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Procesos y sistemas de informacin


Tabla de Contenido

Introduccin........................................................................................................... 1

Mapa conceptual ................................................................................................... 2

1. La informacin y el flujo de informacin en las organizaciones .................. 3


Tipos de flujo de informacin .............................................................................. 4
Recomendaciones para el manejo de informacin ............................................. 6
La informacin y su relacin con las polticas y los procesos ............................. 7
Las polticas ........................................................................................................ 7
Los procesos y procedimientos ........................................................................... 8

2. Manuales de procesos y procedimientos ..................................................... 12


Elementos del manual de procedimiento .......................................................... 12

3. El proceso logstico ........................................................................................ 15


Identificacin de los procesos logsticos ........................................................... 16
El proceso logstico y el flujo de bienes y servicios ........................................... 18

4. Diseo de procesos logsticos ....................................................................... 19


Procesos de los subsistemas de la red logstica ............................................... 19
Aspectos relevantes para el diseo de los procesos ........................................ 20
Tipos de cliente ................................................................................................. 21
Perfil de los clientes .......................................................................................... 21
Perfil de proveedores ........................................................................................ 23
Variables crticas ............................................................................................... 29

5. Software para el diseo de procesos logsticos .......................................... 30


Software para simulacin de procesos ............................................................. 32

6. Sistemas de informacin ................................................................................ 33


Diseo del sistema de informacin ................................................................... 36
El sistema de informacin de la cadena de suministro ..................................... 37
ERP o Sistemas heredados .............................................................................. 38
Sistemas de comunicacin................................................................................ 39
Sistemas de planeacin .................................................................................... 40
TIC o aplicaciones para los procesos logsticos en la Cadena de Suministro
(SCM) ................................................................................................................ 40

Referencias .......................................................................................................... 42

1
Introduccin

En el desarrollo de este material de formacin se tratarn temas relacionados al


del flujo de informacin tanto interna como externa en la empresa y cmo el
establecimiento de los procesos permite organizar la informacin, que al ser
registrada sistemticamente, con la ayuda de la tecnologa, se convierte en un
elemento fundamental para el funcionamiento de la empresa u organizacin.

Los procesos logsticos de la planeacin empresarial, deben llevarse a cabo en


cada subsistema de la cadena logstica, es as, como existen variados programas
computacionales con los cuales se pueden disear dichos procesos. Este tipo de
software permite realizar mltiples modificaciones a la planeacin, que luego se
implementarn en los procesos reales, lo cual posibilita la adecuacin de las
tareas para minimizar los costos, los riesgos y maximizar la productividad y las
ventas, es decir, la rentabilidad.

Fuente: SENA

1
Mapa conceptual

En el mapa conceptual que se comparte a continuacin, se evidencia la


interrelacin temtica del contenido que se plantea en este material de formacin:

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1. La informacin y el flujo de informacin en las organizaciones

Fuente: SENA

En las organizaciones se presentan diferentes formas para manejar informacin,


desde el momento en que se crea una empresa se deben definir polticas en las
que se especifique cmo ser el flujo de informacin, dentro de unos parmetros
misionales.

Los tres tipos de flujo de informacin presentes en una compaa segn Porret
(2010), son:

Informacin descendente.

Informacin ascendente.

Informacin horizontal.

Igualmente, organizacionalmente pueden existir dos tipos de redes en el manejo


de la informacin: limitada o intermitente, dependiendo de si es centralizada o
descentralizada. Segn la escuela de sistemas, el hombre debe dar solucin a los
problemas que se le presenten en forma cooperativa y no individual, propendiendo
por las redes descentralizadas.

Cuando se crea la empresa se definen las polticas que indican cmo manejar el
flujo de la informacin. Por ende, la planeacin adecuada del flujo de la
informacin dentro de la compaa mejora: El desarrollo de los procesos, las
relaciones internas y externas, y las formas de solucin de problemas,
optimizando los recursos y tiempos de futuras estrategias a seguir.

3
Tipos de flujo de informacin

Fuente: Porret (2010)

Al definir las polticas que rigen la empresa, se especifica cmo ser el flujo de
informacin. No obstante, debe considerarse la planeacin del manejo de
informacin y su flujo dentro de la compaa, mejorando el desarrollo de los
procesos, las relaciones internas, externas y las formas de solucin de problemas,
optimizando recursos y tiempos en las decisiones y pasos a seguir; conociendo de
antemano cul es la ruta adecuada y destinada para hacerlo. Particularmente, se
menciona que el manejo del flujo de la informacin es tan importante como el flujo
de materiales en la compaa.

A continuacin se explican las caractersticas para los tres tipos de informacin


que define Porret (2010):

La informacin descendente: es el flujo de informacin que, siguiendo los


escalones o niveles de la estructura organizativa, lleva hasta la base del
organigrama las polticas y las estrategias deseadas por cspide, convertidas en
rdenes que ejecutar, procedimientos que seguir, normas que aplicar, entre otros,
por los respectivos lderes oficiales.

Informacin ascendente: es la informacin que surge desde de los niveles que


estn en la base del organigrama (empleados) y se hace llegar a jefes o
superiores. De acuerdo al estilo de administracin este tipo de flujo de informacin
se utiliza para entregar informes, hacer propuestas y en general es un vehculo de
retroalimentacin para los niveles ms altos de la organizacin.

4
Informacin horizontal: este tipo de informacin ocurre entre los miembros del
mismo nivel jerrquico, puede ser de diferentes departamentos o del mismo. Su
principal objetivo es la coordinacin.

Con lo anterior se puede inferir cul es la importancia que tiene el manejo de los
diferentes tipos de flujo de informacin por parte de un gerente.

Tambin es necesario revisar uno de los principios de la Escuela de Sistemas


Administrativos (1950), expuestos igualmente por Porret (2010), en el cual se
expone que: Organizacionalmente pueden existir dos tipos de redes en el manejo
de la informacin, adems esta se puede presentar de forma abundante, limitada
o intermitente dependiendo de si es centralizada o descentralizada. Segn esto,
el hombre debe dar solucin a los problemas que se presenten en forma
cooperativa y no individual propendiendo por las redes descentralizadas.

A travs de la siguiente imagen se pueden analizar las ventajas y desventajas


sobre las redes centralizadas y descentralizadas:

Fuente: SENA

Despus de observar la imagen, cabe aclarar que la informacin centralizada en


una persona limita los procesos; no ofrece una informacin global de los
problemas y soluciones; adems, quienes participan no se sienten empoderados

5
ni necesarios en la compaa, lo cual puede traer inconvenientes a la
organizacin.

Recomendaciones para el manejo de informacin

El manejo de informacin debe ser siempre por escrito, con ayuda de: formatos,
formularios, reportes, informes, medios magnticos, software ERP o
Planificacin de Recursos Empresariales (en ingls Enterprise Resource
Planning) y DCS Sistemas Centrados en Datos (en ingls Data Centric
Systems) para planeacin y programacin del sistema de informacin logstico.
(Se sugiere consultar el software libre Bonitasoft para manejo de informacin
por niveles y roles u otras aplicaciones similares en la web).

