /
Comit Coordinacin del Sistema de Control Interno y Calidad para 40%
Profesionales del
su aprobacin; y el documento fue entregado a la Oficina Asesora de
proceso Gestin
Planeacin y Sistemas en la fecha 20 de Junio de 2017. La
Recursos Financieros.
evidencia se encuentra en la carpeta soporte del Sistema Integral de
Gestin de la Subdireccin Financiera.
Coordinador GIT
Gestin Recursos
Financieros /
Esta actividad depende de la anterior. 40%
Profesionales del
proceso Gestin
Subdirector Financiero /
Mediante Acta No. 002 del 10 de Abril de 2017, se aprobaron 6
Profesionales del
Indicadores distribuidos de la siguiente manera: 1 Estratgico y 5 por 100%
proceso Gestin de
Procesos.
cobro.
Se cuenta con el Acta de Aprobacin de la actualizacin de los

indicadores de GIT Gestin de Cobro No.002 del 10 de Abril de 2017,
Profesionales del
no se ha publicado debido a que hace falta la Resolucin mediante el 100%
proceso Gestin de
cual se deben Publicar, donde se encuentra pendiente de firma por
cobro.
parte del Director General (E).
Se realiz mesa de trabajo con el profesional asesor de la Oficina

Asesora de Planeacin y sistemas el da 08/04/2017 donde revis los
Jefe de Oficina Asesora indicadores y se lleg a la conclusin que se debe tener un indicador
de Planeacin y de efectividad en cuento al impacto de las sensibilizacin del
Sistemas / sistemas de gestin de seguridad de la informacin pero este no se 20%
Profesionales del poda pasar hasta que el programa de sensibilizacin del mismo
proceso Gestin TIC'S. estuviera aprobado el programa fue enviado a revisin tcnica el da
28/04/2017 este en estos momentos se encuentra en revisin de
ajustes por aparte del revisor tcnico.
Jefe de Oficina Asesora

de Planeacin y
Sistemas / Esta actividad depende de la actividad anterior 0%
Profesionales del
proceso Gestin TIC'S.
POR LA DIRECCIN
Jefe de Oficina Asesora Se analiz la necesidad de generar dos indicadores para el proceso
de Planeacin y Medicin y Mejora, uno para medir la efectividad del proceso y otro
Sistemas / para medir la conformidad del sistema, el primero se encuentra para
50%
Profesionales del aprobacin para aprobacin por parte del Comit Coordinador del
proceso Medicin y Sistema de Control Interno y Calidad y el segundo se encuentra en
Mejora. revisin por parte del Jefe del proceso.

de Planeacin y
Sistemas /
Esta actividad depende de la anterior. 0%
Profesionales del
proceso Medicin y
Mejora.
Se revis y actualiz la siguiente documentacin del SIG:

1. Procedimiento ESDESDIGPT02 - Revisin por la Direccin. 2.
Formato ESDESDIGFO11 - Informe Ejecutivo para Revisin por la
Direccin.
3. Formato ESDESDIGFO12 - Acta Revisin por la Direccin
mediante Resolucin 0098 de 24 de enero de 2017.
4. Caracterizacin del proceso Direccionamiento Estratgico
ESDESOPSFC01 mediante Resolucin 0736 de 11 de mayo de
2017.
Jefe de Oficina Asesora 5. Manual de Calidad del Sistema Integral de Calidad (MECI-
Revisar y actualizar el de Planeacin y CALIDAD) ESDESDIGMS01 mediante Resolucin 0811 de 05 de
manual de Sistemas / Contratistas junio de 2017. 83%
operaciones Oficina Asesora de 6. Plan Institucional de Gestin Ambiental ESDESDIGPL03.
Planeacin y Sistemas. 7. Plan de Accin de Gestin Ambiental ESDESDIGFO21.
8 Procedimiento Elaboracin y Control de Documentos Internos
mediante Resolucin 0953 de 07 de julio de 2017.
Se encuentran en etapa de Transversalidad: Procedimiento
ESDESOPSPT03 Formulacin, Seguimiento y Verificacin del Plan
De Accin y Procedimiento Distribucin del Plan Anual de Caja
Recursos Nacin.
En revisin tcnica se encentra: Gua De Las Polticas Para La
Administracin Del Riesgo ESDESDIGGS02 y Plan Estratgico
ESDESDIGPL01
POR LA DIRECCIN
Se program una jornada de reinduccin e induccin a los

funcionarios de la Entidad con el Grupo Interno de Trabajo Gestin
Talento Humano el da 12 de mayo con los siguientes tema: Sistema
de Gestin de Calidad, Acciones preventivas, correctivas y Anlisis
de Causas donde se motivaban a los funcionarios en la revisin y/o
Jefe de Oficina Asesora actualizacin de la documentacin del Sistema, se solicit la
de Planeacin y colaboracin de los Auditores de Calidad de la Entidad para que
Sistemas / Contratistas realizaran dicha induccin a los funcionarios de sus procesos que no 100%
Oficina Asesora de pudieron asistir a la capacitacin brindada por la Oficina Asesora de
Planeacin y Sistemas. Planeacin y Sistemas, se program un plan de contingencia con
todos los procesos para la actualizacin y/o elaboracin de los
documentos que hacen parte de su proceso. Evidencias que se
puede cotejar en el acta 001 del Comit de Direccin, listas de
asistencias custodiada por el GIT Gestin Talento Humano y la
Oficina Asesora de Planeacin y Sistemas.
Estructuracin de la
gestin del riesgo Se actualiz la metodologa de administracin del riesgo de acuerdo
de Planeacin y
aplicando a la a la Gua de Administracin del Riesgo del DAFP, la misma fue
Sistemas / Contratistas 20%
integralmente la radicada en la Oficina Asesora de Planeacin y Sistemas para
Oficina Asesora de
metodologa revisin tcnica.
Planeacin y Sistemas.
aplicable.
Se program una jornada de reinduccin e induccin a los

