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Apresentao
Esta publicao tem como objetivo apresentar, de forma prtica e concisa, os conceitos do Microsoft
Project 2010 para os profissionais que participam dos cursos ministrados pelo autor. Neste sentido,
apresenta metodologia formada por uma seqncia de passos logicamente relacionados e de fcil
compreenso e assimilao, que acelera o processo de aprendizado.
Sua origem fruto da constatao de que o conjunto de informaes disponibilizadas pela Microsoft, por
ser muito amplo, dificulta o processo de aprendizado daqueles que desejam obter proficincia na
utilizao do Microsoft Project em tempo relativamente curto.
Seu contedo baseia-se na experincia do autor em gesto informatizada de projetos e nas informaes
disponibilizadas pela Microsoft (em especial as fornecidas com o programa). Com esta publicao
esperamos estar contribuindo para tornar sua participao mais agradvel e produtiva, pois um prazer
t-lo conosco.
O Autor
Sumrio
Apresentao _______________________________________________________________________ 2
Sumrio ____________________________________________________________________________ 3
A Importncia da Informatizao do Processo de Gerenciamento de Projetos ____________________ 4
O Microsoft Project 2010 ______________________________________________________________ 5
O Ambiente de Trabalho do Microsoft Project __________________________________________ 6
Configuraes Iniciais ______________________________________________________________ 6
Fases do Gerenciamento de Projetos com o Microsoft Project ______________________________ 7
FASE I - Criao do Plano de Projeto ___________________________________________________ 8
1. Criar um arquivo de projeto _____________________________________________________ 8
2. Definir calendrios ____________________________________________________________ 9
3. Inserir tarefas e marcos _______________________________________________________12
4. Criar a estrutura de diviso do trabalho __________________________________________14
5. Inserir duraes _____________________________________________________________15
6. Definir dependncias entre tarefas ______________________________________________16
7. Inserir informaes sobre recursos _____________________________________________17
7.1. Criar uma lista de recursos ____________________________________________________18
7.2. Definir taxas de pagamento para recursos ________________________________________18
8. Atribuir recursos _____________________________________________________________19
9. Identificar o caminho crtico ___________________________________________________21
10. Definir os volumes de produo ______________________________________________21
11. Gerenciar conflitos de recursos, prazos e custos _______________________________23
11.1. Solucionar conflitos de recursos ________________________________________________23
11.2. Solucionar conflitos de prazos _________________________________________________30
11.3. Solucionar conflitos de custos _________________________________________________30
12. Adicionar valores de custo fixo e lucro ________________________________________31
13. Salvar uma linha de base ____________________________________________________36
FASE II Controle do andamento do projeto ____________________________________________38
1. Inserir a data de apropriao dos dados _______________________________________________38
2. Atualizar como agendado ______________________________________________________40
3. Inserir as datas de incio e de trmino reais de uma tarefa __________________________41
4. Inserir a durao real da tarefa _________________________________________________42
5. Atualizar o andamento da tarefa como porcentagem _________________________________42
6. Inserir custos reais das tarefas _________________________________________________42
7. Verificar se o andamento das tarefas difere do planejado ______________________________43
8. Verificar se o trabalho das tarefas difere do planejado __________________________________44
9. Verificar se o custo das tarefas difere do orado _____________________________________44
10. Reagendar as tarefas __________________________________________________________45
Bibliografia ________________________________________________________________________46
Existem diversos motivos que justifica m a utilizao de softwares de Gerenciamento de Projetos, dentre
os quais destacam-se:
aumenta a produtividade das equipes de gerenciamento;
o conjunto de informaes requisitadas pelos softwares otimizam o processo de gerenciamento;
efetuam de forma rpida e precisa os clculos demandados pelo gerenciamento, tais como os
relativos ao agendamento, aos custos de tarefas e recursos, ao fluxo de caixa etc.;
possibilitam relatrios profissionais, em tempo hbil para a correo de desvios;
aumentam a eficincia e eficcia das simulaes de planejamento;
melhora a percepo de oportunidade ou necessidade de decidir;
minimizam a possibilidade de erros de planejamento e de avaliao das alternativas quanto aos
resultados.