Siempre utilizar informacin clara, veraz, oportuna, adecuada y concreta; si hay


dudas sobre el mensaje, preguntar hasta lograr el entendimiento de los
mensajes a quienes se debe llevar la informacin.

En las compaas puede existir un departamento de comunicaciones que


normalmente es el encargado de dar la informacin externa relevante, tambin,
de divulgar las polticas, estrategias y dems informacin necesaria de manera
cordial, con buena redaccin y prestando atencin a todos los elementos
visuales que acompaan lo escrito. Esto ltimo para facilitar que el mensaje sea
entendido con lo escrito y la forma grfica refuerce lo que se quiere comunicar.

Actualmente en las empresas la informacin fluye a travs de la Intranet o redes


LAN que utilizan software como: Outlook, Exchange, Netmeeting, Mikogo.
Tambin son efectivas y necesarias otras aplicaciones como videoconferencias,
audio conferencias, chats, video llamadas utilizadas en programas como Skype,
Elluminate, Messenger, entre otros; lo cual disminuye costos en papelera,
facilitan la comunicacin sincrnica y asincrnica, agilizan el flujo de la
informacin y permiten el uso de nuevos recursos tecnolgicos, manteniendo a
las empresas y sus empleados actualizados en el uso de las TIC mejorando los
niveles de competitividad.

Es muy importante que la compaa tenga polticas claras en el manejo de la


informacin tanto externa como interna, seleccionando una o ms personas
quien(es) sern las nicas encargadas de manejar la comunicacin de
informacin relevante a medios externos o internos, pues, una declaracin o
informacin sin el debido manejo puede generar problemas que tiene como
consecuencia generar una mala imagen e incluso la prdida de credibilidad de
la compaa.

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Uno de los sistemas de informacin fundamentales para la direccin de las
organizaciones, est basado en los procedimientos de la misma, los cuales se
rigen por las polticas establecidas y permiten tener control del proceso productivo
u operacional. Ms adelante se estudia este tema, para concluir cmo los
manuales de procesos y procedimientos se convierten en la herramienta esencial
para crear y organizar este tipo de informacin que permite tener veracidad,
claridad y una base para la toma de decisiones.

La informacin y su relacin con las polticas y los procesos

Las polticas

Las polticas en una compaa son los fines, principios y objetivos trazados y
definidos desde los rganos directivos, imprescindibles porque sobre ellas se
estructura la misin, objetivos, visin, estrategias, poltica de calidad y metas,
entre las principales.

Las polticas deben ser claras, ya que son la forma en la que funcionar la
empresa, luego deben ser comunicadas, socializadas, entendidas y llevadas a la
prctica por todos los miembros que componen la compaa. Lo que se plasme en
ellas debe tener como base un estudio previo, no caben suposiciones de lo que
podra ser. Las polticas deben ser nicas ya que cada empresa posee las suyas
propias, pero adems deben ser flexibles, se deben revisar al menos cada ao o
cada vez que se realicen cambios significativos en procesos, tipos de direccin,
tendencias del mercado, u otras que pueden afectarlas; esto quiere decir, que
estn en constante transformacin y los ajustes siempre sern posibles. Existen
diferentes tipos de polticas y jerarquas, entre ellas, estn las polticas de
produccin, en donde se encuentran polticas de: inventario, reposicin de
equipos, control de calidad, control de produccin; o por ejemplo, en compras
tambin se pueden crear polticas.

Son componentes principales de una poltica la misin, visin, estrategias y los


valores que caracterizan una empresa, a continuacin se exponen brevemente
estos temas:

Misin: aqu se definen los propsitos a los que se compromete la organizacin,


debe quedar redactado cul es el fin o razn de ser de la compaa, cmo est en
el presente, qu la hace competitiva o especial y a quin o a quines beneficiar la
compra de sus productos y servicios.

Visin: la visin de una compaa es la forma en que se ve en un futuro,


preferiblemente debe ser creada teniendo en cuenta todos los actores de la

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compaa, para hacerlo, tener presente que sea alcanzable, con lenguaje claro
para que todos puedan aprenderla, la tica y la filosofa de la compaa debe
quedar reflejada en ella. Cada uno de los actores de la compaa puede construir
desde sus posibilidades parte del crecimiento de la empresa y tener un sentido de
pertenencia y empoderamiento hacia la misma, esto motivar al empleado en el
fortalecimiento de su razn de ser en la compaa.

Estrategia: es el camino a seguir para lograr un objetivo concreto, debe ser


planteado desde los rganos gerenciales, adems es un proceso que se puede
normalizar para permitir tomar las mejores decisiones en cada momento.

En las estrategias son tiles las matrices DOFA ya que permiten visualizar:
debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas, esto da una visin completa
del proceso. Teniendo en cuenta la DOFA, se pueden establecer criterios para fijar
lmites y alcances del proyecto. Teniendo claro los objetivos, la estrategia debe
establecer responsables, tiempos y recursos para lograrlos. Al tener estos
insumos disponibles, se pueden exigir resultados los cuales deben ser verificados
a travs de un seguimiento en cada una de las etapas o momentos establecidos
desde la planeacin.

Valores propios de la empresa: dan valor agregado en donde se puede tener en


cuenta el servicio al cliente antes y despus de la venta, all se puede establecer
los principios ticos y corporativos (polticas de calidad), otro aspecto importante
que toma auge hoy en da, es la inversin social y el impacto ambiental.

Los procesos y procedimientos

Fuente: SENA

8
Proceso: conjunto de actividades o eventos que buscan un resultado especifico a
travs de la transformacin de elementos de entrada.

Procedimiento: es la descripcin del paso a paso sobre los lineamientos o formas


a seguir de una tarea, sea esta operativa o administrativa, debe estar
documentada desde el momento en que inicia hasta su finalizacin. La descripcin
de cada procedimiento presenta las secuencias de todas las operaciones
realizadas, se pueden disear por reas, departamentos o actividades afines o
tambin por los recursos que gestiona.

Cuando la empresa es grande se pueden dividir los procesos en diversas reas o


grupos de procesos, que al interior presentan subprocesos especficos, estos se
pueden clasificar de diversas formas, pero algunas de las ms convencionales
pueden ser:

Los procesos estratgicos: son aquellos que se encargan de desarrollar las


estrategias y objetivos de la compaa, presentando innovaciones, estando
atentos de lo que sucede en el mercado para cambiar, mejorar, crear, disear
o redisear y tambin se puede encargar de planear el presupuesto.

Los procesos clave, operativos o misionales: son los procesos propios de


la razn de ser de la empresa.

Los procesos de apoyo: se encargan de hacer el soporte que permite a los


procesos clave mantenerse activos, por ejemplo: el departamento de personal,
talento humano, compras, servicio al cliente incluidos dentro de estos
procesos, sin los cuales los procesos misionales seran imposibles de realizar.

