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Prsentation de la formation

MS Project 2013,
Planification

Site : http://www.alphorm.com Vincent ISOZ


Blog : http://www.alphorm.com/blog Formateur et Consultant indpendant
Forum : http://www.alphorm.com/forum Ingnierie statistique et financire
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Plan
Introduction

Commandes de base du logiciel

Premires tapes

Cration et manipulation des tches

Proprits de base des tches

Manipulations particulires avec les tches

Prparation du fichier pour envoi aux responsables d'quipes

Clture de la formation

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Prsentation du formateur
Vincent ISOZ

vincent.isoz@scientific-evolution.com

Consultant scientifique

Mission conseil, migration et formation

Bsc. Physique

Mes rfrences :
Mon profil Alphorm : http://www.alphorm.com/auteur/vincent-isoz
Mon site perso: http://www.sciences.ch

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Remarques
Objectifs (pourquoi cette formation?)

Prrequis (matriel et connaissances)

Audience (public cible)

Rfrences bibliographiques + Liens Internet

Hypothses

Validation des acquis (certifications)

Support post formation

Avertissements

Et aprs?

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Are you ready?

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Commandes de base du logiciel

Nouvelle interface

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Plan
Changer la couleur de l'interface

Reconnatre la version Standard de la version Pro

Dcouverte de la nouvelle interface pour ceux venant de la version 2007


(menu fichier (coulisses), barre d'accs rapide, ruban, onglets, onglets
contextuels, boutons avec lgendes, options avances des groupes)
Raccourcis clavier

Gagner de la place l'cran (rduction ruban, dsactivation


d'lments peu critiques)

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Ce quon a couvert
Les diffrences entre l'interface 2007 et 2013 et le vocabulaire officiel des
lments visibles l'cran.

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Commandes de base du logiciel

Menu contextuel

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Plan
Les X manires de faire une action identique dans les logiciels de la
gamme Microsoft Office (exemple avec la cration d'une tche) dont le
menu contextuel.

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Ce quon a couvert
Diffrentes approches pour effectuer des actions dans le logiciel.

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Commandes de base du logiciel
En arrire des coulisses :
l'onglet Fichier

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Plan
Enregistrer le fichier et respect des normes de nommages

Compatibilit descendante

Convention de versionning dans le nom des fichiers

Activer la copie de sauvegarde lors de l'enregistrement

Protection du fichier par mot de passe/Suppression du mot de passe

Fermer/Ouvrir un fichier existant

Fichiers et dossiers rcents (punaises) et purger la liste

Mtadonnes du fichier

Cration d'un nouveau projet vide partir du modle d'entreprise

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Ce quon a couvert
Les lments majeurs disponibles dans le menu fichier lors d'une
utilisation en standalone (pas de SharePoint/pas de Project
Server).

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Commandes de base du logiciel
Options de configuration
de base importantes

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Plan
Choisir son format de dates

Choisir son format montaire

Activation de la Barre de saisie

Dbut/Fin et dures des units temporelles par dfaut

Type de tche

Activer l'enregistrement automatique

Dsactiver les assistants

Dfinir le chemin critique

Activer l'export des fichiers hrits


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Ce quon a couvert
Options de configuration considres comme fondamentales dans le
cadre de la planification pure d'un projet (sans ressources et sans cots).

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Premires tapes
Nouveau projet

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Plan
Cration d'un nouveau projet

Dfinir les mtadonnes

Dfinir les informations du projet et choix ASAP/ALAP

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Ce quon a couvert
Comment bien commencer partir d'un modle vide ou d'entreprise ou
de poursuivre depuis un fichier reu.

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Premires tapes
Cration et personnalisation
du calendrier de projet

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Plan
Cration d'un calendrier de projet

Convention de nommage pour projet internationaux

Dfinition des jours ouvrs

Dfinition des heures ouvres

Dfinition d'exceptions et pige des exceptions priodiques

Dfinition de semaines de travail

"Organiser" le calendrier

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Ce quon a couvert
Les minimum syndical quant la cration d'un calendrier de projet
unique.