1
GOLDHABER, Stanley. Construction managment, principles and practices. Jonh Wiley & Sons,
New York, 1977
2
O PMI, sediado na Pensylvania, Estados Unidos, uma organizao sem fins lucrativos que visa
promover e ampliar o conhecimento existente sobre gerenciamento de projetos assim como melhorar o
desempenho dos profissionais e organizaes da rea.
Barra Separadora
Vertical (Cortina) Grupos de comandos
Tabelas de Entrada e
Visualizao de Dados
rea de Visualizao
Grfica
Barras de Rolagem
Configuraes Iniciais
Aps a instalao do Microsoft Project recomendamos que sejam efetuadas as seguintes configuraes:
1 No menu Arquivo clique em Opes e em seguida OK.
2 Selecione a ficha Geral
3 Na caixa Formato de data, selecione a opo que mostra a data e a hora
4 Selecione a ficha Cronograma
5 Na caixa A semana inicia no(a), selecione segunda-feira
6 Na caixa Mostrar unidades de atribuio como, selecione Decimal
7 Na caixa Novas tarefas criadas, selecione Agendada automaticamente
8 Na caixa Tarefas agendadas automaticamente em, selecione Inicio do Projeto
9 Deixe desmarcadas as caixas As novas tarefas so controladas pelo esforo e Vincular
automaticamente tarefas inseridas ou movidas
10 Clique em OK.
Observao: se necessrio, as informaes iniciais sobre o projeto podero ser alteradas a qualquer
momento.
2. Definir calendrios
Os calendrios so conjuntos de dias e perodos de trabalho e de folga que definem, principalmente,
como os recursos alocados s tarefas (e as prprias tarefas) so agendados, assegurando que os
recursos sejam agendados somente quando estiverem disponveis para o trabalho. Neste sentido, os
calendrios se aplicam apenas aos recursos de trabalho e no aos recursos materiais.
O Microsoft Project possibilita a utilizao de trs tipos de calendrios:
Calendrio do projeto: determina a forma como todas as tarefas so agendadas;
Calendrio de tarefa: possibilita que algumas tarefas tenham um calendrio diferente do
calendrio do projeto;
Calendrio de recursos: possibilita a determinao de um calendrio para cada recurso ou
categoria especfica de recursos;
Os calendrios de tarefas e de recursos so excees forma padro de agendamento das tarefas (com
base no calendrio do projeto). Assim, possibilitam a definio de calendrios especficos para o
agendamento de tarefas ou recursos individuais, como, por exemplo, um recurso que necessite trabalhar
durante o perodo de folga.
O Microsoft Project tambm disponibiliza trs calendrios base para serem utilizados como modelo:
Padro (dias da semana, das 8h s 17h, com uma hora de almoo)
24 Horas
Turno da Noite
Observao: Para criar um novo calendrio em vez de alterar o padro, clique em Criar Novo
Calendrio, digite um nome para o calendrio e decida se deseja criar um novo calendrio base ou criar
um calendrio baseado em uma cpia de outro calendrio.
Observaes:
uma tarefa pode ser inserida entre tarefas existentes selecionando-se a linha acima da qual a
nova tarefa dever aparecer. Na guia Tarefa, no grupo Inserir, clique no cone de seleo Tarefa
e, em seguida, clique em Tarefa e insira o nome da tarefa na linha inserida;
as identificaes das tarefas so automaticamente renumeradas depois que uma tarefa
inserida;
no insira datas nos campos Incio e Trmino de cada tarefa. O Microsoft Project calcula as
datas de incio e de fim com base em como as tarefas so relacionadas (o que ser visto mais
adiante).
Observaes:
as identificaes das tarefas so automaticamente renumeradas depois que uma tarefa
inserida;
se no for inserida uma data na caixa Incio, o Microsoft Project usar a data de incio do projeto;
se a tarefa recorrente ocorrer em dias de folga, o Microsoft Project perguntar se voc deseja
reagendar essas ocorrncias;
para exibir todas as ocorrncias de uma tarefa recorrente, clique no sinal de mais ao lado da
tarefa recorrente principal.