Los procesos crticos: son aquellos que pueden afectar en gran medida que
los procesos clave se vean amenazados en cuanto a cambios en la calidad de
los productos o servicios, detencin de los procesos productivos, daos en
propiedad, equipos o personas. Por ejemplo, en el siguiente mapa de procesos
del SENA Gestin de Mercados Logstica y Tecnologas de la Informacin se
visualizan tres grandes procesos:

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Fuente: SENA

Proceso Subproceso
01. Identificacin de necesidades.
1. Procesos estratgicos 02. Planeacin.
03. Medicin, anlisis y mejora.
01. Diseo y desarrollo curricular.
02. Gestin y alistamiento de la Formacin
Profesional Integral (F.P.I.).
2. Procesos misionales
03. Ejecucin y seguimiento de la F.P.I.
13. Emprendimiento.
14. Normalizacin de Competencias Laborales.
01. Servicio al cliente.
02. Gestin del talento humano.
03. Gestin Financiera.
3. Procesos de apoyo
04. Contratacin administrativa.
05. Gestin de la Infraestructura.
06. Gestin Documental.

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En seguida se muestra con una descripcin grfica, el subproceso nmero 5
Gestin y alistamiento de la Formacin Profesional Integral.

Fuente: SENA

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Es importante tener en cuenta que los procesos y los procedimientos estn
ntimamente relacionados.

Mientras el proceso implica transformacin, el procedimiento supone pasos o


instrucciones, por medio de las cuales se lleva a cabo dicha transformacin. Es
decir:

El proceso tiene un carcter genrico y de l se derivan tantos


procedimientos como sean necesarios. La diferencia entre proceso y
procedimiento consiste en que el primero comprende los insumos, el
proceso de transformacin y los resultados de valor, mientras que el
segundo es un mtodo de trabajo diseado para transformar los insumos
en resultados. (Iiguez, 2014, p.8)

2. Manuales de procesos y procedimientos

Los manuales en una compaa permiten determinar normas, polticas y procesos


importantes de todo tipo para la compaa, que pueden ser usados y estar
disponibles en cualquier momento para verificar qu hacer en algn caso o para
que un proceso se encuentre documentado.

Los manuales de procedimientos son fundamentales para la comunicacin,


coordinacin, direccin y evaluacin administrativa, adems sirven de apoyo para
la capacitacin del personal, ya que facilitan al interior de cada rea la integracin
de las distintas unidades administrativas a travs del flujo de informacin,
asimismo, permiten a cualquier usuario interno y externo el conocimiento preciso
de las operaciones, trmites y servicios que realizan.

Es normal encontrar entre los manuales y procedimientos, lo pertinente a las


polticas de la compaa y las operaciones importantes o, que desde la gerencia
se considere necesario formalizar y documentar las normas y reglamentos
internos. Estos deben ser revisados cada determinado tiempo y cada vez que se
presenten cambios en procesos o polticas de la compaa, incluso, es importante
dejar estas revisiones descritas en los manuales.

Elementos del manual de procedimiento

a. Identificacin: corresponde a la portada del manual y debe contener lo


siguiente:

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o Nombre de la empresa con su logotipo.

o Nombre de la dependencia encargada.

o Nombre del manual.

o Fecha de elaboracin.

b. ndice: presenta el listado de los contenidos del manual.

c. Introduccin: presenta informacin general de lo que contiene el manual en


cuanto a los propsitos que se quieren cumplir, para quienes va dirigido,
quines y cmo lo deben utilizar, quin debe utilizarlo, debe ser breve y clara.

d. Objetivo general: expresa los propsitos que se pretende cumplir. Debe ser
conciso y claro. Se estructura con un verbo en infinitivo (Ar, Er, Ir) teniendo en
cuenta a qu y para que se realiza la accin.

e. Ejemplo: capacitar los operadores en el manejo de maquinaria con el fin de


mejorar los procesos de extraccin, empaque y embalaje del producto.

f. Desarrollo de los procedimientos: constituyen la parte central de los


manuales y deben presentar, por lo menos, los siguientes elementos:

o Nombre del procedimiento: se escribe en la portada del manual, debajo del


ttulo Manual de procedimientos. Debe atender al resultado que se persigue
y se redacta con un sustantivo que afecta a un sujeto u objeto, por ejemplo:
Expedicin de certificados y ttulos profesionales.

o Objetivo especfico: debe explicar con claridad que se pretende con el


procedimiento a ejecutar. Ejemplo: determinar los pasos a seguir para el
empaque y embalaje del producto.

o Alcance: indica que actividades personas y reas de la empresa son


afectadas. Por ejemplo: aplica a los operadores de la seccin de empaque y
embalaje.

o Referencias: se presenta un listado de las normas, cdigos, instructivos u


otros documentos que sirven de soporte para el procedimiento.

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o Responsabilidades: se describen las obligaciones del rea y los cargos que
intervienen en el desarrollo del procedimiento.

o Definiciones: estas facilitan la comprensin del manual por parte de todo el


personal que lo va a consultar.

o Insumos: se refiere a los documentos, materiales o informacin que se


necesitan para el desarrollo del procedimiento. Ejemplos: constancia de
curso de capacitacin, manuales de maquinaria y gua de empaque y
embalaje.

o Resultados: se detalla el producto o servicio que se alcanza al finalizar el


desarrollo del procedimiento.

o Interaccin con otros procedimientos: se mencionan los procedimientos


con los que se relaciona el que se est documentando.

o Mtodo de trabajo: constituye las pautas y contiene: polticas, el desarrollo,


la diagramacin y formatos e instructivos.

- Polticas: se sealan las pautas que deben cumplir en el desarrollo del


procedimiento o las excepciones que se pueden presentar.

- Desarrollo: se describen las actividades a ejecutar y las reas que


intervienen en su realizacin. Se debe especificar la accin en cuanto a
los siguientes interrogantes: qu hacer?, cmo se hace? qu
instrumentos o equipos se requieren?, dnde se hace? cundo se
hace?, quin lo hace?, cules decisiones se toman?, qu documentos
se generan?, cul es el destino de los documentos que se generan?

- Diagramacin: se debe presentar grficamente el procedimiento. Esto se


realiza a travs de un diagrama de flujo en el cual se muestra la relacin
entre las diversas operaciones, las fases en que se divide el procedimiento
y se representa el flujo de informacin, los elementos que se utilizarn y
los documentos que se generan.

- Formatos e instructivos: el manual debe contener los formatos que se han


de utilizar en el procedimiento, junto con el instructivo de llenado.

Con lo anteriormente estudiado se puede asimilar la utilidad que representan los


manuales de funciones y procedimientos en las empresas.

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3. El proceso logstico

En la planeacin de estrategias empresariales, es necesario contemplar el diseo


de los procesos que formarn parte de la gestin logstica. Entonces, hay que
determinar en qu consiste un proceso logstico y de qu manera se relaciona con
un procedimiento.

No se debe olvidar, que el sistema logstico se compone de la logstica de


compras, la logstica de produccin y la logstica de ventas. En cada una de estas
redes, se llevan a cabo procesos de diversos tipos y con diversos objetivos. Para
ms informacin respecto al tema consulte el material complementario Estructura
del sistema logstico.