funcionarios de la Entidad con el Grupo Interno de Trabajo Gestin
Talento Humano el da 12 de mayo con los siguientes tema: Sistema
de Gestin de Calidad, Acciones preventivas, correctivas y Anlisis
de Causas donde se motivaban a los funcionarios en la revisin y/o
Jefe de Oficina Asesora actualizacin de la documentacin del Sistema, se solicit la
Fortalecer aspectos
de Planeacin y colaboracin de los Auditores de Calidad de la Entidad para que
para reforzar la
Sistemas / Contratistas realizaran dicha induccin a los funcionarios de sus procesos que no 100%
cultura
Oficina Asesora de pudieron asistir a la capacitacin brindada por la Oficina Asesora de
organizacional.
Planeacin y Sistemas. Planeacin y Sistemas, se program un plan de contingencia con
todos los procesos para la actualizacin y/o elaboracin de los
documentos que hacen parte de su proceso. Evidencias que se
puede cotejar en el acta 001 del Comit de Direccin, listas de
asistencias custodiada por el GIT Gestin Talento Humano y la
Oficina Asesora de Planeacin y Sistemas.
Avanzar en la
resolucin efectiva de Jefe de Oficina Asesora
Se actualiz la metodologa de Administracin de Acciones
los hallazgos, analizar de Planeacin y
Correctivas, la misma se encuentra en solicitud de trazabilidad para
los riesgos que se Sistemas / Contratistas 40%
radicarlos formalmente en la Oficina Asesora de Planeacin y
han materializado con Oficina Asesora de
Sistemas.
su alcance y situacin Planeacin y Sistemas.
encontrada.
POR LA DIRECCIN
Realizar las Coordinadora del GIT

actividades Atencin al Ciudadano
El proceso de Gestin Documental se encuentra diseando el
relacionadas con y Gestin Documental /
programa de conservacin de documentos, evidencia consignada en 5%
conceptuar sobre Profesionales del
el equipo de cmputo del profesional de Gestin Documental.
implementacin de proceso Gestin
normas archivsticas. Documental.
Disear y presentar
ante el comit de
desarrollo
administrativo el
cronograma de las
actividades tendientes Coordinadora del GIT
a la digitalizacin de Atencin al Ciudadano Durante el III trimestre del 2016 se digitalizaron 1,089 carpetas
las unidades y Gestin Documental / representados en 91,267 folios que cumplieron el ciclo documental
100%
documentales del Profesionales del de acuerdo las TRD de cada proceso, evidencia consignada en el
archivo central en proceso Gestin software de digitalizacin QUICKWIDE.
estado "acta de baja" Documental.
y las historias clnicas
de fallecidos de la
divisin pacifico
programadas para
todo el ao 2015.
Realizar 4 informes
Secretario General / El proceso de Atencin al ciudadano radic 3 informes en la oficina
de seguimiento
Profesionales del secretaria general para tomar acciones de mejora sobre las PQRSD
mensual a las 70%
proceso Atencin al pendientes de toda la entidad. Evidencia consignada en la carpeta
PQRDS a nivel
Ciudadano. 220 5309 carpeta PQRSD pendientes.
nacional.
Revisar la eficiencia
del mecanismo para
la recepcin y registro El proceso de Atencin al ciudadano solicit por medio de un correo
Secretario General /
de las peticiones, electrnico de la profesional Nury Navarro, a la oficina asesora de
Profesionales del
quejas, reclamos, planeacin y sistemas. Solicitando la habilitacin de las redes 70%
proceso Atencin al
sugerencias y sociales. Se puede evidenciar en el cmputo de la misma. Correo
Ciudadano.
denuncias, su enviado el da 25/05/2017.
seguimiento y
oportuna respuesta.
Establecer acciones
para fortalecer el Jefe de Oficina Asesora
El proceso documento de estrategia de rendicin de cuentas se
desarrollo de la de Planeacin y
encuentra pendiente por aprobacin por parte de comit, en esta se
poltica de rendicin Sistemas / Contratistas 70%
incluy los subcomponentes de informacin, dialogo, incentivos y
de cuentas tanto en Oficina Asesora de
evaluacin
Informacin, dilogo e Planeacin y Sistemas.
incentivos.
POR LA DIRECCIN
Jefe de la Oficina
Actualizar la poltica y la Oficina Asesora de Planeacin y Sistemas se encuentra en el
Asesora de Planeacin
plan de procesos de contratacin del profesional de comunicaciones dentro
y Sistemas / 10%
comunicaciones del de la Entidad, realizo la solicitud de la necesidad mediante el
Profesionales del
FPS FCN. memorando 20171200062883.
proceso Gestin TICS.
Realizar cruce de
Jefe de la Oficina
base de datos
Asesora de Planeacin Ya se encuentra montado el mdulo de conexin entre bases de
actuales por medio de
y Sistemas / datos, los avances se encuentran documentados en las 100%
un mdulo de
Profesionales del actualizaciones de ORFEO.
conexiones entre
proceso Gestin TICS.
base de datos.
Continua el mismo avance reportado a feb-2017:
Adicionalmente a los reportes realizados en los periodos anteriores,
Mediante Memorando GTH - 20172100040543 de Abril 26 de 2017,
se solicit a la Dra. Omaira Martnez encargada de las funciones de
la Oficina de Planeacin y Sistemas su intervencin, para aclarar de
manera definitiva el responsable de dichos procedimientos.
1) Mediante memorando No. 20162100102413 de 15 de dic-2016, se
solicit al jefe de la Oficina de Planeacin y Sistemas que "para evitar
continuar documentando reiterados incumplimientos a la suscrita y al
proceso de Gestin de Talento Humano, por el no cumplimiento al
100% de una responsabilidad de la cual no se tiene claridad sobre
las actividades puntuales que deben ejecutarse, en aplicacin del
procedimiento relacionado, comedidamente le solicito estudie la
posibilidad de reprogramar la fecha de finalizacin establecida para
Realizar la la actualizacin de los procedimientos ORDENES DE COMISIN Y
actualizacin y/o LEGALIZACIN ORDENES DE COMISIN, hasta el 30 de abril de
Coordinadora GIT
eliminacin de los 2017.
Gestin Talento
procedimientos que Lo anterior, tambin, en razn a que la finalizacin de la actividad del
Humano / Profesionales 40%
an se encuentran plan de fortalecimiento objeto de la comunicacin y supuestos
del proceso Gestin
publicados en incumplimientos, depende de los resultados (lineamientos,
Talento Humano.
antiguo SIP (5 observaciones, decisiones que se tomen nuevamente en cuanto a
procedimientos). qu proceso es el responsable del procedimiento de ORDENES DE
COMISIN DE LA ENTIDAD, recursos disponibles tanto humano
como de puesto de trabajo, equipos y cuenta personal, entre otros)
de la mesa de trabajo que segn las diez (10) citaciones adjuntas
que OPS ha realizado, desde el 10 se sep-2016, no se sabe cundo
se realizar efectivamente.
A 28 de febrero/2017, no hemos recibido respuesta de parte de
Planeacin y Sistemas y el da 22 del mismo mes, mediante
memorando No. GTH-20172100017083, se solicit al seor
Secretario General su apoyo y gestin a fin de que en el Comit
Institucional de Desarrollo Administrativo de la entidad, se trate y
defina el tema de actualizacin de los procedimientos relacionados
con rdenes de comisin.
EVIDENCIAS: 2105203 DOCUMENTOS DEL SIG - 2102103-
MEMORANDOS ENVIADOS 2017.
POR LA DIRECCIN
Revisar los El proyecto del FORMATO DE SUGERENCIAS O