Inserir um marco.
1 No campo da coluna Nome da tarefa, digite o nome do marco.
2 No campo da coluna Durao, digite 0 e pressione ENTER.
1 Selecione as tarefas que devero fazer parte da fase ou da subfase. Para selecionar vrias
tarefas, pressione CTRL e clique em cada tarefa.
2 Clique em Recuo para recuar a(s) tarefa(s) para a direita abaixo da fase ou da subfase.
Para desfazer o recuo clique em
A estrutura de diviso de trabalho pode ser representada por uma srie de nmeros, letras ou uma
combinao de ambos. Um cdigo de EDT identifica a posio exclusiva de uma tarefa na estrutura do
projeto. Para trabalhar com cdigos de EDT, voc poder adicionar uma coluna a um modo de exibio
de planilha.
1 Na planilha de tarefas clique na coluna direita da qual voc deseja inserir uma coluna para o
cdigo de EDT, como o campo Nome da tarefa, para inserir cdigos de estrutura de tpicos
imediatamente esquerda dos nomes de tarefa.
2 Na guia Formato, clique em Inserir Coluna e, em seguida, clique em EDT.
Observaes:
no Microsoft Project, todas as subtarefas de uma fase ou subfase devem estar diretamente
abaixo da tarefa de resumo para serem includas na fase ou na subfase;
para desfazer a estrutura de tpicos, recue todas as subtarefas e as tarefas de resumo do
prximo nvel para a esquerda at que todas as tarefas retornem ao mesmo nvel da estrutura de
tpicos;
a colocao das tarefas em ordem hierrquica no cria automaticamente dependncias entre
tarefas. Para criar dependncias, necessrio vincular as tarefas.
5. Inserir duraes
Voc pode inserir as duraes em minutos (m), horas (h), dias (d), semanas (s) ou meses (ms). O
Microsoft Project adota como padro,
1 dia de trabalho = 8 horas;
1 semana = 5 dias de trabalho.
1 ms de trabalho = 20 dias de trabalho
O Microsoft Project no permite que sejam digitadas duraes nas atividades-resumo (em negrito), uma
vez que estas duraes so calculadas pelo programa atravs de suas atividades constituintes.
1 Na planilha de tarefas, no campo Durao da tarefa a ser alterada, digite a durao desejada.
2 Pressione ENTER.
O Microsoft Project cria um vnculo de trmino a incio entre as tarefas, por padro. Voc pode alter-lo
para um vnculo de incio a incio, trmino a trmino ou trmino a incio e tambm definir o tempo de
avano ou de retardo entre tarefas.
Para desvincular as tarefas, selecione as tarefas desejadas no campo Nome da tarefa e clique em
Desvincular tarefas ..
Para desvincular as tarefas ou alterar o tipo de relacionamento basta clicar duas vezes na seta que une
duas barras e clicar em excluir, ou modificar o relacionamento no campo Tipo.
Observao: todas as atividades que no tenham sucessoras devem ser ligadas ao marco de fim. (a dica
verificar no Grfico de Gantt quais as barras que no possuem setas de ligao do lado direito e lig-
las ao marco de fim).
Nome do Recurso: digite o nome do recurso (pintor, ajudante, Joo, tinta PVA, betoneira etc.);
Tipo: defina se o recurso do tipo trabalho ou material;
Iniciais: automaticamente o Microsoft Project atribui iniciais. Altere se desejar;
Grupo: se desejar digite o nome do grupo a que o recurso pertence (departamento, setor, etc)
Unid. mximas: quantidade mxima de recursos disponveis;
Taxa padro: custo do recurso por hora de trabalho normal;
Taxa h. extra: custo do recurso por hora extra de trabalho;
Custo/Uso: custo por utilizao de uma unidade de recurso;
Acumular: forma de pagamento do recurso (rateado, incio e fim);
Calendrio: calendrio de atividades do recurso;
Cd.: cdigo do recurso.