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Premires tapes
Associer un calendrier
des vues particulires

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Plan
Associer un calendrier un affichage de son choix

Biais de zoom

Couleurs des jours chms?

Superposition de calendriers?

Fuseaux horaires multiples?

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Ce quon a couvert
L'affectation d'une calendrier un affichage et limites frquemment
rencontres par les utilisateurs

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Premires tapes
Associer un calendrier
des tches particulires

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Plan
Comprendre quel est le calendrier assign par dfaut aux tches

Associer un calendrier particulier une tche particulire

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Ce quon a couvert
L'association d'un calendrier une tche.

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Cration et manipulation
des tches

Cration de tches

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Plan
Activer la tche rcapitulative

Activer les codes hirarchiques

Crer des jalons tampons (jalonnement)

Bonne pratique concernant les noms de tches

Cration de phases (phasage)

Cration et hirarchisation de jalons et de tches dans les phases


(ordonnancement)
Cration et personnalisation de tches priodiques

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Ce quon a couvert
Le jalonnement, le phasage et l'ordonnancement des tches d'un
planning de projet.

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Cration et manipulation
des tches

Saisir les diffrents


types de dures

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Plan
Rappel sur la dure sous-jacente aux units temporelles

Diffrencier les dures estimes de non estimes

Dures travaills versus dures coules

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Ce quon a couvert
Les diffrents types de dures disponibles dans le logiciel.

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Cration et manipulation
des tches
Changement de la structure
et formatage dynamique

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Plan
Formater le texte

Formater les cellules

Ajout de lignes vides

Formater les barres de tches

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Ce quon a couvert
Quelques techniques de formatages triviales suffisantes pour la
planification de petits projets.

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Cration et manipulation
des tches
Rappels thoriques sur les
liaisons

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Plan
Utilit des liaisons!?

Connexit?

Liaisons FD, DD, FF, DF

Comprendre la dynamique matre/esclave (prdcesseur/sucesseur)

Pige viter avec les phases

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Types de liaisons

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Ce quon a couvert
Un rappel thorique pour bien comprendre les tenants et aboutissants
des liaisons (en absence de contrainte et sans avancement!!!).

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Cration et manipulation
des tches
Cration de liaisons

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Plan
Mettre toutes les tches et nouvelles tches en mode planifi
automatique
Cration de liaisons FD, DD, FF, DF de diffrentes manires

Masquer les liaisons

Mettre en vidence les prdcesseurs ou successeurs

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Ce quon a couvert
Les diffrentes manires de crer des liaisons dans MS Project.

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Cration et manipulation
des tches
Cration de dlais

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Plan
Dfinition de dlais en dures ouvres, coules ou en %... et estims

Bonne pratique: Dlai dans liaison ou dlai en tche?

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Ce quon a couvert
Les diffrentes manires de dfinir des dlais et des conseils de bonne
pratique.

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Cration et manipulation
des tches

Oprations diverses
lmentaires

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Plan
Copier/Coller des tches

Glisser/Dplacer des tches

Changer une proprit de plusieurs tches simultanment

Effectuer une recherche de tche

Dplacement rapidement une tche donne ou une date donne

Changer l'arrondi visuel des tches

Changer la hauteur des tches

Masquer des lignes ou colonnes?

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Ce quon a couvert
Des manipulations triviales esthtiques et oprationnelles concernant les
tches et frquemment utilises avec quelques piges/limitations mis
rgulirement en vidence par les utilisateurs.

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Proprits de base des tches
Exemple d'utilisation du mode
manuel ou automatique

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Plan
Rappel sur les conflits de versions de Project

Mode manuel vs automatique pour les dates et dures

Mode manuel vs automatique pour la dynamique de la mise jour en


cascade des liaisons
Forcer le respect des liaisons

Absurdits actuelles du logiciel

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Ce quon a couvert
Une clarification d'une option souvent droutante pour les dbutants
utilisateurs du logiciel et nouvelle depuis MS Project 2010.

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Proprits de base des tches
Dfinir les contraintes strictes,
fortes ou faibles sur les tches

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Plan
Utilisation des contraintes faibles

Utilisation des contraintes fortes

Utilisation des contraintes strictes

En cas de violation de contrainte que faire?

