COMPRAS

Definicin:
Se le define de la siguiente manera: adquirir bienes y servicios de la calidad adecuada, en el
momento y al precio adecuado y del proveedor ms apropiado.
Dentro del concepto de empresa moderna las compras se deben manejar por departamento
especializado que debe formar parte de la propia organizacin de la compaa.
Los objetivos fundamentales de todo compra pueden resumirse del modo siguiente:
1. Mantener la continuidad de abastecimiento
2. Hacerlo con la inversin mnima en existencia.
3. Evitar duplicidades, desperdicios e inutilizacin de los materiales.
4. Mantener los niveles de calidad en los materiales, basndose en lo adecuado de los
mismos para el uso a que se destinan.
5. Procurar materiales al precio ms bajo posible compatible con la calidad y el servicio
requerido.

Antecedentes e importancia econmica de las compras

Las compras han sido muy importantes desde la antigedad, fomentndose con ello el
progreso y la riqueza del hombre ya sea individualmente o en grupo. De tal forma, debemos
entender que las grandes organizaciones requieren de materiales y servicios para su
funcionamiento y que estos deben de ser de calidad adecuada de acuerdo al proceso al que
sern sometidos y al equipo que ser utilizado.
En la actualidad, las compras deben considerarse como una funcin vital para el xito de
cualquier empresa, cuyo objetivo ser adquirir las materias primas y los artculos
indispensables para la fabricacin de los bienes a que se dedica, o bien de productos
terminados para su venta o brindar los servicios adecuados poniendo en juego todos los
elementos necesarios para conseguirlo.
Cabe mencionar que el departamento de compras es una fuente de aportacin a la
productividad, mediante prcticas de ahorro en el costo de materiales y servicios adquiridos,
ya que adquiriendo materiales a bajos precios y de buena calidad, ayudara a abatir los costos
de produccin y, por consiguiente, ello se reflejar en utilidades para la empresa.
Si no se cumpliera con alguno de los requisitos solicitados a los proveedores, esto le causara
serios problemas a la empresa debido a que incurrira en una produccin de mala calidad o
tendra retrasos significativos y costosos, los cuales seran causa de incumplimiento en
tiempos de entrega y, a la vez, traera serios problemas con los clientes de la empresa.
Es por eso que para garantizar una posicin favorable y estable con la cual la empresa pueda
hacer frente a la competencia, es necesario la adquisicin de materiales al precio ms bajo
sin sacrificar la calidad y el servicio requeridos.
Es de suma importancia adquirir los materiales y servicios necesarios para la fabricacin de
un producto, a un costo proporcional a como los est adquiriendo la competencia, ya que una
operacin eficiente en cualquier empresa depende de; hacer buenas compras que garanticen
su produccin, con el propsito de poder tener buenas ventas y, por consiguiente, una buena
recuperacin de las inversiones.
Es importante tambin que el departamento de compras aconseje a la empresa sobre: nuevos
materiales en el mercado, variaciones en las tendencias que puedan ser benficas o
perjudiciales para la empresa.
Caractersticas y funciones del departamento de compras
El departamento de compras es fuente de gran apoyo para la elaboracin de planes dentro de
la organizacin, ya sea el lanzamiento de un nuevo producto, la produccin mensual o la
implantacin de normas. Esto debido a su estrecha relacin con el mercado, normas de
fabricacin y con los comerciantes de las grandes industrias. En la poca moderna los
empresarios no pueden darse el lujo de descuidar su departamento de compras, ya que, El
bienestar de una compaa depende de la rotacin de sus inventarios y de la mejor forma de
utilizacin de su capital. 1
Los gastos que se deriven de la creacin de un puesto de comprador siempre sern rentables,
sobre todo cuando el dueo o director de una empresa no tiene tiempo suficiente para atender
dicha funcin. Pero, es importante que las funciones de compras y pago de facturas no sean
realizados por la misma persona para evitar situaciones problemticas.
Actualmente, es necesario comprender claramente los objetivos y principios bsicos de lo
que llamamos la funcin de compras.
Actualmente las organizaciones pblicas o privadas, ya sean industriales, comerciales o de
servicio, desembolsan grandes cantidades de dinero en la compra de materiales y servicios,
y el xito que stas obtienen es logrado en gran parte gracias a su departamento de compras,
el cual se encarga de seleccionar los mejores proveedores y establecer con ellos una estrecha
relacin, adems de preparar y adecuar las especificaciones de los materiales, solicitarlos a
tiempo, elaborar contratos u rdenes de compra para evitar posibles problemas jurdicos, as
como tambin; verificar el recibo de los materiales, solucionar diferencias con los
proveedores, vigilar que se efecten los pagos de las facturas, y estar al pendiente de
cualquier detalle por mnimo que parezca, dndole solucin inmediata y evitar con ello
posibles retrasos o errores en la produccin, que pongan en riesgo la estabilidad de la
empresa.
Dentro del departamento de compras est, el mantener informado al solicitante de los
materiales (cliente interno), respecto al curso del proceso de adquisicin del material o
servicio solicitado, con la finalidad de poder tomar las acciones necesarias en caso de algn
retraso o desvo. En caso de existir ste, compras podr comprar algn contratipo del
material, sin necesidad de avisar al solicitante.
Las funciones del departamento de compras son las siguientes:
1. Localizar, seleccionar y establecer fuentes de abastecimiento de materias Primas,
suministros y servicios a la empresa.
2. Entrevistar a los proveedores o sus representantes.
3. Cotizar los precios, calidad y transporte.
4. Negociar condiciones de entrega, pago, tratos necesarios en caso de rechazo y ajustes.
5. Vender los deshechos, sobrantes y artculos de desuso.
6. Recepcin, guarda y almacenaje.
7. Efectuar la clasificacin de los recursos materiales.
8. Realizar el control de existencias.
Clasificacin de las compras
Las compras pueden clasificarse segn la forma de efectuarla o segn el tipo de mercanca
que se adquiera. En el primer caso pueden ser centralizadas, descentralizadas o mixtas; y en
el segundo caso, pueden ser compras de materias primas, de suministros, de piezas fabricadas
o de maquinarias y equipos.
1) por la forma de efectuarla:
a. Compras centralizadas.
Se denominan as cuando las requisiciones son remitidas a un organismo denominado
COMPRAS, el cual dispone de la necesaria autoridad para realizar la adquisicin
preocupndose por obtener: Calidad, servicio y precio
b. Compras descentralizadas.
Esta clasificacin puede tener dos aspectos:
- Cuando existiendo el organismo denominado COMPRAS solo ejercita el control de las
adquisiciones, pero estas son efectuadas por elementos autnomos.
- Cuando cada dependencia realiza sus propias compras.
c. Compras mixtas.
Se denominan as cuando los artculos de uso general son adquiridos por el organismo central
COMPRAS y los de uso exclusivo o particular son adquiridos por cada dependencia o por
sus propios compradores.
2) por el tipo de mercancas que se adquiera:
a. Materias primas:
Son aquellos materiales indispensables para la produccin que a travs de un proceso tienen
una transformacin. Su adquisicin tiene las siguientes caractersticas:
- Consumo constante
- Grandes cantidades
- Informacin fcil de obtener
- Precios segn acuerdo
- Ocupan mucho espacio de almacenes
- El transporte y la manipulacin son muy costosos
b. Suministros:
Son materiales necesarios para el funcionamiento y conservacin de la entidad. No forman
parte del producto, pero siempre se requieren para la produccin. Las caractersticas de su
adquisicin son:
- Consumo en partidas pequeas
- Precios y descuentos conforme tarifas establecidas
- Ocupan poco espacio en el almacn
- Mucho trabajo de oficina por la variedad
- Tienen especificaciones normalizadas