8. Atribuir recursos
Os recursos devem ser atribudos s tarefas de modo a deixar claro quem o responsvel por sua
realizao. Atribuir recursos tambm ajuda a determinar quanto tempo levar para que a tarefa seja
concluda, e se voc controlar custos, quanto a tarefa ir custar. Como j visto, um recurso pode ser uma
pessoa, um equipamento, ou um material utilizado durante a realizao da tarefa, ou um recurso do tipo
Recurso de Custo.
1 Na guia Exibio, clique em Grfico de Gantt.
2
Na guia Recurso clique em Atribuir Recursos .
3 No campo Nome da tarefa (janela principal), selecione a tarefa para a qual deseja atribuir um
recurso.
4 No campo Nome (janela Atribuir recursos), clique no nome dos recursos que deseja atribuir. Para
selecionar vrios recursos, pressione CTRL e clique em cada recurso.
5 Clique em Atribuir.
6 Repita os passos 3, 4, 5 e 6 para atribuir recursos s demais tarefas.
Nesta etapa melhor que sejam atribudos somente os recursos humanos e equipamentos, uma vez que
o Microsoft Project no reagenda automaticamente os recursos materiais. Estes somente so
distribudos ao lonfo da durao da tarefa por ocasio de sua alocao. Isto significa que se os recursos
materiais forem atribudos a uma tarefa e esta tiver a sua durao diminuda, o campo Durao mostrar
esta data, porm a barra de Gantt continuar mostrando a durao anterior.
3 Na janela superior selecione a tarefa para a qual ser definido o volume de produo dos
recursos alocados.
Materiais
6 No campo Unidades da janela inferior, digite o volume de produo. Por exemplo, se voc estiver
usando 40 gales de massa, insira 40. Se a quantidade de material usada depender da durao
da tarefa, insira a taxa de uso adicionando uma barra invertida (/) e um cdigo ou abreviao da
durao. Por exemplo, se 200 metros de madeira forem usados por semana, insira 200/semana
ou 200/s.
7 Aps definir o volume de produo dos recursos alocados tarefa clique em Atribuir.
8 Repita os passos 3, 4, 5 e 6 para definir os volumes de produo das demais tarefas.
9 Na guia Exibio, no grupo Modo de Diviso, desmarque a caixa Detalhes.
A insero das informaes referentes ao volume de produo faz com que o Microsoft Project reagende
o incio e o trmino das tarefas. Para agendar as tarefas, o Microsoft Project utiliza a frmula
trabalho
durao= , onde:
esforo do recurso
durao a quantidade real de tempo decorrido antes que a tarefa seja concluda;
trabalho o esforo necessrio em um perodo de tempo para executar a tarefa;
esforo do recurso a quantidade de recursos de esforo atribudos tarefa e suas alocaes.
O Microsoft Project tambm leva em considerao vrios fatores, como dependncias entre tarefas,
restries e interrupes (feriados, frias etc).
Por padro, ao se considerar o exemplo abaixo, tem:
Se trs pintores trabalharem dois dias em uma tarefa, com um esforo de 8 horas por dia, o
trabalho de cada recurso ser 16 horas: (2 dias * 8 horas);
o esforo total dos recurso ser 24 horas por dia: (3 pintores * 8 horas);
o trabalho total da tarefa ser 48 horas: (2 dias * 8 horas * 3 pintores);
a durao ser 2 dias: 48 horas / (3 pintores * 8 horas).
Quando uma tarefa possui recurso superalocado um smbolo em vermelho aparece no campo . Para
identificar quais recursos esto superalocados, proceder da seguinte forma:
1 Na guia Exibir, no grupo Modos de Exibio de Recurso, clique em Planilha de Recursos. Os
recursos superalocados aparecero em vermelho.
Para solucionar o problema podem ser adotadas (de forma isolada ou em conjunto), as seguintes aes:
Localizar de forma detalhada o perodo nos quais os recursos esto superalocados;
Reduzir a superposio de tarefas;
Agendar horas extras;
Atribuir recursos alternativos s tarefas superpostas;
Alterar os dias e horas de trabalho de um recurso.