En la gua tcnica para la elaboracin de manuales de procedimiento del Gobierno


del estado de Mxico, se define proceso como:

Un conjunto de actividades que recibe uno o ms insumos y que crea un


bien o servicio de valor para los usuarios; es decir, el proceso implica la
utilizacin de recursos para transformar elementos de entrada en
resultados de valor o tiles para el usuario interno o externo. (Gobierno del
estado de Mxico, 2014)

En el mbito de la logstica, un proceso logstico se concibe como una serie de


operaciones que se llevan a cabo con el fin de mantener el flujo de materiales,
productos o servicios a travs de toda la red logstica.

De acuerdo con Elda Monterroso (2000):

Todas aquellas actividades que involucran el movimiento de materias


primas y otros insumos forman parte de los procesos logsticos, al igual que
todas aquellas tareas que ofrecen un soporte adecuado para la
transformacin de dichos elementos en productos terminados: las compras,
el almacenamiento, la administracin de los inventarios, el mantenimiento
de las instalaciones y maquinarias, la seguridad y los servicios de planta
(suministros de agua, gas, electricidad, combustibles, aire comprimido,
vapor, etc.).

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En consonancia con lo anterior, en cada subsistema del gran sistema logstico, se
llevan a cabo diversos procesos, los cuales se deben identificar con el fin de
determinar los procedimientos a seguir para llevarlos a cabo. El siguiente es un
esquema de la relacin entre proceso y procedimiento:

Fuente: SENA

Identificacin de los procesos logsticos

La identificacin de los proceso debe tener en cuenta los insumos o elementos de


entrada del proceso, es decir, el estado inicial, y los resultados de valor que se
producen, esto es, el estado final. Al haber identificado estos elementos, se da
nombre al proceso y luego se determinan los procedimientos a seguir.

Una vez se han identificado los procesos que se deben realizar en los
subsistemas, se elabora el mapa del proceso.

En el esquema que encuentra a continuacin, se observa un modelo general de


un mapa de procesos relacionado con la cadena de valor, donde se visualizan
cules son las actividades primarias y las actividades de soporte en los procesos
generales de la empresa.

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Fuente: Porret (2010)

El mapa que encuentra a continuacin es un ejemplo de una empresa ralacionada


con procesos logsticos, en el cual se puede observar los procesos de primer nivel
que se pueden llevar a cabo, en relacin con cada uno de los niveles de la
pirmide de clasificacin de los procesos logsticos:

Fuente: SENA

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Ya se pudo observar como los mapas de proceso son una herramienta muy til
para identificar el flujo de la informacin en cada uno de los procesos del rea
logstica de una empresa.

Para profundizar sobre este tema, se puede consultar el material complementario


denominado Mapa de procesos y anlisis de procesos clave.

El proceso logstico y el flujo de bienes y servicios

Establecer adecuadamente los procesos de la cadena de suministro permite


fluidez en el movimiento de los bienes o servicios que ofrece la empresa, la cual
se evidencia en la satisfaccin de las necesidades del cliente. Al integrar cada uno
de los procesos logsticos, se logra la cohesin de la red, de manera que se
optimiza el flujo de los productos por los distintos eslabones que la componen.
Para ello, se hace necesario planear las actividades logsticas con el fin de evitar
operaciones ineficientes que afecten la circulacin de los bienes desde el inicio de
la cadena (aprovisionamiento) hasta el final (cliente). La figura siguiente
representa esta situacin:

Fuente: SENA

En resumen, es muy importante determinar los procesos que se van a desarrollar


en la empresa u organizacin bajo la responsabilidad del profesional en tecnologa
en gestin logstica, con el fin de realizar una gerencia apropiada y ajustada a la
misin y visin de la organizacin. Establecer y disear cuidadosamente los
procesos empresariales repercutir en la consecucin del xito al momento de
colocar los productos o servicios en el mercado local, nacional e internacional.

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4. Diseo de procesos logsticos

Fuente: SENA

Antes de disear procesos logsticos, se debe realizar una etapa de anlisis con
base en los manuales de procesos y procedimientos de la empresa que es objeto
de su investigacin y, de acuerdo con el diagnstico de la situacin problmica en
gestin logstica, se debe revisar con los usuarios de cada proceso si hacen falta
actividades, si sobran tareas, si hay algn error en la secuencia lgica de las
tareas, si faltan o sobran recursos, si se est gastando mucho tiempo en la
realizacin de una labor, si se producen cuellos de botella, si no se estn
cumpliendo los resultados esperados en la ejecucin del proceso, entre otras
situaciones. Posteriormente, se debe realizar una nueva planificacin de los
procesos logsticos en cuestin y, para la nueva propuesta, es necesario tener en
cuenta las necesidades de los usuarios internos (empleados de la organizacin,
tecnologa utilizada) y los requerimientos de los usuarios externos (clientes,
proveedores, outsourcing).

Procesos de los subsistemas de la red logstica

Los procesos logsticos estn compuestos por actividades y operaciones que se


realizan en orden secuencial, para mantener el flujo de los insumos y de los
productos en la red logstica. Recordando que el sistema de gestin logstica se
compone por tres subsistemas: el de compras o aprovisionamiento, el de
produccin y el de venta o distribucin.

En el subsistema de aprovisionamiento se realizan varios procesos, entre ellos,


programar la recepcin de materiales, recibir las materias primas, evaluar el
cumplimiento de las especificaciones y realizar acciones de mejoramiento. Al

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subsistema de produccin, pertenecen los procesos logsticos de elaborar
programacin y control de la lnea de produccin, realizar la produccin, evaluar la
calidad del producto y sistema de produccin, realizar acciones de mejoramiento
al producto y al sistema de produccin. En el subsistema de distribucin, se
encuentran los procesos de elaboracin del plan operativo de distribucin, entrega
del producto al cliente, evaluacin de la entrega al cliente, entre otros.

Fuente: SENA

En el material complementario Estructura del sistema logstico podr ampliar


estos conceptos y fundamentar cmo se interrelacionan los subsistemas en la red
logstica, basados en la estructura del sistema logstico y su distribucin.

Aspectos relevantes para el diseo de los procesos

Para el diseo de los procesos logsticos, se debe tener en cuenta, por una parte,
lo relacionado con los clientes y los productos que ofrece la empresa. En efecto,
es importante contemplar las necesidades de los clientes, sus caractersticas,
niveles de satisfaccin, el tiempo de respuesta a un pedido del cliente, la
capacidad para realizar una entrega oportuna y al menor costo, la calidad de los
productos entregados, el nivel de competencia en el mercado, la demanda de los
productos ofertados, los costos de fabricacin, de almacenaje, de empaque, de
embalaje, de distribucin, de recursos humanos, de valor agregado, as como el
flujo de los bienes y servicios de la red logstica.

Para profundizar este tema puedes consultar el material complementario


Diferenciacin de Clientes y Tiempos de respuesta.

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Tipos de cliente

En la cadena de suministro, se pueden distinguir dos tipos de clientes: los internos


y los externos, que manifiestan necesidades a satisfacer, las cuales se relacionan
con la calidad del producto o servicio ofrecido por la empresa.