c. Piezas fabricadas:
Son aquellas piezas o herramientas que se adquieren para revender, sus caractersticas son:
- Margen de ganancias en reventa decisivo
- Adquisicin por cotizaciones para obtener mejor precio
- Tratndose de artculos estndar pueden obtener precio de mayorista
- Su adquisicin debe limitarse a programas establecidos.

d. Maquinarias y equipos:
Su denominacin es suficiente para saber de qu se trata. Su adquisicin presenta las
siguientes caractersticas:
- Debe ser aprobada por los directivos.
- Priman las condiciones o caractersticas tcnicas
- Las especificaciones deben ser minuciosas.
- Deben indicarse la finalidad y los resultados que se esperan obtener.
- La decisin se toma en conjunto, entre el interesado y compras.
Organizacin de las compras
Las compras pueden ser efectuadas por agentes compradores, por secciones pequeas,
medianas o grandes, o por departamentos dentro de las cuales el personal tender a la
especializacin en determinadas clases de materiales haciendo ms eficiente su labor. En
cualquiera de estas formas, la empresa y sus ejecutivos deben tener en cuenta la importancia
de esta actividad para el desarrollo y xito de la entidad en su conjunto.
Importancia de organizar las compras
Razones principales:
1.-No es posible hacer ventas apropiadas o competitivas, si los materiales adquiridos para
la fabricacin o la reventa tienen costos desproporcionados.
2.- La explotacin apropiada de una empresa depende de la renovacin organizada de su
inversin.
3.-La ejecucin misma de la funcin Compras permite a una empresa ser aconsejada en
relacin con:
Nuevos materiales que sustituyan con ventaja a los empleados.
Nuevos productos a fabricar o vender.
Variaciones en tendencias que afecten a las ventas.
Planeamiento de la produccin y fijacin de las normas o polticas a seguir