mecanismos para Coordinadora GIT RECOMENDACIONES fue presentado para revisin del Coordinador
recolectar las Gestin Talento de Talento Humano y se avanz en la documentacin del
sugerencias o Humano / Profesionales procedimiento ADMINISTRACION SUGERENCIAS O 30%
recomendaciones por del proceso Gestin RECOMENDACIONES que se recepcionen a travs del Formato
parte de los Talento Humano. Propuestas y Sugerencias.
servidores pblicos. TRD 2105203 - DOCUMENTOS DEL SIG.
Tomar acciones para

que el Balance
General y el estado
de la actividad
financiera,
De acuerdo con oficios GCO-20174200018653 De Febrero 28 de
econmica, social y
Subdirector Financiero / 2017 y GCO-20174200038943 De Abril 21 de 2017 se public en la
ambiental de la
Profesionales del pgina WEB de la entidad el Balance presentado a la Contadura
Entidad, se publique 100%
proceso Gestin General de la Nacin con corte a Diciembre 31 de 2016 y el Balance
de forma oportuna, se
Recursos Financieros. presentado a La Superintendencia Nacional de Salud con corte a
determinen un
Diciembre 31 de 2016.
sistema de
indicadores y se
analice su uso para
propsitos de la
gestin.
Revisar el estado
actual de las polticas
contables y su
efectiva ejecucin, as
como los
Profesionales del Con la propuesta remitida por el profesional en las NIIF, se encuentra
procedimientos 20%
proceso Gestin adelantando el proceso de contratacin.
contables. As mismo
revisar su aplicacin y
fortalecer el proceso
contable en su
integralidad.
CONCLUSIONES
Comparando el nivel de cumplimiento de los compromisos adquiridos en Revisiones por la Direccin

pasadas frente con la del periodo evaluado I semestre 2017, se observa un nivel de cumplimiento ms
alto, ya que el nivel de cumplimiento del Plan de Fortalecimiento del SIG del II semestre 2016 fue del 40%
y para el periodo evaluado es del 47%. Esto evidencia el compromisos de los responsables de los
procesos frente al Sistema Integral de Gestin y frente a la Alta Direccin, ya que se estn teniendo en
cuenta los compromisos adquiridos frente a la Alta Direccin y ejecutando las acciones de mejora
documentadas en el Plan de Fortalecimiento del SIG.
POR LA DIRECCIN
Se debe seguir trabajando y teniendo en cuenta las fechas de ejecucin de las actividades documentadas
en el Plan de Fortalecimiento del SIG, para una mejora continua y un mejor nivel de cumplimiento.
POR LA DIRECCIN
6. CAMBIOS QUE PODRAN AFECTAR AL SISTEMA INTREGRAL DE GESTIN
Nos permitimos informar los posibles cambios de orden jurdico, social, econmico, poltico o administrativo
que pueda afectar el Sistema Integral de Gestin MECI CALIDAD, en lo que respecta al Proceso Gestin de
Talento Humano, que han sido identificados dentro del proceso de autoevaluacin del primer semestre de
2017:
La Resolucin No. 0390 del 30 de mayo de 2017, expedida por el Departamento Administrativo de la
Funcin Pblica (DAFP) y la Escuela Superior de Administracin Pblica (ESAP), actualiza los
lineamientos del Plan Nacional de Formacin y Capacitacin mediante el documento Plan Nacional de
Formacin y Capacitacin para el Desarrollo y la Profesionalizacin del Servidor Pblico de fecha 24 de
abril de 2017; lineamientos que deben ser atendidos por las entidades pblicas.
El DAFP y la ESAP, tendrn siete (7) meses a partir del 30 de mayo del presente ao, para el diseo y
divulgacin de los instrumentos necesarios para la formulacin e implementacin de los Planes
Institucionales de Capacitacin de acuerdo con los nuevos lineamientos adoptados (Diciembre 31 de
2017).
A partir de la presentacin de dichos instrumentos, el Fondo de Pasivo Social de FCN tiene tres (3) meses
para ajustar el Plan Institucional de Capacitacin a los lineamientos establecidos (aproximadamente marzo
de 2018).
El nuevo Plan Nacional de Formacin y Capacitacin para el Desarrollo y la Profesionalizacin del