Fuente: SENA

Perfil de los clientes

Para determinar el perfil de los clientes, se deben tener en cuenta cuatro aspectos
especiales: las caractersticas geogrficas y sociales (perfil demogrfico), las
actitudes y creencias que el cliente maneja (perfil sico-grfico), el comportamiento
general del consumidor (perfil comportamental) y la reaccin que puede tener
hacia la publicidad.

Fuente: SENA

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A su vez cada elemento contiene aspectos relevantes para formar el perfil de los
consumidores como se muestra a continuacin:

Fuente: SENA

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Para realizar esta caracterizacin, se utilizan como mtodos de recoleccin de
datos cuestionarios, la entrevista y muchos otros sistemas de anlisis como los
mtodos multivariantes, entre los cuales se encuentran los estudios de
investigacin de mercados, diseos de muestreo probabilstico, tcnicas de
anlisis multivariables, anlisis de segmentacin estadstica y otras ms.

Perfil de proveedores

Por otra parte, los proveedores tambin juegan un papel fundamental en este
diseo, ya que ellos son los que proporcionan las materias primas para la
fabricacin de los productos y deben entregarlas en el momento oportuno con la
calidad requerida, con el mejor precio y en la cantidad solicitada. Los proveedores
deben cumplir normas de estandarizacin, normas de calidad y normas
gubernamentales que aseguren una buena calificacin de los servicios e insumos
que entregan en las bodegas para la fabricacin de los productos en la
organizacin. Por lo tanto, es fundamental elaborar un perfil de los clientes y de
los proveedores que muestre cules son las necesidades de la organizacin con
respecto a estos actores de la cadena logstica.

La seleccin de proveedores se lleva a cabo en el rea de la logstica de compras


de la empresa. Intervienen, generalmente la seccin de inventarios, el
departamento de compras y el almacn.

Una de las funciones del departamento de compras de las empresas es elegir


buenos proveedores. Para ello, debe contar con una buena lista de proveedores,
con los que ya cuenta y potenciales, un buen equipo para negociar y un proceso
de compras bien estructurado.

Un buen archivo de proveedores debe contener los siguientes datos:

Cdigo del proveedor.

Nombre de la empresa.

Direccin actualizada (central y sucursal).

Personas de contacto (nombre y puesto).

Cargo de la empresa.

Telfonos y correos electrnicos.

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Condiciones de entrega: mtodo, punto habitual de entrega.

Ofertas enviadas.

Experiencia anterior: lista de pedidos de los ltimos aos, pedidos entregados,


pedidos pendientes.

Condiciones comerciales.

Referencia y comentarios.

El perfil de los proveedores debe llevarse a cabo de acuerdo con los siguientes
criterios:

Estratgicos: ubicacin, experiencia, disponibilidad, Sistema de Gestin de


Calidad, imagen, cumplimiento.

Tcnicos: respuesta al incumplimiento, infraestructura, capacitacin del


personal, parque automotor, operacin.

Comerciales: precio y servicio al cliente.

Clasificacin de proveedores

Una posible clasificacin puede establecerse al ubicar los proveedores en tres


grupos:

Muy confiable.

Condicional.

No confiable.

Indicadores para valorar elementos del perfil

Algunos ejemplos de indicadores son:

Plazos de entrega: Nmero de retrasos / Total de entregas.

Calidad: Nmero de entregas rechazadas / Total de entregas.

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Precio: Precio actual / Precio del ao pasado o media de los otros precios.

Plan de accin para eleccin de proveedores

De acuerdo con la Fao Fiat Panis (s.f.), se pueden realizar los siguientes pasos:

Hacer un listado exhaustivo de todos los proveedores actuales o potenciales.

Definir cuales productos o servicios son considerados crticos para mi empresa.

Obtener informacin sobre el comportamiento de los proveedores, de


empleados de mi empresa, de mi experiencia, de informacin de otras
empresas, de auditoras de calidad

Llenar el formato de evaluacin del proveedor:

Ficha de evaluacin 1

Ficha de evaluacin por proveedor


Proveedor: AV S.A. Producto: mangos
Criterio Evaluacin Ponderacin Total
Calidad 80 0,8 64
Precio 100 0,8 80
Servicio 70 0,5 35
Atencin 70 0,5 35
Evaluacin ponderada 214

Puntaje Evaluacin Accin a seguir


200 - 500 Muy confiable Aceptable - Revisar puntos dbiles.
100 - 200 Condicional Trabajar en un plan de mejora.
Menos de 100 No confiable No aceptable.

25
Ficha de evaluacin 2

Nombre del proveedor: Producto:


Aspectos

Escala
1 = Insatisfactorio Puntaje
Precio
5 = Muy satisfactorio
1 2 3 4 5
Experiencia
Estratgico

Disponibilidad Puntear entre 1 y 5 de


Calidad acuerdo a las pautas.
Imagen Definir relacin puntaje-
Mejora evaluacin.
Infraestructura
Tcnico

Personal
Equipo
Operacin
Servicio al cliente,
cumplimiento del plazo de
Comercial

entrega
Comunicacin con clientes
Planificacin
Respuesta frente a reclamos
TOTAL

Puntaje Evaluacin Accin a seguir


60 - 70 Muy confiable Aceptable - Revisar puntos dbiles.
40 - 60 Condicional Trabajar en un plan de mejora.
Menos de 40 No confiable No aceptable.

26
Ficha de evaluacin 3

Evaluacin numrica del proveedor


(Datos del proveedor, nombre, fecha, etc.)

Puntuaciones parciales A B C D Puntuacin total:


A. Empresa Puntuacin C. Producto Puntuacin
Tamao y capacidad. Calidad
Evaluacin financiera. Precio
Desarrollo productivo. Empaquetado
Beneficio de las operaciones. Garantas
Servicio tcnico.
Investigacin y desarrollo.
Localizacin geogrfica.
Relaciones comerciales.
Relaciones laborales.
Administracin y direccin.
SUMA SUMA
Coeficiente Coeficiente
de Total A: de Total C:
importancia importancia
B. Servicio D. Personal de ventas
Entrega a tiempo. Conocimiento de su empresa.
Conocimiento de sus
Condiciones de las entregas.
productos.
Seguimiento de las Conocimiento de nuestra
instrucciones. empresa.
Resultados del control de
Seguimiento de las rdenes.
calidad.
Manejo de las reclamaciones. Productividad de las reuniones.
Planificacin y preparacin de
Asistencia tcnica.
las reuniones.
Ayuda en casos extraordinarios.
SUMA SUMA
Coeficiente
Coeficiente de
Total A: de Total D:
importancia
importancia

27
A continuacin se describen algunos criterios que puede usar para evaluar
proveedores:

Criterios de evaluacin
Concepto a evaluar Cmo

Calidad por debajo del mercado:1


Calidad del servicio / producto Calidad de mercado: 3
Calidad encima del mercado: 5

Precio por encima del mercado: 1


Precio Precio de mercado: 3
Precio por debajo del mercado: 5

No encuentra soluciones: 1
Predisposicin encontrar
Encuentra soluciones: 3
soluciones (proactividad).
Encuentra muchas soluciones: 5

Entrega tarda: 1
Cumplimiento de plazo de Espordicamente cada 10 entregas incumple
entrega estipulado. una: 3
Siempre en plazo requerido: 5

No soluciona el reclamo: 1
Soluciona el reclamo pero no en el plazo
Respuesta ante reclamos. requerido: 3
Atiende en tiempo y forma el reclamo o no
hay reclamos: 5

Muchos (5 a 10): 1
Cantidad de reclamos. Pocos (hasta 5): 3
Nada (0): 5

Incorrecta planificacin (tiempo, forma): 1


Correcta pero con algn error (tiempo y
Planificacin.
forma):3
Muy satisfactoria (tiempo y forma): 5

Utilizar la calificacin como herramienta para la mejora de compras de la


empresa.