4 Na janela inferior clique com o boto direito do mouse no indicador vermelho do campo e
selecione Rolar at a tarefa
Ou ento:
1 No campo Nome da tarefa, d um clique duplo na tarefa desejada.
2 Clique na guia Predecessoras.
3 No campo Latncia, digite o tempo de retardo.
3 Na janela superior selecione a tarefa para a qual ser inserida hora extra.
4 Aponte o ponteiro do mouse em qualquer rea da janela inferior, clique o boto direito do mouse
e selecione Trabalho.
5 No campo Hora extra digite a quantidade de horas extras e clique em OK.
Observao:
se o valor do custo total de uma tarefa for maior do que a soma calculada de seus vrios custos
baseados em taxa, por uso e fixos, isso poder ter ocorrido porque um recurso foi atribudo mais
de uma vez a uma tarefa. Por exemplo, um recurso pode ser atribudo a uma subtarefa bem
como sua tarefa de resumo, fazendo com que os custos do recurso dupliquem;
Aps solucionar os conflitos existentes, devemos inserir os recursos materiais com seus respectivos
volumes de produo. Como visto anteriormente, na etapa de alocao dos recursos, normalmente so
atribudos somente os recursos humanos e equipamentos, uma vez que o Microsoft Project no
reagenda automaticamente os recursos materiais. Estes somente so distribudos ao longo da durao
da tarefa por ocasio de sua alocao. Isto significa que se os recursos materiais forem atribudos a uma
tarefa e esta tiver a sua durao diminuda, o campo Durao mostrar esta data, porm a barra de
Gantt continuar mostrando a durao anterior.
Para atribuir recursos materiais e seus respectivos volumes de produo proceda conforme os passos.
8 - Atribuir recursos e 10 - Definir os volumes de Produo.
Se aps a atribuio dos recursos alguma tarefa tiver sua durao alterada, os recursos materiais
devero ser removidos e alocados novamente (uma vez que os materiais somente so distribudos ao
longo da durao da tarefa por ocasio de sua alocao).
Para inserir valores no campo Custo fixo voc deve proceder da seguinte forma:
Por padro os custos fixos so rateados ao longo da durao da tarefa. Para que eles sejam
considerados no incio ou no fim da tarefa use o campo Acumulao de custo fixo, que est disponvel
na mesma tabela Custo.
Em vez de calcularmos para cada tarefa o valor a ser inserido no campo Custo fixo, pode ser
interessante inserir colunas que contenham frmulas que possibilitem calcular os custos fixos e o lucro
de cada tarefa em funo de percentuais.
Considerando, por exemplo, que o custo fixo e o lucro so, respectivamente, 30% e 20% do custo
varivel, devemos proceder da seguinte forma:
1 Ir para o modo de exibio Grfico de Gantt.
2 No menu Exibio, clique em Tabelas.
3 Clique em Custo
4 Clique com o boto direito do mouse em cima da coluna Custo total
5 Clique em Inserir coluna
6 Selecione Custo1
7 Clique com o boto direito do mouse em cima da coluna Custo1
8 Selecione Configuraes de campo
9 No campo Ttulo digite CV para o custo varivel e no campo Alinhar dados selecione direita,
para, em seguida, clicar em Ok.