Servidor Pblico, obliga al Fondo a redefinir las metodologas (procedimientos, formatos, guas entre
otros) para la Elaboracin, Ejecucin y Evaluacin del Plan Institucional de Capacitacin.
POR LA DIRECCIN
7. RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA
DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
1. Estar pendiente de los seguimientos realizados por parte del Grupo de Trabajo Control Interno a los
planes institucionales y en trmino de oportunidad revisar y comunicar las observaciones o conformidad
con el resultado.
2. Dialogar con el Jefe de la Oficina Asesora de Planeacin y Sistemas y con el Director General para
realizar el cierre de la actualizacin del MECI y llevar las actividades que an persisten y se incumplieron
en el Plan de Trabajo de la actualizacin del MECI para que se lleven al Plan de Mejoramiento
Institucional.
3. Convocar al Comit Equipo Operativo MECI-CALIDAD para cerrar la actualizacin del MECI y socializar
los cambios surgidos.
4. Solicitar al proceso responsable la actualizacin de los procedimientos rdenes de Comisin y rdenes

de Comisin y Legalizacin.
5. Realizar una mesa de trabajo con el Grupo Interno de Trabajo Gestin de Talento Humano para analizar la
procedencia del procedimiento Autorregulacin y Gestin tica en el FPS ESDESDIGPT03.
6. Revisar, redefinir y ejecutar las acciones documentadas dentro del PMR y el PMI.
7. Tener en cuenta en los documentos del Sistema de Gestin de Calidad los requisitos de la norma ISO
9001:2015.
8. Revisar los compromisos laborales de los funcionarios del proceso Direccionamiento Estratgico, si a la
fecha no se ha asignado un funcionario para desarrollar la actividad de realizar los registros relacionados
con la utilizacin de los vehculos, as como los consumos de gasolina, aceite y dems insumos de los
automotores, se solicitara la eliminacin de la misma del Plan de Accin.
9. Llevar un control de la documentacin para actualizar del proceso y cumplir con lo programado.
10. Realizar una mesa de trabajo con el Jefe de la Oficina Asesora de Planeacin y Sistemas para realizar los
ajustes pertinentes que se encuentran pendiente en la Gua Poltica para la Administracin del Riesgo y
llevarla al Comit Coordinador del Sistema de Control Interno y Calidad para aprobacin.
11. Realizar los ajustes solicitados por parte del Revisor Tcnico al documento Plan Estratgico.
12. Reenviar a travs de correo electrnico las fichas tcnicas a los responsables de los anexos del Manual
de Calidad con el fin de terminar su actualizacin.
POR LA DIRECCIN
13. Terminar la actualizacin del procedimiento ESDESOPSPT14 - Formulacin, Administracin y

Seguimiento del Plan Anticorrupcin y de Atencin al Ciudadano y realizar su socializacin.
14. Solicitar la publicacin de Plan de Accin de Gestin Ambiental y socializarlo para que los responsables
de las actividades ah establecidas ejecuten las acciones en las fechas establecidas.
15. Solicitar la publicacin de la matriz del Plan de Manejo de Riesgos, en la pg. Web de la entidad.
16. Solicitar nuevamente la citacin del Comit Institucional de Desarrollo Administrativo para la presentacin
de la estrategia de rendicin de cuentas, para que sea aprobada a la terminacin del tercer trimestre.
17. Formular la matriz de Riesgos de Corrupcin una vez est aprobada la metodologa de Administracin de
Riesgo.
18. Realizar seguimiento a las actividades establecidas en el contrato de prestacin de servicio del
comunicador social que es el responsable de disear la poltica de comunicaciones.
19. Actualizar toda la metodologa de Administracin de Riesgo de acuerdo al Plan de Trabajo establecido en
el acta No. 001 del 17 de mayo de 2017.
20. Modificar la actividad Publicar en la pg. web los informes que hacen parte de la gestin del FPS (informe
de gestin, informe de rdc, informe al congreso) en el Plan Anticorrupcin y Atencin al Ciudadano.
GESTIN DE COBRO
1. Realizar reunin con el Director General para tomar acciones que conlleven a la realizacin de las
conciliaciones, actualizaciones y emisiones de cuentas de cobro en tiempo real del ISS y FPS.
MEDICIN Y MEJORA
1. Realizar la documentacin de manera oportuna de las no conformidades allegadas, si en caso dado no se

logra concertar la documentacin con el proceso debido a dudas en la No Conformidad, concertar con el
jefe de OPS para mesa de trabajo con los integrantes de la oficina para documentar oportunamente.
2. Darle cumplimiento a la actividad establecida en cada uno de los procedimientos (administracin de

acciones preventivas y administracin de acciones correctivas) en cuanto a la realizacin de los
monitoreos trimestrales.
3. Realizar plan de contingencia durante el mes de agosto, con el propsito de lograr la actualizacin y
aprobacin de todos los documentos pendientes a responsabilidad de los funcionarios del proceso de
Medicin y Mejora.
4. Acordar con cada uno de los responsables de los procesos del cumplimiento de las acciones preventivas
documentadas en el PMR, el cumplimiento en trminos de oportunidad a las acciones implementadas,
POR LA DIRECCIN
definir en el monitoreo de avance un compromiso para el cumplimiento, dejar la evidencia fsica en el

formato de control de monitoreo.
5. Gestionar con el funcionario de gestin Tics la presentacin del procedimiento publicacin y actualizacin
de informacin en medios electrnicos (pg. web) para la aprobacin por parte de comit.
6. Incluir la actualizacin de los indicadores en el plan de contingencia para la actualizacin y aprobacin de

los documentos del proceso.
7. Realizar los ajustes al procedimiento administracin de acciones preventivas, para posterior presentacin
a comit para su respectiva aprobacin.
8. Definir con jefe de la Oficina Asesora de Planeacin y Sistemas y con Jefe de Control Interno la
responsabilidad de la actividad en cuanto a la presentacin del informe al anlisis del Riesgo a comit y si
es necesario presentar el informe, ya que son los mismos datos que se presentan como insumo para el
informe de revisin por la direccin.
9. Gestionar con secretaria y jefe de OPS la presentacin a comit de la ficha de caracterizacin del proceso
medicin y mejora.
10. Incluir la actualizacin del procedimiento del producto y o Servicio no conforme en el plan de contingencia
para la actualizacin y aprobacin de los documentos del proceso.
GESTIN RECURSOS FINANCIEROS
De acuerdo con la evaluacin semestral efectuada, el Proceso de Gestin de Recursos Financieros pondr
todos su esfuerzos para el cumplimiento de las actividades estipuladas, dentro de los diferentes planes
instituciones en donde ella se encuentra interviniendo; as mismo realizar actividades de concienciacin de
los funcionarios del proceso con el fin de asegurar el cumplimiento de los mismos; donde desarrollara entre
otras las siguientes:
1. Llevar a cabo la actualizacin de los documentos del GIT de Contabilidad tales como procedimientos y
formatos que se encuentren registrados en el Plan de Mejoramiento Institucional. Para lo anterior el
Coordinador del GIT de Contabilidad a travs de un funcionario del rea efectuar el seguimiento al
avance realizado por cada funcionario a los procedimientos que se presentaron a Planeacin en el
presente semestre y le informar al funcionario mediante correos la necesidad de agilizar el proceso con
el fin de culminar las tareas que se encuentran pendientes para que cada procedimiento sean
presentados y aprobados, adicionalmente se efectuar un seguimiento por parte de la Subdireccin
Financiera a travs de memorandos a cada uno de los funcionarios del GIT de Contabilidad que tienen
asignados procedimientos mediante cronograma establecido y as lograr un avance de actualizacin de
los mismos.
POR LA DIRECCIN
2. Realizar reunin entre los Coordinadores de grupos y la Subdirectora Financiera en la cual se establezca
si los indicadores de Gestin estratgicos y por proceso que se encuentran actualmente se encuentran
midiendo realmente la gestin del mismo.
3. Solicitar por parte de la Subdireccin Financiera al GIT de Contabilidad la disponibilidad de tiempo