Et les doubles contraintes?

Option de respect des contraintes?

Rendre les contraintes visibles sur le Gantt

Visualiser l'impact sur la marge totale

Un mot sur les contraintes et le chemin critique dans MS Project


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Ce quon a couvert
L'utilisation des contraintes qui sont indispensables tout projet rl et
aussi les limites inhrentes au logiciel relativement celles-ci.

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Proprits de base des tches

Dfinir les chances


(deadline)

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Plan
Rappel sur la dfinition d'usage d'une chance vs Contrainte

Application d'une deadline

Comportement d'une tche au dpassement d'une chance et


comparaisons avec le dpassement d'une contrainte

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Ce quon a couvert
La dfinition d'chances et leur diffrenciation par rapport aux
contraintes.

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Proprits de base des tches

Analyser le chemin
critique

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Plan
Rappel de la dfinition du chemin critique

Rappel sur l'activation du calcul des chemins critiques multiples

Afficher le chemin critique

Rappel sur l'affichage des marges totales

Ajouter les colonnes de marge libre et marge total

Rappel sur l'influence des contraintes et chances!

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Ce quon a couvert
Le concept majeur de chemin critique pour ceux qui veulent optimiser ou
inversement viter les goulets d'tranglement de leurs projets.

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Manipulations
particulires des tches

Fractionnement
des tches

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Plan
Pourquoi fractionner une tche?

Bonne pratique?

Pourquoi est-ce dlicat?

Utilisation de l'outil fractionnement

Masquer les fractionnements

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Ce quon a couvert
Toutes les notions relatives au fractionnement de tches.

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Manipulations
particulires des tches

Tches de hammock

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Plan
Dfinition d'une tche (de) hammock

Danger avec MS Project

Comment se rappeler de l'lment matre

Cration d'un exemple typique de tche (de) hammock

Suppression de la liaison (de) hammock

Message l'ouverture d'un fichier incluant une tche (de) hammock

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Ce quon a couvert
Tout ce qu'il faut savoir sur le "bricolage"des tches de hammock avec
MS Project.

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Manipulations
particulires des tches

Liaison avec MS Excel

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Plan
Pourquoi lier avec MS Excel?

Est-ce une pratique conseille?

Cration/Suppression d'une liaison de Project Excel

Cration/Suppression d'une liaison de Excel Project

Message l'ouverture d'une fichier comportant des liaisons externes

Gestion de liaisons

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Ce quon a couvert
Un bricolage frquent et malheureux mais souvent demand d'o cette
petite prsentation.

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Manipulations
particulires des tches
Utilisation de tches
"fantmes" et masquage
de tche
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Plan
Dfinition de l'utilit des tches fantmes

Danger de l'utilisation des tches fantmes

Problmatiques de l'utilisation des tches fantmes

Exemple de l'utilisation d'une tche fantme

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Ce quon a couvert
Un bricolage parfois obligatoire et dsolant pour faire commencer
dynamiquement des tches un jour particulier des semaines ou des mois
(cette fonctionnalit devrait tre nativement intgre!).

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Manipulations
particulires des tches
Marquer une tche en tant
que jalon et dsactivation
d'une tche

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Plan
Marquer une tche en tant que jalon

Dsactivation d'une tche (version Pro seulement)

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Ce quon a couvert
Deux petites options accessoires relativement aux tches mais toutefois
parfois trs utiles.

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Manipulations
particulires des tches

Report de tches

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Plan
Utilit du report de tches

Exemple d'utilisation de l'option de report

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Ce quon a couvert
Une petite option frquemment utilise par les petits htels ou centres
de congrs.

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Prparation du planning pour envoi

Dfinir la W.B.S.

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Plan
Dfinition thorique de la W.B.S.

Utilit de la W.B.S.

Construction de la W.B.S. (avec ou sans MS Visio?)

Renumrotation de la W.B.S.