POLTICA DE COMPRAS
Cuando se analizan las polticas de compras aplicadas por las empresas, generalmente se
encuentra serias y variadas desviaciones con relacin a lo aconsejable por la tcnica y la
prctica para una operacin econmica. Se puede observar, por ejemplo, inventarios
suficientes para varios aos de funcionamiento, capital invertido en existencias cuyo valor su-
pera el monto total de las ventas anuales, frecuentes roturas de stock de un insumo
especfico los cuales alteran los planes y programas de produccin, mientras de otros
materiales se dispone de existencias para 5 10 aos de fabricacin. Distorsiones como
stas originan problemas de liquidez o de exceso de capital invertido que, en pocas de
inflacin o de recesin, afectan ms a las empresas cuyos ejecutivos creen que lo adquirido
hoy se podr vender en el futuro a mayores precios y con alto margen de ganancia, sin
advertir que las mercaderas inmovilizadas generan gastos y que el dinero pierde poder
adquisitivo.
La gestin de compras est ntimamente ligada a la gestin de inventarios; en ambos
casos se debe aplicar polticas sanas que permitan a la empresa mantener stocks
adecuados a la realidad de sus necesidades y posibilidades. De esta manera se lograr
asegurar la fluidez de las operaciones de todas las reas mediante un abastecimiento
continuo que no signifique grandes desembolsos para la empresa. De lo contrario se
obtendr una menor rentabilidad y se correr riesgos de iliquidez, prdida y obsolescencia.
 La renovacin de los inventarios demanda plazos no siempre invariables; con
frecuencia se alargan o acortan por razones como las siguientes:
Procedimientos en uso.
Nivel jerrquico que toma las decisiones respecto a las compras.
Falta de normas claras que toda la empresa conozca y cumpla.
Falta de existencias en almacenes.
Incumplimiento de las normas sobre poltica y procedimientos de adquisiciones.
Manuales elaborados en funcin de la forma de adquisicin y slo con la finalidad de
evitar que se produzcan dolos.
El procedimiento de compras no es una actividad se- parada del resto del proceso
logstico, pues la adquisicin de cualquier material origina una serie de procesos: pago,
ingreso y almacenamiento, control para renovarlo oportuna- mente, transporte y
manipulacin, transformacin en producto, distribucin a los clientes finales mediante la
manipulacin y el transporte. Esta breve descripcin de la secuencia seguida permite
apreciar que no es posible elaborar polticas de compras sin considerar las otras funciones
logsticas y las funciones de las otras reas involucradas, tampoco obviar la interrelacin
mutua entre todas ellas.

La responsabilidad del rea de compras y de su personal es muy clara en este aspecto.

Le corresponde decidir a qu empresa se le compra y el valor o precio de la adquisicin, y
hacerlo en estrecha relacin con las operaciones de la empresa, para evitar
apresuramientos o compras de ltimo minuto. En muchas empresas se suele otorgar la
facultad de aprobar ciertas adquisiciones a instancias distintas de la dependencia de
compras, a un ejecutivo de nivel jerrquico superior o a una oficina encargada de licitaciones
o concursos. Sin embargo, esta medida provoca, por lo general, incremento del tiempo que
toma el proceso desde el pedido hasta la llegada de los materiales, aumento de
inventarios en almacenes e ineficiencia de la dependencia de compras, convertida en simple
coordinadora o tramita- dora de documentos.
En conclusin, la poltica de compras, definida por la alta direccin como parte integrante
de la poltica logstica, establecer y expondr los lineamentos y consideraciones generales
que rigen las adquisiciones, los cuales podrn ser detallados por la gerencia logstica o la
jefatura de compras para facilitar su comprensin por los usuarios y el personal encargado.

Autor: Valdez palacios, Armando

Libro: Administracin Logstica