adicional para llevar a cabo una debida depuracin a las cuentas contables y los NITS que las componen
para establecer una razonabilidad de las cuentas contables del Activo y Pasivo del Balance de la entidad.
4. Realizar por parte de la Subdireccin Financiera un estudio de tiempos y movimientos, el cual arrojar una
redistribucin de funciones con el fin de optimizarlo y as poder cumplir con todas las metas propuestas en
los diferentes planes institucionales, entre otras como las conciliaciones entre procesos, comits de
sostenibilidad y la actualizacin en su totalidad del maestro de documentos correspondientes a la gestin
financiera.
5. Gestionar el acompaamiento para la implementacin y puesta en marcha de las NIIF en la Entidad.
6. Solicitar acompaamiento al GIT gestin documental y atencin al ciudadano en la modificacin de las

TRD de la subdireccin financiera mediante correo electrnico.
7. Actualizar dentro del segundo semestre 2017 el procedimiento conciliacin entre procesos y con el
cronograma que se va a efectuar con los Coordinadores de los procesos objeto de conciliacin contable y
los funcionarios responsables de esos conceptos y tiempos establecidos, se lograr integralmente cumplir
con la actualizacin del procedimiento.
8. Actualizar el procedimiento DECLARACIONES TRIBUTARIAS junto con sus listas de chequeo en el

segundo semestre de 2017.
GESTIN TALENTO HUMANO
1. Remitir correo electrnico al GIT de Contabilidad, solicitando el envo de la informacin para las
conciliaciones, en caso de que la misma no sea solicitada dentro de los quince (15) das hbiles siguientes
del mes a conciliar.
2. Convocar desde Gestin de Talento Humano a la mesa de trabajo, hasta asegurar que se realice y se
defina quin es el responsable de los documentos relacionados con las ORDENES DE COMISIN; esto
dado que en sesin del Comit Coordinador del Sistema de Control Interno y Calidad, de Septiembre 7 de
2016 (Acta 009), se acord realizar dicha mesa de trabajo, con la participacin de los procesos Gestin de
Talento Humano y Gestin de Recursos Financieros para analizar, pero la misma no se ha podido llevar a
cabo pesar de las citaciones efectuadas por la Oficina Asesora de Planeacin y Sistemas.
POR LA DIRECCIN
3. Llevar a cabo la actualizacin de los documentos para los cuales se identific por parte del Proceso
Gestin de Talento Humano, la necesidad de modificar, eliminar o crear; lo cual consta en Acta Interna del
Proceso de fecha 13 de Julio del presente ao.
4. Enviar por correo electrnico para informacin de todos los funcionarios de planta de la Entidad, la
Resolucin No. 0390 del 30 de mayo de 2017, junto con el documento: Plan Nacional de Formacin y
Capacitacin para el Desarrollo y la Profesionalizacin del Servidor Pblico.
5. Solicitar al Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, capacitacin para los funcionarios de

Gestin de Talento Humano, sobre el nuevo documento: Plan Nacional de Formacin y Capacitacin para
el Desarrollo y la Profesionalizacin del Servidor Pblico
ATENCIN AL CIUDADANO
1. Realizar seguimiento constante de las peticiones, quejas, reclamos sugerencias y/o felicitaciones,
denuncias (PQRSD) por dependencias a nivel nacional.
2. Elaborar un memorando notificndole a las que no cumplieron, aclarndoles cuando y como segn el
procedimiento en el cual hay una fecha establecida para realizar las actas.
3. Trabajar en las guas, instructivos y procedimientos, para que puedan ser aprobados por el comit.
4. Mejorar en la orientacin del diligenciamiento de la encuestas al ciudadano.
5. Realizar sseguimiento del plan operativo implementando.
6. Realizar mesa de trabajo con el coordinador de servicios de salud para que la entidad prestadora de
respuesta de las PQRSD de forma oportuna y eficaz.
7. Terminar la gua de protocolos de atencin al ciudadano para radicarla en la oficina OPS para su
respectiva aprobacin por parte de comit y socializarlo a los funcionarios de atencin al ciudadano, tanto
en Bogot como a los puntos a administrativos fuera de Bogot.
8. Realizar los ajustes por parte de revisor tcnico, apenas sea terminado se radicara en la oficina OPS para
su respectiva aprobacin por parte del comit.
9. Solicitar capacitacin a la oficina OPS del procedimiento de producto no conforme.
10. Ejecutar el proceso de atencin al ciudadano donde se realiz un plan operativo con responsables y
fechas para ir ejecutando cada actividad que se encuentren pendiente.
11. Cumplir a cabalidad con todas las actividades pendientes que se encuentran en los planes del proceso.
POR LA DIRECCIN
12. Realizar los ajustes, de acuerdo a las instrucciones establecidas por el revisor tcnico y radicar en la
oficina OPS para su respectiva aprobacin.
13. Realizar los ajustes solicitados por parte del revisor tcnico para su respectiva aprobacin por parte del
comit.
14. Ejecutar la adecuacin e instalacin de un Call Center para agilizar el proceso de atencin de llamadas y
poder dar un mejor seguimiento y respuesta oportuna a los usuarios.
15. Realizar los 4 informes mensuales, radicarlos y enviarlos al Secretario General para que tome las
acciones pertinentes.
16. Realizar un evento para solicitarles el diligenciamiento del formato de encuesta, donde se reflejen las
inquietudes manifestadas por los pensionados y as poder sacar las acciones de mejora.
17. Realizar los ajustes, de acuerdo a las instrucciones establecidas por el revisor tcnico y radicar en la
oficina OPS para su respectiva aprobacin.
18. Modificar la gua de participacin ciudadana para la actualizacin, radicarlo en la oficina OPS para su
respectiva aprobacin por parte del comit.
19. Realizar el formulario electrnico para crearlo en la pgina de la entidad.
20. Ejecutar los ajustes solicitados por parte del revisor tcnico para su respectiva aprobacin por parte del
comit para actualizar el protocolo de Atencin al Ciudadano.
21. Actualizar la gua del protocolo de atencin al ciudadano para su respectiva publicacin.
SEGUIMIENTO Y EVALUACIN INDEPENDIENTE
1. Requerir nuevamente al director general sobre la asignacin de personal, con el fin de dar cumplimiento al
programa anual de auditoras de seguimiento y evaluacin independiente a cargo del grupo de trabajo de
Control Interno.
2. Solicitar nuevamente a OPS sobre la actualizacin del procedimiento FORMULACION SEGUIMIENTO Y