Bugs et problmes relatifs la W.B.S. dans MS Project

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Ce quon a couvert
Dfinition dans MS Project de la W.B.S. et problmes y relatifs

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Prparation du planning pour envoi

Insertion de notes et pices


jointes dans les tches

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Plan
Objectif de la centralisation de l'information

Limite de capacit des fichiers *.mpp

Cration d'une note de texte simple

Ajout d'un hyperlien dans une note

Insertion d'une ou plusieurs pices jointes non lies

Insertion d'une ou plusieurs pices jointes avec liaison

Supprimer toutes les notes d'un coup

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Ce quon a couvert
Une fonctionnalit accessoire mais infiniment utile pour faciliter et
rationaliser la gestion des fichier d'un projet en l'absence de Project
Server ou de SharePoint/Office 365.

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Prparation du planning pour envoi

Activation de la grille et des


rfrences utiles dans le Gantt

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Plan
Activation de la grille du Gantt pour faciliter la lecture l'cran ou
l'impression
Activation de certaines lignes de rfrence dans le Gantt pour avoir de
meilleurs repres

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Ce quon a couvert
L'activation de certains lments visuels trs demands par les utilisateurs
expriments pour amliorer le confort de lecture.

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Prparation du planning pour envoi

Prparation du zoom ou
de l'chelle de temps

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Plan
Dcouverte des diffrentes options de zoom

Personnalisation typiques de l'chelle de temps avec trois tiers

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Ce quon a couvert
La matrise des techniques de zoom qui sont aussi utiles dans le cadre du
reporting et pas seulement dans le cadre de la planification pure.

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Prparation du planning
pour envoi
Cration d'une colonne
calcule simple avec
la dure cumule
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Plan
Prtexte la prsentation du concept de formules dans les champs
personnaliss du logiciel
Ajout d'une colonne du diffrentiel de temps ouvrable, du temps
cumul pour les phases ou du temps travaill (en l'absence d'utilisation
de ressources)
Consulter les champs personnaliss dans les proprits des tches

Organisation des champs sur plusieurs fichiers projets

propose de la synchro automatique des champs?

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Ce quon a couvert
Quelques exemples de formules triviales simplifies l'extrme juste pour
prsenter le concept des formules qui sont normalement tudies en
dtails lors des techniques de suivi de projets et du reporting.

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Prparation du planning
pour envoi
Cration d'une colonne avec
le nom des responsables
d'quipes

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Plan
Prtexte la prsentation du concept de liste droulante dans les
champs personnaliss du logiciel
Exemple d'une liste droulante avec une erreur frquente relative aux
responsable des tches (non excutants mais juste superviseurs) sans
Project Server
Consulter les champs personnaliss dans les proprits des tches

Organisation des champs sur plusieurs fichiers projets

propos de la synchro automatique des champs?

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Ce quon a couvert
Un exemple ultra classique de champ personnalis avec une liste
droulante.

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Prparation du planning
pour envoi
Cration d'une colonne avec
un code hirarchique VBS

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Plan
Utilit des codes hirarchiques (WBS, RBS, OBS, LBS, VBS)

Codes hirarchiques prexistants dans MS Project

Cration et utilisation d'une code hirarchique

Organisation des champs sur plusieurs fichiers projets

propos de la synchro automatique des champs?

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Ce quon a couvert
L'ajout d'un code hirarchique particulier aux tches du projet (le concept
tant exactement le mme pour les ressources).

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Prparation du planning
pour envoi
Notions lmentaires de
filtrage et regroupement

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Plan
Utilisation des filtres dans les colonnes

Cration et utilisation d'un groupement un niveau

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Ce quon a couvert
Une mise en bouche des filtres et groupements qui bien que rarement
mis en pratique dans le cadre de la planification pure sont intensment
utiliss lors du suivi de projets et du reporting.

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Conclusion

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Ce quon a couvert
Comment faire une planification "pure" d'un projet avec rigueur

Prsentations de bonnes pratiques et d'astuces

Les nombreuses limites problmatiques ce jour du logiciel

Tout ce qu'il faut pour apprendre la suite (gestion des ressources,


gestion des cots, suivi de projets, gestion de portefeuilles, audit &
reporting, macros & VBA)

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