28
Variables crticas

Otro aspecto relevante en el diseo de los procesos logsticos es identificar las


variables crticas que pueden repercutir en bajos rendimientos, con el fin de
mejorar los procesos.

Segn Callaba y Ojeda (2006), para identificar las variables crticas en los
procesos logsticos, estas se pueden agrupar e identificar en cuatro macro
categoras:

2. Eficiencia en costos logsticos


1. Efectividad del servicio al cliente
segn procesos clave y de soporte
Tiempo del ciclo del pedido. Transporte.
Ratio de pedidos atendidos. Almacenes.
Ratio de pedidos atendidos Gestin de inventarios.
consistentes. Planeacin y programacin de la
Respuesta a reclamaciones. produccin.
Capacidad para ajustar cantidades Compras y suministros.
de un pedido. Procesamiento de pedidos.
Capacidad para interactuar con
programacin de la produccin.
Capacidad para sustituir con base
en mix.
4. Mejores prcticas logsticas de
3. Nivel de utilizacin de activos referencia en competidores
lderes
Inventarios. En particular, el desempeo con relacin
Instalaciones para almacenamiento. al nivel de servicio y calidad ofrecido al
Equipo propio para manipulacin. cliente, as como en utilizacin de
Flota de vehculos propia. activos.
Equipo para captacin y
procesamiento de informacin.

Con esta informacin y ayudados con sistemas de informacin se puede dar paso
a establecer y documentar los procesos dentro de la empresa. A continuacin se
analiza lo referente a los sistemas de informacin y cmo se puede hacer uso de
las herramientas que brinda la tecnologa para lograr este objetivo.

29
5. Software para el diseo de procesos logsticos

En su forma bsica, la propuesta de diseo de los procesos logsticos se puede


elaborar con herramientas de software como Microsoft Word (opcin Insertar
formas), procesador de textos de OpenOffice (software libre), SmartDraw, EDY
(software libre) o con Bonita Open Solution (software libre). Este ltimo programa,
adems de permitir representar el modelo de los procesos, tambin ofrece la
posibilidad de simularlo, el cual, a su vez, est compuesto por subprocesos,
tareas, eventos, flujos, mensajes, compuertas lgicas (and, xor y or), tiempos de
inicio y tiempos de finalizacin para la ejecucin de cada una de las actividades
propuestas en el modelo.

El siguiente es un ejemplo de un diagrama de procesos hecho con las


herramientas de dibujo de Microsoft Word o Microsoft Power point (opcin Insertar
formas); se presenta desde la llegada del automvil hasta la reparacin y entrega
al cliente. Los rectngulos simbolizan los subprocesos o actividades, los rombos
corresponden a la toma de decisiones y las flechas indican el flujo o la relacin de
una actividad con otra. Dependiendo de las condiciones contempladas en cada
caso por el analista, si se cumple la condicin el flujo toma por un camino, de lo
contrario, continua por otra direccin.

La segunda fase contempla la nueva propuesta de diseo de los procesos de


acuerdo con las situaciones problmicas analizadas en la organizacin. Esta
propuesta tiene como fin mejorar la rentabilidad, disminuir los costos, disminuir los
tiempos, optimizar el uso de los recursos, mejorar los flujos de bienes y servicios,
la capacidad de produccin, la calidad de los productos, mejorar el nivel de
satisfaccin del cliente y las relaciones con los proveedores, maximizar las ventas,
entre otras.

En esta fase de trabajo, se pueden determinar las actividades o tareas, el orden


de su ejecucin, las transiciones entre cada una, si hay tareas que son un
prerrequisito para la ejecucin de otra o si se pueden realizar simultneamente; es
posible establecer el tiempo de duracin de cada tarea y asignar recursos y
costos.

30
Fuente: SENA

31
En esta fase de trabajo, se pueden determinar las actividades o tareas, el orden
de su ejecucin, las transiciones entre cada una, si hay tareas que son un
prerrequisito para la ejecucin de otra o si se pueden realizar simultneamente; es
posible establecer el tiempo de duracin de cada tarea y asignar recursos y
costos.

Las tcnicas y mtodos de programacin se utilizan para realizar la planificacin


operativa de cada uno de los procesos logsticos. En la segunda fase, se puede
utilizar cualquiera de las herramientas de planificacin como Gantt, PERT, CPM o
el software Bonita, con los cuales se pueden crear diagramas que sirven para el
diseo de los procesos logsticos, ya que permiten optimizar los tiempos de
duracin de las actividades que componen el proceso.

Los programas Pert y CPM se conocen como los mtodos de la ruta crtica, es
decir, el mnimo tiempo de duracin para todas las actividades del proceso.
Tambin existen otros software disponibles para este fin: Microsoft Project y Gantt
Project (software libre). Para complementar este tema, consulte el material
complementario en la plataforma con el nombre: Mtodos y tcnicas de
Programacin.

Software para simulacin de procesos

Entre las actividades necesarias para disear procesos logsticos se encuentra la


simulacin, la cual constituye una herramienta importante, porque permite realizar
ajustes al modelo propuesto sobre los procesos logsticos antes de aplicarlo en la
organizacin. Esta herramienta permite disminuir los riesgos y los costos de la
implementacin directa de una estrategia sobre la empresa. Con la simulacin, se
pueden realizar los ajustes necesarios; posteriormente, se ejecutan otras
simulaciones hasta que el modelo sea el adecuado para implementarlo en la
organizacin.

Un software para simulacin de procesos logsticos es ProModel.

Otra tcnica de simulacin de recursos de fabricacin es la MRP (Materials


Requirement Planning o Planificacin de las Requisiciones de Materiales). Con
esta tcnica, se puede controlar y coordinar la existencia de materiales, con el fin
de que estn disponibles en el momento adecuado, sin que se exceda el
inventario. Por medio del MRP es posible determinar el material que se necesita y
el momento en que se debe llevar a cabo el plan maestro de produccin.

Estos programas permiten la toma de decisiones, pues son capaces de realizar


mltiples tareas. En efecto, por medio de la simulacin, se pueden determinar

32
fechas realistas de terminacin de tareas; tambin, indican si se pueden regresar
pedidos para completar operaciones; adems, permiten detallar el mejor uso de
los productos escasos, para mejorar los pedidos y el servicio al cliente. Un ejemplo
de estos programas es el software Express MRP.