10 Para inserir novas colunas proceda conforme passos 3 a 6. Devem ser inseridas as seguintes
colunas:
Custo 2 com o Ttulo CF para o Custo Fixo
Custo 3 com o Ttulo LUCRO
Custo 4 com o Ttulo BDI
Custo 5 com o Ttulo PREO
Para definir valores para os campos personalizados, tomaremos como exemplo as seguintes frmulas:
CV = Custo Custo Fixo
CF = O,3*CV
LUCRO = 0,2*CV
BDI = CF+LUCRO
PREO=CV+BDI
11 Clique com o boto direito do mouse em cima da coluna Custo Varivel e selecione Campos
personalizados
14 Digite o sinal (subtrao) e em seguida, no campo Inserir, selecione Campo, Custo, Custo fixo;
em seguida, clique em Ok duas vezes
16 Selecione a coluna CF, pressione o boto direito do mouse e selecione Personalizar campos
17 D um clique no boto frmula
18 No campo Inserir, selecione Campo, Custo, Custo personalizado, Custo2
19 Digite * 0,3 e, em seguida, clique em Ok duas vezes
20 No campo Acmulo selecione Soma e, em seguida, Ok
21 Selecione a coluna Lucro, pressione o boto direito do mouse e selecione Personalizar campos
22 D um clique no boto frmula
23 No campo Inserir, selecione Campo, Custo, Custo personalizado, Custo3
24 Digite * 0,2 e, em seguida, clique em Ok duas vezes
25 No campo Acmulo selecione Soma e, em seguida, Ok
26 Selecione a coluna BDI, pressione o boto direito do mouse e selecione Personalizar campos
27 D um clique no boto frmula
28 No campo Inserir, selecione Campo, Custo, Custo personalizado, Custo 2
29 Digite o sinal + (adio) e, em seguida, no campo Inserir, selecione Campo, Custo, Custo
personalizado, Custo3; em seguida, clique em Ok duas vezes
No caso de desejarmos que o Lucro seja calculado sobre o preo, devemos utilizar a seguinte frmula:
Lucro = Custo Total * (taxa / (1-taxa)), ou seja (Custo1 + Custo2) * (0,2 / (1-0,2))
Antes de imprimir a Tabela de custo, devemos ocultar a coluna Custo fixo (a que originalmente faz parte
da tabela Custo),
Para ocultar uma coluna:
1 Selecione a coluna a ser ocultada
2 Pressione o boto direito do mouse e selecione Ocultar colunas
Para reexibir ou inserir uma coluna:
1 Selecione a coluna que ser deslocada para a direita para dar lugar a nova coluna
2 Pressione o boto direito do mouse e selecione Inserir colunas
1 No menu Projeto, selecione Definir Linha de Base e, em seguida, Definir Linha de Base.
Para realar, no Grfico de Gantt, as linhas verticais que aparecem na datas de Status, proceda da
seguinte forma:
1 Aponte o ponteiro do mouse para a rea do Grfico de Gantt , pressione o boto direito do
mouse e selecione Linhas de grade.
2 Na janela Linhas de Grade selecione Data de status e nos campos Tipo e Cor selecione o tipo e
a cor da linha que representar a Data de status.
3 Clique em OK.
No interior das barras surgiro novas barras (em negrito) que indicaro como as tarefas deveriam estar
considerando a Data de status. Alm disso, vrios campos da tabela de controle sero atualizados.
3 Nos campos Inc. real e Trm. real digite as datas de incio e/ou trmino reais.
Observao: inserir uma data de incio ou de trmino real de uma tarefa altera a data agendada
correspondente dessa tarefa. As datas da linha de base, no entanto, no so afetadas.
Observao: ao inserimos uma durao real maior ou igual durao agendada, a tarefa se torna 100%
concluda e a durao agendada passa a eqivaler durao real.
3 Aponte o ponteiro do mouse para a janela inferior, clique no boto direito do mouse e selecione
Custo do recurso.
4 Na janela superior selecione a tarefa para a qual sero definidos os custos reais dos recursos.
5 No campo Custo real, digite o custo real do recurso.
Observaes
Se ocorrerem conflitos de agendamento proceder conforme item 11 - Gerenciar conflitos de prazos,
recursos e custos;
Se uma tarefa estiver 0% concluda, o Microsoft Project mover a tarefa inteira para alm da nova
data de incio e substituir todas as restries pela restrio No iniciar antes de.
Bibliografia
Goldhaber, Stanley. Construction managment, principles and practices. Jonh Wiley & Sons, New
York, 1977.
Manuais do Microsoft Project.
Vargas, Ricardo Viana. Microsoft Project 2010: Standard & Professional. Rio de Janeiro: Brasport,
2011.