VERIFICACION DEL PLAN DE ACCION en el sentido de acortar los tiempos de reporte por parte de los
procesos.
3. Requerir con anticipacin el CDP para la ejecucin de las auditorias del segundo semestre de 2017.
ASISTENCIA JURDICA
1. Desarrollar planes de trabajo con el fin lograra la digitalizacin de oficios y memorandos de las vigencias
2011, 2012, 2013, 2014 y 2015.
POR LA DIRECCIN
2. Desarrollar planes de trabajo con el fin lograra la creacin de expedientes virtuales del archivo de gestin
del proceso correspondiente a la vigencia 2015.
GESTIN BIENES TRANSFERIDOS
1. Ajustar el 100% de los procedimientos de los que an no han sido aprobados.
2. Reformular los indicadores del proceso con sus respectivas hojas de vida, de acuerdo con las
recomendaciones realizadas por la firma auditora externa Bureau Veritas.
3. Adelantar las gestiones pertinentes para la reivindicacin del predio a favor del FPS.
GESTIN SERVICIOS DE SALUD
1. Realizar el cronograma de los comits regionales antes de emitir la programacin de la realizacin de los
comits locales regionales, evitando as el cruce de fechas.
2. Realizar mesa de trabajo con los dueos de los procedimientos interrelacionados para establecer la
trazabilidad y as mismo seguir el trmite para lograr la actualizacin y aprobacin de todos los
procedimientos faltantes.
3. Solicitar mediante memorando al GIT Gestin Servicios Administrativos informacin sobre la causal del
incumplimiento a las actividades establecidas en los diferentes planes, tales como la instalacin de los
archivadores en el punto administrativo Barranquilla, la instalacin de la mquina de elaboracin de carnet
en el punto administrativo Tumaco, el cambio del aviso externo en el punto administrativo Cali, las cuales
afectan el proceso Gestin Servicios de Salud.
4. Solicitar mediante memorando al proceso Gestin TICS la devolucin oportuna de las memorias enviadas
por parte de las divisiones con el back up y as mismo recordar mensualmente mediante correo electrnico
a los diferentes puntos administrativos l envi del mismo.
5. Realizar mesa de trabajo con el Subdirector de Prestaciones Sociales para la revisin de los cambios
realizados en la Ficha de Caracterizacin.
6. Realizar plan de contingencia con los funcionarios encargados de las bandejas de impresin 340
correspondiente al GIT Gestin Prestacin Servicios de Salud y 341 correspondiente a la divisin Central,
para su actualizacin.
7. Enviar memorando al mdico Especialista y/o al mdico auditor solicitando el cumplimiento de las
actividades establecida en los diferentes planes.
8. Realizar mesas de trabajo con el GIT Atencin al Ciudadano y Gestin Documental para coordinar el
seguimiento que debe realizar dicha oficina con ayuda del GIT Gestin Prestacin Servicios de Salud a l
POR LA DIRECCIN
envi oportuno de los informes por parte de los contratistas para la contestacin de las quejas a nivel
nacional.
9. Solicitar mediante memorando al proceso Gestin Documental mesa de trabajo para la actualizacin de
las TRD correspondiente a la Divisin Central y as mismo solicitar el trmite final para la unificacin de las
TRD correspondientes a Afiliaciones y Compensacin.
10. Solicitar mediante memorando al Punto Administrativo de Barranquilla darle cumplimiento a las normas
archivsticas para el archivo de Gestin 2016.
11. Solicitar mediante memorando al GIT Atencin al Ciudadano y Gestin Documental capacitacin del
aplicativo ORFEO para el punto administrativo de Tumaco.
12. Enviar memorando al punto administrativo Tumaco solicitando el estricto cumplimiento al procedimiento
copias de seguridad de usuarios y servidores.
13. Realizar mesa de Trabajo con el Grupo de Trabajo Control Interno para coordinar la manera de cmo se
deben desarrollar las diferentes actividades del Plan Anticorrupcin.
GESTIN SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
1. Sensibilizar a los diferentes procesos de la entidad sobre la reduccin del papel.
2. Realizar una baja de bienes frreos y no frreos en el mes de agosto de 2017.
3. Solicitar acompaamiento a la Oficina Asesora de Planeacin y Sistemas para modificar los indicadores.
4. Apropiar recursos en la caja menor de la ciudad de Bogot en la vigencia 2018 para realizar el cambio de
Banner del Aviso Externo de la Oficina de Cali e instalar la planta elctrica de la ciudad de Buenaventura.
5. Radicar en la Oficina Asesora de Planeacin y Sistemas el procedimiento APGSAGADPT19 Constitucin

y Ejecucin de Caja Menor, APGSAGADPT20 para su aprobacin.
6. Realizar archivo de cuentas personales en Access y solicitar la publicar a la Oficina de Planeacin y