6. Sistemas de informacin

Fuente: SENA

Un sistema de informacin es el conjunto de datos organizados de manera


sistemtica para su administracin y manejo, con el fin de cubrir una necesidad o
un objetivo especfico. Las empresas lo utilizan para tener fuentes confiables de
informacin que permitan la toma de decisiones y agilicen las operaciones.

Se considera que la informacin es un recurso que se encuentra al mismo nivel


que los recursos financieros, materiales y humanos, que hasta el momento haban
constituido los ejes sobre los que haba girado la gestin empresarial. La
informacin se ha convertido ahora en el cuarto recurso a gestionar. A travs del
sistema se articulan los elementos orientados al tratamiento y administracin de
datos e informacin, organizndolos y alistndolos para su uso posterior, con el
propsito de alcanzar el objetivo que se haya trazado la empresa en su planeacin
estratgica.

Para crear un sistema de informacin se debe contar con 4 elementos


indispensables:

33
Datos: un dato es una representacin simblica (numrica, alfabtica, entre
otra. El dato no tiene valor semntico (sentido), en s mismo; pero
convenientemente procesado se puede usar en la realizacin de clculos para
la toma de decisiones.

Hardware: son todos los componentes fsicos tangibles que integran un


computador.

Software: programa o soporte lgico que le permite a la computadora


desempear tareas inteligentes, dirigiendo a los componentes fsicos o
hardware con instrucciones y datos a travs de diferentes tipos de programas.

Usuario: es un individuo que usa una computadora, sistema operativo, servicio


o cualquier sistema informtico.

Un sistema de informacin realiza cuatro actividades bsicas:

Entrada.

Almacenamiento.

Procesamiento.

Salida de Informacin.

Entrada de informacin: es el proceso mediante el cual el sistema de


informacin toma los datos que requiere para ser procesados. Las entradas
pueden ser manuales o automticas. Las manuales son aquellas que se
proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automticas son
datos o informacin que provienen o son tomados de otros sistemas o mdulos.

Las unidades tpicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales,
las unidades de cd, los cdigos de barras, los escner, la voz, los monitores
sensibles al tacto, el teclado, el mouse, entre otras.

Almacenamiento de informacin: es una de las actividades ms importantes


que tiene una computadora ya que a travs de esta propiedad el sistema puede
recordar la informacin guardada en la seccin o proceso anterior; esta suele ser
almacenada en una estructura de informacin denominada archivos.

34
Las unidades tpicas de almacenamiento son los discos magnticos o discos
duros, los discos compactos y las unidades de memoria flash.

Procesamiento de informacin: es la capacidad del sistema de informacin para


efectuar clculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecidas.
Estos clculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el
sistema o bien con datos que estn almacenados.

Esta caracterstica de los sistemas permite la transformacin de datos fuente en


informacin que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace
posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyeccin
financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance
general de un ao base.

Salida de informacin: es la capacidad de un sistema para sacar la informacin


procesada o datos de entrada al exterior.

Las unidades tpicas de salida son las impresoras, terminales, CDs, los
graficadores y los plotters, entre otros.

Una vez tratados los conceptos y los componentes del sistema de informacin se
puede hablar de cmo se arma el sistema de informacin.

Es as como, dependiendo del tipo y cantidad de informacin existen varias


herramientas, entre las ms comunes y sencillas se destacan las que vienen en el
paquete office como Microsoft Excel y Microsoft Acces.

La hoja de clculo Microsoft Excel es una aplicacin que permite manipular datos
numricos y alfanumricos dispuestos en forma de tabla, compuesta por celdas.
Las bases de datos en Microsoft Excel estn contenidas en dichas tablas, en las
cuales las filas son registros y las columnas son los diferentes campos.

Microsoft Acces es un programa que le permite crear y administrar base de datos,


se define como una herramienta para la administracin de bases de datos
relacionales y, en su forma ms simple, una base de datos es una coleccin de
datos relacionados a un tema particular en una lista de datos, se genera una
cuando se efecta una lista de direcciones, nombres y productos.

35
Diseo del sistema de informacin

La organizacin de los datos de la empresa es indispensable para el logro de las


metas y objetivos. Por esta razn, se deben implementar sistemas de informacin
que permitan acceder a la informacin empresarial de manera gil y eficiente.

El sistema de informacin permite el ingreso de datos, instrucciones, archivos,


bases de datos, entre otros, estos se procesan por medio de una red de
computadores con un software pertinente a las necesidades de la organizacin,
para generar consultas, actualizaciones, transacciones, informes y reportes
adecuados, oportunos, veraces y completos que ayudan en la toma de decisiones
a cada uno de los usuarios de los niveles de la empresa.

Para el diseo del sistema de informacin de la empresa, se deben tener en


cuenta los requerimientos de la organizacin y el anlisis que se realiz con
respecto a la gestin logstica, la cual se obtuvo de la aplicacin de los
instrumentos para la recoleccin de datos e informacin con el fin de conocer en
detalle la problemtica del sistema logstico.

A partir de lo anterior, se debe ampliar el anlisis y aplicar el enfoque sistmico, el


cual consiste en determinar el objetivo del sistema, cules son los subsistemas,
cules son las funciones de cada subsistema, cules son las entradas y salidas
del sistema, cules son los componentes de cada subsistema, cules son los
recursos que necesita, cules son los procesos, cul es la sinergia (caractersticas
nuevas que surgen de la interrelacin de cada subsistema y son propias del todo),
cul es la entropa (nivel de desorden del sistema), cul es la homeostasis
(equilibrio del sistema), cul es el sistema de control, cul es la administracin,
cul es la frontera del sistema y cul es el entorno del sistema.

En la etapa del diseo del sistema de informacin logstico, se recomienda revisar,


el plan maestro, el plan estratgico, un estudio de costos, un estudio de
factibilidad, un estudio costo/beneficio, es decir, con un anteproyecto que debe ser
aprobado por las directivas de la organizacin, se empieza a realizar la propuesta
del nuevo modelo del sistema de informacin logstico.

En este punto se deben tener en cuenta los niveles de funcionalidad de la


informacin en que se desarrolla la integralidad, que segn Bowersox (2007) son
los siguientes:

1. Los sistemas de transacciones (rdenes de pedido, asignacin de


inventario, rdenes de embarque, determinacin de precios y
facturacin).

36
2. El control administrativo (mediciones del servicio al cliente, de la
produccin y de la calidad).

3. El anlisis de decisiones (itinerarios y asignacin de vehculos, control


del inventario, ubicacin e integracin red/planta).

4. La planeacin estratgica (alianzas estratgicas, desarrollo y refi-


namiento de las capacidades y las oportunidades, anlisis del servicio
enfocado al cliente/ganancias).

El sistema de informacin de la cadena de suministro

En el Sistema de Informacin de la Cadena de Suministros (SCIS), el anlisis de


decisiones se concentra en los recursos de software que ayudan a los
administradores a identificar, evaluar y comparar las alternativas estratgicas y
tcticas para mejorar la eficacia. Algunos anlisis normales incluyen el diseo de
la cadena de suministros, la administracin del inventario, la asignacin de
recursos, los itinerarios y la rentabilidad de los segmentos. Lo ideal es que el
anlisis de decisiones del SCIS incluya el mantenimiento, el modelado, el anlisis
y la preparacin de informes de la base de datos. En este nivel, se administran las
relaciones con el cliente al determinar las ventajas y desventajas asociadas con
tener clientes satisfechos.

De acuerdo con Machado y Marcano (2008), el SCIS es una herramienta que


permite la toma de decisiones en la planeacin logstica. Segn los autores, los
componentes del sistema son:

La planeacin estratgica de los recursos empresariales (ERP) o


sistemas heredados.

Los sistemas de comunicacin.

Los sistemas de ejecucin.

Los sistemas de planeacin.

En la figura, se muestran los componentes de este sistema de informacin y sus


interfaces.

37
Fuente: SENA

ERP o Sistemas heredados

Los ERP o Enterprise Resource Planning (Planificacin de Recursos


Empresariales) son sistemas de informacin que permiten manejar la informacin
referente a las operaciones de produccin y distribucin de bienes o servicios de
una empresa. A travs de esta herramienta es posible supervisar el desempeo
de los componentes de la organizacin.

Los sistemas ERP facilitan las operaciones y generan informes para estipular
actividades que buscan el cumplimiento de los pedidos y el abastecimiento.
Adems, admiten bases de datos de la empresa y permiten establecer
transacciones que facilitan la planeacin, como la recepcin y administracin de
pedidos, la asignacin del inventario y el embarque (Machado y Marcano, p. 15).

La SCP o Supply Chain Planning (Planeacin de la Cadena de Suministro) y el


CRM o Customer Relationship Management (Administracin de relaciones con el
cliente) hacen parte de los sistemas ERP. Esta desarrolla predicciones y
determina los requerimientos de produccin y de movimientos. El CRM permite
compartir la informacin entre los clientes, la fuerza de venta y la administracin
de operaciones (Machado y Marcano, p. 15).

38
Sistemas de comunicacin

Segn el mismo autor citado: Los sistemas de comunicacin facilitan el flujo de la


informacin a travs de la cadena de suministro. La siguiente figura ilustra los
componentes principales de comunicacin requeridos para sus operaciones.

Fuente: SENA

Las diferentes reas de la empresa deben estar interconectadas, de manera que


cada una conozca, en tiempo real, las operaciones llevadas a cabo por las otras.

Sistemas de ejecucin

Los sistemas de administracin del transporte (Transportation Management


System, TMS), de administracin del almacn (Warehouse Management System,
WMS) y de administracin de patio (Yard Management System, YMS) son algunos
de los sistemas de ejecucin que estn instalados o integrados en el sistema ERP
para facilitar el intercambio de datos.

Adems de facilitar las funciones normales de administracin del almacn,


como recepcin, almacenamiento, embarque y automatizacin del
almacn, el WMS tradicional incluye la preparacin de informes
administrativos, el apoyo para servicios de valor agregado y la capacidad
de apoyo de decisiones. El TMS incluye los itinerarios, la acumulacin de la

39
carga, la consolidacin y la administracin. El YMS registra el inventario en
los vehculos guardados en los patios de la planta. (Machado y Marcano,
p. 15)

Sistemas de planeacin

Adems de los sistemas ERP, se encuentran los sistemas de planeacin y


programacin avanzadas (Advanced Planning and Scheduling, APS), los cuales
estn diseados para ayudar a evaluar las alternativas y determinar sugerencias
en la toma de decisiones de la cadena de suministro (Machado y Marcano, 2008).

Existen sistemas sofisticados de planeacin de la cadena que permite evaluar


alternativas complejas bajo estrechas restricciones en el tiempo de decisin. Los
autores afirman que:

Mediante datos histricos y actuales, el software APS identifica y evala


automticamente los cursos de accin alternos y recomienda una solucin
dentro de las restricciones impuestas. Entre las restricciones normales
estn las limitaciones en la produccin, la planta, el transporte, el inventario
o las materias primas. (Machado y Marcano, p. 15)

Los sistemas de planeacin se clasifican as:

Sistemas de planeacin estratgicos: se concentran a nivel del diseo de la


red logstica.

Sistemas de planeacin tctica: determinan actividades operacionales como


gestin de inventarios, organizacin de equipos, entre otras.

TIC o aplicaciones para los procesos logsticos en la Cadena de Suministro


(SCM)

Para resumir este amplio tema que trata de las TIC aplicadas a la gestin de la
cadena de suministro, se considerar que en el sistema logstico se definen tres
procesos generales, como son: la logstica de entrada, logstica interna y logstica
de salida, asociados a los procesos de aprovisionamiento, produccin y
distribucin, respectivamente. Analizndolo desde este punto de vista, la siguiente
tabla muestra las aplicaciones ms conocidas existentes en el mercado para
gestionar la cadena de suministro en cada uno de sus procesos:

40
Fuente: Correa y Gmez (2008)

Conceptualizndolo de esta forma es claro el panorama para la toma de


decisiones en cuanto a herramientas informticas a utilizar de acuerdo a las
necesidades de la empresa.

Para ampliar el tema y conocer respecto a cada una de estas aplicaciones,


consulte el material complementario denominado TIC en la cadena de
abastecimiento.

41
Referencias

Antn, J. y Ojeda, L. (2006). Benchmarking de procesos logsticos. Revista de


Ingeniera Investigacin y Tecnologa, p. 62.

Bittel, L. y Ramsey, J. (1997). Enciclopedia del management versin espaola.


Barcelona, Espaa: Editorial Ocano

Correa, A. y Gmez, R. (2008, Agosto). Las TIC en la Cadena de


Abastecimiento. Consultado el 25 agosto de 2016, en
http://www.revistas.unal.edu.co

Fao, Fiat Panis. (s.f.). Aplicacin de los Principios de la Gestin de calidad en la


Pequea y mediana agroindustria. Consultado el 24 de agosto de 2016, en
http://www.fao.org

Gobierno del Estado de Mxico. (2012). Gua tcnica para la elaboracin de


manuales de procedimientos. Consultado el 24 de agosto de 2016, en
http://salud.edomexico.gob.mx

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Machado, R. y Marcano, L. (2008). Las TICS en las Cadenas de Suministro.


Consultado el 25 de agosto de 2016, en http://es.scribd.com

Meja, A. (2008). Cmo ser un proveedor exitoso. Consultado el 24 de agosto


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Monterroso, E. (2000). El proceso logstico y la gestin de la cadena de


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Porret, M. (2010). Gestin de personas. Madrid, Espaa: ESIC Editorial.

Programa Gadex. (s.f.). El mapa de procesos y anlisis de procesos clave.


Consultado el 29 agosto de 2016, en http://www.formatoedu.com

42
Control del documento

Nombre Cargo Dependencia Fecha


Centro de Gestin de
Mercados, Logstica y
Autor Sonia Maritza Experta Tecnologas de la Junio de
Ramos Ruiz tcnica Informacin. 2016
Regional Distrito
Capital
Guionista -
Luz Clarena Centro Agroindustrial. Agosto
Adaptacin lnea de
Arias Gonzlez Regional Quindo de 2016
produccin

43