Sistemas en septiembre de 2017.
7. Realizar Informe de llamadas a larga distancia, locales y celulares.
8. Solicitar los permisos correspondientes y los recursos para realizar mantenimiento del archivo central de
la entidad.
9. Solicitar la reunin mediante correo a la oficina Asesora de Planeacin y Sistemas para disear y
Socializar la poltica de gestin ambiental y eficiencia administrativa.
POR LA DIRECCIN
10. Realizar una reunin con el ordenador del gasto, con la subdireccin financiera para agilizar el pago de
servicios pblicos.
11. Solicitar la informacin al Grupo Interno de Trabajo - Contabilidad para realizar Resolucin de cierre de
cajas menores de las ciudades de Bucaramanga y Santa Marta.
GESTIN TICS
1. Continuar con el seguimiento para la culminar con el proceso de modificacin de los Procedimientos.
2. Continuar con el Seguimiento a las actividades de los Planes de Mejoramiento Institucional, Plan de
Manejo de Riesgos y Plan de Fortalecimiento, en el cronograma de Actividades de Seguimiento a
compromisos.
3. Gestionar para dar continuidad a las conciliaciones trimestrales con el proceso de Gestin de Servicios
Administrativos, con el fin de mantener actualizada la Base de Datos de Equipos de Cmputo y las Hojas
de Vida de los equipos de la entidad.
4. Solicitar mediante memorando el traslado al Coordinador de Gestin de Bienes Compras y Servicios

Administrativos el riesgo del incumplimiento de la poltica de seguridad de la informacin.
5. Solicitar recursos para adquisicin del software de seguridad y del antivirus.
6. Iniciar con la actualizacin de todo lo relacionado con las comunicaciones de la entidad (ventanilla virtual,
poltica, plan de comunicaciones, entre otros).
7. Dar cumplimiento al nuevo contrato de alojamiento virtual de la informacin en la nube.
8. Designar un segundo funcionario que ejecute la labor de envi de copia de seguridad cuando el
responsable se encuentre fuera de la entidad.
9. Revisar y actualizar los indicadores de gestin del proceso.
10. Continuar con la implementacin del plan de accin de gobierno en lnea.
11. Continuar con las fases del plan de contingencia.
GESTIN PRESTACIONES ECONIMICAS
1. Realizar cronograma para la actualizacin de los procedimientos faltantes por el trmite, estipulando fecha
y responsable de cada uno de los procedimientos.
Los procedimientos son:
POR LA DIRECCIN
Liquidacin y generacin de informes de nmina.

Acrecimiento de la mesada pensional por sustitucin pensional.
Acogimiento ley 44 de 1980 / ley 1204 de 2008.
Reconocimiento mesada pensionales a herederos.
2. Realizar los ajustes solicitados por la oficina OPS y finalizar el trmite de actualizacin y aprobacin de la
ficha de caracterizacin del proceso.
3. Realizar plan de contingencia para finalizar con la eliminacin de los radicados pendientes por cuarto
chulo y as actualizar en su totalidad la bandeja de impresin.
4. Enviar el formulario nico al DAFP para su aprobacin definitiva y as ser adoptado por el Sistema de
Gestin de Calidad de la Entidad.
GESTIN DOCUMENTAL
1. Lograr la publicacin de los requisitos exigidos por la ley 1712 por parte del proceso de gestin
documental y segn el formato matriz de autodiagnstico procesos y divisiones que conforman el FPS,
con el fin de unificar los criterios al momento del desarrollo de esta actividad. Publicar el instructivo de la
creacin de expedientes digitales para que sea socializado con todos los funcionarios.
2. Contar con un funcionario para desarrollar las actividades de digitalizacin del archivo central dedicado al
100% del tiempo laboral.
3. Actualizar toda la documentacin del proceso de acuerdo con la nueva normatividad adaptndolos con la
funcin asumida por el proceso de Gestin Documental.
4. Actualizar la Tablas de Retencin Documental de todos los procesos que soliciten la actualizacin
incluyendo los puntos de atencin fuera de Bogot.
5. Cumplir con el cronograma de digitalizacin diseado por el proceso de Gestin Documental de las
unidades documentales del archivo central de la Entidad.
POR LA DIRECCIN
8. RESULTADOS DE LA GESTIN REALIZADA SOBRE LOS RIESGOS IDENTIFICADOS PARA LA

ENTIDAD, LOS CUALES DEBEN ESTAR ACTUALIZADOS
NIVEL DE EXPOSICIN DEL RIESGO EN LA ENTIDAD, POR PROCESOS
NIVEL DE
PROCESOS
EXPOSICIN
ZONA DE
Gestin Talento Humano RIESGO
MODERADA
ZONA DE
Medicin y Mejora RIESGO
MODERADA
ZONA DE
Gestin Prestaciones Econmicas RIESGO
MODERADA
ZONA DE
Gestin Recursos Financieros RIESGO
MODERADA
ZONA DE
Gestin de Servicios Administrativos RIESGO
MODERADA
ZONA DE
Asistencia Juridica RIESGO
MODERADA
ZONA DE
Gestin Documental
RIESGO ALTA
ZONA DE
Atencin al Ciudadano
RIESGO ALTA
ZONA DE
Gestin de Servicios de Salud
RIESGO ALTA
ZONA DE
Gestin TICS
RIESGO ALTA
ZONA DE
Gestin Bienes Transferido
RIESGO ALTA
ZONA DE
Direccionamiento Estratgico
RIESGO ALTA
POR LA DIRECCIN
El nivel de exposicin de los riesgos para la entidad es ALTA-MODERA. De los 12 procesos existentes en el
PMR, 6 obtuvieron un nivel de exposicin Alta y 6 un nivel de exposicin moderada, como lo muestra la tabla
anterior.
Es importante que los procesos adquieran compromisos, para incluir acciones que puedan ser eficaz y as
mitigar los riesgos en un nivel de exposicin bajo-moderado y los ms relevantes siendo aquellos que se
encuentran ubicados en un nivel de exposicin Extremo- Alto; que se presentan en relacin con la elaboracin
y ejecucin de los planes, dndole cumplimiento en trminos de oportunidad a las actividades de tal forma
que se disminuya el Nivel de exposicin del Riesgo por cada uno de los procesos.
PRIORIZACIN DEL RIESGO
ZONA DE
ZONA DE RIESGO ZONA DE RIESGO ZONA DE RIESGO
PROCESOS RIESGO Total Riesgos NIVEL DE EXPOSICIN
BAJA MODERADA ALTA
EXTREMA
ZONA DE RIESGO
Atencin al Ciudadano 0 1 4 0 4
ALTA
ZONA DE RIESGO
Gestin de Servicios de Salud 0 0 2 1 5
ALTA
ZONA DE RIESGO
Gestin Talento Humano 1 3 2 0 6
MODERADA
ZONA DE RIESGO
Gestin Documental 0 1 2 0 3
ALTA
ZONA DE RIESGO
Medicin y Mejora
1 4 2 0 5 MODERADA
ZONA DE RIESGO
Gestin Prestaciones Econmicas
0 1 0 0 1 MODERADA
ZONA DE RIESGO
Gestin Recursos Financieros 0 2 1 0 8
MODERADA
ZONA DE RIESGO
Gestin TICS 0 4 8 0 12
ALTA
ZONA DE RIESGO
Gestin Bienes Transferido 1 1 3 0 5
ALTA
ZONA DE RIESGO
Direccionamiento Estratgico
11 3 6 0 10 ALTA
ZONA DE RIESGO
Gestin de Servicios Administrativos
1 3 1 1 5 MODERADA
ZONA DE RIESGO
Asistencia Jurdica 0 2 1 0 3
MODERADA
TOTAL 15 27 32 2 69
POR LA DIRECCIN

Informe Revision Final I Sem 2017

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SISTEMA INTEGRAL DE GESTIN (MECI CALIDAD)

FORMATO INFORME EJECUTIVO PARA REVISIN

INFORME EJECUTIVO PARA LA REVISIN POR LA DIRECCIN DEL SISTEMA

FONDO DE PASIVO SOCIAL DE FERROCARRILES NACIONALES DE COLOMBIA

1. RESULTADOS DE AUDITORIAS ......5

2. RETROALIMENTACIN DEL CLIENTE ..5

3. DESEMPEO DE LOS PROCESOS Y LA CONFORMIDAD DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO ..5

4. ESTADO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS .6

5. ACCIONES DE SEGUIMIENTOS DE REVISIONES PREVIAS EFECTUADAS POR LA DIRECCIN .......6

6. CAMBIOS QUE PODRAN AFECTAR AL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIN ..6

7. RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA .6

8. RESULTADOS DE LA GESTIN REALIZADA SOBRE LOS RIESGOS IDENTIFICADOS PARA LA

RESULTADOS DE EJECUCION DE LOS PROGRAMAS ANUALES DE AUDITORIAS DE CALIDAD Y SEI

No DE AUDITORIAS No DE AUDITORIAS PORCENTAJE DE

SISTEMA INTEGRAL DE GESTIN 14 14 100%

SEGUIMIENTO A PLANES 13 13 100%

De las 24 auditoras de Seguimiento y Evaluacin Independiente se identificaron 20 no conformidades reales

Se dejaron de realizar 18 auditoras de Seguimiento y Evaluacin Independiente, por no contar con el

1. Auditoria de Direccionamiento Estratgico.

9. Servicios de Salud la divisin pacifico Cali

Durante el I semestre se realizaron 15 seguimientos a planes institucionales as:

FEBRERO: Se realiz extemporneo el seguimiento al Plan de Accin.

MARZO: Se realiz el seguimiento al Plan de Fortalecimiento del SIG.

ABRIL: Se realiz el seguimiento al PMR, PMI y Plan Estratgico y PNC, oportunamente.

MAYO: Se realiz seguimiento al Plan Anticorrupcin y de Atencin al Ciudadano y Plan de Fortalecimiento

AUDITORIA SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL

RESULTADOS DE AUDITORIAS MEDICAS

Adicionalmente se realizaron 34 visitas de auditoria, que corresponden a un mayor nmero realizado en

MEDICAS 768 762 99%

As mismo se presentaron el siguiente nmero de dificultades en las divisiones:

2. RETROALIMENTACIN DEL CLIENTE

MEDICION DE LA SATISFACCIN AL CIUDADANO EN EL PRIMER SEMESTRE 2017

El trato que recibi en la atencin fue?

Baos visibles al pblico.

Buen servicio, todo excelente.

Felicitaciones por su atencin.

Mejorar la comunicacin externa para mantener un servicio de calidad y orientado al ciudadano.

MECANISMOS DE PARTICIPACIN CIUDADANA

MECANISMOS DE PARTICIPACIN ESTADO

Quejas y Reclamos Clasificadas por los Puntos Administrativos Fuera de Bogot

Quejas y Reclamos Clasificadas por Servicios

SERVICIOS TOTAL PENDIENTES RESUELTAS PORCENTAJE

A continuacin se presenta un comparativo entre I Semestre 2017 Vs II Semestre 2016.

Comparativo de Quejas y Reclamos I Semestre 2017 Vs II Semestre 2016

Durante el I semestre se presentaron 490 peticiones de la cuales se resolvieron en termino 195

Consolidado por Proceso y/o Dependencia de las Peticiones

Durante el I Semestre de 2017, no se present ninguna denuncia

VEEDURAS DE SERVICIOS DE SALUD

COMITS COMITS COMITS COMITS

Durante el primer semestre en la entidad no se realiz audiencia pblica.

3. DESEMPEO DE LOS PROCESOS Y LA CONFORMIDAD DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO

RESULTADOS DEL PLAN DE ACCIN

El Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia teniendo en cuenta la Misin de la

Plan de Accin I Semestre 2017

CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS DE CALIDAD

EJECUCIN DEL PAC

CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS DE LOS PROCESO.

CONFORMIDAD DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO

En cumplimiento del procedimiento PEMYMOPSPT08 CONTROL DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO NO

4. ESTADO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

ESTADO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS O PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL

ESTADO DE LAS ACCIONES PREVENTIVAS O PLAN DE MANEJO DE RIESGOS

No. de Riesgo en No. de Acciones No. de Cumplimiento